Executive Summary

An assessment of the privacy impacts associated with the implementation of a Disability Case Management Solution (DCM) hosted by a third-party vendor on behalf of the RCMP's Occupational Health and Safety Branch.

This report examines the privacy impacts associated with the collection, use, disclosure and retention of personal information by a vendor-hosted Disability Case Management (DCM) Solution (hereafter, the 'DCM Solution') that is web-based and specifically designed to support occupational health, disability management and accommodation best practices and workflows.

About the RCMP

The RCMP is Canada's national police service. Its operations are governed primarily by the Royal Canadian Mounted Police Act, which sets out the department's constitution and organization, and the primary responsibilities of its members.

By virtue of its federal policing responsibilities, and its obligations as a national police service, the RCMP's mandate is wide-ranging. It includes, among other things, the prevention and investigation of serious and organized crime, the maintenance of peace and order, and the enforcement of federal, provincial and municipal laws.

The department also contributes to public safety and national security, ensuring the safety of state officials and visiting dignitaries, and providing vital operational support and intelligence to police and law enforcement agencies in Canada and abroad.

The Occupational Health and Safety Branch (OHSB)

In fulfilling its mandate, the RCMP employs of over 29,000 employees, a majority of which are regular members (i.e., individuals who have completed RCMP Cadet Training and taken the RCMP's oaths of allegiance). The conditions under which these members conduct domestic and international operations are both physically and psychologically demanding.

Through the Occupational Health and Safety Services Branch (OHSB), the RCMP has designed programs and services to oversee and support the physical and mental health of its members.

The Occupational Health Management and Accommodation Program(OHMA Program) supports operational readiness by establishing and overseeing programs, policies and benefits based on evidence and industry best practices. The following RCMP policies reflect the OHMA Program responsibilities and accountabilities:

• The Disability Management and Accommodation Program Manual (Appendix B) serves as the authority and guideline for disability and accommodation management of members. In accordance with this policy, the RCMP will make every reasonable effort, to the point of undue hardship, to help ill or injured members remain at work and if an absence is required to support recovery, to return to work when they are able.
• The Health Services Manual provides details on occupational health services and supports available to members of the RCMP

Service Delivery Model

The primary purpose for collecting and retaining personal information in support of RCMP Occupational Health Management and Accommodation Program is to assess fitness for duty and deliver occupational health, disability case management, accommodation services and benefits for regular members.

Personal information is collected to administer and deliver the following programs and benefits as per the RCMP Act and RCMP Regulations, 2014, Canadian Human Rights Act and Government of Canada policies, directives, standards and guidelines.

Procurement of a Disability Case Management Solution

The Royal Canadian Mounted Police (RCMP) has procured a web-based Disability Case Management (DCM) software solution specifically designed to support early intervention, proactive disability case management, return-to-work and workplace accommodation best practices and workflows. The implementation of this information technology solution will:

1. capture and protect members personal, injury/illness and medical information, as well as details regarding return-to-work plans and the duty to accommodate;
2. support effective coordination of case management activities among internal stakeholders to ensure the necessary supports for ill or injured members and facilitate successful and safe return to work;
3. minimize the administrative burden for approximately 100 disability management, occupational health and accommodation practitioners across the Force through built-in service standards, auto- generation of pre-defined disability case management tasks and working tools;
4. provide members with easy access to information pertinent to their case and facilitate the communication and submission of documents;
5. provide management with status information on employees that fall within their hierarchy; and,
6. provide management with on-demand reporting capability.

The DCM Solution allows for all information related to a disability management and accommodation case to be housed in one system, accessible as appropriate to the stakeholders involved. It will ensure both medical and non-medical documentation is complete and that RCMP management has real-time reporting on key metrics and trends in disability management. This includes the incidence and duration of absence due to illness and injury; the incidence of work-related versus non-work-related cases; the types of accommodations associated with successful return to work in the RCMP, and so on.

The DCM Solution will promote consistency in disability management across Divisions; identify trends in workplace and health issues and gaps; enhance process efficiencies; and, will inform changes to the Occupational Health Management and Accommodation Program policies and strategies. In addition, it will allow management to monitor and evaluate disability management and accommodation efforts through management dashboards and the generation of pre-defined and custom reports.

Balancing Disability Case Management Needs with Privacy

Procurement of a DCM Solution will help to better facilitate early intervention and disability case management which enables the RCMP to proactively plan for any accommodation needs that the member may have. It also helps to ensure that members are able to access the services and supports throughout their recovery. Although a web-based DCM Solution may introduce certain challenges for the RCMP in the protection and handling of personal information, privacy remains central to the administration and service delivery of these Human Resource Program(s).

Bearing in mind the above, the RCMP has elected to undertake a privacy impact assessment (PIA) in relation to the DCM Solution.

Purpose and Scope of the PIA

The RCMP is named in the Schedule to the Privacy Act^{Footnote 1} and is subject to the privacy policies and directives of the Treasury Board of Canada Secretariat (TBS). Under the TBS Policy on Privacy Protection, all federal institutions subject to the Privacy Act are required to undertake an assessment of the privacy impacts associated with the development or design of new programs or services involving personal information, or when making significant changes to an existing program or service.

The present assessment fulfills the requirement to conduct a PIA under the above policy and complies with the standards for performing PIAs, as set out in the TBS Directive on Privacy Impact Assessments. It also meets the PIA recommendations of the Office of the Privacy Commissioner of Canada's (OPC) Audit and Review Branch, as set out in Expectations: A Guide for Submitting Privacy Impact Assessments.

The purpose of this PIA is to identify and analyze the potential privacy impacts associated with the collection, use, disclosure and retention of personal information by, or on behalf of, the RCMP in the operation and administration of the web-based DCM Solution.

The DCM Solution PIA was completed under the direction of the Director General, Occupational Health Services Branch. It includes an assessment of program authorities, as contained in RCMP's enabling statutes and regulations, a detailed evaluation of privacy risks, an evaluation of personal information safeguards, and an assessment of contractual provisions needed to ensure that privacy is taken into account in the implementation of an outsourced DCM Solution.

The focus of this PIA is on the privacy risks associated with the collection, use, disclosure and retention of personal information by a Contractor on behalf of the RCMP in relation to the delivery of Occupational Health Management and Accommodation Program.

During the Implementation phase, the selected Contractor, Morneau Shepell, will undertake its own respective risk assessment to ensure that their personal information handling practices are compliant with the law and the policies and practices of the RCMP. The Contractor will bear complete responsibility to ensure that the DCM Solution meets all of the contractual privacy standards prior to the implementation date.

Summary of Privacy Issues Identified

Based on the present assessment, potential privacy risks arising from the DCM Solution are expected to be moderate to high. Privacy risks relating to the DCM Solution are expected to be effectively managed and mitigated however by contractual means. To this end, the RCMP has assessed and documented its obligations for privacy in the outsourcing of the DCM Solution, and drafted terms and conditions for privacy and the protection of personal information for inclusion in the final request for proposal and contract.

Whereas the Occupational Health Management and Accommodation Program involves the collection, use, disclosure and retention of sensitive personal information, it is incumbent upon the RCMP to ensure that privacy protections are taken into account before implementing the DCM Solution. It is important to note, that while personal health information pertaining to RCMP members may be created, processed and stored in the DCM Solution, the RCMP retains ownership of this data.

Notwithstanding the above, the following issues and recommendations may be relevant to the implementation of a vendor-hosted Disability Case Management Solution.

• With respect to the Occupational Health Management and Accommodation Program and DCM Solution oversight and evaluation, OHSB as the policy center responsible for program delivery, will oversee the implementation and ongoing phase of the DCM Solution contract.
• With respect to security safeguards, the Contractor will implement and maintain a DCM Solution that safeguard's the RCMP's data at all times by taking all administrative, physical and technical security measures that are necessary to secure and protect its integrity and confidentiality.
• With respect to the personnel who will support the implementation of the DCM Solution and/or provide ongoing system support, all Contractor personnel will be required to obtain and maintain an RCMP personnel security clearance commensurate with the sensitivity of the work being performed throughout the life of the contract.
• With respect to any risks associated with access to sensitive data by RCMP users of the DCM Solution, all persons who collect and use personal heath information held in the DCM Solution will be required to protect the confidentiality of the information. This standard of practice will be reinforced through training, policies and guidelines.

With respect to Personal Information Banks (PIB's) and to ensure an accurate depiction of the modernized RCMP program(s) and services, including the introduction of Disability Case Management Solution, a proposal to revise and update the PPE 808 has been identified and is underway.

Résumé

Évaluation des risques d'atteinte à la vie privée liés à la mise en œuvre d'une solution de gestion des cas d'incapacité hébergée par un fournisseur tiers pour le compte de la Sous-direction de la santé et de la sécurité au travail de la GRC

Le présent rapport porte sur les facteurs relatifs à la vie privée liés à la collecte, à l'utilisation, à la communication et à la conservation de renseignements personnels par une solution de gestion des cas d'incapacité en ligne hébergée par le fournisseur qui est conçue précisément pour soutenir des pratiques exemplaires et des processus efficaces dans le domaine de la santé au travail, de la gestion des cas d'incapacité et de la prise de mesures d'adaptation.

GRC

La GRC est le service de police national du Canada. Ses opérations sont régies principalement par la Loi sur la Gendarmerie royale du Canada, qui établit la constitution et l'organisation du service et les responsabilités premières de ses membres.

Dotée de responsabilités et d'obligations de portée fédérale, la GRC est investie d'un vaste mandat, dont la prévention et l'enquête de la criminalité grave et organisée, le maintien de l'ordre et de la paix et l'application de lois fédérales, provinciales et municipales.

La GRC contribue aussi à la sécurité publique et nationale, protège les représentants de l'État et les dignitaires en visite et fournit des renseignements et des services de soutien opérationnel essentiels à d'autres services de police et organismes d'application de la loi au Canada et à l'étranger.

Sous-direction de la santé et de la sécurité au travail (SDSST)

Afin de remplir son mandat, la GRC emploie plus de 29 000 personnes, dont la majorité sont des membres réguliers (personnes qui ont réussi le Programme de formation des cadets à l'École de la GRC et qui ont prêté les serments d'allégeance de la GRC). Les conditions dans lesquelles travaillent ces membres, dans le cadre d'opérations nationales et internationales, sont exigeantes sur le plan physique et psychologique.

Par l'entremise de la Sous-direction de la santé et de la sécurité au travail (SDSST), la GRC a établi des programmes et services visant à surveiller et à soutenir la santé physique et mentale de ses membres.

Le Programme de gestion de l'incapacité et des mesures d'adaptation (PGIMA) assure la préparation opérationnelle grâce à l'élaboration et à la surveillance de programmes, de politiques et de prestations fondés sur les faits et les pratiques reconnues dans le domaine. Les politiques que voici reflètent les tâches et responsabilités du PGIMA.

• Le Manuel du Programme de gestion de l'incapacité et des mesures d'adaptation (Annexe B) sert d'autorité et de ligne directrice pour la gestion de l'incapacité et des mesures d'adaptation visant les membres. Conformément à cette politique, la GRC fera tous les efforts raisonnables, dans la mesure où cela ne lui cause pas de contrainte excessive, pour aider les membres
• La Manuel des Services de santé décrit les services et le soutien en matière de santé au travail qui sont offerts aux membres de la GRC.

Modèle de prestation de services

La collecte et la conservation de renseignements personnels à l'appui du PGIMA visent principalement à évaluer l'aptitude au travail des membres réguliers et à leur fournir des services de gestion des cas d'incapacité et des prestations de santé au travail et à prendre des mesures d'adaptation à leur égard. Les renseignements personnels sont recueillis afin d'administrer et d'offrir les services suivants conformément à la Loi sur la GRC, au Règlement de la GRC (2014), à la Loi canadienne sur les droits de la personne et aux politiques, directives, normes et lignes directrices du gouvernement du Canada.

Solution de gestion des cas d'incapacité

La GRC a acheté un logiciel de gestion des cas d'incapacité en ligne conçu précisément pour soutenir une intervention rapide, une gestion proactive des cas d'incapacité et le recours à des pratiques exemplaires et processus efficaces pour le retour au travail et la prise de mesures d'adaptation. Ce nouveau système permettra de faire ce qui suit :

1. saisir les données personnelles des membres, l'information sur leurs blessures ou maladies, leurs renseignements médicaux et les détails de leurs plans de retour au travail et de leurs mesures d'adaptation et en protéger l'intégrité;
2. coordonner efficacement les activités de gestion des cas entre les différents intervenants à l'interne pour faire en sorte que les membres malades ou blessés disposent des ressources de soutien nécessaires et pour faciliter leur retour au travail en toute sécurité;
3. réduire autant que possible le fardeau administratif d'une centaine de praticiens en gestion de l'incapacité, en santé au travail et en prise de mesures d'adaptation dans l'ensemble de l'organisation grâce à des normes de service intégrées et à des tâches et outils de travail préétablis pour la gestion des cas d'incapacité;
4. donner aux membres facilement accès à l'information sur leur dossier et faciliter la communication et la présentation de documents;
5. fournir aux gestionnaires de l'information sur la situation des employés qui relèvent d'eux;
6. permettre aux gestionnaires de demander des rapports.

La solution de gestion des cas d'incapacité permet de centraliser toute l'information concernant un cas de gestion de l'incapacité et des mesures d'adaptation et de la rendre accessible aux personnes compétentes. Le nouveau système permettra également d'assurer l'exactitude des documents médicaux et non médicaux et habilitera la direction de la GRC à rendre compte en temps réel des données clés et des tendances liées à la gestion de l'incapacité, par exemple l'incidence, la durée et la nature (liée ou non au travail) des absences pour cause de maladie ou de blessure, les types de mesures d'adaptation favorisant le retour au travail des membres, etc.

La solution de gestion des cas d'incapacité favorisera l'uniformité dans toutes les divisions, permettra de cerner des tendances en milieu de travail, des problèmes sur le plan de la santé et des lacunes, accroîtra l'efficacité du processus et éclairera la prise de décisions visant la modification des politiques et stratégies du PGIMA. De plus, elle permettra à la direction de surveiller et d'évaluer la gestion des cas d'incapacité et la prise de mesures d'adaptation grâce à des tableaux de bord de gestion et à la production de rapports préétablis et personnalisés.

Équilibre entre les besoins de gestion de l'incapacité et la protection de la vie privée

L'acquisition d'une solution de gestion des cas d'incapacité facilitera une intervention rapide, permettant à la GRC de planifier de façon proactive le besoin éventuel de mesures d'adaptation. Les membres auront accès au soutien et aux services nécessaires tout au long de leur rétablissement. Une telle solution de gestion de l'incapacité en ligne risque de présenter certains défis quant à la protection et à la manipulation par la GRC de renseignements personnels, mais la protection de la vie privée demeure indispensable à l'administration et à la prestation de ces programme de ressources humaines.

Compte tenu de ce qui précède, la GRC a décidé d'effectuer une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) afin de relever les problèmes éventuels liés à la mise en œuvre de la solution de gestion des cas d'incapacité.

Objet et portée de l'EFVP

La GRC figure parmi les institutions fédérales énumérées à l'annexe de la Loi sur la protection des renseignements personnels^{Footnote 1} et est assujettie aux politiques et directives sur la protection de la vie privée du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT). Conformément à la Politique sur la protection de la vie privée du SCT, les institutions fédérales assujetties à la Loi sur la protection des renseignements personnels doivent évaluer les facteurs et risques d'atteinte à la vie privée pour des activités ou programmes nouveaux ou ayant subi des modifications importantes nécessitant l'utilisation de renseignements personnels.

La présente évaluation satisfait à l'obligation d'effectuer une EFVP énoncée dans la politique susmentionnée et respecte les normes pour l'exécution d'EFVP établies par le SCT dans la Directive sur l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée. Elle tient compte aussi des recommandations formulées par la Direction de la vérification et de la revue du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada dans Nos attentes : Guide du Commissariat au sujet du processus d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée.

La présente EFVP a pour objectif de cerner et d'analyser les risques d'atteinte à la vie privée liés à la collecte, à l'utilisation, à la communication et à la conservation de renseignements personnels par ou pour le compte de la GRC dans le cadre du fonctionnement ou de l'administration de la solution de gestion des cas d'incapacité en ligne.

L'EFVP a été effectuée sous la direction du directeur général de la SDSST. Elle contient une évaluation des autorisations de programme, conformément aux dispositions législatives et réglementaires habilitantes, une évaluation détaillée des risques d'atteinte à la vie privée, une évaluation des mécanismes de protection des renseignements personnels et une évaluation des modalités contractuelles exigeant la prise en compte du besoin de protéger la vie privée lors de la mise en œuvre d'une solution de gestion des cas d'incapacité externalisée.

La présente EFVP porte sur les risques d'atteinte à la vie privée liés à la collecte, à l'utilisation, à la communication et à la conservation de renseignements personnels par un entrepreneur au nom de la GRC dans le cadre de la prestation du PGIMA.

Lors de la mise en œuvre, le fournisseur retenu, Morneau Shepell, effectuera sa propre évaluation des risques pour assurer la conformité de ses pratiques en matière de manipulation de renseignements personnels avec la législation et les politiques et procédures de la GRC. L'entrepreneur assume l'entière responsabilité de s'assurer que la solution de gestion des cas d'incapacité respecte l'ensemble des normes contractuelles visant la protection de la vie privée avant la date de mise en œuvre.

Résumé des problèmes relevés en matière de protection de la vie privée

La présente évaluation indique que les risques d'atteinte à la vie privée liés à la solution de gestion des cas d'incapacité seront modérés ou élevés, mais qu'ils seront gérés et atténués avec efficacité par voie contractuelle. À cette fin, la GRC a évalué et consigné ses obligations en matière de protection de la vie privée dans l'externalisation de la solution de gestion des cas d'incapacité et a rédigé des modalités axées sur la protection de la vie privée et la protection des renseignements personnels aux fins d'inclusion dans la version définitive de la demande de proposition et du contrat.

Le PGIMA nécessite la collecte, l'utilisation, la communication et la conservation de renseignements personnels de nature délicate, et c'est à la GRC qu'il incombe de s'assurer que la protection des renseignements personnels est prise en compte avant la mise en œuvre de la solution de gestion des cas d'incapacité. Il est important de souligner que des renseignements médicaux personnels au sujet de membres de la GRC peuvent être créés, traités et conservés dans la solution de gestion de l'incapacité, mais les données demeurent la propriété de la GRC.

Nonobstant ce qui précède, il convient de tenir compte des questions et des recommandations suivantes lors de la mise en œuvre d'une solution de gestion des cas d'incapacité hébergée par le fournisseur.

• En ce qui concerne le PGIMA et la surveillance et l'évaluation de la solution de gestion des cas d'incapacité, la SDSST, en tant que centre de décision responsable de la prestation du programme, supervisera la mise en œuvre de la solution de gestion des cas d'incapacité et l'exécution continue du contrat.
• En ce qui concerne les mécanismes de protection, l'entrepreneur assurera la mise en œuvre et le maintien d'une solution de gestion de l'incapacité qui protège en tout temps les données de la GRC en prenant les mesures de sécurité administratives, physiques et techniques nécessaires pour garantir l'intégrité et la confidentialité.
• En ce qui concerne le personnel affecté à la mise en œuvre de la solution de gestion des cas d'incapacité et au soutien continu du système, tous les employés de l'entrepreneur sont tenus d'obtenir et de conserver la cote de sécurité de la GRC correspondant au caractère délicat des travaux exécutés pendant toute la durée du contrat.
• En ce qui concerne les risques éventuels liés à l'accès à des données de nature délicate par les utilisateurs de la solution de gestion de l'incapacité de la GRC, toutes les personnes qui recueillent et utilisent des renseignements médicaux personnels contenus dans la solution de gestion de l'incapacité sont tenues de préserver le caractère confidentiel de ces données. Cette pratique sera renforcée lors de la formation et dans les politiques et lignes directrices.
• En ce qui concerne les fichiers de renseignements personnels et pour assurer une représentation précise des programmes et services modernisés de la GRC, y compris l'introduction de la solution de gestion des cas d'incapacité, une proposition visant à réviser et à actualiser le fichier PPE 808 a été identifiée et est en cours.

Background

In 2019, Dr. Scot Wortley released, Halifax, Nova Scotia: Street Checks Report, which found that in the Halifax region, people of African Descent were grossly overrepresented in police street check statistics.

The Nova Scotia RCMP did not apologize for these findings at the time; however, it will be apologizing in 2024.

The Commanding Officer (CO), Assistant Commissioner Dennis Daley, sought guidance from members of the African Nova Scotian communities throughout the province (now known as the CO's Steering Committee). This committee assisted in provincial outreach to ensure feedback was received from communities on the upcoming apology and subsequent action plan.

From September 2023 to January 2024, A/Commr. Daley and local detachment members were welcomed into 13 African Nova Scotian communities. Community members, or a member of the CO's Steering Committee struck to move the apology work forward, co-facilitated these consultations, with an emphasis on the RCMP being there to listen.

Five set questions were asked at each community consultation and the Association of Black Social Workers (ABSW) attended to take notes and provide support to community members. Community input was also sought via an electronic survey, which was promoted via the Black Cultural Centre for Nova Scotia's Facebook page.

Cpl. Erin Dillon, in partnership with the ABSW, summarized community input in this report.

Five set questions

Question 1: "Where should the apology be delivered?"

Common themes

• In one of the historical African Nova Scotian communities
• Available for all to access or watch
• Do not leave out the smaller communities

Summary

Through consultation, it was suggested that the apology be delivered in an African Nova Scotian community, at a historical site that is meaningful. The majority of the communities mentioned their own community centres or a centralized location in the province, but further stated it should be where people were most affected by street checks. It was noted that there must be great effort in promoting the apology event and making it available for people to access across the province.

Further input

• In communities that have been affected the most
• Start in those communities where street checks were recorded
• "I think of how they do African Heritage Month; they launch it at Province House and then each individual community does their own launch."
• The Black Cultural Centre; Africville
• Shelburne
• Don't forget about the smaller communities; smaller communities are left out
• Circle back to the community with the plan

Question 2: "What would make the RCMP's apology meaningful to you?"

Common themes

• Showing that this apology comes from a place of sincerity and just not read off a script
• Actions speak louder than words; the apology is an important step but will mean nothing without action
• An acknowledgement of what was done, a commitment to not doing it again, and a plan to improve

Summary

Through consultation, this apology may be meaningful if it comes from the highest-ranking officer in the province or country. The RCMP needs to explain why this took so long and needs to show that there is buy-in from all RCMP members. There needs to be an understanding of inter-generational trauma and how members of the Black community have been made to feel small in front of the public and members of their family because of police. This apology must be action-oriented, there must be follow-through, and there needs to be ongoing dialogue. The RCMP must show that it understands that people have been held back from employment and educational opportunity due to these injustices. The RCMP must also know that great trust has been broken and for some, an apology will not fix this.

Further input

• Call yourself out, call it for what it is
• Involve the youth
• Involve the history of the Black communities
• Where is the RCMP with other recommendations (i.e., the Wortley Report)?

Question 3: "What specific words or phrases need to be included in the apology?"

Common themes

• Sincerity
• Accountability - taking full responsibility
• Fully acknowledging anti-Black racism and a genuine effort to address it

Summary

Through consultation, the RCMP must deliver a sincere and fully accountable apology. It must acknowledge that anti-Black racism is embedded within the Force's history and explain what the RCMP has done to the Black communities. The words "I'm sorry" have to be said directly to the victims and community. It was noted that if the RCMP knew the history, it would not have to ask the community this question.

Further input

• Note the Sankofa bird: Look behind you, what have you done?
• Denounce the actions of street checks and talk about White privilege
• This is not a result of the communities' actions but fully of the RCMP
• The words of the apology should be such that everyone can understand
• There should be an educational and historical component to the apology
• Show the community what you have done since the Wortley Report
• Acknowledge that the practice of street checks was a racist behaviour

Question 4: "What would make the RCMP's action plan that follows this apology meaningful to you?"

Common themes

• Mandatory training for RCMP in Nova Scotia on both the history of African Nova Scotian communities and anti-Black racism
• Accountability
• Re-thinking the hiring process
• More involvement in the Black communities (for example hosting town halls and attending community centres, schools, church halls)
• Increased diversity in the RCMP
• Wrap-around support for healing

Summary

Through consultation, communities stated that continuous, meaningful education with regard to African Nova Scotian history and anti-Black racism must be mandatory for officers working in Nova Scotia. Communities often questioned what history officers are taught before leaving RCMP Depot and suggested higher levels of learning should be required to enter the promotion process. Community members called for changes to, and questioned, the RCMP's hiring process and mentorship (e.g., field training). What steps are in place to protect the community from people with racist ideologies? How does the RCMP deal with complaints of racism? The community wants these processes to be clear and available for everyone to understand and follow through on. Also, who sits on independent complaint bodies is important. The community wants to see police at community functions and have the opportunity to talk to the local detachment members in forums such as town halls. It was also noted that the RCMP is a very mobile police force, and just as officers gain the trust of the community, they're often transferred. Community members need to be sitting at the table when the organization (and other police services) is making decisions and implementing changes to policies that will impact the community.

Further input

• Invest funds to treat trauma
• Have a plaque or flag to remember the apology, like the No. 2 Construction Battalion
• Regular checks on data to see if there are issues within an area or with specific officers
• Change needs to be embedded in all police forces, not just the RCMP
• Financial retribution

Question 5: "What local organization/affiliations should officially be invited to the apology?"

Common themes

• Victims and community members should be at the forefront
• Organizations that are affiliated to the African Nova Scotian communities and people of African Descent
• Government officials (e.g., Minister of Justice)
• All sections of the education and justice systems
• Open to the public and invite media

Summary

Through consultation, it was agreed that the victims and community members must be the focal point of invitations. Other police agencies, members of the education system, and members of the justice system should also be present. African Nova Scotians and people of African Descent have been in the media as police conducted street checks; therefore, the public and media should also be present to witness the RCMP apologize.

Further input

• Written invitations
• Youth and Elders
• African United Baptist Association
• African Nova Scotian service providers (e.g., ABSW)
• African Nova Scotia Affairs
• A Better Man Association
• 902 Man Up
• Boys' and girls' clubs
• 2SLGBTQI+ communities

Apology planning

A path forward – With this community guidance and input, the Nova Scotia RCMP, along with the Steering Committee, will form an action plan and apology event.

CO's Steering Committee quotes

There's nothing for us, without us.

We as Community understand the contention surrounding the issue and play a dual role in this work.

Nova Scotia RCMP quote

I am committed to ensuring the Nova Scotia RCMP does a better job of addressing anti-Black racism inside and outside the organization. Our apology is the first step.

Lived experiences - quotes from community members who attended the consultations

Racism has affected a lot of people, especially Black men.

We have knowledge we need to share.

It's a systemic problem. It would be great if someone could explain what that really means.

We have to look behind us, like the Sankofa bird. You have to say what you did, be accountable and make measurable goals.

All must have the opportunity to witness the apology.

You must unearth unconscious biases. We need officers who will stand up against unethical practices.

To say you are sorry is meaningful – but there needs to be action that will support the meaningful apology. Words like commitment, follow through and ongoing dialogue.

Contexte

En 2019, le Dr Scot Wortley a publié le rapport Halifax, Nova Scotia : Street Checks Report, qui révèle que les personnes d'ascendance africaine sont nettement surreprésentées dans les statistiques des contrôles de routine.

La GRC en Nouvelle-Écosse n'a pas présenté d'excuses pour ces résultats à l'époque, mais elle le fera en 2024.

Le commandant, le commissaire adjoint Dennis Daley, a demandé conseil à un groupe des Néo-Écossais d'origine africaine de partout dans la province (maintenant connu comme le Comité directeur du commandant). Ce comité a collaboré aux activités de sensibilisation dans la province pour s'assurer d'obtenir la rétroaction des collectivités sur les excuses à venir et le plan d'action qui en découle.

De septembre 2023 à janvier 2024, le comm. adj. Daley et des membres de détachements locaux ont été accueillis dans 13 collectivités Néo-Écossais d'origine africaine. Des membres de la collectivité, ou un membre du Comité directeur du commandant créé pour faire avancer le travail sur les excuses, ont coanimé ces consultations, en mettant l'accent sur le fait que la GRC était là pour écouter.

Cinq questions ont été posées à chacune de ces consultations, et l'Association des travailleurs sociaux noirs (ATSN) était présente pour prendre des notes et appuyer les membres de la collectivité. L'avis de la collectivité a également été sollicité au moyen d'une enquête électronique, dont la promotion a été assurée par la page Facebook du Black Cultural Centre for Nova Scotia.

La caporale Erin Dillon, en partenariat avec l'ATSN, a résumé les commentaires reçus des collectivités dans le présent rapport.

Cinq questions

Question 1 : « À quel endroit les excuses devraient elles être présentées? »

Thèmes communs

• Dans une des collectivités Néo-Écossaises d'origine africaine historiques
• Doivent être accessibles à tous, ou pouvoir être regardées par tous
• Il ne faut pas oublier les plus petites collectivités

Résumé

Pendant les consultations, il a été suggéré que les excuses soient présentées dans une collectivité Néo-Écossaises d'origine africaine, sur un site historique significatif. La majorité des collectivités ont mentionné leur propre centre communautaire ou un lieu centralisé dans la province, mais elles ont aussi précisé que ce devait être là où les gens ont été le plus touchés par les contrôles de routine. On a également souligné que d'importants efforts devaient être déployés en vue de promouvoir l'événement organisé pour présenter des excuses et le rendre accessible à tous, dans l'ensemble de la province.

Autres commentaires

• Dans les collectivités les plus touchées.
• Commencer dans les collectivités où les contrôles de routine ont été effectués.
• « Je pense à la façon dont le Mois du patrimoine africain est organisé; le lancement a lieu à Province House, puis chaque collectivité individuelle fait son propre lancement. »
• Centre Culturel Noir; Africville.
• Shelburne.
• Il ne faut pas oublier les petites collectivités; elles sont laissées pour compte.
• Retourner à la collectivité avec le plan.

Question 2 : « Qu'est-ce qui rendrait les excuses de la GRC significatives pour vous? »

Thèmes communs

• Montrer que ces excuses sont sincères et pas seulement lues à partir d'un script.
• Les actes sont plus éloquents que les mots; les excuses sont importantes, mais elles ne veulent rien dire si elles ne sont pas suivies de mesures concrètes.
• Reconnaître les erreurs commises, s'engager à ne pas les répéter et élaborer un plan pour s'améliorer.

Résumé

Il est ressorti des consultations que ces excuses peuvent être significatives si elles émanent de l'officier le plus haut placé de la province ou du pays. La GRC doit expliquer pourquoi il a fallu attendre aussi longtemps avant d'avoir les excuses, et elle doit montrer que tous ses membres sont d'accord. Il faut reconnaître les traumatismes intergénérationnels et la façon dont les membres de la collectivité noire se sont sentis humiliés devant le public et les membres de leur famille à cause de la police. Ces excuses doivent être orientées vers l'action, et elles doivent être accompagnées d'un suivi et, aussi, d'un dialogue permanent. La GRC doit montrer qu'elle comprend que ces injustices ont empêché des personnes d'accéder à l'emploi et à l'éducation. Elle doit également être consciente qu'une grande confiance a été rompue et que, pour certains, des excuses ne suffiront pas à y remédier.

Autres commentaires

• Assumer la responsabilité de ses actes, et nommer les choses pour ce qu'elles sont.
• Faire participer les jeunes.
• Toucher à l'histoire des collectivités noires.
• Où en est la GRC avec les autres recommandations (c.-à-d. le rapport Wortley)?

Question 3 : « Quels mots ou phrases spécifiques doivent figurer dans les excuses? »

Thèmes communs

• Sincérité.
• Assumer l'entière responsabilité de ses actes.
• Reconnaître pleinement le racisme anti-Noirs et s'efforcer sincèrement d'y remédier.

Résumé

Il est ressorti des consultations que la GRC doit présenter des excuses sincères et pleinement responsables. La GRC doit reconnaître que le racisme anti-Noirs est ancré dans son histoire et expliquer ce qu'elle a fait aux collectivités noires. Les mots « Je suis désolé » doivent être adressés directement aux victimes et à la collectivité. On a fait remarquer que si la GRC connaissait l'histoire, elle n'aurait pas à poser cette question à la collectivité.

Autres commentaires

• Noter l'oiseau Sankofa : Regarder derrière soi, qu'a-t-on fait?
• Dénoncer les actes des contrôles de routine et parler du privilège des Blancs.
• Ce n'est pas le résultat des actions des collectivités, mais bien celui de la GRC.
• Les excuses doivent être formulées de manière à ce que tout le monde puisse les comprendre.
• Les excuses devraient comporter un volet éducatif et historique.
• Montrer à la collectivité ce qui a été fait depuis la diffusion du rapport Wortley.
• Reconnaître que la pratique des contrôles de routine était un comportement raciste.

Question 4 : « Qu'est-ce qui rendrait le plan d'action de la GRC qui suit les excuses significatif pour vous? »

Thèmes communs

• Formation obligatoire pour la GRC en Nouvelle-Écosse sur l'histoire des collectivités Néo-Écossaises d'origine africaine et sur le racisme anti-Noirs.
• Responsabilité.
• Repenser le processus d'embauche.
• S'impliquer davantage dans les collectivités noires (par exemple en organisant des assemblées publiques et en se rendant dans les centres communautaires, les écoles et les salles paroissiales).
• Accroître la diversité au sein de la GRC.
• Accompagnement global pour la guérison.

Résumé

Lors des consultations, les collectivités ont déclaré qu'une formation continue et significative sur l'histoire Néo-Écossaise d'origine africaine et le racisme anti-Noirs doit être obligatoire pour les policiers qui travaillent en Nouvelle-Écosse. Les collectivités se sont souvent interrogées sur l'histoire qui est enseignée aux policiers avant qu'ils ne quittent la Division Dépôt de la GRC, et elles ont suggéré que des études de plus haut niveau soient exigées pour accéder au processus de promotion. Des membres de la collectivité ont remis le processus d'embauche et le mentorat de la GRC (par exemple formation sur le terrain) en question, et ont demandé que des changements y soient apportés. Quelles sont les mesures mises en place pour protéger la collectivité contre les personnes ayant des idéologies racistes? Comment la GRC traite-t-elle les plaintes pour racisme? La collectivité souhaite que ces procédures soient claires et accessibles à tous, afin que chacun puisse les comprendre et y donner suite. Il est aussi important de savoir qui siège aux organismes indépendants chargés des plaintes. La collectivité veut voir la police à des activités communautaires et avoir l'occasion de parler aux membres du détachement local dans des tribunes telles que les assemblées publiques. Il a également été mentionné que la GRC est une force de police très mobile et que les policiers sont souvent mutés alors même qu'ils viennent de gagner la confiance de la collectivité. Les membres de la collectivité doivent faire partie de la discussion lorsque l'organisation (et d'autres services de police) prend des décisions et apporte des changements aux politiques qui auront une incidence sur la collectivité.

Autres commentaires

• Investir des fonds pour traiter les traumatismes.
• Installer une plaque ou un drapeau en souvenir des excuses, comme pour le 2^e Bataillon de construction.
• Vérifier régulièrement les données pour voir s'il y a des problèmes dans un secteur ou avec des policiers en particulier.
• Des changements doivent être introduits dans tous les services de police, et pas seulement dans la GRC.
• Rétribution financière.

Question 5 : « Quelles organisations ou associations locales devraient être officiellement invitées à la présentation des excuses? »

Thèmes communs

• Les victimes et les membres de la collectivité devraient être au premier plan.
• Les organisations affiliées aux collectivités Néo-Écossaise d'origine africaine et aux personnes d'ascendance africaine.
• Les représentants du gouvernement (par exemple, le ministre de la Justice).
• Tous les secteurs des systèmes d'éducation et de justice.
• Ouvert au public, avec invitation aux médias.

Résumé

Pendant les consultations, on a convenu que les invitations devaient être adressées en priorité aux victimes et aux membres de la collectivité. Des représentants d'autres services de police, du milieu de l'éducation et du système judiciaire devraient également être présents. Comme les Néo-Écossaise d'origine africaine et les personnes d'ascendance africaine ont souvent été cités dans les médias quand la police a effectué des contrôles de routine, le public et les médias devraient être présents pour assister aux excuses de la GRC.

Autres commentaires

• Invitations écrites
• Jeunes et Aînés
• African United Baptist Association
• Fournisseurs de services aux Néo-Écossaise d'origine africaine (par exemple, ATSN)
• Affaires afro-néo-écossaises
• A Better Man Association
• 902 Man Up
• Clubs des garçons et filles
• Collectivités 2ELGBTQI+

Planification des excuses

Prochaines étapes – Grâce aux conseils et aux commentaires de la collectivité, la GRC en Nouvelle-Écosse, en collaboration avec le Comité directeur, élaborera un plan d'action et organisera un événement pour la présentation d'excuses.

Citations du comité directeur du commandant

Il n'y a rien pour nous, sans nous.

Nous comprenons, en tant que collectivité, la controverse qui entoure la question et nous jouons un double rôle dans ce travail.

Citation de la GRC en Nouvelle-Écosse

Je m'engage à faire en sorte que la GRC en Nouvelle-Écosse s'attaque plus efficacement au racisme anti-Noirs à l'intérieur et à l'extérieur de l'organisation. Nos excuses sont la première étape.

Expériences vécues - citations de membres de la communauté ayant participé aux consultations

Le racisme a fait du tort à beaucoup de gens, en particulier aux hommes noirs.

Nous avons des connaissances que nous devons communiquer.

C'est un problème systémique. Ce serait bien si quelqu'un pouvait expliquer ce que cela signifie vraiment.

Nous devons regarder derrière nous, comme l'oiseau Sankofa. Vous devez dire ce que vous avez fait, assumer vos responsabilités et fixer des objectifs mesurables.

Tout le monde doit pouvoir assister à la présentation des excuses.

Il faut faire remonter les préjugés inconscients à la surface. On a besoin de policiers qui s'opposent aux pratiques contraires à l'éthique.

Présenter ses excuses est significatif, mais des mesures doivent être prises pour soutenir ces excuses. Des mots comme "engagement", "suivi" et "dialogue permanent".

Government institution

Royal Canadian Mounted Police

Head of the government institution or delegate for section 10 of the Privacy Act

Danielle Golden, Director of Privacy, Access to Information and Privacy Branch

Senior official or executive responsible for the privacy impact assessment

See divisional appendices since each province has their own framework and legislative requirements. This is not a national program.

Name and description of the program or activity of the government institution

Contract and Indigenous Policing

Legal authority for the program or activity

Section 18 of the Royal Canadian Mounted Police Act

Sections 57.5, 57.6 and 57.7 of the Royal Canadian Mounted Police Regulations

Standard or institution specific personal information bank

Operational Case Records, RCMP PPU 005

Victim Services, RCMP PPU 139

Description of the project, initiative or change

Clare's Law, often known officially as a Domestic Violence Disclosure Scheme, is a policy in England and Wales created as a guide for individuals to obtain information from the police regarding the risk of interpersonal violence posed by their current or former domestic partners. It was named in memory of Clare Wood who was killed in 2009 by her former domestic partner who had a record of violence against women that she was unaware of. In Canada, several provinces have adopted Clare's Law in the form of a statute, authorizing a police service to disclose certain risk-related information to a current or former intimate partner where such information could assist the current or former partner in making informed decisions about their safety and the relationship.

The RCMP recognizes that intimate partner violence continues to harm people in the communities that we serve, which is why the RCMP continues to increase efforts, services and support for all victims and survivors.

The RCMP National PIA speaks to the commonalities of Clare's Law that are expected to exist between the Provinces/ Territories that have/will adopt it. As provinces and territories enact their respective Clare's Law legislation, corresponding RCMP Divisions will develop and append their own divisionally specific Appendix to this PIA.

Clare's Law allows for the development of an Interpersonal Violence Disclosure Protocol to guide police services through the disclosure process. Under the Act, police services are authorized to disclose information to a potential victim of interpersonal violence in accordance with the established protocol. The principal aim of the protocol is to introduce recognized and consistent procedures, authorized through legislation, for the police service to consider the disclosure of information in order to protect a member of the public who may be at risk of harm from interpersonal violence or abuse. Each request for information made under this protocol is considered on a case-by-case basis. The law is focused on a risk assessment, considering any relevant convictions, warnings, charges, or diversions for violent or abusive offences; and/or information held about an individuals' behavior which reasonably leads the police of jurisdiction to believe that the individual poses a risk of harm to the applicant. The protocol recognizes two procedures for disclosing information: "Right to ask" is triggered by a member of the public applying to a police service or a provincial government for a disclosure and the "Right to know" is triggered by the police service making a proactive decision to disclose information to protect a potential victim. The protocol defines what information and can be disclosed as well as the condition under which a disclose can occur. While there may be variation depending on the jurisdiction, generally only the category of risk identified and, at the discretion of the police service, relevant criminal convictions, if applicable, can be disclosed as risk identification information under the protocol.

Risk area identification and categorization

Institution fédérale

Gendarmerie royale du Canada

Responsable de l'institution fédérale ou son représentant au titre de l'article 10 de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Danielle Golden
Directrice de la Protection des renseignements personnels
Sous-direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP)

Cadre supérieur responsable de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Consultez les annexes des divisions puisque chaque province a son propre cadre et ses propres exigences législatives. Il ne s'agit pas d'un programme national.

Nom et description du programme ou de l'activité de l'institution fédérale

Services de police contractuels et autochtones

Fondements législatifs du programme ou de l'activité

Article 18 de la Loi sur la Gendarmerie royale du Canada

Articles 57.5, 57.6 et 57.7 du Règlement de la Gendarmerie royale du Canada(2014)

Fichiers de renseignements personnels standard ou propres à l'institution

Dossiers opérationnels, GRC PPU 005

Services aux victimes, GRC PPU 139

Description du projet, de l'initiative ou du changement

La Loi de Clare, souvent connue officiellement sous le nom de « Domestic Violence Disclosure Scheme » (système de divulgation de la violence familiale), est une politique adoptée en Angleterre et au pays de Galles qui a pour but d'aider les personnes à obtenir des renseignements de la police sur le risque de violence interpersonnelle posé par leurs conjoints actuels ou anciens. Elle a été nommée à la mémoire de Clare Wood, qui a été tuée en 2009 par son ancien partenaire conjugal, qui avait un dossier de violence contre les femmes dont elle ignorait l'existence. Au Canada, plusieurs provinces ont adopté la Loi de Clare sous forme de loi autorisant un service de police à divulguer certains renseignements relatifs au risque à un partenaire intime actuel ou ancien, qui pourraient aider ce partenaire actuel ou ancien à prendre des décisions éclairées au sujet de sa sécurité et de la relation.

L'évaluation nationale des facteurs relatifs à la vie privée de la GRC porte sur les points communs de la Loi de Clare entre les provinces et les territoires qui l'ont adoptée ou qui l'adopteront. À mesure que les provinces et les territoires adopteront leur propre Loi de Clare, les divisions correspondantes de la GRC élaboreront et ajouteront leur propre annexe à la présente évaluation des facteurs relatifs à la vie privée.

La GRC reconnaît que la violence entre partenaires intimes cause du tort aux personnes dans les collectivités qu'elle sert et c'est pourquoi elle continue d'accroître les efforts, les services et le soutien pour les victimes et les survivants. La Loi de Clare permet l'élaboration d'un protocole de divulgation dans les cas de violence pour guider les services de police tout au long du processus de divulgation. En vertu de la Loi, les services de police sont autorisés à communiquer des renseignements à une victime possible de violence interpersonnelle conformément au protocole établi. Le principal objectif du protocole est de mettre en place des procédures reconnues et cohérentes, autorisées par la loi, qui permettent au service de police d'envisager la divulgation de renseignements afin de protéger un membre du public qui pourrait être exposé à un risque de violence interpersonnelle ou de maltraitance. Chaque demande de renseignements présentée en vertu de ce protocole est examinée au cas par cas. La Loi est axée sur une évaluation des risques; elle permet de tenir compte des condamnations, des accusations, des déjudiciarisations; ou des avertissements pertinents en ce qui concerne des infractions liées à la violence ou à la maltraitance; ou de prendre en compte des renseignements détenus au sujet du comportement d'une personne qui amènent raisonnablement la police à croire que la personne présente un risque de préjudice pour le demandeur. Le protocole comprend deux procédures de divulgation de renseignements : le « droit de demander », entamé par un membre du public qui présente une demande de divulgation à un service de police ou à un gouvernement provincial, et le « droit de savoir », où le service de police décide de divulguer des renseignements afin de protéger une victime possible.

Le protocole définit les renseignements qui peuvent être communiqués ainsi que les conditions dans lesquelles une divulgation peut avoir lieu. Bien qu'il puisse y avoir des différences selon la province, en général, seules la catégorie de risque cernée et à la discrétion du service de police, les déclarations de culpabilité criminelle pertinentes, s'il y a lieu, peuvent être divulguées à titre de renseignement sur la détermination des risques en vertu du protocole.

Détermination et classification des éléments de risque