Fifth annual report by the Witness Protection Program Advisory Committee

Executive summary

This is the fifth report of the Witness Protection Program Advisory Committee (WPAC) presented, per the terms of reference, to the Commissioner of the Royal Canadian Mounted Police (RCMP).

The RCMP created the WPAC in 2013 as a mechanism to provide independent, expert advice on the range of complex issues inherent in administering the Program. The Committee structures this advice around three main pillars: a focus on protectees, Program independence from investigations, and adhesion to program standards. Committee members are not privy to information that would reveal the identity or location of any protectees.

The Committee commends the RCMP's progress in implementing significant structural and operational changes. Most notably, updating the array of policies and procedures, engaging a fulltime researcher and developing a Research Strategy, undertaking analysis of data to support decision making, establishing an independent intelligence capability, delivering enhanced services to protectees, and hiring additional staff to ensure the necessary capacity to deliver on both expanded and specialized requirements.

The Committee recommends the Program continue to advance on the following:

• designing Program decision-making around 'the protection continuum
• collaborating with Public Safety Canada, provincial witness protection programs, and other key stakeholders in creating national witness protection standard
• supporting ongoing collaboration between the RCMP's and Public Safety's Legal Services in the drafting of regulations, specifically relating to the administration of witness protection disclosure materials and testimony
• exploring opportunities to sensitize Canadian Family Courts on the impact on protectees of processes and decisions, bearing in mind the best interests of children in the Program
• advancing the Research Strategy by leveraging external research where possible, including referrals from Committee members who have extensive networks in a range of disciplines

Despite the inherent challenges of witness protection, the Committee praises the RCMP and the Program in implementing many improvements and in executing a world-class program. The Committee looks forward to continued engagement with the RCMP on key challenges.

You can request a copy of the full report by sending an email to RCMP.WitnessProtection-Protectiontemoins.GRC@rcmp-grc.gc.ca.

Cinquième rapport annuel produit par le comité consultatif sur le Programme de protection des témoins

Sommaire exécutif

Le présent rapport est le cinquième que reçoit le commissaire de la Gendarmerie royale du Canada (GRC) selon les dispositions prévues dans le mandat du Comité consultatif sur le Programme de protection des témoins, appelé ci-après le « Comité ».

La GRC a créé le Comité en 2013 à titre d'organe réunissant des experts indépendants chargés de fournir des conseils sur les divers enjeux complexes inhérents à l'administration du Programme de protection des témoins, appelé ci-après le « Programme » ou le « PPT ». Les conseils offerts par le Comité s'articulent autour de trois grands piliers : le souci du bénéficiaire, l'indépendance par rapport aux enquêtes et le respect des normes. Les membres du Comité n'ont accès à aucun renseignement susceptible de révéler l'identité des bénéficiaires ou le lieu où ils se trouvent.

Le Comité félicite la GRC pour les progrès réalisés dans la mise en œuvre d'importants changements touchant la structure et le fonctionnement du Programme, notamment la mise à jour des politiques et des procédures, l'engagement d'un chercheur à temps plein et l'élaboration d'une stratégie de recherche, la réalisation d'analyses de données à l'appui de la prise de décisions, l'établissement d'une capacité de renseignement indépendante, l'amélioration des services fournis aux bénéficiaires et l'embauche de personnel supplémentaire afin d'assurer la capacité requise pour composer avec les exigences tant nouvelles que spécialisées.

Le Comité recommande que le Programme continue à progresser sur les fronts suivants :

• appliquer le principe du « continuum de la protection » à la prise de décisions;
• collaborer avec Sécurité publique Canada, les programmes provinciaux de protection des témoins et les autres intervenants clés afin d'établir des normes nationales en matière de protection des témoins;
• favoriser la collaboration continue entre les services juridiques de la GRC et de Sécurité publique en vue de la rédaction de règlements, en particulier sur la gestion des témoignages et de la communication de documents dans le contexte de la protection des témoins;
• examiner des façons de sensibiliser les tribunaux de la famille aux conséquences que les modalités de fonctionnement et les décisions entraînent pour les bénéficiaires, dans le souci de servir au mieux les intérêts des enfants admis au PPT;
• appliquer la stratégie de recherche en tirant profit autant que possible de ressources externes, y compris celles recommandées par les membres du Comité, qui ont accès à un vaste réseau de spécialistes dans diverses disciplines.

Le Comité salue les nombreuses améliorations apportées par la GRC et les responsables du PPT dans leur volonté d'offrir un programme de premier ordre malgré les défis inhérents à la protection des témoins. Il se fera un plaisir de continuer à se pencher sur les principaux enjeux en collaboration avec la GRC.

On peut en obtenir la version intégrale sur demande par envoyer un courriel à l'adresse suivante : RCMP.WitnessProtection-Protectiontemoins.GRC@rcmp-grc.gc.ca.

Audit of Regular Member Health Benefits

Final vetted report - October 2020

This report has been reviewed for potentially sensitive information. Where sensitive information has been removed, asterisks [***] appear; published information is UNCLASSIFIED.

Table of contents

• Acronyms and abbreviations
• Executive summary
• Management's response to the audit
• 1.0 Background
• 2.0 Objective, scope and methodology
  • 2.1 Objective
  • 2.2 Scope
  • 2.3 Methodology
  • 2.4 Statement of conformance
• 3.0 Audit findings
  • 3.1 Governance
  • 3.2 Expenditure compliance
• 4.0 Conclusion
• 5.0 Recommendations
• Appendix A – Audit objective and criteria
• Appendix B – Health Cost trends by fiscal year
• Appendix C – Management action plan
• End notes

Acronyms and abbreviations

AM

Administration Manual

BHC

Basic Health Care

CFAO

Chief Financial and Administrative Officer

CHRO

Chief Human Resources Officer

CM

Civilian Member

CM&C

Corporate Management and Comptrollership

CPA

Canadian Police Arrangement

DCFP

Deputy Commissioner Federal Policing

DG

Director General

DMHR

Delegated Manager Human Resources

DND

Department of National Defence

FAA

Financial Administration Act

FFD

Fit-for-duty

FHCPS

Federal Health Claims Processing Service

GL

General Ledger

HBP

Health Benefits Program

HR

Human Resources

HS

Health Services

HSO

Health Services Officer

IHPW

International Health Protection and Wellness

IS

Interdepartmental Settlement

JV

Journal Voucher

MOU

Memorandum of Understanding

NCS

National Compensation Services

NHQ

National Headquarters

OHC

Occupational Health Care

OHSB

Occupational Health and Safety Branch

OHSSO

Occupational Health and Safety Services Offices

OIC

Officer in Charge

PHA

Periodic Health Assessment

RCMP

Royal Canadian Mounted Police

RM

Regular Member

RMHB

Regular Member Health Benefits

S/Cst.

Special Constable

SHC

Supplemental Health Care

SOPs

Standard Operating Procedures

TEAM

The RCMP's financial system for expense and asset management

VAC

Veterans Affairs Canada

WRII

Work-Related Injury or Illness

Executive summary

To ensure that Regular Members (RMs) of the Royal Canadian Mounted Police (RCMP) are fit for duty and can maintain a certain level of employability, they have access to three levels of health care benefits. In addition to Basic Health Care (BHC), which is covered under provincial/territorial health care insurance plans, the RCMP provides RMs with Supplemental Health Care (SHC) and Occupational Health Care (OHC) benefits. SHC benefits are other health services/items not normally considered an insured benefit under provincial health care plans. OHC is an additional level of care that the RCMP may choose to provide to minimize limitations and restrictions that affect an RM's fitness for duty and to maximize employability, or when required as a result of a workplace injury or illness.

The RCMP has been outsourcing the administration of its SHC benefits since 1999 through the Federal Health Claims Processing Services contract overseen by Veterans Affairs Canada (VAC). The processing of health claims is provided through a third-party contractor on behalf of the three participating Departments: VAC, RCMP and the Department of National Defence (DND).

While SHC benefits are administered by the third-party contractor, the RCMP manages OHC benefits for RMs as they are not covered under the Government Employee Compensation Act nor by provincial/ territorial Worker's Compensation Boards. To address this, the RCMP established an internal determination process to help identify cases of work-related injuries/illnesses (WRII), and to enable access to RCMP OHC benefits in accordance with RCMP Administration Manual (AM) XIV. Access to OHC is not an automatic entitlement, but must be pre-approved by RCMP Health Services, on a case-by-case basis, to maximize fitness for duty and manage work related injuries and illnesses ^{Endnote 1} . Claims for OHC benefits are processed by the third-party contractor.

The objective of the audit was to determine whether an adequate management control framework was in place, and that RM health charges to the RCMP were appropriate ^{Endnote 2} . The audit scope included all RM SHC and OHC benefits processed by the third-party contractor, RM Health costs in the RCMP's financial system (TEAM), as well as the RCMP Determination Process in all divisions. The period of scope for the examination covered health benefits payments made between April 1, 2016 and March 31, 2018.

Overall, the audit found that there are control weaknesses within the RCMP in processing OHC claims, as well as, health expenses in TEAM, which are within the organization's control to address.

The audit also found that the third-party contractor processed sampled Regular Member Health Benefits (RMHB) claims in accordance with contract requirements, the Benefit Grid, and based on pre-authorization information entered by the divisions. In addition, the audit found that all sampled claims were for eligible RMs.

Additional detailed procedural guidance or Standard Operating Procedures are required for roles pivotal to the RMHB process (such as Benefits Coordinators, Nurses, and Health Services Officers) to ensure standardization of practices, appropriate processing, and cost control. Procedural guidance is also required for Health Services staff to ensure that all health expenses are appropriately captured in TEAM.

Without adequate monitoring at both the national and divisional levels, Human Resource and Corporate Management & Comptrollership management lack the information necessary to perform an oversight function and assess whether or not RMHB are being effectively managed, and that the health care expenses being approved are appropriate. Officers in Charge/Managers are not in a position to assess the appropriateness of the expenses they are approving, nor can they oversee the work being performed by the employees within their units, due to limited access to information and segregation from their staff. Audit testing results identified two duplicate payments, and instances of management override of controls.

Potentially significant inputs to assist in identifying risks and opportunities in the area of RMHB, such as a systematic analysis of work-related injuries/illness, determination process decisions, and Drug Utilization Reports are being underutilized. This is limiting the RCMP from responding to emerging risks in a timely manner and making it more difficult to focus efforts on the prevention of workplace injuries/illnesses. A greater focus on risk identification and response could also help decrease the overall cost of RMHB.

The management response developed in response to this report demonstrates the commitment from senior management to address the audit findings and recommendations. A detailed management action plan is currently being developed. Once approved, RCMP Internal Audit will monitor the implementation of the management action plan and undertake a follow-up audit if warranted.

Management's response to the audit

Human Resources (HR), Corporate Management & Comptrollership (CM&C), and Federal Policing (FP) agree with the findings and recommendations in the audit report. The provision of Regular Member (RM) health benefits demonstrates the Force's commitment to ensuring that Regular Members are fit for duty and can maintain employability. It is also aligned with the RCMP's Vision 150 central themes of our people and our stewardship.

The audit has identified areas of risk with respect to the RCMP's management of RM health benefits. Accordingly, with HR taking a lead role and ownership for most of the recommendations, detailed management action plans will be developed to mitigate the identified risks.

Gail Johnson

Chief Human Resources Officer

Dennis Watters

Chief Financial and Administrative Officer

Deputy Commissioner Michael Duheme

Federal Policing

1.0 Background

The Royal Canadian Mounted Police (RCMP) strives to ensure it maintains a modern, motivated, healthy, qualified and productive workforce, and promotes a healthy lifestyle and occupational safety to its membership. To ensure RMs are fit for duty and can maintain a certain level of employability, they have access to three levels of health care benefits:

• Basic Health Care (BHC) includes family doctor, medical and hospital services, as well as laboratory exams and tests covered under provincial/territorial health care insurance plans ^{Endnote 3} .
• Supplemental Health Care (SHC) benefits are other health services/items provided by health professionals in disciplines not normally considered an insured benefit under provincial health care plans ^{Endnote 4} . Examples include vision care, hearing aids, medical equipment, prescription drugs, dental care, psychotherapeutic services and physiotherapy/chiropractic/ massage therapy.
• Occupational Health Care (OHC) is an additional level of care that the RCMP may choose to provide to minimize limitations and restrictions that affect an RM's fitness for duty and to maximize employability, or when required as a result of a workplace injury or illness. As per the RCMP's AM.XIV.1, OHC is not an entitlement, but is based on case-by-case organizational business decisions ^{Endnote 5} .

As part of the Deficit Reduction Action Plan, the RCMP undertook the modernization of its health care services in 2012-13. Until that point, the RCMP had been assuming the administration and costs of all three levels of health care for RMs and Special Constables (S/Cst). Following the passing of the Jobs, Growth and Long-term Prosperity Act, RMs and S/Csts became "insured persons" under the Canada Health Act effective June 29, 2012, and were instructed to apply for provincial/territorial health cards. When RMs & S/Csts' BHC became the responsibility of the provinces and territories in which they resided, the RCMP ceased paying for BHC costs as of April 1, 2013 ^{Endnote 6} .

The RCMP has outsourced the administration of its SHC since 1999 through the Federal Health Claims Processing Services (FHCPS) contract overseen by VAC. At that time, the RCMP entered into a partnership with VAC for the processing of health claims. This partnership was established via a Memorandum of Understanding (MOU) between VAC (the managing partner), the RCMP and DND, and was subsequently renewed in November 2013 and updated in December 2016. The processing of health claims is provided through a third-party contractor. VAC manages the FHCPS contract with the third-party contractor on behalf of all three participating departments. The most recent FHCPS contract took effect on August 1, 2015, and has a seven year duration. Under the contract, the third-party contractor is billed directly for the goods and services provided to RMs, and in turn pays the supplier on behalf of, and based on, the RCMP Benefits Grid rules. A new SHC benefit model for RMs was implemented on January 1, 2014, which allows RMs some flexibility to choose how they invest their SHC benefits, specifically with respect to massage therapy, physiotherapy, chiropractic treatment, and acupuncture, which allows for a combined maximum allowance of $4,800 per calendar year. SHC entitlements are outlined in a Benefits Grid, which lists covered services, maximum dollar amounts, respective time limits, and pre-authorization requirements, and can be accessed by users through the third-party's online FHCPS Portal.

The RCMP manages OHC benefits for RMs and S/Csts as these categories of employees are among those not covered under the Government Employee Compensation Act, nor by provincial/territorial Worker's Compensation Boards. Access to OHC is not an automatic entitlement, but must be pre-approved by RCMP Health Services, on a case-by-case basis, to maximize fitness for duty and manage work-related injuries and illnesses ^{Endnote 7} . While the RCMP manages OHC benefits, the third-party contractor is responsible for processing claims for OHC benefits as part of FHCPS.

Responsibilities related to RMHB involve several stakeholders within the RCMP:

RMHB fall under the purview of the Chief Human Resources Officer (CHRO). While the Health Benefit Program (HBP) policy centre currently falls under the Director General (DG) Occupational Health and Safety Branch (OHSB) within Human Resources (HR), during the audit scope period it was under the DG National Compensation Services (NCS). The Director NCS was responsible for Section 34 approval for the VAC FHCPS (third-party contractor) invoices (composed of RM SHC and OHC expenses) to the RCMP. The Director HBP liaises with the third-party contractor for the FHCPS on behalf of the RCMP. Divisional Occupational Health and Safety Services Offices (OHSSOs), led by Officers in Charge (OICs)/Managers, report to their respective Commanding Officers.

In addition, under the Deputy Commissioner Federal Policing (DCFP), International Health Protection and Wellness (IHPW) is responsible for processing health care benefits claims for RMs and police officers from other police forces deployed on peacekeeping missions, as well as RCMP Liaison Officers, Analysts Deployed Overseas and their dependents.

Under the Chief Financial and Administrative Officer (CFAO), Corporate Management & Comptrollership (CM&C) is responsible for processing VAC FHCPS invoices as well as other health care expenses processed directly in TEAM, producing annual reports on health care costs and forecasting health care expenses. CM&C is also responsible for calculating and billing Provinces and Territories for their portion of health care costs as per the divisional administration formula in the Provincial and Territorial Police Service Agreements.

Following the transfer of BHC to the provinces/territories in 2013, the RCMP expected to yield savings in the range of $25M over three years. In 2012-13, total health care costs were $89M, and while there was a significant decrease because the RCMP was no longer paying for BHC in 2013-14 and 2014-15, health care costs increased close to pre-2013 levels in 2017-18 (See Appendix B).

In 2018, the Commissioner approved the Audit of Regular Member Health Benefits as part of the 2018-23 Risk-Based Audit, Evaluation and Data Analytics Plan.

2.0 Objective, scope and methodology

2.1 Objective

The objective of this audit engagement was to determine whether an adequate management control framework is in place and that RM health charges to the RCMP are appropriate ^{Endnote 8} .

Appendix A lists the audit objective and criteria.

2.2 Scope

The audit included all RM SHC and OHC benefits within the FHCPS, RM Health costs in TEAM, as well as the RCMP Determination Process in all divisions. The period of scope for the examination covered health benefits payments made between April 1, 2016 and March 31, 2018.

The audit did not include medical travel or health costs related to other employee types (i.e. Civilian Members [CMs], Special Constables and Public Service Employees) and retired RMs. The audit also did not include controls and processes in place at VAC, nor VAC disability pensions granted to active and/or retired RMs and related VAC treatment benefits, as the administration of VAC disability pensions and related VAC treatment benefits rests with VAC. As per Appendix B, VAC disability pensions have experienced a significant portion of the growth of RM health costs.

2.3 Methodology

Planning for the audit was completed in June 2019. In this phase, the audit team examined RCMP policies, the Government Employee Compensation Act, financial information from TEAM, the FHCPS contract and statement of work, and data from the third party contractor's FHCPS system.

Sources used to develop audit criteria include RCMP policies, the Financial Administration Act, and Audit Criteria related to the Management Accountability Framework developed by the Office of the Comptroller General.

The examination phase, which concluded in December 2019, employed various auditing techniques including:

• Reviews of policies, procedures and guidelines related to RMHB and RM health expenses.
• Walkthroughs of RMHB processes with the HBP Policy Centre, Divisional OHSSOs, Federal Policing's IHPW, and the third-party contractor.
• Site visits at select divisional OHSSOs (E/M, K/G, National Headquarters (NHQ)/National/V, J/L, IHPW) and at the third-party contractor.
• Detailed file reviews of a sample of 232 transactions at divisional OHSSOs visited, IHPW, and the third-party contractor:
  • 51 SHC transactions (at the third-party contractor)
  • 106 OHC transactions (divisional OHSSO, IHPW and the third-party contractor)
  • 75 TEAM RM health transactions for General Ledger (GL) codes 430, 432-435 (divisional OHSSO & IHPW)
• 10 FHCPS invoices processed through TEAM by the HBP.
• Targeted data analytics testing on all SHC and OHC transactions processed by the third-party contractor and transactions in TEAM for fiscal years 2016-17 and 2017-18 to identify trends and performance information related to RM health care costs.

Upon completion of each visit, the audit team held exit meetings to debrief management of the relevant findings.

2.4 Statement of conformance

The audit engagement conforms to the Institute of Internal Auditors' International Professional Practices Framework, and the Treasury Board of Canada Directive on Internal Audit as supported by the results of the quality assurance and improvement program.

3.0 Audit findings

The management of RMHB is complex, involving multiple stakeholders within the RCMP, RMs themselves, the third-party contractor, and service providers. The management of OHC benefits for RMs is the responsibility of RCMP OHSB and divisional OHSSOs, while the processing of OHC and SHC benefit claims is performed by a third-party contractor as part of the FHCPS. What follows is a synopsis of the overall findings by area of activity. The synopsis supports the more detailed findings included in sections 3.1 and 3.2 of this report.

The FHCPS third-party contractor

The audit team found that the third-party contractor processed sampled RMHB claims in accordance with contract requirements, the Benefit Grid, and based on information entered in the pre-authorizations created by divisions. In addition, the third-party contractor was fulfilling its performance reporting requirements as per the FHCPS contract, and made required reports available to the RCMP on the FHCPS third-party contractor Portal. The audit found that 98% of the sampled SHC benefit claims processed by the third-party contractor were compliant.

RCMP (OHC and TEAM)

The audit found control weaknesses with the RCMP's processing of RMHB and health charges. Specifically, roles pivotal to the RMHB and health charge processes, such as Benefits Coordinators, Health Services Officers (HSOs), and other Health Services (HS) employees require additional guidance and criteria to ensure standardization of practices, appropriate processing in both the FHCPS third-party contractor system and TEAM, and cost control.

The segregation of the OICs/Managers of divisional OHSSOs from their area of responsibility results in them not being able to properly exercise their Section 32/34 Financial Administration Act (FAA) authorities, not having access to all necessary information for decision-making, and not being able to monitor or oversee the work of HS personnel. There is no supervisory review or approval required for ***, and no subsequent monitoring by management.

The audit found gaps in RCMP controls, and that some controls are not functioning as intended. Also, a process has not been formalized within the RCMP for *** to the RCMP.

The audit noted a heavy reliance on paper-based records resulting in several information management issues including misfiling, missing documents, lengthy retention of RM medical files ***, and the inability for RMs to submit electronic claims to the third-party contractor. This impedes the ability of OHSSOs to make timely decisions supported by complete information.

3.1 Governance

We expected to find a governance structure to support the RMHB Program that included key elements such as:

• Authorities, accountabilities, and roles and responsibilities over RMHB established, assigned and understood
• Monitoring and oversight mechanisms in place to support the RMHB Program
• A process to report and communicate RMHB performance information to decision makers
• Key risks and opportunities related RMHB identified to implement an appropriate risk response

Authorities, accountabilities, roles and responsibilities

The RCMP's AM chapter XIV.1 – Health Care Entitlements and Benefits Program establishes high level accountabilities and roles and responsibilities for the various personnel involved in delivering RMHB.

Most of the decision making and administration related to RMHB is done at the divisional level through the 10 divisional OHSSOs and Federal Policing's IHPW. HSOs within Divisions and IHPW hold authority for medical preauthorization of certain SHC benefits and medical recommendations of OHC benefits coverage, while Commanding Officers/delegates (OICs/Managers OHSSO) hold financial authority to approve OHC benefit coverage for treatment and services up to $25K. During the audit scope period, OHC benefit coverage for treatment and services above $25K required DG NCS approval. The creation of authorizations in the FHCPS third-party Portal is the responsibility of the divisional Benefits Coordinators and processing of health transactions in TEAM rests with divisional administrative personnel.

As per AM ch.XIV.1,

...if VAC has not issued a ruling or granted a pension award to an eligible member, it is the Delegated Manager for Human Resources (DMHR) who will make a determination as to whether the condition of the member is work-related ^{Endnote 9} .

If the DMHR is unable to make a positive recommendation, the DG OHSB is responsible for making the final decision. Determination process denials can only be made by the DG OHSB. Decisions to extend OHC benefits to an RM for a condition that is not work-related, but rather to keep a RM "fit-for-duty" are made on a case-by-case basis and are left to the medical discretion of the HSO, subject to financial approval of the DMHR.

Within the FHCPS, the RCMP has expenditure authority for the FHCPS contract and all claims processed on its behalf by the third-party contractor. The RCMP is responsible for ensuring that RCMP specific information required to manage the FHCPS contract is provided, and monitoring and participating in governance related meetings.

The audit found that roles and responsibilities related to RMHB within the RCMP were generally clear and well segregated, with the following exceptions:

• ***. While this case was subsequently corrected by Accounts Payable, such gaps in segregation of duties could lead to inappropriate expenses being charged to the RCMP.
• While HSOs have the medical authority to support or recommend against the OHC benefit coverage for a proposed treatment plan, they informed the audit team that it is difficult to refuse a treatment plan because there is no set criteria to guide their decision-making. Policy provides discretion to the HSO to recommend OHC benefit coverage for various forms of evidence-based medical treatment by requiring that medical treatment be considered on a case-by-case basis for potential "maximization of employability."
• Benefits Coordinators can *** for RMHB.
• Divisional OHSSO OIC/Manager positions are overly segregated from the unit they oversee, in that they cannot actually monitor work performed by both the administrative staff and medical personnel in their unit and are unable to fully exercise their Section 32/34 authorities. While these managers have financial signing authority under Section 32 of the FAA to commit funds related to the coverage of OHC benefit expenses recommended by the HSOs, they are unable to review the full details of the circumstances for which these expenses are being paid in order to determine the appropriateness of the expense. It was also noted that OHSSO OICs/Managers do not have a budget for RMHB, as it is held centrally, and are therefore not truly exercising a Section 32 on RMHB processed in the third-party contractor's system. While the managers approved the "Occupational Health Recommendation For Treatment And Approval" Forms (Form 6039) in three of the four divisions visited, limited information was provided to them with the rationale being to protect the RM's privacy (e.g., no personal identifiers or medical history is provided). AM XIV.1 does not specify limitations on an OIC/Manager OHSSO's access to information required to render a decision related to OHC.
• In one division, OHC and extended SHC benefit approvals were carried out by the HSO and were not being brought to the OHSSO Manager for Section 32 approvals as required in AM XIV.1. Once approved by the HSO, *** circumventing the Section 32 approval and foregoing any additional oversight.
• Roles and responsibilities between Federal Policing's IHPW, Foreign Service Directive unit, and divisional OHSSOs are not clear and need to be further defined, as Canadian Police Arrangement (CPA) resources were being used for processing health claims that were not related to peacekeeping missions during the audit scope period.

The lack of guidance from OHSB and clear program parameters make it more difficult for HSOs to assess and make, based on a treatment plan, approval recommendations for OHC benefits and out of country SHC benefits, especially for making recommendations to deny the benefits coverage for the proposed treatment. This gap may ultimately limit the RCMP's ability to control program costs. OHC costs have doubled since 2013-14 from $9.9M in 2013-14 to $18.3M in 2017-18 (Appendix B).

In addition, this gap increases the risk of inconsistent decision making across the RCMP with respect to determinations and treatment recommendations/approvals. Finally, because of limited access to information, OICs/Managers divisional OHSSOs are not in a position to assess the appropriateness of the expenses they are approving.

Monitoring and oversight

The audit team found that responsibilities for monitoring over RMHB were not specifically assigned. While SHC benefits have more defined parameters with cost limits and automation through the third-party contractor's system, there is limited monitoring of FHCPS transactions by the RCMP.

The OHC benefit approval process is more subjective and involves administrative and medical OHSSO personnel. The appropriateness of OHC health benefits rests with the health care professional personnel (HSOs, Psychologists, Occupational Health Nurses and Nurse Practitioners), while the creation of authorizations in the FHCPS Portal is the responsibility of the Benefits Coordinators, the processing of transactions for TEAM rests with administrative personnel, and the financial approvals are held by OICs/Managers OHSSO. However, as they are segregated from their unit, OICs/Managers of OHSSOs do not have a mechanism to perform monitoring activities over RMHB as they are not permitted to access RM health information, nor are they able to monitor the work of HSOs or other OHSSO personnel creating a gap in oversight. In addition, there is no ***, nor are these subsequently monitored by OHSSOs and HBP management.

The varied HS processes which trigger the usage of OHC benefits were not sufficiently integrated which resulted in some OHC benefits being extended without the supporting documentation/rationale, or generally being captured under the category "Fit-for-duty". Although AM.X.IV stipulates that all health expenditures over $25K required the DG NCS' approval, the audit found that OHSSOs and HBP management interpreted this to strictly relate to individual transactions as opposed to the total cost of treatment plans. As a result, many RMs with treatment plans exceeding the overall cost of $25K were not approved by the DG NCS, presenting a gap in monitoring. Furthermore, there were three instances in the audit sample where ***.

*** by the RCMP. Accordingly, some of the sampled transactions resulted in inappropriate coding of charges, payment of non-entitled benefits, double payments, circumvention of the FHCPS process, health charges being paid by divisional budgets or CPA funds rather than through the centralized RM health budget, all of which had gone undetected and uncorrected prior to the audit. In 2016-17, there were 1944 RM health charge transactions in TEAM (excluding Journal Vouchers [JVs] and Interdepartmental Settlements [IS]) valued at $4.6M, while there were 2129 transactions valued at $4.3M in 2017-18. This includes 451 transactions from contracts primarily for health professionals valued at $7.3M over both fiscal years.

Although the HBP is performing some cost-tracking and analysis of health benefits usage, divisions are neither monitoring usage nor performing cost-tracking for health benefits. While cost-tracking and analysis of health benefits usage can be useful to identify trends in RMHB spending, it does not serve as a monitoring control to ensure the appropriateness or accuracy of health benefits expenses. Additionally, the OHSSOs included in audit site visits identified that they were not performing Unit Level Quality Assurance or reviews on health charges or FHCPS transactions. Nor has the HBP established a Unit Level Quality Assurance or review mechanism for processes carried out by divisional OHSSOs.

The DG NCS had Section 34 signing authority to approve payment of the twice-monthly invoices received from the third-party contractor. However, there was a lack of ability to monitor the appropriateness of the underlying transactions for which they were approving payment. These invoices are comprised of a large volume of underlying transactions. Since NCS was not part of the division medical expense approval process, they were not privy to information that would have allowed them to monitor the appropriateness of the transactions. CM&C relies on the Section 34 holder to validate the accuracy of the billing, and this is not something that they can easily monitor since they do not have access to the third-party contractor FHCPS Portal.

The RCMP is relying on the integrity of the divisional process and related monitoring, as well as the accuracy of adjudication and processing controls of the third-party contractor. This becomes an area of concern since there are gaps in the divisional processes on which the RCMP depends. Furthermore, there remains an inherent risk in relying on a third-party provider to ensure their billing is appropriate and accurate.

The lack of monitoring and oversight mechanisms increases the risk that policy can be circumvented, that benefits could be authorized and extended inappropriately, and that the RCMP pays more for RMHB than is required. Without adequate monitoring at both the national and divisional levels, management lacks the information necessary to perform an oversight function and gauge whether or not RMHB are being effectively managed, and ensure that health care expenses being approved are appropriate and accurate. There is also a missed opportunity to harness some of the information gathered to conduct trend analysis to proactively address any areas of concern such as rising costs.

Performance information

The audit team found that the third-party contractor is fulfilling its performance reporting requirements as per the FHCPS contract, and makes the required reports available to the RCMP on the FHCPS Portal. The extent to which these reports are actioned by divisional OHSSOs and the HBP varies, with some not being reviewed or acted upon at all. Examples of these reports include:

• The daily Drug Utilization Report for Divisions, which identifies RMs who have obtained prescriptions from specific families of medications identified by the RCMP that may have an impact on the RM's medical profile and fitness for operational duty
• PVAC reports, which identify pending claim requests that require approvals from divisional OHSSOs before they can be adjudicated by the third-party contractor
• The weekly RCMP Warning Employee Data Report & Invalid Employee Data Report, which validates RM eligibility
• The monthly Waive Report, which identifies authorizations created by divisional OHSSOs where benefit requirements such as frequencies, maximums, and prescriptions have been waived

Additionally, information on the third-party contractor's *** is provided and regularly discussed among the FHCPS Partners through bi-weekly, monthly, and quarterly meetings.

Divisional OHSSOs included in audit site visits identified that they did not conduct divisional reporting on RM health costs or RMHB, nor was it requested by divisional senior management. These OHSSOs confirmed that RMHB cases were not being brought forward to divisional senior committees. Rather, RMHB matters such as drug approvals and special cases were brought to national level committees including the Drug Formulary Review Committee and the Health Benefits Advisory Committee. For the audit scope period, only one request to make changes to RMHB was presented to the RCMP's Senior Executive Committee.

The audit found that the HBP and CM&C Finance conducted some reporting and analysis on RMHB costs and usage by Program of Choice, and type (OHC benefits vs. SHC benefits), but that this was limited to overall trends. However, because the benefit codes in the FHCPS third-party portal and the GLs in TEAM do not expressly identify whether a claim is for SHC or OHC (and whether OHC is a Periodic Health Assessment [PHA], WRII or Fit for Duty [FFD]) it is likely that the amounts reported for each type are not exact both by the third-party contractor and the RCMP.

Computer-assisted audit tests (CAATs)

In the absence of detailed performance analysis by the HBP and CM&C, as part of this audit, Internal Audit, Evaluation & Review's Data Analytics section performed targeted data analytics testing on the entire population of SHC and OHC transactions processed by the third-party contractor and health charge transactions in TEAM for the scope period in order to identify anomalies, trends, and performance information related to RM health care costs. The analysis below identifies trends that could be useful for decision-making ^{Endnote 10} .

• Approximately 82% of health care costs reimbursed by the third-party contractor are related to SHC, while approximately 18% of costs are related to OHC, including PHA-related expenses.
• Almost all RMs claimed benefits under SHC (99.5% in 2016-2017 and 100% in 2018).
• The average amount claimed per RM under SHC benefits ranged from $2.5K in 2016-17 to $2.7K in 2017-18, which is well under the combined maximums for dental ***, vision ***, and acupuncture, chiropractic, massage therapy, and physiotherapy ***. This demonstrates that most RMs are not claiming the full extent of the SHC benefits available to them on a yearly basis.
• Less than half of RMs submitted claims under OHC benefits (36.9% in 2016-17 and 38.6% in 2017-18). The average amount claimed across the total RM population under OHC benefits was $568 in 2016-17 and $557 in 2017-18. When calculated across only those RMs claiming OHC benefits, the average usage was $1.5K in 2016-17 and $1.4K in 2017-18.
• Almost 20% of SHC and OHC benefit expenses were related to medication expenses. Massage therapy (12-13%), psychological counselling (6%), and physiotherapy (5%) incurred under SHC benefits represent the next highest expenditure categories for both fiscal years.

Targeted analytics relating to the status of employees receiving benefits and potential duplicate payments identified the following irregularities:

• One employee who was a contingent worker had an expense reimbursed through the FHCPS third-party contractor. While the employee had previously been an RM until 2006, the claim service date was 2016.
• One instance where an RM appears to have been reimbursed twice for the same expense – once through TEAM and once through the FHCPS third-party contractor. In addition, the employee's TEAM reimbursement was incorrectly coded as a CM health expenditure.
• Four instances had claims processed in FHCPS with service dates after the RMs passed away, for benefits such as eyeglasses, ambulatory services, knee brace, and family counselling.

Opportunities exist to further leverage performance information to allow for monitoring of RMHB. With the exception of the performance information required within the FHCPS contract, because of a lack of a defined monitoring regime, performance information is not being used sufficiently to assist with monitoring, management decision-making, and resource allocation. HR senior management should determine which specific performance information is currently lacking for monitoring purposes, and assess how to obtain and use this information periodically.

Risk identification and response

The audit team found that the RCMP is not capturing internal information pertaining to RMHB and costs, work-related injuries/illnesses, and determination decisions in a systematic way which could assist in identifying any areas of risk or opportunity. Instead, RMHB issues are considered on a case-by-case basis as they are brought forward, and may not be analyzed from a workplace wellness or injury/illness prevention perspective.

Additionally, the audit found that the RCMP is provided limited information on ***, which would also be useful in focusing proactive efforts on prevention of workplace injuries/illnesses.

The audit found that the Drug Utilization Reports produced by the third-party contractor in the context of the FHCPS, were not being reviewed daily by the divisional OHSSOs included in the audit site visits. In one divisional OHSSO, they were not being reviewed at all. The Drug Utilization Report is a useful tool in identifying RMs who, on the previous day, had been prescribed and issued specific types of drugs/medications which are of concern to RCMP Health Services. These reports flag to divisional HSOs that an RM's fitness for duty may be impacted, as the RM may be placing ***. As such, HSOs may be required to adjust an RM's medical profile and fitness for operational police duties in real time. The lack of timely (or absence of) review of the Drug Utilization Reports could expose the RCMP to undue risk and liability in not responding to the flags identified.

A process to consider new medical treatments and drugs and approve them for inclusion in the benefits grid exists through governance committees, such as the Drug Formulary Review Committee and the Health Benefits Advisory Committee. However, these committees meet infrequently, and during the scope period the RCMP was subject to a freeze on RM terms and conditions of employment, which greatly limited the RCMP's ability to make changes to RM health and dental entitlements.

The HBP has integrated Gender-Based Analysis Plus into their policy consultations, ***.

Potentially significant inputs to assist in identifying risks and opportunities in the area of RMHB, such as a systematic analysis of work-related injuries/illness, determination process decisions, Drug Utilization Reports, and PVAC reports are being underutilized. This is limiting the RCMP from responding to emerging risks and makes it more difficult to focus efforts on prevention of workplace injuries/illnesses. A greater focus on risk identification and response could also help decrease overall cost of RMHB.

3.2 Expenditure compliance

We expected to find that:

• Policies and procedures for the administration and use of RMHB are established, standardized and communicated
• RMHB comply with RCMP policies, procedures and delegated financial authorities
• Controls are in place to ensure that RMHB expenses are appropriately captured in TEAM
• RMHB invoices are reviewed and approved in accordance with policies and delegated financial authorities
• Controls are in place to prevent, detect, and deter internal and external error and fraud
• A standardized process is in place to ensure that cases of improper use of RMHB are appropriately managed, reported, and rectified

Policies and procedures for RMHB

The RCMP's AM chapter XIV.1 describes RMHB entitlements and is available Force-wide through the Infoweb. The detailed Health Benefits Grid for health and dental entitlements is available on the FHCPS Portal. While AM ch.XIV.1 describes entitlements and provides directives to RMs and OHSSO staff on how to access health and dental benefits, the audit found that no national Standard Operating Procedures (SOPs) or manuals specific to the role of the Benefits Coordinator or on processing health claims exist. This poses a risk because Benefits Coordinators are responsible for processing all requests for OHC benefits and some exception-based SHC health and dental benefits for RMs, including creating authorizations in the FHCPS Portal, and because, in some cases OHSSO staff are required to process health charges through TEAM. Authoritative guidance would be useful to identify mandatory requirements and ensure standardization when extending OHC benefits to RMs via the third-party contractor FHCPS Portal or when processing invoices pertaining to health charges through TEAM.

The audit found additional weaknesses with AM ch.XIV.1. Some parts of the manual do not reflect current practices, there is misalignment with current reporting structures, authorities have not been reassigned to reflect structural changes, and there were no updates since July 2015, with the exception of Appendix XIV-1-3 Occupational Health Care Benefits, which was updated in August 2019.

While there were no formal divisional policies related to RMHB, some of the processes put in place to increase efficiencies in one division (namely the automatic renewal of psychological sessions and the automatic payment of invoices over 90 days old), have resulted in inappropriate (BHC, non-OHC) health charges being paid by the RCMP, and renewal of benefits without assessment of progress or risk to the RM receiving the health benefits.

Policy gaps and the lack of SOPs for Benefits Coordinators and OHSSO staff have led to the following issues, identified during sample file reviews:

• Circumvention of the FHCPS process to pay for health and dental charges, some of which are not health or dental entitlements
• Double payment of a $32K claim (through ***)
• Overstatement of RM health costs and under-reporting of health costs for other Categories of Employees (particularly CMs) due to GL miscoding for 42 samples totaling $17.4K
• Payment of non-mission related RM health and dental expenses with CPA funds for 4 transactions sampled totaling $29.4K

As the core policy for RMHB, AM XIV.1 should be maintained up to date to ensure consistent application of policy requirements. Additional detailed procedural guidance/SOPs are required for roles pivotal to the RMHB process, such as Benefits Coordinators, to ensure standardization of practices, appropriate processing, and cost control. Procedural guidance is also required to ensure that all health expenses are appropriately captured in TEAM.

RMHB compliance

The audit team reviewed a sample of 232 files, including SHC and OHC transactions paid through the third-party contractor and expenses processed in TEAM under the RM health GLs.

TEAM - RM health expenditure transactions

A sample of 50 random and 25 judgmental TEAM RM health expenditure transactions from fiscal years 2016-17 and 2017-18 was reviewed. Table 1 summarizes the compliance rates found in the TEAM samples by division (note: J Division did not have any transactions charged under RM health expenditure GLs in TEAM).

The audit found that 87% (65 of 75) of sampled transactions, representing $60.8K, were not compliant due to missing documentation, miscoding, bypassing the FHCPS Portal, and missing or invalid Section 32/34 approvals. The audit team was unable to assess 10 of the 75 samples (representing $2.8K) because the documentation for the eight TEAM transactions linked to those samples could not be located by their respective OHSSOs. Consequently, only 65 (or 87%) of the 75 selected samples could be fully reviewed.

The audit found that 65% (42 of 65) of the sampled files, representing $17.4K, had incorrect financial coding and should not have been charged under GLs reserved for RM health expenditures, for example, CMs, dependents of RMs, and police officers from other police forces. An additional sample belonged to an RM but was coded under the incorrect RM health GL code. There were also four transactions, totaling $29.4K, for non-mission related RM health and dental expenses which were inappropriately paid with CPA funds.

As well, 41%, (9 of 22) of the correctly-coded files, representing $38.8K, were for RM health expenses that should have been processed and paid through the third-party contractor, not in TEAM. In three of these cases, the file was paid through TEAM because the third-party contractor originally rejected the expense. In one case, a claim worth $32K was reimbursed ***, representing a duplicate payment, with neither amount formally recovered from the RM. The remaining five expenses would have been reimbursed by the third-party contractor had they been submitted. ***.

Compliance with FAA authorities was another significant issue. Section 34 approvals were missing from 26% (17 of 65) of transactions, and 11% (7 of 65) of transactions were approved under Section 34 by an individual without delegated authority. In one division, 63% (12 of 19) of files reviewed, totaling $2.2K, were missing Section 34 approval. An additional six transactions did not have evidence of a Section 32 approval on file.

FHCPS transactions processed through the third-party contractor

The audit team reviewed a sample of 157 files: 51 SHC, 101 random OHC (including 33 PHA files), and 5 judgmental OHC. Only one of the 157 files had a processing issue noted at the third-party contractor. However, 74% (78 of 106) of all OHC benefit files had compliance issues, attributable to RCMP procedures including a lack of pre-approvals, missing supporting documentation, and claims exceeding the amounts approved. Table 2 shows the results of samples reviewed.

Supplemental health care (SHC) benefits

The SHC benefits sample had a 98% compliance rate. SHC benefit files are almost exclusively processed through the third-party contractor, and limit controls are set for SHC benefit codes. All claimants in SHC benefit samples were RMs at the time the service or benefit was rendered. All claims sampled were submitted within 18 months of the service date and receipts for service were on file.

One file was missing a copy of the RM's prescription, which is not in accordance with RCMP requirements. Another file, while compliant with the SHC benefit policy, may not have been compliant with RCMP sick leave policy, specifically regarding approvals for personal travel outside the RM's detachment area while on medical leave. In this case, there was no evidence on file to support that the RM's Commander had approved travel prior to the RM leaving the country.

Overall occupational health care (OHC) benefits

***, OHC benefits require pre-approvals from the RCMP before they can be processed through the third-party contractor. The third-party contractor processes OHC benefit claims based on the information entered into the FHCPS Portal by the approving division. While it is possible to do so, ***.

All claimants in OHC benefit samples were RMs at the time the service or benefit was rendered. All claims sampled were submitted within 18 months of the service date and receipts for service were on file. Table 3 summarizes the results by division for the 73 OHC samples (68 random and 5 judgmental) reviewed, excluding all 33 OHC PHA samples.

OHC benefits – Random

The randomly selected files complied with applicable policies and related requirements 41% (28 of 68) of the time. All of the random and judgmental OHC benefit samples were reimbursed within the limits outlined in the applicable Benefit Grid and all providers were licensed to perform the services rendered. Noted issues were due to gaps in RCMP controls and related primarily to missing pre-approvals, a lack of supporting documents, and claim compliance. The third-party contractor processed the claims sampled in accordance with FHCPS contract requirements and based on information entered in the pre-authorizations created by the divisions.

Financial and medical pre-approvals were on file and appropriate in 52% (34 of 66) of cases requiring pre-approvals. Of the 32 cases that did not have an appropriate pre-approval:

• 22 were missing a financial pre-approval through Form 6039
• 7 cases had Section 32 approval on file but it had been performed by an individual who did not have delegated signing authority at the time
• 1 was an employer mandated assessment that did not have a financial pre-approval on file
• 2 were BHC or non-PHA expenses billed directly to the RCMP that the division chose to pay through the third-party contractor without any explanation or approval on file

The absence of financial pre-approval of OHC benefits is a gap in ensuring the appropriateness of OHC benefits and in ensuring control over RMHB costs.

Most claims respected the amounts approved under Form 6039; however ***.

OHC benefits – Judgmental

Each of the five judgmentally selected sample files had compliance issues. Two of the files were for expenses over $25K, ***. Another file was missing supporting documentation to support payment of an MRI, including the approved Form 6039. The final two files encompassed OHC benefits for treatments over the scope period, with 28 pre-authorizations for various services reviewed. Financial approval under Section 32 was not appropriate in one instance, because the signatory did not have financial signing authority at the time. More significantly, ***.

OHC - Periodic health assessments

PHA OHC benefit codes are used by service providers who perform medical examinations and tests related to RM PHAs. Expenditures on PHAs were approximately $1.7M in 2016-17 and in 2017-18 with 13,623 and 14,162 transactions respectively.

The audit team found that PHA OHC transactions present controls risks, including:

• ***
• ***
• ***
• ***
• ***

In addition to the issues with financial approvals, 12% (4 of 33) of the PHA samples had other compliance issues:

• 2 samples used incorrect billing codes which resulted in a portion of the expense being miscoded. In one case, a PHA expense was partially charged to the RM's SHC and not corrected. In the other case, they did not separate expenses for various tests into their respective billing codes.
• The other 2 samples appear to be duplicate billings for the same service. In one case, ***. In the other case, there were two sets of PHA laboratory work with service dates within five days, with same cost, vendor address and billing code. The audit team briefed these findings to the respective divisional OHSSO managers, who committed to further assess risks and address these issues.

Overall, expenses paid through TEAM and coded to RM health GLs were often not valid RM health expenses, belonged to a different GL code, or should have been processed through the third-party contractor. Only 13% (10 of 75) of the sampled TEAM files were compliant with all applicable policies and procedures. The miscoding of CM health charges in particular, misstates the health expenses incurred by those employees which could become an issue upon CM deeming. As well, non-mission related RM health and dental expenses were paid with CPA funds.

The third-party contractor processed RMHB sampled claims in accordance with contract requirements and based on information entered in the pre-authorizations created by divisions. Noted compliance issues were due to gaps in RCMP controls, and related primarily to missing pre-approvals, a lack of supporting documents, and ***.

Two of the sampled transactions were double-claimed, ***, and were only detected during this audit. The audit team briefed these findings to the DGs responsible for the affected units, who committed to further assess risks and address these issues.

RMHB expenses appropriately captured in TEAM

While the RCMP has controls in place to help ensure expenses are appropriately captured in TEAM, there are no controls specific to RMHB expenses. RMHB invoices are processed in the same manner as other standard invoices, with most RMHB invoices entered into TEAM by an individual within Accounts Payable, effectively separating the invoice entry and subsequent payment from the unit authorizing the payment. During the audit scope period, only a few individuals outside of Accounts Payable retained access to enter invoices directly into TEAM, including the one divisional OHSSO visited where the Health Services Clerk's access was not renewed when the individual vacated the position.

All invoices entered into TEAM by Accounts Payable are subject to the following procedures:

• Section 34 approval is verified on every 10^th invoice inputted into TEAM
• Invoices for amounts greater than $10K require a Purchase Order or Funds Commitment
• A "gating" function within TEAM will identify transactions which require additional review by Accounts Payable. The transactions are identified using criteria developed by Internal Control
• Internal Control conducts random sampling of TEAM transactions

Accounts Payable is not responsible for monitoring the appropriateness of health benefit claims. Accountability for ensuring the validity of expenses entered into TEAM, including accurate financial coding, resides with divisional OHSSOs and the individuals authorizing the expense under Section 34 of the FAA.

The audit found that divisional OHSSO employees were not always aware of the correct financial coding to use. Despite the GL code descriptions being available through Infoweb, some divisional OHSSO staff relied on outdated financial coding sheets. Additionally, the RCMP's GL coding descriptions for health costs do not expressly specify that certain GLs apply only to RMs, and many of the definitions are not consistent between the English and French versions. The risk of inaccurate coding of health costs is compounded because of the lack of ownership and monitoring of GL codes pertaining to health costs. This contributed to the significant amount of TEAM GL miscoding noted during the file review.

AM XIV.1 stipulates that most RMHB expenses should be processed through the third-party contractor, with only a few minor exceptions being paid via TEAM. However, RM health GLs in TEAM are not being monitored to detect RMHB transactions that should have been processed via the third-party contractor. The lack of monitoring has contributed to the payment through TEAM of health and dental services that were not entitled benefits.

Without monitoring RM expenses processed through TEAM, ***. This gap in controls increases the risk of duplicate payments, ***.

The lack of specific controls for RMHB in TEAM represents a risk for the RCMP. Audit sample testing identified some duplicate payments being made for RMHB and misstated health costs incurred by the RCMP for different categories of employees. In particular, the miscoded health expenses limit the ability to report on actual health costs by employee type, particularly over-representing RM health costs and underrepresenting CM health costs.

Review and approval of FHCPS (third-party contractor) invoices

The audit found that the HBP has established processes for the review and approval of FHCPS (third-party contractor) invoices along with the subsequent distribution of funds to the appropriate GLs. ***. For the scope period, the average amount invoiced for claims was approximately $4.9M monthly (or $2.5M per invoice). The average monthly amount invoiced for administrative costs was $40.6K.

The HBP initially receives an RCMP Billing Report through the FHCPS third-party contractor Portal which includes a breakdown of costs by type (e.g., All Hospital In-Patient Care – Electronic, Non-Electronic, Massage Therapy – Electronic, Non-Electronic). The HBP verifies these amounts against a separate report from the Information Management System within the third-party contractor Portal. Any discrepancies are reported to the third-party contractor; similarly, the HBP notifies the third-party contractor that the invoice is correct. ***.

***. The invoices reflect the amounts previously agreed upon with the HBP, and are ***. The DG responsible for the HBP (the DG NCS during the audit scope period; currently the DG OHSB) certifies as per Section 34 on the invoices and the HBP notifies VAC of this financial approval.

***. Invoice payment will always occur within the established deadlines ***. ***, the HBP prepares a JV to distribute the costs to the appropriate GLs in TEAM, using the breakdown of costs provided by the third-party contractor, which has already been reconciled by the HBP with the costs in the FHCPS third-party contractor Portal. The JV is approved by the DG NCS, and then sent to Financial Advisory Services – HR (CM&C), for processing.

The audit found that the data used for both issuing and reconciling the third-party contractor invoices comes from the same source – the FHCPS third-party contractor Portal, which processes all of the health-related invoices from RMs submitted to the third-party contractor. The RCMP must rely on this data because an independent source of data is not available to verify the amounts charged by third-party contractor. As a result, the accuracy of the amounts being billed depends entirely on the accuracy of the claims contained in the FHCPS third-party contractor Portal.

A random sample of 10 months of JV transactions and the associated FHCPS third-party contractor invoices was reviewed. In 12 of the 18 invoices reviewed, Section 34, although performed, ***. Two RMHB invoices were approved by the then acting DG NCS who signed Section 34 without having a valid signing authority on that date. The RCMP was not ensuring that the RMHB invoices were consistently approved within the timeframes specified in the MOU.

The nature of IS transactions does not give the RCMP an easy way to block a transaction prior to confirmation of Section 34 approval. The funds commitment used by the RCMP to transfer funds to VAC has been in place since April 2001. ***.

The audit also found that individuals with Temporary Signature Cards in place are not always ensuring the cards are activated prior to signing under either Section 32 or Section 34. Alternatively, records of the activation of this temporary authority are not properly recorded in TEAM.

Other control deficiencies

OHC benefits – WRII and FFD

Unlike other police forces or employers who are subject to provincial worker's compensation boards, the RCMP is in the position of trying to objectively manage its own OHC benefits for Work-Related Injuries and Illnesses, without a framework or specific criteria in place. The RCMP does not have sufficient guidelines to assist OHSSO staff in determining what qualifies as a WRII, what are acceptable treatments for WRII and which are not. Without guidelines, it is difficult to ensure a standardized approach to extend OHC benefits - short of approving all requests. Due to delays in the RCMP determination process for WRII, many cases in the audit sample were extended OHC benefits "pending determination." In addition, determination decisions were made without having Hazardous Occurrence Reports (Lab1070 or Form 3414) on file. The Hazardous Occurrence Report is a key control in the OHC process and should be used to support decision-making. Additionally, once VAC identifies that an RM has a WRII that qualifies for a Disability Pension, the RCMP must accept that determination and becomes responsible for the associated OHC benefit costs. The RCMP is not privy to the information or criteria used by VAC to render their decisions as to what qualifies as WRII.

The RCMP also has the ability to extend OHC benefits to keep RMs "fit-for-duty", however, the audit found that there are no guidelines elaborating the circumstances for extending OHC to return or keep RMs "fit-for-duty." This creates a grey area to capture any health charges which are not covered under BHC, SHC benefits, or deemed to be OHC-WRII benefits, and the absence of criteria makes it difficult to make objective and standardized decisions.

Financial approvals

During the scope period, health and dental benefits treatments over $25K required authorization from the DG NCS. File testing found 3 instances where benefits above this amount ***. This demonstrates that while this control exists in policy, ***.

Prescriptions for health treatments and medical devices

The audit found that tracking and maintenance of prescriptions relating to RM submitted claims for health treatments and medical devices and their validity period is limited. Prescriptions are a key control to ensure that a health treatment or medical device is legitimately required. For claims submitted by providers, the provider is required to attest to the existence of the prescription and is responsible for keeping it in their records. The provider is required to produce the prescription when subject to audit by the third-party contractor. For RM submitted claims, the RM is required to submit the original prescription with the first instance a SHC or OHC benefit is claimed, and must include copies of it with subsequent related claims. However, while the third-party contractor receives the prescription with the first instance, they will still process an RM's subsequent claim without a copy of the prescription or without verifying that the previously submitted claim is still valid, as the set-up of their information management system is not conducive to easily retrieving or viewing the original prescription.

File testing showed that for OHC benefits, there are instances where the ***, but the prescription was not on the RM's RCMP medical file, nor with the third-party contractor. This represents a risk for the RCMP that the benefit extended may not have been for a bona fide need.

Physicians under contract with the RCMP

The audit found that there is no mechanism for divisional OHSSO OICs/Managers ***, thereby increasing the risk of double claiming or double payment. In one division, the acting OIC was not aware that ***. Analysis of the physician's claims, which fall under two different provider identities in the FHCPS Portal, to the third-party contractor showed that the physician was among the highest billing providers to the RCMP in both 2016-17 (20th - billing $146.5K) and 2017-18 (41st - billing $108.5K). The physician's claims were also adjudicated anywhere between 1 to 838 days after the date of service (an average of 75 days), increasing the difficulty to monitor for duplicate claims.

As physicians ***, the RCMP should monitor *** to ensure appropriateness of charges.

Controls at the FHCPS third-party contractor

The audit found that the third-party contractor was meeting its contractual obligations pertaining to an appropriate system of internal controls. The third-party contractor system controls are in place to reject claims that are not aligned with the RCMP Benefit Grid. A number of system edits and business rules are in place to support accuracy in claims processing. Results of rejected claims are reported to the RCMP in the third-party contractor's Annual Report.

As per the FHCPS Statement of Work, the third-party contractor's Government Business Audit group conducts Provider Audits, Prescription Claim Reviews and sends Client Verification Letters to RMs. Client Verification Letters are sent to RMs randomly, not based on any analysis or risk assessment of the claims population, and according to the third-party contractor's audit group have not resulted in any recoveries. For reasons unknown to the HBP and the third-party contractor, the FHCPS contract does not stipulate a requirement for ***. The third-party contractor's audit group provides monthly status updates on their Provider Audits, related recoveries, and aged files (outstanding recoveries).

The FHCPS contract's ***, creates an opportunity for errors and irregularities to occur and go undetected. Consideration should be given to replacing Client Verification Letters with value-added audit procedures, or ceasing the requirement to send Client Verification Letters.

Process to manage, report, and rectify improper use of RMHB

The audit found that the third-party contractor has established reporting mechanisms and processes to identify and rectify improper use of RMHB. Data analysis is used to identify high risk-benefits or questionable trends. It is also used to perform Drug Claims Reviews and to identify providers for audit. In addition, there is an amounts owing recovery process.

The third-party contractor is responsible for collecting amounts receivable from providers, as a result of audits, claims errors, corrections or other adjustments. If after three months recoveries remain outstanding and the third-party contractor is unable to collect the amounts owing, the case is added to the Aged File list, and the third-party contractor suspends the provider's status. The Aged File is transferred to the RCMP, who is directed to seek internal guidance with regards to recovery of funds and/or write-offs.

The third-party contractor has reported a success rate over 90% in recovery of amounts owed by providers. In 2016-17 and 2017-18, the third-party contractor recovered $326K and $352K respectively from providers for all three Departments participating in the FHCPS. However, a process has not been formalized within the RCMP *** represents a gap in stewardship of resources and a missed opportunity for the RCMP to control costs related to RMHB. Some of the ***. RCMP Legal Services and/or Finance are being consulted prior to deciding on a course of action, which is likely increasing the delays in responses.

• In three cases, the third-party contractor was unable to recover the associated amounts owing, because ***.
• As of August 2019 the recovery amount identified for the three Aged File cases totaled $918K.

As previously identified, the audit found that the FHCPS contract does ***. As a result, third-party contractor only focusses on provider claims. Furthermore, the RCMP is ***, but is responsible for recovering RM overpayments due to the third-party contractor.

The audit also found that the RCMP does ***. This is a risk because there is ***, which may prevent and identify any duplicate claims. This control gap may result in further duplicate claims such as the two discovered by the audit team during file sample reviews, neither of which had been corrected at the time of the audit.

4.0 Conclusion

Overall, the audit found that there are control deficiencies within the RCMP in the processing of both OHC benefit claims and health expenses in TEAM, which are within the Force's control to address.

The audit found that the third-party contractor processed sampled RMHB claims in accordance with contract requirements, the Benefit Grid and based on pre-authorization information entered by OHSSOs. Furthermore, all sampled claims were for eligible RMs. Gaps identified with processes at the third-party contractor are a result of the RCMP not requesting that certain controls be implemented.

Additional detailed procedural guidance is required for roles pivotal to the RMHB process (such as Benefits Coordinators, Nurses, HSOs) to ensure standardization of practices, appropriate processing, and cost control. Procedural guidance is also required for Health Services staff to ensure that all health expenses are appropriately captured in TEAM.

Although the FHCPS third-party contractor system allows it, divisional *** would help ensure that providers do not overbill the RCMP and would help the RCMP contain costs for RMHB.

Without adequate monitoring at both the national and divisional levels, HR and CM&C management lacks information necessary to perform an oversight function and assess whether or not RMHB are being effectively managed and that health care expenses being approved are appropriate. OICs/Managers are not in a position to assess the appropriateness of the expenses they are approving, nor can they oversee the work being performed by the employees within their units, due to limited access to information and segregation from their staff.

With the exception of the performance information required within the FHCPS contract, because of a lack of a defined monitoring regime, performance information is not being used sufficiently to assist with monitoring, management decision-making, and resource allocation. Senior management within HR and CM&C should determine which specific performance information is currently lacking for monitoring purposes (such as coding of claims by SHC, OHC – PHA, OHC – WRII) and assess how to obtain and use this information periodically.

Potentially significant inputs to assist in identifying risks and opportunities in the area of RMHB, such as a systematic analysis of work-related injuries/illness, determination process decisions, and Drug Utilization Reports are being underutilized. This is preventing the RCMP from responding to emerging risks in a timely manner and making it more difficult to focus efforts on prevention of workplace injuries/illnesses. A greater focus on risk identification and response could also help decrease the overall cost of RMHB.

A process has not been formalized within the RCMP for ***. Not recovering amounts owed represents a gap in stewardship of resources and a missed opportunity for the RCMP to control costs related to RMHB.

The lack of specific controls for health charges in TEAM represents a risk for the RCMP, and resulted in misstated health costs for different categories of employees. The RCMP does not have a process in place to monitor, review or perform quality assurance ***. Such a process would assist in identifying, deterring, and correcting errors and improper uses of RM health charges, and making related recoveries.

Inadequate guidance and training for divisional OHSSO employees, combined with the lack of monitoring of RMHB claims and health charges, and limited oversight by OHSB and CM&C management, increases the risk that improper use of health benefits, duplicate reimbursements, and errors could continue.

5.0 Recommendations

1. The CHRO should follow-up on all double billing identified through the audit, including collection of amounts, and assessment of the need for additional analysis of transactions involving individual vendors with other double billing. The CHRO should lead this work and engage with the CFAO and DCFP, as appropriate.

2. The CHRO should ensure that AM XIV.1 is updated to ensure consistent application of policy requirements. Additional detailed guidance is required for roles pivotal to the RMHB process, such as OICs/Managers of divisional OHSSOs, HSOs and Benefits Coordinators to ensure standardization of practices, appropriate processing, and cost control.
   1. Provide criteria and guidance for the most common work-related injuries or illnesses, acceptable measures to keep a RM fit-for-duty and appropriate treatments.
   2. Provide guidance to Benefits Coordinators for the creation of authorizations in the FHCPS Portal, and develop risk-based thresholds for mandatory supervisory review.
   3. Review the governance structure and define the position requirements for the OICs/Managers of divisional OHSSOs to ensure that they can adequately fulfill their mandate. This would include providing mechanisms for OICs/Managers of OHSSOs to have access to sufficient information to monitor the work of HS personnel, including HSOs, and to properly execute their FAA authorities.
   4. Strengthen controls surrounding the ***.

3. The CHRO should clarify requirements concerning the processing and financial coding of health expenses in TEAM. Specifically, TEAM expenses charged to the RM health GLs (430, 432, 433, 434, 435 and 1299) should be monitored and any unusual charges should be further examined. The CHRO should lead this work and engage with the CFAO, as appropriate.

4. The CHRO should ensure that HR:
   1. Leverage performance information provided by the third-party contractor in the context of the FHCPS, including the Drug Utilization Reports, PVACs, and Waive Reports, to manage risk and support decision-making.
   2. Determine which specific performance information is currently lacking for RMHB risk identification and monitoring purposes, and assess how to obtain and use this information.
   3. Monitor, using data analytics and other risk-based verification, RMHB in the FHCPS and RM health charges in TEAM for compliance with policies, procedures and FAA authorities, to identify any improper charges or duplicate payments that would require further examination.

5. The CHRO should formalize a process for cases where the *** for further action.

6. The CHRO in collaboration with the DCFP, should clarify and further define roles and responsibilities, which would include expenditure monitoring, between Federal Policing's IHPW, Foreign Service Directive unit, and divisional OHSSOs to ensure that Canadian Police Arrangement resources are not being used for processing non-Mission related health claims.

7. The CFAO should review TEAM users, particularly those outside of CM&C, to limit access to appropriate employees for the processing of invoices.

Appendix A – Audit objective and criteria

Objective

To determine whether an adequate management control framework is in place and that RM health charges to the RCMP are appropriate ^{Endnote 12} .

Criterion 1

A governance structure is in place to ensure that the RMHB process is established and understood.

Criterion 2

RMHB expenses are compliant with policies, procedures and delegated financial authority.

Appendix B – Health cost trends by fiscal year ^{Endnote 13}

Appendix C – Management action plan

Vérification des prestations de santé pour les membres réguliers

Rapport final épuré - Octobre 2020

Ce rapport fut examiné pour de l'information potentiellement de nature délicate. Des astérisques [***] apparaissent là où de l'information de nature délicate a été retirée du texte. L'information publiée est NON-CLASSIFIÉE.

Table des matières

• Sigles et acronymes
• Sommaire
• Réponse de la direction
• 1.0 Contexte
• 2.0 Objectif, portée et méthode
  • 2.1 Objectif
  • 2.2 Portée
  • 2.3 Méthode
  • 2.4 Énoncé de conformité
• 3.0 Constatations
  • 3.1 Gouvernance
  • 3.2 Conformité des dépenses
• 4.0 Conclusion
• 5.0 Recommandations
• Annexe A – Objectif et critères
• Annexe B – Tendances des coûts de santé selon l'exercice
• Annexe C – Plan d'action de la direction
• Notes

Sigles et acronymes

ACC

Anciens Combattants Canada

ACS+

Analyse comparative entre les sexes plus

APC

Arrangement sur la police au Canada

AQSS

Assurance de la qualité au sein d'un service

BDSSST

Bureau divisionnaire des Services de santé et de sécurité au travail

BMLT

Blessure(s) ou maladie(s) liée(s) au travail

CCSS

Comité consultatif sur les soins de santé

CGFM

Comité de gestion du Formulaire des médicaments

DG

Direction générale

DPFA

Dirigeant principal des Finances et de l'Administration

DPRH

Dirigeante principale des Ressources humaines

EPS

Évaluation périodique de santé

GDRH

Gestionnaire délégué des Ressources humaines

GGC

Gestion générale et Contrôle

GL

Grand livre

GRC

Gendarmerie royale du Canada

LGFP

Loi sur la gestion des finances publiques

LIAE

Loi sur l'indemnisation des agents de l'État

MA

Manuel d'administration

MDN

Ministère de la Défense nationale

MFN

Méthodes de fonctionnement normalisées

PE

Protocole d'entente

PF

Police fédérale

PJ

Pièce de journal

PPSS

Programme des prestations de soins de santé

PSMDI

Protection de la santé et Mieux-être dans les déploiements internationaux

PSMR

Prestations de santé des membres réguliers

PVAC

Sigle anglais utilisé également en français, dont la signification au long est inconnue. Titre d'un rapport produit par le tiers administrateur indiquant les demandes de prestations en attente d'autorisation par les BDSSST.

RH

Ressources humaines

RI

Règlement interministériel

SFTDSS

Système fédéral de traitement des demandes de soins de santé

SNR

Services nationaux de rémunération

SSB

Soins de santé de base

SSC

Soins de santé complémentaires

SST

Soins de santé au travail

TEAM

Système de gestion des dépenses globales et des actifs

Sommaire

Pour que les membres réguliers de la Gendarmerie royale du Canada (GRC) soient aptes au travail et conservent un certain degré d'employabilité, des soins de santé à trois paliers leur sont offerts. Outre les soins de santé de base (SSB) couverts par le régime provincial ou territorial d'assurance-maladie, la GRC leur fournit des soins de santé complémentaires (SSC) et des soins de santé au travail (SST). Les SSC sont des services ou des articles qui ne sont habituellement pas considérés comme des éléments assurés en vertu des régimes d'assurance-maladie provinciaux et territoriaux. Les SST constituent un niveau de soins de santé supplémentaire que la GRC peut décider d'accorder pour réduire au minimum les restrictions qui limitent l'aptitude au travail du membre et ainsi maximiser son employabilité, ou pour traiter une blessure ou une maladie liée au travail (BMLT).

Depuis 1999, l'administration des SSC de la GRC se fait par impartition, dans le cadre du marché visant le Système fédéral de traitement des demandes de soins de santé (SFTDSS) que supervise Anciens Combattants Canada (ACC). Les demandes de prestations de santé sont traitées sous contrat par un tiers administrateur pour le compte des trois ministères participants, soit ACC, la GRC et le ministère de la Défense nationale (MDN).

Contrairement aux prestations de SSC, qui sont gérées sous contrat par le tiers administrateur, c'est la GRC qui gère les prestations de SST pour les membres réguliers, puisque ces derniers ne sont pas visés par la Loi sur l'indemnisation des agents de l'État (LIAE) ni pris en charge par les commissions provinciales et territoriales des accidents du travail. Elle a donc établi à cette fin un processus interne pour faciliter l'évaluation des BMLT et l'accès aux prestations de SST conformément aux dispositions énoncées au chapitre XIV.1. du Manuel d'administration (MA) de la GRC. Le droit aux SST n'est pas automatique; les dossiers doivent être approuvés individuellement au préalable par les Services de santé de la GRC, dans une perspective de maximisation de l'aptitude au travail des membres et de gestion des BMLT ^{Note de fin de texte 1} . Les demandes de prestations de SST sont traitées sous contrat par le tiers administrateur.

L'objectif de la vérification était de déterminer s'il y avait en place un cadre de contrôle de gestion efficace et si les frais de santé facturés à la GRC pour des membres réguliers étaient appropriés ^{Note de fin de texte 2} . La vérification a porté sur toutes les demandes de prestations de SSC et de SST traitées par le tiers administrateur pour des membres réguliers, sur les coûts de santé des membres réguliers inscrits au Système de gestion des dépenses globales et des actifs de la GRC (TEAM), ainsi que sur le processus de détermination de l'admissibilité appliqué par la GRC dans toutes les divisions. La période retenue pour l'examen des paiements de prestations de santé s'étendait du 1er avril 2016 au 31 mars 2018.

La vérification a révélé que, dans les mesures de contrôle de la GRC en ce qui touche le traitement des demandes de prestations de SST et la saisie des frais de santé dans TEAM, il existe des failles que l'organisation a le pouvoir de corriger.

L'examen des dossiers échantillonnés par l'équipe de vérification montre que le tiers administrateur a traité les demandes de prestations de santé des membres réguliers (PSMR) en conformité avec les exigences du marché visant le SFTDSS et avec le tableau des avantages, en fonction des informations saisies par les divisions lors de la création des autorisations préalables. Il ressort également de la vérification que toutes les demandes échantillonnées concernaient des membres réguliers admissibles.

En plus de la politique énoncée dans le MA, il y a lieu de fournir des consignes détaillées ou des méthodes de fonctionnement normalisées (MFN) aux intervenants qui jouent un rôle crucial dans le processus de traitement des demandes de PSMR (dont les coordonnateurs des prestations, les infirmiers et les médecins-chefs) afin d'assurer la normalisation des pratiques, le traitement adéquat des demandes et le contrôle des coûts. Il faut également établir des consignes à l'intention du personnel des Services de santé afin que toutes les dépenses en matière de santé soient correctement saisies dans TEAM.

Faute de surveillance adéquate à l'échelle nationale et dans les divisions, les dirigeants des Ressources humaines (RH) et de Gestion générale et Contrôle (GGC) ne disposent pas de l'information dont ils ont besoin pour exercer une supervision leur permettant de déterminer si les PSMR sont gérées efficacement et si les dépenses approuvées relativement aux soins de santé sont appropriées. Les officiers responsables ou les gestionnaires ne sont pas en mesure d'évaluer le caractère approprié des dépenses qu'ils autorisent ni de superviser le travail effectué par les employés de leur service, car ils n'ont pas accès aux mêmes renseignements que ces derniers, mais seulement à des informations limitées. La vérification a permis de relever deux paiements faits en double et des situations où la direction avait dérogé à des mesures de contrôle.

Des ressources qui pourraient s'avérer fort utiles pour la détermination des risques et des possibilités entourant les PSMR ne sont pas suffisamment utilisées; par exemple, il y aurait lieu de faire une analyse systématique des BMLT et de mieux tirer profit des décisions rendues au terme du processus de détermination de l'admissibilité ainsi que des rapports sur les médicaments. La non-exploitation de ces ressources empêche la GRC de pallier rapidement les nouveaux risques et complique ses efforts de prévention des BMLT. Le fait de miser davantage sur la détermination et la gestion des risques pourrait aussi contribuer à réduire le coût global des PSMR.

La réponse de la direction au présent rapport témoigne de la détermination des cadres supérieurs à donner suite aux conclusions et recommandations découlant de la vérification. La direction travaille d'ailleurs à l'élaboration d'un plan d'action détaillé. Une fois ce plan approuvé, la Vérification interne de la GRC en surveillera la mise en œuvre et réalisera une vérification complémentaire au besoin.

Réponse de la direction

Les RH, GGC et la Police fédérale (PF) acceptent les conclusions et les recommandations formulées dans le rapport de vérification. En fournissant des prestations de santé à ses membres réguliers, la Gendarmerie montre qu'elle a à cœur d'assurer leur aptitude au travail et de maintenir leur employabilité. Cet engagement concorde aussi avec deux thèmes centraux de la Vision 150 de la GRC, soit « Nos gens » et « Notre intendance ».

La vérification a mis au jour des risques en ce qui touche la gestion que fait la GRC des PSMR. En conséquence, la direction élaborera des plans d'action détaillés afin d'atténuer ces risques, et les RH se chargeront de la suite à donner à la plupart des recommandations.

Gail Johnson

Dirigeante principale des Ressources humaines

Dennis Watters

Dirigeant principal des Finances et de l'Administration

Deputy Commissioner Michael Duheme

Sous-commissaire à la PF

1.0 Contexte

La GRC s'efforce d'être une organisation moderne dotée d'un personnel motivé, en santé, qualifié et productif, et fait valoir à ses membres l'importance d'un mode de vie sain et de la sécurité au travail. Pour que les membres réguliers soient aptes au travail et conservent un certain degré d'employabilité, des soins de santé à trois paliers leur sont offerts :

• Les SSB comprennent les consultations chez le médecin de famille, les services médicaux, les services hospitaliers et les examens ou tests en laboratoire couverts par le régime provincial ou territorial d'assurance-maladie ^{Note de fin de texte 3} .
• Les SSC sont des services ou des articles fournis par des professionnels de la santé dans des disciplines qui ne sont habituellement pas considérées comme des services assurés en vertu des régimes provinciaux ou territoriaux d'assurance-maladie ^{Note de fin de texte 4} . Il s'agit par exemple des soins de la vue, des appareils auditifs, de l'équipement médical, des médicaments d'ordonnance, des soins dentaires et des soins de psychothérapie, de physiothérapie, de chiropraxie et de massage.
• Les SST constituent un niveau de soins de santé supplémentaire que la GRC peut décider d'accorder pour réduire au minimum les restrictions qui limitent l'aptitude au travail du membre et ainsi maximiser son employabilité, ou pour traiter une BMLT. Comme il est prévu au chapitre XIV.1. du MA de la GRC, les SST ne sont pas un droit, mais sont plutôt accordés à la suite de décisions de gestion prises en fonction de chaque cas ^{Note de fin de texte 5} .

En application du Plan d'action pour la réduction du déficit, la GRC a entrepris de moderniser ses services de soins de santé en 2012-2013. Elle assumait jusqu'alors pour les membres réguliers et les gendarmes spéciaux l'administration et les coûts des soins de santé offerts aux trois paliers. Avec l'adoption de la Loi sur l'emploi, la croissance et la prospérité durable, les membres réguliers et les gendarmes spéciaux sont devenus des « assurés » au sens de la Loi canadienne sur la santé le 29 juin 2012 et ont dû demander une carte-santé provinciale ou territoriale. Puisque les SSB des membres réguliers et des gendarmes spéciaux ont été pris en charge par les provinces et les territoires où ceux-ci résidaient, la GRC a cessé de payer les coûts des SSB à compter du 1er avril 2013 ^{Note de fin de texte 6} .

Depuis 1999, l'administration des SSC de la GRC se fait par impartition, dans le cadre du marché visant le SFTDSS que supervise ACC. À l'époque, la GRC est entrée en partenariat avec ACC pour le traitement des demandes de prestations de santé. Ce partenariat, établi par protocole d'entente (PE) entre la GRC, le MDN et ACC, qui est le partenaire gestionnaire, a été renouvelé en novembre 2013 et mis à jour en décembre 2016. Les demandes de prestations de santé sont traitées sous contrat par un tiers administrateur. ACC gère le marché visant le SFTDSS avec ce tiers pour le compte des trois ministères participants. Le marché le plus récent, d'une durée de sept ans, est entré en vigueur le 1er août 2015. Suivant ce marché, les biens et services fournis aux membres réguliers sont facturés directement au tiers administrateur, qui paie ensuite le fournisseur au nom de la GRC en fonction des règles du tableau des avantages. La GRC applique depuis le 1er janvier 2014 un nouveau modèle de prestations de SSC pour les membres réguliers qui leur permet de choisir comment ils utilisent l'indemnité combinée maximale de 4 800 $ par année civile allouée pour les services de massothérapie, de physiothérapie, de chiropraxie et d'acupuncture. Les prestations de SSC figurent dans un tableau des avantages qui ventile les services couverts, les sommes maximales allouées, les limites de temps applicables aux soins et les exigences d'autorisation préalable; les utilisateurs peuvent consulter le tableau sur le portail en ligne du SFTDSS du tiers administrateur.

La GRC gère les SST pour les membres réguliers et les gendarmes spéciaux, puisque ces catégories d'employés ne sont pas visées par la LIAE ni prises en charge par les commissions provinciales et territoriales des accidents du travail. Le droit aux SST n'est pas automatique; les dossiers doivent être approuvés individuellement au préalable par les Services de santé de la GRC, dans une perspective de maximisation de l'aptitude au travail des membres et de gestion des BMLT ^{Note de fin de texte 7} . Quant aux demandes de prestations de SSC, le tiers administrateur se charge de les traiter dans le SFTDSS.

Les responsabilités relatives aux PSMR incombent à plusieurs intervenants au sein de la GRC :

Ces prestations sont du ressort de la dirigeante principale des Ressources humaines (DPRH). Le centre de décision du Programme des prestations de soins de santé (PPSS) relève aujourd'hui du directeur général de Santé et Sécurité au travail, qui fait partie des RH, mais pendant la période visée par la vérification, il relevait du directeur général des Services nationaux de rémunération (SNR). Ce dernier avait la responsabilité d'approuver, au titre de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), les factures envoyées à la GRC par le tiers administrateur du SFTDSS d'ACC (pour les dépenses en SSC et en SST de membres réguliers). Le directeur du PPSS assure la liaison avec le tiers administrateur du SFTDSS au nom de la GRC. Les bureaux divisionnaires des Services de santé et de sécurité au travail (BDSSST), qui sont dirigés par un officier responsable ou un gestionnaire, relèvent du commandant de leur division respective.

Sous la responsabilité du sous-commissaire à la PF, Protection de la santé et Mieux-être dans les déploiements internationaux (PSMDI) se charge de traiter les demandes de prestations de santé pour les membres réguliers et les policiers d'autres organismes qui participent à des missions de maintien de la paix, ainsi que pour les agents de liaison et les analystes de la GRC affectés à l'étranger et leurs personnes à charge.

Sous la responsabilité du dirigeant principal des Finances et de l'Administration (DPFA), GGC se charge de traiter les factures du SFTDSS d'ACC et les autres dépenses en soins de santé saisies directement dans TEAM, de produire des rapports annuels sur les coûts de santé et d'établir des prévisions quant aux dépenses à ce chapitre. GGC est aussi responsable de calculer la part des coûts de santé à imputer aux provinces et aux territoires, puis de leur facturer ces coûts selon la formule établie pour l'administration divisionnaire dans les ententes sur les services de police provinciaux et territoriaux.

Lorsque les SSB ont été confiés aux provinces et aux territoires en 2013, la GRC s'attendait à réaliser des économies d'environ 25 M$ sur trois ans. En 2012-2013, les coûts des soins de santé atteignaient 89 M$, et bien qu'il y ait eu une réduction appréciable en 2013-2014 et 2014-2015 parce que la GRC ne payait plus les SSB, les coûts de santé sont revenus à des chiffres proches de ceux d'avant 2013 en 2017-2018 (voir l'annexe B).

En 2018, la commissaire a approuvé la vérification des PSMR prévue dans le Plan de vérification et d'évaluation axé sur les risques de 2018-2023.

2.0 Objectif, portée et méthode

2.1 Objectif

La vérification avait pour objectif de déterminer s'il y avait en place un cadre de contrôle de gestion efficace et si les frais de santé facturés à la GRC pour des membres réguliers étaient appropriés ^{Note de fin de texte 8} .

Vous trouverez à l'annexe A l'objectif et les critères de la vérification.

2.2 Portée

La vérification a porté sur les demandes de prestations de SSC et de SST traitées dans le SFTDSS pour des membres réguliers, sur les coûts de santé des membres réguliers saisis dans TEAM, ainsi que sur le processus de détermination de l'admissibilité appliqué par la GRC dans les divisions. La période retenue pour l'examen des paiements de prestations de santé s'étendait du 1er avril 2016 au 31 mars 2018.

L'équipe de vérification ne s'est pas penchée sur les voyages à des fins médicales ni sur les coûts de santé pour les employés d'autres catégories (membres civils, gendarmes spéciaux et employés de la fonction publique) et pour les membres réguliers à la retraite. Elle n'a pas non plus examiné les mesures de contrôle et les processus en place à ACC ni les pensions d'invalidité d'ACC accordées à des membres réguliers en service actif ou à la retraite et les prestations de santé connexes, puisque la gestion de ces pensions et prestations revient à ACC. Comme il est indiqué à l'annexe B, les pensions d'invalidité d'ACC représentent une proportion importante de l'augmentation des coûts de santé des membres réguliers.

2.3 Méthode

La planification de la vérification s'est achevée en juin 2019. Au cours de cette étape, l'équipe de vérification a examiné les politiques de la GRC, les dispositions de la LIAE, les données financières du système TEAM, le marché et l'énoncé des travaux visant le SFTDSS, ainsi que les données du SFTDSS géré par le tiers administrateur.

Les critères de vérification se fondent sur les politiques de la GRC, la LGFP et les critères de vérification liés au Cadre de responsabilisation de gestion élaboré par le Bureau du contrôleur général.

Pendant la phase d'examen, terminée en décembre 2019, l'équipe a eu recours à diverses techniques de vérification, dont les suivantes :

• l'examen des politiques, procédures et lignes directrices se rapportant aux prestations et aux frais de santé des membres réguliers;
• une revue générale des modalités relatives aux PSMR avec le centre de décision du PPSS, les BDSSST, PSMDI de la PF et le tiers administrateur;
• des visites auprès de certains BDSSST (Divisions E/M, Divisions K/G, Direction générale [DG]/Divisions nationale/V, Divisions J/L), de PSMDI et du tiers administrateur;
• l'examen approfondi d'un échantillon de 232 dossiers des BDSSST visités, de PSMDI et du tiers administrateur, soit :
  • 51 demandes de prestations de SSC (dossiers du tiers administrateur);
  • 106 demandes de prestations de SST (dossiers des BDSSST visités, de PSMDI et du tiers administrateur);
  • 75 dépenses liées à la santé des membres réguliers saisies dans TEAM sous les codes de grand livre (GL) 430 et 432-435 (dossiers des BDSSST visités et de PSMDI);
• l'examen de 10 factures du SFTDSS traitées dans TEAM par le PPSS;
• l'analyse de données ciblées sur les demandes de prestations de SSC et de SST traitées par le tiers administrateur et les dépenses saisies dans TEAM en 2016-2017 et 2017-2018 afin de dégager les tendances et d'extraire des données sur le rendement en ce qui touche les coûts de santé des membres réguliers.

À la fin de chaque visite, l'équipe de vérification a tenu une réunion de clôture pour exposer ses constatations à la direction.

2.4 Énoncé de conformité

La mission de vérification est conforme au Cadre international de référence des pratiques professionnelles de l'Institut des auditeurs internes et à la Directive sur la vérification interne du Conseil du Trésor, comme en font foi les résultats du programme d'assurance et d'amélioration de la qualité.

3.0 Constatations

La gestion des PSMR est une activité complexe qui concerne plusieurs intervenants de la GRC, les membres réguliers eux-mêmes, le tiers administrateur et les fournisseurs de services. La gestion des prestations de SST versées aux membres réguliers relève de Santé et Sécurité au travail et des BDSSST de la GRC, tandis que le traitement des demandes de prestations de SST et de SSC est effectué par le tiers administrateur dans le SFTDSS. Les paragraphes suivants résument les constatations générales ressorties de la vérification selon le secteur d'activité. Ces constatations sont présentées plus en détail sous les rubriques 3.1 et 3.2 du présent rapport.

Activités du tiers administrateur (SFTDSS)

L'équipe de vérification a constaté que le tiers administrateur avait traité les demandes de PSMR échantillonnées conformément aux exigences du marché visant le SFTDSS et au tableau des avantages, en fonction des informations saisies dans les autorisations préalables créées par les divisions. De plus, le tiers administrateur a respecté les exigences en matière de rapports sur le rendement prévues dans le marché visant le SFTDSS et a mis ces rapports à la disposition de la GRC dans son portail du SFTDSS. La vérification a révélé que 98 % des demandes de prestations de SSC traitées par le tiers administrateur étaient conformes aux exigences.

Activités de la GRC (régime de SST et système TEAM)

L'équipe de vérification a relevé des faiblesses dans les mesures de contrôle entourant le traitement des PSMR et des dépenses en matière de santé par la GRC. Plus précisément, les intervenants qui jouent un rôle crucial dans le traitement des PSMR et des dépenses en matière de santé, notamment les coordonnateurs des prestations, les médecins-chefs et d'autres employés des Services de santé, ont besoin de consignes et de critères supplémentaires pour assurer la normalisation des pratiques, le contrôle des coûts ainsi que le caractère adéquat des opérations de traitement effectuées dans le SFTDSS et dans TEAM.

Les officiers responsables ou les gestionnaires des BDSSST n'ayant pas accès aux mêmes renseignements que le personnel relevant de leur responsabilité, ils ne sont pas en mesure d'exercer adéquatement leurs pouvoirs au titre des articles 32 et 34 de la LGFP, ne disposent pas de toute l'information nécessaire pour prendre des décisions et ne peuvent pas surveiller ou superviser le travail du personnel des Services de santé. *** ne sont pas soumises à l'examen ou à l'approbation du superviseur et ne font l'objet d'aucune surveillance subséquente par la direction.

La vérification a révélé que certaines mesures de contrôle de la GRC présentaient des lacunes et que d'autres ne fonctionnaient pas comme prévu. De plus, la GRC n'a établi aucune procédure officielle pour ***.

L'équipe de vérification a noté une forte utilisation de dossiers papier, ce qui a causé plusieurs problèmes de gestion de l'information : documents mal classés ou manquants, conservation des dossiers médicaux des membres réguliers *** pendant une longue période de temps et incapacité des membres réguliers à soumettre des demandes au tiers administrateur par voie électronique. Ces problèmes nuisent à la capacité des BDSSST de prendre des décisions en temps opportun à partir de renseignements complets.

3.1 Gouvernance

Nous nous attendions à constater l'existence d'une structure de gouvernance à l'appui du processus applicable aux PSMR, notamment :

• l'établissement, l'attribution et la compréhension des pouvoirs, des obligations redditionnelles, des rôles et des responsabilités à l'égard des PSMR;
• la mise en place de mécanismes de surveillance et de supervision à l'appui du processus applicable aux PSMR;
• une procédure pour transmettre aux décideurs les données sur le rendement relatif aux PSMR;
• la détermination des principaux risques et possibilités liés aux PSMR en vue de la mise en œuvre d'une stratégie de gestion appropriée.

Pouvoirs, obligations redditionnelles, rôles et responsabilités

Le chapitre XIV.1. (Admissibilité aux soins de santé et programmes de prestations) du MA de la GRC énonce en termes généraux les obligations redditionnelles, les rôles et les responsabilités des divers intervenants qui participent à la gestion des PSMR.

La plupart des activités décisionnelles et administratives se rapportant aux PSMR se mènent dans les divisions, par l'intermédiaire des 10 BDSSST et de PSMDI de la PF. Sur le plan médical, les médecins-chefs au sein des divisions et de PSMDI ont le pouvoir d'autoriser au préalable certains SSC et de formuler des recommandations quant à l'admissibilité aux SST, tandis que sur le plan financier, les commandants divisionnaires ou leurs délégués (officiers responsables ou gestionnaires des BDSSST) détiennent le pouvoir d'autoriser des prestations de SST à l'égard de traitements et de services dont le coût est inférieur à 25 k$. Pendant la période visée par la vérification, les prestations de SST à l'égard de traitements et de services dont le coût dépassait 25 k$ devaient être autorisées par le directeur général des SNR. La création d'autorisations dans le portail du SFTDSS du tiers administrateur incombe aux coordonnateurs divisionnaires des prestations, et le traitement des dépenses en matière de santé dans TEAM relève du personnel administratif dans les divisions.

Le chap. XIV.1. du MA prévoit ce qui suit :,

...Si ACC n'a pas rendu de décision ou accordé de pension au membre admissible, il incombe au gestionnaire délégué des Ressources humaines (GDRH) de déterminer si l'état du membre est lié au travail ^{Note de fin de texte 9} .

Si le GDRH n'est pas en mesure de recommander l'admissibilité du membre à des prestations de SST, la décision ultime revient au directeur général de Santé et Sécurité au travail. Ce dernier est le seul qui peut rendre une décision d'inadmissibilité. La décision d'accorder des prestations de SST à un membre régulier pour un problème de santé qui n'est pas lié à ses fonctions afin de préserver son aptitude au travail se prend au cas par cas, à la discrétion du médecin-chef, sous réserve de l'autorisation financière du GDRH.

La GRC a l'autorisation d'engager des dépenses en ce qui touche le marché visant le SFTDSS et les demandes de prestations traitées en son nom par le tiers administrateur. Elle a la responsabilité de fournir les données organisationnelles nécessaires à la gestion du marché, d'assurer une surveillance et de participer aux réunions de gouvernance.

L'équipe de vérification a constaté que les rôles et les responsabilités des intervenants de la GRC à l'égard des PSMR étaient généralement clairs et bien divisés, mais a relevé les exceptions suivantes :

• ***. La situation a par la suite été corrigée par les Comptes créditeurs, mais les lacunes de ce genre dans la division des tâches peuvent mener à la facturation de dépenses inappropriées à la GRC.
• Malgré le fait que la politique exige l'étude des traitements médicaux au cas par cas dans le souci de maximiser l'employabilité et qu'elle confère ainsi aux médecins-chefs le pouvoir discrétionnaire de recommander l'approbation ou le refus de prestations de SST pour divers traitements médicaux fondés sur des résultats cliniques, les médecins-chefs ont dit à l'équipe de vérification qu'il était difficile de refuser un plan de traitement en raison de l'absence de critères pour les guider dans leurs décisions.
• Les coordonnateurs des prestations peuvent *** pour les PSMR.
• Les officiers responsables ou les gestionnaires des BDSSST sont trop limités dans leur accès à l'information pour être en mesure de surveiller le travail effectué par le personnel administratif et médical sous leur direction et d'exercer à fond leurs pouvoirs au titre des articles 32 et 34 de la LGFP. Ces intervenants ont le pouvoir de signer des documents financiers aux termes de l'article 32 de la LGFP pour engager les fonds nécessaires au paiement des dépenses en SST recommandées par les médecins-chefs, mais ils ne peuvent pas examiner tous les détails sur les situations à l'origine de ces dépenses afin de déterminer si celles-ci sont appropriées. Il a également été souligné que les officiers responsables ou les gestionnaires des BDSSST n'ont pas de budget pour les PSMR, les fonds destinés à cette fin étant conservés dans une réserve centrale, ce qui veut dire qu'ils n'exercent pas réellement leur pouvoir au titre de l'article 32 pour les demandes de PSMR traitées dans le système du tiers administrateur. Dans trois des quatre bureaux divisionnaires visités, le gestionnaire était appelé à approuver les formulaires 6039 (Santé au travail – Recommandation de traitement et approbation), mais on ne lui transmettait que des informations limitées afin de protéger la vie privée du membre régulier concerné (par exemple, il ne recevait aucun renseignement permettant d'identifier le membre ou portant sur les antécédents médicaux de ce dernier). Le chapitre XIV.1. du MA n'établit pourtant aucune restriction quant à l'information que l'officier responsable ou le gestionnaire d'un BDSSST peut consulter afin de rendre une décision sur l'admissibilité aux SST.
• Dans un des bureau divisionnaire, les demandes de SST et les demandes de SSC nécessitant une autorisation de la GRC étaient approuvées par le médecin-chef, mais n'étaient pas transmises au gestionnaire du BDSSST aux fins d'approbation au titre de l'article 32 de la LGFP conformément au chapitre XIV.1. du MA. Une fois les demandes approuvées par le médecin-chef, ***, contournant ainsi l'obligation de les faire autoriser au titre de l'article 32 et les soustrayant à toute autre forme de supervision.
• Les rôles et les responsabilités de PSMDI de la PF, du groupe de la Directive sur le service extérieur et des BDSSST manquent de clarté et doivent être mieux définis, car pendant la période visée par la vérification, des ressources affectées à l'Arrangement sur la police au Canada (APC) ont été utilisées pour traiter des demandes de prestations de santé non liées à une mission de paix.

Faute d'orientation de la part de Santé et Sécurité au travail et de paramètres bien définis quant à la procédure à suivre, il est difficile pour les médecins-chefs d'évaluer les demandes de SST et les demandes de SSC à l'étranger en fonction du plan de traitement proposé, puis de formuler une recommandation à leur égard, surtout dans les cas où le refus des prestations est envisagé. Il s'agit là d'une lacune qui peut limiter la capacité de la GRC à contenir les coûts du programme. De 2013-2014 à 2017-2018, les coûts liés aux SST ont presque doublé, passant de 9,9 M$ à 18,3 M$ (Annexe B).

Cette lacune augmente aussi le risque d'un manque d'uniformité dans les décisions qui se prennent à l'échelle de l'organisation concernant l'admissibilité aux prestations et l'approbation ou le refus des traitements. Finalement, vu l'information limitée à laquelle ils ont accès, les officiers responsables ou les gestionnaires des BDSSST ne sont pas en mesure d'évaluer le caractère approprié des dépenses qu'ils approuvent.

Surveillance et supervision

L'équipe de vérification a constaté qu'il n'y avait aucune attribution explicite de responsabilités de surveillance à l'égard des PSMR. Pour les prestations de SSC, les paramètres sont mieux définis, des limites de coûts étant fixées et le traitement se faisant de façon automatisée dans le système du tiers administrateur, mais la GRC n'assure qu'une surveillance limitée des opérations effectuées dans le SFTDSS.

Le processus d'approbation des prestations de SST est plus subjectif et fait intervenir le personnel administratif et médical des BDSSST. La pertinence d'accorder des prestations de SST est déterminée par les professionnels de la santé (médecins-chefs, psychologues, infirmiers en santé du travail et infirmiers praticiens), la création des autorisations dans le portail du SFTDSS relève des coordonnateurs des prestations, le traitement des dépenses dans TEAM est la responsabilité du personnel administratif, et les autorisations financières sont données par les officiers responsables ou les gestionnaires des BDSSST. Or, ces derniers n'ayant pas accès aux mêmes renseignements que leur personnel, ils ne disposent d'aucun mécanisme pour assurer la surveillance des PSMR, car ils ne peuvent pas consulter les informations concernant la santé des membres réguliers et ne peuvent pas surveiller le travail des médecins-chefs ou des autres employés du BDSSST, ce qui entraîne un manque de supervision. De plus, ***, ni assujetties à une surveillance subséquente par les BDSSST et la direction du PPSS.

Les divers processus des Services de santé qui déclenchent le recours aux prestations de SST n'étaient pas suffisamment intégrés. En conséquence, il est parfois arrivé que des prestations de SST soient accordées sans présentation de documents ou d'une justification à l'appui ou qu'elles soient saisies de façon générale dans la catégorie des dépenses visant à préserver l'aptitude au travail. Alors que le chapitre XIV.1. du MA précise que toutes les dépenses en matière de santé qui dépassent 25 k$ doivent être approuvées par le directeur général des SNR, l'équipe de vérification a constaté que les BDSSST et la direction du PPSS interprétaient cette consigne comme s'appliquant aux services individuels prévus dans le plan de traitement, et non au coût total de ce plan. Ainsi, de nombreux plans de traitement dont le coût global dépassait le plafond de 25 k$ n'ont pas été soumis à l'approbation du directeur général des SNR et n'ont donc pas fait l'objet de la surveillance voulue. L'examen de l'échantillon a permis de relever trois autres situations où ***.

La GRC ***. Ainsi, dans certains des dossiers échantillonnés, il y a eu saisie de dépenses sous les mauvais codes, versement de prestations auxquelles le membre n'était pas admissible, paiement de dépenses en double, contournement du processus établi pour le SFTDSS et imputation de frais de santé au budget de la division ou de l'APC plutôt qu'au budget centralisé pour les frais de santé des membres réguliers. Toutes ces erreurs étaient passées inaperçues jusqu'à la vérification et n'avaient pas été corrigées. En 2016-2017, les 1 944 inscriptions faites au système TEAM relativement à la santé des membres réguliers représentaient des frais de 4,6 M$, à l'exclusion des pièces de journal (PJ) et des règlements interministériels (RI); en 2017-2018, les 2 129 inscriptions de ce genre représentaient des frais de 4,3 M$. Ces chiffres comprennent 451 inscriptions faisant suite à des marchés conclus principalement avec des professionnels de la santé et représentant des frais d'environ 7,3 M$ pour les deux exercices.

Le PPSS assure dans une certaine mesure le suivi des coûts et l'analyse du recours aux prestations de santé, mais cela ne se fait pas dans les divisions. Bien que les activités de ce genre puissent aider à cerner les tendances qui se dégagent des dépenses liées aux PSMR, elles ne sauraient servir de mécanismes de surveillance pour en vérifier le caractère approprié ou l'exactitude. En outre, les BDSSST visités dans le cadre de la vérification ont fait savoir qu'ils ne menaient aucune activité d'assurance de la qualité au sein d'un service (AQSS) ni aucun examen portant sur les frais de santé ou les demandes traitées dans le SFTDSS. Le PPSS n'a pas, lui non plus, établi de mécanisme d'AQSS ou d'examen pour les procédures suivies dans les BDSSST.

Le directeur général des SNR avait le pouvoir de signature au titre de l'article 34 pour approuver le paiement des factures reçues du tiers administrateur deux fois par mois. Il n'était toutefois pas en mesure de vérifier le caractère approprié des frais dont il approuvait le paiement. Les factures englobent un grand nombre de frais. Comme les SNR ne participaient pas au processus d'approbation des dépenses médicales par les divisions, ils n'avaient pas accès aux informations qui leur auraient permis de vérifier le caractère approprié des frais. GGC compte sur le fondé de pouvoir aux termes de l'article 34 pour confirmer l'exactitude des factures, mais ce dernier peut difficilement faire les vérifications nécessaires à cette fin, car il n'a pas accès au portail du SFTDSS du tiers administrateur.

La GRC se fie à l'intégrité des processus divisionnaires et aux mécanismes de surveillance connexes, ainsi qu'à l'efficacité des mesures de contrôle du tiers administrateur en ce qui touche la détermination de l'admissibilité et le traitement des demandes. Cela soulève des préoccupations puisque les processus divisionnaires présentent des lacunes. Il y a également un risque inhérent à compter sur un fournisseur tiers pour assurer le caractère approprié et l'exactitude de ses propres factures.

Le manque de surveillance et de supervision augmente le risque que la politique soit contournée, que des prestations soient approuvées et versées à tort et que les PSMR coûtent plus cher que nécessaire à la GRC. Faute de surveillance adéquate à l'échelle nationale et dans les divisions, la direction ne dispose pas de l'information nécessaire pour exercer une supervision lui permettant de déterminer si les PSMR sont gérées efficacement et de s'assurer que les dépenses approuvées relativement aux soins de santé sont appropriées et exactes. La GRC rate aussi une occasion en négligeant d'utiliser les informations recueillies aux fins d'analyse des tendances pour se pencher de façon proactive sur les sources de préoccupation telles que la hausse des coûts.

Données sur le rendement

L'équipe de vérification a constaté que le tiers administrateur satisfait aux exigences du marché visant le SFTDSS quant à la production de rapports sur le rendement et qu'il met les rapports requis à la disposition de la GRC dans le portail du SFTDSS. Les BDSSST et le PPSS ne sont pas uniformes dans la suite qu'ils donnent à ces rapports; certains ne sont pas examinés du tout et ne donnent lieu à aucune mesure de suivi. Voici quelques exemples de rapports produits par le tiers administrateur :

• le rapport quotidien sur les médicaments, qui fournit aux divisions la liste des membres réguliers auxquels ont été prescrits certains types de médicaments jugés susceptibles d'avoir une incidence sur leur profil médical et sur leur aptitude à exercer des fonctions opérationnelles;
• les rapports PVAC, qui indiquent les demandes de prestations en attente d'autorisation par les BDSSST pour que le tiers administrateur puisse procéder à leur règlement;
• les rapports hebdomadaires de données sur les employés de la GRC (éléments erronés ou manquants et cas d'incapacité), qui confirment l'admissibilité des membres réguliers à des prestations de santé;
• le rapport mensuel sur les suppressions, qui indique les autorisations créées par les BDSSST où certaines exigences d'admissibilité aux prestations ont été supprimées, notamment en ce qui touche la fréquence des services, le montant maximal autorisé et la présentation d'une ordonnance.

Le tiers administrateur fournit également ***, et ces données font régulièrement l'objet de discussions entre les partenaires du SFTDSS dans le cadre de réunions semi-mensuelles, mensuelles et trimestrielles.

Les BDSSST visités lors de la vérification ont fait savoir qu'ils ne produisaient pas de rapports divisionnaires sur les frais de santé ou les prestations connexes des membres réguliers et que les cadres supérieurs de leur division n'en demandaient pas. Ils ont aussi confirmé que les questions relatives aux PSMR n'étaient pas présentées aux comités supérieurs de leur division. Les questions de ce genre, concernant par exemple l'approbation de médicaments et les cas particuliers, sont plutôt présentées à des comités nationaux, dont le Comité de gestion du Formulaire des médicaments (CGFM) et le Comité consultatif sur les soins de santé (CCSS). Au cours de la période visée par la vérification, une seule demande a été présentée à l'État-major supérieur de la GRC afin d'apporter des modifications aux PSMR.

La vérification a révélé que le PPSS et les Finances de GGC produisaient des rapports et effectuaient des analyses concernant les coûts liés aux PSMR et le recours aux PSMR selon le programme de choix et le type de prestations (SST ou SSC), mais que ces rapports et analyses se limitaient à l'examen des tendances générales. Puisque les codes de prestations utilisés dans le portail du SFTDSS et les codes de GL utilisés dans TEAM n'indiquent pas explicitement si la demande visée concerne des SSC ou des SST (ni, dans le cas de SST, s'il s'agit d'une évaluation périodique de santé [EPS], d'une BMLT ou de soins visant à préserver l'aptitude au travail), les sommes déclarées par le tiers administrateur et par la GRC pour chaque type de prestations sont probablement inexactes.

Techniques de vérification assistée par ordinateur

Devant l'impossibilité d'obtenir des analyses détaillées du rendement auprès du PPSS et de GGC, la section de l'analyse de données de Vérification interne, Évaluation et Examen a réalisé des analyses de données ciblées pour l'ensemble des demandes de prestations de SSC et de SST traitées par le tiers administrateur et des frais de santé saisis dans TEAM au cours de la période visée par la vérification afin de relever les anomalies, les tendances et les données sur le rendement concernant les coûts de santé des membres réguliers. L'analyse présentée ci-dessous fait état de tendances dont il pourrait être utile de tenir compte dans la prise de décisions ^{Note de fin de texte 10} .

• Environ 82 % des coûts de santé remboursés par le tiers administrateur sont liés à des SSC, et environ 18 %, à des SST, y compris pour des EPS.
• Presque tous les membres réguliers ont demandé des prestations de SSC (soit 99,5 % en 2016-2017 et 100 % en 2018).
• La prestation moyenne demandée par membre régulier au titre des SSC est passée de 2,5 k$ en 2016-2017 à 2,7 k$ en 2017-2018, ce qui est bien en deçà des indemnités combinées maximales prévues pour les soins dentaires ***, les soins de la vue *** et les services d'acupuncture, de chiropraxie, de massothérapie et de physiothérapie ***. Cela démontre que la plupart des membres réguliers ne demandent pas chaque année la totalité des prestations de SSC qui leur sont offertes.
• Moins de la moitié des membres réguliers ont demandé des prestations de SST (soit 36,9 % en 2016-2017 et 38,6 % en 2017-2018). Le montant moyen des prestations demandées au titre des SST était de 568 $ en 2016-2017 et de 557 $ en 2017-2018 pour l'ensemble des membres réguliers. Lorsque le calcul a été effectué en tenant compte seulement des membres réguliers qui avaient demandé des prestations de SST, le montant moyen de ces prestations était de 1,5 k$ en 2016-2017 et de 1,4 k$ en 2017-2018.
• Près de 20 % des dépenses en SSC et en SST étaient liées à des médicaments. Les autres catégories de soins qui affichent les dépenses les plus élevées pour les deux exercices examinés relèvent toutes des SSC; il s'agit de la massothérapie (12-13 %), de la psychothérapie (6 %) et de la physiothérapie (5 %).

L'analyse ciblée de données sur la situation professionnelle des employés ayant reçu des prestations et sur les paiements en double a permis de relever les irrégularités suivantes :

• Un travailleur occasionnel s'est fait rembourser une dépense par l'intermédiaire du SFTDSS. Il avait été membre régulier jusqu'en 2006, mais les services visés par la demande de prestations ont été fournis en 2016.
• Un membre régulier semble avoir été remboursé deux fois pour la même dépense, celle-ci ayant été traitée et dans TEAM et dans le SFTDSS. De plus, le remboursement effectué au moyen du système TEAM a été saisi incorrectement sous le code utilisé pour les dépenses en matière de santé des membres civils.
• Dans quatre cas, des demandes de prestations traitées dans le SFTDSS indiquaient une date de service postérieure à la date du décès du membre régulier concerné. Ces demandes visaient le remboursement de dépenses liées notamment à l'achat de lunettes, à des soins ambulatoires, à l'achat d'une attelle de genou et à des services de consultation familiale.

Il serait possible de mieux exploiter les données sur le rendement dans une optique de surveillance des PSMR. À l'exception des rapports exigés aux termes du marché visant le SFTDSS, les données sur le rendement ne sont pas suffisamment utilisées pour faciliter la surveillance, la prise de décisions de gestion et la répartition des ressources. Il s'agit là d'une lacune attribuable à l'absence de régime de surveillance bien défini. Les cadres supérieurs des RH devraient déterminer quelles données sur le rendement leur manquent actuellement pour pouvoir assurer une surveillance et comment ils peuvent les recueillir périodiquement et les utiliser.

Détermination et gestion des risques

L'équipe de vérification a constaté que la GRC n'effectue pas la saisie de données sur les prestations et les coûts de santé des membres réguliers, les BMLT et les décisions en matière d'admissibilité selon une démarche systématique propre à faciliter la détermination des risques ou des possibilités. Les questions relatives aux PSMR sont plutôt examinées individuellement au fur et à mesure qu'elles sont présentées, et ne sont pas nécessairement analysées dans une perspective de mieux-être ou de prévention des blessures et des maladies en milieu de travail.

La vérification a par ailleurs révélé que la GRC reçoit des informations limitées sur ***, alors que ces informations lui seraient utiles dans ses efforts pour prévenir les BMLT.

L'équipe a constaté que les rapports sur les médicaments produits par le tiers administrateur dans le cadre du marché visant le SFTDSS n'étaient pas examinés quotidiennement par les BDSSST visités lors de la vérification. Dans l'un de ces BDSSST, ils n'étaient pas examinés du tout. Ces rapports constituent pourtant un outil intéressant pour recenser les membres réguliers qui, la veille, se sont fait prescrire certains types de médicaments jugés préoccupants par les Services de santé de la GRC. Ils avertissent le médecin-chef de la division que l'aptitude au travail du membre régulier en question peut être compromise, ***. Le médecin-chef peut alors devoir intervenir en temps réel pour modifier le profil médical du membre et formuler des recommandations quant à son aptitude à exercer des fonctions policières opérationnelles. Le fait que les rapports sur les médicaments ne soient pas examinés rapidement (ou ne soient pas examinés du tout) expose la GRC à des risques et à des responsabilités indus si aucune suite n'est donnée aux alertes émises.

Il existe un processus pour examiner les nouveaux traitements et médicaments aux fins d'approbation et d'intégration au tableau des avantages; ce travail est effectué par des comités de gouvernance tels que le CGFM et le CCSS. Par contre, ces comités se réunissent de façon peu fréquente, et au cours de la période visée par la vérification, la GRC était sous le coup d'un gel des conditions d'emploi des membres réguliers, ce qui limitait beaucoup sa capacité d'apporter des modifications aux soins de santé et aux soins dentaires offerts à ces membres.

Le PPSS a intégré l'analyse comparative entre les sexes plus (ACS+) à ses consultations sur les politiques et ***.

Des ressources qui pourraient s'avérer fort utiles pour la détermination des risques et des possibilités entourant les PSMR ne sont pas suffisamment utilisées; par exemple, il y aurait lieu de faire une analyse systématique des BMLT et de mieux tirer profit des décisions rendues au terme du processus de détermination de l'admissibilité, des rapports sur les médicaments ainsi que des rapports PVAC. La non-exploitation de ces ressources empêche la GRC de pallier les nouveaux risques et complique ses efforts de prévention des BMLT. Le fait de miser davantage sur la détermination et la gestion des risques pourrait aussi contribuer à réduire le coût global des PSMR.

3.2 Conformité des dépenses

Nous nous attendions à faire les constatations suivantes :

• Les politiques et les procédures visant l'administration des PSMR et le recours à celles-ci sont bien établies, normalisées et communiquées.
• Les PSMR sont conformes aux politiques, procédures et pouvoirs financiers délégués de la GRC.
• Des mesures de contrôle sont en place pour assurer la saisie adéquate des dépenses liées aux PSMR dans TEAM.
• Les factures relatives aux PSMR sont examinées et approuvées conformément aux politiques et aux pouvoirs financiers délégués.
• Des mesures de contrôle sont en place pour prévenir, détecter et contrer les erreurs et les fraudes à l'interne et à l'externe.
• Un processus normalisé est en place pour faire en sorte que toute irrégularité dans le recours aux PSMR soit adéquatement gérée, signalée et rectifiée.

Politiques et procédures visant les PSMR

Le chapitre XIV.1. du MA de la GRC décrit les critères d'admissibilité aux PSMR et peut être consulté dans Infoweb à l'échelle de la Gendarmerie. Le tableau détaillé des prestations offertes en matière de soins de santé et de soins dentaires est accessible dans le portail du SFTDSS. Bien que le chapitre XIV.1. du MA énonce les critères d'admissibilité aux prestations de soins de santé et de soins dentaires et qu'il établisse des directives à l'intention des membres réguliers et du personnel des BDSSST sur la façon d'accéder à ces prestations, l'équipe de vérification a constaté qu'il n'existait ni un manuel ni des MFN d'application nationale expliquant le rôle du coordonnateur des prestations ou le processus de traitement des demandes de prestations de santé. Cela pose un risque pour deux raisons : premièrement, parce que les coordonnateurs des prestations sont chargés de traiter, pour les membres réguliers, toutes les demandes de prestations de SST et certaines demandes de prestations de SSC relatives à des soins de santé ou à des soins dentaires exigeant une autorisation de la GRC, y compris de créer des autorisations dans le portail du SFTDSS; deuxièmement, parce que dans certains cas, le personnel des BDSSST doit traiter des frais de santé dans TEAM. Il serait utile d'établir des directives officielles afin d'énoncer les exigences à respecter et d'assurer la normalisation des procédures suivies pour accorder des prestations de SST aux membres réguliers par l'intermédiaire du portail du SFTDSS ou pour traiter des factures visant des frais de santé dans TEAM.

L'équipe de vérification a relevé d'autres faiblesses à l'égard du chapitre XIV.1. du MA. Certaines parties du chapitre ne reflètent pas les pratiques en vigueur, les dispositions ne concordent pas avec les structures hiérarchiques actuelles, les pouvoirs n'ont pas été réattribués en fonction des changements de structure, et aucune mise à jour n'a été effectuée depuis juillet 2015, exception faite de l'annexe XIV-1-3 (Soins de santé au travail), révisée en août 2019.

Il n'existait aucune politique divisionnaire officielle sur les PSMR, mais dans une division, à cause de certaines modalités établies par mesure d'économie (à savoir le renouvellement automatique des séances de psychothérapie et le paiement automatique des factures datant de plus de 90 jours), la GRC a payé des frais de santé inappropriés (pour des SSB et des problèmes de santé non liés au travail), et des prestations ont été renouvelées sans évaluation des progrès du membre régulier concerné ou des risques qui pouvaient se poser pour lui.

Les lacunes dans les politiques et l'absence de MFN à l'intention des coordonnateurs des prestations et du personnel des BDSSST ont entraîné les problèmes suivants, relevés lors de l'examen des dossiers échantillonnés :

• Contournement du SFTDSS afin de rembourser des frais de soins de santé et de soins dentaires qui, dans certains cas, n'étaient pas des dépenses admissibles.
• Paiement en double d'une demande de prestations de 32 k$ (traitée ***).
• Gonflement des coûts de santé des membres réguliers et sous-déclaration des coûts de santé liés aux autres catégories d'employés (en particulier celle des membres civils) à cause de l'utilisation du mauvais code de GL pour 42 dépenses totalisant 17,4 k$.
• Utilisation de fonds affectés à l'APC afin de payer des frais de santé et des frais dentaires non liés à une mission, dans le cas de quatre demandes pour des membres réguliers totalisant 29,4 k$.

Le chapitre XIV.1. du MA étant la principale politique visant les PSMR, il doit être tenu à jour pour assurer l'application uniforme des exigences qui y sont prévues. Il y a également lieu de fournir des consignes détaillées ou des MFN à l'intention des personnes qui jouent un rôle crucial dans le processus relatif aux PSMR, dont les coordonnateurs des prestations, afin d'assurer la normalisation des pratiques, le traitement adéquat des demandes et le contrôle des coûts. Des consignes sont également requises afin d'assurer la saisie adéquate des dépenses en matière de santé dans TEAM.

Conformité des PSMR

L'équipe de vérification a examiné un échantillon de 232 dossiers comprenant des demandes de prestations de SSC et de SST réglées par le tiers administrateur et des dépenses saisies dans TEAM sous les codes de GL utilisés pour les frais de santé des membres réguliers.

Dépenses en santé de membres réguliers saisies dans TEAM

L'équipe a examiné un échantillon de dépenses en soins de santé pour des membres réguliers traitées lors des exercices 2016-2017 et 2017-2018, soit 50 dépenses sélectionnées au hasard et 25 dépenses choisies de façon discrétionnaire. Le tableau 1 résume les taux de conformité de ces dépenses selon la division. (Remarque : La Division J n'avait saisi aucune dépense dans TEAM sous les codes de GL utilisés pour les dépenses en santé de membres réguliers).

La vérification a révélé que 87 % des dépenses échantillonnées (soit 65 sur 75), qui représentaient des frais de 60,8 k$, n'étaient pas conformes aux exigences pour les raisons suivantes : documents manquants, emploi du mauvais code, non-utilisation du portail du SFTDSS, autorisation manquante ou invalide au titre de l'article 32 ou 34. L'équipe de vérification n'a pas pu évaluer 10 des 75 dépenses échantillonnées (qui représentaient 2,8 k$) parce que les BDSSST concernés ne pouvaient pas trouver les huit documents s'y rapportant. Par conséquent, seulement 65 des 75 dépenses sélectionnées (soit 87 %) ont pu être examinées à fond.

La vérification a révélé que pour 65 % des dépenses échantillonnées (soit 42 sur 65), qui représentaient des frais de 17,4 k$, le mauvais code financier avait été utilisé; ces dépenses n'auraient pas dû être saisies sous les codes de GL réservés aux dépenses en santé de membres réguliers, car elles concernaient par exemple des membres civils, des personnes à charge de membres réguliers et des policiers d'autres organismes. Une autre des dépenses en question concernait un membre régulier mais avait été saisie sous le mauvais code de GL pour les dépenses en santé de membres réguliers. Il y avait aussi quatre dépenses totalisant 29,4 k$ qui avaient été payées pour des membres réguliers au moyen de fonds affectés à l'APC alors qu'elles se rapportaient à des soins de santé ou à des soins dentaires non liés à une mission.

D'autre part, 41 % des dépenses saisies sous le bon code (soit 9 sur 22) concernaient des frais de santé de membres réguliers qui auraient dû être traités et remboursés par le tiers administrateur et non au moyen du système TEAM; ces dépenses représentaient des frais de 38,8 k$. Dans trois de ces cas, les frais ont été remboursés au moyen de TEAM parce que le tiers administrateur avait refusé la demande en premier lieu. Dans un autre cas, des frais de 32 k$ ont été payés en double, ***. Ni l'un ni l'autre de ces deux paiements n'a été recouvré officiellement auprès du membre régulier concerné. Les cinq autres dépenses auraient été remboursées par le tiers administrateur si elles lui avaient été soumises. ***.

Les vérificateurs ont par ailleurs constaté un important manque de conformité aux dispositions de la LGFP quant aux pouvoirs d'autorisation. Pour 26 % des dépenses (soit 17 sur 65), il manquait l'autorisation requise en vertu de l'article 34, et pour 11 % (soit 7 sur 65), le paiement avait été approuvé au titre de l'article 34 par une personne à laquelle ce pouvoir n'était pas délégué. Dans une division, il manquait l'autorisation requise en vertu de l'article 34 dans 63 % des dossiers examinés (soit 12 sur 19), qui visaient des dépenses totalisant 2,2 k$. Six autres dossiers ne contenaient aucune trace de l'autorisation requise aux termes de l'article 32.

Dossiers traités dans le SFTDSS par le tiers administrateur

L'équipe de vérification a examiné un échantillon de 157 dossiers : 51 dossiers de SSC, 101 dossiers de SST choisis au hasard (dont 33 dossiers concernant une EPS) et cinq dossiers de SST choisis de façon discrétionnaire. Un seul des 157 dossiers présentait un problème de traitement du côté du tiers administrateur. Par contre, 74 % des dossiers de SST (soit 78 sur 106) présentaient des problèmes de conformité attribuables aux procédures de la GRC : absence d'autorisations préalables, absence de documents justificatifs et demandes de prestations dépassant les montants approuvés. Le tableau 2 présente les constatations à l'égard des dossiers échantillonnés.

Dossiers de SSC

Les dossiers de SSC présentaient un taux de conformité de 98 %. Ces dossiers sont traités presque exclusivement par le tiers administrateur, et des limites sont fixées pour les codes de prestations pertinents. Dans tous les dossiers échantillonnés, les demandeurs de prestations étaient des membres réguliers lorsque le service a été fourni ou la prestation versée. Toutes les demandes examinées avaient été présentées dans les 18 mois suivant la date du service, et les reçus liés au service étaient versés au dossier.

Un dossier ne contenait pas une copie de l'ordonnance du membre régulier, qui aurait dû y être versée selon la politique de la GRC. Un autre dossier était conforme à la politique sur les prestations de SSC, mais peut-être pas à la disposition visant l'autorisation des voyages personnels à l'extérieur du secteur d'affectation pendant les congés de maladie. Dans ce cas particulier, aucun document au dossier n'indiquait que le chef de service du membre régulier avait approuvé son voyage avant qu'il quitte le pays.

Ensemble des dossiers de SST

***, les demandes de prestations de SST doivent être autorisées par la GRC avant d'être traitées par le tiers administrateur. Celui-ci traite les demandes en fonction de l'information saisie dans le portail du SFTDSS par la division qui a donné l'autorisation préalable. ***, bien qu'il soit possible de le faire. ***.

Dans tous les dossiers de SST, les demandeurs de prestations étaient des membres réguliers lorsque le service a été fourni ou la prestation accordée. Toutes les demandes examinées avaient été présentées dans les 18 mois suivant la date du service, et les reçus liés au service étaient versés au dossier. Le tableau 3 résume les constatations par division pour les 73 dossiers de SST échantillonnés (dont 68 choisis au hasard et 5 de façon discrétionnaire), à l'exclusion des 33 dossiers de SST liés à une EPS.

Dossiers de SST choisis au hasard

Les dossiers choisis au hasard étaient conformes aux exigences des politiques applicables dans 41 % des cas (soit 28 sur 68). Dans tous ces dossiers, comme dans ceux qui ont été choisis de façon discrétionnaire, les dépenses avaient été remboursées dans le respect des limites établies dans le tableau des avantages, et les services avaient été obtenus auprès d'un fournisseur autorisé. Les problèmes relevés étaient attribuables aux lacunes dans les mesures de contrôle de la GRC et concernaient principalement l'absence d'autorisations préalables, l'absence de documents justificatifs et la non-conformité aux exigences établies pour les demandes de prestations. Le tiers administrateur a traité les dossiers échantillonnés conformément aux dispositions du marché visant le SFTDSS et en fonction de l'information saisie dans les autorisations préalables créées par les divisions.

Dans 52 % des dossiers (soit 34 sur 66), les autorisations financières et médicales préalables étaient adéquates et avaient été versées au dossier. Parmi les 32 dossiers qui ne faisaient pas état d'une autorisation préalable adéquate :

• 22 ne contenaient aucune autorisation financière préalable (formulaire 6039);
• 7 contenaient une autorisation au titre de l'article 32, mais celle-ci avait été donnée par une personne qui ne détenait pas à ce moment-là le pouvoir de signer des documents financiers;
• 1 concernait une évaluation prescrite par l'employeur pour laquelle il n'y avait aucune autorisation financière préalable;
• 2 concernaient des frais de SSB ou des frais non liés à une EPS qui avaient été facturés directement à la GRC et que la division avait choisi de rembourser par l'intermédiaire du tiers administrateur sans noter d'explication ni verser d'autorisation au dossier.

Lorsque les dossiers de SST ne contiennent aucune autorisation financière préalable à l'égard des frais engagés, il est difficile d'assurer le caractère approprié des prestations et de contrôler les coûts qui y sont associés.

La plupart des demandes de prestations respectaient les montants approuvés au moyen du formulaire 6039, mais ***.

Dossiers de SST choisis de façon discrétionnaire

Chacun des cinq dossiers choisis de façon discrétionnaire présentait des problèmes de conformité. Deux d'entre eux visaient des dépenses qui totalisaient plus de 25 k$ ***. Dans un troisième dossier, il manquait la documentation nécessaire pour justifier le paiement des frais liés à une imagerie par résonnance magnétique, y compris le formulaire 6039 approuvé. Les deux derniers dossiers visaient des prestations de SST pour des traitements subis tout au long de la période visée par la vérification. L'équipe a examiné 28 autorisations préalables accordées à l'égard de divers services. Elle a constaté que, dans un cas, l'autorisation financière au titre de l'article 32 n'était pas adéquate, puisque le signataire n'était pas investi du pouvoir de signer des documents financiers à l'époque. Qui plus est, ***.

Dossiers de SST relatifs à une EPS

Les codes de SST relatifs à une EPS sont utilisés par les fournisseurs de services qui effectuent des examens médicaux et des tests dans le cadre de l'EPS d'un membre régulier. Les dépenses relatives aux EPS ont atteint environ 1,7 M$ en 2016-2017 et en 2017-2018, donnant lieu à 13 623 demandes de règlement au cours du premier de ces exercices et à 14 162 au cours du deuxième.

L'équipe de vérification a constaté que les demandes de règlement relatives aux EPS présentent des risques pour les raisons suivantes :

• ***
• ***
• ***
• ***
• ***

Outre les problèmes entourant les autorisations financières, 12 % des dossiers échantillonnés concernant une EPS (soit 4 sur 33) présentaient d'autres irrégularités :

• Dans deux dossiers, certains services ont été incorrectement comptabilisés parce que les mauvais codes de facturation avaient été utilisés. Dans l'un de ces dossiers, une dépense relative à une EPS a été partiellement payée au moyen des prestations de SSC du membre régulier, et l'erreur n'a pas été corrigée. Dans l'autre, les dépenses relatives à divers tests n'ont pas été facturées séparément sous les codes appropriés.
• Dans les deux autres dossiers, il semble y avoir eu double facturation d'un service. Dans le premier cas, ***. Dans l'autre cas, le dossier faisait état de deux tests de laboratoire relatifs à une EPS effectués à cinq jours d'intervalle, au même coût, par le même fournisseur, sous le même code de facturation. L'équipe de vérification a signalé ces constatations aux gestionnaires des BDSSST concernés, qui se sont engagés à faire un examen plus approfondi des risques afin d'apporter les correctifs nécessaires.

Il ressort de la vérification que, dans bien des cas, les dépenses traitées dans TEAM et saisies sous les codes de GL utilisés pour les services de santé fournis à des membres réguliers n'étaient pas des dépenses valides de ce type, mais correspondaient en fait à un code de GL différent ou auraient dû être traitées par le tiers administrateur. Seulement 13 % des dossiers échantillonnés traités dans TEAM (soit 10 sur 75) étaient conformes à toutes les politiques et procédures applicables. En particulier, l'attribution de codes erronés aux frais de santé de membres civils fausse les données sur les dépenses en santé engagées par ces membres, ce qui pourrait poser problème au moment de la conversion qui les fera passer à la catégorie des employés de la fonction publique. L'équipe de vérification a constaté par ailleurs que des frais de santé et des frais dentaires engagés pour des membres réguliers avaient été payés avec des fonds affectés à l'APC alors qu'ils n'étaient pas liés à une mission.

Le tiers administrateur a traité les demandes de PSMR échantillonnées conformément aux exigences du marché visant le SFTDSS et en fonction de l'information saisie dans les autorisations préalables créées par les divisions. Les problèmes de conformité observés sont attribuables aux lacunes dans les mesures de contrôle de la GRC et concernent principalement l'absence d'autorisations préalables, l'absence de documents justificatifs et ***.

Deux des demandes échantillonnées ont été traitées en double, ***. Ces erreurs ont seulement été relevées grâce au travail de l'équipe de vérification. Celle-ci a fait part de ses constatations aux directeurs généraux responsables des services concernés, qui se sont engagés à examiner les risques de plus près afin d'apporter les correctifs nécessaires.

Dépenses en santé de membres réguliers correctement saisies dans TEAM

Bien que la GRC ait mis en place des mesures de contrôle pour assurer la saisie correcte des dépenses dans TEAM, aucune de ces mesures ne vise spécifiquement les dépenses en santé de membres réguliers. Les factures liées à ces dépenses sont traitées de la même façon que les autres; la plupart sont entrées dans TEAM par un intervenant aux Comptes créditeurs, ce qui signifie que la saisie de la facture et son paiement subséquent sont effectués par un groupe autre que celui qui a autorisé le paiement. Pendant la période visée par la vérification, seulement quelques intervenants à l'extérieur des Comptes créditeurs avaient les droits d'accès nécessaires pour saisir des factures directement dans TEAM. C'était notamment le cas de l'unique BDSSST où les droits d'accès du commis des Services de santé n'ont pas été renouvelés lorsque le titulaire du poste a quitté ses fonctions.

Il faut suivre la procédure énoncée ci-dessous pour toutes les factures saisies dans TEAM par les Comptes créditeurs :

• L'autorisation au titre de l'article 34 est vérifiée pour une facture sur 10.
• Les factures pour des dépenses supérieures à 10 k$ exigent un bon de commande ou un engagement de fonds.
• Une fonction de contrôle dans TEAM relève les dépenses qui doivent être examinées de plus près par les Comptes créditeurs. Le recensement de ces dépenses se fait selon des critères établis par l'équipe du Contrôle interne.
• L'équipe du Contrôle interne fait un échantillonnage au hasard des dépenses traitées dans TEAM.

Les Comptes créditeurs ne sont pas chargés de surveiller le caractère approprié des demandes de prestations de santé. La responsabilité d'assurer la validité des dépenses saisies dans TEAM, y compris l'exactitude des codes financiers, incombe aux BDSSST et aux intervenants qui autorisent les dépenses au titre de l'article 34 de la LGFP.

La vérification a révélé que les employés des BDSSST ne savaient pas toujours quel code financier il fallait utiliser dans une situation donnée. Même si les descriptions des codes de GL peuvent être consultées dans Infoweb, certains employés des BDSSST se fiaient à des listes de codes financiers qui n'étaient plus à jour. De plus, les descriptions des codes de GL que la GRC utilise pour les frais de santé ne précisent pas explicitement que certains comptes de GL s'appliquent seulement aux membres réguliers, et plusieurs des définitions présentent des incohérences entre leurs versions anglaise et française. Le fait que la responsabilité à l'égard des codes de GL ne soit attribuée à personne et que ces codes ne soient pas surveillés augmente le risque que les dépenses en santé soient mal comptabilisées. Cette situation a contribué au nombre important d'erreurs dans les codes de GL du système TEAM qui ont été relevées lors de l'examen des dossiers.

Le chapitre XIV.1. du MA précise que la plupart des demandes de PSMR doivent être traitées par le tiers administrateur et que seules quelques exceptions mineures nécessitent plutôt leur traitement dans TEAM. Or, les codes de GL utilisés dans TEAM pour les frais de santé de membres réguliers ne sont pas surveillés afin de relever les demandes de PSMR qui auraient dû être traitées par le tiers administrateur. À cause de ce manque de surveillance, des services de santé et des services dentaires non admissibles ont été remboursés par l'intermédiaire du système TEAM.

Puisque les frais de santé de membres réguliers traités dans TEAM ne font l'objet d'aucune surveillance, ***. Cette faille dans les mesures de contrôle augmente le risque de paiement en double, ***.

L'absence de mesures de contrôle visant spécifiquement les dépenses liées aux PSMR qui sont traitées dans TEAM constitue un risque pour la GRC. La vérification a permis de relever des PSMR payées en double et des erreurs dans la comptabilisation des frais de santé payés par la GRC pour différentes catégories d'employés. L'utilisation des mauvais codes pour comptabiliser les dépenses en santé limite notamment la capacité de la GRC à faire rapport des coûts de santé réels associés à chaque catégorie d'employés, car elle entraîne le gonflement des coûts de santé des membres réguliers et la sous-estimation de ceux des membres civils.

Examen et approbation des factures du SFTDSS (tiers administrateur)

L'équipe de vérification a constaté que le PPSS avait établi des modalités pour l'examen et l'approbation des factures du SFTDSS (tiers administrateur) et pour l'affectation subséquente des fonds nécessaires aux comptes de GL pertinents. ***. Pendant la période visée par la vérification, les factures relatives aux demandes de prestations représentaient des coûts moyens d'environ 4,9 M$ par mois (soit 2,5 M$ par facture). Les factures relatives aux frais administratifs représentaient des coûts moyens de 40,6 k$ par mois.

Le PPSS reçoit initialement dans le portail du SFTDSS un rapport de facturation qui présente la ventilation des coûts par catégorie (p. ex. : soins aux patients hospitalisés – demandes transmises par voie électronique et sur papier; massothérapie – demandes transmises par voie électronique et sur papier). Le PPSS compare ces coûts avec ceux qu'indique un autre rapport produit par le système de gestion de l'information dans le portail du SFTDSS. Le PPSS communique ensuite avec le tiers administrateur pour lui signaler toute incohérence ou pour lui confirmer l'exactitude de la facture. ***.

***. Les factures correspondent aux frais convenus au préalable avec le PPSS, et le ***. Le directeur général chargé du PPSS (qui était le directeur général des SNR au cours de la période visée, mais qui est aujourd'hui le directeur général de Santé et Sécurité au travail) certifie les factures conformément à l'article 34, et le PPSS avise ACC de cette autorisation financière.

***. Les factures sont toujours payées dans les délais établis, ***. ***, le PPSS prépare une pièce de journal (PJ) pour attribuer les coûts aux comptes de GL pertinents dans TEAM, en utilisant la ventilation des coûts que le tiers administrateur a fournie et que le PPSS a comparée aux coûts indiqués dans le portail du SFTDSS. La PJ est approuvée par le directeur général des SNR, puis envoyée aux Services consultatifs financiers des RH (GGC) aux fins de traitement.

La vérification a révélé que les données utilisées pour émettre les factures du tiers administrateur et pour en faire le rapprochement viennent de la même source, à savoir le portail du SFTDSS, dans lequel sont traitées toutes les factures de frais de santé transmises au tiers administrateur par des membres réguliers. La GRC est obligée de se fier à ces données, parce qu'elle n'a pas accès à une source de données indépendante pour vérifier les montants facturés par le tiers administrateur. L'exactitude des montants facturés dépend donc entièrement de l'exactitude des demandes de prestations contenues dans le portail du SFTDSS.

L'équipe de vérification s'est penchée sur un échantillon prélevé au hasard comprenant des PJ préparées sur une période de 10 mois et les factures connexes du tiers administrateur. Pour 12 des 18 factures examinées, la certification requise au titre de l'article 34 avait été effectuée, mais ***. Deux factures avaient été approuvées par le directeur général des SNR de l'époque, qui les avait signées au titre de l'article 34 alors que le pouvoir de signer des documents financiers ne lui avait pas été délégué à ce moment-là. La GRC ne veillait pas à ce que les factures liées aux PSMR soient systématiquement approuvées dans les délais prévus au PE.

La nature des RI fait en sorte que la GRC ne peut pas facilement les bloquer en attendant la confirmation de l'autorisation requise au titre de l'article 34. L'engagement de fonds que la GRC utilise pour les transferts à ACC est en place depuis avril 2001. ***.

L'équipe de vérification a également constaté que les intervenants jouissant d'un pouvoir de signature temporaire ne l'activent pas toujours avant de signer un document au titre de l'article 32 ou de l'article 34. Il se peut aussi que l'activation de ce pouvoir temporaire ne soit pas correctement documentée dans TEAM.

Autres failles dans les mesures de contrôle

Prestations de SST pour soigner une BMLT ou préserver l'aptitude au travail

Contrairement aux autres corps policiers et employeurs, dont le personnel est pris en charge par la commission provinciale ou territoriale des accidents du travail en cas de maladie ou de blessure liée à l'exercice des fonctions, la GRC doit essayer de gérer elle-même de façon impartiale les prestations de SST qu'elle offre pour les BMLT, sans cadre directeur ni critères précis. La GRC ne dispose pas de directives suffisantes pour aider le personnel des BDSSST à déterminer ce qui constitue une BMLT et quels traitements sont acceptables ou non pour la soigner. En l'absence de directives, il est difficile d'appliquer une méthode normalisée pour l'autorisation des prestations de SST à défaut d'approuver toutes les demandes. En raison de lenteurs dans le processus de décision de la GRC pour les cas de BMLT, des prestations de SST ont été accordées dans plusieurs dossiers examinés lors de la vérification en attendant que l'admissibilité de la demande soit déterminée. Des décisions sur l'admissibilité ont aussi été rendues sans que les formulaires 3414 (Rapport sur les situations comportant des risques) et Lab1070 (Rapport d'enquête de situation comportant des risques) soient versés au dossier. Les rapports relatifs aux situations comportant des risques sont une importante mesure de contrôle dans le processus de détermination de l'admissibilité aux SST et devraient être utilisés à l'appui de la prise de décisions. Autre fait à souligner : lorsqu'ACC détermine qu'un membre régulier a une BMLT qui le rend admissible à une pension d'invalidité, la GRC doit accepter cette décision et devient responsable des coûts liés aux prestations de SST connexes. La GRC n'a pas accès à l'information ou aux critères qu'ACC utilise pour décider quels troubles de santé constituent une BMLT.

La GRC a aussi la possibilité d'accorder des prestations de SST afin de permettre à un membre régulier de retrouver ou de maintenir son aptitude au travail, mais l'équipe de vérification n'a trouvé aucune ligne directrice établissant les circonstances dans lesquelles cela peut se faire. Il en résulte une zone grise qui permet la saisie de frais de santé non couverts par le régime provincial ou territorial d'assurance-maladie, par le régime de SSC ou par le régime de SST, et l'absence de critères d'évaluation fait qu'il est difficle d'assurer la prise de décisions impartiales selon une méthode normalisée.

Autorisations financières

Au cours de la période visée par la vérification, les soins de santé et les soins dentaires dont le coût dépassait 25 k$ devaient être autorisés par le directeur général des SNR. L'examen des dossiers a permis de relever trois cas où des prestations supérieures à ce montant ***. C'est la preuve que, même si cette mesure de contrôle est prévue dans la politique, ***.

Ordonnances prescrivant des traitements et des dispositifs médicaux

La vérification a révélé que les ordonnances accompagnant les demandes de prestations présentées par des membres réguliers relativement à des traitements ou à des dispositifs médicaux font l'objet d'un suivi limité, y compris quant à leur période de validité. Les ordonnances constituent une mesure de contrôle importante pour vérifier que le membre visé a effectivement besoin d'un traitement ou d'un dispositif médical particulier pour des raisons légitimes. Lorsqu'un fournisseur présente une demande de règlement, il doit attester l'existence de l'ordonnance et est tenu de la conserver en dossier. Le fournisseur doit présenter l'ordonnance en cas de vérification par le tiers administrateur. Lorsqu'un membre régulier demande des prestations de SSC ou de SST, il doit présenter l'ordonnance originale avec sa première demande, puis doit en fournir une copie avec chaque demande connexe présentée par la suite. Dans la pratique cependant, après avoir reçu l'ordonnance originale avec la première demande, le tiers administrateur n'hésite pas à traiter les demandes connexes subséquentes sans demander au membre de fournir une copie de l'ordonnance ou sans vérifier que l'ordonnance originale est encore valide, car son système de gestion de l'information ne permet pas de récupérer ou de visualiser facilement l'ordonnance originale.

L'examen des dossiers a révélé que, pour ce qui est des demandes de prestations de SST, il y a eu des cas où ***, alors que l'ordonnance ne se trouvait ni dans le dossier médical de la GRC, ni dans celui du tiers administrateur. Ce genre de situation soulève pour la GRC le risque d'accorder des prestations non fondées sur un besoin légitime.

Médecins engagés sous contrat par la GRC

Les vérificateurs ont constaté qu'il n'existe aucun mécanisme permettant aux officiers responsables ou aux gestionnaires des BDSSST ***, ce qui augmente le risque de facturation ou de paiement en double. Dans une division, l'officier responsable par intérim du BDSSST ne savait pas ***. L'analyse des frais facturés au tiers administrateur par ce médecin, pour lequel il existe deux comptes de fournisseur différents dans le portail du SFTDSS, a révélé qu'il figurait parmi les fournisseurs qui avaient facturé le plus de frais à la GRC en 2016-2017 (20e rang – factures totalisant 146,5 k$) et en 2017-2018 (41e rang – factures totalisant 108,5 k$). De plus, les factures du médecin étaient traitées dans un délai de 1 à 838 jours après la date du service (délai moyen de 75 jours), ce qui compliquait le repérage de factures en double.

Comme il est possible que des médecins ***, la GRC devrait surveiller *** pour en vérifier le caractère approprié.

Mesures de contrôle mises en place par le tiers administrateur

La vérification a confirmé que le tiers administrateur respectait ses obligations contractuelles quant à la mise en place d'un système de contrôle interne adéquat. Il a établi des mesures de contrôle interne pour assurer le refus des demandes de prestations qui ne sont pas conformes au tableau des avantages de la GRC. Plusieurs fonctions de révision et règles administratives ont été mises en place pour assurer l'exactitude du traitement des demandes. Les demandes refusées sont déclarées à la GRC dans le rapport annuel du tiers administrateur.

Conformément à l'énoncé des travaux visant le SFTDSS, le groupe Vérification – Programmes gouvernementaux du tiers administrateur effectue des vérifications auprès des fournisseurs, examine les demandes de règlement visant des ordonnances et envoie des lettres de vérification aux clients, y compris aux membres réguliers de la GRC. L'envoi de ces lettres se fait de façon aléatoire, et non en fonction d'une analyse de la population de demandeurs de prestations ou d'une évaluation des risques associés à ces derniers. Selon le groupe Vérification – Programmes gouvernementaux, ces lettres n'ont donné lieu à aucun recouvrement. Pour des raisons inconnues du PPSS et du tiers administrateur, le marché visant le SFTDSS n'exige pas que ***. Le groupe Vérification – Programmes gouvernementaux fournit des mises à jour mensuelles sur les vérifications qu'il effectue auprès des fournisseurs, les recouvrements qui en découlent et les dossiers de longue date (en attente de recouvrement).

Parce que le marché visant le SFTDSS ***, il peut survenir des erreurs et des irrégularités qui passent inaperçues. Il y aurait lieu d'envisager de remplacer les lettres de vérification envoyées aux clients par des procédures de vérification à valeur ajoutée, ou de lever l'obligation d'envoyer ces lettres.

Processus pour gérer, signaler et corriger les irrégularités dans le recours aux PSMR

L'équipe de vérification a constaté que le tiers administrateur a mis en place des mécanismes de rapport et des processus pour signaler et corriger les irrégularités dans le recours aux PSMR. Il mise sur l'analyse de données pour relever les prestations à haut risque ou les tendances préoccupantes, ainsi que pour examiner les demandes de prestations liées aux médicaments et désigner les fournisseurs devant faire l'objet d'une vérification. Il a également établi un processus pour le recouvrement des sommes dues.

Le tiers administrateur est responsable des démarches à effectuer auprès des fournisseurs pour recouvrer les sommes dues à la suite d'une vérification ou en cas d'erreur de facturation, de correction ou de rajustement. Si la somme due demeure impayée au bout de trois mois et que le tiers administrateur ne parvient pas à la recouvrer, le dossier est ajouté à la liste des dossiers de longue date et le statut du fournisseur est suspendu. Le dossier est alors acheminé à la GRC afin qu'elle obtienne des directives internes sur le recouvrement de la somme due ou sur sa déclaration à titre de perte.

Le tiers administrateur affiche un taux de succès de plus de 90 % quant au recouvrement des sommes dues par les fournisseurs. Les montants qu'il a recouvrés auprès des fournisseurs des trois ministères utilisateurs du SFTDSS ont atteint 326 k$ en 2016-2017 et 352 k$ en 2017-2018. Aucun processus officiel n'a toutefois été mis en place au sein de la GRC ***. ***, la GRC manque à son devoir d'intendance des ressources et rate une occasion de contrôler les coûts liés aux PSMR. Certains ***. Le traitement de ces dossiers est probablement ralenti du fait que la GRC consulte ses Services juridiques ou son équipe des Finances ou les deux avant de décider de la marche à suivre.

• Dans trois dossiers, le tiers administrateur n'a pas été en mesure de recouvrer les sommes dues parce que ***.
• En date d'août 2019, les sommes dues dans ces dossiers de longue date totalisaient 918 k$.

Comme il a déjà été mentionné, l'équipe de vérification a constaté que le marché visant le SFTDSS ***. Il se penche donc uniquement sur les demandes de règlement présentées par les fournisseurs. La GRC ***, mais elle doit s'occuper de recouvrer les sommes qui leur ont été versées en trop et qui sont dues au tiers administrateur.

La vérification a par ailleurs révélé que la GRC ***. Cela soulève un risque, car ***, ce qui aiderait à relever et à prévenir les dédoublements. Cette lacune dans les mesures de contrôle peut donner lieu à d'autres demandes faites en double, comme dans les deux cas que l'équipe de vérification a relevés pendant son examen des dossiers et qui n'avaient fait l'objet d'aucune mesure corrective au moment de la vérification.

4.0 Conclusion

La vérification a révélé que, dans les mesures de contrôle de la GRC en ce qui touche le traitement des demandes de prestations de SST et la saisie des frais de santé dans TEAM, il existe des failles que l'organisation a le pouvoir de corriger.

L'équipe de vérification a constaté que le tiers administrateur avait traité les demandes de PSMR échantillonnées conformément aux exigences du marché visant le SFTDSS et au tableau des avantages, en fonction de l'information saisie dans les autorisations préalables créées par les BDSSST. De plus, toutes les demandes échantillonnées concernaient des membres réguliers admissibles. Les lacunes constatées dans les processus mis en place par le tiers administrateur découlent du fait que la GRC n'a pas demandé la mise en œuvre de certaines mesures de contrôle.

En plus de la politique énoncée dans le MA, il y a lieu de fournir des consignes détaillées aux intervenants qui jouent un rôle crucial dans le processus de traitement des PSMR (notamment les coordonnateurs des prestations, les infirmiers et les médecins-chefs) afin d'assurer la normalisation des pratiques, le traitement adéquat des demandes et le contrôle des coûts. De telles consignes doivent aussi être établies à l'intention du personnel des Services de santé afin que toutes les dépenses en matière de santé soient correctement saisies dans TEAM.

***, bien qu'il soit possible de le faire. *** contribuerait à empêcher la surfacturation et aiderait la GRC à contenir les coûts liés aux PSMR.

Faute de surveillance adéquate à l'échelle nationale et dans les divisions, les dirigeants des RH et de GGC ne disposent pas de l'information dont ils ont besoin pour exercer une supervision leur permettant de déterminer si les PSMR sont gérées efficacement et si les dépenses approuvées relativement aux soins de santé sont appropriées. Les officiers responsables et les gestionnaires ne sont pas en mesure d'évaluer le caractère approprié des dépenses qu'ils approuvent ni de superviser le travail effectué par les employés de leur service, car ils n'ont pas accès aux mêmes renseignements que leur personnel, mais seulement à des informations limitées.

À l'exception des rapports exigés aux termes du marché visant le SFTDSS, les données sur le rendement ne sont pas suffisamment utilisées pour faciliter la surveillance, la prise de décisions de gestion et l'affectation des ressources. Il s'agit là d'une lacune attribuable à l'absence de régime de surveillance bien défini. Les cadres supérieurs des RH et de GGC devraient déterminer quelles données sur le rendement leur manquent actuellement pour pouvoir assurer une surveillance (telles que la ventilation des demandes saisies sous les codes utilisés pour les SSC, les SST liés à une EPS et les SST visant une BMLT) et comment ils peuvent les recueillir périodiquement et les utiliser.

Des ressources qui pourraient s'avérer fort utiles pour la détermination des risques et des possibilités entourant les PSMR ne sont pas suffisamment utilisées; par exemple, il y aurait lieu de faire une analyse systématique des BMLT et de mieux tirer profit des décisions rendues au terme du processus de détermination de l'admissibilité ainsi que des rapports sur les médicaments. La non-exploitation de ces ressources empêche la GRC de pallier rapidement les nouveaux risques et complique ses efforts de prévention des BMLT. Le fait de miser davantage sur la détermination et la gestion des risques pourrait aussi contribuer à réduire le coût global des PSMR.

Aucun processus officiel n'a été mis en place au sein de la GRC pour ***. En négligeant le recouvrement des sommes dues, la GRC manque à son devoir d'intendance des ressources et rate une occasion de contrôler les coûts liés aux PSMR.

L'absence de mesures de contrôle visant spécifiquement les frais de santé traités dans TEAM représente un risque pour la GRC et a faussé les données sur les coûts de santé associés aux différentes catégories d'employés. La GRC n'a mis en place aucun processus pour effectuer la surveillance, l'examen ou l'assurance de la qualité ***. L'établissement d'un tel processus aiderait à relever, à contrer et à corriger les erreurs et les irrégularités dans le traitement des frais de santé engagés pour des membres réguliers et faciliterait les recouvrements connexes.

Au caractère insuffisant de la formation et des consignes données aux employés des BDSSST se conjuguent le manque de surveillance des demandes de prestations et des frais de santé des membres réguliers ainsi que la faible supervision exercée par les dirigeants de Santé et Sécurité au travail et de GGC, autant de lacunes dont il résulte un risque accru de voir survenir d'autres erreurs, remboursements en double et irrégularités dans le recours aux prestations de santé.

5.0 Recommandations

1. La DPRH devrait faire un suivi à l'égard de toutes les factures en double relevées dans le cadre de la vérification, y compris pour recouvrer les sommes dues, et devrait évaluer le besoin d'analyser de plus près les autres demandes de règlement des fournisseurs chez qui une double facturation a été constatée. La DPRH devrait diriger ces travaux et consulter le DPFA et le sous-commissaire à la PF s'il y a lieu.

2. La DPRH devrait veiller à ce que le chapitre XIV.1. du MA soit mis à jour pour assurer l'application uniforme des exigences de la politique. Des consignes détaillées doivent aussi être données aux intervenants qui jouent un rôle crucial dans le processus de traitement des PSMR, notamment les officiers responsables ou les gestionnaires des BDSSST, les médecins-chefs et les coordonnateurs des prestations, afin d'assurer la normalisation des pratiques, le traitement adéquat des demandes de prestations et le contrôle des coûts.
   1. Établir des critères et des consignes visant les BMLT les plus courantes, les mesures acceptables pour maintenir l'aptitude au travail d'un membre régulier et les traitements appropriés.
   2. Donner des consignes aux coordonnateurs des prestations en ce qui concerne la création d'autorisations dans le portail du SFTDSS et établir des seuils axés sur le risque au-delà desquels un examen obligatoire devra être effectué par un superviseur.
   3. Examiner la structure de gouvernance et définir les exigences des postes d'officier responsable ou de gestionnaire de BDSSST afin de garantir que les titulaires de ces postes sont capables de remplir adéquatement leur mandat. Ce travail doit inclure l'établissement de mécanismes permettant aux officiers responsables ou aux gestionnaires des BDSSST d'avoir accès à des renseignements suffisants pour pouvoir surveiller le travail du personnel des Services de santé, y compris celui des médecins-chefs, et exercer correctement leurs pouvoirs au titre de la LGFP.
   4. Renforcer les mesures de contrôle entourant ***.

3. La DPRH devrait clarifier les exigences relatives au traitement des frais de santé dans TEAM et aux codes financiers utilisés à cette fin. En particulier, les dépenses portées aux comptes de GL liés à la santé des membres réguliers (430, 432, 433, 434, 435 et 1299) doivent être surveillées, et toute dépense inhabituelle doit être examinée de plus près. La DPRH devrait diriger ces travaux et consulter le DPFA s'il y a lieu.

4. La DPRH devrait s'assurer que les RH :
   1. Exploitent les données sur le rendement fournies par le tiers administrateur dans le cadre du marché visant le SFTDSS, y compris les rapports sur les médicaments, les rapports PVAC et les rapports sur les suppressions, afin de gérer les risques et de soutenir la prise de décisions.
   2. Déterminent quelles données sur le rendement leur manquent actuellement pour pouvoir cerner les risques liés aux PSMR et exercer une surveillance, et comment recueillir et utiliser ces données.
   3. Recourent à l'analyse de données et à d'autres techniques de vérification axées sur les risques pour surveiller les demandes de PSMR traitées dans le SFTDSS et les frais de santé de membres réguliers saisis dans TEAM, afin d'assurer la conformité aux politiques, aux procédures et aux pouvoirs prévus dans la LGFP et afin de relever les frais irréguliers ou les paiements en double nécessitant un examen plus approfondi.

5. La DPRH devrait établir un processus officiel pour ***.

6. La DPRH devrait, en collaboration avec le sous-commissaire à la PF, clarifier et définir de façon plus détaillée les rôles et les responsabilités de PSMDI de la PF, du Groupe de la Directive sur le service extérieur et des BDSSST, y compris en matière de surveillance des dépenses, afin de garantir que les ressources affectées à l'APC ne sont pas utilisées pour traiter des demandes de remboursement de frais de santé non liés à une mission.

7. Le DPFA devrait examiner les utilisateurs de TEAM, particulièrement à l'extérieur de GGC, afin de limiter les droits d'accès pour le traitement des factures aux bons employés.

Annexe A – Objectif et critères

Objectif

Déterminer s'il y a en place un cadre de contrôle de gestion efficace et si les frais de santé facturés à la GRC pour des membres réguliers sont appropriés ^{Note de fin de texte 12} .

Critère 1

Une structure de gouvernance existe et garantit que le processus applicable aux PSMR est bien établi et bien compris.

Critère 2

Les dépenses associées aux PSMR sont conformes aux politiques, aux procédures et aux pouvoirs financiers délégués.

Annexe B – Tendances des coûts de santé selon l'exercice ^{Note de fin de texte 13}

Annexe C – Plan d'action de la direction

Departmental Sustainable Development Strategy

Stratégie ministérielle de développement durable

Planned results on workplace wellness and diversity

Royal Canadian Mounted Police 2021-22 planned results

Résultats prévus en matière de mieux-être et de diversité en milieu de travail

Résultats prévus pour 2021-2022 de la Gendarmerie royale du Canada

Date de modification :

1969-12-31