Corporate Security Amalgamated System (CSAS)

Executive summary

The Corporate Security Amalgamated System (CSAS) is the primary national security system which utilizes access control and intrusion detection to secure and protect the RCMP critical assets such as facilities, classified material, evidence, ammunition and specialized equipment while providing a safe working environment to employees. These computer-based security systems integrate several technologies such as panic alarms, intrusion detection, access control and SmartCard. The security-related information required for the system is currently collected and manually entered into the CSAS. Frequent updates to the system are required to ensure the data is accurate.

The modifications proposed focus on the electronic collection of the required information from the RCMP's Human Resource Management System (HRMIS). Automating the process will accelerate data collection and ensure accuracy and efficiency. In addition, the ability to simultaneously share this collected information nationwide will serve to increase security for the RCMP's employees and facilities across the country.

This is a new departmental administrative program, through which personal information will be collected for internal use only, without disclosure to other sources or programs. Information will be for long-term use, within the same institution, and information collected will affect all employees. This program would be assessed as a Low Risk.

The RCMP has the authority to collect the information required by the CSAS and is responsible for the protection and security of Federal buildings and property of the Government of Canada. The Personal Information Banks (PIBs) describing the information collected for CSAS purposes are: Standard PIB PSE 917 (Identification and Building Pass Cards) and RCMP PIB PPE 807 (RCMP General Administrative Records.

The personal information is collected, with the consent of the individual, on forms TBS 330-23, TBS 330-47, TBS 330-60 and ICS Form 710. The personal data will originate from HRMIS. This automated process will keep the CSAS database current and minimize errors and duplication. Personal information collected from form 710 will be added to the CSAS database. This additional personal information includes: work location, vehicle data, access rights, and medical alert (not mandatory).The information transferred will be appropriately encrypted to meet the Protected "B" Security Level and will be accessed on a "need-to-know" basis only.

The RCMP ATIP Branch provides privacy training to RCMP employees including privacy requirements and the rights of individuals. Should a privacy breach occur, an investigation will be conducted and channeled appropriately. The risk of a privacy breach is considered very low level as system access is controlled through numerous security measures.

Système de sécurité corporatif intégré (SSCI)

Sommaire

Le système de sécurité corporatif intégré (SSCI) est le principal système de sécurité national ayant recours au contrôle d'accès et à la détection d'intrusion afin de sécuriser et de protéger les biens critiques de la GRC, y compris les installations, le matériel classifié, les éléments de preuve, les munitions et l'équipement spécialisé, tout en assurant un environnement sûr aux employés. Ces systèmes informatiques de sécurité intègrent plusieurs technologies, notamment des alarmes de panique, des détecteurs d'intrusion, des contrôles d'accès et des cartes d'accès SmartCard. À l'heure actuelle, l'information relative à la sécurité nécessaire pour le système est recueillie et entrée manuellement dans le SSCI. De fréquentes modifications sont nécessaires pour garantir que les données sont exactes.

Les modifications proposées sont axées sur la collecte électronique des renseignements nécessaires à partir du Système d'information sur la gestion des ressources humaines (SIGRH). L'automatisation du processus permettra d'accélérer la collecte de données et d'assurer la précision et l'efficacité. De plus, la capacité de partager l'information à l'échelle nationale servira à accroître la sécurité des employés et des installations de la GRC partout au pays.

Il s'agit d'un nouveau programme administratif ministériel, par l'intermédiaire duquel des renseignements personnels seront recueillis à des fins d'usage interne seulement, sans être divulgués à d'autres programmes ou sources. L'information sera utilisée à long terme, au sein de la même institution, et les données recueillies toucheront tous les employés. Ce programme est considéré à Faible risque.

La GRC a l'autorité de recueillir les informations requises par le SSCI et est responsable de la protection et de la sécurité des édifices fédéraux et des biens du Gouvernement du Canada. Les fichiers de renseignements personnels (FRP) qui décrivent l'information recueillie aux fins du SSCI sont : FRP PSE 917 (cartes d'identité et cartes d'accès), et GRC FRP PPE 807 (Dossiers administratifs de la GRC).

Les renseignements personnels sont recueillis, avec le consentement de la personne, au moyen des formulaires SCT 330-23, SCT 330-47, SCT 330-60 et le formulaire ICS 710. Les données personnelles seront tirées du SIGRH. Ce processus automatisé permettra de maintenir la base de données SSCI à jour de façon à minimiser les erreurs et les duplications. Un nombre limité de renseignements personnels recueillis dans le formulaire ICS 710 sera ajouté à la base de données du SSCI. Ces renseignements personnels comprennent le lieu de travail, les données sur les véhicules, les droits d'accès aux bâtiments et les alertes médicales (non obligatoire). L'information transférée sera chiffrée adéquatement au niveau Protégé B et ne sera accessible qu'aux personnes qui ont « besoin de savoir ».

La Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) de la GRC offre une formation sur les exigences en matière de protection des renseignements personnels et des droits des particuliers. En cas de violation de confidentialité, une enquête sera menée et dirigée adéquatement. Le risque d'une violation de la confidentialité est considéré très faible puisque l'accès au système est contrôlé par de nombreuses mesures de sécurité.

Desktop Management of Staffing Activities for Members (DMSAM) phase 1 - HRMIS addendum

Executive summary

The objective of the DMSAM project is to implement streamlined, automated processes in the Human Resources Information System (HRMIS) to capture and route information about the transfer and movement of personnel for Regular Members (RM) and Civilian Members (CM) within the RCMP. The end-state will provide automated support for all of the business events that are currently supported by the paper-based A-22A form (Transfer Notice and Change Report), therefore eliminating the form, increasing efficiencies and reducing processing delays.

DMSAM (a joint initiative between National Staffing Policy - NSP, Human Resources Management of Information Centre - HRMIC, and the Chief Information Officer-CIO) will be delivered with a phased implementation and reaching full operational capability in fall/winter 2014 (target).

This addendum applies to the functionality delivered as part of phase 1and additional addendums will be drafted (as required) for the implementation of future phases.

Projet de Gestion bureaucratique des actions de dotation pour les membres (GBADM) phase 1 - Addendum du SIGRH

Sommaire

L'objectif du projet de GBADM consiste à mettre en œuvre des processus simplifiés et automatisés dans le Système d'information sur la gestion des ressources humaines (SIGRH) afin de saisir et d'acheminer les renseignements sur la mutation et le mouvement de membres réguliers (m.r.) et de membres civils (m.c.) au sein de la GRC. Ce projet aura pour résultat d'offrir un soutien automatisé relativement à toutes les activités opérationnelles qui sont actuellement exécutées au moyen du formulaire papier A‑22A (Avis de mutation ou avis de changement), permettant ainsi d'éliminer le formulaire, d'accroître l'efficience et de réduire les délais de traitement.

Le projet de GBADM (une initiative conjointe de Politiques nationales en affectation – PNA, du Centre d'information sur la gestion des ressources humaines – CIGRH et du dirigeant principal de l'Information – DPI) fera l'objet d'une mise en œuvre progressive et sera pleinement opérationnel à l'automne/hiver 2014 (objectif).

Cet addenda s'applique à la fonctionnalité établie dans le cadre de la phase 1, et des addendas supplémentaires seront rédigés (au besoin) pour la mise en œuvre de phases ultérieures.

Consolidation of Pay Services Project

Executive summary

The Transformation of Pay Administration Initiative is part of the Government of Canada's broader effort to transform its aging information technology (IT) system and service delivery, addressing issues raised in the 2010 Report of the Auditor General. The changes to the Government of Canada's pay administration system and services are being led by Public Works and Government Services Canada (PWGSC). The Transformation of Pay Administration Initiative is comprised of two separate projects: Pay Modernization Project and Consolidation of Pay Services Project.

The goal of the Pay Modernization Project is to replace the 40-year-old Regional Pay System (RPS) with a modern, commercial, off-the-shelf pay system by 2015-2016. Once implemented, the modernized system will establish a platform for more efficient compensation processes. This project will provide a new pay system that will benefit all departments. It will offer extensive Web capabilities for managers and employees of departments using the government-endorsed GC Human Resource Management System (PeopleSoft).

The Consolidation of Pay Services Project will gradually (over a four year period starting in 2012) transfer pay administration services starting with those departments using the Government of Canada Human Resources Management System (PeopleSoft) to a Centre of Expertise (COE) within PWGSC. The objective is to provide more consistent service delivery and continued sustainability of pay services while addressing the high attrition and turnover rates in the compensation community.

The consolidation of pay services from departments and agencies will be accomplished in waves. For Public Service Employee accounts, the RCMP is part of the first group (Wave 1) of departments/agencies to be consolidated and is therefore working towards a phased implementation starting in May 2012 with a planned completion of September 2013.

Projet de regroupement des services de paye

Sommaire

L'Initiative de transformation de l'administration de la paye s'inscrit dans les efforts globaux que déploie le gouvernement du Canada pour transformer ses systèmes et modes de prestation de service vieillissants en matière de technologies de l'information (TI), donnant suite du même coup aux problèmes que la vérificatrice générale soulevait dans son rapport de 2010. C'est Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) qui pilote la transformation des services et des systèmes de paye au gouvernement fédéral. L'Initiative de transformation de l'administration de la paye possède deux composantes : le Projet de modernisation des services et des systèmes de paye et le Projet de regroupement des services de paye.

Le Projet de modernisation des services et des systèmes de paye vise à remplacer d'ici 2015-2016 le Système régional de paye (SRP), vieux de 40 ans, par un autre système moderne offert dans le commerce. Sitôt implanté, celui-ci servira de plate-forme à une administration de la paye qui soit plus efficace. Tous les ministères en profiteront. Le nouveau système offrira de nombreuses fonctions Web aux gestionnaires et aux employés des ministères et organismes employant le système de gestion des ressources humaines avalisé par le gouvernement (PeopleSoft).

Quant au Projet de regroupement des services de paye, il va consister à transférer progressivement (sur quatre ans à compter de 2012) les services de paye vers un centre d'expertise de TPSGC, en commençant par les ministères qui utilisent le Système de gestion des ressources humaines du gouvernement du Canada (PeopleSoft). On vise ici d'une part l'uniformité et la viabilité, et d'autre part une solution à la sévère attrition et au taux de roulement élevé dont souffre le secteur de la rémunération.

Le regroupement va s'opérer un groupe de ministères et organismes à la fois. En ce qui concerne ses employés de la fonction publique, la GRC fait partie du groupe 1; elle s'oriente donc vers une instauration progressive qui doit débuter en mai 2012 pour se terminer en septembre 2013.

National Sex Offender Registry (NSOR)

Executive summary

In 1988, eleven year-old Christopher Stephenson was brutally murdered at the hands of a convicted pedophile on statutory release. At the 1993 coroner's inquest into Christopher's death, the coroner's jury recommended creating a national registry for convicted sex offenders, requiring that they register with their local police. The establishment of a National Sex Offender Registry had been a topic of discussion at various levels of government over a ten-year period. On December 15, 2004, the Sex Offender Information Registration Act (SOIRA) came into force thereby mandating offenders in receipt of a court order to register with the National Sex Offender Registry (NSOR).

On March 17, 2010, the Government introduced Bill S-2, an Act to amend the Criminal Code and other Acts (short title: Protecting Victims from Sex Offenders Act). Bill S-2 received Royal Assent on December 15, 2010, and came into force on April 15, 2011. Bill S-2 addressed a number of concerns with the enforcement and administration of the SOIRA. Key amendments include the authority to use the Registry to prevent sexual crimes, the inclusion of vehicle information, and the ability to register persons convicted of equivalent sexual offences abroad and entering Canada.

On December 1, 2016, the Tougher Penalties for Child Predators Act (formerly called Bill C-26) came into force. The Act brought some key amendments to SOIRA, including more stringent reporting requirements for sex offenders; a new category of child sex offenders; the inclusion of information on drivers' licences, passports, and travel outside Canada; and the authorization of Canada Border Services Agency (CBSA) to assist in the prevention and investigation of sexual crime.

The NSOR is comprised of three components namely, (1) the federal legislative framework (SOIRA); (2) an electronic sex offender database administered by the RCMP; and (3) administration and enforcement of the legislation by police agencies. These three elements combine to create a tool to assist police officers in the prevention and investigation of sexual offences. The Registry allows them to search its contents using established criteria to identify possible suspects residing in the vicinity of the crime.

The NSOR database contains personal information including: offender name, date of birth, gender, main residence, secondary residence, employment type and title, employer name and address, volunteer organization, volunteer type and title, vehicle description (registered or regularly used), phone numbers, height, weight, photograph, identifying marks (e.g. tattoos, scars), the offence for which the offender has been convicted and method of operation. With the coming into force of the Tougher Penalties for Child Predators Act, it will also include drivers' licences, passports, and information about travel outside Canada. Registration of information in the NSOR database is done in accordance with Section 15(1) of the SOIRA which requires the information be retained in the database indefinitely. In accordance with Section 15(2) and (3) of the SOIRA, removal and destruction of information may occur when an offender is acquitted of every offence associated to an order; upon receipt of a free pardon (Her Majesty's royal prerogative of mercy); and when an Exemption Order is granted.

The NSOR is secured to Protected "B" level, uses Government of Canada (GOC) Public Key Infrastructure (PKI) Entrust enabled, and operates on a stringent and internal role based access control (RBAC) mechanism. The database resides in Ottawa at the Application Development Branch (ADB) of the Chief Information Officer (CIO) sector of the RCMP.

The Government of Canada, in partnership with the provinces and territories, created the NSOR to provide rapid access by police to current and vital information on convicted sex offenders. Revisions were made to the legislation to enhance public safety and make the NSOR a more effective and efficient tool for police to prevent or investigate crimes of a sexual nature by identifying possible suspects known to reside in proximity of an offence site. The revisions provide Canadian law enforcement agencies with the ability to monitor the location of convicted sex offenders and assists police officers responding to serious incidents of a sexual nature.

Sections 10 and 11 of the Privacy Act requires government institutions to include in personal information banks (PIB) all information under the control of the institution and to publish an index of all personal information banks within the institution. RCMP PPU 095, created for the NSOR database, will be amended to inform Canadians regarding the impact of the revised legislation on the collection, use, access, disclosure, retention and disposal of their personal information. The addenda to the initial privacy impact assessment were completed in September 2011 and September 2016 to assess the privacy implications of the revised legislation as a consequence of Bill S-2 and Bill C-26.

Registre national des délinquants sexuels (RNDS)

Sommaire

En 1988, Christopher Stephenson a été assassiné brutalement à l'âge de 11 ans par un pédophile condamné bénéficiant d'une libération d'office. Au cours de l'enquête de 1993 sur la mort de Christopher, le jury du coroner a recommandé la création d'un registre national des délinquants sexuels condamnés qui exigerait l'inscription des délinquants sexuels auprès du service de police local. L'établissement d'un registre national des délinquants sexuels a fait l'objet de discussions à divers ordres de gouvernement pendant dix ans. Le 15 décembre 2004, la Loi sur l'enregistrement de renseignements sur les délinquants sexuels (LERDS) est entrée en vigueur, obligeant ainsi les délinquants visés par une ordonnance du tribunal à s'inscrire au Registre national des délinquants sexuels (RNDS).

Le 17 mars 2010, le gouvernement fédéral a déposé le projet de loi S-2, Loi modifiant le Code criminel et d'autres lois (titre abrégé : « Loi protégeant les victimes des délinquants sexuels »). Le projet de loi S-2 a reçu la sanction royale le 15 décembre 2010 et est entré en vigueur le 15 avril 2011. Le projet de loi S-2 répondait à bon nombre de préoccupations relatives à l'application et à l'administration de la LERDS. Les principales modifications comprennent l'autorisation d'utiliser le Registre afin de prévenir des crimes de nature sexuelle, l'ajout d'information sur les véhicules, et la capacité d'inscrire les personnes qui ont été condamnées pour des infractions sexuelles équivalentes à l'étranger et qui entrent au Canada.

La Loi sur le renforcement des peines pour les prédateurs d'enfants (anciennement appelé projet de loi C-26) a été mise en vigueur le 1e décembre 2016. Cette Loi a amené des modifications importantes à la LERDS, tel que des conditions plus lourdes imposées aux délinquants sexuels; une nouvelle catégorie d'agresseurs sexuels d'enfants; l'ajout de renseignements figurant sur les permis de conduire et les passeports ou se rapportant aux voyages à l'extérieur du Canada; et l'autorisation accordée à l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) pour aider la GRC à prévenir la perpétration d'un crime à caractère sexuel ou à enquêter sur un tel crime.

Le RNDS est composé de trois (3) éléments, à savoir : 1) le cadre législatif fédéral (la LERDS); 2) une base de données électroniques sur les délinquants sexuels administrée par la GRC; et 3) l'administration et l'exécution des dispositions législatives par tous les services de police dans leurs domaines de juridiction. Ensemble, ces trois éléments forment un nouvel outil qui aide les agents de police à enquêter sur les infractions sexuelles et à les prévenir en leur permettant de consulter rapidement le registre, d'y faire des recherches au moyen de critères établis et de repérer des suspects qui se trouveraient peut‑être à proximité de l'endroit où le crime a été commis.

La base de données du RNDS renferme des renseignements personnels qui comprennent le nom du délinquant, la date de naissance, le sexe, la résidence principale et chaque résidence secondaire, l'adresse de l'employeur ou de l'organisation bénévole, le nom de l'employeur, le type d'emploi et le titre du poste, le type de bénévolat et le titre du poste bénévole, la description des véhicules enregistrés au nom du délinquant ou de ceux qu'il utilise régulièrement, les numéros de téléphone, la grandeur, le poids, une photographie, les signes distinctifs (tatouages, cicatrices, etc.), l'infraction sexuelle pour laquelle le délinquant a été condamné et le mode de fonctionnement se rapportant à l'infraction sexuelle. Avec l'entrée en vigueur de la Loi sur le renforcement des peines pour les prédateurs d'enfants, la base de données contiendra aussi les renseignements apparaissant sur les permis de conduire et les passeports de même que l'information sur les voyages à l'extérieur du Canada. L'enregistrement de renseignements dans la base de données du RNDS se fait en conformité avec le paragraphe 15(1) de la LERDS, qui exige que l'information soit conservée dans la base de données pendant une période indéterminée. Cependant, conformément aux paragraphes 15(2) et 15(3) de la LERDS, les renseignements peuvent être radiés et détruits lorsqu'un délinquant est acquitté de toutes les infractions à l'origine d'une ordonnance, qu'il se voit accorder un pardon absolu (en vertu de la prérogative royale de clémence que possède Sa Majesté) ou qu'une ordonnance d'exemption est prononcée.

Le RNDS est sécurisé au niveau « Protégé B » et utilise l'infrastructure à clés publiques (ICP) du gouvernement du Canada (activée par Entrust) ainsi qu'un mécanisme interne stricte de contrôle de l'accès en fonction de rôles (CAFR). La base de données est située à Ottawa, à la Sous‑direction du développement des applications, au Secteur du dirigeant principal de l'information de la GRC.

Le gouvernement du Canada, en partenariat avec les provinces et les territoires, a créé le RNDS pour permettre à la police d'accéder rapidement à des renseignements cruciaux et à jour sur les délinquants sexuels condamnés. Des modifications ont été apportées à la loi pour renforcer la sécurité publique et faire du RNDS un outil plus efficace pour les policiers dans les enquêtes sur les crimes de nature sexuelle et la prévention de ceux-ci en contribuant à l'identification de suspects présumés qui demeurent près du lieu où un crime a été commis. Ces mesures révisées permettent à tous les organismes d'application de la loi du Canada de surveiller l'emplacement des délinquants sexuels condamnés et aident les policiers qui interviennent dans les cas d'incidents graves de nature sexuelle.

Aux termes des articles 10 et 11 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, toute institution fédérale doit veiller à ce que soient versés dans des fichiers de renseignements personnels tous les renseignements personnels qui relèvent de cette institution et doit publier un répertoire de ces les fichiers de renseignements personnels. Le fichier GRC PPU 095, créé pour la base de données du RNDS, sera modifié pour informer les Canadiens des répercussions des nouvelles mesures législatives en ce qui concerne la collecte, l'utilisation, l'accès, la divulgation, la conservation et la disposition des renseignements personnels recueillis à leur sujet. Un addenda à la première Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée a été préparé en septembre 2011 et en septembre 2016 pour déterminer les répercussions sur la vie privée de la loi révisée à la suite de l'adoption des projets de loi S-2 et C-26.

Use of the Social Insurance Number as a File Identifier for the Public Service, Canadian Forces and Royal Canadian Mounted Police Pension Plans

Privacy Impact Assessment Summary for the Use of the Social Insurance Number as a File Identifier for the Public Service, Canadian Forces and Royal Canadian Mounted Police Pension Plans

Utilisation du numéro d'assurance sociale comme identificateur de dossier pour les régimes de pension de la fonction publique, des Forces canadiennes et de la Gendarmerie royale du Canada

Sommaire de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée de l'utilisation du numéro d'assurance sociale comme identificateur de dossier pour les régimes de pension de la fonction publique, des Forces canadiennes et de la Gendarmerie royale du Canada

Date modified:

1969-12-31