Rapport final : Avril 2014

Ce rapport fut revu en considération de la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels; l'information publiée est NON-CLASSIFIÉE.

Table des matières

• Acronymes et abréviations
• Sommaire exécutif
• Réponse de la gestion à la vérification
• 1. Contexte
• 2. Objectif, portée et méthode
  • 2.1 Objectif
  • 2.2 Portée
  • 2.3 Méthode
  • 2.4 Énoncé de conformité
• 3. Principale constatation
  • 3.1 Destruction des documents papiers
• 4. Conclusion
• Annexe A - Objectif et critères de vérification
• Notes de bas de page

Acronymes et abréviations

CAF

Contrôleur des armes à feu

GRC

Gendarmerie royale du Canada

PCAF

Programme canadien des armes à feu

SCIRAF

Système canadien d'information relatif aux armes à feu

SPS

Services de police spécialisés

Sommaire exécutif

La Loi sur l'abolition du registre des armes d'épaule qui est entrée en vigueur le 5 avril 2012 a supprimé l'obligation d'enregistrer les armes à feu sans restrictions. Les dispositions transitoires de la loi prévoient l'obligation de détruire tous les documents relatifs à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions sous la garde du commissaire aux armes à feu et des contrôleurs des armes à feu.

Le présent rapport de vérification est le deuxième produit sur l'issue des mesures prises par le Programme canadien des armes à feu pour appliquer la Loi sur l'abolition du registre des armes d'épaule et ses dispositions transitoires. Le rapport précédent portait sur la destruction des données électroniques relatives à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions et celui-ci porte sur la destruction des documents papiers (papier, CD, ruban) relatifs à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions sous la garde du commissaire aux armes à feu et des contrôleurs des armes à feu.

Les résultats de la vérification indiquent que globalement, une stratégie rigoureuse et structurée a été élaborée et mise en œuvre pour que les documents papiers relatifs à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions (à l'exception des documents concernant le Québec ^{Note de bas de page 1} et les agences publiques ^{Note de bas de page 2}) soient caviardés ou détruits, comme l'exigeaient les dispositions transitoires de la Loi sur l'abolition du registre des armes d'épaule.

Réponse de la gestion à la vérification

La Gestion accepte les résultats de la vérification. Un plan de mise en œuvre a été élaboré pour appliquer les modifications à la Loi sur les armes à feu et à ses règlements d'application découlant du projet de loi C-19. Le plan de mise en œuvre prévoyait la destruction de toutes les données associées aux fichiers d'enregistrement des armes à feu sans restrictions détenues dans le Système canadien d'information relatif aux armes à feu (SCIRAF), à l'exception des armes enregistrées par des entreprises ou des particuliers résidant dans la Province de Québec et des armes enregistrées au nom des agences publiques. La destruction s'est achevée avec succès le 31 octobre 2012.

Bien que les fichiers d'enregistrement officiel aient été détruits en octobre 2012, l'on s'attendait à trouver certaines données sur des supports tangibles, à l'extérieur du SCIRAF. Par conséquent, un plan d'examen national a été élaboré et mis en œuvre. Il prévoyait l'examen manuel des dossiers matériels et la destruction ou le caviardage de tout renseignement relatif aux armes à feu sans restrictions. Nous sommes heureux de savoir que la vérification indépendante a pu constater que notre plan a été mis en œuvre avec succès.

Le PCAF a aussi mis en œuvre une pratique de diligence raisonnable permanente pour veiller à ce qu'aucun renseignement relatif aux armes à feu sans restrictions ne soit recueilli dans l'avenir.

J'aimerais remercier le personnel du Programme canadien des armes à feu pour son travail acharné et pour son dévouement qui ont contribué directement au succès de cette tâche complexe.

Peter Henschel, sous-commissaire
Services de police spécialisés
Gendarmerie royale du Canada

1. Contexte

Le Programme canadien des armes à feu (PCAF), aux Services de police spécialisés (SPS) de la GRC, est le secteur de service responsable de l'administration de la Loi sur les armes à feu et de ses règlements d'application concernant les permis ainsi que la possession, le transport, l'utilisation et l'entreposage des armes à feu au Canada de même que du soutien opérationnel direct à l'application de la loi pour toutes les enquêtes et demandes d'information ayant trait aux armes à feu.

Le 25 octobre 2011, la Loi modifiant le Code criminel et la Loi sur les armes à feu (projet de loi C-19) visant à supprimer l'obligation pour les particuliers et les entreprises d'enregistrer les armes à feu sans restrictions ^{Note de bas de page 3} a été déposée à la Chambre des communes. Le projet de loi C-19 (sous son titre abrégé - Loi sur l'abolition du registre des armes d'épaule) a reçu la sanction royale le 5 avril 2012, supprimant l'obligation d'enregistrer les armes à feu sans restrictions. La Province de Québec a demandé une injonction pour porter en appel la Loi sur l'abolition du registre des armes d'épaule et le 5 avril 2012, la Cour supérieure du Québec a émis une ordonnance en vertu de laquelle les résidents et les entreprises du Québec doivent continuer d'enregistrer les armes à feu sans restrictions. Depuis, le gouvernement du Canada et la Province de Québec sont devant les tribunaux pour trancher la remise à la Province de Québec par le gouvernement du Canada des données d'enregistrement des armes à feu sans restrictions liées aux résidents et aux entreprises du Québec. En mars 2014, l'affaire était devant la Cour suprême du Canada et devrait être entendue à l'automne 2014. Dans l'intervalle, le PCAF a été avisé de ne pas appliquer les changements entraînés par la Loi sur l'abolition du registre des armes d'épaule aux particuliers et aux entreprises établis au Québec.

La Loi sur l'abolition du registre des armes d'épaule comporte l'obligation de détruire tous les documents relatifs à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions qui relèvent du commissaire aux armes à feu ^{Note de bas de page 4} et des contrôleurs des armes à feu (CAF). De manière précise, les dispositions transitoires de la Loi exigent ce qui suit :

« 29. (1) Le commissaire aux armes à feu veille à ce que, dès que possible, tous les registres et fichiers relatifs à l'enregistrement des armes à feu autres que les armes à feu prohibées ou les armes à feu à autorisation restreinte qui se trouvent dans le Registre canadien des armes à feu, ainsi que toute copie de ceux-ci qui relève de lui soient détruits.

(2) Chaque contrôleur des armes à feu veille à ce que, dès que possible, tous les registres et fichiers relatifs à l'enregistrement des armes à feu autres que les armes à feu prohibées ou les armes à feu à autorisation restreinte qui relèvent de lui, ainsi que toute copie de ceux-ci qui relève de lui soient détruits. »

L'organisation du PCAF compte un CAF désigné pour chaque province et territoire. Les CAF sont chargés de la prise de décision et du travail administratif en ce qui a trait aux permis, aux autorisations de transport et de port d'armes à feu. Ils sont aussi chargés de confirmer la raison de la cession des armes à feu à autorisation restreinte et des armes à feu prohibées par les particuliers et les entreprises. Le lien entre le permis et l'enregistrement peut amener le CAF à conserver une copie tangible du fichier d'enregistrement d'une arme à feu sans restrictions, d'où la précision dans les dispositions transitoires qu'elles s'appliquent aussi aux CAF. Sauf dans cinq provinces, les CAF sont nommés par le gouvernement fédéral et relèvent du directeur des Services de réglementation sur les armes à feu au PCAF. Dans les cinq autres provinces - l'Ontario, le Québec, le Nouveau-Brunswick, l'Île-du-Prince-Édouard et la Nouvelle-Écosse - les CAF sont nommés par les provinces et rendent compte au ministre fédéral de la Sécurité publique en vertu d'accords de contribution.

Le 5 avril 2012, le PCAF a cessé de délivrer des certificats d'enregistrement pour les armes à feu sans restrictions, sauf pour les particuliers et les entreprises établis au Québec. Le 20 mai 2012, le PCAF a désactivé ses systèmes en ligne pour éviter que des particuliers et des entreprises n'enregistrent des armes à feu sans restrictions, à moins qu'ils soient établis dans la province de Québec. Ces mesures avaient été mises au point par le PCAF pour se conformer à la Loi sur l'abolition du registre des armes d'épaule et à ses dispositions transitoires. Les étapes prévues détaillent le travail que nécessitait la destruction de tous les dossiers, électroniques et tangibles, des entrepôts d'information de la GRC et du PCAF, exception faite des fichiers concernant les agences publiques ^{Note de bas de page 5} et les particuliers et les entreprises établis au Québec, qui seront conservés.

En octobre 2012, tous les fichiers électroniques relatifs à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions que contenait le SCIRAF (à l'exception des fichiers concernant le Québec et les agences publiques) ont été détruits. La destruction a fait l'objet d'une vérification effectuée par la Vérification interne de la GRC. Le rapport de vérification connexe a été approuvé par le commissaire de la GRC en janvier 2013. ^{Note de bas de page 6}

Une fois détruits les fichiers électroniques du SCIRAF, le PCAF a pris des mesures pour détruire tous les documents papiers relatifs à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions (à l'exception des documents concernant le Québec et les agences publiques) sous la garde du commissaire aux armes à feu et des contrôleurs des armes à feu. Le CAF de l'Ontario n'a pas participé à cette procédure, en raison d'une instance portée devant les tribunaux. L'issue de ces mesures prises par le PCAF fait l'objet du présent rapport de vérification.

Les mesures prises par le PCAF pour détruire tous les documents papiers relatifs à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions (à l'exception des documents concernant le Québec et les agences publiques) comportaient de repérer toutes les formes de support tangible (papier, CD et ruban) qu'on trouvait dans les bureaux du PCAF et des CAF et de déterminer la probabilité que ces dossiers renferment des données relatives à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions. Ces dossiers couvraient les permis, les cours sur la sécurité des armes à feu, l'entreposage des armes à feu, le dépistage des armes à feu et leur destruction, ainsi que le soutien aux enquêtes. Les dossiers devaient faire l'objet d'un examen manuel pour que les documents papiers relatifs à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions (à l'exception des documents concernant le Québec et les agences publiques) soient caviardés ou détruits. La procédure prévoyait aussi la préservation de l'information nécessaire pour assurer la conformité à la Loi sur les armes à feu. Le caviardage, qui consiste à noircir des renseignements pour qu'ils ne puissent être ni lus ni copiés, a été retenu lorsqu'un document présentait à la fois des renseignements relatifs à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions et des renseignements qu'il fallait conserver. La destruction était appliquée aux documents qui ne renfermaient que des données relatives à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions sans aucun renseignement qu'il aurait fallu conserver.

Le PCAF a transmis des instructions aux bureaux des CAF qui ont participé à la procédure pour les orienter sur l'examen des dossiers à la recherche de documents relatifs à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions et pour les aider à faire l'examen manuel des dossiers, au besoin.

2. Objectif, portée et méthode

2.1 Objectif

La vérification visait à évaluer si les documents papiers que l'on savait liés à l'enregistrement des armes à feu qui ne sont ni prohibées ni à autorisation restreinte ont été détruits conformément aux exigences inscrites dans les dispositions transitoires de la Loi sur l'abolition du registre des armes d'épaule.

2.2 Portée

La portée de la mission de vérification englobait tous les documents papiers que l'on savait liés à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions (exception faite du Québec et des agences publiques) sous la garde du commissaire aux armes à feu et des contrôleurs des armes à feu participants.

La vérification ne comportait pas la vérification des dossiers matériels qui ont été conservés par le PCAF conformément à la Loi sur les armes à feu, puisqu'elle ne cadrait pas dans la portée de la Loi sur l'abolition du registre des armes d'épaule.

2.3 Méthode

La planification de la vérification a pris fin en juillet 2013 et a compris l'examen de documents, une revue générale du processus et l'entrevue de membres du personnel du PCAF. Les sources utilisées pour élaborer les critères de vérification comprenaient la Norme opérationnelle sur la sécurité matérielle du Conseil du Trésor, le Guide d'équipement de sécurité de la GRC et les Critères de vérification liés au Cadre de responsabilisation de gestion élaborés par le Bureau du Contrôleur général. L'objectif et les critères de vérification sont présentés à l'Annexe A.

L'équipe de vérification a utilisé un échantillonnage statistique pour déterminer le nombre de documents papiers à examiner à chaque endroit visité. On a utilisé un échantillonnage aléatoire simple pour choisir les dossiers papiers à examiner.

La partie examen de la vérification a été achevée en février 2014 et a compris :

• quatre visites sur place
• l'observation des processus de caviardage et de destruction des documents;
• des entrevues pour vérifier que l'obligation et la procédure de caviardage et de destruction étaient bien comprises par les bureaux des CAF participants;
• l'examen des dossiers papiers à la recherche de preuves de caviardage et de destruction;
• la confirmation obtenue de la haute gestion de chacun des lieux visités que les documents papiers que l'on savait liés à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions ont été détruits.

Pour clore chaque visite sur place, l'équipe de vérification a rencontré la gestion pour l'informer de ses constatations.

2.4 Énoncé de conformité

La mission de vérification est conforme aux normes de vérification interne du gouvernement du Canada, comme en font foi les résultats du programme d'assurance et d'amélioration de la qualité.

3. Principale constatation

3.1 Destruction des documents papiers

L'on s'attendait à ce que tous les dossiers papiers et renseignements que l'on savait liés à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions (exception faite du Québec et des agences publiques) aient été caviardés pour en rendre la lecture impossible ou détruits, au besoin. L'on s'attendait aussi à trouver dans chaque dossier une preuve qu'il ait été révisé en conformité avec les dispositions transitoires de la Loi sur l'abolition du registre des armes d'épaule.

Le PCAF a déterminé les supports tangibles (papier, CD, ruban) des dossiers qu'on trouve dans les bureaux du PCAF et des CAF et établi la probabilité que ces dossiers renferment des documents relatifs à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions. Les dossiers présentant une probabilité moyenne à élevée de renfermer des documents relatifs à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions traitaient des permis, du dépistage des armes à feu et du soutien aux enquêtes. Les dossiers présentant une probabilité faible de renfermer des documents relatifs à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions traitaient de cours sur la sécurité des armes à feu, des autorisations de porter et des autorisations de transporter des armes à feu.

Le PCAF a transmis aux bureaux des CAF participants des instructions pour procéder à l'examen des dossiers à la recherche de documents relatifs à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions. Les instructions précisaient les types de dossiers à examiner, la priorité devant être accordée aux types de dossiers présentant une probabilité moyenne à élevée de renfermer des documents relatifs à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions Les instructions précisaient aussi les méthodes recommandées pour caviarder ou détruire les documents. Le caviardage nécessitait l'usage combiné de marqueurs permanents noirs et de marqueurs gras noirs. La destruction nécessitait le déchiquetage des documents à l'aide du matériel et des méthodes conformes aux exigences de sécurité de la GRC.

Les communications du PCAF aux bureaux des CAF formulaient clairement les exigences quant au caviardage et à la destruction des documents et quant aux mécanismes pour rendre compte des résultats obtenus. La collaboration a été grande entre le PCAF et les bureaux des CAF dans l'exécution de l'examen des dossiers et le PCAF a offert de l'aide aux CAF pour l'examen manuel des dossiers. Cinq des CAF participants se sont prévalu de l'aide du PCAF pour l'examen manuel des dossiers. Le personnel des bureaux des CAF a aussi été formé pour procéder à l'examen des dossiers.

Le PCAF exigeait de chaque bureau de CAF participant qu'il tienne un registre de tous les dossiers papiers examinés et qu'il lui en rende compte. Le registre de l'examen des dossiers précisait les types de dossiers examinés, la date de l'examen et le nombre de pages caviardées ou détruites. La date de l'examen était apposée dans le dossier, pour indiquer qu'il avait été examiné pour les fins de conformité avec la Loi sur l'abolition du registre des armes d'épaule. Les CAF ont régulièrement informé le PCAF des progrès de l'examen des dossiers. Le PCAF a aussi apporté aide et soutien aux CAF à mesure que des problèmes surgissaient.

Le PCAF et le personnel des bureaux des CAF ont bien compris les rôles et les responsabilités qui leur incombaient dans cette procédure ainsi que l'obligation de caviarder ou de détruire les documents relatifs à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions. Les bureaux des CAF ont suivi les étapes du PCAF de façon uniforme. Ainsi, les dossiers ont systématiquement été marqués examinés et le registre de l'examen des dossiers a été dûment rempli.

Devant les résultats de notre vérification, nous sommes d'avis que pratiquement tous les renseignements relatifs à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions contenus dans les dossiers échantillonnés ont été caviardés ou détruits comme prévu. Comme on s'y attendait, on a relevé quelques cas où le caviardage était insuffisant, puisque les renseignements étaient encore lisibles, mais chaque fois, des mesures correctives ont été prises. Dans quelques autres cas, dans des dossiers particuliers, des renseignements sur l'enregistrement des armes à feu sans restrictions n'avaient pas été caviardés ou détruits, mais là aussi, des mesures correctives ont été prises. Il est raisonnable d'avoir trouvé quelques erreurs, compte tenu du volume de dossiers que devaient examiner le PCAF et les bureaux des CAF et du délai imparti pour ce faire.

Le PCAF et les CAF ont mis en place une stratégie pour contrôler et examiner en permanence tous les dossiers afin que les renseignements relatifs à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions soient caviardés ou détruits, comme il se doit.

Bien qu'il n'existe plus d'obligation d'enregistrer les armes à feu sans restrictions, des particuliers et des entreprises continuent de transmettre au PCAF des renseignements papiers sur leurs armes à feu sans restrictions. Le PCAF a un rôle de surveillance à remplir pour veiller à ce que ces renseignements ne soient pas conservés. Il conservera ce rôle en permanence.

4. Conclusion

Nous sommes d'avis qu'une stratégie rigoureuse et structurée a été élaborée et mise en œuvre pour que les documents papiers relatifs à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions (à l'exception des documents concernant le Québec et les agences publiques) soient caviardés ou détruits, comme l'exigeaient les dispositions transitoires de la Loi sur l'abolition du registre des armes d'épaule.

Étant donné le volume phénoménal de documents papiers qu'ont dû examiner à la main le PCAF et les bureaux des CAF, des efforts considérables ont été faits et continuent de l'être pour examiner les dossiers. Une stratégie est en place pour perpétuer les exigences d'examen et pour veiller à ce que toute nouvelle correspondance et tout nouveau document ne comporte aucun renseignement relatif à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions. Étant donné les exigences législatives auxquelles doivent se conformer le commissaire aux armes à feu et les CAF, et la stratégie du PCAF pour veiller à ce que les dossiers ne comportent aucun renseignement relatif à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions, une recommandation de la Vérification interne à cet égard aurait une valeur limitée.

Annexe A - Objectif et critères de vérification

Objectif : Évaluer si les documents papiers que l'on savait liés à l'enregistrement des armes à feu qui ne sont ni prohibées ni à autorisation restreinte ont été détruits conformément aux exigences inscrites dans les dispositions transitoires de la Loi sur l'abolition du registre des armes d'épaule.

Critère 1 : Un plan a été établi pour la destruction des documents papiers que l'on savait liés à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions (à l'exception du Québec et des agences publiques) sous la garde du Programme canadien des armes à feu.

Critère 2 : Les documents papiers que l'on savait liés à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions (à l'exception du Québec et des agences publiques) ont été effectivement détruits.

Final Report: April 2014

This report has been reviewed in consideration of the Access to Information and Privacy Acts. The published information is UNCLASSIFIED.

Table of Contents

• Acronyms and Abbreviations
• Executive Summary
• Management's Response to the Audit
• 1. Background
• 2. Objective, Scope and Methodology
  • 2.1 Objective
  • 2.2 Scope
  • 2.3 Methodology
  • 2.4 Statement of Conformance
• 3. Audit Finding
  • 3.1 Destruction of Hard Copy Records
• 4. Conclusion
• Appendix A – Audit Objective and Criteria
• Footnotes

Acronyms and Abbreviations

CFIS

Canadian Firearms Information System

CFO

Chief Firearms Officer

CFP

Canadian Firearms Program

RCMP

Royal Canadian Mounted Police

SPS

Specialized Policing Services

Executive Summary

The Ending the Long-gun Registry Act, which came into force on April 5, 2012 removes the requirement for non-restricted firearms to be registered. The Act's Transitional Provisions include the requirement that all records related to the registration of non-restricted firearms under the control of the Commissioner of Firearms and the Chief Firearms Officers be destroyed.

This audit report is the second of two reports on the results of the steps the Canadian Firearms Program has undertaken to address the Ending the Long-gun Registry Act and enact the Transitional Provisions. Whereas the first audit report focused on the destruction of electronic records related to the registration of non-restricted firearms, this second report focused on the destruction of hard copy records (paper files, CDs, tapes) related to the registration of non-restricted firearms under the control of the Commissioner of Firearms and the Chief Firearms Officers.

The results of this audit indicate that overall, a structured and rigorous approach was developed and implemented to ensure that hard copy records identified as being related to the registration of non-restricted firearms (except Quebec ^{Footnote 1} and public agencies ^{Footnote 2}) were redacted or destroyed as required by the Transitional Provisions in the Ending the Long-gun Registry Act.

Management's Response to the Audit

Management agrees with the results of the audit. An Implementation Plan was developed to support the changes to the Firearms Act and associated Regulations introduced by Bill C-19. The Implementation Plan included the destruction of all data associated to non-restricted firearm registration records (the official registration records) held within the Canadian Firearms Information System (CFIS) with the exception of firearms registered to businesses or individuals residing in the province of Quebec or firearms recorded to a Public Agency. This was successfully completed on October 31st, 2012.

While the official registration records were destroyed in October 2012, it was anticipated that hard copies of some information would be found outside of CFIS. As a result, a national review plan was designed and implemented. It primarily consisted of manually reviewing physical files and destroying or redacting all information related to non-restricted firearms. We are pleased that the independent audit concluded that our plan was successfully implemented.

The CFP has also implemented an ongoing due diligence practice to ensure that no information associated to the non-restricted firearms is collected in the future.

I would like to thank the staff at the Canadian Firearms Program for their hard work and dedication which directly contributed to the success of this complex task.

Peter Henschel, Deputy Commissioner
Specialized Policing Services
Royal Canadian Mounted Police

1. Background

The RCMP's Canadian Firearms Program (CFP) is the service line within the RCMP's Specialized Policing Services (SPS) responsible for the administration of the Firearms Act and its associated regulations that govern possession, licensing, transportation, use, registration and storage of firearms in Canada as well as providing operational support to law enforcement agencies in all firearm-related inquiries and investigations.

On October 25, 2011, An Act to Amend the Criminal Code and the Firearms Act (Bill C-19) with the intent to remove the requirement for individuals and businesses to register non-restricted firearms ^{Footnote 3} was introduced in the House of Commons. Bill C-19 (short title - Ending the Long-gun Registry Act) received Royal Assent on April 5, 2012, removing the requirement for non-restricted firearms to be registered. The Province of Quebec filed an injunction to appeal the Ending the Long-gun Registry Act and on April 5, 2012, the Quebec Superior Court issued a court order that requires residents and businesses in Quebec to continue to register non-restricted firearms. Since that time, the Government of Canada and the Province of Quebec have been engaged in court proceedings with respect to the Government of Canada providing non-restricted firearms registration records related to individuals and businesses in Quebec to the Province of Quebec. As at March 2014, the case is before the Supreme Court of Canada and it is expected to be heard in the fall of 2014. In the interim, the CFP has been advised not to apply the Ending the Long-gun Registry Act changes to individuals and businesses residing in Quebec.

Ending the Long-gun Registry Act includes the requirement that all records related to the registration of non-restricted firearms under the control of the Commissioner of Firearms ^{Footnote 4} and the Chief Firearms Officers (CFOs) be destroyed. Specifically, the Act's Transitional Provisions require that:

"29.(1) The Commissioner of Firearms shall ensure the destruction as soon as feasible of all records in the Canadian Firearms Registry related to the registration of firearms that are neither prohibited firearms nor restricted firearms and all copies of those records under the Commissioner's control.

(2) Each chief firearms officer shall ensure the destruction as soon as feasible of all records under their control related to the registration of firearms that are neither prohibited firearms nor restricted firearms and all copies of those records under their control."

The organization of the CFP includes a CFO appointed for each province and territory. CFOs are responsible for decision-making and administrative work related to licences, authorizations to transport, authorizations to carry, and confirming the purpose of the transfer of restricted and prohibited firearms by individuals and businesses. The connection between licensing and registration may result in the CFO retaining a hard copy of a record related to the registration of a non-restricted firearm, hence the requirement that the Transitional Provisions also apply to CFOs. The CFOs in all but five provinces are federally appointed and report to the CFP's Director - Firearms Regulatory Services. In the remaining provinces of Ontario, Quebec, New Brunswick, Prince Edward Island, and Nova Scotia, the CFOs are provincially appointed and are accountable to the federal Minister of Public Safety through contribution agreements.

On April 5, 2012, the CFP stopped issuing registration certificates for non-restricted firearms except for individuals and businesses residing in Quebec. On May 20, 2012, the CFP disabled its online systems to prevent individuals and businesses from registering non-restricted firearms unless they reside in the province of Quebec. These actions were part of the CFP's steps to address the Ending the Long-gun Registry Act and to enact the Transitional Provisions. The CFP's steps detail the work involved in destroying all records, both electronic and hard copy, from the RCMP/CFP information stores, except those records related to public agencies ^{Footnote 5} and individuals and businesses residing in Quebec, which will be retained.

The destruction of all electronic records identified as being related to the registration of non-restricted firearms in the Canadian Firearms Information System [CFIS] (with the exception of Quebec and public agencies) took place in October 2012, and was the subject of an audit carried out by RCMP Internal Audit. The resulting audit report was approved by the Commissioner of the RCMP in January 2013. ^{Footnote 6}

After the electronic records were destroyed in CFIS, the CFP initiated steps to destroy any hard copy records related to the registration of non-restricted firearms (with the exception of Quebec and public agencies) under the control of the Commissioner of Firearms and the CFOs. The CFO Ontario did not participate in this process due to a pending court case. The results of the CFP's steps are the subject of this audit report.

The CFP's steps to destroy hard copy records related to the registration of non-restricted firearms (with the exception of Quebec and public agencies) involved identifying the types of hard copy files (paper, CDs, tapes) that were part of the CFP's and CFOs' environment and determining the likelihood of these files containing records related to the registration of non-restricted firearms. These files covered such areas as licences, firearms safety courses, firearms storage, firearms tracing and disposition, and support to investigations. Files were to be manually reviewed and records related to the registration of non-restricted firearms (except for Quebec and public agencies) were to be redacted or destroyed. This also involved ensuring that information required to remain compliant with the Firearms Act was retained. Redaction, which involved 'blacking out' information so that it cannot be read or copied, was used where a document contained both information related to the registration of non-restricted firearms and other information that needed to be retained. Destruction was used when a document contained information related to the registration of non-restricted firearms and no other information needed to be retained.

The CFP provided instructions and guidance to the participating CFO offices with respect to the process to review files for records related to the registration of non-restricted firearms, and assistance for the manual review of files where required.

2. Objective, Scope and Methodology

2.1 Objective

The objective of the audit was to assess whether the hard copy records identified as being related to the registration of firearms that are neither prohibited firearms nor restricted firearms were destroyed as required by the Transitional Provisions in the Ending the Long-gun Registry Act.

2.2 Scope

The scope included all hard copy records identified as being related to the registration of non-restricted firearms (except Quebec and public agencies) under the control of the Commissioner of Firearms and the participating CFOs.

We did not test hard copy records that have been retained by the CFP to remain compliant with the Firearms Act as this was outside the scope of the Ending the Long-gun Registry Act.

2.3 Methodology

Planning for the audit was completed in July 2013 and included documentation review, process walkthroughs and interviews with CFP staff. Sources used to develop audit criteria include the Treasury Board Operational Security Standard on Physical Security, the RCMP Security Equipment Guide and the Audit Criteria related to the Management Accountability Framework developed by the Office of the Comptroller General. Audit objectives and criteria are available in Appendix A.

The audit team used statistical sampling to determine the number of hard copy files to review at each site visited. Simple random sampling was used to select the hard copy files to review.

The examination portion of the audit was completed in February 2014, and included the following techniques:

• conducted four on-site visits;
• observed the redaction and destruction process;
• conducted interviews to ensure the requirement and the process for the redaction/destruction was understood by the participating CFO offices;
• reviewed hard copy files for evidence of redaction and/or destruction;
• obtained confirmations of the destruction of hard copy records related to the registration of non-restricted firearms from the senior management at each site visited.

Upon completion of each site visit, the audit team held exit meetings to debrief management of the relevant findings.

2.4 Statement of Conformance

The audit engagement conforms with the Internal Auditing Standards for the Government of Canada, as supported by the results of the quality assurance and improvement program.

3. Audit Finding

3.1 Destruction of Hard Copy Records

It was expected that all hard copy records and information related to the registration of non-restricted firearms (except Quebec and public agencies) would be redacted to be illegible or destroyed as required. It was also expected that there would be evidence on each file that it had been reviewed for the purposes of complying with the Transitional Provisions of the Ending the Long-gun Registry Act.

The CFP identified the types of hard copy files (paper, CDs, tapes) that were part of the CFP's and CFOs' environment and determined the likelihood of these files containing records related to the registration of non-restricted firearms. Files with a medium to high likelihood of containing records related to the registration of non-restricted firearms covered such areas as licences, firearms tracing, and support to investigations. Files with a low likelihood of containing records related to the registration of non-restricted firearms covered such areas as firearms safety courses, authorizations to carry, and authorizations to transport.

The CFP provided instructions to the participating CFO offices with respect to the process to review files for records related to the registration of non-restricted firearms. The instructions identified the file types to be reviewed, with a primary focus on those file types with a medium to high likelihood of containing records related to the registration of non-restricted firearms. The instructions also included the recommended methods to redact and/or destroy the records. Records were redacted with black permanent markers combined with black china markers. Records were destroyed by shredding them using equipment and methods that met RCMP security requirements.

Communications from the CFP to the CFO offices were clear with respect to the requirements for redaction and destruction, and mechanisms to report on results achieved. There was strong collaboration between the CFP and the CFO offices in carrying out the review of files and the CFP offered the CFOs assistance with the manual file review process. Five of the participating CFOs availed of the CFP's assistance for the manual file review. CFO staff were also trained on how to perform the file review process.

The CFP required that a log of all the hard copy files reviewed be maintained at each participating CFO office and reported back to the CFP. The file review log identified the types of files reviewed, the date of the review and the number of pages redacted and/or destroyed. Files were date stamped as having been reviewed as part of the Ending the Long-gun Registry Act requirements. The CFP was updated regularly by the CFOs on the progress of the file review process. The CFP also provided ongoing support and assistance to the CFOs as issues arose.

The CFP and CFO office staff clearly understood the roles and responsibilities for this process and the requirement to redact and/or destroy records related to the registration of non-restricted firearms. The CFP's steps were followed consistently in the CFO offices. Accordingly, there was systematic stamping of files and completion of the file review logs.

Based on the results of our audit, we are satisfied that nearly all information related to the registration of non-restricted firearms contained in the files sampled was appropriately redacted or destroyed as planned. As expected, few instances were observed whereby some information was incorrectly redacted such that it was still legible which has since been corrected. Similarly, there were few instances in specific files where information related to the registration of non-restricted firearms had not been redacted or destroyed which has also since been corrected. It is reasonable to have found errors given the volume of records the CFP and CFO offices had to review, and the time frame in which the review was carried out.

The CFP and CFOs have put a strategy in place to continually monitor and review every file to ensure that information related to the registration of non-restricted firearms is being appropriately redacted or destroyed.

Although there is no longer a requirement to register non-restricted firearms, individuals and businesses continue to provide hard copy information to the CFP regarding their non-restricted firearms. The CFP has a gate-keeping role to ensure this information is not retained. This will be an ongoing process.

4. Conclusion

We are satisfied that a rigorous and structured approach was developed and implemented to ensure that hard copy records identified as being related to the registration of non-restricted firearms (except Quebec and public agencies) were redacted or destroyed as required by the Transitional Provisions of the Ending the Long-gun Registry Act.

Given the sheer volume of hard copy records that the CFP and the CFO offices had to manually review, considerable efforts have been made, and continue to be made, to review files. A strategy is in place to address ongoing review requirements and to ensure that new correspondence and records do not include information related to the registration of non-restricted firearms. Given the legislative requirement with which the Commissioner of Firearms and the CFOs have to comply, and the CFP's strategy to ensure that records to do not include information related to the registration of non-restricted firearms, there would be limited value in Internal Audit putting forward a recommendation in this regard.

Appendix A – Audit Objective and Criteria

Objective: To assess whether the hard copy records identified as being related to the registration of firearms that are neither prohibited firearms nor restricted firearms were destroyed as required by the Transitional Provisions in the Ending the Long-gun Registry Act.

Criterion 1: A plan was established for the destruction of hard copy records identified as being related to the registration of non-restricted firearms (except Quebec and public agencies) held by the Canadian Firearms Program.

Criterion 2: Hard copy records identified as being related to the registration of non-restricted firearms (except Quebec and public agencies) were appropriately destroyed.

Rapport final : Le 21 février 2014

Ce rapport fut revu en considération de la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels; l'information publiée est NON-CLASSIFIÉE.

Table des matières

• Acronymes/Définitions
• Sommaire exécutif
• 1.0 Introduction
  • 1.1 Contexte
  • 1.2 Objet et portée de l'évaluation
  • 1.3 Méthodologie et approche
  • 1.4 Considérations et limites
• 2.0 Constatations
  • 2.1 Pertinence
  • 2.2 Rendement - efficacité
  • 2.3 Rendement - efficience et économie
• 3.0 Conclusion
• 4.0 Réponse de la direction
  • 4.1 Réponse de la direction
• Annexe A : Cadre d'évaluation des régimes de pensions de retraite en vertu de la LCP de la GRC
• Annexe B : Bibliographie
• Notes

Acronymes/Définitions

AAP

Architecture d'alignement des programmes

CRP

Comité de responsabilisation du régime de retraite

CSFRR

Comité de surveillance du financement du régime de retraite

CT

Conseil du Trésor

DPRH

Dirigeant principal des ressources humaines

GRC

Gendarmerie royale du Canada

LCP

Loi sur la continuation des pensions de la Gendarmerie royale du Canada

LPRGRC

Loi sur la pension de retraite de la Gendarmerie royale du Canada

RMR

Rapport ministériel sur le rendement

RPP

Rapport sur les plans et priorités

SNEP

Services nationaux d'évaluation des programmes

SNR

Services nationaux de rémunération

TPSGC

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

Sommaire exécutif

Ce que nous avons examiné

L'évaluation des pensions dans le cadre du programme de paiements de transfert prévus par la Loi sur la continuation des pensions de la Gendarmerie royale du Canada (LCP) a été menée par les Services nationaux d'évaluation de programmes entre septembre 2013 et janvier 2014. L'exercice visait l'évaluation de la pertinence et du rendement du programme de paiements de transfert par rapport aux objectifs prévoyant le versement de prestations viagères aux membres de la GRC et à leurs survivants. Plus précisément, le paiement d'une pension de retraite aux officiers, aux sous-officiers et aux constables engagés avant le ler mars 1949, sauf ceux qui ont choisi de passer sous le régime de la Loi sur la pension de retraite de la GRC (LPRGRC).

L'évaluation s'est déroulée à l'échelle du pays et le versement de prestations aux bénéficiaires admissibles variait entre 22,5 millions de dollars et 15,2 millions de dollars annuellement, atteignant ainsi environ 131 millions de dollars au cours d'une période de sept ans (2005-2012).

L'évaluation a permis d'examiner les activités de surveillance et de supervision au sein de la GRC et s'est centrée sur la pertinence et le rendement du programme de paiements de transfert par rapport à son objectif.

L'importance de cet exercice

Le programme de paiements de transfert soutient le résultat stratégique de l'organisation selon lequel « Les prestations sont assurées aux membres de la GRC et à leurs survivants frappés d'invalidité ou touchés par le décès ». La LCP assure un paiement législatif qui fournit aux retraités ou aux survivants de membres de la GRC engagés avant le ler mars 1949 et qui n'ont pas choisi de passer sous le régime de la LPRGRC. En 2012-2013, la LCP représentait environ 8,5 % de tous les programmes de paiements de transfert appliqués au sein de la GRC.

Les coûts du programme de paiements de transfert et le nombre de bénéficiaires admissibles ont diminué régulièrement et on s'attend à ce que le programme disparaisse graduellement en raison de la hausse de l'âge des bénéficiaires ajoutée au fait qu'il n'y aura pas de nouveaux bénéficiaires.

Ce que nous avons constaté

• Il y a un besoin continu pour le programme de paiements de transfert. Le mandat est pertinent et harmonisé aux priorités de la GRC et du gouvernement du Canada.
• Les rôles et les responsabilités de la GRC (Services nationaux de rémunération et services financiers) et de Morneau Shepell, l'administrateur privé tiers, sont clairs.
• Le programme de paiements de transfert applique de solides processus et critères.
• La LCP atteint son objectif consistant à assurer une rente viagère aux membres de la GRC et à leurs survivants. Elle prévoit précisément le paiement d'une pension de retraite aux officiers, aux sous-officiers et aux constables engagés avant le ler mars 1949, sauf ceux qui ont choisi de passer sous le régime de la LPRGRC.

Recommandation

Étant donné que le programme est en voie de disparition et que la gestion en est faite de manière efficace et efficiente, aucune recommandation n'est nécessaire.

1.0 Introduction

Ce rapport présente les résultats de l'évaluation du programme de paiements de transfert prévus par la Loi sur la continuation des pensions de la Gendarmerie royale du Canada (LCP). L'évaluation a été menée à l'interne par les Services nationaux d'évaluation des programmes entre septembre 2013 et janvier 2014. L'évaluation a été menée conformément au paragraphe 42.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques qui prévoit que tous les programmes de paiements de transfert soient évalués tous les cinq ans. Le processus d'évaluation a appliqué la Politique sur l'évaluation du Conseil du Trésor (CT) et la Directive sur la fonction d'évaluation du Secrétariat du Conseil du Trésor.

1.1 Contexte

Profil et financement du programme

Le programme de paiements de transfert de pensions prévus dans la Loi sur la continuation des pensions de la Gendarmerie royale du Canada est un programme de paiement législatif lancé en 1959. L'objectif de la LCP est d'assurer une rente viagère aux membres de la GRC et à leurs survivants. Cette loi prévoit précisément le paiement d'une pension de retraite aux officiers, aux sous-officiers et aux constables engagés avant le ler mars 1949, sauf ceux qui ont choisi de passer sous le régime de la Loi sur la pension de retraite de la GRC (LPRGRC). La LCP a précédé la LPRGRC. La LCP contribue à l'objectif stratégique principal de la GRC consistant à « assurer des revenus aux membres de la GRC et à leurs survivants frappés d'invalidité ou touchés par le décès ».

Les Services nationaux de rémunération (SNR) de la GRC sont responsables de la gestion d'ensemble de la LCP; cependant l'administration quotidienne en est confiée à un administrateur tiers, Morneau Shepell (MS).

Tous les bénéficiaires du régime sont, soit des retraités existants, soit des survivants. Étant donné que tous les membres relèvent maintenant de la LPRGRC, aucun nouveau retraité ne s'ajoute au régime. Tel qu'il est illustré au tableau 1 (ci-dessous), le nombre de bénéficiaires et les sommes versées continueront de décliner régulièrement. En conséquence, la LCP disparaîtra graduellement à l'avenir.

Source : Données détaillées du document portant sur les paiements versés conformément à la LCP
Données fournies par le Groupe des comptes de pension, Gestion générale et Contrôle, le 2013-07-23

Selon le Rapport sur les plans et priorités (RPP) de la GRC ^{Note de bas de page 1}, la LCP représente environ 8,5 % des 164 millions de dollars des dépenses prévues dans le cadre des programmes de paiements de transfert 2013-2014 de la GRC.

1.2 Objet et portée de l'évaluation

L'évaluation a été menée à l'échelle du pays et portait sur la période commençant le 1^er avril 2005 et se terminant le 31 mars 2013.

Les objectifs de l'évaluation visaient à évaluer.

1. La pertinence du programme de paiements de transfert, précisément :
   • Le besoin continu du programme de paiements de transfert;
   • L'harmonisation du programme de paiements de transfert avec les objectifs stratégiques de la GRC et les priorités du gouvernement du Canada;
   • L'harmonisation et la clarté des rôles et responsabilités, dans la mesure où ils sont liés aux paiements de transfert.
2. Le rendement du programme de paiements de transfert sous les aspects suivants :
   • Efficacité : La mesure selon laquelle le programme de paiements de transfert atteint les objectifs attendus consistant à assurer le paiement de pensions de retraite. L'évaluation vérifiera aussi s'il existe des mécanismes de supervision et de déclaration permettant de soutenir la gestion du programme de paiement de transfert.
   • Efficacité et économie : La mesure selon laquelle la GRC a réalisé des efficiences dans le cadre de la gestion et de l'administration du programme de paiements de transfert pour le Ministère.

1.3 Méthodologie et approche

Le processus d'évaluation a appliqué la Politique sur l'évaluation du Conseil du Trésor (CT) et la Directive sur la fonction d'évaluation du Secrétariat du Conseil du Trésor. Des sources de données multiples ont servi à l'évaluation de la pertinence et du rendement du programme de paiements de transfert ainsi qu'à l'élaboration de constatations et de recommandations.

Examen des documents

Les documents internes et externes ainsi que la recherche secondaire ont été examinés en vue de réunir les données contextuelles sur le programme de paiements de transfert et aussi de contribuer aux questions d'évaluation. Les documents examinés comprenaient le Rapport ministériel sur le rendement (RMR), le RPP, les documents d'analyse comparative, les politiques, les évaluations, les vérifications et d'autres données applicables.

Analyse des données de gestion et de rendement

Les données sur les mesures financières, administratives et le rendement de la GRC et de MS ont été analysées afin de documenter l'évaluation de l'efficience, de l'efficacité et de l'économie du programme de paiements de transfert.

Entrevues auprès d'informateurs clés

Quatre entrevues ont été menées en vue de valider et de compléter les renseignements réunis à partir des autres sources de données indiquées ci-dessus. Les entrevues ont été menées avec des représentants des deux secteurs de programmes engagés dans le programme de paiements de transfert, notamment :

• Ressources humaines - Services de rémunération nationale (n=3)
• Gestion générale et Contrôle - budgétisation générale (n=1)

1.4 Considérations et limites

Aucune entrevue n'a été menée avec des représentants de MS. De plus, tous les renseignements provenant de MS ont été reçus par l'entremise du secteur de programme de la GRC. Une partie des renseignements (c.-à-d. les services aux clients, la satisfaction des clients) extraits de rapports d'analyse comparative sont regroupés, et il était par conséquent impossible de produire des renseignements propres à la LCP.

2.0 Constatations

2.1 Pertinence

Toutes les sources de données soutiennent le besoin continu pour la LCP. La GRC est tenue par la loi de verser des paiements selon le programme de paiements de transfert. Ce besoin est clairement formulé dans les documents (p. ex. la Loi proprement dite) et appuyé par toutes les personnes interrogées (4/4) qui ont reconnu les obligations réglementaires de la GRC de continuer le versement des paiements. Même s'il existe actuellement un besoin continu pour la LCP, on s'attend à ce que ce besoin disparaisse graduellement en raison de la hausse de l'âge des bénéficiaires de la LCP. Le graphique 1 (ci-dessous) indique la tendance du déclin du nombre de bénéficiaires entre la période de 2005 et de 2012.

Graphique 1 : Nombre de bénéficiaires de la LCP par année

Le texte qui accompagne le graphique se trouve après l'image.

Source : Données détaillées du document portant sur les paiements versés conformément à la LCP
Données fournies par le Groupe des comptes de pension, Gestion générale et Contrôle, le 2013-07-23

L'objectif de la LCP est directement harmonisé avec les résultats stratégiques de l'architecture d'alignement des programmes (AAP) de la GRC visant à ce que « Les prestations soient assurées aux membres de la GRC et à leurs survivants frappés d'invalidité ou touchés par le décès ». De plus, l'objectif de la LCP est lié à la priorité suivante du gouvernement du Canada, soit « La sécurité du revenu et l'emploi pour les Canadiens » ^{Note de bas de page 2}.

Le programme de paiements de transfert est harmonisé avec les autorités législatives et réglementaires de la GRC. Il s'agit de l'autorité législative assurant le « versement de paiement de pensions de retraite à certaines personnes nommées membres de la GRC avant le 1^er mars 1949 » ^{Note de bas de page 3}. En outre, d'autres autorités législatives et directives liées au paiement de pensions de retraite sont contenues dans le Règlement sur la continuation des pensions.

Des preuves indiquent que la gouvernance de la LCP et les rôles et responsabilités de la GRC et de MS pour ce qui est de l'administration et de la gestion sont clairement définis et compris. Un examen des documents du programme, ainsi que d'autres documents, confirme que les rôles et responsabilités sont continuellement définis et expliqués. Les entrevues ont aussi confirmé que les rôles et responsabilités sont très clairs pour la GRC et MS quant à la gestion et à l'administration de la LCP. Parmi ce type de documents, notons le contrat de service d'administration du régime de pension (et annexes d'accompagnement) conclu entre la GRC et MS, la Loi sur la continuation des pensions et son Règlement, de même qu'une série de documents portant sur les « processus opérationnels » et les « règles administratives » complets qui ont été créés par l'équipe affectée au Projet d'impartition de l'administration des pensions en 2010. En particulier, ces documents expliquent clairement tous les aspects de la LCP, notamment, les rôles et les responsabilités, les processus et les critères.

Les paragraphes suivants indiquent la gouvernance interne et les rôles et les responsabilités des secteurs particuliers au sein de la GRC engagés dans le programme des paiements de transfert.

• Les Service de pension des Services nationaux de rémunération (SNR) sont responsables de l'administration générale de la LCP, notamment de la supervision des obligations contractuelles de MS.
• Gestion générale et Contrôle est responsable de la saisie du programme de paiements de transfert dans le système financier de même que de la recherche de financement auprès du Conseil du Trésor du Canada.

2.2 Rendement - efficacité

Il existe de solides processus et critères s'appliquant à la LCP. Tel qu'il a été discuté auparavant, l'examen des documents a révélé, et toutes les entrevues (4/4) ont indiqué, qu'une série de « règles administratives » et de « processus opérationnels » fournissent des processus et critères détaillés sur la LCP. De plus, l'administration de la LCP est orientée par la Loi sur la continuation des pensions et son Règlement.

L'évaluateur n'a pu trouver aucune preuve de lacunes dans les processus ou les critères qui pourraient se répercuter de manière négative sur la capacité de la GRC d'offrir la prestation des paiements aux bénéficiaires dans le respect de normes de service raisonnables. Les rapports d'analyse comparative appuient aussi ce point et indiquent que les résultats des services obtenus quant au versement à temps des paiements étaient de 100 sur 100 ^{Note de bas de page 4}.

La LCP atteint les objectifs établis consistant à assurer le paiement des pensions de retraite en vertu de la Loi. Les paiements sont faits et, comme il est indiqué ci-dessus, sont payés en temps opportun.

Certaines preuves indiquent qu'il existe de solides mécanismes de supervision et de déclaration s'appliquant à la LCP. Les personnes interrogées (4/4) ont indiqué des renseignements supplémentaires au RMR et au RPP (tableaux) et à Comptes publics du Canada comme exemples de déclaration et de supervision qui informent le gouvernement et le public des dépenses annuelles touchant le programme de paiements de transfert.

L'annexe A du contrat conclu entre la GRC et MS définit explicitement l'obligation de MS de produire un rapport continu de ses activités ^{Note de bas de page 5}. Dans le cadre de ses obligations, MS fournit les données sur le rendement qui sont utilisées dans les rapports annuels d'analyse comparative commandés par la GRC. Ces rapports fournissent la comptabilité complète de leurs activités liées à tous les régimes de pension de retraite de la GRC administrés par MS au nom de la GRC, y compris la LCP. Selon un examen de ces documents, MS assure dans l'ensemble des services suffisants aux clients de la GRC. Il est cependant important de noter que la déclaration des données des documents d'analyse comparative de tous les régimes de pension de retraite se fait de manière groupée et qu'il est par conséquent difficile d'extraire des services particuliers liés à la LCP et de les commenter. La plupart des personnes interrogées (3/4) reconnaissent que MS dispose de systèmes continus en vue de la supervision et de la déclaration, comme la production régulière de rapports soumis à la GRC, la participation à des études d'analyse comparative et les services de centres d'appel offerts aux clients.

Mis à part les rapports de MS, les personnes interrogées ont cité l'exemple du Groupe des comptes de pension qui assure la supervision des régimes de retraite de la GRC, y compris la LCP. Les personnes interrogées étaient d'avis que le Comité de surveillance du financement du régime de retraite (CSFRR) de la GRC assurait un autre niveau de supervision. Le CSFRR a été créé en vue de conseiller le dirigeant principal des Ressources humaines (DPRH) et le sous-commissaire, Gestion générale et Contrôle, sur l'administration des régimes de retraite. L'examen du document appuie cette notion selon laquelle le rôle désigné de ce comité est de fournir une analyse critique liée aux régimes de retraite de même que de donner des conseils et de formuler des recommandations aux SNR concernant l'examen, la gestion et le contrôle des coûts d'administration totaux imputés aux régimes de retraite de la GRC ^{Note de bas de page 6}.

Les personnes interrogées étaient d'avis que le Comité consultatif des pensions de retraite (CCPR) représente un autre exemple de supervision. Cette notion est appuyée par l'examen du document puisqu'en vertu du paragraphe 25.1 de la LPRGRC, le CCPR est chargé de conseiller et d'aider le ministre de la Sécurité publique dans l'application de la LPRGRC. Le CCPR est présidé par le dirigeant principal des Ressources humaines (DPRH) et soutenu par l'équipe des Services nationaux de rémunération (SNR) ^{Note de bas de page 7}.

Il faut signaler que ces deux comités traitent des questions de tous les régimes de pension de retraite, y compris la LCP. Il est logique de supposer que s'il y avait des lacunes flagrantes concernant ce programme de paiements de transfert, celles-ci seraient repérées et traitées par un de ces comités ou par les deux.

2.3 Rendement - efficience et économie

La plupart des personnes interrogées (3/4) n'ont pu suggérer de solution de rechange pour gérer ou administrer la LCP qui pourrait entraîner une réduction de coûts à la GRC. Selon les indications fournies par les personnes interrogées et les données du programme, les frais administratifs courants de la LCP sont raisonnables. Les documents du programme indiquent une diminution des frais administratifs de 80 947 $ en 2008-2009 à 39 052 $ en 2012-2013. Au cours des cinq dernières années, ces frais ont représenté moins de 0,5 % des dépenses totales du programme de paiements de transfert.

Une personne interrogée (1/4) a expliqué que l'administration et la gestion de la LCP (ainsi que tous les autres régimes de prestations de retraite de la GRC) passaient de MS à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, ce qui peut entraîner une réduction des coûts à l'avenir.

Le cadre de mesure du rendement de la GRC a établi un indicateur cible de 75 $ lié à la LCP, « les coûts par demande demeurant plus ou moins dans les 5 % de la cible » ^{Note de bas de page 8}. Comme le prouve le graphique 2, la GRC atteint cette cible pour la LCP depuis 2009-2010.

Graphique 2 : Frais administratifs moyens de Morneau Shepell par opération de paie

Le texte qui accompagne le graphique se trouve après l'image.

Source : Frais administratifs liés au RPS et au document de la LCP
Données fournies par le Groupe des comptes de pension, Gestion générale et Contrôle, le 23-07-2013

3.0 Conclusion

Pertinence

L'évaluation a révélé que le mandat du programme de paiements de transfert est pertinent et qu'il est harmonisé avec les priorités de la GRC et du gouvernement. De plus, il y a un besoin continu pour le programme de paiements de transfert. Les rôles et les responsabilités de la GRC et de MS sont clairs et bien compris.

Rendement

L'évaluation a révélé que la prestation du service et le paiement des pensions de retraite aux bénéficiaires de la GRC sont menés en conformité avec la Loi et que des mécanismes de supervision et de déclaration sont appliqués en vue d'assurer la prestation de services suffisants.

Le programme de paiements de transfert atteint les objectifs établis consistant à assurer le paiement des pensions de retraite en vertu de la LCP.

Étant donné que le programme de paiements de transferts est en voie de disparition et que la gestion en est faite de manière efficace et efficiente, aucune recommandation n'est nécessaire.

4.0 Réponse de la direction

4.1 Réponse de la direction

Le présent rapport d'évaluation du programme de paiements de transfert prévus dans la Loi sur la continuation des pensions de la GRC a été examiné et accepté par des hauts fonctionnaires des secteurs de programmes responsables.

Annexe A : Cadre d'évaluation des régimes de pensions de retraite en vertu de la LCP de la GRC

Annexe B : Bibliographie

Gouvernement du Canada, ministère de la Justice, Loi sur la continuation des pensions de la GRC, Ottawa, RCN : 1970.

Gouvernement du Canada, ministère de la Justice, Loi sur la pension de retraite de la Gendarmerie royale du Canada, Ottawa, RCN : 1985.

Gouvernement du Canada, Bureau du vérificateur général du Canada, Rapport de la vérificatrice générale du Canada à la Chambre des communes - Chapitre 9 - L'administration des régimes de retraite et d'assurances - Gendarmerie royale du Canada, Ottawa, RCN : 2006.

Gouvernement du Canada, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, Services d'administration des pensions de la GRC - Contrat no M9020-020358/001/ZH - Annexe A - Énoncé des travaux, Ottawa, RCN : 2002.

Gouvernement du Canada, Gendarmerie royale du Canada, Analyse comparative de l'administration des cotisations déterminées - Exercice financier 2010 - Gendarmerie royale du Canada, Ottawa, RCN: 2011.

Gouvernement du Canada, Gendarmerie royale du Canada, Analyse comparative de l'administration des cotisations déterminées - Exercice financier 2011 - Gendarmerie royale du Canada, Ottawa, RCN: 2012.

Gouvernement du Canada, Gendarmerie royale du Canada, Analyse comparative de l'administration des cotisations déterminées - Exercice financier 2012 - Gendarmerie royale du Canada, Ottawa, RCN: 2013.

Gouvernement du Canada, Gendarmerie royale du Canada, Cadre de mesure du rendement de la GRC, Ottawa, RCN : 2013.

Gouvernement du Canada, Gendarmerie royale du Canada, Architecture d'alignement des programmes de la GRC, Ottawa, RCN : 2013.

Gouvernement du Canada, Gendarmerie royale du Canada, Rapport sur les plans et priorités de la GRC 2013-2014, Ottawa, RCN : 2013.

Final Report: February 21, 2014

This report has been reviewed in consideration of the Access to Information and Privacy Acts. The published information is UNCLASSIFIED.

Table of contents

• Acronyms/definitions
• Executive summary
• 1.0 Introduction
  • 1.1 Background
  • 1.2 Purpose and scope of the evaluation
  • 1.3 Methodology and approach
  • 1.4 Considerations and limitations
• 2.0 Findings
  • 2.1 Relevance
  • 2.2 Performance - effectiveness
  • 2.3 Performance - efficiency and economy
• 3.0 Conclusion
• 4.0 Management response
  • 4.1 Management response
• Appendix A: Evaluation framework for the pensions under the RCMP PCA
• Appendix B: Bibliography
• Footnotes

Acronyms/definitions

CHRO

Chief Human Resources Officer

DPR

Departmental Performance Report

NCS

National Compensation Services

NPES

National Program Evaluation Services

PAA

Program Alignment Architecture

PAC

Pension Accountability Committee

PCA

Royal Canadian Mounted Police Pension Continuation Act

PFOC

Pension Finance Oversight Committee

PWGSC

Public Works Government Services Canada

RCMP

Royal Canadian Mounted Police

RCMPSA

Royal Canadian Mounted Police Superannuation Act

RPP

Report on Plans and Priorities

TB

Treasury Board

Executive summary

What we examined

The evaluation of the Pensions under the Royal Canadian Mounted Police (RCMP) Pension Continuation Act (PCA) transfer payment program was conducted by National Program Evaluation Services between September 2013 and January 2014. The purpose of the evaluation was to assess the relevance and performance of the transfer payment program against its stated objective of providing a lifetime benefit for RCMP members and their survivors. Specifically, the payment of pensions to Officers, Non-Commissioned Officers and Constables engaged prior to March 1, 1949, except those who elected to come under the Royal Canadian Mounted Police Superannuation Act (RCMPSA).

The evaluation was national in scope and payments to eligible recipients ranged from $22.5 million to $15.2 million yearly for a total of approximately $131 million over a seven year period from (2005 to 2012).

The evaluation examined monitoring and oversight activities within the RCMP and focused on the relevance and performance of the transfer payment program against its objective.

Why it is important

The transfer payment program supports the organization's strategic outcome of "Incomes are secure for RCMP members and their survivors affected by disability or death". The PCA is a statutory payment that provides income to pensioners or survivors of members of the RCMP who served prior to March 1, 1949 and who did not elect to come under the RCMPSA. In 2012-13, the PCA made up 8.5% of all transfer payment programs in the RCMP.

The cost of the transfer payment program and the number of eligible recipients has been steadily decreasing and is expected to sunset in the future due to the advancing age of the recipients added to the fact that there will be no new recipients.

What we found

• There is a continued need for the transfer payment program. The mandate is relevant and aligned with the RCMP and Government of Canada priorities.
• Roles and responsibilities of the RCMP (National Compensation Services and Finance) and Morneau Shepell, the private third-party administrator, are clear.
• The transfer payment program has strong processes and criteria in place.
• The PCA is achieving its objectives of providing a lifetime benefit for RCMP members and their survivors. Specifically, to provide payment of pensions to Officers, Non-Commissioned Officers and Constables engaged prior to March 1, 1949, except those who elected to come under the RCMPSA.

Recommendations

Given the Program is sun setting and it is being managed in an efficient and effective manner, no recommendations are required.

1.0 Introduction

This report presents the results of the Evaluation of the Pensions under the Royal Canadian Mounted Police Pension Continuation Act (PCA) transfer payment program. The evaluation was conducted internally by National Program Evaluation Services between September 2013 and January 2014. The evaluation was conducted in compliance with Section 42.1 of the Financial Administration Act that requires that all ongoing transfer payment programs are evaluated every five years. The evaluation followed the Treasury Board (TB) Policy on Evaluation and the TB Secretariat's Directive on the Evaluation Function.

1.1 Background

Program profile and funding

The transfer payment program of the Pensions under the Royal Canadian Mounted Police Pension Continuation Act is a statutory payment program introduced in 1959. The objective of the PCA is to provide a lifetime benefit for RCMP members and their survivors. Specifically, providing payment of pensions to Officers, Non-Commissioned Officers and Constables engaged prior to March 1, 1949, except for those who elected to come under the RCMP Superannuation Act (RCMPSA). The PCA is a predecessor to the RCMPSA. The PCA contributes to the core RCMP strategic outcome "to secure incomes for RCMP members and their survivors affected by disability or death".

The overall management of the PCA is the responsibility of the RCMP National Compensation Services (NCS), however the day to day administration is contracted to a third party administrator, Morneau Shepell (MS).

All plan recipients are either existing pensioners or survivors. Given that all members now fall under the RCMPSA, there are no new pensioners entering the plan. As depicted in table 1 (below), the number of recipients and amounts paid will continue to steadily decline. As a result, the PCA will sunset in the future.

Source: Details of PCA Payments document
Provided by Pension Accounting Unit, Corporate Management and Comptrollership on 2013-07-23

According to the RCMP's Report on Plans and Priorities (RPP) ^{Footnote 1}, the PCA represents approximately 8.5% of the $164 million of planned spending for the RCMP's 2013-14 transfer payment programs.

1.2 Purpose and scope of the evaluation

The evaluation was national in scope and covered the period beginning April 1, 2005 and ending March 31, 2013.

The objectives of the evaluation were to assess:

1. Relevance of the transfer payment program, specifically:
   • A continued need for the transfer payment program;
   • Alignment of the transfer payment program with RCMP strategic objectives and Government of Canada priorities; and the
   • Alignment and clarity of roles and responsibilities as they pertain to the transfer payment program;
2. Performance of the transfer payment program in terms of:
   • Effectiveness - the extent to which the transfer payment program is achieving its expected objective to provide payments of pensions. The evaluation will also examine whether there are oversight and reporting mechanisms to support its management.
   • Efficiency and economy- the extent to which the RCMP has achieved efficiencies in the management and administration of the transfer payment program for the department.

1.3 Methodology and approach

The evaluation followed the TB Policy on Evaluation and the TB Secretariat's Directive on the Evaluation Function. Multiple lines of evidence were used to assess the relevance and performance of the transfer payment program, and develop findings and recommendations.

Document review

Internal and external documentation as well as secondary research were reviewed to gather contextual information about the transfer payment program and to inform the evaluation questions. Document review included Department Performance Report (DPR), RPP, benchmarking documents, policies, evaluations, audits and other applicable information.

Analysis of administrative and performance data

Available financial, administrative, and performance measurement data from the RCMP and MS was analyzed to inform the evaluation about the efficiency, effectiveness, and economy of the transfer payment program.

Key informant interviews

Four interviews were conducted to validate and supplement information gathered through the other lines of evidence indicated above. The interviews were conducted with representatives of both program areas involved with the transfer payment program, including:

• Human Resources - National Compensation Services (n=3)
• Corporate Management and Comptrollership - Corporate Budgeting (n=1)

1.4 Considerations and limitations

No interviews were conducted with representatives from MS. Additionally, all information from MS was received through the RCMP Program area. Some of the information (i.e. services to clients, client satisfaction) extracted from benchmarking reports is reported in aggregate and therefore it was not possible to report specific to the PCA.

2.0 Findings

2.1 Relevance

All lines of evidence support a continued need for the PCA. It is a legislative obligation for the RCMP to make payments under this transfer payment program. This need is clearly articulated in documentation (such as the Act itself) as well as supported by all interviewees (4/4) who acknowledged the RCMP's legislative obligation to continue payments. Although there is currently an ongoing need for the PCA, due to the advanced age of the PCA recipients, it is expected that the PCA will sunset in the future. Graph 1 (below) demonstrates the trend of declining recipients between the period of 2005 and 2012.

Graph 1: Number of PCA Recipients by year

Description of graph in tabular format follows.

Source: Details of PCA Payments document
Provided by Pension Accounting Unit, Corporate Management and Comptrollership on 2013-07-23

The objective of the PCA is directly aligned with the RCMP's Program Activity Alignment (PAA) Strategic Outcome of "Incomes are secure for RCMP members and their survivors affected by disability or death". Additionally, the objective of the PCA is linked to the Government of Canada Priority of "Income Security & Employment for Canadians". ^{Footnote 2}

The transfer payment program is aligned with legislative and regulatory authorities of the RCMP. This is the legislative authority for the "provision of payment of pensions to certain persons appointed as members of the RCMP before March 1^st 1949" ^{Footnote 3}. Additionally, further legislative authority and direction with respect to the payment of pensions is provided in the Pension Continuation Regulations.

Evidence indicates that the governance of the PCA and the roles and responsibilities of the RCMP and MS with regard to its administration and management are clear and well understood. A review of program and other documentation confirms that roles and responsibilities are consistently outlined and explained. Interviewees also confirmed that the roles and responsibilities are very clear for the RCMP and MS in regard to the management and administration of the PCA. Examples of such documentation included the Pension Plan Administration Services contract (and accompanying Annexes and Appendices) between the RCMP and MS, the Pension Continuation Act and Pension Continuation Regulations, as well as a series of comprehensive "Business Processes" and "Business Rules" which were created by the Pension Administration Outsourcing Project Team in 2010. In particular, these documents provide explicit explanations for all aspects of the PCA including roles and responsibilities, processes and criteria.

The following indicates the internal governance and roles and responsibilities of the specific areas within the RCMP involved in the transfer payment program:

• Pension Services of NCS is responsible for the overall management of the PCA including oversight of MS contractual obligations.
• Corporate Management & Comptrollership is responsible for entering the transfer payment program into the financial system as well as seeking funding from the TB of Canada.

2.2 Performance - effectiveness

There are strong processes and criteria in place for the PCA. As previously discussed, document review revealed and all interviewees (4/4) spoke of a series of "Business Processes and "Business Rules" which provide explicit details about the processes, and criteria in relation to the PCA. Additionally, the administration of the PCA is guided by the Pension Continuation Act and Pension Continuation Regulations.

The evaluator could not find any evidence of deficiencies in the processes or criteria that would impact the RCMP's ability to deliver payments to recipients within reasonable service standards. This is supported by the benchmarking reports which indicate that the service score for paying on time was 100 out of 100 ^{Footnote 4}.

The PCA is achieving its goal to provide payments of pensions as required under the Act. The payments are being made and as indicated above, are being paid in a timely manner.

There is evidence to indicate that there are oversight and reporting mechanisms in place with respect to PCA. Interviewees (4/4) identified the RPP and DPR Supplementary Information (Tables) and Public Accounts of Canada as examples of reporting and oversight which inform Government and the public on its yearly expenditures with respect to the transfer payment program.

Annex A of the contract between the RCMP and MS articulates MS's obligation to provide ongoing reporting of activities ^{Footnote 5}. As part of this obligation, MS provides performance data that is used in annual benchmarking reports which are commissioned by the RCMP. These reports provide comprehensive accounting of their activities in relation to all RCMP pension programs they administer on behalf of the RCMP including the PCA. A review of these documents suggests that MS overall is providing adequate services to RCMP clients. However, it is important to note that the benchmarking documents report on all pension programs in aggregate and therefore it is difficult to extract and comment on specific services related to the PCA. Most Interviewees (3/4) acknowledge that MS has ongoing systems in place for oversight and reporting such as regular reports to RCMP, participation in benchmarking studies and call centers available to clients.

Aside from MS reports, interviewees cited the example of the Pension Accounting Unit as providing oversight of RCMP pension plans including the PCA. Interviewees had the opinion that the RCMP Pension Finance Oversight Committee (PFOC) provided an additional level of oversight. PFOC was established to advise the Chief Human Resources Officer (CHRO) and the Deputy Commissioner of Corporate Management and Comptrollership, on the administration of the pension plans. Document review supports this notion as the identified role of this Committee is to provide a challenge function in relation to pension plans as well as to provide advice and recommendations to NCS concerning the review, management and control of total administration costs charged to the RCMP pension plans ^{Footnote 6}.

Interviewees also commented that the Pension Advisory Committee (PAC) is one further example of oversight. This notion is supported by document review as the PAC is mandated through section 25.1 of the RCMPSA to advise and assist the Minister of Public Safety Canada on matters arising in connection with the operation of the RCMPSA. PAC is chaired by the CHRO and is supported by the NCS team ^{Footnote 7}.

It should be noted that both of these Committees address all pension plans including the PCA. It is logical to assume that if there were glaring deficiencies with the transfer payment program it would be identified and addressed by one or both of these Committees.

2.3 Performance - efficiency and economy

Most interviewees (3/4) could not suggest alternative ways of managing or administering the PCA that would result in reduced cost to the RCMP. Indications from interviewees and program data suggest that the current administration costs for the PCA are reasonable. Program documentation demonstrates a decrease in administrative costs from $80,947 in 2008-2009 to $39,052 in 2012-2013. Over the last five years this has constituted less than 0.5% of the transfer payment program's total expenditures.

One interviewee (1/4) explained that the administration and management of the PCA (along with all other RCMP pension benefits programs) is shifting from MS to Public Works and Government Services Canada which may result in reducing costs in the future.

The RCMP's Performance Measurement Framework identifies a target of $75 for the PCA efficiency indicator "Cost per claim stays within more or less of 5% of Target" ^{Footnote 8}. As evidenced by Graph 2, the RCMP has been achieving this target for PCA since 2009-2010.

Graph 2: Average Morneau Shepell Administrative Cost per Payroll Transaction

Description of graph in tabular format follows.

Source: Administrative costs for SIP and PCA document
Provided by Pension Accounting Unit, Corporate Management and Comptrollership on 2013-07-23

3.0 Conclusion

Relevance

The evaluation found that the mandate of the transfer payment program is relevant and is aligned with the RCMP and government priorities. Additionally, there is a continued need for the transfer payment program. The roles and responsibilities of the RCMP and MS are clear and well understood.

Performance

The evaluation found that the delivery and payment of pensions to RCMP recipients is conducted according to the Act and that there are oversight and reporting mechanisms in place to ensure adequate services.

The transfer payment program is achieving its goal of providing payment of pensions as required under the PCA.

Given the transfer payment program is sun setting and it's being managed in an efficient and effective manner, no recommendations are required.

4.0 Management response

4.1 Management response

This evaluation report RCMP Pension Continuation Act transfer payment program has been reviewed and accepted by senior officials of the responsible program areas.

Appendix A: Evaluation framework for the pensions under the RCMP PCA

Appendix B: Bibliography

Government of Canada, Department of Justice, RCMP Pension Continuation Act, Ottawa, NCR: 1970.

Government of Canada, Department of Justice, Royal Canadian Mounted Police Superannuation Act, Ottawa, NRC: 1985.

Government of Canada, Office of the Auditor General of Canada, Report of the Auditor General of Canada to the House of Commons - Chapter 9, Pension and Insurance Administration Royal Canadian Mounted Police, Ottawa, NCR: 2006.

Government of Canada, Public Works and Government Services Canada, RCMP Pension Administration Services - Contract no. M9020-020358/001/ZH - Annex A - Statement of Work, Ottawa, NCR: 2002.

Government of Canada, Royal Canadian Mounted Police, Defined Benefit Administration Benchmarking Analysis Fiscal Year 2010 - Royal Canadian Mounted Police, Ottawa, NCR: 2011.

Government of Canada, Royal Canadian Mounted Police, Defined Benefit Administration Benchmarking Analysis Fiscal Year 2011 - Royal Canadian Mounted Police, Ottawa, NCR: 2012.

Government of Canada, Royal Canadian Mounted Police, Defined Benefit Administration Benchmarking Analysis Fiscal Year 2012 - Royal Canadian Mounted Police, Ottawa, NCR: 2013.

Government of Canada, Royal Canadian Mounted Police, RCMP Performance Measurement Framework, Ottawa, NRC: 2013.

Government of Canada, Royal Canadian Mounted Police, RCMP Program Alignment Architecture, Ottawa, NRC: 2013.

Government of Canada, Royal Canadian Mounted Police, RCMP Report on Plans and Priorities 2013-2014, Ottawa, NCR: 2013