Annex to the Statement of Management Responsibility Including Internal Control Over Financial Reporting for the Royal Canadian Mounted Police, Fiscal year 2019-2020

1. Introduction

This document provides summary information on the measures taken by the Royal Canadian Mounted Police (RCMP) to maintain an effective system of internal control over financial reporting, including information on internal control management, assessment results and related action plans.

Detailed information on the RCMP's authority, mandate and core responsibilities can be found in the 2019- 2020 Departmental Plan and the 2019-2020 Departmental Results Report.

2. RCMP's system of internal control over financial reporting

2.1 Internal control management

The RCMP recognizes the importance of setting the tone from the top and helps ensure that staff at all levels understand their role in maintaining an effective system of internal control over financial reporting (ICFR) and are well equipped to exercise these responsibilities effectively. The RCMP's focus is to ensure risks are managed through a responsive and risk-based control environment that enables continuous improvement and innovation.

The RCMP has a well-established governance and accountability structure to support departmental assessment efforts and oversight of its system of internal control. The RCMP's internal control management framework, approved by the Commissioner, is in place and includes:

• Organizational accountability structures as they relate to internal control management to support sound financial management, including roles and responsibilities of senior managers in their areas of responsibility for control management;
• Values and ethics;
• Ongoing communication and training on statutory requirements, and policies and procedures for sound financial management and control;
• Centralized team with support from regional internal control units within the Corporate Management portfolio dedicated to the documentation, design and operating effectiveness of ICFR under the Chief Financial Officer authority;
• Periodic monitoring of, and regular updates to, internal control management, as well as the provision of related assessment results and action plans to the Commissioner, the Chief Financial Officer, senior management and, as applicable, the Departmental Audit Committee.

The Departmental Audit Committee provides advice to the Commissioner on the adequacy and functioning of the RCMP's risk management, control and governance frameworks and processes.

2.2 Service arrangements relevant to financial statements

The RCMP relies on other organizations for the processing of certain transactions that are recorded in its financial statements, as follows.

Common service arrangements:

• Public Services and Procurement Canada (PSPC) administers the following:
  • The payments of salaries and benefits under two different pay systems: Phoenix for public service employees and Member Pay System (MPS) for regular and civilian members of the RCMP
  • The procurement of goods and services in accordance with the RCMP's Delegation of Authority, and the provision of accommodation services
  • The issuance of Receiver General payments and the processing of Interdepartmental Settlements on behalf of the RCMP via the Standard Payment System (SPS);
• The Treasury Board of Canada Secretariat provides services related to public sector insurance for public service employees of the RCMP and centrally administers payment of the employer's share of contributions toward statutory employee benefit plans (i.e. the Public Service Pension Plan, Employment Insurance Plan, Canada Pension Plan, Quebec Pension Plan and Public Service Supplementary Death Benefit Plan) on behalf of the RCMP;
• The Department of Justice Canada provides legal services to the RCMP; and
• Shared Services Canada (SSC) provides information technology (IT) infrastructure services to the RCMP in the areas of data centre and network services. The scope and responsibilities are addressed in the interdepartmental arrangement between SSC and the RCMP.

Readers of this annex may refer to the annexes of the above-noted departments for a greater understanding of the systems of internal control over financial reporting related to these specific services.

The RCMP relies on other departments for the processing of certain transactions or information that are recorded in its financial statements, as follows:

Specific Arrangements:

• PSPC administers the member pension administration on behalf of the RCMP. PSPC has the authority and responsibility to ensure that transactions and payments are made in accordance with the terms and conditions set out by the RCMP.
• Veterans Affairs Canada (VAC) administers some of the programs and services that the RCMP is responsible to provide to its members, including the disability pension and health benefit programs for a service-related injury, illness or death, pursuant to Part II of the Royal Canadian Mounted Police Superannuation Act and the Pension Act. VAC also provides transition support, case management, and access to the network of Operational Stress Injury (OSI) Clinics and VAC Assistance Service to eligible members.

3. Departmental assessment results during the 2019-2020 fiscal year

The following table summarizes the status of the ongoing monitoring activities according to the previous fiscal year's rotational plan.

The key findings and significant adjustments required from the current year's assessment activities are summarized below.

New or significantly amended key controls:

In the current year, there were no significantly amended key controls in existing processes that required a reassessment.

In mid-March 2020, the Coronavirus disease (COVID-19) pandemic resulted in emergency measures being taken to combat the spread of the virus. These measures impacted the way in which the RCMP operates as work had to be done remotely. The RCMP surveyed policy centres in high-risk areas to assess the impact of COVID-19 on key controls and no significant changes were identified. Mitigating controls were put in place where necessary to reduce risk to an acceptable level, and the use of technology was utilized to maintain controls such as the implementation of electronic signatures. Some control activities were postponed with minimal impact and are now slowly resuming.

Ongoing monitoring program:

Ongoing monitoring activities extend beyond the end of the fiscal year (March 31^st), as such the reassessment of key business processes was widely interrupted by the impact of COVID-19 due to shifting priorities, reduction in workforce capacity and workplace restrictions. The reassessments are still in progress and are expected to be completed as per the timelines shown in the table above. The design and operating effectiveness testing on departmental key controls for the Phoenix pay system for public service employees is still ongoing until PSPC's payroll processing reaches a steady state. The full assessment of the Financial management process started in 2019-2020 and is expected to be completed in 2022-2023.

No significant control deficiencies have been identified in the testing performed in 2019-2020.

4. Departmental action plan for the next fiscal year and subsequent fiscal years

The RCMP's rotational ongoing monitoring plan over the next 4 fiscal years is shown in the following table. The ongoing monitoring plan is based on:

• an annual validation of high-risk processes and controls; and
• related adjustments to the ongoing monitoring plan, as required.

In addition to the ongoing monitoring plan, the RCMP is continuing to conduct a full assessment of the Financial management process that is expected to be completed in the 2022-2023 fiscal year. At that time, the process will be added to the ongoing monitoring plan to reassess control performance on a rotational basis.

Annexe de la Déclaration de responsabilité de la direction englobant les contrôles internes en matière de rapports financiers de la Gendarmerie royale du Canada pour l’exercice 2019-2020

1. Présentation

Le présent document donne un résumé de l'information sur les mesures prises par la Gendarmerie royale du Canada (GRC) pour disposer d'un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers, y compris des renseignements sur la gestion des contrôles internes et les résultats d'évaluation ainsi que les plans d'action connexes.

Des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les responsabilités essentielles du ministère se trouvent dans le Plan ministériel 2019-2020 et le Rapport sur les résultats ministériels 2019-2020.

2. Système de la GRC sur les contrôles internes en matière de rapports financiers

2.1 Gestion du contrôle interne

La GRC reconnaît qu'il est important que la direction fournisse des messages clairs afin que les employés de tous les niveaux comprennent le rôle qu'ils doivent jouer dans le maintien d'un système de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF) et qu'ils disposent des outils nécessaires pour s'acquitter efficacement de ces responsabilités. La GRC vise avant tout à assurer une bonne gestion des risques grâce à un environnement de contrôle souple, axé sur le risque et propice à l'amélioration et à l'innovation continues.

La GRC dispose d'une structure de gouvernance et de responsabilité bien établie pour appuyer les mesures d'évaluation et la surveillance ministérielles de son système de contrôle interne. Le cadre de gestion du contrôle interne de la GRC, approuvé par la commissaire, a été mis en place et comprend les éléments suivants :

• Des structures de responsabilisation organisationnelle relativement à la gestion du contrôle interne en vue d'appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs dans leurs secteurs de responsabilité pour la gestion du contrôle
• Les valeurs et l'éthique
• Les activités de communication et de formation continues concernant les exigences législatives, les politiques et les procédures visant à assurer une saine gestion financière et un contrôle efficace des finances
• Un groupe central avec le soutien des groupes régionaux du contrôle interne au sein du portefeuille de la Gestion générale qui se consacrent à l'enregistrement de l'information, à la conception et à l'efficacité opérationnelle du CIRF, sous l'autorité fonctionnelle du dirigeant principal des Finances
• Une surveillance périodique de la gestion du contrôle interne et des comptes rendus réguliers à cet effet, ainsi que la communication des résultats de l'évaluation connexe et des plans d'action au commissaire, au dirigeant principal des Finances de même qu'à la haute direction, et, s'il y a lieu, au Comité ministériel de vérification

Le Comité ministériel de vérification fournit des conseils au commissaire quant à la pertinence et au fonctionnement des cadres et processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance de la GRC.

2.2 Ententes de services relatives aux états financiers

La GRC compte sur d'autres organisations pour le traitement de certaines transactions qui figurent dans ses états financiers, comme le présentent les paragraphes suivants.

Dispositions relatives aux services communs :

• Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) administre les éléments suivants.
  • le paiement des salaires et des avantages au moyen de deux systèmes de paye : le système Phénix pour les employés de la fonction publique et le Système de paye des membres (SPM) pour les membres réguliers et les membres civils de la GRC
  • l'acquisition de biens et de services conformément à la délégation de pouvoirs de la GRC et la prestation de services de logement
  • l'émission de paiements du receveur général et le traitement de règlements interministériels au nom de la GRC par l'entremise du Système normalisé des paiements (SNP)
• Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada fournit des services relatifs aux programmes d'assurance du secteur public pour les employés de la GRC et administre de façon centralisée le paiement de la partie des employés (Régime d'assurance-emploi, Régime de pensions du Canada, Régime des rentes du Québec et Régime de prestations supplémentaires de décès de la fonction publique) pour la GRC
• Le ministère de la Justice Canada fournit des services juridiques à la GRC
• Services partagés Canada (SPC) fournit à la GRC des services liés à l'infrastructure de technologie de l'information (TI) dans les secteurs des centres de données et des services de réseau. L'étendue des services et les responsabilités de chacun sont décrites dans l'entente entre SPC et la GRC.

Les lecteurs de la présente annexe peuvent consulter les annexes des ministères susmentionnés pour mieux comprendre les systèmes de contrôle interne en matière de rapports financiers liés à ces services en particulier.

La GRC compte sur d'autres ministères pour le traitement de certaines informations ou transactions qui sont consignées dans ses états financiers comme le présentent les paragraphes suivants.

Dispositions particulières :

• SPAC assure l'administration des pensions des membres au nom de la GRC. SPAC a le pouvoir et la responsabilité de veiller à ce que les transactions et les paiements soient faits conformément aux modalités établies par la GRC.
• Anciens Combattants Canada (ACC) administre certains des programmes et des services que la GRC est responsable de fournir à ses membres, y compris le Programme de pension d'invalidité et le régime de prestations sanitaires pour une blessure, une maladie ou un décès lié au service, conformément à la Partie II de la Loi sur la pension de retraite de la Gendarmerie royale du Canada et à la Loi sur les pensions. ACC offre également du soutien à la transition, de la gestion des cas et un accès au réseau de cliniques pour traumatismes liés au stress opérationnel (TSO) et au service d'aide d'ACC aux membres admissibles.

3. Résultats de l'évaluation ministérielle au cours de l'exercice 2019-2020

Le tableau suivant résume l'état des activités de surveillance continue selon le plan cyclique de l'exercice précédent.

Les principales conclusions et les rajustements importants requis découlant des activités d'évaluation de l'exercice en cours sont résumés ci-dessous.

Contrôles clés nouveaux ou considérablement modifiés :

Pendant l'année en cours, aucun contrôle clé n'a été modifié de façon importante dans le cadre des processus existants nécessitant une réévaluation.

À la mi-mars 2020, la pandémie de la COVID-19 a entraîné la prise de mesures d'urgence pour lutter contre la propagation du virus. Ces mesures ont changé la façon dont fonctionne la GRC, car les employés devaient commencer à travailler à distance. La GRC a examiné les centres de décision dans les secteurs à risque élevé pour évaluer l'incidence de la COVID-19 sur les contrôles clés et n'a identifié aucun changement important. Au besoin, des contrôles d'atténuation ont été mis en place pour ramener les risques à un niveau acceptable et le recours à la technologie a permis de maintenir les contrôles comme la mise en oeuvre de signatures électroniques. Certaines activités de contrôle ont été suspendues sans trop de conséquences, et la reprise graduelle des activités est maintenant en cours.

Programme de surveillance continue :

Les activités de surveillance continue se poursuivent après la fin de l'exercice financier (31 mars). La COVID-19 a interrompu la réévaluation des principaux processus de travail étant donné la modification des priorités, la réduction de la capacité de l'effectif et la mise en oeuvre de restrictions en milieu de travail. Les réévaluations sont en cours et devraient être terminées aux dates indiquées dans le tableau ci-dessus. L'évaluation de l'efficacité de la conception et de l'efficacité opérationnelle de contrôles clés ministériels visant le système de paye Phénix pour les employés de la fonction publique se poursuit en attendant la stabilisation du traitement de la paye par SPAC. L'évaluation intégrale du processus de gestion financière a commencé en 2019-2020 et devrait être terminée en 2022-2023.

Les évaluations effectuées en 2019-2020 n'ont révélé aucune déficience importante au niveau des contrôles.

4. Plan d'action pour le prochain exercice et les exercices subséquents

Le plan cyclique de surveillance continue de la GRC au cours des 4 prochains exercices est présenté dans le tableau suivant. Il est fondé sur les éléments suivants :

• une validation annuelle des processus et des contrôles à risque élevé;
• les rajustements connexes au plan de surveillance continue, s'il y a lieu.

Outre le plan de surveillance continue, la GRC effectue une évaluation intégrale du processus de gestion financière, qui devrait être terminée en 2022-2023. À ce moment-là, le processus sera intégré au plan de surveillance continue aux fins de réévaluation cyclique du rendement du contrôle.

New cybercrime and fraud reporting system

Only a small percentage of cybercrimes or frauds are reported to Police in Canada, making it difficult for law enforcement to keep up with the ever-changing threat landscape.

To make it easier for Canadians and businesses to report cybercrime and fraud, we are developing a new reporting system with the Canadian Anti-Fraud Centre (CAFC).

Once fully in place, in 2023-2024, a victim or witness of a cybercrime or fraud will be able to use this system to report the crime online.

We'll use the information we get through the system to help:

• make links between similar reports of cybercrime and fraud across Canada and internationally
• identify and prioritize reported threats and incidents for law enforcement purposes
• coordinate investigations and other law enforcement activities across jurisdictions

On this page

• Pilot testing
• Need to report cybercrime or fraud now?
• Take part in our research

Pilot testing

We began pilot testing the new online service in March 2020. A small number of users are being redirected from the existing CAFC online Fraud Reporting System to the new system each day.

We are measuring the user experience and report quality throughout the pilot. By starting small, we can learn and make necessary changes quickly while minimizing the potential impact it could have on victims.

As the pilot progresses, the number of reports per day is increasing.

Need to report cybercrime or fraud now?

Until the new reporting system is complete, Canadians, businesses and organizations should continue to report cybercrime and fraud to the online reporting system, available on the CAFC website. If you have lost personal information or money resulting from cybercrime or fraud, please contact your local police too.

Take part in our research!

Are you interested in sharing your feedback on the new reporting tool? If so, we'd like to speak with you to better understand what Canadians and Canadian organizations need from a scam, fraud and cybercrime reporting service.

If you would like to help us, or know someone else who can, please take part in our research.

How you can help

We'd like to talk to you via video and get your feedback on our pilot reporting website. The conversation should take about one hour and can be scheduled at a time that's convenient for you.

Your privacy

Your participation in this research is completely voluntary, so you can choose to stop participating at any time for any reason. We handle all personal information in accordance with the Privacy Act, and we'll give you a copy of our Privacy Statement.

Please note you cannot report cybercrime or fraud using this link. The link is just for gathering volunteers to test the reporting system. If you are currently experiencing a scam, fraud or cybercrime please report it to the Canadian Anti-Fraud Centre and, if you were a victim, to your local police.

Nouveau système de signalement des incidents de cybercriminalité et de fraude

Seul un petit pourcentage des cybercrimes ou fraudes est signalé à la police au Canada, ce qui complique le travail des organismes d'application de la loi, qui s'efforcent de suivre l'évolution constante de cette menace.

Afin de faciliter le processus de signalement des cybercrimes et des fraudes pour les particuliers et les entreprises au pays, nous développons un nouveau système de signalement en collaboration avec le Centre antifraude du Canada (CAFC).

Une fois le système en place, en 2023-2024, les victimes ou les témoins de cybercrimes ou de fraudes pourront s'en servir pour signaler les infractions en ligne.

Nous utiliserons l'information reçue dans le système pour nous aider :

• à établir des liens entre des signalements de cybercriminalité et de fraude faits partout au Canada et dans le monde;
• à cerner les menaces et les incidents signalés et à les classer par ordre de priorité à des fins d'application de la loi;
• à coordonner les enquêtes et d'autres activités d'application de la loi dans tous les territoires de compétence.

Sur cette page

• Projet pilote
• Vous devez signaler un incident de fraude ou de cybercriminalité immédiatement ?
• Participez à notre étude

Projet pilote

Nous avons lancé le projet pilote du nouveau service en ligne en mars 2020. Chaque jour, un petit nombre d'utilisateurs sont redirigés du Système de signalement des fraudes en ligne du Centre antifraude du Canada (CAFC) vers le nouveau système.

Nous évaluerons l'expérience de l'utilisateur et la qualité des signalements tout au long du projet pilote. En commençant à petite échelle, nous avons la possibilité d'apprendre et d'apporter les changements nécessaires rapidement tout en réduisant au minimum les répercussions possibles sur les victimes.

À mesure que le projet pilote avance, le nombre de signalements par jour augmentera.

Vous devez signaler un incident de fraude ou de cybercriminalité immédiatement ?

D'ici à ce que le nouveau système soit complètement mis en œuvre, les particuliers et les entreprises du Canada doivent continuer de signaler les incidents de fraude et de cybercriminalité dont ils sont victimes au moyen du Système de signalement des fraudes, qui se trouve sur le site Web du CAFC. Si on vous a volé des renseignements personnels ou si vous avez perdu de l'argent à la suite d'un cybercrime ou d'une fraude, communiquez également avec votre service de police local.

Participez à notre étude

Souhaitez-vous faire part de votre opinion sur le nouvel outil de signalement? Si oui, nous aimerions discuter avec vous pour mieux comprendre ce dont les particuliers et les entreprises au Canada ont besoin de la part d'un service de signalement de fraudes et de cybercrimes.

Si vous souhaitez nous aider ou connaissez quelqu'un qui le peut, veuillez participez à nos recherches.

Ce que vous pouvez faire

Nous aimerions vous rencontrer par vidéo pour obtenir votre opinion sur notre site Web pilote de signalement. La conversation devrait durer environ une heure et aura lieu à une date qui vous convient.

Protection de vos renseignements personnels

Votre participation est volontaire. Vous pouvez donc décider de vous retirer de l'étude à tout moment et pour une raison quelconque. Nous traitons tous les renseignements personnels conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et nous vous remettrons une copie de notre déclaration de confidentialité.

Veuillez noter que vous ne pouvez pas signaler la cybercriminalité ou la fraude en utilisant ce lien. Le lien sert uniquement à rassembler des volontaires pour tester le système de signalement.

Cette initiative vise à recueillir des commentaires pour la création d'un système de signalement amélioré. Si vous êtes au courant d'une arnaque, d'un stratagème de fraude ou d'un cybercrime en cours, veuillez le signaler au Centre antifraude du Canada, et si vous en êtes la victime, communiquez avec votre service de police.

The National DNA Data Bank of Canada - Annual Report 2019-2020

Table of Contents

• Message from the Commissioner, Royal Canadian Mounted Police
• Quick facts
• The National DNA Data Bank
  • Offender and forensic hits
  • Convicted offender submissions
  • Processing of biological samples
    • Convicted offender samples
    • Crime scene and victim samples
    • Voluntary donor samples
    • Missing persons, relatives of missing persons or human remains
    • Overview of NMPDP submission process
  • Comparing DNA Profiles
  • International participation
  • Privacy of information
  • The value of secondary designated offence submissions
  • Process for reporting a DNA match / process for confirming a DNA match
• Success stories
• The National DNA Data Bank Advisory Committee
• Key statistics
• Financial statement

Message from the Commissioner, Royal Canadian Mounted Police

I am pleased to present the 2019-2020 National DNA Data Bank (NDDB) annual report.

This year, the NDDB continued its important work of processing DNA samples to help identify suspects and victims, link crime scenes, and solve active cases. It was also instrumental in helping families obtain answers and find some closure in the wake of tragedies.

Following the devastating crashes of Air Ethiopia Flight 302 in March 2019 and the Ukraine International Airlines Flight PS752 in January 2020, the NDDB helped identify the remains of the Canadian passengers. In a coordinated effort led by INTERPOL, the RCMP, including members of the NDDB team, worked with other international experts to identify the passengers by processing their personal belongings and biological reference samples from their families. Through a collaborative international effort, the victims of these terrible tragedies were identified, allowing the families to receive closure and cope with the loss of their loved ones.

The NDDB has been working diligently in partnership with the National Centre for Missing Persons and Unidentified Remains to assess, accept and process submissions for the new humanitarian indices (Missing Persons Index, Relatives of Missing Persons Index and Human Remains Index) introduced in 2018. Thanks to these efforts, the program has already received its first associations, identifying the remains of six individuals. As a result, police were able to notify the families that their loved ones were identified.

The Victim's Index also continues to help law enforcement identify victims in criminal investigations and bring offenders to justice.

This year, important legislative amendments affected the NDDB. Bill C-75, An Act to amend the Criminal Code, the Youth Criminal Justice Act and other Acts and to make consequential amendments to other Acts received Royal Assent in the spring of 2019, changing the category of 70 offences to listed secondary offences. In addition, the coming into force in late 2018 of the Cannabis Act and the amendments to the Criminal Code regarding transportation offences, including impaired driving, have added new offences to the list of designated offences that qualify for DNA sample processing. These legislative changes allow the NDDB to keep fulfilling its mandate of supporting police investigations and solving crimes.

As the NDDB enters its 20^th year of operation in June 2020, we will continue to modernize operations, forge new partnerships, and enhance the services we provide to remain responsive to an evolving crime environment. Our dedicated professionals at the NDDB are well-equipped to handle the ever-changing needs and requirements for DNA profile processing and matching. Their efforts will continue to help keep Canadians safe, and provide victims and their families with the closure they deserve.

Brenda Lucki
Commissioner

Quick facts

The National DNA Data Bank

The NDDB is a centralized collection of hundreds of thousands of DNA profiles that helps investigators across the country solve a range of crimes. The main goals are simple:

• link crime scenes across jurisdictional lines
• help identify or eliminate suspects
• determine whether a serial offender has been involved in certain crimes
• assist investigators, coroners and medical examiners to find missing persons and identify human remains

The NDDB was created by an act of Parliament on June 30, 2000. At that time, DNA analysis was a relatively new procedure. Since then, it has become a key component of most investigations, saving time and money by helping to focus investigations.

On behalf of the Government of Canada, the RCMP is the steward of the NDDB, which operates for the benefit of Canada's entire law enforcement community.

The NDDB maintains the following indices:

• Convicted Offenders Index (COI)
• Crime Scene Index (CSI)
• Victims Index (VI)
• Voluntary Donors Index (VDI)
• Missing Persons Index (MPI)
• Relatives of Missing Persons Index (RMI)
• Human Remains Index (HRI)

The COI, CSI, VI and VDI provide assistance to criminal investigations as follows:

• Comparing DNA profiles found at crime scenes against the DNA profiles of convicted offenders (CSI to COI). When a match is made, it can help identify a suspect. An "offender hit" is the term used to describe this type of DNA match. If no match is made, that information can also help eliminate suspects.
• Comparing DNA profiles found at different crime scenes (CSI to CSI). When a match is made between DNA profiles found at separate crime scenes, it can help link crimes for which no suspects have been identified. This determines whether a serial offender is involved in a number of cases. A "forensic hit" is the term used to describe this type of DNA match.
• Comparing DNA profiles contained in the VI and the VDI. This helps to identify unknown victims, link crime scenes together through victim and voluntary donor DNA profiles, or eliminate the voluntary donors from the focus of an investigation. The VDI can also be used for elimination purposes in humanitarian investigations.

As part of the National Missing Persons DNA Program, the NDDB maintains the MPI, RMI and HRI to support humanitarian investigations at the national level. These indices allow DNA profiles developed from biological samples and other items collected and submitted by police, coroners and medical examiners to be compared to other DNA profiles in the NDDB. The DNA profiles in the RMI are only compared to those in the MPI and the HRI.

Offender and forensic hits

When the NDDB first began operating in 2000, it contained relatively few DNA profiles. As more DNA profiles are added to the NDDB over the years, a greater number of matches are made in less time.

Offender and forensic hits

Convicted offender submissions

Every year, the NDDB processes approximately 40,000 convicted offender submissions consisting of:

• biological samples (used to generate DNA profiles that are entered into the Convicted Offenders Index (COI)
• endorsement submissions (fingerprints and documentation for convicted offenders whose DNA profiles are already in the COI

Before executing a new DNA order or authorization, police officers must query the Canadian Police Information Centre (CPIC) to determine whether a convicted offender's DNA profile is already in the NDDB. Endorsements therefore consist only of fingerprints and documentation. The endorsement process ensures that a convicted offender's DNA profile remains in the NDDB if the endorsement is received prior to:

• the conviction for which the original DNA order was made being quashed on appeal
• the original DNA order/authorization being quashed on appeal
• the retention period expiring because the person was either:
  • convicted as a young person
  • previously discharged under Section 730 of the Criminal Code of a designated offence. (Note: this condition was removed as of March 6, 2018 when amendments to the DNA Identification Act came into force)

When the NDDB receives either a biological sample or an endorsement submission, the documentation is reviewed to ensure two things: first, that the DNA order was issued for a criminal offence for which DNA can legally be collected and second, that the offender's personal information required for the submission is complete and accurate.

All convicted offender submissions are recorded in the NDDB's internal tracking system without any of the offender's personal information. Documentation for both convicted offender biological sample and endorsement submissions is sent to the RCMP's Canadian Criminal Real Time Identification Services so it can be certified; associated with an individual by fingerprint comparison; and recorded in the individual's criminal record.

Processing of biological samples

Convicted offender samples

When someone is found guilty of committing a designated offence for which a biological sample can be obtained, the judge can issue a DNA order. A trained peace officer will then collect a biological sample from that person by taking a blood, buccal or hair sample. The NDDB is responsible for processing all convicted offender biological samples and entering the DNA profiles derived from these samples into the Convicted Offenders Index (COI).

Kits designed specifically for the NDDB are used for collecting biological samples from offenders. There are three types of kits available:

• Blood: The sample is obtained by using a sterile lancet to prick the fingertip
• Buccal: The inside of the mouth is rubbed with a foam applicator to obtain skin cells
• Hair: Six to eight hairs are pulled out with the root sheath attached

Although all three types of biological samples have been legally approved for collection, more than 98% of samples taken from convicted offenders are blood samples. The NDDB encourages the collection of blood samples because blood has proven to be more reliable than hair or buccal samples in generating high-quality DNA profiles.

Crime scene and victim samples

Crime scene DNA evidence is collected by police investigators and examined by forensic laboratories across Canada to generate DNA profiles. Only a DNA profile derived from a designated offence can be added to the NDDB's Crime Scene Index (CSI) or the Victims Index (VI). The NDDB is also responsible for removing victims' DNA profiles in accordance with the DNA Identification Act. The following public forensic laboratories are authorized to add DNA profiles to the CSI and VI:

• The RCMP National Forensic Laboratory Services in Ottawa, Edmonton and Surrey
• The Centre of Forensic Sciences in Toronto and Sault Ste. Marie, Ontario
• The Laboratoire de sciences judiciaires et de médecine légale in Montréal, Quebec

Voluntary donor samples

Samples collected from voluntary donors during the course of a criminal investigation of a designated offence are processed by a public forensic laboratory. If the resulting profile provides a potential benefit to the investigation, it is added to the NDDB's Voluntary Donors Index (VDI). Voluntary donor samples collected as part of a humanitarian investigation are provided to the NDDB for processing and added to the VDI. The NDDB is responsible for removing voluntary donors' DNA profiles in accordance with the DNA Identification Act.

Missing persons, relatives of missing persons or human remains

Processing of samples from missing persons, relatives of missing persons and found human remains falls within the National Missing Persons DNA Program (NMPDP). This program is a partnership between the National Centre for Missing Persons and Unidentified Remains (NCMPUR) and the NDDB. The role of NCMPUR is to act as a single point of contact for investigators. As such, NCMPUR authorizes the submissions to the NDDB for missing persons and human remains investigations.

Under the DNA Identification Act, the NDDB is responsible for maintaining the humanitarian indices and also for:

• receiving biological samples from submitting agencies and developing DNA profiles
• receiving DNA profiles from approved laboratories for technical review
• interpreting and comparing DNA profiles from human remains, relatives of missing persons and personal belongings from missing persons
• adding and removing DNA profiles in the Human Remains Index, Relatives of Missing Persons Index and Missing Persons Index in accordance with the legislation;
• issuing and explaining kinship and identity association reports
• providing scientific advice and support to NCMPUR and investigators, as required

Overview of NMPDP submission process

Comparing DNA Profiles

The DNA profiles in the NDDB are compared using the Combined DNA Index System (CODIS), which is a secure network and software program developed by the FBI and the US Department of Justice, and provided to the RCMP for use by the NDDB. CODIS has become an internationally accepted tool for many forensic laboratories, allowing DNA profile information to be compared using a standard, secure format. In Canada, the NDDB uses CODIS for daily comparisons of DNA profiles. Each new DNA profile entered into one of the NDDB's DNA indices is automatically compared against all existing profiles contained in other DNA indices as permitted by the DNA Identification Act.

International participation

The NDDB shares DNA information with international investigating authorities through an international DNA Information Sharing Agreement with INTERPOL. This agreement is approved by the Government of Canada and is limited to investigations and prosecutions of designated offences or investigations involving missing persons and unidentified human remains.

Since the first international agreement was signed in 2002, the NDDB has received 1830 incoming international requests related to criminal investigations to search the Convicted Offenders Index, the Crime Scene Index, the Missing Persons Index and the Human Remains Index. These searches produced 6 offender hits and 10 forensic hits. Furthermore, the NDDB has sent 329 requests related to criminal investigations to other INTERPOL countries for comparison of DNA profiles developed from crime scene samples, resulting in 8 offender hits and 2 forensic hits.

In 2018, the agreement was updated to allow international comparisons of DNA profiles from missing persons and unidentified human remains. Since then, the NDDB has received 51 incoming international requests to search missing persons and human remains profiles against the Convicted Offenders Index, the Crime Scene Index, the Missing Persons Index and the Human Remains Index. The NDDB has sent 13 requests to other INTERPOL countries for comparison of DNA profiles developed from missing persons and human remains. To date, none of these searches have resulted in an association.

Privacy of information

The DNA Identification Act specifies that DNA profiles in the NDDB's indices can only be used for law enforcement purposes or humanitarian purposes, through the National Missing Persons DNA Program. The Act also clearly states that the DNA profiles in the Relatives of Missing Persons Index can only be compared to DNA profiles in the Missing Persons Index and Human Remains Index.

As an additional safeguard, when a convicted offender's DNA sample arrives at the NDDB, the donor's identity is separated from his or her genetic information, and the sample is identified by a numeric bar code. These bar codes are the only link connecting personal information, the biological sample and the DNA profile. The donor's personal information is kept in a separate registry maintained by the RCMP's Canadian Criminal Real Time Identification Services (CCRTIS), which NDDB staff cannot access. This process ensures that NDDB staff never know which convicted offender's DNA profile they are processing. Likewise, CCRTIS staff do not have access to the genetic information of an offender. With the exception of biological sex, DNA profiles held within the indices of the NDDB do not reveal any medical or physical information about the donor.

The Act further protects Canadians' privacy rights by requiring informed consent for submissions to the Relatives of Missing Persons Index, the Victims Index and the Voluntary Donors Index. This consent can be withdrawn at any time by the contributor. In addition, at least once every five years, the investigating agency will be contacted about the case to ensure that the person from whom the DNA profile was obtained has not withdrawn their consent. Investigators are also asked whether they believe the DNA profile will continue to assist in the investigation for which it was obtained. If removal is requested or if the investigating agency fails to respond then the DNA profile will be removed from the appropriate DNA index and the biological sample will be destroyed.

Lastly, the NDDB will only share DNA information with other investigative authorities as permitted by legislation.

The value of secondary designated offence submissions

DNA samples for the Convicted Offenders Index can only be collected from individuals found guilty of committing crimes legislated and categorized by the Criminal Code as primary or secondary designated offences. When the NDDB first started its operations in 2000, the number of secondary designated offences was limited. In 2008, the Criminal Code was changed and the list of secondary designated offences was expanded to include a wider range of less serious crimes (e.g., failure to appear and drug offences). While usually less violent, these offences can help solve more serious criminal offences.

To illustrate the value of these offences, offender hit data was selected from the NDDB for a few common secondary designated offences. The figure below provides the number of offender hits to ongoing investigations (including murders and sexual assaults) that were the outcome of DNA orders being issued for offenders convicted of secondary designated offences.

The value of secondary designated offence submissions

Process for reporting a DNA match / process for confirming a DNA match

Process for reporting a DNA match

Criminal investigations

Process for confirming a DNA match

Criminal investigations

Success stories

The NDDB provides vital information to police investigations. Samples processed from crime scenes can either link or exclude a suspect. DNA evidence from different crime scenes is compared to assess whether the same suspect is linked to multiple offences and whether the crimes took place at the local level, domestically, or internationally.

The following are true stories that highlight just some cases where DNA has been instrumental in shaping the course of the investigation.

The National DNA Data Bank Advisory Committee

Established in 2000 under the mandate of the DNA Identification Act, the NDDB Advisory Committee provides the NDDB with strategic guidance and direction on scientific advancements, matters of law, legislative changes, privacy issues and ethical practices. In addition, the Advisory Committee reports to the RCMP's Commissioner on matters related to the NDDB operations and advises the Commissioner on a range of issues related to DNA ethics, scientific advancements and legislative changes. The members of the Advisory Committee are appointed by the Minister of Public Safety and Emergency Preparedness and collectively represent a diverse spectrum of expertise. The current members of the Advisory Committee are:

Brendan Heffernan (Chairperson)
Dr. Frederick R. Bieber, Ph. D.
Dr. Ron Fourney, Ph. D., O.O.M.
Derrill Prevett, Q.C.
Sue O'sullivan, B.a., O.O.M.
Dr. Michael Szego, Ph. D., Mhsc.
Dr. Ben Koop, Ph. D.
Lacey Batalov
Kasia Krzymien (April 2018 to July 2019)

For their complete biographies and more information about the Advisory Committee's role, please visit the NDDB Advisory Committee website.

Key statistics

Biological samples: June 30, 2000 through March 31, 2020

Endorsements: January 1, 2008 through March 31, 2020

Retroactive authorizations

This is a biological sample taken from an offender who was found guilty of certain designated Criminal Code offences before June 30, 2000. The authorization is granted as per qualifying criteria set out in s.487.055 of the Criminal Code. Under this provision, the NDDB has received 5,035 submissions.

Rejection of NDDB submissions

The NDDB has rejected only 6,743 (1.5 %) of the biological samples and 2,623 (1.5 %) of the endorsements it has received to date. Reasons for rejection include: the offender was convicted of a non-designated offence, the biological sample was inadequate, the collection kit used was inappropriate (sample), the offender's DNA profile was not contained in the COI (endorsement), or the DNA order was missing or invalid.

Collection of additional bodily substances

If a biological sample is rejected because the quality of the sample is deemed inadequate for DNA analysis, or if it was not submitted in accordance with the DNA Identification Regulations, an application for resampling can be authorized by a judge. Since June 30, 2000, the NDDB has received 1,728 samples taken under this provision.

Financial statement^{Footnote 1}

Banque nationale de données génétiques du Canada - Rapport annuel 2019-2020

Tableau des matières

• Message de la Commissaire, Gendarmerie royale du Canada
• Faits et chiffres
• La Banque nationale de données génétiques
  • Correspondances condamnés et criminalistiques
  • Transmissions concernant des condamnés
  • Traitement des échantillons biologiques
    • Échantillons de contrevenants
    • Échantillons de scènes de crime ou de victimes
    • Échantillons de donneurs volontaires
    • Échantillons de personnes disparues, des familles de personnes disparues ou de restes humains
    • Aperçu du processus de transmission au PNAPD
  • Comparaison des profils d'ADN
  • Participation internationale
  • Confidentialité des renseignements
  • L'importance des transmissions pour une infraction secondaire désignée
  • Processus de signalement/confirmation d'une correspondance d'ADN
• Histoires de réussite
• Comité consultatif de la Banque nationale de données génétiques
• Statistiques principales
• États financiers

Message de la Commissaire, Gendarmerie royale du Canada

J'ai le plaisir de présenter le rapport annuel 2019-2020 de la Banque nationale de données génétiques (BNDG).

Cette année, la BNDG a poursuivi son important travail de traitement d'échantillons d'ADN, grâce auxquels elle a pu identifier des suspects et des victimes, établir des liens entre des scènes de crime, et élucider des affaires non résolues. Le fruit de ce travail a aussi permis à des familles d'obtenir des réponses et un certain apaisement à la suite de tragédies.

Ainsi, la BNDG a participé à l'identification des victimes canadiennes des écrasements dévastateurs du vol 302 d'Ethiopian Airlines en mars 2019 et du vol PS752 d'Ukraine International Airlines en janvier 2020. Dans le cadre d'un effort concerté mené par INTERPOL, des membres de la GRC et de l'équipe de la BNDG, ainsi que d'autres experts internationaux ont procédé au traitement d'effets personnels et d'échantillons biologiques de référence obtenus des familles des passagers de ces terribles catastrophes. Une fois les victimes identifiées, leurs proches ont pu commencer le travail de deuil et faire face à la perte des leurs.

TLa BNDG travaille assidûment en partenariat avec le Centre national pour les personnes disparues et restes humains non identifiés, créé en 2018, afin d'évaluer, d'accepter et de traiter les demandes destinées aux fichiers d'application humanitaire (fichier des personnes disparues, fichier des familles de personnes disparues et fichier des restes humains). Grâce à ces efforts, le programme a obtenu ses premières correspondances et a identifié les restes de six personnes. La police a ainsi pu informer les familles que leurs proches avaient été identifiés.

Le fichier des victimes continue également à aider les services de police à identifier les victimes dans le cadre d'enquêtes criminelles et, donc, à traduire les contrevenants en justice.

Cette année, d'importantes modifications législatives ont eu des incidences pour la BNDG. Le projet de loi C-75, Loi modifiant le Code criminel, la Loi sur le système de justice pénale pour les adolescents et d'autres lois et apportant des modifications corrélatives à certaines lois, a reçu la sanction royale au printemps 2019, faisant passer 70 infractions à la liste d'infractions secondaires. De plus, l'entrée en vigueur à la fin de 2018 de la Loi sur le cannabis et des modifications au Code criminel en ce qui a trait aux délits en matière de conduite, y compris la conduite avec facultés affaiblies, ont ajouté de nouvelles infractions à la liste d'infractions désignées qui se qualifient pour le traitement d'échantillons d'ADN. Ces modifications législatives permettent à la BNDG de continuer à réaliser son mandat, soit de prêter assistance aux enquêtes policières et de résoudre les crimes.

La BNDG amorce sa 20^e année d'activités en juin 2020. Nous continuerons de moderniser les opérations, de nouer de nouveaux partenariats et d'optimiser les services que nous fournissons afin de rester en phase avec l'évolution du contexte de la criminalité. Les professionnels dévoués de la BNDG ont tout ce qu'il faut pour répondre à l'évolution constante des besoins et des exigences en matière de traitement et de comparaison de profils ADN. Leurs efforts continueront de contribuer à assurer la sécurité des Canadiens et de permettre aux victimes et à leurs familles de trouver l'apaisement qu'elles méritent.

Brenda Lucki
Commissaire

Faits et chiffres

La Banque nationale de données génétiques

La BNDG est une collection de centaines de milliers de profils d'ADN visant à aider les enquêteurs du pays à élucider divers crimes. Les principaux objectifs sont simples :

• établir des liens entre des scènes de crime de différentes juridictions;
• aider à identifier ou à exclure des suspects;
• déterminer si un contrevenant en série est impliqué dans certains crimes; et
• aider les enquêteurs, les coroners et les médecins légistes à trouver des personnes disparues et à identifier des restes humains.

La BNDG a été créée par une loi fédérale le 30 juin 2000. Lors de sa création, l'analyse de l'ADN était relativement nouvelle, mais elle est depuis devenue une composante importante de beaucoup d'enquêtes, permettant d'économiser temps et argent en aidant à circonscrire celles-ci.

Depuis, la GRC en est responsable, pour le compte du gouvernement du Canada, et elle en assure le fonctionnement à l'intention de tous les services de police du Canada.

La BNDG est responsable des fichiers suivants :

• le fichier des condamnés (FCO)
• le fichier de criminalistique (FCR)
• le fichier des victimes (FV)
• le fichier des donneurs volontaires (FDV)
• le fichier des personnes disparues (FPD)
• le fichier des familles de personnes disparues (FFPD)
• le fichier des restes humains (FRH)

Le FCO, le FCR, le FV et le FDV appuient les enquêtes criminelles :

• par la comparaison des profils d'ADN recueilli sur des scènes de crime aux profils de contrevenants condamnés (entre le FCR et le FCO). Une concordance peut aider à identifier des suspects. On qualifie ce type de concordance de « correspondance condamné ». À l'inverse, l'absence de concordance peut permettre d'exclure des suspects, ce qui est tout aussi important;
• par la comparaison des profils d'ADN recueilli sur différentes scènes de crime (entre profils d'ADN du FCR). La mise en correspondance de profils d'ADN provenant de différents lieux de crime peut aider à établir des liens entre des crimes pour lesquels aucun suspect n'a été identifié. Cela permet aussi de déterminer si l'on est en présence d'un criminel en série dans plusieurs affaires. On qualifie ce type de concordance de « correspondance criminalistique ».
• par la comparaison des profils d'ADN contenus dans le FV et le FDV. Une correspondance peut aider à identifier une victime inconnue, à faire un rapprochement entre des lieux de crime grâce aux profils d'ADN de victimes et de donneurs volontaires ou à mettre hors de cause des donneurs volontaires de l'objet d'une enquête. Le FDV peut aussi servir à exclure des individus lors d'une enquête de nature humanitaire.

En application du Programme national d'ADN pour les personnes disparues, la BNDG tient le FPD, le FFPD et le FRH afin d'appuyer les enquêtes de nature humanitaire à l'échelle nationale. Ces fichiers permettent de comparer des profils d'ADN établis à partir d'échantillons biologiques et d'autres articles recueillis et soumis par la police, des coroners et des médecins légistes à d'autres profils d'ADN de la BNDG. Les profils du FFPD sont comparés seulement à ceux du FPD et du FRH.

Correspondances condamnés et criminalistiques

À son entrée en activité en 2000, la BNDG contenait peu de profils d'ADN. Avec les années, plus la BNDG comptera de profils d'ADN, moins il faudra de temps pour établir un plus grand nombre de correspondances

Correspondances entre les fichiers de la BNDG

Transmissions concernant des condamnés

Chaque année, la BNDG traite environ 40 000 transmissions concernant des condamnés qui consistent en :

• échantillons biologiques (utilisés pour générer des profils d'ADN qui sont ajoutés au FCO); ou
• transmission de visas (empreintes digitales et documentation de condamnés dont le profil d'ADN figure déjà au FCO).

Avant d'exécuter une nouvelle ordonnance de prélèvement d'ADN ou une autorisation relative à un tel prélèvement, les policiers doivent consulter le Centre d'information de la police canadienne (CIPC) afin de vérifier si le profil d'ADN d'un condamné a déjà été ajouté à la BNDG. Les visas se limitent donc aux empreintes digitales et à la documentation. Le processus de visa garantit que le profil d'ADN d'un condamné reste dans la BNDG si le visa est reçu avant que :

• la condamnation pour laquelle on a rendu la première ordonnance de prélèvement d'ADN est annulée en appel;
• l'ordonnance/autorisation initiale de prélèvement d'ADN est annulée en appel; ou
• la période de rétention expire parce que la personne a été soit :
  • condamnée en tant que jeune; ou
  • absoute en vertu de l'article 730 du Code criminel d'une infraction désignée. (Note : cette disposition a été supprimée à partir du 6 mars 2018 lors de l'entrée en vigueur des modifications à la Loi sur l'identification par les empreintes génétiques.)

Dès la réception d'un échantillon biologique ou de la transmission d'un visa, la BNDG examine la documentation pour garantir deux choses : premièrement, que l'ordonnance de prélèvement d'un échantillon d'ADN a été émise relativement à une infraction pour laquelle de l'ADN peut légalement être prélevé; et deuxièmement, que les renseignements personnels au sujet du contrevenant qui sont exigés pour la transmission sont complets et exacts.

Toutes les transmissions concernant des contrevenants condamnés sont enregistrées dans le système de suivi interne de la BNDG sans la moindre référence à l'information personnelle au sujet de chaque individu. La documentation relative à l'échantillon biologique et à la transmission d'un visa concernant un contrevenant condamné est envoyée aux Services canadiens d'identification criminelle en temps réel de la GRC pour être certifiée; associée à un individu par comparaison des empreintes digitales; et consignée au casier judiciaire de l'individu.

Traitement des échantillons biologiques

Échantillons de contrevenants

Lorsqu'une personne est reconnue coupable d'une infraction désignée pour laquelle un prélèvement d'un échantillon biologique peut être obtenu et qu'un juge a rendu une ordonnance en ce sens, un agent de la paix expérimenté procède au prélèvement d'un échantillon sanguin, buccal ou capillaire. La BNDG est responsable du traitement des échantillons biologiques de tous les contrevenants condamnés et de l'entrée des profils d'ADN établis dans le fichier des condamnés (FCO).

Des trousses conçues spécialement pour la BNDG sont utilisées pour la collecte des échantillons corporels. Trois types de trousses sont disponibles pour chacun des échantillons suivants :

• Sanguin : par piqûre du bout d'un doigt avec une lancette stérilisée
• Buccal : par frottis de l'intérieur de la bouche avec un écouvillon pour obtenir des cellules épithéliales
• Capillaire : par prise de six à huit cheveux comportant la gaine épithéliale

Bien que les trois types d'échantillons biologiques prélevés de contrevenants condamnés soient légalement approuvés, plus de 98 % des transmissions sont des échantillons sanguins. La BNDG favorise la collecte de ce type d'échantillons, car le sang se révèle plus fiable qu'un échantillon capillaire ou buccal pour en dériver des profils d'ADN de grande qualité.

Échantillons de scènes de crime ou de victimes

Toutes les preuves génétiques issues de scènes de crime sont recueillies par des enquêteurs et examinées dans des laboratoires judiciaires du Canada pour générer des profils d'ADN. Seul un profil d'ADN résultant d'un crime associé à une infraction désignée peut être ajouté au fichier de criminalistique (FCR) ou au fichier des victimes (FV) de la BNDG. Conformément à la Loi sur l'identification par les empreintes génétiques, la BNDG est responsable de supprimer des profils d'ADN de victimes. Les laboratoires judiciaires publics suivants sont autorisés à télécharger des profils d'ADN dans le FCR et le FV:

• Les Services nationaux de laboratoire judiciaire de la GRC à Ottawa, Edmonton et Surrey
• Le Centre des sciences judiciaires à Toronto et Sault Ste. Marie, Ontario
• Le Laboratoire de sciences judiciaires et de médecine légale à Montréal, Québec

Échantillons de donneurs volontaires

Au cours d'une enquête criminelle concernant une infraction désignée, les échantillons provenant de donneurs volontaires sont traités par un laboratoire judiciaire public et peuvent être ajoutés au fichier des donneurs volontaires (FDV) de la BNDG, s'ils peuvent profiter à l'enquête. Les échantillons de donneurs volontaires recueillis durant une enquête de nature humanitaire sont fournis à la BNDG pour être traités et ajoutés au FDV. Conformément à la Loi sur l'identification par les empreintes génétiques, la BNDG est responsable de supprimer des profils d'ADN de donneurs volontaires.

Échantillons de personnes disparues, des familles de personnes disparues ou de restes humains

Les échantillons de personnes disparues, des familles de personnes disparues et de restes humains sont du ressort du Programme national d'ADN pour les personnes disparues (PNAPD). Il s'agit d'un partenariat entre le Centre national pour les personnes disparues et restes humains non identifiés (CNPDRN) et la BNDG. Le rôle du CNPDRN est de servir d'unique point de contact pour les enquêteurs et d'autoriser les échantillons soumis à la BNDG aux fins d'enquêtes concernant des personnes disparues et des restes humains.

Conformément à la Loi sur l'identification par les empreintes génétiques, la BNDG est chargée de maintenir les fichiers d'application humanitaire et est responsable :

• de recevoir des échantillons biologiques transmis par des organismes et l'établissement des profils d'ADN;
• de recevoir des profils d'ADN de laboratoires agréés pour examen technique;
• d'interpréter et de comparer des profils d'ADN provenant de restes humains, de parents de personnes disparues et de biens personnels de personnes disparues;
• d'ajouter et de retirer des profils d'ADN au fichier des personnes disparues, au fichier des familles de personnes disparues et au fichier des restes humains conformément à la loi;
• de produire et d'expliquer les rapports de filiation génétique et d'association d'identité; et
• de fournir soutien et avis scientifiques au CNPDRN et aux enquêteurs, au besoin.

Aperçu du processus de transmission au PNAPD

Comparaison des profils d'ADN

Les profils d'ADN sont comparés au moyen d'un logiciel unique de réseau, le Combined DNA Index System (CODIS), conçu par le FBI et le Département de la Justice des États-Unis et fourni à la GRC pour l'usage par la BNDG. Le CODIS, accepté mondialement par plusieurs laboratoires judiciaires, permet de gérer la comparaison de profils d'ADN dans un format standardisé et sécurisé. Au Canada, la BNDG utilise le CODIS pour la comparaison quotidienne des profils d'ADN. Dès son ajout à un des fichiers de la BNDG, chaque nouveau profil d'ADN est mis en comparaison avec les profils qui figurent dans tous les fichiers d'ADN permis par la Loi sur l'identification par les empreintes génétiques.

Participation internationale

Conformément à une Entente internationale visant le partage des données génétiques avec INTERPOL, la BNDG fait part de données génétiques à des autorités internationales chargées d'enquêtes. Cette entente est approuvée par le gouvernement du Canada et est restreinte aux enquêtes et aux poursuites relatives à des infractions désignées ou aux enquêtes concernant des personnes disparues et des restes humains non identifiés.

La signature de la première entente internationale remonte à 2002. Depuis, la BNDG a reçu 1 830 demandes internationales, associées à des enquêtes criminelles, de comparaison de profils d'ADN au fichier des condamnés, au fichier de criminalistique, au fichier des personnes disparues et au fichier des restes humains. Ces demandes ont mené à six correspondances avec un contrevenant condamné et dix correspondances avec un profil d'ADN provenant d'un lieu de crime. La BNDG a quant à elle adressé à des pays membres d'INTERPOL 329 demandes, associées à des enquêtes criminelles, de comparaison d'un profil d'ADN provenant d'un lieu de crime qui ont donné lieu à huit correspondances avec un contrevenant et à deux correspondances avec un profil d'ADN provenant d'un lieu de crime.

En 2018, l'entente a été revue pour autoriser la comparaison internationale des profils d'ADN concernant des personnes disparues et à des restes humains non identifiés. Depuis, la BNDG a reçu 51 demandes de l'étranger pour comparer de tels profils à ceux du fichier des condamnés, du fichier de criminalistique, du fichier des personnes disparues et du fichier des restes humains. La BNDG a acheminé 13 demandes à d'autres pays membres d'INTERPOL en vue de la comparaison de profils d'ADN concernant des personnes disparues et des restes humains. À ce jour, aucune de ces recherches n'a abouti à une correspondance.

Confidentialité des renseignements

La Loi sur l'identification par les empreintes génétiques stipule expressément que les profils d'ADN dans la BNDG ne peuvent servir qu'aux fins de l'application de la loi et, dans le cadre du Programme national d'ADN pour les personnes disparues, qu'à des fins humanitaires. La loi prévoit aussi que les profils du fichier des familles de personnes disparues peuvent être comparés uniquement aux profils du fichier des personnes disparues et du fichier des restes humains.

Comme précaution supplémentaire, dès l'arrivée à la BNDG d'un échantillon d'ADN d'un contrevenant condamné, l'identité du donneur est séparée de son information génétique et ensuite assortie d'un code-barres numérique. Les code-barres numériques sont les seuls liens associant les renseignements personnels, l'échantillon biologique et le profil d'ADN. Les renseignements personnels d'un donneur sont conservés dans un registre distinct maintenu par les Services canadiens d'identification criminelle en temps réel (SCICTR) de la GRC, auquel le personnel de la BNDG n'a pas accès. En conséquence, le personnel de la BNDG ignore toujours l'identité du contrevenant condamné dont il est en train de traiter le profil d'ADN. Il en va de même pour le personnel du SCICTR qui n'a pas accès à l'information génétique d'un contrevenant. À l'exception du sexe biologique, les profils d'ADN présents dans les fichiers de la BNDG ne révèlent aucun renseignement de nature médicale ou physique à propos d'un donneur.

Par ailleurs, les textes législatifs garantissent la protection des renseignements personnels des Canadiens en exigeant que toute personne concernée donne son consentement éclairé avant que des données génétiques soient soumises au fichier des familles de personnes disparues, au fichier des victimes et au fichier des donneurs volontaires, et qu'elle puisse retirer à tout moment son consentement. De plus, le service d'enquête sera contacté au moins tous les cinq ans à propos du dossier afin de vérifier si la personne de qui le profil d'ADN a été obtenu n'a pas retiré son consentement, ou si le service d'enquête estime que le profil sert toujours dans le cadre de l'enquête pour laquelle il a été obtenu. Si le retrait est requis, si la vérification quinquennale n'est pas concluante ou en l'absence de réponse du service d'enquête, le profil d'ADN sera retiré du fichier et l'échantillon biologique sera détruit.

Finalement, la BNDG communique des renseignements à d'autres services d'enquête uniquement dans la mesure permise par la loi.

L'importance des transmissions pour une infraction secondaire désignée

Un échantillon pour le fichier des contrevenants peut être prélevé seulement chez une personne reconnue coupable d'avoir commis un crime prévu par la loi et classé par le Code criminel comme infraction désignée primaire ou secondaire. À la création de la BNDG, le nombre d'infractions désignées secondaires était limité. En 2008, le Code criminel a été modifié et la liste d'infractions désignées secondaires a été étendue pour inclure davantage de délits moins graves (par ex., défaut de comparution et infractions liées à la drogue). Bien qu'elles soient en général moins violentes, ces infractions peuvent aider à résoudre des infractions criminelles plus graves.

À titre illustratif de la valeur de ces infractions, voici des données de la BNDG sur des correspondances avec des contrevenants pour quelques infractions désignées secondaires communes. Les chiffres indiquent le nombre de correspondances dans le cadre d'enquêtes en cours (dont meurtres et agressions sexuelles) qui résultent d'ordonnances d'ADN rendues envers des contrevenants condamnés pour des infractions désignées secondaires.

L'importance des transmissions pour une infraction secondaire désignée

Processus de signalement/confirmation d'une correspondance d'ADN

Processus de signalement d'une correspondance d'ADN

Enquêtes criminelles

Processus de sconfirmation d'une correspondance d'ADN

Enquêtes criminelles

Histoires de réussite

Les informations que la BNDG fournit pour les enquêtes de police sont déterminantes. Les échantillons prélevés sur les scènes de crime peuvent soit y associer un suspect, soit l'exclure. Les preuves génétiques provenant de différentes scènes de crime sont comparées afin de déterminer si un même suspect est lié à plusieurs infractions, que les crimes soient survenus à l'échelle locale, nationale ou internationale.

Les histoires réelles que voici mettent en lumière des cas où l'ADN a été crucial dans le déroulement de l'enquête.

Comité consultatif de la Banque nationale de données génétiques

Institué en 2000 en vertu de la Loi sur l'identification par les empreintes génétiques, le Comité consultatif de la Banque nationale de données génétiques formule des orientations stratégiques concernant les progrès scientifiques, des questions de droit, les modifications législatives, des questions relatives à la protection de la vie privée et les pratiques d'éthiques. Il fait aussi rapport au Commissaire de la GRC sur des questions liées aux activités de la BNDG qu'il conseille en matière d'éthique quant à l'ADN, de progrès scientifiques et de modifications législatives. Les membres du comité consultatif sont nommés par le ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile du Canada et leur expertise collective est riche et diversifiée. Voici les membres du présent comité consultatif :

Brendan Heffernan (Président)
Frederick R. Bieber, Ph. D.
Ron Fourney, Ph. D., O.O.M.
Derrill Prevett, C.R.
Sue O'sullivan, B.A., O.O.M.
Michael Szego, Ph. D., MHsc.
Ben Koop, Ph. D.
Lacey Batalov
Kasia Krzymien (Avril 2018 à Juillet 2019)

On trouvera la biographie de chacun et plus d'information au sujet de leur rôle sur le site Web du comité consultatif de la BNDG.

Statistiques principales

Échantillons biologiques : Du 30 juin 2000 au 31 mars 2020

Visas : Du 1^er janvier 2008 au 31 mars 2020

Autorisations rétroactives

Ces dernières constituent des échantillons biologiques provenant de contrevenants reconnus coupables de certaines infractions désignées au Code criminel avant le 30 juin 2000. Une autorisation est accordée au sens des critères énoncés à l'article 487.055 du Code criminel. Au titre de cette disposition, la BNDG a reçu 5 035 transmissions.

Échantillons rejetés

La BNDG a rejeté 6 743 (1,5 %) des échantillons biologiques reçus et rejeté 2 623 (1,5 %) des visas reçus à ce jour. Les raisons motivant un rejet sont : un contrevenant condamné pour une infraction non désignée, des échantillons biologiques inadéquats, l'utilisation d'une trousse de prélèvement inappropriée (échantillon), l'absence du profil d'ADN du contrevenant dans le FCO (visa), l'absence ou l'invalidité d'une ordonnance.

Prélèvement d'échantillons supplémentaires

Si la qualité de l'échantillon biologique est jugée inadéquate aux fins de l'analyse génétique ou si l'échantillon n'a pas été transmis en conformité avec le Règlement sur l'identification par les empreintes génétiques, une demande pour un rééchantillonnage peut être autorisée par un juge. Depuis le 30 juin 2000, la BNDG a reçu 1 728 échantillons prélevés en vertu de cette disposition.

États financiers^{Note de bas de page 1}

Annual Report to Parliament 2019-2020 on the Access to Information Act

Table of contents

• Chapter one: Access to Information Act report
• Introduction
• Organizational structure
  • RCMP
  • Access to Information and Privacy (ATIP) branch
• Delegation order
• Performance 2019-2020
  • Impact of COVID-19 and mitigation measures
  • Compliance
  • Requests received and closed
  • Sources of requests
  • Pages processed
  • Number of requests processed with over 5,000 pages
  • Completion time
  • Extensions
  • Consultations for other institutions
• Reporting on access to information fees for the purposes of the Service Fees Act
• Training awareness
• Policies, guidelines, procedures and initiatives
• Summary of key issues and actions taken on complaints or audits
• Complaints and investigations
• Court action
• ATIP program internal audit
• Monitoring compliance
• Appendix A - Delegation order
• Appendix B - Statistical report on the Access to Information Act
• Appendix C - Supplemental statistical report on the Access to Information Act - Requests affected by COVID-19 measures

Chapter One: Access to Information Act report

Introduction

The Royal Canadian Mounted Police (RCMP) is committed to providing Canadians with information in a timely manner. Canadians need us to be open and transparent, and be accountable for the work we do. We take our responsibilities under the Access to Information and Privacy Acts seriously, and will continue to communicate how we meet Canadians' expectations, while protecting the public and the integrity of the investigations we undertake on their behalf.

The purpose of the Access to Information Act (ATIA) is to enhance the accountability and transparency of federal institutions in order to promote an open and democratic society. The Act provides a right of access to information in accordance with principles that government information should be available to the public and that necessary exceptions should be limited and specific.

The RCMP's annual report for 2019-2020 details the manner in which it discharged its responsibilities in relation to the Act, during the reporting period. The report is prepared and tabled in Parliament in accordance with section 94 of the Access to Information Act.

During the past two years, RCMP Commissioner Brenda Lucki has worked diligently with employees, partners and stakeholders, to develop a plan to modernize as the RCMP it approaches its 150th anniversary in 2023 and beyond.

The plan is making the RCMP a modern, healthy and effective organization: putting people first to achieve policing excellence and ultimately, a safer Canada. Our work won't stop in 2023 – we know that we need to continually evolve to keep pace with the policing environment and what Canadians need and expect from the RCMP.

The RCMP's framework for modernizing its police service sets out objectives and projects under four crucial pillars: our people, our culture, our stewardship and our police services.

As part of these modernization projects, the Access to Information and Privacy (ATIP) Branch will undergo a number of changes, including reviewing its policies to better align with legislation, refining a human resources strategy to address our needs, and conducting a strategic program review to improve our business processes. We will also launch an education campaign for employees across the country. Our aim is to increase awareness of our employees' roles and responsibilities when it comes to information.

While the RCMP's change journey is long, we have set the course for where we want to be: a healthy, inclusive organization providing a leading-edge police service to keep Canadians safe.

Organizational structure

RCMP

For nearly 150 years, the RCMP has been Canada's national police service. It is unique in the world since it is a national, federal, provincial, and municipal policing body. The Force provides federal policing services to all Canadians and policing services under contract to the three territories, eight provinces, and more than 180 municipalities, including more than 750 detachments across Canadian communities, 600 Indigenous communities and three international airports.

The RCMP's mandate is multi-faceted and includes preventing and investigating crime; maintaining peace and order; enforcing laws; contributing to national security; ensuring the safety of state officials, visiting dignitaries and foreign missions; and providing vital operational support services to other police and law enforcement agencies within Canada and abroad.

The organization is sub-divided into 16 divisions (10 provinces and 3 territories) and National Headquarters in Ottawa, each of which is under the direction of a Commanding Officer or Director General. National Headquarters includes nine business lines and is structured as follows: Federal Policing; Contract and Indigenous Policing; Specialized Policing Services; Corporate Management; Human Resources; Internal Audit and Evaluation; Legal Services; Office of the Ethics Advisor; and, Strategic Policy and External Relations Directorate.

Access to Information and Privacy Branch

The RCMP established the ATIP Branch in 1983, as the central contact point for matters arising from both the Access to Informationand Privacy Acts.

The ATIP Branch falls within the RCMP's Strategic Policy and External Relations Directorate. The Director of the Branch acts on behalf of the head of the institution as the Departmental Access to Information and Privacy Coordinator for the RCMP. The ATIP Coordinator ensures compliance with both the spirit and the intent of the Access to Information and Privacy Acts, as well as all associated regulations and guidelines.

As described below, the ATIP Branch is divided into two major areas.

Disclosure Team (Operations): This team processes all formal requests under the Access to Information and Privacy Acts. This includes: working with requesters to discuss scope and clarity of their submissions; opening requests; and, tasking and receiving/importing records to and from Liaison Officers (LOs) within the RCMP's various business lines and divisions from across the country. The team also reviews records and provides disclosed pages to requesters. As well, they process informal access to information requests, review, and respond to complaints received through both the Offices of the Information and Privacy Commissioners.

When tasking requests, the Branch works closely with LOs and record holders, known as Office of Primary Interest (OPIs). Some responsibilities of the LOs and OPIs include:

• Liaison Officers (LOs): They are responsible for forwarding all ATIP requests to the appropriate personnel (OPIs) within their business lines or divisions. Other responsibilities include: tracking submissions to ensure responsive records are sent by OPIs to the ATIP Branch; ensuring records are on time; and, documenting and communicating internal RCMP ATIP processes to all who facilitate the processing of requests.
• Office of Primary Interest (OPIs): As the record holders, some of their responsibilities include: providing electronic copies of the responsive records; reviewing records for duplication; ensuring that the information falls within the scope of the request; notifying the ATIP Branch if records are voluminous; and, advising the Branch or LO if an extension is required.

Policy Team: This team monitors and develops internal policies, procedures and guidelines for the collection, retention, disposition, use and disclosure of all personal and non-personal information for RCMP-wide applications. It also offers support to ATIP analysts and the RCMP ATIP Coordinator, provides guidance to RCMP business lines and divisions across Canada with respect to section 4 to 8 of the Privacy Act. In addition, the Team reviews and creates internal policies that reflect Treasury Board Secretariat policies and directives as well as expectations of the Office of the Privacy Commissioner in order to meet its obligations in relation to the Info Source and Privacy Impact Assessments within the RCMP.

Delegation Order

The Departmental Access to Information and Privacy Coordinator has full authority to administer the legislation and apply exemptions and releases. A copy of the signed Delegation Order is included in Appendix A.

Performance 2019-2020

This section provides on overview of the RCMP's performance with respect to information requested under the Access to Information Act for the 2019-2020 reporting year. The completed statistical report is found in Appendix B.

During 2019-2020, the RCMP's ATIP Branch led the overall coordination of Bill C-58 proactive publication requirements for the RCMP. The Branch worked with various internal units which were responsible for producing briefing materials, ensuring that the RCMP met the legislative requirements.

The Branch also continued to work closely with its partners and stakeholders in finding solutions and reviewing processes to ensure that it responded to Canadians' requests in a more adequate and timely manner.

Impact of COVID-19 and mitigation measures

Due to the COVID-19 pandemic, the RCMP experienced added challenges during the reporting period. As with other non-critical services within the RCMP, employees of the ATIP Branch teleworked with limited capacity during the last two weeks of March. This resulted in some employees not being able to perform their duties and some experienced technical difficulties in processing requests. As well, most LOs and OPIs were delivering critical services and had limited abilities in responding to the ATIP Branch during this period. Not withstanding these challenges, the Branch implemented temporary measures to ensure Canadians continued to receive information during this period. Such measures included: putting in place safeguards to efficiently retrieve disclosed files; reprioritizing requests to better meet timelines; electronically releasing smaller sized consultations; and implementing a gradual return to tasking LOs and OPIs in the first quarter of the 2020-2021 fiscal year. As well, Branch employees continued to open online requests, retrieve electronic records and review backlogged files.

Compliance

The ATIP Branch saw a slight decrease in compliance for the number of closed requests within the legislated timeframes under the ATIA. Compliance decreased to 24.9% from 28.6% in 2018-2019 fiscal year. The decrease is largely due to the capacity challenge within the Branch to address complex and voluminous requests. Further, limited resources were challenged with an increase of 160% for the number of requests containing 5,000 or more relevant pages compared to the 2018-2019 reporting period. As well, because of the COVID-19 pandemic, the RCMP had limited capacity during the last two weeks in March.

Requests received and closed

As noted in the statistical report in Appendix B, the RCMP received a total of 4,512 new requests under the ATIA in 2019-2020. In addition, there were 3,688 requests outstanding from the previous reporting period for a total of 8,200 requests. Of these, 4,987 requests were completed and 3,213 carried over to the 2020-2021 fiscal year.

Generally, ATIA requests cover a variety of topics and can include information about contracts/program costs and expenses, information related to security issues, operational file material as well as the management of the RCMP.

As demonstrated below, there has been a slight increase in requests received compared to the previous last reporting period. Conversely, the number of requests closed for this reporting period increased by 19% compared to the previous fiscal year and increased by 68% compared to the 2017-2018 fiscal year.

Workload

Chart 1: Workload - Text version

Chart 1: Workload

Year	Received	Outstanding	Completed	Carried over
2017-2018	5203	1192	2967	3428
2018-2019	4436	3428	4176	3688
2019-2020	4512	3688	4987	3213

Sources of requests

During the 2019-2020 fiscal year, a total 4,512 requests were received. The sources of these requests were as follows:

• 426 (9%) were received from the media;
• 120 (3%) were from academia;
• 945 (21%) were from business;
• 198 (4%) were from organizations; and,
• 2,570 (57%) were from the public.

Two hundred and fifty-three (6%) requesters declined to identify.

Chart 2: Sources of requests - Text version

Chart 2: Sources of requests

Source	Number of requests
Media	426
Academia	120
Business (private sector)	945
Organization	198
Public	2570
Decline to Identify	253
Total	4512

Pages processed

The Branch's level of output for the number of pages processed under the ATIA during the 2019-2020 fiscal year increased by 75% compared to the 2018-2019 fiscal year and increased by 127% compared to the 2017-2018 fiscal year. This may be attributable to some efficiencies implemented by the Branch and because of the use of full-time contractors.

Chart 3: Pages processed - Text version

Chart 3: Pages processed

Number of requests	Completed
2017-2018	2967
2018-2019	4176
2019-2020	4987

Number of requests processed with over 5,000 pages

Over the past three fiscal years, the RCMP has seen a significant increase in the requests processed with over 5,000 relevant pages disclosed. For the current reporting period of 2019-2020, there has been an increase of 160% for the number of such requests compared to the 2018-2019 fiscal year and an increase of 520% compared to the 2017-2018 fiscal year.

Completion time

The Branch was able to complete a total of 1,189 (24%) requests in 30 days or less. During the reporting period, 11% (571) of the request were completed within 31-60 days, 14% (683) were completed in 61-120 days and 51% (2,544) were completed in more than 121 days.

Chart 5: Completion time - Text version

Chart 5: Completion time

Year	0-30 days	31-60 days	61-120 days	over 121 days	Totals
2017-2018	890	516	650	911	2967
2018-2019	1101	633	522	1920	4176
2019-2020	1189	571	683	2544	4987

Extensions

The ATIA allows institutions to extend the statutory time limits to respond to a request beyond 30 days.

During the 2019-2020 reporting period, the RCMP sought a total of 101 extensions for 9(1)(a), which is for interference with operations. A total of 31 extensions were sought for 9(1)(b), which is for consultation. This is attributable to the significant increase in the number of requests processed with over 5,000 relevant pages. Some of these requests contained a large volume of records or were tasked during a division's a state of emergency (i.e. wild fires in British Columbia). Extensions were also required for complex requests, which would involve multiple consultation from various units and sometimes consultations would be required both internally and externally. Almost 40% of the extensions were for the 31 to 60 days period.

Chart 6: Extensions - Text version

Chart 6: Extensions

Length of extensions	< 30 days	31-60 days	61-120 days	121-180 days	181< days	365 days or more
Interference with ops 9(1)(a)	21%	39%	5%	32%	3%	1%
Consultations -9(1)(b)	19%	26%	39%	13%	3%	100%

Consultations for other institutions

During the reporting period, the RCMP completed 529 consultations, totaling 65,498 pages reviewed. Of the 529 completed consultations, 454 were received from other Government of Canada institutions and 75 were other organizations.

The number of consultations received and completed over the last three reporting periods has stayed relatively the same. However, the number of pages reviewed increased by 80% compared to the 2018-2019 reporting period and a 133% increase compared to the 2017-2018 fiscal year.

Chart 7: All consultations received and completed - Text version

Chart 7: All consultations received and completed

Fiscal year	Requests		Pages
	Received	Completed	Received	Completed
2017-2018	576	479	33,901	28,072
2018-2019	534	542	34,870	36,334
2019-2020	528	529	60,100	65,498

Reporting on access to information fees for the purposes of the Service Fees Act

Under the ATIA, the head of a government institution may charge a fee for those services. The fee is not to exceed the cost of providing the service. In accordance with the Interim Directive on the Administration of the Act, the RCMP waives all fees prescribed by the Act and Regulations, other than the $5 application fee set out in paragraph 7(1)(a) of the Regulations. Under the Act, the head of the institution may also waive the fee or a part of a fee or may refund a fee or a part of a fee paid.

The Service Fees Act requires that an institution report annually to Parliament on the fees it collected. Under the ATIA, the information below is reported in accordance with the requirements of section 20 of the Service Fees Act.

For the 2019-2020 reporting period, the RCMP collected a total revenue of $22,090 for 4,418 access requests and waived fee in the amount of $470 for 94 access requests.

The cost to operate the access to information segment of the RCMP's ATIP Branch is $3.4 million.

Training and awareness

Training is a priority for the RCMP's ATIP Branch. Employees are encouraged and supported to enroll in various courses as a means to gain knowledge and improve their skills.

For the 2019-2020 reporting year, units within the ATIP Branch held regular information sharing sessions where employees discussed and reviewed recent files with the goal of sharing best practices. An informal mentoring program was set-up during the 2019-2020 fiscal year. Senior analysts acted as mentors and provided guidance to junior analysts. This initiative forms part of the Branch's human resources strategy for succession planning and employee retention.

One employee in the Branch's Intake team coached and trained their peers, which has resulted in more stability for this unit. All new employees joining this team received this coaching. As well, other units within the Branch were trained to assist the Intake team during busy times.

Five preliminary training sessions on reviewing files were also provided to the members of the Intake team and junior analysts within the Branch. Two more advanced practical training sessions were provided following the initial sessions. Approximately 20 participants attended the sessions, which introduced concepts they would need while reviewing files. Following the practical training sessions, mentors continued to provide guidance and advice to the participants.

Two training sessions were provided to personnel within the RCMP's Resource and Conduct Adjudications Directorates. A total of 37 participants attended this training, which included: an introduction to the Access to Information and Privacy Acts, guidelines and commonly used exemptions within the RCMP; a review of common requests received for the Directorates; and, an overview of the ATIP Branch's role and responsibilities within the Directorates. The training also included practical discussions on different scenarios and how the legislation would affect the Directorates' responsibilities.

The Branch also provided training to six business lines within the RCMP's National Headquarters. This training included a review of the ATIP Branch's roles and responsibilities and an introduction to the Access to Information and Privacy Acts, legislation and guidelines. It also included an overview of Bill C-58 and the importance of meeting the legislative requirements for proactive disclosure. Similar training was also provided to LOs in Prince Edward Island and in Nova Scotia.

Personnel within the ATIP Branch also received additional training during Branch town halls. During the November 2019 town hall, employees were updated on Bill C-58. Topics during other town halls included updates on modified processes in file reviews and criminal records exemptions.

As part of the ATIP Branch's Management Response to the internal audit of 2018, the Branch in conjunction with the RCMP's Learning and Development unit has recently started developing an online ATIP introductory course to be delivered to all RCMP employees. This training is to provide RCMP employees across the country with knowledge of ATIP legislation and procedures so that they can more effectively comply with current legislation and RCMP policies.

Policies, guidelines, procedures and initiatives

The ATIP Branch continued to review its processes to improve operational effectiveness. During the reporting period of 2019-2020, the Branch accomplished the following:

• reviewed employee work arrangements and established new telework agreements to allow more flexibility for its ATIP personnel;
• updated the Intake team's standard operating procedures, which was part of the Branch's task of formalizing its internal processes;
• enhanced internal processes for facilitating the transfer of files within the RCMP
• developed guidelines to address its backlog, enabling processing efficiencies;
• purchased and installed new servers and higher capacity computer systems, allowing the Branch to gain efficiencies;
• established an internal working group of various stakeholders within the RCMP for the development of guidelines, standard operating procedures and awareness communiques to facilitate proactive disclosure requirements under Bill C-58;
• established and led the interdepartmental working group for the development of business continuity plans specifically for ATIP programs, which led to greater information sharing among the participating departments; and,
• initiated monthly conferences with the Office of Access to Information Commissioner, resulting in streamlined processes.

Summary of key issues and actions taken on complaints or audits

Complaints and investigations

During this reporting period, the RCMP continued to work collaboratively with the Office of the Information Commissioner (OIC) to streamline processes in addressing complaint files.

To enable the RCMP to respond more efficiently to complaints received through the Offices of the Information and Privacy Commissioners, a complaints team was created in November 2017. The team, which has grown from two members to seven and now includes some consultants, has been working persistently on responding to complaints.

Section 8 of the Statistical Report (Appendix B) also provides data on the complaints received and closed. Specifically for the 2019-2020 reporting period, the RCMP received and provided the following under the ATIA:

• For Section 32, received 384 notices, which represents almost 8% of all requests closed during the reporting period. The majority of the access to information complaints received relate to being late and in deemed refusal, which can be attributable to the RCMP having a backlog and receiving complex and/or voluminous requests. Under this section, the OIC formally notifies the institution of their intent to investigate a complaint received of a request.
• For Section 30(5), received five notices. Under this section, if the OIC refuses or ceases to investigate a complaint, it notifies the complainant, the institution and if applicable any third party and the Privacy Commissioner.
• For Section 35, provided five formal representations. Under this section, the OIC provides an opportunity to institutions to provide representation to an ongoing complaint investigation.
• For Section 37, received two 'report of findings' with recommendations from the Information Commissioner. Under this section, the OIC issues a findings report, which may include recommendations, for a well-founded complaint upon the conclusion of the investigation.

Court action

During this reporting period, one application pursuant to section 41 was submitted to the Federal Court and two applications were concluded.

ATIP program internal audit

An internal audit of the ATIP program was conducted by the RCMP's Audit and Evaluation unit. The audit examined the processes and controls, which were in place within the RCMP to support compliance with the Access to Information and Privacy Acts. The audit scope included activities carried out from April 1, 2016 to March 31, 2018. It concluded that a governance framework was in place to support the program but opportunities existed to enhance the processes and controls of the program.

The ATIP Branch continuously reviews its processes to improve the operational effectiveness and efficiency of the program. Specifically to address the internal audit, the Branch is developing and advancing key enhancements to the program and they will include reviewing and updating internal policies; reviewing business processes; developing online training and tools; and refining its human resources strategy and structure. These enhancements will be implemented in the next few years.

Monitoring compliance

The ATIP Branch monitors compliance through weekly statistical reports that include compliance rate, the number of on time and late files and complaints. Performance is also compared to previous fiscal years to identify trends. The Branch's Management team reviews the weekly reports to manage workload and to determine any upcoming issues where processes could be improved. The reports are provided to the Chief Strategic Policy and External Relations Officer and recently to the RCMP's Chief Administrative Officer.

The Branch is currently considering various reporting systems with dashboard capabilities. The new system will capture and provide pertinent data to assist the Branch with its tactical and strategic planning.

Appendix A - Delegation order

Appendix B – Statistical Report on the Access to Information Act

Section 1: Requests Under the Access to Information Act

Note: All requests previously recorded as "treated informally" will now be accounted for in this section only.

Section 2: Decline to act on vexatious, made in bad faith or abuse of right request

Section 3: Requests closed during the reporting period

3.2 Exemptions

3.3 Exclusions

3.4 Format of information released

3.5 Complexity

3.6 Closed requests

3.7 Deemed refusals

Section 4: Extensions

Section 5: Fees

Section 6: Consultations Received From Other Institutions and Organizations

Section 7: Completion Time of Consultations on Cabinet Confidences

Section 8: Complaints and Investigations

Section 9: Court Action

Section 10: Resources related to the Access to Information Act

Note: Enter values to two decimal places.

Appendix C - Supplemental Statistical Report on the Access to Information Act – Requests affected by COVID-19 measures

The following table reports the total number of formal requests received during two periods; 2019-04-01 to 2020-03-13 and 2020-03-14 to 2020-03-31.

The following table reports the total number of requests closed within the legislated timelines and the number of closed requests that were deemed refusals during two periods 2019-04-01 to 2020-03-13 and 2020-03-14 to 2020-03-31.

The following table reports the total number of requests carried over during two periods; 2019-04-01 to 2020-03-13 and 2020-03-14 to 2020-03-31.

Rapport annuel au parlement 2019-2020 sur la Loi sur l’accès à l’information

Table des matières

• Chapitre un : Rapport sur la Loi sur l'accès à l'information
• Introduction
• Structure organisationnelle
  • GRC
  • Sous-direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP)
• Ordonnance de délégation de pouvoirs
• Rendement en 2019-2020
  • Incidence de la COVID-19 et measures d'atténuation
  • Conformité
  • Demandes reçues et fermées
  • Sources de demandes
  • Pages traitées
  • Nombre de demandes traitées comptant plus de 5 000 pages
  • Délai de traitement
  • Prorogations de délais
  • Demandes de consultation d'autre institutions
• Rapport sur les frais d'accès à l'information aux fins de la Loi sur les frais de service
• Formation et sensibilisation
• Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives
• Résumé des principaux enjeux soulevés et mesures prises à la suite de plaintes ou de vérifications
• Plaintes et enquêtes
• Recours judiciaire
• Vérification interne du programme d'AIPRP
• Surveillance de la conformité
• Annexe A - Ordonnance de délégation de pouvoirs
• Annexe B - Rapport statistique sur la l'accès à l'information
• Annexe C - Rapport statistique supplémentaire – Demandes affectées par les mesures liées à la COVID-19

Chapitre un : Rapport sur la Loi sur l'accès à l'information

Introduction

La Gendarmerie royale du Canada (GRC) s'engage à fournir aux Canadiens des renseignements en temps utile. Les Canadiens veulent que nous soyons ouverts et transparents, et que nous rendions compte du travail que nous accomplissons. Nous prenons au sérieux les responsabilités qui nous incombent en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et nous continuerons de communiquer la façon dont nous répondons aux attentes des Canadiens, tout en protégeant le public et en veillant à l'intégrité des enquêtes que nous menons en son nom.

L'objectif de la Loi sur l'accès à l'information (LAI) est de renforcer la responsabilité et la transparence des institutions fédérales afin de promouvoir une société ouverte et démocratique. La Loi prévoit un droit d'accès à l'information conformément aux principes selon lesquels les renseignements gouvernementaux doivent être accessibles au public et les exceptions nécessaires doivent être limitées et spécifiques.

Le rapport annuel de la GRC pour 2019-2020 explique en détail la manière dont elle s'est acquittée de ses responsabilités en lien avec la Loi, au cours de la période de référence. Le présent rapport est rédigé et déposé au Parlement conformément à l'article 94 de la Loi sur l'accès à l'information.

Au cours des deux dernières années, la commissaire de la GRC, Brenda Lucki, a travaillé avec diligence avec les employés, les partenaires et les intervenants afin d'élaborer un cadre important pour la modernisation de la GRC à l'approche de son 150e anniversaire en 2023 et dans les années subséquentes.

Ce plan vise à faire de la GRC une organisation moderne, saine et efficace : faire passer les gens en premier pour atteindre l'excellence en matière de services de police et, en fin de compte, pour un Canada plus sûr. Notre travail ne s'arrêtera pas en 2023 – nous savons que nous devons continuellement évoluer pour suivre le rythme du milieu policier et de ce dont les Canadiens ont besoin et de ce qu'ils attendent de la GRC.

Le cadre de la modernisation de la GRC définit des objectifs et des projets reposant sur quatre piliers essentiels : notre personnel, notre culture, notre gérance et nos services de police.

Dans le cadre de ces projets de modernisation, la Sous-direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) subira un certain nombre de changements, notamment l'examen de ses politiques pour mieux les harmoniser avec la législation, l'amélioration d'une stratégie en matière de ressources humaines pour répondre à nos besoins, et la réalisation d'un examen stratégique des programmes pour améliorer nos processus opérationnels. Nous lancerons également une campagne de sensibilisation auprès des employés dans tout le pays. Notre objectif est de sensibiliser davantage nos employés quant à leurs rôles et responsabilités relativement à l'information.

Même si le parcours du changement de la GRC est long, nous avons déterminé ce que nous voulons être : une organisation saine et inclusive fournissant des services de police de pointe pour assurer la sécurité des Canadiens.

Structure organisationnelle

GRC

Depuis près de 150 ans, la GRC est le service de police national du Canada. Elle est unique au monde puisqu'elle est à la fois un service de police national, fédéral, provincial et municipal. La GRC fournit des services de police fédéraux complets à toute la population canadienne et des services de police contractuels aux trois territoires, à huit provinces, à plus de 180 municipalités et compte plus de 750 détachements dans des collectivités canadiennes, dans quelque 600 collectivités autochtones et dans trois aéroports internationaux.

Le mandat de la GRC comporte plusieurs volets, notamment prévenir la criminalité et mener des enquêtes, maintenir la paix et l'ordre, faire respecter les lois, contribuer à la sécurité nationale, veiller à la sécurité des représentants de l'État, des dignitaires en visite et des membres de missions étrangères, et fournir des services de soutien opérationnel vitaux à d'autres organismes de police et d'exécution de la loi au Canada et à l'étranger.

L'organisation compte divisions (10 provinces et trois territoires, ainsi que l'École de la GRC à Regina et la Direction générale à Ottawa), qui ont toutes à leur tête un commandant divisionnaire ou un directeur général. La Direction générale est organisée selon les secteurs d'activité suivants : les services de police fédérale, les services de police contractuels et autochtones, les services de police spécialisés, la gestion générale, les ressources humaines, la vérification interne et l'évaluation, les services juridiques, le Bureau du conseiller en matière d'éthique et la Direction des politiques stratégiques et relations extérieures.

Sous-direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP)

En 1983, la GRC a formé la Sous-direction de l'AIPRP pour prendre en charge de façon centralisée tout ce qui découlerait de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

La Sous-direction de l'AIPRP relève de la Direction des politiques stratégiques et relations extérieures de la GRC. Le directeur de la Sous-direction agit au nom du chef de l'organisation en qualité de coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels pour la GRC. Le coordonnateur de l'AIPRP veille à ce que la GRC se conforme à l'esprit et à l'intention de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ainsi qu'à l'ensemble des règlements et lignes directrices qui en découlent.

Comme décrit ci-dessous, la Sous-direction de l'AIPRP comprend deux principaux secteurs.

Lors de l'attribution des demandes, la Sous-direction travaille en étroite collaboration avec les AL et les détenteurs de dossiers, appelés bureaux de première responsabilité (BPR). Voici quelques-unes des responsabilités assumées par les AL et les BPR :

• Les agents de liaison (AL) : Ils sont chargés de transmettre toutes les demandes d'AIPRP au personnel approprié (BPR) de leur secteur d'activité ou de leur division. Les autres responsabilités comprennent notamment les suivantes : le suivi des demandes pour s'assurer que les BPR envoient des documents conformes à la Sous-direction de l'AIPRP; la garantie que les documents sont envoyés à temps; la documentation et la communication des processus internes de la GRC en matière d'AIPRP à tous ceux qui facilitent le traitement des demandes.
• Les bureaux de première responsabilité (BPR) : Ils sont les détenteurs des dossiers. Entre autres responsabilités, ils doivent fournir des copies électroniques des documents visés par les demandes, examiner les documents pour vérifier s'il y a duplication, s'assurer que l'information entre dans le cadre de la demande, aviser la Sous direction de l'AIPRP si les documents sont volumineux, et aviser la Sous direction ou l'AL si une prorogation est nécessaire.

Équipe des politiques : Cette équipe élabore et surveille les politiques, procédures et lignes directrices internes sur la collecte, la conservation, l'élimination, l'utilisation et la divulgation des renseignements personnels et autres en vue de leur utilisation dans l'ensemble de la GRC. Elle offre du soutien aux analystes de l'AIPRP et au coordonnateur de l'AIPRP de la GRC, donne des conseils aux divisions et aux secteurs d'activité sur les articles 4 à 8 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. L'équipe aussi examine et crée des politiques internes qui tiennent compte des politiques et des directives du Secrétariat du Conseil du Trésor, ainsi que des attentes du Commissariat à la protection de la vie privée afin de s'acquitter de ses obligations par rapport à InfoSource et aux évaluations des facteurs relatifs à la vie privée au sein de la GRC.

Ordonnance de délégation de pouvoirs

Le coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels a les pleins pouvoirs pour appliquer la Loi et pour appliquer les exceptions et les divulgations. Une copie de l'ordonnance de délégation de pouvoirs signée est jointe à l'Annexe A.

Rendement en 2019-2020

Cette section donne un aperçu du rendement de la GRC en ce qui concerne les renseignements demandés en vertu de la Loi sur l'accès à l'information pour l'année de référence 2019 2020. Le rapport statistique complet est fourni à Annexe B.

En 2019 2020, la Sous direction de l'AIPRP de la GRC a dirigé la coordination générale des exigences de publication proactive du projet de loi C 58 pour la GRC. Elle a travaillé avec différentes unités internes qui étaient chargées des documents d'information, en veillant à ce que la GRC respecte les exigences législatives.

La Sous direction a également continué de travailler en étroite collaboration avec ses partenaires et des intervenants pour trouver des solutions et revoir les processus afin de s'assurer qu'elle répondait aux demandes des Canadiens de manière plus adéquate et plus rapide.

Incidence de la COVID-19 et measures d'atténuation

En raison de la pandémie de COVID-19, la GRC a dû relever des défis supplémentaires au cours de la période de référence. Comme pour les autres services non essentiels de la GRC, les employés de la Sous direction de l'AIPRP ont télétravaillé avec une capacité limitée au cours des deux dernières semaines de mars. Certains employés n'ont donc pas pu exercer leurs fonctions et certains ont rencontré des difficultés techniques lors du traitement des demandes. De plus, la plupart des AL et des BPR fournissaient des services essentiels et avaient des capacités limitées pour répondre à la Sous direction de l'AIPRP pendant cette période. Malgré ces difficultés, la Sous direction a mis en œuvre des mesures temporaires pour s'assurer que les Canadiens continuent de recevoir de l'information pendant cette période. Ces mesures comprenaient notamment les suivantes : mettre en œuvre des mesures de protection pour récupérer efficacement les dossiers divulgués; redéfinir les priorités des demandes afin de mieux respecter les délais; diffuser par voie électronique les consultations de moindre envergure; mettre en œuvre un retour progressif à l'attribution des tâches aux AL et aux BPR au cours du premier trimestre de l'exercice 2020-2021. De plus, les employés de la Sous direction ont continué d'ouvrir des demandes en ligne, de récupérer des documents électroniques et d'examiner des dossiers en souffrance.

Conformité

La Sous-direction de l'AIPRP a observé une légère diminution de la conformité quant au nombre de demandes fermées dans les délais prescrits par la LAI. Le taux de conformité a régressé, passant de 28,6 % en 2018-2019 à 24,9 %. Ce recul est attribuable aux ressources limitées de la Sous-direction de la Sous-direction pour traiter les demandes complexes et volumineuses. En outre, les ressources limitées ont connu de la difficulté grâce à une augmentation de 160 % du nombre de demandes contenant 5 000 pages pertinentes ou plus par rapport à la période de référence de 2018-2019. De plus, en raison de la pandémie de COVID-19, la capacité de la GRC a été limitée au cours des deux dernières semaines de mars.

Demandes reçues et fermées

Comme indiqué dans le rapport statistique à l'Annexe B, la GRC a reçu 4 512 nouvelles demandes en vertu de la LAI en 2019-2020. Il y a également eu 3 688 demandes provenant de la dernière période redditionnelle, pour un total de 8 200 demandes. De ce total, 4 987 ont été réglées et 3 213 ont été reportées à l'exercice financier de 2020-2021.

Comme on peut le constater ci-dessous, il y a eu une légère augmentation du nombre de demandes reçues par rapport à la dernière période de référence. À l'inverse, le nombre de demandes fermées au cours de cette période de référence a connu une hausse de 19 % comparativement à l'exercice précédent, et de 68 % par rapport à l'exercice de 2017-2018.

Charge de travail

Graphique 1: Charge de travail - Version textuelle

Graphique 1 : Charge de travail

Année	Reçues	En suspens	Terminées	Reportées
2017-2018	5 203	1 192	2 967	3 428
2018-2019	4 436	3 428	4 176	3 688
2019-2020	4 512	3 688	4 987	3 213

Sources des demandes

Au cours de l'exercice financier 2019 2020, un total de 4 512 demandes ont été reçues. Les sources de ces demandes étaient les suivantes :

• 426 (9 %) provenaient de médias;
• 120 (3 %) provenaient d'universités;
• 945 (21 %) provenaient d'entreprises;
• 198 (4 %) provenaient d'organisations; et
• 2 570 (57 %) provenaient du grand public.

Deux cent cinquante-trois (6 %) demandeurs ont refusé de s'identifier.

Sources des demandes

Graphique 2 : Sources des demandes - Version textuelle

Graphique 2 : Sources des demandes

Source	Demandes
Médias	426
Universités	120
Entreprises	945
Organisations	198
Public	2 570
Refus de s'identifier	253
Total	4 512

Pages traitées

Le niveau de production de la Sous direction quant au nombre de pages traitées en vertu de la LAI au cours de l'exercice 2019-2020 a augmenté de 75 % comparativement à l'exercice 2018-2019 et de 127 % par rapport à l'exercice 2017-2018. Cette hausse peut être attribuable à certains gains d'efficacité mis en œuvre par la Sous direction et à l'utilisation de sous traitants à temps plein.

Graphique 3 : Pages traitées - Version textuelle

Graphique 3 : Pages traitées

Nombre de demande	Demandes terminées
2017-2018	2 967
2018-2019	4 176
2019-2020	4 987

Nombre de demandes traitées comptant plus de 5 000 pages

Au cours des trois derniers exercices financiers, la GRC a enregistré une hausse substantielle des demandes traitées comptant plus de 5 000 pages pertinentes divulguées. Pour la période actuelle de 2019-2020, on note une augmentation de 160 % du nombre de ces demandes par rapport à l'exercice 2018-2019, et de 520 % comparativement à l'exercice 2017-2018.

Graphique 4 : Nombre de demandes traitées comptant plus de 5 000 pages - Version textuelle

Graphique 4 : Nombre de demandes traitées comptant plus de 5 000 pages

Année	Demandes	Pages divulguées
2017-2018	5	16 169
2018-2019	12	102 296
2019-2020	31	184 622

Délai de traitement

La Sous-direction a été en mesure de traiter un total de 1 189 demandes (24 %) en 30 jours ou moins. Au cours de la période de référence, 11 % des demandes (571) ont été traitées dans un délai de 31 à 60 jours, 14 % (683) dans un délai de 61 à 120 jours, et 51 % (2 544) dans un délai de plus de 121 jours.

Graphique 5 : Délai de traitement des demandes fermées - Version textuelle

Graphique 5 : Délai de traitement des demandes fermées

Année	de 0 à 30 jours	de 31 à 60 jours	de 61 à 120 jours	121 jours et plus	Total
2017-2018	890	516	650	911	2 967
2018-2019	1101	633	522	1920	4 176
2019-2020	1 189	571	683	2 544	4 987

Prorogations de délais

La LAI permet aux institutions de proroger les délais légaux pour répondre à une demande au delà de 30 jours.

Au cours de la période de référence de 2019-2020, la GRC a demandé un total de 101 prorogations conformément à l'alinéa 9(1)a), qui concernent l'entrave au fonctionnement d'une institution. Au total, 31 prorogations ont été demandées en vertu de l'alinéa 9(1)b), qui concernent les consultations. Cette situation s'explique par l'augmentation substantielle du nombre de demandes traitées comportant plus de 5 000 pages pertinentes. Certaines de ces demandes contenaient un volume important de documents ou ont été traitées pendant l'état d'urgence d'une division (p. ex. les feux de forêt en Colombie Britannique). Des prorogations ont également été nécessaires pour des demandes complexes, qui nécessitaient de nombreuses consultations de la part de diverses unités et qui exigeaient parfois des consultations, tant à l'interne qu'à l'externe. Près de 40 % des prorogations ont été accordées pour une période de 31 à 60 jours.

Graphique 6 : Durée des prolongations par exception - Version textuelle

Graphique 6 : Durée des prolongations par exception

Durée des prolongations	30 jours et moins	de 31 à 60 jours	de 61 à 120 jours	de 121 à 180 jours	181 jours et plus	365 jours et plus
Interference with ops 9(1)(a)	21%	39%	5%	32%	3%	1%
Consultations -9(1)(b)	19%	26%	39%	13%	3%	100%

Demandes de consultation d'autres institutions

Au cours de la période de référence, la GRC a mené 529 consultations, pour un total de 65 498 pages examinées. Sur les 529 consultations effectuées, 454 ont été reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada, et 75 d'autres organisations.

Le nombre de demandes de consultation reçues et terminées au cours des trois dernières périodes de référence est resté relativement le même. Toutefois, le nombre de pages examinées a augmenté de 80 % comparativement à la période de référence de 2018-2019, et de 133 % par rapport à l'exercice 2017-2018.

Graphique 7 : Toutes les demandes de consultation reçues et terminées - Version textuelle

Graphique 7 : Toutes les demandes de consultation reçues et terminées

Excercice financier	Demandes		Pages
	Reçues	Terminées	Reçues	Terminées
2017-2018	576	479	33 901	28 072
2018-2019	534	542	34 870	36 334
2019-2020	528	529	60 100	65 498

Rapport sur les frais d'accès a l'information aux fins de la Loi sur les frais de service

En vertu de la LAI, le chef d'une institution gouvernementale peut exiger des frais pour ces services. Les frais ne peuvent excéder les coûts liés à la prestation des services. Conformément à la Directive provisoire concernant l'administration de la Loi, la GRC renonce à tous les frais prescrits par la Loi et son règlement d'application à l'exception des frais de demande de 5 $ établis à l'alinéa 7(1)a) du Règlement. En vertu de la Loi, le chef de l'institution peut également renoncer aux frais ou à une partie des frais, ou peut rembourser des frais ou une partie des frais payés.

La Loi pour les frais de service exige qu'une institution rende compte chaque année au Parlement des frais qu'elle a perçus. Aux termes de la LAI, les renseignements ci-dessous sont déclarés conformément aux exigences de l'article 20 de la Loi sur les frais de service.

Pour la période de référence de 2019-2020, la GRC a perçu un total de 22 090 $ pour 4 418 demandes d'accès à l'information, et a renoncé à des frais de 470 $ pour 94 demandes d'accès à l'information.

Le coût de fonctionnement du segment d'accès à l'information de la Sous-direction de l'AIPRP est de 3,4 millions de dollars.

Formation et sensibilisation

La formation est une priorité pour la Sous-direction de l'AIPRP de la GRC. On soutient et encourage les employés à s'inscrire à divers cours afin d'acquérir des connaissances et d'améliorer leurs compétences.

Pour l'année de référence 2019-2020, les unités de la Sous-direction de l'AIPRP ont organisé régulièrement des séances d'échange de renseignements au cours desquelles les employés ont examiné et parlé des dossiers récents dans le but d'échanger des pratiques exemplaires. Un programme de mentorat informel a été mis sur pied au cours de l'exercice 2019-2020. Les analystes principaux ont joué le rôle de mentors et fourni des conseils aux analystes subalternes. Cette initiative fait partie de la stratégie en matière de ressources humaines de la Sous-direction pour la planification de la relève et le maintien en poste des employés.

Un employé de l'équipe de la Réception des demandes de la Sous-direction a encadré et formé ses pairs, ce qui a permis d'accroître la stabilité de cette unité. Tous les nouveaux employés qui se joignent à l'équipe ont profité de cet encadrement. De même, d'autres unités de la Sous-direction ont reçu une formation pour aider l'équipe de la réception des demandes en période de pointe.

Cinq séances de formation préliminaire sur l'examen des dossiers ont également été données aux membres de l'équipe de la Réception des demandes et aux analystes subalternes de la Sous-direction. Deux autres séances de formation pratique plus avancées ont été organisées après les séances initiales. Une vingtaine de participants ont assisté aux séances et se sont familiarisés avec les concepts dont ils auront besoin lors de l'examen des dossiers. Après les séances de formation pratique, les mentors ont continué de donner des orientations et des conseils aux participants.

Deux séances de formation ont été données au personnel de la Direction des adjudications en matière de recours et de déontologie de la GRC. Au total, 37 participants ont suivi cette formation qui comprenait : une introduction à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels, aux lignes directrices et aux exceptions couramment utilisées au sein de la GRC; un examen des demandes courantes reçues pour les directions; un aperçu du rôle et des responsabilités de la Sous-direction de l'AIPRP au sein des directions. La formation comprenait également des discussions pratiques sur divers scénarios, ainsi que sur la façon dont la législation aurait une incidence sur les responsabilités des directions.

La Sous-direction a également donné une formation à six secteurs d'activité de la Direction générale de la GRC. Cette formation comprenait un examen des rôles et des responsabilités de la Sous-direction de l'AIPRP et une introduction à la Loi sur l'accès à l'information, à la Loi sur la protection des renseignements personnels, à la législation et aux lignes directrices. Elle englobait également un aperçu du projet de loi C-58 et de l'importance de respecter les exigences législatives en matière de divulgation proactive. Une formation similaire a également été présentée aux agents de liaison de l'Île-du-Prince-Édouard et de la Nouvelle-Écosse.

Le personnel de la Sous-direction de l'AIPRP a également reçu une formation supplémentaire lors des séances de discussion ouverte de la Sous-direction. Lors de la séance de discussion ouverte de novembre 2019, on a fait le point avec les employés sur le projet de loi C-58. Les autres séances de discussion ouverte ont porté sur les sujets suivants : les mises à jour sur les processus modifiés dans l'examen des dossiers et les exceptions concernant les casiers judiciaires.

Dans le cadre de la réponse de la direction de la Sous-direction de l'AIPRP à la vérification interne de 2018, la Sous-direction, en collaboration avec l'unité de l'Apprentissage et du perfectionnement de la GRC, a récemment commencé l'élaboration d'un cours d'introduction à l'AIPRP en ligne qui sera offert à tous les employés de la GRC. Cette formation a pour but de fournir aux employés de la GRC dans tout le pays des connaissances sur la législation et les procédures en matière d'AIPRP afin qu'ils puissent se conformer plus efficacement à la législation actuelle et aux politiques de la GRC.

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

La Sous direction de l'AIPRP a poursuivi l'examen de ses processus afin d'en améliorer l'efficacité opérationnelle. Au cours de la période de référence de 2019 2020, la Sous direction a accompli ce qui suit :

• examiné les régimes de travail des employés et établi de nouvelles ententes de télétravail afin d'offrir plus de souplesse à son personnel de l'AIPRP;
• mis à jour les procédures opérationnelles réglementaires de l'équipe de la Réception des demandes dans le cadre de la tâche de la Sous-direction visant à officialiser ses processus internes;
• amélioré nos processus pour faciliter le transfert de dossiers au sein de la GRC;
• élaboré des lignes directrices pour éliminer son arriéré, ce qui permet d'accroître l'efficacité du traitement;
• acheté et installé de nouveaux serveurs et des systèmes informatiques de plus grande capacité, permettant à la Sous-direction d'améliorer son efficacité;
• mis sur pied un groupe de travail interne composé de divers intervenants au sein de la GRC pour l'élaboration de lignes directrices, de procédures opérationnelles réglementaires et de communiqués de sensibilisation afin de faciliter le respect des exigences en matière de divulgation proactive en vertu du projet de loi C-58;
• mis sur pied et dirigé le groupe de travail interministériel pour l'élaboration de plans de continuité des activités spécifiquement pour les programmes d'AIPRP, ce qui a permis un meilleur échange de renseignements entre les ministères participants;
• lancé des conférences mensuelles avec le Bureau du commissaire à l'information, ce qui a permis de simplifier les processus.

Résumé des principaux enjeux soulevés et mesures prises à la suite de plaintes ou de vérifications

Plaintes et enquêtes

Au cours de la période de référence, la GRC a continué de travailler en collaboration avec le Bureau du commissaire à l'information en vue de simplifier les processus de traitement des dossiers de plainte.

Pour permettre à la GRC de répondre plus efficacement aux plaintes reçues par l'intermédiaire du Commissariat à l'information et du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, une équipe chargée des plaintes a été créée en novembre 2017. Cette équipe, dont le nombre de membres est passé de deux à sept et qui comprend maintenant quelques experts conseils, a travaillé sans relâche pour répondre aux plaintes.

La section 8 du rapport statistique (Annexe B) fournit également des données sur les plaintes reçues et fermées. Plus précisément pour la période de référence de 2019-2020, la GRC a reçu et fourni ce qui suit aux termes de la LAI :

• Concernant l'article 32, elle a reçu 384 avis, ce qui représente près de 8 % de toutes les demandes fermées au cours de la période de référence. La majorité des plaintes reçues en matière d'accès à l'information concernent des retards et des présomptions de refus, ce qui peut être attribuable au fait que la GRC accuse du retard et reçoit des demandes complexes et/ou volumineuses. En vertu de cet article, le Commissariat à l'information informe officiellement l'institution de son intention d'enquêter sur une plainte reçue concernant une demande.
• Pour le paragraphe 30(5), elle a reçu cinq avis. En vertu de cet article, si le Commissariat à l'information refuse ou cesse d'enquêter sur une plainte, il en informe le plaignant, l'institution et, le cas échéant, tout tiers et le commissaire à la protection de la vie privée.
• Pour ce qui est de l'article 35, elle a fourni cinq représentations officielles. En vertu de cet article, le Commissariat à l'information offre aux institutions la possibilité d'effectuer une représentation dans le cadre d'une enquête en cours sur une plainte.
• Concernant l'article 37, elle a reçu deux « rapports de conclusions » avec des recommandations du commissaire à l'information. En vertu de cet article, le Commissariat à l'information publie un rapport de conclusions, qui peut comprendre des recommandations, pour une plainte fondée à la conclusion de l'enquête.

Recours judiciare

Au cours de la période visée par le présent rapport, une demande en vertu de l'article 41 a été soumise à la Cour fédérale et deux demandes ont été conclues.

Vérification interne du programme d'AIPRP

Une vérification interne du programme d'AIPRP a été effectuée par l'unité de Vérification et d'évaluation de la GRC. La vérification a porté sur les processus et les contrôles en place à la GRC pour assurer la conformité à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels. La portée de la vérification inclut les activités menées du 1er avril 2016 au 31 mars 2018. On en est venu à la conclusion qu'un cadre de gouvernance était en place pour soutenir le programme, mais qu'il existait des possibilités d'améliorer les processus et les contrôles du programme.

La Sous direction de l'AIPRP examine continuellement ses processus afin d'améliorer l'efficacité et l'efficience opérationnelles du programme. Plus particulièrement, pour donner suite à la vérification interne, la Sous direction élabore et fait progresser les principales améliorations du programme, qui comprendront l'examen et la mise à jour des politiques internes, l'examen des processus opérationnels, l'élaboration d'une formation et d'outils en ligne, et le perfectionnement de sa stratégie et de sa structure en matière de ressources humaines. Ces améliorations seront mises en œuvre au cours des prochaines années.

Surveillance de la conformité

La Sous-direction de l'AIPRP surveille la conformité au moyen de rapports statistiques hebdomadaires qui comprennent le taux de conformité, le nombre de plaintes et de dossiers traités à temps et en retard. On compare aussi le rendement par rapport aux services financiers précédents afin de relever les tendances. L'équipe de la direction de la Sous direction examine les rapports hebdomadaires pour gérer la charge de travail et déterminer les enjeux à venir, pour lesquels les processus pourraient être améliorés. Les rapports sont transmis à la dirigeante principale des politiques stratégiques et relations extérieures et, depuis peu, au dirigeant principal de l'administration de la GRC.

La Sous direction envisage actuellement divers systèmes de rapports avec la possibilité de tableaux de bord. Le nouveau système permettra de saisir et de fournir des données pertinentes pour aider la Sous direction dans sa planification tactique et stratégique.

Annexe A - Ordonnance de délégation de pouvoirs

Annexe B – Rapport statistique sur la Loi sur l'acces à l'information

Partie 1: Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

Remarque : Toutes les demandes documentées comme étant « traitées de façon informelle » seront désormais indiquées dans cette section seulement.

Section 2: Motifs pour ne pas donner suite a une demande

Section 3: Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapports

3.2 Exemptions

3.3 Exclusions

3.4 Support des documents communiqués

3.5 Complexité

3.6 Demandes fermées

3.7 Présomptions de refus

Section 4: Prorogations

Section 5: Frais

Section 6: Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

Section 7: Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

Section 8: Plaintes et enquêtes

Section 9: Recours judiciaire

Section 10: Ressources liées à la Loi sur l'accès à l'information

Remarque : Entrer des valeurs à deux décimales.

Annexe C - Rapport statistique supplémentaire – Demandes affectées par les mesures liées à la COVID-19

Le tableau suivant indique le nombre total de demandes officielles reçues au cours de deux périodes : du 2019-04-01 au 2020-03-13 et du 2020-03-14 au 2020-03-31.

Le tableau suivant indique le nombre total de demandes fermées dans les délais prévus par la loi et le nombre de demandes fermées en présomption de refus au cours des deux périodes allant du 2019-04-01 au 2020-03-13 et du 2020-03-14 au 2020-03-31.

Le tableau suivant indique le nombre total de demandes reportées au cours de deux périodes : du 2019-04-01 au 2020-03-13 et du 2020-03-14 au 2020-03-31.

Date de modification :

1969-12-31