Les Métis, la GRC et la réconciliation : Naviguer à travers l’histoire, tisser des liens avec les communautés et créer des espaces éthiques pour recommencer à zéro

Par Merelda Fiddler-Potter, Candidate au doctorat, octobre 2021

La recherche et la rédaction de cet exposé de position métis ont été menées par la doctorante Merelda Fiddler-Potter en octobre 2021. Elle y pose la question suivante : « La réconciliation entre le peuple métis et la GRC est-elle possible? » Dans sa réponse, elle rapproche l'histoire et les efforts actuels, tout en examinant ce qu'il faudra pour jeter les bases d'une nouvelle relation.

Ce document accompagne d'autres recherches et aidera la GRC à élaborer son plan stratégique national pour la réconciliation (attendu en 2022). Il offre aussi des éléments clés d'un point de vue métis pour guider nos approches fondées sur les distinctions alors que la GRC va de l'avant avec ses efforts de réconciliation et l'établissement de liens de confiance avec les peuples autochtones.

Métis People, the RCMP, and Reconciliation: Navigating History, Connecting with Community, and Creating Ethical Spaces to Start Again

By Merelda Fiddler-Potter, PhD. Candidate, October 2021

This Métis position paper was researched and written by PhD candidate Merelda Fiddler-Potter in October 2021. In it she asks the question, "Is reconciliation between Métis people and the RCMP possible?" She has provided a response connecting history and contemporary efforts while examining what it will take to create a foundation for a new relationship.

This paper accompanies other research and will inform the development of the RCMP National Strategic Plan for reconciliation (anticipated to be produced in 2022). It also provides key insights from a Métis perspective to inform distinctions-based approaches for the RCMP as we continue to move forward with reconciliation efforts and building trust with Indigenous peoples.

Annual Report to Parliament 2020-2021 on the Administration of the Privacy Act

Table of contents

• Introduction
• Organizational structure
  • RCMP
  • Access to Information and Privacy (ATIP) Branch
• Delegation Order
• Performance 2020-2021
  • Compliance
  • Requests received and closed
  • Number of requests processed with over 5,000 pages
  • Completion time and extensions
  • Disposition of completed requests
  • Consultations with other institutions
• Training and awareness
• Policies, guidelines, procedures and initiatives
• Summary of key issues and actions taken on complaints or audits
  • Complaints and investigations
  • Court action
• Monitoring compliance
• Material privacy breaches
• Privacy Impact Assessments
• Public interest disclosures
• Appendix A - Delegation Order
• Appendix B – Statistical Report on the Privacy Act
• Appendix C - Supplemental Statistical Report on the Privacy Act

Introduction

The Royal Canadian Mounted Police (RCMP) is committed to being open, transparent, and accountable for the services we provide while safeguarding the personal information collected as part of the process. As such, we take our responsibilities under the Access to Information Act (ATIA) and Privacy Act (PA) seriously, and will continue to strive to meet Canadians' expectations, while protecting the public and the integrity of the investigations we undertake on their behalf.

The PA provides individuals with the right to access information about themselves held by the government, subject to specific and limited exceptions. The Act also protects individuals' privacy by preventing others from having access to their personal information, and gives individuals substantial control over the collection, retention, use and disclosure of their personal information.

The RCMP's annual report for 2020-2021 details the manner in which the RCMP discharged its responsibilities in relation to the Act during the reporting period. The report is prepared and tabled in Parliament in accordance with section 72(1) of the PA.

The RCMP is undergoing a major effort to modernize its Access to Information and Privacy (ATIP) program to ensure that the RCMP's ATIP program achieves the high standard expected by Canadians. Privacy is a central focus of this effort, with the RCMP looking to not only expand the number of resources devoted to responding to privacy requests to improve compliance rates, but to help ingrain privacy considerations as a key consideration within the culture of the RCMP.

As this effort advances, the RCMP will be posting detailed information on its website outlining the ATIP modernization strategy and key initiatives that are being undertaken. We encourage all Canadians to visit our website as it is updated to keep track of our progress.

Organizational structure

RCMP

For nearly 150 years, the RCMP has been Canada's national police service. As a federal, provincial, and municipal policing body, the RCMP is unique in the world. The RCMP provides federal policing services to all Canadians and policing services under contract to the three territories, eight provinces, and more than 180 municipalities, including more than 750 detachments across Canadian communities, 600 Indigenous communities and three international airports.

The RCMP's mandate is multi-faceted and includes preventing and investigating crime; maintaining peace and order; enforcing laws; contributing to national security; ensuring the safety of state officials, visiting dignitaries and foreign missions; and providing vital operational support services to other police and law enforcement agencies within Canada and abroad.

The organization is sub-divided into 16 divisions (ten provinces, three territories, National Division, Depot and National Headquarters in Ottawa), each of which is under the direction of a Commanding Officer or Director General. National Headquarters includes nine business lines and is structured as follows: Federal Policing; Contract and Indigenous Policing; Specialized Policing Services; Corporate Management and Comptrollership; Human Resources; Internal Audit and Evaluation; Legal Services; Professional Responsibility Sector; and, Strategic Policy and External Relations.

Access to Information and Privacy (ATIP) Branch

The RCMP established the ATIP Branch in 1983, as the central contact point for matters arising from both the ATIA and PA.

The ATIP Branch falls within the RCMP's Strategic Policy and External Relations Directorate. The Director of the ATIP Branch acts on behalf of the head of the institution as the Departmental Access to Information and Privacy Coordinator for the RCMP. The ATIP Coordinator ensures compliance with both the spirit and the intent of the ATIA and PA, as well as all associated regulations and guidelines.

As described below, the ATIP Branch is divided into two areas:

Policy Team

This team monitors and develops internal policies, procedures and guidelines for the collection, retention, disposition, use and disclosure of all personal and non-personal information for RCMP-wide applications. These dedicated professionals provide policy advice and expertise to the RCMP on access to information and privacy related issues, including supporting the drafting and development of Privacy Impact Assessments (PIAs). It also offers support to ATIP analysts and the RCMP ATIP Coordinator, provides guidance to RCMP business lines and divisions across Canada with respect to the PA, the ATIA and related Treasury Board Secretariat (TBS) policies, directives and guidelines. In addition, the team reviews and creates internal policies that reflect TBS policies and directives as well as expectations of the Office of the Privacy Commissioner (OPC) in order to meet its obligations in relation to Info Source: Sources of Federal Government and Employee Information and PIAs within the RCMP.

Disclosure Team (Operations)

This team processes all formal requests under the ATIA and PA. This includes: working with requesters to discuss scope and clarity of their submissions; opening requests; and, tasking and receiving/importing records to and from Liaison Officers (LOs) within the RCMP's various business lines and divisions across the country. The team also reviews records and provides disclosed pages to requesters, process informal access to information requests, review, and respond to complaints received through both the Offices of the Information and Privacy Commissioners.

When tasking requests, the ATIP Branch works closely with LOs and record holders, known as Office of Primary Interest (OPI). Some responsibilities of the LOs and OPI include:

Liaison Officers (LOs)

LOs are responsible for forwarding all ATIP requests to the appropriate personnel (OPI) within their business lines or divisions. Other responsibilities include: tracking submissions to ensure responsive records are sent by OPI to the ATIP Branch; ensuring records are on time; and, documenting and communicating internal RCMP ATIP processes to all who facilitate the processing of requests.

Office of Primary Interest (OPI)

As the record holders, some of the OPI's responsibilities include: providing electronic copies of the responsive records; reviewing records for duplication; ensuring that the information falls within the scope of the request; notifying the ATIP Branch if records are voluminous; and, advising the Branch or LO if an extension is required.

Delegation Order

The Departmental Access to Information and Privacy Coordinator has full authority to administer the legislation and apply exemptions and releases. A copy of the signed Delegation Order is included in Appendix A.

Performance 2020-2021

This section provides an overview of the RCMP's performance with respect to information requested under the PA for the 2020-2021 reporting year. The completed statistical report is found in Appendix B.

Compliance

The ATIP Branch saw a slight decrease in compliance for the number of closed requests within the legislated timeframes under the PA. In the 2020-2021 fiscal year, compliance decreased to 32.8% from 38.6% in the 2019-2020 fiscal year. The decrease is largely due to COVID-19 pandemic restrictions and technology limitations, which further impeded the RCMP in its ability to meet its compliance obligations.

Requests received and closed

As noted in the statistical report in Appendix B, the RCMP received a total of 4,212 new requests under the PA in 2020-2021. In addition, there were 2,641 requests outstanding from the previous reporting period for a total of 6,853 requests. Of these, 3,614 requests were completed and 3,239 carried over to the 2021-2022 fiscal year.

Generally, privacy requests cover a variety of topics, including information on police operational files such as motor vehicle accidents and employment files.

As demonstrated below, there has been an increase in the number of requests received compared to the previous reporting period. The number of requests received increased by 15% compared to the previous fiscal year and decreased by less than 2% compared to the 2018-2019 fiscal year.

The graph also demonstrates that the number of requests closed this reporting period decreased by 20% compared to the previous fiscal year, and was 25% lower than the 2018-2019 fiscal year.

Workload - Text version

Workload

Number of requests received	2018-2019	2019-2020	2020-2021
Received	4,289	3,661	4,212
Outstanding	4,009	3,490	2,641
Completed	4,808	4,510	3,614
Carried over	3,490	2,641	3,239

Number of requests processed with over 5,000 pages

Over the past three fiscal years, the RCMP has seen an overall influx in the number of requests processed with over 5,000 relevant pages disclosed compared to previous reporting periods. During this reporting period, the ATIP Branch processed 11 requests with more than 5,000 pages disclosed. In the previous fiscal year, there were 20 requests with such high page numbers, and only eight in the 2018-2019 fiscal year. For the current reporting period of 2020-2021, there has been a decrease of 45% in the number of such requests compared to the 2019-2020 fiscal year, and an increase of 38% compared to the 2018-2019 fiscal year. The decrease in this current reporting period is due, in part, to the COVID-19 pandemic restrictions; however, it does still indicate an overall trend of increased requests. This represents an ongoing challenge for the RCMP's ATIP program to ensure it has the necessary personnel and technology required to keep pace with these trends.

Number of requests processed with over 5,000 pages processed - Text version

Number of requests processed with over 5,000 pages processed

Fiscal year	Number of requests	Total pages disclosed
2018-2019	8	17,633
2019-2020	20	43,369
2020-2021	11	21,424

Completion time and extensions

The ATIP Branch completed 20% (727) of its requests in 30 days or less. During the reporting period, 14% (504) of the requests were completed within 31-60 days, 11% (406) were completed in 61-120 days, and 55% (1,977) were completed in more than 121 days.

Extensions of over 30 days were sought on 3,614 files. This can be attributed, in part, to the number of requests with a large volume of pages, but more specifically to the ongoing challenges faced by the ATIP program that were exasperated by COVID-19.

Completion rate of closed requests - Text version

Completion rate of closed requests

Fiscal year	0 to 30 days	31 to 60 days	61 to 120 days	over 121 days	Total
2018-2019	1,184	846	422	2,356	4,808
2019-2020	1,043	744	586	2,137	4,510
2020-2021	727	504	406	1,977	3,614

Disposition of completed requests

Of the 3,614 requests completed in the 2020-2021 fiscal year, the dispositions of completed requests were as follows:

• 2,045 (57%) were disclosed in part
• 812 (22%) were abandoned by requesters
• 326 (9%) had no records located
• 298 (8%) were fully disclosed
• 121 (3.5%) had all material exempted
• 12 (0.5%) were neither confirmed nor denied
• 0 (0%) had all material excluded

Disposition of completed requests - Text version

Disposition of completed requests

Disposition of requests	Total
All disclosed	298
Disclosed in part	2,045
All exempted	121
All excluded	0
No records exist	326
Request abandoned	812
Neither confirmed nor denied	12
Total	3,614

Consultations with other institutions

The number of consultations received and completed over the last three reporting periods has remained relatively consistent. During the current reporting period, the RCMP completed 108 consultations, totaling 3,716 pages reviewed. Of the 108 completed consultations, 43 were received from other Government of Canada institutions and 65 were received from other organizations.

All consultations received and completed - Text version

All consultations received and completed

Fiscal year	Received	Completed
2018-2019	157	150
2019-2020	144	143
2020-2021	108	96

Training and awareness

Training RCMP employees is a priority for the ATIP Branch. Employees are encouraged and supported to enroll in various courses as a means to gain knowledge and improve their skills. For the 2020-2021 reporting year, the ATIP Branch held regular information sharing sessions where employees discussed files and shared best practices, and informal briefings were held to advise ATIP staff of the implementation of new procedures to respond to the COVID-19 pandemic. As new technological tools were introduced to support remote collaboration during the pandemic, the RCMP was able to leverage them to provide a number of training sessions to employees. In-house training and orientation was also provided to new ATIP Intake personnel and virtual training was provided to ATIP LOs in several divisions and business lines across the country, including to the Canadian Criminal Real Time Identification Services, Protective Policing, H Division (Nova Scotia) and J Division (New Brunswick).

Throughout the reporting period, the ATIP Branch, in conjunction with the RCMP's Learning and Development unit continued to develop an ATIP introductory course. This training will provide RCMP employees with increased knowledge in order to more effectively comply with ATIP legislation and RCMP policies. As part of broader modernization efforts, the RCMP is examining how to expand this training delivery for all personnel, leveraging the new technological tools introduced as part of COVID-19. In fact, expanding training delivery forms a key part of the Branch's human resources strategy for ATIP modernization, succession planning and employee retention. Further, the RCMP is examining the development of new training modules that focus specifically on privacy, including enhanced guidance on the development of PIAs.

Policies, guidelines, procedures and initiatives

The ATIP Branch continued to review its processes to improve operational effectiveness. During the reporting period of 2020-2021, the ATIP Branch accomplished the following:

• reviewed employee work arrangements due to the COVID-19 pandemic restrictions and established new telework agreements as well as a reintegration protocol to allow more flexibility for its employees
• updated the Disclosure and Intake team's standard operating procedures, which was part of the ATIP Branch's efforts to formalize its internal processes
• enhanced internal processes for facilitating the transfer of files within the RCMP, including the creation of national shared drives
• modified guidelines to address its on-time and backlog files, enabling processing efficiencies
• provided new equipment to enable employees to telework efficiently during the COVID-19 pandemic restrictions, including securing cellular phones for ATIP employees
• established an internal working group comprised of various stakeholders within the RCMP to augment guidelines, standard operating procedures and awareness communiques to facilitate RCMP ATIP modernization
• continued to lead the interdepartmental working group for the development of business continuity plans specifically for ATIP programs, which led to greater information sharing among the participating departments
• collaborated in monthly conferences with the OPC, resulting in streamlined processes
• created and filled a System Administrator position for data integrity and quality assurance
• rolled-out new technology including MS Teams and electronic data exchange with record holders and requesters to enhance service delivery

Additionally, the ATIP Policy Unit completed the following:

• reviewed its policy on paragraph 8(2)(e) – Privacy Act Request to other federal institutions and initiated a review of its Exempt Bank policy in collaboration with interested stakeholders
• developed Standard Operating Procedures on disclosures in accordance with subsections 8(2)(e) and (m) of the PA and on privacy compliance complaints, which include a handbook describing the ATIP Branch and OPI's responsibilities regarding complaints. These also offer guidance on formulating representations to the OPC
• developed, in accordance with TBS guidelines, the Policy on Privacy Protection, as well as a protocol for collecting, using or disclosing personal information for non-administrative purposes, including research, statistical, audit and evaluation purposes
• established regular meetings with the OPC concerning PIAs and Privacy Compliance Complaints
• participated in multiple working groups to discuss initiatives such as Race Based Data Collection and several high profile privacy breaches
• in response to an internal audit of the ATIP Program, a gap analysis of all ATIP Policies was initiated to identify the need for revisions to existing policies or the creation of new policies which is slated to be finalized by the end of 2021

Summary of key issues and actions taken on complaints or audits

Complaints and investigations

During this reporting period, the RCMP continued to work collaboratively with the OPC to streamline processes in addressing complaint files.

Comprised of seven employees, including consultants, the ATIP Branch's complaints team, which is dedicated to responding to complaints, continued to enable the RCMP to respond more efficiently to complaints received through the Offices of the Information and Privacy Commissioners.

Section 8 of the Statistical Report Appendix B also provides data on the complaints received and closed. Specifically, for the 2020-2021 reporting period, the RCMP received and provided the following under the PA:

Section 31

The RCMP received 187 Section 31 notices, which represents less than 4% of all requests closed during the reporting period. The majority of the privacy complaints received relate to delays and in deemed refusal, which can be attributed to the ongoing RCMP backlog and to the complex and/or voluminous nature of requests. Under this section, the OPC formally notifies the institution of their intent to investigate a complaint received.

Section 33

No formal representations were made under Section 33. Under this section, the OPC requests representations from both the complainant and the institution pursuant to an ongoing complaint investigation.

Section 35

No formal representations were made under Section 35. Under this section, the OPC issues a findings report, which may include recommendations, for founded complaints upon the conclusion of the investigation.

Court action

Four court proceedings were actioned with respect to privacy requests processed and three were concluded during the reporting period.

Monitoring compliance

The ATIP Branch monitors compliance through weekly statistical reports, which include compliance rate, the number of files completed on time and those that are delayed, as well as complaints. A System Administrator position was created along with a Performance Dashboard to further identify trends and assist the Branch in strategically developing efficiencies. The Branch's Management team reviews the weekly reports to manage workload and to determine any upcoming issues where processes could be improved. The reports are provided to the Chief Strategic Policy and External Relations Officer and the RCMP's Chief Administrative Officer.

The ATIP Branch is currently working to bolster its data reporting function by onboarding new technology. This new technology will enable the Branch to be more strategic and transparent, by automatically capturing pertinent data to assist the Branch with its planning and public reporting, and ensuring that senior management has a complete understanding of the ATIP program's workload as well as to identify areas where efficiencies may be found.

Material privacy breaches

As Canada's national police force, the RCMP is trusted to handle and protect the personal information of Canadians with professionalism and integrity. The RCMP places the utmost importance on this responsibility. To safeguard the personal information in its care, the RCMP has strict policies and procedures in place to prevent unauthorized access and disclosure across the organization. However, even with these rigorous procedures in place, privacy breaches still occur, often as a result of human error. With every privacy breach, the RCMP takes steps to improve its processes to ensure that similar incidents do not occur again.

When a privacy breach is detected, the RCMP ATIP Branch follows the TBS guidelines to determine the privacy risks and reports all breaches, deemed material as per TBS guidelines, to the OPC and TBS.

During fiscal year 2020-2021, the RCMP reported a total of 10 material privacy breaches to the OPC and TBS. Specifically:

1. A note containing personal information, created by an RCMP member, was left at the scene of an incident. A member of the public subsequently found the note and posted it to Facebook. The post was removed several hours later. The affected individuals were notified and advised of their right to complain to the OPC.
2. A conduct decision was posted online containing information that could possibly lead to the identification of a confidential informant. The affected individual was notified and advised of their right to complain to the OPC. The decision was removed from the website and the RCMP's Conduct Unit will review conduct decisions prior to publishing them online.
3. The personnel and service files of an employee were mistakenly mailed to an RCMP Detachment instead of the RCMP Headquarters Records Department. The affected individual was notified and advised of their right to complain to the OPC. The Division has reminded all employees to ensure they adhere to proper records transmittal processes, and proper use and acknowledgement of transmittal documentation. The lost files were later located within the RCMP Detachment and the affected individual was notified.
4. An employee security file was lost between the Records Office and the Departmental Security office. The affected individual was notified and advised of their right to complain to the OPC. The Records Office has committed to conducting more regular follow-ups of outgoing transmittals to ensure there is an accurate paper trail of where the file is, at all times. The lost file was later located and the affected individual was notified.
5. The RCMP learned that a hacker group called Distributed Denial of Secrets had published over 260 gigabytes of law enforcement data it had stolen from the websites of 200+ law enforcement agencies across North America, including the RCMP. A Joint Management Taskforce comprised of Departmental Security, National Security, National Cyber Crime Unit, Federal Policing and Access to Information and Privacy (ATIP) Branch was formed to determine the impacts of this breach on the RCMP. The RCMP ATIP Branch is currently notifying affected individuals.
6. An ATIP Branch employee sent a copy of an Access to Information request release package, which contained personal information, to three individuals who had requested informal access. All parties who inadvertently received the personal information were asked to return the records. The affected individual was notified and advised of their right to complain to the OPC. The ATIP Branch has provided the employee with additional training, including the need to review release packages for personal information prior to releasing.
7. The RCMP in Saskatchewan issued a Crime Watch Advisory, requesting the assistance of the public to identify two individuals (male and female) associated with the theft of fuel. The wrong picture was included in the advisory, which identified another individual. The same day, an apology was issued on Crime Watch and the correct photo of the suspect was issued. The affected individual was notified and advised of their right to complain to the OPC. The officers involved in this incident were provided verbal direction concerning best practices for future investigations of this kind. Furthermore, Saskatchewan RCMP policy regarding Crime Watch advisories was updated and a communiqué was sent to all District Commanders and Program Officers to remind their employees of the applicable policy.
8. The Occupational Health Services Unit sent a form containing personal, medical information of an employee to other employee outside of the Health Services Unit who did not have a need to know. The affected individual was notified and advised of their right to complain to the OPC. All employees who received the form have deleted the information. Moreover, all staff of the Occupational Health Services Unit were reminded of the importance of maintaining the confidentiality of employee health information.
9. A digital copy of a Code of Conduct witness waiver form, typically only used internally within the RCMP, was sent to a civilian witness. The form included two allegations against a member under investigation. The form was returned to the RCMP and the National Conduct Unit has decided to no longer use this form outside the RCMP. The affected party was notified of the incident and their right to file a complaint with the OPC.
10. A USB containing an RCMP Public Complaint file was lost in the mail. The USB was not password-protected nor encrypted. Canada Post Security and Investigative Services has flagged the incident and will notify the RCMP if the USB is located in their holdings. The RCMP is currently in the process of communicating with all the affected individuals to advise them of the incident and their right to file a complaint with the OPC. The employee involved was reminded of their security obligations when mailing protected information.

Privacy Impact Assessments

During the reporting period, the RCMP completed one Privacy Impact Assessment (PIA) and submitted the following to the OPC:

Cybercrime Coordination Unit (NC3)

The NC3 is a National Police Service stewarded within the RCMP. The NC3 will coordinate and de-conflict intelligence for cybercrime investigations across all levels of policing and enable efficient law enforcement activities of national and international police partners as they relate to cybercrime, including apprehending and disrupting cybercriminals. Ultimately, the NC3 is intended to reduce the threat, impact and victimization of cybercrime in Canada and contribute to achieving the Government of Canada's long-term vision of safety and security in the digital age.

Based on the present assessment, privacy risks arising from the activities of the NC3 are considered to be moderate. However, if recommendations from this PIA were fully adopted, the risks would be reduced to an acceptable or low level.

The NC3 will develop and implement a management action plan to address the recommendations and mitigate the risks. The protection of privacy is a pillar of NC3's operations. Every effort will be made within NC3's operating procedures and policies to ensure that operational benefits are proportionate to privacy impacts and to help achieve a balance between an individual's right to privacy and the need for collecting personal information to inform law enforcement operations, activities and priorities. Information collected by the NC3 will be used for authorized purposes only and secured in a manner commensurate with its sensitivity.

The RCMP will implement policies, protocols and controls to ensure the protection and proper handling of personal information collected by the NC3. A comprehensive analysis of the RCMP's obligations under the PA with respect to the operation and administration of NC3's core activities was completed as part of this PIA.

Public interest disclosures

During the 2020-2021 fiscal year, 42 disclosures were made pursuant to paragraph 8(2)(m) of the PA, which allows for disclosure when either the public interest in disclosure clearly outweighs any invasion of privacy that could result from the disclosure, or the disclosure would clearly benefit the individual to whom the information relates. The disclosures related to either the duty status of charged RCMP employees or the release of dangerous offenders into communities across Canada. Due to the nature of these disclosures, the majority of the notifications were made to the OPC after the disclosure.

Appendix A - Delegation Order

Access to Information Act and Privacy Act Delegation Order

The Minister of Public Safety and Emergency Preparedness, pursuant to section 73 of the Access to Information Act and of the Privacy Act, hereby designates the persons holding the position set out in the schedule hereto, or the persons occupying on an acting basis those positions, to exercise the powers and functions of the Minister as the head of a government institution, that is, the Royal Canadian Mounted Police, under the section of the Act set out in the Schedule opposite each position. This designation replaces and nullifies all such designations previously signed and dated by the Minister.

Signed, at the City of Ottawa, this 4 day of December, 2015

The Honourable Ralph Goodale, P.C., M.P.
Minister of Public Safety and Emergency Preparedness

Appendix B – Statistical Report on the Privacy Act

Name of institution

Royal Canadian Mounted Police

Reporting period

April 1, 2020 to March 31, 2021

Section 1: Requests under the Privacy Act

Section 2: Requests Closed During the Reporting Period

2.5 Complexity

2.6. Closed requests

2.7 Deemed refusals

Section 3: Disclosures Under Subsections 8(2) and 8(5)

Section 4: Requests for Correction of Personal Information and Notations

Section 5: Extensions

Section 6: Consultations Received From Other Institutions and Organizations

Section 7: Completion time of consultations on cabinet confidences

Section 8: Complaints and investigations notices received

Section 9: Privacy Impact Assessments (PIA) and Personal Information Banks (PIB)

Section 10: Material privacy breaches

Section 11: Resources related to the Privacy Act

Appendix C - Supplemental Statistical Report on the Privacy Act

Section 1: Capacity to Receive Requests

Section 2: Capacity to Process Records

Rapport annuel au parlement 2020-2021 de la GRC sur l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Table des matières

• Présentation
• Structure organisationnelle
  • GRC
  • Sous-direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP)
• Ordonnance de délégation de pouvoirs
• Rendement 2020-2021
  • Conformité
  • Demandes reçues et fermées
  • Nombre de demandes traitées comptant plus de 5 000 pages
  • Délai de traitement et prorogations
  • Issue des demandes traitées
  • Demandes de consultation d'autres institutions
• Formation et sensibilisation
• Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives
• Résumé des principaux enjeux et mesures prises à la suite de plaintes ou de vérifications
  • Plaintes et enquêtes
  • Recours judiciaire
• Surveillance de la conformité
• Atteintes graves à la vie privée
• Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
• Divulgations dans l'intérêt public
• Annexe A – Ordonnance de délégation de pouvoirs
• Annexe B – Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels
• Annexe C – Rapport statistique complémentaire concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels

Présentation

La Gendarmerie royale du Canada (GRC) s'engage à être ouverte et transparente et à assumer la responsabilité des services qu'elle offre tout en protégeant les renseignements personnels recueillis dans le cadre du processus. Dans ce contexte, nous prenons au sérieux les responsabilités qui nous incombent en vertu de la Loi sur l'accès à l'information (LAI) et de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) et nous continuerons de nous efforcer de répondre aux attentes des Canadiens, tout en protégeant le public et en veillant à l'intégrité des enquêtes que nous menons en son nom.

La LPRP accorde à chacun le droit d'accéder aux renseignements le concernant détenus par le gouvernement, sous réserve d'exceptions précises et limitées. Elle protège aussi la vie privée des individus en empêchant d'autres personnes d'avoir accès à leurs renseignements personnels et leur donne un contrôle important sur la collecte, la conservation, l'utilisation et la divulgation de ces renseignements.

Le rapport annuel de la GRC pour 2020-2021 explique en détail la façon dont elle s'est acquittée de ses responsabilités au titre de la LPRP au cours de la période de référence. Le présent rapport est préparé et déposé au Parlement conformément au paragraphe 72(1) de la LPRP.

La GRC fait l'objet d'importants efforts pour moderniser son Programme d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels (AIPRP) pour s'assurer qu'il atteigne les normes élevées attendues des Canadiens. La protection des renseignements personnels est au centre de ces efforts, et la GRC vise non seulement à accroître le nombre de ressources chargées de répondre aux demandes d'AIPRP afin d'améliorer les taux de conformité, mais aussi à renforcer les considérations en matière de protection des renseignements personnels au sein de la culture de la GRC.

À mesure que ces efforts progresseront, la GRC affichera sur son site Web des renseignements détaillés décrivant la stratégie de modernisation de l'AIPRP et les initiatives clés qui sont mises en œuvre. Nous invitons tous les Canadiens à consulter notre site Web, qui est mis à jour régulièrement.

Structure organisationnelle

GRC

Depuis près de 150 ans, la GRC est le service de police national du Canada. À la fois service de police fédéral, provincial et municipal, la GRC est unique au monde. Elle fournit des services de police à toute la population canadienne et des services de police contractuels aux trois territoires, à huit provinces et à plus de 180 municipalités, dont plus de 750 détachements dans des collectivités canadiennes, 600 collectivités autochtones et trois aéroports internationaux.

Le mandat de la GRC comporte plusieurs volets, notamment prévenir la criminalité et mener des enquêtes, maintenir la paix et l'ordre, faire respecter les lois, contribuer à la sécurité nationale, veiller à la sécurité des représentants de l'État, des dignitaires en visite et des membres de missions étrangères, et offrir un soutien opérationnel crucial à d'autres services de police et organismes d'exécution de la loi au Canada et à l'étranger.

L'organisation compte 16 divisions (dix provinces, trois territoires, la Division nationale, la Division Dépôt et la Direction générale à Ottawa), qui ont toutes à leur tête un commandant divisionnaire ou un directeur général. La Direction générale comprend neuf secteurs d'activité : services de police fédérale; services de police contractuels et autochtones; services de police spécialisés; gestion générale et fonction de contrôleur; ressources humaines; vérification interne et évaluation; services juridiques; secteur de la responsabilité professionnelle; politiques stratégiques et relations extérieures.

Sous-direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP)

La GRC a formé la Sous-direction de l'AIPRP en 1983, pour prendre en charge de façon centralisée tout ce qui découlerait de la LAI et de la LPRP.

La Sous-direction de l'AIPRP relève de la Direction de la politique stratégique et des relations externes de la GRC. Le directeur de la Sous-direction de l'AIPRP agit au nom du chef de l'institution en qualité de coordonnateur ministériel de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels pour la GRC. Le coordonnateur de l'AIPRP veille à ce que la GRC se conforme à l'esprit et à l'intention de la LAI et de la LPRP, ainsi qu'à l'ensemble des règlements et lignes directrices qui en découlent.

Comme décrit ci-dessous, la Sous-direction de l'AIPRP comprend deux secteurs :

Équipe des politiques

Cette équipe élabore et surveille les politiques, procédures et lignes directrices internes sur la collecte, la conservation, l'élimination, l'utilisation et la divulgation de tous les renseignements personnels et non personnels pour leur utilisation dans l'ensemble de la GRC. Ces professionnels dévoués dispensent des conseils stratégiques et une expertise à la GRC sur des questions relatives à la protection des renseignements personnels, notamment en apportant un appui à la rédaction et à l'élaboration d'évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP). Cette équipe offre également du soutien aux analystes de l'AIPRP et au coordonnateur de l'AIPRP de la GRC et formule des conseils à l'intention des secteurs d'activité et des divisions de la GRC partout au Canada au sujet des articles 4 à 8 de la LPRP. De plus, l'équipe examine et crée des politiques internes qui reflètent les politiques et directives du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) ainsi que les attentes du Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) afin de s'acquitter de ses obligations relatives au document InfoSource : Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux et aux EFVP au sein de la GRC.

Équipe de la divulgation (Opérations)

Cette équipe traite toutes les demandes officielles déposées en vertu de la LAI et de la LPRP. Ceci comprend : travailler avec les demandeurs pour discuter de la portée et préciser leurs demandes, ouvrir des demandes, attribuer des tâches et recevoir/importer des dossiers à destination et en provenance des agents de liaison (AL) des différents secteurs d'activité et divisions de la GRC dans tout le pays. L'équipe examine également des dossiers et fournit des pages divulguées aux demandeurs, traite les demandes d'accès à l'information non officielles, examine les plaintes reçues par l'intermédiaire du Commissariat à l'information du Canada et du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, et y répond.

Lors de l'attribution des demandes, la Sous-direction travaille en étroite collaboration avec les AL et les détenteurs de dossiers, appelés bureaux de première responsabilité (BPR). Voici quelques-unes des responsabilités assumées par les AL et les BPR :

Agents de liaison

Les AL sont chargés de transmettre toutes les demandes d'AIPRP au personnel approprié (BPR) de leur secteur d'activité ou de leur division. Les autres responsabilités comprennent notamment : faire un suivi des demandes afin de s'assurer que les BPR envoient des documents conformes à la Sous-direction de l'AIPRP; s'assurer que les documents sont envoyés à temps; prendre en charge la consignation et la communication des processus internes de la GRC en matière d'AIPRP à tous ceux qui facilitent le traitement des demandes.

Bureau de première responsabilité

En tant que détenteur de dossiers, entre autres responsabilités, le BPR doit fournir des copies électroniques des documents visés par les demandes, examiner les documents pour vérifier s'il y a des duplicatas, s'assurer que l'information entre dans la portée de la demande, aviser la Sous-direction de l'AIPRP si les documents sont volumineux, et aviser la Sous direction ou l'AL si une prolongation est nécessaire.

Ordonnance de délégation de pouvoirs

Le coordonnateur ministériel de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels a les pleins pouvoirs pour administrer la loi et appliquer les exceptions et les divulgations. Une copie de l'ordonnance de délégation de pouvoirs signée est jointe à l'annexe A.

Rendement 2020-2021

Cette section donne un aperçu du rendement de la GRC en ce qui concerne les renseignements demandés en vertu de la LPRP pour la période de référence 2020-2021. Le rapport statistique complet se trouve à l'annexe B.

Conformité

La Sous-direction de l'AIPRP a observé une légère diminution de la conformité quant au nombre de demandes fermées dans les délais prescrits par la LPRP. Au cours de l'exercice 2020-2021, le taux de conformité a régressé à 32,8 % comparativement à 38,6 % en 2019-2020. Cette diminution est principalement attribuable aux restrictions liées à la pandémie de COVID-19 et aux contraintes technologiques qui ont empêché la GRC de respecter ses obligations en matière de conformité.

Demandes reçues et fermées

Comme indiqué dans le rapport statistique à l'annexe B, la GRC a reçu un total de 4 212 nouvelles demandes en vertu de la LPRP en 2020-2021. Elle a également eu à traiter 2 641 demandes provenant de la période de référence précédente, pour un total de 6 853 demandes. Sur ce total, 3 614 ont été réglées et 3 239 ont été reportées à l'exercice financier 2021-2022.

En règle générale, les demandes de renseignements sur la vie privée couvrent un éventail de sujets, notamment des renseignements sur des dossiers opérationnels de la police, comme les accidents de la route et les dossiers d'emploi.

Comme il est indiqué ci-dessous, le nombre de demandes reçues a augmenté par rapport à la période de rapport précédente. Le nombre de demandes reçues a augmenté de 15 % comparativement à l'exercice précédent et a diminué de moins de 2 % par rapport à 2018-2019.

Le graphique montre également que le nombre de demandes fermées au cours de cette période de référence a régressé de 20 % comparativement à l'exercice précédent et a été de 25 % inférieur par rapport à 2018-2019.

Charge de travail - Version texte

Charge de travail

Nombre de demandes	2018-2019	2019-2020	2020-2021
Reçues	4 289	3 661	4 212
En attente	4 009	3 490	2 641
Terminées	4 808	4 510	3 614
Reportées	3 490	2 641	3 239

Nombre de demandes traitées comptant plus de 5 000 pages

Au cours des trois derniers exercices, la GRC a constaté une augmentation globale du nombre de demandes traitées de plus de 5 000 pages pertinentes ayant été divulguées par rapport aux périodes de référence précédentes. Au cours de la période de référence, la Sous-direction de l'AIPRP a traité 11 demandes comportant la divulgation de plus de 5 000 pages. Au cours de l'exercice précédent, 20 demandes comportant un nombre de pages aussi élevé avaient été enregistrées, et seulement huit en 2018-2019. Pour la période actuelle de déclaration de 2020-2021, on note une diminution de 45 % du nombre de ces demandes par rapport à 2019-2020 et une augmentation de 38 % comparativement à l'exercice 2018-2019. La diminution dans la période actuelle est attribuable, en partie, aux restrictions imposées par la pandémie de COVID-19, mais elle indique tout de même une tendance globale de hausse des demandes. Cela représente un défi constant pour le Programme d'AIPRP de la GRC, qui doit s'assurer qu'il dispose du personnel et de la technologie nécessaires pour suivre ces tendances.

Nombre de demandes de plus de 5 000 pages traitées - Version texte

Nombre de demandes de plus de 5 000 pages traitées

Exercice financier	Nombre de demandes	Pages divulguées
2018-2019	8	17 633
2019-2020	20	43 369
2020-2021	11	21 424

Délai de traitement et prorogations

La Sous-direction a traité 20 % (727) de ses demandes en 30 jours ou moins. Au cours de la période de référence, 14 % des demandes (504) ont été traitées dans un délai de 31 à 60 jours, 11 % (406) dans un délai de 61 à 120 jours, et 55 % (1 977) dans un délai de 121 jours ou plus.

Des prorogations de 30 jours ont été demandées pour 3 614 dossiers. Cela peut être attribué en partie au nombre de demandes comportant un grand volume de pages, mais plus particulièrement aux défis persistants auxquels le Programme d'AIPRP a dû faire face et qui ont été exacerbés par la COVID-19.

Taux d'achèvement des demandes fermées - Version texte

Taux d'achèvement des demandes fermées

Exercice financier	0 to 30 jours	31 à 60 jours	61 à 120 jours	Plus de 121 jours	Total
2018-2019	1 184	846	422	2 356	4 808
2019-2020	1 043	744	586	2 137	4 510
2020-2021	727	504	406	1 977	3 614

Issue des demandes traitées

Les 3 614 demandes traitées au cours de l'exercice 2020-2021 se ventilent comme suit :

• 2 045 (57 %) ont fait l'objet d'une divulgation partielle;
• 812 (22 %) ont été abandonnées par les demandeurs;
• 326 (9 %) ont été réglées en indiquant qu'aucun document n'existe;
• 298 (8 %) ont été divulguées intégralement;
• 121 (3,5 %) ont fait l'objet d'une exemption totale;
• 12 (0,5 %) n'ont été ni confirmées ni infirmées;
• 0 (0 %) a fait l'objet d'une exclusion totale.

Issue des demandes traitées - Version texte

Issue des demandes traitées

Issue des demandes traitées	Total
Communication totale	298
Comunication partielle	2 045
Exemption totale	121
Exclusion totale	0
Aucun document n'existe	326
Demande abandonnée	812
Ni confirmée ni infirmée	12
Total	3 614

Demandes de consultation d'autres institutions

Le nombre de demandes de consultation reçues et traitées au cours des trois dernières périodes de référence est resté relativement stable. Au cours de la période de référence du présent rapport, la GRC a traité 108 consultations pour un total de 3 716 pages examinées. Sur les 108 demandes de consultation traitées, 43 ont été reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada, et 65 d'autres organisations.

Toutes les consultations reçues et terminées - Version texte

Toutes les consultations reçues et terminées

Exercice financier	Reçues	Terminées
2018-2019	157	150
2019-2020	144	143
2020-2021	108	96

Formation et sensibilisation

La formation des employés de la GRC est une priorité pour la Sous-direction de l'AIPRP. Les employés sont invités à s'inscrire à divers cours afin d'acquérir des connaissances et d'améliorer leurs compétences, et un soutien leur est apporté. Pour la période de référence 2020-2021, la Sous-direction de l'AIPRP a tenu des séances régulières d'échange d'information au cours desquelles les employés ont discuté des dossiers et des pratiques exemplaires, et des séances d'information informelles ont été organisées pour informer les membres du personnel de l'AIPRP des nouvelles procédures mises en place pour répondre à la pandémie. Alors que de nouveaux outils technologiques étaient mis en place pour faciliter la collaboration à distance pendant la pandémie, la GRC a pu en tirer parti pour offrir des séances de formation aux employés. Une formation et une orientation internes ont également été offertes aux nouveaux employés de l'AIPRP, et une formation virtuelle a été offerte aux agents de liaison de l'AIPRP dans plusieurs divisions et secteurs d'activité du pays, y compris les Services canadiens d'identification criminelle en temps réel, les Services de police de protection, la Division H (Nouvelle-Écosse) et la Division J (Nouveau-Brunswick).

Tout au long de la période de référence, la Sous-direction de l'AIPRP, de concert avec l'unité d'Apprentissage et de perfectionnement de la GRC, a continué d'élaborer un cours d'introduction à l'AIPRP. Cette formation permettra de donner aux employés de la GRC des connaissances accrues afin de pouvoir mieux se conformer aux lois en matière d'AIPRP et aux politiques de la GRC.

Dans le cadre plus général de ses efforts de modernisation, la GRC examine des façons de déployer la prestation de cette formation à l'ensemble du personnel, en utilisant les nouveaux outils technologiques mis en place pendant la pandémie. En fait, l'expansion des possibilités de formation constitue un fondement important de la stratégie des ressources humaines pour la modernisation de l'AIPRP, la planification de la relève et le maintien en poste des employés. En outre, la GRC envisage l'élaboration de nouveaux modules de formation portant spécialement sur la protection des renseignements personnels, y compris des directives améliorées sur l'élaboration d'EFVP.

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

La Sous-direction de l'AIPRP a poursuivi l'examen de ses processus afin d'en améliorer l'efficacité opérationnelle. Au cours de la période de référence 2020-2021, la Sous-direction de l'AIPRP a accompli ce qui suit :

• examiné les modalités de travail des employés en raison des restrictions imposées par la pandémie de COVID-19 et établi de nouvelles ententes de télétravail ainsi qu'un protocole de réintégration afin d'offrir plus de souplesse à ses employés;
• mis à jour les procédures opérationnelles normalisées de l'équipe de la divulgation et de la réception, ce qui s'inscrivait dans les efforts de la Sous-direction pour officialiser ses processus internes;
• amélioré les processus internes pour faciliter le transfert des fichiers au sein de la GRC, y compris la création de répertoires partagés nationaux;
• modifié les lignes directrices pour le traitement de ses dossiers à temps et en retard, ce qui permet de réaliser des gains d'efficience en matière de traitement;
• mis à disposition de nouveaux équipements pour permettre aux employés de faire du télétravail efficacement pendant la pandémie de COVID-19, y compris la sécurisation des téléphones cellulaires des employés de l'AIPRP;
• mis sur pied un groupe de travail interne composé de divers intervenants de la GRC afin de rédiger des lignes directrices, des procédures opérationnelles normalisées et des communiqués de sensibilisation afin de faciliter la modernisation de l'AIPRP à la GRC;
• mis sur pied et dirigé un groupe de travail interministériel pour l'élaboration de plans de continuité des activités spécialement pour le Programme d'AIPRP, ce qui a amélioré l'échange de renseignements entre les ministères et organismes participants.
• collaboré à des conférences mensuelles avec le Commissariat à la protection de la vie privée, ce qui a permis de simplifier les processus;
• créé et doté un poste d'administrateur de système pour l'intégrité des données et l'assurance de la qualité;
• mis en œuvre de nouvelles technologies, dont MS Teams et l'échange de données électroniques avec les détenteurs de dossiers et les demandeurs afin d'améliorer la prestation des services.

De plus, l'Unité des politiques de l'AIPRP a traité ce qui suit :

• examiné sa politique concernant l'alinéa 8(2)e) – demande en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels à d'autres institutions fédérales et entrepris un examen de sa politique sur les fichiers inconsultables en collaboration avec les intervenants intéressés.
• élaboré des procédures opérationnelles normalisées sur les divulgations conformément aux alinéas 8(2)e) et m) de la LPRP et sur les plaintes relatives au respect de la vie privée qui comportent un guide décrivant les responsabilités de la Sous-direction de l'AIPRP et des BPR concernant les plaintes. Ces procédures offrent également des conseils sur la formulation d'observations à l'intention du CPVP.
• élaboré, conformément à la politique du SCT, la Politique sur la protection de la vie privée, ainsi qu'un protocole pour la collecte, l'utilisation ou la divulgation de renseignements personnels à des fins non administratives, notamment à des fins de recherche, de statistiques, de vérification et d'évaluation.
• tenu des réunions régulières avec le CPVP au sujet des EFVP et des plaintes en matière de respect de la vie privée.
• participé à de nombreux groupes de travail pour discuter d'initiatives comme la collecte de données fondées sur la race et de plusieurs atteintes à la vie privée hautement médiatisées.
• entrepris, en réponse à un audit interne du Programme d'AIPRP, une analyse des lacunes de toutes les politiques d'AIPRP pour déterminer s'il y a lieu de réviser les politiques existantes ou de créer de nouvelles politiques qui devraient être finalisées d'ici novembre 2021.

Résumé des principaux enjeux et mesures prises à la suite de plaintes ou de vérifications

Plaintes et enquêtes

Au cours de la période de référence, la GRC a continué de travailler en collaboration avec le CPVP en vue de simplifier les processus de traitement des dossiers de plainte.

Composée de sept employés, dont des experts-conseils, l'équipe des plaintes de la Sous-direction de l'AIPRP, qui se consacre à répondre aux plaintes, a continué de permettre à la GRC de répondre plus efficacement aux plaintes reçues par l'entremise des bureaux des commissaires à l'information et à la protection de la vie privée.

La section 8 du rapport statistique (annexe B) fournit également des données sur les plaintes reçues et fermées. Plus précisément, pour la période de référence 2020-2021, la GRC a reçu et fourni ce qui suit aux termes de la LPRP :

Article 31

La GRC a reçu 187 avis concernant l'article 31, ce qui représente près de 4 % de toutes les demandes fermées au cours de la période de référence. La majorité des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels reçue portent sur des retards et des refus présumés, qui peuvent être attribués à l'arriéré permanent de la GRC et à la nature complexe ou volumineuse des demandes. En vertu de cet article, le CPVP informe officiellement l'institution de son intention d'enquêter sur une plainte reçue concernant une demande.

Article 33

Aucune déclaration officielle n'a été faite en vertu de l'article 33. En vertu de cet article, le CPVP demande des observations du plaignant et de l'institution dans le cadre d'une enquête sur une plainte en cours.

Article 35

Aucune déclaration officielle n'a été faite en vertu de l'article 35. En vertu de cet article, le CPVP publie un rapport de conclusions, qui peut comprendre des recommandations, pour une plainte fondée sur la conclusion de l'enquête.

Recours judiciaire

Quatre procédures judiciaires ont été engagées au sujet de demandes relatives à la vie privée, et toutes ont été réglées au cours de la période de référence.

Surveillance de la conformité

La Sous-direction de l'AIPRP surveille la conformité au moyen de rapports statistiques hebdomadaires qui comprennent le taux de conformité, le nombre de dossiers terminés à temps et ceux qui sont en retard, ainsi que les plaintes. Un poste d'administrateur de système a été créé ainsi qu'un tableau de bord du rendement pour mieux cerner les tendances et aider la Sous-direction à réaliser des gains d'efficience de façon stratégique. L'équipe de direction de la Sous-direction examine les rapports hebdomadaires pour gérer la charge de travail et déterminer les enjeux à venir, pour lesquels les processus pourraient être améliorés. Les rapports sont transmis au dirigeant principal des politiques stratégiques et des relations extérieures ainsi qu'au dirigeant principal de l'administration de la GRC.

La Sous-direction de l'AIPRP travaille actuellement à renforcer sa fonction de production de rapports de données en intégrant une nouvelle technologie. Cette nouvelle technologie lui permettra d'être plus stratégique et plus transparente en saisissant automatiquement des données pertinentes pour l'aider dans sa planification et ses rapports publics, et en s'assurant que la haute direction comprenne parfaitement la charge de travail du programme d'AIPRP et puisse déterminer les secteurs où des gains d'efficience peuvent être trouvés.

Atteintes graves à la vie privée

En tant que force de police nationale du Canada, la GRC est censée traiter et protéger les renseignements personnels des Canadiens avec professionnalisme et intégrité. La GRC accorde la plus grande importance à cette responsabilité. Pour protéger les renseignements personnels en sa possession, la GRC a mis en place des politiques et des procédures rigoureuses pour empêcher tout accès et toute divulgation non autorisés au sein de l'organisation. Toutefois, même avec ces procédures rigoureuses en place, des atteintes à la vie privée continuent de se produire, souvent en raison d'erreurs humaines. Après chaque atteinte à la vie privée, la GRC prend des mesures pour améliorer ses processus et s'assurer que des incidents similaires ne se reproduisent pas.

Lorsqu'une atteinte à la vie privée est détectée, la Sous-direction de l'AIPRP applique les lignes directrices du SCT pour déterminer les risques liés à la vie privée et signale au CPVP et au SCT toutes les atteintes jugées importantes conformément aux lignes directrices du SCT.

En 2020-2021, la GRC a signalé au total 10 atteintes graves à la vie privée au CPVP et au SCT :

1. Une note contenant des renseignements personnels, créée par un membre de la GRC, a été laissée sur les lieux d'un incident. Un membre du public a par la suite trouvé la note et l'a publiée sur Facebook. La publication a été retirée plusieurs heures plus tard. Les personnes concernées ont été avisées de leur droit de porter plainte auprès du CPVP.
2. Une décision de déontologie a été publiée en ligne avec des renseignements qui pourraient éventuellement mener à l'identification d'un informateur confidentiel. La personne concernée a été avisée de son droit de porter plainte auprès du CPVP. La décision a été retirée du site Web, et le groupe de la déontologie de la GRC examinera les décisions relatives à la conduite avant de les publier en ligne.
3. Des dossiers personnel et des états de service d'un employé ont été envoyés par erreur à un détachement de la GRC plutôt qu'au service des dossiers de la Direction générale de la GRC. La personne concernée a été avisée de son droit de porter plainte auprès du CPVP. La Division a rappelé à tous les employés de s'assurer qu'ils respectent les processus appropriés de transmission des dossiers ainsi que d'utilisation appropriée et d'accusé de réception des documents de transmission. Les dossiers perdus ont été retrouvés dans le détachement de la GRC, et la personne concernée a été avisée.
4. Un dossier de sécurité d'employé a été perdu entre le service des dossiers et le Bureau de la sécurité ministérielle. La personne concernée a été avisée de son droit de porter plainte auprès du CPVP. Le service des dossiers s'est engagé à effectuer un suivi plus régulier des transmissions sortantes pour s'assurer qu'il y a en permanence une trace écrite exacte de l'endroit où se trouve le dossier. Le dossier perdu a été retrouvé, et la personne concernée a été avisée.
5. La GRC a appris qu'un groupe de pirates informatiques nommé Distributed Denial of Secrets a publié plus de 260 gigaoctets de données volées sur les sites Web de plus de 200 organismes d'application de la loi en Amérique du Nord, dont la GRC. Un groupe de travail mixte de gestion composé de représentants de la Sécurité ministérielle, de la Sécurité nationale, de l'Unité nationale de cybercriminalité, de la Police fédérale et de la Sous-direction de l'AIPRP a été mis sur pied pour déterminer les répercussions de cette atteinte perpétrée contre de la GRC. La Sous-direction de l'AIPRP travaille actuellement à aviser les personnes concernées.
6. Un employé de la Sous-direction de l'AIPRP a envoyé une copie d'une trousse de demande d'accès à l'information contenant des renseignements personnels à trois personnes qui avaient demandé un accès informel. Toutes les parties qui ont reçu par inadvertance les renseignements personnels ont été priées de retourner les documents. La personne concernée a été avisée de son droit de porter plainte auprès du CPVP. La Sous-direction de l'AIPRP a offert à l'employé une formation supplémentaire, en particulier quant à la nécessité d'examiner les trousses de communication des renseignements personnels avant de les divulguer.
7. La GRC de la Saskatchewan a publié un avis du Réseau de surveillance du crime, faisant appel au public en vue d'identifier deux personnes (un homme et une femme) soupçonnées d'un vol d'essence. La mauvaise photo a été insérée dans l'avis, représentant une autre personne. Le même jour, des excuses ont été émises sur la page du Réseau, et la bonne photo des suspects a été publiée. La personne concernée a été avisée de son droit de porter plainte auprès du CPVP. Les agents impliqués dans cet incident ont reçu des directives verbales concernant les pratiques exemplaires pour les enquêtes futures de ce genre. De plus, la politique de la GRC de la Saskatchewan concernant les avis du Réseau a été mise à jour, et un communiqué a été envoyé à tous les commandants de district et agents de programme pour rappeler à leurs employés la politique applicable.
8. L'Unité des services de santé au travail a envoyé un formulaire contenant des renseignements personnels et médicaux d'un employé à d'autres employés à l'extérieur de l'Unité qui n'avaient pas besoin de les connaître. La personne concernée a été avisée de son droit de porter plainte auprès du CPVP. Tous les employés qui ont reçu le formulaire ont supprimé l'information. De plus, il a été rappelé à tout le personnel de l'Unité des services de santé au travail l'importance de préserver la confidentialité des renseignements sur la santé des employés.
9. Une copie numérique d'un formulaire de renonciation pour témoins au titre du Code de déontologie, habituellement utilisé uniquement à l'interne au sein de la GRC, a été envoyée à un témoin civil. Le formulaire comprenait deux allégations à l'encontre d'un membre faisant l'objet d'une enquête. Le formulaire a été retourné à la GRC, et l'Unité nationale de déontologie a décidé de ne plus l'utiliser à l'extérieur de la GRC. La partie concernée a été avisée de l'incident et de son droit de porter plainte auprès du CPVP.
10. Une clé USB contenant un dossier de plainte du public contre de la GRC a été perdue par la poste. La clé USB n'était ni protégée par mot de passe ni chiffrée. Les Services de sécurité et d'enquête de Postes Canada ont signalé l'incident et aviseront la GRC si la clé USB se retrouve en leur possession. La GRC communique actuellement avec toutes les personnes concernées pour les aviser de l'incident et de leur droit de porter plainte auprès du CPVP. Il a été rappelé à l'employé concerné ses obligations en matière de sécurité lorsqu'il envoie des renseignements protégés.

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Au cours de la période de référence, la GRC a effectué une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et a présenté ce qui suit au CPVP :

Groupe national de coordination contre la cybercriminalité (GNC3)

Le GNC3 est un service national de police géré par la GRC. Il coordonnera et harmonisera les renseignements pour les enquêtes cybercriminelles à tous les niveaux des services de police et favorisera l'efficacité des activités d'application de la loi des partenaires policiers nationaux et internationaux en lien avec la cybercriminalité, y compris l'arrestation et l'interruption des cybercriminels. Fondamentalement, le GNC3 a pour objectif de réduire la menace, les incidences et la victimisation liées à la cybercriminalité au Canada et de contribuer à l'atteinte de la vision à long terme du gouvernement du Canada en matière de sécurité dans l'ère numérique.

Selon l'évaluation actuelle, les risques d'atteinte à la vie privée découlant des activités du GNC3 sont jugés modérés. Cependant, si les recommandations de l'EFVP étaient entièrement adoptées, les risques seraient réduits à un niveau acceptable ou faible.

Le GNC3 élaborera et mettra en œuvre un plan d'action pour donner suite aux recommandations et remédier à ces risques. La protection des renseignements personnels est un pilier des opérations du GNC3. Tout sera fait dans le cadre des procédures opérationnelles et des politiques du GNC3 pour veiller à ce que les avantages opérationnels soient proportionnels aux incidences sur la vie privée et pour parvenir à un équilibre entre le droit à la vie privée des individus et le besoin de recueillir des renseignements personnels pour appuyer les opérations, activités et priorités en lien avec l'application de la loi. Les renseignements recueillis par le GNC3 seront utilisés à des fins autorisées seulement et seront sécurisés de façon proportionnelle à leur niveau de confidentialité.

La GRC mettra en œuvre des politiques, protocoles et contrôles pour veiller à la protection et au traitement adéquat des renseignements personnels par le GNC3. Une analyse complète des obligations de la GRC en vertu de la LPRP quant au fonctionnement et à l'administration des activités de base du GNC3 a été effectuée dans le cadre de cette EFVP.

Divulgations dans l'intérêt public

En 2020-2021, 42 divulgations ont été faites en vertu de l'alinéa 8(2)m) de la LPRP, qui permet la divulgation lorsque l'intérêt public justifierait clairement une éventuelle violation de la vie privée ou que la divulgation profiterait clairement à la personne concernée. Les divulgations se rapportaient soit à la situation professionnelle d'employés de la GRC visés par des accusations ou à la remise en liberté de délinquants dangereux dans des collectivités au Canada. En raison de la nature de ces divulgations, la majorité des avis ont été faits au CPVP après la divulgation.

Annexe A – Ordonnance de délégation de pouvoirs

Ordonnance de délégation de pouvoirs en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels

En vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile délègue aux titulaires des postes mentionnés dans la présente annexe, ou aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont il est, en qualité de responsable d'une institution fédérale, c'est à dire, la Gendarmerie royale du Canada, investi par les articles de la loi mentionnés en regard de chaque poste. Cette délégation annule et remplace toute autre délégation précédemment datée et signée par le ministre.

Signé, à Ottawa, ce 4e jour de décembre 2015

L'honourable Ralph Goodale, P.C., M.P.
Ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile

Annexe B – Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l'institution

Gendarmerie royale du Canada

Période de référence

1 avril 2020 au 31 mars 2021

Section 1 : Demandes relatives à la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 2 : Demandes fermées pendant la période de référence du rapport

2.5 Complexité

2.6 Demandes fermées

2.7 Présomptions de refus

Section 3 : Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Section 4 : Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Section 5 : Prorogations

Section 6 : Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

Section 7 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

Section 8 : Avis de plaintes et d'enquêtes reçus

Section 9 : Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Section 10 : Atteintes graves à la vie privée

Section 11 : Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

Annexe C – Rapport statistique complémentaire concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 1 : Capacité de recevoir des demandes

Section 2 : Capacité de traitement des dossiers

Annual Report to Parliament 2020-2021 on the Access to Information Act

Table of contents

• Introduction
• Organizational structure
  • RCMP
  • Access to Information and Privacy (ATIP) Branch
• Delegation Order
• Performance 2020-2021
  • Compliance
  • Requests received and closed
  • Sources of requests
  • Pages processed
  • Number of requests processed with over 5,000 pages
  • Completion time
  • Extensions
  • Consultations for other institutions
• Reporting on Access to Information fees for the purposes of the Service Fees Act
• Training and awareness
• Policies, guidelines, procedures and initiatives
• Summary of key issues and actions taken on complaints or audits
  • Complaints and investigations
  • Court action
  • Office of the Information Commissioner Systemic Investigation on ATIP Program
• Monitoring compliance
• Appendix A - Delegation Order
• Appendix B – Statistical Report on the Access to Information Act
• Appendix C - Supplemental Statistical Report on the Access to Information Act

Introduction

The Royal Canadian Mounted Police (RCMP) depends on an informed public in order to maintain the trust and confidence of Canadians. As such, compliance with the Access to Information Act (ATIA) and the Privacy Act (PA) is of critical importance to the RCMP not only in terms of our obligations under law, but our broader efforts as an organization. We take our responsibilities under these acts seriously, and will continue to strive to meet Canadians' expectations, while protecting the public and the integrity of the investigations we undertake on their behalf.

The purpose of the ATIA is to enhance the accountability and transparency of federal institutions in order to promote an open and democratic society. The Act provides a right of access to information in accordance with principles that government information should be available to the public and that necessary exceptions should be limited and specific.

The RCMP's annual report for 2020-2021 details the manner in which it discharged its responsibilities in relation to the Act, during the reporting period. The report is prepared and tabled in Parliament in accordance with section 94 of the ATIA.

This reporting period has been particularly challenging, with the COVID-19 pandemic significantly impacting the RCMP's ATIP operations. The pandemic further exasperated systemic challenges within the RCMP's access to information program, as highlighted by the 2020 systemic review by the Office of the Information Commissioner entitled Access at issue: The need for leadership.

The RCMP fully accepts the Information Commissioner's recommendations, and is committed to modernizing and transforming its Access to Information and Privacy (ATIP) program to better serve Canada and Canadians. The RCMP has developed a concrete strategy to guide this effort and fully modernize its ATIP program.

As these efforts advance, the RCMP will be posting detailed information on its website outlining the ATIP modernization strategy and key initiatives that are being undertaken. We encourage all Canadians to visit our website as it is updated to keep track of our progress.

Organizational structure

RCMP

For nearly 150 years, the RCMP has been Canada's national police service. As a federal, provincial, and municipal policing body, the RCMP is unique in the world. The RCMP provides federal policing services to all Canadians and policing services under contract to the three territories, eight provinces, and more than 180 municipalities, including more than 750 detachments across Canadian communities, 600 Indigenous communities and three international airports.

The RCMP's mandate is multi-faceted and includes preventing and investigating crime; maintaining peace and order; enforcing laws; contributing to national security; ensuring the safety of state officials, visiting dignitaries and foreign missions; and providing vital operational support services to other police and law enforcement agencies within Canada and abroad.

The organization is sub-divided into 16 divisions (ten provinces, three territories, National Division, Depot and National Headquarters in Ottawa), each of which is under the direction of a Commanding Officer or Director General. National Headquarters includes nine business lines and is structured as follows: Federal Policing; Contract and Indigenous Policing; Specialized Policing Services; Corporate Management and Comptrollership; Human Resources; Internal Audit and Evaluation; Legal Services; Professional Responsibility Sector; and, Strategic Policy and External Relations.

Access to Information and Privacy (ATIP) Branch

The RCMP established the ATIP Branch in 1983, as the central contact point for matters arising from both the ATIA and PA.

The ATIP Branch falls within the RCMP's Strategic Policy and External Relations Directorate. The Director of the ATIP Branch acts on behalf of the head of the institution as the Departmental Access to Information and Privacy Coordinator for the RCMP. The ATIP Coordinator ensures compliance with both the spirit and the intent of the ATIA and PA, as well as all associated regulations and guidelines.

As described below, the ATIP Branch is divided into two areas:

Policy Team

This team monitors and develops internal policies, procedures and guidelines for the collection, retention, disposition, use and disclosure of all personal and non-personal information for RCMP-wide applications. These dedicated professionals provide policy advice and expertise to the RCMP on access to information and privacy related issues, including supporting the drafting and development of Privacy Impact Assessments (PIAs). It also offers support to ATIP analysts and the RCMP ATIP Coordinator, provides guidance to RCMP business lines and divisions across Canada with respect to the PA, the ATIA and related Treasury Board Secretariat (TBS) policies, directives and guidelines. In addition, the team reviews and creates internal policies that reflect TBS policies and directives as well as expectations of the Office of the Privacy Commissioner (OPC) in order to meet its obligations in relation to Info Source: Sources of Federal Government and Employee Information and PIAs within the RCMP.

Disclosure Team (Operations)

This team processes all formal requests under the ATIA and PA. This includes: working with requesters to discuss scope and clarity of their submissions; opening requests; and, tasking and receiving/importing records to and from Liaison Officers (LOs) within the RCMP's various business lines and divisions across the country. The team also reviews records and provides disclosed pages to requesters. As well, they process informal access to information requests, review, and respond to complaints received through both the Offices of the Information and Privacy Commissioners.

When tasking requests, the ATIP Branch works closely with LOs and record holders, known as Office of Primary Interest (OPI). Some responsibilities of the LOs and OPI include:

Liaison Officers (LOs)

LOs are responsible for forwarding all ATIP requests to the appropriate personnel (OPI) within their business lines or divisions. Other responsibilities include: tracking submissions to ensure responsive records are sent by OPI to the ATIP Branch; ensuring records are on time; and, documenting and communicating internal RCMP ATIP processes to all who facilitate the processing of requests.

Office of Primary Interest (OPI)

As the record holders, some of the OPI's responsibilities include: providing electronic copies of the responsive records; reviewing records for duplication; ensuring that the information falls within the scope of the request; notifying the ATIP Branch if records are voluminous; and, advising the Branch or LO if an extension is required.

Delegation Order

The Departmental Access to Information and Privacy Coordinator has full authority to administer the legislation and apply exemptions and releases. A copy of the signed Delegation Order is included in Appendix A.

Performance 2020-2021

This section provides on overview of the RCMP's performance with respect to information requested under the ATIA for the 2020-2021 reporting year. The completed statistical report is found in Appendix B.

During 2020-2021, the RCMP's ATIP Branch led the overall coordination of Bill C-58 proactive publication requirements for the RCMP. The ATIP Branch worked with various internal units, which were responsible for producing briefing materials, to ensure that the RCMP met its legislative requirements.

The ATIP Branch also continued to work closely with its partners and stakeholders in finding solutions and reviewing processes to ensure that it responded to Canadians' requests in a more satisfactory and timely manner.

Compliance

The ATIP Branch saw a slight increase in compliance for the number of closed requests within the legislated timeframes under the ATIA. In the 2020-2021 fiscal year, compliance increased to 26.4% from 24.9% in the 2019-2020 fiscal year. The increase is due in part to modifications in processes within the Branch resulting in efficiencies. The ATIP Branch also utilized contractors to fulfill requests in order to address legislative compliance. COVID-19 pandemic restrictions and technology limitations impeded the RCMP's ability to further increase its compliance.

Requests received and closed

As noted in the statistical report in Appendix B, the RCMP received a total of 5,314 new requests under the ATIA in 2020-2021. In addition, there were 3,887 requests outstanding from the previous reporting period for a total of 9,201 requests. Of these, 3,430 requests were completed and 5,771 carried over to the 2021-2022 fiscal year.

Generally, ATIA requests cover a variety of topics and can include information about contracts/program costs and expenses, information related to security issues, operational file material as well as the management of the RCMP.

As demonstrated below, there has been a moderate increase in the number of requests received compared to the previous reporting period. Conversely, the number of requests closed for this reporting period decreased by 31% compared to the previous fiscal year, and was 17% lower than the 2018-2019 fiscal year. This reduction can be directly linked to the measures taken in response to the COVID-19 pandemic, including the inability of staff to both attend worksite locations to process requests for an extended period of time and review records with security classifications above Protected "B" remotely.

Workload - Text version

Workload

Number of requests received	2018-2019	2019-2020	2020-2021
Received	4,436	4,512	5,314
Outstanding	3,428	3,688	3,887
Completed	4,176	4,987	3,430
Carried over	3,688	3,213	5,771

Sources of requests

During the 2020-2021 fiscal year, a total of 5,314 requests were received. The sources of these requests were as follows:

• 3,058 (58%) from the public
• 1,030 (19%) from business
• 551 (10%) from the media
• 179 (3%) from organizations
• 93 (2%) from academia
• 403 (8%) declined to identify

Sources of requests - Text version

Sources of requests

Source	Number of requests
Media	551
Academia	93
Business (private sector)	1,030
Organization	179
Public	3,058
Decline to identify	403
Total	5,314

Pages processed

The ATIP Branch's level of output for the number of pages processed under the ATIA during the 2020-2021 fiscal year decreased by 53% compared to the 2019-2020 fiscal year, and was 17% lower than the 2018-2019 fiscal year. This is attributable to adaptations required to shift to teleworking, technical limitations and retrieval challenges resulting from the COVID-19 pandemic.

Requests completed with pages processed - Text version

Requests completed with pages processed

	2018-2019	2019-2020	2020-2021
Number of requests completed	4,176	4,987	3,430

Number of requests with over 5,000 pages processed

Over the past three fiscal years, the RCMP has seen an overall influx in the number of requests processed with over 5,000 relevant pages disclosed. The current reporting period of 2020-2021, saw a decrease of 45% in the number of such requests compared to the 2019-2020 fiscal year, and an increase of 42% compared to the 2018-2019 fiscal year. The decrease in this current reporting period is due, in part, to the COVID-19 pandemic restrictions; however, it does still indicate an overall trend of increased requests. This represents an ongoing challenge for the RCMP's ATIP program to ensure it has the necessary personnel and technology required to keep pace with these trends.

Number of requests with over 5,000 pages processed - Text version

Number of requests processed with over 5,000 pages processed

Fiscal year	Number of requests	Total pages disclosed
2018-2019	12	102,296
2019-2020	31	184,622
2020-2021	17	41,541

Completion time

The ATIP Branch was able to complete a total of 876 (26%) requests in 30 days or less. During the reporting period, 9% (300) of the requests were completed within 31-60 days, 13% (455) were completed in 61-120 days and 52% (1,799) were completed in more than 120 days.

Completion rate of closed requests - Text version

Completion rate of closed requests

Fiscal year	0 to 30 days	31 to 60 days	61 to 120 days	over 120 days	Total
2018-2019	1,101	633	522	1,920	4,196
2019-2020	1,189	571	683	2,544	4,987
2020-2021	876	300	455	1,799	3,430

Extensions

Section 9 of the ATIA allows institutions to extend the statutory time limits to respond to a request beyond 30 days.

During the 2020-2021 reporting period, the RCMP sought a total of 47 extensions under section 9(1)(a), which pertains to unreasonable interference with operations. A total of 13 extensions under section 9(1)(b), which pertains to necessary consultations, were taken. Only two extensions under section 9(1)(c) were taken for third party consultation. The limited number of extensions is attributable to overall processing delays due to the COVID-19 pandemic, such as the inability of the ATIP Branch to process incoming hardcopy requests as well as obtaining, analyzing and processing responsive records. As some requests could not be reviewed in a timely manner, extensions that would have been requested under normal working conditions could not be sought. Extensions were also required for complex requests, which would involve multiple internal consultations from various units and were sometimes required with external partners. Slightly more than 33% of the extensions were for the 31 to 60 day period.

Length of extensions by exemption - Text version

Length of extensions by exemption

Type	0 to 30 days	31 to 60 days	61 to 120 days	121 - 180 days	More than 181 days
Interference with ops -9(1)(a)	17%	36%	23%	13%	11%
Consultations -9(1)(b)	15%	23%	54%	8%	0%
Third-Party Notice - 9(1)(c)	0%	100%	0%	0%	0%

Consultations for other institutions

During the reporting period, the RCMP completed 276 consultations, totaling 13,026 pages reviewed. Of the 276 completed consultations, 201 were received from other Government of Canada institutions and 75 were from other organizations.

The number of consultations received and completed this reporting period has decreased significantly due to COVID-19 pandemic restrictions and the inability for other Government of Canada institutions to process requests. The number of pages reviewed decreased by 80% compared to the 2019-2020 reporting period and decreased by 64% compared to the 2018-2019 fiscal year. The RCMP attributes this decrease to the impact of COVID-19 on the operations of partner departments and agencies, rather than a broader trend of reduced requests.

All consultations received and completed - Text version

All consultations received and completed

Fiscal year	Received	Completed
2018-2019	534	542
2019-2020	528	529
2020-2021	286	276

Reporting on Access to Information fees for the purposes of the Service Fees Act

Under the ATIA, the head of a government institution may charge a fee for access to information services. The fee is not to exceed the cost of providing the service. In accordance with the Interim Directive on the Administration of the ATIA, the RCMP waives all fees prescribed by the Act and Regulations, other than the $5 application fee set out in paragraph 7(1)(a) of the Regulations. Under the ATIA, the head of the institution may also waive the fee or a part of a fee or may refund a fee or a part of a fee paid.

The Service Fees Act requires that an institution report annually to Parliament on the fees it collected. Under the ATIA, the information below is reported in accordance with the requirements of section 20 of the Service Fees Act.

For the 2020-2021 reporting period, the RCMP collected a total revenue of $23,870 for 4,774 access requests and waived fees in the amount of $2,430 for 486 access requests. This was largely the result of the inability to process hardcopy requests due to COVID-19 pandemic restrictions.

The cost to operate the access to information segment of the RCMP's ATIP Branch for 2020-2021 is $4.1 million.

Training and awareness

Training RCMP employees is a priority for the ATIP Branch. Employees are encouraged and supported to enroll in various courses as a means to gain knowledge and improve their skills. For the 2020-2021 reporting year, the ATIP Branch held regular information sharing sessions where employees discussed files and shared best practices, and informal briefings were held to advise ATIP staff of the implementation of new procedures to respond to the COVID-19 pandemic. As new technological tools were introduced to support remote collaboration during the pandemic, the RCMP was able to leverage them to provide a number of training sessions to employees. In-house training and orientation was also provided to new ATIP Intake personnel and virtual training was provided to ATIP LOs in several divisions and business lines across the country, including to the Canadian Criminal Real Time Identification Services, Protective Policing, H Division (Nova Scotia) and J Division (New Brunswick).

Throughout the reporting period, the ATIP Branch, in conjunction with the RCMP's Learning and Development unit continued to develop an ATIP introductory course. This training will provide RCMP employees with increased knowledge in order to more effectively comply with ATIP legislation and RCMP policies. As part of broader modernization efforts, the RCMP is examining how to expand this training delivery for all personnel, leveraging the new technological tools introduced as part of COVID-19. In fact, expanding training delivery forms a key part of the Branch's human resources strategy for ATIP modernization, succession planning and employee retention.

Policies, guidelines, procedures and initiatives

The ATIP Branch continued to review its processes to improve operational effectiveness. During the reporting period of 2020-2021, the ATIP Branch accomplished the following:

• reviewed employee work arrangements due to the COVID-19 pandemic restrictions and established new telework agreements as well as a reintegration protocol to allow more flexibility for its employees
• updated the Disclosure and Intake team's standard operating procedures, which was part of the ATIP Branch's efforts to formalize its internal processes
• enhanced internal processes for facilitating the transfer of files within the RCMP, including the creation of national shared drives
• modified guidelines to address its on-time and backlog files, enabling processing efficiencies
• provided new equipment to enable employees to telework efficiently during the COVID-19 pandemic restrictions, including securing cellular phones for ATIP employees
• established an internal working group comprised of various stakeholders within the RCMP to develop guidelines, standard operating procedures and awareness communiques to facilitate RCMP ATIP modernization
• continued to lead the interdepartmental working group for the development of business continuity plans specifically for ATIP programs, which led to greater information sharing among the participating departments
• collaborated in monthly conferences with the Office of the Information Commissioner (OIC), resulting in streamlined processes
• created and filled a System Administrator position for data integrity and quality assurance
• rolled-out new technology including MS Teams and electronic data exchange with record holders and requesters to enhance service delivery

Summary of key issues and actions taken on complaints or audits

Complaints and investigations

During this reporting period, the RCMP continued to work collaboratively with the OIC to streamline processes in addressing complaint files.

Comprised of seven employees, including consultants, the ATIP Branch's complaints team, which is dedicated to responding to complaints, continued to enable the RCMP to respond more efficiently to complaints received through the Offices of the Information and Privacy Commissioners.

Section 8 of the Statistical Report Appendix B also provides data on the complaints received and closed. Specifically, for the 2020-2021 reporting period, the RCMP received and provided the following under the ATIA:

Section 32

The RCMP received 284 notices, which represents slightly more than 5% of all requests closed during the reporting period. The majority of the access to information complaints received relate to delays and in deemed refusal, which can be attributed to the ongoing RCMP backlog and to the complex and/or voluminous nature of requests. Under this section, the OIC formally notifies the institution of their intent to investigate a complaint received.

Section 30(5)

The RCMP received 22 notices. Under this section, if the OIC refuses or ceases to investigate a complaint, it notifies the complainant, the institution and if applicable any third party and the Privacy Commissioner.

Section 35

The RCMP provided 27 formal representations. Under this section, the OIC provides an opportunity to institutions to provide representation to an ongoing complaint investigation.

Section 37

None received. Under this section, the OIC finds that the complaint is well founded and provides the institution the findings of their investigation, specific recommendations to remedy the issue, and when appropriate, a specific time frame that the OIC can expect a plan to implement the recommendations. The institution must then decide on whether to implement the recommendations.

Court action

During this reporting period, seven applications pursuant to section 41 of the ATIA were submitted to the Federal Court and two applications were concluded.

Office of the Information Commissioner Systemic Investigation on ATIP Program

An OIC systemic investigation was concluded in 2020, with the final report, Access at issue: The need for leadership, outlining 15 recommendations. The RCMP fully accepts the recommendations, and in line with the February 2020 direction issued by the Minister of Public Safety, has developed a robust modernization strategy and action plan that outlines how it will proceed to resolve all recommendations over the course of the next five years. A broad range of initiatives are already underway, including but not limited to: the review of processes and procedures with the assistance of a recognized business consultancy firm to improve the operational effectiveness and efficiency of the program; a fulsome review and update of ATIP Branch policies; the development of online training and tools; and the development of a modernized organizational structure and human resources strategy. As efforts continue to be rolled out, the RCMP's website will be updated to provide Canadians with a complete accounting of the strategy and initiatives underway to let Canadians track its progress and to ensure the RCMP is fully transparent in its efforts.

Monitoring compliance

The ATIP Branch monitors compliance through weekly statistical reports which include compliance rate, the number of files completed on time and those that are delayed as well as complaints. A System Administrator position was created along with a Performance Dashboard to further identify trends and assist the ATIP Branch in strategically developing efficiencies. The Branch's Management team reviews the weekly reports to manage workload and to determine any upcoming issues where processes could be improved. The reports are provided to the RCMP's Chief Strategic Policy and External Relations Officer and Chief Administrative Officer in an effort to improve accountability.

The ATIP Branch is currently working to bolster its data reporting function by onboarding new technology and processes. This new technology will enable the Branch to be more strategic and transparent, by automatically capturing pertinent data to assist the Branch with its planning and public reporting as well as to identify areas where efficiencies may be found.

Appendix A - Delegation Order

Access to Information Act and Privacy Act Delegation Order

The Minister of Public Safety and Emergency Preparedness, pursuant to section 73 of the Access to Information Act and of the Privacy Act, hereby designates the persons holding the position set out in the schedule hereto, or the persons occupying on an acting basis those positions, to exercise the powers and functions of the Minister as the head of a government institution, that is, the Royal Canadian Mounted Police, under the section of the Act set out in the Schedule opposite each position. This designation replaces and nullifies all such designations previously signed and dated by the Minister.

Signed, at the City of Ottawa, this 4 day of December, 2015

The Honourable Ralph Goodale, P.C., M.P.
Minister of Public Safety and Emergency Preparedness

Appendix B – Statistical Report on the Access to Information Act

Name of institution

Royal Canadian Mounted Police

Reporting period

April 1, 2020 to March 31, 2021

Section 1: Requests under the Access to Information Act

Section 2: Decline to act vexatious, made in bad faith or abuse of right requests

Section 3: Requests closed during the reporting period

3.5 Complexity

3.6. Closed requests

3.7 Deemed refusals

Section 4: Extensions

Section 5: Fees

Section 6: Consultations received from other institutions and organizations

Section 7: Completion time of consultations on cabinet confidences

Section 8: Complaints and investigations

Section 9: Court action

Section 10: Resources related to the Access to Information Act

Appendix C - Supplemental Statistical Report on the Access to Information Act

Statistical Report on the Access to Information Act

Section 1: Capacity to receive requests

Section 2: Capacity to process records

Rapport annuel au parlement 2020-2021 sur la Loi sur l’accès à l’information

• Présentation
• Structure organisationnelle
  • GRC
  • Sous-direction de l'Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP)
• Ordonnance de délégation de pouvoirs
• Rendement 2020-2021
  • Conformité
  • Demandes reçues et fermées
  • Sources des demandes
  • Pages traitées
  • Nombre de demandes traitées comptant plus de 5 000 pages
  • Délai de traitement
  • Prorogations
  • Demandes de consultation d'autres institutions
• Rapport sur les frais d'accès à l'information aux fins de la Loi sur les frais de service
• Formation et sensibilisation
• Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives
• Résumé des principaux enjeux et mesures prises à la suite de plaintes ou de vérifications
  • Plaintes et enquêtes
  • Recours judiciaire
  • Enquête systémique du Commissariat à l'information sur le Programme d'AIPRP
• Surveillance de la conformité
• Annexe A – Ordonnance de délégation de pouvoirs
• Annexe B – Rapport statistique sur la Loi sur l'accès à l'information
• Annexe C - Rapport statistique complémentaire sur la Loi sur l'accès à l'information

Présentation

La Gendarmerie royale du Canada (GRC) s'appuie sur un public bien informé pour maintenir la confiance des Canadiens. Le respect de la Loi sur l'accès à l'information (LAI) et de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) revêt donc une importance cruciale pour la GRC non seulement en raison de ses obligations en vertu de la loi, mais aussi de ses efforts globaux en tant qu'organisation. Nous prenons au sérieux les responsabilités qui nous incombent en vertu de ces lois et nous continuerons de nous efforcer de répondre aux attentes des Canadiens, tout en protégeant le public et en veillant à l'intégrité des enquêtes que nous menons en son nom.

L'objectif de la LAI est de renforcer la responsabilité et la transparence des institutions fédérales afin de favoriser une société ouverte et démocratique. La LAI prévoit un droit d'accès à l'information conformément aux principes que les renseignements gouvernementaux doivent être accessibles au public et les exceptions nécessaires doivent être limitées et spécifiques.

Le rapport annuel de la GRC pour 2020-2021 explique en détail la façon dont elle s'est acquittée de ses responsabilités au titre de la LAI au cours de la période de référence. Le présent rapport est rédigé et déposé au Parlement conformément à l'article 94 de la LAI.

Cette période de rapport a été particulièrement difficile, la pandémie de COVID-19 ayant eu une incidence importante sur les opérations d'AIPRP de la GRC. La pandémie a également encore exacerbé les défis systémiques au sein du Programme d'accès à l'information de la GRC, comme le souligne l'examen systémique de 2020 du Commissariat à l'information intitulé Question d'accès : Le besoin de leadership.

La GRC accepte les recommandations de la commissaire à l'information dans leur intégralité et s'engage à moderniser et à transformer son Programme d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels (AIPRP) afin de mieux servir le Canada et les Canadiens. La GRC a élaboré une stratégie concrète afin d'orienter cet effort et de moderniser complètement son programme d'AIPRP.

À mesure que ces efforts progresseront, la GRC affichera sur son site Web des renseignements détaillés décrivant la stratégie de modernisation de l'AIPRP et les initiatives clés qui sont mises en œuvre. Nous invitons tous les Canadiens à consulter notre site Web, qui est mis à jour régulièrement, pour se tenir au courant de nos progrès.

Structure organisationnelle

GRC

Depuis près de 150 ans, la GRC est le service de police national du Canada. À la fois service de police fédéral, provincial et municipal, la GRC est unique au monde. Elle fournit des services de police à toute la population canadienne et des services de police contractuels aux trois territoires, à huit provinces et à plus de 180 municipalités, dont plus de 750 détachements dans des collectivités canadiennes, 600 collectivités autochtones et trois aéroports internationaux.

Le mandat de la GRC comporte plusieurs volets, notamment prévenir la criminalité et mener des enquêtes, maintenir la paix et l'ordre, faire respecter les lois, contribuer à la sécurité nationale, veiller à la sécurité des représentants de l'État, des dignitaires en visite et des membres de missions étrangères, et offrir un soutien opérationnel crucial à d'autres services de police et organismes d'exécution de la loi au Canada et à l'étranger.

L'organisation compte 16 divisions (dix provinces, trois territoires, la Division nationale, la Division Dépôt et la Direction générale à Ottawa), qui ont toutes à leur tête un commandant divisionnaire ou un directeur général. La Direction générale comprend neuf secteurs d'activité : services de police fédérale; services de police contractuels et autochtones; services de police spécialisés; gestion générale et fonction de contrôleur; ressources humaines; vérification interne et évaluation; services juridiques; secteur de la responsabilité professionnelle; politiques stratégiques et relations extérieures.

Sous-direction de l'Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP)

La GRC a formé la Sous-direction de l'AIPRP en 1983, pour prendre en charge de façon centralisée tout ce qui découlerait de la LAI et de la LPRP.

La Sous-direction de l'AIPRP relève de la Direction de la politique stratégique et des relations externes de la GRC. Le directeur de la Sous-direction de l'AIPRP agit au nom du chef de l'institution en qualité de coordonnateur ministériel de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels pour la GRC. Le coordonnateur de l'AIPRP veille à ce que la GRC se conforme à l'esprit et à l'intention de la LAI et de la LPRP, ainsi qu'à l'ensemble des règlements et lignes directrices qui en découlent.

Comme décrit ci-dessous, la Sous-direction de l'AIPRP comprend deux secteurs :

Équipe des politiques

Cette équipe élabore et surveille les politiques, procédures et lignes directrices internes sur la collecte, la conservation, l'élimination et la divulgation des renseignements personnels et non personnels pour leur utilisation dans l'ensemble de la GRC. Ces professionnels dévoués dispensent des conseils stratégiques et une expertise à la GRC sur des questions relatives à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels, notamment en apportant un appui à la rédaction et à l'élaboration d'évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP). Cette équipe offre également du soutien aux analystes de l'AIPRP et au coordonnateur de l'AIPRP de la GRC, formule des conseils à l'intention des secteurs d'activité et des divisions de la GRC partout au Canada concernant la LPRP, la LAI et les politiques, directives et lignes directrices connexes du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT). De plus, l'équipe examine et crée des politiques internes qui reflètent les politiques et directives du SCT ainsi que les attentes du Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) afin de s'acquitter de ses obligations relatives au document Info Source : Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux et EFVP au sein de la GRC.

Équipe de la divulgation (Opérations)

Cette équipe traite toutes les demandes officielles déposées en vertu de la LAI et de la LPRP. Ceci comprend : travailler avec les demandeurs pour discuter de la portée et préciser leurs demandes, ouvrir des demandes, attribuer des tâches et recevoir/importer des dossiers à destination et en provenance des agents de liaison (AL) des différents secteurs d'activité et divisions de la GRC dans tout le pays. L'équipe examine également des dossiers et fournit des pages divulguées aux demandeurs. Elle traite aussi les demandes d'accès à l'information non officielles, examine les plaintes reçues par l'intermédiaire du Commissariat à l'information du Canada et du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, et y répond.

Lors de l'attribution des demandes, la Sous-direction de l'AIPRP travaille en étroite collaboration avec les AL et les détenteurs de dossiers, appelés bureaux de première responsabilité (BPR). Voici quelques-unes des responsabilités assumées par les AL et les BPR :

Agents de liaison

Les AL sont chargés de transmettre toutes les demandes d'AIPRP au personnel approprié (BPR) de leur secteur d'activité ou de leur division. Les autres responsabilités comprennent notamment : faire un suivi des demandes afin de s'assurer que les BPR envoient des documents conformes à la Sous-direction de l'AIPRP; s'assurer que les documents sont envoyés à temps; prendre en charge la consignation et la communication des processus internes de la GRC en matière d'AIPRP à tous ceux qui facilitent le traitement des demandes.

Bureau de première responsabilité

En tant que détenteur de dossiers, entre autres responsabilités, le BPR doit fournir des copies électroniques des documents visés par les demandes, examiner les documents pour vérifier s'il y a des duplicatas, s'assurer que l'information entre dans la portée de la demande, aviser la Sous-direction de l'AIPRP si les documents sont volumineux, et aviser la Sous direction ou l'AL si une prolongation est nécessaire.

Ordonnance de délégation de pouvoirs

Le coordonnateur ministériel de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels a les pleins pouvoirs pour administrer la loi et appliquer les exceptions et les divulgations. Une copie de l'ordonnance de délégation de pouvoirs signée est jointe à l'annexe A.

Rendement 2020-2021

Cette section donne un aperçu du rendement de la GRC en ce qui concerne les renseignements demandés en vertu de la Loi sur l'accès à l'information pour la période de référence 2020-2021. Le rapport statistique complet se trouve à l'annexe B.

En 2020-2021, la Sous-direction de l'AIPRP de la GRC a dirigé la coordination générale des exigences de publication proactive du projet de loi C-58 pour la GRC. Elle a travaillé avec différentes équipes internes qui étaient chargées des documents d'information, afin de s'assurer que la GRC respecte les exigences législatives.

La Sous-direction a également continué de travailler en étroite collaboration avec ses partenaires et des intervenants pour trouver des solutions et revoir les processus afin de s'assurer qu'elle répondait aux demandes des Canadiens de manière plus adéquate et plus rapide.

Conformité

La Sous-direction de l'AIPRP a observé une légère amélioration de la conformité quant au nombre de demandes fermées dans les délais prescrits par la LAI. Au cours de l'exercice 2020-2021, le taux de conformité a progressé à 26,4 % comparativement à 24,9 % en 2019-2020. L'augmentation est attribuable en partie aux modifications apportées aux processus au sein de la Sous-direction qui ont entraîné des gains d'efficience. La Sous-direction de l'AIPRP a également fait appel à des entrepreneurs pour traiter des demandes afin d'assurer la conformité aux lois. Les restrictions liées à la pandémie de COVID-19 et les contraintes technologiques ont empêché la GRC d'améliorer davantage sa conformité.

Demandes reçues et fermées

Comme indiqué dans le rapport statistique à l'annexe B, la GRC a reçu 5 314 nouvelles demandes en vertu de la LAI en 2020-2021. Elle a également eu à traiter 3 887 demandes provenant de la période de référence précédente, pour un total de 9 201 demandes. Sur ce total, 3 430 ont été réglées et 5 771 ont été reportées à l'exercice 2021-2022.

En règle générale, les demandes d'accès à l'information couvrent un éventail de sujets et peuvent comprendre des renseignements sur les contrats/coûts et dépenses des programmes, ainsi que des renseignements concernant des questions de sécurité, des documents de dossiers opérationnels et la gestion de la GRC.

Comme il est indiqué ci-dessous, le nombre de demandes reçues a augmenté modérément comparativement à la période de rapport précédente. À l'inverse, le nombre de demandes fermées au cours de cette période a enregistré une diminution de 31 % comparativement à l'exercice précédent, et de 17 % par rapport à 2018-2019. Cette réduction peut être directement liée aux mesures prises en réponse à la pandémie de COVID-19, y compris l'incapacité du personnel à se rendre sur les lieux de travail pour traiter les demandes pendant une période prolongée et examiner à distance les dossiers dont la cote de sécurité est supérieure à « Protégé B ».

Charge de travail - Version texte

Charge de travail

Demandes	2018-2019	2019-2020	2020-2021
Reçues	4 436	4 512	5 314
En attente	3 428	3 688	3 887
Terminées	4 176	4 987	3 430
Reportées	3 688	3 213	5 771

Sources des demandes

Au cours de l'exercice 2020-2021, un total de 5 314 demandes ont été reçues. Les sources de ces demandes étaient les suivantes :

• 3 058 (58 %) provenaient du public;
• 1 030 (19 %) provenaient d'entreprises;
• 551 (10 %) provenaient des médias;
• 179 (3 %) provenaient d'organismes;
• 93 (2 %) provenaient du milieu universitaire;
• 403 (8 %) ont refusé de s'identifier.

Source des demandes - Version texte

Source des demandes

Source	Nombre de demandes
Médias	551
Milieu universitaire	93
Entreprises	1 030
Organisations	179
Grand public	3 058
Refus de s'identifier	403
Total	5 314

Pages traitées

Le niveau de production de la Sous-direction de l'AIPRP quant au nombre de pages traitées en vertu de la LAI au cours de 2020-2021 a diminué de 53 % comparativement à 2019-2020 et de 17 % comparativement à 2018-2019. Cette situation est attribuable aux adaptations nécessaires pour passer au télétravail, aux contraintes techniques et aux difficultés de récupération découlant de la pandémie de COVID-19.

Demandes traitées avec nombre de pages - Version texte

Demandes traitées avec nombre de pages

	2018-2019	2019-2020	2020-2021
Demandes completées	4 176	4 987	3 430

Nombre de demandes traitées comptant plus de 5 000 pages

Au cours des trois derniers exercices, la GRC a constaté une augmentation globale du nombre de demandes traitées de plus de 5 000 pages pertinentes ayant été divulguées par rapport aux périodes de référence précédentes. La période de référence actuelle de 2020-2021 a connu une diminution de 45 % du nombre de telles demandes comparativement à 2019-2020 et une augmentation de 42 % comparativement à 2018-2019. La diminution de la période actuelle est attribuable, en partie, aux restrictions imposées par la pandémie de COVID-19, mais elle indique tout de même une tendance globale de hausse des demandes. Cela représente un défi constant pour le Programme d'AIPRP de la GRC, qui doit s'assurer qu'il dispose du personnel et de la technologie nécessaire pour suivre ces tendances.

Nombre de demandes plus de 5 000 pages traitées - Version texte

Nombre de demandes plus de 5 000 pages traitées

Exercice financier	Demandes	Pages dilvulguées
2018-2019	12	102 296
2019-2020	31	184 622
2020-2021	17	41 541

Délai de traitement

La Sous-direction de l'AIPRP a été en mesure de traiter un total de 876 (26 %) demandes en 30 jours ou moins. Au cours de la période de référence, 9 % des demandes (300) ont été traitées dans un délai de 31 à 60 jours, 13 % (455) dans un délai de 61 à 120 jours, et 52 % (1 799) dans un délai de plus de 120 jours.

Taux d'achèvement des demandes fermées - Version texte

Taux d'achèvement des demandes fermées

Exercice financier	0 à 30 jours	31 à 60 jours	61 à 120 jours	Plus de 121 jours	Total
2018-2019	1 101	633	522	1 920	4 196
2019-2020	1 189	571	683	2 544	4 987
2020-2021	876	300	455	1 799	3 430

Prorogations

L'article 9 de la LAI permet aux institutions de proroger les délais légaux pour répondre à une demande au-delà de 30 jours.

Au cours de la période de référence 2020-2021, la GRC a demandé 47 prorogations en vertu de l'alinéa 9(1)(a), qui porte sur l'entrave déraisonnable au fonctionnement de l'institution. Au total, 13 prorogations en vertu de l'article 9(1)(b), qui vise les consultations nécessaires, ont été accordées. Seulement deux prorogations en vertu de l'article 9(1)(c) ont été prises pour consultation par un tiers. Le nombre limité de prorogations est attribuable aux retards globaux de traitement en raison de la pandémie de COVID-19, comme l'incapacité de la Sous-direction de l'AIPRP à traiter les demandes sur support papier reçues ainsi qu'à obtenir, analyser et traiter les documents pertinents. Comme certaines demandes n'ont pas pu être examinées en temps opportun, il n'a pas été possible de demander les prorogations qui auraient été demandées dans des conditions de travail normales. Des prorogations ont également été requises pour les demandes complexes, qui nécessitaient de multiples consultations internes de diverses unités et parfois auprès de partenaires externes. Près de 33 % des prorogations ont été accordées pour une période de 31 à 60 jours.

Durée des prorogations par exception - Version texte

Durée des prorogations par exception

Type	0 à 30 jours	31 à 60 jours	61 à 120 jours	121 à 180 jours	Plus de 181 jours
Entrave au fonctionnement – 9(1)a)	17 %	36 %	23 %	13 %	11 %
Consultations -9(1)b)	15 %	23 %	54 %	8 %	0 %
Avis à un tiers – 9(1)c)	0 %	100 %	0 %	0 %	0 %

Demandes de consultation d'autres institutions

Au cours de la période de référence, la GRC a mené 276 consultations pour un total de 13 026 pages examinées. Sur les 276 consultations effectuées, 201 provenaient d'autres institutions du gouvernement du Canada, et 75 d'autres organisations.

Le nombre de demandes de consultation reçues et terminées au cours de cette période a diminué considérablement en raison des restrictions liées à la pandémie de COVID-19 et de l'incapacité pour les autres institutions du gouvernement du Canada de traiter les demandes. Toutefois, le nombre de pages examinées a diminué de 80 % comparativement à 2019-2020, et de 64 % comparativement à 2018 2019. La GRC attribue cette diminution aux effets de la COVID-19 sur les activités des ministères et organismes partenaires, plutôt qu'à une tendance plus globale de réduction des demandes.

Toutes les consultations reçues et terminées - Version texte

Toutes les consultations reçues et terminées

Exercice financier	Reçues	Terminées
2018-2019	534	542
2019-2020	528	529
2020-2021	286	276

Rapport sur les frais d'accès à l'information aux fins de la Loi sur les frais de service

En vertu de la LAI, le chef d'une institution gouvernementale peut imposer des frais pour ces services. Les frais ne peuvent excéder les coûts de prestation des services. Conformément à la Directive provisoire concernant l'administration de la LAI, la GRC renonce à tous les frais prescrits par la Loi et le Règlement, à l'exception des frais de demande de 5 $ établis à l'alinéa 7(1)a) du Règlement. En vertu de la LAI, le chef de l'institution peut également renoncer aux frais ou à une partie des frais, ou peut rembourser les frais ou une partie des frais payés.

La Loi sur les frais de service exige qu'une institution rende compte chaque année au Parlement des frais qu'elle a perçus. Aux termes de la LAI, les renseignements ci-dessous sont déclarés conformément aux exigences de l'article 20 de la Loi sur les frais de service.

Pour la période de référence de 2020-2021, la GRC a perçu un total de 23 870 $ pour 4 774 demandes d'accès à l'information, et a renoncé à des frais de 2 430 $ pour 486 demandes d'accès à l'information. Cela s'explique en grande partie par l'incapacité de traiter les demandes sur papier en raison des restrictions liées à la pandémie de COVID-19.

Le coût de fonctionnement du segment d'accès à l'information de la Sous-direction de l'AIPRP pour 2020-2021 est de 4,1 millions de dollars.

Formation et sensibilisation

La formation des employés de la GRC est une priorité pour la Sous-direction de l'AIPRP. Les employés sont invités à s'inscrire à divers cours afin d'acquérir des connaissances et d'améliorer leurs compétences, et un soutien leur est apporté. Pour la période de référence 2020-2021, la Sous-direction de l'AIPRP a tenu des séances régulières d'échange d'information au cours desquelles les employés ont discuté des dossiers et des pratiques exemplaires, et des séances d'information informelles ont été organisées pour informer les membres du personnel de l'AIPRP des nouvelles procédures mises en place pour répondre à la pandémie. Comme de nouveaux outils technologiques ont été mis en place pour faciliter la collaboration à distance pendant la pandémie, la GRC a pu en tirer parti pour offrir des séances de formation aux employés. Une formation et une orientation internes ont également été offertes aux nouveaux employés de l'AIPRP, et une formation virtuelle a été offerte aux agents de liaison de l'AIPRP dans plusieurs divisions et secteurs d'activité du pays, y compris les Services canadiens d'identification criminelle en temps réel, les Services de police de protection, la Division H (Nouvelle-Écosse) et la Division J (Nouveau-Brunswick).

Tout au long de la période de référence, la Sous-direction de l'AIPRP, de concert avec l'unité d'Apprentissage et de perfectionnement de la GRC, a continué d'élaborer un cours d'introduction à l'AIPRP. Cette formation permettra de donner aux employés de la GRC des connaissances accrues afin de pouvoir mieux se conformer aux lois en matière d'AIPRP et aux politiques de la GRC. Dans le cadre plus général de ses efforts de modernisation, la GRC examine des façons de déployer la prestation de cette formation à l'ensemble du personnel, en utilisant les nouveaux outils technologiques mis en place pendant la pandémie. En fait, l'expansion des possibilités de formation constitue un fondement important de la stratégie des ressources humaines pour la modernisation de l'AIPRP, la planification de la relève et le maintien en poste des employés.

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

La Sous-direction de l'AIPRP a poursuivi l'examen de ses processus afin d'en améliorer l'efficacité opérationnelle. Au cours de la période de référence 2020-2021, la Sous-direction de l'AIPRP a accompli ce qui suit :

• examiné les modalités de travail des employés en raison des restrictions imposées par la pandémie de COVID-19 et établi de nouvelles ententes de télétravail ainsi qu'un protocole de réintégration afin d'offrir plus de souplesse à ses employés;
• mis à jour les procédures opérationnelles normalisées de l'équipe de la divulgation et de la réception, ce qui s'inscrivait dans les efforts de la Sous-direction pour officialiser ses processus internes;
• amélioré les processus internes pour faciliter le transfert des fichiers au sein de la GRC, y compris la création de répertoires partagés nationaux;
• modifié les lignes directrices pour le traitement de ses dossiers à temps et en retard, ce qui permet de réaliser des gains d'efficience en matière de traitement;
• mis à disposition de nouveaux équipements pour permettre aux employés de faire du télétravail efficacement pendant la pandémie de COVID-19, y compris la sécurisation des téléphones cellulaires des employés de l'AIPRP;
• mis sur pied un groupe de travail interne composé de divers intervenants de la GRC afin de rédiger des lignes directrices, des procédures opérationnelles normalisées et des communiqués de sensibilisation afin de faciliter la modernisation de l'AIPRP à la GRC;
• mis sur pied et dirigé un groupe de travail interministériel pour l'élaboration de plans de continuité des activités spécialement pour le Programme d'AIPRP, ce qui a amélioré l'échange de renseignements entre les ministères et organismes participants;
• collaboré à des conférences mensuelles avec le Commissariat à l'information, ce qui a permis de simplifier les processus;
• créé et doté un poste d'administrateur de système pour l'intégrité des données et l'assurance de la qualité;
• mis en œuvre de nouvelles technologies, dont MS Teams et l'échange de données électroniques avec les détenteurs de dossiers et les demandeurs afin d'améliorer la prestation des services.

Résumé des principaux enjeux et mesures prises à la suite de plaintes ou de vérifications

Plaintes et enquêtes

Au cours de la période de référence, la GRC a continué de travailler en collaboration avec le Commissariat à l'information en vue de rationaliser les processus de traitement des dossiers de plainte.

Composée de sept employés, dont des experts-conseils, l'équipe des plaintes de la Sous-direction de l'AIPRP, qui se consacre à répondre aux plaintes, a continué de permettre à la GRC de répondre plus efficacement aux plaintes reçues par l'entremise des bureaux des commissaires à l'information et à la protection de la vie privée.

La section 8 du rapport statistique (annexe B) fournit également des données sur les plaintes reçues et fermées. Plus précisément pour la période de référence de 2020-2021, la GRC a reçu et fourni ce qui suit aux termes de la LAI :

Article 32

La GRC a reçu 284 avis, ce qui représente un peu plus de 5 % de toutes les demandes fermées au cours de la période de référence. La majorité des plaintes relatives à l'accès à l'information reçues portent sur des retards et des refus présumés, qui peuvent être attribués à l'arriéré permanent de la GRC et à la nature complexe ou volumineuse des demandes. En vertu de cet article, le Commissariat à l'information avise officiellement l'institution de son intention d'enquêter sur une plainte reçue.

Paragraphe 30(5)

La GRC a reçu 22 avis. En vertu de ce paragraphe, si le Commissariat à l'information refuse ou cesse d'enquêter sur une plainte, il en informe le plaignant, l'institution et, le cas échéant, tout tiers et le commissaire à la protection de la vie privée.

Article 35

A donné lieu à 27 observations officielles. En vertu de cet article, le Commissariat à l'information offre aux institutions la possibilité de faire une observation dans le cadre d'une enquête en cours sur une plainte.

Article 37

Aucun avis reçu. En vertu de cet article, le Commissariat à l'information conclut que la plainte est bien fondée et communique à l'institution les conclusions de son enquête, des recommandations concrètes pour remédier à la situation et, s'il y a lieu, un délai précis dans lequel le Commissariat à l'information peut s'attendre à recevoir un plan de mise en œuvre des recommandations. L'institution doit ensuite décider si elle mettra en œuvre les recommandations.

Recours judiciaire

Au cours de la période de référence du présent rapport, sept demandes en vertu de l'article 41 de la LAI a été soumise à la Cour fédérale, et deux demandes ont été réglées.

8.3 Enquête systémique du Commissariat à l'information sur le Programme d'AIPRP

Le Commissariat à l'information a mené une enquête systémique en 2020 et le rapport final, Question d'accès : Le besoin de leadership, contient 15 recommandations. La GRC accepte les recommandations dans leur intégralité et, conformément à l'orientation de février 2020 émise par le ministre de la Sécurité publique, elle a élaboré une solide stratégie de modernisation et un plan d'action qui décrivent comment elle entend donner suite à toutes les recommandations au cours des cinq prochaines années. Un large éventail d'initiatives sont déjà en cours, notamment l'examen des processus et des procédures avec l'aide d'un cabinet reconnu d'experts-conseils en affaires pour améliorer l'efficacité et l'efficience opérationnelles du programme; un examen et une mise à jour complets des politiques de la Sous direction de l'AIPRP; l'élaboration d'une formation et d'outils en ligne; et l'élaboration d'une structure organisationnelle et d'une stratégie de ressources humaines modernisées. À mesure que les efforts seront déployés, le site Web de la GRC sera mis à jour afin de rendre intégralement compte aux Canadiens de la stratégie et des initiatives en cours pour qu'ils puissent se tenir au courant des progrès et afin de s'assurer que la GRC fasse preuve d'une totale transparence dans ses efforts.

Surveillance de la conformité

La Sous-direction de l'AIPRP surveille la conformité au moyen de rapports statistiques hebdomadaires qui comprennent le taux de conformité, le nombre de dossiers terminés à temps et ceux qui sont en retard, ainsi que les plaintes. Un poste d'administrateur de système a été créé ainsi qu'un tableau de bord du rendement pour mieux cerner les tendances et aider la Sous-direction à réaliser des gains d'efficience de façon stratégique. L'équipe de direction de la Sous-direction examine les rapports hebdomadaires pour gérer la charge de travail et déterminer les enjeux à venir, pour lesquels les processus pourraient être améliorés. Les rapports sont transmis au dirigeant principal des politiques stratégiques et des relations extérieures ainsi qu'au dirigeant principal de l'administration de la GRC en vue d'améliorer la responsabilisation.

La Sous-direction de l'AIPRP travaille actuellement au renforcement de sa fonction de production de rapports de données en intégrant de nouveaux processus et technologies. Cette nouvelle technologie lui permettra d'être plus stratégique et plus transparente en saisissant automatiquement des données pertinentes pour l'aider dans sa planification et ses rapports publics et pour cerner les secteurs où des gains d'efficience pourraient être réalisés.

Annexe A – Ordonnance de délégation de pouvoirs

Ordonnance de délégation de pouvoirs en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels

En vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile délègue aux titulaires des postes mentionnés dans la présente annexe, ou aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont il est, en qualité de responsable d'une institution fédérale, c'est à dire, la Gendarmerie royale du Canada, investi par les articles de la loi mentionnés en regard de chaque poste. Cette délégation annule et remplace toute autre délégation précédemment datée et signée par le ministre.

Signé, à Ottawa, ce 4e jour de décembre 2015

L'honourable Ralph Goodale, P.C., M.P.
Ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile

Annexe B – Rapport statistique sur la Loi sur l'accès à l'information

Nom de l'institution

Gendarmerie royale du Canada

Période de référence

1 avril 2020 to 31 mars 2021

Section 1 : Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

Section 2 : Refus de donner suite aux demandes vexatoires, faites de mauvaise foi ou d'abus du droit de demande

Section 3 : Demandes fermées pendant la période de référence du rapport

3.5 Complexité

3.6. Demandes fermées

3.7 Présomptions de refus

Section 4 : Prorogations

Section 5 : Frais

Section 6 : Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

Section 7 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet