Executive Summary

An assessment of the privacy impacts associated with the implementation of a Disability Case Management Solution (DCM) hosted by a third-party vendor on behalf of the RCMP's Occupational Health and Safety Branch.

This report examines the privacy impacts associated with the collection, use, disclosure and retention of personal information by a vendor-hosted Disability Case Management (DCM) Solution (hereafter, the 'DCM Solution') that is web-based and specifically designed to support occupational health, disability management and accommodation best practices and workflows.

About the RCMP

The RCMP is Canada's national police service. Its operations are governed primarily by the Royal Canadian Mounted Police Act, which sets out the department's constitution and organization, and the primary responsibilities of its members.

By virtue of its federal policing responsibilities, and its obligations as a national police service, the RCMP's mandate is wide-ranging. It includes, among other things, the prevention and investigation of serious and organized crime, the maintenance of peace and order, and the enforcement of federal, provincial and municipal laws.

The department also contributes to public safety and national security, ensuring the safety of state officials and visiting dignitaries, and providing vital operational support and intelligence to police and law enforcement agencies in Canada and abroad.

The Occupational Health and Safety Branch (OHSB)

In fulfilling its mandate, the RCMP employs of over 29,000 employees, a majority of which are regular members (i.e., individuals who have completed RCMP Cadet Training and taken the RCMP's oaths of allegiance). The conditions under which these members conduct domestic and international operations are both physically and psychologically demanding.

Through the Occupational Health and Safety Services Branch (OHSB), the RCMP has designed programs and services to oversee and support the physical and mental health of its members.

The Occupational Health Management and Accommodation Program(OHMA Program) supports operational readiness by establishing and overseeing programs, policies and benefits based on evidence and industry best practices. The following RCMP policies reflect the OHMA Program responsibilities and accountabilities:

• The Disability Management and Accommodation Program Manual (Appendix B) serves as the authority and guideline for disability and accommodation management of members. In accordance with this policy, the RCMP will make every reasonable effort, to the point of undue hardship, to help ill or injured members remain at work and if an absence is required to support recovery, to return to work when they are able.
• The Health Services Manual provides details on occupational health services and supports available to members of the RCMP

Service Delivery Model

The primary purpose for collecting and retaining personal information in support of RCMP Occupational Health Management and Accommodation Program is to assess fitness for duty and deliver occupational health, disability case management, accommodation services and benefits for regular members.

Personal information is collected to administer and deliver the following programs and benefits as per the RCMP Act and RCMP Regulations, 2014, Canadian Human Rights Act and Government of Canada policies, directives, standards and guidelines.

Procurement of a Disability Case Management Solution

The Royal Canadian Mounted Police (RCMP) has procured a web-based Disability Case Management (DCM) software solution specifically designed to support early intervention, proactive disability case management, return-to-work and workplace accommodation best practices and workflows. The implementation of this information technology solution will:

1. capture and protect members personal, injury/illness and medical information, as well as details regarding return-to-work plans and the duty to accommodate;
2. support effective coordination of case management activities among internal stakeholders to ensure the necessary supports for ill or injured members and facilitate successful and safe return to work;
3. minimize the administrative burden for approximately 100 disability management, occupational health and accommodation practitioners across the Force through built-in service standards, auto- generation of pre-defined disability case management tasks and working tools;
4. provide members with easy access to information pertinent to their case and facilitate the communication and submission of documents;
5. provide management with status information on employees that fall within their hierarchy; and,
6. provide management with on-demand reporting capability.

The DCM Solution allows for all information related to a disability management and accommodation case to be housed in one system, accessible as appropriate to the stakeholders involved. It will ensure both medical and non-medical documentation is complete and that RCMP management has real-time reporting on key metrics and trends in disability management. This includes the incidence and duration of absence due to illness and injury; the incidence of work-related versus non-work-related cases; the types of accommodations associated with successful return to work in the RCMP, and so on.

The DCM Solution will promote consistency in disability management across Divisions; identify trends in workplace and health issues and gaps; enhance process efficiencies; and, will inform changes to the Occupational Health Management and Accommodation Program policies and strategies. In addition, it will allow management to monitor and evaluate disability management and accommodation efforts through management dashboards and the generation of pre-defined and custom reports.

Balancing Disability Case Management Needs with Privacy

Procurement of a DCM Solution will help to better facilitate early intervention and disability case management which enables the RCMP to proactively plan for any accommodation needs that the member may have. It also helps to ensure that members are able to access the services and supports throughout their recovery. Although a web-based DCM Solution may introduce certain challenges for the RCMP in the protection and handling of personal information, privacy remains central to the administration and service delivery of these Human Resource Program(s).

Bearing in mind the above, the RCMP has elected to undertake a privacy impact assessment (PIA) in relation to the DCM Solution.

Purpose and Scope of the PIA

The RCMP is named in the Schedule to the Privacy Act^{Footnote 1} and is subject to the privacy policies and directives of the Treasury Board of Canada Secretariat (TBS). Under the TBS Policy on Privacy Protection, all federal institutions subject to the Privacy Act are required to undertake an assessment of the privacy impacts associated with the development or design of new programs or services involving personal information, or when making significant changes to an existing program or service.

The present assessment fulfills the requirement to conduct a PIA under the above policy and complies with the standards for performing PIAs, as set out in the TBS Directive on Privacy Impact Assessments. It also meets the PIA recommendations of the Office of the Privacy Commissioner of Canada's (OPC) Audit and Review Branch, as set out in Expectations: A Guide for Submitting Privacy Impact Assessments.

The purpose of this PIA is to identify and analyze the potential privacy impacts associated with the collection, use, disclosure and retention of personal information by, or on behalf of, the RCMP in the operation and administration of the web-based DCM Solution.

The DCM Solution PIA was completed under the direction of the Director General, Occupational Health Services Branch. It includes an assessment of program authorities, as contained in RCMP's enabling statutes and regulations, a detailed evaluation of privacy risks, an evaluation of personal information safeguards, and an assessment of contractual provisions needed to ensure that privacy is taken into account in the implementation of an outsourced DCM Solution.

The focus of this PIA is on the privacy risks associated with the collection, use, disclosure and retention of personal information by a Contractor on behalf of the RCMP in relation to the delivery of Occupational Health Management and Accommodation Program.

During the Implementation phase, the selected Contractor, Morneau Shepell, will undertake its own respective risk assessment to ensure that their personal information handling practices are compliant with the law and the policies and practices of the RCMP. The Contractor will bear complete responsibility to ensure that the DCM Solution meets all of the contractual privacy standards prior to the implementation date.

Summary of Privacy Issues Identified

Based on the present assessment, potential privacy risks arising from the DCM Solution are expected to be moderate to high. Privacy risks relating to the DCM Solution are expected to be effectively managed and mitigated however by contractual means. To this end, the RCMP has assessed and documented its obligations for privacy in the outsourcing of the DCM Solution, and drafted terms and conditions for privacy and the protection of personal information for inclusion in the final request for proposal and contract.

Whereas the Occupational Health Management and Accommodation Program involves the collection, use, disclosure and retention of sensitive personal information, it is incumbent upon the RCMP to ensure that privacy protections are taken into account before implementing the DCM Solution. It is important to note, that while personal health information pertaining to RCMP members may be created, processed and stored in the DCM Solution, the RCMP retains ownership of this data.

Notwithstanding the above, the following issues and recommendations may be relevant to the implementation of a vendor-hosted Disability Case Management Solution.

• With respect to the Occupational Health Management and Accommodation Program and DCM Solution oversight and evaluation, OHSB as the policy center responsible for program delivery, will oversee the implementation and ongoing phase of the DCM Solution contract.
• With respect to security safeguards, the Contractor will implement and maintain a DCM Solution that safeguard's the RCMP's data at all times by taking all administrative, physical and technical security measures that are necessary to secure and protect its integrity and confidentiality.
• With respect to the personnel who will support the implementation of the DCM Solution and/or provide ongoing system support, all Contractor personnel will be required to obtain and maintain an RCMP personnel security clearance commensurate with the sensitivity of the work being performed throughout the life of the contract.
• With respect to any risks associated with access to sensitive data by RCMP users of the DCM Solution, all persons who collect and use personal heath information held in the DCM Solution will be required to protect the confidentiality of the information. This standard of practice will be reinforced through training, policies and guidelines.

With respect to Personal Information Banks (PIB's) and to ensure an accurate depiction of the modernized RCMP program(s) and services, including the introduction of Disability Case Management Solution, a proposal to revise and update the PPE 808 has been identified and is underway.

Résumé

Évaluation des risques d'atteinte à la vie privée liés à la mise en œuvre d'une solution de gestion des cas d'incapacité hébergée par un fournisseur tiers pour le compte de la Sous-direction de la santé et de la sécurité au travail de la GRC

Le présent rapport porte sur les facteurs relatifs à la vie privée liés à la collecte, à l'utilisation, à la communication et à la conservation de renseignements personnels par une solution de gestion des cas d'incapacité en ligne hébergée par le fournisseur qui est conçue précisément pour soutenir des pratiques exemplaires et des processus efficaces dans le domaine de la santé au travail, de la gestion des cas d'incapacité et de la prise de mesures d'adaptation.

GRC

La GRC est le service de police national du Canada. Ses opérations sont régies principalement par la Loi sur la Gendarmerie royale du Canada, qui établit la constitution et l'organisation du service et les responsabilités premières de ses membres.

Dotée de responsabilités et d'obligations de portée fédérale, la GRC est investie d'un vaste mandat, dont la prévention et l'enquête de la criminalité grave et organisée, le maintien de l'ordre et de la paix et l'application de lois fédérales, provinciales et municipales.

La GRC contribue aussi à la sécurité publique et nationale, protège les représentants de l'État et les dignitaires en visite et fournit des renseignements et des services de soutien opérationnel essentiels à d'autres services de police et organismes d'application de la loi au Canada et à l'étranger.

Sous-direction de la santé et de la sécurité au travail (SDSST)

Afin de remplir son mandat, la GRC emploie plus de 29 000 personnes, dont la majorité sont des membres réguliers (personnes qui ont réussi le Programme de formation des cadets à l'École de la GRC et qui ont prêté les serments d'allégeance de la GRC). Les conditions dans lesquelles travaillent ces membres, dans le cadre d'opérations nationales et internationales, sont exigeantes sur le plan physique et psychologique.

Par l'entremise de la Sous-direction de la santé et de la sécurité au travail (SDSST), la GRC a établi des programmes et services visant à surveiller et à soutenir la santé physique et mentale de ses membres.

Le Programme de gestion de l'incapacité et des mesures d'adaptation (PGIMA) assure la préparation opérationnelle grâce à l'élaboration et à la surveillance de programmes, de politiques et de prestations fondés sur les faits et les pratiques reconnues dans le domaine. Les politiques que voici reflètent les tâches et responsabilités du PGIMA.

• Le Manuel du Programme de gestion de l'incapacité et des mesures d'adaptation (Annexe B) sert d'autorité et de ligne directrice pour la gestion de l'incapacité et des mesures d'adaptation visant les membres. Conformément à cette politique, la GRC fera tous les efforts raisonnables, dans la mesure où cela ne lui cause pas de contrainte excessive, pour aider les membres
• La Manuel des Services de santé décrit les services et le soutien en matière de santé au travail qui sont offerts aux membres de la GRC.

Modèle de prestation de services

La collecte et la conservation de renseignements personnels à l'appui du PGIMA visent principalement à évaluer l'aptitude au travail des membres réguliers et à leur fournir des services de gestion des cas d'incapacité et des prestations de santé au travail et à prendre des mesures d'adaptation à leur égard. Les renseignements personnels sont recueillis afin d'administrer et d'offrir les services suivants conformément à la Loi sur la GRC, au Règlement de la GRC (2014), à la Loi canadienne sur les droits de la personne et aux politiques, directives, normes et lignes directrices du gouvernement du Canada.

Solution de gestion des cas d'incapacité

La GRC a acheté un logiciel de gestion des cas d'incapacité en ligne conçu précisément pour soutenir une intervention rapide, une gestion proactive des cas d'incapacité et le recours à des pratiques exemplaires et processus efficaces pour le retour au travail et la prise de mesures d'adaptation. Ce nouveau système permettra de faire ce qui suit :

1. saisir les données personnelles des membres, l'information sur leurs blessures ou maladies, leurs renseignements médicaux et les détails de leurs plans de retour au travail et de leurs mesures d'adaptation et en protéger l'intégrité;
2. coordonner efficacement les activités de gestion des cas entre les différents intervenants à l'interne pour faire en sorte que les membres malades ou blessés disposent des ressources de soutien nécessaires et pour faciliter leur retour au travail en toute sécurité;
3. réduire autant que possible le fardeau administratif d'une centaine de praticiens en gestion de l'incapacité, en santé au travail et en prise de mesures d'adaptation dans l'ensemble de l'organisation grâce à des normes de service intégrées et à des tâches et outils de travail préétablis pour la gestion des cas d'incapacité;
4. donner aux membres facilement accès à l'information sur leur dossier et faciliter la communication et la présentation de documents;
5. fournir aux gestionnaires de l'information sur la situation des employés qui relèvent d'eux;
6. permettre aux gestionnaires de demander des rapports.

La solution de gestion des cas d'incapacité permet de centraliser toute l'information concernant un cas de gestion de l'incapacité et des mesures d'adaptation et de la rendre accessible aux personnes compétentes. Le nouveau système permettra également d'assurer l'exactitude des documents médicaux et non médicaux et habilitera la direction de la GRC à rendre compte en temps réel des données clés et des tendances liées à la gestion de l'incapacité, par exemple l'incidence, la durée et la nature (liée ou non au travail) des absences pour cause de maladie ou de blessure, les types de mesures d'adaptation favorisant le retour au travail des membres, etc.

La solution de gestion des cas d'incapacité favorisera l'uniformité dans toutes les divisions, permettra de cerner des tendances en milieu de travail, des problèmes sur le plan de la santé et des lacunes, accroîtra l'efficacité du processus et éclairera la prise de décisions visant la modification des politiques et stratégies du PGIMA. De plus, elle permettra à la direction de surveiller et d'évaluer la gestion des cas d'incapacité et la prise de mesures d'adaptation grâce à des tableaux de bord de gestion et à la production de rapports préétablis et personnalisés.

Équilibre entre les besoins de gestion de l'incapacité et la protection de la vie privée

L'acquisition d'une solution de gestion des cas d'incapacité facilitera une intervention rapide, permettant à la GRC de planifier de façon proactive le besoin éventuel de mesures d'adaptation. Les membres auront accès au soutien et aux services nécessaires tout au long de leur rétablissement. Une telle solution de gestion de l'incapacité en ligne risque de présenter certains défis quant à la protection et à la manipulation par la GRC de renseignements personnels, mais la protection de la vie privée demeure indispensable à l'administration et à la prestation de ces programme de ressources humaines.

Compte tenu de ce qui précède, la GRC a décidé d'effectuer une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) afin de relever les problèmes éventuels liés à la mise en œuvre de la solution de gestion des cas d'incapacité.

Objet et portée de l'EFVP

La GRC figure parmi les institutions fédérales énumérées à l'annexe de la Loi sur la protection des renseignements personnels^{Footnote 1} et est assujettie aux politiques et directives sur la protection de la vie privée du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT). Conformément à la Politique sur la protection de la vie privée du SCT, les institutions fédérales assujetties à la Loi sur la protection des renseignements personnels doivent évaluer les facteurs et risques d'atteinte à la vie privée pour des activités ou programmes nouveaux ou ayant subi des modifications importantes nécessitant l'utilisation de renseignements personnels.

La présente évaluation satisfait à l'obligation d'effectuer une EFVP énoncée dans la politique susmentionnée et respecte les normes pour l'exécution d'EFVP établies par le SCT dans la Directive sur l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée. Elle tient compte aussi des recommandations formulées par la Direction de la vérification et de la revue du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada dans Nos attentes : Guide du Commissariat au sujet du processus d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée.

La présente EFVP a pour objectif de cerner et d'analyser les risques d'atteinte à la vie privée liés à la collecte, à l'utilisation, à la communication et à la conservation de renseignements personnels par ou pour le compte de la GRC dans le cadre du fonctionnement ou de l'administration de la solution de gestion des cas d'incapacité en ligne.

L'EFVP a été effectuée sous la direction du directeur général de la SDSST. Elle contient une évaluation des autorisations de programme, conformément aux dispositions législatives et réglementaires habilitantes, une évaluation détaillée des risques d'atteinte à la vie privée, une évaluation des mécanismes de protection des renseignements personnels et une évaluation des modalités contractuelles exigeant la prise en compte du besoin de protéger la vie privée lors de la mise en œuvre d'une solution de gestion des cas d'incapacité externalisée.

La présente EFVP porte sur les risques d'atteinte à la vie privée liés à la collecte, à l'utilisation, à la communication et à la conservation de renseignements personnels par un entrepreneur au nom de la GRC dans le cadre de la prestation du PGIMA.

Lors de la mise en œuvre, le fournisseur retenu, Morneau Shepell, effectuera sa propre évaluation des risques pour assurer la conformité de ses pratiques en matière de manipulation de renseignements personnels avec la législation et les politiques et procédures de la GRC. L'entrepreneur assume l'entière responsabilité de s'assurer que la solution de gestion des cas d'incapacité respecte l'ensemble des normes contractuelles visant la protection de la vie privée avant la date de mise en œuvre.

Résumé des problèmes relevés en matière de protection de la vie privée

La présente évaluation indique que les risques d'atteinte à la vie privée liés à la solution de gestion des cas d'incapacité seront modérés ou élevés, mais qu'ils seront gérés et atténués avec efficacité par voie contractuelle. À cette fin, la GRC a évalué et consigné ses obligations en matière de protection de la vie privée dans l'externalisation de la solution de gestion des cas d'incapacité et a rédigé des modalités axées sur la protection de la vie privée et la protection des renseignements personnels aux fins d'inclusion dans la version définitive de la demande de proposition et du contrat.

Le PGIMA nécessite la collecte, l'utilisation, la communication et la conservation de renseignements personnels de nature délicate, et c'est à la GRC qu'il incombe de s'assurer que la protection des renseignements personnels est prise en compte avant la mise en œuvre de la solution de gestion des cas d'incapacité. Il est important de souligner que des renseignements médicaux personnels au sujet de membres de la GRC peuvent être créés, traités et conservés dans la solution de gestion de l'incapacité, mais les données demeurent la propriété de la GRC.

Nonobstant ce qui précède, il convient de tenir compte des questions et des recommandations suivantes lors de la mise en œuvre d'une solution de gestion des cas d'incapacité hébergée par le fournisseur.

• En ce qui concerne le PGIMA et la surveillance et l'évaluation de la solution de gestion des cas d'incapacité, la SDSST, en tant que centre de décision responsable de la prestation du programme, supervisera la mise en œuvre de la solution de gestion des cas d'incapacité et l'exécution continue du contrat.
• En ce qui concerne les mécanismes de protection, l'entrepreneur assurera la mise en œuvre et le maintien d'une solution de gestion de l'incapacité qui protège en tout temps les données de la GRC en prenant les mesures de sécurité administratives, physiques et techniques nécessaires pour garantir l'intégrité et la confidentialité.
• En ce qui concerne le personnel affecté à la mise en œuvre de la solution de gestion des cas d'incapacité et au soutien continu du système, tous les employés de l'entrepreneur sont tenus d'obtenir et de conserver la cote de sécurité de la GRC correspondant au caractère délicat des travaux exécutés pendant toute la durée du contrat.
• En ce qui concerne les risques éventuels liés à l'accès à des données de nature délicate par les utilisateurs de la solution de gestion de l'incapacité de la GRC, toutes les personnes qui recueillent et utilisent des renseignements médicaux personnels contenus dans la solution de gestion de l'incapacité sont tenues de préserver le caractère confidentiel de ces données. Cette pratique sera renforcée lors de la formation et dans les politiques et lignes directrices.
• En ce qui concerne les fichiers de renseignements personnels et pour assurer une représentation précise des programmes et services modernisés de la GRC, y compris l'introduction de la solution de gestion des cas d'incapacité, une proposition visant à réviser et à actualiser le fichier PPE 808 a été identifiée et est en cours.