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The online service is open to eligible Canadian residents.

To be eligible to apply online you must

• be a first time applicant
  • a first time applicant is someone who has never had a valid firearms licence including:
    • Minor's Licence
    • Possession and Acquisition licence (PAL)
    • Possession Only Licence (POL)
    • Firearms Acquisition Certificate (FAC)
• be at least 18 years of age
• be a Canadian resident
• not be seeking a firearms licence under the Aboriginal Peoples of Canada Adaptation Regulations (Firearms)
• not be seeking a fee waiver (including for sustenance hunters or trappers as indicated in the Firearms Act) or
• not be seeking a photo waiver

If you are eligible and want to apply online, you must also

• have a valid email address
• complete safety training requirements
• have a digital licence photo
• have two (2) pieces of government issued identification
• have valid email addresses for your:
  • Two references
  • Photo guarantor
  • Current conjugal partner (if applicable)
  • Former conjugal partner (if applicable)
• have a credit card or Visa or MasterCard debit card

By mail

If you are not eligible to apply online, you must complete and submit an Application for a Possession and Acquisition Licence Under the Firearms Act (for Individuals Aged 18 and Over) (form RCMP 5592) by mail.

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En ligne

Le service en ligne est offert à tous les résidents canadiens admissibles.

Pour présenter une demande en ligne, vous devez satisfaire aux conditions suivantes :

• il doit s'agir de votre première demande de permis d'armes à feu
  • une personne qui présente une demande pour la première fois ne doit jamais avoir été titulaire d'un permis d'armes à feu, ce qui comprend :
    • le permis pour mineur
    • le permis de possession et d'acquisition (PPA)
    • le permis de possession seulement (PPS)
    • l'autorisation d'acquisition d'armes à feu (AAAF)
• avoir plus de 18 ans
• être un résident canadien
• ne pas demander un permis en vertu du Règlement d'adaptation visant les armes à feu des peuples autochtones du Canada (Loi sur les armes à feu)
• ne pas demander une dispense des droits (y compris pour les trappeurs et les chasseurs de subsistance, comme l'indique la Loi sur les armes à feu)
• ne pas chercher à obtenir une dispense de photo

Si vous êtes admissible et souhaitez présenter une demande, vous devez également avoir :

• une adresse électronique valide
• réussi les cours de sécurité obligatoires
• une photo numérique pour le permis
• deux (2) pièces d'identité délivrées par le gouvernement
• une adresse électronique valide pour :
  • Deux références
  • Garant de votre photo
  • Partenaire conjugal actuel (le cas échéant)
  • Ancien partenaire conjugal (le cas échéant)
• une carte de débit ou une carte de crédit Visa ou Mastercard

Par la poste

Si vous n'êtes pas admissible à présenter une demande en ligne, vous devez remplir et faire parvenir par la poste la Demande de permis de possession et d'acquisition en vertu de la Loi sur les armes à feu (pour les particuliers âgés de 18 ans et plus) (formulaire GRC 5592).

Résumé

Contexte

La Gendarmerie royale du Canada (GRC) gère l'un des plus grands portefeuilles de biens immobiliers au Canada. Ses installations comprennent des détachements, des maisons, des quartiers généraux, des bureaux, des laboratoires judiciaires, des champs de tir et des lieux de formation. Certaines de ces installations sont détenues et occupées par la GRC, tandis que d'autres sont occupées par la GRC, mais sont détenues et exploitées par d'autres parties, comme d'autres ministères fédéraux, des municipalités, des Premières Nations et des propriétaires du secteur privé. La santé et la sécurité de ses employés en milieu de travail est la priorité de la GRC.

Le manuel de la gestion des biens (MGB) de la GRC contient de l'orientation stratégique qui vise à assurer que les installations sont sûres, saines, qu'elles soutiennent les opérations et répondent aux exigences du Code canadien du travail et du Conseil du Trésor du Canada. Les services de gestion des installations sont fournis par l'intermédiaire du programme des biens immobiliers interne de la GRC et de tiers entrepreneurs en vue de satisfaire aux exigences des politiques et de la législation. Ces services comprennent l'exploitation, la surveillance et l'entretien des immeubles, l'exécution d'analyses environnementales afin de cerner et d'éliminer tout risque pour la santé et la sécurité ainsi que la gestion des projets de construction tout au long du cycle de vie d'un immeuble.

Selon la partie II du Code canadien du travail, la sécurité des travailleurs en milieu de travail est une responsabilité conjointe qui incombe à la direction et aux employés de la GRC. Le Manuel de la sécurité au travail (MST) de la GRC comprend une orientation stratégique visant à aider les employés à assumer leurs responsabilités en matière de sécurité. Conformément au Code canadien du travail, la GRC a établi un comité national d'orientation en matière de santé et de sécurité (CNOSS), des comités de santé et de sécurité au travail divisionnaires (CSSTD) ainsi que des comités de santé et sécurité au travail (CSST) pour les immeubles où travaillent au moins 20 employés, et elle a désigné des représentants en santé et sécurité au travail (RSST) dans les milieux de travail de moins de 20 employés.

Importance

La GRC gère l'un des portefeuilles immobiliers les plus importants et les plus diversifiés au Canada et elle dépend de nombreux intervenants pour maintenir ses installations sécuritaires et conformes aux exigences en matière de santé et de sécurité. Les intervenants doivent collaborer avec efficacité les uns avec les autres afin de repérer et de prévenir de façon appropriée les risques et les incidents en matière de santé et de sécurité et de prendre les mesures d'intervention qui s'imposent, le cas échéant.

Objectif et portée de la vérification

L'objectif de la vérification consistait à évaluer le caractère adéquat du cadre de gestion des installations de la GRC pour veiller à la santé et à la sécurité des employés. La portée de la vérification était axée sur le cadre de gestion des installations en place afin de cerner et de résoudre tout problème de santé et de sécurité au travail pour la période allant du 1er avril 2018 au 30 juin 2020. La vérification comprenait une évaluation des processus en place afin de cerner et d'atténuer les risques pour la santé et la sécurité au travail dans divers types d'installations. Bien que la vérification n'a pas évalué directement si le financement et les ressources attribués au cadre de gestion des installations pour veiller à la santé et la sécurité des employés étaient adéquats, il est reconnu que le niveau de ressources disponibles aux secteurs d'activités et centres de décision a un impact sur la capacité de l'organisation à aborder les conclusions et les recommandations de la vérification.

La vérification a exclu la Division Dépôt en raison de son modèle de gestion des installations unique, où les services sont fournis par des employés à temps plein de la GRC au lieu d'entrepreneurs.

Elle a aussi exclu les processus d'évaluation mis en place en réponse à la pandémie de COVID‑19, car une évaluation distincte de la capacité de préparation et d'intervention de la GRC face à la COVID-19 a été menée par la Vérification interne, évaluation et examen de la GRC.

Constatations

Les aspects suivants du cadre de gestion des installations en matière de santé et de sécurité demandent l'attention de la direction. Les observations et recommandations détaillées sont présentées plus loin dans le rapport.

Observation 1

La GRC a établi un cadre de gestion des installations qui tient compte de la santé et sécurité au travail des employés. Il y a des possibilités d'accroître la clarté et la connaissance des rôles et des responsabilités et d'améliorer l'orientation nationale relative aux risques environnementaux.

Observation 2

La GRC a mis en place des processus et procédures pour cerner et atténuer les risques pour la santé et la sécurité dans ses installations. Cependant, la GRC gagnerait à uniformiser davantage les inspections, les analyses environnementales et la gestion de l'information afin de pouvoir mieux atténuer les risques pour la santé et la sécurité de ses employés, des entrepreneurs et du public.

Observation 3

Divers mécanismes de surveillance étaient en place pour faire le suivi des problèmes et incidents de santé et sécurité et en rendre compte. Il y a des possibilités d'améliorer et de normaliser la surveillance des inspections en milieu de travail, ce qui aiderait à atténuer le risque que des problèmes de santé et sécurité passent inaperçus.

Opinion générale sur la vérification

La GRC a établi un cadre de gestion des installations qui tient compte de la santé et sécurité au travail des employés. Ce cadre comprend une structure de gouvernance, des politiques ainsi que des rôles et responsabilités pour divers intervenants qui participent à l'inspection des problèmes de santé et sécurité dans les installations de la GRC ainsi qu'au repérage et à la résolution de ces problèmes.

Il existe des possibilités pour raffermir le cadre par l'amélioration de l'orientation nationale, la clarification des rôles et responsabilités et la mise en œuvre de mesures de surveillance plus efficaces. Les constatations de la vérification s'appliquent à tous les types d'immeubles examinés, sauf pour des exceptions particulières indiquées, le cas échéant. Bien que les rôles et responsabilités ont été définis de manière générale dans la politique, des responsabilités particulières en matière de risques pour la santé et la sécurité dans les immeubles, plus précisément en ce qui concerne les analyses, ainsi que la surveillance des risques environnementaux et l'établissement de rapports à cet égard, n'ont pas été clairement définies. Cela augmente le risque que les analyses des risques pour la santé et la sécurité ne soient pas menées de façon uniforme à l'échelle de la GRC. Une capacité limitée a nui à l'aptitude du programme de biens immobiliers à maintenir et appliquer le MGB et à mener des analyses des risques environnementaux pour la santé à l'échelle de la GRC. En conséquence, les occupants des immeubles situés dans des endroits différents du pays sont potentiellement exposés à des niveaux de risque différents.

Bien qu'il existe des politiques en place pour orienter les activités de conformité aux exigences de la partie II du Code canadien du travail en matière de santé et sécurité au travail, aucune donnée n'était disponible pour confirmer que les exigences étaient remplies. Les comités et représentants de la santé et de la sécurité au travail ont des responsabilités particulières en matière de santé et de sécurité dans leurs immeubles; toutefois, un nombre limité de données a été trouvé pour démontrer que toutes ces responsabilités étaient remplies de façon constante. La vérification a aussi noté que les mesures de surveillance sur la tenue des inspections en milieu de travail étaient limitées. Afin de cerner les risques avec efficacité et de protéger les occupants des immeubles, tous les intervenants du cadre doivent remplir leurs responsabilités. La tenue des inspections dans les immeubles et la transmission des résultats indiquant la présence de conditions dangereuses et les mesures d'entretien qui s'imposent, ainsi que les inspections de la sécurité en milieu de travail jouent un rôle essentiel dans la prévention des problèmes de santé et de sécurité. Comme pour le programme des biens immobiliers, la vérification a noté qu'une capacité limitée était un des principaux défis à cet égard.

Prochaines étapes

La réponse et le plan d'action de la direction élaborés en réponse au présent rapport démontrent l'engagement de la haute direction à donner suite aux constatations et aux recommandations de la vérification. La Vérification interne de la GRC surveillera la mise en œuvre du plan d'action de la direction et entreprendra une vérification de suivi, au besoin.

Réponse de la direction

La dirigeante principale des Ressources humaines et la dirigeante principale des finances sont d'accord avec les constatations et recommandations de la vérification de la gestion des installations de la GRC : santé et sécurité, qui a établi des possibilités pour accroître la clarté et la connaissance des rôles et responsabilités et améliorer l'orientation nationale relative aux risques environnementaux, uniformiser les pratiques d'atténuation des risques pour la santé et la sécurité, et améliorer et normaliser la surveillance des inspections en milieu de travail servant à atténuer les risques pour la santé et la sécurité. Des ressources et des fonds supplémentaires seront nécessaires pour répondre adéquatement aux exigences établies dans le présent rapport.

Nadine Huggins, dirigeante principale des Ressources humaines

Jen O'Donoughue, dirigeante principale des finances

1. Contexte

1.1 Contexte de vérification

La GRC gère l'un des plus grands portefeuilles de biens immobiliers au Canada. L'éventail d'installations comprend des détachements, des maisons, des quartiers généraux, des bureaux, des laboratoires judiciaires, des champs de tir et des lieux de formation. Certaines de ces installations sont détenues et occupées par la GRC, tandis que d'autres sont occupées par la GRC, mais sont détenues et exploitées par d'autres parties, comme d'autres ministères fédéraux, des municipalités, des Premières Nations et des propriétaires du secteur privé.

La santé et la sécurité de ses employés en milieu de travail est la priorité de la GRC. Le MGB de la GRC contient de l'orientation stratégique qui vise à assurer que les installations sont sûres, saines, qu'elles soutiennent les opérations et répondent aux exigences du Code canadien du travail et du Conseil du Trésor du Canada.

Les services de gestion des installations sont fournis par l'intermédiaire du programme des biens immobiliers interne de la GRC et de tiers entrepreneurs en vue de satisfaire aux exigences des politiques et de la législation. Ces services comprennent l'exploitation et l'entretien des immeubles, l'exécution d'analyses environnementales afin de cerner et d'éliminer tout risque pour la santé et la sécurité et la gestion des projets de construction tout au long du cycle de vie d'un immeuble.

Selon la partie II du Code canadien du travail, la sécurité des travailleurs en milieu de travail est une responsabilité conjointe qui incombe à la direction et aux employés de la GRC. Le MST de la GRC comprend une orientation stratégique visant à aider les employés à assumer leurs responsabilités en matière de sécurité. Conformément au Code canadien du travail, la GRC a établi un CNOSS, des CSSTD ainsi que des CSST sur place pour les immeubles où travaillent au moins 20 employés, et elle a désigné des RSST dans les milieux de travail de moins de 20 employés.

Le commissaire a approuvé le Plan de vérification et d'évaluation axé sur les risques de 2020-2025, qui comprend la vérification de la gestion des installations : santé et sécurité.

2. Objectif, portée et méthode

2.1 Objectif

L'objectif de la vérification consistait à évaluer le caractère adéquat du cadre de gestion des installations de la GRC pour veiller à la santé et à la sécurité des employés.

2.2 Portée

La portée de la vérification était axée sur le cadre de gestion des installations en place afin de cerner et de résoudre tout problème de santé et de sécurité au travail pour la période allant du 1er avril 2018 au 30 juin 2020. La vérification comprenait une évaluation des processus en place afin de cerner et d'atténuer les risques pour la santé et la sécurité au travail dans divers types d'installations. Bien que la vérification n'a pas évalué directement si le financement et les ressources attribuées au cadre de gestion des installations pour veiller à la santé et la sécurité des employés étaient adéquats, il est reconnu que le niveau de ressources disponibles aux secteurs d'activités et centres de décision a un impact sur la capacité de l'organisation à aborder les constatations et les recommandations de la vérification.

La vérification a exclu la Division Dépôt en raison de son modèle de gestion des installations unique, où les services sont fournis par des employés à temps plein de la GRC au lieu d'entrepreneurs.

Elle a aussi exclu les processus d'évaluation mis en place en réponse à la pandémie de COVID‑19, car une évaluation distincte de la capacité de préparation et d'intervention de la GRC face à la COVID-19 a été menée par la Vérification interne, évaluation et examen de la GRC.

2.3 Méthode

La vérification fut effectuée entre les mois de novembre 2020 et novembre 2021. L'équipe de vérification a employé diverses techniques, y compris des entrevues, des examens documentaires, des analyses de données et des contrôles des dossiers.

Plus précisément, l'équipe de vérification a effectué les tâches suivantes :

• Sélectionné un échantillon de cinq divisions (B, D, E, G et la Direction générale) qui offre une perspective diversifiée sur le plan géographique sur le caractère adéquat du cadre de gestion des installations en ce qui concerne la santé et la sécurité dans les milieux de travail et les logements des membres de la GRC. Dans les divisions sélectionnées, un échantillon a été retenu de façon à inclure une bonne représentation de toutes les catégories d'installations et de logements des membres;
• Mené des entrevues avec le personnel clé de la Gestion des biens immobiliers et de la Santé et sécurité au travail au sein des divisions B, D, E, G et de la Direction générale. Ces entrevues ont été effectuées entre autres avec des membres de la haute direction de la division, des agents de santé et de sécurité au travail, des membres des comités de santé et de sécurité au travail, des directeurs régionaux des biens immobiliers, des gestionnaires de biens, des spécialistes de l'environnement et des membres des unités désignées comme étant à risque élevé de rencontrer des problèmes de santé et de sécurité en raison des activités qu'elles mènent dans les installations de la GRC;
• Examiné les renseignements obtenus par des questionnaires auprès d'un échantillon de commandants de détachement dans les divisions B, D, E et G;
• Examiné les documents et les données à l'appui servant à valider les renseignements fournis au cours des entrevues et à documenter la conformité aux exigences des politiques de la GRC.

Les critères détaillés se trouvent à l'annexe A du présent rapport.

2.4 Énoncé de conformité

La mission de vérification respecte les normes applicables du Cadre de référence international des pratiques professionnelles de l'Institut des auditeurs internes et de la Directive sur l'audit interne du Conseil du Trésor conformément aux résultats du Programme d'amélioration et d'assurance de la qualité.

3. Observations

3.1 Gouvernance

Observation

La GRC a établi un cadre de gestion des installations qui tient compte de la santé et sécurité au travail des employés. Il existe des possibilités d'accroître la clarté et la connaissance des rôles et des responsabilités et d'améliorer l'orientation nationale relative aux risques environnementaux.

Intervenants clés en matière de santé et sécurité dans les installations

La GRC gère l'un des plus grands portefeuilles de biens immobiliers au Canada. L'éventail d'installations comprend des détachements, des maisons, des quartiers généraux, des bureaux, des laboratoires judiciaires, des champs de tir et des lieux de formation. Certaines de ces installations sont détenues et occupées par la GRC, tandis que d'autres sont occupées par la GRC, mais sont détenues et exploitées par d'autres parties, comme d'autres ministères fédéraux, des municipalités, des Premières Nations et des propriétaires du secteur privé.

La gestion de la santé et de la sécurité dans les installations de la GRC comprend divers intervenants, y compris les Biens immobiliers, la Santé et sécurité au travail, la gestion divisionnaire ainsi que les comités et représentants de la santé et de la sécurité au travail (C/RSST). Les rôles et responsabilités des divers intervenants qui sont visés par la portée de la vérification sont résumés ci-après.

Sous-direction de la gestion des biens immobiliers (SDGBI) : Relevant de la Gestion générale et Contrôle (GGC), elle est responsable de la planification, de la coordination, de la surveillance et du contrôle de tous les biens immobiliers de la GRC ainsi que de l'établissement de rapports sur ceux-ci. Les gestionnaires de biens sont responsables de l'entretien des immeubles de la GRC, y compris l'évaluation de l'état des bâtiments pour établir les réparations et les tâches d'entretien qui s'imposent. Selon la division et un immeuble particulier, ce rôle peut comprendre la passation de marchés avec des fournisseurs de services tiers et la collaboration avec ces derniers. De plus, les spécialistes de l'environnement de la GRC effectuent des analyses ou préparent des contrats pour l'exécution de l'analyse de divers risques environnementaux pour la santé dans les immeubles de la GRC, comme la présence de radon, d'amiante et de contaminants dans l'eau potable.

Santé et sécurité au travail : La Sous-direction de la santé et de la sécurité au travail (SDSST), Ressources humaines (RH) est responsable des politiques en ce qui a trait au manuel de la sécurité au travail (MST) et elle est tenue de promouvoir un milieu de travail qui intègre les pratiques exemplaires en matière de santé et de sécurité dans les activités quotidiennes. Une partie du rôle de la SDSST est d'identifier et de s'assurer que les exigences décrites dans la partie II du Code canadien du travail et les autres lois sur la SST sont reflétées dans les politiques de la GRC. Cela comprend l'obligation de s'assurer que les gestionnaires comprennent leur responsabilité à l'égard de la santé et de la sécurité de tous les employés de la GRC; d'aider à cerner, à maîtriser et à résoudre tous les risques pour la sécurité au travail; et de faciliter l'élaboration de stratégies visant à améliorer la conformité au Code canadien du travail. Une unité de santé et sécurité au travail est attitrée à chaque division.

Direction de la division, CSST et agents de santé et de sécurité au travail : Les commandants divisionnaires sont responsables de veiller à ce qu'un CSSTD soit établi et fonctionne selon le MST pour coordonner les problèmes de santé et de sécurité de la division. Le CSSTD est le principal forum de consultation entre les employés et l'employeur sur les problèmes de santé et sécurité au travail de la division et l'élaboration de solutions à ces problèmes au sein de chaque division.

Les agents de santé et de sécurité au travail (ASST) au sein des divisions offrent conseils et orientation sur les politiques internes en matière de santé et sécurité et l'application des règlements pertinents du Code canadien du travail. Ils donnent des conseils techniques à la direction, aux employés et aux comités de santé et de sécurité. Ils offrent une formation en sécurité et enquêtent sur les accidents, les refus de travailler et les plaintes, en collaboration avec les comités et les gestionnaires. En outre, ils aident la direction et les comités à procéder aux inspections sur le lieu de travail et à évaluer les risques et la sécurité incendie.

Un résumé de la structure de gouvernance générale se trouve à la figure 1.

Structure de gestion des installations et de gouvernance de la santé et de la sécurité - Text version

La première image illustre le processus de déclaration régionale des biens immobiliers.

Les cases identifient les postes suivants et leurs relations hiérarchiques. En commençant par les cases du bas, les gestionnaires des biens et les spécialistes de l'environnement relèvent du directeur régional. Le directeur régional relève de l'agent de gestion générale de sa région et a également un lien hiérarchique fonctionnel avec le directeur général, Biens immobiliers. Les agents de gestion générale relèvent du dirigeant principal des finances, tout en ayant également un lien hiérarchique avec les commandants de leurs divisions.

Sous l'image représentant le processus de déclaration régionale des biens immobiliers se trouvent deux notes. La première note comporte le texte suivant : "Les directeurs régionaux ont un rapport hiérarchique fonctionnel avec le directeur général des Biens immobiliers à la Direction générale (DG) qui permet de communiquer les priorités nationales relatives aux biens immobiliers aux régions, et de transmettre les problèmes régionaux à DG." La deuxième note comporte le texte suivant : "Les agents de la gestion générale fournissent des renseignements aux commandants sur les questions relatives aux biens immobiliers de leur division."

La deuxième image représente le processus de rapport divisionnaire avec intégration nationale.

Les cases indiquent les rapports hiérarchiques des responsables de la sécurité au travail. En partant du bas à gauche, les agents de la sécurité et de la sécurité au travail relèvent du dirigeant des Relations employeur-employés. En outre, les agents de la sécurité et de la sécurité au travail des divisions et la Sous-direction de la santé et de la sécurité au travail de la DG communiquent entre eux.

Sous l'image représentant le processus de rapport divisionnaire avec intégration nationale se trouvent deux notes. La première note comporte le texte suivant : " les agents de la sécurité et de la sécurité (ASST) signalent généralement les questions de santé et de sécurité des divisions à un dirigeant des Relations employeur-employés ou à un officier responsable des enquêtes criminelles pour que la haute direction de la division puisse prendre connaissance de ces informations." La deuxième note comporte le texte suivant : "Les réunions mensuelles entre les ASST des divisions et la Direction de la santé et de la sécurité au travail de la DG font en sorte que les renseignements à l'échelle national son communiqués aux divisions et que les problèmes transcendant les divisions font l'objet de discussions. La SDSST de la DG est dirigée par la directeur général, SDSST, qui relève du dirigeant principal des ressources humaines."

La troisième image représente la structure du comité de santé et de sécurité au travail.

Les cases indiquent les rapports hiérarchiques entre les différents niveaux de comités de santé et de sécurité au travail. En partant de la gauche, les CSST relèvent des comités de santé et sécurité de la division. Les comités de santé et de sécurité de la division relèvent des comités nationaux d'orientation en matière de santé et de sécurité.

Sous cette image se trouve une note avec le texte suivant : "Des CSST sont établis dans les milieux de travail comptant plus de 20 employés. Let problèmes qui ne peuvent être résolus au niveau du milieu de travail ou qui ont des impacts sur la division dont communiqués aux comités des divisions. Dans un même ordre d'idée, les comités des divisions peuvent communiquer les problèmes aux comités nationaux s'il y a des répercussions à l'échelle nationale."

Politiques en matière de santé et de sécurité

Les deux principales sources de politique interne relatives à la santé et la sécurité au sein des installations sont le MGB et le MST. Le MGB présente les diverses responsabilités des Biens immobiliers en ce qui a trait à l'entretien et la gestion des installations de la GRC, y compris la planification, l'approvisionnement, l'exploitation et l'entretien ainsi que l'élimination de ces biens. Le MST donne des renseignements sur les diverses activités de santé et de sécurité servant à assurer la conformité aux exigences de la partie II du Code canadien du travail.

Manuel de la gestion des biens

Les rôles et responsabilités présentés dans le MGB ne sont pas entièrement définis. Le MGB contient une certaine part d'orientation sur les rôles et responsabilités, mais ces derniers ne sont toutefois pas entièrement définis. Par exemple, le MGB notait que la Direction générale (DG) est responsable d'offrir de l'orientation et des processus, tandis que les régions sont responsables de la mise en œuvre de leur propre programme de biens immobiliers conformément à la politique du Conseil du Trésor et aux directives de la GRC. La vérification a noté qu'un chapitre portant sur la définition des rôles et responsabilités particuliers en matière de santé et sécurité pour le personnel des biens immobiliers était en cours de finalisation, mais n'avait pas encore été mis en place avant la conclusion de la vérification. Des conseils additionnels limités étaient en place, en particulier pour ce qui est des responsabilités relatives à l'eau potable et aux risques environnementaux pour la santé. Des entrevues avec les régions ont permis de déterminer que seule la Région de l'Atlantique avait de l'orientation officielle documentée en place servant à définir les rôles et responsabilités relatives aux analyses de la présence d'amiante et de radon et à l'analyse de la présence de contaminants dans l'eau potable. Des entrevues avec les gestionnaires de biens et les spécialistes de l'environnement dans d'autres régions ont permis de noter que, bien qu'on y effectue des analyses, les rôles et responsabilités en matière d'analyses environnementales n'étaient pas claires et n'avaient pas été définies officiellement.

Les renseignements relatifs aux risques environnementaux sont limités dans le MGB. La partie 7 – Exploitation et entretien (E et E) du MGB décrit diverses activités d'E et E, y compris l'exigence de fournir de l'eau potable à tous les immeubles occupés par la GRC et comment on devrait s'occuper des risques environnementaux pour la santé. Cependant, le niveau de détail de cette orientation est limité et le MGB ne précise pas clairement quels risques environnementaux pour la santé devraient être évalués, ni les exigences relatives aux analyses. Bien que les entrevues avec les centres de décision ont permis de noter qu'il existe une page de wiki* en appui de la politique, elle n'était pas toujours liée à la politique et les renseignements dans le wiki n'étaient pas toujours complets, ils étaient parfois en cours de préparation.

*Un wiki est un site conçu pour des groupes de personnes et servant à capter et diffuser rapidement des renseignements.

L'orientation nationale en appui du MGB est limitée. Des entrevues avec des directeurs régionaux, des gestionnaires de biens et des spécialistes de l'environnement ont permis de relever un manque de clarté sur les processus, les obligations redditionnelles ainsi que les rôles et responsabilités en matière de risques environnementaux. Toutes les régions ont indiqué qu'il y avait un manque d'orientation dans la politique sur comment aborder les risques environnementaux, c.‑à‑d. les risques à analyser, la fréquence des analyses exigées et les étapes officielles à prendre lorsque des risques sont repérés. De l'orientation nationale est en cours d'élaboration en ce qui concerne l'amiante, l'eau potable et le radon, mais elle est toujours à l'étape d'ébauche. Le centre de décision responsable a noté que des difficultés comme les limites de ressources, les responsabilités opérationnelles et les autres priorités concurrentes étaient des facteurs qui ont limité leur capacité à terminer cette orientation.

Manuel de la sécurité au travail

Bien que les rôles et responsabilités sont définis dans le MST, on a remarqué que les intervenants en avait une connaissance limitée. Le MST définit les rôles et responsabilités des divers intervenants dans les activités de maintien de la conformité aux exigences de la partie II du Code canadien du travail. Cela comprend la formation de C/RSST, la mise en œuvre d'un programme de prévention des risques ainsi que la consignation des incidents de santé et sécurité et l'établissement de rapports connexes. Le MST déclare que les employés et l'employeur sont conjointement responsables de la santé et de la sécurité et définit des responsabilités particulières de l'employeur ainsi que diverses tâches de soutien que doivent effectuer les ASST.

Lors des entrevues avec les ASST de chaque division, on a noté que ces responsabilités n'étaient pas claires et bien comprises; cependant, cela a permis par le fait même de déterminer que d'autres intervenants éprouvaient des lacunes au niveau des connaissances. Dans un questionnaire envoyé à un échantillon de 20 commandants de détachement, 8 des 20 répondants, soit 40 % d'entre eux, ont indiqué qu'ils ne croyaient pas que leurs rôles et responsabilités en matière de santé et de sécurité dans les installations étaient clairement définis ou qu'ils ne connaissaient pas ces responsabilités (figure 2). Les réponses indiquant un manque de connaissance des rôles et responsabilités correspondaient aux petits détachements qui n'auraient pas le soutien d'un CSST.

Logements des employés

Le MGB et le MST contiennent peu de renseignements sur la santé et la sécurité dans les logements de la GRC. Le chapitre 8.1 du MGB, Programme sur les logements, indique quand sont fournis des logements et décrit les responsabilités des Biens immobiliers relatives à la gestion des logements en tant que biens. Cependant, la politique n'entre pas dans les détails sur ce qui est requis pour la santé et la sécurité ni sur les rôles et responsabilités connexes. Ainsi, la politique n'indiquait pas clairement quelles politiques de la GRC s'appliquaient pour la santé et la sécurité dans les logements ni quelles tâches relevaient des gestionnaires de biens. Puisque les logements de la GRC ne sont pas définis en tant que milieux de travail, on ne savait pas très bien quels éléments du MST, le cas échéant, s'appliqueraient. Cette situation augmente le risque que des approches incohérentes soient adoptées pour les inspections et les analyses environnementales dans les logements des membres.

Conclusion

La GRC a établi un cadre de gestion des installations qui tient compte de la santé et sécurité au travail des employés. Ce cadre inclut une structure de gouvernance avec la DG et la haute direction des divisions, ainsi que la Gestion générale et Contrôle et la Santé et sécurité au travail. Il existe des politiques qui appuient les milieux de travail sains et sécuritaires dans les installations de la GRC et comprennent des renseignements sur les rôles et responsabilités des intervenants.

Bien qu'un cadre est en place, il y a des possibilités de clarifier la gouvernance, la surveillance ainsi que les rôles et responsabilités des divers intervenants dans les processus, surtout en ce qui concerne l'exécution d'analyses de risques environnementaux. Une orientation nationale sur les risques environnementaux, par exemple qui répertorie les risques particuliers qui devraient être analysés et la fréquence des analyses, améliorerait la clarté relative aux analyses environnementales et augmenterait l'uniformité des analyses à l'échelle de la GRC.

Pourquoi ces constatations sont importantes

Les responsabilités en matière de santé et sécurité sont réparties sur de nombreux secteurs d'activités. La diffusion de rôles et responsabilités clairs permettrait aux intervenants de comprendre et d'assumer leurs responsabilités en matière de santé et sécurité, d'éviter les activités exécutées en vases clos et de collaborer de façon complémentaire. Lorsque les politiques n'offrent pas de clarté, une orientation nationale constitue l'élément clé de la définition des attentes à l'échelle de l'organisation.

Sans uniformité, les régions pourraient ne pas effectuer d'analyse pour tous les risques pertinents ou adopter des approches très différentes dans l'exécution des analyses, ce qui signifierait des inégalités entre les régions en matière de santé et sécurité. De plus, l'insuffisance des analyses limite la capacité de la direction à évaluer le niveau des risques environnementaux et à prendre des décisions éclairées pour aborder ces derniers.

Recommandation 1

La dirigeante principale des finances, Gestion générale et Contrôle, en consultation avec la Sous-direction de la santé et de la sécurité au travail, devrait améliorer la politique et l'orientation nationale en matière de risques environnementaux pour la santé en:

• définissant les risques environnementaux à surveiller;
• clarifiant les exigences en matière d'analyse pour les installations de la GRC, y compris les logements (c.-à-d. méthode, fréquence et transmission des résultats);
• communiquant les modifications apportées à la politique aux intervenants concernés pour veiller à ce que les rôles et responsabilités soient bien compris.

3.2 Processus et procédures

Observation

La GRC a mis en place des processus et procédures pour cerner et atténuer les risques pour la santé et la sécurité dans ses installations. Cependant, la GRC gagnerait à uniformiser davantage les inspections, les analyses environnementales et la gestion de l'information afin de pouvoir mieux atténuer les risques pour la santé et la sécurité de ses employés, des entrepreneurs et du public.

Comités de santé et de sécurité au travail

La vérification a constaté que des processus et des exigences sont définis pour les comités de santé et de sécurité au travail. Le chapitre 2 du MST – Comités de santé et de sécurité, exige que tous les milieux de travail comptant au moins 20 employés établissent un CSST. Les milieux de travail de moins de 20 occupants doivent avoir un représentant de la santé et de la sécurité au travail. Le MST nécessite aussi que les CSST se dotent d'un mandat officiel et se réunissent au moins neuf (9) fois par année. Les CSST doivent examiner les incidents de santé et sécurité qui surviennent dans leur milieu de travail afin de déterminer comment on pourrait les prévenir dans la mesure du possible, et s'assurer que les installations sont inspectées mensuellement.

En grande partie, les CSST ont pu prouver qu'ils se réunissent régulièrement et qu'ils ont un mandat aligné avec le MST. Pour évaluer si les processus et procédures relatifs aux CRSST étaient suivis, l'équipe de vérification a retenu un échantillon de 50 installations, dont 25 nécessitaient des CSST et 25, des RSST. Pour l'échantillon avec CSST, l'équipe a demandé des documents confirmant l'existence d'un mandat et la tenue de réunions tel que requis. Un résumé des diverses vérifications de conformité des CSST au MST est inclus à la figure 3 ci-dessous. Dans certains cas, les gestionnaires de biens assistaient aux CSST à titre de conseillers. Toutefois, ils ont déclaré en entrevue qu'ils n'étaient pas en mesure d'assister à chaque réunion du CSST en raison du volume de leur portefeuille immobilier attribué.

Un nombre considérable d'installations n'avait pas de documentation attestant que des inspections du milieu de travail étaient effectuées conformément aux exigences du MST. Le chapitre 12 du MST exige que des inspections du milieu de travail doivent être menées dans les milieux de travail avec CSST ainsi que dans ceux avec RSST afin de repérer les risques potentiels pour la santé et la sécurité. C'est pourquoi l'équipe a demandé aux CSST et aux RSST de fournir des documents attestant que ces inspections avaient été effectuées. L'analyse de l'équipe de vérification des 50 éléments de l'échantillon a déterminé qu'en général, il y avait plus de chances que des inspections se déroulent dans les installations nécessitant un CSST par rapport aux installations sans CSST. Les résultats des vérifications de la conformité des inspections sont aussi présentés à la figure 3 ci-dessous.

Repérage et communication des dangers

Un Centre national d'appels de service (CNAS) est en place pour signaler les risques repérés dans certaines installations de la GRC. Les immeubles et installations de la GRC dans les régions couvertes par des contrats de gestion immobilière et de livraison de projet de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) sont desservis par le CNAS. Cela permet aux occupants des immeubles de signaler leurs inquiétudes relatives à l'entretien de la propriété, y compris tout risque pour la santé et la sécurité qui aurait été repéré. Avec ce système, le centre d'appels produit un billet et communique avec le gestionnaire de biens ainsi que tout fournisseur de service pertinent pour résoudre le problème. Toutefois, bien que ce système offre une méthode aux occupants pour signaler et suivre les problèmes jusqu'à leur résolution, le CNAS n'est pas disponible pour tous les immeubles de la GRC. Dans les installations appartenant à la GRC qui n'ont pas accès au CNAS, les problèmes doivent être signalés directement au gestionnaire de biens aux fins de résolution. Les gestionnaires de biens prendront les mesures correctives si le contrat de location n'indique pas que le propriétaire est responsable du problème. Cependant, si le contrat de location indique que le problème incombe au propriétaire, alors le gestionnaire de biens communiquera avec ce dernier, qui devra prendre les mesures correctives qui s'imposent. Au cours des entrevues avec les gestionnaires de biens, il a été mentionné que le fait que certains contrats de location ne définissaient pas toutes les responsabilités du propriétaire en matière de réparations constituait un secteur de risque.

Inspections

Les Biens immobiliers avaient un processus en place pour s'assurer que les installations et logements appartenant à la GRC étaient inspectés régulièrement pour évaluer l'état du bâtiment et déterminer toute tâche d'entretien requise. Au cours des entrevues avec les gestionnaires de biens, on a noté qu'il y avait une orientation nationale limitée sur la méthode d'exécution de ce processus, chaque région ayant adopté une approche différente quant à la fréquence. Dans certaines régions, les inspections sont effectuées annuellement, tandis qu'elles sont menées deux fois par année dans d'autres régions. Bien que ces inspections se concentrent sur l'évaluation de l'état de l'immeuble, elles comprennent des éléments d'examen portant sur la santé et la sécurité (p. ex. l'état des alarmes de fumée et de dioxyde de carbone, les risques de trébuchement, les fuites d'eau et l'état des structures extérieurs en bois). Le centre de décision pour les biens immobiliers a déclaré que l'orientation nationale relative aux inspections des bâtiments, y compris les risques environnementaux pour la santé, est en cours de préparation. Une vérification des inspections menées dans les logements des membres a été effectuée. Les résultats indiquaient que 28 des 33 (85 %) logements appartenant à la GRC qui ont fait l'objet de l'examen avaient des données pour confirmer qu'une telle inspection avait été effectuée récemment. Pour les installations louées, le propriétaire est tenu d'entretenir l'immeuble, et ces inspections n'incombent donc pas à la GRC et n'ont pas été évaluées dans le cadre de cette vérification.

Il existe un processus en place pour accorder la priorité aux projets et aux réparations en matière de santé et de sécurité. Lorsque les gestionnaires de biens effectuent des installations des immeubles, un plan de gestion des immeubles (PGI) est préparé et indique les divers projets qui doivent être réalisés aux fins d'entretien de l'installation. Un processus d'établissement des priorités est utilisé pour déterminer les projets à réaliser en fonction du financement disponible. La DG a élaboré un outil d'établissement des priorités pour classer les projets qui accorde plus de points à un projet en fonction des impacts sur la santé et la sécurité des occupants. Cela permet d'accorder la priorité aux projets qui ont un impact majeur sur la santé et la sécurité dans le cadre du processus du PGI. Une enveloppe de financement est réservée pour les réparations inattendues, qui ne sont pas incluses dans les PGI.

Les processus et procédures relatifs aux logements n'étaient pas toujours clairs. Les membres qui découvraient des problèmes de santé et de sécurité dans leur logement les signalaient à leur commandant de détachement et au gestionnaire de biens responsable du service divisionnaire de biens immobiliers. Les participants aux entrevues ont indiqué que dans certaines régions, les rôles et responsabilités, les normes relatives aux immeubles et à l'évacuation ainsi que les moyens de communiquer les risques (et les stratégies d'atténuation) aux locataires étaient inadéquats. Même si les résidents d'un logement particulier peuvent constater un risque ou en prendre conscience pendant qu'ils occupent ce logement (p. ex. la présence d'amiante), il n'existe aucun processus officiel pour veiller à ce que cette information soit transmise au prochain locataire de cette propriété. L'absence d'un processus présente un risque compte tenu du roulement élevé des résidents dans certaines régions (p. ex. les affectations de courte durée dans les régions nordiques). De plus, les commandants de détachement qui viennent d'entrer en fonction pourraient aussi ignorer ces risques.

Les inspections d'immeubles effectuées pour assurer la conformité avec la partie II du Code canadien du travail sont menées par les ASST dans chaque division. Les entrevues ont permis de relever qu'en plus des inspections décrites précédemment par les gestionnaires de biens, les ASST effectuent aussi des inspections des immeubles pour assurer la conformité avec la partie II du Code canadien du travail dans chaque division. Bien que ces inspections ne soient pas une responsabilité formelle des ASST, elles sont effectuées pour complémenter les inspections des CSST et pour tirer profit de l'expertise des ASST en matière de santé et sécurité au travail; elles sont donc plus approfondies que les inspections des CSST. Quoi que chaque division a noté que des inspections étaient effectuées, la fréquence de ces dernières différait. Par exemple, certains ASST ont signalé qu'ils inspectaient tous les milieux de travail sur une période de deux ans. Les ASST d'autres divisions, qui indiquent que les ressources limitées constituaient une contrainte, n'effectuaient des inspections qu'au besoin, plutôt que selon un calendrier précis. La politique n'offre pas d'orientation claire sur la fréquence des inspections, ce qui signifie que des divisions établissent chacune leur propre calendrier d'inspection en fonction de leurs capacités.

Rapport sur les situations comportant des risques

Il existe un processus en place pour signaler les incidents en matière de santé et sécurité. Un processus distinct, qui n'est pas relié directement à la gestion des installations, étaient en place pour signaler les incidences en matière de santé et sécurité. Les superviseurs des employés qui sont témoins d'un incident en matière de santé et sécurité doivent remplir un Rapport d'enquête de situation comportant des risques (formulaire LAB1070), qui documente l'incident. Le CSST de l'installation examine ce formulaire pour s'assurer qu'il est bien rempli et détermine les mesures qu'il faut prendre pour éviter d'éventuels incidents. Le formulaire est ensuite transmis à l'ASST de la division aux fins d'examen et de versement dans le SIGRH. Dans le cas des installations sans CSST, le formulaire est envoyé directement à l'ASST, ce qui lui permet de discerner les incidents importants et de les signaler à la direction de la division, au besoin.

Programme de prévention des risques

La connaissance du programme de prévention des risques de la Santé et sécurité au travail était limitée. Le MST comprenait une référence à un programme de prévention des risques, qui décrivait diverses étapes que les unités de la GRC peuvent suivre pour repérer les risques pertinents en milieu de travail et atténuer ces risques. Cependant, pendant les entrevues, on a noté que la connaissance du programme de prévention des risques était limitée. Le chapitre 16 du MST, Programme de prévention des risques, décrit un processus de reconnaissance, d'évaluation et de contrôle des risques et inclut des liens vers un guide, un outil et une base de données. L'objet de ce programme est d'aider les unités et installations de la GRC à repérer les risques potentiels, déterminer les mesures de contrôle qui doivent être appliquées pour réduire le risque, ainsi que désigner les risques résiduels. Les entrevues avec des unités à haut risque ont indiqué une connaissance limitée de ce programme et que l'outil n'était pas utilisé. Les unités ont plutôt signalé qu'elles repéraient et atténuaient les risques en milieu de travail selon leur expérience et leur formation, ce qui ne comprend généralement pas le fait de documenter officiellement tous les risques présents en milieu de travail. Les entrevues avec le centre de décision de la Sous-direction de la santé et de la sécurité au travail (SDSST) et les ASST ont confirmé que la connaissance du programme de prévention des risques était limitée. Le centre de décision a déclaré que les ressources limitées les empêchaient de jouer un rôle plus actif dans le déploiement de cet outil.

* Selon l'équipe de vérification, en consultation avec des experts en la matière, les unités à haut risque désignent celles qui pourraient faire face à un risque accru en milieu de travail en raison de la nature de leurs activités ou de leur formation.

Analyses des risques environnementaux pour la santé

Les analyses des risques environnementaux ne sont pas effectuées de façon uniforme d'une région à l'autre. La vérification a constaté que les processus d'analyse des risques environnementaux ne sont pas uniformes d'une région à l'autre. Certaines régions ont fourni des preuves qu'elles avaient mis en place des plans officiels d'analyse des risques environnementaux, qu'elles procédaient activement à l'analyse de divers risques et qu'elles en consignaient les résultats. La Région de l'Atlantique avait des plans d'analyse documentés pour l'amiante, le radon et la présence de contaminants dans l'eau potable ainsi qu'un rapport sommaire des résultats d'analyse à divers endroits dans la région pendant la période visée par la vérification. Par contre, d'autres régions ont indiqué qu'elles n'avaient aucun plan environnemental documenté et que l'exécution d'analyses environnementales était plus limitée. Par exemple, certaines régions utilisaient une approche fondée sur le risque et les analyses se limitaient à l'eau potable dans les régions à haut risque connues et n'avaient aucune approche officielle relative à l'analyse de la présence de radon.

Divers niveaux de documentation relative aux analyses. De plus, les régions n'avaient pas toutes des preuves documentées des résultats de leurs analyses et la responsabilité des étapes subséquentes aux analyses n'était pas documentée officiellement. Cela pourrait augmenter le risque que ces responsabilités ne soient pas assumées. Par exemple, si un risque environnemental comme l'amiante était détecté, les occupants du bâtiment devraient être informés des précautions nécessaires qui devraient être prises (p. ex. éviter les activités qui dérangeraient les matériaux amiantés telles que les rénovations). L'absence d'un processus officiel ou le fait de ne pas attribuer de responsabilité pour informer les occupants actuels et futurs de la présence de ce risque augmente le risque que les occupants pourraient être exposés inutilement à des risques connus. Lors des entrevues avec les gestionnaires de biens et les spécialistes de l'environnement, les approches variées étaient décrites comme étant le résultat de ressources limitées et d'une orientation insuffisante de la politique sur les exigences relatives aux analyses.

Les résultats des analyses environnementales effectuées par les fournisseurs de service n'étaient pas toujours transmis à la GRC. Les entrevues avec les spécialistes de l'environnement de la GRC ont indiqué que, même si dans certains cas des fournisseurs de service pouvaient effectuer des analyses environnementales dans des installations de la GRC, les résultats de ces analyses n'étaient pas toujours transmis à la GRC. Dans la Région de l'Atlantique et la DG, le fournisseur de service effectue l'analyse environnementale et transmet les résultats au groupe régional des Services environnementaux. Ces résultats étaient intégrés à ceux des analyses environnementales dans ces régions. Dans la Région du Pacifique, on a remarqué que, bien que le fournisseur de service menait des analyses environnementales dans des installations de la GRC, les emplacements où ces analyses étaient effectuées, le cas échéant, et les résultats de ces analyses n'étaient pas transmis aux spécialistes de l'environnement de la GRC pendant la période de la vérification. Cela augmente le risque que la GRC ne connaisse pas tous les risques détectés dans ses installations.

L'orientation de la politique sur l'analyse environnementale est en cours de préparation. Pendant la période de la vérification, l'orientation nationale de la politique sur l'analyse des risques environnementaux pour la santé était en cours de préparation. La vérification a constaté que des efforts étaient déployés en vue de l'établissement d'un programme national de l'eau potable, d'une politique nationale sur l'amiante et d'un programme national sur le radon. Au moment de la vérification, ces politiques étaient toujours à l'état d'ébauche. Lors d'entrevues avec les directeurs régionaux, on a informé l'équipe de vérification que, bien qu'il soit possible qu'existe le désir d'uniformiser la manière de traiter les risques partout au pays, une part de souplesse était nécessaire car les rôles et responsabilités, les structures régionales sous-jacentes et les circonstances régionales (c.-à-d. la géographie, la taille des immeubles et les sources environnementales) pourraient contribuer à l'existence de variations régionales dans les méthodes d'exécution des analyses des risques et la consignation des résultats. Par exemple, l'eau potable est une question complexe qui dépend de l'emplacement, de la géologie et de circonstances particulières à chaque installation. C'est pourquoi un plan d'analyse conçu pour une région pourrait devoir être modifié avant qu'il soit appliqué à une autre région.

Gestion de l'information

Le processus servant à documenter les problèmes environnementaux est établi dans chaque région. Les spécialistes de l'environnement régionaux ont signalé que les renseignements relatifs aux risques environnementaux n'étaient pas centralisés, les renseignements étant consignés dans diverses bases de données car il n'y a aucune orientation claire sur l'emplacement où il convient de sauvegarder ces renseignements. Les personnes interviewées ont décrit que le fait de consigner les renseignements dans diverses bases de données n'était pas efficace et ont noté qu'il fallait consulter plusieurs sources de données avant d'intervenir. Qui plus est, il a été noté que, dans certains cas, les renseignements relatifs aux analyses environnementales pouvaient avoir été perdus car il n'était pas clair s'ils avaient été consignés ni à quel endroit. C'est pourquoi cela augmente le risque que les renseignements portant sur le type d'analyse effectué et les résultats de cette analyse pourraient ne pas avoir été bien sauvegardés et rendus disponibles, ce qui limite la capacité des spécialistes de l'environnement, des gestionnaires de biens, des ASST et des commandants de détachement à prendre pleinement conscience des risques présents dans les installations de la GRC.

La rétention et le suivi des renseignements sur les risques environnementaux pourrait constituer un secteur de risque. Bien que des difficultés relatives à la gestion des renseignements ont été notés pour ce qui est du radon et de l'eau potable, une approche mieux structurée était en place pour l'amiante. Un inventaire national de l'amiante dans les immeubles appartenant à la GRC, y compris les milieux de travail et les logements, est maintenu par le Centre national de politique environnementale. Cet inventaire indique si une installation a été analysée, si de l'amiante a été repéré et s'il existe un plan de gestion de l'amiante. Cependant, les entrevues avec les spécialistes de l'environnement ont indiqué qu'il manquait d'outils semblables servant à documenter et à suivre les autres risques environnementaux. En outre, on a aussi informé l'équipe de vérification qu'il n'y avait pas de processus officiels pour l'archivage des renseignements antérieurs pertinents. Cela limitait la capacité des spécialistes de l'environnement à utiliser les résultats d'analyse antérieurs pour analyser les tendances.

Conclusion

La GRC a mis en place des processus et procédures pour cerner les risques pour la santé et la sécurité dans ses installations et les classer par priorité, mais il y a place à l'amélioration. L'uniformisation des inspections, des analyses environnementales et de la gestion de l'information permettrait de mieux atténuer les risques pour la santé et la sécurité de ses employés, des entrepreneurs et du public.

Pourquoi ces constatations sont importantes

Pour qu'ils soient efficaces, les processus servant à repérer et atténuer les risques pour la santé et la sécurité doivent être suivis. Par exemple, le fait de ne pas mener d'inspections et d'analyses, ou de les effectuer de manière non uniforme augmente le risque que des problèmes ne soient pas détectés ou signalés de façon appropriée, ce qui pourrait possiblement causer des incidents de santé et sécurité. De plus, une stratégie de gestion de l'information efficace qui comprend la conservation et la consignation des résultats d'analyse est importante aux fins d'analyse des antécédents, la documentation de la conformité aux exigences politiques et du repérage de risques potentiels futurs pour la santé et la sécurité. Pour qu'ils soient utiles aux preneurs de décision, ces renseignements devraient être accessibles car ils sont importants pour démontrer que l'organisation a fait preuve de diligence raisonnable en ce qui concerne les risques environnementaux pour la santé.

Recommandation 2

La dirigeante principale des finances, Gestion générale et Contrôle devrait améliorer la surveillance des activités régionaux relatifs aux risques environnementaux pour la santé, ce qui veillerait à ce que les principaux aspects de politique et de l'orientation nationale soient appliqués de façon uniforme à l'échelle de la GRC en:

• évaluant la conformité aux exigences d'analyses environnementales (après que la politique et l'orientation nationales auront été mises à jour);
• assurant la rétention appropriée des renseignements et à la transmission des résultats d'analyse et des mesures d'atténuation connexes.

3.3 Surveillance et établissement de rapports

Observation

Divers mécanismes de surveillance étaient en place pour faire le suivi des problèmes et incidents de santé et sécurité et en rendre compte. Il existe des possibilités d'améliorer et de normaliser la surveillance des inspections en milieu de travail, ce qui aiderait à atténuer le risque que des problèmes de santé et sécurité passent inaperçus.

Mécanismes de surveillance de la santé et de la sécurité

Les problèmes de santé et sécurité signalés au CNAS sont surveillés. Le signalement des risques de santé et sécurité au CNAS, pour les installations de la GRC qui ont accès à ce dernier, permet de surveiller ces risques. Lorsque des problèmes sont signalés au CNAS, ce dernier crée un billet qui permet de consigner les problèmes et de les suivre jusqu'à leur résolution. Les gestionnaires de biens reçoivent des registres quotidiens des appels effectués ainsi que l'état des problèmes signalés, ce qui leur permet de surveiller ces derniers. Ils ont signalé à l'équipe d'évaluation que le formatage des données des registres d'appels fournis par le CNAS n'était pas utilisable aux fins d'analyse des tendances sans qu'on doive y effectuer d'importantes manipulations. Bien qu'il est possible de surveiller les problèmes signalés au CNAS, on a noté qu'il n'y avait aucune base de données centrale pour suivre ces risques, ce qui nuit à la capacité des gestionnaires de biens de les surveiller sur une période de temps et de dégager des tendances. Dans le cas des logements des membres et des immeubles qui ne sont pas couverts par le CNAS, les problèmes sont généralement signalés par des employés directement au commandant de détachement/services des biens immobiliers divisionnaires et aux propriétaires individuels, respectivement.

La plupart des CSST discutent des rapports d'incident signalés au moyen des formulaires LAB1070. Les incidents de santé et sécurité qui se produisent devraient être consignés sur les formulaires LAB1070; les CSST sont responsables de surveiller ces formulaires pour déterminer si des mesures doivent être prises afin d'éviter d'autres incidents. Pour évaluer si cette surveillance avait lieu, l'équipe de vérification a examiné les comptes rendus de réunion d'un échantillon de 25 CSST dans les installations de la GRC. Comme le montre la figure 4, la plupart des comités avaient tenu des comptes rendus de réunion qui démontraient que les formulaires LAB1070 faisaient l'objet de discussions.

Les comptes rendus de réunion ont aussi démontré que les comités prenaient des mesures pour repérer, suivre et atténuer les problèmes connus de santé et de sécurité. Les comptes rendus ont révélé que les problèmes étaient notés, qu'ils étaient assignés à un membre du comité précis, puis qu'ils étaient suivis lors des réunions ultérieures jusqu'à leur résolution. Les entrevues avec les coprésidents des CSST ont également confirmé que les formulaires LAB1070 faisaient l'objet de discussions, que des recommandations et des résolutions étaient recherchées dans la mesure du possible, et que les incidents étaient consignés dans le SIGRH selon les exigences du MST. Selon la nature du problème, cela pourrait signifier une communication avec le gestionnaire de biens de l'installation si l'incident en question relevait d'un problème de réparation ou d'entretien. Cela permet au gestionnaire de biens de connaître les problèmes qui surviennent relativement à l'entretien de l'installation et de les prévenir dans le futur.

Mécanismes de surveillance des inspections

La surveillance officielle des inspections du milieu de travail est limitée à l'échelle des divisions comme à l'échelle nationale. Bien que les C/RSST doivent inspecter les installations où ils travaillent, aucun processus officiel de surveillance de la tenue des inspections n'a été constaté ni à l'échelle des divisions, ni à l'échelle nationale. Pendant les entrevues avec les ASST, il a été noté que la surveillance des inspections des milieux de travail incombaient au gestionnaire ou au commandant de détachement responsable du milieu de travail. Les entrevues avec les directions de division ont révélé une dépendance sur les ASST pour informer la direction des problèmes en matière de santé et sécurité dans sa division, mais n'a quand même pas relevé de processus particulier servant à évaluer la conformité aux exigences relatives aux inspections. Comme il est indiqué au critère 1, les questionnaires envoyés aux commandants de détachement ont révélé une absence de connaissance des rôles et responsabilités en matière de santé et sécurité dans les installations. Cela comprend la désignation d'un représentant de la santé et de la sécurité et la confirmation que soient menées des inspections du milieu de travail. Les responsables du centre de décision de la Sous-direction de la santé et de la sécurité au travail nous ont confirmé en entrevue qu'il s'agissait d'un secteur de risque, mais que les ressources limitées nuisaient à leur capacité de surveiller les activités.

Conclusion

La vérification a constaté qu'il y avait des possibilités d'améliorer les mesures de surveillance des inspections de santé et de sécurité. L'absence d'inspections limite la capacité de détection des risques pour la santé et la sécurité et ainsi de prévention des incidents. Les mesures de surveillance peuvent améliorer la conformité grâce à l'exécution d'inspections du milieu de travail selon les exigences et pourraient répertorier les endroits où les C/RSST ignorent leurs responsabilités à cet égard ou sont incapables de les assumer. Le fait de ne pas surveiller la tenue ou non de ces inspections limite la capacité de la direction à détecter les problèmes et à corriger le tir et offrir de l'orientation, là où c'est nécessaire.

Pourquoi ces constatations sont importantes

Les inspections sont un mécanisme important servant à repérer les problèmes de santé et de sécurité et à veiller à les corriger, si possible. Les mesures de surveillance des inspections du milieu de travail permettront à la direction de déterminer les secteurs non conformes auxquels il faut s'attaquer pour assurer la sécurité des employés.

Recommandation 3

La dirigeante principale des Ressources humaines devrait améliorer le programme de santé et de sécurité au travail en mettant en œuvre des exigences en matière de surveillance des inspections de santé et sécurité au travail.

Annexe A – Objectif et critères de la vérification

Objectif

Évaluer le caractère adéquat du cadre de gestion des installations de la GRC pour veiller à la santé et à la sécurité des employés.

1er critère

Le cadre de gestion des installations en place tient compte de la santé et de la sécurité au travail des employés.

2e critère

Les processus et les procédures en place dans l'ensemble de la GRC permettent de cerner les risques en matière de santé et de sécurité et de s'attaquer aux problèmes connexes au sein des installations afin d'assurer la conformité à la politique.

3e critère

Les mesures de surveillance en place permettent de s'assurer que les risques en matière de santé et de sécurité sont suivis, gérés et signalés.

Annexe B - Recommandations et plan d'action de la gestion

Audit of RCMP Facilities Management: Health and Safety

Final report

July 2022

On this page

• Acronyms and abbreviations
• Executive summary
• Management's response
• 1 Background
  • 1.1 Audit context
• 2 Objective, scope and methodology
  • 2.1 Objective
  • 2.2 Scope
  • 2.3 Methodology
  • 2.4 Statement of conformance
• 3 Observations
  • 3.1 Governance
  • 3.2 Processes and procedures
  • 3.3 Monitoring and reporting
• Appendix A – Audit objective and criteria
• Appendix B - Management action plan

Acronyms and abbreviations

List of acronyms used:

BMP

Building Management Plan

CM&C

Corporate Management and Comptrollership

DHSC

Divisional Health and Safety Committee

HR

Human Resources

NHQ

National Headquarters

NPHSC

National Policy Health and Safety Committee

NSCC

National Service Call Centre

O&M

Operations and Maintenance

OHSB

Occupational Health and Safety Branch

OSO

Occupational Health and Safety Officer

OSM

Occupational Safety Manual

PMM

Property Management Manual

PSPC

Public Services and Procurement Canada

RCMP

Royal Canadian Mounted Police

RPMB

Real Property Management Branch

TOR

Terms of Reference

WPHSC

Workplace Health and Safety Committee

WPHSC/R

Workplace Health and Safety Committee and Representative

WPHSR

Workplace Health and Safety Representative

3. Observations

3.1 Governance

Observation

The RCMP has established a facilities management framework that takes into consideration occupational health and safety of employees. Opportunities exist to enhance clarity and awareness of roles and responsibilities and improve national guidance related to environmental hazards.

Key Stakeholders for health and safety in facilities

The RCMP manages one of the largest real property portfolios in Canada. The diverse facilities include detachments, houses, headquarters buildings, offices, forensic laboratories, firing ranges and training sites. Some of these facilities are owned and occupied by the RCMP, while others are occupied by the RCMP, but owned and operated by other parties such as other federal departments, municipalities, First Nations, and private landlords.

The management of health and safety in RCMP facilities involves various stakeholders, including: Real Property; Occupational Health and Safety; and Divisional Management and Work Place Health and Safety Committees and Representatives (WPHSC/R)s. Summarized below are the roles and responsibilities of the various stakeholders which are relevant to the scope of the audit.

Real Property Management Branch (RPMB): The Real Property Management Branch (RPMB) in Corporate Management and Comptrollership (CM&C) is responsible for planning, coordinating, monitoring, controlling, and reporting for all RCMP real property. Asset Managers are responsible for maintaining RCMP buildings, including performing assessments of building condition to identify necessary repairs and maintenance. Depending on the division and specific building, this role can involve procuring and working with third party service providers. In addition, RCMP Environmental Specialists perform testing or develop contracts for the testing of various environmental health hazards in RCMP buildings such as radon, asbestos and potable water contaminants.

Occupational Health and Safety: The Occupational Health and Safety Branch (OHSB) in Human Resources (HR) is the policy owner for the Occupational Safety Manual (OSM) and responsible for promoting a work environment that integrates health and safety best practices into everyday activities. Part of OHSB's role is to identify and ensure the requirements outlined in the Canada Labour Code Part II and other OHS legislation are reflected in RCMP policies. This includes ensuring managers understand their responsibility for the health and safety of all RCMP employees; helping detect, control and resolve occupational safety issues; facilitating policy implementation; and developing strategies to improve compliance with the Canada Labour Code. Each Division has an Occupational Safety Unit dedicated to their respective Divisions.

Division Management, WPHSCs and Occupational Safety Officers: Division Commanding Officers are responsible for ensuring that a DHSC is in place and functioning as per the OSM to coordinate divisional health and safety issues. The DHSC is the principle forum for employee-employer consultation on divisional occupational health and safety issues, and the development of solutions to these issues within each division.

Occupational Safety Officers (OSO) within Divisions provide advice and guidance on internal Occupational Health and Safety policies and application of the Canada Labour Code and its applicable regulations. They provide technical advice to management, employees and health and safety committees. In collaboration with committees and managers, they perform: safety training, accident investigations, work refusals, and complaint investigations. In addition, they help management and committees with workplace inspections, risk assessment and fire safety.

A summary of the overarching governance structure is provided in Figure 1

Facility management and health and safety governance structure - Text version

The first image depicts the Real Property Regional Reporting process.

The boxes identify the following positions and their reporting relationships. Starting from the bottom boxes, Asset managers and environmental specialists report to the Regional Director. The Regional Director reports to the Corporate Management Officer in their region and also has a functional reporting relationship to the Director General, Real Property. The Corporate Management officers report to the Chief Financial Officer, while also having a reporting relationship to the Commanding Officers in their divisions.

Under the image depicting the Real Property Regional Reporting process are two notes. The first note has the following text: "Regional Directors have a functional reporting relationship to the Director General Real Property at National Headquarters (NHQ) that allows national real property priorities to be communicated to regions, and enables regional issues to be communicated to NHQ." The second note has the following text: "Corporate Management Officers provide information to Commanding Officers on divisional real property matters."

The second image depicts the Divisional Reporting Process with National Integration.

The boxes identify the reporting relationships of Occupational Safety Officers. Starting from the bottom left, the Occupational Safety Officers report to Employee Management Relations Officer. In addition, the divisional Occupational Safety Officers in the divisions and National Headquarters Occupational Health and Safety Branch communicate with each other.

Under the image depicting the Divisional Reporting Process with National Integration are two notes. The first note has the following text: "Occupational Safety Officers (OSOs) typically report divisional health and safety information to an Employee Management Relations Officer or Criminal Operations Officer so that divisional senior management is aware of this information." The second note has the following text: "Monthly meetings between Divisional OSOs and NHQ's Occupational Health and Safety Branch ensure that national-level information flows to divisions and that cross-division issues are discussed. NHQ's OHSB is led by the Director General, OHSB, who reports to the Chief Human Resources Officer."

The third image depicts the Workplace Health and Safety Committee Structure.

The boxes identify the reporting relationships between the tiers of health and safety committee. Starting form the left, the Workplace Health and Safety Committees report to the Divisional Health and Safety Committees. The Divisional Health and Safety Committees report to the National Policy Health and Safety Committees.

Under this image is a note with the following text: "WPHSCs are in place for workplaces with greater than 20 members. Issues that cannot be resolved at the workplace level or with divisional impacts are escalated to divisional committees. Similarly, divisional committees may escalate issues to national committees if national implications exist."

Health and Safety Policies

The two primary sources of internal policy related to health and safety within facilities are the PMM and the OSM. The PMM identifies various responsibilities for Real Property related to maintaining and managing RCMP facilities, including the planning, acquisition, operations and maintenance and disposal of these assets. The OSM provides information on various health and safety activities to ensure compliance with the Canada Labour Code Part II.

Property Management Manual

Roles and responsibilities in the PMM are not fully defined. The PMM includes some guidance on roles and responsibilities; however, not all of these roles and responsibilities were fully defined. For example, the PMM noted that National Headquarters (NHQ) is responsible for providing guidance and processes, while regions are responsible for implementing their own Real Property Program in accordance with TB policy and RCMP Directives. The audit noted that a chapter defining specific roles and responsibilities for real property staff in relation to health and safety was being finalized but had not yet been put in place prior to the conclusion of the audit. Limited additional guidance was in place, particularly in relation to responsibilities related to potable water and environmental health hazards. Interviews with regions identified that only Atlantic region had formal, documented guidance in place to define roles and responsibilities related to testing for asbestos and radon, and for testing for potable water contaminants. Interviews with Asset Managers and Environmental specialists in other regions noted that while testing was taking place, roles and responsibilities related to environmental testing were not clear and had not been formally defined.

Information related to environmental hazards in the PMM is limited. Part 7 – Operations and Maintenance (O&M) of the PMM identified various O&M activities including the requirement to provide potable water to all buildings occupied by the RCMP and how environmental health hazards should be handled. However, the level of detail of this guidance is limited and the PMM does not clearly specify the environmental health hazards that should be assessed, or the testing requirements. While interviews with the policy centers noted there is a Wiki* page to support the policy, it was not always linked to the policy and the information on the wiki is not always complete and under development.

*A Wiki is a site that is designed for groups of people to quickly capture and share information.

National guidance to support the PMM is limited. Interviews with Regional Directors, Asset Managers and Environmental Specialists identified a lack of clarity on processes, accountabilities and roles and responsibilities related to environmental hazards. All regions identified that there is a lack of guidance in policy on how to address environmental hazards e.g. hazards to test for, the frequency of testing required, and formal steps to take when hazards are identified. National guidance is under development for asbestos, potable water and radon, but was still in draft form. The responsible policy centre noted challenges such as resource limitations, operational responsibilities and other competing priorities as factors that have limited their ability to complete this guidance.

Occupational Safety Manual

While roles and responsibilities are defined in the OSM, challenges were identified with stakeholders' awareness. The OSM defined roles and responsibilities for the various stakeholders involved with activities related to maintaining compliance with the Canada Labour Code Part II. This includes having WPHSC/Rs, implementing a Hazard Prevention Program, and recording and reporting health and safety incidents. The OSM identified that both employees and employer are responsible for health and safety, with specific employer responsibilities being noted along with various supporting tasks to be carried out by OSOs.

During interviews with OSOs in each Division it was noted that these responsibilities were clear and understood; however, awareness issues were identified with other stakeholders in the process. In a questionnaire sent to a sample of 20 detachment commanders 8 of 20 respondents (40%) indicated that they did not believe that their roles and responsibilities related to health and safety in facilities were clearly defined or they were not aware of these responsibilities (figure 2). Responses indicating a lack of awareness of roles and responsibilities corresponded with smaller detachments that would not have the support of a WPHSC.

Figure 2: Awareness of roles and responsibilities

	Clearly defined	Unclear/unaware
Percentage	60	40

Employee Housing

There is limited information in the PMM and the OSM with respect to the health and safety in RCMP housing. Chapter 8.1 of the PMM, Living Accommodation Program denotes when accommodations will be provided and identifies Real Property's responsibilities to manage living accommodations as assets. However, the policy does not go into detail on what is required from a health and safety perspective or the associated roles and responsibilities. As a result, it was not clear which RCMP policies applied from a health and safety perspective with respect to living accommodations or what actions Asset Managers were responsible for carrying out. As RCMP housing is not defined as a workplace, it is unclear which elements, if any, of the OSM would be applicable. This increases the risk that inconsistent approaches will be taken for inspections and environmental testing related to Member housing.

Conclusion

The RCMP has established a facilities management framework that takes into consideration the occupational health and safety of employees. This framework includes a governance structure with NHQ and senior management in Divisions, as well as Corporate Management and Comptrollership and Occupational Health and Safety. Policy is in place to support healthy and safe workplaces in RCMP facilities and includes information on roles and responsibilities.

While a framework is in place, there are opportunities to better clarify governance, monitoring and roles and responsibilities of the various parties involved in the process, particularly in relation to testing for environmental hazards. National guidance on environmental hazards, such as identifying specific hazards that should be tested for, and testing frequency, would enhance clarity around environmental testing and increase consistency in testing across the RCMP.

Why these findings are important

Responsibilities related to health and safety are distributed across multiple business lines. Clarifying and communicating roles and responsibilities would enable stakeholders to understand and fulfill their health and safety responsibilities, avoid operating in siloes, and work together in a more complementary fashion. National guidance is a key component of defining expectations at the organization-wide level when clarity is not provided by policy.

Without consistency, regions may not test for all relevant hazards, or substantially different approaches to testing may be undertaken, resulting in health and safety inequities between regions. In addition, a lack of testing limits management's ability to assess the risk level of environmental hazards and make informed decisions to address them.

Recommendation 1

The Chief Financial Officer, Corporate Management and Comptrollership, in consultation with Occupational Health and Safety Branch, should enhance policy and national guidance related to environmental health hazards by:

• defining which environmental hazards should be monitored.
• clarifying testing requirements for RCMP facilities, including housing (e.g. methodology, frequency, and communication of results).
• communicating changes in policy to relevant stakeholders to ensure roles and responsibilities are clearly understood.

3.2 Processes and Procedures

Observation

The RCMP has processes and procedures in place to identify and mitigate health and safety risks within its facilities. However, the RCMP would benefit from more consistent inspections, environmental testing, and information management to better mitigate health and safety risks to RCMP employees, contractors, and the public.

Work Place Health and Safety Committees

The audit found that defined processes and requirements for work place health and safety committees and representatives exist. The OSM Chapter 2 – Health and Safety Committees requires that all workplaces of 20 or more employees establish a WPHSC. Workplaces with less than 20 occupants require that there be a Work Place Health and Safety Representative. The OSM also requires that WPHSCs have formalized Terms of Reference (TOR) and meet at least 9 times annually. Health and safety incidents which occur in their workplace are to be reviewed by the WPHSCs to identify how they can be prevented where possible and that facilities are inspected on a monthly basis.

The majority of WPHSCs had evidence of regular meetings and had a TOR which aligned with the OSM. To assess whether processes and procedures related to WPHSC/Rs were being followed, the audit team selected a sample of 50 facilities, 25 of which were facilities requiring WPHSCs and 25 which required WPHSRs. For the sample with WPHSCs, documentation was requested to support that a TOR was in place and meetings were taking place as required. A summary of the various testing for WPHSC compliance with the OSM is included in Figure 3 below. In some cases, Asset Managers attended WPHSCs in an advisory capacity; however, Asset Managers stated during interviews that due to the size of their assigned building portfolios they were not able to attend every WPHSC meeting.

A significant number of facilities did not have documentation to support that work place inspections were completed in line with OSM requirements. Chapter 12 of the OSM requires that both workplaces with a WPHSC as well as those with a WPHSR carry out inspections of the workplace to identify potential health and safety hazards. As such, documentation to support that these inspections took place was requested from both the WPHSCs and WPHSRs. The audit team's analysis of 50 items in the sample determined that in general, facilities requiring a WPHSC had a higher likelihood of completing inspections as opposed to those facilities without a WPHSC. Compliance testing results for inspections is also presented in Figure 3 below.

Figure 3 – Summary of Compliance with OSM Requirements

% Compliant	Results for key policy requirements
64%	16/25 WPHSCs had a TOR in place which aligned with OSM
96%	24/25 WPHSCs were meeting regularly throughout the year
44%	11/25 WPHSCs had met the required 9 times a year
60%	15/25 WPHSCs were conducting inspections
12%	3/25 WPHSRs were conducting inspections

Hazard identification and communication

A National Service Call Centre (NSCC) is in place to report hazards identified in some RCMP facilities. RCMP buildings and facilities in regions covered by Public Services and Procurement Canada (PSPC) property management and project delivery services contracts have access to the NSCC. This allows building occupants to report property maintenance concerns including any identified health and safety hazards. The system results in a ticket being produced by the call centre and communicated to the Asset Manager as well as any relevant service providers required to address the issues. However, while this provided a method for occupants to report and track issues until they are addressed, the NSCC is not available for all RCMP buildings. In RCMP owned facilities without access to the NSCC, issues need to be reported to the Asset Manager directly for resolution. Asset managers will take corrective action if the lease agreement does not identify the landlord as responsible for the issue. However, if the lease agreement does indicate that the landlord is responsible, the Asset Manager will contact the landlord to take corrective action. During interviews with Asset Managers it was stated that one risk area is that some leases do not define all landlord repair responsibilities.

Inspections

Real Property had a process in place to ensure RCMP owned facilities and housing are regularly inspected to assess the condition of the building, and identify any maintenance work required. Interviews with Asset Managers noted that there is limited national guidance as to how this process needs to be carried out, with each region having a different approach to frequency. In some regions the inspections are performed annually while in others they are done on a bi-annual basis. While these inspections are focused on assessing the condition of the building, they include reviewing elements related to health and safety (e.g. condition of smoke/carbon dioxide alarms, tripping hazards, water leaks, condition of wooden exterior structures). The policy centre for real property identified that the development of national guidance for building inspections, including environmental health hazards, is underway. Audit testing of inspections conducted for member housing was carried out. Results indicated that 28 of 33 (85%) of the RCMP owned housing units reviewed had evidence to support that such an inspection had taken place recently. For leased facilities, the landlord is required to maintain the building so these inspections are not the responsibility of the RCMP and were not assessed as part of this testing.

There is a process in place to prioritize health and safety projects and repairs. When Asset Managers carry out building inspections, a Building Management Plan (BMP) is developed that identifies the various projects that need to be completed to maintain the facility. A prioritization process is used to determine projects to be completed based on available funding. A prioritization tool was developed by NHQ to rank projects by allocating more points to a project based on health and safety impacts to occupants. This allows projects with a major health and safety impact to be prioritized as part of the BMP process. Unexpected repairs have their own funding envelope and are not included in BMPs.

Processes and procedures related to RM housing were not always clear. Members who identify health and safety issues within their housing unit report them to their Detachment Commander and the responsible Asset Manager within divisional Real Property. Interviewees indicated that in some regions, roles and responsibilities, building and evacuation standards, and ways to communicate hazards (and mitigation strategies) to tenants were inadequate. While residents of a particular housing unit may identify or become aware of a hazard during their residency (e.g. presence of asbestos), there is no formal process to ensure that this information is communicated to the next tenant of that property. The absence of a process presents a risk given the higher turnover of residents in some regions (e.g. Northern locations with shorter posting periods). In addition, detachment commanders that are new to their role may also lack aw

Building inspections for Canada Labour Code Part II compliance are conducted by OSOs in each division. Interviews identified that in addition to the inspections described above conducted by Asset Managers, OSOs also conduct building inspections for Canada Labour Code Part II compliance in each division. While these inspections are not a formal responsibility of OSOs, they are carried out to complement WPHSC inspections and leverage the OSO's expertise in occupational health and safety for a more in-depth inspection than the WPHSC would be able to complete. While each division noted that inspections are taking place, the frequency of inspections differed. For example, some OSOs reported inspecting all workplaces within a two-year timeframe. Citing resource limitations as a constraint, OSOs in other divisions only completed inspections when needed, as opposed to having a specific schedule. There is no clear guidance in policy with respect to how often inspections need to take place, resulting in divisions identifying their own inspection schedules according to their capacities.

Hazardous Occurrence Reporting

There is a process in place to report health and safety incidents. A separate process, not directly related to facilities management, was in place to report health and safety incidents. Supervisors of employees that experience a health and safety incident are required to complete a Hazardous Occurrence Investigation Report (LAB1070 form), which documents the incident. This form is reviewed by the facility's WPHSC to ensure it is complete and identifies actions that can be taken to prevent future occurrences. The form is then provided to the Division's OSO for review and entry into HRMIS. For facilities without a WPHSC, the form is sent directly to the OSO. This allows the OSO to identify significant occurrences and report them to Division management as necessary.

Hazard Prevention Program

Awareness regarding Occupational Health and Safety's hazard prevention program was limited. The OSM included reference to a Hazard Prevention Program, which described various steps RCMP units can follow to identify relevant risks in the workplace and mitigate those risks. However, during interviews it was noted that awareness of the Hazard Prevention Program was limited. The OSM Chapter 16 Hazard Prevention Program includes a hazard recognition, assessment and control process and includes links to a guide, a tool and a database. The purpose of this program is to assist RCMP units/ facilities in identifying potential hazards, controls that need to be in place to reduce risk, and remaining residual risks. Interviews with high risk units* indicated a limited awareness of this program and that the tool was not being used. Instead, units reported that they identify and mitigate workplace hazards based on their experience and training which does not typically involve formally documenting all workplace related hazards. Interviews with the Occupational Health and Safety Branch (OHSB) policy centre and OSOs confirmed that awareness of the Hazard Prevention program was limited. The policy centre stated that resource limitations prevented them from taking a more active role in rolling out this tool.

* High risk units refer to those who the audit team determined, in consultation with subject matter experts, as those units who may encounter increased risk in the workplace due to the nature of their activities or training.

Testing for Environmental Health Hazards

Inconsistent testing for environmental hazards across regions. The audit found that processes for testing for environmental hazards are inconsistent across regions. Some regions provided evidence that they have formal environmental testing plans and that they were actively testing for various hazards and recording the results of this testing. Atlantic Region had documented testing plans for asbestos, radon and potable water contaminants as well as a summary report of the results of their testing in various locations across the region during the audit's scope period. However, other regions indicated that documented environmental plans do not exist and environmental testing is more limited. For example, some regions utilized a risk-based approach with testing limited to potable water in known high-risk areas and did not have a formal approach to radon testing.

Varying levels of documentation relating to testing. In addition, not all regions had documented evidence of the results of their testing and responsibility for subsequent steps to testing were not formally documented. This may increase the risk that these responsibilities will not be fulfilled. For example, if an environmental hazard such as asbestos is detected, building occupants should be made aware of necessary precautions that should be undertaken. (e.g. avoiding activities that would disturb the material such as renovations). Not having a formal process or assigning responsibility to inform the current and future occupants of the presence of this threat increases the risk that occupants may be unnecessarily exposed to known hazards. During interviews with Asset Managers and Environmental Specialists the differing approaches were described as being a result of resource limitations and insufficient policy direction relating to testing requirements.

Results from environmental testing performed by service providers are not always shared with the RCMP. Interviews with RCMP Environmental Specialists identified that while in some cases service providers may perform environmental testing on RCMP facilities, the results from these tests were not always shared with the RCMP. In Atlantic region and NHQ, the service provider performs environmental testing and communicates the results to the Regional Environmental Services group. These results were integrated with the environmental testing in those regions. In Pacific region, it was noted that while the service provider was performing environmental testing on RCMP facilities, what locations, if any, were being tested and the results of that testing were not being communicated to RCMP Environmental Specialists during the timeframe of the audit. This increases the risk that the RCMP is not aware of all hazards detected in its facilities.

Policy guidance around environmental testing is under development. During the timeframe of the audit, national policy guidance around testing for environmental health hazards was under development. The audit found that efforts were underway to establish a national drinking water program, national asbestos policy, and national radon program. These policies were still in draft form at the time of the audit. During interviews with Regional Directors, the audit team was informed that while there may be a desire for consistency across the country in how hazards are handled, some flexibility is needed as roles and responsibilities, underlying regional structures, and regional circumstances (e.g. geography, building size, environmental sources) could contribute to regional differences in how hazard testing is performed and recorded. For example, potable water is a complex area that depends on location, geology, and facility-specific circumstances. As a result, a testing plan designed for one region may need modification for application in a different region.

Information Management

The process for documenting environmental issues is regionally-based. Regional Environmental Specialists reported that information relating to most environmental hazards was not centralized, with information being recorded in a variety of different databases due to there being no clear guidance on where to store this information. Having information in different databases was described as inefficient by interviewees, noting that this requires looking at multiple data sources before taking action. In addition, it was noted that in some cases information pertaining to environmental testing may have been lost as it was not clear if or where it had been stored. As a result, this increases the risk that information on what testing took place and the results of that testing may not be effectively recorded and made accessible, limiting the ability of Environmental Specialists, Asset Managers, OSOs and Detachment Commanders to be fully aware of hazards in RCMP facilities.

The retention and tracking of environmental hazard information may be a risk area. While challenges with information management were noted with respect to radon and potable water, a more structured approach was in place for asbestos. A national asbestos inventory of RCMP-owned buildings including both workspaces and housing units is maintained by the Environmental Policy Centre. This inventory identifies whether a facility has been tested, if asbestos had been identified, and whether an Asbestos Management Plan exists. However, interviews with Environmental Specialists indicated that similar tools to document and track other environmental hazards were lacking. Furthermore, the audit team was also informed that formal processes for archiving pertinent historical information was also lacking. This limited the ability of the Environmental Specialists to use historical test results to perform trend analysis.

Conclusion

The audit found that the RCMP has processes and procedures in place to identify and prioritize health and safety risks in RCMP facilities; however, there are opportunities for improvement. More consistent inspections, environmental testing, and information management would promote better mitigation of health and safety risks to RCMP employees, contractors, and the public.

Why these findings are important

Processes to identify and mitigate health and safety hazards needs to be followed in order to ensure their effectiveness. For example, not carrying out inspections and testing, or carrying them out in an inconsistent manner increases the risk that hazards will not be detected or communicated appropriately, leading to possible health and safety incidents. In addition, an effective information management strategy that includes retaining and recording test results is important for historical analysis, documenting compliance to policy requirements, and for the identification of potential future health and safety risks. This information should be accessible to be useful to decision makers and is an important part of demonstrating the organization has applied due diligence for environmental health risks.

Recommendation 2

The Chief Financial Officer, Corporate Management and Comptrollership should enhance monitoring of regional activities relating to environmental health hazards to ensure key aspects of policy and national guidance are consistently applied across the RCMP by:

• assessing compliance with environmental testing requirements (once national policy and guidance have been updated).
• ensuring appropriate information retention and communication of testing results and related mitigation.

3.3 Monitoring and Reporting

Observation

A variety of monitoring mechanisms were in place to track and report on health and safety issues and incidents. Opportunities exist to enhance and standardize the monitoring of workplace inspections to help mitigate the risk that health and safety concerns go undetected.

Health and Safety Monitoring Mechanisms

Health and safety issues reported to the NSCC are monitored. For RCMP facilities with access to the NSCC, health and safety risks that are reported to the NSCC allow the issue to be tracked. When issues are reported to the NSCC, a ticket is created to allow the issues to be recorded and monitored until resolution. Asset Managers are provided daily logs of calls made as well as the status of the issue, allowing them to monitor reported issues. Asset Managers reported to the audit team that the formatting of call log data provided from the NSCC is not useable for trend analysis without significant manipulation. While monitoring of issues reported to the NSCC is possible, it was noted that there was no central database to track these hazards which impacts the Asset Managers' ability to monitor them over time for trends. In the case of member housing and buildings not covered by the NSCC, issues are usually reported by employees directly to the detachment commander/divisional real property and individual landlords respectively.

The majority of WPHSCs discuss LAB1070 incident reports. Health and safety incidents which occur are expected to be recorded on LAB1070 forms and WPHSCs are responsible to monitor these forms to determine whether actions can be taken to prevent further incidents. To assess whether this monitoring was occurring, the audit team reviewed the meeting minutes from a sample of 25 WPHSCs in RCMP facilities. As depicted in Figure 4, the majority of committees had meeting minutes with evidence that LAB1070s were being discussed.

Figure 4: Percentage of WPHSCs Discussing LAB1070s

	Evidence of LAB1070s discussed	No evidence of LAB1070s discussed
Percentage	88	12

Meeting minutes also demonstrated that committees took steps to identify, track, and remediate identified health and safety issues. Minutes revealed that issues were noted, they were assigned to a specific committee member, and then tracked through to resolution in subsequent meetings. Interviews with WPHSC Co-Chairpersons further confirmed that LAB1070 forms are discussed, recommendations and resolutions are sought where possible, and incidents are recorded in HRMIS as required by the OSM. Depending on the nature of the issue, this can involve communication with the Asset Manager for the facility if the incident was tied to a repair or maintenance issue. This allows the Asset Manager to be aware of issues that occur related to facility maintenance so they can be prevented in the future.

Inspection monitoring mechanisms

Limited formal monitoring for workplace inspections at the Divisional or national level. While WPHSC/Rs are required to inspect the facilities they are working in, a formal process to monitor whether the inspections were occurring at the Divisional or national level was not identified. During interviews with OSOs it was noted that monitoring of workplace inspections was the responsibility of the manager or Detachment Commander responsible for the workplace. Interviews with Division management noted a reliance on the OSOs to inform them of issues related to health and safety in their Division, but likewise did not identify specific processes to assess compliance with inspection requirements. As noted in Criteria 1, questionnaires to Detachment Commanders identified a lack of awareness regarding roles and responsibilities related to health and safety in facilities. This includes appointing a health and safety representative and ensuring workplace inspections take place. Interviews with the Occupational Health and Safety Branch Policy Centre confirmed that this was a risk area, but stated that resource limitations limited their monitoring activities.

Conclusion

The audit found that there are opportunities to improve monitoring over health and safety inspections. A lack of inspections being carried out limits the ability to detect health and safety hazards and prevent incidents. Monitoring can improve compliance in completing the workplace inspections as required and may identify where WPHSC/Rs are unable to carry out or are unaware of their responsibilities in this area. Not monitoring whether these inspections are being carried out limits management's ability to detect issues and provide course correction and guidance where necessary.

Why these findings are important

Inspections are an important mechanism to identify health and safety issues and ensure that where possible, remediation takes place. Monitoring over workplace inspections will allow management to identify any areas of non-compliance that need to be addressed to ensure employee safety.

Recommendation 3

The Chief Human Resources Officer should enhance the occupational health and safety program by implementing monitoring requirements over workplace health and safety inspections.

Appendix A – Audit objective and criteria

Objective

To assess the adequacy of the RCMP facilities management framework in ensuring the health and safety of employees.

Criterion 1

A facilities management framework is in place that takes into consideration the occupational health and safety of employees.

Criterion 2

Processes and procedures are in place across the RCMP to identify health and safety risks and address related issues within facilities to ensure compliance with policy.

Criterion 3

Monitoring is in place to ensure that health and safety risks are tracked, reported and addressed.

Appendix B - Management action plan

Recommendation	Management action plan
The Chief Financial Officer, Corporate Management and Comptrollership, in consultation with Occupational Health and Safety Branch, should enhance policy and national guidance related to environmental health hazards, by: defining which environmental hazards should be monitored. clarifying testing requirements for RCMP facilities, including housing (e.g. methodology, frequency, and communication of results). communicating changes in policy to relevant stakeholders to ensure roles and responsibilities are clearly understood.	Agree. In 2021, the Real Property Management Branch and Regions ranked environmental health policy priorities that were required. Existing resources were assigned to the identified priorities in the National Environmental Policy Centre. In March 2022, the Real Property Management Branch issued policy direction for testing and monitoring requirements for both asbestos and potable water. Additionally, internal consultations are ongoing with drafts of testing and monitoring requirements for radon and legionella. These are expected to be finalized and published in the fall 2022. To better clarify testing requirements and communicate policy changes to stakeholders, the Real Property Management Branch is drafting a National Call Letter to be completed in the fall 2022. The regular distribution frequency of the Call Letter will be confirmed upon completion of the drafting exercise. This document will summarize all testing and monitoring requirements and priorities for RCMP occupied space (including housing and leased space) in one comprehensive document thereby better communicating policy priorities with relevant stakeholders. Lastly, updated Human Resource Plans and staffing actions are ongoing to increase the complement of environmental specialists both in the National Environmental Policy Centre and the regions. These additional resources will enable the National Environmental Policy Centre to update older policies and introduce new policies and guidance. New resources added within the regions in late 2022 and 2023 will facilitate the appropriate testing and monitoring required from the new policy direction. Occupational Health and Safety Branch is in the process of hiring a certified hygienist who will provide direction, advice, and guidance on legislative compliance requirements and hygiene standards to support the development and implementation of environmental process in consultation with Real Property. Completion Date: Radon Policy Bulletin – Fall 2022 Legionella Policy Bulletin – Fall 2022 National Call Letter – Fall 2022 Human Resource Plan – Fall 2022 Asbestos Policy and guidance – Spring 2023 Additional Resources – Spring 2022 – Spring 2023 Position Responsible: Director General of Real Property Management and Director of Real Property and Project Management Policy.
The Chief Financial Officer, Corporate Management and Comptrollership should enhance monitoring of regional activities relating to environmental health hazards to ensure key aspects of policy and national guidance are consistently applied across the RCMP, by: assessing compliance with environmental testing requirements (once national policy and guidance have been updated). ensuring appropriate information retention and communication of testing results and related mitigation.	Agree. To complement the National Call Letter noted earlier, the National Environmental Policy Centre is implementing the use of Key Performance Indicators to monitor the implementation and effectiveness of RCMP policy instruments associated with Real Property related environmental health. Results of testing and monitoring compliance will be tracked and reported. These results will be shared with the National Policy Health and Safety Committees on a quarterly basis. The National Environmental Policy Centre has engaged with Records Management to propose a longer retention period for health and safety documents extending to 30 years beyond the life of facilities. Real Property Management is piloting the use of GCdocs as a document management system. Real Property intends to broaden the use of GCdocs for real property personnel to retain information in corporate systems. Real Property Management will collaborate more closely with regional representatives regarding communication prior to, during, and after environmental testing has been completed to ensure that the appropriate personnel are informed. The new resources referenced above will support improved communication and national oversight of policies and guidance. Mitigation efforts will entail a multipronged approach of regular meetings, clear policy bulletins, and a comprehensive National Call Letter capturing all current requirements in one document. Completion Date: Key Performance Indicators established for existing policies – Fall 2022. Revised Records Management retention period – Spring 2023 Increased collaboration with regions on communication and added resources – Winter 2022/23 Position Responsible: Director General of Real Property Management and Director of Real Property and Project Management Policy.
The Chief Human Resources Officer should enhance the occupational health and safety program by implementing monitoring requirements over workplace health and safety inspections.	Agree. Currently Workplace Health and Safety Committees and representatives perform workplace inspections at each location on a monthly basis using a recently revised checklist tool (February 2022). This information is tracked at the divisional level and OHSB receives this information annually. Greater oversight is necessary to identify areas which are not fully compliant and ensure that comprehensive tools are available to support a consistent national approach. We will establish a systems approach to increasing visibility into the existing workplace inspection process to ensure greater compliance and determine a process for monitoring compliance and supporting a consistent approach to the inspection process. This will include the development of a survey tool that will be administered on a quarterly basis to monitor that inspections are conducted, action items identified, corrective action planned/completed. In addition, this will allow visibility on progress, gaps and allow opportunities for improvement. This survey tool will be used to collect and compile data for reporting back to divisions on any issues and will also be used for the preparation on annual Divisional Safety Performance Report Card. Completion Date: Key Performance Indicators: Development of a survey tool - Fall 202 Survey tool administered for data collection - January 2023 Divisional Safety Performance Report Card - June 2023 Position Responsible: Director General of Occupational Health and Safety Branch

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Date de modification :

1969-12-31