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Audit of Benefits and Allowances

Final Report: July 2014

This report has been reviewed in consideration of the Access to Information and Privacy Acts. The published information is UNCLASSIFIED.

Table of Contents

Acronyms and Abbreviations

D/COMMR
Deputy Commissioner
FSD
Foreign Service Directives
HRMIS
Human Resource Management Information System
IPD
International Policing Development
IPGHD
Isolated Posts and Government Housing Directive
MFSI
Military Foreign Service Instructions
PLA
Post Living Allowance
RCMP
Royal Canadian Mounted Police
SCPA
Senior Constable Provisional Allowance
TEAM
Departmental Financial Information System

Executive Summary

The Royal Canadian Mounted Police (RCMP) conducted an audit to assess whether current management processes support the accurate and timely payment of benefits and allowances.

This audit focussed on Foreign Service benefits and allowances, Senior Constable Provisional Allowance, and Isolated Posts and Government Housing Directive allowances. Despite significant recent investment in corporate information systems Footnote 1, the administration and processing of these benefits and allowances remain heavily dependent on paper-based documentation and manual intervention. Stove-piped and non-integrated processes make them difficult to administer. Another contributing factor is that management practices are being developed in isolation without an overarching view of the entire process. As well, staff must be provided with the proper tools to enable them to perform their duties in the most efficient manner.

Consolidation and simplification is needed. Many steps currently in place to administer and monitor the benefits and allowances could be leveraged through the use of technology, such as developing data analytics to assess their reasonableness and eligibility. Such measures would reduce the administration involved in managing the benefits and allowances while also increasing compliance with policies and directives. As well, management should identify steps that add limited value and that can be eliminated. This would avoid the situation where these benefits and allowances are over-administered, yet under managed.

Current policies and processes need to be re-examined. This should include identifying and validating the underlying principles and revisiting our approach to ensure that objectives are indeed being achieved.

This audit includes recommendations that seek to improve management practices and monitoring and oversight activities that will lead to more efficient and effective processing of benefits and allowances. The management response demonstrates the commitment from senior management to address the findings and recommendations. A detailed management action plan is currently being developed. Once approved, RCMP Internal Audit will monitor its implementation and undertake a follow-up audit if warranted.

Management's Response to the Audit

I am pleased to offer my comments on the Audit of Benefits and Allowances.

The RCMP has in fact begun taking steps to address the issues presented in the report. In Federal Policing, a review is under way to determine if it would be beneficial to move the Benefits and Allowances specialists in International Policing to the RCMP Corporate Management Branch. In Human Resources, as a result of Deficit Reduction Action Plan-related efficiency measures, all regional compensation offices were consolidated into a single unit, based out of Ottawa. This consolidation has already had several impacts. We anticipate that the full benefits to be derived from the consolidation may take some time. In order to minimize any adverse short-term impacts on service excellence that consolidation may have, training sessions are currently being offered to all staff. Furthermore, National Compensation Services has also begun providing quarterly refreshers on specific subjects where the benefits and allowances issues identified in the audit will be addressed on a priority basis. The audit also revealed deficiencies in tools used by compensation advisors, and these deficiencies will also be addressed on a priority basis. A subject matter expert will soon assist us to develop a risk-based approach to monitoring compensation and benefits. In addition, RCMP Internal Audit will assist National Compensation Services in developing automated tools that will enhance the efficiency and effectiveness of monitoring activities.

We appreciate the feedback provided by this audit, and we commit to drafting a detailed action plan by September 15, 2014. This action plan will contain specific time lines and milestones to which the RCMP will adhere.

D.G.J. (Daniel) Dubeau, D/Commr.
Chief Human Resources Officer

1. Background

In April 2013, the Commissioner approved the 2013-16 Risk-Based Audit Plan, which included an engagement on Benefits and Allowances. This engagement also included a follow-up to the International Peace Operations - Benefits Audit completed in May 2010. This previous audit focussed on the benefits and allowances paid to Canadian police officers deployed to international peace missions, and assessed their accuracy, timeliness and compliance. The audit concluded that, while timely, improvements to the accuracy of the payments were required. A number of recommendations were made and action plans were implemented. Given the significant complexity and manual interventions required to administer these benefits, this audit included a follow-up to determine if the RCMP had implemented corrective actions that adequately address the initial recommendations.

RCMP employees are eligible to receive a number of benefits and allowances with a variety of policy objectives and conditions. Certain benefits and allowances are difficult for RCMP employees to administer due to the complexity of the directives, policies and financial calculations that govern them, some of which require significant manual intervention to initiate, terminate and determine payments. These complexities and manual interventions increase the likelihood of errors. A risk-based assessment of all benefits and allowances was conducted, and it was determined that the following would be included in this audit:

  • Foreign Service Benefits and Allowances;
  • Senior Constable Provisional Allowance (SCPA); and
  • Isolated Posts and Government Housing Directive (IPGHD) Allowances.

Foreign Service Benefits and Allowances

Foreign services benefits and allowances are paid to those deployed to international policing operations that are aimed at enhancing cooperation between Canadian and foreign law enforcement agencies, assisting in the fight against global criminal activity, and ensuring the safety and security of Canadians at home. There are a multitude of foreign service benefits and allowances, including but not limited to shelter, education, compensation and travel. The entitlements are specified in the Treasury Board Foreign Service Directives (FSD) and the National Defence and Canadian Armed Forces' Compensation and Benefits Instructions Chapter 10: Military Foreign Service Instructions (MFSI). These policy frameworks are complex and difficult to administer since entitlements depend on many factors. For example, entitlements are affected by the hardship, risk and cost of living in other countries, the duration and frequency of postings, and the family profile of employees serving abroad. Changes to the personal situation of each employee also impact the amount of foreign service payments on a case-by-case basis.

Within Federal Policing, the International Policing Development (IPD) branch is responsible for the deployment of Canadian police officers under the MFSI to various missions around the world. The majority of those posted abroad are not RCMP members. The terms and conditions for their deployments are documented in a letter of agreement between the RCMP and their respective police force. IPD interprets and calculates the foreign service entitlements for those deployed. The payments of the entitlement are processed by Pay Operations within Human Resources for RCMP members, and by Accounting Operations within Corporate Management and Comptrollership for non-RCMP police officers.

Also within Federal Policing, the International Liaison and Coordination Centre is responsible for the deployments under the FSD, but is not involved in the interpretation, calculation or payment of the entitlements. Pay Operations and Accounting Operations interpret, calculate and administer these foreign service entitlements depending on the applicable section of the FSD that they are responsible for. Accounting Operations is supported by the Foreign Service Policy Centre within Corporate Management and Comptrollership in the administration of certain FSD entitlements. Upon request, the Foreign Service Policy Centre may provide advice to Pay Operations.

Senior Constable Provisional Allowance

The SCPA promotes and entices long standing service in the RCMP for those at the Constable rank and is administered by Pay Operations. The Pay Policy Centre within National Compensation Services provides the policy direction related to the SCPA. In the period under review, the SCPA was an annual entitlement of either 2% or 4% of a Constable's salary, when certain criteria are met. Manual intervention is required to initiate and terminate the SCPA.

Isolated Posts and Government Housing Directive Allowances

The purpose of Treasury Board's IPGHD is to facilitate the recruitment and retention of staff delivering government programs in isolated locations. Its' provisions are designed to recognize the inherent disadvantages and abnormally higher costs of living and working in isolated posts, as well as to ensure that employees in government housing are treated in a manner equivalent to employees owning or renting similar accommodation from private or commercial sources.

There are various types of IPGHD allowances with specific options and exceptions, all of which are also administered by Pay Operations and supported by the Pay Policy Centre. Similarly to the other benefits and allowances under review, significant manual intervention is required to initiate, terminate and adjust these allowances on an ongoing basis.

2. Objective, Scope and Methodology and Statement of Conformance

2.1 Objective

The audit objective was to assess whether current management processes support the accurate and timely payment of benefits and allowances.

2.2 Scope

The audit scope consisted of an assessment of the existing management processes for the administration and processing of payments made between April 1, 2012 and March 31, 2013 for the following benefits and allowances:

  • Foreign service benefit and allowance payments made to Canadian police officers who are subject to the MFSI and/or FSD;
  • SCPA payments made to Constables with long standing service in the RCMP; and
  • IPGHD allowance payments made to RCMP members working and living in isolated post locations.

The audit excluded payments made in relation to relocation, medical and operational travel expenditures.

2.3 Methodology

Planning for the audit was completed in January 2014. In this phase, the audit team conducted interviews and examined relevant legislation, policies, directives, procedures and related management practices. The audit team documented and validated processes by performing walkthroughs of specific processes, and identified key controls for the administration and processing of the selected benefits and allowances. Previous engagements performed by other government departments and professionals were also reviewed. These included the gap assessment developed by an external consultant for the implementation of the Treasury Board Policy on Internal Control, and the 2012-13 Post-Payment Verification Report produced by Corporate Management and Comptrollership's Internal Control section.

Sources used to develop audit criteria included RCMP policies and Treasury Board directives. In addition, they were complemented by criteria based on the Core Management Controls issued by the Office of the Comptroller General of Canada, which focus on the Federal Government's Management Accountability Framework. Audit objective and criteria are available in Appendix A. Policy references are available in Appendix B.

The examination phase, which concluded in April 2014, employed various auditing techniques including data extractions and analytics using corporate information systems to identify anomalies based on eligibility. A judgmental methodology was used to select a sample of files for testing. Audit procedures included tracing entitlements to relevant original documents retained on file, verifying payment accuracy and compliance with applicable federal directives and RCMP policies, and reviewing transaction authorization by delegated officers in accordance with sections 33 and 34 of the Financial Administration Act. Upon completion of the examination phase, the audit team held meetings to validate findings with personnel and debriefed senior management of the relevant findings.

2.4 Statement of Conformance

The audit engagement conforms with the Internal Auditing Standards for the Government of Canada, as supported by the results of the quality assurance and improvement program.

3. Audit Findings

3.1 Eligibility, Accuracy and Timeliness

While the recipients were entitled to the benefits and allowances that they received, improvements are needed to ensure that payment amounts are accurate.

Payments were deemed accurate and timely if the right amount was paid in a reasonable time frame. However, the question of eligibility was central in supporting payment entitlements. Even if an amount was calculated accurately and paid in a timely fashion, the eligibility needed to be validated by supporting documentation retained on file that demonstrated compliance with relevant policies and directives. Professional judgment was used in assessing the timeliness of payments as no benchmarks were in place.

In general, recipients were entitled to the benefits and allowances reviewed. However, errors in amounts paid due to miscalculations, policy misinterpretation, or the wrong rates applied by the various groups involved in the administration of the benefits and allowances were observed. While some errors were previously identified and corrected by the administrators, others were detected during audit testing and reported for corrective action. When errors are identified, corrections must be initiated, creating not only a financial impact on the individual but an additional administrative burden to the organization. Moreover, in the event of an error affecting a non-RCMP police officer, manual efforts are required to recover overpayments and may impact relationships with other police partners.

The risk of errors increases significantly for the benefits and allowances reviewed as they are subject to manual processes for the initiation, termination, and the administration of ongoing rate changes and related adjustments.

Foreign Service Benefits and Allowances

In general, recipients were entitled to the foreign service benefits and allowances that they received. The complexities of the directives, the varying duration of the posting, and the personal situation of each employee compounded by the significant manual intervention previously described, make it difficult to ensure that payment amounts are accurate.

Furthermore, the International Peace Operations - Benefits Audit (May 2010) identified the need for improvements to the accuracy of payments. A quality assurance function was to be implemented that would increase accuracy and ensure compliance with the MFSI prior to issuing the last payment to Canadian police officers serving abroad. While this quality assurance function had been implemented, this current audit confirmed that it was no longer being performed. As expected, the payment of several benefits and allowances were not accurate. In addition to calculation errors, other administrative errors relating to particular entitlements were identified.

Post Living Allowance (PLA)
The PLA is provided on a monthly basis to compensate for the higher costs of purchasing goods and services at foreign post locations. An employee's base salary is used to determine the PLA amount. Pay Operations and IPD had different interpretations of the base salary definition. A tool used by Pay Operations inappropriately prompted amounts to be added to the base salary, thus increasing the amount of the PLA. A different tool used by IPD aligned with the directive; however, documentation retained on file often differed from the base salary applied in the PLA calculation. Although the base salary was readily available for RCMP Regular Members, the correct amount was not always used. Moreover, while the PLA is to be adjusted to reflect changes in an employee's salary, the manual processes made it difficult to ensure that increments were added to the salary. It should be noted that while such inconsistencies exist, the PLA is capped when an employee's base salary is $100,000 or more. As long as the proper base salary amount is used in the PLA calculation, the risk of overstated amounts exists only for those deployed with base salaries less than this threshold.
Shelter Assistance
The current process to administer shelter assistance does not align with the FSD. An employee serving abroad may be eligible to claim shelter assistance for their dependant(s) enrolled in post-secondary education to help maintain a stable student residence until the end of the academic year. The FSD specifies that reimbursement is to be provided upon receipt of evidence of actual costs and of full-time attendance until the end of the academic year. The current process by Accounting Operations is to advance a payment after receiving proof of enrolment for a dependant, yet no evidence of completion of the academic year is being requested. Accordingly, there is currently no mechanism in place to verify the full entitlement in a situation where a dependant who was enrolled full-time subsequently withdraws or changes to part-time status after shelter assistance has been paid.

Senior Constable Provisional Allowance

As previously mentioned, the SCPA is an annual entitlement of either 2% or 4% of a Constable's salary, when certain criteria are met. To be eligible for the 2% SCPA, a Constable must have eleven years of service in the Force. For the 4% SCPA, a Constable must have seven years of service in the Force and have successfully completed the Job Simulation Exercise needed for promotion to the Corporal rank.

The most significant errors observed were when the eligibility criteria were misinterpreted. At times, the years of service in other Canadian policing organizations were improperly included in the determination of the SCPA eligibility for police officers who transferred and became RCMP members. Although management had been informed of findings, the termination of some SCPA and the recoveries of others remain outstanding. While the years of service in other Canadian policing organizations is recognized for the eligibility to write the Corporal Job Simulation Exercise for promotional purposes, it is not accepted for eligibility of the SCPA. The SCPA policy needs to be clarified as the years of service criterion continues to generate confusion.

Constables who qualify for the SCPA are identified through various manual processes. The majority are identified in a monthly HRMIS report. Pay Operations manually compares this report with the previous month's to identify the Constables who have since become eligible. However, this process is not sufficient to detect all entitlements and fails to identify those that do not qualify and yet are receiving the allowance. As part of the audit testing, data analytics were performed and confirmed some cases where Constables met all eligibility criteria and should have been receiving the SCPA. Another directed sample confirmed other cases where RCMP members continued to receive the SCPA after promotion above the Constable rank. A third example affecting timeliness related to one Constable that was listed in the monthly report six times prior to the initiation of the SCPA.

Aside from the review function that occurs upon initiation, there are no mechanisms to monitor and detect such errors. The potential and likelihood for error persists.

Isolated Posts and Government Housing Directive Allowances

In general, RCMP members in the directed sample who were receiving these allowances were located at an isolated post. As previously mentioned, manual processes are utilized in the administration of these allowances. For the most part, allowances paid were accurate, though minor calculation errors were noted. A few eligibility issues were noted where RCMP members who were living in government quarters were receiving the shelter cost differential associated with private accommodation, or were receiving the fuel and utilities differential allowance when these charges were included in the rent.

Once any IPGHD allowances are initiated, the over- or underpayments could perpetuate and, if not detected, could become significant. Once more, there are no mechanisms in place to monitor and detect errors. All errors identified were validated by Pay Operations and results were provided for corrective action.

Payment accuracy and timeliness were dependent on the current manual administration, supervision and review activities carried out by the various groups. Generally, once an entitlement was identified, payment processing was initiated in a timely fashion.

3.2 Management Practices

Despite significant investment in corporate information systems, management practices are too reliant on manual intervention, making it difficult to ensure that benefits and allowances are properly managed.

Policies and procedures including clearly defined roles and responsibilities of the different sections of an organization help to ensure that management directives are carried out as intended. As previously mentioned, current management practices within all groups rely heavily on manual intervention. This increases the risk of errors and creates an additional administrative burden. Given the complexity of the policies and directives, compounded with the manual processes involved, the current environment needs to be more efficient and effective.

Specific to foreign service benefits and allowances, it is difficult to promote consistency when there are many administrators and the roles, responsibilities and accountabilities of each are not sufficiently clear among the various groups involved. The Foreign Service Policy Centre is responsible for providing advice and communicating policy revisions in regards to the FSD. This policy centre actively supports Accounting Operations in their administration of foreign service payments under the FSD. However, there is no clear accountability from a policy centre perspective regarding policy updates for the MFSI, and there is limited to no guidance provided to Pay Operations and IPD for their administration of the foreign service payments under the MFSI and/or FSD, as applicable. This current void requires that IPD liaise directly with the Department of National Defence and Treasury Board Secretariat for interpretations and clarifications when needed.

The RCMP's procedures for foreign service allowances are stipulated in the Pay Procedures Manual. These procedures are outdated, and contain incomplete and inconsistent information in comparison to the FSD and MFSI. National Compensation Services is the originator of this manual; however, they do not support international policing operations. Interviews and audit observations revealed that the various groups were not referring to the procedures for direction. These groups created their own processes and procedures, many of which were not formalized, although the majority aligned with the FSD and/or MFSI. The formalization of procedures and a procedural review would promote consistency and enhanced alignment with these complex directives and provide clear guidelines to administrators.

As stated earlier, the RCMP is responsible for administering foreign service benefits and allowances for those deployed on international policing operations. Although entitlements under the FSD and MFSI are different, synergies may be possible between the various groups involved in the administration of these benefits and allowances, and efficiencies may be identified. The current Federal Reengineering initiative underway within Federal Policing may impact existing programs and management practices as well as address the issues observed.

According to the findings of this audit, the root cause of most errors observed are processes that require excessive manual intervention as well as policies and directives that are not clear and therefore lead to inconsistent applications. Making matters worse is the fact that roles, responsibilities and accountabilities are not sufficiently clear.

3.3 Monitoring and Oversight

Ongoing monitoring and oversight activities are not in place to assess whether payments are made in an accurate and timely fashion.

Monitoring and oversight are essential to assess whether payments are made in a timely and accurate manner. They are also useful in detecting anomalies and evaluating the performance of current management practices and processes. However, it was determined that limited to no monitoring and oversight were performed.

While management had access to payroll reports, these reports provide limited value in assessing the accuracy of payments and the eligibility of recipients. Using corporate information systems Footnote 2, data analytics should be used to monitor trends and assist management with the following:

  • detecting issues and anomalies with pay and benefits;
  • assessing the reasonableness of payments made;
  • determining effectiveness of payment processing and review activities;
  • providing direction for policy updates and continuous improvement;
  • identifying training requirements;
  • evaluating the integrity of key data elements captured in corporate information systems; and
  • reporting on performance metrics.

Ongoing monitoring and oversight using corporate information systems may proactively identify employee entitlements and detect anomalies. For example, as the SCPA is either 2% or 4% of a Constable's salary, a simple script could be run with TEAM data extracts to identify those receiving more than the maximum allowable amount. Eligibility could also be confirmed with HRMIS data and anomalies could be identified. Data analytics will lead to improvements and allow for timely corrective action where necessary. A risk-based approach including tolerance thresholds may be pragmatic.

Management must be mindful that further analysis needs to be performed of any data extractions as analytics used in testing confirmed issues with data integrity. As an example, HRMIS data regarding isolated posts was not consistent with the eligible isolated post locations specified in the IPGHD. A lack of data integrity has an impact on monitoring activities. However, data analytics would help management identify and address such data integrity issues in a timely manner. With complete and accurate data, management can develop more efficient processes to monitor current management practices, detect anomalies or proactively identify entitlements. Identifying and recording essential data elements in corporate information systems would facilitate more efficient monitoring and enhance decision-making.

Monitoring and oversight would also ensure that current management processes are aligned with complex federal directives and policy requirements, as well as ensure consistency and effectiveness in their application. As mentioned previously, the two different methods of calculating the PLA created misalignment and inaccuracies. Review activities that currently exist independently of each other did not capture this or similar issues with compliance that ongoing monitoring and oversight activities using data analytics could detect.

Risk-based monitoring and oversight activities using data analytics is an efficient way to help determine the reasonableness of benefits and allowances on an ongoing basis. This would be beneficial in evaluating current management practices and processes, and in identifying systemic issues for informed decision-making.

4. Recommendations

Recommendation 1
The D/Commr. Federal Policing, in consultation with the Chief Financial and Administrative Officer and the Chief Human Resources Officer, should clarify roles, responsibilities and accountabilities to ensure coordinated management of foreign service benefits and allowances.
Recommendation 2
The Chief Human Resources Officer, in consultation with the D/Commr. Federal Policing and the Chief Financial and Administrative Officer, should identify and ensure that key data elements required for the sound management of benefits and allowances are captured in corporate information systems.
Recommendation 3
The Chief Human Resources Officer, in consultation with the D/Commr. Federal Policing and the Chief Financial and Administrative Officer, should develop risk-based quality assurance and monitoring activities, with an emphasis on technology-driven reports, to identify anomalies and evaluate performance of management practices related to the administration of benefits and allowances.

5. Conclusion

Although payments of benefits and allowances were generally considered timely, current management processes must be strengthened by the use of monitoring activities. This would serve to improve the accuracy and quality of benefit and allowance transactions, while enhancing information available for financial reporting and decision-making by senior management.

Review activities that are in place to detect errors and non-compliance are, for the most part, manual. More robust execution of risk-smart quality assurance activities and the implementation of an efficient monitoring function will help ensure on an ongoing basis that payments are accurate and compliant with policies.

The issues observed during this audit are not limited to the benefits and allowances under review. The issues that increase the risk of inaccuracies are also present for other benefits and allowances administered by the RCMP. Clarification of roles, responsibilities and accountabilities among the various policy centres and administrators of pay and benefits would result in more efficient and effective processing of benefits and allowances.

Appendix A - Audit Objective and Criteria

The audit objective was to assess whether current management processes support the accurate and timely payment of benefits and allowances.

Criterion 1:
The payment process for benefits and allowances was well-defined with sound controls in place.
Criterion 2:
Payments were accurate, timely and compliant with relevant policy.

Appendix B - Policy References

Federal Policy and Directives

Isolated Posts and Government Housing Directive

Foreign Service Directives

National Defence and the Canadian Armed Forces Compensation and Benefits Instructions, Chapter 10 - Military Foreign Service Instructions

RCMP Policy

National Compensation Manual Part 2 - Terms and Conditions of Employment for Regular and Civilian Members, Section 8: Allowances

  • Subsection 5: Isolated Posts and Government Housing Allowances
  • Subsection 8: Senior Constable Provisional Allowance

Pay Procedures Manual Part VI - Special Procedures, Section 7: Foreign Service Allowances

Office of the Comptroller General of Canada

Audit Criteria related to the Management Accountability Framework: A Tool for Internal Auditors, March 2011

Vérification des prestations et des indemnités

Rapport final : juillet 2014

Ce rapport fut revu en considération de la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels; l'information publiée est NON-CLASSIFIÉE.

Table des matières

Acronymes et abréviations

DPI
Développement de la police internationale
DPILE
Directive sur les postes isolés et les logements de l'État
DSE
Directives sur le service extérieur
DSME
Directives sur le service militaire à l'étranger
GRC
Gendarmerie royale du Canada
IPGS
Indemnité provisoire pour gendarme supérieur
ISP
Indemnité de subsistance de poste
SIGRH
Système d'information sur la gestion des ressources humaines
S.-comm.
Sous-commissaire
TEAM
Système d'information financière départemental

Sommaire exécutif

La Gendarmerie royale du Canada (GRC) a mené une vérification dans le but de déterminer si les processus de gestion actuels favorisent le versement en temps opportun du montant exact des prestations et indemnités.

Cette vérification portait sur les prestations et indemnités du service à l'étranger, sur l'indemnité provisoire pour gendarme supérieur et sur les indemnités prévues par la Directive sur les postes isolés et les logements de l'État. En dépit des importants investissements réalisés dernièrement dans les systèmes d'information internes Note de bas de page 1, l'administration et le traitement des prestations et indemnités reposent toujours fortement sur des documents papier et des opérations manuelles. Le cloisonnement et la séparation des processus, aussi bien que les pratiques de gestion élaborées isolément, sans vue globale de l'intégralité du processus, rendent difficile la tâche d'administration. Cela dit, il faut fournir au personnel les outils adéquats lui permettant de s'acquitter de ses responsabilités le plus efficacement possible.

Le regroupement et la simplification sont de mise. Il est possible de tirer parti de plusieurs opérations d'administration et de contrôle existantes en leur appliquant des moyens technologiques, notamment par la mise au point d'une méthode d'analyse de données pour évaluer le caractère raisonnable des prestations et indemnités ainsi que l'admissibilité à ces dernières. Cette mesure permettrait de réduire le fardeau de gestion et d'accroître la conformité aux politiques et directives applicables. En outre, la direction doit cibler les opérations peu utiles et qui peuvent être éliminées afin d'éviter les problèmes de suradministration et de sous-gestion.

Il faut réexaminer les politiques et les processus actuels en définissant et en validant les principes fondamentaux, et en revoyant les méthodes de fonctionnement de sorte à assurer l'atteinte effective des objectifs fixés.

Le présent rapport propose des recommandations visant à améliorer les pratiques de gestion et les activités de contrôle et de surveillance afin de rendre plus efficace le traitement des prestations et indemnités. La réponse de la direction démontre la détermination des cadres supérieurs à prendre en compte ces recommandations ainsi que les constatations de la vérification. La direction travaille d'ailleurs présentement à l'élaboration d'un plan d'action détaillé. Une fois ce plan approuvé, la Vérification interne de la GRC en surveillera la mise en œuvre et réalisera une vérification complémentaire au besoin.

Réponse de la direction

Je suis heureux de commenter la vérification des prestations et des indemnités.

La GRC a bien commencé à prendre des mesures pour résoudre les problèmes soulevés dans le présent rapport. Au sein de la Police fédérale, on en est à étudier les avantages qu'il y aurait à déplacer les spécialistes des prestations et des indemnités relevant de la Police internationale vers la Sous-direction de la gestion générale. Dans les Ressources humaines, conformément aux mesures d'efficacité prises en application du Plan d'action pour la réduction du déficit, tous les bureaux régionaux de la rémunération ont été regroupés en une seule unité située à Ottawa. Cette mesure a déjà donné plusieurs résultats, mais ne nous attendons à en tirer tous les avantages qu'après un certain temps. Afin d'atténuer toute conséquence à court terme que le regroupement pourrait avoir sur l'excellence du service, on offre actuellement des séances de formation à tous les employés. Par ailleurs, les Services nationaux de rémunération se sont lancés dans la publication de bulletins trimestriels sur des sujets précis, où seront traitées prioritairement les questions liées aux prestations et aux indemnités mentionnées dans le rapport. La vérification a également révélé des déficiences dans les outils qu'utilisent les conseillers en rémunération, déficiences auxquelles on donnera également la priorité. Prochainement, un expert en la matière nous viendra en aide pour élaborer une méthode de contrôle de la rémunération et des prestations axée sur le risque. De plus, la Vérification interne aidera les Services nationaux de rémunération à concevoir des outils automatisés qui permettront d'améliorer l'efficacité des activités de contrôle.

Nous sommes reconnaissants des constatations formulées dans le présent rapport et nous nous engageons à rédiger un plan d'action détaillé d'ici le 15 septembre 2014. Ce plan fera état d'échéances et de jalons précis que la GRC respectera.

S.-comm. D.G.J. (Daniel) Dubeau
Dirigeant principal des Ressources humaines

1. Contexte

En avril 2013, le commissaire a approuvé le plan de vérification axé sur les risques 2013-2016. Ce plan comprenait un engagement relatif aux prestations et aux indemnités, qui donnait suite à la vérification des missions de paix internationales touchant les avantages versés réalisée en mai 2010. Cette dernière portait sur les prestations et les indemnités versées aux policiers canadiens affectés à des missions de paix internationales et visait à évaluer leur conformité aux directives et à vérifier si les montants étaient exacts et versés en temps voulu. Il en est ressorti que, même si les paiements étaient effectués dans des délais raisonnables, l'exactitude des montants restait à améliorer. Des recommandations ont été formulées et des plans d'action, mis en œuvre. Étant donné la complexité notable de l'administration des prestations et les interventions manuelles qu'elle suppose, un suivi a été effectué dans le cadre de la présente vérification pour déterminer si la GRC a pris des mesures correctives pour appliquer de façon satisfaisante les recommandations initiales.

Les employés de la GRC sont admissibles à plusieurs prestations et indemnités, assorties de divers objectifs stratégiques et conditions. Certaines d'entre elles sont difficiles à administrer en raison de la complexité des directives et des politiques qui les régissent, ainsi que des calculs financiers qu'elles requièrent. D'autres, parmi elles, nécessitent une intervention manuelle considérable pour déterminer les montants à verser, commencer le paiement et y mettre fin. Ce processus complexe et laborieux augmente le risque d'erreurs. À la suite d'une évaluation axée sur le risque de toutes les prestations et indemnités, il a été établi que les prestations et indemnités suivantes feraient l'objet de la présente vérification :

  • Prestations et indemnités du service à l'étranger
  • Indemnité provisoire pour gendarme supérieur (IPGS)
  • Indemnités prévues par la Directive sur les postes isolés et les logements de l'État (DPILE)

Prestations et indemnités du service à l'étranger

Les prestations et indemnités du service à l'étranger sont versées aux membres qui participent à des opérations policières internationales visant à renforcer les liens de coopération entre les organismes canadiens et étrangers d'application de la loi afin de lutter contre l'activité criminelle internationale et d'assurer la sécurité des Canadiens au pays. Il existe une panoplie de prestations et indemnités du service à l'étranger (logement, études, rémunération, déplacement, etc.) décrites dans les Directives sur le service extérieur (DSE) du Conseil du Trésor et dans le chap. 10 - Directives sur le service militaire à l'étranger (DSME) des Directives sur la rémunération et les avantages sociaux de la Défense nationale et des Forces canadiennes. Ces cadres stratégiques sont complexes et difficiles à administrer puisque l'admissibilité aux prestations et indemnités du service à l'étranger est fonction de nombreux facteurs : conditions difficiles, risque et coût de la vie dans le pays étranger, durée et fréquence des affectations, situation familiale des employés en mission, etc. Les changements dans la situation personnelle de chaque employé influencent les montants versés selon le cas.

Au sein de la Police fédérale, le Développement de la police internationale (DPI) est responsable de l'affectation de policiers canadiens, en vertu des DSME, à diverses missions dans le monde. La majorité de ces policiers ne sont pas membres de la GRC. Les conditions de leur affectation sont énoncées dans une lettre d'entente signée entre la GRC et leur service policier d'attache. Le DPI interprète et calcule les prestations et indemnités auxquelles les agents en mission sont admissibles. Les paiements sont traités par les Opérations de la paye des Ressources humaines pour les membres de la GRC et par les Opérations comptables de la Gestion générale et contrôle pour les policiers non membres de la GRC.

Toujours dans la Police fédérale, le Centre de coordination et de liaison internationale se charge des affectations en vertu des DSE, mais ne s'occupe pas de l'interprétation, des calculs ou des paiements des prestations et indemnités. Ce sont les Opérations de la paye et les Opérations comptables qui interprètent, calculent et administrent ces prestations et indemnités selon l'article des DSE qu'elles sont chargées d'appliquer. Le centre de décision du service extérieur, à la Gestion générale et contrôle, soutient les Opérations comptables dans l'administration de certaines prestations et indemnités prévues par les DSE. Ce centre peut, sur demande, offrir des conseils aux Opérations de la paye.

Indemnité provisoire pour gendarme supérieur

L'IPGS sert à récompenser les membres au grade de gendarme pour leur long service à la GRC et est administrée par les Opérations de la paye. Le centre de décision de la paye aux Services nationaux de rémunération dicte l'orientation stratégique relative à l'IPGS. Pendant la période à l'étude, l'IPGS était une indemnité annuelle équivalant à 2 % ou à 4 % du salaire de gendarme, versée lorsque certains critères étaient remplis. Le versement et la cessation des paiements de l'IPGS exigent une intervention manuelle.

Indemnités prévues par la Directive sur les postes isolés et les logements de l'État

La DPILE du Conseil du Trésor vise à faciliter le recrutement et le maintien en poste des employés chargés de la prestation de programmes gouvernementaux dans des régions isolées. Elle est conçue pour reconnaître les désavantages et les coûts excessivement élevés qu'entraînent la vie et le travail dans des lieux isolés, et pour faire en sorte que les employés occupant des logements de l'État bénéficient d'un traitement équivalent à celui des employés qui possèdent ou louent des logements semblables appartenant à des particuliers ou à des entreprises commerciales.

La DPILE prévoit divers types d'indemnités, assorties chacune d'options et d'exceptions, administrées par les Opérations de la paye et soutenues par le centre de décision de la paye. Ces indemnités, à l'instar des autres prestations et indemnités à l'étude, nécessitent beaucoup d'interventions manuelles pour l'activation, la cessation et l'ajustement des paiements de façon continue.

2. Objectif, portée, méthode et énoncé de conformité

2.1 Objectif

La vérification avait pour objectif de déterminer si les processus de gestion actuels favorisent le versement en temps opportun du montant exact des prestations et indemnités.

2.2 Portée

La vérification consistait à évaluer les processus de gestion existants utilisés dans l'administration et le traitement des paiements effectués entre le 1er avril 2012 et le 31 mars 2013 pour les prestations et indemnités suivantes :

  • Prestations et indemnités du service à l'étranger versées aux policiers canadiens assujettis aux DSME ou aux DSE;
  • IPGS versée aux membres ayant servi pendant plusieurs années à la GRC au grade de gendarme;
  • Indemnités prévues par la DPILE versées aux membres de la GRC travaillant et vivant dans des régions isolées.

La vérification n'a pas tenu compte des paiements effectués en remboursement des dépenses liées à la réinstallation, aux soins médicaux et aux déplacements pour raisons opérationnelles.

2.3 Méthode

La planification de la vérification s'est achevée en janvier 2014. Au cours de cette phase, l'équipe de vérificateurs a procédé à des entrevues et a analysé des textes de loi, des politiques, des directives et des procédures pertinentes, ainsi que les pratiques de gestion connexes. Elle a constaté et validé les processus en observant des processus définis, et a déterminé les contrôles clé pour l'administration et le traitement des prestations et des indemnités à l'étude. Des engagements antérieurs pris par d'autres ministères et professionnels du gouvernement ont également été examinés. Il s'agissait notamment de l'évaluation des écarts réalisée par un conseiller externe en vue de l'application de la Politique sur le contrôle interne du Conseil du trésor et du rapport sur les vérifications post-paiement 2012-2013 produit par la section du contrôle interne de Gestion générale et contrôle.

Pour établir les critères de vérification, l'équipe de vérificateurs s'est appuyée sur les politiques de la GRC et les directives du Conseil du Trésor. Elle a ajouté d'autres critères qui s'inspirent des contrôles de gestion de base délivré par le Bureau du Contrôleur général du Canada, portant sur le Cadre de responsabilisation de gestion du gouvernement fédéral. À l'annexe A figurent l'objectif et les critères de vérification. Les références relatives aux politiques se trouvent à l'annexe B.

Pendant la phase d'examen, qui s'est terminée en avril 2014, les vérificateurs ont employé diverses techniques, dont l'extraction et l'analyse de données à l'aide des systèmes d'information internes, pour relever les anomalies touchant l'admissibilité. À l'aide d'une méthode discrétionnaire, ils ont sélectionné un échantillon de dossiers à évaluer. Les procédures de vérification consistaient à trouver, parmi les dossiers conservés, les documents originaux correspondant aux prestations et aux indemnités à l'étude, à vérifier l'exactitude des paiements et leur conformité aux politiques de la GRC et aux directives fédérales applicables, et à examiner l'approbation de transactions par les agents autorisés en vertu des articles 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques. À la fin de la phase, l'équipe de vérificateurs s'est réunie avec le personnel pour valider les constatations et en informer la haute direction.

2.4 Énoncé de conformité

La mission de vérification est conforme aux normes de vérification interne du gouvernement du Canada, comme en font foi les résultats du programme d'assurance et d'amélioration de la qualité.

3. Constatations

3.1 Admissibilité, exactitude et délais

Bien que les bénéficiaires avaient droit aux prestations et indemnités touchées, des améliorations doivent être apportées pour s'assurer de l'exactitude des montants versés.

Lorsque le montant juste était versé dans un délai raisonnable, les paiements étaient jugés exacts et opportuns. Cependant, la question de l'admissibilité a occupé une place centrale dans le processus. En effet, même si un montant était calculé exactement et versé en temps opportun, il restait à valider l'admissibilité par des pièces justificatives conservées au dossier qui prouvaient la conformité aux politiques et aux directives applicables. À défaut de références, les vérificateurs ont fait appel à leur jugement professionnel afin d'évaluer les délais de versement.

De manière générale, les bénéficiaires avaient bien droit aux prestations et indemnités à l'étude. Il n'empêche que des erreurs se sont glissées dans les montants versés, erreurs dues à de mauvais calculs, à une mauvaise interprétation des politiques ou à l'application des mauvais taux par les divers groupes intervenants dans l'administration des prestations et des indemnités. Certaines erreurs ont été relevées et corrigées par les administrateurs, tandis que d'autres ont été détectées durant la vérification et signalées aux fins de correction. Lorsque des erreurs sont observées, il faut procéder à leur correction, ce qui, en plus d'engendrer des répercussions financières pour le bénéficiaire, alourdit le fardeau administratif de l'organisation. Par ailleurs, en cas d'erreur touchant un policier non membre de la GRC, le recouvrement des paiements en trop doit s'effectuer manuellement, une opération exigeante qui pourrait agir sur les relations de l'organisation avec ses partenaires policiers.

Pour les prestations et indemnités à l'étude, le risque d'erreur augmente considérablement, car l'activation et la cessation des versements ainsi que l'application des changements de taux continus et les ajustements connexes doivent s'effectuer manuellement.

Prestations et indemnités du service à l'étranger

En général, les bénéficiaires étaient bien admissibles aux prestations et indemnités du service à l'étranger qu'ils ont reçues. La complexité des directives, la durée variable des affectations et la situation personnelle de chaque employé, ainsi que le processus manuel laborieux décrit précédemment, rendent difficile de garantir l'exactitude des montants versés.

En outre, la vérification des missions de paix internationales touchant les avantages versés (mai 2010) a révélé qu'il était nécessaire d'améliorer l'exactitude des paiements. Une fonction d'assurance de la qualité a été mise en œuvre qui devait permettre d'accroître l'exactitude et d'assurer le respect des DSME avant l'émission du dernier paiement aux policiers canadiens affectés à l'étranger. Cela dit, la présente vérification vient confirmer que cette fonction a été délaissée. Tel que prévu, plusieurs montants de prestations et indemnités versés étaient inexacts. Des erreurs de calcul et des erreurs administratives touchant des prestations et indemnités particulières ont été relevées.

Indemnité de subsistance de poste (ISP)
L'ISP est versée mensuellement pour compenser le coût élevé des biens et services dans les lieux d'affectation à l'étranger. Pour déterminer le montant de l'ISP, on utilise le salaire de base de l'employé. Les Opérations de la paye et le DPI interprétaient différemment la définition de salaire de base. Les Opérations de la paye utilisaient un outil qui générait inadéquatement des montants à ajouter au salaire de base, ce qui augmentait le montant de l'ISP. Le DPI utilisait un autre outil conforme à la directive, mais les documents conservés aux dossiers faisaient souvent état d'un salaire différent de celui utilisé dans le calcul de l'ISP. Même si le salaire de base des membres réguliers de la GRC était connu, on n'utilisait pas toujours le montant juste. Qui plus est, le montant de l'ISP doit être ajusté en fonction des modifications de salaire, mais les processus manuels sont tels qu'il était difficile de vérifier que les augmentations avaient bel et bien été ajoutées. À noter que, malgré les incohérences, le montant de l'ISP est plafonné lorsque le salaire de base est supérieur ou égal à 100 000 $. Donc, du moment que le montant du salaire de base utilisé pour calculer l'ISP est exact, le risque de surévaluation n'existe que dans le cas des salaires inférieurs au seuil établi.
Aide au logement
Le processus actuel d'administration de l'aide au logement ne respecte pas les DSE. Un employé en mission à l'étranger peut être admissible à cette aide pour une ou des personnes à sa charge inscrites dans un programme d'études post-secondaires afin d'assurer à ces dernières un lieu de résidence stable jusqu'à la fin de l'année universitaire. Les DSE précisent que le remboursement n'est à verser que sur réception de justificatifs des coûts réels et d'une attestation d'études à plein temps jusqu'à la fin de l'année universitaire. Le processus employé actuellement par les Opérations comptables consiste à verser un paiement après réception d'une preuve d'inscription, sans exiger de preuve d'achèvement de l'année universitaire. De ce fait, il n'y a aucune méthode de vérification de l'admissibilité dans les cas où une personne à charge inscrite à plein temps dans un programme s'en retire ultérieurement ou change son statut à étudiant à temps partiel après le versement de l'aide au logement.

Indemnité provisoire pour gendarme supérieur

Tel qu'il a été mentionné précédemment, l'IPGS est une indemnité annuelle équivalant à 2 % ou à 4 % du salaire de gendarme, et versée à certaines conditions. Pour être admissible à l'indemnité de 2 %, le gendarme doit avoir accumulé 11 années de service à la Gendarmerie. Pour celle de 4 %, il doit avoir servi pendant sept ans à la Gendarmerie et réussi l'exercice de simulation relatif à l'emploi exigé pour la promotion au grade de caporal.

Les erreurs les plus significatives relevées tiennent à la mauvaise interprétation des critères d'admissibilité. Parfois, le nombre d'années de service passées dans d'autres organismes policiers canadiens était indûment inclus dans la détermination de l'admissibilité à l'IPGS pour les policiers qui sont devenus membres de la GRC. Même si la direction a été informée de cette constatation, la cessation de certains paiements et le recouvrement d'autres demeurent en suspens. Les années de service travaillées dans d'autres organismes policiers canadiens sont reconnues pour l'admissibilité à l'exercice de simulation relatif à l'emploi aux fins de promotion au grade de caporal, mais ne le sont pas pour ce qui est de l'IPGS. Il faut éclaircir la politique sur l'IPGS, car le critère du nombre d'années de service continue à créer de la confusion.

Les gendarmes admissibles sont sélectionnés au moyen de divers processus manuels. La majorité d'entre eux sont nommés dans un rapport mensuel du SIGRH. Les Opérations de la paye comparent manuellement ce rapport avec celui du mois précédent pour en dégager les noms des gendarmes devenus admissibles. Il reste que ce processus ne suffit pas à connaître toutes les personnes admissibles et ne permet pas de repérer celles qui sont inadmissibles alors qu'elles reçoivent l'indemnité. Les vérificateurs ont alors analysé des données et confirmé certains cas où des gendarmes répondaient à tous les critères d'admissibilité et auraient dû toucher l'IPGS. L'examen d'un autre échantillon a confirmé des cas où des membres de la GRC continuaient de bénéficier de l'IPGS après leur promotion à un grade supérieur à celui de caporal. Un troisième exemple touchant les délais de paiement concernait un gendarme qui était nommé six fois dans le rapport mensuel avant de commencer à recevoir l'indemnité.

Mis à part l'examen effectué au début des versements, il n'y a aucune méthode de contrôle en place qui permette de détecter ces erreurs. Le risque d'erreur est donc toujours présent.

Indemnités prévues par la Directive sur les postes isolés et les logements de l'État

En général, les membres de la GRC dont les dossiers se trouvaient dans l'échantillon examiné et qui recevaient ces indemnités étaient affectés à un poste isolé. Tel qu'il a été mentionné précédemment, les opérations d'administration font appel au processus manuel. Pour la plupart, les montants versés étaient exacts malgré des erreurs de calcul mineures. Quelques problèmes d'admissibilité ont été constatés dans le cas de membres de la GRC occupant des logements de l'État et recevant l'indemnité de frais de logement associée aux résidences privées ou l'indemnité de combustible et de services publics alors que ces frais sont inclus dans le loyer.

Une fois le versement des indemnités activé, les paiements en trop ou en moins pourraient perdurer et, s'ils ne sont pas détectés, devenir considérables. Encore une fois, il n'y a aucune méthode de contrôle permettant de repérer ces erreurs. Les Opérations de la paye ont confirmé toutes les erreurs relevées et ont reçu les résultats aux fins de correction.

L'exactitude du montant versé et les délais de paiement dépendaient des activités manuelles d'administration, de supervision et d'examen menées par les divers groupes intervenant dans le processus. Généralement, dès qu'une personne admissible était nommée, le traitement du paiement débutait dans un délai raisonnable.

3.2 Pratiques de gestion

En dépit des importants investissements réalisés dans les systèmes d'information internes, les pratiques de gestion reposent toujours fortement sur des processus manuels, ce qui rend difficile la gestion adéquate des prestations et indemnités.

Les politiques et procédures ainsi que la définition claire des rôles et des responsabilités des différentes sections d'une organisation permettent de s'assurer que les consignes de la direction sont appliquées comme prévu. Tel qu'il a déjà été mentionné, les pratiques de gestion actuelles de tous les groupes dépendent fortement des processus manuels. S'ensuit un risque d'erreur accru et un fardeau administratif alourdi. Étant donné la complexité des politiques et des directives, et les processus manuels employés, il faut envisager des méthodes de fonctionnement plus efficaces.

En ce qui touche les prestations et indemnités du service à l'étranger, il est difficile de favoriser l'uniformité sachant que les administrateurs sont nombreux et que les rôles et les responsabilités de chacun ne sont pas suffisamment clairs parmi les divers groupes intervenants. Le centre de décision du service extérieur est chargé d'offrir des conseils et de communiquer les révisions apportées à la politique par rapport aux DSE. Il soutient activement les Opérations comptables dans l'administration des paiements pour service extérieur prévus par les DSE. Cela dit, il n'y a pas de responsabilisation claire, du point de vue du centre de décision, à l'égard des mises à jour des politiques concernant les DSME. De plus, les Opérations de la paye et le DPI reçoivent très peu d'indications, voire aucune, relativement à leur administration des paiements pour service extérieur prévus par les DSME ou les DSE, selon le cas. En raison de ce vide, le DPI doit, au besoin, communiquer directement avec le ministère de la Défense nationale et le Secrétariat du Conseil du Trésor pour obtenir des interprétations et des éclaircissements.

Le Manuel de la procédure salariale décrit les procédures de la GRC applicables aux indemnités du service extérieur, procédures qui datent et renferment des renseignements incomplets et incohérents, comparativement aux DSE et aux DSME. Les Services nationaux de rémunération ont créé ce manuel; par contre, ils ne soutiennent pas les opérations policières internationales. Il est ressorti des entrevues et des constatations que les divers groupes intervenants ne se reportaient pas aux procédures pour obtenir de l'orientation. Ces groupes ont élaboré leurs propres processus et procédures, dont un grand nombre n'était pas officialisé, même si la majorité se conformait aux DSE ou aux DSME. L'officialisation des procédures et un examen procédural favoriseraient la cohérence, assureraient une meilleure conformité aux directives complexes et fourniraient des lignes directrices claires aux administrateurs.

Comme on l'a indiqué, la GRC administre les prestations et indemnités du service à l'étranger pour les membres qui participent à des missions policières à l'étranger. Même si les prestations et les indemnités prévues par les DSE et les DSME diffèrent, il y a possibilité de créer des synergies entre les divers groupes intervenant dans leur administration, et de réaliser des gains en efficacité. L'initiative de restructuration en cours à la Police fédérale pourrait avoir une incidence sur les programmes et les pratiques de gestion actuels, et favoriser la résolution des problèmes observés.

D'après les constatations de la vérification, la cause profonde de la plupart des erreurs relevées réside dans les processus manuels laborieux et dans les politiques et les directives ambiguës qui entraînent des incohérences. La situation s'aggrave du fait que les rôles et les responsabilités des intervenants ne sont pas suffisamment clairs.

3.3 Contrôle et surveillance

Aucune activité de contrôle et de surveillance continus n'est en place pour vérifier l'exactitude et les délais des paiements.

Les activités de contrôle et de surveillance jouent un rôle essentiel dans la vérification de l'exactitude et des délais des paiements. Elles servent aussi à détecter les anomalies et à évaluer l'efficacité des pratiques et processus de gestion actuels. Cela dit, il a été établi que très peu de ces activités, voire aucune, ont été réalisées.

Même si la direction avait accès aux rapports sur la paye, ces derniers sont peu utiles à l'évaluation de l'exactitude des paiements et de l'admissibilité des bénéficiaires. À l'aide des systèmes d'information internes Note de bas de page 2, il faut analyser les données pour contrôler les tendances et aider la direction :

  • à repérer les problèmes et les anomalies liés à la paye et aux prestations;
  • à déterminer le caractère raisonnable des paiements versés;
  • à évaluer l'efficacité des activités de traitement et d'examen des paiements;
  • à donner des directives en vue de mises à jour des politiques et de l'amélioration continue;
  • à recenser les besoins en matière de formation;
  • à évaluer l'intégrité des éléments de données clés inscrits dans les systèmes d'information internes;
  • à établir des rapports sur les mesures de rendement.

En utilisant les systèmes d'information internes pour contrôler et superviser les processus, on peut déterminer de façon proactive les prestations et indemnités auxquelles les employés ont droit et détecter les anomalies. Par exemple, vu que l'IPGS équivaut soit à 2 % soit à 4 % du salaire de gendarme, un simple script lancé avec la fonction d'extraction de données du système TEAM pourrait permettre de repérer les employés qui reçoivent plus que le montant maximal attribuable. Les données du SIGRH peuvent également servir à confirmer l'admissibilité et à relever les anomalies. Le recours à l'analyse de données engendrera des améliorations et permettra de prendre rapidement les mesures correctives nécessaires. Il peut s'avérer pragmatique d'adopter une approche axée sur le risque qui tient compte des seuils de tolérance.

La direction ne doit pas perdre de vue qu'il faudra analyser minutieusement toutes les données extraites, car la vérification a révélé des problèmes d'intégrité des données. À titre d'exemple, les données du SIGRH concernant des postes isolés ne correspondaient pas à la description des postes isolés figurant dans la DPILE. Le manque d'intégrité des données agit sur les activités de contrôle. En revanche, l'analyse de données pourrait aider la direction à repérer et à corriger ce problème en temps opportun. Grâce à des données complètes et exactes, la direction peut élaborer des processus plus efficaces pour contrôler les pratiques de gestion actuelles, détecter les anomalies ou déterminer de façon proactive l'admissibilité aux prestations et aux indemnités. La sélection d'éléments de données essentiels et leur enregistrement dans les systèmes d'information internes rendraient les activités de contrôle plus efficaces et favoriseraient la prise de décisions.

Le contrôle et la surveillance permettraient également de s'assurer que les processus de gestion actuels s'harmonisent avec les directives fédérales complexes et les exigences des politiques, et qu'ils sont appliqués de manière uniforme et efficace. Comme il a déjà été mentionné, l'utilisation de deux méthodes pour calculer l'ISP a entraîné des erreurs et des incohérences. Les activités d'examen actuelles sont indépendantes et n'ont pas permis de relever ces problèmes ni d'autres problèmes liés à la conformité que le contrôle et la surveillance continus en utilisant l'analyse de données pourraient aider à repérer.

Les activités de contrôle et de surveillance axées sur le risque s'appuyant sur l'analyse de données s'avèrent être un moyen efficace de déterminer le caractère raisonnable des prestations et indemnités de façon continue. Elles seraient utiles à l'évaluation des pratiques et processus de gestion actuels, et permettraient de détecter des problèmes systémiques en vue d'une prise de décisions éclairées.

4. Recommandations

Recommandation 1
Le s.-comm. à la Police fédérale, en consultation avec le dirigeant principal des Finances et de l'Administration et le dirigeant principal des Ressources humaines, doit éclaircir les rôles et les responsabilités pour assurer une gestion coordonnée des prestations et indemnités du service à l'étranger.
Recommandation 2
Le dirigeant principal des Ressources humaines, en consultation avec le s.-comm. à la Police fédérale et le dirigeant principal des Finances et de l'Administration, doit déterminer les éléments de données clés requis pour la gestion saine des prestations et indemnités et s'assurer qu'ils sont saisis dans les systèmes d'information internes.
Recommandation 3
Le dirigeant principal des Ressources humaines, en consultation avec le s.-comm. à la Police fédérale et le dirigeant principal des Finances et de l'Administration, doit mettre sur pied des activités de contrôle et d'assurance de la qualité axées sur le risque, en mettant l'accent sur les rapports informatisés, afin de détecter les anomalies et d'évaluer le rendement des pratiques de gestion liées à l'administration des prestations et indemnités.

5. Conclusion

Même si les paiements des prestations et indemnités étaient généralement considérés comme rapides, il reste à renforcer les processus de gestion actuels par le recours à des activités de contrôle. Ces dernières serviraient à améliorer l'exactitude et la qualité des transactions ainsi que l'information disponible aux fins de rapports financiers et de prise de décisions par la haute direction.

Les activités d'examen en place servant à détecter les erreurs et les problèmes de non-conformité s'effectuent, pour la plupart, manuellement. L'exécution plus rigoureuse des activités d'assurance de la qualité axée sur le risque et la mise en œuvre de mesures de contrôle efficaces permettront d'assurer continuellement l'exactitude des paiements et leur conformité aux politiques.

Les problèmes relevés durant la vérification ne se limitent pas aux prestations et indemnités à l'étude. Des problèmes qui augmentent le risque d'inexactitudes sont également présents pour d'autres prestations et indemnités administrées par la GRC. Si on éclaircit les rôles et les responsabilités des divers centres de décision et administrateurs de la paye et des avantages, on aboutira à un traitement plus efficace des prestations et indemnités.

Annexe A - Objectif et critères

La vérification avait pour objectif de déterminer si les processus de gestion actuels favorisent le versement en temps opportun du montant exact des prestations et indemnités.

Critère 1 :
Le processus de paiement des prestations et indemnités est bien défini, et les contrôles en place sont rigoureux.
Critère 2 :
Les paiements sont exacts, se font dans des délais raisonnables et sont conformes aux politiques.

Annexe B - Références relatives aux politiques

Politiques et directives fédérales

Directive sur les postes isolés et les logements de l'État

Directives sur le service extérieur

Chap. 10 - Directives sur le service militaire à l'étranger (DSME), Directives sur la rémunération et les avantages sociaux de la Défense nationale et des Forces canadiennes

Politiques de la GRC

Manuel national de la rémunération, Partie 2 - Conditions d'emploi des membres réguliers et des membres civils, chapitre 8 - Indemnités

  • Article 5 : Indemnité de poste isolé et de logement de l'État
  • Article 8 : Indemnité provisoire pour gendarme supérieur

Manuel de la procédure salariale, Partie VI - Procédures spéciales, chapitre 7 - Indemnités de service extérieur

Bureau du Contrôleur général du Canada

Critères de vérification liés au Cadre de responsabilisation de gestion : outil à l'intention des vérificateurs internes, mars 2011

Défoncer le plafond de verre depuis le plancher du détachement

Ramper dans des buissons sans se faire détecter. Descendre en rappel le long d'un édifice avec son arme. Grimper le long d'un bateau en habit de plongée. Désamorcer un engin pendant le compte à rebours. Présider la destinée d'une association internationale d'analystes. Il y a trente ou quarante ans, une femme ne pouvait qu'en rêver, mais aujourd'hui, on ne parle plus de rêve.

Par les temps qui courent, nous célébrons quarante années de réalisations féminines à la Gendarmerie, et il faut bien admettre que les premières se font de plus en plus rares et qu'il reste peu de plafonds de verre à percer, grâce aux efforts des pionnières d'hier et d'aujourd'hui qui ont ouvert la voie.

Tonita Murray, membre civile à la retraite, a été la première femme directrice générale (DG) du Collège canadien de police (CCP). Pour celle qui consacre sa retraite à défendre l'égalité homme-femme et la réforme de la police en Afghanistan et au Kenya, les six années passées à titre de DG ont été les plus stimulantes de sa carrière. « Aucun changement organisationnel ne s'est fait sans débats houleux, mais je savais que gérer le changement voulait dire remettre en cause le statu quo. »

Des propos reflétés par la plupart des femmes qui, les premières, ont percé certains groupes de la GRC dominés par des hommes – ou comme le dit l'insp. Ruth Roy, première femme recrutée dans une équipe de récupération sous-marine (ERSM) en Columbie-Britannique, « les derniers retranchements du club des boys ». L'insp. Roy, qui avait fait partie de l'équipe de plongeurs de la police de Ports Canada, suivi de la formation et fait de nombreuses sorties avec des plongeurs de la GRC, a peiné à se faire accepter par la gestion lorsqu'elle a postulé une place permanente à l'ERSM en 1991.

« Quand est venu le temps de me faire une place dans l'équipe, la gestion a multiplié les obstacles, » se rappelle l'insp. Roy. Mais connue de l'équipe qu'elle avait côtoyée, elle a fini par s'y tailler une place. L'histoire s'est répétée dans les groupes tactiques d'intervention (GTI), les groupes de l'enlèvement des explosifs (GEE) et divers autres domaines spécialisés qui n'attirent pas beaucoup de femmes.

Une réalité que s'emploie à changer la serg. Regan Douglas, première et seule femme spécialiste en engins explosifs à la GRC. Elle est devenue la première instructrice à plein temps de l'unité de formation aux explosifs au CCP. « J'espère qu'à côtoyer une instructrice, les recrues s'habitueront à travailler avec une femme au point de s'attendre naturellement à en trouver sur le terrain aussi. » La serg. Douglas essaie d'intéresser d'autres femmes à son domaine et en compte d'ailleurs une dans ses cours. Mais elle reconnaît que le milieu est compétitif et que les places sont limitées, au même titre que dans d'autres secteurs de spécialité. Il faut donc beaucoup de détermination.

 »Il faut déjà du courage pour se présenter, » concède la serg. Douglas, qui peine encore à croire qu'on la paye pour faire sauter des trucs. « Pendant des mois, j'ai passé tout mon temps libre avec les gars de l'équipe CBRNE [chimique, biologique, radiologique, nucléaire, explosif], à apprendre les rudiments, à me faire remarquer. » Ç'a marché; la serg. Douglas a réussi le cours et obtenu un poste permanent dans l'équipe en 2009, aux côtés de gars fantastiques chez qui elle n'a senti aucune résistance.

La serg. Val Brooks travaille aussi à changer le visage de la police. À titre de première femme membre opérationnelle du GTI, de 2004 à 2008, elle parle souvent de son expérience à des recrues. Elle insiste beaucoup sur la nécessité de la confiance et du respect dans l'équipe, entre hommes et femmes. « Au GTI, tout est affaire d'équipe. La camaraderie et les liens qui se forment sont inouïs, et ils s'accompagnent d'une grande responsabilité, » explique-t-elle en pensant à ce milieu où la pression, le risque et les exigences physiques sont élevés. « Pour ma part, à ce jour, faire le GTI demeure ma plus grande réalisation personnelle et professionnelle. »

Première femme affectée à plein temps au GTI, l'insp. Rhonda Blackmore estime que l'essentiel est d'avoir des seuils dans les normes de formation et de certification. « Si les normes sont valides, peu importe que vous soyez homme ou femme, on choisira le meilleur candidat pour le poste. » Souvent appelée à parler de ses expériences et à donner son avis, elle dit aux policières que certes, le GTI est exigeant aux points de vue physique, mental et technique, mais les compétences qu'on y acquiert sont transposables à n'importe quel rôle et sont utiles à tout le monde.

Bien des femmes à la GRC se sentent la mission d'inspirer et d'encourager la relève. Et comme la membre civile Jennifer Johnstone, analyste de renseignements aux Crimes graves et Crime organisé en Colombie-Britannique, il faut aspirer non seulement à être la première femme, mais le premier citoyen canadien à faire sa marque dans son domaine à l'échelle internationale. Mme Johnstone a été nommée (pour un second mandat) présidente de l'International Association of Law Enforcement Intelligence Analysts (IALEIA), une première pour un Canadien. Forte de plus de 20 années d'expérience et ayant contribué à l'élaboration de la formation sur les fondements de l'analyse de renseignements qui se donne partout dans le monde, Mme Johnstone est vue comme une experte internationale en formation et en professionnalisme dans le domaine de l'analyse de renseignements. Ayant reçu l'appui entier de la GRC pour son engagement envers l'IALEIA, Mme Johnstone se dit très chanceuse d'avoir pu travailler avec des leaders formidables. « De mes voyages partout dans le monde, je retire que la GRC est un bon endroit où travailler. »

Les femmes à la GRC ont dressé à ce jour une longue liste de premières, mais surtout leur force tranquille leur a permis de surmonter les barrières d'attitude et de génération pour se faire une place aux côtés de leurs collègues masculins. On ne peut qu'imaginer les difficultés qu'ont connues les pionnières premières gendarmes dans un détachement, premières dans un Groupe antidrogue, premières maîtres de chien ou premières enquêtrices en délits commerciaux. Et si beaucoup de femmes de toutes les catégories ont frappé des obstacles, beaucoup ont aussi vécu des expériences gratifiantes.

Pionnière parmi les pionnières, la commissaire à la retraite Bev Busson a fait sauter le plafond de verre pour devenir la première et la seule femme commissaire. Quand on lui demande de quoi elle est le plus fière, Mme Busson répond : « que les membres aient accepté mon leadership à un moment où l'organisation vivait d'énormes pressions. Ça n'a rien à voir avec le fait d'être une femme. »

Lisez les articles intitulés « Gros plan », « Premières féminines » et « Voici la Troupe 17 »

Breaking the glass ceiling, starting at the detachment floor

Crawling undetected through the woods on bush patrol. Rappelling down the side of a building with a weapon. Scaling the side of a ship in full dive gear. Dismantling an explosive device while the timer counts down. Leading an international agency of analysts into the future. Decades ago you wouldn't have pictured a woman in these roles, but now it's a different day.

As we celebrate the accomplishments of women on the Force over the last four decades, we're getting closer to the day when female firsts and glass ceilings are things of the past. It's thanks to the efforts of past and present trailblazers who've helped pave the way to the future.

For retired civilian member Tonita Murray, the first female director general (DG) of the Canadian Police College (CPC), who is spending her retirement working on gender equality and police reform in Afghanistan and now in Kenya, she admits her six years as DG were the most challenging of her career. "All the organizational changes that occurred during my time there were not achieved without hot debate, but I understood that managing change meant destabilizing the status quo."

Destabilizing the status quo was a theme for most of the women who pioneered the entry into some of the RCMP's male-dominated fields – or as Insp. Ruth Roy, the first female member in British Columbia of an Underwater Recovery Team (URT) calls them, "the last bastions of the old boys club." Insp. Roy, who had been part of the Ports Canada Police dive team and participated in countless practice dives and training with the RCMP dive team, still faced pushback from some in management when she applied for a permanent spot on URT back in 1991.

"When it came time to have me on the team, management started putting up barriers," recalls Insp. Roy. But this avid diver's history with the team prevailed and she finally secured a spot on the team. It's a similar story with emergency response teams (ERT), explosive device units (EDU), and various other specialized roles that simply don't attract many females.

But Sgt. Regan Douglas, the first (and only) female bomb tech in the RCMP, is trying to change that, and recently became a full-time (first female) instructor at the CPC in the Explosives Training Unit. "Hopefully, with a female instructor, these new young bomb tech recruits will be so used to working with a woman, they'll just expect us to be out in the field as well." Sgt. Douglas tries to encourage other women to explore the field and currently has one woman in her class. But she admits that it's competitive and like some of the other specialized units has limited positions, so you really have to be committed.

"It takes a lot of courage to just show up," says Sgt. Douglas, who can often be heard saying she can't believe she gets paid to blow things up. "For months I spent my leave days and all my free time hanging out with the CBRNE [Chemical Biological Radiological Nuclear Explosive] guys, learning the ropes, proving myself." It paid off; Sgt. Douglas passed the course and secured a permanent spot on the team in 2009, and joined a "fantastic group of guys" with whom she felt no resistance whatsoever.

Sgt. Val Brooks is also trying to change the face of policing, and as the first operational woman on ERT from 2004 to 2008, she's given a few presentations to new recruits about her experiences on ERT. She talks a lot about the need for trust and respect on a team, which is crucial regardless of gender. "On ERT it's always about the team… the sense of camaraderie and the bonds that form are incredible, and with that comes responsibility," she explains of the highly physically demanding, high pressure, high risk environment. "It was, to date, my biggest accomplishment from a personal and professional perspective."

As the first woman posted to a full-time ERT, Insp. Rhonda Blackmore believes the main point is having applicable benchmarks for training and certification standards. "If the required standards are valid, then it is irrelevant if you are male or female, it is all about selecting the best candidate for that job." Often called on to share her experiences and dispense advice, she tells female officers that while ERT is physically, mentally, and technically challenging, the skills and lessons learned are transferable to any role and will serve anyone well.

Many women in the Force feel it is their obligation to reach out to inspire and encourage the next generation. And like civilian member Jennifer Johnstone, an intelligence analyst with Federal Serious and Organized Crime in British Columbia, one should aspire not only to be the first woman, but to be the first Canadian to achieve international success in their field. Johnstone was appointed (for her second term) as the president of the International Association of Law Enforcement Intelligence Analysts (IALEIA), the first time a Canadian has taken the helm. With more than 20 years experience and having assisted in the development of the Foundations of Intelligence Analysis Training used around the world, Johnstone is considered a subject matter expert in the topic of intelligence analysis with regards to training and professionalism on an international level. Having had the full support of the RCMP for her endeavours with IALEIA, Johnstone says she's been very fortunate to have worked for some incredible leaders. "I realize that as I travel around the world, the RCMP is a good place to work."

The list of acknowledged female firsts in the RCMP is a long one, but greater still is the number of unsung women who have quietly overcome attitudinal and generational barriers to take their place alongside male colleagues. One can only imagine the challenges faced by the first female to serve as a constable in a detachment, the first to work on a drug unit, to handle a police service dog or investigate commercial crime. While many women in all categories have faced obstacles, many have also experienced great rewards.

A true trailblazer who really shattered the glass ceiling is retired Commissioner Bev Busson, the Force's first and only female Commissioner. When asked what she's most proud of, Busson states, "that members accepted my leadership at a time of a lot of pressure and stress on the organization. It was never about being female."

Read the previous In Focus, Female First and Meet Troop 17 features

Analyser des renseignements à l’échelle mondiale

À Nashville (Tennessee), Jennifer Johnstone, présidente de l'IALEIA, souhaitera la bienvenue aux membres de la conférence de 2011.

Nommée à la barre de l'International Association of Law Enforcement Intelligence Analysts (IALEIA) il y a quatre ans, une première pour un Canadien, la m.c. Jennifer Johnstone aide à façonner le domaine de l'analyse de renseignements partout dans le monde.

La GRC, où elle travaille depuis 2001, était un choix naturel pour cette experte en renseignements qui vient d'une famille dont les membres travaillent dans l'application de la loi et la sécurité publique. « Je travaillais à l'ASFC [depuis 1993] en tant qu'inspectrice des douanes et analyste de renseignements quand j'ai été affectée à une opération policière conjuguée sur le tabac au Quartier général de la GRC [C.-B.], explique-t-elle. L'idée de travailler sur divers dossiers à tous les niveaux de l'application de la loi était attirante, donc quand la GRC m'a approchée, j'ai accepté. »

Comme analyste criminelle, analyste stratégique ou analyste de renseignements, elle a passé plus de 20 ans à affiner ses compétences analytiques. Elle est actuellement affectée aux Crimes graves et Crime organisé de la Police fédérale de la GRC (C.-B.) et entame son deuxième mandat (bénévolement) à titre de présidente de l'IALEIA. Plus grand regroupement professionnel d'analystes de renseignements dans le monde, l'IALEIA vise à faire avancer les normes de professionnalisme dans le domaine.

« Un des prix dont je suis vraiment fière vient de la Police nationale de Colombie et de la communauté policière du renseignement de l'Amérique latine et des Caraïbes, dit-elle. Ils ont reconnu mes efforts pour favoriser la profession d'analyste de renseignements en Amérique centrale et du Sud. » Elle ajoute que l'IALEIA réalise des percées considérables là-bas, où une telle organisation est plus que nécessaire en matière de professionnalisme et de normes.

Considérée comme étant une experte par le Criminal Intelligence Coordinating Council (CICC – formé de dirigeants américains du renseignement venant d'organismes fédéraux, étatiques et municipaux : FBI, DEA, ATF et DHS), elle est le seul membre non américain et la seule femme à y siéger. Le CICC, spécialisé dans la répression axée sur le renseignement, a pour but d'accroître l'échange de renseignements et d'élaborer des pratiques exemplaires internationales.

Celle qui travaille à la création d'un réseau mondial du renseignement se rappelle qu'elle avait l'habitude de faire des diagrammes sur des tableaux de papier. « Les progrès dans les logiciels de diagramme et de cartographie et les programmes de triage et de compilation des métadonnées sont incroyables », dit-elle. On offre aussi plus de programmes de baccalauréat et de maîtrise pour les analystes.

Mme Johnstone ne rate jamais une occasion de se perfectionner; elle est actuellement en congé afin de terminer sa maîtrise en études de renseignements. Pendant ce temps, elle a été engagée comme experte internationale en analyse de renseignements criminels par l'Organisation pour la sécurité et la coopération en Europe (OSCE). Instructrice certifiée, elle a aidé à élaborer un cours de base sur l'analyse de renseignements pour l'IALEIA qu'elle a donné dans des villes américaines et en Bulgarie, et elle revient tout juste d'Ukraine où elle a enseigné à des analystes par l'entremise de l'OSCE.

Elle a hâte de revenir à la GRC l'an prochain après avoir terminé sa maîtrise et se dit très chanceuse d'avoir travaillé avec des personnes extraordinaires et des dirigeants incroyables.

« De mes voyages partout dans le monde, je retire que la GRC est un bon endroit où travailler, dit-elle. J'entrevois un avenir où plus de femmes occupent des rôles de leader à la GRC. »

Lisez les articles intitulés « Gros plan », « Premières féminines » et « Voici la Troupe 17 »

Analyzing intel worldwide

IALEIA president Jennifer Johnstone prepares to welcome members to the 2011 conference in Nashville, Tennessee.

As the first Canadian to take the helm at the International Association of Law Enforcement Intelligence Analysts (IALEIA) four years ago, civilian member Jennifer Johnstone is helping shape the field of intelligence analysis around the globe.

Joining the force in 2001, the RCMP was a natural choice for this intelligence expert, having grown up with her father, a few siblings and other family members working in law enforcement and public safety. "I was working with the CBSA [since 1993] as a customs inspector and intelligence analyst and was assigned to a tobacco joint forces operation out of the RCMP [B.C.] HQ building," explains Johnstone of her transition to the force. "The idea of working on a variety of files at all levels of policing was appealing, so when the RCMP approached me, I accepted."

Whether as a criminal analyst, strategic analyst, or intelligence analyst, Johnstone has spent over 20 years honing her analytical skills. She's currently an intelligence analyst with RCMP's Federal Serious and Organized Crime Branch in British Columbia, and recently began her second (voluntary) term as president of IALEIA. An organization dedicated to advancing high standards of professionalism in law enforcement intelligence analysis, IALEIA is the largest organization in the world representing law enforcement analysts.

"One award of which I am very proud is from the Colombian National Police and the Latin American and Caribbean Community of Police Intelligence," comments Johnstone. "They recognized my efforts in promoting the profession of intelligence analysis in Central and South America." She adds that IALIEA is making great inroads there, where an organization like IALIEA is much needed to assist with professionalism and establishing standards.

As president of IALEIA she is considered a subject matter expert by the Criminal Intelligence Coordinating Council (made up of U.S. intelligence leaders from federal, state, and municipal departments, including the FBI, DEA, ATF and DHS), and is the only non-U.S. member and the only female who sits on the Council. With a goal of increasing intelligence sharing and developing international best practices, the CICC is dedicated to intelligence-led policing.

While Johnstone continues to connect the global intelligence environment, she still recalls how she used to create link charts by hand on flip-chart paper. "The advances in charting and mapping software, as well as programs to assist with the sorting and collation of meta data, is amazing," she says. There's also been an increase in formal education programs for analysts, with many bachelor and master degree programs now offered at different institutions.

Never missing an opportunity to further her own education, Johnstone is currently on educational leave from the RCMP to complete her Master in Science (MSc) in Intelligence Studies. While on leave, she was also hired as an international expert in criminal analysis for the Organization for Security and Co-operation in Europe (OSCE). As a certified instructor and having helped develop IALIEA's Foundations for Intelligence Analysis course, Johnstone has taught it in several U.S. cities and in Bulgaria, and she just recently returned from teaching analysts in the Ukraine through OSCE.

Johnstone is looking forward to returning to the RCMP next year once she completes her MSc, noting that she's been very fortunate to have worked with "some amazing people and for some incredible leaders."

"I realize that as I travel around the world, the RCMP is a good place to work," Johnston says. "I look forward to a future of more women in leadership roles within the RCMP."

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Online Firearm Licence Renewal and Payment Processing Initiative

Executive summary

1. Introduction

The mission of the Canadian Firearms Program (CFP) is to enhance public safety by helping reduce death, injury and threat from firearms through responsible ownership, use and storage of firearms, and by providing police and other organizations with operational and technical support vital to the prevention and investigation of firearms crime and misuse in Canada.

The CFP is a business line in the Royal Canadian Mounted Police (RCMP) that is made up of accredited law enforcement agencies and provincial Public Safety institutions. One of the key areas of responsibility for the CFP is the issuance of licences.

In general, all individuals that possess or use firearms must be licensed. There are two types of firearms licences available to individuals, Possession Only Licence (POL) or Possession and Acquisition Licence (PAL). These licences are issued for a term of 5 years and as stated in the Firearms Act, firearms licence holders are responsible for renewing their licences prior to expiry.

The renewal of an individual's firearms licence is the CFP's largest operational business activity. As a component of the Web Transformation Project, the Program is introducing automated channels of submission for this business activity through the CFP Online Firearms Licence Renewal and Payment Processing Initiative.

The Privacy Impact Assessment (PIA) referenced in this material is multi-jurisdictional in nature including the federal jurisdiction of the RCMP CFP and those provincial jurisdictions where the Program is administered by a designated Chief Firearms Officer (CFO), as is the case in the provinces of Ontario, Quebec, New Brunswick, Prince Edward Island and Nova Scotia. This is a new PIA and is limited to the information gathered from adult individuals in the Online Licence Renewal Initiative portion of the CFP web services.

Since May 17, 2006, the RCMP has been the primary institution responsible for personal information collected, used and stored in the CFP. At that time, the Commissioner of the RCMP was designated by the Governor in Council as the Commissioner of Firearms, in accordance with section 81.1 of the Firearms Act. In addition, CFOs may collect, use and store additional individual licence information in paper records as part of licence eligibility investigations. All personal information collected, used and stored in the CFP is subject to the Firearms Records Regulations. None of these legislative requirements will change as a result of the Online Licence Renewal Initiative.

The Director General of the Canadian Firearms Program is the delegated officer for this initiative and a Senior Business Analyst for the CFP has been assigned overall responsibility for this PIA.

2. Business model

The Online Licence Application Renewal component of the Program's Web Transformation Project will allow clients to apply online to renew their firearms licence, not only enhancing client service, but also promoting process efficiencies within the Program. Legal authorities to collect, use and store information obtained via individual licence applications are drawn from the Firearms Act and its associated Regulations. Personal information gathered pursuant to the Online Licence Renewal Application will be managed consistently with the existing Personal Information Banks (PIB) governing information in the Canadian Firearms Program (RCMP PPU 100) and the Canadian Firearms Information System (CFIS) (RCMP PPU 037).

In addition, the RCMP Individual Web Services (IWS) has adopted the Government of Canada (GoC) Branded Credential Services Key (GCKey) and Secure Key Concierge authentication solutions. These authentication solutions provide individuals with a choice in the credentials they use to authenticate online GoC programs and Services in a secure manner.

As part of its commitment toward security and the protection of privacy and personal information collected from individuals, the RCMP CFP is implementing the Receiver General Buy Button (RGBB) to process credit card payments.

Privacy risk management

The privacy concerns and risks identified during the Online Licence Renewal and Payment Processing Initiative Privacy Impact Assessment are summarized below. This section also outlines how these risks have been avoided or mitigated.

  • Unauthorized Access

  • Privacy Management

  • Malicious or Inadvertent Misuse of Data

  • Identity Theft and Fraud

Unauthorized access
Privacy concern #1

The PIA identified a possible risk with Public Access to the IWS applications within the RCMP Network. In order to secure the web application, multiple safeguards and procedures are in place to limit the vulnerabilities and mitigate these risks including: Network Security zoning, Web Application Firewall (WAF) and the McAfee AV appliances malicious code and anti-virus measures; leverage existing RCMP Internet Presence Environment (IPE) and prevent any direct communication between the user and the IWS applications. Also the use of "IBM Security Appscan" application is being employed to identify application vulnerabilities and reduce overall application risk during the development period.

Privacy concern #2

Access control around the RCMP IWS Online licence renewal application is another privacy risk that is being mitigated through the use of the GCKey, Secure Key Concierge and housing the application on the RCMP Internet Presence Environment solution by reducing the anonymity of an individual and by monitoring individual identity and access. For example, procedures are in place to enable the RCMP CFP/CIO to lockout an individual as required.

Privacy concern #3

Unauthorized access to Online Licence Renewal data sources by RCMP CFP employees, such as the Canadian Firearms Information System (CFIS), is mitigated through Role Based Access Control, so an employee is afforded access based on their need to know, which means the need for someone to access and know information in order to perform his/her duties, and their right to know, which means the legal authority, including the appropriate security clearance to access classified information.

Privacy concern #4

In order to mitigate privacy risks associated to credit card payments, the RCMP CFP is implementing the Receiver General Buy Button (RGBB). Safeguards to ensure that RCMP CFP employees cannot link personal data collected from a firearms licence applicant to payment information that would facilitate fraud and identity theft. Also, when credit card information is collected by a call centre agent over the phone, RGBB technological safeguards will ensure credit card information is irretrievable once taken.

Privacy management
Privacy concern #5

A privacy concern related to the sharing, handling, release and dissemination of information is mitigated through an acknowledgment of responsibility by each employee of acceptable user practices for RCMP Information Technology. This ensures that employees follow RCMP policy, Treasury Board of Canada Secretariat, management of information technology/security and security practices regarding the protection of sensitive information. In addition, disclosure of personal information will be done in accordance with section 8 of the Privacy Act and when in doubt, RCMP ATIP will be consulted.

Privacy concern #6

The PIA identified a privacy risk of sharing Program information with law enforcement officials in both Canada and the United States of America. Risks are mitigated through Memorandums of Understanding outlining the terms of access to Program Information. In addition RCMP policy on sharing, handling and release/dissemination of information is employed to mitigate privacy risks. Online Licence Renewal will not increase the risk.

Malicious or inadvertent misuse of data
Privacy concern #7

The privacy concern that the Online Licence Renewal Application permits two way communication and manipulation of individual information in CFIS and possible malicious or inadvertent misuse of data is mitigated through a number of safeguards. These safeguards include: application and data logging, scripting detection and deterrents, limits on the retrieval of data to one record at a time and in a read only state, and finally a safeguard that limits an individual to the retrieval of data to their data only.

Privacy concern #8

The IWS login window uses personal data elements to confirm a person's identity. A privacy risk exists if an imposter gains unauthorized access to IWS and inadvertently or maliciously uses the personal data. These risks are mitigated through safeguards such as a limited number of login attempts, after which the account will be locked out for a period of time unknown to the public. In addition, the data match algorithm at login will not be made public. A future update to the IWS login window will replace personal data elements with a more robust user ID/password system. Finally, as already identified in privacy concern #7, these risks are also mitigated with application and data logging, scripting detection and deterrents, limits on the retrieval of data to one record at a time and in a read only state.

Identity theft and identity fraud
Privacy concern #9

In order to mitigate the risk of identity theft and identity fraud, the current process for firearms licence renewals submitted by paper applications includes a manual comparison check of the individual client's previous photo to the newly submitted photo. Any anomalies identified between the two photos are referred to the appropriate jurisdiction of the Chief Firearms Officer for investigation to ensure the application is not fraudulent. This process of a manual comparison check will also be done for online licence renewal applications.

This executive summary will be posted to the RCMP corporate website as required under Section "F" - Public Reporting of the Core Privacy Impact Assessment of the Treasury Board Directive on Privacy Impact Assessment. InfoSource descriptions of RCMP Personal Information Banks RCMP PPU100, 037 will be updated to include credit card information as per Treasury Board scheduled InfoSource publication update. Finally, the RCMP CFP has developed a communication plan to explain the Online Licence Renewal and Payment Processing Initiative which will be published to the RCMP corporate website in conjunction with the launch of the initiative.

Initiative de renouvellement des permis d'armes à feu et de traitement des paiements en ligne

Sommaire

1. Introduction

La mission du Programme canadien des armes à feu (PCAF) est de renforcer la sécurité publique en contribuant à la réduction du nombre de décès, de blessures et de menaces liés aux armes à feu. Pour ce faire, il encourage la possession, l'utilisation et l'entreposage responsables des armes à feu. Le PCAF fournit aussi aux services de police et à d'autres organismes le soutien opérationnel et technique nécessaire à la prévention et aux enquêtes relatives aux crimes commis avec des armes à feu et à la mauvaise utilisation de celles-ci au Canada.

Le PCAF est un secteur d'activité de la Gendarmerie royale du Canada (GRC) et il est composé d'organismes d'application de la loi accrédités et d'institutions provinciales chargées de la sécurité publique. L'un des principaux domaines de responsabilité du PCAF est la délivrance de permis.

De façon générale, toutes les personnes qui possèdent ou qui utilisent des armes à feu doivent être titulaires d'un permis. Il existe deux types de permis pour les particuliers, à savoir le permis de possession seulement (PPS) et le permis de possession et d'acquisition (PPA). Ces permis sont valides pour une période de cinq ans, aux termes de la Loi sur les armes à feu, et les titulaires d'un permis ont la responsabilité de le renouveler avant son expiration.

Le renouvellement des permis de possession d'armes à feu des particuliers est la principale activité opérationnelle du PCAF. En tant que volet du projet de transformation Web, le PCAF introduit des modes de transmission automatisée pour cette activité opérationnelle par le biais du Projet de renouvellement des permis d'armes à feu et de traitement des paiements en ligne du PCAF.

L'Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) dont il est question dans le présent document est de nature multi-juridictionnelle, car elle comprend le volet fédéral du PCAF de la GRC de même que le volet du programme administré par un contrôleur des armes à feu (CAF) provincial désigné, comme c'est le cas en Ontario, au Québec, au Nouveau-Brunswick, à l'Île-du-Prince-Édouard et en Nouvelle-Écosse. Il s'agit d'une nouvelle EFVP et elle se limite à l'information recueillie auprès des particuliers dans la partie Projet du renouvellement des permis en ligne des services Web du PCAF.

Depuis le 17 mai 2006, date à laquelle le commissaire de la GRC a été désigné par le gouverneur en conseil à titre de commissaire des armes à feu et ce conformément à l'article 81.1 de la Loi sur les armes à feu, la GRC est l'organisation principalement responsable de recueillir, d'utiliser et de conserver les renseignements personnels aux fins du PCAF. En outre, dans le cadre des enquêtes sur l'admissibilité de particuliers à un permis, les CAF peuvent recueillir, utiliser et entreposer des renseignements personnels additionnels dans leurs dossiers format papier. Tous les renseignements personnels recueillis, utilisés et entreposés aux fins du PCAF sont assujettis aux lois et règlements applicables, incluant le Règlement sur les registres d'armes à feu. Aucune des dispositions législatives susmentionnées ne devra être modifiée en raison du Projet du renouvellement des permis en ligne.

Le directeur général du Programme canadien des armes à feu est l'officier délégué de cette initiative, et un analyste d'affaires principal du PCAF s'est vu confier la responsabilité globale de cette EFVP.

2. Modèle opérationnel

Le volet demande de renouvellement des permis en ligne du Projet de transformation Web du PCAF permettra aux clients de présenter une demande de renouvellement de leur permis d'armes à feu en ligne, ce qui améliorera le service à la clientèle, et permettra également d'accroître l'efficacité du Programme. Les autorités législatives permettant de recueillir, d'utiliser et d'entreposer les renseignements personnels provenant des demandes de permis de particuliers proviennent de la Loi sur les armes à feu et de ses règlements d'application. Les renseignements personnels recueillis dans le cadre d'une demande de renouvellement des permis en ligne seront gérés de la même manière que dans les fichiers de renseignements personnels (FRP) actuels, qui déterminent l'information dans le Programme canadien des armes à feu (GRC PPU 100) et le Système canadien d'information relativement aux armes à feu (GRC PPU 037).

En outre, les Services en ligne - particuliers (SELP) de la GRC ont adopté le Service de justificatifs d'identité portant la marque du gouvernement du Canada (CléGC) et les solutions de Service de Concierge de SecureKey. Ces solutions en matière d'authentification donnent aux particuliers le droit de choisir les justificatifs d'identité qu'ils utilisent pour s'authentifier de façon sécurisée lorsqu'ils accèdent aux programmes et aux services du gouvernement du Canada.

Dans le cadre de son engagement en matière de sécurité et de protection des renseignements personnels, le PCAF de la GRC instaurera le Bouton d'achat du receveur général (BARG) dans le traitement des paiements effectués par carte de crédit.

Gestion des risques d'entrave à la vie privée

Les sujets de préoccupation et les risques cernés grâce à l'Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) du Projet de renouvellement des permis d'armes à feu et de traitement des paiements en ligne sont résumés ci-après. Cette section explique aussi comment ces risques ont été évités ou atténués.

  • Accès non autorisé

  • Gestion des renseignements personnels

  • Utilisation malveillante ou mauvaise utilisation involontaire des données

  • Vol d'identité et fraude

Accès non autorisé
Problème no 1 lié à la protection des renseignements personnels

L'EFVP fait ressortir un risque possible lié à l'accès du public aux applications des Services en ligne - particuliers (SELP) sur le réseau de la GRC. Pour sécuriser l'application Web, de multiples mesures de protection et procédures ont été mises en place pour limiter les vulnérabilités et atténuer ces risques: définition du périmètre de sécurité du réseau, pare-feu d'applications Web (WAF) et mesures de protection contre les codes malveillants et les virus (McAfee), mise à profit de l'Environnement de présence dans Internet de la GRC et prévention de toute communication directe entre l'utilisateur et les applications des SELP. Aussi, l'utilisation de l'application « IBM Security Appscan » sert à trouver les vulnérabilités des applications et à réduire le risque général durant la période de développement.

Problème no 2 lié à la protection des renseignements personnels

Le contrôle de l'accès autour de l'application de renouvellement du permis en ligne est un autre risque lié à la protection des renseignements personnels qui est atténué grâce à l'utilisation de CléGC, du Service de Concierge de SecureKey et de l'hébergement de l'application sur l'Environnement de présence dans Internet de la GRC, car il réduit l'anonymat des personnes et exerce un contrôle sur l'identification et l'accès des particuliers. Par exemple, des procédures ont été mises en place pour permettre au DPI/PCAF de la GRC de bloquer l'accès à certains particuliers, au besoin.

Problème no 3 lié à la protection des renseignements personnels

Le risque d'accès non autorisé aux sources de données du Renouvellement de permis en ligne par les employés du PCAF de la GRC, comme le Système canadien d'information relativement aux armes à feu (SCIRAF), est atténué grâce au Contrôle de l'accès en fonction des rôles, de sorte qu'un employé obtient l'accès aux données en fonction de son besoin de savoir (besoin qu'a une personne d'accéder à cette information et de la connaître afin d'accomplir son travail) et de son droit de savoir (autorisation légale, y compris les cotes de sécurité appropriées pour pouvoir accéder à de l'information classifiée).

Problème no 4 lié à la protection des renseignements personnels

Pour atténuer les risques relatifs à la protection de la vie privée associés au paiement par carte de crédit, le PCAF instaurera le Bouton d'achat du receveur général (BARG). Cette option permettra d'éviter que les employés du PCAF aient accès aux renseignements personnels recueillis dans le cadre d'une demande de permis, incluant l'information relative au paiement, afin de minimiser les risques de fraude et de vol d'identité. De plus, lorsque les renseignements portant sur la carte de crédit sont recueillis par téléphone, les mesures de protection technologiques du BARG font en sorte que les renseignements ne pourront pas être récupérés une fois recueillis dans le système.

Gestion des renseignements personnels
Problème no 5 lié à la protection des renseignements personnels

Une préoccupation en matière de renseignements personnels ayant trait à l'échange, à la manipulation, à la communication et à la diffusion de renseignements est atténuée grâce à une attestation de la responsabilité par chaque employé à l'égard des contraintes d'usage des technologies de l'information de la GRC. Cette démarche fait en sorte que les employés respectent les politiques de la GRC et du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, la Gestion de la sécurité des technologies de l'information et les pratiques de sécurité ayant trait à la protection de renseignements de nature délicate. De plus, la divulgation de renseignements personnels sera effectuée conformément à l'article 8 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. En cas de doute, on consultera les responsables de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de la GRC.

Problème no 6 lié à la protection des renseignements personnels

L'EFVP a relevé un risque possible d'entrave à la vie privée lorsque des renseignements sur le Programme sont échangés avec des responsables de l'application de la loi au Canada et aux États-Unis. Les risques sont atténués grâce à un protocole d'entente qui précise les modalités d'accès aux renseignements sur le Programme. Par ailleurs, les politiques de la GRC en matière d'échange, de manipulation et de diffusion de l'information sont employées pour atténuer les risques d'entrave à la vie privée. Le renouvellement des permis en ligne n'augmentera pas le risque.

Utilisation malveillante ou mauvaise utilisation involontaire des données
Problème no 7 lié à la protection des renseignements personnels

La préoccupation selon laquelle l'outil de demande de renouvellement des permis en ligne pourrait permettre la communication bidirectionnelle et la manipulation des renseignements des particuliers dans le SCIRAF et une mauvaise utilisation involontaire ou malveillante des données est atténuée par un nombre de mesures de sécurité, dont les suivantes : enregistrement des demandes et des données, détection et dissuasion du codage, récupération de données limitée à un dossier à la fois dans un format en lecture seule, et mesure permettant à un particulier de ne récupérer que ses propres données personnelles.

Problème no 8 lié à la protection des renseignements personnels

La fenêtre d'ouverture de session des SELP utilise des éléments de données personnelles pour confirmer l'identité d'une personne. Un risque d'entrave à la vie privée existe si un imposteur accède sans autorisation aux SELP et utilise les données personnelles par inadvertance ou par malice. Ce risque est atténué par des mesures de protection comme le nombre limité de tentatives d'ouverture de session, après quoi le compte est verrouillé pendant une période de temps inconnue du public. De plus, l'algorithme de comparaison des données à l'ouverture de session ne sera pas rendu public. Une prochaine mise à jour apportée à la fenêtre d'ouverture de session remplacera les éléments de données personnelles par un système plus solide de nom d'utilisateur et de mot de passe. Enfin, comme il a déjà été mentionné au problème no 7, ce risque sera davantage atténué par d'autres mesures de sécurité, comme l'enregistrement des demandes et des données, la détection et la dissuasion du codage et la récupération de données limitée à un dossier à la fois dans un format en lecture seule.

Vol d'identité et fraude d'identité
Problème no 9 lié à la protection des renseignements personnels

En vue d'atténuer les risques associés au vol d'identité et à la fraude d'identité, le processus actuel de renouvellement des permis d'armes à feu effectué au moyen de formulaires sur papier comprend une vérification manuelle par comparaison de la photo précédente du client et de sa nouvelle photo. Toute anomalie déterminée entre les deux photos est communiquée au contrôleur des armes à feu approprié, qui mènera une enquête en vue de s'assurer que la demande n'est pas frauduleuse. La comparaison manuelle des photos sera également effectuée pour le renouvellement des permis en ligne.

Le présent sommaire sera affiché sur le site Web institutionnel de la GRC, conformément à l'article F (Rendre compte publiquement de l'EFVP de base) de la Directive du Secrétariat du Conseil du Trésor sur l'EFVP. Les descriptions des banques de renseignements personnels de la GRC (PPU 100, 037) seront mises à jour dans Info Source en vue d'y ajouter des renseignements sur les cartes de crédit, conformément à la mise à jour prévue des publications d'Info Source du Secrétariat du Conseil du Trésor. Enfin, le PCAF a élaboré un plan de communication en vue d'expliquer le Projet de renouvellement des permis d'armes à feu et de traitement des paiements en ligne du PCAF. Celui-ci sera publié sur le site Web institutionnel de la GRC lors du lancement du Projet.

Subject Behaviour / Officer Response Database (SBOR) - Addendum

Executive summary

The RCMP recognized the need for capturing the details surrounding use of force by police and developed a reporting framework that provides increased liability protection for police officers and law enforcement agencies. It is a standardized method of articulating the use of intervention options and describes not only the subject's behaviour but the totality of the circumstances. Furthermore, it provides a means of auditing and analyzing the SB/OR data for policy development, statistical trend analysis and training purposes. A stronger accountability to the public will be realized when incidents of use of force are employed and the circumstances surrounding them are documented.

This report is an addendum to the January 14th, 2009 Privacy Impact Assessment (PIA) for the Subject Behaviour / Officer Response (SB/OR) which was provided to the Office of the Privacy Commissioner (OPC) by the Royal Canadian Mounted Police (RCMP). The SB/OR database was upgraded on November 9th, 2011 with additional non-personal features that required amendment, further explanation/detail and the addition of a review and reports features. The addendum will discuss the retention of critical information (see section 3 – Personal Information Data Elements Table for data elements and values) on the SB/OR database along with providing the purposes of retaining this information, upgrades made to the database and address any potential privacy risks.

The SB/OR database collects limited personal information (date of birth, age, gender, height, and weight) of the subject(s) involved in a use of force incident with police. This limited personal information cannot be associated to an individual as the names of individual(s) involved in use of force incidents are not to be contained within the database. This information is, in essence, a copy of the case information contained within the operational police records management system (RMS), which will only be released at the discretion of the RCMP in strict accordance with the provisions of the Privacy Act. No data matching activity will be undertaken. The addendum shows that there is a minimal risk of a privacy breach through the RMS, as the security and retention policies and protocols are strictly adhered.

The limited personal identifiable information is necessary to determine use of force effectiveness and safety impacted by these variables. The subject's date of birth will only be retained for two years, as the age is populated when the exact date of birth is known. The subject's age, gender, height, and weight information will be kept indefinitely for research and statistical purpose.Footnote 1 Examples of past research, related to the deployment of the CEW, included minors, female vs. male subjects and the physical stature of the individual.

The RCMP, as part of its law enforcement role, is accountable when a member uses force in the course of his/her duties. An SB/OR report must be completed to capture the nature of the incident, the response by the officer(s) involved, and the police officers' names, contact information and their employee's HRMIS (Human Resources Management Information System) identification number. The member that applied the use of force, the member that actually submits the SB/OR report (different member in some incidents) and the supervising member are all recorded on the SB/OR report for documentation and verification purposes. Members' names and contact information will only be retained on the SB/OR database for two years; however, as stated in sec. 3 of the Privacy Act an employee's identification number is not considered personal information.

One reason for retaining the members' HRMIS identification numbers on the SB/OR database is to track incidents of CEW deployment. The Commission for Public Complaints (CPC) Special Report "RCMP Use of the Conducted Energy Weapon (CEW), Jan 1, 2009 to Dec 31, 2009" reported that a number of members had multiple deployments and were coined "Multiple Report Members" by the CPC. The RCMP conducted a review of each report and demonstrated that the alleged "Multiple Report Members" were justified in each instance where the CEW was used. At the time, the CEW had its own database and the analysis of members' deployment of CEW was conducted going back over seven years. Deleting the member's information would not have allowed this type of analysis to be conducted and the RCMP would not be able to show accountability in its use of force. As well, the RCMP would not have been able to provide a practical and timely response to the CPC's claim if member's information had been deleted from the database.

Another reason to retain the members' HRMIS identification numbers on the SB/OR database is to complete trends analysis: by analyzing the number of different responses in relation to a subject's behavior by member(s), district or division. Trends analysis on prior use and use after a policy change can look at usage and years of service. Using the members' HRMIS identification numbers to track use of force options used over a number of years in different detachment areas or divisions can provide useful statistical analysis for policy development and training. If the members' HRMIS identification numbers are removed then the ability to provide credible data is lost. For example, the RCMP would not be able to show the number of times force (e.g., the CEW only accounts for four percent of the SB/OR reports) was used by a member/district/division in relation to a perceived behavior. Access is provided only to RCMP officers who are required to report, investigate or audit use of force incidents. The HRMIS number also can be related to the transactions of opening and locking of the SB/OR report for security and protection of the report information. The transactional logs are limited to a ten year storage and retention period on the central server where the SB/OR database is housed.

Since every situation a member encounters is unique it needs to be weighed on its own situational factors. Historical data will provide much needed insight into the risk management and assessment, according to the principles of the Incident Management Intervention Model (IM/IM). Therefore, its infancy will continue to build its historical data that will be analyzed and used to research use of force for trends analysis in the future. The retention of member's HRMIS information on the SB/OR database will provide data quality accuracy and credibility for future research which will be a direct benefit to the public, police and all invested partners.

The SB/OR PIA Addendum examines the privacy risks associated to the SB/OR database and advises of the measures taken to avoid or mitigate any privacy risks in the design and/or operation of, or access to, the SB/OR database. The SB/OR database is a direct benefit to Canadians as circumstances surrounding the use of force by police are documented and open to examination when required. This will result in increased transparency and accountability by police to the public.

The RCMP uses a software program called Statistical Package for Social Sciences (SPSS) to statistically analyze the data in the SB/OR reports. The data is retained in aggregate format only for future research. Dissemination of aggregate data only will be provided to legitimate research and statistical studies of use of force by police. The data could be released at the record level at the discretion of the RCMP, in compliance with the provisions of the Privacy Act.

The general public will be provided with a complete and accurate description of the SB/OR reporting database and the use of the SB/OR data through the RCMP corporate web site PIA Executive Summary. The summary will be updated to reflect changes made to the SB/OR database that are covered in the Addendum. Furthermore, Section 11 of the Privacy Act requires government institutions to describe their personal information holdings as personal information banks of classes of personal information in the relevant section(s) of Info Source. The RCMP PIB CMP PPU 005 will be updated this current year 2013/14 to include a reference to the SB/OR database and the removal of the Conducted Energy Weapon Database, which was deactivated upon implementation of the SB/OR database on January 1st, 2010.

Base de données sur le comportement des personnes et l’intervention des agents (CP/IA) - Addendum

Sommaire

La GRC a reconnu la nécessité de saisir des données sur l'emploi de la force par la police et élaboré un cadre de déclaration qui accroît la protection des policiers et des organismes d'application de la loi en matière de responsabilité. Il s'agit d'une méthode normalisée qui présente l'utilisation des options d'intervention et qui décrit non seulement le comportement du sujet, mais l'ensemble des circonstances. En outre, cet outil permet de vérifier et d'analyser les données du CSIA aux fins d'élaboration de politiques, d'analyse de tendances statistiques et de formation. Cet outil permettra de rendre de meilleurs comptes à la population relativement à l'emploi de la force et aux circonstances qui y ont mené.

Le présent rapport est un addendum à l'Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée sur le comportement du sujet et l'intervention de l'agent (CSIA), présenté le 14 janvier 2009 par la Gendarmerie royale du Canada (GRC) au Commissaire à la vie privée (CVP). La base de données CSIA a été mise à niveau le 9 novembre 2011 pour y ajouter des caractéristiques non personnelles qui devaient être modifiées, des détails et des explications ainsi que des options d'examen et de rapports. Nous discuterons dans le présent addendum de la conservation de renseignements essentiels (voir la section 3 – Tableau des éléments de données sur les renseignements personnels) dans la base de données CSIA et des raisons qui la justifient, des mises à niveau faites à la base de données et des risques potentiels pour la vie privée.

Sont versés à la base de données CSIA des renseignements personnels limités (date de naissance, âge, sexe, taille et poids) sur le sujet impliqué dans un incident où la police a recouru à la force. Il n'est pas possible d'associer ces renseignements personnels à une personne, puisque le nom de la personne impliquée dans l'incident où il y a eu emploi de la force n'est pas versé à la base de données. Essentiellement, ces données sont les mêmes que celles inscrites dans le dossier opérationnel de police au système de gestion des dossiers (SGD), auquel il n'est donné accès qu'à la discrétion de la GRC dans le strict respect des dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP). Il ne se fera aucune correspondance entre les données. L'addendum prouve que le risque d'une atteinte à la vie privée via le SGD est minime, étant donné le strict respect des politiques et des protocoles en matière de sécurité et de conservation des données.

Il est nécessaire de recueillir certains renseignements personnels sur l'individu afin de déterminer l'incidence de variables sur l'efficacité et sur la sûreté du recours à la force. La date de naissance du sujet sera conservée deux ans, l'âge n'apparaissant que lorsqu'on connaît la date de naissance exacte. L'âge, le sexe, la taille et le poids du sujet seront conservés indéfiniment, aux fins de recherches et de statistiques.Notes de bas de page1 Ainsi, des recherches ont déjà été menées par le passé, relativement au déploiement des armes à impulsions, selon que l'individu était un mineur, une femme ou un homme, et selon sa stature.

Étant donné son rôle en application de la loi, la GRC doit rendre des comptes lorsqu'un de ses membres emploie la force dans l'exercice de ses fonctions. Il faut produire un rapport destiné au CSIA où seront décrits la nature de l'incident, l'intervention du policier en cause, son nom, ses coordonnées et son numéro SIGRH (Système d'information sur la gestion des ressources humaines). Le membre qui a employé la force, le membre qui transmet le rapport CSIA (il peut s'agir d'un autre dans certains incidents) et le superviseur sont tous nommés dans le rapport CSIA aux fins de documentation et de vérification. Les noms et les coordonnées des membres ne seront conservés dans la base de données CSIA que pour deux ans. Rappelons que selon l'art. 3 de la LPRP, le numéro identificateur de l'employé n'est pas considéré comme un renseignement personnel.

On conserve les numéros SIGRH des membres dans la base de données CSIA entre autres pour suivre les incidents où il y a eu déploiement d'une arme à impulsions. Dans son rapport spécial intitulé « Utilisation de l'arme à impulsions (AI) à la GRC du 1er janvier 2009 au 31 décembre 2009 », la Commission des plaintes du public (CPP) a signalé que quelques membres avaient déployé leur AI à répétition et les a appelés les « membres ayant présenté de multiples rapports ». La GRC a examiné chacun des rapports et prouvé que les « membres ayant présenté de multiples rapports » étaient justifiés de déployer leur AI chaque fois qu'ils l'ont fait. À l'époque, il y avait une base de données distincte pour les AI et l'analyse du déploiement de l'AI par les membres a été menée sur sept années. Si les données sur les membres avaient été supprimées, il aurait été impossible de procéder à ce genre d'analyse et la GRC n'aurait pas pu rendre compte de son emploi de la force, ni répondre rapidement et précisément aux allégations de la CCP.

Les numéros SIGRH conservés dans la base de données CSIA servent aussi à l'analyse des tendances : on analyse le nombre d'interventions différentes en rapport avec le comportement du sujet par membre, par district ou par division. L'analyse des tendances dans l'utilisation avant et après la modification d'une politique permet d'examiner l'utilisation et les années de service. Faire à l'aide du numéro SIGRH des employés le suivi des options de l'emploi de la force appliquées au fil de quelques années dans différents détachements ou divisions peut fournir une analyse statistique intéressante aux fins de l'élaboration des politiques et de la formation. Si l'on supprimait les numéros SIGRH des membres, on se priverait de la capacité de disposer de données crédibles. Par exemple, la GRC ne pourrait pas préciser le nombre de fois où la force a été employée par un membre, un district ou une division devant un comportement particulier (p. ex. le déploiement d'une AI ne représente que quatre pour cent des rapports au CSIA). L'accès est limité aux membres de la GRC qui sont tenus de rendre compte des incidents où la force est employée, d'enquêter sur ces incidents ou d'en faire la vérification. Le numéro SIGRH peut aussi être lié à l'ouverture et au verrouillage du rapport du CSIA, afin de protéger l'information qu'on y trouve. Les registres des transactions ne sont stockés et conservés que pour dix ans dans le serveur central qui héberge la base de données CSIA.

Puisque chaque situation est unique, il faut l'évaluer en fonction des facteurs qui lui sont propres. Les données historiques apporteront de la profondeur à la gestion du risque et à l'évaluation, suivant les principes du Modèle d'intervention pour la gestion d'incidents (MIGI). Les données historiques continueront de prendre de l'ampleur et pourront servir aux analyses et aux recherches qui alimenteront les futures analyses des tendances sur l'emploi de la force. La présence du numéro SIGRH des membres dans la base de données CSIA contribuera à la qualité, à l'exactitude et à la crédibilité des données pour les recherches futures, dont profiteront la population, la police et tous les partenaires.

L'addendum à l'EFVP sur le CSIA porte sur les risques pour la vie privée associés à la base de données CSIA et rend compte des mesures prises pour les neutraliser ou les atténuer, dans la conception, l'exploitation ou l'accès à la base de données CSIA. La base de données CSIA profite aux Canadiens, puisqu'elle héberge les rapports sur les circonstances entourant l'emploi de la force par la police et qu'elle peut être consultée au besoin. Cet outil accroît la transparence et la responsabilisation de la police pour le bien du public.

La GRC utilise le logiciel Statistical Package for Social Sciences (SPSS) pour faire l'analyse statistique des données des rapports CSIA. Les données sont conservées sous forme consolidée seulement aux fins de recherches futures. Seules des données consolidées seront diffusées pour des recherches et des études statistiques légitimes sur l'emploi de la force par la police. La GRC peut, à sa discrétion, communiquer les données d'un rapport, sous réserve des dispositions de la LPRP.

Le public trouvera sur le site Web public de la GRC le résumé de l'EFVP qui décrit la base de données CSIA et l'utilisation qui est faite de ses données. Le résumé sera mis à jour afin de refléter les modifications apportées à la base de données CSIA dont il est question dans le présent addendum. Par ailleurs, l'article 11 de la LPRP oblige les institutions gouvernementales à décrire leurs fonds de renseignements personnels à titre de fichiers de renseignements personnels ou de catégories de renseignements personnels suivant les sections pertinentes d'Info Source. La mise à jour du FPR GRC PPU 005 en 2013-2014 sera l'occasion d'y ajouter la base de données CSIA et d'en supprimer la base de données des armes à impulsions, qui a été désactivée à la mise en œuvre de la base de données CSIA, le 1er janvier 2010.

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