COVID-19 - Protocoles de nettoyage de l'uniforme et de désinfection des effets et de l'équipement

Ce qu'il faut savoir

• Les produits nettoyants et les désinfectants couramment utilisés sont efficaces pour éliminer la COVID-19.
• Les surfaces fréquemment touchées avec les mains sont plus susceptibles d'être contaminées.
• Santé Canada a dressé une liste des désinfectants de surface dure à utiliser contre le coronavirus (COVID-19). Un produit qui ne figure pas sur la liste de Santé Canada peut quand même être efficace et le bureau de la sécurité au travail de votre division peut vous aider à en déterminer l'efficacité.
• Vérifiez la date d'expiration des produits que vous utilisez et suivez toujours les instructions du fabricant.
• Si vous avez été en mesure de maintenir la distanciation sociale recommandée pendant une interaction, il n'est pas nécessaire de désinfecter vos effets et votre uniforme.

Caractéristiques et utilisation des produits

Produits nettoyants :

• Ils dégraissent et enlèvent la saleté de la surface.
• À utiliser séparément avant de se servir d'un désinfectant. Une surface doit être propre pour pouvoir la désinfecter correctement.
• Il arrive parfois qu'un produit nettoyant et un désinfectant soient combinés en un seul produit.

Désinfectants :

• Contiennent des produits chimiques qui tuent la plupart des germes.
• Il faut les appliquer sur des surfaces propres.
• Ils comportent un numéro d'identification du médicament (DIN) et sont approuvés par Santé Canada.

Lingettes humides désinfectantes :

• Solution qui combine des produits nettoyants et des désinfectants.
• Elles peuvent se dessécher en raison de leur propriété de séchage rapide. Le contenant doit être bien fermé et les lingettes doivent être jetées si elles se dessèchent. Les lingettes doivent être humides pour être efficaces.
• Il n'est pas recommandé de les utiliser sur des surfaces très souillées.

Uniforme

• Ne secouez pas les vêtements sales pour réduire au minimum les risques de propager le virus dans l'air.
• Lavez les vêtements avec votre détergent à lessive habituel et de l'eau chaude, puis faites-les bien sécher.
• Les vêtements et la literie qui sont contaminés ou soupçonnés de l'être peuvent être lavés avec le reste de votre lessive.
• Il est recommandé aux membres opérationnels de se changer sur leur lieu de travail (lorsque les fonctions le permettent) et de transporter les articles d'uniforme à laver dans un sac en plastique qu'ils mettront directement dans la lessive.
• Si vous croyez avoir été exposé(e) au virus, enlevez votre uniforme souillé, lavez-le de la façon appropriée, enfilez des vêtements propres puis désinfectez le reste de l'équipement au besoin.

Téléphones, télécommandes, ordinateurs et autres appareils

• Désinfectez les appareils en utilisant un produit approprié et en suivant les instructions du fabricant. Si vous utilisez un produit liquide ou en vaporisateur, appliquez-le d'abord sur un essuie-tout, puis désinfectez l'appareil. Il ne faut pas vaporiser ou verser le produit directement sur les appareils électroniques.

Ceinturon de service, outils et bottes

• Enfilez des gants de nitrile et des lunettes de protection.
• Si les articles sont très souillés, nettoyez-les avec un détergent doux et de l'eau tiède (p. ex. du savon à vaisselle et de l'eau dont la température est de 43 degrés Celsius ou 110 degrés Fahrenheit). Rincez bien les articles pour éliminer les résidus puis essuyez-les.
• Désinfectez les appareils en utilisant un produit approprié et en suivant les instructions du fabricant. Assurez-vous que la surface est humide (après avoir utilisé une lingette ou un produit en vaporisateur), et laissez-la sécher à l'air libre. Si vous utilisez un produit liquide ou en vaporisateur, appliquez-le d'abord sur un essuie-tout, puis désinfectez l'article. Il ne faut pas vaporiser ou verser le produit directement sur les articles.
• Assurez-vous que l'entretien des outils et des effets est fait conformément aux normes déjà apprises. Si le processus de nettoyage ou de désinfection nuit au fonctionnement d'un article (p. ex. si un pistolet doit être lubrifié), il revient à l'employé(e) de le remettre en bon état de fonctionner.

Gilet pare-balles souple (GPBS)

• Si l'enveloppe du GPBS est contaminée, enlevez les panneaux et lavez-la selon les instructions fournies ci-dessus pour les uniformes.

Laver les mains souvent

La situation entourant la COVID-19 évolue et l'une des façons les plus efficaces de lutter contre le virus sera de vous laver les mains souvent, notamment chaque fois que vous enlevez vos gants et après tout contact avec une personne malade. Lavez-vous les mains à l'eau et au savon pendant 20 secondes. Si vous ne disposez pas d'eau ni de savon et que vos mains ne sont pas visiblement sales, vous pouvez utiliser un désinfectant pour les mains à base d'alcool qui contient de 60 à 95 % d'alcool. Toutefois, si vos mains sont visiblement sales, vous devez toujours les laver avec de l'eau et du savon.

Vous devez aussi éviter de vous toucher les yeux, le nez ou la bouche si vous ne vous êtes pas lavé les mains. Il importe aussi de se laver les mains dans les cas suivants :

• après avoir toussé, éternué ou s'être mouché;
• après avoir utilisé les toilettes;
• avant de manger ou de préparer des aliments;
• après avoir touché à des animaux;
• avant ou après avoir donné des soins de routine à une personne ayant besoin d'aide (p. ex. un enfant).

COVID-19 - Protocols for disinfecting kit and equipment, and washing clothing

What you should know

• Commonly used cleaners and disinfectants are effective against COVID-19
• Frequently touched surfaces are most likely to be contaminated
• Health Canada has produced a List of hard-surface disinfectants for use against coronavirus (COVID-19). If an item is not on the list Health Canada has it may still be effective and your division's Occupational Safety Office can assist with this determination
• Check the expiry date of products you use and always follow manufacturer's instructions
• If you have been able to maintain recommended social distancing during an interaction, it is not necessary to disinfect your kit/clothing

Product characteristics

Cleaners:

• Break down grease and remove dirt from the surface
• Use separately before using disinfectants. A surface needs to be clean to disinfect it properly
• Sometimes combined with a disinfectant as a single product

Disinfectants:

• Have chemicals that kill most germs
• Applied after the surfaces have been cleaned
• Have a drug identification number (DIN) and are approved by Health Canada

Disinfectant wipes:

• Have combined cleaners and disinfectants in one solution
• May become dry due to fast drying properties. Should be kept securely closed, and discarded if they become dry. Wipes must be wet to be effective
• Not recommended for heavily soiled surfaces

Uniform

• Do not shake dirty laundry to minimize possibility of dispersing virus through the air
• Wash with regular laundry soap and hot water, and dry well
• Clothing and linens known/suspected to be contaminated can be washed with other laundry
• Where duties permit, it is recommended that operational members change at their workplace, and carry uniform items to be washed in a plastic bag directly to the laundry
• If you suspect that you have been exposed, remove the soiled uniform, wash appropriately, put on clean clothing, and disinfect equipment as required

Phones, remote controls, computers, and other handheld devices

• Disinfect with an appropriate product by following the manufacturers instructions. If using a spray/liquid product, first apply to a paper towel, then disinfect the item. Do not spray, or pour, directly on any electronics

Duty belt, tools and boots

• Don nitrile gloves and safety glasses
• If significantly soiled, clean with mild detergent and warm water (e.g. household dish soap and water at 43 degrees C, 110 degrees F). Rinse off any residue and dry
• Disinfect with an appropriate product by following the manufacturers instructions. Ensure the surface is wet from the wipe or spray, and allow to air dry. If using a spray/liquid product, first apply to a paper towel, then disinfect the item. Do not spray, or pour, directly on any items
• Ensure tools/kit is maintained to previously learned standards. If the cleaning/disinfecting process has affected items (e.g. pistol requires oil) the employee is responsible to return them to a serviceable condition

SBA

• If the SBA carrier becomes contaminated, remove the ballistic panels and launder in accordance with the previous instructions for uniforms

Wash your hands often

As the COVID-19 situation evolves one of the most effective ways to combat it will be to wash your hands often, this includes each time you remove gloves, and after contact with an ill person. Wash with soap and water for 20 seconds. If soap and water are not available and hands are not visibly dirty, an alcohol-based hand sanitizer that contains 60%-95% alcohol may be used. However, if hands are visibly dirty, always wash hands with soap and water.

In addition to hand washing, individuals should be avoiding touching eyes, nose, or mouth with unwashed hands. Additional key times to clean hands include:

• After blowing one's nose, coughing, or sneezing
• After using the restroom
• Before eating or preparing food
• After contact with animals or pets
• Before and after providing routine care for another person who needs assistance (e.g., a child)

Audit of Sensitive Expenditures: Reporting Object * Expenditures

Final Report

November 2019

Table of contents

• Acronyms and Abbreviations
• Executive Summary
• Management's Response to the Audit
• 1. Background
• 2. Objective, Scope, Methodology and Statement of Conformance
  • 2.1 Objective
  • 2.2 Scope
  • 2.3 Methodology
  • 2.4 Statement of Conformance
• Audit Findings
  • 3.1 Governance
  • 3.2 Risk Management
  • 3.3 Internal controls
  • 3.4 Training and awareness
• Conclusion
• Recommendations
• Appendix A – Audit Objective and Audit Criteria
• Appendix B – Management Action Plan

Acronyms and Abbreviations

CFAO

Chief Financial and Administrative Officer

CM&C

Corporate Management & Comptrollership

CROPS

Criminal Operations

DSEFSAM

Delegation of Sensitive Expenditures Financial Signing Authorities Matrix

FAA

Financial Administration Act

FP

Federal Policing

IAER

Internal Audit, Evaluation and Review

NHQ

National Headquarters

RCMP

Royal Canadian Mounted Police

SE

Sensitive Expenditures

SPS

Specialized Policing Services

TB

Treasury Board

TEAM

Total Expenditure and Asset Management System

*

*

Executive Summary

Sensitive expenditures (SE) are expenditures made in support of operations, incurred for law enforcement or security purposes, which could be jeopardized if payment were made using standard overt RCMP procedures. Sensitive expenditures occur in all aspects of policing, in all RCMP divisions, as well as in National Headquarters (NHQ).*

RCMP Internal Audit has previously conducted audits of * SE, covering 2007-2009, 2009-10, 2010-11 and 2011-12. A follow-up audit was also conducted in 2016-17.

This audit was exclusively focussed on * SE as they were not directly assessed in previous audits. The objective of this audit was to assess the adequacy of the governance and internal controls in place over * expenditures. The audit scope included * SE transactions that occurred during the period of April 1, 2015 and March 31, 2018.

The audit found that governance and internal controls over * expenditures are adequate; however, there are opportunities for improvement. While there were clear elements of a governance framework in place, roles and responsibilities related to * expenditures were not well known by all users of * SE. Opportunities for improvement identified include updating SE policy to provide additional guidance and formalizing national processes, procedures and training associated with * expenditures.

Monitoring over * expenditures is generally limited to ensuring justifications for expenditures are appropriate and the expenditures have been properly approved, resulting in gaps in the area of monitoring for compliance with SE policy. Testing indicated that while few issues were found with transactions that had been processed through the * process, evidence was found that in some cases the * process was being circumvented.

The majority of * expenditures were recorded in inventory systems, in accordance with SE policy; however, testing identified issues with data integrity, in part due to multiple inventory systems existing that were not networked and thereby operated in silos. This limited the capacity to provide monitoring and oversight over the inventory contained in these systems, particularly at a divisional or national level. *.

The management response and action plan developed in response to this report demonstrate the commitment from senior management to address the audit findings and recommendations. RCMP Internal Audit will monitor its implementation and undertake a follow-up audit if warranted.

Management's Response to the Audit

Federal Policing & Specialized Policing Services:

The Deputy Commissioner of Federal Policing and the Deputy Commissioner of Specialized Policing Services (SPS) agree with the findings and recommendations outlined in the Audit of Sensitive Expenditures (SE): Reporting Object (RO) * Expenditures report. In particular, both acknowledge the requirement to collaborate in order to determine how best to; update existing Sensitive Expenditure policy, enhance monitoring and tracking capabilities to assess policy compliance, as well as develop formalized training for employees on the * expenditure process.

A key component to delivering on the Royal Canadian Mounted Police's public safety mandate requires that some of its operations and activities be delivered in a covert manner. As an organization, we take the special exemptions from certain external reporting provisions and authorities provided by Treasury Board very seriously and commit to examining the feasibility of implementing a national inventory system which includes the enhancement of a new interactive form 1454 Request and Authority for Payment.

To that end, we have agreed to establish a working group with representation from the various policy centres involved with sensitive expenditures. A fundamental deliverable from this working group will be the development of the Management Response Action Plan ensuring timely progress is made relative to the successful and sustainable implementation of the recommendations outlined in this report. It is anticipated that this detailed plan will be finalized by October 2019 and will be submitted to the Departmental Audit Committee for review and approval.

Deputy Commissioner Gilles Michaud, Federal Policing
Acting Deputy Commissioner Philipe Thibodeau, Specialized Policing Services

Corporate Management and Comptrollership:

Corporate Management agrees with the findings and recommendations in the audit report and will provide support to the Deputy Commissioner Federal Policing by ensuring that the spirit and intent of the Acknowledgement of Responsibilities and Obligations: Sensitive Expenditures Payment Endorsement Authority are adhered to.

Chief Financial Administrative Officer, Dennis Watters

1. Background

The Royal Canadian Mounted Police (RCMP) works to ensure the safety and security of Canadians and their institutions, domestically and globally, through intelligence-based prevention, detection, investigation, and law enforcement measures taken against terrorists, organized criminals, and other criminal activity. To this end, the RCMP carries out some of its operations and activities in a covert manner, designed either to infiltrate criminal or terrorist organizations or to disguise the intelligence gathering activities of the police. Treasury Board (TB) has recognized the inherent challenges presented by these types of operations and has provided the RCMP with special authorities and dispensations. Paramount among these are exemptions from certain external reporting provisions such as the requirement to report covert assets and inventories in integrated information systems and public disclosures related to specific types of contracts.

Expenditures for these types of activities are known as "sensitive expenditures", defined as an expenditure made in support of operations, incurred for law enforcement or security purposes, which could be jeopardized if payment were made using standard overt RCMP procedures. Sensitive expenditures occur in all aspects of policing, in all RCMP divisions, as well as in National Headquarters (NHQ).

SE are generically recorded in the RCMP's departmental financial system (Total Expenditure and Asset Management system, commonly referred to as TEAM) without identifying details. *

RCMP Internal Audit has previously conducted audits of * SE, covering 2007-2009, 2009-10, 2010-11 and 2011-12. A follow-up audit was also conducted in 2016-17.

This audit was exclusively focussed on * SE as they were not directly assessed in previous audits. The objective of this audit was to assess the adequacy of the governance and internal controls in place over * expenditures. The audit scope included * SE transactions that occurred during the period of April 1, 2015 and March 31, 2018.

The RCMP incurred the following expenditures of SE * during the time period of the audit, including *.

In May 2018, the Commissioner approved the 2018-2023 Risk-Based Audit, Evaluation and Data Analytics Plan, which included an audit of Sensitive Expenditures with a focus on * expenditures.

2. Objective, Scope, Methodology and Statement of Conformance

2.1 Objective

The audit objective was to assess the adequacy of the governance and internal controls in place over * expenditures. Appendix A presents the audit objective and audit criteria.

2.2 Scope

The audit scope examined * expenditures that were made between April 1, 2015 and March 31, 2018. This audit focused exclusively on * SE.

2.3 Methodology

Planning for the audit was completed in January 2019. In this phase, the audit team conducted interviews, process walkthroughs and examined relevant policies, directives, procedures and results of previous audit work performed.

The examination phase, which concluded in April 2019, employed various auditing techniques including interviews, documentation reviews, file testing and data analysis. Site visits took place at three divisions as well as at NHQ to review files and assess practices.

A file review was conducted on * expenditures made during the audit's scope, to assess compliance with SE policy and the * expenditure process. In order to capture * expenditures made across the Force, the audit team selected a total of 96 "* expenditures" for sample testing, including expenditures made in SPS and E, C and F Divisions. In addition, to assess the risk of the * expenditure process being circumvented the audit team, in coordination with the IAER's data analytics team, selected a total of 90 "* expenditures" as well as a risk based sample of 10 credit card transactions made with vendors commonly associated with * expenditures. These additional expenditures were tested to determine if they should have instead been processed as * expenditures.

Upon completion of the examination phase, the audit team held meetings to validate findings with personnel and debriefed senior management of the relevant findings.

2.4 Statement of Conformance

The audit engagement conforms to the Institute of Internal Auditors' International Professional Practices Framework and the Treasury Board of Canada Directive on Internal Audit, as supported by the results of the quality assurance and improvement program.

Audit Findings

3.1 Governance

Roles and responsibilities

Sound governance structures are required to ensure that SE transactions are compliant with the RCMP's special delegated authorities. Governance should be supported by clear roles, responsibilities, accountabilities and policy guidance. Regular monitoring activities, including monitoring compliance with the SE policy, should also promote the appropriate use of SE.

Federal Policing (FP), Specialized Policing Services (SPS), Corporate Management & Comptrollership (CM&C) and the divisions share responsibility for the governance of SE.

Federal Policing

The Deputy Commissioner FP is responsible for ensuring appropriate oversight, accountability, training *, leading to successful investigations and the safety of police officers. Within FP, the SE Policy Centre develops SE policy and provides training and support for the * expenditure process. In addition, * expenditures reviews these expenditures in advance of providing them to Accounting Operations for recording in the departmental financial system.

Specialized Policing Services

The Deputy Commissioner SPS is responsible for providing specialized investigative and operational services to frontline police officers as well as advice to RCMP senior management and other government agencies in areas of corporate and government security. Within SPS, * reviews and processes * expenditure requests from NHQ and the divisions, with the * being generally responsible for approving the expenditures for those within the RCMP's special authorities.

Corporate Management & Comptrollership

The Chief Financial and Administrative Officer (CFAO) is responsible for the sound management and stewardship of all RCMP financial and materiel resources. The Corporate Accounting, Policy and Control branch, reporting under the CFAO, develops policies and processes, and provides oversight to ensure responsible spending and safeguarding of RCMP finances and assets, including those acquired using SE funding.

National, regional or divisional CM&C do not currently engage in SE activities at the outset of the transaction. Interviews with senior officials within CM&C and FP indicated that front-end guidance is not offered by CM&C for SE-related transactions. Governance in this respect rests with * expenditures review function in exercising Endorsement of Payment Request authority*.

The Divisions

Unit supervisors in the divisions are responsible for the management and oversight of * expenditures. This includes ensuring the appropriateness of their respective * expenditure requests, particularly the justification to substantiate the expenditure as * and/ or contracts. They are also responsible for ensuring that sensitive assets are managed in accordance with policy over their lifecycle.

SE Coordinators

Divisional SE Coordinator do not review * expenditures as these expenditures are processed *. As a result the divisional SE Coordinator role is limited to identifying * expenditures processed in error through the division, and redirecting those expenditures *. * reviews all * expenditures that had been processed * and exercises the Endorsement of Payment Request authority.

Roles, responsibilities and accountabilities were generally known

While TB and national SE policy set out the expectations for the various roles, responsibilities and accountabilities among the various parties involved in SE, opportunities exist to formally document the * expenditure process to enhance understanding among the various key stakeholders. For example, *, * divisional units who made frequent * expenditures demonstrated a strong awareness of the process, divisional units who made infrequent * expenditures demonstrated limited understanding of the process. In addition, while divisional SE Coordinators roles were limited to directing * expenditure requests they receive *, the divisional SE coordinators stated they were unsure how effectively they were fulfilling this responsibility due to a lack of clarity in SE policy surrounding * expenditures. Formally documenting the * expenditure process would clarify roles, responsibilities and accountabilities for all key stakeholders involved in the process.

Policy Guidance

The national SE policy was published in January 2011 and provides a framework for the use of SE in terms of financial, asset, materiel and real property management as well as procurement. The audit found that while the RCMP policy instruments provided valuable information to employees involved in the SE expenditure process, information specific to * expenditures was unclear and had not been updated to reflect current business practices.

For example, while the policy states that it applies to both * expenditures, it does not clearly define * expenditures nor clearly identify how to make a distinction between a * expenditure. In addition, while the current business processes for * expenditures uses an updated version of Form 1454 Request and Authority for Payment, the policy links to the old version of the form. The updated form 1454 plays an important role in the current * process as it includes automated controls requiring inclusion of key elements of the * expenditure process, including the justification for the expenditure, restricting delegated authorities for approving the expenditure * based on the Delegation of Sensitive Expenditures Financial Signing Authorities Matrix (DSEFSAM) and type and method of procurement, and requiring review of the expenditure in advance of submission for approval. Since March 2016 * has only accepted the updated version of the form for processing * expenditures. The version of form 1454 currently linked to in the SE Policy is an older version, which includes only limited information and lacks the automated controls over approval of transactions, such as limiting approval authority of * expenditures *.

Monitoring and Oversight

Monitoring and oversight is a critical element of * expenditures as it allows management to determine whether business processes are compliant with policy, assess performance, and assess whether funds are being used effectively. The audit expected to find that monitoring and oversight was in place over * expenditures, including monitoring compliance with SE Policy and monitoring of * assets.

The audit found that no Unit Level Quality Assurance, Management Review, or similar tools or performance metrics were in place at the NHQ or divisional level to facilitate monitoring and compliance with policy. While monitoring over * expenditures to ensure compliance with policy was identified, it was generally limited to ensuring the * expenditures are justified and form 1454 was completed correctly. Supervisors * exercising section 32, Financial Administration Act (FAA) authorities were found to have performed a challenge function as it relates to SE approvals.

Monitoring at the divisional level included supervisory review of form 1454 in advance of sending the form for approval and processing *. While monitoring over the use of * assets in operations was identified in divisional units, units that were located in more than one geographic location generally had more than one * inventory system, and inventory systems were not linked and were accessible on-site only. This limits the ability of these units to perform effective monitoring over all * assets in their possession, as there is no single list of all * assets in their care. In addition, lack of visibility into * assets in place in other similar units in other divisions increases the risk that * expenditures will be made where there was a possibility to borrow an unused * asset from another unit, resulting in unnecessary expenditures.

In addition, limited monitoring was identified at NHQ or the divisional level over whether expenditures were circumventing the * expenditure process. Monitoring for policy compliance was only identified with the * policy centre in *. This policy centre had identified situations where divisional units had acquired assets through other procurement methods that should have underwent the * process and took corrective actions with the units involved. Due to the lack of linked inventory systems * policy centres have no direct visibility into divisional unit's * inventory systems, limiting their ability to detect * assets that did not go through the * expenditure process.

3.2 Risk Management

The audit expected to find risk management in place for risks associated with * expenditures, including risks that: (1) * expenditures are appropriate; (2) * expenditures within the RCMP's authority for SE are procured appropriately; and (3) the * expenditure process is not circumvented.

Justification of Expenditures

The SE policy requires that all * expenditure be justified. To ensure that * expenditures are justified, form 1454 requires the inclusion of a justification demonstrating the need for the expenditure to be processed as a * expenditure. This facilitates supervisory review and allows supervisors to effectively challenge requested expenditures in advance of approval. This approval is required in advance of * processing the transaction. Testing indicated that all sampled * transactions included an appropriate rationale and justification that clearly articulated the need for the expenditure to be processed as a * expenditure.

Procurement of * Expenditures

The SE Policy provides a framework for procuring * expenditures, including links to delegated authorities for * expenditures, as well as the Asset Management Manual for more detailed information on procurement. As a result policy requires contracts procured by the RCMP to be competitive except where otherwise provided by federal policy (ie. sole-source contracting). To ensure appropriate procurement practices are followed, procurement of * expenditures is centralized * with additional review taking place in advance of vendor payment that all required procurement documents are on file. Testing indicated that all 96 expenditures in the sample included support for the method of procurement chosen.

Risks relating to circumvention of the * SE process

The * expenditure process exists to control risks associated with * expenditures; however, there remains a risk that transactions that should be classified as * expenditures will be processed through other procurement methods. This is a risk as the * process was designed to ensure only the appropriate delegated authorities approve expenditures and ensure sensitive information is limited to those who have a need to know to protect the RCMP operational capabilities.

Other than Corporate Procurement, divisional units have two other potential methods for purchasing * that should be processed as a * expenditure. These methods include processing the transaction at the divisional level as a * transaction instead, and purchasing items directly from vendors using the unit's acquisition card. Neither of these methods align with policy requirements for procuring *.

While the * process is designed to protect sensitive information in the same manner as the * process, the * process is based on different authorities and parties outside * would not have authority to enter into contracts for * expenditures. As * transactions are processed at the divisional level, processing what should be a * transactions as a * transactions would mean * would have no awareness of the expenditure or any related assets. Testing of 90 transactions processed as * expenditures identified that 89 of 90 transactions were relevant * expenditures, with a single exception identified which should have been processed as a * expenditure.

SE Coordinators in the divisions are expected to review * expenditures and identify those that should instead have been processed as * expenditures, redirecting them to * to obtain the appropriate approvals. While results of testing divisional * transactions identified limited issues, SE coordinators in E, F and C did not demonstrate a strong understanding of what * expenditures were, and stated they did not believe the policy for SE provided sufficient guidance to assist them in identifying * expenditures. As a result, risk remains that expenditures that should be processed as * expenditures through * will instead be processed in error as * divisional transactions.

Purchases using unit acquisition cards are likewise inappropriate as cardholders would not have the authorities to contract for * expenditures and sensitive information would not be protected. In coordination with the IAER's data analytics team, a sample was selected of transactions made on unit acquisitions cards with vendors identified as commonly associated with * expenditures in the sample of * expenditures. *. Discussion with the units involved in these transactions identified the cause to be a lack of awareness of the process and what specifically would be considered a * expenditure.

3.3 Internal controls

Delegated Authority

High compliance rates to the Financial Administration Act (FAA) were observed for the sampled transactions. All * expenditures sampled transactions were pre-approved by a signatory with appropriate commitment authority (section 32 FAA), and all sampled transactions were also certified with appropriate certification authority (section 34, FAA).

The * expenditure process balances FAA requirements against the requirement to protect the sensitive information associated with the expenditure. *. Testing indicated that 93 of the 96 (97%) sampled transactions had an appropriate Endorsement for Payment Authority completed by *. As an additional control, expenditures in excess of $20,000 require an additional document referred to as * Checklist, used to demonstrate that * has reviewed the file in advance of completing the endorsement authority. Three files with payments in excess of $20,000 were identified where * checklist was not present; however, the endorsement authority had been completed correctly for those files and required documentation had been included in the files.

Protecting Sensitive Information

Protecting sensitive information related to * expenditures is critical to ensuring RCMP capabilities remain covert. As a result sensitive information associated with * expenditures must be protected throughout the * expenditure process. The audit found that when form 1454 is completed by divisional units it is transmitted * for approval and processing through * which aligns with security requirements for the forms *. Units * making * expenditures stated they either *.

*. The audit found that these documents were stored in accordance with their security classification.

The requirement to protect sensitive information associated with * expenditures must also be balanced against the RCMPs' *. While three exceptions were noted above, based on the audit team's site visits in the sampled divisions and NHQ the errors noted were not indicative of a pervasive issue with respect to the * expenditure process. Accordingly, the specific issues were raised with the relevant units and *.

Tracking and Managing * Assets

The management of assets resulting from * expenditures over their life cycle is important to ensure sound stewardship of resources. This includes when * assets are received by a unit, their lifetime in use and their eventual disposal. Testing of the sampled transactions identified 55 instances where * expenditures resulted in assets.

National SE policy requires that * assets must be recorded in an inventory system; however, it does not specify a specific system must be used. An accurate inventory system is an important control as it allows lost or misappropriated assets to be detected, and allows for informed decisions on the units capacities and whether additional * expenditures are required.

The audit found that a variety of inventory systems were in place to track * assets. At NHQ attempts had been made at creating a national * inventory system, containing all * assets in use across the Force. In addition, inventory systems were kept at the unit level for * assets in their possession. Units making frequent * expenditures used the *, and units making infrequent * expenditures used *. This was compliant with SE Policy as the policy requires that * assets must be inventoried; however, does not require the use of * as the inventory system. Due to information security considerations *.

In 2016, NHQ transitioned from * as its inventory system for recording details of * expenditures. Of the * sampled instances where * assets were procured, * of these transactions were found on the national * inventory system, with the remainder missing from that inventory system *.

At the unit level, 23 units were interviewed in the course of the audit with 9 of those units using the * inventory system. * was an inventory system used by units making high volumes of * expenditures. This system was provided to these units * after an assessment of units needs in 2013. The system was intended *.

While all sampled * assets were found on the units' * systems, significant challenges were noted by the audit team with the effectiveness of the search function in *. This limited units' ability to identify specific inventory items on a timely basis and limits their capacity to perform a monitoring role over items contained in the inventory system. This challenge was compounded by a lack of consistency with how items are entered into *. No formal processes or guidance related to the recording and management of * assets in inventory systems were identified.

In addition, a lack of communication between administrators of the divisional * systems and the administrator of the national inventory system was identified, resulting in the national inventory system not being updated beyond the original procurement of the * assets. As a result *. Interviews with the divisional * users identified that they generally learn from predecessors or 'on-the-job' and had not received formal training. While formal training had been provided when the * system had first been rolled out in *, there had been no subsequent training.

Of the 23 units interviewed, 12 units with * assets were not using * and instead used *. These units did not use the *. While the inventory systems used differed, the same lack of consistency in how assets are recorded was identified as well as the same lack of awareness of the need to communicate with the administrator of the national inventory system.

A lack of training and formal guidance on inventory practices increases the risk of inconsistent practices for recording and managing inventory on the system. In addition, a lack of awareness of communication requirements with administrator of the national inventory system *.

Of the 23 units interviewed, 2 units with * assets were not using an inventory system. In addition to not being compliant with SE Policy, lack of an inventory system limits the units' ability to monitor and maintain control over their assets. *.

While challenges with inventory systems in place were noted, all * assets in the sampled transactions were traced to source documents such as 1454s, purchase orders and invoices. The majority of * assets in the sampled transactions were physically observed by the audit team. In some cases the assets could not be directly observed by the audit team *. In all of these cases, the audit team received an attestation from the member of the unit responsible for the asset that the item existed and was in use in accordance with the SE policy.

Controls Over * Assets and Information Systems

Effectively safeguarding * assets after purchase requires controls over both the physical assets themselves as well as the associated information systems that contain details of the assets.

Controls to physically safeguard assets were identified for all * assets that were physically observed in the sample. *. As a result no challenges or concerns were identified by the audit team with respect to controls over safeguarding * assets within RCMP facilities.

The inventory systems containing * assets were kept *, resulting in access to these systems being restricted *. In addition, the ability to modify the inventory system *, reducing the risk of unauthorized modifications being made (i.e. inventory being inappropriately deleted from the system).

While the inventory systems had controls in place to prevent unauthorized access, opportunities for improvement were identified. *.

An additional opportunity for improvement includes formalizing and documenting a process to update the status of items in the inventory system, (ie. changes of location, identifying items that are destroyed or disposed of, etc.) to the administrator of the national inventory system. This would improve the overall data integrity and consistency between units and improve the ability to effectively monitor inventory at the unit and national level.

Disposal of * Assets

By their nature, * assets are sensitive and are often assets that are restricted to law enforcement use only. *. Authority to approve disposing of * assets, *, is restricted * and senior management and has not been granted at the divisional level.

The operational units interviewed during the audit identified a variety of methods of disposing of * assets, *, which aligned with the asset's sensitive nature and SE Policy requirements.

None of the * expenditures sampled had been disposed of; however, interviews with units did not demonstrate a strong awareness of the need to obtain approval * in advance of disposal, nor the need to communicate disposals to the national inventory system administrator. This increases the risk that * assets will be disposed of without necessary approvals, * will be unaware of the * and that the national inventory system will include items that no longer exist.

3.4 Training and awareness

Training for Key Stakeholders

No formal training was identified for units making * expenditures. Units in the divisions making * expenditures identified a reliance on their predecessors or assistance *. * policy centres making * expenditures noted 'on-the-job' training on * expenditures had been provided to some policy centres by *. Interviews with units identified that when changes to the * process occurred, such as updates to form 1454, these changes were only communicated to the units when they submit a 1454 * for approval and procurement.

Overall, units who made more frequent * expenditures demonstrated a strong knowledge of the * expenditure process, while those who made less frequent expenditures demonstrated limited knowledge of the process. Where units had a strong knowledge of the process, this knowledge was often limited to specific individuals within the units. This increases risks associated with business continuity and maintaining corporate knowledge, as should those individuals leave their role the unit may be left with limited knowledge of the * expenditure process.

As a result, due to limited awareness of the * expenditure process, combined with a lack of available formal training and documented procedures, there is an increased risk that units will not follow the * process correctly, or will process transactions through other procurement methods.

In accordance with SE Policy, the SE Policy Centre has provided training to divisional SE coordinators. However, while training on sensitive expenditures was provided to divisional SE Coordinators, the training was focussed on * expenditures and did not include information on * expenditures. This decision was made by the SE Policy centre due to divisional SE Coordinators not being authorized to process * expenditure requests and instead being required to redirect these expenditures * for the correct approvals. For the divisional SE Coordinators to be effective in this role, *.

Interviews with divisional SE Coordinators identified a lack of awareness of how to identify a * expenditure effectively. The SE Coordinators stated that they did not believe they had effective tools or guidance to assist them in determining whether a given transaction would be * expenditures and instead relied on the unit to process it correctly. This lack awareness, combined with limited awareness of the * process at the unit level, increases the risk that expenditures that should be * expenditures will instead be incorrectly processed as * expenditures.

Conclusion

The audit found that governance and internal controls over * expenditures are adequate; however, there are opportunities for improvement. While there were clear elements of a governance framework in place, roles and responsibilities related to * expenditures were not well known by all users of * SE. Units who made frequent * expenditures and those involved in processing * expenditures knew the process well; however, units who made infrequent * expenditures had limited knowledge of the process. National processes and procedures associated with * expenditures had not been formalized and documented. In addition to formalizing and documenting the process, additional guidance on * expenditures could include updates to the SE policy to clarify what would be classified as a * expenditure and updating the links in the policy to the form being used in current business practices. As training for * expenditures was limited to 'on-the-job' training, the development of formal training for parties involved in * expenditures would better communicate expectations and assist them in fulfilling their roles.

Monitoring over * expenditures is generally limited to ensuring justifications for expenditures are appropriate and the expenditures have been properly approved, resulting in gaps in the area of monitoring for compliance with SE policy. Testing indicated that while few issues were found with transactions that had been processed through the * process, evidence was found that in some cases the * process was being circumvented.

The majority of * expenditures were recorded in inventory systems, in accordance with SE policy; however, testing identified issues with data integrity in the inventory systems, in part due to multiple inventory systems existing that were not networked and thereby operated in silos. This limited the capacity to provide monitoring and oversight over the inventory contained in these systems, particularly at a divisional or national level. No national processes for managing * inventory over their life cycle had been formalized or documented. Opportunities for improvement related to inventory systems *.

Recommendations

1. The Deputy Commissioner Federal Policing, in collaboration with the Deputy Commissioner Specialized Policing Services, should update the existing SE Policy (and related policies referred to in the SE Policy) to: ensure * expenditures are clearly defined; guidance is provided on the distinction between a * expenditure; * related processes and procedures are documented; and the version of Form 1454 Request and Authority for Payment currently in use is added to the RCMP's Forms Catalogue and SE Policy.
2. The Deputy Commissioner Federal Policing, in collaboration with the Deputy Commissioner Specialized Policing Services, should develop a monitoring program to assess compliance with SE policy for * expenditures. Along with the applicable engagement of the Chief Financial and Administration Officer, the monitoring program should ensure * expenditures are not made on acquisition cards.
3. The Deputy Commissioner Federal Policing, in collaboration with the Deputy Commissioner Specialized Policing Services, should develop formalized training on the * expenditure process, including training for SE Coordinators and units making * expenditures.
4. The Deputy Commissioner Specialized Policing Services should examine whether inventory system capabilities can be enhanced to link inventory systems, providing visibility into these systems to relevant units * policy centres.

Appendix A – Audit Objective and Audit Criteria

Objective: to assess the adequacy of the governance and internal controls in place over * expenditures.

• Criterion 1: There are governance structures, roles and responsibilities and accountability mechanisms in place to provide oversight over * expenditures.
• Criterion 2: There is a risk management approach in place to ensure significant risks related to * expenditures are identified, analyzed and managed.
• Criterion 3: There are effective internal controls to ensure delegations of authority are respected, and sensitive information and assets are protected throughout their lifecycle.
• Criterion 3: Training and awareness of the * expenditures process is sufficient to ensure the * expenditure process is complied with.

Appendix B – Management Action Plan

Vérification des dépenses de nature délicate : *

Rapport final

Novembre 2019

Table des matières

• Sigles, acronymes et abréviations
• Sommaire
• Réponse de la direction
• 1. Contexte
• 2. Objectif, portée, méthode et énoncé de conformité
  • 2.1 Objectif
  • 2.2 Portée
  • 2.3 Méthode
  • 2.4 Énoncé de conformité
• Constatations
  • 3.1 Gouvernance
  • 3.2 Gestion des risques
  • 3.3 Contrôles internes
  • 3.4 Formation et connaissances
• Conclusion
• Recommandations
• Annexe A – Objectif et critères de vérification
• Annexe B – Plan d'action de la direction

Sigles, acronymes et abréviations

CT

Conseil du Trésor

DG

Direction générale

DND

dépenses de nature délicate

DPFA

dirigeant principal des Finances et de l'Administration

GGC

Gestion générale et Contrôle

GRC

Gendarmerie royale du Canada

LGFP

Loi sur la gestion des finances publiques

PF

Police fédérale

*

*

SPS

Services de police spécialisés

Système TEAM

Système de gestion des dépenses globales et des actifs

VIEE

Vérification interne, Évaluation et Examen

Sommaire

On entend par dépenses de nature délicate (DND) les dépenses engagées dans le cadre d'une opération aux fins d'application de la loi ou de sécurité qui pourrait être compromise si le paiement était effectué au moyen des procédures courantes de la Gendarmerie royale du Canada (GRC). De telles dépenses sont engagées dans tous les domaines du travail policier, partout à la GRC, autant dans les divisions qu'à la Direction générale (DG). *

La Vérification interne de la GRC a précédemment effectué des audits portant sur les DND imputées à * au cours des années 2007-2009, 2009-2010, 2010-2011 et 2011-2012. Une vérification de suivi a également été réalisée en 2016-2017.

La vérification dont il est question dans le présent rapport portait exclusivement sur les DND imputées à *, puisque celles-ci n'avaient pas été évaluées de façon directe lors des audits précédents. L'objectif était d'évaluer le caractère adéquat du cadre de gouvernance et des contrôles internes visant ces dépenses. La portée de la vérification se limitait à la période allant du 1er avril 2015 au 31 mars 2018.

Les vérificateurs ont conclu que les mécanismes de gouvernance et les contrôles internes visant les DND imputées à * sont adéquats, mais que des améliorations pourraient y être apportées. Malgré l'existence d'un cadre de gouvernance comportant des éléments bien définis, les rôles et les responsabilités à l'égard des dépenses effectuées sous * ne sont pas bien connus de tous les intervenants concernés. Les améliorations possibles consisteraient à actualiser la politique sur les DND afin de donner des précisions supplémentaires et à officialiser les modalités, les procédures et la formation nationales relatives aux DND correspondant à *.

La surveillance de ces DND se limitant généralement à vérifier que les dépenses ont été correctement justifiées et approuvées, l'assurance de la conformité à la politique sur les DND présente des lacunes. Lors de son examen des dossiers, l'équipe de vérification a décelé peu de problèmes à l'égard des transactions traitées selon la procédure établie pour *, mais a constaté que cette procédure était contournée dans certains cas.

La majorité des dépenses effectuées sous * sont consignées dans des systèmes d'inventaire, conformément aux exigences de la politique sur les DND. L'examen des dossiers a toutefois révélé des problèmes d'intégrité des données attribuables en partie au fait qu'il existe plusieurs systèmes d'inventaire et qu'ils ne sont pas reliés entre eux. Ce fonctionnement en vase clos limite la capacité d'assurer la surveillance des stocks consignés dans ces systèmes, particulièrement à l'échelle divisionnaire ou nationale. *

La réponse et le plan d'action de la direction élaborés en réponse au rapport illustrent l'engagement de la haute direction à apporter des correctifs suivant les constatations et les recommandations de la vérification. La Vérification interne de la GRC surveillera sa mise en œuvre et entreprendra une vérification de suivi au besoin.

Réponse de la direction

Police fédérale et Services de police spécialisés :

Le sous-commissaire à la Police fédérale (PF) et le sous-commissaire aux Services de police spécialisés (SPS) se rallient aux constatations et aux recommandations formulées dans le rapport intitulé Vérification des dépenses de nature délicate : article de rapport *. En particulier, ils reconnaissent tous deux la nécessité de collaborer afin de déterminer la meilleure façon de mettre à jour la politique actuelle sur les dépenses de nature délicate (DND), d'améliorer la capacité de surveillance et de suivi afin d'évaluer la conformité à cette politique, ainsi que d'élaborer une formation officielle pour les employés sur la procédure visant les dépenses imputées à *.

Afin de remplir son mandat de sécurité publique, la Gendarmerie royale du Canada (GRC) doit mener certaines opérations et activités de façon secrète. Notre organisation prend très au sérieux les autorisations et les dispenses spéciales que lui accorde le Conseil du Trésor (CT), dont l'exemption de l'obligation de communiquer certaines informations à l'externe, et elle s'engage à examiner la faisabilité de mettre en œuvre un système d'inventaire national comprenant l'utilisation d'une nouvelle version interactive du formulaire 1454 (Demande et autorisation de paiement).

À cette fin, nous avons accepté de mettre sur pied un groupe de travail au sein duquel seront représentés les différents centres de décision concernés par les DND. Ce groupe devra notamment élaborer le plan d'action de la direction qui servira à faire avancer rapidement et efficacement la mise en œuvre durable des recommandations énoncées dans le présent rapport. Il est prévu que ce plan détaillé sera achevé d'ici octobre 2019 et qu'il sera alors présenté au Comité ministériel de vérification aux fins d'examen et d'approbation.

Gilles Michaud, sous-commissaire à la PF
Philipe Thibodeau, sous-commissaire intérimaire aux SPS

Gestion générale et Contrôle :

La Gestion générale se rallie aux constatations et aux recommandations formulées dans le rapport de vérification et fournira un soutien au sous-commissaire à la PF en veillant au respect de l'esprit et de l'objet du document de reconnaissance des responsabilités et des obligations liées au pouvoir d'approuver le paiement de DND.

Dennis Watters, dirigeant principal des Finances et de l'Administration

1. Contexte

La Gendarmerie royale du Canada (GRC) s'emploie à assurer la sécurité des Canadiens et de leurs institutions, à l'échelle tant nationale qu'internationale, en prenant des mesures de prévention, de détection, d'enquête et d'application de la loi axées sur les renseignements pour lutter contre le terrorisme et le crime organisé, entre autres formes de criminalité. À cette fin, la GRC mène certaines opérations et activités de façon secrète en vue soit d'infiltrer des organisations criminelles ou terroristes, soit de dissimuler les activités de collecte de renseignements de la police. Le Conseil du Trésor (CT) reconnaît les défis inhérents aux opérations de ce genre et a donc accordé à la GRC des autorisations et des dispenses spéciales, la plus importante étant l'exemption de l'obligation de communiquer certaines informations à l'externe, notamment de consigner les biens secrets dans les systèmes d'information intégrés et de rendre publics certains types de marchés.

Les dépenses relatives à ce genre d'activités sont appelées des dépenses de nature délicate (DND). Il s'agit de dépenses engagées dans le cadre d'une opération aux fins d'application de la loi ou de sécurité qui pourrait être compromise si le paiement était effectué au moyen des procédures courantes de la GRC. De telles dépenses sont engagées dans tous les domaines du travail policier, partout à la GRC, autant dans les divisions qu'à la Direction générale (DG).

Les DND sont consignées sans détails identificateurs dans le Système de gestion des dépenses globales et des actifs de la GRC, couramment appelé le système TEAM. *

La Vérification interne de la GRC a précédemment effectué des audits portant sur les DND imputées à * au cours des années 2007-2009, 2009-2010, 2010-2011 et 2011-2012. Une vérification de suivi a également été réalisée en 2016-2017.

La vérification dont il est question dans le présent rapport portait exclusivement sur les DND imputées à *, puisque celles-ci n'avaient pas été évaluées de façon directe lors des audits précédents. L'objectif était d'évaluer le caractère adéquat du cadre de gouvernance et des contrôles internes visant ces dépenses. La portée de la vérification se limitait à la période allant du 1er avril 2015 au 31 mars 2018.

Au cours de la période de référence, la GRC a imputé à * des DND *.

En mai 2018, la commissaire a approuvé le Plan de vérification, d'évaluation et d'analyse de données axé sur les risques 2018-2023, qui prévoyait un audit des DND mettant l'accent sur les dépenses effectuées sous *.

2. Objectif, portée, méthode et énoncé de conformité

2.1 Objectif

La vérification avait pour objectif d'évaluer le caractère adéquat du cadre de gouvernance et des contrôles internes visant les DND imputées à *. L'objectif et les critères de vérification figurent à l'annexe A.

2.2 Portée

La vérification a porté exclusivement sur les DND effectuées sous * du 1er avril 2015 au 31 mars 2018.

2.3 Méthode

La planification de la vérification s'est achevée en janvier 2019. Durant cette phase, l'équipe de vérification a tenu des entrevues, procédé à une revue générale des modalités en vigueur et examiné les politiques, les directives et les procédures pertinentes ainsi que les résultats d'audits antérieurs.

La phase d'examen, terminée en avril 2019, a consisté à appliquer diverses techniques de vérification, dont la réalisation d'entrevues, l'examen de documents et de dossiers ainsi que l'analyse de données. L'équipe de vérification s'est rendue dans trois divisions et à la DG afin d'examiner les dossiers et d'évaluer les pratiques.

Les vérificateurs ont examiné les dossiers relatifs aux dépenses imputées à * pendant la période visée dans le but d'en évaluer la conformité à la politique sur les DND et à la procédure établie pour *. Afin d'englober des dépenses faites dans différentes régions du pays, ils ont sélectionné un échantillon de 96 dépenses de ce type effectuées aux SPS ainsi que dans les divisions E, C et F. De plus, pour évaluer le risque de contournement de la procédure relative à *, les vérificateurs ont collaboré avec l'équipe de l'analyse des données de Vérification interne, Évaluation et Examen (VIEE) afin de sélectionner 90 dépenses imputées à * et 10 transactions par carte de crédit faites avec des fournisseurs souvent associés aux acquisitions effectuées sous *. Ces dépenses supplémentaires ont été vérifiées pour déterminer si elles auraient plutôt dû être traitées selon la procédure établie pour *.

Au terme de la phase d'examen, l'équipe de vérification a tenu des réunions afin de valider ses constatations auprès du personnel et a présenté les conclusions pertinentes à la haute direction.

2.4 Énoncé de conformité

La mission de vérification est conforme au cadre d'exercice professionnel international de l'Institut des vérificateurs internes et à la Directive sur l'audit interne du CT, comme en font foi les résultats du programme d'assurance et d'amélioration de la qualité.

Constatations

3.1 Gouvernance

Rôles et responsabilités

Il doit exister un solide cadre de gouvernance afin d'assurer la conformité des DND aux pouvoirs spéciaux délégués à la GRC. La gouvernance doit se faire en fonction de rôles, de responsabilités, d'obligations redditionnelles et de politiques clairement définis. Des activités de surveillance régulières, y compris pour vérifier la conformité à la politique sur les DND, devraient également favoriser le traitement approprié des DND.

La PF, les SPS, Gestion générale et Contrôle (GGC) ainsi que les divisions se partagent la responsabilité de la gouvernance des DND.

Police fédérale

Le sous-commissaire à la PF est chargé de veiller à la gestion appropriée des exigences en matière de surveillance, de responsabilisation, de formation * en vue d'assurer le succès des enquêtes et la sécurité des policiers. Au sein de la PF, le centre de décision des DND élabore la politique relative aux DND et fournit des services de formation et de soutien à l'égard de la procédure établie pour les dépenses imputées à *. * chargé des dépenses relatives à * examine ces dépenses avant de les transmettre aux Opérations comptables pour qu'elles soient consignées dans le système financier de la GRC.

Services de police spécialisés

Le sous-commissaire aux SPS est chargé de fournir des services spécialisés aux policiers de première ligne en ce qui touche les opérations et les enquêtes, ainsi que d'offrir des conseils aux cadres supérieurs de la GRC et à d'autres organismes gouvernementaux en matière de sécurité organisationnelle et gouvernementale. Au sein des SPS, les * examinent et traitent les demandes de paiement de dépenses relatives à * qui viennent de la DG et des divisions, * détient la responsabilité générale d'approuver les dépenses visées par les autorisations spéciales accordées à la GRC.

Gestion générale et Contrôle

Le dirigeant principal des Finances et de l'Administration (DPFA) est responsable de la saine gestion et de l'intendance de toutes les ressources financières et matérielles de la GRC. Le Service de la comptabilité générale, des politiques et du contrôle, qui relève du DPFA, élabore des politiques et des procédures, et assure une surveillance en veillant au respect de l'esprit et de l'objet du document de reconnaissance des responsabilités et des obligations liées au pouvoir d'approuver le paiement de DND.

À l'heure actuelle, les services national, régionaux et divisionnaires de GGC n'interviennent pas dans les activités relatives aux DND en début de transaction. Il ressort des entrevues avec les cadres supérieurs de GGC et de la PF que GGC ne donne pas de conseils préliminaires sur les transactions liées aux DND. Le mécanisme de gouvernance à cet égard consiste en la fonction d'examen que remplit * chargé des dépenses relatives à * lorsqu'il exerce le pouvoir d'approuver les demandes de paiement*

Divisions

Dans les divisions, les superviseurs de groupe se chargent de gérer et de surveiller les dépenses imputées à *, y compris de vérifier le caractère approprié des demandes de paiement connexes faites par leur groupe et, en particulier, la validité des raisons fournies pour justifier le traitement de ces dépenses comme des transactions visant de * ou des marchés *. Ils doivent aussi s'assurer que les biens de nature délicate sont gérés conformément à la politique tout au long de leur cycle de vie.

Coordonnateurs des DND

Les coordonnateurs divisionnaires des DND n'examinent pas les dépenses effectuées sous *, car celles-ci sont traitées par les *. Leur rôle se limite donc à relever les DND qui auraient dû être imputées à * mais qui ont été traitées de façon erronée dans la division, puis à rediriger ces dépenses vers les *. *, qui examine toutes les dépenses imputées à * une fois que celles-ci ont été traitées par les * et qui exerce le pouvoir d'approuver les demandes de paiement.

Les rôles, les responsabilités et les obligations redditionnelles sont généralement connus

Bien que la politique du CT et la politique nationale sur les DND énoncent les rôles, les responsabilités et les obligations redditionnelles qui incombent aux divers intervenants appelés à exercer des fonctions relatives aux DND, il serait possible de documenter officiellement la procédure d'acquisition sous * afin qu'elle soit mieux comprise. Par exemple, *, les * et les groupes divisionnaires qui effectuent souvent des dépenses sous * connaissent bien la procédure, mais les groupes divisionnaires qui font moins souvent des dépenses de ce genre en ont une compréhension limitée. Les coordonnateurs divisionnaires des DND ont également des incertitudes : même si leur rôle se limite à transmettre * les demandes qu'ils reçoivent relativement aux dépenses effectuées sous *, ils ont affirmé ne pas savoir dans quelle mesure ils s'acquittaient efficacement de cette responsabilité à cause du manque de clarté de la politique sur les dépenses de cette catégorie. Le fait de documenter officiellement la procédure à suivre pour les dépenses correspondant à * permettrait de clarifier les rôles, les responsabilités et les obligations redditionnelles des principaux intervenants concernés.

Dispositions de la politique

La politique nationale de la GRC sur les DND, publiée en janvier 2011, établit un cadre pour l'engagement des dépenses de ce genre et énonce les dispositions pertinentes en ce qui touche le processus d'acquisition ainsi que la gestion des finances, de l'actif, du matériel et des biens immobiliers. L'équipe de vérification a constaté que cette politique fournit des renseignements précieux aux employés qui participent à l'engagement de DND, mais que les dispositions portant sur les dépenses imputées à * ne sont pas claires et n'ont pas été mises à jour en fonction des pratiques administratives en vigueur.

Par exemple, la politique précise qu'elle s'applique à la fois aux dépenses imputées à * et aux dépenses imputées à *, mais elle ne définit pas clairement les dépenses de la deuxième catégorie ni n'explique clairement ce qui les distingue de celles de la première catégorie. De plus, bien que les modalités administratives en vigueur pour les dépenses imputées à * prévoient l'utilisation d'une version actualisée du formulaire 1454 (Demande et autorisation de paiement), le lien fourni dans la politique mène à l'ancienne version de ce formulaire. La nouvelle version du formulaire 1454 joue un rôle important dans la procédure établie pour les dépenses imputées à *, car elle comporte des contrôles automatisés pour assurer le respect d'exigences clés, notamment en ce qui concerne la justification de la dépense, son approbation par * conformément à la Matrice de la délégation de pouvoirs de signer des documents financiers relatifs à des dépenses de nature délicate et selon le type et la méthode d'acquisition, ainsi que l'examen de la dépense avant sa transmission aux fins d'approbation. Depuis mars 2016, * acceptent uniquement la nouvelle version du formulaire pour le traitement des dépenses imputées à *. Le lien fourni dans la politique sur les DND mène à une ancienne version plus limitée du formulaire, qui ne comporte pas les contrôles automatisés permettant notamment de réserver le pouvoir d'approbation des transactions *.

Surveillance

Les mesures de surveillance constituent un aspect crucial de la procédure établie pour les dépenses imputées à *, car elles permettent à la direction de déterminer si les modalités administratives sont conformes à la politique, d'évaluer le rendement et de vérifier si les fonds sont utilisés efficacement. L'équipe de vérification s'attendait à constater l'existence de mécanismes de surveillance des dépenses imputées à *, y compris pour assurer la conformité à la politique sur les DND et le suivi des biens acquis sous *.

La vérification a révélé qu'aucun processus d'assurance de la qualité au sein du service ou d'examen de gestion, aucun outil semblable, ni aucun indicateur de rendement n'avait été mis en place à la DG ou dans les divisions pour faciliter la surveillance et l'évaluation de la conformité à la politique. Bien que l'équipe ait constaté l'existence de mesures de surveillance des dépenses imputées à * pour assurer la conformité à la politique, ces mesures se limitaient généralement à vérifier que les dépenses étaient justifiées et que le formulaire 1454 était rempli correctement. L'équipe a également constaté que les superviseurs au sein des * qui exerçaient les pouvoirs prévus à l'article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) faisaient une analyse critique de l'approbation des DND.

Les mesures de surveillance établies dans les divisions comprennent l'examen du formulaire 1454 par le superviseur avant son envoi * aux fins d'approbation et de traitement. L'équipe a constaté que les groupes divisionnaires surveillent l'utilisation opérationnelle des biens acquis sous *, mais que les groupes ayant des bureaux dans plus d'une région géographique ont généralement plus d'un système d'inventaire pour les biens de ce genre. Ces systèmes ne sont pas reliés entre eux et sont seulement accessibles sur place. Cela limite la capacité des groupes concernés à surveiller efficacement tous les biens en leur possession qui ont été acquis sous *, car il n'existe aucune liste faisant état de l'ensemble de ces biens. De plus, l'impossibilité de voir les biens acquis sous * que possèdent les groupes homologues dans les autres divisions augmente le risque que des dépenses de cette nature soient engagées inutilement alors qu'il aurait été possible d'emprunter le bien requis auprès d'un autre groupe qui possédait l'article en question et qui ne l'utilisait pas.

L'équipe de vérification a par ailleurs constaté que la DG et les divisions ne font qu'une surveillance limitée pour voir s'il y a contournement de la procédure établie pour les dépenses tombant sous *. Des mesures de surveillance de la conformité à la politique ont seulement été observées au *. Ce centre de décision avait remarqué des situations où des groupes divisionnaires avaient utilisé d'autres méthodes d'acquisition pour obtenir des biens qui auraient dû être achetés selon la procédure relative à *, et il avait pris des mesures correctives auprès des groupes concernés. Comme les systèmes d'inventaire ne sont pas reliés entre eux, les centres de décision des * n'ont aucun moyen de consulter directement les systèmes d'inventaire des groupes divisionnaires pour les biens acquis sous *, ce qui limite leur capacité à repérer les biens qui n'ont pas été obtenus selon la procédure établie.

3.2 Gestion des risques

L'équipe de vérification s'attendait à constater des mesures de gestion des risques visant à faire en sorte que : (1) les dépenses imputées à * soient justifiées; (2) les acquisitions de nature délicate effectuées dans l'exercice des pouvoirs de la GRC en la matière se fassent de manière appropriée; (3) la procédure établie à l'égard de * ne soit pas contournée.

Justification des dépenses

La politique sur les DND exige la justification de toutes les dépenses imputées à *. À cette fin, le formulaire 1454 exige l'inclusion d'une justification expliquant la nécessité de traiter la dépense visée comme une dépense devant être imputée à *. Cette justification permet au superviseur de faire une analyse critique efficace de la demande avant d'approuver la dépense. Cette approbation est requise avant que * traitent la transaction. L'examen des dossiers a révélé que toutes les transactions imputées à * qui faisaient partie de l'échantillon étaient accompagnées d'une justification appropriée expliquant clairement la raison pour laquelle la dépense devait être traitée selon la procédure établie pour *.

Modalités établies pour les acquisitions effectuées sous *

La politique sur les DND établit un cadre pour l'acquisition des biens et services qui seront imputés à *. On y trouve notamment des liens vers les pouvoirs délégués relatifs aux dépenses de ce genre et vers le Manuel de la gestion de l'actif, qui fournit des renseignements plus détaillés sur les acquisitions. Cette politique exige que les marchés passés par la GRC soient concurrentiels sauf dans les cas où une politique fédérale autorise une autre façon de procéder (recours à un fournisseur unique). Pour assurer le respect des pratiques d'acquisition appropriées, les achats imputés à * se font de manière centralisée par *, et un examen supplémentaire est effectué avant de payer le fournisseur afin de vérifier que tous les documents requis ont été versés au dossier. Il ressort de l'examen des dossiers que chacune des 96 dépenses de l'échantillon était accompagnée d'une justification de la méthode d'acquisition choisie.

Contournement de la procédure établie à l'égard de *

La procédure en question a été établie afin de limiter les risques associés aux dépenses imputées à *, mais il demeure possible que des transactions qui devraient être traitées selon cette procédure soient traitées selon d'autres méthodes d'acquisition. Cela représente un risque, car le but de la procédure relative à * est de faire en sorte que seuls les fondés de pouvoir compétents approuvent les dépenses de ce genre et que la communication des renseignements de nature délicate concernant ces dépenses se limite aux intervenants qui ont besoin de les connaître, afin de protéger les capacités opérationnelles de la GRC.

À part le recours au service des acquisitions de la DG, les groupes divisionnaires ont deux moyens possibles d'acheter de * sans suivre la procédure relative à *. Ils peuvent soit traiter la transaction à l'échelon divisionnaire en suivant plutôt la procédure relative à *, soit acheter l'équipement directement auprès du fournisseur avec une carte d'achat. Aucune de ces méthodes ne respecte les exigences de la politique en ce qui concerne l'achat *.

Bien que la procédure relative à * soit conçue pour protéger les renseignements sur les DND de la même façon que la procédure relative à *, elle se fonde sur des pouvoirs différents. Les intervenants à l'extérieur des * ne possèdent pas les pouvoirs voulus pour passer des marchés visant des dépenses qui seront imputées à *. Comme les transactions imputées à * sont traitées à l'échelon divisionnaire, le fait qu'une dépense qui devrait être imputée à * soit plutôt traitée selon la procédure relative à * signifie que les * n'ont aucune connaissance de la dépense en question, ni des biens qu'elle a permis d'obtenir. L'examen de 90 transactions traitées selon la procédure relative à * a révélé que 89 d'entre elles avaient été imputées à juste titre à *, et qu'une seule aurait plutôt dû être traitée selon la procédure relative à *.

Les coordonnateurs divisionnaires des DND sont censés examiner les dépenses imputées à * afin de relever celles qui devraient plutôt être traitées selon la procédure relative à * et de les rediriger vers * pour qu'elles fassent l'objet des autorisations requises. Peu de problèmes ont été constatés lors de l'examen des transactions divisionnaires traitées selon la procédure relative à *, mais les coordonnateurs des DND des divisions E, F et C comprenaient mal la nature des dépenses qui doivent être imputées à *, et ils estimaient que la politique sur les DND ne donnait pas suffisamment de précisions pour leur permettre de reconnaître ces dépenses. Il subsiste donc un risque que des dépenses qui devraient normalement être traitées selon la procédure relative à * par l'intermédiaire des * soient plutôt traitées par erreur dans les divisions, selon la procédure relative à *.

Il n'est pas approprié, non plus, d'effectuer de telles acquisitions au moyen des cartes d'achat des groupes divisionnaires, car les titulaires de ces cartes ne possèdent pas les pouvoirs nécessaires pour passer des marchés visant des dépenses qui doivent être imputées à *, et cette façon de procéder ne protège pas les renseignements de nature délicate à l'égard des transactions visées. En collaboration avec l'équipe de l'analyse des données de VIEE, l'équipe de vérification a choisi un échantillon de * transactions que des groupes divisionnaires avaient effectuées au moyen de cartes d'achat auprès de fournisseurs souvent associés aux dépenses imputées à *. *. En discutant avec les groupes qui avaient effectué ces transactions, on a constaté que les erreurs en question étaient attribuables à une méconnaissance de la procédure applicable et de la nature précise des dépenses qui doivent être imputées à *.

3.3 Contrôles internes

Pouvoirs délégués

L'équipe de vérification a constaté que les transactions de l'échantillon présentaient un taux de conformité élevé aux exigences de la LGFP. Toutes les dépenses imputées à * avaient été approuvées au préalable par un fondé de pouvoir compétent (pour l'art. 32 de la LGFP) et attestées par un fondé de pouvoir compétent (pour l'art. 34 de la LGFP).

La procédure relative à * tient compte des exigences de la LGFP et de la nécessité de protéger les renseignements de nature délicate concernant la dépense. *. L'examen des dossiers a révélé que 93 des 96 transactions de l'échantillon (soit 97 %) étaient accompagnées de l'approbation requise du * en vue du paiement des dépenses visées*. Pour les dépenses supérieures à 20 000 $, il faut aussi remplir un document supplémentaire, soit la liste de *, qui sert à confirmer que * a examiné le dossier avant d'approuver le paiement de la dépense. L'équipe de vérification a relevé trois dossiers concernant des dépenses supérieures à 20 000 $ qui ne contenaient pas la *. Cependant, l'approbation de la demande de paiement avait été correctement remplie pour ces dossiers, et ceux-ci contenaient la documentation requise.

Protection des renseignements de nature délicate

Il est essentiel de protéger les renseignements de nature délicate concernant les dépenses imputées à * afin que les capacités de la GRC restent secrètes. Ces renseignements doivent donc être protégés tout au long de la procédure relative à *. L'équipe de vérification a constaté qu'après avoir rempli le formulaire 1454, les groupes divisionnaires le transmettent * pour approbation et traitement, ce qui est conforme aux exigences de la désignation de sécurité du formulaire *. Les groupes * qui effectuent les dépenses imputées à * ont affirmé qu'ils *.

*. L'équipe de vérification a constaté que ces documents étaient conservés conformément aux exigences de leur désignation de sécurité.

Le besoin de protéger les renseignements de nature délicate concernant les dépenses imputées à * doit aussi être mis dans la balance avec l'obligation de la GRC de consigner les transactions dans le système *. Malgré les trois exceptions constatées lors des visites auprès des divisions sélectionnées et de la DG, les erreurs relevées par l'équipe de vérification n'indiquaient pas un problème généralisé dans le traitement des dépenses imputées à *. Elles ont donc été signalées aux groupes concernés et *.

Suivi et gestion des biens acquis sous *

Il est important, dans une perspective de saine intendance, de gérer les biens achetés sous * tout au long de leur cycle de vie, c'est-à-dire dès leur réception, durant leur période d'utilisation et jusqu'au moment de leur aliénation. L'examen des transactions faisant partie de l'échantillon a permis de relever 55 dépenses imputées à * qui ont servi à l'acquisition de biens.

La politique nationale sur les DND exige que les biens acquis selon la procédure relative à * soient consignés dans un système d'inventaire, mais elle ne précise pas quel système doit être utilisé à cette fin. L'utilisation d'un système d'inventaire exact constitue un mécanisme de contrôle important, car cela permet de repérer les biens perdus ou détournés, de prendre des décisions éclairées sur les capacités des groupes et de déterminer s'il y a lieu d'effectuer d'autres achats sous *.

La vérification a révélé que plusieurs systèmes d'inventaire s'utilisent pour faire le suivi des biens acquis selon la procédure relative à *. À la DG, on a tenté de créer un système d'inventaire national pour consigner tous les biens de ce genre qui étaient en usage à l'échelle de la Gendarmerie. Les groupes divisionnaires tiennent aussi des systèmes d'inventaire pour les biens de ce genre qu'ils ont en leur possession. Ceux qui font souvent des dépenses imputées à *, et ceux qui en font rarement utilisent *. La politique sur les DND est donc respectée, puisqu'elle exige seulement que les biens acquis sous * soient répertoriés, sans préciser que * doit être utilisé à cette fin. *.

En 2016, la DG a abandonné * comme système d'inventaire pour l'enregistrement des détails concernant les dépenses imputées à *. Des * transactions de l'échantillon qui concernaient l'acquisition de biens sous *, * ont été trouvées dans le système d'inventaire national. Les autres n'y étaient pas consignées. *.

Pendant le déroulement de la vérification, 23 groupes ont été interviewés, dont neuf, soit ceux qui faisaient beaucoup de dépenses imputées à *, utilisaient le système d'inventaire *. * ont fourni ce système aux groupes en question après une évaluation des besoins réalisée en 2013. Le système devait *.

Bien que l'équipe de vérification ait trouvé tous les biens acquis lors des transactions faisant partie de l'échantillon dans les systèmes d'inventaire * des groupes, elle a constaté d'importants problèmes quant à l'efficacité de la fonction de recherche dans *, ce qui limite la capacité de trouver rapidement des articles précis et d'assurer la surveillance des stocks consignés. À ces problèmes s'ajoute le manque d'uniformité des modalités suivies pour faire la saisie des articles *. L'équipe n'a relevé aucune procédure ni aucune instruction officielle au sujet de l'enregistrement et de la gestion des biens acquis selon la procédure relative à * dans les systèmes d'inventaire.

L'équipe a également constaté un manque de communication entre les administrateurs des systèmes * divisionnaires et l'administrateur du système d'inventaire national, ce qui fait que le système d'inventaire national n'est pas mis à jour après l'acquisition initiale des biens achetés sous *. Résultat, *. Les entrevues avec les utilisateurs divisionnaires de * ont révélé qu'ils avaient généralement appris à utiliser le système auprès de leurs prédécesseurs ou en cours d'emploi et qu'ils n'avaient reçu aucune formation officielle à cet égard. Bien qu'une formation officielle ait été donnée au moment de la mise en œuvre de *, aucune autre formation n'a été offerte depuis.

Des 23 groupes interviewés, 12 groupes possédant des biens acquis sous * n'utilisaient pas *. Ces groupes n'utilisaient pas *. Malgré la variété des systèmes d'inventaire utilisés, l'équipe de vérification a constaté partout le même manque d'uniformité dans la façon de consigner les biens et la même inconscience du besoin de communiquer avec l'administrateur du système d'inventaire national.

Le manque de formation et de consignes officielles sur les pratiques d'inventaire augmente le risque d'incohérences dans les pratiques d'enregistrement et de gestion des stocks dans le système. De plus, l'inconscience de la nécessité de communiquer avec l'administrateur du système d'inventaire national *.

Des 23 groupes interviewés, deux groupes possédant des biens acquis sous * n'utilisaient aucun système d'inventaire. Non seulement cette absence de système d'inventaire est-elle contraire à la politique sur les DND, mais elle limite la capacité des groupes concernés à assurer la surveillance et la gestion de leurs biens. *.

Bien que l'équipe de vérification ait constaté des problèmes avec les systèmes d'inventaire en place, tous les biens acquis sous * dans le cadre des transactions de l'échantillon ont pu être reliés à des documents sources tels que des formulaires 1454, des bons de commande et des factures. L'équipe de vérification a elle-même vu la majorité de ces biens lors de ses visites sur place, *, auxquels cas le membre du groupe qui en avait la responsabilité a attesté que l'article en question existait et que son utilisation était conforme à la politique sur les DND.

Contrôles relatifs aux biens acquis sous * et aux systèmes d'information

Pour protéger efficacement les biens acquis sous * après leur achat, il faut des contrôles visant à la fois les biens eux-mêmes et les systèmes d'information qui contiennent des détails à leur sujet.

L'équipe de vérification a constaté l'existence de contrôles pour la protection matérielle de tous les biens acquis sous * qu'elle a vus d'elle-même. *. L'équipe de vérification n'a relevé aucune préoccupation quant aux contrôles destinés à protéger les biens acquis sous * dans les installations de la GRC.

Les systèmes d'inventaire utilisés pour consigner les biens acquis sous *. Ces services étaient donc *. De plus, la capacité de modifier les données consignées dans le système d'inventaire * afin de réduire le risque de modifications non autorisées (suppression de biens inscrits au système).

Des contrôles étaient en place pour prévenir l'accès non autorisé aux systèmes d'inventaire, mais des possibilités d'amélioration ont été observées. *.

Une autre amélioration possible serait de documenter officiellement la procédure à suivre pour mettre à jour l'état des biens consignés dans le système d'inventaire (en faisant une inscription lorsqu'un bien change d'endroit, est détruit ou aliéné, etc.) afin que les changements soient portés à l'attention de l'administrateur du système d'inventaire national. Cela améliorerait de façon générale l'intégrité des données, l'uniformité des pratiques suivies dans les groupes et la capacité de faire un suivi efficace des stocks dans les groupes et à l'échelle nationale.

Aliénation des biens acquis sous *

Les biens acquis sous * étant de nature délicate, leur usage est souvent réservé à des fins d'application de la loi. *. Le pouvoir d'approuver l'aliénation de biens acquis sous *, relève exclusivement * et de la haute direction. Ce pouvoir n'a pas été délégué aux divisions.

Les groupes opérationnels interviewés pendant la vérification ont mentionné diverses méthodes employées pour l'aliénation de biens acquis sous *. Ces méthodes, qui exigent *, tiennent compte de la nature délicate des articles visés et sont conformes à la politique sur les DND.

Aucun des biens acquis sous * dans le cadre des transactions de l'échantillon n'avait été aliéné. Cependant, les entrevues menées auprès des groupes qui possédaient ces biens ont révélé que ceux-ci n'étaient pas très conscients de la nécessité d'obtenir l'autorisation * avant de procéder à leur aliénation, ni de la nécessité d'en signaler l'aliénation à l'administrateur du système d'inventaire national. Cette inconscience augmente le risque que des biens acquis sous * soient aliénés sans l'autorisation nécessaire, que * n'en soient pas informés et que le système d'inventaire national fasse état de stocks qui n'existent plus.

3.4 Formation et connaissances

Formation pour les principaux intervenants

L'équipe de vérification n'a relevé aucune formation officielle à l'intention des groupes appelés à faire des dépenses sous *. Les employés des groupes divisionnaires qui font de telles dépenses ont dit compter sur l'aide de leurs prédécesseurs ou *. Les centres de décision * qui font de telles dépenses ont mentionné que * avait donné une formation en cours d'emploi sur ces dépenses à certains d'entre eux. Lorsqu'il a été question, pendant les entrevues, des modifications apportées à la procédure d'acquisition sous *, les groupes ont affirmé que les changements leur sont seulement communiqués lorsqu'ils transmettent le formulaire 1454 * afin qu'une acquisition soit approuvée et effectuée. C'est notamment le cas lorsque ce formulaire est mis à jour.

En général, les groupes qui font souvent des dépenses sous * connaissent bien la procédure applicable, tandis que ceux qui en font rarement en ont une connaissance limitée. Dans les groupes de la première catégorie, la connaissance de la procédure se limite souvent à des membres déterminés du personnel. Cette réalité soulève des risques pour la continuité des activités et la mémoire organisationnelle, car si les employés en question quittent leur poste, le groupe peut n'avoir qu'une connaissance limitée de la procédure relative à *.

Cette connaissance limitée de la procédure d'acquisition sous * s'ajoute au manque de formation et de consignes officielles pour faire augmenter le risque que les groupes suivent incorrectement cette procédure ou emploient d'autres méthodes d'acquisition pour traiter les transactions de nature délicate.

Le centre de décision des DND a donné de la formation aux coordonnateurs divisionnaires des DND conformément aux exigences de la politique sur les DND. Cependant, cette formation mettait l'accent sur les dépenses effectuées sous * et ne fournissait pas d'information sur les dépenses imputées à *. Le centre de décision des DND en a décidé ainsi puisque les coordonnateurs divisionnaires des DND ne sont pas autorisés à traiter les demandes de paiement relatives à * et qu'ils doivent plutôt acheminer ces demandes * afin qu'elles reçoivent les autorisations nécessaires. Or, pour que les coordonnateurs divisionnaires des DND remplissent efficacement cette fonction, *.

Il ressort des entrevues avec les coordonnateurs divisionnaires des DND que ces derniers ne savent pas reconnaître efficacement une dépense correspondant à *. Les coordonnateurs des DND estiment ne pas disposer d'outils ou de consignes efficaces pour les aider à déterminer si une transaction donnée doit être imputée à *. Ils se fient donc au groupe concerné pour la traiter correctement. Ce manque d'outils et de consignes, ajouté à la connaissance limitée qu'ont les groupes de la procédure d'acquisition sous *, augmente le risque que des dépenses qui devraient être traitées selon cette procédure soient plutôt traitées incorrectement selon la procédure relative à *.

Conclusion

Les vérificateurs ont conclu que les mécanismes de gouvernance et les contrôles internes visant les DND imputées à * sont adéquats, mais que des améliorations pourraient y être apportées. Malgré l'existence d'un cadre de gouvernance comportant des éléments bien définis, les rôles et les responsabilités à l'égard des dépenses effectuées sous * ne sont pas bien connus de tous les intervenants concernés. Les groupes divisionnaires qui effectuent souvent des dépenses sous * et les intervenants qui participent à leur traitement connaissent bien la procédure, mais les groupes qui font rarement des dépenses de ce genre en ont une compréhension limitée. Les modalités et les procédures nationales en la matière n'ont pas été officialisées et documentées. Pour mieux faire connaître la procédure d'acquisition sous *, on pourrait non seulement l'officialiser et la documenter, mais aussi mettre à jour la politique sur les DND afin qu'elle précise quelles dépenses tombent sous * et qu'elle fournisse des liens vers le formulaire utilisé selon les pratiques administratives en vigueur. Comme la formation sur les dépenses correspondant à * se fait seulement en cours d'emploi, il y aurait lieu d'élaborer une formation officielle à l'intention des employés qui jouent un rôle dans les dépenses imputées à * afin de mieux communiquer les attentes à leur égard et de les aider à remplir leurs fonctions.

La surveillance des dépenses effectuées sous * se limitant généralement à vérifier qu'elles ont été correctement justifiées et approuvées, l'assurance de la conformité à la politique sur les DND présente des lacunes. Lors de son examen des dossiers, l'équipe de vérification a décelé peu de problèmes à l'égard des transactions traitées selon la procédure établie pour *, mais a constaté que cette procédure était contournée dans certains cas.

La majorité des dépenses effectuées sous * sont consignées dans des systèmes d'inventaire, conformément aux exigences de la politique sur les DND. L'examen des dossiers a toutefois révélé des problèmes d'intégrité des données attribuables en partie au fait qu'il existe plusieurs systèmes d'inventaire et qu'ils ne sont pas reliés entre eux. Ce fonctionnement en vase clos limite la capacité d'assurer la surveillance des stocks consignés dans ces systèmes, particulièrement à l'échelle divisionnaire ou nationale. Aucune procédure nationale n'a été officialisée ou documentée pour la gestion des stocks acquis sous * pendant leur cycle de vie. Les améliorations envisageables pour ce qui touche les systèmes d'inventaire *.

Recommandations

1. Le sous-commissaire à la PF devrait, en collaboration avec le sous-commissaire aux SPS, mettre à jour la politique actuelle sur les DND (et les politiques connexes qui y sont mentionnées) afin de s'assurer que les dépenses correspondant à * sont clairement définies, que des explications sont fournies quant à la différence entre une dépense correspondant à * et une dépense correspondant à *, que les modalités relatives aux dépenses effectuées sous * sont documentées et que la version du formulaire 1454 (Demande et autorisation de paiement) qui est actuellement en usage est ajoutée au répertoire des formulaires de la GRC et à la politique sur les DND.
2. Le sous-commissaire à la PF devrait, en collaboration avec le sous-commissaire aux SPS, élaborer un programme de surveillance pour évaluer la conformité des dépenses effectuées sous * aux dispositions de la politique sur les DND. Outre l'intervention appropriée du DPFA, ce programme de surveillance devrait garantir que les dépenses tombant sous * ne sont pas effectuées au moyen de cartes d'achat.
3. Le sous-commissaire à la PF devrait, en collaboration avec le sous-commissaire aux SPS, élaborer une formation officielle sur la procédure à suivre pour les dépenses tombant sous *, y compris à l'intention des coordonnateurs des DND et des groupes qui effectuent des dépenses correspondant à *.
4. Le sous-commissaire aux SPS devrait déterminer s'il y a moyen d'améliorer les capacités des systèmes d'inventaire afin que ceux-ci soient reliés entre eux et que leurs données soient consultables par les groupes concernés et les centres de décision *.

Annexe A – Objectif et critères de vérification

Objectif : évaluer le caractère adéquat des mécanismes de gouvernance et des contrôles internes visant les DND imputées à *.

• Critère 1 : Des structures de gouvernance, des rôles et des responsabilités ainsi que des mécanismes de responsabilisation sont établis afin d'encadrer les dépenses imputées à *.
• Critère 2 : Une stratégie de gestion des risques est en place afin de cerner, d'analyser et de gérer les risques notables en ce qui touche les dépenses imputées *.
• Critère 3 : Des contrôles internes efficaces sont en place pour assurer le respect des pouvoirs délégués ainsi que la protection des biens de nature délicate et des renseignements les concernant tout au long de leur cycle de vie.
• Critère 3 : La connaissance de la procédure d'acquisition sous * et la formation sur cette procédure sont suffisantes pour assurer la conformité à son égard.

Annexe B – Plan d'action de la direction

Staying healthy during the COVID-19 pandemic – both body and mind

Mental Health Champion Broadcast sent April 6, 2020

As we enter into another week of the COVID-19 pandemic, I wanted to reach out to you to say how humbled I am by the stories I'm hearing about how employees across the country are finding ways to support and stay connected to each other. From social media discussion groups to phone chats and emails, it's clear we are looking out for each other, listening to each other, and keeping spirits up.

We are working in a completely different environment than we were a few short weeks ago – one that has changed some of our priorities, but hasn't changed our mission as the RCMP. I want to thank you for persevering every day and taking this on, no matter your current situation: whether you're working on the frontlines, working from home, or taking care of yourself or loved ones.

If you are a manager or a supervisor, you have an important leadership role in this. Keep in touch with your team and ensure that they're up to date on information and supports they may need, and keep them connected to the organization.

In addition to work demands, we are all dealing with personal challenges beyond our every day. It may be coping with financial pressures. Some of us may be caring for sick family or friends. Some may be feeling restless because we don't have our usual physical outlets; others may be feeling lonely due to social isolation. Some of us may not be dealing with any of these issues but may have a family member or friend who is, and this may be weighing on you.

The Commissioner has also reminded us that these times are challenging for our families – our most vital support system: "We can't do our work without the support of our families, and ultimately we all want what they want – for you to be safe and healthy at the end of your work day."

They worry about us too, and understanding all the steps we're taking to protect your health and safety could help them worry a little less. Make sure they know about the resources we are posting on RCMP.ca and the excellent public health information available on Canada.ca.

In order to continue our extraordinary efforts of keeping our loved ones and Canadians safe for the duration of this outbreak, we must look after our own well-being. These are exceptional circumstances and, like we always do, we will all work together to get through them. Please be sure to take time for yourself every day, and to protect your mental health as you strive to safeguard your physical health. As always, support is just a phone call or click away, if needed – do not hesitate to reach out to your manager or the following resources:

• Employee Assistance Services (24/7) at 1-800-268-7708
• Peer to Peer Program
• Support for Operational Stress Injury (SOSI) Program

Thank you for supporting and taking care of one another.

Stephen White, Deputy Commissioner
National Mental Health Champion

Pour rester sain de corps et d’esprit durant la pandémie de COVID-19

Communiqué du Champion national de la santé mentale envoyé le 6 avril 2020

Alors que nous entrons dans une autre semaine de la pandémie de COVID 19, je tenais à vous dire la leçon d'humilité que suscitent en moi les comptes rendus d'employés aux quatre coins du pays qui trouvent mille et une façons de se soutenir et de garder contact. Des groupes de discussion dans les médias sociaux aux courriels et aux conversations téléphoniques, il ne fait aucun doute que nous sommes solidaires et à l'écoute les uns des autres afin de garder le moral.

Notre environnement de travail a été bouleversé en l'espace de seulement quelques semaines, tout comme certaines priorités, mais notre mission reste la même. Je tiens à vous remercier de persévérer au quotidien, peu importe votre situation personnelle : que vous soyez sur la ligne de front ou en télétravail ou que vous preniez soin de vous-même ou de vos proches.

Si vous êtes gestionnaire ou superviseur, vous jouez un rôle de leader important. Restez en contact avec les membres de votre équipe et tenez-les au courant de la situation et du soutien dont ils pourraient avoir besoin, et préservez leur lien avec l'organisation.

Au-delà des exigences du travail au quotidien, nous sommes tous aux prises avec des défis personnels. Il pourrait s'agir de pressions financières; d'autres doivent prendre soin d'un membre de la famille ou d'un ami malade. Certains sont agités, en manque de leurs activités physiques habituelles; d'autres se sentent seuls à cause de la distanciation sociale. Si ces maux nous sont épargnés, certains de nos proches peuvent en être la proie, et cela peut nous causer du souci.

La commissaire nous a également rappelé qu'il s'agit d'une période difficile pour nos proches – qui constituent notre réseau de soutien vital : « nous ne saurions accomplir notre travail sans le soutien de nos proches, et nous souhaitons ce qu'ils souhaitent ardemment – que vous soyez sains et saufs au retour du travail. »

Eux aussi se soucient de nous, et savoir les mesures que nous prenons pour protéger votre santé et maintenir votre sécurité pourrait contribuer à dissiper quelque peu leurs craintes. Faites-leur connaître les ressources que nous publions à grc.gc.ca et les excellents renseignements de santé publique publiés à Canada.ca.

Afin de poursuivre nos efforts soutenus pour préserver la santé de nos proches et des Canadiens pendant cette pandémie, nous devons prendre soin de nous. Il s'agit de circonstances exceptionnelles et comme toujours, nous nous serrerons les coudes pour les surmonter. Assurez vous au quotidien de prendre du temps pour vous-même pour préserver votre santé mentale alors que vous tâchez de conserver la santé physique. Un appel ou un clic suffit pour obtenir du soutien auprès de votre gestionnaire ou des ressources suivantes :

• Services d'aide aux employés (24 heures sur 24) 1-800-268-7708
• Programme de soutien par les pairs
• Programme Soutien – blessures de stress opérationnel

Merci de vous soutenir et de prendre soin les uns des autres.

Stephen White, sous-commissaire
Champion national de la santé mentale

National COVID-19 Update – April 3, 2020

Commissioner's broadcast sent April 3, 2020

In challenging times, Canadians look to the RCMP not just for service, but for leadership. They see us out there every day, doing the job we do so well, and what they see, influences how they feel. When they see a calm, cool professional on the front line handling a situation with confidence, their own fears and uncertainty might seem just a little more manageable.

In everything we communicate about our work, we need to be consistent, accurate and factual: The details of our actions may be different from one jurisdiction to another, however, the heart of our message must be the same: the RCMP are dedicated to keeping you safe – we are confident and calm, and we'll be there when you need us.

The public may not realize the tools and training we have to deal with a national emergency. COVID-19 may be new, however, we have been adapting to extreme hazards for years: from the invisible threat of fentanyl to massive forest fires. We learn from every new situation we encounter, which prepares us for each new risk coming around the corner.

And although we may be feeling the pressure of the many changes, there are always bright spots that we should notice:

For example, last week, we reported our first cases of COVID-19 within the organization, however, we also received reports from the Divisions about employees who have turned the corner and are recovering. To those who are sick – whether from Coronavirus or other illness – know we're thinking of you, wishing you a speedy recovery and looking forward to your return.

It's great to see our employees still having fun amidst the added precautions: whether it's members having a beard shaving contest, or reworking some April Fool's fun to be sensitive to the situation, or replacing a stolen birthday gift and putting that smile back on a kid's face through a police car drive-by birthday siren. Thank you for sharing these stories that helps us lighten the mood.

Periodic Health Assessments

On March 14, I advised you of the temporary suspension of the routine regular member Periodic Health Assessment (PHA) for four weeks. We are now suspending all PHAs, including high-risk assessments, until July 1, 2020. All PHAs that are due to expire before then are being extended three months from the date of expiry. HRMIS has suspended the three-month email notification until further notice. We will reassess this direction once health systems and services begin to stabilize.

Of course, members still have the responsibility to inform their supervisor when they are injured, ill or suffering from a condition that may have an impact on their fitness for duty and their ability to safely perform their work. All employees should monitor their health and report any symptoms that could be related to a COVID infection such as fever, cough or difficulty breathing.

Managers and supervisors should also be reminded that except in very limited circumstances, a doctor's certificate should not be required.

Job Simulation Exercise scores

Great news... after a short delay, I'm pleased to announce that JSE scores will be available on HRMIS on April 8. Understanding how important it is to receive your results, the National Promotions Unit and National Staffing Unit rose to the challenge and worked through the obstacles to complete the data upload. Great work!!!

Facility cleaning

With critical resources still required in our workplaces, keeping our facilities clean and sanitized is a top priority. New guidelines have been developed for cleaning and disinfecting areas visited by people who have presumed or confirmed cases of COVID-19. Visit the employee resource pages listed below for information.

This week, our public health officials are telling us we're on the right track, however, we're not there yet, and need to keep up the pressure. I liken it to being three weeks into the search for a suspect: they're running out of options, and we're narrowing the search area, however, we can't leave any opening for them to slip through. Now is when need to stay disciplined and not give this virus anywhere to find refuge.

So if you're self-isolating, working from home, or on leave, stay at home and don't risk exposure to yourself or others... keep that safe distance! If you're on the front lines, continue to follow all the guidance and use all the precautions. No loopholes, exceptions or shortcuts.

Stay the course, support each other and keep doin' what you're doin', because together, we got this!!!

Brenda Lucki
Commissioner

Mise à jour nationale sur la COVID-19 – 3 avril 2020

Communiqué de la commissaire envoyé le 3 avril 2020

En période difficile, les Canadiens se tournent vers la GRC non seulement pour obtenir des services mais aussi, pour trouver une source de leadership. Tous les jours, ils nous voient en action, en train de faire si bien notre travail, et ce qu'ils voient influe sur la façon dont ils se sentent. Le fait de voir des membres de première ligne calmes et professionnels gérer une situation avec confiance peut leur calmer leurs propres peurs et incertitudes.

Uniformité, exactitude et prévalence des faits doivent être à la base de toutes les communications qui concernent notre travail. Si certains détails de nos actions peuvent varier d'un territoire de compétence à un autre, l'essence des communications doit être la même : la GRC a à cœur votre sécurité – nous sommes confiants et calmes, et nous serons là si vous avez besoin de nous.

Le public ne sait peut-être pas quels outils ni quelle formation sont à notre disposition pour faire face à une urgence nationale. La COVID-19 est peut-être une situation nouvelle, mais depuis des années, nous savons comment nous adapter aux dangers extrêmes, qu'il s'agisse de la menace invisible qu'est le fentanyl ou de feux de forêt majeurs. Nous tirons des leçons de toutes les situations nouvelles auxquelles nous sommes confrontés, ce qui nous prépare à tous les nouveaux risques qui nous guettent.

Par ailleurs, même si la pression des nombreux changements se fait peut-être sentir, il y a toujours un bon côté à toute chose :

Par exemple, l'organisation a eu ses premiers cas de COVID-19 la semaine dernière, mais les divisions ont fait savoir que les employés qui étaient malades sont maintenant en voie de guérison. Si vous êtes malade – du coronavirus ou de toute autre maladie – sachez que vous êtes dans nos pensées; nous vous souhaitons un prompt rétablissement et sommes impatients de vous revoir.

Je me réjouis de voir les employés garder leur sens de l'humour, malgré les précautions supplémentaires qui sont prises, en organisant, par exemple, un concours de rasage de la barbe, en adaptant les tours de poisson d'avril à la situation ou encore, en redonnant le sourire à un enfant en lui apportant en voiture de police, sirène activée, le présent d'anniversaire qui lui avait été volé. Merci d'avoir partagé ces anecdotes car elles ont l'effet d'un baume.

Évaluations périodiques de santé

Le 14 mars, j'ai annoncé la suspension temporaire (quatre semaines) des évaluations périodiques de santé (EPS) pour les membres réguliers. Toutes les EPS, y compris les évaluations pour les fonctions à risques élevés, sont suspendues jusqu'au 1er juillet 2020. Toutes les EPS qui viendront à expiration avant cette date seront prolongées de trois mois. Le SIGRH n'enverra plus le courriel de préavis de trois mois jusqu'à nouvel ordre. Nous réévaluerons cette consigne lorsque les systèmes et services de santé commenceront à se stabiliser.

Bien entendu, les membres doivent continuer à faire savoir à leur superviseur s'ils sont blessés, malades ou aux prises avec un problème de santé qui pourrait nuire à leur aptitude au travail et à leur capacité de remplir leurs fonctions en toute sécurité. Tous les employés doivent surveiller leur état de santé et signaler tout symptôme possiblement lié à la COVID-19, comme de la fièvre, une toux ou une respiration difficile.

On rappelle aux gestionnaires et aux superviseurs qu'un billet du médecin n'est pas requis, sauf en de très rares circonstances.

Exercices de simulation relatifs à l'emploi

Bonne nouvelle! Je suis heureuse d'annoncer que les résultats aux ESE seront, avec un peu de retard, affichés dans le SIGRH dès le 8 avril. Comprenant combien il était important que les membres puissent connaître leurs résultats, le personnel des groupes nationaux des promotions et de la dotation le se sont retroussé les manches et sont parvenus à surmonter les obstacles qui empêchaient le téléchargement complet des données. Beau travail!

Nettoyage des installations

Tant que du personnel indispensable travaille dans nos locaux, il est impératif de les maintenir dans un état propre et aseptisé. De nouvelles lignes directrices ont été élaborées pour le nettoyage et la désinfection des lieux visités par les personnes atteintes de COVID-19 ou présumées telles. Pour en savoir plus, consultez les pages Web citées plus bas.

Cette semaine, les autorités de santé publique nous ont dit que nous étions sur la bonne voie, mais pas encore au bout de nos peines : l'effort doit se poursuivre. On peut comparer la situation à celle où, après trois semaines passées à rechercher un suspect, la police commencerait à resserrer les mailles de son filet, privant le malfaiteur de toute issue. Maintenant plus que jamais nous devons faire preuve de discipline et empêcher ce virus de trouver refuge où que ce soit.

À ceux et celles qui sont en isolement volontaire, qui font du télétravail ou qui sont en congé, je dis continuez à rester chez vous et à éviter les risques d'exposition, et dans vos rapports interpersonnels, gardez une distance sanitaire! À ceux et celles qui travaillent en première ligne, je dis continuez à suivre les directives et à prendre les précautions nécessaires. Pas d'exception, pas de raccourci, pas d'échappatoire.

Gardez le cap, soutenez-vous les uns les autres et continuez à accomplir votre travail, car ensemble, nous sommes à la hauteur!

Brenda Lucki
Commissaire

Use of non-RCMP video conferencing services during COVID-19 pandemic response

As part of the government's response to COVID-19, RCMP employees are being asked to telework where possible. Government of Canada voice conferencing options have limited capacity. Video conferencing options are not widely available to employees outside the office.

The following guidance applies until June 30, 2020.

On a personal device, such as a home computer or Smartphone, or on the personal side of an RCMP-issued Android device, users may connect with colleagues using a publicly available voice or video conferencing service, subject to the following:

• Limit conversations to non-sensitive / unclassified information / non-operational
• Ensure no sensitive information from your immediate surroundings can be inadvertently transmitted by audio or video
• Disable conference recording features
• Do not use document sharing features
• Record meeting minutes, if applicable, and file them in an RCMP information management system, in the same fashion as would be used for an in-person meeting

Please note that RCMP technical staff, such as the Central Helpdesk and the National Operations Centre (NOC), cannot provide support to you in your use of these publicly provided services.

See more information from the Canadian Centre for Cyber Security.

Utilisation de services de vidéoconférence n'appartenant pas à la GRC pendant la réponse à la pandémie de COVID-19

Dans le cadre de la réponse du gouvernement à COVID-19, les employés de la GRC sont invités à faire du télétravail lorsque cela est possible. Les options de conférence vocale du gouvernement du Canada ont une capacité limitée. Les options de vidéoconférence ne sont pas largement disponibles pour les employés en dehors du bureau.

Les directives suivantes s'appliquent jusqu'au 30 juin 2020.

Sur un appareil personnel, tel qu'un ordinateur personnel ou un smartphone, ou sur le côté personnel d'un appareil Android émis par la GRC, les utilisateurs peuvent se connecter avec des collègues à l'aide d'un service de téléconférence or vidéoconférence accessible au public, sous réserve des éléments suivants:

• Limitez les conversations aux informations non sensibles / non classifié / non-opérationnels.
• Assurez-vous qu'aucune information de nature sensible dans votre entourage immédiat ne peut être transmise involontairement par audio ou vidéo.
• Désactivez les fonctions d'enregistrement de conférence.
• N'utilisez pas les fonctionnalités de partage de documents.
• Enregistrer les procès-verbaux des réunions, le cas échéant, et les archiver dans un système de gestion de l'information de la GRC, de la même manière que pour une réunion en personne.

Veuillez noter que le personnel technique de la GRC, comme le bureau d'assistance central et le Centre National des Opérations (CNO), ne peut pas vous aider à utiliser ces services fournis par le public.

Voir plus d'informations du Centre canadien pour la cybersécurité.

Date de modification :

1969-12-31