Annual Report to Parliament 2018-2019 on the Access to Information Act and the Privacy Act

Table of Contents

• Chapter One: Access to Information Act Report
• Introduction
• Organization
  • About the Royal Canadian Mounted Police
  • Access to Information and Privacy Branch
• Activities and Accomplishments
  • Performance
  • Human Resources
  • Education and Awareness
  • Policies, Guidelines, Procedures and Initiatives
• Summary of Key Issues and Actions taken on Complaints and Audits
• Delegation Order
• Chapter Two: Highlights of the Statistical Report
• Statistical Report and Supplemental Reporting Requirements
• Highlights of the Statistical Report
  • Requests Received Under the Access to Information Act
  • Completion time
  • Source of Requests
  • Disposition of Completed Requests
  • Exemptions and Exclusions
  • Consultations
  • Complaints and Investigations
  • Appeals
  • Conclusion
• Appendix A
• Appendix B

Chapter One: Access to Information Act Report

Introduction

The 2018-2019 Annual Report on the administration of the Access to Information Act details the manner in which the Royal Canadian Mounted Police discharged its responsibilities in relation to the Act, during fiscal year 2018 -2019.

The Access to Information Act gives Canadian citizens, permanent residents, and any person or corporation present in Canada, a right of access to information contained in government records, subject to limited and specific exceptions.

As outlined in Section 72(1) of the Access to Information Act, the head of every government institution must prepare for submission to Parliament, an Annual Report on the administration of the Act within the institution during each financial year.

In fiscal year 2018-2019, the RCMP continued to establish new procedures and practices in order to ensure the sustained provision of timely service to Canadians who seek to exercise their right to access records under the Act.

Organization

About the Royal Canadian Mounted Police

The Royal Canadian Mounted Police is Canada's national police force. As a federal, provincial and municipal policing organization, the RCMP provides federal policing services to all Canadians and policing services under contract to the three territories, eight provinces, and more than 180 municipalities, 600 Aboriginal communities and three international airports.

The RCMP is governed by the Royal Canadian Mounted Police Act. In accordance with the Act, it is headed by a Commissioner who, under the direction of the Minister of Public Safety, has control and management of the Force.

The organization is sub-divided into 15 Divisions, and a National Headquarters in Ottawa, each of which is under the direction of a Commanding Officer. Nationally, there are more than 750 detachments across Canadian communities.

The RCMP is structured by business line, as follows: Federal Policing; Contract and Indigenous Policing; Specialized Policing Services; Corporate Management; Human Resources; Internal Audit and Evaluation; Legal Services; Office of the Ethics Advisor; and, Strategic Policy and Planning Directorate. Business lines are guided by strategic priorities that are reviewed periodically to ensure both operational and organizational efforts are aligned and focussed on maintaining a safe and secure Canada. The strategic priorities are: Serious and Organized Crime; National Security, Youth, Indigenous Communities and Economic Integrity. Additionally, wherever possible, these priorities are supported by partnerships and integrated policing efforts.

The RCMP's scope of operations include: crime prevention, community safety, victim services, combating terrorism, organized crime, and specific crimes related to the illicit drug trade; cybercrime and economic crime such as counterfeiting and credit card fraud; and offences that threaten the integrity of Canada's national borders. The RCMP protects VIPs, including the Prime Minister and foreign dignitaries and provides the law enforcement community with a full range of specialized policing services as well as international peacekeeping.

As the RCMP approaches its 150th anniversary in 2023, it is undergoing a period of transformation with the vision of becoming an even more trusted and inclusive organization that is accountable and committed to its employees, its partners, and the communities it serves. This vision sets out its goals for modernization with a focus on its people, its culture, its stewardship, and its policing services.

Access to Information and Privacy Branch

The RCMP established the Access to Information and Privacy Branch in 1983, as the central contact point for matters arising from both the Access to Information and Privacy Acts.

The Access to Information and Privacy (ATIP) Coordinator acts on behalf of the head of the Institution as the Departmental Access to Information and Privacy Coordinator for the RCMP. The ATIP Coordinator ensures compliance with both the spirit and the intent of the Access to Information Act, as well as all associated regulations and guidelines.

The Access to Information and Privacy program is divided into two major areas:

• Disclosure: processes all formal requests under the Access to Information Act; and
• Compliance: monitors and develops internal policies, procedures and guidelines for the collection, retention, disposition, use and disclosure of all personal and non-personal information for Force-wide application, offers support to ATIP reviewers and ATIP Officer in Charge, provides guidance to the Divisions with respect to section 4 to 8 of the Privacy Act, reviews and creates policies that reflect Treasury Board Secretariat Policies and Directives and the Office of the Privacy Commissioner expectations in order to meet its obligations in relation to the Info Source, Annual reports, Privacy Impact Assessments and internal training within the RCMP.

The RCMP ATIP Branch also accommodates requests for informal access to records. Appointments can be arranged for individuals who wish to review records related to Privacy Act requests or public documents of the RCMP, either at the Divisional level or at RCMP Headquarters in Ottawa.^{Footnote 1}

Activities and Accomplishments

The RCMP remains an active participant in the support and promotion of access to information. In April 2014, the RCMP joined the Access to Information and Privacy Online Request service, which allows Canadians to submit and pay for requests online. The number of requests received by the RCMP through the online portal has increased over the past several years. During fiscal year 2014-2015, the percentage of requests received through the online portal was 51%. While the percentage rose to 61% in 2015-2016 and 64% in 2016-2017, requests declined to 55.3% in 2017-18. In 2018-2019, however, requests increased to 66%.

During the 2018-2019 fiscal year, the RCMP undertook the following initiatives to improve internal processes and client service under the Access to Information Act:

• Provided ATIP information sessions to RCMP employees in locations across Canada to impart a clear understanding of employee roles and responsibilities;
• Provided training to all new RCMP ATIP employees to ensure a consistent approach with respect to learning the legislation and internal processes;
• Increased ATIP employee knowledge by providing in-house training to further improve service standards;
• Held engagement meetings with numerous internal stakeholders and other federal government departments to improve dialogue and accountability.
• Implemented a Triage Team to clarify and assist requesters in obtaining responsive records;
• Ongoing modernization of processing procedures to ensure efficiencies in the time it takes to process incoming requests;
• Hired ATIP consultants to address the backlog of files;
• Implemented strategies to streamline data importation processes which resolved the backlog of approximately 800,000 pages, 1,400 CDs, 45 audio cassettes and 1,500 microfiches;
• In preparation for Bill C-58, the ATIP Branch created an Internal Working Group, participated in several interdepartmental Working Groups, provided internal briefings, presentations, and developed an Action Plan to ensure the RCMP is prepared to address the upcoming requirements.

Performance

To monitor performance under the Act, the compliance rate is calculated as a percentage of the number of requests processed and completed within allotted time limits over the total number of requests. The RCMP monitors compliance through weekly updates to the Chief Strategic Policy and Planning Officer of the RCMP.

During 2018-2019, the RCMP's compliance rate was 28.6% compared to 33.5% during the previous reporting period. This change in compliance can be attributed, in part, to the TBS Interim Directive on the Administration of the Access to Information Act, which eliminated fees prescribed by the Act and Regulations, other than the application fee. Consequently, there was a notable increase in complex requests in both scope and volume. The impact is evident when comparing 2018-2019 values with the previous year. While there was a 14.7% decrease in the number of requests received under the Access to Information Act compared to the previous reporting period, the number of requests exceeding 5,000 pages increased by 140%. During the same period, consultations received from other organizations increased by 148% over 2017- 2018 figures, and pages for review increased by 308%.

As the national institution responsible for the prevention and investigation of a broad range of criminality, spanning street level drug enforcement to violent crimes, to national security and terrorism offences, the RCMP's high-risk operating environment is both critically sensitive and exceedingly complex. Accordingly, RCMP ATIP Analysts recognize the potential impacts of the inadvertent release of investigative and intelligence information, and the need to apply rigor and diligent review of the information, which may further delay response times.

Human Resources

The RCMP ATIP Branch has a total of 77 full-time equivalent positions, all of which are fully committed to the administration of the Access to Information Act.

In an effort to ensure information is disclosed in a manner that does not compromise public safety / law enforcement personnel or undermine ongoing investigations, law enforcement techniques or resulting judicial processes, nearly one quarter of all ATIP Analyst positions are filled with experienced police officers, from a range of enforcement programs. This model helps reduce the need for lengthy consultations with program managers concerning Access to Information Act requests and preserves credibility with the law enforcement community, international agencies and other federal departments and information sources.

Recruiting, hiring and retaining individuals who possess the necessary skills and experience for the Access to Information and Privacy discipline is a formidable challenge confronting all federal institutions. As a result, the market for ATIP analysts is extremely competitive. The RCMP continues to work on innovative recruitment and retention strategies, while ensuring compliance rates improve. The RCMP has also successfully hired an ATIP employee through WorkLivePlay, a Canadian charitable organization that supports people with intellectual disabilities.

Moreover, the provision of internal development opportunities within the Branch allows employees to acquire and/or further their knowledge, skills and experience in Access to Information and Personal Information. Another source of assistance for the ATIP Branch is the Federal Student Work Experience Program (FSWEP), which offers the possibility of employment within the Federal Public Service at the cessation of their term. During this reporting period, the RCMP ATIP Branch bridged two students to full time employees.

Education and Awareness

The RCMP recognizes that every employee has a role to play in making government information accessible to Canadians. During this reporting period, nearly 1200 employees across the country, attended information sessions delivered by the ATIP Training Unit to become familiar with the Access to Information Act and their responsibilities with the ATIP process.

The ATIP Training Plan continues to be modified and implemented according to the needs of Branch employees. As a part of the orientation process, all new employees receive an ATIP course, tailored according to their specific role within the Branch. This includes a general overview of the Access to Information Act, as well as exposure to all units within the Branch and their responsibilities.

The RCMP implemented a training program for all Intake Unit employees within the Branch to expand their knowledge and awareness of legislated responsibilities regarding the processing of Access to Information Act requests. This month-long course provides comprehensive processing training which has proved essential, given the structure and scope of the RCMP and its mandate. During this reporting period, fourteen employees participated in this training program to ensure consistency in the intake process, resulting in the efficient handling of ATIP requests within our Access Pro Case Management system.

The RCMP continues to deliver a three-month training program for Branch Analysts in relation to their responsibilities, including reviewing and applying legislation to responsive records. During this reporting period, eight Junior Analysts and three Senior Analysts successfully completed this comprehensive training; resulting in a 30% increase in reviewing capacity for the Branch without supplemental resources. This activity will continue into fiscal year 2019/2020.

Section 16 of the Access to Information Act contains a series of discretionary and mandatory exemptions for law enforcement, investigations and security of penal institutions. Given the RCMP's mandate and responsibilities, it is crucial that ATIP Analysts have a vast knowledge and understanding of Section 16 and its guidelines. A portion of in-house training focuses on providing ATIP Branch employees, including new ATIP Analysts from other government institutions, training sessions on the application of Section 16.

ATIP personnel regularly attend in-house training sessions including those pertaining to Treasury Board Guidelines, as well as those outlining specific exemptions and exclusions under the Act. Training sessions and workshops sponsored by the Treasury Board Secretariat and the annual CAPA Conference are well attended by ATIP Analysts which further contributes to their professional development.

In conjunction with the RCMP's training strategy, ATIP employees are encouraged and supported in their professional development for ATIP-related courses as a way to gain knowledge and improve their efficiency as ATIP specialists. The ATIP Branch will formalize its internal processes including the development of standard operating procedures, including the processing and tasking of requests. This project will continue into the next reporting period as processes are streamlined and standardized.

Policies, Guidelines, Procedures and Initiatives

During fiscal year 2018-2019, the RCMP continued to modernize and update all internal policies and procedures to ensure alignment with current reporting standards. These changes will continue to be developed and instituted in the 2019-2020 reporting period, with a particular focus on training at the detachment level to ensure front line employees are knowledgeable of the RCMP's obligations under federal legislation.

To promote transparency in compliance with TBS Guidelines, the RCMP proactively posts monthly summaries of completed Access to Information requests on its website to assist and facilitate the right of access of Canadians. In fiscal year 2018-2019, the RCMP received 444 informal requests for records previously released under the Access to Information Act compared to 426 in 2017-2018, an increase of 4%

Summary of Key Issues and Actions taken on Complaints and Audits

During the 2018-2019 reporting period, the RCMP received a total of 350 new complaints, with a total of 367 complaints against the RCMP closed by the Office of the Information Commissioner of Canada. Of the 367 closed complaints, 28 were unsubstantiated (8%), 66 were well-founded (18%), and 206 were resolved. There were also 64 discontinued complaints (17%) and one complaint was settled in the course of an investigation (0.3%). In many instances, following discussions between the RCMP and the Office of the Information Commissioner of Canada, the RCMP used its discretionary powers to release further information.

During this fiscal year, there were two (2) applications related to the Access to Information Act that were submitted to the Federal Court.

During the 2018-2019 reporting period, the Office of the Information Commissioner commenced an investigation into the RCMP ATIP Branch's processes. The investigation is ongoing.

Delegation Order

The Departmental Privacy and Access to Information Coordinator has full authority to administer the legislation and apply exemptions and releases.

A copy of the signed Delegation Order is attached as Appendix A

Chapter Two: Highlights of the Statistical Report

Statistical Report and Supplemental Reporting Requirements

See Appendix B for the RCMP's statistical report on the Access to Information Act.

Highlights of the Statistical Report

Requests Received Under the Access to Information Act

As noted in the statistical report in Appendix B, the RCMP received a total of 4,436 new requests under the Access to Information Act in 2018-2019. In addition, there were 3,428 requests outstanding from the previous reporting period for a total of 7,864 requests. Of these, 4,176 requests were completed and 3,688 were carried over to 2019-2020. As evidenced below, there has been a slight decrease in Access to Information requests received compared to the last two reporting periods.

Workload

Text description - Workload

Year	Received	Outstanding	Completed	Carried over
2016-2017	4826	224	3858	1192
2017-2018	5203	1192	2967	3428
2018-2019	4436	3428	4176	3688

The general nature of Access to Information requests received in the 2018-2019 reporting period covered a variety of topics, including contracts/program costs and expenses, information related to security issues, operational file material as well as the management of the RCMP.

Completion time

The ATIP Branch was able to complete a total of 1,101 requests in 30 days or less. There were 633 requests completed in 31-60 days, 522 in 61-120 days and 1,920 requests were completed in more than 121 days.

Completion Rate

Text description - Completion Rate

Year	0-30 days	31-60 days	61-120 days	Over 121 days
2016-2017	2249	775	481	353
2017-2018	890	516	650	911
2018-2019	1101	633	522	1920

Source of Requests

In relation to the sources for requests received, 7% were from the media; 2% from academic sources; 21% from businesses; 3% from organizations; 59% from the public; and 8% from requesters who declined to identify.

Sources

Text description - Sources

Origin	Sources
Media	305
Academia	80
Business	940
Organizations	151
Public	2618
Decline to Identify	341

Disposition of Completed Requests

Of the 4,176 requests completed in 2018-2019, the dispositions of the completed requests were as follows:

• 450 requests were all disclosed (11%)
• 2,155 requests were disclosed in part (52%)
• 160 requests had all material exempted (4%)
• 2 requests had all material excluded (0%)
• 520 requests had no records located (12%)
• 4 requests were transferred (0%)
• 862 requests were abandoned by the requester (21%)
• 23 requests were neither confirmed nor denied (0%)

Disposition of Requests

Text description - Disposition of Requests

Status	Number
All disclosed	450
Disclosed in Part	2155
All material Exempt	160
All material Excluded	2
No record located	520
Transferred	4
Abandoned	862
Neither confirm nor deny	23

Exemptions and Exclusions

As the RCMP is classified as an investigative body under Schedule I of the Access to Information Act Regulations, most exemptions listed under the Access to Information Act were utilized during the course of the reporting period. The most common exemption applied to records was Section 16, and all of its subsets, for the prevention of disclosure of information used in law enforcement, investigations and security. Other commonly used exemptions were Subsection 19(1), for personal information and Paragraph 13(1)(c), information obtained in confidence from the government of a province or provincial institution. The exclusions invoked under the Access to Information Act were under Subsection 68(a) for published material and 69(1) Confidences of the Queen's Privy Council for Canada.

Consultations

During the reporting period, the RCMP completed 535 consultations totalling 334,870 pages. Of the 535 consultations, 431 were received from other Government of Canada Institutions, this is a 5% decrease since the 2017-2018. Moreover, the number of pages received to review from other government institutions increased by 888% compared to the 2017-2018 period. However, it should be noted that one of the consultations received, which consisted of 300,000 pages, was abandoned by the other institution. During the 2018-2019 period, the RCMP initiated a total of 114 consultations with other federal and municipal government institutions and 103 internal consultations.

Complaints and Investigations

The RCMP ATIP Branch received 350 complaints under the Access to Information Act during the 2018-2019 fiscal year. The most common Access to Information Act complaints received by the RCMP were related to exemption, and deemed refusal complaints. During the reporting period, the RCMP made 11 formal representation complaints pursuant to section 35 of the Act and received four (4) 'report of findings with recommendations' from the Information Commissioner pursuant to section 37 of the Act. In addition, two (2) applications pursuant to section 42 were submitted to the Federal Court.

Appeals

During this fiscal year, there were no applications related to the Access to Information Act submitted to the Federal Court

Conclusion

The achievements outlined in this report demonstrate the RCMP's ongoing commitment to delivering on our institutional obligations and responsibilities under the Privacy Act, and to continue improving service standards in 2019-2020. To achieve this goal, the RCMP will further broaden ATIP training functions to enhance employee understanding and responsibilities inherent under the Act. Further, functional, procedural and structural changes will be developed and implemented within the ATIP Branch to ensure the RCMP is positioned to meet existing challenges and be more responsive to future demands. These changes will be informed by an internal, risk-based, audit of the ATIP Branch to be completed in June 2019.

Appendix A

Delegation Order

Appendix B

Statistical Report on the Access to Information Act

Part 1: Requests Under the Access to Information Act

Note: All requests previously recorded as "treated informally" will now be accounted for in this section only.

Part 2: Requests Closed During the Reporting Period

2.5 Complexity

2.6 Deemed refusals

Part 3: Extensions

Part 4: Fees

Part 5: Consultations Received From Other Institutions and Organizations

Part 6: Completion Time of Consultations on Cabinet Confidences

Part 7: Complaints and Investigations

Part 8: Court Action

Part 9: Resources Related to the Access to Information Act

Note: Enter values to two decimal places.

Table of Contents

• Chapter Three: Privacy Act Report
• Introduction
• Organization
  • About the Royal Canadian Mounted Police
  • Access to Information and Privacy Branch
• Activities and Accomplishments
  • Performance
  • Human Resources
  • Education and Awareness
  • New and Revised Privacy-related Policies and Procedures
• Privacy Impact Assessments
• Disclosures made pursuant to paragraph 8(2)(m) of the Privacy Act
• Complaints and Audits
• Privacy Breaches
• Delegation Order
• Chapter Four: Interpretation of the Statistical Report
• Statistical Report and Supplemental Reporting Requirements
• Interpretation of the Statistical Report
  • Requests Received Under the Privacy Act
  • Completion Time
  • Disposition of Requests Completed
  • Exemptions and Exclusions
  • Consultations
  • Complaints and Investigations
  • Appeals
  • Conclusion
• Appendix C
• Appendix D

Chapter Three: Privacy Act Report

Introduction

The 2018-2019 Annual Report on the administration of the Privacy Act details the manner in which the Royal Canadian Mounted Police discharged its responsibilities in relation to the Act, during fiscal year 2018-2019.

The Privacy Act extends to individuals, the right of access to information about themselves held by the government, subject to specific and limited exceptions. The Privacy Act also protects individuals' privacy by preventing others from having access to their personal information and gives individuals substantial control over its collection, retention, use and disclosure.

Section 72(1) of the Privacy Act requires that the head of every government institution prepare, for submission to Parliament, an Annual Report on the administration of the Act within the institution during each financial year.

In fiscal year 2018-2019, the RCMP continued to establish new procedures and practices in order to ensure the sustained provision of timely service to Canadians who seek to exercise their right to access records under the Privacy Act.

Organization

About the Royal Canadian Mounted Police

The Royal Canadian Mounted Police is Canada's national police force. As a federal, provincial and municipal policing organization, the RCMP provides federal policing services to all Canadians and policing services under contract to the three territories, eight provinces, and more than 180 municipalities, 600 Aboriginal communities and three international airports.

The RCMP is governed by the Royal Canadian Mounted Police Act. In accordance with the Act, it is headed by a Commissioner who, under the direction of the Minister of Public Safety, has control and management of the Force.

The organization is sub-divided into 15 Divisions, and a National Headquarters in Ottawa, each of which is under the direction of a Commanding Officer. Nationally, there are more than 750 detachments across Canadian communities.

The RCMP is structured by business line, as follows: Federal Policing; Contract and Indigenous Policing; Specialized Policing Services; Corporate Management; Human Resources; Internal Audit and Evaluation; Legal Services; Office of the Ethics Advisor; and, Strategic Policy and Planning Directorate. Business lines are guided by strategic priorities that are reviewed periodically to ensure both operational and organizational efforts are aligned and focussed on maintaining a safe and secure Canada. The strategic priorities are: Serious and Organized Crime; National Security, Youth, Indigenous Communities and Economic Integrity. Additionally, wherever possible, these priorities are supported by partnerships and integrated policing efforts.

The RCMP's scope of operations include: crime prevention, community safety, victim services, combating terrorism, organized crime, and specific crimes related to the illicit drug trade; cybercrime and economic crime such as counterfeiting and credit card fraud; and offences that threaten the integrity of Canada's national borders. The RCMP protects VIPs, including the Prime Minister and foreign dignitaries and provides the law enforcement community with a full range of specialized policing services as well as international peacekeeping.

As the RCMP approaches its 150th anniversary in 2023, it is undergoing a period of transformation with the vision of becoming an even more trusted and inclusive organization that is accountable and committed to its employees, its partners, and the communities it serves. This vision sets out its goals for modernization with a focus on its people, its culture, its stewardship, and its policing services.

Access to Information and Privacy Branch

The RCMP established the Access to Information and Privacy Branch in 1983, as the central contact point for matters arising from both the Access to Information and Privacy Acts.

The Access to Information and Privacy (ATIP) Coordinator acts on behalf of the head of the Institution as the Departmental Access to Information and Privacy Coordinator for the RCMP. The ATIP Coordinator ensures compliance with both the spirit and the intent of the Privacy Act, as well as associated regulations and guidelines.

The Access to Information and Privacy program is divided into two major areas:

• Disclosure: processes all formal requests under the Access to Information Act; and
• Compliance: monitors and develops internal policies, procedures and guidelines for the collection, retention, disposition, use and disclosure of all personal and non-personal information for Force-wide application, offers support to ATIP reviewers and ATIP Officer in Charge, provides guidance to the Divisions with respect to section 4 to 8 of the Privacy Act, reviews and creates policies that reflect Treasury Board Secretariat Policies and Directives and the Office of the Privacy Commissioner expectations in order to meet its obligations in relation to the Info Source, Annual reports, Privacy Impact Assessments and internal training within the RCMP.

The RCMP ATIP Branch also accommodates requests for informal access to records. Appointments can be arranged for individuals who wish to review records related to Privacy Act requests or public documents of the RCMP, either at the Divisional level or at RCMP Headquarters in Ottawa.^{Footnote 1}

Activities and Accomplishments

The RCMP remains an active participant in the support and promotion of access to information. In April 2014, the RCMP joined the Access to Information and Privacy Online Request service, which allows Canadians to submit and pay for requests online. The number of requests received by the RCMP through the online portal has increased over the past several years. During fiscal year 2014-2015, the percentage of requests received through the online portal was 51%. While the percentage rose to 61% in 2015-2016 and 64% in 2016-2017, requests declined to 55.3% in 2017-18. In 2018-2019, however, the percentage increased to 62%.

During the 2018-2019 fiscal year, the RCMP undertook the following initiatives to improve internal processes and client service under the Privacy Act:

• Provided ATIP information sessions to RCMP employees in locations across Canada to impart a clear understanding of employee roles and responsibilities;
• Provided training to all new RCMP ATIP employees to ensure a consistent approach with respect to learning the legislation and internal processes;
• Increased ATIP employee knowledge by providing in-house training to further improve service standards;
• Held engagement meetings with numerous internal stakeholders and other federal government departments to improve dialogue and accountability;
• Implemented a Triage Unit to clarify and assist requesters in obtaining responsive records;
• Ongoing modernization of processing procedures to ensure efficiencies in the time it takes to process incoming requests;
• Hired ATIP consultants to address the backlog of files;
• Implemented strategies to streamline data importation processes which resolved the backlog of approximately 800,000 pages, 1,400 CDs, 45 audio cassettes and 1,500 microfiches;
• In preparation for the modernization of the Privacy Act, the ATIP Branch participated in several interdepartmental Working Groups hosted by the Department of Justice and provided internal briefings to ensure the RCMP is prepared to address upcoming requirements.

Performance

To monitor performance under the Act, the compliance rate is calculated as a percentage of the number of requests processed and completed within allotted time limits over the total number of requests. The RCMP monitors compliance through weekly updates to the Chief Strategic Policy and Planning Officer of the RCMP.

During the 2018-2019 reporting period, the RCMP's compliance rate was 40.9% compared to 45.1%, for the previous reporting period. This reduction can be attributed in part to an increase in the volume of requests received during the previous reporting period, which saw 4,009 files carried over into this fiscal year, including 4,289 new requests. The number of requests decreased by 14.1%. The decline in Privacy Act requests may also be reflective, in part, to internal requests for administrative files, which decreased the number of formal requests received.

As the national institution responsible for the prevention and investigation of a broad range of criminality, spanning street level drug enforcement to violent crimes, to national security and terrorism offences, the RCMP's high-risk operating environment is both critically sensitive and exceedingly complex. Accordingly, RCMP ATIP Analysts recognize the potential impacts of the inadvertent release of investigative and intelligence information, and the need to apply rigor and diligent review of information, which impacts response times.

The RCMP's Policy Unit responded to over 907 policy related queries from detachments across Canada on various topics including the interpretation of section 4 to 8 of the Privacy Act, Privacy Impact Statements and Info Source. During fiscal year 2018‐2019, the percentage of policy related queries rose by approximately 19%.

Human Resources

The RCMP ATIP Branch has a total of 77 funded positions, all of which are fully committed to the administration of the Access to Information Act.

In an effort to ensure information is disclosed in a manner that does not compromise public safety / law enforcement personnel or undermine ongoing investigations, law enforcement techniques or resulting judicial processes, nearly one quarter of all ATIP Analyst positions are filled with experienced police officers, from a range of enforcement programs. This model helps reduce the need for lengthy consultations with program managers concerning Access to Information Act requests and preserves credibility with the law enforcement community, international agencies and other federal departments and information sources.

Recruiting, hiring and retaining individuals who possess the necessary skills and experience for the Access to Information and Privacy discipline is a formidable challenge confronting all federal institutions. As a result, the market for ATIP analysts is extremely competitive. The RCMP continues to work on innovative recruitment and retention strategies, while ensuring compliance rates improve. The RCMP has also successfully hired an ATIP employee through WorkLivePlay, a Canadian charitable organization that supports people with intellectual disabilities.

The provision of internal development opportunities within the Branch allows employees to acquire and/or further their knowledge, skills and experience in Access to Information and Personal Information. Another source of assistance for the ATIP Branch is the Federal Student Work Experience Program (FSWEP), which offers the possibility of employment within the Federal Public Service at the cessation of their term. During this reporting period, the RCMP ATIP Branch bridged two students to full time employees.

Education and Awareness

The RCMP recognizes that every employee has a role to play in making government information accessible to Canadians. During this reporting period, nearly 1200 employees across the country, attended information sessions delivered by the ATIP Training Unit to become familiar with the Access to Information Act and their responsibilities with the ATIP process.

The ATIP Training Plan continues to be modified and implemented according to the needs of Branch employees. As a part of the orientation process, all new employees receive an ATIP course, tailored according to their specific role within the Branch. This includes a general overview of the Access to Information Act, as well as exposure to all units within the Branch and their responsibilities.

The RCMP implemented a training program for all Intake Unit employees within the Branch to expand their knowledge and awareness of legislated responsibilities regarding the processing of Access to Information Act requests. This month-long course provides comprehensive processing training which has proved essential, given the structure and scope of the RCMP and its mandate. During this reporting period, fourteen employees participated in this training program to ensure consistency in the intake process, resulting in the efficient handling of ATIP requests within our Access Pro Case Management system.

The RCMP continues to deliver a three-month training program for Branch Analysts in relation to their responsibilities, including reviewing and applying legislation to responsive records. During this reporting period, eight Junior Analysts and three Senior Analysts successfully completed this comprehensive training; resulting in a 30% increase in reviewing capacity for the Branch without supplemental resources. This activity will continue into fiscal year 2019/2020.

Section 22 of the Privacy Act contains a series of discretionary and mandatory exemptions for law enforcement, investigations and security of penal institutions. Given the RCMP's mandate and responsibilities, it is crucial that ATIP Analysts have a vast knowledge and understanding of Section 22 and its guidelines. A portion of in-house training focuses on providing ATIP Branch employees, including new ATIP Analysts from other government institutions, training sessions on the application of Section 22.

ATIP personnel regularly attend in-house training sessions including those pertaining to Treasury Board Guidelines, as well as those outlining specific exemptions and exclusions under the Act. Training sessions and workshops sponsored by the Treasury Board Secretariat and the annual CAPA Conference are well attended by ATIP Analysts which further contributes to their professional development.

In conjunction with the RCMP's training strategy, ATIP employees are encouraged and supported in their professional development for ATIP-related courses as a way to gain knowledge and improve their efficiency as ATIP specialists. The ATIP Branch will formalize its internal processes including the development of standard operating procedures, including the processing and tasking of requests. This project will continue into the next reporting period as processes are streamlined and standardized.

New and Revised Privacy-related Policies and Procedures

Throughout fiscal year 2018-2019, the RCMP continued to modernize and update all internal policies and procedures to ensure alignment with current reporting standards. These changes will continue to be developed and instituted in the 2019-2020 reporting period, with a particular focus on training at the detachment level to ensure front line employees are knowledgeable of the RCMP's obligations under federal legislation.

During the course of this reporting period, ATIP Branch discovered that attempts to access personal information fraudulently through the Access to Information and Privacy Online Request service were occurring. Consequently, applicants are now required to provide a signature and photo identification when submitting a request. This new requirement may account for the decrease in the number of requests received compared to the previous reporting period.

The ATIP Policy Unit provided RCMP Offices of Primary Interest (OPIs) with a simplified Privacy Impact Assessment (PIA) template, updated and clarified the PIA submission process, and amalgamated internal policies regarding disclosures, in accordance with paragraph 8(2) of the Privacy Act. To facilitate searching capabilities and clarify both the PIA process and privacy breach procedures, ATIP Branch updated its internal web page, including the coordination of modifications.

Privacy Impact Assessments

During the reporting period, the RCMP completed two Privacy Impact Assessments (PIAs). The National DNA Data Bank (NDDB) PIA was submitted to both the Treasury Board Secretariat (TBS) and the Office of the Privacy Commissioner (OPC). This program was the subject of a PIA in 2014 and was updated as a result of amendments to the DNA Identification Act. The Remotely Piloted Aircraft System (RPAS) Program PIA was submitted to the OPC, as no change to the related Personal Information Bank (PIB) was required. A short description of each PIA is listed below. The complete Executive Summaries for these programs can be found on the RCMP website at the following link: http://www.rcmp-gc.ca/pia-efvp/index-eng.htm

In addition, nine PIAs (two of which have been finalized) and three PIA addenda were carried forward from last fiscal year. All Privacy Impact Assessments were subject to multiple reviews by the RCMP ATIP Branch, with seven pending completion by the Offices of Primary Interest. Six new PIAs were submitted to the RCMP ATIP Branch during the 18/19 fiscal year. Three out of the six new PIAs were subject to a first review by the RCMP ATIP Branch. Over 200 PIA- related queries were responded to, and 33 Questionnaires were reviewed to determine the need for a PIA.

National DNA Data Bank

The National DNA Data Bank (NDDB) is used to identify, link and investigate individuals involved in designated offences, and to assist in the investigation of missing persons and unidentified human remains through DNA. It is administered by the Royal Canadian Mounted Police (RCMP) Forensic Science and Identification Services (FS&IS), and operates under the stewardship of the RCMP's National Police Services (NPS) program. The NDDB was established in June 2000 through the enactment of the DNA Identification Act. It is Canada's only comprehensive database for the recording and rapid retrieval of DNA profiles related to designated offences, and is used by law enforcement officials across Canada to assist in criminal investigations.

In December 2014, the DNA Identification Act was amended to expand the NDDB and the use of DNA analysis by the RCMP to assist in the investigation of missing persons and unidentified human remains. These amendments came into force on March 6, 2018. Under the amended Act, the NDDB was expanded to create five new DNA indices: Relatives of Missing Person Index (RMI), Missing Persons Index (MPI), Human Remains Index (HRI), Victims Index (VI), and the Voluntary Donors Index (VDI).

Remotely Piloted Aircraft System (RPAS) Program

The Remotely Piloted Aircraft System (RPAS) Program is used by the RCMP to capture aerial images and videos in support of RCMP operations. A RPAS is a power-driven aircraft where its components, such as a camera, are operated without a flight crew member on board. It is also commonly referred to as a drone, Small Unmanned Aircraft (SUA), Unmanned Aerial Vehicle (UAV), and Unmanned Aerial System (UAS). The RCMP currently operates several different systems that carry both still and video cameras, infrared cameras or thermal imagery. When in operation, the RPAS is flown by a pilot remotely, while a payload operator is responsible to capture any images and video.

Disclosures made pursuant to paragraph 8(2)(m) of the Privacy Act

During the 2018-2019 fiscal year, 32 disclosures were made pursuant to paragraph 8(2)(m) of the Privacy Act. The disclosures were related to either the duty status of charged RCMP members or the release of dangerous offenders into communities across Canada. In many cases, the RCMP notified to the Office of the Privacy Commissioner (OPC) prior to the disclosure.

Complaints and Audits

The ATIP Branch received 184 complaints under the Privacy Act during 2018-2019. The most common complaints under the Privacy Act received by the RCMP were exemption related and deemed refusal complaints. The RCMP made no formal representations pursuant to section 33 and received no 'reports of findings' with recommendations from the Privacy Commissioner pursuant to section 35.

In fiscal year 2018-2019, the RCMP received 22 findings from the OPC in relation to privacy compliance complaints. Of the 22 complaints, five were well-founded, 11 were not substantiated, two were resolved and four were discontinued. There were no notable investigations of the RCMP conducted by the OPC. The majority of investigations were related to non-respect of internal policies and human error.

Privacy Breaches

There were five material privacy breaches reported to the OPC and the Privacy Policy Division, Treasury Board of Canada Secretariat during the 2018-2019 fiscal year. In two cases, following a review of the breaches and the measures taken by the RCMP, the OPC decided not to pursue the matter further. The remaining three breaches are still being reviewed by the OPC. Below is a brief description of the breaches and actions taken:

In the first case, an RCMP employee inappropriately accessed police files, outside the scope of their work duties, contrevening the acceptable user practices for RCMP information technology. The matter was investigated and disciplinary action was taken.

In the second case, following an informal request for access to a medical file, an RCMP member received an unredacted which contained personal medical information of other members. The individuals affected were notified of the breach. Training was provided to Occupational Health Services employees on vetting and disclosure to prevent a re-occurrence. Additionally, the unit created and implemented standard operating procedures for informal disclosure of files.

In the third case, an RCMP member inappropriately disclosed an un-redacted police occurrence narrative report to support his complaint against an employee of a provincial institution. The narrative included the name of the employee and one other individual (affected individual) involved in the occurrence. The matter was investigated, the employee underwent mandatory training in the area of disclosure and reviewed policy with respect to Access to Information and Privacy.

In the fourth case, a number of envelopes being prepared for mailing within the RCMP's Canadian Firearms Program (CFP) Processing Centre did not seal properly after being processed through a mailing machine. It was believed that the machine's dampening pads failed during regular operation. All mail was addressed to various clients of the CFP located across Canada and may have contained their firearms license card or a written notice requesting them to contact the CFP with more information. The CFP was notified by three clients that they received an unsealed envelope however it is not known if any information was breached. Given the volume of individuals potentially affected, this incident was reported to the OPC. The mechanical issues have been resolved, with ongoing monitoring to ensure proper functioning.

In the fifth incident, an email intended for an RCMP member which contained their sensitive, personal information, was inadvertently sent to an incorrect personal email address. An email was immediately sent to the unintended recipient requesting that they delete the message from their inbox. To date, the RCMP has not heard back from this individual but will update the OPC if confirmation is received.

Delegation Order

See Appendix C for a signed copy of the Delegation Order.

Chapter Four: Interpretation of the Statistical Report

Statistical Report and Supplemental Reporting Requirements

See Appendix D for the RCMP's statistical report on the Privacy Act.

Interpretation of the Statistical Report

Requests Received Under the Privacy Act

As noted in the statistical report in Appendix D, the RCMP received a total of 4,289 new requests under the Privacy Act. In addition, there were 4,009 requests outstanding from the previous reporting period for a total of 8,298 requests. Of these, 4,808 requests were completed and 3,490 were carried over to the next reporting period. As evidenced below, there has been a slight decrease in privacy requests received compared to the last two previous reporting periods.

Workload

Text description - Workload

Year	Received	Outstanding	Completed	Carried over
2016-2017	4826	224	3858	1192
2017-2018	5203	1192	2967	3428
2018-2019	4436	3428	4176	3688

Completion Time

The ATIP Branch completed a total of 1184 requests in 30 days or less. There were 846 requests completed in 31-60 days, 422 in 61-120 days and 2356 requests were completed in more than 121 days. Extensions of 30 days were sought on 3053 files.

Completion Time

Text description - Completion Time

Year	0-30 days	31-60 days	61-120 days	Over 121 days
2016-2017	2249	775	481	353
2017-2018	890	516	650	911
2018-2019	1101	633	522	1920

Disposition of Requests Completed

Of the 4,808 requests completed in 2018-2019, the disposition of completed requests and their relative percentage to all requests received are as follows:

• 339 requests were all disclosed (7%)
• 2317 requests were disclosed in part (48%)
• 81 requests had all material exempted (2%)
• 0 requests had all material excluded (0%)
• 570 requests had no records exist (12%)
• 1484 requests were abandoned by the requester (31%)
• 17 requests were neither confirmed nor denied (0.3%)

Disposition of Requests

Text description - Disposition of Requests

Status	Number
All disclosed	450
Disclosed in Part	2155
All material Exempt	160
All material Excluded	2
No record located	520
Transferred	4
Abandoned	862
Neither confirm nor deny	23

Exemptions and Exclusions

As the RCMP is classified as an investigative body under Schedule II of the Privacy Act Regulations, most exemptions listed under the Privacy Act were used during the course of this reporting period. The most common exemption applied to records was Section 26 as personal information belonging to another individual. Other common exemptions applied were Subsection 22(1), for information used in law enforcement, investigations and security and Subsection 19(1), for personal information obtained in confidence from the government of a province or municipality.

Consultations

During the reporting period, the RCMP completed 150 consultations totalling 6,235 pages. Of the 150 consultations, 72 were received from other Government of Canada institutions, which is a 29% decrease from 2017-2018. Moreover, 1,730 pages to review were received from other organizations for review.

During the 2018-2019 period, the RCMP initiated a total of 47 consultations with other federal and municipal government institutions

Complaints and Investigations

The ATIP Branch received 184 complaints under the Privacy Act during the 2018-2019 fiscal year. The most common complaints were exemption related and deemed refusal complaints. The RCMP made no formal representation pursuant to section 33 and received no 'report of findings with recommendations' from the Privacy Commissioner pursuant to section 35.

During the 2018-2019 reporting period the RCMP coped with a lack of resources. Nonetheless, 147 complaints were closed.

Appeals

During this fiscal year, there was no application related to the Privacy Act submitted to the Federal Court.

Conclusion

The achievements outlined in this report demonstrate the RCMP's ongoing commitment to delivering on our institutional obligations and responsibilities under the Privacy Act, and to continue improving service standards in 2019- 2020. To achieve this goal, the RCMP will further broaden ATIP training functions to enhance employee understanding and responsibilities inherent under the Act. Further, functional, procedural and structural changes will be implemented within the ATIP Branch to ensure the RCMP is positioned to meet existing challenges and be more responsive to future demands. These changes will be informed by an internal, risk-based, audit of the ATIP Branch to be completed in June 2019.

Appendix C

Appendix D

Statistical Report on the Privacy Act

Part 1: Requests Under the Privacy Act

Part 2: Requests Closed During the Reporting Period

2.5 Complexity

2.6 Deemed refusals

Part 3: Disclosures Under Subsections 8(2) and 8(5)

Part 4: Requests for Correction of Personal Information and Notations

Part 5: Extensions

Part 6: Consultations Received From Other Institutions and Organizations

Part 7: Completion Time of Consultations on Cabinet Confidences

Part 8: Complaints and Investigations Notices Received

Part 9: Privacy Impact Assessments (PIAs)

Part 10: Resources Related to the Privacy Act

Note: Enter values to two decimal places.

Rapport annuel au parlement 2018-2019 sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Table des matières

• Chapitre un : Rapport sur la Loi sur l'accès à l'information
• Introduction
• Organisation
  • À propos de la Gendarmerie royale du Canada
  • Sous-direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
• Activités et réalisations
  • Rendement
  • Ressources humaines
  • Éducation et sensibilisation
  • Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives
• Résumé des principaux enjeux soulevés et mesures prises à la suite de plaintes et de vérifications
• Ordonnance de délégation de pouvoirs
• Chapitre 2 : Faits saillants du rapport statistique
• Rapport statistique et exigences additionnelles en matière d'établissement de rapports
• Points saillants du rapport statistique
  • Demandes reçues en vertu de la Loi sur l'accès à l'information
  • Délai de traitement
  • Source des demandes reçues
  • Réponses données aux demandes traitées
  • Exceptions et exclusions
  • Consultations
  • Plaintes et enquêtes
  • Appels
  • Conclusion
• Annexe A
• Annexe B

Chapitre un : Rapport sur la Loi sur l'accès à l'information

Introduction

Le rapport annuel de 2018-2019 sur l'administration de la Loi sur l'accès à l'information décrit en détail la façon dont la Gendarmerie royale du Canada (GRC) s'est acquittée de ses responsabilités en vertu de la Loi pendant l'exercice financier 2018-2019.

La Loi sur l'accès à l'information accorde aux citoyens canadiens, aux résidents permanents et à toute personne et société présents au Canada le droit d'accéder aux renseignements contenus dans les documents gouvernementaux, sous réserve de certaines exceptions particulières et limitées.

Comme on peut le lire au paragraphe 72(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, « à la fin de chaque exercice, chacun des responsables d'une institution fédérale établit pour présentation au Parlement le rapport d'application de la présente loi en ce qui concerne son institution ».

Pendant l'exercice financier 2018-2019, la GRC a poursuivi l'établissement de nouvelles procédures et pratiques afin d'assurer la prestation continue de services en temps opportun aux Canadiens qui cherchent à exercer leur droit d'accès aux documents en vertu de la Loi.

Organisation

À propos de la Gendarmerie royale du Canada

La Gendarmerie royale du Canada (GRC) est le service de police national du Canada. En tant qu'organisation de services de police fédérale, provinciale et municipale, la GRC offre des services de police fédérale à tous les Canadiens et des services de police contractuels dans huit provinces, trois territoires, plus de 180 municipalités, 600 collectivités autochtones et trois aéroports internationaux.

La GRC est régie par la Loi sur la Gendarmerie royale du Canada. En vertu de cette loi, son administration et sa direction sont confiées à un commissaire, qui relève du ministre de la Sécurité publique et qui assure le contrôle et la gestion de la GRC.

L'organisation compte 15 divisions et la Direction générale à Ottawa, qui ont toutes à leur tête un commandant divisionnaire. À l'échelle nationale, la GRC compte plus de 750 détachements dans les collectivités canadiennes.

La GRC est organisée selon les secteurs d'activité suivants : les services de police fédérale, les services de police contractuels et autochtones, les services de police spécialisés, la gestion générale, les ressources humaines, la vérification interne et l'évaluation, les services juridiques, le Bureau du conseiller en matière d'éthique et la Direction de la planification et des politiques stratégiques. Les secteurs d'activité sont guidés par des priorités stratégiques qui sont revues périodiquement pour assurer que les efforts opérationnels et organisationnels cadrent avec le maintien de la sûreté et de la sécurité du Canada. Les priorités stratégiques sont les crimes graves et le crime organisé, la sécurité nationale, les jeunes, l'intégrité économique et les collectivités autochtones. Pour mieux les concrétiser, la GRC mise autant que possible sur les partenariats et les efforts policiers intégrés.

L'éventail des activités de la GRC inclut notamment la prévention du crime, la sécurité des collectivités, les services aux victimes, la lutte contre le terrorisme, le crime organisé et les crimes particuliers liés au trafic de drogue, la cybercriminalité et les crimes économiques tels que la contrefaçon et la fraude par carte de crédit, ainsi que les infractions qui menacent l'intégrité des frontières nationales du Canada. La GRC assure la protection des dignitaires tels le premier ministre et les personnalités étrangères et elle offre un éventail complet de services de police spécialisés et de maintien de la paix à l'étranger.

À l'approche de son 150e anniversaire en 2023, la GRC traverse une période de transformation avec la vision de devenir une organisation encore plus fiable et inclusive, responsable et engagée envers ses employés, ses partenaires et les collectivités qu'elle sert. Cette vision énonce ses objectifs de modernisation en mettant l'accent sur son personnel, sa culture, sa gérance et ses services de police.

Sous-direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

En 1983, la GRC a formé la Sous-direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels pour prendre en charge de façon centralisée tout ce qui découlerait de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Le coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) agit au nom du chef de l'organisation en qualité de coordonnateur de l'AIPRP pour la GRC. Le coordonnateur de l'AIPRP veille à ce que la GRC se conforme à l'esprit et à l'intention de la Loi sur l'accès à l'information ainsi qu'à l'ensemble des règlements et lignes directrices qui en découlent.

Le programme d'AIPRP comprend deux principaux secteurs :

• Divulgation  : traite toutes les demandes officielles déposées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information;
• Conformité : élabore et surveille les politiques, procédures et lignes directrices internes sur la collecte, la conservation, l'élimination, l'utilisation et la divulgation des renseignements personnels et autres en vue de leur utilisation dans l'ensemble de la GRC; offre du soutien aux analystes et à l'officier responsable de l'AIPRP; donne des conseils à la division sur les articles 4 à 8 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, révise et crée des politiques qui tiennent compte des politiques et des directives du Secrétariat du Conseil du Trésor ainsi que des attentes du Commissariat à la protection de la vie privée afin de s'acquitter de ses obligations par rapport à Info Source, aux rapports annuels, aux évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et à la formation interne au sein de la GRC.

La Sous-direction de l'AIPRP de la GRC traite aussi des demandes d'accès informelles à des documents. Les personnes qui désirent consulter des documents liés à des demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels ou des documents publics de la GRC peuvent prendre rendez-vous, soit auprès d'une division ou à la Direction générale de la GRC à Ottawa.^{Note de bas de page 1}

Activités et réalisations

La GRC continue à participer activement au soutien et à la promotion de l'accès à l'information. Depuis avril 2014, la GRC s'est jointe au service de demande en ligne lié à l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels qui permet aux Canadiens de soumettre et de payer leurs demandes en ligne. Le nombre de demandes que la GRC a reçues au moyen du portail en ligne a augmenté au cours des dernières années. Durant l'exercice 2014-2015, le pourcentage des demandes reçues au moyen du portail en ligne était de 51 %. Bien que le pourcentage ait augmenté à 61 % en 2015-2016 et à 64 % en 2016-2017, il a baissé à 55,3 % en 2017-2018. En 2018-2019, cependant, ce pourcentage a augmenté à 66 %.

Pendant l'exercice financier 2018-2019, la GRC a entrepris les initiatives suivantes dans le but d'améliorer ses processus internes et le service à la clientèle au titre de la Loi sur l'accès à l'information.

• Séances d'information sur l'AIPRP à l'intention des employés de la GRC partout au Canada afin de leur faire comprendre clairement les rôles et responsabilités des employés;
• Formation offerte à tous les nouveaux employés de l'AIPRP de la GRC afin d'assurer une approche uniforme en ce qui a trait aux connaissances sur la législation et les processus internes;
• Amélioration des connaissances des employés à l'égard de l'AIPRP grâce à une formation à l'interne visant à rehausser les normes de service;
• Rencontres de mobilisation avec de nombreuses parties intéressées internes et d'autres ministères fédéraux visant à améliorer le dialogue et la reddition de comptes;
• Établissement d'une équipe de tri chargée de préciser les demandes et d'aider les demandeurs à obtenir les documents visés par les demandes;
• Modernisation continue des procédures afin d'améliorer l'efficacité du traitement des demandes reçues;
• Embauche de consultants en matière d'AIPRP afin de réduire l'arriéré de traitement des demandes;
• Mise en œuvre de stratégies visant à simplifier les processus d'importation des données, ce qui a permis de réduire l'arriéré d'environ 800 000 pages, 1 400 CD, 45 cassettes audio et 1 500 microfiches;
• En vue du projet de loi C-58, la Sous-direction de l'AIPRP a établi un groupe de travail interne, participé à plusieurs groupes de travail interministériels, donné des séances d'information internes, présenté des exposés et élaboré un plan d'action pour que la GRC soit prête à répondre aux exigences futures.

Rendement

Pour surveiller le rendement relativement à la LAI, on calcule un taux de conformité correspondant au pourcentage du nombre de demandes dont le traitement a été entrepris et terminé dans le délai prévu par rapport au nombre total de demandes reçues. La GRC surveille le taux de conformité en présentant des bilans hebdomadaires au chef, Planification et politiques stratégiques de la GRC.

En 2018-2019, le taux de conformité de la GRC était de 28,6 %, comparativement à 33,5 % durant la période de référence précédente. Ce recul de la conformité est en partie attribuable à la Directive provisoire concernant l'administration de la Loi sur l'accès à l'information, qui a éliminé les frais prescrits par la Loi et le Règlement connexe, autres que les frais de demande. Cela a donné lieu à une hausse notable du nombre de demandes complexes, tant sur le plan de la portée que du volume. Les répercussions sont évidentes lorsqu'on compare l'exercice 2018-2019 au précédent. Le nombre de demandes présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information a augmenté de 14,7 % par rapport aux périodes de référence antérieures, mais le nombre de demandes dépassant les 5 000 pages a augmenté de 140 %. Durant la même période, les consultations reçues d'autres organisations ont augmenté de 148 % par rapport à 2017-2018, et le nombre de pages à examiner a augmenté de 308 %.

En tant qu'institution nationale chargée de prévenir un vaste éventail de crimes (lutte antidrogue dans la rue, crimes violents, sécurité nationale, terrorisme, etc.) et de faire enquête sur ceux-ci, le contexte opérationnel à haut risque de la GRC est à la fois hautement sensible et extrêmement complexe. Les analystes de l'AIPRP de la GRC sont donc conscients des éventuelles répercussions de la divulgation involontaire d'information liée aux enquêtes et relative au renseignement et la nécessité d'examiner rigoureusement et avec diligence ces renseignements, ce qui peut prolonger les délais de réponse.

Ressources humaines

La Sous-direction de l'AIPRP de la GRC compte un total de 77 postes équivalents temps plein, qui se consacrent exclusivement à l'administration de la Loi sur l'accès à l'information.

Afin que l'information soit divulguée d'une manière qui ne compromet pas la sécurité publique ou le personnel chargé de l'application de la loi et qui ne nuit pas aux enquêtes, aux techniques d'application de la loi ou aux processus judiciaires en découlant, près du quart des postes d'analyste en matière d'AIPRP sont occupés par des policiers expérimentés, provenant de divers programmes d'application. Ce modèle diminue le besoin de longues consultations avec les gestionnaires de programmes sur les demandes relevant de la Loi sur l'accès à l'information, et finalement, soigne notre crédibilité auprès des forces de l'ordre, des organismes étrangers, des autres ministères fédéraux, et de nos sources d'information.

Le recrutement, l'embauche et le maintien en poste de personnes qui possèdent les compétences et l'expertise nécessaires dans le domaine de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels représentent un défi de taille pour toutes les institutions fédérales. Par conséquent, le marché des analystes en matière d'AIPRP est extrêmement compétitif. La GRC poursuit l'élaboration de stratégies novatrices de recrutement et de maintien en poste, tout en veillant à l'amélioration des taux de conformité. De plus, la GRC a engagé un employé d'Accès à l'information et Protection des renseignements personnels (AIPRP) par l'entremise de LiveWorkPlay, un organisme de bienfaisance canadien enregistré qui vient en aide aux adultes qui ont une déficience intellectuelle.

L'affectation d'employés actuels de l'AIPRP à l'intérieur de la Sous-direction permet à ces derniers d'acquérir ou d'approfondir leur savoir, leur habileté ainsi que leur expérience dans le domaine de l'accès à l'information et des renseignements personnels. Une autre source d'aide pour la Sous-direction de l'AIPRP est le Programme fédéral d'expérience de travail étudiant (PFETE), qui permet à des étudiants d'obtenir un emploi dans la fonction publique fédérale à la fin de leur mandat. Au cours de la présente période de référence, la Sous-direction de l'AIPRP de la GRC a jumelé deux étudiants à des employés à temps plein.

Éducation et sensibilisation

La GRC reconnaît que chaque employé a un rôle à jouer pour rendre l'information gouvernementale accessible aux Canadiens. Au cours de la période visée par le présent rapport, près de 1 200 employés de partout au pays ont assisté à des séances d'information données par l'Unité de formation en matière d'AIPRP pour se familiariser avec la Loi sur l'accès à l'information et leurs responsabilités à l'égard du processus de l'AIPRP.

Le Plan de formation en matière d'AIPRP évolue selon les besoins des employés de la Sous- direction. Dans le cadre du processus d'orientation, tous les nouveaux employés reçoivent un cours sur l'AIPRP, adapté à leur rôle au sein de la Sous-direction. Cela comprend un aperçu général de la Loi sur l'accès à l'information, ainsi qu'une présentation de toutes les unités de la Sous-direction et de leurs responsabilités.

La GRC a mis au point un programme de formation destiné aux employés de l'Unité de réception de la Sous-direction afin de les sensibiliser aux responsabilités qui leur incombent en vertu de la Loi sur l'accès à l'information relativement au traitement des demandes. Ce cours d'un mois offre une formation complète sur le traitement des demandes d'AIPRP, qui s'avère essentielle compte tenu de la structure, de la portée et du mandat de la GRC. Au cours de la présente période de référence, quatorze employés ont reçu cette formation afin d'assurer l'uniformité du processus de réception des demandes, ce qui a permis de traiter efficacement les demandes d'AIPRP dans notre système de gestion des cas Access Pro.

La GRC continue à offrir un programme de formation de trois mois aux analystes de la Sous- direction en fonction de leurs responsabilités, y compris l'examen des documents visés par les demandes et l'application des lois à cet effet. Au cours de la période visée par le présent rapport, huit analystes subalternes et trois analystes principaux ont reçu cette formation complète, ce qui a entraîné une augmentation de 30 % de la capacité d'examen de la Sous- direction sans avoir à ajouter des ressources. Cette activité se poursuivra en 2019-2020.

L'article 16 de la Loi sur l'accès à l'information prévoit des exceptions discrétionnaires et obligatoires en ce qui touche l'application de la loi, les enquêtes et la sécurité des établissements pénitentiaires. Le mandat et les responsabilités de la GRC exigent que les analystes en matière d'AIPRP connaissent et comprennent bien l'article 16 et ses lignes directrices. La formation interne consiste notamment à offrir aux employés de la Sous-direction de l'AIPRP, y compris de nouveaux analystes d'autres institutions gouvernementales, de l'encadrement relativement à l'application de l'article 16.

Le personnel de l'AIPRP assiste régulièrement à des séances de formation à l'interne, notamment sur les lignes directrices du Conseil du Trésor, ainsi que sur les exceptions et exclusions particulières que prévoit la Loi. Les analystes en matière d'AIPRP sont nombreux à participer aux séances de formation et ateliers parrainés par le Secrétariat du Conseil du Trésor et à la conférence annuelle de l'APA, ce qui favorise leur perfectionnement professionnel.

Conformément à la stratégie de formation de la GRC, les employés de l'AIPRP sont encouragés à se perfectionner en matière d'AIPRP afin d'acquérir des connaissances et d'améliorer leur efficacité comme spécialistes de l'AIPRP. La Sous-direction de l'AIPRP officialisera ses processus internes, y compris l'élaboration de procédures opérationnelles normalisées, dont le traitement et l'attribution des demandes. Ce projet de longue haleine continuera pendant la prochaine période de référence au fil de la rationalisation et de la normalisation des processus.

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

Pendant l'exercice financier 2018-2019, la GRC a continué de moderniser et de mettre à jour l'ensemble des politiques et des procédures internes pour en assurer l'arrimage aux normes actuelles d'établissement de rapports. Ces changements se poursuivront pendant la période de référence 2019-2020 et ils viseront principalement la formation à l'échelle du détachement pour veiller à ce que les employés de première ligne connaissent les obligations de la GRC en vertu de la réglementation fédérale.

Afin de promouvoir la transparence de sa conformité aux lignes directrices du SCT, la GRC publie proactivement des résumés mensuels des demandes d'accès à l'information traitées sur son site Web afin de faciliter le droit d'accès à l'information des Canadiens. Au cours de l'exercice financier 2018-2019, la GRC a reçu 444 demandes informelles de communication de documents divulgués antérieurement en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, comparativement à 426 en 2017-2018, soit une augmentation de 4 %.

Résumé des principaux enjeux soulevés et mesures prises à la suite de plaintes et de vérifications

Au cours de la période de référence 2018-2019, la GRC a reçu un total de 350 nouvelles plaintes, dont 367 plaintes contre la GRC ont été fermées par le Commissariat à l'information du Canada. Des 367 plaintes fermées, 28 étaient non fondées (8 %), 66 étaient fondées (18 %) et 206 ont été réglées. Par ailleurs, 64 plaintes ont été abandonnées (17 %) et une plainte a été réglée au cours d'une enquête (0,3 %). Dans bien des cas, à la suite de discussions entre la GRC et le Commissariat à l'information du Canada, la GRC a utilisé ses pouvoirs discrétionnaires pour communiquer d'autres renseignements.

Pendant l'exercice financier visé, deux demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information se sont retrouvées devant la Cour fédérale.

Pendant la période de référence 2018-2019, le Commissariat à l'information a entrepris une enquête sur les processus de la Sous-direction de l'AIPRP de la GRC. L'enquête est en cours.

Ordonnance de délégation de pouvoirs

Le coordonnateur de l'AIPRP a les pleins pouvoirs pour appliquer la Loi et pour appliquer les exceptions et les divulgations.

Une copie de l'ordonnance de délégation de pouvoirs relatifs à l'AIPRP signée est jointe à l'annexe A.

Chapitre 2 : Faits saillants du rapport statistique

Rapport statistique et exigences additionnelles en matière d'établissement de rapports

Pour le rapport statistique de la GRC visant la Loi sur l'accès à l'information, voir l'annexe B.

Points saillants du rapport statistique

Demandes reçues en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

Comme nous pouvons le voir dans le rapport statistique à l'annexe B, en 2018-2019, la GRC a reçu 4 436 nouvelles demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information. Il y a également eu 3 428 demandes provenant de la dernière période de référence, pour un total de 7 864 demandes. De ce nombre, 4 176 demandes ont été traitées et 3 688 ont été reportées en 2019-2020. Comme nous pouvons le constater ci-dessous, le nombre de demandes d'accès à l'information reçues a légèrement diminué par rapport aux deux dernières périodes de référence.

Charge de travail

Description texte - Charge de travail

Année	Reçues	En suspens	Terminées	Reportées
2016-2017	4826	224	3858	1192
2017-2018	5203	1192	2967	3428
2018-2019	4436	3428	4176	3688

Les demandes d'accès à l'information reçues pendant la période de référence 2018-2019 étant de nature générale, elles portaient sur une foule de sujets, notamment les coûts des contrats et des programmes, des renseignements sur des questions de sécurité, des dossiers opérationnels et la gestion de la GRC.

Délai de traitement

La Sous-direction de l'AIPRP a été en mesure de traiter un total de 1 101 demandes en 30 jours ou moins. Il y a eu 633 demandes traitées dans un délai de 31 à 60 jours, 522 dans un délai de 61 à 120 jours et 1 920 dans un délai de plus de 121 jours.

Délai de traitement

Description texte - Délai de traitement

Année	De 0 à 30 jours	De 31 à 60 jours	De 61 à 120 jours	121 jours et plus
2016-2017	2249	775	481	353
2017-2018	890	516	650	911
2018-2019	1101	633	522	1920

Source des demandes reçues

Pour ce qui est des sources des demandes reçues, 7 % provenaient de médias, 2 % d'universités, 21 % d'entreprises, 3 % d'organisations, 59 % du grand public, et 8 % de demandeurs ayant refusé de s'identifier.

Sources

Description texte - Source des demandes reçues

Type	Sources
Médias	305
Universités	80
Entreprises	940
Organisations	151
Public	2618
Refus de s'identifier	341

Réponses données aux demandes traitées

Les 4 176 demandes traitées en 2018-2019 se divisent comme suit :

• 450 demandes ont fait l'objet d'une divulgation complète (11 %)
• 2 155 demandes ont fait l'objet d'une divulgation partielle (52 %)
• 160 demandes ont fait l'objet d'une exception totale (4 %)
• 2 demandes ont fait l'objet d'une exclusion totale (0 %)
• 520 demandes ont été réglées en indiquant qu'aucun document n'existe (12 %)
• 4 demandes ont été transférées (0 %)
• 862 demandes ont été abandonnées par le demandeur (21 %)
• 23 demandes n'ont été ni confirmées ni infirmées (0 %)

Règlement des demandes

Description texte - Règlement des demandes

État	Numéro de sources
Divulgation complète	450
Divulgation partielle	2155
Exception totale	160
Exclusion totale	2
Aucun document n'existe	520
Transférées	4
Abandonnées	862
Ni confirmées ni infirmées	23

Exceptions et exclusions

La GRC s'inscrivant dans la catégorie des organismes d'enquête au sens de l'annexe I du Règlement sur l'accès à l'information, la plupart des exceptions prévues dans la Loi sur l'accès à l'information ont été utilisées pendant la période visée par le présent rapport. L'exception la plus souvent appliquée aux dossiers a été celle de l'article 16 et de tous ses sous-ensembles, pour éviter la divulgation d'information utilisée pour l'exécution de la loi, les enquêtes et la sécurité. Parmi les autres exemptions invoquées se trouvent le paragraphe 19(1) (Renseignements personnels) et l'alinéa 13(1)c) (Renseignements obtenus à titre confidentiel des gouvernements des provinces ou de leurs organismes). Les exceptions invoquées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information relevaient de l'alinéa 68a) qui porte sur le matériel publié, et du paragraphe 69(1), qui porte sur les documents confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada.

Consultations

Durant la période visée par le présent rapport, la GRC a traité 535 consultations totalisant 334 870 pages. Des 535 consultations, 431 ont été reçues d'autres institutions fédérales, soit une diminution de 5 % par rapport à 2017-2018. Par ailleurs, le nombre de pages reçues d'autres institutions fédérales aux fins d'analyse a augmenté de 888 % comparativement à 2017-2018. Toutefois, il faut indiquer qu'une des consultations reçues, qui comportait 300 000 pages, a été abandonnée par l'autre institution. Pendant l'exercice financier 2018-2019, la GRC a demandé en tout 114 consultations à d'autres institutions fédérales et municipales et 103 consultations internes.

Plaintes et enquêtes

En 2018-2019, la Sous-direction de l'AIPRP de la GRC a reçu 350 plaintes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information. La plupart des plaintes reçues par la GRC en vertu de la Loi sur l'accès à l'information portaient sur des exceptions ou sur des présomptions de refus. Pendant la période visée par le présent rapport, la GRC a déposé 11 plaintes officielles de représentation en vertu de l'article 35 de la Loi et a reçu quatre (4) rapports de constatations avec recommandations du Commissaire à l'information en vertu de l'article 37 de la Loi. De plus, deux (2) demandes en vertu de l'article 42 ont été soumises à la Cour fédérale.

Appels

Pendant l'exercice visé, aucune demande en vertu de la Loi sur l'accès à l'information ne s'est retrouvée en Cour fédérale.

Conclusion

Les réalisations décrites dans le présent rapport témoignent de l'engagement continu de la GRC à s'acquitter de ses obligations et responsabilités institutionnelles en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et à poursuivre l'amélioration des normes de service en 2019-2020. Afin d'obtenir ce résultat, la GRC élargira les fonctions de formation en matière d'AIPRP afin d'améliorer la compréhension des employés à l'égard de la Loi et leur responsabilisation. De plus, des changements fonctionnels, procéduraux et structurels seront apportés au sein de la Sous-direction de l'AIPRP afin que la GRC puisse relever les défis actuels et mieux répondre aux besoins futurs. Les résultats d'une vérification interne axée sur les risques de la Sous-direction de l'AIPRP, qui sera effectuée en juin 2019, viendront éclairer ces changements.

Annexe A

Ordonnance de délégation de pouvoirs

Annexe B

Rapport statistique sur la Loi sur l'accès à l'information

Partie 1 : Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

Remarque : Toutes les demandes documentées comme étant « traitées de façon informelle » seront désormais indiquées dans cette section seulement.

Partie 2 : Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.5 Complexité

2.6 Présomptions de refus

Partie 3 : Prorogations

Partie 4 : Frais

Partie 5 :Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

Partie 6 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

Partie 7 : Plaintes et enquêtes

Partie 8 : Recours judiciaire

Partie 9 : Ressources liées à la Loi sur l'accès à l'information

Remarque : Entrer des valeurs à deux décimales.

Table des matières

• Chapitre trois : Rapport sur l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels
• Introduction
• Organisation
  • À propos de la Gendarmerie royale du Canada
  • Sous-direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
• Activités et réalisations
  • Rendement
  • Ressources humaines
  • Éducation et sensibilisation
  • Politiques et lignes directrices nouvelles ou modifiées concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels
• Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
• Divulgation de renseignements aux termes de l'alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels
• Plaintes et vérifications
• Atteintes à la vie privée
• Ordonnance de délégation de pouvoirs
• Chapitre 4 : Interprétation du rapport statistique
• Rapport statistique et exigences additionnelles en matière d'établissement de rapports
• Interprétation du rapport statistique
  • Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
  • Délai de traitement
  • Disposition des demandes traitées
  • Exceptions et exclusions
  • Consultations
  • Plaintes et enquêtes
  • Appels
  • Conclusion
• Annexe C
• Annexe D

Chapitre trois : Rapport sur l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Introduction

Le rapport annuel de 2018-2019 sur l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) décrit en détail la façon dont la Gendarmerie royale du Canada (GRC) s'est acquittée de ses responsabilités en vertu de la Loi au cours de l'exercice financier 2018-2019.

La Loi sur la protection des renseignements personnels accorde aux particuliers le droit d'accès aux renseignements les concernant dont dispose le gouvernement, avec certaines exceptions particulières et limitées. Elle protège aussi les renseignements personnels des particuliers en empêchant d'autres personnes d'avoir accès à ces renseignements et leur donne un contrôle important sur la collecte, la conservation, l'utilisation et la divulgation de ces renseignements.

Le paragraphe 72(1) de la LPRP indique que le responsable de chaque institution fédérale doit préparer, pour présentation au Parlement, un rapport annuel sur l'administration de la LPRP durant chaque exercice.

Au cours de l'exercice financier 2018-2019, la GRC a poursuivi l'établissement de nouvelles procédures et pratiques afin d'assurer la prestation continue de services en temps opportun aux Canadiens qui cherchent à exercer leur droit d'accès aux documents en vertu de la LPRP.

Organisation

À propos de la Gendarmerie royale du Canada

La Gendarmerie royale du Canada (GRC) est le service de police national du Canada. En tant qu'organisation de services de police fédérale, provinciale et municipale, la GRC offre des services de police fédérale à tous les Canadiens et des services de police contractuels dans huit provinces, trois territoires, plus de 180 municipalités, 600 collectivités autochtones et trois aéroports internationaux.

La GRC est régie par la Loi sur la Gendarmerie royale du Canada. En vertu de cette loi, son administration et sa direction sont confiées à un commissaire, qui relève du ministre de la Sécurité publique et qui assure le contrôle et la gestion de la GRC.

L'organisation compte 15 divisions et la Direction générale à Ottawa, qui ont toutes à leur tête un commandant divisionnaire. À l'échelle nationale, la GRC compte plus de 750 détachements dans les collectivités canadiennes.

La GRC est organisée selon les secteurs d'activité suivants : les services de police fédérale, les services de police contractuels et autochtones, les services de police spécialisés, la gestion générale, les ressources humaines, la vérification interne et l'évaluation, les services juridiques, le Bureau du conseiller en matière d'éthique et la Direction de la planification et des politiques stratégiques. Les secteurs d'activité sont guidés par des priorités stratégiques qui sont revues périodiquement pour assurer que les efforts opérationnels et organisationnels cadrent avec le maintien de la sûreté et de la sécurité du Canada. Les priorités stratégiques sont les crimes graves et le crime organisé, la sécurité nationale, les jeunes, l'intégrité économique et les collectivités autochtones. Pour mieux les concrétiser, la GRC mise autant que possible sur les partenariats et les efforts policiers intégrés.

L'éventail des activités de la GRC inclut notamment la prévention du crime, la sécurité des collectivités, les services aux victimes, la lutte contre le terrorisme, le crime organisé et les crimes particuliers liés au trafic de drogue, la cybercriminalité et les crimes économiques tels que la contrefaçon et la fraude par carte de crédit, ainsi que les infractions qui menacent l'intégrité des frontières nationales du Canada. La GRC assure la protection des dignitaires tels le premier ministre et les personnalités étrangères et elle offre un éventail complet de services de police spécialisés et de maintien de la paix à l'étranger.

À l'approche de son 150e anniversaire en 2023, la GRC traverse une période de transformation avec la vision de devenir une organisation encore plus fiable et inclusive, responsable et engagée envers ses employés, ses partenaires et les collectivités qu'elle sert. Cette vision énonce ses objectifs de modernisation en mettant l'accent sur son personnel, sa culture, sa gérance et ses services de police.

Sous-direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

En 1983, la GRC a formé la Sous-direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels pour prendre en charge de façon centralisée tout ce qui découlerait de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Le coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) agit au nom du chef de l'organisation en qualité de coordonnateur de l'AIPRP pour la GRC. Il veille à ce que la GRC se conforme à l'esprit et à l'intention de la Loi sur la protection des renseignements personnels ainsi qu'aux règlements et lignes directrices qui en découlent.

Le programme d'AIPRP comprend deux principaux secteurs :

• Divulgation : traite toutes les demandes officielles déposées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information;
• Conformité : élabore et surveille les politiques, procédures et lignes directrices internes sur la collecte, la conservation, l'élimination, l'utilisation et la divulgation des renseignements personnels et autres en vue de leur utilisation dans l'ensemble de la GRC; offre du soutien aux analystes et à l'officier responsable de l'AIPRP; donne des conseils à la division sur les articles 4 à 8 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, révise et crée des politiques qui tiennent compte des politiques et des directives du Secrétariat du Conseil du Trésor ainsi que des attentes du Commissariat à la protection de la vie privée afin de s'acquitter de ses obligations par rapport à Info Source, aux rapports annuels, aux évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et à la formation interne au sein de la GRC.

La Sous-direction de l'AIPRP de la GRC traite aussi des demandes d'accès informelles à des documents. Les personnes qui désirent consulter des documents liés à des demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels ou des documents publics de la GRC peuvent prendre rendez-vous, soit auprès d'une division ou à la Direction générale de la GRC à Ottawa.^{Note de bas de page 1}

Activités et réalisations

La GRC continue à participer activement au soutien et à la promotion de l'accès à l'information. Depuis avril 2014, la GRC s'est jointe au service de demande en ligne lié à l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels qui permet aux Canadiens de soumettre et de payer leurs demandes en ligne. Le nombre de demandes que la GRC a reçues au moyen du portail en ligne a augmenté au cours des dernières années. Durant l'exercice 2014-2015, le pourcentage des demandes reçues au moyen du portail en ligne était de 51 %. Bien que le pourcentage ait augmenté à 61 % en 2015-2016 et à 64 % en 2016-2017, il a baissé à 55,3 % en 2017-2018. En 2018-2019, cependant, ce pourcentage a augmenté à 62 %.

Pendant l'exercice financier 2018-2019, la GRC a entrepris les initiatives suivantes dans le but d'améliorer ses processus internes et le service à la clientèle au titre de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

• Séances d'information sur l'AIPRP à l'intention des employés de la GRC partout au Canada afin de leur faire comprendre clairement les rôles et responsabilités des employés;
• Formation offerte à tous les nouveaux employés de l'AIPRP de la GRC afin d'assurer une approche uniforme en ce qui a trait aux connaissances sur la législation et les processus internes;
• Amélioration des connaissances des employés à l'égard de l'AIPRP grâce à une formation à l'interne visant à rehausser les normes de service;
• Rencontres de mobilisation avec de nombreuses parties intéressées internes et d'autres ministères fédéraux visant à améliorer le dialogue et la reddition de comptes;
• Établissement d'une unité de tri chargée de préciser les demandes et d'aider les demandeurs à obtenir les documents visés par les demandes;
• Modernisation continue des procédures afin d'améliorer l'efficacité du traitement des demandes reçues;
• Embauche de consultants en matière d'AIPRP afin de réduire l'arriéré de traitement des demandes;
• Mise en œuvre de stratégies visant à simplifier les processus d'importation des données, ce qui a permis de réduire l'arriéré d'environ 800 000 pages, 1 400 CD, 45 cassettes audio et 1 500 microfiches;
• En vue de la modernisation de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la Sous-direction de l'AIPRP a participé à plusieurs groupes de travail interministériels organisés par le ministère de la Justice et a donné des séances d'information internes afin que la GRC soit apte à répondre aux besoins futurs.

Rendement

Pour surveiller le rendement relativement à la LPRP, on calcule un taux de conformité correspondant au pourcentage du nombre de demandes dont le traitement a été entrepris et terminé dans le délai prévu par rapport au nombre total de demandes reçues. La GRC surveille le taux de conformité en présentant des bilans hebdomadaires au chef, Planification et politiques stratégiques de la GRC.

Au cours de la période de référence 2018-2019, le taux de conformité de la GRC était de 40,9 %, comparativement à 45,1 % pour la période de référence précédente. Ce recul de la conformité est en partie attribuable à l'augmentation du volume de demandes reçues au cours de la période de référence précédente, dont 4 009 dossiers ont été reportés à l'exercice financier en cours, auxquelles se sont ajoutées 4 289 nouvelles demandes. Le nombre de demandes a diminué de 14,1 %. La diminution du nombre de demandes présentées en vertu de la LPRP peut aussi être attribuable en partie aux demandes internes de dossiers administratifs, ce qui a réduit le nombre de demandes officielles reçues.

En tant qu'institution nationale chargée de prévenir un vaste éventail de crimes (lutte antidrogue dans la rue, crimes violents, sécurité nationale, terrorisme, etc.) et de faire enquête sur ceux-ci, le contexte opérationnel à haut risque de la GRC est à la fois hautement sensible et extrêmement complexe. Les analystes de l'AIPRP de la GRC sont donc conscients des éventuelles répercussions de la divulgation involontaire d'information liée aux enquêtes et relative aux renseignements et la nécessité d'examiner rigoureusement et avec diligence ces renseignements, ce qui a une incidence sur les délais de réponse.

L'Unité des politiques de la GRC a répondu à plus de 907 demandes de renseignements sur les politiques provenant de détachements de partout au Canada sur divers sujets, dont l'interprétation des articles 4 à 8 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et Info Source. En 2018-2019, le pourcentage de demandes de renseignements sur les politiques a augmenté d'environ 19 %.

Ressources humaines

La Sous-direction de l'AIPRP de la GRC compte un total de 77 postes financés, qui se consacrent exclusivement à l'administration de la Loi sur l'accès à l'information.

Afin que l'information soit divulguée d'une manière qui ne compromet pas la sécurité publique ou le personnel chargé de l'application de la loi et qui ne nuit pas aux enquêtes, aux techniques d'application de la loi ou aux processus judiciaires en découlant, près du quart des postes d'analyste en matière d'AIPRP sont occupés par des policiers expérimentés, provenant de divers programmes d'application. Ce modèle diminue le besoin de longues consultations avec les gestionnaires de programmes sur les demandes relevant de la Loi sur l'accès à l'information, et finalement, soigne notre crédibilité auprès des forces de l'ordre, des organismes étrangers, des autres ministères fédéraux, et de nos sources d'information.

Le recrutement, l'embauche et le maintien en poste de personnes qui possèdent les compétences et l'expertise nécessaires dans le domaine de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels représentent un défi de taille pour toutes les institutions fédérales. Par conséquent, le marché des analystes en matière d'AIPRP est extrêmement compétitif. La GRC poursuit l'élaboration de stratégies novatrices de recrutement et de maintien en poste, tout en veillant à l'amélioration des taux de conformité. De plus, la GRC a engagé un employé d'Accès à l'information et Protection des renseignements personnels (AIPRP) par l'entremise de LiveWorkPlay, un organisme de bienfaisance canadien enregistré qui vient en aide aux adultes qui ont une déficience intellectuelle.

L'affectation d'employés actuels de l'AIPRP à l'intérieur de la Sous-direction permet à ces derniers d'acquérir ou d'approfondir leur savoir, leur habileté ainsi que leur expérience dans le domaine de l'accès à l'information et des renseignements personnels. Une autre source d'aide pour la Sous-direction de l'AIPRP est le Programme fédéral d'expérience de travail étudiant (PFETE), qui permet à des étudiants d'obtenir un emploi dans la fonction publique fédérale à la fin de leur mandat. Au cours de la présente période de référence, la Sous-direction de l'AIPRP de la GRC a jumelé deux étudiants à des employés à temps plein.

Éducation et sensibilisation

La GRC reconnaît que chaque employé a un rôle à jouer pour rendre l'information gouvernementale accessible aux Canadiens. Au cours de la période visée par le présent rapport, près de 1 200 employés de partout au pays ont assisté à des séances d'information données par l'Unité de formation en matière d'AIPRP pour se familiariser avec la Loi sur l'accès à l'information et leurs responsabilités à l'égard du processus de l'AIPRP.

Le Plan de formation en matière d'AIPRP évolue selon les besoins des employés de la sous- direction. Dans le cadre du processus d'orientation, tous les nouveaux employés reçoivent un cours sur l'AIPRP, adapté à leur rôle au sein de la sous-direction. Cela comprend un aperçu général de la Loi sur l'accès à l'information, ainsi qu'une présentation de toutes les unités de la Sous-direction et de leurs responsabilités.

La GRC a mis au point un programme de formation destiné aux employés de l'Unité de réception de la Sous-direction afin de les sensibiliser aux responsabilités qui leur incombent en vertu de la Loi sur l'accès à l'information relativement au traitement des demandes. Ce cours d'un mois offre une formation complète sur le traitement des demandes d'AIPRP, qui s'avère essentielle compte tenu de la structure, de la portée et du mandat de la GRC. Au cours de la présente période de référence, quatorze employés ont reçu cette formation afin d'assurer l'uniformité du processus de réception des demandes, ce qui a permis de traiter efficacement les demandes d'AIPRP dans notre système de gestion des cas Access Pro.

La GRC continue à offrir un programme de formation de trois mois aux analystes de la Sous- direction en fonction de leurs responsabilités, y compris l'examen des documents visés par les demandes et l'application des lois à cet effet. Au cours de la période visée par le présent rapport, huit analystes subalternes et trois analystes principaux ont reçu cette formation complète, ce qui a entraîné une augmentation de 30 % de la capacité d'examen de la Sous- direction sans avoir à ajouter des ressources. Cette activité se poursuivra en 2019-2020.

L'article 22 de la Loi sur la protection des renseignements personnels prévoit des exceptions discrétionnaires et obligatoires en ce qui touche l'application de la loi, les enquêtes et la sécurité des établissements pénitentiaires. Le mandat et les responsabilités de la GRC exigent que les analystes en matière d'AIPRP connaissent et comprennent bien l'article 22 et ses lignes directrices. La formation interne consiste notamment à offrir aux employés de la Sous-direction de l'AIPRP, y compris de nouveaux analystes d'autres institutions gouvernementales, de l'encadrement relativement à l'application de l'article 22.

Le personnel de l'AIPRP assiste régulièrement à des séances de formation à l'interne, notamment sur les lignes directrices du Conseil du Trésor, ainsi que sur les exceptions et exclusions particulières que prévoit la Loi. Les analystes en matière d'AIPRP sont nombreux à participer aux séances de formation et ateliers parrainés par le Secrétariat du Conseil du Trésor et à la conférence annuelle de l'APA, ce qui favorise leur perfectionnement professionnel.

Conformément à la stratégie de formation de la GRC, les employés de l'AIPRP sont encouragés à se perfectionner en matière d'AIPRP afin d'acquérir des connaissances et d'améliorer leur efficacité comme spécialistes de l'AIPRP. La Sous-direction de l'AIPRP officialisera ses processus internes, y compris l'élaboration de procédures opérationnelles normalisées, dont le traitement et l'attribution des demandes. Ce projet de longue haleine continuera pendant la prochaine période de référence au fil de la rationalisation et de la normalisation des processus.

Politiques et lignes directrices nouvelles ou modifiées concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels

Durant l'exercice financier 2018-2019, la GRC a continué de moderniser et de mettre à jour l'ensemble des politiques et procédures internes pour en assurer l'arrimage aux normes actuelles d'établissement de rapports. Ces changements se poursuivront pendant la période de référence 2019-2020 et ils viseront principalement la formation à l'échelle du détachement pour veiller à ce que les employés de première ligne connaissent les obligations de la GRC en vertu de la réglementation fédérale.

Pendant la présente période de référence, la Sous-direction de l'AIPRP a découvert que se produisaient des tentatives d'accès frauduleux à des renseignements personnels au moyen du service de demandes en ligne d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels. Dorénavant, les demandeurs doivent donc fournir une signature et une pièce d'identité avec photo lorsqu'ils présentent une demande. Cette nouvelle exigence pourrait expliquer la diminution du nombre de demandes reçues par rapport à la période précédente.

L'Unité des politiques de l'AIPRP a fourni aux bureaux de première responsabilité (BPR) de la GRC un modèle simplifié d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP), a mis à jour et précisé le processus de présentation des EFVP et a fusionné les politiques internes concernant les communications, conformément au paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Afin de faciliter les capacités de recherche et de clarifier à la fois le processus d'EFVP et les procédures relatives aux atteintes à la vie privée, la Sous-direction de l'AIPRP a mis à jour sa page Web interne, y compris la coordination des modifications.

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Au cours de la période de référence, la GRC a effectué deux évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP). L'EFVP de la Banque nationale de données génétiques (BNDG) a été présentée au Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et au Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP). Ce programme a fait l'objet d'une EFVP en 2014 et a été mis à jour à la suite des modifications à la Loi sur l'identification par les empreintes génétiques. L'EFVP du Programme des systèmes d'aéronef télépiloté (SATP) a été présentée au CPVP seulement puisqu'aucun changement au fichier de renseignements personnels (FRP) connexe n'était nécessaire. Une brève description de chaque EFVP est fournie ci-dessous. Les résumés de ces programmes se trouvent sur le site Web de la GRC à http://www.rcmp-grc.gc.ca/fr/addendums- evaluation-des-facteurs-relatifs-la-vie-privee.

De plus, neuf EFVP (dont deux ont été finalisées) et trois addendums ont été reportés de l'exercice financier précédent. Toutes les EFVP ont fait l'objet de multiples examens par la Sous-direction de l'AIPRP de la GRC, dont sept sont en voie d'être achevées par les bureaux de première responsabilité. Six nouvelles EFVP ont été présentées à la Sous-direction de l'AIPRP de la GRC durant l'exercice financier 2018-2019. Trois des six nouvelles EFVP ont fait l'objet d'un premier examen par la Sous-direction de l'AIPRP de la GRC. Plus de 200 demandes d'information liées à l'EFVP ont été traitées et 33 questionnaires ont été examinés afin de déterminer la nécessité d'une EFVP.

Banque nationale de données génétiques

La Banque nationale de données génétiques (BNDG) sert à identifier des individus, à établir des liens quant aux personnes impliquées dans des infractions désignées et à orienter les enquêtes sur ces derniers, ainsi qu'à soutenir au moyen de l'ADN les enquêtes sur des personnes disparues et des restes humains non identifiés. Elle est administrée par les Services des sciences judiciaires et de l'identité (SSJI) et relève du programme des Services nationaux de police (SNP) de la Gendarmerie Royale du Canada (GRC). La BNDG a été établie en juin 2000 à la suite de l'adoption de la Loi sur l'identification par les empreintes génétiques. Il s'agit de la seule banque de données au Canada permettant l'enregistrement et la récupération rapide de profils génétiques dans le contexte d'infractions désignées. Elle est consultée par les responsables d'organismes canadiens d'application de la loi à l'appui d'enquêtes criminelles.

En décembre 2014, la Loi sur l'identification par les empreintes génétiques a été modifiée de façon à élargir la portée de la BNDG et l'application de l'analyse génétique par la GRC pour soutenir les enquêtes sur les personnes disparues et les restes humains non identifiés. Ces modifications sont entrées en vigueur le 6 mars 2018. La BNDG comprend depuis cinq nouveaux fichiers : le fichier des familles des personnes disparues (FFPD), le fichier des personnes disparues (FPD), le fichier des restes humains (FRH), le fichier des victimes (FV) et le fichier des donneurs volontaires (FDV).

Programme des systèmes d'aéronef télépiloté (SATP)

Le Programme des systèmes d'aéronef télépiloté (SATP) permet à la Gendarmerie royale du Canada (GRC) de prendre des photos et des vidéos aériennes à l'appui des opérations de la GRC. Un SATP est un aéronef motopropulsé dont les composants, comme une caméra ou un appareil photo, sont utilisés sans membre d'équipage à bord. Ces systèmes sont aussi souvent appelés drones, petits aéronefs sans pilote, véhicules aériens sans pilote ou systèmes d'aéronef sans pilote. À l'heure actuelle, la GRC utilise plusieurs systèmes différents dotés d'appareils photo et de caméras vidéo, de caméras infrarouges ou de caméras thermiques. En vol, le SATP est télécommandé par un pilote, tandis qu'un opérateur de charge utile est responsable de prendre les photos et les vidéos.

Divulgation de renseignements aux termes de l'alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Au cours de l'exercice financier 2018-2019, il y a eu 32 divulgations par la GRC en vertu de l'alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Toutes les divulgations se rapportaient soit à la situation professionnelle de membres de la GRC visés par des accusations ou à la mise en liberté de délinquants dangereux dans des collectivités au Canada. Dans bien des cas, la GRC a avisé le Commissariat à la protection de la vie privée avant la divulgation.

Plaintes et vérifications

La Sous-direction de l'AIPRP a reçu 184 plaintes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels en 2018-2019. La plupart des plaintes qu'a reçues la GRC en vertu de la LPRP concernaient des exemptions et des présomptions de refus. La GRC n'a présenté aucune observation officielle en vertu de l'article 33 et n'a reçu aucun rapport de constatations avec recommandations du Commissaire à la protection de la vie privée conformément en vertu de l'article 35.

Au cours de l'exercice financier 2018-2019, la GRC a reçu 22 constatations du CPVP relativement à des plaintes concernant la conformité à la protection de la vie privée. Sur les 22 plaintes, cinq étaient fondées, 11 n'étaient pas fondées, deux ont été résolues et quatre ont été abandonnées. Le CPVP n'a mené aucune enquête notable sur la GRC. La majorité des enquêtes étaient liées au non-respect des politiques internes et à l'erreur humaine.

Atteintes à la vie privée

Cinq atteintes importantes à la vie privée ont été signalées au CPVP et à la Division des politiques de l'information et de la protection des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor en 2018-2019. Après examen des infractions et des mesures qu'a prises la GRC, le CPVP a décidé de ne pas donner suite à l'affaire pour deux des infractions. Le CPVP examine toujours les trois autres. Voici une brève description des infractions et des mesures prises.

Dans le premier cas, un employé de la GRC a accédé de façon inappropriée à des dossiers de la police, en dehors du cadre de ses fonctions, contrevenant ainsi aux pratiques acceptables d'utilisation des technologies de l'information de la GRC. Une enquête a été menée à cet effet et des mesures disciplinaires ont été prises.

Dans le deuxième cas, à la suite d'une demande informelle d'accès à un dossier médical, un membre de la GRC a reçu un dossier non caviardé contenant des renseignements médicaux personnels d'autres membres. Les personnes touchées ont été avisées de l'atteinte à la vie privée. Une formation a été donnée aux employés des Services de santé au travail sur l'approbation et la divulgation afin d'éviter qu'une telle situation ne se reproduise. De plus, l'unité a établi des procédures opérationnelles réglementaires pour la divulgation informelle des dossiers.

Dans le troisième cas, un membre de la GRC a divulgué de façon inappropriée un rapport narratif non caviardé d'un constat de police pour étayer sa plainte contre un employé d'une institution provinciale. Le rapport narratif comprenait le nom de l'employé et d'une autre personne (personne touchée) impliquée dans le constat. L'affaire a fait l'objet d'une enquête, l'employé a suivi une formation obligatoire sur la divulgation et a passé en revue la politique relative à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels.

Dans le quatrième cas, certaines enveloppes préparées pour un envoi postal au Centre de traitement du Programme canadien des armes à feu (PCAF) de la GRC n'étaient pas bien scellées après avoir été traitées par une machine à affranchir. Cela a été attribué à une défaillance des coussinets d'humectage de l'appareil pendant le fonctionnement normal. Tout le courrier était adressé à divers clients du PCAF partout au Canada et pouvait contenir leur carte de permis d'armes à feu ou un avis écrit leur demandant de communiquer avec le PCAF pour transmettre plus de renseignements. Trois clients ont indiqué au PCAF avoir reçu une enveloppe non scellée, mais l'atteinte à la confidentialité des renseignements n'a pu être établie. Le nombre de personnes susceptibles d'être touchées étant élevé, cet incident a été signalé au Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP). Les problèmes mécaniques ont été résolus et une surveillance continue est exercée afin d'assurer le bon fonctionnement de l'appareil.

Dans le cinquième incident, un courriel destiné à un membre de la GRC contenant des renseignements personnels de nature délicate a été envoyé par inadvertance à une adresse électronique personnelle erronée. Un courriel a immédiatement été envoyé au destinataire lui demandant de supprimer le message de sa boîte de réception. La GRC n'a toujours pas eu de réponse de cette personne, mais elle en informera le CPVP si elle reçoit une confirmation.

Ordonnance de délégation de pouvoirs

L'annexe C renferme une copie signée de l'ordonnance de délégation de pouvoirs

Chapitre 4 : Interprétation du rapport statistique

Rapport statistique et exigences additionnelles en matière d'établissement de rapports

Pour le rapport statistique de la GRC visant la Loi sur la protection des renseignements personnels, voir l'annexe D.

Interprétation du rapport statistique

Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Comme on peut le voir dans le rapport statistique à l'annexe D, la GRC a reçu 4 289 nouvelles demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il y a également eu 4 009 demandes provenant de la période de référence précédente, pour un total de 8 298 demandes. De ce total, 4 808 ont été réglées et 3 490 ont été reportées à la prochaine période de référence. Comme on peut le constater ci-dessous, il y a eu une légère diminution du nombre de demandes de renseignements personnels reçues par rapport aux deux dernières périodes de référence.

Charge de travail

Description texte - Charge de travail

Année	Reçues	En suspens	Terminées	Reportées
2016-2017	4826	224	3858	1192
2017-2018	5203	1192	2967	3428
2018-2019	4436	3428	4176	3688

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Délai de traitement

La Sous-direction de l'AIPRP a traité un total de 1 184 demandes en 30 jours ou moins. Il y a eu 846 demandes traitées dans un délai de 31 à 60 jours, 422 dans un délai de 61 à 120 jours et 2 356 dans un délai de plus de 121 jours. Des prorogations de 30 jours ont été demandées pour 3 053 dossiers.

Délai de traitement

Description texte - Délai de traitement

Année	De 0 à 30 jours	De 31 à 60 jours	De 61 à 120 jours	121 jours et plus
2016-2017	2249	775	481	353
2017-2018	890	516	650	911
2018-2019	1101	633	522	1920

Disposition des demandes traitées

Des 4 808 demandes traitées en 2018-2019, les réponses données et le pourcentage relatif pour toutes les demandes reçues sont les suivants :

• 339 demandes ont fait l'objet d'une divulgation totale (7 %)
• 2 317 demandes ont donné lieu à une divulgation partielle (48 %)
• 81 demandes ont fait l'objet d'une exception totale (2 %)
• Aucune demande n'a fait l'objet d'une exclusion totale (0 %)
• 570 demandes ont été réglées en indiquant qu'aucun document n'existe (12 %)
• 1 484 demandes ont été abandonnées par le demandeur (31 %)
• 17 demandes n'ont été ni confirmées ni infirmées (0,3 %)

Règlement des demandes

Description texte - Règlement des demandes

État	Numéro de sources
Divulgation complète	450
Divulgation partielle	2155
Exception totale	160
Exclusion totale	2
Aucun document n'existe	520
Transférées	4
Abandonnées	862
Ni confirmées ni infirmées	23

Exceptions et exclusions

La GRC s'inscrivant dans la catégorie des organismes d'enquête au sens de l'annexe II du Règlement sur la protection des renseignements personnels, la plupart des exceptions prévues par la Loi sur la protection des renseignements personnels ont été utilisées pendant la période de référence. L'exception la plus souvent appliquée aux dossiers a été celle de l'article 26, s'agissant de renseignements concernant un autre individu. D'autres exceptions courantes touchaient le paragraphe 22(1), pour empêcher la divulgation d'information utilisée pour l'application de la loi, les enquêtes et la sécurité, et le paragraphe 19(1) visant les renseignements personnels obtenus à titre confidentiel des gouvernements des provinces ou de leurs organismes.

Consultations

Durant la période de référence, la GRC a traité 150 consultations totalisant 6 235 pages. Des 150 consultations, 72 ont été reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada, soit une diminution de 29 % par rapport à 2017-2018. De plus, 1 730 pages à examiner ont été reçues d'autres organisations.

En 2018-2019, la GRC a demandé en tout 47 consultations à d'autres institutions fédérales et municipales.

Plaintes et enquêtes

La Sous-direction de l'AIPRP a reçu 184 plaintes aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels en 2018-2019. Les plaintes les plus courantes étaient les plaintes relatives aux exceptions et aux présomptions de refus. La GRC n'a présenté aucune observation officielle en vertu de l'article 33 et n'a reçu aucun rapport de constatations avec recommandations du Commissaire à la protection de la vie privée en vertu de l'article 35.

Au cours de la période de référence 2018-2019, la GRC a dû composer avec un manque de ressources. Néanmoins, 147 plaintes ont été fermées.

Appels

Pendant l'exercice financier, aucune demande en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels ne s'est retrouvée en Cour fédérale.

Conclusion

Les réalisations décrites dans le présent rapport témoignent de l'engagement continu de la GRC à s'acquitter de ses obligations et responsabilités institutionnelles en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et à poursuivre l'amélioration des normes de service en 2019-2020. Afin d'obtenir ce résultat, la GRC élargira les fonctions de formation en matière d'AIPRP afin d'améliorer la compréhension des employés à l'égard de la Loi et leur responsabilisation. De plus, des changements fonctionnels, procéduraux et structurels seront apportés au sein de la Sous-direction de l'AIPRP afin que la GRC puisse relever les défis actuels et mieux répondre aux besoins futurs. Les résultats d'une vérification interne axée sur les risques de la Sous-direction de l'AIPRP, qui sera effectuée en juin 2019, viendront éclairer ces changements.

Annexe C

Ordonnance de délégation de pouvoirs

Annexe D

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Partie 1 : Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Partie 2 : Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.5 Complexité

2.6 Deemed refusals

Partie 3 : Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Partie 4 : Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Partie 5 : Prorogations

Partie 6 : Consultations Received From Other Institutions and Organizations

Partie 7 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

Partie 8 : Plaintes et enquêtes

Partie 9 : Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)

Partie 10 : Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

Remarque : Entrer des valeurs à deux décimales.

CHRO Update - April 22, 2020

CHRO's broadcast sent April 22, 2020

Like most of you, I'm processing the tragedy of Sunday's shootings in Nova Scotia. We have lost a friend and colleague and we grieve for her family and the toll this has taken on the close-knit community of Portapique and others across Nova Scotia. Even under normal circumstances, an on-duty death sends shock waves through our community. That this should happen during a pandemic that requires us to remain separate from those we love is truly devastating. We will comfort each other, but we must do it at a distance.

We're exceptionally proud of our front line officers right now, whose continued hard work is a testament to their dedication to helping others, and we will all continue to do everything we can to support them and each other.

At a time like this, there is no such thing as "business-as-usual," however, there are several updates and initiatives that I know are still important to many as we keep the wheels turning:

Tracking COVID-related leave (Code 699)

Please note that all government departments, including the RCMP, are required to track "Leave with Pay for Other Reasons" (Code 699) for COVID-related absences with more detail than what was previously required.

Detailed instructions on include how to track leave for last fiscal year (before April 1st) and current fiscal year (after April 1st) in HRMIS, who may approve, and what to do if you don't have HRMIS access.

I appreciate your patience in taking the time to track your leave according to requirements. This will help us and all of government put together an accurate picture of the impacts of the pandemic to better inform planning for future events.

Reporting your health status

As you know, it's important that we track any cases of COVID-19 in our organization not only to ensure we are well prepared to address any capacity issues and resourcing needs, and support employee wellness, but to enable us to respond quickly and effectively to ensure everyone's continued safety. While each division has a different process for collecting this data from employees, the overall approach for consolidating the data is the same across the country. All employees are reminded of their responsibility to report their health status to their division.

Throughout the reporting process, your personal information is protected. Primary contacts have been identified in each division to input employee data into a divisional spreadsheet. Access to this data is restricted to only these contacts and the team responsible for generating the national dashboard. The national dashboard captures the current situation of our workforce, both national and divisionally, in comparison to the overall situation in Canada for the senior management team. It does not contain any personal identifiers for employees. Post-pandemic, the data collected for the national dashboard will be disposed of accordingly.

Member career preferences to be retained until September 1

Career Development and Resourcing (CDR) offices uses member career preferences in HRMIS to help them identify interest in postings available across the country. Career preferences are purged each year, so that only current preferences are maintained in HRMIS.

Given the current situation, the purge date has been extended from June 1, 2020 to September 1, 2020. On September 1, 2020, any career preference information entered in HRMIS prior to July 1, 2020 will be purged.

Update on staffing

We will continue to process promotions and transfers and other staffing actions for all ranks and categories on a case-by-case basis until further notice. This means that all transactions will be processed according to organizational need and urgency with an understanding that there may be some delays in the relocation process.

The Onboarding Transition Phase (OTP) that was required for deeming has officially been lifted. HRMIS staffing transactions that were suspended since January 1, 2020 can now resume. Please note that the remains in place.

Leave restrictions

As announced in the , new requests for annual/vacation leave from all RCMP employees are currently restricted until July 1, 2020 in order to ensure that we can meet all of our operational requirements in light of the evolving COVID-19 pandemic.

We know many of you have been working very hard over the past several weeks, and may need time to recharge. Therefore, short leave requests up until July 1, 2020 may be considered on a case-by-case basis, subject to management's approval.

We all remain subject to the travel restrictions and other measures put in place by public health officials to limit the spread of the virus and keep ourselves and our vulnerable populations safe.

As the Commissioner said, "In challenging times, Canadians look to the RCMP not just for service, but for leadership. They see us out there every day, doing the job we do so well, and what they see, influences how they feel."

While these days feel harder than most, please continue to take care of yourselves and your loved ones. Reach out to the if you need their help.

Stay strong.

Gail Johnson
Chief Human Resources

Mise à jour de la DPRH - 22 avril 2020

Communiqué de la DPRH envoyé le 22 avril 2020

Comme la plupart d'entre vous, j'essaie de trouver un sens à la tragique fusillade survenue dimanche en Nouvelle-Écosse. Nous avons perdu une amie et collègue, et partageons notre peine avec sa famille. Nous compatissons avec la communauté unie de Portapique et les autres communautés de la Nouvelle-Écosse qui ont été durement touchées. Le décès d'un membre dans l'exercice de ses fonctions a toujours un effet-choc sur notre communauté, mais qu'il se produise pendant une pandémie est des plus dévastateur car, séparés de ceux qui nous sont chers, nous sommes contraints à nous réconforter à distance.

Nous sommes exceptionnellement fiers de nos agents de première ligne en ce moment, dont le travail acharné et continu témoigne de leur dévouement à aider les autres, et nous continuerons tous à faire tout ce qui est en notre pouvoir pour les soutenir.

Si le cours des choses n'a rien de normal pour l'instant, il y a cependant plusieurs mises à jour et initiatives qui, je le sais, demeurent importantes pour nombre d'entre nous.

Inscription des congés liés à la COVID-19 (Code 699)

Veuillez prendre note que tous les ministères, la GRC y compris, sont tenus d'inscrire les congés de la catégorie « autre congé payé » (code 699) pour les absences liées à la COVID-19 en fournissant plus de détails que ce qui était exigé auparavant.

Veuillez consulter les instructions détaillées sur la pour le dernier exercice (avant le 1^er avril) et l'exercice en cours (après le 1^er avril) dans le SIGRH, les personnes autorisées à les approuver et ce que vous devez faire si vous n'avez pas accès au SIGRH.

Je vous remercie de prendre le temps d'inscrire vos congés selon ce qui est exigé. Cela nous aidera, de même que l'ensemble du gouvernement, à brosser un portrait juste des conséquences de la pandémie et à mieux planifier pour l'avenir.

Faire connaître votre état de santé

Comme vous le savez, il est important que nous soyons au courant des cas de COVID-19 au sein de l'organisation, non seulement pour être fin prêts à remédier aux problèmes de capacité et aux besoins en ressources et soutenir le bien-être des employés, mais aussi pour nous permettre d'agir rapidement et efficacement pour assurer en tout temps la sécurité de tous. Même si chaque division a sa façon de recueillir ces données auprès des employés, une même méthode est employée à l'échelle nationale pour consolider les données. On rappelle aux employés qu'ils ont la responsabilité de faire connaître leur état de santé à leur division.

Vos renseignements personnels sont protégés tout au long du processus. Dans chaque division, des ressources ont été affectées à l'entrée des données des employés dans un tableau. L'accès à ces données est restreint à ces ressources et à l'équipe responsable de la production d'un tableau de bord national. Produit pour l'équipe de gestion supérieure, ce tableau de bord fait état de la situation actuelle du personnel, aux échelles nationale et divisionnaire, par rapport à la situation générale au Canada. Il ne contient aucun renseignement permettant d'identifier les employés. Après la pandémie, les données recueillies pour le tableau de bord national seront éliminées comme il se doit.

Conservation des préférences de carrière des membres jusqu'au 1^er septembre

Les bureaux du perfectionnement et du renouvellement (BPR) se servent des préférences de carrière indiquées dans le SIGRH pour aider les membres en ce qui concerne les postes disponibles partout au pays susceptibles de les intéresser. Les préférences de carrière sont éliminées chaque année afin que seules les préférences à jour soient conservées dans le SIGRH.

Compte tenu de la situation actuelle, la date d'élimination fixée au 1^er juin 2020 a été reportée au 1^er septembre 2020. Le 1^er septembre 2020, les préférences de carrière entrées dans le SIGRH avant le 1^er juillet 2020 seront éliminées.

Dotation

Nous continuerons de traiter les promotions, mutations et autres mesures de dotation pour tous les grades et toutes les catégories, au cas par cas, jusqu'à nouvel ordre. Cela signifie que toutes les transactions seront traitées selon les besoins de l'organisation et l'urgence de la situation, en tenant compte du fait que les réinstallations pourraient être retardées.

La Phase de transition relative à l'intégration (PTI) en vue de la conversion a officiellement été annulée. Les transactions d'avis de changement du SIGRH qui étaient suspendues depuis le 1^er janvier 2020 ne le sont plus. Veuillez noter que l' se poursuit.

Restrictions de congé

Comme la commissaire l'a annoncé dans la , les nouvelles demandes de congé annuel feront l'objet de restrictions jusqu'au 1^er juillet 2020 pour que nous puissions répondre aux exigences opérationnelles de l'organisation dans le cadre de la pandémie de la COVID-19, qui est en constante évolution.

Nous savons que plusieurs d'entre vous travaillez très fort depuis quelques semaines et que certains pourraient avoir besoin de recharger leurs batteries. Par conséquent, il a été décidé que certaines demandes de congé de courte durée, jusqu'au 1^er juillet 2020, pourraient être accordées au cas par cas, sous réserve de l'approbation de la direction.

Nous devons tous continuer de respecter les restrictions applicables aux déplacements et les autres mesures mises en place par les autorités de santé publique pour freiner la propagation du virus et préserver notre propre sécurité et celle des personnes vulnérables.

Comme l'a dit la commissaire, « [en] période difficile, les Canadiens se tournent vers la GRC non seulement pour obtenir des services mais aussi, pour trouver une source de leadership. Tous les jours, ils nous voient en action, en train de faire si bien notre travail, et ce qu'ils voient influe sur la façon dont ils se sentent ».

En cette période difficile, je vous prie de continuer à prendre soin de vous et de vos proches. N'hésitez pas à avoir recours aux si vous en sentez le besoin.

Restons forts.

Gail Johnson
Dirigeante principale des Ressources humaines

Update from the Corps Sergeant Major

Corps Sergeant Major's broadcast sent April 17, 2020

Throughout the COVID-19 outbreak, your Warrant Officers and I have continued to play an active role in keeping our senior leadership informed and in touch with the needs of our front line across the country. We have been hearing front-line stories and feedback from members in detachments and units in all Divisions, and we will continue to make sure our Division and national Senior Executive tables are aware of your situation.

As always, if you have questions about dress and deportment or grooming, or if you want to share insights about morale and welfare in your units, whether there is a success or best practice to recognize or a gap that needs attention, your Warrant is one of the many resources that can listen and help guide you to the right resources.

Letter of support from RCMP Veterans' Association

On March 27, Commissioner Lucki sent a letter to RCMP Veterans through the Veterans' Association.

The Commissioner would like to reinforce this important connection: "Our Veterans are an important part of our RCMP family. During these challenging days, we need to look out for each other. If you have the time, I encourage you to reach out by phone, email or text message to your former colleagues who may have retired, or those who may be on long-term medical leave. Touching base with them will do both of you a world of good. One of my favourite parts of this job is listening to the stories and the humour of the women and men who have shaped our organization and helped to guide our country to safety through many incidents before this."

I am pleased to share with all of you some kind words of support that we received in reply. Please see the full text of the Vets' Association response, included below.

Grooming standards during COVID-19 closures

We recognize that many businesses, including barbershops and hair salons are closed to keep their customers and themselves safe during the COVID-19 pandemic. As a result, not all of us are looking or feeling as tidy as we normally would.

I thank you for your best efforts to look sharp, while respecting everyone's safety. Because not all of us have the tools or the skills to attempt to keep up our normal grooming, we have to accept that our hair may get a little longer under the circumstances.

You may want to note that the updated RCMP uniform and dress policy does not require you to keep your hair short. If you are unable to access professional hair services, you can follow the policies for wearing long hair.

Always remember that your safety and the safety of the general public are our top priorities. We're all in this together, and we're all experiencing the same disruption to our normal routines. As long as your hair does not interfere with the proper fit and function of personal protective equipment or safely carrying out your duties, you need not be concerned about missing a trim.

Facial hair

For your continued safety, however, you must continue to follow the requirements for wearing a tight-fitting respirator. The current pandemic represents a known hazard that could require the use of a respirator as personal protective equipment under some circumstances.

For the duration of the pandemic in Canada, our members are required to remove any beards or to trim any long moustaches that will interfere with the effective use of a fitted respirator.

Should you require accommodation based on a prohibited ground of discrimination, which includes religion and disability, you must complete and submit form 6470.

Be safe,

Al McCambridge
Corps Sergeant Major

Mise à jour du sergent-major du corps

Communiqué du sergent-major du corps envoyé le 17 avril 2020

Depuis le début de la pandémie de COVID-19, les sous-officiers brevetés et moi travaillons activement à tenir la haute direction au courant des besoins du personnel de première ligne aux quatre coins du pays. Nous recevons des témoignages et des commentaires de la part de membres relevant de détachements et de services dans toutes les divisions, et nous continuerons de veiller à ce que l'État-major supérieur et ses pendants divisionnaires soient informés de votre situation.

Comme toujours, si vous avez des questions sur les normes de tenue et de comportement ou d'apparence, ou si vous souhaitez nous transmettre vos observations sur le moral et le bien-être du personnel de votre service, que ce soit pour souligner une réussite ou une pratique exemplaire ou pour signaler une lacune, votre sous-officier breveté fait partie des nombreux intervenants qui sont là pour vous écouter et vous aiguiller vers les bonnes ressources.

Lettre de soutien de l'association des anciens de la GRC

Le 27 mars, la commissaire Lucki a envoyé une lettre aux anciens de la GRC par l'intermédiaire de leur association.

Elle tient à rappeler l'importance du lien avec nos anciens collègues : « Ces personnes occupent une place importante dans la famille de la GRC. En ces jours difficiles, nous devons veiller les uns sur les autres. Si vous avez le temps de le faire, je vous encourage à communiquer par téléphone, courriel ou message texte avec ceux de vos collègues qui ont pris leur retraite ou qui sont en congé de maladie prolongé. Cet effort pour prendre de leurs nouvelles leur fera énormément de bien, et à vous aussi. L'un des aspects que j'aime le plus de mon travail est la possibilité d'écouter les récits et d'apprécier l'humour des hommes et des femmes qui ont forgé notre organisation et aidé notre pays à traverser en sécurité bien d'autres crises. »

Je suis heureux de partager avec vous le gentil message de soutien que nous avons reçu en réponse à la lettre de la commissaire. Le texte intégral figure à la fin du communiqué.

Normes en matière d'apparence pendant les fermetures attribuables à la pandémie

Nous savons que de nombreux commerces, dont les salons de coiffure, sont fermés afin de protéger leurs clients et leurs employés contre la COVID-19. Certains d'entre nous ont donc peut-être le sentiment d'avoir moins fière allure qu'en temps normal.

Je vous remercie de vos efforts pour garder une apparence soignée tout en respectant la sécurité de tous. Comme nous n'avons pas tous les outils ou les talents requis pour nous couper les cheveux à la fréquence habituelle, il faut accepter de les porter un peu plus longs que d'habitude.

Veuillez prendre note que la nouvelle politique de la GRC sur les uniformes et tenues ne vous oblige pas à garder vos cheveux courts. Si vous n'avez pas accès à des services de coiffure professionnels, vous pouvez suivre les dispositions établies pour les cheveux longs.

Souvenez-vous toujours que votre sécurité et celle du public passent avant tout. Nous sommes tous dans le même bateau et vivons les mêmes perturbations de nos habitudes. Tant que vos cheveux ne nuisent pas à l'ajustement et au fonctionnement de l'équipement de protection individuelle ni à l'exercice sécuritaire de vos fonctions, il n'y a pas de quoi vous inquiéter si votre prochaine coupe se fait attendre.

Poils faciaux

Par contre, pour votre sécurité, vous devez continuer de suivre les exigences concernant le port d'un respirateur étanche. La pandémie suscite des risques connus qui peuvent exiger l'intégration d'un respirateur à l'équipement de protection individuelle dans certaines circonstances.

Tant que la pandémie durera au Canada, nos membres sont tenus de se raser la barbe ou de se tailler la moustache de façon qu'elle ne compromette pas l'étanchéité d'un respirateur.

Si vous avez besoin de mesures d'adaptation en raison de votre religion, d'une incapacité ou d'un autre motif de distinction illicite, vous devez remplir et présenter le formulaire 6470.

Prenez soin de vous,

Al McCambridge
Sergent-major du corps

National COVID-19 Update – April 16, 2020

Commissioner's broadcast sent April 16, 2020