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Missing and Murdered Aboriginal Women: 2015 Update to the National Operational Overview
Executive Summary
In May 2014, the RCMP released Missing and Murdered Aboriginal Women: A National Operational Overview. The 2015 reportFootnote 1 provides updated statistics and analysis on new cases of missing and murdered Aboriginal women that have occurred since then, and addresses the investigative, procedural and preventative strides that the RCMP has taken in meeting the "Next Steps" outlined in the 2014 Overview.
Some of the key findings in this update include the following:
- There was a 9.3% reduction in the number of unsolved Aboriginal female homicides and "suspicious" missing person cases from the 2014 Overview (225 cases to 204 cases) across all police jurisdictions.
- In 2013 and 2014Footnote 2, within RCMP jurisdictions onlyFootnote 3, there were 32 Aboriginal female homicide cases. The proportion of Aboriginal female homicide victims within RCMP jurisdictions in 2013 and 2014 is consistent with levels of the past decade.
- The overall solve rate for female homicides in RCMP jurisdictions for 2013 and 2014 was 82%. Homicides of Aboriginal and non-Aboriginal women had similar solve rates of 81% and 83%.
- RCMP homicide data from 2013 and 2014 shows a strong nexus to family violence. Female victims, regardless of ethnicity, are most frequently killed by men within their own homes and communities.
- As of April 2015, for all police jurisdictions in Canada, there were 174 missing Aboriginal female cases. This represents 10% of the 1,750 missing females reported on the Canadian Police Information Centre (CPIC).
- Eleven additional Aboriginal women have been identified as missing since the 2014 Overview was conducted.
Parallel to the findings of the 2014 Overview in which most homicide victims had a previous relationship with the offender, the 2013 and 2014 RCMP data reveals that the offender was known to the victim in 100% of the solved homicides of Aboriginal women in RCMP jurisdictions, and in 93% of cases of solved homicides of non-Aboriginal women. Violence within family relationships is a key factor in homicides of women, and has prompted the RCMP to focus intervention and prevention efforts on familial and spousal violence.
The RCMP remains committed to ensuring the reduction and prevention of violence against Aboriginal women. However, the RCMP is only one partner among many government and non-government organizations (NGOs), social service agencies, health professionals and citizens who must align their efforts to reduce the high rates of violent victimization experienced by Aboriginal women.
Violence in our communities is a societal concern for Canada that goes beyond the responsibility of law enforcement, government and social services. While the safety of Canada's citizens, particularly the most vulnerable, is everyone's responsibility, communities play a vital role in developing and leading solutions. Aboriginal communities need to be included in working partnerships that will collectively focus on how best to approach challenges and find solutions that will enhance the safety and security of everyone.
Since the release of the 2014 Overview, there has been significant advancement of public understanding and awareness of the issue of violence against Aboriginal women. However, this update shows that Aboriginal women continue to be over-represented among Canada's murdered and missing women.
It is our hope that this report will continue to raise public awareness and encourage new prevention efforts. Through this update we take one more step forward in a difficult but necessary journey towards healing for all Canadians.
Introduction
In May 2014, the RCMP released its Missing and Murdered Aboriginal Women: A National Operational Overview. This was the first initiative of its kind to draw on data from all police jurisdictions across CanadaFootnote 4. It included data about reported missing Aboriginal women cases dating back to 1951, and reported homicides of Aboriginal women over a 33 year period, (1980-2012). The 2014 National Operational Overview has contributed to the dialogue on this important subject and public response has been significant.
This update should be read in conjunction with the 2014 National Operational Overview as the background and contextualization of the issue of violence against Aboriginal womenFootnote 5 is discussed in greater detail in that document.
PART 1 – Evolution of the 2014 National Operational Overview Data
The 2014 National Operational Overview reported 120 unsolved homicides of Aboriginal women, and 105 missing Aboriginal women categorized as missing in "unknown" circumstances or where foul play was suspected, for a total of 225 unsolved missing and murdered cases across all police jurisdictions in Canada. Current updated data shows 106 unsolved homicide cases and 98 unsolved missing cases (unknown or foul play suspected circumstances) remain outstanding. The reduction from 225 unsolved cases to 204 this past year represents an overall resolution rate of 9.3%: 11.7% for homicides and 6.7% for missing Aboriginal females.
Description of graph in tabular format follows.
| Unsolved homicides | Missing (unknown or foul play suspected) | Total |
|---|---|---|
| 120 | 105 | 225 |
| Unsolved homicides | Missing (unknown or foul play suspected) | Total |
|---|---|---|
| 106 | 98 | 204 |
The following represents the details of the evolution of the data related to these 225 unsolved cases:
- Six Aboriginal women reported missing have been "located." It is important to note that "located" in the case of missing persons can mean that the person has been found alive, or that found human remains or partial human remains have been identified as the missing person. When human remains/partial remains have been identified, an investigation continues to determine cause of death.
- As the result of investigation, one unsolved missing person case has become an active homicide investigation.
- Formal charges have been laid in 10 homicide cases.
- Two homicide cases have been concluded without charges as DNA identified suspects who are no longer alive.
- Three homicide cases are no longer classified as homicides as investigation has confirmed that the deaths were due to other causes, (i.e. accidental death, overdose, suicide).
Description of graph in tabular format follows.
| Missing - located | Homicides cleared by charge | Suspects confirmed deceased through DNA | Homicides, deemed as accidental death, overdose or suicide | Missing person deemed as homicide |
|---|---|---|---|---|
| 6 | 10 | 2 | 3 | 1 |
PART 2 - Additional Analysis: 2014 Operational Overview Homicide Data
Some additional analysis was conducted on the 1980-2012 data of female homicides, particularly as it related to the locations of the homicides of Aboriginal and non-Aboriginal women. Since 1991, Statistics Canada has collected data on homicides occurring in Census Metropolitan AreasFootnote 8 (CMAs). When analyzed, there was a notable difference between homicides of Aboriginal and non-Aboriginal women from 1991-2012Footnote 9 in terms of whether or not the incident occurred within or outside a CMA. Homicides of Aboriginal women were more likely to occur outside the boundaries of a CMA (60%) than homicides of non-Aboriginal women (34%), as demonstrated in the following chart:
Description of graph in tabular format follows.
| Aboriginal | Non-aboriginal | |
|---|---|---|
| CMA | 279 | 2155 |
| Non CMA | 426 | 1129 |
Looking more deeply into the data, analysis has shown that female homicides most often occurred within a residence. This was the case in 68% of homicides of Aboriginal women and 77% of homicides of non-Aboriginal women reported between 1991 and 2012. More specifically, female homicides often occurred in a home that was jointly shared by the victim and the offender. This was the case for 44% of Aboriginal women and 51% of non-Aboriginal women.
Description of graph in tabular format follows.
Note: Due to "rounding" the percentages in each column do not add to 100%
| Joint (both Victim/Offender) | Victim | Offender | Neither | |
|---|---|---|---|---|
| Aboriginal | 44% | 25% | 17% | 13% |
| Non-aboriginal | 51% | 37% | 10% | 3% |
PART 3 – RCMP Progress on "Next Steps" Outlined in the 2014 National Operational Overview
Enhancing Efforts on Unsolved Cases
The RCMP has reviewed all of the outstanding cases of missing and murdered Aboriginal women within its jurisdictions reported in the 2014 Overview, finding that investigations were being diligently investigated with appropriate investigative resourcing. The RCMP has provided all policing partners with data relative to cases in non-RCMP jurisdictions to assist in their reviews.
The RCMP's National Missing Persons Strategy was introduced on September 5, 2014. This Strategy is based on recognized practices in the investigation of missing persons cases. The strategy has augmented investigative review standards and tools reinforcing the importance of increased supervision. Furthermore, the strategy has standardized the investigative process with a revised Missing Persons Policy which incorporates investigative best practices and directives for referrals to Victim Services, taking into consideration cultural needs and establishing mandatory communication schedules with families.
Focusing Prevention Efforts
RCMP homicide data from 2013 and 2014 shows a strong nexus to spousal violence, which points to the need to target prevention efforts towards violence in family relationships as a critical element in reducing homicides of women. Female victims, regardless of their ethnicity, are most frequently killed by the men within their own homes and communities. Accordingly, the RCMP has focused prevention efforts on familial and spousal violence.
The RCMP has identified vulnerable Aboriginal communities across Canada in which to focus prevention and intervention activities aimed at reducing the high incidence of violence against women. RCMP managers have been provided with tools to work with these vulnerable communities to develop and deliver violence prevention initiatives (i.e facilitating access to available funding and established successful programs). Federal and provincial governmental departments and Aboriginal organizations have also been engaged to support the delivery of programming to the vulnerable communities.
RCMP Detachment Commanders, in consultation with local community leaders, are required to develop action plans for the implementation of prevention/intervention activities. Analysis of the implementation, progress and success of the action plans and prevention activities will be done in order to gauge success. Successful plans and interventions will be shared for implementation in other interested communities.
Through the RCMP's Family Violence Initiative (FVI), funding has been allocated and distributed in 2014-2015 in support of violence prevention/intervention initiatives in Aboriginal communities. Over 75% of this funding allocation has been distributed to communities where the RCMP is focusing its prevention initiatives. Distribution of FVI funds will continue throughout fiscal years 2015-2016 and 2016-2017 with a focus on Aboriginal communities.
In addition to the above noted locally developed initiatives, the RCMP is promoting the implementation of established prevention programs in Aboriginal communities. For example, the Aboriginal Shield program, a youth empowerment program which encourages making informed, healthy, positive choices, is available for delivery in communities.
Increasing Public Awareness
The RCMP continues to maintain a dedicated liaison with the Native Women's Association of Canada (NWAC). This relationship allows for the sharing of information between the two organizations, to draw attention to issues of concern to Aboriginal women and communities as well as to work collaboratively to develop initiatives.
As a tool to raise awareness of the issues facing Aboriginal women, the RCMP, in partnership with NWAC and the Assembly of First Nations (AFN), created a poster campaign targeting the reduction of family violence, the timely reporting of missing persons cases and the importance of reporting all details/tips in missing persons investigations. These posters were distributed nationally to increase public engagement.Footnote 10
More recently, the RCMP produced a Public Service AnnouncementFootnote 11 (PSA) video featuring Canadian singer Shania Twain on the issue of family violence. In the fall of 2015, the RCMP will release a second PSA featuring Canadian Inuk National Hockey League player Jordin Tootoo. The video message is designed to raise awareness, particularly among Aboriginal men and boys, about the issue of violence against women. Ultimately, efforts like these aim to stop the generational cycle of violence.
Through involvement in the Canadian Association of Chiefs of Police committees and in consultation with Statistics Canada, the RCMP is engaged in ongoing efforts to encourage lawful and appropriate releases of data on the issue of violence against Aboriginal women and to keep this issue in the public consciousness to encourage prevention efforts. In 2014, the RCMP ensured that all relevant national data collected for the 2014 Overview as a result of follow up with the Canadian policing community was submitted to Statistics Canada as part of its official holdings.
Strengthening the Data
The National Centre for Missing Persons and Unidentified Remains (NCMPUR) provides national data sharing, analytical support, liaison and coordination and development of investigational best practices in missing persons and unidentified remains cases. NCMPUR is administered by the RCMP, but serves all Canadian police services. Investigators, in consultation with victim's families, determine whether to publish missing person data on Canada's Missing website (www.canadasmissing.ca). There may be family or investigational reasons for determining that a profile should not be published. Missing persons/unidentified remains profiles published on the website are publically available. Tips received from the public can assist in resolving missing person cases.
As part of the commitments made in the 2014 Overview, the RCMP provided the project data on missing Aboriginal females to NCMPUR to be considered for publication on the website. To date, 150 files of the 164 outstanding Aboriginal female missing cases have either been published, the publication is pending, it has been excluded from publication for family/investigative reasons, or it has been removed from CPIC as the case is no longer an outstanding missing person.
The RCMP continues to update, compile and distribute homicide and missing persons statistics on cases within its jurisdictions to ensure reliable and relevant data is available for operational decision-making. The RCMP's Missing Persons Policy, related forms/reports and supervisory requirements have been amended to ensure consistent collection of relevant information for statistical purposes. The Homicide Survey collected by Statistics Canada has been enhanced to ensure more reliable data on the Aboriginal origin of victims and, when applicable, charged suspects, is gathered.
PART 4 – Statistical Analysis of New Data: Missing and Murdered Cases
Missing
The following data on missing Aboriginal women is based on a CPIC search conducted on April 1, 2015 for all non-white females missing for at least 30 days across all police jurisdictions.Footnote 12 A quality assurance review using the NCMPUR database was also conducted. These searches resulted in 159 additional missing non-white female cases being identified for review. Nineteen of these 159 new files were determined to be missing Aboriginal females.
It is important to note that 11 of the 19 missing Aboriginal women actually went missing since the 2014 OverviewFootnote 13. The remaining eight cases were captured in the updated data set as a result of file reviews of these historical cases. The reasons for the lack of inclusion in the 2014 Overview are attributable to Aboriginal origin not originally captured, files not previously reported or files not current on CPIC.
The probable causeFootnote 14 of the disappearance was noted for the additional cases. Of the 19 cases, 13 were categorized as "unknown" or foul play suspected, whereas six were considered to be runaway or lost/wandered off. The 13 additional cases combined with the 98 previous unsolved suspicious cases from the 2014 Overview bring the number of unsolved missing Aboriginal female cases in Canada across all police jurisdictions to 111. By way of comparison, in 2014 it was reported that there were 164 missing Aboriginal women out of a total population of all missing females of 1,455. Since the Overview, the RCMP has found that 155 of these cases remain outstanding on CPIC. The 19 female Aboriginal missing cases were added to those 155 that remained outstanding from the 2014 Overview, for a total of 174 Aboriginal females missing for at least 30 days as of April 1, 2015. This represents 10% of the total population of missing females of 1,750Footnote 15 recorded on CPIC in April 2015Footnote 16.
Description of graph follows.
Figure 5 shows 1,455 missing women where 164 (11.3%) are aboriginal females.105 of these are unknown or foul play suspected and 59 are non-suspicious circumstances.
Methodological Note: In this research, "missing" means those women who were recorded on CPIC as missing for more than 30 days as of November 4, 2013
Description of graph follows.
Figure 6 shows 1,750 missing women where 174 (10%) are aboriginal females. 111 of these are unknown or foul play suspected and 63 are non-suspicious circumstances.
Methodological Note: In this research, "missing" means those women who were recorded on CPIC as missing for more than 30 days as of April 1, 2015
Murdered
The following data is for RCMP jurisdictions only. The RCMP does not collect and report homicide data for the over 300 non-RCMP police agencies who each gave individual consent to use their data for the 2014 Overview.
Analysis of 2013 and 2014 Female Homicides in all RCMP Jurisdictions in Canada
In 2013, there were 149 homicides in RCMP jurisdictions. Of these, 42 involved female victimsFootnote 17, and 17 (40%) were identified by homicide investigators as Aboriginal females. In 2014, there were 151 homicides in RCMP jurisdictions. Of these, 43 involved female victims, and 15 (35%) were identified by homicide investigators as being Aboriginal females. The proportion of Aboriginal female homicide victims within RCMP jurisdictions in 2013 and 2014 is consistent with levels of the past decade. (The mean for the past decade is just over 37 percent, the same for 2013 and 2014.)
It is estimated that the RCMP polices over 40% of the Aboriginal population of Canada and approximately 20% of the overall Canadian population. These statistics would explain why, proportionally, the number of Aboriginal female homicides is higher for RCMP jurisdictions than for the average Canadian police jurisdictionFootnote 18.
The overall solve rate for female homicides occurring in RCMP jurisdictions for 2013 and 2014 was 82%. Homicides of Aboriginal and non-Aboriginal women had similar solve rates of 81% and 83%. A solve rate of 81% for homicides of Aboriginal women indicates that 26 of the 32 homicides recorded in 2013 and 2014 have been solved.
Relationships between the offender and victim for 2013 and 2014 showed a trend similar to that found in the 2014 Overview (1980-2012). Offenders were known to their victims in 100% of solved homicide cases of Aboriginal women, and in 93% of solved homicide cases of non-Aboriginal women in RCMP jurisdictions in 2013 and 2014. Current and former spouses and family members made up the majority of relationships between victims and offenders, representing 73% of homicides of Aboriginal women and 77% of non-Aboriginal women in RCMP jurisdictions in 2013 and 2014.
Conclusion
While serving as a stark portrait of a complex issue, the 2014 National Operational Overview provided the RCMP with the most comprehensive statistical analysis of police-reported incidents of missing and murdered Aboriginal women to date. It has helped to give the RCMP, and hopefully the public at large, better insight into this reality.
The updated data reflects that 9.3% of unsolved Aboriginal female homicide and missing persons cases captured in the 2014 Overview have since been resolved. In 2013 and 2014, 32 of 85 female murder victims in RCMP jurisdictions were Aboriginal – more than a quarter of the total number. Missing and murdered Aboriginal women continue to be overrepresented given their percentage of the Canadian population.
The update revealed the unmistakable connection homicides have to family violence. Most women, regardless of ethnicity, are being killed in their homes and communities by men known to them, be it a former or present spouse, or a family member. Prevention efforts must focus on stopping violence in family relationships to reduce homicides of women, and we are moving forward with many initiatives on this front.
As of April of this year, 174 Aboriginal women across all police jurisdictions remain missing, 111 of these under suspicious circumstances. These women are mothers, daughters, sisters, and friends, and we can never lose sight of that fact. The RCMP remains committed to solving these cases, and bringing closure and justice to the families who have also been victimized.
The RCMP, as one among many stakeholders, is committed to working in collaboration with Aboriginal communities, NGOs, social services, health professionals and governmental agencies to implement concrete initiatives that address the underlying root causes of the violence facing Aboriginal women, and to finding solutions to this tragic reality.
Violence in our communities is a societal concern for Canada that goes beyond the law enforcement community. Canadians have a shared responsibility to address the health and welfare of all citizens, especially those who are the most vulnerable to violent victimization. A collective focus on healthy familial relationships and community well-being, including health care, social services, child protection, education and the administration of justice is needed.
Public awareness and understanding are key to making this a reality. The RCMP is proud to play a role in this regard, and pledges its commitment to continue this important work.
Appendix: RCMP's National Missing Persons Strategy
Our Vision
The RCMP will maintain the highest quality of missing person investigations, incorporating a multiagency community response focused on prevention, and utilizing established best practices.
Overview
The RCMP defines a missing person as anyone reported to or by police as someone whose whereabouts are unknown, whatever the circumstances of the disappearance. The person will be considered missing until located.
Every year in Canada approximately 65,000 people are reported as missing to police. Canadian geography, cultural diversity, and multiple police jurisdictions are factors which complicate the investigation of reports of missing persons. Nevertheless, proactive measures have been taken to ensure that missing person investigations are pursued to the fullest possible extent. The RCMP has formed partnerships with other law enforcement agencies, provincial and territorial governments, nongovernmental organizations, and First Nation, Métis and Inuit organizations, both regionally and nationally.
The RCMP has or leads several task forces in western Canada dedicated to actively reviewing files with respect to missing women. In working collaboratively to address this important issue, the task forces have developed best practices for information sharing, file management, file coordination and disclosure that can be shared with other investigative units or implemented in similar initiatives across the country.
The incorporation of National Missing Children Services into the National Centre for Missing Persons and Unidentified Remains (NCMPUR) resulted in the availability of specialized services to Canadian police agencies, medical examiners and chief coroners on a national level. Three significant NCMPUR deliverables include a national website for missing persons and unidentified remains which will provide NCMPUR clients with more comprehensive information on cases across jurisdictions,the creation of a best practices document developed in consultation with various police partner agencies, and the development of training to increase investigative effectiveness.
Senior RCMP officials have ensured that the issue of missing person investigations has been brought to the forefront as a priority in the organization. The subject of missing persons is a national standing item for the attention of provincial and territorial Criminal Operations Officers who ensure that investigative priorities are addressed by divisional investigative resources. Their support has been foundational to the development of this National Missing Persons Strategy.
In development of the National Missing Persons Strategy a comprehensive review of reports, policies and best practices has led to the following conclusions:
- Multi-dimensional, multi-agency responses are required.
- It is vital to focus on enhanced operational police response in concert with community awareness and engagement.
- Additional communication with stakeholders is required.
- Reporting myths and perceptions on missing persons investigations need to be dispelled.
- Families of missing persons need to be made aware of available victim services and community support.
Challenges
Although there have been significant advancements in the conduct of missing person investigations, the following challenges remain:
- Delays may result from jurisdictional confusion and myths related to reporting procedures.
- The definition of a "missing person" and reporting protocols may vary across police jurisdictions.
- Perception of lifestyle, behaviour and culture may hinder timely reporting and police action.
- The application of due diligence in missing person cases regardless of situational factors.
- Assigning the appropriate level of importance to and heightening awareness of missing person investigations.
- Families of missing persons may not be referred to Victim Services for support, as this service relies on the availability of provincial programming for missing persons cases.
- The dynamics of every missing person occurrence is unique which makes it difficult to conduct a standardized risk assessment, or to provide a standard response.
- Inaccurate media coverage can distract from police operations, heighten public anxiety, and negatively impact police rapport with families of the missing.
Strategic Goal
To provide a foundation for missing person investigations focusing on four key pillars:
- demonstrating accountability;
- entering partnerships;
- supporting families; and
- increasing awareness.
The RCMP will implement prevention measures and standardize an organizational approach to locating missing persons.
Strategic Approach
The RCMP approach will be to follow the four pillars which are key components of RCMP core policing activities. They will guide and support an effective, comprehensive and coordinated response to missing person investigations in RCMP jurisdictions.
Four Pillars:
- Demonstrating Accountability: Investigation / Intelligence
- Partnerships: Consultation and Integrated Service Delivery
- Supporting Families: Assistance and Communication
- Increasing Awareness: Prevention and Communication
Demonstrating Accountability:
The RCMP will provide strong leadership and supervision related to missing person investigations by:
- Incorporating established best practices into missing person investigations;
- Supporting investigative excellence by providing sound missing persons policy;
- Confirming policy compliance by RCMP employees through effective supervision;
- Considering enhancements to RCMP records management systems to capture all available missing person data.
Partnerships:
The RCMP will provide an integrated response to missing persons investigations by:
- Working with:
- Other law enforcement agencies (locally, nationally and internationally);
- Families of missing persons;
- Provincial and Territorial governments, and non-government organizations (NGOs);
- National Aboriginal organizations and cultural advocacy groups;
- Communities (local groups and citizens);
- Canadian Association of Chiefs of Police (CACP);
- Engaging all necessary resources in order to provide the most effective response;
- Integrating with other law enforcement agencies to further advance missing persons investigations;
- Seeking to obtain family cooperation at the earliest opportunity to support investigations;
- Identifying opportunities to work with government, NGOs and Aboriginal and cultural advocacy groups, to leverage their knowledge and maximize joint prevention efforts;
- Reducing the prevalence of missing persons through community collaboration; and
- Involving the community in response to missing person investigations.
Supporting Families:
The RCMP will continue to foster effective communication with families of missing persons throughout investigations by:
- Developing a schedule in consultation with the family/reporting party to provide investigative status updates;
- Informing the family/reporting party of available victim services and other relevant supporting agencies while being cognizant of the need for cultural sensitivity.
Increasing Awareness:
The RCMP will develop prevention strategies and enhance communication to resolve and reduce missing person occurrences by:
- Developing a national communication plan to support the missing persons strategy and highlighting established best practices and RCMP missing persons policy;
- Informing the public of reporting procedures related to missing persons occurrences to improve outcomes;
- Encouraging the development of and participation in collaborative prevention and intervention strategies with government agencies and NGOs;
- Undertaking prevention campaigns to heighten awareness of missing person issues among Canadian citizens (e.g., public service announcements [PSAs]; social media campaigns; posters; school talks; and community town halls).
The Strategy
The RCMP will introduce measures to reduce or eliminate challenges historically faced during missing persons investigations. The following measures will effectively enhance the quality of investigations:
Immediate Improvements:
- Update of RCMP National Missing Persons policy incorporating established best practices;
- Initiation of the development and use of a mandatory national missing person intake form;
- Implementation of a mandatory national risk assessment tool as an investigative aid;
- Ensuring that supervision and guidance is provided on all missing person investigations;
- Conduct of interviews with located individuals to identify risk factors to inform prevention and early intervention measures;
- Ensuring that available victim services are provided to support the families of missing persons;
- Provision of ongoing and timely communication to the families / reporting parties of missing persons.
Expected Outcome:
- RCMP national Missing Persons Policy will be published in 2014 and will include the above components to contribute to national standardization and professional consistency in the calibre of missing persons investigations conducted by the RCMP.
Enhanced Practices:
- Providing enhanced training for RCMP employees with respect to their respective roles as they relate to missing persons reports and investigations;
- Ensuring effective and accurate communication, internally and externally.
Expected Outcomes:
- NCMPUR will complete preparation of three on-line Level 1 investigators courses, in the areas of missing children, missing adults and unidentified remains in 2014;
- Three internal communications products will be developed and delivered by the end of fiscal year 2014-2015 (RCMP internal website content; a force-wide broadcast; a Commissioner's video message);
- A national social media campaign (YouTube; Facebook; Twitter) to be initiated in fiscal year 2014-2015;
- Development of a communications toolkit for use by divisions (PSAs; social media campaign; posters, school talks; and community town halls) with delivery in winter 2014-2015.
Proative measures:
- Conduct a review of the operational files related to the recent report, "Missing and Murdered Aboriginal Women: A National Operational Overview", to identify vulnerability factors and next steps;
- Participate in the development and implementation of initiatives to reduce the incidence of missing persons;
- Create partnerships with key community stakeholders to enable information sharing and maximization of the effective use of resources;
- Consultation with experts, key stakeholders, and community and cultural groups to ensure that initiatives adequately and proactively address current issues and concerns with respect to missing persons.
Expected Outcomes:
- Review and revise the RCMP's Missing Persons Policy to ensure that it is current;
- Ensure periodic review of the RCMP's Missing Persons Policy to ensure that it remains current;
- In the course of business NCMPUR will identify and implement, or partner on the implementation of initiatives which provide investigators with specialized services to improve the quality of missing persons and unidentified remains investigations across Canada;
- National Crime Prevention Services will champion the National Missing Persons Strategy and maintain coordination of national initiatives implemented in its support;
- The RCMP will participate in the CACP working group on missing persons initiatives;
- RCMP divisional Crime Prevention Services units will disseminate missing persons toolkits to community groups.
Governance
Roles:
- National Champion / Executive Sponsor – Deputy Commissioner, Contract and Aboriginal Policing (CAP);
- Project Lead – National Aboriginal Policing and Crime Prevention Services (NAPCPS); 2015 Update to The National Operational Overview 21
- Communications Lead – National Communications Services (NCS);
- Contributors – CAP National Criminal Operations (NCROPS); National Centre for Missing Persons and Unidentified Remains (NCMPUR).
Reporting:
- Tracking and reporting of the elements of the strategy through CAP monitoring of a National Missing Persons Strategy Action Plan;
- Progress updates to RCMP Criminal Operations Officers through reports to the National Integrated Operations Council (NIOC);
- Progress updates to the top levels of senior RCMP leadership by reports, as required, to the Senior Executive Committee (SEC).
Les femmes autochtones disparues ou assassinées : Mise à jour 2015 de l’Aperçu opérationnel national
Sommaire
En mai 2014, la GRC a publié un rapport intitulé Les femmes autochtones disparues et assassinées : Un aperçu opérationnel national. La Mise à jour 2015Note de bas de page 1 présente des statistiques actualisées et une analyse des nouveaux cas de disparition et de meurtre de femmes autochtones survenus depuis. Elle aborde aussi les progrès accomplis par la GRC sur les plans des enquêtes, des procédures et de la prévention pour donner suite aux prochaines étapes prévues dans l'Aperçu opérationnel national 2014.
Voici quelques-unes des principales conclusions qui ressortent de la Mise à jour :
- Le nombre de cas non résolus d'homicide et de disparition suspecte de femmes autochtones a chuté de 9,3 % par rapport au chiffre cité dans l'Aperçu opérationnel 2014 (tombant de 225 à 204), tous territoires policiers confondus.
- En 2013 et 2014 Note de bas de page 2, sur les territoires de la GRCNote de bas de page 3, il y a eu 32 homicides de femmes autochtones. La proportion de femmes autochtones victimes d'homicide sur les territoires de la GRC en 2013 et 2014 est comparable avec les niveaux de la dernière décennie.
- Le taux de résolution global des homicides de femmes commis sur les territoires de la GRC en 2013 et 2014 s'élève à 82 %. Il y a peu d'écart entre le taux de résolution des homicides de femmes autochtones (81 %) et celui des homicides de femmes non autochtones (83 %).
- Les données de la GRC sur les homicides de 2013 et de 2014 révèlent un lien étroit avec la violence familiale. Quelle que soit leur origine ethnique, les femmes victimes d'homicide sont le plus souvent tuées par des hommes qui vivent dans leur propre foyer ou collectivité.
- En date d'avril 2015, le nombre de cas de femmes autochtones disparues s'élevait à 174 pour l'ensemble des territoires policiers au Canada, ce qui représente 10 % des 1 750 cas de femmes disparues fichés dans le système du Centre d'information de la police canadienne (CIPC).
- Depuis la production de l'Aperçu opérationnel 2014, 11 autres femmes autochtones ont été portées disparues.
Comme l'Aperçu opérationnel 2014, dans lequel il était constaté que la plupart des victimes d'homicide avaient une relation avec le contrevenant, les données de la GRC pour 2013 et 2014 révèlent que le tueur était connu de la victime dans 100 % des cas résolus d'homicide de femmes autochtones et dans 93 % des cas résolus d'homicide de femmes non autochtones ayant eu lieu sur ses territoires. Devant le rôle de premier plan que joue la violence conjugale ou familiale dans les homicides de femmes, la GRC a décidé de concentrer ses mesures de prévention et d'intervention sur cette problématique.
La GRC demeure résolue à prévenir et à réduire la violence envers les femmes autochtones. Elle n'est cependant qu'un seul acteur parmi bien d'autres. À ses efforts doivent se conjuguer ceux de nombreux organismes gouvernementaux et non gouvernementaux, services sociaux, professionnels de la santé et citoyens pour abaisser le taux élevé de crimes violents mettant en cause des femmes autochtones.
Au Canada, la violence dans les communautés est un problème de société qui n'intéresse pas seulement le milieu de l'application de la loi, le gouvernement et les services sociaux. La sécurité des Canadiens, surtout des plus vulnérables, est une responsabilité qui incombe à chacun, y compris au milieu communautaire, qui contribue de façon vitale au dégagement et à la mise en œuvre de solutions. Aussi faut-il inclure les collectivités autochtones dans des partenariats qui viseront à trouver collectivement des stratégies optimales pour affronter les enjeux et améliorer la sécurité de tous.
Depuis la publication de l'Aperçu opérationnel 2014, le phénomène de la violence faite aux femmes autochtones occupe une place beaucoup plus grande dans la conscience populaire. La Mise à jour de cette année révèle cependant que les femmes autochtones demeurent surreprésentées parmi les Canadiennes disparues ou assassinées.
Nous espérons que le présent rapport continuera à favoriser la sensibilisation du public et qu'il encouragera le lancement de nouvelles mesures de prévention. Il s'agit d'un pas de plus sur le chemin d'une guérison difficile mais nécessaire pour tous les Canadiens.
Introduction
En mai 2014, la GRC a publié son rapport intitulé Les femmes autochtones disparues et assassinées : Un aperçu opérationnel nationalNote de bas de page 4, fruit de la première étude en la matière fondée sur des données provenant de tous les corps policiers canadiens. Ces données portaient sur les cas de disparition de femmes autochtones signalés depuis 1951 et sur les cas d'homicide de femmes autochtones signalés sur une période de 33 ans, soit de 1980 à 2012. L'Aperçu opérationnel national 2014 a contribué au dialogue sur cet important sujet et a suscité un grand intérêt au sein de la population.
La présente Mise à jour est à lire en parallèle avec l'Aperçu opérationnel national 2014, dans lequel le phénomène de la violence faite aux femmes autochtones Note de bas de page 5 est mis en contexte et abordé plus en profondeur.
PARTIE 1 – Évolution des données présentées dans l'Aperçu opérationnel national 2014
L'Aperçu opérationnel national 2014 faisait état de 120 homicides non résolus de femmes autochtones et de 105 cas de femmes autochtones disparues dans des circonstances inconnues ou suspectes, ce qui donnait au total 225 cas de disparition ou de meurtre non résolus pour l'ensemble des territoires policiers au Canada. Selon les nouvelles données, 106 cas d'homicide et 98 cas de disparition (dans des circonstances inconnues ou suspectes) restent à élucider. La baisse du nombre d'affaires non résolues observée au cours de la dernière année, soit de 225 à 204, représente un taux de résolution global de 9,3 % (11,7 % pour les homicides et 6,7 % pour les disparitions).
Le texte qui accompagne le graphique se trouve après l'image.
| Homicides non résolus | Disparitions (circonstances inconnues ou suspectes) | Total |
|---|---|---|
| 120 | 105 | 225 |
| Homicides non résolus | Disparitions (circonstances inconnues ou suspectes) | Total |
|---|---|---|
| 106 | 98 | 204 |
Les données se rapportant à ces 225 affaires non résolues ont évolué comme suit :
- Six femmes autochtones portées disparues ont été retrouvées, ce qui peut signifier qu'elles ont été retrouvées vivantes ou qu'une analyse effectuée après la découverte de restes humains partiels ou complets a permis de confirmer qu'il s'agissait d'elles. Dans ce deuxième cas, l'enquête se poursuit pour déterminer la cause du décès.
- Une enquête sur un cas de disparition est devenue une enquête active pour homicide.
- Des accusations officielles ont été déposées relativement à 10 homicides.
- Deux affaires d'homicide ont été réglées sans dépôt d'accusations, des analyses génétiques ayant identifié des suspects maintenant décédés.
- Trois présumés homicides ne sont plus classés comme tels puisque les enquêtes pertinentes ont confirmé que les décès étaient attribuables à d'autres causes (accident, surdose ou suicide).
Le texte qui accompagne le graphique se trouve après l'image.
| Disparitions où la personne a été retrouvée | Dossiers d'homicide classés par mise en accusation | Suspects dont le décès a été confirmé par analyse génétique | Présumés homicides s'étant avérés des accidents, des surdoses ou des suicides | Disparition s'étant avérée un homicide |
|---|---|---|---|---|
| 6 | 10 | 2 | 3 | 1 |
PARTIE 2 – Analyse supplémentaire des données présentées dans l'Aperçu opérationnel national 2014
Les données sur les homicides de femmes survenus de 1980 à 2012 ont fait l'objet d'une analyse supplémentaire, notamment quant à l'endroit où ont été tuées les victimes d'origine autochtone et celles d'origine non autochtone. Depuis 1991, Statistique Canada recueille des données sur les homicides commis dans les régions métropolitaines de recensement (RMR)Note de bas de page 8. L'analyse de ces données a révélé une différence notable entre les homicides commis à l'endroit de femmes autochtones et ceux commis à l'endroit de femmes non autochtones de 1991 à 2012Note de bas de page 9 2012 lorsqu'on a cherché à voir s'ils étaient survenus à l'intérieur ou à l'extérieur d'une RMR : chez les femmes autochtones, les homicides commis à l'extérieur d'une RMR étaient plus nombreux (60 %) que chez les femmes non autochtones (34 %), comme le démontre le graphique suivant :
Le texte qui accompagne le graphique se trouve après l'image.
| Femmes autochtones | Femmes non autochtones | |
|---|---|---|
| À l'intérieur d'une RMR | 279 | 2155 |
| À l'extérieur d'une RMR | 426 | 1129 |
Lorsqu'on y regarde de plus près, l'analyse révèle que les homicides de femmes ont le plus souvent été commis dans une résidence. C'était le cas pour 68 % des homicides de femmes autochtones et pour 77 % des homicides de femmes non autochtones signalés de 1991 à 2012. Plus précisément, les homicides de femmes ont souvent eu lieu dans une résidence où la victime habitait avec le contrevenant, situation observée dans 44 % des dossiers mettant en cause des femmes autochtones et dans 51 % de ceux concernant des femmes non autochtones.
Le texte qui accompagne le graphique se trouve après l'image.
Nota : L'arrondissement des pourcentages fait en sorte que leur addition ne donne pas 100 %
| Victime et contrevenant | Victime | Contrevenant | Aucun des deux | |
|---|---|---|---|---|
| Femmes autochtones | 44% | 25% | 17% | 13% |
| Femmes non autochtones | 51% | 37% | 10% | 3% |
PARTIE 3 – Progrès accomplis par la GRC relativement aux prochaines étapes prévues dans l'Aperçu opérationnel national 2014
Redoubler d'effort en ce qui concerne les cas non résolus
Après avoir examiné tous les cas non résolus de femmes autochtones disparues ou assassinées qui relèvent de sa compétence et qui ont été déclarés dans l'Aperçu opérationnel 2014, la GRC a conclu que les enquêtes correspondantes étaient menées avec diligence et que les ressources appropriées y étaient consacrées. Elle a fourni à tous ses partenaires du milieu policier les données relatives aux affaires ne relevant pas de sa compétence afin qu'ils puissent effectuer leurs propres examens.
La GRC a présenté sa Stratégie nationale concernant les personnes disparues le 5 septembre 2014. Cette stratégie se fonde sur des pratiques reconnues en ce qui concerne les enquêtes sur les personnes disparues et renforce les normes et les outils d'examen connexes, soulignant ainsi l'importance d'accroître la supervision. Elle normalise par ailleurs le processus d'enquête grâce à une politique révisée à l'égard des personnes disparues, qui a été modifiée en fonction des pratiques d'enquête exemplaires en la matière et des directives établies pour l'aiguillage vers les services d'aide aux victimes. Cette politique tient compte des besoins culturels et prévoit l'établissement obligatoire de calendriers de communication avec les familles.
Cibler les efforts de prévention
Les données de la GRC sur les homicides survenus en 2013 et 2014 révèlent un lien étroit avec la violence conjugale, ce qui permet de conclure à l'importance cruciale de faire porter les mesures de prévention sur la violence dans les relations familiales pour réduire les homicides commis à l'endroit de femmes. Quelle que soit leur origine ethnique, les victimes d'homicide de sexe féminin sont le plus souvent tuées par des hommes qui vivent dans leur propre foyer ou collectivité. La GRC a donc concentré ses mesures de prévention sur la violence familiale et conjugale.
Elle a désigné dans tout le pays des collectivités autochtones vulnérables ayant une forte incidence de violence envers les femmes afin d'y mener des activités de prévention et d'intervention ciblées. Les gestionnaires de la GRC ont reçu des outils pour les aider à concevoir et à mettre en œuvre des initiatives de prévention de la violence avec ces collectivités (en facilitant l'accès aux sources de financement disponibles et aux programmes établis qui connaissent du succès). Des ministères tant fédéraux que provinciaux et des organismes autochtones ont aussi été mis à contribution pour appuyer l'introduction de programmes dans les collectivités vulnérables.
Les chefs de détachement de la GRC sont tenus d'élaborer des plans d'action en consultation avec les dirigeants communautaires locaux pour la mise en œuvre d'activités de prévention ou d'intervention. On analysera les progrès accomplis par rapport à ces plans d'action et à ces activités pour en mesurer l'efficacité. Les plans et les interventions ayant donné de bons résultats seront communiqués aux fins de mise en œuvre dans d'autres communautés qui s'y intéressent.
Par l'intermédiaire de l'Initiative de lutte contre la violence familiale (ILVF) de la GRC, des fonds ont été affectés au soutien de mesures d'intervention et de prévention de la violence dans des collectivités autochtones en 2014-2015. Plus de 75 % de ce financement a été remis aux communautés où la GRC concentre ses initiatives de prévention. La distribution des fonds accordés au titre de l'ILVF se poursuivra tout au long de 2015-2016 et de 2016-2017 et ciblera les collectivités autochtones.
Outre les initiatives locales mentionnées plus haut, la GRC fait la promotion de programmes de prévention existants qui peuvent être mis en œuvre dans les collectivités autochtones, dont le programme Bouclier autochtone, qui donne des outils aux jeunes pour les encourager à faire des choix sains et éclairés.
Sensibiliser davantage la population
La GRC maintient en permanence une liaison avec l'Association des femmes autochtones du Canada (AFAC), relation grâce à laquelle les deux organisations peuvent communiquer entre elles afin d'attirer l'attention sur des problèmes qui intéressent les femmes et les collectivités autochtones, mais aussi afin de collaborer à l'élaboration d'initiatives.
Pour sensibiliser la population aux enjeux concernant les femmes autochtones, la GRC s'est alliée à l'AFAC et à l'Assemblée des Premières Nations dans le but de lancer une campagne centrée sur des affiches ayant pour thèmes la réduction de la violence familiale, le signalement rapide des disparitions de personnes et l'importance de communiquer chaque détail dans les cas de ce genre. Les affiches ont été distribuées à l'échelle nationale pour favoriser une implication citoyenne accrueNote de bas de page 10.
La GRC a plus récemment réalisé une annonce d'intérêt publicNote de bas de page 11 sur la violence familiale mettant en vedette la chanteuse canadienne Shania Twain, et à l'automne 2015, elle en diffusera une deuxième, dans laquelle Jordin Tootoo, joueur inuit de la Ligue nationale de hockey, s'adressera tout particulièrement aux hommes et aux garçons autochtones pour leur faire connaître le problème de la violence envers les femmes. L'objectif ultime des mesures de ce genre est de faire en sorte que le cycle de la violence cesse de se perpétuer de génération en génération.
En travaillant au sein des comités de l'Association canadienne des chefs de police et en consultation avec Statistique Canada, la GRC participe aux efforts constants qui se déploient pour favoriser la communication de données sur la violence faite aux femmes autochtones, dans la mesure où elle est pertinente et autorisée par la loi, ainsi que pour garder le problème bien présent dans l'esprit du public et pour encourager les mesures de prévention. L'an dernier, elle a d'ailleurs veillé à ce que toutes les données nationales pertinentes recueillies pour l'Aperçu opérationnel 2014 dans le cadre des activités de suivi auprès de la collectivité policière canadienne soient transmises à Statistique Canada aux fins d'intégration à ses fonds de renseignements officiels.
Renforcer les données
Le Centre national pour les personnes disparues et les restes non identifiés (CNPDRN) assure, à l'échelle nationale, des services de communication de données, de soutien en matière d'analyse, de liaison, de coordination et d'établissement de pratiques d'enquête exemplaires pour les dossiers de personnes disparues et de restes non identifiés. Il est géré par la GRC, mais il offre ses services à tous les corps policiers canadiens. Les enquêteurs déterminent, en collaboration avec les familles des victimes, s'il y a lieu de publier le profil d'une personne disparue dans le site Disparus-Canada (www.disparus-canada.ca), compte tenu des différents facteurs d'ordre familial ou policier qui peuvent entrer en jeu. Les profils concernant des personnes disparues ou des restes non identifiés qui sont publiés sur le site sont accessibles à tous, et les renseignements reçus de la part du public peuvent contribuer à l'avancement des enquêtes connexes.
Comme suite aux engagements pris dans l'Aperçu opérationnel 2014, la GRC a transmis les données du projet des femmes autochtones disparues au CNPDRN pour qu'il examine la pertinence de les publier dans le site Web. Il a jusqu'ici traité 150 des 164 cas non résolus de femmes autochtones disparues : certains ont été publiés ou sont en voie de l'être, d'autres ont été jugés impropres à la publication pour des raisons d'enquête ou d'ordre familial et d'autres encore ont été retirés du système du CIPC parce que la personne en cause n'est plus considérée comme disparue.
La GRC continue de recueillir, de mettre à jour et de diffuser des statistiques sur les cas d'homicide et de disparition qui relèvent de sa compétence pour que la prise de décisions opérationnelles puisse s'appuyer sur des données pertinentes et fiables. Elle a modifié la Politique sur les personnes disparues, les formulaires et les rapports connexes ainsi que les exigences de supervision en la matière afin d'assurer la collecte systématique des informations pertinentes en vue de l'établissement de statistiques. Des améliorations ont été apportées à l'Enquête sur les homicides réalisée par Statistique Canada pour accroître la fiabilité des données recueillies quant à l'origine autochtone des victimes et, le cas échéant, des suspects mis en accusation.
PARTIE 4 – Analyse statistique des nouvelles données : cas de meurtre et de disparition
Disparitions
Les données suivantes sur les femmes autochtones disparues se fondent sur une recherche faite dans le système du CIPC le 1er avril 2015 afin de relever les femmes de race autre que blanche disparues depuis au moins 30 jours sur les territoires de tous les corps policiers.Note de bas de page 12 Un examen d'assurance de la qualité a aussi été effectué à l'aide de la base de données du CNPDRN. Ces démarches ont permis de recenser aux fins d'examen 159 cas additionnels de femmes disparues de race autre que blanche. Il a par la suite été déterminé que 19 des femmes en question étaient autochtones.
Il importe de noter que seulement 11 des 19 cas nouvellement recensés concernant des femmes autochtones visent des disparitions survenues depuis la collecte des données qui ont servi à produire l'Aperçu opérationnel 2014Note de bas de page 13. Les 8 autres cas ont été recensés dans l'ensemble de données actualisées après étude des dossiers correspondants. La non-déclaration de ces cas dans l'Aperçu opérationnel 2014 est attribuable soit au fait que l'origine autochtone de la victime n'avait pas été documentée au départ, soit au fait que l'affaire n'avait pas été signalée auparavant, soit au fait que la fiche pertinente du système du CIPC n'était pas à jour.
Les 19 cas nouvellement recensés se répartissent comme suit pour ce qui est de la cause probableNote de bas de page 14 documentée relativement à la disparition : 13 sont considérés comme étant survenus dans des circonstances inconnues ou suspectes, et les 6 autres, comme des fugues ou des cas de personnes égarées. L'ajout de ces 13 cas additionnels survenus dans des circonstances inconnues ou suspectes aux 98 cas suspects déclarés dans l'Aperçu opérationnel 2014 porte à 111 le nombre d'affaires non résolues de femmes autochtones disparues sur les territoires de tous les corps policiers canadiens. À titre de comparaison, les chiffres présentés en 2014 faisaient état de 1 455 femmes disparues au total, dont 164 Autochtones. Depuis la publication de l'Aperçu opérationnel national, la GRC a constaté que 155 de ces dossiers figuraient toujours au système du CIPC. Les 19 cas additionnels de femmes autochtones disparues ont été ajoutés aux 155 qui n'avaient toujours pas été élucidés depuis l'Aperçu opérationnel 2014, ce qui porte à 174 le nombre total de femmes autochtones disparues depuis au moins 30 jours en date du 1er avril 2015. Ce chiffre correspond à 10 % du nombre total de femmes disparues inscrites au système du CIPC en date d'avril 2015, soit 1 750 Note de bas de page 15 Note de bas de page 16.
Le texte qui accompagne le graphique se trouve après l'image.
La figure cinq montre 1 455 femmes manquantes où 164 (11.3 %) sont des aborigènes. 105 d'entre ceux-ci sont la tricherie ou inconnue soupçonnée et 59 sont des circonstances non-suspectes.
Note méthodologique : « Disparues » s'entend ici des femmes fichées au système du CIPC à titre de personnes disparues depuis plus de 30 jours en date du 4 novembre 2013.
Le texte qui accompagne le graphique se trouve après l'image.
La figure six montre 1 750 femmes manquantes où 174 (10 %) sont des aborigènes. 111 d'entre ceux-ci sont la tricherie ou inconnue soupçonnée et 63 sont des circonstances non-suspectes.
Note méthodologique : « Disparues » s'entend ici des femmes fichées au système du CIPC à titre de personnes disparues depuis plus de 30 jours en date du 1er avril 2015.
Meurtres
Les données suivantes s'appliquent aux territoires de la GRC seulement. La GRC ne fait pas la collecte et la déclaration de données sur les homicides pour les plus de 300 autres corps policiers qui ont consenti à l'utilisation de leurs données pour l'Aperçu opérationnel 2014.
Analyse des homicides de femmes survenus en 2013 et 2014 sur les territoires de la GRC à l'échelle du pays
En 2013, la GRC a recensé 149 homicides sur ses territoires. Quarante-deux des victimes en cause étaient de sexe fémininNote de bas de page 17, et de ce nombre, les enquêteurs ont relevé 17 femmes d'origine autochtone (40 %). En 2014, les 151 homicides commis sur les territoires de la GRC ont fait 43 victimes de sexe féminin, dont 15 femmes autochtones (35 %) selon les observations des enquêteurs. La proportion de femmes autochtones victimes d'homicide sur les territoires de la GRC en 2013 et 2014 est comparable avec les niveaux de la dernière décennie. (La moyenne de la dernière décennie est un peu plus de 37 pour cent, soit la même que pour 2013 et 2014.)
Il est estimé que la GRC assure des services de police à plus de 40 % de la population autochtone du Canada et à environ 20 % de l'ensemble de la population canadienne. Ces chiffres expliquent pourquoi, toutes proportions gardées, le nombre d'homicides de femmes autochtones est plus élevé sur les territoires de la GRC qu'il ne l'est en moyenne sur les territoires des autres corps policiers canadiensNote de bas de page 18.
Le taux de résolution global des homicides de femmes survenus sur les territoires de la GRC en 2013 et 2014 s'établit à 82 %. Il y a peu d'écart entre le taux de résolution des homicides de femmes autochtones (81 %) et celui des homicides de femmes non autochtones (83 %). Le taux de résolution de 81 % observé pour les homicides de femmes autochtones signifie que 26 des 32 homicides signalés en 2013 et en 2014 ont été élucidés.
Les tendances constatées en 2013 et 2014 à l'égard des relations entre contrevenant et victime sont semblables à celles qui se dégagent de l'Aperçu opérationnel 2014 (1980-2012). Le contrevenant était connu de la victime dans 100 % des cas résolus d'homicide de femmes autochtones et dans 93 % des cas résolus d'homicide de femmes non autochtones survenus sur les territoires de la GRC en 2013 et 2014. La majorité des contrevenants qui avaient une relation avec leur victime étaient l'actuel ou ancien conjoint de cette dernière ou faisaient partie de sa famille; c'était le cas pour 73 % des homicides de femmes autochtones et pour 77 % des homicides de femmes non autochtones commis sur les territoires de la GRC en 2013 et 2014.
Conclusion
Sombre tableau d'un problème complexe, l'Aperçu opérationnel national 2014 a cependant fourni à la GRC l'analyse statistique la plus exhaustive à ce jour des cas de disparition et de meurtre de femmes autochtones déclarés par la police, l'aidant ainsi à mieux comprendre le phénomène. On peut espérer qu'il aura le même effet sur le grand public.
Les données actualisées révèlent que 9,3 % des cas non résolus d'homicide et de disparition de femmes autochtones déclarés dans l'Aperçu opérationnel 2014 ont été élucidés. En 2013 et 2014, 32 des 85 femmes victimes d'homicides commis sur les territoires de la GRC étaient autochtones, soit plus du quart. Les femmes autochtones assassinées ou disparues continuent d'être surreprésentées, compte tenu de leur nombre par rapport à l'ensemble de la population canadienne.
La Mise à jour confirme aussi l'incontestable lien qui existe entre les homicides et la violence familiale. Quelle que soit leur origine ethnique, la plupart des femmes victimes d'homicide sont tuées dans leur foyer ou dans leur collectivité par des hommes de leur connaissance, qu'il s'agisse de leur actuel ou ancien conjoint ou d'un membre de leur famille. Pour réduire le taux d'homicides chez les femmes, les mesures de prévention doivent viser à freiner la violence dans les relations familiales, et nous travaillons à l'avancement de nombreuses initiatives dans cette optique.
En date d'avril 2015, il restait au pays, tous territoires policiers confondus, 174 cas non résolus de femmes autochtones disparues, dont 111 disparitions survenues dans des circonstances suspectes. Chacune de ces femmes est la mère, la fille, la sœur, l'amie de quelqu'un, il ne faut jamais l'oublier. La GRC maintient son engagement à élucider ces affaires pour apporter réponses et justice aux familles éprouvées par la disparition d'une des leurs.
L'enjeu interpelle de nombreux acteurs, dont la GRC, qui est déterminée à collaborer avec les collectivités autochtones, les organismes gouvernementaux et non gouvernementaux, les services sociaux et les professionnels de la santé à la mise en œuvre d'initiatives concrètes pour cibler les causes profondes de la violence envers les femmes autochtones et trouver des façons d'agir sur cette tragique réalité.
Au Canada, la violence dans les communautés est un problème de société qui n'intéresse pas seulement le milieu de l'application de la loi. La santé et le bien-être de tous les Canadiens, surtout de ceux qui courent le plus grand risque d'être victimes de violence, sont des responsabilités qui incombent à l'ensemble de la population. Il faut chercher collectivement à promouvoir de saines relations familiales et le bien-être des communautés, objectif dont l'atteinte passe notamment par les soins de santé, les services sociaux, la protection de l'enfance, l'éducation et l'administration de la justice.
Pour y arriver, il sera essentiel de sensibiliser le public afin qu'il comprenne le problème. La GRC est fière de jouer un rôle à ce chapitre et s'engage à poursuivre ce travail important.
Annexe : Stratégie nationale concernant les personnes disparues de la GRC
Notre vision
La GRC entend continuer de mener des enquêtes sur des personnes disparues de grande qualité tout en adoptant des mesures d'intervention communautaires multiorganismes axées sur la prévention et la mise en application de pratiques exemplaires.
Aperçu
La GRC définit « personne disparue » comme une personne que la police, de son propre chef ou sur signalement d'un tiers, déclare introuvable, quelles que soient les circonstances de sa disparition. Cette personne sera considérée comme telle tant qu'elle n'aura pas été retrouvée.
Chaque année au Canada, environ 65 000 personnes sont portées disparues auprès de la police. La géographie, la diversité culturelle et la multitude de corps policiers au pays figurent parmi les facteurs qui compliquent les enquêtes sur des signalements de disparition. Néanmoins, des mesures sont prises pour veiller à ce que ces enquêtes soient menées de la manière la plus exhaustive possible. La GRC a établi des partenariats avec d'autres organismes d'application de la loi, des gouvernements provinciaux et territoriaux, des organisations non gouvernementales et des organismes des Premières nations, de Métis et d'Inuits, à l'échelle régionale et nationale.
La GRC compte ou dirige plusieurs groupes de travail dans l'Ouest canadien qui sont chargés d'examiner des dossiers de femmes portées disparues. Ces groupes luttent ensemble contre ce problème important et travaillent à l'élaboration de pratiques exemplaires pour la mise en commun des renseignements ainsi que la gestion, la coordination et la communication des dossiers. Ces pratiques peuvent ensuite être communiquées à d'autres groupes d'enquêteurs ou mises en œuvre dans le cadre d'initiatives similaires à l'échelle du pays.
Depuis l'intégration des Services nationaux des enfants disparus au Centre national pour les personnes disparues et les restes non identifiés (CNPDRN), des services spécialisés sont offerts aux services de police, aux médecins légistes et aux coroners en chef partout au Canada. Le CNPDRN entend réaliser trois objectifs importants : la création d'un site Web national sur les personnes disparues et les restes non identifiés dans lequel les clients du CNPDRN trouveront des renseignements détaillés sur des affaires de personnes disparues sur tous les territoires de compétence, la production d'un document de pratiques exemplaires en consultation avec divers partenaires policiers et la mise au point d'une formation visant à rendre les enquêtes plus efficaces.
La haute direction de la GRC veille à ce que les enquêtes sur des personnes disparues demeurent l'une des priorités de l'organisation. La question des personnes disparues figure parmi les points permanents examinés par les officiers responsables des enquêtes criminelles dans les provinces et les territoires, qui s'assurent que les priorités en matière d'enquêtes sont traitées au moyen de ressources d'enquête divisionnaires. Leur soutien s'est avéré essentiel à l'élaboration de la Stratégie nationale concernant les personnes disparues.
Au moment de l'élaboration de la Stratégie nationale concernant les personnes disparues, un examen exhaustif des signalements, des politiques et des pratiques exemplaires ont donné lieu aux conclusions suivantes :
- Des interventions multiorganismes et multidimensionnelles sont nécessaires.
- Il est crucial de mettre l'accent sur des interventions opérationnelles améliorées jumelées à des initiatives de sensibilisation communautaire.
- Une communication accrue avec les parties prenantes est requise.
- Il faut dissiper les mythes et les fausses perceptions en ce qui concerne les enquêtes sur des personnes disparues.
- Les familles de personnes disparues doivent être au courant des services d'aide aux victimes et de soutien communautaire qui s'offrent à elles.
Défis
Des progrès notables ont été accomplis en ce qui touche la réalisation d'enquêtes sur des personnes disparues; cela dit, des défis demeurent :
- Des délais peuvent découler de la confusion en ce qui a trait aux territoires de compétences et des mythes entourant les procédures de signalement.
- La définition de « personne disparue » et les protocoles relatifs aux signalements peuvent varier d'un service de police à l'autre.
- Les perceptions à l'égard de modes de vie, de comportements et d'éléments culturels peuvent empêcher les signalements et les interventions policières rapides.
- L'application du principe de diligence raisonnable dans des affaires de disparition sans égard aux facteurs situationnels.
- Accorder le degré de priorité approprié aux enquêtes sur des personnes disparues et être plus au fait de ces enquêtes.
- Des familles de personnes disparues ne sont parfois pas aiguillées vers des services d'aide aux victimes, car ceux-ci dépendent de la disponibilité de programmes provinciaux consacrés aux affaires de disparition.
- La dynamique entourant chaque cas de disparition est unique, ce qui complique la réalisation d'une analyse des risques normalisée ou la prise de mesures d'intervention standard.
- De l'information inexacte véhiculée dans les médias peut faire en sorte que l'attention soit détournée des opérations policières, accroître le niveau d'anxiété dans la population et nuire aux relations avec les familles des personnes disparues.
Objectif stratégique
Mettre en place une stratégie relative aux enquêtes sur des personnes disparues qui repose sur les quatre piliers suivants :
- Responsabilisation
- Partenariats
- Soutien aux familles
- Sensibilisation accrue
La GRC mettra en œuvre des mesures de prévention et normalisera une démarche organisationnelle pour trouver des personnes disparues.
Démarche stratégique
La GRC aura pour démarche stratégique de respecter les quatre piliers, qui font partie intégrante des activités policières de base de la GRC. Ces piliers orienteront et appuieront des interventions efficaces, coordonnées et d'une grande portée dans le cadre d'enquêtes sur des personnes disparues sur le territoire de compétence de la GRC.
Les quatre piliers :
- Responsabilisation : Enquêtes, renseignements
- Partenariats : Consultation et prestation de services intégrée
- Soutien aux familles : Aide et communication
- Sensibilisation accrue : Prévention et communication
Responsabilisation
La GRC offrira une direction solide en ce qui concerne les enquêtes sur des personnes disparues en prenant les mesures suivantes :
- Intégrer les pratiques exemplaires établies aux enquêtes sur des personnes disparues
- Appuyer l'excellence dans les enquêtes grâce à l'application d'une bonne politique relative aux personnes disparues
- Vérifier que les employés de la GRC respectent la politique au moyen d'une supervision efficace
- Envisager la possibilité d'apporter des améliorations aux systèmes de gestion des dossiers de la GRC pour qu'ils rendent compte de toutes les données disponibles sur les personnes disparues
Partenariats
La GRC offrira une stratégie d'intervention intégrée pour les enquêtes sur des personnes disparues en prenant les mesures suivantes :
- Travailler en collaboration avec :
- d'autres organismes d'application de la loi (à l'échelle locale, nationale et internationale);
- les familles de personnes disparues;
- les gouvernements provinciaux et territoriaux et les organisations non gouvernementales (ONG)
- les organisations autochtones nationales et les groupes de défense culturels;
- les membres de la collectivité (groupes et citoyens à l'échelle locale);
- l'Association canadienne des chefs de police (ACCP).
- Avoir recours à toutes les ressources nécessaires afin d'assurer l'intervention la plus efficace possible
- Travailler en coordination avec d'autres organismes d'application de la loi pour faire avancer les enquêtes sur des personnes disparues
- Chercher à obtenir le plus tôt possible la collaboration des familles pour faciliter les enquêtes
- Trouver des occasions de travailler avec le gouvernement, les ONG, les organisations autochtones et les groupes de défense culturels afin de tirer parti de leurs connaissances et d'optimiser les mesures de prévention conjointes
- Réduire la prévalence de personnes disparues par l'entraide communautaire
- Faire participer la collectivité à la suite d'enquêtes sur des personnes disparues
Soutien aux familles
La GRC continuera d'encourager la communication efficace avec les familles de personnes disparues tout au long des enquêtes en prenant les mesures suivantes :
- Avec l'aide de la famille ou des personnes ayant fait le signalement, mettre au point un calendrier servant aux mises à jour sur l'enquête
- Renseigner la famille ou les personnes ayant fait le signalement sur les services d'aide aux victimes qui s'offrent à eux et sur d'autres organismes de soutien pertinents, et être conscient des besoins liés aux réalités culturelles
Sensibilisation accrue
La GRC élaborera des stratégies de prévention et améliorera la communication afin de résoudre les affaires de disparition et d'en réduire le nombre en prenant les mesures suivantes :
- Élaborer un plan de communication national à l'appui de la stratégie concernant les personnes disparues qui met en évidence les pratiques exemplaires établies et la politique de la GRC relative aux personnes disparues
- Renseigner le public sur les règles de présentation de rapports sur des cas de personnes disparues afin d'améliorer les résultats
- Encourager la création de stratégies de prévention et d'intervention en collaboration avec des organismes gouvernementaux et des ONG ainsi que la participation à de telles stratégies
- Organiser des campagnes de prévention afin de sensibiliser les citoyens canadiens aux questions liées aux personnes disparues (p. ex. au moyen de messages d'intérêt public, de campagnes dans les médias sociaux, d'affiches, de séances de discussion dans les écoles et de réunions communautaires)
La stratégie
La GRC mettra de l'avant des mesures visant à réduire ou à éliminer les difficultés rencontrées par le passé pendant des enquêtes sur des personnes disparues. Les mesures ci-dessous amélioreront efficacement la qualité des enquêtes.
Mesures d'amélioration immédiates :
- Mettre à jour la politique nationale de la GRC relative aux personnes disparues de manière à ce qu'elle contienne les pratiques exemplaires établies
- Entreprendre la mise au point d'un formulaire d'évaluation national et obligatoire pour les personnes disparues, et commencer à utiliser ce formulaire
- Mettre en œuvre un outil d'évaluation des risques national et obligatoire à l'appui des enquêtes
- Veiller à ce que toutes les enquêtes sur des personnes disparues fassent l'objet d'une surveillance et reposent sur une orientation
- Tenir des entretiens avec des personnes retrouvées afin de dégager les facteurs de risque et d'améliorer les mesures de prévention et d'intervention rapide
- S'assurer que des services d'aide aux victimes sont offerts aux familles de personnes disparues
- Communiquer de façon continue et en temps voulu avec les familles ou les personnes ayant fait le signalement de personnes disparues
Résultats attendus :
- La politique nationale de la GRC relative aux personnes disparues sera publiée en 2014 et comprendra les éléments susmentionnés de manière à assurer des services normalisés, professionnels et uniformes dans le cadre des enquêtes sur des personnes disparues menées par la GRC.
Pratiques Améliorées :
- Offrir aux employés de la GRC une formation améliorée sur leurs rôles à l'égard des signalements de personnes disparues et des enquêtes qui y sont liées
- Veiller à ce que la communication interne et externe soit efficace et précise
Résultats attendus :
- En 2014, le CNPDRN terminera l'élaboration de trois cours à l'intention des enquêteurs chargés de dossiers concernant des enfants ou des adultes disparus ou des restes non identifiés.
- Trois produits de communication internes seront élaborés et mis en œuvre d'ici la fin de l'exercice 2014-2015 (renseignements affichés sur le site intranet de la GRC, communiqué national et message vidéo du commissaire).
- Une campagne nationale dans les médias sociaux (sur YouTube, Facebook, Twitter) sera lancée au cours de l'exercice 2014-2015.
- Élaboration de produits de communication (messages d'intérêt public, campagne dans les médias sociaux, affiches, séances de discussion dans les écoles et réunions communautaires) qui seront lancés dans les divisions à l'hiver 2014-2015.
Mesures concrètes :
- Effectuer un examen des dossiers opérationnels liés au rapport publié récemment intitulé Aperçu opérationnel national sur les cas de femmes autochtones disparues et assassinées afin de dégager les facteurs de vulnérabilité et les prochaines étapes
- Participer à l'élaboration et à la mise en œuvre d'initiatives visant à réduire l'incidence des personnes portées disparues
- Nouer des partenariats avec des intervenants communautaires pour faciliter l'échange d'information et favoriser l'utilisation optimale des ressources
- Consulter des experts, les parties prenantes et des groupes communautaires et culturels pour que les initiatives traitent de manière appropriée et proactive des questions et des préoccupations actuelles en ce qui touche les personnes disparues
Résultats attendus :
- Examiner et modifier au besoin la politique de la GRC relative aux personnes disparues afin qu'elle demeure à jour
- Veiller à ce que soient effectués des examens périodiques de la politique de la GRC relative aux personnes disparues afin qu'elle demeure à jour
- Dans le cours normal de ses activités, le CNPDRN concevra et mettra en œuvre des initiatives visant à offrir aux enquêteurs des services spécialisés pour améliorer la qualité des enquêtes sur des personnes disparues et des restes non identifiés menées au Canada, ou le CNPDRN s'associera à d'autres organismes afin de mettre en œuvre ces initiatives.
- Les Services nationaux de prévention du crime feront la promotion de la Stratégie nationale concernant les personnes disparues et veilleront à la coordination des initiatives nationales qui s'y rattachent.
- Des représentants de la GRC feront partie du groupe de travail de l'ACCP chargé des initiatives relatives aux personnes disparues.
- Les groupes divisionnaires de la prévention du crime de la GRC distribueront aux groupes communautaires les ressources de communication sur les personnes disparues.
Gouvernance
Rôles :
- Responsable national/cadre délégué – sous-commissaire, Services de police contractuels et autochtones (SPCA)
- Chef de projet – Services nationaux de police autochtones et de prévention du crime (SNPAPC)
- Responsable des communications – Services nationaux de communication (SNC)
- Collaborateurs – Police criminelle des SPCA; Centre national pour les personnes disparues et les restes non identifiés (CNPDRN)
Rapports :
- Suivi et rapports concernant les éléments de la Stratégie nationale concernant les personnes disparues par la surveillance d'un plan d'action relatif à la stratégie effectuée par les SPCA
- Comptes rendus des progrès réalisés à l'intention des officiers responsables des enquêtes criminelles au moyen de rapports au Conseil national des opérations intégrées (CNOI)
- Comptes rendus des progrès réalisés à l'intention des plus hauts dirigeants de la GRC au moyen de rapports présentés au besoin à l'État-major supérieur (EMS).
Locations
To find contact information for your local detachment, please visit the Detachments page.
Emplacements
Pour trouver les coordonnées de votre détachement local, s'il vous plaît visitez la page des détachements.
Bureau de l'intégrité professionnelle
Bureau de l'intégrité professionnelle (BEP)Numéro général : 1-866-206-0195
Télécopieur : 613-825-4689
Courriel : ethics-ethique@rcmp-grc.gc.ca
Si vous avez besoin d'aide immédiatement, composez le 9-1-1.
La GRC n'accepte pas des rapports de crime par courriel.
Pour signaler un crime ou si vous avez besoin d'assistance policière, veuillez communiquer avec votre détachement local de la GRC ou le service de police de votre région.
Si vous habitez à l'extérieur du Canada , veuillez communiquer avec votre service de police local et lui demander de faire une demande d'assistance auprès de l'organisme d'application de la loi canadien qui a compétence en la matière.
Veuillez noter que le Bureau de l'éthique professionnelle permet aux membres de la GRC at aux employés de comprendre comment nous pouvons tous favoriser un climat professionnel ou les considérations éthiques sont soutenues au quotidian et ou les valeurs fondamentales de la GRC sont respectées. Le Bureau de l'éthique professionnelle a pour mandate de sensibiliser les employés de l'organisation a le valeur du professionnalisme et a les guider.
Professional Ethics Office
Professional Ethics Office (PEO)General Number: 1-866-206-0195
Fax: 613-825-4689
E-mail: ethics-ethique@rcmp-grc.gc.ca
If you require immediate assistance, please call 9-1-1.
The RCMP does not accept reports of crime via e-mail.
To report a crime, or for immediate police assistance , contact your local RCMP detachment or the police service of jurisdiction in your area.
If you live outside Canada, please contact your local police service and ask them to make a request for assistance from the appropriate Canadian law enforcement agency.
Please note that the Professional Ethics Office (PEO) provides the expertise necessary for RCMP members and employees to understand how we can all contribute to enhancing a professional environment within the RCMP where ethical considerations are routinely embraced and where the RCMP Core Values are honoured. The PEO is responsible for providing education in professionalism and guidance to RCMP personnel.
Vérification de la gestion des stocks
Rapport final
Février 2015
Une évaluation de présent rapport en ce qui a trait aux dispositions de la Loi sur l'accès à l'informaiton n'a révélé aucune exception; le présent rapport est donc présenté intégralement.
Table des matières
- Acronymes et abréviations
- Sommaire exécutif
- Réponse de la gestion à la vérification
- 1 Contexte
- 2 Objectif, portée, méthode et énoncé de conformité
- 3 Constatations
- 4 Conclusion
- 5 Recommandations
- Annexe A - Objectif et critères de vérification
Acronymes et abréviations
- GBEM
- Gestion des biens pour événements majeurs
- GRC
- Gendarmerie royale du Canada
- MGM
- Module de gestion de la maintenance
- PVAR
- Plan de vérification axé sur les risques
- TEAM
- Système de gestion des dépenses globales et des actifs (Système financier départemental)
Sommaire exécutif
La Gendarmerie royale du Canada (GRC) a déclaré des stocks d'une valeur de 57,4 millions de dollars dans ses états financiers (non vérifiés) pour l'exercice qui s'est terminé le 31 mars 2014. Ces données comprennent les articles tenus dans les magasins divisionnaires et les entrepôts nationaux. En outre, une importante quantité d'équipement en service est tenue par diverses unités à l'échelle du pays. En raison de son importance financière, la présente vérification a été effectuée afin de déterminer si ces inventaires sont gérés de façon efficace et efficiente et si des économies pourraient être réalisées grâce à une amélioration des processus.
Les stocks tenus dans les magasins divisionnaires excèdent les exigences actuelles. Une partie des biens est inactive - certains articles n'ayant pas été distribués au cours des trois dernières années - ou difficiles à écouler - et les biens actuellement détenus excèdent la demande annuelle. Il n'existe ni orientation suffisante à l'égard des articles qui devraient être maintenus dans les magasins divisionnaires, ni de processus efficace en place afin de recenser et d'aliéner les articles désuets. Une gestion améliorée pourrait réduire considérablement les coûts liés à la possession de ces articles.
En outre, la méthode mise en place par la GRC pour effectuer le suivi de l'équipement en service ayant une valeur inférieure à 10 000 $ et des articles attrayants, nécessite une amélioration, car elle ne permet pas l'atteinte de l'objectif prévu. Les dossiers actuels liés à ces biens sont inexacts. L'effort requis afin de maintenir adéquatement ces dossiers à l'aide de processus en place excède la valeur des renseignements qui en découlent. Un examen est justifié dans le but de trouver une méthode de rechange.
En outre, un contrôle et une surveillance des activités de gestion des stocks ne sont pas suffisants. Les renseignements sur l'inventaire sont principalement utilisés à des fins de communication de données financières et non pas en tant que méthode d'évaluation de la gestion des biens. On gagnerait à analyser l'information du système disponible afin d'identifier les questions à traiter de façon proactive.
Le présent rapport comporte des recommandations visant à améliorer l'efficacité des pratiques de gestion existantes et susceptibles d'entraîner des économies permanentes. La réponse de la gestion démontre l'engagement de la haute direction envers le traitement des constatations et des recommandations. La gestion travaille d'ailleurs présentement à l'élaboration d'un plan d'action détaillé. Une fois ce plan approuvé, la Vérification interne de la GRC en surveillera la mise en œuvre et réalisera une vérification de suivi au besoin.
Réponse de la gestion à la vérification
La Gestion générale accepte les constatations et les recommandations. Des mesures ont déjà été prises relativement aux observations de la vérification telles que l'examen détaillé du programme relatif aux uniformes et aux équipements et des pratiques en matière de gestion d'inventaire.
Une séance stratégique, que je dirigerai, est prévue les 3 et 4 mars 2015 afin d'établir le plan d'action sous-jacent. Des représentants nationaux et divisionnaires de la Gestion générale et des Opérations seront présents. L'objectif est d'obtenir, des principaux intervenants des centres de décisions et des secteurs d'activités, un consensus relativement à la méthode à adopter afin d'améliorer la gestion du matériel tenu en stock.
Nous avons pris en considération le contenu du présent rapport et nous nous engageons à élaborer un ensemble de politiques adéquates en matière de gestion du matériel et de l'inventaire, incluant les biens de faible valeur, un cadre de gestion du rendement amélioré destiné aux magasins divisionnaires et autres inventaires ainsi que des recommandations pour l'amélioration de la structure opérationnelle et de surveillance des magasins divisionnaires. Nous sommes reconnaissants de la rétroaction liée à cette vérification et nous nous engageons à élaborer un plan d'action détaillé d'ici le 16 mars 2015. Ce dernier comprendra un calendrier et des jalons précis que la GRC respectera.
Alain Duplantie, MBA, CPA, CGA
Sous-commissaire
Dirigeant principal des finances et de l'administration
1 Contexte
En avril 2014, le Commissaire a approuvé la vérification de la gestion des stocks dans le cadre du Plan de vérification axé sur les risques (PVAR) 2014-2017. Les engagements précédents en matière de vérification interne à l'échelle de la GRC ont permis d'examiner les domaines liés à la gestion des biens, dont la planification des investissements, les biens mobiliers (flottes terrestres et maritimes) et la gestion des biens immobiliers.
L'inventaire de la GRC représente une valeur considérable. En date du 31 mars 2014, la GRC avait déclaré un inventaire de biens d'une valeur approximative de 57,4 millions de dollars, dont 30 millions de dollars en uniformes et équipements, 11,5 millions de dollars en armes à feu, en munitions et en pièces ainsi que 15,8 millions de dollars dans la rubrique « autres ». Les pratiques exemplaires en matière de gestion d'inventaire visent à minimiser le risque des stocks insuffisants (ruptures de stock) tout en réduisant les coûts de possession des articles en stock et des montants immobilisés dans la constitution des stocks. L'objectif de cette vérification était d'évaluer la situation actuelle à la GRC afin de déterminer si les risques ont été adéquatement atténués et si l'efficacité des processus liés à la gestion des stocks est pratique.
La sous-direction des Programmes et gestion de l'actif de la GRC est responsable, par l'entremise de la Gestion des biens mobiliers et du matériel, de l'élaboration et du maintien des politiques et des normes régissant l'acquisition, l'entretien et l'aliénation du matériel. Les bureaux régionaux de la Gestion des biens et des approvisionnements sont responsables de l'acquisition du matériel et de l'équipement en appui aux activités opérationnelles ainsi que de la saine administration des biens au cours de la gestion du cycle de vie, y compris le dénombrement des stocks et les processus d'aliénation. Les unités dans les divisions sont responsables de la sauvegarde des articles attrayants et de l'équipement de faible valeur monétaire par le maintien de leurs dossiers dans le module de gestion de la maintenance (MGM) du Système de gestion des dépenses globales et des actifs (système TEAM).
La Politique sur la gestion du matériel du Conseil du Trésor exige qu'un régime de gestion du matériel soit en place afin de soutenir la prestation efficace et économique des programmes. Les politiques en matière de gestion du matériel de la GRC figurent au manuel de la gestion de l'actif.
2 Objectif, portée, méthode et énoncé de conformité
2.1 Objectif
L'objectif de cette vérification était d'évaluer si les pratiques et les processus en place soutiennent de façon efficace et efficiente la gestion des stocks.
2.2 Portée
La vérification comportait une évaluation des processus et des pratiques de gestion en place liés à la planification, à l'acquisition, au suivi, à la surveillance, à la sauvegarde et à l'aliénation du matériel dans les magasins divisionnaires et les dépôts d'armes entre mars 2012 et novembre 2014. En outre, la vérification comprenait l'examen des processus de suivi des articles attrayants, de l'équipement de faible valeur monétaire ainsi que certains examens de l'inventaire lié au programme des uniformes et des équipements et des stocks tenus dans l'entrepôt pour événements majeurs.
2.3 Méthode
La planification de la vérification s'est terminée en septembre 2014. À cette étape, l'équipe de vérification a effectué des entrevues et a examiné la législation, les politiques, les directives, les procédures et les pratiques de gestion connexes pertinentes. L'équipe de vérification a documenté et validé les processus en effectuant une revue générale d'activités et de processus précis. Les engagements précédents des autres ministères et groupes externes ont également été examinés. Ce processus comprenait un examen de l'évaluation des écarts élaborée pour la GRC par un conseiller externe à l'égard de la mise en œuvre de la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor.
On a eu recours aux politiques, aux procédures et aux directives liées à la gestion du matériel du Conseil du Trésor et de la GRC pour l'élaboration des critères de vérification. L'objectif et les critères de vérification figurent à l'annexe A.
L'étape de l'examen, complétée en novembre 2014, a eu recours à diverses techniques de vérification comme l'entrevue, l'examen des documents, l'extraction et l'analyse des données provenant des systèmes d'information intégrée de la GRC, des observations physiques et des sondages de vérification. L'échantillonnage des inventaires à vérifier a été sélectionné de façon aléatoire et discrétionnaire. Les visites des sites ont été effectuées dans quatre magasins divisionnaires de régions précises, ainsi qu'un dépôt d'armes, l'entrepôt du programme relatif aux uniformes et aux équipements et l'entrepôt pour événements majeurs. Les résultats préliminaires ont été partagés avec la direction locale et validés par cette dernière de façon continue. Lors de l'achèvement de l'étape d'examen, l'équipe de vérification a tenu des réunions afin d'informer la haute direction des constatations pertinentes.
2.4 Énoncé de conformité
La mission de vérification est conforme aux normes de vérification interne du gouvernement du Canada, comme en font foi les résultats du programme d'assurance et d'amélioration de la qualité.
3 Constatations
3.1 Matériel et équipement tenu dans les magasins divisionnaires
De nombreux magasins divisionnaires tiennent en stocks des quantités importantes d'articles excédentaires en partie en raison des défis liés à l'achèvement du processus d'aliénation.
Exploitation des magasins divisionnaires
Les magasins divisionnaires ont été établis dans le but d'assurer, au besoin, la disponibilité des articles de matériel et d'équipement requis à des fins opérationnelles et de veiller à ce que ces derniers soient acquis de façon économique, en tirant profit des rabais accordés en raison du volume d'achat. Des séances de consultation avec les officiers responsables des enquêtes criminelles permettent l'approvisionnement adéquat des stocks afin de satisfaire aux besoins opérationnels de chaque division. Les achats effectués afin de satisfaire les besoins précis de certaines unités et le retour des articles propres à la GRC provenant des membres actifs et retraités ont une incidence sur la constitution des stocks. Par conséquent, même si cela n'en est pas l'intention, les magasins tiennent des biens et des articles qui ne sont pas essentiels aux opérations, qui pourraient être acquis directement par les unités selon les besoins. Ils tiennent également des articles retournés qui pourraient être envoyés à l'aliénation dès leur réception au lieu d'être entreposés.
La plupart des magasins divisionnaires tiennent un répertoire d'articles en stock ou qui pourraient être acquis au nom de clients. Un examen de ces répertoires ainsi qu'une analyse des données du système TEAM ont démontré que la plupart des magasins gèrent environ 200 types d'articles actifs en stock. Toutefois, bon nombre des articles sont disponibles dans plusieurs tailles (P, M, G, TG) ou selon différentes configurations (c'est-à-dire personnalisés pour les droitiers ou les gauchers) et comptent pour des types d'articles uniques. À cet égard, certains magasins divisionnaires semblent distribuer une gamme très limitée des principaux articles opérationnels au cours d'une année. À l'inverse, les répertoires de plusieurs magasins offraient un large éventail d'articles, y compris des articles non opérationnels. Au cours des dernières années, certains magasins ont déployé des efforts afin d'éliminer la tenue en stock d'articles administratifs acquis antérieurement pour des unités, car il est maintenant plus rentable et avantageux d'acheter ces articles du commerce, au moment opportun, en petite quantité particulièrement lorsque les coûts de possession et administratifs sont pris en considération.
Les méthodes d'exploitation des magasins étaient différentes. Certains gestionnaires des magasins étaient responsables de plus d'un magasin divisionnaire alors que d'autres magasins divisionnaires approvisionnaient plus d'une division. Au moment de la vérification, un des magasins avait récemment fermé ses portes et était approvisionné par une autre division, grâce au soutien de la sous-direction de l'approvisionnement régional. Un des magasins visités était en processus de regrouper les fonctions de l'expédition, de la réception et de l'exploitation par souci d'économie. Davantage d'économies d'efficience pourraient être réalisées grâce à un examen afin de déterminer les structures d'exploitation optimales et les articles à tenir dans les magasins divisionnaires.
Biens inactifs et articles difficiles à écouler
En général, un inventaire est considéré comme inactif s'il n'existe aucune demande actuelle et si l'on ne peut prévoir de demandes futures. Les biens inactifs peuvent devenir désuets en raison de leur date de péremption ou des changements technologiques. D'autre part, les articles difficiles à écouler constituent les items pour lesquels l'offre excède grandement la demande annuelle. Leur taux de roulement est donc faible.
Notre analyse a montré qu'il existe une quantité importante de biens inactifs. Comme le démontre le tableau 1 ci-dessous, pour huit magasins divisionnaires, 20 % ou plus des types d'articles actifs n'avaient, en fait, pas servi depuis trois ans. Au moins 80 % des types d'articles de deux des huit divisions n'avaient pas fait l'objet de mouvement. Deux des principales causes de la présence de biens inactifs étaient l'hésitation de déclarer un article comme étant excédentaire ou désuet et les enjeux reliés à la détermination d'une méthode adéquate d'aliénation des articles désuets.
| Magasins divisionnaires | Nombre de types d'articles actifs Note de bas de page 1 en date du 20 novembre 2014 | Nombre de types d'articles n'ayant pas fait l'objet d'un mouvement depuis au moins trois ans | Pourcentage (%) de types d'articles n'ayant pas fait l'objet d'un mouvement depuis au moins trois ans |
|---|---|---|---|
| 1 | 7 014 | 5 676 | 81 % |
| 2 | 161 | 51 | 32 % |
| 3 | 208 | 99 | 48 % |
| 4 | 180 | 13 | 7 % |
| 5 | 202 | 40 | 20 % |
| 6 | 235 | 26 | 11 % |
| 7 | 234 | 55 | 24 % |
| 8 | 224 | 48 | 21 % |
| 9 | 152 | 8 | 5 % |
| 10 | 39 | 37 | 95 % |
| 11 | 242 | 87 | 36 % |
Une analyse des taux de rotation Note de bas de page 2 a été effectuée pour ces articles dont une distribution avait eu lieu au cours de l'exercice financier 2013-2014. Le tableau 2 présente les résultats de cette analyse. Comme l'indique le tableau 2, dans les divisions ayant fait l'objet d'une analyse, entre 45 % et 63 % des types d'articles avaient un taux de rotation inférieur à 1 (c'est-à-dire que les biens en stock excédaient l'exigence d'un an). Dans le même ordre d'idées, entre 8 % et 20 % avaient un taux de rotation inférieur à 0,1, indiquant que les biens en stock excédaient les besoins pour les 10 prochaines années, en présumant que la demande est constante. Les biens excédant grandement les exigences annuelles font augmenter les coûts de possession et entraînent l'immobilisation des fonds d'exploitation dans l'inventaire. En outre, cela fait augmenter le risque de désuétude des articles avant leur utilisation.
| Magasins divisionnaires | Total de types d'articles actifs | % de types d'articles dont les stocks correspondent à plus d'un an (rotation < 1) | % de types d'articles dont les stocks correspondent à plus de trois ans (rotation < 0,33) | % de types d'articles dont les stocks correspondent à plus de cinq ans (rotation < 0,20) | % de types d'articles dont les stocks correspondent à plus de dix ans (rotation < 0,10) |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 963 | 63 % | 43 % | 32 % | 20 % |
| 2 | 127 | 50 % | 28 % | 19 % | 11 % |
| 3 | 148 | 48 % | 35 % | 27 % | 16 % |
| 4 | 159 | 54 % | 28 % | 19 % | 10 % |
| 5 | 167 | 57 % | 28 % | 20 % | 15 % |
| 6 | 191 | 58 % | 32 % | 25 % | 12 % |
| 7 | 206 | 48 % | 22 % | 15 % | 8 % |
| 8 | 175 | 45 % | 26 % | 21 % | 12 % |
| 9 | 158 | 51 % | 31 % | 23 % | 11 % |
| 11 | 136 | 47 % | 26 % | 16 % | 8 % |
En tenant compte de l'inventaire inactif et difficile à écouler, il est évident que bon nombre de gestes pourraient manifestement être posés afin de rationaliser les stocks et de réduire les coûts de possession et administratifs connexes.
Une analyse approfondie des articles difficiles à écouler a montré que dans certains magasins, ces articles constituaient des achats faits au nom d'un programme précis. Les magasins divisionnaires gardaient exceptionnellement dans leur entrepôt les articles en stock acquis pour ce programme précis. Puisque le programme défraie le coût d'acquisition seulement s'il utilise l'article, il n'est pas responsable des conséquences d'une commande excessive. Par conséquent, les articles en stock demeurent dans l'entrepôt pour une période longue ou indéterminée. Au fil du temps, le programme a changé ses exigences ou réduit la demande pour les articles. Les magasins devaient ainsi transférer ou aliéner les biens excédentaires en absorbant les coûts liés à l'approvisionnement. À l'étape de la planification des acquisitions, il faudrait peut-être porter une attention aux pratiques employées afin de satisfaire les besoins uniques de ce programme.
Aliénation
L'aliénation constituait l'une des principales préoccupations des divisions. Elles ont signalé un manque d'orientation et de soutien relativement à l'aliénation des articles, c'est-à-dire comment déterminer si un article doit être aliéné, et dans l'affirmative, de quelle façon, particulièrement pour les articles opérationnels qui ne sont pas facilement aliénables par l'entremise du système de gestion des biens excédentaires du gouvernement du Canada (GCSurplus). Le centre de décision de la GRC n'a pas établi ou adéquatement communiqué les procédures relatives à l'aliénation des articles opérationnels lorsqu'ils sont endommagés, désuets ou retournés aux magasins divisionnaires par les membres. La dernière mise à jour de la politique en matière d'aliénation du manuel de gestion des biens a eu lieu en 2010 et elle ne donne pas suffisamment d'orientation à l'égard de l'aliénation des articles opérationnels. Par conséquent, les divisions doivent déterminer elles-mêmes la meilleure façon d'éliminer ces articles, et ce, de façon rentable. Bon nombre des articles demeurent ainsi en stock pour des périodes longues ou indéterminées.
Les processus existants ne documentent pas clairement l'autorisation requise pour l'aliénation de l'inventaire des magasins. En outre, il n'est pas possible de produire facilement un rapport des activités d'aliénation pour une période visée à l'aide du système TEAM. Divers codes justificatifs peuvent être utilisés dans le système TEAM afin de déclarer une aliénation. Or, ils ne sont pas utilisés de façon uniforme. Par exemple, dans certains cas, un code justificatif de redressement a été utilisé afin de consigner une aliénation alors qu'il devait être employé à des fins de prise d'inventaire. Dans d'autres cas, l'aliénation de l'inventaire a été consignée dans le système TEAM. Toutefois, aucune pièce justificative n'était disponible afin de prouver qu'une autorisation avait été accordée et qu'une aliénation adéquate avait eu lieu. À l'égard des biens sensibles en particulier, un processus plus robuste d'autorisation et de confirmation d'aliénation est requis.
L'absence d'une approche efficace relative à la gestion des articles difficiles à écouler et à l'aliénation des biens excédentaires cause une accumulation des stocks, ce qui a une incidence négative sur les coûts de possession des articles en stock.
3.2 Pratiques de prise d'inventaire
Des efforts supplémentaires sont nécessaires afin de s'assurer que le dénombrement des stocks est efficient, précis et réalisé en temps opportun.
Le dénombrement des stocks est un contrôle clé afin de valider l'inventaire des stocks et de confirmer l'efficacité de la surveillance liée à la protection des stocks. En tant que bonne pratique, la fréquence et la portée du décompte d'inventaire devraient reposer sur la valeur et la nature des stocks. Toutefois, selon les politiques Note de bas de page 4 de la GRC, le dénombrement des stocks doit être effectué au moins une fois tous les deux ans.
Les Normes comptables du Conseil du Trésor Note de bas de page 5 exigent que les organismes maintiennent des registres des stocks fiables afin d'appuyer les montants enregistrés dans leurs états financiers. Par conséquent, un dénombrement physique des stocks périodique est nécessaire afin de confirmer la fiabilité des registres d'inventaire. Dans le cadre de la vérification, on a examiné les procédures de prise d'inventaire des magasins divisionnaires, des dépôts d'armes et du programme relatifs aux uniformes et aux équipements.
Magasins divisionnaires
Au moment de notre vérification, les stocks des magasins faisaient l'objet d'un dénombrement semestriel et les résultats étaient transmis au centre de décision.
Les sondages de vérification ont permis de relever de nombreux écarts entre les dénombrements physiques des stocks et les registres dans le système TEAM. Même s'ils étaient mineurs pour la plupart, un petit écart est préoccupant pour certains articles opérationnels, tels que les matraques et les munitions.
Nous avons observé plusieurs faiblesses dans l'ensemble des procédures de prise d'inventaire :
- Les registres de certains résultats de prise d'inventaire comprenaient des surplus et des déficits importants. Les certifications d'inventaire ont été approuvées sur les écarts nets, ce qui a eu pour effet de conserver le pourcentage d'ajustement de l'inventaire net sous la limite acceptable définie par la GRC. Cela met en relief les faiblesses de la tenue des registres et diminue la confiance accordée aux registres de stocks.
- Il n'y a pas de processus solide en place pour assurer une indépendance lors du processus de dénombrement. Les personnes impliquées dans les dénombrements de stocks ne sont pas toujours identifiées dans la documentation connexe et les magasins divisionnaires pouvaient choisir leurs propres ressources afin d'effectuer les dénombrements. De ce fait, la ségrégation des tâches est manquante, puisque les personnes qui créent les registres d'inventaire peuvent également être appelées à les valider.
- Le centre de décision demande de nouveaux dénombrements pour résoudre les écarts du premier décompte. Dans certains cas, il ne s'agirait pas de comptages en aveugle, c'est-à-dire que le résultat désiré serait connu à l'avance.
- Des correctifs ont parfois été apportés pour résoudre les écarts à l'aide de peu de pièces justificatives. Les pièces justificatives concernant les problèmes et autres mouvements des stocks n'étaient pas toujours faciles à localiser.
Programme relatif aux uniformes et équipements
Un consultant externe a documenté les processus opérationnels pour les uniformes et équipements et a mis à l'essai les contrôles clés, dans le cadre de la mise en place de la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor. Des recommandations ont été formulées pour corriger les lacunes des contrôles relevées. Elles soulignaient que le programme relatif aux uniformes et aux équipements n'était pas à jour dans la réalisation du dénombrement physique périodique des stocks. Les responsables du programme ont indiqué que les récentes contraintes financières ont nui à sa capacité à effectuer des dénombrements en temps opportun. Dans le cadre du programme relatif aux uniformes et aux équipements, on a mis en place une procédure cyclique afin d'effectuer le dénombrement de tous les stocks au cours d'une période déterminée. On a indiqué et démontré que les dénombrements de stocks précédents avaient entraîné des écarts minimes. Le sondage de l'inventaire effectué au cours de la vérification a également indiqué des écarts mineurs et ceux qui ont été relevés ont été rapprochés.
Dépôts d'armes
Les deux dépôts d'armes de la GRC relèvent du programme relatif aux uniformes et aux équipements. Le dépôt d'armes visité lors de la vérification n'avait pas effectué de dénombrement de ses stocks d'armes à feu au cours des cinq dernières années, mais avait effectué le dénombrement de ses pièces de rechange dans la période semestrielle requise. Un décompte d'échantillonnage des stocks d'armes à feu n'a pas pu être réalisé à cet emplacement en raison de l'inaccessibilité de nombreux articles. Un décompte complet est prévu afin de coïncider avec l'achèvement d'un projet d'agrandissement qui est actuellement en cours. En raison de l'importance cruciale des articles conservés à cet emplacement, des mesures devraient être en place pour s'assurer que le processus de prise d'inventaire soit effectué dans les délais exigés. Le second dépôt d'armes a indiqué qu'il procédait chaque année au dénombrement des stocks d'armes à feu et de pièces.
Entrepôts pour événements majeurs
La GRC peut être appelée, à l'occasion, à déployer ses capacités pour supporter des événements majeurs ou d'autres mesures d'urgence exceptionnelles. De tels projets nécessitent la prestation d'un soutien matériel en termes d'équipement opérationnel spécifique de façon à parer aux besoins des déploiements. En 2002, un entrepôt a été établi à Ottawa afin de gérer et de suivre le matériel et les actifs achetés ou utilisés pour soutenir les événements majeurs Note de bas de page 6. Au fil des ans, la constitution de stocks a augmenté grâce aux articles retournés de divers événements majeurs. Bien que des efforts aient été déployés pour aliéner les articles inutiles ou périmés, une nouvelle rationalisation des stocks est justifiée.
L'entrepôt de Gestion des biens pour événements majeurs (GBEM) a emménagé dans un nouvel emplacement à l'automne 2014. Le dénombrement physique des stocks n'avait pas été effectué à ce moment. Des renseignements précis sur les stocks de GBEM sont importants afin de faciliter les décisions d'achat lors de la planification d'un événement majeur. Lors d'une visite à l'entrepôt de GBEM, aucun sondage de vérification sur les stocks détenus n'a été effectué, puisque la plupart des articles étaient toujours emballés et entreposés sur des palettes. Le personnel de GBEM compte terminer la prise d'inventaire lorsque les articles auront été dépaquetés.
Une ébauche d'un processus opérationnel a été élaborée par la sous-direction des Programmes et gestion de l'actif et des efforts sont déployés afin de clarifier les procédures de reddition de comptes et de prises de décision pour la gestion du matériel et des actifs reliés aux événements majeurs.
En général, des procédures de prise d'inventaire solides augmentent la probabilité que les registres de stocks servant aux rapports financiers et à l'attestation du matériel soient exacts. De plus, elles sont d'importantes procédures de contrôle pour assurer une protection adéquate et une tenue appropriée des registres. Un registre des actifs précis procure une base de référence afin d'éviter les achats inutiles et permet d'assurer une gestion appropriée des articles d'inventaire. De tels dénombrements n'ont pas à représenter un travail intensif si l'approche utilisée est soucieuse du risque et si les surplus de stocks sont supprimés.
3.3 Matériel et équipement en usage
Le processus et procédures existants pour enregistrer et suivre les équipements en usage doivent être revus.
Selon la Politique sur la gestion du matériel du Conseil du Trésor, les administrateurs généraux doivent s'assurer que les actifs, y compris les équipements en usage, sont suivis dans le cadre d'une saine administration tout au long du cycle de vie Note de bas de page 7 de l'équipement. Pour satisfaire à cette exigence, la GRC a choisi de suivre les équipements en usage à l'aide du module de gestion de la maintenance dans son système de gestion financière, le système TEAM.
Le module de gestion de la maintenance (MGM)
Selon la politique de la GRC Note de bas de page 8, les actifs de faible valeur dont le coût d'acquisition excède 1 500 $ (mais ne dépasse pas 10 000 $ Note de bas de page 9) et dont la vie utile est de plus d'un an seront gérés et suivis de façon individuelle en utilisant le MGM dans le système TEAM. L'enregistrement dans le MGM des articles « attrayants » qui coûtent moins de 1 500 $ est laissé à la discrétion du commandant d'unité.
Il était prévu que le MGM devrait :
« Maintenir des renseignements sur les actifs actualisés, exacts et complets afin de soutenir une gestion et une intendance efficaces des équipements et actifs de faible valeur monétaire, et permettre un signalement précis et efficace des équipements en usage par la GRC. » [traduction] Note de bas de page 10
Les registres actuels des équipements dans le MGM ont principalement été créés à partir d'un transfert de données d'un ancien système. Ces renseignements n'ont pas été validés avant d'être transférés dans le module. Par conséquent, la fiabilité des registres des équipements du MGM a été compromise et les unités ne font pas confiance aux renseignements sur les articles qui leur sont attribués. Bien que certaines unités aient continué à ajouter et à retirer des articles de leurs listes d'équipements en usage, le MGM contient principalement des renseignements périmés et ne reflète pas l'équipement en usage par la GRC. L'analyse des registres du MGM a démontré plusieurs irrégularités, notamment :
- L'inscription d'articles qui ont été ou devraient être aliénés;
- De nombreux registres qui semblent être des duplicatas, puisqu'ils contiennent les mêmes numéros de fiches d'équipement;
- Des articles attribués à des centres de coûts qui n'existent plus;
- Différentes descriptions pour les mêmes équipements;
- L'inscription d'articles consommables tels que des vaporisateurs de poivre de Cayenne;
- Des estimations arbitraires incluant plusieurs articles évalués à 0,01 $ ou à 9 999,99 $.
En 2013, le MGM contenait des renseignements sur plus de 200 000 articles, dont 54 % avaient une valeur listée inférieure à 500 $ et 80 %, une valeur listée de moins de 1 500 $.
Le personnel des unités ne peut pas directement ajouter ou retirer des articles dans le MGM. La documentation doit être complétée puis acheminée à un agent d'approvisionnement. Cela crée un fardeau administratif et réduit les probabilités que ces registres soient maintenus correctement. De plus, l'autorisation d'aliénation est donnée par des agents d'approvisionnement qui ne voient pas les actifs à aliéner. Plusieurs des articles enregistrés ne justifiaient pas l'effort de saisir des données et de maintenir des registres dans le MGM. De même, les consignes fournies au sujet des articles considérés comme attrayants et devant donc être inscrits dans le MGM étaient insuffisantes.
Le processus actuel rend difficile la détermination de l'intégralité des rapports sur les actifs de faible valeur. Lorsqu'un bon de commande est utilisé pour obtenir des articles de faible valeur, un registre existe dans le système TEAM dans un autre module que le MGM. Des étapes supplémentaires doivent être entreprises pour entrer l'article dans le MGM. Pour les achats par carte d'acquisition, il n'y a pas de dossier dans le système TEAM de l'article en particulier et des étapes sont nécessaires pour entrer l'article acheté dans le MGM. Le centre de décision a indiqué qu'il effectuait certains examens pour déterminer si les équipements achetés avec une carte d'acquisition apparaissaient dans le MGM, mais les résultats n'étaient pas disponibles au moment de la vérification. Parallèlement, il faudrait déterminer s'il y a intérêt à maintenir ces registres dans le MGM.
Supervision et maintenance
Les divisions, détachements et unités sont responsables d'assurer l'intégrité des données du MGM. Bien que la politique sur les actifs de faible valeur dans le Guide de gestion des actifs exige que les dénombrements soient effectués de façon semestrielle, cela n'a pas été fait et ce n'est pas pratique. Les personnes interrogées ont indiqué qu'un travail limité a été effectué par le passé dans quelques unités afin de revoir et de mettre à jour le MGM pour retirer les articles périmés. Néanmoins, un grand nombre de dossiers du MGM sont toujours périmés et inexacts. Des discussions avec la haute direction divisionnaire ont permis de déterminer qu'elle n'avait que peu ou pas connaissance du module et des stocks qui y étaient enregistrés, pas plus qu'elle ne voyait l'intérêt de maintenir ces renseignements dans un système organisationnel.
Le personnel des unités avait également une connaissance limitée du MGM et a confirmé qu'il n'était pas utilisé de façon active pour signaler les récents achats d'équipements de faible valeur.
Dans son état actuel, le MGM n'est pas utilisé efficacement pour gérer et protéger l'inventaire des actifs de faible valeur et, par conséquent, il n'offre pas de surveillance efficace. Plusieurs options peuvent être envisagées et il serait plus avantageux de limiter l'enregistrement uniquement aux équipements importants sur le plan opérationnel et aux articles attrayants. De plus, le besoin d'enregistrer ces articles dans un système organisationnel devrait être évalué.
3.4 Le centre de décision
Le centre de décision doit clairement définir son rôle et déterminer la meilleure façon de fournir des consignes et une surveillance en ce qui concerne la gestion du matériel et des équipements en usage.
Le centre de décision sur la gestion du matériel a été fondé en 2007 après un examen intensif qui a permis de déterminer que le matériel et les équipements de moins de 10 000 $ n'étaient pas gérés de façon adéquate.
Structure organisationnelle et conception des politiques
Le cadre de travail pour soutenir la gestion du matériel du centre de décision a été élaboré, mais n'a jamais été approuvé ou entièrement mis en œuvre. Le cadre de travail comprenait la création de plusieurs postes au sein du centre de décision et, par la suite, dans les régions. Finalement, le centre de décision a été fondé et pourvu de trois postes : un directeur, un gestionnaire du matériel et un commis à l'aliénation. Depuis ses débuts, le centre de décision s'est concentré sur l'élaboration de politiques. Les politiques de la GRC concernant la gestion des actifs de faible valeur et du matériel ont été publiées en 2008 dans le Guide de la gestion de l'actif. Néanmoins, la majorité du travail et des efforts consacrés à l'élaboration d'autres politiques depuis ce temps n'ont pas été achevés. Un examen des ébauches de politiques actuelles Note de bas de page 11 a permis de déterminer qu'elles sont maintenant désuètes. De plus, les politiques déjà publiées nécessitent une révision afin de les clarifier. La révision des politiques a permis de déterminer qu'elles n'offrent pas de consignes précises pour affronter les défis actuels auxquels fait face le personnel des divisions qui gère le matériel et les équipements.
Il n'y a pas de lien hiérarchique direct entre les magasins divisionnaires et le centre de décision. À l'exception du partage des résultats de prise d'inventaire et de la certification, l'interaction entre les deux groupes est limitée. Depuis sa création, le centre de décision a connu un succès mitigé pour influencer les activités opérationnelles des magasins divisionnaires ou encore des unités qui gèrent les équipements en usage. Les membres du personnel des magasins divisionnaires interrogés connaissaient très bien les stocks qu'ils gèrent et pouvaient accomplir la plupart des activités de façon indépendante. Leur défi le plus important concernait l'aliénation des articles opérationnels. Ils n'étaient pas toujours au courant des ressources disponibles au centre de décision, comme le commis à l'aliénation. Le personnel des magasins divisionnaires consultait plutôt ses pairs dans les autres magasins divisionnaires ou au sein de l'approvisionnement régional pour obtenir de l'aide. Néanmoins, nous avons remarqué qu'une division avait récemment approché le centre de décision pour obtenir des conseils et qu'elle avait reçu une aide utile concernant les articles qui devraient être tenus dans les magasins et ceux qui devraient être achetés directement par les unités.
Gestion du rendement
À l'heure actuelle, le centre de décision a une connaissance limitée des activités des magasins divisionnaires. Les attentes de rendement concernant le taux de roulement, les coûts de transport, le taux de rupture de stock, etc. n'ont pas été établies et ces attributs d'une saine gestion du matériel ne sont pas mesurés. Les registres du système TEAM sont simplement utilisés pour documenter les actifs, mais pas pour évaluer si ces actifs sont gérés correctement. Au cours de la vérification, une analyse des données a été réalisée pour évaluer l'état des stocks des magasins dans la plupart des divisions. Les renseignements statistiques sur les articles à rotation lente, les opérations d'aliénation et l'historique d'approvisionnement ont été analysés. Cette analyse a fourni un aperçu utile des activités opérationnelles et a mis en évidence des sujets de préoccupation à être examinés plus en profondeur lors des visites. Le centre de décision est encouragé à mener une analyse similaire pour évaluer le rendement de la gestion du matériel. Ainsi, il pourra fournir une aide proactive sur les sujets de préoccupation.
Le centre de décision doit encore déterminer le rôle qu'il peut ou doit jouer ainsi que les ressources nécessaires pour remplir au mieux ce rôle. Des gains peuvent être réalisés en utilisant les renseignements disponibles dans le système pour analyser le rendement des magasins. Les résultats de telles mesures peuvent mener à une évaluation pratique de l'efficacité et de l'efficience des investissements dans les stocks pour soutenir les opérations de la GRC.
4 Conclusion
Au cours de la vérification, de nombreuses possibilités d'amélioration et d'économies potentielles par rapport à la gestion des stocks ont été relevées. Les politiques actuelles devraient être améliorées afin de fournir un soutien supplémentaire, en particulier au personnel divisionnaire, en ce qui concerne l'aliénation et les critères de possession des articles dans les magasins divisionnaires. Cela se traduirait par la réduction du niveau des stocks et des coûts de possession connexes. De même, les approches soucieuses du risque pour la gestion des équipements de faible valeur monétaire et des articles attrayants devraient être examinées afin de déterminer une méthode qui offre une protection adéquate et qui est aussi efficace qu'efficiente. Enfin, des avantages peuvent être réalisés en établissant des normes de rendement et en utilisant les renseignements du système disponibles pour évaluer la gestion du matériel et des équipements.
5 Recommandations
- 1) Le dirigeant principal des finances et de l'administration devrait :
- Effectuer un examen et formuler des recommandations concernant la structure opérationnelle optimale des magasins divisionnaires ainsi que les critères pour les articles à inclure dans les inventaires des magasins.
- 2) Le dirigeant principal des finances et de l'administration devrait :
- Élaborer des lignes directrices, des politiques et des procédures améliorées pour les magasins divisionnaires relié aux stocks inactifs et à l'aliénation des articles opérationnels.
- 3) Le dirigeant principal des finances et de l'administration devrait :
- Élaborer et communiquer une procédure soucieuse du risque pour soutenir la gérance de l'équipement à faible valeur monétaire et des actifs attrayants en usage à la GRC.
- 4) Le dirigeant principal des finances et de l'administration devrait :
- Employer l'analyse de données pour surveiller et évaluer les pratiques de gestion liées à la gestion des stocks.
Annexe A - Objectifs et critères de vérification
Objectif : L'objectif de cette vérification est d'évaluer si les pratiques et les processus en place soutiennent de façon efficace et efficiente la gestion des stocks.
- Critère 1 : Des politiques, des procédures ainsi que des rôles et des responsabilités clairement définis ont été mis en place afin de soutenir la gestion du matériel et des équipements.
- Critère 2 : Les pratiques d'inventaire assurent des niveaux de stocks adéquats afin de répondre aux besoins organisationnels de façon efficace, en plus de voir à ce que les actifs soient protégés et suivis conformément aux exigences des politiques.
Audit of Inventory Management
Final Report
February 2015
An assessment of this report with respect to provisions in the Access to Information Act produced no exemptions; therefore this report is presented in its entirety.
Table of Contents
- Acronyms and Abbreviations
- Executive Summary
- Management's Response to the Review
- 1. Background
- 2. Objective, Scope, Methodology and Statement of Conformance
- 3. Audit Findings
- 4. Conclusion
- 5. Recommendations
- Appendix A - Audit Objectives and Criteria
Acronyms and Abbreviations
- MEMA
- Major Event Management of Assets
- PMM
- Plant Maintenance Module
- RBAP
- Risk-Based Audit Plan
- RCMP
- Royal Canadian Mounted Police
- TEAM
- Total Expenditures and Asset Management
Executive Summary
The Royal Canadian Mounted Police (RCMP) reported inventory holdings of $57.4M in their (unaudited) Financial Statements for the Year Ended March 31, 2014. This included items held at Divisional Stores and at national level warehouses. In addition, significant amounts of in-use equipment are held by various units across the country. Given the financial significance, this audit was conducted to assess whether these inventories are managed effectively and efficiently and whether savings could be realized through process improvements.
Inventory holdings at Divisional Stores exceed current requirements. A portion of the holdings is dormant - some with no issues within the last three years - or slow moving - with current holdings exceeding annual demand. There is not sufficient guidance regarding what items should be maintained by Divisional Stores, and an absence of efficient processes to identify and dispose of obsolete items. Enhanced management could significantly reduce the resulting cost of carrying these items.
In addition, the method that the RCMP has put in place to track in-use equipment costing less than $10,000 and attractive items needs improvement as it is not satisfying the intended objective. Current records of these holdings are not accurate, and the effort required to properly maintain these records using processes currently in place exceeds the value of the resulting information. A review is warranted to determine an alternate method.
As well, monitoring and oversight of inventory management activities are not sufficient. Inventory information is used primarily for financial reporting purposes and not as a means of assessing the management of holdings. Benefits could be realized by analyzing available system information to identify issues that should be proactively addressed.
This audit report includes recommendations that seek to improve the efficiency of existing management practices and which could result in on-going savings. The management response demonstrates the commitment from senior management to address the findings and recommendations. A detailed management action plan is currently being developed. Once approved, RCMP Internal Audit will monitor its implementation and undertake a follow-up audit if warranted.
Management's Response to the Review
Corporate Management agrees with the findings and recommendations. Steps are already underway in relation to some of the observations in the audit such as a detailed review of the Uniform & Equipment program and inventory management practices.
A strategy session, to be led by myself, has been scheduled for March 3-4, 2015 to establish the underlying action plan and will include national and divisional representation from Corporate Management and Operations. The intent is to develop consensus from key stakeholders, the respective policy centres and business lines on the best way of moving forward to enhance the management of materiel held in inventories.
We have taken the contents of this report seriously, and are committed to the development of an appropriate Materiel Management Policy Suite for Inventories including low value assets, an enhanced Performance Management Framework for Divisional Stores and other inventories and recommendations for an improved operational and oversight structure for Divisional Stores. We appreciate the feedback provided by this audit, and we commit to developing a detailed action plan by March 16, 2015. This action plan will contain specific time lines and milestones to which the RCMP will adhere.
Alain Duplantie, MBA, CPA, CGA
Deputy Commissioner
Chief Financial and Administrative Officer
1. Background
In April 2014, the Commissioner approved an audit of Inventory Management as part of the 2014-2017 Risk-Based Audit Plan (RBAP). Previous internal audit engagements within the Royal Canadian Mounted Police (RCMP) have examined related areas of asset management including investment planning, moveable assets (land and marine fleets), as well as the management of real property.
The RCMP's inventory is of significant value. As of March 31, 2014, the RCMP reported inventory holdings of approximately $57.4 million, including $30.0 million in uniforms and equipment, $11.5 million in firearms, ammunition and parts, and $15.8 million in 'other'. Best practices in inventory management seek to minimize the risk of having insufficient stock (stockouts) while also minimizing inventory carrying costs, and the amount of money tied up in stock holdings. The objective of this audit was to assess the current situation within the RCMP to determine if these risks have been appropriately mitigated and if process efficiencies related to inventory management are practical.
The RCMP's Assets Management and Programs Branch, through its Moveable Assets and Materiel Management Section, is responsible for developing and maintaining policies and standards governing the acquisition, maintenance, and disposal of materiel. Regional Assets and Procurement Management offices are responsible for the procurement of materiel and equipment to support operational activities and for ensuring sound stewardship of assets through life-cycle management, including inventory counts and disposal processes. Divisional units are responsible for safeguarding 'attractive' items and low dollar value equipment by maintaining records of these items in the Plant Maintenance Module (PMM) of the Total Expenditures and Asset Management (TEAM) system.
The Treasury Board Policy on Materiel Management requires that a materiel management regime be in place that supports cost-effective and efficient delivery of programs. RCMP policies on materiel management are documented in the Asset Management Manual.
2. Objective, Scope, Methodology and Statement of Conformance
2.1 Objective
The objective of this audit engagement was to assess whether current processes and practices support effective and efficient inventory management.
2.2 Scope
The audit consisted of an assessment of the processes and management practices in place that relate to the planning, acquisition, tracking, monitoring, safeguarding, and disposal of materiel at Divisional Stores and Armouries for the period of March 2012 to November 2014. In addition, the audit included review of the processes for tracking attractive items and low dollar value equipment as well as some review of inventory related to the Uniform and Equipment Program and inventory held in the Major Events Warehouse.
2.3 Methodology
Planning for the audit was completed in September 2014. In this phase, the audit team conducted interviews and examined relevant legislation, policies, directives, procedures and related management practices. The audit team documented and validated processes by performing walkthroughs of specific processes and activities. Previous engagements performed by other government departments and external groups were also reviewed. This included review of the gap assessment developed for the RCMP by an external consultant relating to the implementation of the Treasury Board Policy on Internal Control.
Sources used to develop audit criteria included Treasury Board and RCMP policies, procedures and directives on management of materiel. The audit objective and criteria are available in Appendix A.
The examination phase, which concluded in November 2014, employed various auditing techniques including interviews, documentation reviews, extraction and analysis of data from RCMP corporate information systems, physical observation and audit testing. Random and judgmental sampling methodologies were used to select inventory for testing. Site visits were conducted at four Divisional Stores in selected Regions, as well as one armoury, the Uniform and Equipment Program Warehouse and the Major Events Warehouse. Preliminary results were shared and validated on an on-going basis with local management. Upon completion of the examination phase, the audit team held meetings to debrief senior management of the relevant findings.2.4 Statement of Conformance
The audit engagement conforms to the Internal Auditing Standards for the Government of Canada, as supported by the results of the quality assurance and improvement program.
3. Audit Findings
3.1 Materiel and Equipment Held in Divisional Stores
Many Divisional Stores are holding significant volumes of surplus items partly due to challenges in completing the disposal process.
Divisional Stores Operations
Divisional Stores have been established to ensure that operationally required materiel and equipment items are available when needed, and that they are purchased economically, taking advantage of volume discounting. Consultation with Criminal Operations officers ensures that Stores are procuring the appropriate inventory to meet operational needs in each Division. The Inventory holdings are also affected by purchases made to meet the specific needs of some units, and also by accepting returned RCMP-specific items from both active and retired members. As a result, and while not the intent, Stores commonly include holdings of items that are not critical to operations, that could be procured directly by units as required, and returned items that should be sent for disposal upon receipt instead of being retained in inventory.
Most Divisional Stores maintain a catalogue of items which they hold or will procure on behalf of clients. A review of the catalogues and analysis of TEAM data demonstrated that most Stores manage approximately 200 line items of active stock holdings. However, many of the items are available in various sizes (S, M, L, XL) or different configurations (i.e. customized for left hand vs right hand), and are accounted for as individual line items. As such, some Divisional Stores appear to be issuing a very limited range of key operational items within a year. Alternatively, several Stores catalogues were broad in their offerings, and included non-operational items. In recent years, some Stores have made efforts to eliminate holdings of administrative items that were previously procured for units, but which now can be more economically purchased off-the-shelf, on a just-in-time basis, in particular, when carrying costs and administrative costs are considered.
The method of delivering the Stores function varied. Some Stores Managers were responsible for more than one Divisional Store and some Divisional Stores were servicing more than one Division. At the time of the audit one Stores location had recently closed and was being serviced by another Division, under the support of the Regional Procurement Branch. One visited location was in the process of consolidating the shipping, receiving and Stores functions as a cost-saving measure. Further efficiency gains could be realized from a review to determine the optimal operating structures and items to be carried in Divisional Stores.
Dormant Stock and Slow-moving items
In general, inventory is considered dormant if no present demand exists and no forecast can be made of future demands. Dormant stock may become obsolete due to their expiry date or technological changes. On the other hand, slow moving items are those for which the supply on hand greatly exceeds annual demand; hence they have a low turnover rate.
Our analysis indicated a significant amount of dormant stock. As can be seen in Table 1 below, for eight Divisional Stores, 20% or more of their active line items of stock had not moved in three years. Two of the eight divisions had no movement on at least 80% of their line items. Two main causes for the existence of dormant stock were the reluctance to declare an item surplus or obsolete, and the challenges in determining an appropriate method of disposal for obsolete items.
| Division Stores | # of active Footnote 1 line items as at Nov. 20, 2014 | # of line items with no movement in 3 yrs. or more | Percentage (%) of line items with no movement in 3 yrs. or more |
|---|---|---|---|
| 1 | 7014 | 5676 | 81% |
| 2 | 161 | 51 | 32% |
| 3 | 208 | 99 | 48% |
| 4 | 180 | 13 | 7% |
| 5 | 202 | 40 | 20% |
| 6 | 235 | 26 | 11% |
| 7 | 234 | 55 | 24% |
| 8 | 224 | 48 | 21% |
| 9 | 152 | 8 | 5% |
| 10 | 39 | 37 | 95% |
| 11 | 242 | 87 | 36% |
An analysis of turnover rates Footnote 2 was completed for those items where issues had occurred in fiscal year 2013/14. Table 2 provides results of this analysis. As shown in Table 2, for the analysed divisions, between 45% and 63% of line items had turnover rates of less than 1 (i.e. Stock on hand exceeded one year's requirements). Similarly, between 8% and 20 % had turnover rates less than 0.1, indicating stock on hand exceeded a 10 year requirement, assuming demand remains constant. Holdings which greatly exceed annual requirements increase carrying costs and cause operating funds to be tied up in inventory. This also increases the risk of items becoming obsolete before they are used.
| Division Stores | Total active line items with movement | % of line items with more than 1 year's stock on hand (turnover < 1) | % of line items with more than 3 years' stock on hand (turnover < 0.33) | % of line items with more than 5 years' stock on hand (turnover < 0.20) | % of line items with more than 10 years' stock on hand (turnover < 0.10) |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 963 | 63% | 43% | 32% | 20% |
| 2 | 127 | 50% | 28% | 19% | 11% |
| 3 | 148 | 48% | 35% | 27% | 16% |
| 4 | 159 | 54% | 28% | 19% | 10% |
| 5 | 167 | 57% | 28% | 20% | 15% |
| 6 | 191 | 58% | 32% | 25% | 12% |
| 7 | 206 | 48% | 22% | 15% | 8% |
| 8 | 175 | 45% | 26% | 21% | 12% |
| 9 | 158 | 51% | 31% | 23% | 11% |
| 11 | 136 | 47% | 26% | 16% | 8% |
Taking into consideration both dormant and slow-moving inventory, it is evident that much can be done to streamline holdings and reduce the resulting administration and carrying costs.
Further analysis of slow-moving items indicated that at several Stores slow-moving inventory was the result of purchases for one particular Program. By exception, Divisional Stores kept the inventory items purchased specifically for this program at their warehouse. Because the Program only incurs the acquisition cost if the item is used, it is not responsible for the consequences of over-ordering. Accordingly, inventory items remained in the warehouse for lengthy periods of time, or indefinitely. At times the Program had changed its requirements, or lowered its demand for the items. Consequently, the Stores were left to transfer or dispose of the excess stock, absorbing the expense of the procurement. During the planning phase of the acquisitions, attention to the practices being employed to meet the unique needs of this Program may be required.
Disposal Activities
Disposal was a key concern expressed by Divisions. They reported that there was a lack of guidance and support regarding whether and how to dispose of items, particularly operational items that cannot readily be disposed of through the Government of Canada surplus system (GCSurplus). The RCMP policy centre has not established or adequately communicated procedures to dispose of operational items when they are damaged, obsolete or returned to the Divisional Stores by members. Existing disposal policy in the Asset Management Manual was last updated in 2010 and does not give sufficient guidance regarding the disposal of operational items. As a result, divisions are left to determine how best to dispose of these items in a cost effective manner. Consequently, many of the items remain in inventory for extended periods of time or indefinitely.
Existing processes do not clearly document the authorization for disposal of Stores inventory. Furthermore, it is not possible to readily produce a report using TEAM regarding disposal activity over a specific period of time. Various reason codes can be used in TEAM to report a disposal, but they are not used consistently. For example, an adjusting entry reason code, normally used for stocktaking purposes, in some cases was used to record a disposal. In other cases, disposal of inventory was recorded in TEAM; however, no supporting documents were available to demonstrate that authorization and appropriate disposal had taken place. For sensitive inventories in particular, a more robust process for authorizing and confirming disposal activities is required.
The absence of an effective approach to manage slow-moving items and to dispose of surplus inventory is causing inventory to accumulate, which adversely affects carrying costs.
3.2 Stocktaking Practices
Additional efforts are required to ensure that inventory counts are efficient, accurate and completed on a timely basis.
Inventory counts are a key control to validate inventory holdings and confirm the effectiveness of controls relating to safeguarding of inventory. As a good practice, the frequency and scope of the inventory count should be based on the value and nature of the inventory. However, as per RCMP policy Footnote 4, inventory counts are to be performed at least once every two years.
Treasury Board Accounting Standards Footnote 5 require that organizations maintain reliable inventory records to support the amounts recorded in their financial statements. Accordingly, periodic physical inventory counts are necessary to confirm the reliability of the inventory records. The audit reviewed the stocktaking processes for Divisional Stores, the armouries and the uniform and equipment program.
Divisional Stores
At the time of our audit, Stores inventory was being counted on a bi-annual basis with results being forwarded to the policy centre.
Audit testing identified numerous discrepancies between the physical inventory counts and the records in TEAM. While most were minor in materiality, even a small discrepancy with certain operational items such as batons and ammunition is of concern.
Several weaknesses with the stocktaking process as a whole were observed:
- Records of some stocktaking results included significant overages and shortages. Inventory certifications were approved on the net discrepancy which resulted in keeping the net inventory adjustment percentage within the RCMP-defined acceptable threshold. This highlights recordkeeping weaknesses and reduces the confidence that can be placed in the records of holdings.
- There is not a strong process in place to ensure independence in the counting process. The individuals involved in inventory counts are not always identified in associated documentation and Divisional Stores were able to choose their own resources to complete counts. As a result, segregation of duties is lacking, and individuals creating the inventory records may also be responsible for validating them.
- The policy centre requests re-counts to resolve discrepancies from the first count. In some cases, these may not be blind counts, that is, the desired result may be known ahead of time.
- Adjustments were sometimes made to resolve discrepancies with little supporting documentation. Supporting documentation regarding issues and other inventory movements was not always easy to locate.
Uniform and Equipment Program
An external consultant documented uniform and equipment business processes and tested key controls as part of the implementation of the Treasury Board Policy on Internal Control. Recommendations were made to address identified control gaps. They observed that the Uniform and Equipment Program was not up to date in completing periodic physical inventory counts. The Program advised that recent resource constraints had affected their ability to complete the counts in a timely basis. The Uniform and Equipment Program has implemented a cyclical process to count all inventory over a specific period of time. They advised and provided evidence that previous inventory counts had resulted in minimal discrepancies. The inventory testing performed during the audit also yielded minor discrepancies, and those that were identified were reconciled.
The Armouries
The RCMP's two armouries fall under the responsibility of the Uniform and Equipment Program. The armoury visited during the audit had not completed a count of their firearms inventory in the past five years but had completed counts of their repair parts within the required bi-annual period. A sample count of the firearms inventory at this location could not be completed due to the inaccessibility of many of the items. A complete count is scheduled to coincide with the completion of an expansion project currently underway. Given the critical importance of the items held at this location, controls should be in place to ensure the stocktaking process is completed within the required timeframe. The second armoury advised that they were counting their firearms and parts inventory on an annual basis.
Major Events Warehouse
The RCMP is required on occasion to deploy its capabilities in support of major events or other extraordinary emergency situations. These deployments require materiel support in the form of operational equipment to meet the specific needs of the deployment. In 2002, a warehouse facility in Ottawa was established for the management and tracking of materiel and assets purchased or used in support of major events Footnote 6. Over the years, stock holdings have increased as a result of returns from various major events. While some efforts have been made to dispose of unneeded or expired items, further rationalization of the holdings is warranted.
The Major Event Management of Assets (MEMA) warehouse moved into a new location during the fall 2014. A physical inventory count was not completed at this time. Accurate MEMA inventory information is important to aid in procurement decisions during the planning process of a major event. During a visit to the MEMA warehouse, no testing of inventory holdings was done since most of the items remained wrapped and stored on pallets. MEMA staff plan to complete stocktaking once the inventory items are unpacked.
A draft business process has been developed by the RCMP Assets Management and Programs Branch and efforts are being made to clarify accountability and decision-making procedures for the management of materiel and assets for major events.
In general, robust stocktaking processes increase the likelihood that inventory records used for financial reporting and materiel attestations are accurate. Moreover, they are an important control process to ensure adequate safeguarding and proper recordkeeping. Having an accurate record of holdings provides a baseline to avoid unnecessary purchases and ensures proper management of inventory items. Such counts need not be labour-intensive, if a risk smart approach is used and if surplus inventories are eliminated.
3.3 Materiel and Equipment In Use
The existing process and procedures to record and track equipment in use need to be revisited.
According to the Treasury Board Policy on Management of Materiel, Deputy Heads are accountable to ensure that assets, including equipment in use, are tracked for sound stewardship over the equipment's life-cycle Footnote 7. To satisfy this requirement, the RCMP has elected to track equipment in use using the Plant Maintenance Module within its financial management system TEAM.
The Plant Maintenance Module (PMM)
As per RCMP policy Footnote 8, low value assets with an acquisition cost in excess of $1,500 (but less than $10,000 Footnote 9) and a useful life greater than one year will be managed and tracked on an individual basis using the PMM in TEAM. "Attractive" items costing less than $1,500 may also be recorded in the PMM at the discretion of the Unit Commander.
It was expected that the PMM would:
"Maintain current, accurate and complete asset information to support the effective management and stewardship of equipment/low dollar value assets and enable accurate and effective reporting of the equipment used by the RCMP." Footnote 10
The current equipment records in the PMM were created in large part by a transfer of data from a legacy system. That information was not validated prior to being transferred into the module. As a result, the reliability of the equipment records in the PMM was compromised and units have no faith in the information of items attributed to their units. While some units continue to add and remove items from their equipment in use lists, for the most part the PMM contains outdated information and is not reflective of the equipment in use within the RCMP. Analysis of PMM records demonstrated several deficiencies including:
- Inclusion of items which have been or should be disposed;
- Many records which appear to be duplicates as they contain the same equipment master record numbers;
- Items attributed to cost centres which no longer exist;
- Multiple descriptions for the same equipment items;
- The inclusion of consumable items such as pepper spray; and
- Arbitrary valuations including many items valued at $ 0.01 or $ 9,999.99.
The PMM held information on over 200,000 items in 2013, 54% of which have a listed value under $500 and 80% with a listed value of less than $1,500.
Unit staff cannot add or remove items directly in the PMM. Documentation must be completed and forwarded to a procurement officer. This creates an administrative burden and reduces the likelihood that these records will be properly maintained. In addition, the authorization to dispose is given by procurement officers who do not view the assets to be disposed. Many of the recorded items did not warrant the effort to enter and maintain records in the PMM. As well, insufficient guidance has been provided on what should be considered an attractive item and therefore should be recorded in the PMM.
The current process makes it difficult to ascertain the completeness of reporting on low value equipment assets. When a purchase order is used to procure low value items, a record exists in TEAM in a separate module than the PMM. Additional steps must be taken to enter the item into the PMM. For acquisition card purchases, there is no TEAM record of the specific item, and steps are required to enter the purchased item into the PMM. The policy centre reported doing some reviews to determine if equipment purchased using an acquisition card was reflected in the PMM but no results on this review were available during the audit. Alternatively, attention should be placed on determining whether there is value in maintaining these records in the PMM.
Monitoring and upkeep
Divisions, detachments and units are responsible to ensure data integrity of the PMM. While the low value assets policy in the Asset Management Manual requires that counts be performed on a bi-annual basis, this has not been done, nor is it practical. Interviewees indicated that limited work has been done in the past by some units to review and update the PMM to remove out-dated items. However, a large number of the PMM records continue to be out-dated and inaccurate. Discussions with Divisional senior management determined that they had little to no awareness of the module and of the inventory recorded there, nor did they see value in maintaining this information in a corporate system.
Unit staff also had limited knowledge and awareness of the PMM, and confirmed that it was not actively being used to report recent low value equipment purchases.
The PMM in its current state is not being used effectively to manage and safeguard low value inventory assets, and is therefore not providing effective oversight. Several alternatives can be considered, and it would likely be more beneficial to restrict recording to only operationally significant equipment and attractive items. In addition, the need for recording these items in a corporate system should be assessed.
3.4 The Policy Centre
The policy centre needs to clearly define its role and determine how best to provide guidance and oversight regarding the management of materiel and equipment in use.
The Materiel Management Policy Centre was established in 2007 following an extensive review that determined that materiel and equipment under $10,000 was not being managed appropriately.
Organizational Structure and Policy Design
The framework to support the Materiel Management Policy Centre was drafted but was never approved or fully implemented. The framework included creation of several positions in the policy centre and later in the Regions. Ultimately, the policy centre was created and staffed with 3 positions: a Director, a Manager Materiel and a disposal clerk. The focus of the policy centre since its inception has been on drafting policies. RCMP policies on low value asset management and materiel management were published within the Asset Management Manual in 2008. However, much of the work and effort put into developing other policies since that time has not been finalized. Review of the existing draft policies Footnote 11 determined that they are now out-dated. Additionally, the policies that have been published require revision for added clarification. Reviews of the policies determined that they do not offer specific guidance to address the current challenges being faced by personnel in the Divisions who are managing materiel and equipment.
There is no direct reporting relationship between the Divisional Stores and the policy centre. With the exception of providing stocktaking results and certification, interaction between the two groups is limited. Since its creation, the policy centre has had limited success in influencing the operational activities of either the Divisional Stores or the units managing equipment in use. Divisional Stores personnel interviewed were very knowledgeable about the inventory they managed and were able to complete most activities independently. Their most significant challenge related to disposal of operational items. They were not always aware of the resources available at the policy centre, such as the disposal clerk at the policy centre. Instead, Divisional Stores personnel consulted their peers at other Divisional Stores or within Regional Procurement for assistance. However, it was noted that one division had recently approached the policy centre for guidance and had received helpful assistance in recommending which items should be held in stores and which should be procured directly by the units.
Performance Management
The policy centre currently has little visibility over the activities of the Divisional Stores. Performance expectations regarding turnover rates, carrying costs, stockout rates etc. have not been established and these attributes of sound materiel management are not being measured. The TEAM records are used simply to document holdings, but not to assess how well the holdings are being managed. During the audit, data analysis was completed to assess the status of the Stores' inventory for most of the Divisions. Statistical information on slow-moving items, disposal transactions and procurement history was analyzed. This analysis provided useful insight into the operational activities and highlighted areas of concern for further examination during site visits. The policy centre is encouraged to conduct similar analysis to assess materiel management performance. In this way they can provide proactive assistance in areas of concern.
The policy centre has yet to determine the role it can or should play and the resources required to best fulfill this role. Benefits can be realized by making use of available system information to analyse Stores' performance. The results of such actions can lead to a useful evaluation of the effectiveness and efficiency of inventory investments in support of RCMP operations.
4. Conclusion
During the audit, several opportunities for improvement and potential savings with respect to inventory management were identified. Current policies should be enhanced to provide additional support to Divisional Staff, in particular, as it relates to disposal and the criteria for carrying items in Divisional Stores. This would result in reduced levels of inventory and the inherent carrying costs. As well, risk smart approaches to managing low dollar value equipment and attractive items should be explored to determine a method that provides adequate safeguarding, and is both effective and efficient. Finally, benefits can be realized by establishing performance standards and leveraging available system information to evaluate the management of materiel and equipment.
5. Recommendations
- 1) The Chief Financial and Administrative Officer should:
- Review and provide recommendations regarding the optimal operating structure for Divisional Stores along with the criteria for items to be included in the Stores holdings.
- 2) The Chief Financial and Administrative Officer should:
- Develop enhanced guidelines, policies and procedures for the Divisional Stores related to dormant inventory and disposal of operational items.
- 3) The Chief Financial and Administrative Officer should:
- Develop and communicate a risk smart process to support the stewardship of low dollar value equipment and attractive assets used by the RCMP.
- 4) The Chief Financial and Administrative Officer should:
- Use data analytics to monitor and evaluate management practices related to inventory management.
Appendix A - Audit Objectives and Criteria
Objective: The objective of this audit engagement is to assess whether current management practices support effective and efficient inventory management.
- Criterion 1: Policies, procedures, and clearly defined roles and responsibilities are in place to support materiel and equipment management.
- Criterion 2: Inventory practices ensure adequate stock levels to efficiently meet organizational needs, and ensure assets are safeguarded and tracked in accordance with policy requirements.
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