Human Resources Management Priorities

Supplementary Information

As outlined in the 2019-20 Departmental Plan, the RCMP's Human Resources (HR) Sector focused on two critical initiatives: Safety and Employee Well-being.

Safety

As a critical component of employee safety, key preventive program advancements were made throughout the fiscal year:

• Significant progress was made in the drafting of a Firing Range Safety Policy to enhance employee safety at firing ranges by improving guidelines, processes and related tools, and by developing a coordinated National Oversight Policy for all safety issues at firing ranges.
• National alignment of the Respiratory Protection Program was prioritized, including key developments in the creation of a respirator fit test database, the organization of a train-the-trainer program for fit testers, and the release of a national Fit Testing Refresher Guide.
• A working group for the implementation of the RCMP Violence and Harassment Prevention Program was launched to develop plans to reduce the incidents of violence and harassment by updating policies, reporting, and intervention measures, all in accordance with new requirements under Bill C-65, An Act to amend the Canada Labour Code (harassment and violence). The Program will identify and address organizational risk factors through culturally impactful prevention and mitigation strategies, and will also modernize the reporting and investigation structure to incorporate early intervention, conflict resolution, conciliation, and workplace restoration.
• Ongoing consultation and joint studies were examined to establish the best way forward for the Hearing Conservation Program.
• The Hazard Prevention Program was advanced to include a clearer repository of safe work procedures for General Duty activities, which represented important prevention efforts affecting thousands of members across the country.
• The Ergonomic Program made advancements to reduce musculoskeletal injuries by working with the National Vehicle Equipment Committee to develop an ergonomic holistic tool to evaluate the configuration and equipment placement in General Duty vehicles.
• Under the Occupational Safety Strategy, enhancements were made to support the effectiveness of Workplace Health and Safety Committees. Workplace inspections – as conducted by these committees – are a foundational component of a shared responsibility approach to safety culture and a key facet of injury prevention. An awareness campaign was launched which featured a poster promoting random inspections to improve workplace safety as well as a training presentation targeted to Workplace Health and Safety Committees. To ensure strong policy support, a new chapter on workplace inspections was added to the Occupational Safety Manual and published in May 2019.

Employee Well-Being

The RCMP continued to concentrate its efforts on mental health and well-being. The Support for Operational Stress Injury (SOSI) Program supported the pursuit of wellness through several initiatives, including one-to-one and group support/facilitation, as well as outreach/information initiatives. Outreach efforts by SOSI Coordinators included meeting with and presenting to stakeholder groups and external partners who play a role in supporting RCMP employees and veterans in the management of operational stress injuries.

The RCMP also worked to ensure counseling services – provided by community psychologists via telepsychology services (telephone or online) – were made available to all RCMP members. In addressing the COVID-19 pandemic, the RCMP further expanded members' access to mental health services by covering the cost of telehealth services provided by qualified mental health practitioners, including social workers, psychotherapists, and counselors. Community providers were required to – and will continue to – adhere to the scope of practice of the profession, the standards of professional practice, the code of ethics, and legal requirements that guide their general practice.

Moreover, $10 million dollars was allocated under the 2018 Federal Budget through Public Safety Canada to support the Public Safety Personnel Internet Cognitive Behaviour Therapy Program (PSPNET), led by the University of Regina. This internet-based clinical treatment program for first responders was first launched in Saskatchewan and will be next implemented in Quebec and Nova Scotia. Regular rollouts are planned across the country over the next few years and the RCMP will continue to help promote this service for all of its employees.

Priorités en matière de gestion des ressources humaines

Renseignements supplémentaire

Comme il est indiqué dans le Plan ministériel 2019-2020, le Secteur des ressources humaines (RH) de la GRC s'est concentré sur deux initiatives essentielles : la sécurité et le bien-être des employés.

Sécurité

La prévention étant un élément essentiel de la sécurité des employés, des progrès importants liés aux programmes de prévention ont été réalisés tout au long de l'exercice financier :

• Des progrès considérables ont été accomplis dans la rédaction d'une politique sur la sécurité aux champs et stands de tir afin de renforcer la sécurité des employés dans ces installations en améliorant les lignes directrices, les processus et les outils connexes ainsi qu'en élaborant une politique de surveillance nationale coordonnée pour toutes les questions de sécurité dans les champs et stands de tir.
• La priorité a été accordée à l'harmonisation du programme de protection respiratoire à l'échelle nationale, ce qui comprenait des développements clés dans la création d'une base de données sur les essais d'ajustement, la mise sur pied d'un programme de formation des formateurs à l'intention des responsables des essais d'ajustement, et la publication d'un guide national de mise à jour sur les essais d'ajustement.
• Un groupe de travail a été créé pour mettre en œuvre le programme de prévention de la violence et du harcèlement de la GRC; il élaborera des plans visant à réduire le nombre d'incidents de violence et de harcèlement et mettra à jour les politiques, les rapports et les mesures d'intervention, le tout conformément aux nouvelles exigences du projet de loi C-65, Loi modifiant le Code canadien du travail (harcèlement et violence). Le programme permettra de cerner et de réduire les facteurs de risque organisationnels au moyen de stratégies de prévention et d'atténuation efficaces sur le plan culturel, ainsi que de moderniser la structure d'enquête et de production de rapports afin d'y intégrer l'intervention rapide, la résolution de conflits, la conciliation et le rétablissement du milieu de travail.
• Des consultations en cours et des études conjointes ont été examinées afin de déterminer la meilleure façon de procéder pour le programme de protection auditive.
• Le Programme de prévention des risques a réalisé des progrès afin d'inclure un répertoire plus précis des méthodes de travail sécuritaires pour les fonctions de services généraux; il s'agit d'efforts importants de prévention touchant des milliers de membres à l'échelle du pays.
• En ce qui concerne le programme d'ergonomie, des progrès ont été réalisés afin de réduire les blessures musculo-squelettiques; le programme a collaboré avec le Comité national du matériel automobile pour élaborer un outil ergonomique global visant à évaluer la configuration et l'emplacement de l'équipement dans les véhicules des Services généraux.
• Conformément au cadre de la Stratégie en matière de sécurité au travail, des améliorations ont été apportées pour assurer l'efficacité des comités de santé et de sécurité au travail. Les inspections des lieux de travail qu'effectuent ces comités constituent une composante fondamentale de l'approche de responsabilité partagée envers la culture de la sécurité ainsi qu'un élément clé de la prévention des blessures. Une campagne de sensibilisation a été lancée; elle comprenait une affiche faisant la promotion d'inspections aléatoires pour améliorer la sécurité au travail ainsi qu'un exposé de formation à l'intention des comités de santé et de sécurité au travail. Pour assurer un soutien stratégique important, un nouveau chapitre sur les inspections des lieux de travail a été ajouté au Manuel de la sécurité au travail et publié en mai 2019.

Bien-être des employés

La GRC a continué de concentrer ses efforts sur le bien-être et la santé mentale. Le Programme Soutien – blessures de stress opérationnel (SBSO) a appuyé la recherche du bien-être à l'aide de plusieurs initiatives, ce qui comprend l'animation de séances, le soutien individuel et de groupe, et des activités de sensibilisation et d'information. À cette fin, les coordonnateurs du Programme SBSO ont notamment organisé des rencontres et des présentations pour des groupes d'intervenants et des partenaires externes qui jouent un rôle en aidant les employés de la GRC, anciens et actuels, dans la gestion des blessures de stress opérationnel.

La GRC a aussi travaillé pour s'assurer que tous les employés de la GRC puissent avoir accès à des services de consultation de télépsychologie (par téléphone ou en ligne) fournis par des psychologues communautaires. En réponse à la pandémie de la COVID-19, la GRC a étendu l'accès des membres aux services de santé mentale en assumant le coût des services de télésanté fournis par des praticiens qualifiés en santé mentale, ce qui comprend les travailleurs sociaux, les psychothérapeutes et les conseillers. Les intervenants communautaires étaient tenus – et continueront d'être tenus – de se conformer au champ de pratique de la profession, aux normes de pratique professionnelle, au code de déontologie et aux exigences juridiques qui régissent leur pratique générale.

De plus, dans le cadre du budget fédéral de 2018, 10 millions de dollars ont été alloués par Sécurité publique Canada afin d'appuyer le programme de thérapie cognitivo-comportementale sur Internet pour le personnel de la sécurité publique. Dirigé par l'Université de Regina, ce programme clinique de traitement sur Internet à l'intention des premiers intervenants a d'abord été lancé en Saskatchewan et sera ensuite offert au Québec et en Nouvelle-Écosse. Sa mise en œuvre à l'échelle du pays est prévue au cours des prochaines années, et la GRC continuera de promouvoir ce service pour tous ses employés.

Details on transfer payment programs of $5 million or more

Détails sur les programmes de paiements de transfert de 5 millions de dollars ou plus

Quarterly Financial Report - For the period ending June 30, 2020

Statement outlining results, risks and significant changes in operations, personnel and program

1. Introduction

This quarterly financial report (QFR) has been prepared by management as required by section 65.1 of the Financial Administration Act and in the form and manner prescribed by the Treasury Board. The report should be read in conjunction with the Main Estimates for 2020-21. The quarterly report has not been subject to an external audit or review.

1.1 Mandate

The Minister of Public Safety and Emergency Preparedness is the minister responsible for the Royal Canadian Mounted Police (RCMP). The responsibilities of the RCMP are set out in section 18 of the Royal Canadian Mounted Police Act. The RCMP's mandate is multi-faceted, it includes preventing and investigating crime; maintaining peace and order; enforcing laws; contributing to national security; ensuring safety of state officials, visiting dignitaries and foreign missions; and providing vital operational support services to other police and law enforcement agencies within Canada and abroad.

Further information on the mandate, roles, responsibilities and programs of the RCMP can be found in the Part II of the Main Estimates.

1.2 Basis of presentation

This quarterly report has been prepared by management using an expenditure basis of accounting. The accompanying Statement of Authorities includes the RCMP's spending authorities granted by Parliament and those used by the department consistent with the Main Estimates and Supplementary Estimates "A". This quarterly report has been prepared using a special purpose financial reporting framework designed to meet financial information needs with respect to the use of spending authorities.

The authority of Parliament is required before money can be spent by the Government. Approvals are given in the form of annually approved limits through appropriation acts, or through legislation in the form of statutory spending authority for specific purposes.

The RCMP uses the full accrual method of accounting to prepare and present its annual departmental financial statements that are part of the departmental results reporting process. However, the spending authorities voted by Parliament remain on a cash expenditure basis.

2. Highlights of the fiscal quarter and fiscal year-to-date (YTD) results

For the period ending June 30, 2020, the RCMP had $3,417.5 million in total authorities available for use, which represents a decrease of $122.8 million or (3%) when compared at the same quarter in the previous year. The RCMP's authorities have decreased in the Operating (Vote 1), Capital (Vote 5) and Statutory authorities totalling $185.9 million. These decreases are offset by an increase of $63.1 million in Grant and Contributions (Vote 10).

The RCMP's expenditures were $1,004.5 million in the first quarter of the year, representing an increase of $77.8M or 8% from the previous year's first quarter. Increases in Operating and Statutory expenditures totalled $88.1 million offset by a decrease of $10.3 million in Capital and Grants and Contribution expenditures, as shown in Table 1.

2.1 Statement of authorities

Comparison of Total Budgetary Authorities as of June 30, 2019 and June 30, 2020 (in thousands of dollars)

A decrease of $122.8 million in the authorities available for use is due to the reduced supply of the Main Estimates. Due to the COVID-19 pandemic and limited sessions in the spring for Parliament to study supply, the Standing Orders of the House of Commons were amended to extend the study period into the Fall. The RCMP is expected to receive full supply for the 2020-21 Main Estimates in December 2020.

For more information on the authority changes that affect the RCMP, we would direct the reader to the RCMP's 2020-21 Main Estimates.

2.1.1 Variance to the Net Operating Vote

The Net Operating Vote is $119.3 million (or 5%) lower than the same period last year. The decrease is largely attributed to the RCMP receiving 11/12th of the approved Main Estimates in 2020-21, in comparison to full supply in 2019-20. Should full supply be approved by the Government, the RCMP will receive an additional $217.6 million, representing an increase in year-over-year authorities.

2.1.2 Variance to the Capital Vote

The Capital Vote is $64.5 million (or 26%) lower than the same period last year. This decrease is largely attributed to the RCMP receiving 9/12th of the approved Main Estimates in 2020-21, in comparison to full supply in 2019-20. Should full supply be approved by the Government, the RCMP will receive an additional $62.3 million, which is in line with the 2019-20 first quarter authorities.

2.1.3 Variance to the Grants and Contributions Vote

The Grants and Contributions Vote is $63.1 million (or 22%) higher than the same period last year. The increase is the result of RCMP receiving $203.1 million in support of the Grant to compensate members of the RCMP for injuries received in the performance of duty received in 2020-21 Supplementary Estimates A, offset by the RCMP receiving 9/12th of the approved Main Estimates in 2020-21.

2.2 Statement of Departmental Budgetary Expenditures by Standard Object

Net Expenditures by standard objects at the end of the first quarter 2020-21 were $77.8 million (or 8%) higher than the previous year. This variance is primarily the result of a decrease in vote netted revenues of $112.8 million (or 42%) in addition to decreases in gross budgetary expenditures of $35.0 million (or 5%) from the previous year. The increase is driven by timing differences in Vote Netted Revenues collected for Contract Policing activities. This was partially offset by decreases in gross budgetary expenditures largely the result of reduced activities due to COVID-19. A detailed review by standard object emphasizes some significant variances described below and displayed in Annex B.

2.2.1 Variance by Personnel

Personnel expenditures have increased by $17.9 million (or 2%) over the same period last year. This increase is attributed to higher statutory expenditures for employee benefit plans.

2.2.2 Variance by Transportation and communications

Transportation and communications expenditures have decreased by $27.1 million (or 40%) over the same period last year. This decrease is mainly attributed to the reduced relocations, travel, delayed training as measures were implemented to contain the spread of COVID-19.

2.2.3 Variance by Information

Information increased by $0.4 million (or 77%) over the same period last year. This was mainly related to the RCMP providing firearm license holders information regarding the announcement by the Government of Canada to banning models and variants of assault-style firearms.

2.2.4 Variance by Professional and special services

Professional and special services decreased by $38.5 million (or 35%) when compared to 2019-20. The decrease is primarily due to timing differences in invoicing for legal services, health costs which occurred in the first quarter of 2019-20. Additionally, COVID-19 has delayed certain activities across programs leading to reduced expenditures in the first quarter.

2.2.5 Variance by Rentals

Rentals have decreased by $4.9 million (or 22%) when compared to 2019-20. The decrease is due to timing differences of invoicing and delayed activities due to COVID-19.

2.2.6 Variance by Purchased repair and maintenance

Purchase Repair and Maintenance decreased by $3.5 million (or 22%) compared to 2019-20. This is mainly attributed to lower renovation costs of buildings within the Contract Policing program in comparison to 2019-20. In addition, there was a timing difference related to bulk purchases such as vehicle replacements.

2.2.7 Variance by Utilities

Utilities expenditures have decreased by $6.8 million (or 21%) compared to 2019-20. The decrease in expenditures is primarily due to lower fuel and gas prices as well as reduced consumption as a result of slower operational tempo in comparison to the previous years, reduced building expenses as many employees work remotely during COVID-19, and reduced food expenditures at the RCMP's training facilities while training has been deferred.

2.2.8 Variance by Acquisition of land, buildings and works

Acquisitions of Land, Buildings and Works expenditures have decreased by $3.0 million (or 37%) when compared to the same period in 2019-20. This decrease primarily relates to projects completed in the first quarter of 2019-20 that did not occur in the same period in this fiscal year such as the indoor range and integrated training centre in the RCMP's training academy (DEPOT), as well as the construction of the National Operations Centre.

2.2.9 Variance by Other subsidies and payments

Other subsidies and payments have increased by $30.6 million (or 170%) when compared to 2019-20. This increase is primarily due to the timing of items being cleared from suspense accounts into other standard objects such as legal services, as well as increased claims payments related to the Merlo Davidson Class Action Settlement.

2.2.10 Variance by Revenues and other reductions

Vote netted revenue collected in the first quarter of 2020-21 decreased by $112.7 million (or 42%) compared to the same period last year. The decrease is primarily related to timing differences in revenue collections related to Contract Policing. In addition, due to the current environment of physical distancing and limited group settings, the number or courses provided by the Canadian Police College have decreased in comparison to the previous year, which has reduced the amount of revenues collected.

3. Risks and uncertainties

The Departmental QFR reflects the results of the current fiscal period in relation to the Main Estimates and the Supplementary Estimates "A".

The RCMP is funded through annual appropriations and are, therefore, impacted by any changes in funding approved through Parliament. In addition, it receives a significant portion of funding through vote netted revenue (VNR) from the provision of policing services to provinces, territories, municipalities and first nations communities, as well as from cost sharing agreements with provinces and territories for the provision of DNA analysis by the RCMP. The RCMP also receives VNR authorities to bill Parliamentary Protective Service (PPS) for the provision of security services throughout the Parliamentary precinct and the grounds of Parliament Hill.

On October 6, 2016, the RCMP announced that a settlement agreement had been reached between the RCMP and the plaintiffs in the Merlo and Davidson lawsuits filed on behalf of current and former female regular members, civilian members and public service employees. The settlement agreement was approved by the Federal Court and includes an independent claims process with compensation for women working, or having worked, at the RCMP who experienced harassment, bullying or discrimination based on their gender or sexual orientation during their employment from September 16, 1974 until May 30, 2017. The assessment of claims is the responsibility of an Independent Assessor appointed by the Federal Court. The window in which class members could file claims ran from August 12, 2017 to May 22, 2018. According to statistics posted on the Independent Assessor's website, a total of 3,131 claims were filed. As claims are assessed by the Independent Assessor, compensation awards are paid to successful claimants in accordance with the terms of the settlement.

In recent years, the RCMP's reference levels have been constrained by government-wide spending reduction exercises which have resulted in significant financial pressures. In order to assess the financial integrity issues faced by the RCMP and serve as the basis for longer term strategic recommendations to the Minister of Public Safety and Emergency Preparedness, a comprehensive resourcing review was undertaken, and a final report was completed in May 2017. The review findings have been assessed and the RCMP returned to Treasury Board with a fulsome Departmental Review in the fall of 2018 that included short, medium and long-term proposals to address its ongoing resourcing issues. Announcements in Budget 2019 and the Economic and Fiscal Update 2020 identified funding to support and enhance RCMP operations.

4. Significant changes in relation to operations, personnel and programs

4.1 Operations

In comparison to the first quarter of 2019-20, certain activities have been delayed as a result of the impacts of COVID-19. The RCMP continues to assess the evolving circumstances of COVID-19 and is adjusting its operations accordingly.

4.2 Personnel

Subsequent to the end of the first quarter, the following changes to the senior ranks of the department have occurred:

• Ms. Jen O'Donoughue, previously Assistant Deputy Minister and Chief Financial Officer of the Department of Fisheries and Oceans becomes Chief Financial Officer of the Royal Canadian Mounted Police.
• Mrs. Alison Whelan, previously Executive Director, National Security and Protective Policing of the Royal Canadian Mounted Police becomes Chief Strategic Policy and External Relations Officer of the Royal Canadian Mounted Police.

4.3 Programs

There has been no significant change in relation to programs in the first quarter of 2020-21.

Approved by senior officials

Approved by:

Annex A: Statement of authorities (unaudited)

Annex B: Departmental budgetary expenditures by standard object (unaudited)

Rapport financier trimestriel pour le trimestre se terminant le 30 juin 2020

Exposé sur les résultats, les risques et les changements importants dans les activités, le personnel et les programmes

1. Introduction

Le présent rapport financier trimestriel a été préparé par la direction, comme l'exige l'article 65.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques et suivant la forme et la manière prescrites par le Conseil du Trésor. Le rapport doit être lu en corrélation avec le Budget principal des dépenses pour l'exercice 2020 2021. Ce rapport trimestriel n'a pas fait l'objet d'une vérification ou d'un examen externe.

1.1 Mandat

Le ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile est responsable de la Gendarmerie royale du Canada (GRC). Les responsabilités ministérielles sont énoncées à l'article 18 de la Loi sur la Gendarmerie royale du Canada. Le mandat de la GRC comporte plusieurs volets, notamment prévenir la criminalité et mener des enquêtes, maintenir la paix et l'ordre, faire respecter les lois, contribuer à la sécurité nationale, veiller à la sécurité des représentants de l'État, des dignitaires en visite et des membres de missions étrangères et fournir des services de soutien opérationnel vitaux à d'autres organismes de police et d'exécution de la loi au Canada et à l'étranger.

Pour obtenir un complément d'information sur le mandat, les rôles, les responsabilités et les programmes de la GRC, consulter la Partie II – Budget principal des dépenses.

1.2 Méthode de présentation

La direction a établi le présent rapport trimestriel suivant une comptabilité axée sur les dépenses. L'état des autorisations ci-joint comprend les autorisations de dépenser de la GRC qui lui sont accordées par le Parlement et celles qui sont utilisées par le ministère en conformité avec le Budget principal des dépenses et le Budget supplémentaire des dépenses (A). Le présent rapport trimestriel a été établi à l'aide d'un référentiel à usage particulier conçu pour répondre aux besoins de données financières à l'égard de l'utilisation des autorisations de dépenser.

Le gouvernement ne peut pas dépenser sans l'autorisation préalable du Parlement. Les autorisations sont accordées par la voie de lois portant affectation de crédits, sous forme de limites annuelles, ou par la voie de lois accordant des pouvoirs de dépenser à des fins déterminées.

La GRC utilise la méthode de la comptabilité d'exercice intégrale pour l'établissement de ses états financiers annuels, qui font partie du processus de rapport sur le rendement ministériel. Toutefois, les autorisations de dépenser votées par le Parlement sont encore établies en fonction d'une comptabilité axée sur les décaissements.

2. Faits saillants des résultats financiers trimestriels et cumulatifs

Pour la période se terminant le 30 juin 2020, les autorisations totales de la GRC s'élevaient à 3 417,5 millions de dollars, une baisse de 122,8 millions de dollars (3 %) par rapport au même trimestre de l'exercice précédent. Il y a eu des réductions totalisant 185,9 millions de dollars au chapitre du crédit 1 – Dépenses de fonctionnement, du crédit 5 – Dépenses en capital et des autorisations législatives budgétaires. Ces diminutions sont compensées par une hausse de 63,1 millions de dollars du crédit 10 – Subventions et contributions.

Les dépenses de la GRC s'élevaient à 1 004,5 millions de dollars au premier trimestre, en hausse de 77,8 millions de dollars (8 %) par rapport à l'exercice précédent. Des hausses totalisant 88,1 millions de dollars au chapitre des dépenses de fonctionnement et des dépenses législatives sont compensées par une diminution de 10,3 millions de dollars des dépenses en capital et en subventions et contributions (voir le Tableau 1).

2.1 État des autorisations

Comparaison des autorisations budgétaires totales au 30 juin 2019 et au 30 juin 2020 (en milliers de dollars)

La baisse de 122,8 million de dollars des autorisations totales pouvant être utilisées est attribuable à l'attribution partielle des crédits approuvés dans le Budget principal des dépenses. En raison de la pandémie de la COVID 19 et du nombre limité de séances tenues par le Parlement au printemps pour étudier l'attribution des crédits, le Règlement de la Chambre des communes a été modifiée pour prolonger la période d'étude jusqu'à l'automne. La GRC devrait recevoir la totalité des fonds prévus dans le Budget principal des dépenses 2020 2021 en décembre 2020.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur les changements touchant la GRC, consulter le Budget principal des dépenses 2020 2021 de la GRC.

2.1.1 Écart au titre du crédit 1 – Dépenses nettes de fonctionnement

Les autorisations à cet égard ont diminué de 119,3 millions de dollars (5 %) par rapport au premier trimestre de l'exercice précédent. Cette baisse est attribuable principalement au fait que la GRC a reçu onze douzièmes du Budget principal des dépenses approuvé en 2020 2021, et non la totalité des crédits comme en 2019 2020. Si le Parlement approuve la totalité des crédits, la GRC recevra la somme supplémentaire de 217,6 millions de dollars, pour un total plus élevé comparativement à l'exercice précédent.

2.1.2 Écart au titre du crédit 5 – Dépenses en capital

Les autorisations à cet égard ont diminué de 64,5 millions de dollars (26 %) par rapport à l'exercice précédent. Cette diminution est attribuable principalement au fait que la GRC a reçu neuf douzièmes du Budget principal des dépenses approuvé en 2020 2021, et non la totalité des crédits comme en 2019 2020. Si le Parlement approuve la totalité des crédits, la GRC recevra la somme supplémentaire de 62,3 millions de dollars, ce qui correspond aux autorisations du premier trimestre de 2019 2020.

2.1.3 Écart au titre du crédit 10 – Subventions et contributions

Les autorisations à cet égard ont augmenté de 63,1 millions de dollars (22 %) par rapport à l'exercice précédent. Cette hausse est attribuable au fait que la GRC a reçu la somme de 203,1 millions de dollars pour couvrir les coûts liés à la subvention pour indemniser les membres de la GRC pour blessures subies dans l'exercice de leurs fonctions dans le Budget supplémentaire des dépenses (A) de 2020 2021, laquelle est compensée par la réception de neuf douzièmes des fonds prévus dans le Budget principal des dépenses en 2020 2021.

2.2 État des dépenses ministérielles budgétaires par article courant

Les dépenses nettes par article courant à la fin du premier trimestre de l'exercice 2020 2021 ont augmenté de 77,8 millions de dollars (8 %) par rapport à l'an dernier. Cet écart est attribuable principalement à une diminution des recettes nettes en vertu d'un crédit de 112,8 millions de dollars (42 %) et à une réduction des dépenses budgétaires brutes de l'ordre de 35 millions de dollars (5 %). L'augmentation résulte de différences entre les dates de perception des recettes nettes en vertu d'un crédit pour les activités de la Police contractuelle. Cette augmentation est compensée partiellement par des baisses des dépenses budgétaires brutes découlant d'activités réduites en raison de la COVID 19. Un examen détaillé par article courant illustre les écarts importants à certains égards (Annexe B).

2.2.1 Écart au titre du personnel

Les dépenses relatives au personnel ont augmenté de 17,9 millions de dollars (2 %) par rapport à l'an dernier. Cette hausse s'explique par l'augmentation des dépenses législatives liées aux régimes de prestations des employés.

2.2.2 Écart au titre des transports et des communications

Les dépenses au chapitre des transports et des communications ont diminué de 27,1 millions de dollars (40 %) par rapport à l'exercice précédent. Cette baisse est attribuable principalement au nombre réduit de réinstallations et de déplacements et au report de diverses formations dans le cadre de mesures prises pour contenir la propagation de la COVID 19.

2.2.3 Écart au titre de l'information

Les dépenses en matière d'information ont augmenté de 0,4 million de dollars (77 %) par rapport à celles de la même période l'an dernier. Cette hausse s'explique principalement par la communication de renseignements par la GRC aux titulaires de permis d'armes à feu concernant l'annonce par le gouvernement du Canada sur l'interdiction de certains types d'armes à feu et leurs variantes.

2.2.4 Écart au titre des services professionnels et spéciaux

Les dépenses au titre des services professionnels et spéciaux ont diminué de 38,5 millions de dollars (35 %) par rapport à 2019 2020, surtout parce que les dates de facturation sont différentes cette année (services juridiques, dépenses liées à la santé). De plus, il a fallu reporter certaines activités dans le cadre des programmes en raison de la COVID 19, d'où la réduction des dépenses au premier trimestre.

2.2.5 Écart au titre des locations

Les dépenses au chapitre des locations ont baissé de 4,9 millions de dollars (22 %) comparativement au premier trimestre de 2019 2020, notamment parce que les dates de facturation sont différentes et les activités ont été retardées en raison de la COVID 19.

2.2.6 Écart au titre des services de réparation et d'entretien

Les dépenses relatives aux services de réparation et d'entretien ont diminué de 3,5 millions de dollars (22 %) par rapport à l'exercice précédent, surtout en raison de coûts moins élevés pour la rénovation de bâtiments dans le cadre du programme de la police contractuelle comparativement à 2019 2020. De plus, les dates d'achats en gros vrac sont différentes cette année (remplacement de véhicules).

2.2.7 Écart au titre des services publics

Les dépenses relatives aux services publics ont diminué de 6,8 millions de dollars (21 %) par rapport à 2019 2020. Cette diminution est attribuable principalement à la baisse du prix du carburant et de l'essence et à une consommation réduite en raison du ralentissement de la cadence opérationnelle par rapport aux années précédentes, à la réduction des dépenses liées aux immeubles étant donné le télétravail pendant la pandémie de la COVID 19 et à la réduction des dépenses en alimentation aux installations de formation de la GRC étant donné la suspension de programmes de formation.

2.2.8 Écart au titre de l'acquisition de terrains, de bâtiments et d'ouvrages

Les dépenses au titre de l'acquisition de terrains, de bâtiments et d'ouvrages ont diminué de 3 millions de dollars (37 %) par rapport à la même période l'an dernier, notamment parce que les projets effectués au premier trimestre de 2019 2020 n'ont pas eu lieu pendant la même période cet exercice (p.ex. salle de tir et centre de formation intégré de la Division Dépôt et construction du Centre national des opérations).

2.2.9 Écart au titre d'autres subventions et paiements

Les dépenses au titre d'autres subventions et paiements ont augmenté de 30,6 millions de dollars (170 %) par rapport à 2019 2020. Cette hausse est attribuable principalement aux différences entre les dates de rapprochement de postes dans les comptes d'attente vers d'autres articles courants comme les services juridiques et au versement de plus d'indemnisations en fonction de l'accord de règlement du recours collectif Merlo Davidson.

2.2.10 Écart au titre des revenus et autres réductions

Les recettes nettes en vertu d'un crédit perçues au premier trimestre de 2020 2021 ont diminué de 112,7 millions de dollars (42 %) par rapport à la même période l'an dernier. La baisse est attribuable principalement aux différences entre les dates de perception des recettes dans le cadre du programme de la police contractuelle. De plus, étant donné les consignes actuelles en matière d'éloignement physique et les restrictions imposées en matière de rassemblements, le Collège canadien de police a offert moins de cours que l'an dernier, entraînant une réduction des recettes.

3. Risques et incertitudes

Le rapport financier trimestriel du ministère fait état des résultats de la période comptable en cours par rapport au Budget principal des dépenses et au Budget supplémentaire des dépenses (A).

Puisque la GRC est financée au moyen de crédits annuels, toute modification des fonds approuvés par le Parlement influe sur son fonctionnement. La GRC reçoit par ailleurs une partie importante de son financement en recettes nettes en vertu d'un crédit (RNC) via la prestation de services de police aux provinces, aux territoires, aux municipalités et aux communautés des Premières nations et des ententes de partage des coûts conclues avec les provinces et les territoires pour les analyses génétiques effectuées par la GRC. De plus, la GRC détient une autorisation relative aux RNC lui permettant de facturer le Service de protection parlementaire (SPP) pour les services de sécurité qu'elle assure à la cité parlementaire et sur la colline du Parlement.

Le 6 octobre 2016, la GRC a annoncé avoir conclu un accord de règlement avec les demanderesses de deux recours collectifs, Merlo et Davidson, déposés au nom d'actuelles et d'anciennes membres régulières, membres civiles et employées de la fonction publique. L'accord a été approuvé par la Cour fédérale et comprend un processus indépendant de réclamation avec indemnisation pour les femmes qui travaillent ou qui ont travaillé à la GRC et qui ont fait l'objet d'une discrimination fondée sur le sexe ou l'orientation sexuelle, ou encore d'intimidation ou de harcèlement au cours de leur emploi, du 16 septembre 1974 au 30 mai 2017. L'évaluation des réclamations a été confiée à un évaluateur indépendant nommé par la Cour fédérale. Les demanderesses ont pu présenter leurs dossiers de réclamation du 12 août 2017 au 22 mai 2018. Selon les données affichées sur le site Web de l'évaluateur indépendant, un total de 3 131 réclamations ont été déposées. À mesure que l'évaluateur indépendant examine les réclamations, les indemnités sont versées aux demanderesses qui ont vu leur dossier accueilli, suivant les conditions prévues dans le règlement.

Ces dernières années, la GRC a fait face à des compressions de ses niveaux de référence par suite des exercices de réduction des dépenses à l'échelle gouvernementale, entraînant d'importantes pressions financières pour l'organisation. Afin d'évaluer les problèmes d'intégrité financière auxquels elle faisait face et de formuler des recommandations stratégiques à long terme à l'intention du ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile, un examen exhaustif de l'affectation de ses ressources a été effectué et le rapport final des examinateurs a été présenté en mai 2017. Les constatations de l'examen ont été évaluées et la GRC a présenté au Conseil du Trésor à l'automne de 2018 un examen ministériel exhaustif qui contenait des propositions à court, à moyen et à long terme pour résoudre les problèmes récurrents quant à l'affectation des ressources. Le Plan budgétaire 2019 et la Mise à jour économique et financière ont annoncé des fonds pour appuyer et renforcer les opérations de la GRC.

4. Changements importants touchant le fonctionnement, le personnel et les programmes

4.1 Fonctionnement

Comparativement au premier trimestre de 2019 2020, certaines activités ont été retardées en raison des répercussions de la COVID 19. La GRC suit de près la situation et adapte ses opérations à l'évolution des circonstances.

4.2 Personnel

Après la fin du premier trimestre, les changements suivants ont été effectués au niveau des échelons supérieurs du ministère.

• Mme Jen O'Donoughue, auparavant sous-ministre adjointe et dirigeante principale des finances du ministère des Pêches et Océans, est nommée dirigeante principale des Finances de la GRC.
• Mme Alison Whelan, auparavant directrice exécutive de la Sécurité nationale et de la Police de protection de la GRC, est nommée dirigeante principale des Politiques stratégiques et des Relations extérieures de la GRC.

4.3 Programmes

Aucun changement important n'a été observé au chapitre des programmes au cours du premier trimestre de 2020 2021.

Approbation des cadres supérieurs

Approuvé par :

Annexe A : État des autorisations (non-vérifié)

Annexe B : Dépenses ministérielles budgétaires par article courant (non-vérifiées)

National Cybercrime Coordination Unit

Executive summary

This report examines the privacy impacts associated with the collection, use, disclosure and retention of personal information by the Royal Canadian Mounted Police (RCMP) in the operation and administration of the National Cybercrime Coordination Unit (NC3). This assessment fulfills the requirements to conduct a Privacy Impact Assessment (PIA) under the Treasury Board Secretariat (TBS) Policy on Privacy Protection and complies with the standards for performing a PIA as set out in the TBS Directive on Privacy Impact Practices.

Overview

The NC3 is a National Police Service stewarded within the RCMP. The NC3 will coordinate and deconflict intelligence for cybercrime investigations across all levels of policing and enable efficient law enforcement activities of national and international police partners as they relate to cybercrime, including apprehending and disrupting cybercriminals. Ultimately, the NC3 is intended to reduce the threat, impact and victimization of cybercrime in Canada and contribute to achieving the Government of Canada's long-term vision of safety and security in the digital age.

Budget 2018 earmarked $137.5 million over five years, and $23 million ongoing for the creation of the NC3. The larger part of the NC3 initiative and the majority of the funding is to build/acquire a new robust IM/IT system to allow the NC3 to carry out the various parts of its mandate. This system is referred to as the National Cybercrime Solution (NCS). The NCS will include a Public Reporting Website, a NC3 Internal Solution, and a Police and Partner Portal (P3).

Public Reporting Website

The Public Reporting Website will provide an easy-to-use website, for victimized individuals, and businesses to report a wide spectrum of cybercrimes, including pure cybercrime (e.g., malware, hacking), and financially-motivated cybercrime (e.g., cyber fraud, identity theft, forgery, extortion). The reports will be ingested by the NC3 Internal Solution where various analytics, coordination and de-confliction components will add value through data enrichment. The reports will be shared with appropriate police services^{Footnote 1} for the incident based on geolocation of the reporting and suspect devices and systems. The RCMP will undertake a number of measures to ensure that personal information and sensitive non-personal commercial information is collected, disclosed, retained and disposed of appropriately.

The RCMP has partnered with Canadian Digital Services (CDS) to develop the Public Reporting Website using an agile and user-centered approach to design. This includes ongoing assessments of the Website. The agile software development methodology includes four key stages:

• 1 - Discovery (research)
• 2 - Alpha (testing and prototyping)
• 3 - Beta (build and iterate with users)
• 4 - Live (full operational use)

The Discovery and Alpha stages were completed in FY 2019-20. These stages included testing and development of prototypes for the new reporting website. The next stage, Beta, will further test and iterate the prototype in a production setting to monitor and assess user reporting from individual and business victims of cybercrime and fraud. Beta testing is scheduled to commence in early 2020, and will involve the collection, administration and use of victim complaints (including personal information) in a controlled setting to iterate and develop the Public Reporting Website prototype. The Beta stage will involve information sharing, pursuant to informed consent by the user. Personal information may be shared with domestic law enforcement partners to inform law enforcement operations and potential cybercrime investigations. Non-personal information (e.g., aggregate data for statistical purposes stripped from any personal identifiers or high severity cyber threat intelligence such as indices excluding any personal identifiers) may be shared with other security partners, such as the Canadian Centre for Cyber Security, to inform Government of Canada cyber security response measures. Non-personal and aggregate information (i.e., summary analysis on the results of reported information) may be shared with the Canadian Digital Service to inform the ongoing development of the Public Reporting Website prototype.

The collection and use of personal information through Beta testing will be consistent with personal information that is currently collected and used through the Canadian Anti-Fraud Centre (CAFC).

NC3 Internal Solution

The NC3 Internal Solution will contain a centralized data repository containing cybercrime investigative data, incidents and intelligence, data preservation requests, and mutual legal assistance requests to facilitate coordination of multi-jurisdictional law enforcement activities. Canadian cybercrime investigators from all jurisdictions will be able to discover if they are investigating the same suspects, and linking information from domestic and international law enforcement partners.

The NC3 Internal Solution will securely store, search and analyze cybercrime data and information such as monikers/identifiers, malware signatures, lists of malicious IP addresses, malware cross-reference reports, indicators of compromise, as well as computer and network logs in structured, unstructured and semi-structured formats. The NC3 will have governance structures, supporting policy instruments (e.g., standing operational policies, information sharing arrangements) and technical / security protocols (e.g., role-based access controls, deployment of two-factor security authentication where required) to administer access to the NC3 Internal Solution and its centralized data repository.

Police and Partner Portal

The Police and Partner Portal (P3) will be provided to authorized law enforcement (Canadian provincial and municipal police agencies) and security partners (i.e. Canadian Centre for Cyber Security (CCCS), Canadian Radio-television and Telecommunications (CRTC), and the Competition Bureau Canada) to access the NC3 Internal Solution and its centralized data repository based on defined role-based access controls, query, search, and information exchange capabilities. This will be based on stringent terms and conditions of access stipulated in information sharing agreements and will require training by the end user. In addition, there will be a capacity to audit who has accessed the centralized data repository, to verify that all access has been authorized. The functionality provided via the P3 will be based on the role of the user, i.e., Role-Based Access Control (RBAC).

Through the P3, authorized law enforcement and security partners will have the ability to query, view and select public reports (complaints received via the Public Reporting Website) via the P3 as well as import victim reported incidents into their local Records Management System to facilitate law enforcement action (i.e., creation of a criminal occurrence at the local level). Law enforcement agencies will only be capable of importing victim complaint reports that link to the police service's authorized jurisdiction.

Law enforcement and authorized partners will be responsible for the accuracy of information provided to the NC3, and the NC3 will be responsible for defining and administering user access, terms and conditions in either Memoranda of Understandings (MOUs) or Information Sharing Agreements (ISAs) or both.

Summary of privacy issues identified

Based on the present assessment, privacy risks arising from the activities of the NC3 are considered to be moderate. However, if recommendations from this PIA were fully adopted, the risks would be reduced to an acceptable or low level.

Privacy issues identified through the PIA process include:

• Risk of a technical attack against NC3's National Cybercrime Solution
• Risk of unauthorized access to the databases
• Risk of compromised database
• Risk of further data dissemination by third parties
• Risk of inadvertently identifying individuals
• Risks inherent to long-term retention of personal information

The NC3 will develop and implement a management action plan to address those risks. The action plan will indicate a specific timeframe for remedying or mitigating each risk and, where possible, naming a specific person or staff position to be responsible for taking action.

The protection of privacy is a pillar of NC3's operations. Every effort will be made within NC3's operating procedures and policies to ensure that operational benefits are proportionate to privacy impacts and to help achieve a balance between an individual's right to privacy and the need for collecting personal information to inform law enforcement operations, activities and priorities. Information collected by the NC3 will be used for authorized purposes only and secured in a manner commensurate with its sensitivity.

The RCMP will implement policies, protocols and controls to ensure the protection and proper handling of personal information collected by the NC3. A comprehensive analysis of the RCMP's obligations under the Privacy Act with respect to the operation and administration of NC3's core activities was completed as part of this PIA.

Groupe national de coordination contre la cybercriminalité

Résumé

Ce rapport examine les répercussions sur la vie privée associées à la collecte, l'utilisation, la divulgation et la conservation de renseignements personnels par la Gendarmerie royale du Canada (GRC) lors de l'opération et de l'administration du Groupe national de coordination contre la cybercriminalité (GNCC). L'évaluation répond aux exigences relatives à la réalisation d'une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) en vertu de la Politique sur la protection de la vie privée du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et aux normes relatives à la réalisation d'une EFVP telles que décrites dans la Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée du SCT.

Aperçu

Le GNCC est un service national de police géré par la GRC. Elle coordonnera et harmonisera les renseignements pour les enquêtes cybercriminelles à tous les niveaux des services de police et favorisera l'efficacité des activités d'application de la loi des partenaires policiers nationaux et internationaux en lien avec la cybercriminalité, y compris l'arrestation et l'interruption des cybercriminels. Fondamentalement, le GNCC a pour objectif de réduire la menace, les incidences et la victimisation liées à la cybercriminalité au Canada et joue un rôle dans l'atteinte de la vision à long terme du gouvernement du Canada en matière de sécurité dans l'ère numérique.

Le budget de 2018 a réservé 137,5 millions de dollars sur cinq ans et 23 millions de dollars par la suite pour la création de le GNCC. Une importante partie de l'initiative du GNCC et la majorité de son financement servent à bâtir et à acquérir un nouveau système de gestion de l'information et de technologies de l'information (GI/TI) robuste pour lui permettre de réaliser les diverses facettes de son mandat. Ce système est appelé la Solution nationale en matière de cybercriminalité (SNC). Le GNCC comportera un site Web de signalement destiné au public, une solution interne de le GNCC et un portail pour la police et les partenaires (P3).

Site Web de signalement destiné au public

Le site Web de signalement destiné au public offrira un site Web convivial, où les victimes et les entreprises pourront signaler un large éventail de cybercrimes, y compris les cybercrimes proprement dits (les logiciels malveillants et le piratage, p. ex.) et ceux motivés par l'appât du gain (la cyberfraude, le vol d'identité, la contrefaçon et l'extorsion, p. ex.). Les éléments signalés seront ingérés dans la solution interne du GNCC, où de nombreux composants d'analyse, de coordination et d'harmonisation permettront d'enrichir les données. Ils seront ensuite partagés avec les services de police appropriés^{Note de bas de page 1} en fonction de la géolocalisation de la personne ayant effectué le signalement et des appareils et systèmes utilisés par le suspect. La GRC adoptera plusieurs mesures pour veiller à ce que les renseignements personnels et les renseignements commerciaux de nature délicate et non personnelle soient recueillis, divulgués, conservés et éliminés de façon appropriée.

La GRC a formé un partenariat avec les Services numériques canadiens (SNC) pour concevoir le site Web de signalement destiné au public en utilisant une approche de conception dynamique axée sur l'utilisateur ainsi qu'en réalisant des évaluations continues du site Web. La méthode dynamique de développement de logiciel comprend quatre étapes clés :

• 1 - la découverte (recherche);
• 2 - la version alpha (essais et prototypage);
• 3 - la version bêta (construction et itération auprès des utilisateurs);
• 4 - le lancement (utilisation opérationnelle complète).

Les étapes de la découverte et de la version alpha ont été achevées lors de l'exercice 2019-2020. Ces étapes comprenaient des essais et la mise au point de prototypes pour le nouveau site Web de signalement. La prochaine étape, la version bêta, donnera lieu à d'autres essais et à l'itération du prototype dans un environnement de production pour surveiller et évaluer le signalement des utilisateurs par des personnes et des entreprises victimes de cybercriminalité et de fraude. Les essais bêta devraient être entamés au début de 2020 et comprendront la collecte, l'administration et l'utilisation de plaintes provenant de victimes (y compris leurs renseignements personnels) dans un environnement contrôlé pour itérer et développer le prototype du site Web de signalement destiné au public. L'étape de la version bêta impliquera l'échange de renseignements conformément au consentement éclairé de l'utilisateur. Il se peut que les renseignements personnels soient partagés avec des partenaires nationaux d'application de la loi pour aviser les opérations d'application de la loi et les enquêtes cybercriminelles potentielles. Les renseignements non personnels (les renseignements regroupés ou les renseignements de cybermenace à gravité élevée, p. ex.) pourraient être partagés avec d'autres partenaires de sécurité, tels que le Centre canadien pour la cybersécurité, pour conseiller le gouvernement du Canada sur des mesures d'intervention pour la cybersécurité. Les renseignements non personnels et regroupés (c.-à-d. analyse sommaire des résultats des renseignements soumis) pourraient être partagés avec les SNC pour permettre le développement continu du prototype du site Web de signalement destiné au public.

La collecte et l'utilisation de renseignements personnels lors des essais bêta seront conformes à la collecte et à l'utilisation actuelles des renseignements personnels dans le Système de signalement du Centre antifraude du Canada (CAFC).

Solution interne du GNCC

La solution interne du GNCC comportera un dépôt de données centralisé qui contiendra des données d'enquêtes cybercriminelles, des incidents et des renseignements, des demandes de conservation des données, ainsi que des demandes d'entraide juridique pour faciliter la coordination des activités d'application de la loi intergouvernementales. Les enquêteurs canadiens sur la cybercriminalité de n'importe quelle province ou de n'importe quel territoire pourront découvrir s'ils enquêtent sur les mêmes suspects et pourront relier les renseignements provenant de partenaires nationaux et internationaux d'application de la loi.

La solution interne du GNCC stockera, recherchera et analysera les données et renseignements portant sur la cybercriminalité, telle que les noms ou les identifiants, les signatures de logiciels malveillants, les listes d'adresses IP malveillantes, les rapports de renvoi malveillants, les indices d'éléments compromettants, ainsi que les renseignements d'authentification des ordinateurs et des réseaux selon des formats structurés, non structurés et semi-structurés. Le GNCC aura des structures de gouvernance, des instruments de politique de soutien (les politiques opérationnelles établies et les dispositions d'échange de renseignements, p. ex.) et des protocoles techniques et de sécurité (le contrôle d'accès en fonction du rôle et le déploiement de l'authentification de sécurité à deux facteurs au besoin, p. ex.) pour gérer l'accès à la solution interne du GNCC et son dépôt de données centralisé.

Portail pour la police et les partenaires

Le portail pour la police et les partenaires (P3) sera offert aux partenaires des domaines de l'application de la loi et de la sécurité pour leur donner accès à la solution interne du GNCC et à son dépôt de données centralisé selon le contrôle d'accès en fonction du rôle, des requêtes, des recherches et des capacités d'échange de renseignements. Cela sera fondé sur des modalités d'accès rigoureuses et nécessitera une formation de l'utilisateur. De plus, il sera possible de vérifier l'identité des utilisateurs qui auront accédé au dépôt de données centralisé afin de confirmer que tous les accès ont été autorisés. La fonctionnalité offerte par l'entremise du P3 sera fondée sur le rôle de l'utilisateur, c'est-à-dire qu'il s'agira d'un contrôle d'accès en fonction du rôle.

Grâce au P3, les partenaires autorisés des domaines de l'application de la loi et de la sécurité auront la possibilité d'effectuer des requêtes, de consulter et de sélectionner des signalements publics (plaintes reçues par l'entremise du site Web de signalement destiné au public), en plus d'importer des incidents signalés par des victimes dans leur système de gestion des dossiers local pour faciliter les mesures d'application de la loi, c'est-à-dire en créant un incident criminel à l'échelle locale. Les autorités policières pourront seulement importer les plaintes de victimes associées à l'administration autorisée du service de police.

Les organismes d'application de la loi et les partenaires autorisés seront tenus responsables des renseignements fournis dans le GNCC, et le GNCC sera tenu responsable de l'établissement et de l'administration de l'accès des utilisateurs et des modalités.

Résumé des risques pour la protection de la vie privée

Selon l'évaluation actuelle, les risques d'atteinte à la vie privée découlant des activités du GNCC sont jugés comme étant modérés. Cependant, si les recommandations de la présente EFVP étaient entièrement adoptées, les risques seraient réduits à un niveau acceptable ou faible.

Voici certains des risques d'atteinte de la vie privée qui ont été cernés dans le cadre de l'EFVP :

• le risque d'une attaque technique contre la Solution nationale en matière de cybercriminalité du GNCC;
• le risque d'accès non autorisé aux données;
• le risque de corruption de la base de données;
• le risque de diffusion ultérieure des données par des tierces parties;
• le risque d'identification par inadvertance des personnes;
• le risque associé à la conservation à long terme des renseignements personnels.

Le GNCC élaborera et mettra en œuvre un plan d'action de gestion pour remédier à ces risques. Le plan d'action indiquera une période précise au cours de laquelle il faudra régler ou atténuer chaque risque et, dans la mesure du possible, nommera une personne ou un poste précis qui aura la responsabilité de prendre des mesures.

La protection de la vie privée est un pilier des opérations du GNCC. Tous les efforts seront déployés au sein des procédures opérationnelles et des politiques du GNCC pour veiller à ce que les avantages opérationnels soient proportionnels aux incidences sur la vie privée et pour aider à atteindre un équilibre entre le droit à la vie privée des individus et le besoin de recueillir des renseignements personnels pour appuyer les opérations, activités et priorités en lien avec l'application de la loi. Les renseignements recueillis par le GNCC seront utilisés à des fins autorisées seulement et seront sécurisés de façon proportionnelle à leur niveau de confidentialité.

La GRC mettra en œuvre des politiques, protocoles et régulations pour veiller à la protection et au traitement adéquat des renseignements personnels par le GNCC. Une analyse complète des obligations de la GRC en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels quant à l'opération et à l'administration des activités de base du GNCC a été effectuée dans le cadre de cette EFVP.

Renseignements personnels sur les individus

Dossiers opérationnels de renseignements sur la criminalité (fichier inconsultable)

Description: On verse à cette banque des renseignements personnels recueillis par des policiers dans l'exercice de leurs fonctions sur des individus impliqués dans le crime organisé ou d'autres crimes graves. On y trouve des rapports d'enquête et des rapports d'incidents, des déclarations et la documentation connexe. On y trouve aussi des dossiers comportant des renseignements personnels pour les besoins de l'administration et de la gestion des sources humaines confidentielles et des témoins qui ont besoin de protection en rapport avec des activités criminelles. Le gouverneur en conseil a désigné ces dossiers « fichiers inconsultables », comme prévu au paragraphe 18(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, parce qu'y dominent les renseignements visés à l'article 22 de la Loi. Les renseignements de cette banque peuvent être conservés sur papier ou sous forme électronique, soit dans le Système d'incidents et de rapports de police (SIRP), le Police Records Information Management Environnement (PRIME) la Banque nationale de données criminelles (BNDC), et l'entrepôt de données Éléments de preuve et rapports de la division E.

Catégorie de personnes : Les individus impliqués, associés ou qui font l'objet d'une enquête, de même que les sources humaines confidentielles et les témoins.

But : Compilé pour l'administration ou l'application des lois et pour la détection, la prévention ou la suppression de la criminalité.

Usages compatibles : Les renseignements sont utilisés par des organismes d'application de la loi et services d'enquêtes autorisés, canadiens et étrangers, pour l'administration et l'application de la loi et pour la détection, la prévention et la suppression de la criminalité. Les renseignements personnels sur les sources humaines et les témoins servent à l'administration et à la gestion de ces mêmes personnes. Ils sont aussi utilisés par les agents de la sécurité des ministères fédéraux pour les besoins des habilitations de sécurité et vérifications de fiabilité ainsi qu'aux fins de recherche, de planification, d'évaluation et de vérification et de statistiques. On peut les comparer aux renseignements versés à d'autres banques de renseignements personnels ou fichiers de programmes. Toutes les associations pour les besoins de l'administration ou de l'application de la loi et pour la détection, la prévention et la suppression de la criminalité sont conformes aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements contenus dans cette base sont gardés par la GRC au moins deux ans. Le dossier sera transféré et contrôlé par Bibliothèque et Archives Canada si l'on détermine qu'il ait une valeur durable. Sinon, le dossier sera retenu par la GRC jusqu'à ce qu'il n'ait plus de valeur d'affaire advenant quoi il sera détruit.

No. ADD : 95/009, 95/011, 96/024 et 99/006

Renvoi au document no. : GRC OPS 1111, GRC OPS 1112, GRC OPS 1113, GRC OPS 1114, GRC OPS 1121, GRC OPS 1122, GRC OPS 1123, GRC OPS 1124, GRC OPS 1125, GRC OPS 1126, GRC OPS 1127, GRC OPS 1131, GRC OPS 1132, GRC OPS 1133, GRC OPS 1134, GRC OPS 1135, GRC OPS 1137, GRC OPS 1211, GRC OPS 1212, GRC OPS 1213, GRC OPS 1214, GRC OPS 1215, GRC OPS 1216, GRC OPS 1217, GRC OPS 1218, GRC OPS 1222, GRC OPS 2121, GRC OPS 2122, GRC OPS 2123, GRC OPS 2124, GRC OPS 2125

Enregistrement (SCT) : 000999

Numéro de fichier : GRC PPU 015

Remarques : L'entrepôt de données Éléments de preuve et rapports de la division E stocke des journaux de transaction qui surveillent l'activité du système des utilisateurs individuels.

Dossiers des enquêtes relatives à la sécurité nationale (fichier inconsultable)

Description: Ce fichier contient des renseignements personnels sur les individus auxquels la GRC s'est intéressée dans ses dossiers sur les enquêtes criminelles relatives à la sécurité nationale, notamment des renseignements recueillis dans le cours des activités en lien avec l'application du paragraphe 6(1) de la Loi sur les infractions en matière de sécurité, et surtout des renseignements obtenus ou préparés aux fins d'enquête relativement à une infraction à toute loi du Canada où a) l'infraction alléguée découle d'une conduite qui constitue une menace à la sécurité du Canada au sens où l'entend la Loi sur le Service canadien du renseignement de sécurité ou b) la victime est une personne jouissant d'une protection internationale selon la définition qu'en donne l'article 2 du Code criminel ou aux fins d'une arrestation pour la perpétration d'une telle infraction. Le fichier renferme des évaluations de la sécurité faites pour des personnes jouissant d'une protection internationale ainsi que des renseignements sur la gestion des services de protection de sources confidentielles et de témoins utilisés dans des enquêtes criminelles relatives à la sécurité nationale. On y trouve des renseignements personnels sur des individus qui ont fait l'objet d'enquêtes relativement à des menaces, des soupçons de menaces ou des incidents à l'égard de personnes d'importance nationale ou internationale, ou de biens de la Couronne. Le fichier contient des rapports d'enquête et des rapports d'incidents, des déclarations et la correspondance connexe, de même que des renseignements personnels sur plusieurs personnes que la GRC a eu le mandat de protéger. Le gouverneur en conseil a désigné ces dossiers « fichiers inconsultables », comme prévu au paragraphe 18(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, parce qu'y dominent les renseignements visés aux articles 21 et 22 de la loi. Les renseignements de ce fichier peuvent être conservés sur papier ou sous forme électronique, soit dans le Système de renseignements protégés sur la criminalité(SRPC) et dans le Système d'incidents et de rapports de police protégé (SIRPP).

Catégorie de personnes : Personnes qui intéressent les enquêtes criminelles relatives à la sécurité nationale, notamment celles sur qui la GRC a recueilli des renseignements aux termes du paragraphe 6(1) de la Loi sur les infractions en matière de sécurité, personnes profitant d'une protection internationale et personnes fournissant de renseignements confidentiels servant aux enquêtes criminelles relatives à la sécurité nationale.

But : Ce fichier a pour but de consigner des renseignements afin que la GRC, dont la tâche est l'application de la loi et la prévention du crime, puisse s'acquitter de ses responsabilités aux enquêtes criminelles relatives à la sécurité nationale et d'enquêtes d'habilitation sécuritaire.

Usages compatibles : La Gendarmerie utilise ces renseignements afin d'assurer la sécurité nationale et de s'acquitter des responsabilités que lui confère le paragraphe 6(1) de la Loi sur les infractions en matière de sécurité, et aussi aux fins des enquêtes de sécurité et de fiabilité. Ces renseignements sont nécessaires pour que la GRC puisse s'acquitter de ses responsabilités en matière de sécurité nationale et d'habilitation sécuritaire. Ces renseignements sont utilisés par des organismes canadiens et étrangers reconnus chargés de l'exécution de la loi et de la tenue d'enquêtes afin de remplir leur mandat en matière de sécurité nationale. Ils peuvent également servir au Service canadien du renseignement de sécurité (SCHUSS) ainsi qu'aux agents ministériels (fédéraux) de la sécurité en vue des évaluations de la sécurité et de la fiabilité. On peut se servir de cette information pour le couplage des données avec d'autres fichiers ou dossiers de programmes. Toutes les liaisons concernant l'administration ou l'application de la loi et aussi aux fins de la détection, de la prévention ou de la suppression du crime sont conformes aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Normes de conservation et de destruction : La Gendarmerie utilise ces renseignements afin d'assurer la sécurité nationale et de s'acquitter des responsabilités que lui confère le paragraphe 6(1) de la Loi sur les infractions en matière de sécurité, et aussi aux fins des enquêtes de sécurité et de fiabilité. Ces renseignements sont nécessaires pour que la GRC puisse s'acquitter de ses responsabilités en matière de sécurité nationale et d'habilitation sécuritaire. Ces renseignements sont utilisés par des organismes canadiens et étrangers reconnus chargés de l'exécution de la loi et de la tenue d'enquêtes afin de remplir leur mandat en matière de sécurité nationale. Ils peuvent également servir au Service canadien du renseignement de sécurité (SCHUSS) ainsi qu'aux agents ministériels (fédéraux) de la sécurité en vue des évaluations de la sécurité et de la fiabilité. On peut se servir de cette information pour le couplage des données avec d'autres fichiers ou dossiers de programmes. Toutes les liaisons concernant l'administration ou l'application de la loi et aussi aux fins de la détection, de la prévention ou de la suppression du crime sont conformes aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

No. ADD : 95/009, 96/023, 96/024 and 99/006

Renvoi au document no. : GRC OPS 1111, GRC OPS 1112, GRC OPS 1113, GRC OPS 1114, GRC OPS 1121, GRC OPS 1122, GRC OPS 1123, GRC OPS 1124, GRC OPS 1125, GRC OPS 1126, GRC OPS 1127, GRC OPS 1131, GRC OPS 1132, GRC OPS 1133, GRC OPS 1134, GRC OPS 1135, GRC OPS 1137, GRC OPS 1211, GRC OPS 1212, GRC OPS 1213, GRC OPS 1214, GRC OPS 1215, GRC OPS 1216, GRC OPS 1217, GRC OPS 1218, GRC OPS 1222, GRC OPS 2121, GRC OPS 2122, GRC OPS 2123, GRC OPS 2124, GRC OPS 2125

Enregistrement (SCT) : 001001

Numéro de fichier : GRC PPU 025

Dossiers opérationnels

Description: Ce fichier renferme des renseignements personnels sur les personnes qui ont fait l'objet d'enquêtes instituées aux termes du Code criminel, des lois provinciales et fédérales, d'un règlement municipal ou d'une ordonnance territoriale. Il contient également des rapports d'enquêtes et d'incidents, des déclarations, des rapports de pièces à conviction, des exemplaires des documents remis par les tribunaux, tels que des sommations et des mandats de perquisition, des exposés et, dans certains cas, des dossiers relatifs aux antécédents criminels. Cette banque de renseignements est entièrement interrogeable, mais certains renseignements ne peuvent être visionnés par tous les groupes d'utilisateurs, selon la nature délicate de ces données et l'autorisation que possède l'utilisateur de consulter ces renseignements. Les personnes qui veulent consulter ces renseignements doivent satisfaire aux exigences spécifiées sur la formule de demande d'accès à des renseignements personnels et également indiquer leur nom, leur date de naissance et l'endroit où l'enquête a été tenue. Celles qui veulent obtenir des renseignements particuliers doivent préciser les documents qu'elles désirent consulter afin de faciliter l'acheminement de leur d. Les renseignements dans ce fichier peuvent être conservés dans des fichiers papier, des fichiers numériques, ainsi que sous forme automatisée comme dans le Centre d'information de la police canadienne (CIPC), le Système de récupération de renseignements judiciaires (SRRJ), le Système d'incidents et de rapports de police (SIRP), le Police Records Information Management Environment (PRIME), le Système de gestion des dossiers (SGD) de la police de la Municipalité régionale d'Halifax, la base de données sur les enfants et autres personnes disparues et les restes non identifiés, le Système d'analyse des liens entre les crimes de violence (SALCV), les fichiers d'ADN, le Système de renseignements protégés sur la criminalité (SRPC), le Système d'incidents et de rapports de police protégé (SIRPP), le système du Portail de la sécurité publique, l'application Web du Portail de la sécurité publique, l'Outil de recherche intégré, le Portail d'information policière (PIP), l'Outil d'accès de la police (OAP), le Service d'information intégrée protégée, la Banque nationale de données criminelles (BNDC), le Système automatisé de renseignements criminels (SARC), l'entrepôt de données Éléments de preuve et rapports de la division E, l'Environnement collaboratif intégré (ECI), la Base de données sur le comportement des personnes et l'intervention des agents (CP/IA), le Programme de reconnaissance automatique des plaques d'immatriculation (RAPI), la Banque nationale de données sur le recyclage d'argent (BNDRA), le système de signalement des fraudes du Centre anti-fraude du Canada (CAFC), un site Web unique où les citoyens peuvent signaler tout type de fraude, de la fraude par carte de crédit à la corruption d'entreprises, le Réseau info-sécurité nationale, créé pour encourager les Canadiens à signaler à la GRC toute activité criminelle susceptible d'être associée au terrorisme, le système de gestion des fichiers (SGF), créé pour saisir l'information relative au registre des armes à feu et pour suivre les dossiers, le Système de gestion de l'information des laboratoires (SGIL), une application commerciale fonctionnant sur la plateforme WAN (réseau étendu) de la GRC, qui permet aux six sites du laboratoire de police scientifique de la GRC de fonctionner comme un seul système de laboratoire virtuel pour soutenir l'échange et la communication des renseignements relatifs aux cas nécessaires pour soutenir un service national de police scientifique aux organismes d'application de la loi reconnus et au système juridique canadien. Le SGIL-Plus contient très peu de renseignements personnels (nom de famille, prénom1, prénom2, date de naissance, sexe et genre de sujet); est conforme aux exigences en matière d'établissement de rapports du Système de récupération de renseignements judiciaires (SRRJ) et est régi par les lois sur les archives et la protection des renseignements personnels. Le SGIL-Plus fonctionne dans un milieu sécuritaire Protégé B par l'entremise de Contivity. L'information sur les personnes de type Protégé C, Secret ou Très secret n'est pas entrée ni tenue à jour dans le SGIL-Plus. L'administration du SGIL-Plus dispose d'une fonction permettant d'isoler l'information de nature délicate afin d'en limiter l'accès à un utilisateur précis.

Catégorie de personnes : Personnes qui ont participé à des enquêtes criminelles en vertu des lois municipales, provinciales et fédérales ou qui ont été l'objet d'une telle enquête.

But : Ce fichier a pour but de recueillir des renseignements en vue de l'administration ou de l'application de la loi et aussi aux fins de la détection, de la prévention ou de la suppression du crime en général. Les renseignements dans ce fichier sont recueillis en vertu de l'article 18 de la Loi sur la Gendarmerie Royale du Canada (GRC) et de l'article 17 du Règlement de la GRC. Conformément à la Directive du Secrétariat du Conseil du Trésor sur le numéro d'assurance sociale (NAS) et dans le contexte d'une enquête légitime, de la collecte et de l'utilisation du NAS, le NAS n'est utilisé que pour les raisons suivantes : établir l'identité exacte d'une personne, identifier une personne décédée et trouver son plus proche parent, ou identifier et trouver le propriétaire de biens perdus ou volés portant le numéro d'assurance sociale.

Usages compatibles : Ces renseignements sont utilisés par ou peuvent être couplés avec des renseignements utilisés par les organismes canadiens et étrangers reconnus chargés de l'exécution de la loi et les organismes étrangers chargés de la tenue d'enquêtes, les groupes et organismes de soutien aux enquêtes tels qu'établis et/ou autorisés par la loi, ainsi que par les tribunaux et les services du système de justice pénale aux fins de l'administration ou de l'exécution de la loi et de la détection, la prévention ou la suppression du crime en général. Ces renseignements peuvent aussi faire l'objet de couplage de données avec des renseignements qui se trouvent dans d'autres fichiers de renseignements personnels ou dossiers de programmes de la GRC. Ils peuvent également servir aux agents ministériels de la sécurité en vue des évaluations de la sécurité et de la fiabilité. Les dossiers sont créés par les services de recrutement de la GRC qui tiennent compte des vérifications des fichiers effectuées en vue de déterminer la pertinence des postulants de la GRC. Les préposés aux armes à feu ont accès à un sous-ensemble de renseignements du SRRJ, du SIRP, du système PRIME, du SGD de Halifax, ce qui leur permet d'administrer le Programme des permis d'armes à feu. En fait, les préposés aux armes à feu bénéficient d'un accès direct à un sous-ensemble limité de données du SRRJ. Ces données servent à compléter l'information dans la catégorie Personne d'intérêt-armes à feu (PIAF) du Centre d'information de la police canadienne (CIPC), qui répond aux critères généraux du paragraphe 5 (2) de la Loi sur les armes à feu. Ces renseignements peuvent également être utilisés pour les enquêtes découlant des plaintes du public (GRC PPU 085), les enquêtes sur le code de conduite (GRC PPE 805), la recherche, la planification, la formation, l'évaluation et l'audit, et les statistiques. Ils peuvent être associés à des renseignements provenant d'autres fichiers de renseignements personnels ou à des dossiers de programmes. Toutes les liaisons concernant l'administration ou l'application de la loi et aussi aux fins de la détection, de la prévention ou de la suppression du crime sont conformes aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels. L'information recueillie et conservée dans la Banque nationale de données génétiques (BNDG) peut être transmise à Interpol, aux Services canadiens d'identification criminelle en temps réel (SCICTR), au Centre d'information de la police canadienne (CIPC), au laboratoire judiciaire public et aux Services nationaux de police (SNP).

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements contenus dans cette base sont gardés par la GRC au moins deux ans. Le dossier sera transféré et contrôlé par Bibliothèque et Archives Canada si l'on détermine qu'il ait une valeur durable. Sinon, le dossier sera retenu par la GRC jusqu'à ce qu'il n'ait plus de valeur d'affaire advenant quoi il sera détruit ou rendu anonyme si conservé pour des fins statistiques ou de recherche. L'information dans le fichier de criminalistique et le fichier des condamnées et les échantillons génétiques (substances corporelles) seront détruits conformément aux articles 8.1 à 10.1 de la Loi sur l'identification par les empreintes génétiques.

No. ADD : 91/015, 95/003, 95/009, 95/011, 96

Renvoi au document no. : GRC OPS 1111, GRC OPS 1112, GRC OPS 1113, GRC OPS 1114, GRC OPS 1121, GRC OPS 1122, GRC OPS 1123, GRC OPS 1124, GRC OPS 1125, GRC OPS 1126, GRC OPS 1127, GRC OPS 1131, GRC OPS 1132, GRC OPS 1133, GRC OPS 1134, GRC OPS 1135, GRC OPS 1137, GRC OPS 1211, GRC OPS 1212, GRC OPS 1213, GRC OPS 1214, GRC OPS 1215, GRC OPS 1216, GRC OPS 1217, GRC OPS 1218, GRC OPS 1222, GRC OPS 2121, GRC OPS 2122, GRC OPS 2123, GRC OPS 2124, GRC OPS 2125

Enregistrement (SCT) : 000997

Numéro de fichier : GRC PPU 005

Nota : L'information du fichier de criminalistique que renferme la BNDG est transmise électroniquement au moyen d'un lien sécurisé de transmission de données chiffrées à l'aide du programme Combined DNA Index System (CODIS). Le système de suivi et de contrôle des échantillons d'ADN (STaCs) sert à gérer le traitement des échantillons d'ADN de condamnés soumis à la BNDG du Canada. L'entrepôt de données Éléments de preuve et rapports de la division E stocke des journaux de transaction qui surveillent l'activité du système des utilisateurs individuels.

Services aux victimes

Description: Le FRP contient des renseignements sur les victimes d'un crime ou d'un traumatisme. Les renseignements colligés comprennent le nom, l'adresse, le numéro de téléphone, l'âge et le sexe des victimes. Ils peuvent être conservés en version imprimée et électronique dans des systèmes de gestion des dossiers opérationnels tels le Système d'incidents et de rapports de police (SIRP) et le Projet d'environnement de gestion de l'information sur les dossiers de la police (PRIME).

Catégorie de personnes : Les personnes visées par les systèmes de justice pénale municipaux, provinciaux et fédéraux, y compris les victimes de crimes ou de traumatismes (adultes et mineurs) ou leur plus proche parent.

But : Les renseignements consignés dans le FRP permettent de fournir une gamme de services aux victimes de crimes ou de traumatismes dans le cadre du processus de justice pénale. Seuls certains renseignements personnels sont communiqués aux organismes de services d'aide aux victimes dans le cadre du processus

Usages compatibles : La GRC utilise ces renseignements dans l'application et l'exécution de la loi ainsi que, de manière générale, pour la détection, la prévention et la répression du crime.

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements contenus dans le FRP sont conservés pendant au moins deux années civiles. Lorsqu'un dossier est désigné comme ayant une valeur archivistique ou historique, il est transféré à Bibliothèque et Archives Canada; s'il n'est pas désigné ainsi, il est détruit.

No. ADD : 2005/006, 99/017, 96/010, 95/009, 95/003, 91/015, 91/015-

Renvoi au document no.: GRC OPS 1111

Enregistrement (SCT) : 20120180

Numéro de fichier : CMP PPU 139

Passeports perdus ou volés

Description: Ce fichier renferme des renseignements personnels sur les personnes dont le passeport a été perdu ou volé. Les renseignements contenus dans ce fichier sont fournis par le Bureau des passeports du ministère des Affaires extérieures et du Commerce international. En plus de se conformer aux exigences indiquées sur le formulaire de demande d'accès à des renseignements personnels, les personnes intéressées doivent indiquer leurs noms, prénoms, date et lieu de naissance et numéro de passeport, si possible. Les personnes qui ne veulent obtenir que certains renseignements doivent indiquer les documents visés afin de faciliter l'acheminement de leur demande. Les renseignements de ce fichier peuvent être conservés dans des dossiers en papier ainsi que sous forme automatisée au Centre d'information de la police canadienne (CIPC).

Catégorie de personnes : Personnes qui ont perdu ou se sont fait voler leur passeport.

But : Ce fichier a pour but de consigner des renseignements afin de localiser les Passeports perdus ou volés pour prévenir leurs utilisations illégales.

Usages compatibles : Ces renseignements sont utilisés par des organismes canadiens et étrangers relevant d'un gouvernement provincial ou fédéral, d'un conseil municipal ou d'un État et chargés de l'exécution de la loi et de la tenue d'enquêtes dans le but de retrouver des Passeports perdus ou volés et de déterminer l'utilisation illégale de ces documents. On peut se servir de cette information pour le couplage des données avec d'autres fichiers ou dossiers de programmes. Toutes les liaisons concernant l'administration ou l'application de la loi et aussi aux fins de la détection, de la prévention ou de la suppression du crime sont conformes aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements contenus dans cette base sont gardés par la GRC au moins cinq ans après que le passeport ait été déclaré perdu, trouvé/retrouvé ou volé. Le dossier sera transféré et contrôlé par Bibliothèque et Archives Canada si l'on détermine qu'il ait une valeur durable. Sinon, le dossier sera retenu par la GRC jusqu'à ce qu'il n'ait plus de valeur d'affaire advenant quoi il sera détruit.

No. ADD : 89/025, 91/015, 95/009, 96/010, 96

Renvoi au document no. : GRC OPS 1122

Enregistrement (SCT) : 001004

Numéro de fichier : GRC PPU 040

Programme Protection des passagers - Liste des personnes précisées

Description: Ce fichier décrit les renseignements relatifs au programme Protection des passagers et, en particulier, à la Liste des personnes précisées (LPP).Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, des renseignements biographiques, la citoyenneté, le numéro du passeport, du visa ou du document de résidence, tout autre numéro d'identification ou document connu émis par le gouvernement, tout autre renseignement financier connu, des descriptions des particuliers, y compris des photographies, des descriptions des actes ou des activités connus ou présumés de la personne, tout faux document connu présenté ou utilisé par la personne, toute affiliation connue à des organisations terroristes ou criminelles, tout casier judiciaire connu, et les détails des voyages, comme le nom de l'agence de voyage et de l'agent de voyage, le genre de billet d'avion (aller simple) et les villes de l'itinéraire où la personne doit embarquer. L'annexe A de la Loi sur l'aéronautique fournit des détails des renseignements précis qui peuvent être recueillis.

Catégorie de personnes : Personnes qui, de l'avis de Transports Canada (TC), constituent une menace immédiate à la sûreté aérienne.

But : Les renseignements servent à établir la Liste des personnes précisées et à aider les transporteurs aériens dans les cas où la présence de la police est requise. Les renseignements sont utilisés par les employés de la GRC désignés par le Commissaire en vertu du paragraphe 4.82(4) de la Loi sur l'aéronautique aux fins de la sûreté du transport.

Usages compatibles : Les renseignements provenant de rapports de renseignements et d'autre correspondance sont communiqués à Transports Canada pour établir la Liste des personnes précisées (programme Protection des passagers - Liste des personnes précisées, Fichier de renseignements personnels no DOT PPU 001).La GRC peut utiliser les renseignements que TC lui fournit en vertu de l'article 4.82 de la Loi sur l'aéronautique dans la conduite d'enquêtes aux termes du Code criminel et de la Loi antiterroriste, lorsqu'elle détermine qu'il y a une menace immédiate à la sûreté aérienne. Si une personne désignée communique des renseignements à une autre personne au sein de la GRC en vertu du paragraphe 4.82(8) ou du paragraphe 4.82(9) de la Loi sur l'aéronautique, ces renseignements peuvent également servir au maintien de la paix et à la prévention et à la suppression du crime en général. Les données peuvent être mises en concordance avec d'autres renseignements personnels contenus dans les fichiers opérationnels de la GRC dans le Système protégé d'incidents et de rapports de police (SPIRP), le Système d'incidents et de rapports de police (SIRP), le Système de récupération des renseignements judiciaires (SRRJ), le Système de renseignements protégés sur la criminalité (SRPC), la Banque nationale de données criminelles (BNDC) et le Centre d'information de la police canadienne (CIPC). En vertu du paragraphe 4.82(10) de la Loi sur l'aéronautique, une personne désignée peut communiquer en urgence des renseignements à une personne en situation d'autorité, si elle a des raisons de croire qu'il y a une menace immédiate à la sûreté du transport ou à la vie, la santé ou la sécurité d'une personne, et que la personne à qui les renseignements doivent être communiqués peut prendre des mesures pour réagir à la menace et a besoin des renseignements à cette fin.

Retention and Disposal Standards: Conformément au paragraphe 4.82(14) de la Loi sur l'aéronautique, les renseignements qui ne concordent pas clairement avec des renseignements relatifs aux entrées dans la Liste des personnes précisées (LPP) doivent être détruits dans les sept jours de leur communication. Lorsque des renseignements concordent avec des renseignements relatifs aux entrées de la GRC dans la LPP, ils font partie des fonds de renseignements de la GRC et sont assujettis au calendrier de conservation et de destruction visant tous les autres fonds de renseignements opérationnels dans le SPIRP. En vertu du paragraphe 4.82(14) également, lorsque des renseignements sont communiqués à la GRC, un dossier est préparé et conservé, qui indique les raisons pour lesquelles la GRC les conserve et les mettra à la disposition du Commissaire aux fins d'un examen annuel, aux termes du paragraphe 4.82(15) de la Loi sur l'aéronautique. Les renseignements peuvent être utilisés aux fins de vérification, d'évaluation, de recherche et/ou de statistique.

No. ADD : À déterminer

Renvoi au document no. : GRC OPS 1126

Enregistrement (SCT) : 20090799

Numéro de fichier : GRC PPU 011

Protection du personnel et des biens de la Couronne

Description: Ce fichier contient des renseignements personnels sur les individus qui ont fait l'objet d'enquêtes relativement à des menaces, des soupçons de menaces ou des incidents survenus à des personnes d'importance nationale ou internationale, ou impliquant des biens de la Couronne de même que les informations personnelles se rapportant à plusieurs personnes qui jouissaient de la protection de la GRC tel que l'indique son mandat. Il contient des rapports sur les enquêtes ou les événements, des déclarations et la correspondance connexe. Les renseignements contenus dans ce fichier peuvent être conservés dans des dossiers ou encore sous forme automatisée, par exemple, dans des systèmes tels que le Système de récupération de renseignements de la Police de protection sur les clients et partenaires (SRRPPCP). Les personnes qui veulent consulter ces renseignements doivent satisfaire aux exigences spécifiées sur le formulaire de demande d'accès à des renseignements personnels et indiquer leur nom, leur date de naissance et le lieu où sera effectuée la recherche.

Catégorie de personnes : Toute personne qui pourrait représenter un danger réel ou possible ou être victime de ces dangers.

But : Ce fichier a pour but de consigner des renseignements qui visent à évaluer si l'individu représente un danger ou est victime d'un danger, ainsi que de favoriser l'administration et l'application de la loi et la détection et la prévention du crime.

Usages compatibles : Ces renseignements sont utilisés par des organismes canadiens et étrangers reconnus chargés de l'exécution de la loi et visant la détection et la prévention du crime. Ils peuvent également servir aux agents ministériels (fédéraux) de la sécurité dans des évaluations de la sécurité et de la fiabilité. Ils servent aussi à des fins de recherche, de planification, d'évaluation et de la vérification et de statistiques et peut aussi servir pour le couplage des données avec d'autres fichiers ou dossiers de programmes. Toutes les liaisons concernant l'administration ou l'application de la loi et aussi aux fins de la détection, de la prévention ou de la suppression du crime sont conformes aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements contenus dans cette base sont gardés par la GRC au moins deux ans. Le dossier sera transféré et contrôlé par Bibliothèque et Archives Canada si l'on détermine qu'il ait une valeur durable. Sinon, le dossier sera retenu par la GRC jusqu'à ce qu'il n'ait plus de valeur d'affaire advenant quoi il sera détruit.

No. ADD : 89/025, 91/015, 95/009, 96/023, 96

Renvoi au document no. : GRC OPS 1126

Enregistrement (SCT) : 001006

Numéro de fichier : GRC PPU 055

Registre national des délinquants sexuels

Description: Ce fichier décrit l'information sur les délinquants sexuels condamnés qui font l'objet d'une ordonnance des tribunaux exigeant qu'ils fassent une déclaration chaque année et dans des circonstances précises, au Registre national des délinquants sexuels (RNDS). Les renseignements personnels peuvent comprendre : nom(s), date de naissance, numéro de la section dactyloscopique (numéro SED), adresse(s) postale(s) actuelle(s) et antérieure(s), numéro(s) de téléphone, race, caractéristiques physiques, nom de l'employeur, type d'emploi et poste, organismes bénévoles, type de bénévolat et poste, description de véhicule(s) au nom du délinquant ou utilisé(s) par celui-ci, antécédents d'infractions sexuelles, information sur la victime (âge, sexe et liens avec le délinquant, tel que prévu dans la Loi sur l'enregistrement des renseignements sur les délinquants sexuels (LERDS), passeport(s) et nom du territoire d'où émane ce(s) passeport(s), permis de conduire et nom du territoire d'où émane ce(s) permis, dates de départ et de retour et toute adresse ou tout lieu au Canada ou à l'étranger où le délinquant entend séjourner, et tout nom d'emprunt.

Catégorie de personnes : Les personnes qui ont été condamnées pour une infraction désignée de naturelle sexuelle (article 490.011 du Code criminel) et à qui les tribunaux ont ordonné de s'inscrire au RNDS ou les personnes qui purgeaient leur peine au moment où la LERDS est entrée en vigueur (15 décembre 2004) et qui ont reçu un Avis d'obligation ou une Obligation de se conformer à la LERDS. Les informations sur le sexe, l'âge de toutes les victimes et la nature de la relation entre la victime et le délinquant sont recueillies et versées dans le dossier du délinquant dans le Registre.

But : L'information contenue dans le RNDS sert à appuyer les services de police canadiens accrédités dans les enquêtes sur les crimes de nature sexuelle et la prévention de ceux-ci.

Usages compatibles : Cette information peut seulement être utilisée conformément à la LERDS. Il est possible d'établir des correspondances avec d'autres sources seulement lorsqu'il s'agit de prévenir des crimes particuliers de nature sexuelle ou d'enquêter sur ceux-ci, ou encore à des fins de recherche. Cette information peut aussi être utilisée aux fins de vérification, de recherche, d'évaluation et de vérification et de statistiques.

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements personnels décrits dans ce fichier sont conservés indéfiniment dans un dépôt de renseignements discrets. Les dossiers individuels seront éliminés et détruits si le sujet reçoit soit une dispense en vertu de la LERDS ou une suspension du casier d'une prérogative royale de clémence, ou si le sujet du dossier est acquitté de toute infraction auquel l'obligation ou l'ordonnance de la Loi est lié.

No. ADD : En voie d'élaboration

Renvoi au document no. : GRC INV 001

Enregistrement (SCT) : 20090546

Numéro de fichier : GRC PPU 095

Les Services des sciences judiciaires et de l'identité et le Service canadien d'identification criminelle en temps réels

Description: Ce fichier contient de l'information sur les casiers judiciaires appuyée par des empreintes digitales (des déclarations de culpabilité et des absolutions à certifier en vertu de l'article 667 du Code criminel du Canada), des résumés d'informations de police concernant d'autres accusations et les dispositions relatives à ces accusations, des casiers judiciaires suspendus, des empreintes digitales, des informations archivées, des documents connexes et des changements de noms légaux soutenus par des empreintes digitales. Il renferme également l'information des sources canadiennes et étrangères et les renseignements personnels (empreintes digitales, nom, date de naissance, sexe, adresse, description signalétiques , lieu de naissance, nom des parents, adresse et port d'entrée) de personnes arrivées au pays en vertu de la Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés. Le ficher contient aussi les empreintes digitales, le nom, la date de naissance, le sexe et l'adresse des employés de la GRC. Il contient également les empreintes digitales, le nom, la date de naissances, l'adresse, le sexe, l'ordonnance de la cour, le numéro des empreintes digitales et le numéro d'identification unique des personnes pour qui une ordonnance de la cour a été obtenue pour le prélèvement d'échantillons d'ADN en vertu de la Loi sur l'identification par les empreintes génétiques. Le fichier ne contient pas d'information sur les profils génétiques. En plus de se conformer aux exigences décrites dans la formule de demande de renseignements personnels, la personne qui veut obtenir copie a) de son casier judiciaire, b) du résumé des renseignements judiciaires la concernant ou c) de casier judiciaire suspendu ou dossier archivés ou d) de son profil génétique, doit faire prélever ses empreintes digitales reconnaissables auprès d'un service de police ou d'une compagnie privée autorisée et les faire parvenir au directeur, des Services canadiens d'identification criminelle en temps réel, Direction générale de la Gendarmerie royale du Canada, Immeuble des SNP, 1200 promenade Vanier, Ottawa (Ontario), K1A 0R2, en précisant qu'elle souhaite obtenir son casier judiciaire seulement, son casier judiciaire et le résumé des informations de police ou son casier judiciaire suspendu. La demande sera traitée de manière informelle et dès que possible. Les empreintes servent uniquement à la recherche et à l'identification de la personne en question, elles ne et seront pas retournées au requérant en même temps que la réponse à sa demande car elles seront détruites. À l'exception des empreintes digitales soumises pour la recherche seulement, les informations contenues dans le fichier sont conservées sur papier , sous forme d'images électroniques et sous forme automatisée dans le système du Centre d'information de la police canadienne (CIPC) ou dans le Système de saisie, de mise à jour et de contrôle directs des casiers judiciaires(SSMCDCJ) et dans le Système automatisé d'identification dactyloscopique (SAID). Les dossiers sont conservés à la Direction Général de la G.R.C. et par divers détachements de la G.R.C.

Catégorie de personnes : Les personnes dont on a pris les empreintes à la suite d'une accusation criminelle, les personnes qui ont obtenu un changement de nom légal, les personnes accusées d'infractions criminelles à l'étranger, les personnes dont on a prélevé les empreintes digitales à des fins d'identification, les personnes dont on a prélevé les empreintes en vertu de la Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés, les employés de la GRC et les personnes qui cherchent à obtenir une habilitation sécuritaire.

But : Ce fichier a pour but de consigner des renseignements aux fins d'identification des personnes, de l'application de la loi , à des fins judiciaires, des habilitations de sécurité ou de fiabilité, d'identification de personnes et d'immigration.

Usages compatibles : Ces renseignements sont utilisés par des organismes canadiens et étrangers relevant d'un gouvernement provincial ou fédéral, d'un administration territoriale, d'un conseil municipal ou d'un État qui sont chargés de l'exécution de la loi et de la tenue d'enquêtes ainsi que par les services du système de justice pénale et les tribunaux aux fins de l'administration ou de l'exécution de la loi ainsi que de la détection, de la prévention et de l'élimination de la criminalité en général. Ces renseignements sont utilisés par les services anti-crime des assureurs dans la lutte contre les incendies criminels ainsi que par les organismes fédéraux, provinciaux et municipaux, les entreprises privées et les organismes à but non lucratif autorisés par les personnes qui font l'objet d'une enquête de sécurité et fiabilité, par le Service canadien du renseignement de sécurité dans le cadre de ses enquêtes sur les menaces à la sécurité du Canada et de ses rapports d'évaluation de la sécurité. L'information est également utilisée à des fins de recherche, de planification, d'évaluation et de vérification et de statistiques ainsi qu'à des fins de comparaison avec l'information d'autres fichiers de renseignements personnels ou dossiers de programmes. Tous les liens établis pour l'administration ou l'application de la loi et aux fins de la détection, de la prévention ou de l'élimination du crime sont conformes aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les empreintes digitales prises en vertu de la Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés sont utilisées pour immigration, les enquêtes et à des fins d'identification. Celles des employés de la GRC servent à mettre à jour les habilitations relatives à la sécurité et à la fiabilité.

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements personnels contenus dans cette base sont gardés par la GRC au moins un an. Le dossier sera transféré et contrôlé par Bibliothèque et Archives Canada si l'on détermine qu'il ait une valeur durable. Sinon, le dossier sera retenu par la GRC jusqu'à ce qu'il n'ait plus de valeur d'affaire advenant quoi il sera détruit..

Document Types: Formules dactyloscopiques électroniques et papier, messages narratifs électroniques et papier, documents judiciaires, imprimés de systèmes de gestion de dossiers juridiques et de police, notes au dossier, formules de demande de destruction, formules de réponse de recherche d'empreintes digitales et imprimés des fonds de renseignements électroniques de la GRC.

No. ADD : 91/015 & 96/023

No. ADD : 91/015 & 96/023

Renvoi au document no. : GRC OPS 1211, GRC OPS 1212, GRC OPS 1214

Enregistrement (SCT) : 001002

Numéro de fichier : GRC PPU 030

Notes: Les casiers judiciaires suspendus sont transmis uniquement aux personnes autorisées à les recevoir, en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ou avec l'assentiment du Ministre de la Sécurité publique. Le titre de ce fichier était originalement : Services des sciences judiciaires Services Canadiens d'identité et Service Canadien d'identification criminelle en temps réel.

Programme canadien des armes à feu

Description : Le fichier contient des renseignements sur les demandes de permis pour particuliers, pour les entreprises d'armes à feu, pour les transporteurs et pour les musées; sur les demandes de numéros d'identification d'agence de services publics; sur les demandes d'enregistrement d'armes à feu à autorisation restreinte et prohibées; sur les demandes établies par des non résidants pour l'importation d'armes à feu, lesquelles demandes, une fois approuvées par un agent des services frontaliers, servent à la fois de permis et de certificat d'enregistrement; sur les demandes établies par les particuliers pour suivre des cours sur le maniement sécuritaire des armes à feu et les résultats obtenus par ces particuliers à la fin de ces cours. La plupart des renseignements personnels se trouvant dans le fichier viennent des formulaires de demande de permis de possession seulement, de permis de possession et d'acquisition, de permis pour mineur ou de permis d'armes à feu pour entreprises ainsi que des demandes d'enregistrement d'armes à feu à autorisation restreinte et prohibées, y compris la date et le lieu de naissance, le genre, les renseignements biométriques (couleur des yeux, taille), la langue et les modes de communication privilégiés, la preuve d'identité, la signature et l'état civil. De plus, ce fichier de renseignements contient des renseignements sur les permis pour entreprises, pour particuliers et pour transporteurs; sur les certificats d'enregistrement; sur les armes à feu qui sont enregistrées au nom de services de police, de ministères gouvernementaux ou d'autres organismes ainsi que sur des permis interprovinciaux et internationaux pour transporteurs; sur les particuliers (leurs noms) qui sont des vérificateurs approuvés; sur les autorisations d'importation et d'exportation d'armes à feu qui sont requises conformément à la Loi sur les armes à feu (une fois que la réglementation relative à l'importation et à l'exportation des armes à feu entrera en vigueur). Le fichier contient également des renseignements sur les demandes refusées et sur les révocations de certificats d'enregistrement, de permis pour transporteurs et d'autorisations d'importation et d'exportation. Il contient aussi des renseignements sur les demandes qui ont été établies par des particuliers ou des entreprises en vue d'obtenir des permis ou des autorisations qui ont été refusés par le contrôleur des armes à feu (CAF) ou sur des permis ou des autorisations qui ont été révoqués par le CAF ainsi que des documents sur des ordonnances d'interdiction dont le CAF a été mis au courant conformément à l'article 89 de la Loi sur les armes à feu. Il faut noter que bon nombre d'exigences en matière d'importation et d'exportation ne sont pas encore en vigueur, sauf pour ce qui est des articles portant sur la déclaration des non résidants. Les renseignements personnels tirés de ces demandes peuvent comprendre le nom, l'adresse, le numéro de téléphone, l'arme(s) à feu à autorisation restreinte et prohibées que le particulier possède ainsi que d'autres renseignements (venant des cases qui ont été cochées par le demandeur), notamment les refus de demandes de permis d'armes à feu, les révocations ou les ordonnances d'interdiction, les condamnations au criminel ou les renvois, les troubles émotionnels ou du comportement, les incidents de comportement violent, l'état civil et la citoyenneté. Le fichier de renseignements personnels peut aussi contenir le nom, l'adresse, le numéro de téléphone, la date de naissance et l'adresse de courriel de l'époux/l'épouse ou du/de la partenaire conjugal(e), des répondants et des personnes dont le nom a été donné à titre de référence ainsi que des personnes liées par règlement à une entreprise. Le fichier peut aussi contenir des renseignements personnels supplémentaires, comme la mention d'un rapport d'incident de la police ou d'entrevues réalisées auprès des répondants ou des conjoints ainsi que la mention de rapports d'enquête qui ont été rédigés au cours du processus de délivrance d'un permis ou d'un certificat d'enregistrement en application de la Loi sur les armes à feu. Il peut aussi indiquer que des dossiers médicaux ont été examinés après avoir reçu le consentement écrit du demandeur. Les renseignements recueillis au cours d'entrevues et ceux tirés des rapports sont conservés par les provinces et les territoires. On garde des traces des transactions effectuées par l'intermédiaire du centre d'appels (ligne 1-800), de demandes de renseignements faites par courriel et du site Web sécurisé. Les renseignements se trouvant dans ce fichier de renseignements peuvent être conservés sur papier, sur microfilm ou sur un autre support de données à long terme puis enformat électronique dans le Système canadien d'information relativement aux armes à feu (SCIRAF) et la nouvelle Solution de services en ligne du Programme canadien des armes à feu (SSLPCAF).

Catégorie de personnes : Non-résidants ayant déclaré leurs armes à feu et résidants ayant établi une demande de permis, de certificat d'enregistrement ou d'autres privilèges ou autorisations conformément à la Loi sur les armes à feu et ayant obtenu le document en question ou les résidants à qui on a refusé une demande de permis, de certificat d'enregistrement ou d'autorisation ou dont le permis, le certificat ou l'autorisation a été révoqué; les particuliers à qui on a interdit la possession d'armes à feu, de munitions ou d'autres substances explosives. Individus désignés comme instructeurs par le CAF. Individus nommés par les demandeurs à titre de références, de garants ou de partenaires.

But : Les renseignements personnels se trouvant dans ce fichier sont recueillis en vertu des articles 54 et 55 de la Loi sur les armes à feu et des règlements connexes et ils sont utilisés par les fonctionnaires fédéraux et provinciaux pour appliquer cette loi. Le fichier contient des renseignements sur la gestion et l'application des dispositions législatives et de la réglementation relatives au contrôle des armes à feu au Canada et aux frontières canadiennes.

Usages compatibles : Des organismes canadiens et étrangers accrédités chargés de l'application de la loi peuvent diffuser et utiliser certains renseignements contenus dans ce fichier pour exécuter et mettre en application la loi et pour détecter, prévenir ou réprimer la criminalité. Les renseignements peuvent aussi être partagés aux références du demandeur. Ils peuvent aussi servir à mener des sondages visant à améliorer la prestation de services et être utilisés à des fins de vérification, de recherche, d'évaluation et de statistique. Une correspondance peut être établie entre ces renseignements et des renseignements se trouvant dans d'autres fichiers de renseignements personnels et/ou dans d'autres dossiers de programmes. Tous les liens exécutés pour appliquer ou exécuter la loi et pour détecter, prévenir ou réprimer le crime sont conformes aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements se trouvant dans ce fichier de renseignements sont conservés conformément au Règlement sur les registres d'armes à feu pendant au moins10 années civiles suivant la date à laquelle la dernière mesure administrative a été prise concernant les renseignements dans le dossier, sauf pour ce qui est des certificats d'enregistrement d'arme à feu qui sont délivrés ou révoqués; dans ces cas là, les renseignements sont conservés indéfiniment. Les renseignements contenus dans les dossiers relatifs aux cours sur le maniement sécuritaire des armes à feu ainsi que les renseignements sur les autres types de certificats de formation du même genre seront conservés jusqu'à 10 ans après la mort de la personne sur qui portent les renseignements en question. Les ordonnances d'interdiction conservées en vertu de la Loi sur les armes à feu et les dossiers d'ordonnance d'interdiction créés conformément à l'article 147.1 de la Loi sur la défense nationale seront conservés jusqu'après la mort de la personne sur qui portent les renseignements en question, à moins que la personne remplisse les exigences mentionnées au paragraphe 7(3) de la Loi sur les armes à feu. Lorsque le dossier est désigné comme ayant une valeur archivistique ou historique, il est transféré sous le contrôle de Bibliothèque et Archives Canada; lorsque le dossier n'est pas ainsi désigné, il est détruit.

No. ADD : RDA 2016/013

Renvoi au document no. : GRC ADM 1221/1690

Enregistrement (SCT) : 005478

Numéro de fichier : GRC PPU 100

Système canadien d'information relativement aux armes à feu (SCIRAF)

Description : Ce fichier contient des renseignements sur les permis, les certificats d'enregistrement et les autorisations qui sont délivrés ou révoqués par le PCAF, sur chaque demande de permis, de certificat d'enregistrement ou d'autorisation qui a été refusée par le PCAF, y compris tous les renseignements accompagnant la demande, sur chaque cession d'arme à feu dont le PCAF est informé conformément aux articles 26 ou 27 de la Loi sur les armes à feu, sur chaque exportation ou importation d'armes à feu dont le PCAF est informé conformément aux articles 42 ou 50 de la Loi sur les armes à feu, sur chaque cas où une arme à feu perdue, trouvée, volée ou détruite qui est porté à l'attention du PCAF conformément à l'article 88 de la Loi sur les armes à feu, sur les armes à feu acquises et utilisées par un agent public dans le cadre de ses fonctions, sur les armes à feu acquises par des particuliers ou en leur possession au nom ou sous l'autorité d'un service de police, d'un ministère du gouvernement du Canada ou d'une province ou sur tout autre cas prévu par la réglementation. Ce fichier contient aussi les renseignements transmis au PCAF sur les armes à feu qui ont été saisies en vertu de la Loi sur les armes à feu ou de toute autre loi du Parlement, les noms des personnes désignées comme contrôleurs des armes à feu ou préposés aux armes à feu conformément à la Loi sur les armes à feu, les noms et le numéro d'identification des instructeurs désignés et le statut de la certification, des renseignements concernant les ordonnances d'interdiction délivrées en vertu de l'article 147.1 de la Loi sur la défense nationale, les noms des personnes qui sont des vérificateurs approuvés selon le Règlement sur les conditions visant la cession des armes à feu et autres armes et tout renseignement sur des questions se rapportant aux responsabilités du PCAF aux termes de la Loi sur les armes à feu ou de toute autre loi du Parlement. Ce fichier contient aussi des renseignements sur chaque permis et autorisation qui est délivré ou révoqué par le CAF et sur chaque demande de permis ou d'autorisation qui est refusée par le CAF. En plus des exigences indiquées sur le formulaire de demande d'accès à des renseignements personnels, les particuliers doivent fournir leur nom au complet et leur adresse, y compris leurdate et lieu de naissance, , leur genre, leur renseignements biométriques tel que couleur des yeux et taille), leur langue et le mode de communication privilégié, une preuve d'identité, leur signature et leur l'état civil. Les renseignements relatifs aux certificats d'enregistrement, aux refus de demandes ou aux révocations de certificats d'enregistrement ainsi que de permis pour transporteurs et d'autorisations d'importation et d'exportation sont conservés à la Direction générale de la GRC à Ottawa. Les renseignements relatifs aux permis d'armes à feu, aux autres autorisations et aux interdictions sont conservés par le CAF. Les particuliers qui veulent accéder aux renseignements qui ne sont pas conservés à Ottawa doivent indiquer l'endroit où a été établie la demande ou le nom du CAF, ou encore l'endroit où a été délivré le permis ou l'autorisation. Les particuliers qui veulent accéder seulement à des renseignements particuliers doivent indiquer ce qu'ils veulent savoir afin d'accélérer le traitement de leurs demandes. Les renseignements se trouvant dans ce fichier peuvent être conservés sur papier, sur microfilm, dans un système de traitement informatique ou de stockage de données ou en format électronique dans le Centre d'information de la police canadienne (CIPC), le Système de suivi et de gestion de dossiers (SSGD), le Système canadien d'information relativement aux armes à feu (SCIRAF) ou la Solution de services en ligne du Programme canadien des armes à feu (SSLPCAF).

Catégorie de personnes : Particuliers ou entreprises ayant établi une demande d'enregistrement d'armes à feu à autorisation restreinte ou prohibées au Canada et à qui on a délivré un certificat d'enregistrement ou dont la demande d'enregistrement a été refusée, ou dont le permis, l'autorisation ou le certificat a été révoqué. Particuliers ou entreprises ayant établi une demande de permis, d'autorisation ou de certificat, à qui on a refusé une demande ou dont le permis, l'autorisation ou le certificat a été révoqué ou encore à qui on a interdit de posséder des armes à feu. Individus désignés comme instructeurs et certifiés pour donner le cours de sécurité. Individus nommés par les demandeurs à titre de références, de garants ou de partenaires. Agences de services publics ayant déclaré des stocks d'armes à feu qui sont utilisées par leurs employés et agences de services publics qui ont déclaré des armes à feu protégées qu'elles ont en leur possession à la suite d'une saisie ou pour toute autre raison.

But : Les renseignements personnels se trouvant dans cette banque de données sont recueillis et mis à jour par le Programme canadien des armes à feu (PCAF) en vertu des articles 54 et 55 de la Loi sur les armes à feu et des règlements connexes et ils sont utilisés pour l'application et l'exécution de la loi en matière de contrôle des armes à feu au Canada.

Usages compatibles : Les renseignements contenus dans ce fichier peuvent être partagés et utilisés par les organismes d'application de la loi fédéraux, provinciaux, des États et municipaux du Canada et d'ailleurs qui sont accrédités par le PCAF et sont aussi utilisés par les contrôleurs des armes à feu pour appliquer la loi et pour détecter, prévenir et éliminer la criminalité en général. Ces renseignements peuvent également être partagés aux références du demandeur. Une correspondance peut être établie entre ces renseignements et des renseignements se trouvant dans d'autres fichiers de renseignements personnels ou dans d'autres dossiers de programmes. Tous les liens servant à appliquer la loi et à détecter, à prévenir ou à éliminer la criminalité sont conformes aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les renseignements peuvent aussi être utilisés pour réaliser des sondages visant à améliorer la prestation de services et être utilisés à des fins de vérification, de recherche, d'évaluation et de vérification et de statistiques.

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements se trouvant dans ce fichier sont conservés conformément au Règlement sur les registres d'armes à feu pendant au moins dix années civiles suivant la date à laquelle la dernière mesure administrative a été prise concernant les renseignements dans le dossier, sauf pour ce qui est des certificats d'enregistrement d'arme à feu qui sont délivrés ou révoqués; dans ces cas-là, les renseignements sont conservés indéfiniment. Les renseignements contenus dans les dossiers relatifs aux cours sur le maniement sécuritaire des armes à feu ainsi que les renseignements sur les autres types de certificats de formation du même genre seront conservés jusqu'à 10 ans après la mort de la personne sur qui portent les renseignements en question. Les ordonnances d'interdiction conservées en vertu de la Loi sur les armes à feu et les dossiers d'ordonnances d'interdiction créés conformément à l'article 147.1 de la Loi sur la défense nationale seront conservés jusqu'après la mort de la personne sur qui portent les renseignements en question, à moins que la personne remplisse les exigences mentionnées au paragraphe 7(3) de la Loi sur les armes à feu. Lorsque le dossier est désigné comme ayant une valeur archivistique ou historique, il est transféré sous le contrôle de la Bibliothèque et Archives du Canada; lorsque le dossier n'a pas été ainsi désigné, il est détruit.

No. ADD : 96/023

Renvoi au document no. : GRC ADM 1221/1690

Enregistrement (SCT) : 005046

Numéro de fichier : GRC PPU 037

Notes: Le titre du FRP était à l'origine : Système canadien d'enregistrement des armes à feu.

Demandes de renseignements faites par des propriétaires d'armes à feu, des demandeurs de permis et le grand public

Description : Ce fichier contient des renseignements utilisés pour répondre aux questions des personnes ayant établi une demande d'enregistrement et de permis sur l'interprétation d'un article, d'un paragraphe, etc. de la Loi sur les armes à feu. Les renseignements personnels recueillis comprennent le nom du particulier, son adresse postale, son numéro de téléphone et peut-être le numéro d'enregistrement et le numéro de permis des armes à feu, si ces renseignements ont été fournis dans la demande de renseignements.

Catégorie de personnes : Personnes ayant établi une demande d'enregistrement ou de permis et membres du public ayant fait des demandes de renseignements.

But : Les renseignements personnels se trouvant dans ce fichier sont recueillis et mis à jour par le Programme canadien des armes à feu (PCAF) en vertu des articles de la Loi sur les armes à feu et des règlements connexes. Ils sont utilisés pour gérer les demandes de renseignements reçues et les réponses à ces demandes en ce qui a trait à l'interprétation de la Loi sur les armes à feu, ainsi que pour des fins d'examen d'assurance de la qualité des communications avec le public. Ces renseignements sont aussi utilisés comme outil de recherche par les agents qui doivent répondre à des demandes de renseignements sur la Loi sur les armes à feu ou interpréter des passages de cette loi afin d'assurer l'uniformité des réponses données.

Usages compatibles : Ces renseignements peuvent être utilisés à des fins de planification, de vérification et d'évaluation.

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements décrits dans ce fichier sont conservés par la GRC pour un minimum de cinq ans. Le dossier sera transféré et contrôlé par Bibliothèque et Archives Canada si l'on détermine qu'il a une valeur durable. Sinon, le dossier sera retenu par la GRC jusqu'à ce qu'il n'ait plus de valeur opérationnelle, advenant quoi il sera ensuite détruit.

No. ADD : RDA 2016/013

Renvoi au document no. : GRC ADM 1221/1690, GRC ADM 1690, GRC ADM 1466

Enregistrement (SCT) : 005935

Numéro de fichier : GRC PPU 007

Cours donnés par la GRC

Description: Ce fichier renferme un registre des listes de candidats et dans certains cas, des évaluations de candidats comprenant des résultats d'examen, de tests et autres formes de mesure de rendement ainsi que la documentation connexe. Cette banque contient également des renseignements personnels, y compris le code d'identification du dossier personnel (CIDP) ou numéro d'employé, des personnes qui se sont inscrites ou ont participé, à titre de candidats ou chargés de cours, aux cours de formation, de perfectionnement ou aux cours éducatifs donnés par la GRC ou les autres institutions de formation qui sont régies par les modalités d'enregistrement de la GRC. On recueille ces renseignements en vertu de la Loi sur l'emploi dans la Fonction publique. Pour ce qui est des membres de la GRC, les évaluations sont également conservées dans le fichier GRC PPE 801 sur les dossiers d'évaluation de rendement des membres. En plus de se conformer aux exigences indiquées sur le formulaire de demande d'accès à des renseignements personnels, les personnes intéressées doivent indiquer leur nom, prénoms, numéro de matricule et s'il y a lieu, le titre, l'endroit et la date du cours, ainsi que leur rôle au cours (candidat ou chargé de cours). Les personnes qui ne veulent obtenir que certains renseignements particuliers doivent indiquer les documents visés afin de faciliter l'acheminement de leur demande.

Catégorie de personnes : Personnes qui se sont inscrites ou ont participé, à titre de candidats ou chargés de cours, aux cours de formation, de perfectionnement ou aux cours éducatifs donnés par la GRC et/ou l'École de la Fonction publique, ou les autres institutions de formation et d'évaluation.

But : Ce fichier a pour but de consigner des renseignements qui sont utilisés pour attester des compétences des candidats pour l'obtention d'un certificat, de récompenses ou de diplômes, pour déterminer l'admissibilité des candidats à de prochains cours, pour appuyer le renouvellement du contrat de service personnel d'un chargé de cours.

Usages compatibles : La banque de données est utilisée à des fins statistiques et aux fins de la planification des ressources humaines. Les gestionnaires et les superviseurs utilisent l'information sur la formation des employés afin d'élaborer des plans de formation ministériels, de vérifier les cours de formation et de répondre aux exigences du Code canadien du travail. Cette information sert également à produire des rapports de gestion, de recherche, de planification, d'évaluation et de la vérification, des analyses statistiques et des rapports exigés par la législation. On peut aussi se servir de cette information pour le couplage des données dans les fichiers suivants : GRC PPE 801 (Dossiers d'évaluation de rendement des membres de la GRC), GRC PPE 802 (Dossiers de service des membres de la GRC),GRC PPE 803 (Dossiers relatifs aux débats des comités d'avancement des membres de la GRC), GRC PPE 804 (Dossiers des griefs des membres de la GRC), GRC PPE 805 (Dossiers disciplinaires des membres de la GRC), GRC CMP PPU 085 (Plaintes contre la GRC ou un de ses membres, enquêtes et assistance générale), GRC POE 901 (Dossier personnel d'un employé), GRC POE 902 (Dotation), GRC POE 905 (Formation et perfectionnement), GRC POE 910 (Griefs), GRC POE 911 (Mesures disciplinaires) et GRC POE 912 (Évaluation de la gestion du rendement). Toutes les liaisons concernant l'administration des ressources humaines et des plans de rémunération sont conformes aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cette d'information peut être reliée avec le Système d'information sur la gestion des ressources humaines (SIGRH).

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements contenus dans cette base sont gardés par la GRC au moins trente ans. Le dossier sera transféré et contrôlé par Bibliothèque et Archives Canada si l'on détermine qu'il ait une valeur durable. Sinon, le dossier sera retenu par la GRC jusqu'à ce qu'il n'ait plus de valeur d'affaire advenant quoi il sera détruit.

No. ADD : 95/009, 95/011, 96/023, 96/024, 98/005 & 2006/006

Renvoi au document no. : GRC ADM 565, GRC ADM 2124/565, GRC ADM 2112/565, GRC ADM 2111/1466, GRC ADM 1232/565, GRC ADM 1231/565

Enregistrement (SCT) : 001010

Numéro de fichier : GRC PPU 080

Dossiers administratifs généraux de la GRC

Description: Ce fichier renferme des dossiers et de la correspondance connexe sur l'acquisition, la distribution et l'élimination des uniformes et de l'équipement de la GRC, l'enregistrement des armes réglementaires, les cartes de circulation et les permis de stationnement. Il convient de noter que les données des accès aux édifices seront stockées dans le Système de sécurité corporatif intégrées (SSCI). Il contient en outre d'autres renseignements sur divers sujets où la GRC peut accorder ou refuser certains avantages ou privilèges. En raison de la nature des dossiers administratifs généraux, les données contenues dans ce fichier ne sont pas toujours répertoriées sous le nom d'une personne en particulier. En plus de se conformer aux exigences indiquées sur la formule de demande d'accès à des renseignements personnels, les personnes doivent donner suffisamment de détails concernant leur premier contact avec la GRC, y compris la date approximative, le lieu, le numéro matricule et la nature de l'avantage ou du privilège concerné. Les membres actifs doivent indiquer l'endroit où les renseignements auxquels ils désirent avoir accès peuvent être conservés. Les renseignements personnels recueillis dans ce fichier comprennent : La date de naissance, les noms et prénom(s), la langue, coordonnées (dont adresse électronique et numéro de téléphone et cellulaire au travail, adresse et numéro de téléphone à domicile, coordonnée en cas d'urgence (nom, prénom et numéro de téléphone), renseignements personnels de l'employé (niveau de sécurité), renseignements médicaux (groupe sanguin, conditions médicales, autres numéros d'identité (permis de conduire).

Catégorie de personnes : Personnes qui sont ou qui ont été à l'emploi de la Gendarmerie royale du Canada en vertu d'un contrat de service.

But : Ce fichier a pour but de consigner des renseignements qui sont utilisés au niveau de l'administration interne de la Gendarmerie royale du Canada et ce, en conformité avec les Règlements de la GRC, 1988 et le Décret C.P 178/2502 daté du 19 juin 1946.

Usages compatibles : Ces renseignements peuvent également servir aux fins de la recherche, de la planification, de l'évaluation et de la vérification et des analyses statistiques et servir pour le couplage de données dans les fichiers suivants : GRC PPE 806 (Dossiers sur la solde et les indemnités des membres de la GRC) ainsi que dans les systèmes d'entretien d'équipements et parade comme répertoire. Toutes les liaisons concernant l'administration des ressources humaines et des plans de rémunération sont conformes aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements contenus dans cette base sont gardés par la GRC au moins deux ans. Dans le cas du dossier sur les effets et équipements, les dossiers sont conservés pour une période de douze mois après la date de la transaction et conservés sur ruban d'appui pour une période additionnelle de quatre ans. Dans le cas du Système de sécurité corporative intégré (SSCI), les dossiers sont conservés pendant cinq années civiles dans un stockage sécurisé après que la transaction a eu lieu. Le dossier sera transféré et contrôlé par Bibliothèque et Archives Canada si l'on détermine qu'il ait une valeur durable. Sinon, le dossier sera retenu par la GRC jusqu'à ce qu'il n'ait plus de valeur d'affaire advenant quoi il sera détruit.

No. ADD : 98/001 & 2006/006

Renvoi au document no. : GRC ADM 245, GRC ADM 518, GRC ADM 1040

Enregistrement (SCT) : 001019

Numéro de fichier : GRC PPE 807

Notes : Des renseignements personnels liés à l'émission de cartes d'identité et d'accès aux bâtiments seront conservés dans le SSCI. Les renseignements personnels recueillis peuvent avoir un lien avec le Système d'information sur la gestion des ressources humaines (SIGRH).

Distinctions et récompenses

Description: Ce fichier renferme des recommandations, des documents à l'appui des recommandations, le numéro d'assurance sociale dans certains cas et toute évaluation relative à l'attribution d'une distinction ou d'une récompense. Le numéro d'assurance sociale est utilisé aux termes de l'article 7 de la Loi sur l'administration financière aux fins de la conservation de renseignements concernant la politique de reconnaissance du Conseil du trésor du Canada. En plus de se conformer aux exigences indiquées sur le formulaire de demande d'accès à des renseignements personnels, les personnes intéressées doivent indiquer l'endroit et suffisamment de détails concernant les circonstances qui font l'objet de la demande. Les personnes qui ne veulent obtenir que certains renseignements particuliers doivent indiquer les documents visés afin de faciliter l'acheminement de leur demande.

Catégorie de personnes : Les personnes recommandées pour une distinction ou une récompense (généralement pour un acte de bravoure ou pour services rendus au pays), lorsque la GRC a fourni à l'autorité concernée des renseignements pour appuyer la recommandation.

But : Ce fichier a pour but de consigner des renseignements qui sont utilisés par les autorités qui décernent les diverses Distinctions et récompenses afin de les aider à déterminer s'il convient de les décerner. Le numéro d'assurance sociale est utilisé aux fins de l'attribution de primes d'encouragement (chèques et formule T4,1A pour fins d'impôt) en vertu de la politique de reconnaissance du Conseil du trésor du Canada, du programme de distinction canadien et du règlement de la GRC sur la médaille d'ancienneté.

Usages compatibles : Ces renseignements peuvent également être utilisés à des fins de recherche, de planification, d'évaluation et vérification et de statistiques ainsi que pour le couplage des données dans les fichiers suivants : GRC PPU 070 (Dossiers des postulants et des cadets), GRC PPE 801 (Dossiers d'évaluation de rendement des membres de la GRC), GRC PPE 802 (Dossiers de service des membres de la GRC), GRC PPE 803 (Dossiers relatifs aux débats des comités d'avancement des membres de la GRC), GRC PPE 804 (Dossiers des griefs des membres de la GRC), GRC PPE 805 (Dossiers disciplinaires des membres de la GRC), GRC CMP PPU 085 (Plaintes contre la GRC ou un de ses membres, enquêtes et assistance générale), GRC PPE 806 (Dossiers sur la solde et les indemnités des membres de la GRC), GRC PPE 815 (Dossiers relatifs au Code régissant la conduite des membres de la GRC en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après mandat) GRC PPE 818 (Programme d'équité en matière d'emploi). Toutes les liaisons concernant l'administration des ressources humaines et des plans de rémunération sont conformes aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cette d'information peut être reliée avec le Système d'information sur la gestion des ressources humaines (SIGRH).

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements contenus dans cette base sont gardés par la GRC au moins deux ans. Le dossier sera transféré et contrôlé par Bibliothèque et Archives Canada si l'on détermine qu'il ait une valeur durable. Sinon, le dossier sera retenu par la GRC jusqu'à ce qu'il n'ait plus de valeur d'affaire advenant quoi il sera détruit..

No. ADD : 89/013, 96/024 & 2006/006

Renvoi au document no. : GRC ADM 350, GRC EMP 001, GRC EMP 003, GRC EMP 002, GRC ADM 720

Enregistrement (SCT) : 001012

Numéro de fichier : GRC PPU 090

Système d'information sur la gestion des ressources humaines (SIGRH)

Description: Ce fichier donne un aperçu chronologique des états de service du personnel de la GRC. Le SIGRH est un système automatique de gestion des ressources humaines utilisé par les spécialistes des Ressources humaines (RH), les gestionnaires et les employés. Les renseignements personnels saisis comprennent le nom complet des personnes, leur adresse et numéro de téléphone à la maison, le titre et le numéro du poste, le groupe et le niveau, le nom du service, le rapport de subordination (le numéro du poste et le titre du superviseur), les connaissances en langues officielles et en autres langues, les aspirations professionnelles, la date de la dernière évaluation du rendement, la date de naissance, les mesures disciplinaires, la scolarité, les personnes à contacter en cas d'urgence, le type d'employé (temps plein, temps partiel, etc.), les antécédents professionnels, le profil médical et le profil d'emploi, le sexe, des photographies, des renseignements médicaux, la date de début d'emploi, des renseignements liés à l'équité en matière d'emploi, les griefs, les rapports relatifs à la santé et à la sécurité et aux accidents de travail, les prix et distinctions, les congés et les droits aux congés, les licences et les certificats (par exemple : médecine, sciences infirmières, pilotage (privé), comptabilité générale ou neutralisation des engins explosifs), l'emplacement et le numéro de téléphone, le nom de jeune fille et les autres noms connus, la situation de famille, les affiliations, la mobilité, le code d'identification de dossier personnel (CDIP), l'expérience professionnelle antérieure, les plaintes du public déposées contre une personne, la race, les états de service à la GRC (qui comprennent les postes occupés par l'employé et les promotions auxquelles il a eu droit durant sa carrière à la GRC), l'information sur le salaire, l'information relative à l'habilitation sécuritaire, les compétences, les cours suivis (par exemple : aérosol capsique ou négociation de libération d'otage) et les résultats obtenus, les dates de début et de fin de détachements, d'affectations et de nominations intérimaires, et les résultats obtenus aux épreuves (promotions et conditionnement physique).

Catégorie de personnes : Postulants, employés permanents (y compris les employés actifs, renvoyés ou retraités) de la GRC, employés nommés pour une période déterminée, employés occasionnels et à temps partiel, personnel d'agence, étudiants, fournisseurs, personnel des ressources d'instruction et citoyens qui ont déposé une plainte contre la GRC.

But : Ce fichier sert à l'administration des ressources humaines, notamment la rémunération, la discipline, l'équité en matière d'emploi, les griefs, la planification et le développement des ressources humaines, les relations de travail, la santé et la sécurité au travail, les langues officielles, la conception organisationnelle, la paye et les présences, les vérifications de la fiabilité, l'émission de carte d'identité, de carte d'accès aux bâtiment et les permis de stationnement, la réinstallation, la dotation et la formation; à mener des sondages auprès des employés de la GRC et à traiter les plaintes déposées contre la GRC. Les informations relatives à la formation des employés permettent aux gestionnaires et aux superviseurs d'élaborer des plans ministériels de formation, de vérifier les cours de formation et de satisfaire aux exigences du Code canadien du travail. Les informations sur les personnes à contacter en cas d'urgence permettent aux gestionnaires et aux superviseurs d'aviser ces personnes en cas de nécessité.

Usages compatibles : Ces renseignements peuvent également être utilisés aux fins de la recherche, de la planification, de l'évaluation, des statistiques, de l'établissement de rapports exigé par la loi, ainsi que pour le couplage des données dans les fichiers suivants : Dossiers d'évaluation de rendement des membres de la GRC (GRC PPE 801); Dossiers de service des membres de la GRC (GRC PPE 802); Dossiers relatifs aux débats des comités d'avancement des membres de la GRC (GRC PPE 803); Dossiers des griefs des membres de la GRC (GRC PPE 804); Dossiers disciplinaires des membres de la GRC (GRC PPE 805); Dossiers médicaux des membres de la GRC et d'autres personnes demandant une affectation à des fonctions policières à l'étranger (GRC PPE 808); Auxiliaires de police (GRC PPE 809); Employés civils temporaires (GRC PPE 810); Dossiers des employés municipaux à l'emploi de la GRC (GRC PPE 811); Programme d'équité en matière d'emploi (GRC PPE 818); Dossiers d'habilitation sécuritaire et relative à la fiabilité (GRC PPU 065); Dossiers des postulants et des cadets (GRC PPU 070); Cours donnés par la GRC (GRC PPU 080); Plaintes contre la GRC ou un de ses membres, enquêtes et assistance générale (GRC PPU 085); Distinctions et récompenses (GRC PPU 090); Dossiers administratifs généraux de la GRC (GRC PPE 807); Dossier personnel d'un employé (POE 901); Présences et congés (POE 903); Langues officielles (POE 906); Autorisation de sécurité (POE 909); Programme d'équité en matière d'emploi (POE 918).

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements contenus dans cette base sont gardés par la GRC au moins cinq ans après que l'individu ait été rayé de l'effectif (RE). Si la GRC juge que le dossier n'ait plus de valeur d'affaire, il sera détruit.

No. ADD : ADD 98/005 et ADD 2000/30 ADD 89/025, 96/023, 96/024 sont applicable à l'information des plaintes. ADD 89/013, 96/024 sont applicable aux distinctions et récompenses. ADD 95/009, 95/011, 96/023/ 96/024, 98/005 sont applicable à la formation. ADD 95/009, 96

Renvoi au document no. : GRC EMP 001, GRC EMP 002, GRC EMP 003, GRC ADM 565, GRC ADM 485 GRC ADM 445, GRC ADM 500, GRC ADM 390, GRC ADM 635, GRC ADM 374, GRC ADM 415, GRC ADM 450, GRC ADM 252, GRC ADM 500, GRC ADM 485, GRC ADM 442, GRC ADM 642, GRC ADM 645, GRC ADM 380

Enregistrement (SCT) : 006879

Numéro de fichier : GRC PPU 013

Plaintes contre la GRC ou un de ses membres, enquêtes et assistance générale

Description: Ce fichier renferme des rapports d'enquêtes criminelles et sur plaintes du public visées à la partie VII de la Loi sur la GRC, des rapports d'incidents, des déclarations de membres données volontairement, des déclarations de témoins et de plaignants et la correspondance connexe transmise aux membres et aux plaignants. En plus de se conformer aux exigences indiquées sur la formule de demande d'accès à des renseignements personnels, les individus doivent indiquer leur nom, prénoms et date de naissance et suffisamment de détails concernant l'incident et le lieu où la recherche sera effectuée. Les personnes qui ne veulent obtenir que certains renseignements particuliers doivent indiquer les documents visés afin de faciliter l'acheminement de leur demande. Une copie des enquêtes sur plaintes du public visées à la partie VII de la Loi sur la GRC occasionnant des mesures disciplinaires contre un membre se trouve dans le fichier GRC PPE 805.

Catégorie de personnes : Les personnes qui ont été impliquées dans des plaintes déposées contre la Gendarmerie ou ses membres, sur des demandes de renseignements généraux concernant la GRC et sur des cas d'aide générale au public par cet organisme.

But : Ce fichier a pour but de consigner des renseignements qui sont utilisés aux fins d'administration interne de la Gendarmerie.

Usages compatibles : Le Comité externe d'examen de la GRC et la Commission des plaintes du public contre la GRC peuvent utiliser ces renseignements pour s'enquérir d'un grief ou enquêter sur une plainte contre la GRC ou un de ses membres. Ces renseignements sont également utilisés à des fins de recherche, de planification, d'évaluation, de communiqués de presse et de statistiques. Cette Information peut être reliée avec le Système d'information sur la gestion des ressources humaines (SIGRH).

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements contenus dans cette base sont gardés par la GRC au moins deux ans. Le dossier sera transféré et contrôlé par Bibliothèque et Archives Canada si l'on détermine qu'il ait une valeur durable. Sinon, le dossier sera retenu par la GRC jusqu'à ce qu'il n'ait plus de valeur d'affaire advenant quoi il sera détruit.

No. ADD : 89/025, 96/023, 96/024 & 2006/00

Renvoi au document no. : GRC ADM 380, GRC ADM 460

Enregistrement (SCT) : 001011

Numéro de fichier : GRC PPU 085

Programme d'équité en matière d'emploi

Description: Ce fichier contient des renseignements personnels sur les membres réguliers, civils, et spéciaux, ainsi que sur les postulants de la GRC. Il permet d'évaluer la participation des groupes cibles (e.g. les autochtones, les minorités visibles et les personnes handicapées) conformément au paragraphe 16(1) de la Loi canadienne sur les droits de la personne. Les renseignements indiquent si les membres et postulants sont autochtones, de race blanche ou d'une autre race; leur origine ethnique; leurs incapacités. Les renseignements se rapportant au Programme d'équité en matière d'emploi seront conservés à la Direction générale à Ottawa et ils seront accessibles uniquement aux personnes affectées aux programmes d'équité en matière d'emploi. Outre ce qui est demandé sur la formule de renseignements personnels, les membres doivent donner leur nom complet et leur numéro de matricule. Les postulants doivent donner leur nom complet seulement.

Catégorie de personnes : Membres réguliers, civils et membres spéciaux ainsi que les postulants de la GRC.

But : Ces données servent à dresser un tableau complet de la répartition des membres par groupes cibles par rapport aux membres des autres groupes. Ces renseignements permettent de connaître le profil du personnel, des membres, et des postulants, de connaître le taux de participation des membres de groupes cibles et d'établir des objectifs touchant leur participation à la GRC en conformité avec la Loi sur l'équité en matière d'emploi

Usages compatibles : Les renseignements seront utilisés à des fins de gestion des ressources humaines dans le cadre du Programme d'équité en matière d'emploi du gouvernement en vue de relever et de supprimer toute forme de discrimination systémique au chapitre de l'emploi et d'adopter des mesures permettant d'assurer la participation et la représentation équitable des groupes cibles à la Gendarmerie. Ces renseignements peuvent être utilisés à des fins de réglementation et de planification touchant l'équité en matière d'emploi ainsi que pour le couplage des données dans les fichiers suivants : GRC PPU 070 (Dossiers des postulants et des cadets); GRC PPU 090 (Distinctions et récompenses); GRC PPE 801 (Dossiers d'évaluation de rendement des membres de la GRC); GRC PPE 802 (Dossiers de service des membres de la GRC); GRC PPE 803 (Dossiers relatifs aux débats des comités d'avancement des membres de la GRC); GRC PPE 804 (Dossiers des griefs des membres de la GRC); GRC PPE 805 (Dossiers disciplinaires des membres de la GRC; GRC PPE 806(Dossiers sur la solde et les indemnités des membres de la GRC); GRC PPE 815 (Dossiers relatifs au Code régissant la conduite des membres de la GRC en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après mandat). Toutes les liaisons concernant l'administration des ressources humaines et des plans de rémunération sont conformes aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cette d'information peut être reliée avec le Système d'information sur la gestion des ressources humaines (SIGRH).

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements contenus dans cette base sont gardés par la GRC au moins jusqu'à ce que le sujet du dossier ait atteint 100 ans pour les employés et un minimum de cinq ans pour les requérants. Le dossier sera transféré et contrôlé par Bibliothèque et Archives Canada si l'on détermine qu'il ait une valeur durable. Sinon, le dossier sera retenu par la GRC jusqu'à ce qu'il n'ait plus de valeur d'affaire advenant quoi il sera détruit.

No. ADD : 2000/030

Renvoi au document no. : GRC EMP 001, GRC EMP 003, GRC ADM 530, GRC EMP 002, GRC ADM 720

Enregistrement (SCT) : 002103

Numéro de fichier : GRC PPE 818

Santé au travail Dossiers médicaux d'un membre de la GRC et autres individus qui posent leur candidature pour les responsabilités en services policiers à l'étranger

Description: Ce fichier contient des renseignements personnels sur les membres réguliers, les membres civils et les membres spéciaux de la GRC, dans le but d'administrer les services de santé au travail, les prestations de soins de santé, la gestion de l'invalidité et les mesures d'adaptation. Les renseignements contenus dans ce fichier donnent un aperçu de l'historique médical et psychologique pertinent afin d'étayer l'évaluation de l'état de santé actuel d'un membre, de son aptitude au travail et de sa capacité fonctionnelle sur le lieu de travail, de même que de faciliter l'accès aux prestations de soins de santé. Les dossiers de santé au travail peuvent contenir les rapports du professionnel de santé traitant, les détails des médicaments prescrits, les tests et rapports de laboratoire, les dossiers d'immunisation, les dates de traitement, les dossiers hospitaliers ou autres dossiers de traitement, les demandes de remboursement liées à des blessures subies et des maladies contractées dans le milieu de travail, les services dentaires, les tests psychologiques, les tests d'aptitude physique, et les évaluations de l'aptitude à exercer une fonction. Les rapports d'incidents et d'exposition aux risques dans le milieu de travail peuvent également être conservés. Ils peuvent également contenir de l'information sur l'état de santé d'une personne à charge lorsqu'une affectation à l'étranger ou isolée est envisagée. Dans le passé, on pouvait trouver le numéro d'assurance sociale des membres dans les dossiers médicaux ou les documents reçus du Centre des services de santé des Forces canadiennes du ministère de la Défense nationale au sujet des membres qui ont reçu des soins ou des traitements médicaux de cet organisme. Afin d'avoir accès à ce fichier, les membres doivent se conformer aux exigences qui figurent sur le formulaire de demande d'accès à des renseignements personnels, et indiquer leur nom, prénoms et numéro matricule, ainsi que leur numéro d'insigne ou leur numéro d'employé de la fonction publique. Les membres actifs doivent indiquer l'endroit où les renseignements auxquels ils désirent avoir accès peuvent être conservés. Les personnes qui veulent obtenir des renseignements particuliers doivent indiquer les documents qu'elles désirent consulter afin de faciliter l'acheminement de leur demande. On peut aussi trouver des renseignements médicaux dans le répertoire de renseignements personnels au chapitre Affaires des anciens combattants. Les membres ont un droit d'accès aux renseignements personnels contenus dans leur dossier de santé au travail. L'accès peut se faire sous forme de demande officielle en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels ou sous forme de demande écrite informelle adressée directement aux Services de santé au travail. Pour les membres retraités, la demande peut également être soumise au service des archives de la Direction générale ou à la section de gestion des archives, où le dossier est conservé une fois que le membre est rayé de l'effectif.

Catégorie de personnes : Les membres réguliers, les membres civils, les membres spéciaux de la GRC, ainsi que les personnes qui ont posé leur candidature ou servi dans le cadre de responsabilités policières à l'étranger.

But : Les renseignements sont collectés pour soutenir l'administration interne des programmes suivants : le ou les programmes des services de santé au travail de la GRC; le Programme de gestion des dossiers d'invalidité et des mesures d'adaptation de la GRC; et le Programme de prestations et d'admissibilité aux soins de santé de la GRC.

En ce qui concerne les membres réguliers, les membres spéciaux et les membres civils, ce fichier sert à établir s'ils sont aptes à exécuter leurs fonctions et à formuler des recommandations touchant les affectations, l'avancement ou le service continu dans les cas où la santé mentale ou la santé physique est un facteur déterminant de l'admissibilité aux congés de maladie et aux prestations d'assurance. Ils fournissent également un dossier complet des problèmes de santé physique ou de santé mentale, des blessures et du traitement lié à la capacité fonctionnelle : ils peuvent également être utilisés au chapitre des indemnités d'incapacité relativement à des blessures, à des maladies ou à un décès survenus en cours de service en vertu de l'article 32 de la Loi sur la pension de retraite de la GRC ou de l'article 5 de la Loi sur la continuation des pensions de la GRC. Ces renseignements peuvent également être utilisés aux fins de la recherche, de la planification, de l'évaluation et de l'analyse statistique. On se sert des renseignements sur les personnes à charge en vue d'établir le bien fondé d'une affectation d'un membre dans certaines régions, lorsque les personnes à charge accompagnent le membre, ou pour accorder des affectations pour raisons de famille fondées sur l'état de santé ou pour déterminer si le membre est apte à être affecté à l'étranger. En ce qui concerne les autres personnes demandant une affectation à des fonctions policières à l'étranger, ce fichier sert à déterminer leur capacité de réaliser de telles fonctions; à surveiller de façon continue leurs problèmes de santé physique ou de santé mentale pendant qu'ils réalisent ces fonctions policières et à fournir un dossier complet des problèmes de santé physique ou de santé mentale, des blessures et du traitement lié à ces fonctions.

Usages compatibles : Les renseignements sont utilisés par le ou les conseillers médicaux nationaux et les professionnels des services de santé divisionnaires (p. ex. agents des services de santé, délégués, psychologues et infirmières) dans l'administration des programmes et politiques de la GRC pour évaluer l'aptitude des membres au travail (la mesure dans laquelle un membre est capable de répondre en toute sécurité aux exigences d'un travail avec un risque minimal pour lui-même et pour les autres); déterminer le droit aux soins de santé et aux congés de maladie; déterminer si une blessure ou une maladie est liée au travail; déterminer les capacités fonctionnelles, les limitations et les restrictions à l'appui de l'obligation d'adaptation; déterminer l'admissibilité à la couverture d'assurance; déterminer l'admissibilité aux indemnités d'invalidité accordées par Anciens Combattants Canada en vertu de l'article 32 de la Loi sur la pension de retraite de la GRC, de l'article 5 de la Loi sur la continuation des pensions de la GRC; et établir la pertinence d'une affectation lorsque la santé physique ou la santé mentale est un facteur à considérer. Les renseignements sont utilisés par les infirmières divisionnaires, les psychologues, les consultants en gestion des dossiers d'invalidité et les coordinateurs des prestations pour soutenir les activités liées à la santé et aux mesures d'adaptation susmentionnées. Les renseignements peuvent être divulgués à un commandant, à l'officier approprié ou au service de police compétent si, selon l'avis des professionnels des services de santé (p. ex. agents des services de santé, conseillers médicaux nationaux, psychologues, infirmières), des circonstances exceptionnelles le justifient, ou lorsque la sécurité du public ou des collègues peut être compromise. L'information peut aussi être révélée à des praticiens médicaux pour la continuité du traitement et à l'administrateur du programme dentaire. Les renseignements sont utilisés par les analystes du Programme de la gestion de la santé et des mesures d'adaptation au travail pour la supervision du programme et l'analyse statistique, ainsi que pour la formation et le soutien des utilisateurs du système (p. ex. les professionnels de la santé, les consultants en gestion de dossiers d'invalidité et leur personnel de soutien). Ils sont liés au système d'information sur la gestion des ressources humaines de la GRC et au système de gestion des dossiers d'invalidité. De l'information sur la condition physique peut être divulguée aux entraîneur(e)s pour des fins de production des rapports et de contrôler l'observation des exigences des Tests d'aptitudes physiques essentielles (TAPE). Tous liens établis aux fins de gestion des programmes de santé au travail, de gestion des dossiers d'invalidité et de mesures d'adaptation sont conformes aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Normes de conservation et de destruction : En ce qui concerne les membres et d'autres personnes affectées à des fonctions policières à l'étranger, les dossiers sont conservés au moins jusqu'à ce que le sujet ait atteint 100 ans. Lorsque le dossier du membre de la GRC est désigné comme ayant une valeur archivistique ou historique, il est transféré sous le contrôle de la Bibliothèque et Archives du Canada; lorsque le dossier n'est pas ainsi désigné, il est détruit.

No. ADD : 2000/030

Renvoi au document no. : GRC EMP 001, GRC EMP 002, GRC EMP 003, GRC EMP 004

Enregistrement (SCT) : 001020

Numéro de fichier : GRC PPE 808

Dossiers relatifs à la conduite des membres de la GRC en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après-mandat

Description :

Ce fichier contient l'information reliée aux conflits d'intérêts réels, apparents ou potentiels. La documentation inclut mais n'est pas limitée à la demande par un membre ou leur directeur pour l'évaluation de situations de conflit d'intérêts. La documentation inclut des rapports de nature délicate qui traitent des situations de conflits d'intérêts, y compris mais pas limité à ; les relations interpersonnelles au travail, les biens et passifs et les activités extérieures. Sur le formulaire de demande de postulation à un emploi secondaire/activité extérieure, le membre doit fournir son nom, prénoms et les renseignements relatifs à l'emploi secondaire/activité extérieure convoitée; des rapports confidentiels sur le signalement des biens/passifs soumis par le membre lesquels inclut leur nom, prénoms ainsi qu'une description des biens/passifs reliés au conflit apparent ou potentiel ; les rapports de relations interpersonnelles au travail soumises par un membre doivent inclure leur nom , prénoms ainsi le nom de l'employé avec qui la relation est avec, et les détails de chaque rôles de l'employé et les relations hiérarchiques entre les employés. Également inclus sont les rapports d'enquêtes et la correspondance concernant les conflits réels ou potentiels, entre les intérêts privés et les fonctions et responsabilités officielles du membre.

Catégorie de personnes : Tous les membres de la GRC.

But : Ce fichier a pour but de relever les situations de conflits d'intérêts réels, apparents ou potentiels chez les membres de la GRC, de consigner les conflits d'intérêts potentiels. Les renseignements personnels sont recueillis dans ce fichier en vertu des articles 37 et 39 de la Loi sur la GRC qui établit un Code de déontologie, défini par les règlements de la GRC, applicable à tous les membres de la GRC.

Usages compatibles : Les renseignements servent à régler les situations de conflits d'intérêts réels, apparents ou potentiels et supporte des mesures et décisions atténuantes prises au sujet des mutations, des mesures disciplinaires et des cessations d'emploi. Il permet également a l'évaluation réel, apparent ou potentiel du conflit d'intérêts après-mandat, d'établir et d'assuré la conformité avec les mesures relative a l'après-mandat. On peut aussi se servir de cette information pour le couplage des données dans les fichiers suivants : GRC PPU 070 (Dossiers des postulants et des cadets); GRC PPU 090 (Distinctions et récompenses); GRC PPE 801 (Dossiers d'évaluation du rendement des membres de la GRC); GRC PPE 802 (Dossiers de service des membres de la GRC); GRC PPE 803 (Dossiers relatifs aux débats des comités d'avancement des membres de la GRC); GRC PPE 804 (Dossiers des griefs des membres de la GRC); GRC PPE 805 (Dossiers disciplinaires des membres de la GRC);GRC CMP PPU 085 (Plaintes contre la GRC ou un de ses membres, enquêtes et assistance générale); GRC PPE 806 (Dossiers sur la solde et les indemnités des membres de la GRC); GRC PPE 818 (Programme d'équité en matière d'emploi). Toutes les liaisons concernant l'administration des ressources humaines et des plans de rémunération sont conformes aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements contenus dans cette base sont gardés par la GRC au moins deux ans après que l'individu ait été rayé de l'effectif (RE). Le dossier sera transféré et contrôlé par Bibliothèque et Archives Canada si l'on détermine qu'il ait une valeur durable. Sinon, le dossier sera retenu par la GRC jusqu'à ce qu'il n'ait plus de valeur d'affaire advenant quoi il sera détruit.

No. ADD : 98/005 & 2006/006

Renvoi au document no. : GRC EMP 002

Enregistrement (SCT) : 002102

Numéro de fichier : GRC PPE 815

Dossiers disciplinaires des membres de la GRC

Description: Ce fichier renferme des renseignements personnels sur les membres réguliers, les membres spéciaux et les membres civils qui ont été ou qui sont présentement à l'emploi de la Gendarmerie royale du Canada et qui ont fait l'objet de mesures disciplinaires ou qui ont fait preuve de mauvaise conduite. Les dossiers disciplinaires peuvent contenir les rapports d'enquête relative au Code de déontologie en vertu de la Partie IV de la Loi sur la GRC qui justifient les mesures disciplinaires prises à l'égard du membre ; les réprimandes, les avertissements, les rapports de tribunaux de services et de comités d'arbitrage, les mesures disciplinaires simples et graves, les appels, les comités et toute la documentation pertinente ; les suspensions, les décisions annulées, les dossiers relatifs aux infractions statutaires commises par des membres y compris les enquêtes relatives aux plaintes du public qui entraînent des mesures disciplinaires contre un membre et peuvent être conservées dans le fichier GRC PPU 085 ; les décisions des tribunaux et les appels, la documentation concernant la mauvaise conduite présumée, la documentation relative au licenciement obligatoire résultant de mauvaise conduite et des infractions criminelles, y compris les comités, les audiences et les décisions. La documentation relative au licenciement obligatoire pour des raisons autres que l'inconduite et les infractions criminelles peut être conservée dans le fichier GRC PPE 801 Dossiers d'évaluation de rendement des membres de la GRC ou le fichier GRC PPE 802 (Dossiers de service des membres de la GRC.) Pour avoir le droit de consulter les dossiers qui les concernent, les intéressés doivent se conformer aux exigences qui figurent sur la formule de demande d'accès à des renseignements personnels et doivent également y indiquer leur nom, prénoms et numéro matricule. Les membres actifs doivent indiquer l'endroit où les renseignements auxquels ils désirent avoir accès peuvent être conservés. Les personnes qui veulent obtenir des renseignements particuliers doivent indiquer les documents qu'elles désirent consulter afin de faciliter l'acheminement de leur demande. Les renseignements contenus dans ce fichier peuvent être conservés dans des dossiers ou encore sous forme automatisée, par exemple, dans des systèmes tels que le système de soutien bureaucratique de la GRC (ROSS).

Catégorie de personnes : Membres réguliers, membres spéciaux et membres civils qui ont été ou sont présentement à l'emploi de la Gendarmerie et qui ont été l'objet de mesures disciplinaires ou qui ont fait preuve de mauvaise conduite.

But : Ce fichier a pour but de consigner des renseignements afin de prendre des décisions concernant les suspensions, les réprimandes, les avertissements, les peines du tribunal de service, les sanctions d'un comité d'arbitrage, mesures disciplinaires graves ou simples, les amendes, les faiblesses, les licenciements, les rétrogradations, les affectations, l'avancement, le service continu, les appels, les poursuites criminelles et civiles, les enquêtes, l'admissibilité au traitement médical et les pensions.

Usages compatibles : Le Comité externe d'examen de la GRC et la Commission des plaintes du public contre la GRC peuvent utiliser ces renseignements pour s'enquérir d'un grief ou enquêter sur une plainte contre la GRC ou un de ses membres. Les procureurs de la Couronne peuvent divulguer cette information dans les poursuites criminelles conformément à la décision de la Cour Suprême du Canada dans R c. McNeil 2009 CSC 3, [2009] R.C.S. 66. Les mesures disciplinaires prises contre un membre de la GRC suite à une plainte de harcèlement peuvent être divulguées au plaignant lors de plainte fondée. Ces renseignements peuvent aussi être utilisés pour la recherche, la planification, l'évaluation et la vérification et l'analyse. On peut aussi se servir de cette information pour le couplage des données dans les fichiers suivants : GRC PPU 070 (Dossiers des postulants et des cadets); GRC PPU 090 (Distinctions et récompenses); GRC PPE 801 (Dossiers d'évaluation de rendement des membres de la GRC); GRC PPE 802 (Dossiers de service des membres de la GRC); PPE 803 (Dossiers relatifs aux débats des comités d'avancement des membres de la GRC); GRC PPE 804 (Dossiers des griefs des membres de la GRC); GRC PPE 806 (Dossiers sur la solde et les indemnités des membres de la GRC); GRC PPE 815 (Dossiers relatifs au Code régissant la conduite des membres de la GRC en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après-mandat) GRC PPE 818 (Programme d'équité en matière d'emploi); GRC CMP PPU 085 ( Plaintes contre la GRC ou un de ses membres, enquêtes et assistance générales). Toutes les liaisons concernant l'administration des ressources humaines et des plans de rémunération sont conformes aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cette information peut être reliée avec le Système d'information sur la gestion des ressources humaines (SIGRH).

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements contenus dans cette base sont gardés au moins jusqu'à ce que le sujet du dossier ait atteint 100 ans. Le dossier sera transféré et contrôlé par Bibliothèque et Archives Canada si l'on détermine qu'il ait une valeur durable. Sinon, le dossier sera retenu par la GRC jusqu'à ce qu'il n'ait plus de valeur d'affaire advenant quoi il sera détruit.

No. ADD : 2000/030

Renvoi au document no. : GRC EMP 001

Enregistrement (SCT) : 001017

Numéro de fichier : GRC PPE 805

Dossiers des griefs des membres de la GRC

Description: Ce fichier renferme des renseignements sur les griefs présentés par des membres réguliers, des membres spéciaux ou des membres civils de la GRC. Il renferme aussi les réponses aux griefs et leur règlement définitif. Pour avoir le droit de consulter les dossiers qui les concernent, les intéressés doivent se conformer aux exigences qui figurent sur la formule de demande d'accès à des renseignements personnels et doivent également y indiquer leur nom, prénoms et numéro matricule. Les membres actifs doivent aussi indiquer leur division. Les personnes qui veulent obtenir des renseignements particuliers doivent indiquer les documents qu'elles désirent consulter afin de faciliter l'acheminement de leur demande. Les renseignements contenus dans ce fichier peuvent être conservés dans des dossiers ou encore sous forme automatisée, par exemple, dans des systèmes tels que le système de soutien bureaucratique de la GRC (ROSS).

Catégorie de personnes : Membres réguliers ou civils de la GRC qui ont présenté des griefs.

But : Ce fichier a pour but de consigner des renseignements qui sont utilisés par la GRC afin de résoudre les griefs et les appels qui ont été formulés en vertu de la partie III de la Loi sur la GRC ou en vertu d'une autre procédure révisée par cette partie.

Usages compatibles : Ces renseignements peuvent également être utilisés aux fins de la recherche, de la formation, de la planification, de l'évaluation et la vérification et des statistiques et par le Comité externe d'examen de la GRC dans le cadre des griefs. On peut aussi se servir de cette information pour le couplage des données dans les fichiers suivants : GRC PPU 070 (Dossiers des postulants et des cadets); GRC PPU 090 (Distinctions et récompenses); GRC PPE 801 (Dossiers d'évaluation de rendement des membres de la GRC); GRC PPE 802 (Dossiers de service des membres de la GRC); GRC PPE 803 (Dossiers relatifs aux débats des comités d'avancement des membres de la GRC); GRC PPE 805 (Dossiers disciplinaires des membres de la GRC); GRC CMP PPU 085 (Plaintes contre la GRC ou un de ses membres, enquêtes et assistance générale); GRC PPE 806 (Dossiers sur la solde et les indemnités des membres de la GRC); GRC PPE 815 (Dossiers relatifs au Code régissant la conduite des membres de la GRC en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après-mandat) GRC PPE 818 (Programme d'équité en matière d'emploi). Toutes les liaisons concernant l'administration des ressources humaines et des plans de rémunération sont conformes aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cette information peut être reliée avec le Système d'information sur la gestion des ressources humaines (SIGRH).

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements contenus dans cette base sont gardés au moins trois ans après la date de la résolution ou de la décision. Le dossier sera transféré et contrôlé par Bibliothèque et Archives Canada si l'on détermine qu'il ait une valeur durable. Sinon, le dossier sera retenu par la GRC jusqu'à ce qu'il n'ait plus de valeur.

No. ADD : 2000/030

Renvoi au document no. : GRC EMP 001

Enregistrement (SCT) : 001016

Numéro de fichier : GRC PPE 804

Dossiers sur la solde et les indemnités des membres de la GRC

Description: Ce fichier contient des renseignements qui donnent un aperçu chronologique de la solde du membre, des allocations, une copie du formulaire 1733 Demande de Renvoi, des heures supplémentaires, des retenues et autres sujets pertinents, y compris la correspondance envoyée au ministère des Travaux publics et services gouvernementaux Canada qui s'occupe du fonctionnement du système de paye. Le numéro d'assurance sociale est utilisé et conservé dans ce fichier à la demande de l'Agence canadienne du revenu. Pour avoir le droit de consulter les dossiers qui les concernent, les intéressés doivent se conformer aux exigences qui figurent sur le formulaire de demande d'accès à des renseignements personnels et ils doivent également y indiquer leur nom, prénoms et numéro matricule. Les membres actifs doivent indiquer l'endroit où les renseignements auxquels ils désirent avoir accès peuvent être conservés. Les personnes qui veulent obtenir des renseignements particuliers doivent indiquer les documents qu'elles désirent consulter afin de faciliter l'acheminement de leur demande. Les renseignements contenus dans ce fichier peuvent être conservés dans des dossiers ou encore sous forme automatisée.

Catégorie de personnes : Personnes qui ont été ou qui sont actuellement à l'emploi de la Gendarmerie royale du Canada comme employés autre que les employés de la Fonction Publique.

But : Ce fichier a pour but de consigner des renseignements qui sont utilisés au niveau de l'administration interne de la Gendarmerie royale du Canada et de son régime d'avantages sociaux. Une liste des destinataires est maintenue de concert avec le ministère des Travaux publics et services gouvernementaux Canada pour raison de pension. Le numéro d'assurance sociale est utilisé pour les gains et déductions qui doivent apparaître sur les formulaires T-4 et Relevé 1. Cette information est éventuellement transmise à Santé et Bien-être Social Canada pour l'administration du Régime de pensions du Canada. L'information de cette banque de données est fournie à la compagnie contractuelle dans le but de l'administration des régimes de retraite et d'assurance. On donne à cette information la protection requise telle qu'exigée par la GRC et est comprise dans les clauses du contrat.

Usages compatibles : Ces renseignements sont utilisés aux fins de la vérification, de la recherche, de la planification, de l'évaluation et de la vérification et des analyses statistiques et peut aussi servir pour le couplage des données dans les fichiers suivants : GRC PPE 804 (Dossiers des griefs des membres de la GRC); GRC PPE 801 (Dossiers d'évaluation de rendement des membres de la GRC); GRC PPE 802 (Dossiers de service des membres de la GRC); Zyindex, un système d'exploitation utilisé pour verser des données suite à des demandes de réclame. Toutes les liaisons concernant l'administration des ressources humaines et des plans de rémunération sont conformes aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements contenus dans cette base sont gardés au moins jusqu'à ce que le sujet du dossier ait atteint 70 ans. Le dossier sera transféré et contrôlé par Bibliothèque et Archives Canada si l'on détermine qu'il ait une valeur durable. Sinon, le dossier sera retenu par la GRC jusqu'à ce qu'il n'ait plus de valeur d'affaire advenant quoi il sera détruit.

Renvoi au document no. : GRC EMP 001

Enregistrement (SCT) : 001018

Numéro de fichier : GRC PPE 806

Dossiers d'évaluation de rendement des membres de la GRC

Description: Ce fichier renferme des renseignements qui donnent un aperçu du rendement du membre au travail. Il contient les documents suivants, rapports d'entrevues, appréciations de rendement, conseils et orientation fournis, les citations, les médailles, les avis d'erreur et les documents pertinents des copies de demandes de formation, les résultats d'examen, et les relevés de paiement lorsque la formation est identifiée dans le RERR Ce fichier contient également de la documentation dans le cas où un membre de la GRC est licencié ou rétrogradé pour motif de rendement insatisfaisant. Les évaluations faites à la suite de la formation peuvent aussi être conservées dans le fichier GRC PPU 080. Pour avoir le droit de consulter les dossiers qui les concernent, les intéressés doivent se conformer aux exigences qui figurent sur le formulaire de demande d'accès à des renseignements personnels et doivent également y indiquer leur nom, prénoms et numéro matricule. Les membres actifs doivent indiquer l'endroit où les renseignements auxquels ils désirent avoir accès peuvent être conservés. Les personnes qui veulent obtenir des renseignements particuliers doivent indiquer les documents qu'elles désirent consulter afin de faciliter le traitement de leur demande.

Catégorie de personnes : Personnes qui ont été ou qui sont actuellement à l'emploi de la Gendarmerie royale du Canada comme membres réguliers, membres spéciaux, membres civils ou membres de la réserve.

But : Ce fichier a pour but de consigner des renseignements afin de prendre des décisions relatives à la formation, la mutation, l'avancement, la rétrogradation, l'aide aux employés, aux affectations et à la fin de l'emploi.

Usages compatibles : Ces renseignements peuvent également être utilisés au chapitre de la recherche, de la planification, de l'évaluation et de la vérification et des analyses statistiques ainsi que pour le couplage des données dans les fichiers suivants : GRC PPU 070 (Dossiers des postulants et des cadets); GRC PPU 090 (Distinctions et récompenses); GRC PPE 802 (Dossiers de service des membres de la GRC); GRC PPE 803 (Dossiers relatifs aux débats des comités d'avancement des membres de la GRC); GRC PPE 804 (Dossiers des griefs des membres de la GRC); GRC PPE 805 (Dossiers disciplinaires des membres de la GRC); GRC CMP PPU 085 (Plaintes contre la GRC ou un de ses membres, enquêtes et assistance générales); GRC PPE 806 (Dossiers sur la solde et les indemnités des membres de la GRC); GRC PPE 815 (Dossiers relatifs au Code régissant la conduite des membres de la GRC en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après-mandat) GRC PPE 818 (Programme d'équité en matière d'emploi). Toutes les liaisons concernant l'administration des ressources humaines et des plans de rémunération sont conformes aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cette d'information peut être reliée avec le Système d'information sur la gestion des ressources humaines (SIGRH).

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements contenus dans cette base sont gardés au moins jusqu'à ce que le sujet du dossier ait atteint 100 ans. Le dossier sera transféré et contrôlé par Bibliothèque et Archives Canada si l'on détermine qu'il ait une valeur durable. Sinon, le dossier sera retenu par la GRC jusqu'à ce qu'il n'ait plus de valeur d'affaire advenant quoi il sera détruit.

No. ADD : 2000/030

Renvoi au document no. : GRC EMP 001

Enregistrement (SCT) : 001013

Numéro de fichier : GRC PPE 801

Dossiers de service des membres de la GRC

Description: Ce fichier renferme des renseignements qui donnent un aperçu chronologique de la carrière du membre. Les dossiers contiennent les documents relatifs aux demandes d'emploi et d'engagement, les résultats du programme de formation de base des cadets ou des recrues (système informatique LAN), évaluations faites suite à la formation, recommandations en vue d'une promotion ou d'une mutation, les avis de mutation et de changement, les certificats personnels, des renseignements sur les assurances, les déclarations de blessures et d'incapacité des membres et des témoins, les pensions, la documentation sur le retour au travail et sur les besoins d'accommodement, les lettres de licenciement, y compris pour raisons médicales, et les licenciements obligatoires, le formulaire 1733 Demande de Renvoi, les documents de démotion, les lettres de nomination et de licenciement, créances à recouvrer, les mutations pour raisons personnelles, résultats d'évaluation de la langue seconde, profil linguistique, le certificat de triage sécuritaire ainsi que le numéro d'assurance sociale (NAS), obtenu des lois fédérales, pour l'administration du Régime de pensions du Canada, de la Loi sur l'assurance-emploi et de la Loi de l'impôt sur le revenu. Pour avoir le droit de consulter les dossiers qui les concernent, les intéressés doivent se conformer aux exigences qui figurent sur le formulaire de demande d'accès à des renseignements personnels et doivent également indiquer leur nom, prénoms et numéro matricule. Les membres actifs doivent indiquer l'endroit où les renseignements auxquels ils désirent avoir accès peuvent être conservés. Les personnes qui veulent obtenir des renseignements particuliers doivent indiquer les documents qu'elles désirent consulter afin de faciliter l'acheminement de leur demande. Des dossiers supplémentaires sont également retenus à la Direction générale et aux divisions sur les individus qui ont réussi le cours d'agent d'infiltration et obtenu de la Direction générale un numéro de code. Si vous désirez avoir accès à ces dossiers, veuillez indiquer si vous avez reçu une formation comme agent d'infiltration ou un numéro de code. De plus, indiquez dans quelle division ou dans quel service les dossiers sont retenus. Les renseignements contenus dans ce fichier peuvent être conservés dans des dossiers ou encore sous forme automatisée, par exemple, dans un système tel que le système de soutien bureaucratique de la GRC (ROSS).

Catégorie de personnes : Personnes qui ont été ou qui sont actuellement à l'emploi de la Gendarmerie royale du Canada comme membres réguliers, membres spéciaux, membres civils ou membres de la réserve

But : Ce fichier a pour but de consigner des renseignements, y compris les numéros d'assurance sociale qui sont utilisés pour l'administration interne de la Gendarmerie royale du Canada et de son régime d'avantages sociaux et pension. ll sert aussi à consigner les renseignements nécessaires à la détermination de l'admissibilité à divers régimes; au calcul de la pension de retraite ou de la pension de survivant; à la tenue des relevés d'emploi; à l'établissement de l'état des avantages sociaux des employés; à la formulation de réponses aux demandes de renseignements de participants à d'autres régimes et d'exécuteurs testamentaires; à la détermination de l'admissibilité au régime d'assurance-dentaire. Ces données sont communiquées à Santé Canada pour l'application du Régime de pensions du Canada. Les renseignements contenus dans cette banque sont fournis à l'entrepreneur chargé de l'administration des régimes de pension et d'assurance. Ces renseignements font l'objet de la protection nécessaire et sont inclus dans les conditions du contrat.

Usages compatibles : Ces renseignements peuvent être utilisés pour la recherche, la planification, l'évaluation et la vérification et les statistiques ainsi que pour le couplage des données, l'analyse statistique et la validation de la protection en matière de pension. Ils peuvent accompagner les renseignements contenus dans les fichiers suivants : GRC PPU 070 (Dossiers des postulants et des cadets); GRC PPU 090 (Distinctions et récompenses); GRC PPE 801 (Dossiers d'évaluation de rendement des membres de la GRC); GRC PPE 803 ( Dossiers relatifs aux débats des comités d'avancement des membres de la GRC); GRC PPE 804 (Dossiers des griefs des membres de la GRC); GRC PPE 805 (Dossiers disciplinaires des membres de la GRC); GRC CMP PPU 085 (Plaintes contre la GRC ou un de ses membres, enquêtes et assistance générale); GRC PPE 806 (Dossiers sur la solde et les indemnités des membres de la GRC); ); MDN PPE 859 (Banque de données sur la pension des Forces canadiennes); TPSGC PCU 702 (Administration des pensions fédérales); SBSC PPU 155 (Base de données principale du régime de pensions du Canada et le régime de retraite Québec);GRC PPE 815 (Dossiers relatifs au Code régissant la conduite des membres de la GRC en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après-mandat) GRC PPE 818 (Programme d'équité en matière d'emploi) Toutes les liaisons concernant l'administration des ressources humaines et des plans de rémunération sont conformes aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ces renseignements sont transmis Travaux publics et Services gouvernementaux Canada pour ce qui est des fonds de pension et des demandes d'indemnités d'assurance. Ces dossiers sont conservés dans les fichiers de renseignements personnels à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada. Ils peuvent également être utilisés pour justifier les demandes d'indemnités pour incapacité en cas de blessure ou de décès survenu en cours de service, en vertu de l'article 32 de la Loi sur la pension de retraite de la GRC, ou de l'article 5 de la Loi sur la continuation des pensions de la GRC. Les évaluations concernant les pensions pour incapacité ou décès sont conservées dans les fichiers de renseignements personnels du ministère des Affaires des anciens combattants et doivent être consultées par l'entremise de ce ministère. Cette d'information peut être reliée avec le Système d'information sur la gestion des ressources humaines (SIGRH).

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements contenus dans cette base sont gardés au moins jusqu'à ce que le sujet du dossier ait atteint 100 ans. Le dossier sera transféré et contrôlé par Bibliothèque et Archives Canada si l'on détermine qu'il ait une valeur durable. Sinon, le dossier sera retenu par la GRC jusqu'à ce qu'il n'ait plus de valeur d'affaire advenant quoi il sera détruit.

No. ADD : 2000/030

Renvoi au document no. : GRC EMP 001

Enregistrement (SCT) : 001014

Numéro de fichier : GRC PPE 802

Employés civils temporaires

Description: Ce fichier renferme des renseignements personnels sur les personnes qui ont été ou qui sont actuellement à l'emploi de la Gendarmerie royale du Canada comme Employés civils temporaires. Ces renseignements donnent un aperçu chronologique de la carrière de ces personnes au sein de la Gendarmerie. Ils englobent notamment les demandes d'emploi, les certificats d'habilitations sécuritaires ou relatives à la fiabilité, une copie du formulaire 2036 "Offre emploi - employé civil temporaire", le traitement, les évaluations et les notes de service indiquant les raisons de la cessation d'emploi. Le numéro d'assurance sociale est obtenu en vertu de la Loi sur l'administration financière. Les personnes qui veulent le consulter doivent satisfaire aux exigences qui figurent sur la formule de demande d'accès à des renseignements personnels et indiquer leur nom, prénoms, date de naissance, genre de travail et l'endroit où elles ont servi afin d'obtenir des renseignements pertinents. Les membres actifs doivent indiquer l'endroit où les renseignements auxquels ils désirent avoir accès peuvent être conservés. Les personnes qui désirent obtenir des renseignements particuliers doivent préciser les documents qu'elles veulent consulter afin de faciliter l'acheminement de leur demande.

Catégorie de personnes : Personnes qui ont postulé et obtenu un emploi d'employé civil temporaire au sein de la GRC.

But : Ce fichier a pour but de consigner des renseignements qui ont été compilés dans le cadre du processus d'engagement des Employés civils temporaires. Le numéro d'assurance sociale est utilisé pour la tenue des relevés comptables d'emploi.

Usages compatibles : Ce fichier est utilisé pour prendre des décisions concernant l'engagement, la solde, les affectations et la continuation du service. Il peut également servir aux fins de la recherche, de la planification de l'évaluation et de la vérification et des statistiques. On peut aussi se servir de cette information pour le couplage des données dans les fichiers suivants : GRC PPU 065 (Dossiers d'habilitation sécuritaires et relative à la fiabilité); GRC PPU 807 (Dossiers administratifs généraux de la GRC). Toutes les liaisons concernant l'administration des ressources humaines et des plans de rémunération sont conformes aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cette information peut être reliée avec le Système d'information sur la gestion des ressources humaines (SIGRH).

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements contenus dans cette base sont gardés par la GRC au moins deux ans après que l'individu ait été rayé de l'effectif (RE). Ensuite, les renseignements liés à cet employé seront transférés au Centre de services régional du Manitoba (CSRM) de Bibliothèque et Archives Canada pour une période de 80 ans après l'anniversaire de naissance de l'individu, ou deux ans après l'anniversaire de son décès.
No. ADD : 2000/030

No. ADD : 2000/030

Renvoi au document no. : GRC EMP 001

Enregistrement (SCT) : 001022

Numéro de fichier : GRC PPE 810

Dossiers de vérification de sécurité/fiabilité

Description: Ce fichier renferme des renseignements personnels sur des personnes qui ont obtenu une habilitation sécuritaire ou une cote de fiabilité de la GRC au moment ou elles étaient membres ou employés de la GRC ou lorsqu'elles ont postulé un emploi de membre ou d'employé de la GRC ou pendant qu'elles étaient à l'emploi d'entreprises privées ayant un contrat avec la GRC ou avec des personnes qui ont un partenariat avec la GRC. L'habilitation sécuritaire vise à évaluer la loyauté de la personne et sa fiabilité relativement à la loyauté. La vérification de la fiabilité sert à apprécier la fiabilité de la personne ou autres qui cohabitent/vivent sous le même toit. Le fichier renferme des renseignements personnels sur le postulant ou l'employé et sur sa famille immédiate. Il peut contenir également les renseignements recueillis relatifs au et les résultats de l'entrevue et test polygraphique préalable à l'emploi, les résultats de vérification des casiers judiciaires ou des fichiers d'empreintes digitales, des vérifications auprès des services d'information financières, des rapports d'enquête sur des entrevues avec d'anciens employeurs, des personnes citées à titre de référence, et une analyse de ces renseignements. De plus, le fichier indique le niveau d'habilitation sécuritaire ou de fiabilité accordé ou la raison pour laquelle ce niveau a été refusé ou révoqué.

Catégorie de personnes : Membres ou employés de la GRC ou postulants à un poste de membre ou d'employé de la GRC ou employés d'entreprises privées ayant un contrat avec la GRC ou avec des personnes qui ont un partenariat avec la GRC.

But : L'habilitation sécuritaire vise à évaluer la loyauté de la personne et sa fiabilité relativement à la loyauté. La vérification de la fiabilité sert à apprécier la fiabilité de la personne

Usages compatibles : Ces renseignements sont utilisés par des organismes canadiens et étrangers reconnus chargés de l'exécution de la loi et visant la détection et la prévention du crime. On peut aussi se servir de cette information pour le couplage des données avec d'autres fichiers ou dossiers. Tous les liens concernant l'administration ou l'application de la loi et la détection, la prévention ou de la suppression du crime sont conformes aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cette information peut être reliée avec le Système d'information sur la gestion des ressources humaines (SIGRH) et avec les dossiers des postulants et des cadets GRC PPU 070.

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements contenus dans cette base sont gardés au moins deux ans après la date limite d'une cote de sécurité, cinq ans après la date limite d'une vérification pour l'accès aux installations, ou cinq ans après la date d'une décision pour les requérants non retenus. Le dossier sera transféré et contrôlé par Bibliothèque et Archives Canada si l'on détermine qu'il ait une valeur durable. Sinon, le dossier sera retenu par la GRC jusqu'à ce qu'il n'ait plus de valeur d'affaire advenant quoi il sera détruit..

No. ADD : 95/009, 96/023, 98/001

Related PR#: CMP ADM 001

Enregistrement (SCT) : 003208

Numéro de fichier : GRC PPU 065

Auxiliaires de police

Description: Ce fichier renferme des renseignements personnels sur les personnes qui ont été ou qui sont présentement à l'emploi de la Gendarmerie royale du Canada comme Auxiliaires de police. Ces renseignements portent sur l'embauche, le service et la cessation d'emploi des Auxiliaires de police de la GRC. Le fichier peut aussi contenir des rapports d'activités et d'appréciation, ainsi que les certificats d'habilitation sécuritaire ou relatifs à la fiabilité. Les personnes qui veulent consulter ce fichier doivent satisfaire aux exigences qui figurent sur la formule de demande d'accès à des renseignements personnels et indiquer leur nom, prénoms, date de naissance, genre de travail et l'endroit où elles ont travaillé afin d'obtenir des renseignements pertinents. Les membres actifs doivent indiquer l'endroit où les renseignements auxquels ils désirent avoir accès peuvent être conservés. Les personnes qui désirent obtenir des renseignements particuliers doivent préciser les documents qu'elles veulent consulter afin de faciliter l'acheminement de leur demande.

Catégorie de personnes : Personnes qui ont postulé et obtenu un emploi d'auxiliaire de police.

But : Ce fichier a pour but de consigner des renseignements qui ont été recueillis dans le cadre de processus d'engagement des postulants à un poste d'auxiliaire de police.

Usages compatibles : Ce fichier est utilisé pour prendre des décisions concernant la continuation du service au sein de la GRC. Les renseignements qu'il contient peuvent également servir aux fins de la recherche, de la planification, de l'évaluation et de la vérification et des statistiques ainsi que pour le couplage des données dans les fichiers suivants : GRC PPU 065 (Dossiers d'habilitation sécuritaire et relative à la fiabilité); GRC PPU 807 Dossiers administratifs généraux de la GRC ainsi que le système d'entretien d'équipement. Toutes les liaisons concernant l'administration des ressources humaines et des plans de rémunération sont conformes aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cette information peut être reliée avec le Système d'information sur la gestion des ressources humaines (SIGRH).

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements contenus dans cette base sont gardés par la GRC au moins dix ans. Le dossier sera transféré et contrôlé par Bibliothèque et Archives Canada si l'on détermine qu'il ait une valeur durable. Sinon, le dossier sera retenu par la GRC jusqu'à ce qu'il n'ait plus de valeur d'affaire advenant quoi il sera détruit.

No. ADD : 2000/030

Renvoi au document no. : GRC ADM 720

Enregistrement (SCT) : 001021

Numéro de fichier : GRC PPE 809

Services de police communautaires

Description: Ce fichier renferme des renseignements personnels sur les personnes qui participent aux programmes nationaux, régionaux et divisionnaires de police communautaire et de prévention criminelle de la GRC. Ces programmes comprennent les services à la jeunesse, le programme national des policiers éducateurs, les initiatives de lutte contre la violence familiale et les mauvais traitements infligés aux personnes âgées, l'intervention et la déjudiciarisation, l'engagement communautaire, le programme des agents communautaires, les services de police sans préjugés et autres programmes de police communautaire et de prévention criminelle. Ils visent à promouvoir et à soutenir des interventions efficaces, axées sur l'éducation, la prévention et l'exécution, contre les activités criminelles, la victimisation et les problèmes communautaires. Les renseignements ne sont généralement pas classés sous le nom d'une personne. Les personnes qui veulent consulter ce fichier doivent, en plus de satisfaire aux exigences précisées sur le formulaire de demande d'accès à des renseignements personnels, fournir suffisamment de détails concernant leur participation à un programme de la GRC, y compris l'endroit, les dates et le nom du programme en question. Celles qui ne désirent obtenir que certains renseignements particuliers doivent indiquer les documents visés afin de faciliter l'acheminement de leur demande.

Catégorie de personnes : Personnes qui ont demandé de participer et qui ont participé à des programmes nationaux, régionaux et divisionnaires de police communautaire et de prévention criminelle de la GRC.

But :Ce fichier a pour but d'appuyer les programmes de police communautaire et de prévention criminelle de la GRC.

Usages compatibles : Les renseignements contenus dans ce fichier sont aussi utilisés à des fins de recherche, de planification, d'évaluation et de vérification et de statistiques. On peut se servir de cette information pour le couplage des données avec d'autres fichiers ou dossiers de programmes. Toutes les liaisons concernant l'administration ou l'application de la loi et aussi aux fins de la détection, de la prévention ou de la suppression du crime sont conformes aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements contenus dans cette base sont gardés par la GRC au moins deux ans. Le dossier sera transféré et contrôlé par Bibliothèque et Archives Canada si l'on détermine qu'il ait une valeur durable. Sinon, le dossier sera retenu par la GRC jusqu'à ce qu'il n'ait plus de valeur d'affaire advenant quoi il sera détruit.

No. ADD : 2000/030 & 96/023

Renvoi au document no. : GRC ADM 1466, GRC ADM 205 GRC ADM 720

Enregistrement (SCT) : 000998

Numéro de fichier : GRC PPU 010

Consultation des fichiers - Pour la protection des dignitaires et des événements canadiens et étrangers

Description: Ce fichier renferme des renseignements personnels ayant trait aux personnes qui ont soumis une demande d'accréditation de la presse et de volontaires ou qui, en raison de leur emploi, côtoieront de près des dignitaires canadiens et étrangers en visite dans notre pays ou en dedans d'une zone sécuritaire pertinente à un événement désigné. Il renferme aussi des renseignements biographiques fournis par des particuliers, qui servent à déterminer si les requérants sont admissibles à l'accréditation de la presse, ainsi que des données biographiques sur ceux qui auront accès aux zones où peut se trouver un dignitaire canadien ou étranger en visite ainsi qu'au cours d'un événement. L'information de ce fichier peut être entrée dans le système de gestion de l'accréditation de sécurité. En plus des renseignements exigés sur la formule de demande d'accès à des renseignements personnels, il faut donner les détails concernant la visite du dignitaire comme son nom, les dates et le lieu de la visite pour faciliter l'extraction des données et accélérer le traitement de la demande.

Catégorie de personnes : Employés de la presse, volontaires, techniciens, et personnes qui pourraient côtoyer de près les personnalités en raison de leur emploi.

But :Ce fichier a pour but de déterminer si ces personnes sont admissibles à l'accréditation de la presse ou de service pour une visite précise conformément au mandat de la Police de protection.

Usages compatibles : Les services de police canadiens reconnus se servent de ces données pour appuyer la décision d'accorder ou non l'accréditation de la presse, du service et de volontaires. On peut se servir de cette information pour le couplage des données avec d'autres fichiers ou dossiers de programmes. Toutes les liaisons concernant l'administration ou l'application de la loi et aussi aux fins de la détection, de la prévention ou de la suppression du crime sont conformes aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements contenus dans cette base sont gardés par la GRC au moins deux ans. Le dossier sera transféré et contrôlé par Bibliothèque et Archives Canada si l'on détermine qu'il ait une valeur durable. Sinon, le dossier sera retenu par la GRC jusqu'à ce qu'il n'ait plus de valeur d'affaire advenant quoi il sera détruit.

No. ADD : 89/025, 91/015, 95/009, 96/023, 96

Renvoi au document no. : GRC ADM 720, GRC ADM 340, GRC ADM 445

Enregistrement (SCT) : 001007

Numéro de fichier : GRC PPU 060

Dossiers des employés municipaux à l'emploi de la GRC

Description: Ce fichier renferme des renseignements personnels sur les employés municipaux qui travaillent ou qui ont travaillé pour la Gendarmerie royale du Canada aux termes d'une entente contractuelle avec la municipalité concernée. Ces renseignements donnent un aperçu chronologique de la carrière de la personne au sein de la Gendarmerie royale du Canada. Ils englobent notamment les formules relatives à l'emploi, les certificats d'habilitation sécuritaire ou relatifs à la fiabilité, le traitement initial, les certificats de paye, les demandes d'augmentation salariale, les dossiers des congés de maladie ou de congé, et les évaluations et notes de service stipulant la raison de la cessation d'emploi. Le numéro d'assurance sociale est obtenu en vertu de la Loi sur l'administration financière. Les personnes qui veulent le consulter doivent satisfaire aux exigences qui figurent sur le formulaire de demande d'accès à des renseignements personnels et indiquer également leur nom, prénoms, date de naissance, genre de travail et l'endroit où elles ont travaillé afin d'obtenir des renseignements pertinents. Les membres actifs doivent indiquer l'endroit où les renseignements auxquels ils désirent avoir accès peuvent être conservés. Les personnes qui désirent obtenir des renseignements particuliers doivent préciser les documents qu'elles veulent consulter afin de faciliter l'acheminement de leur demande.

Catégorie de personnes : Personnes qui ont postulé un emploi et travaillé à la Gendarmerie en qualité d'employés municipaux.

But : Ce fichier a pour but de consigner des renseignements qui ont été recueillis dans le cadre du processus d'engagement des postulants à un poste d'employé municipal à la GRC. Le numéro d'assurance sociale est utilisé pour la tenue des relevés comptables d'emploi.

Usages compatibles : Ce fichier est utilisé pour prendre des décisions concernant l'engagement et la continuation du service. On peut aussi se servir de cette information pour le couplage des données dans les fichiers suivants : GRC PPU 065 (Dossiers d'habilitation sécuritaires et relative à la fiabilité); GRC PPU 807 (Dossiers administratifs généraux de la GRC). Toutes les liaisons concernant l'administration des ressources humaines et des plans de rémunération sont conformes aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cette information peut être reliée avec le Système d'information sur la gestion des ressources humaines (SIGRH).

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements contenus dans cette base sont gardés par la GRC au moins cinq ans après que l'individu ait été rayé de l'effectif (RE). Ensuite, les renseignements liés à cet individu seront transférés au ministère ou agence de celui-ci.

No. ADD : 2000/030

Renvoi au document no. : GRC ADM 530

Enregistrement (SCT) : 001023

Numéro de fichier : GRC PPE 811

Dossiers des postulants et des cadets

Description: Ce fichier et le système d'information sur la gestion des ressources humaines (SIGRH) renferme les documents relatifs aux évaluations des postulants, les résultats des examens de sélection des recrues, les évaluations des candidats, la feuille de contrôle pour l'engagement, le certificat TAPE (Test d'Aptitudes Physiques Essentielles) et la correspondance connexe, la mise à jour des données du rapport entrevue du personnel. Les renseignements relatifs aux postulants qui sont inscrits comme cadets par la GRC sont conservés dans les dossiers des cadets. Les dossiers de cadets contiennent aussi des documents relatifs à l'indemnité de recrutement des cadets. Les renseignements relatifs aux postulants qui sont engagés sont conservés dans les dossiers d'évaluation de rendement des membres de la GRC (fichier GRC PPE 801), les dossiers de service (fichier GRC PPE 802 et les dossiers médicaux (fichier GRC PPE 808). En plus de se conformer aux exigences indiquées sur le formulaire de demande d'accès à des renseignements personnels, les personnes intéressées doit indiquer leur nom, prénoms, et date de naissance et l'endroit où la dernière demande a été faite. Les personnes qui veulent obtenir que certains renseignements particuliers doivent indiquer les documents visés afin de faciliter l'acheminement de leur demande. Pour consulter les dossiers d'habilitation sécuritaire et de fiabilité, il faut préciser le fichier GRC PPU 065. Les plaintes concernant la fiabilité des personnes se trouvent dans le fichier GRC PPU 085.

Catégorie de personnes : Personnes qui ont postulé un emploi au sein de la GRC à titre de membres réguliers, de membres civils ou de gendarmes spéciaux.

But : Ce fichier a pour but de consigner des renseignements qui sont utilisés pour déterminer l'aptitude des personnes pour ce qui est de leur engagement au sein de la GRC.

Usages compatibles : On les utilise également à des fins de recherche, de planification, d'évaluation et de vérification et de statistiques. Cette information peut aussi servir pour le couplage des données dans les fichiers suivants : GRC PPU 090 (Distinctions et récompenses), GRC PPE 804 (Dossiers des griefs des membres de la GRC), GRC PPE 803 (Dossiers relatifs aux débats des comités d'avancement des membres de la GRC), GRC PPE 805 (Dossiers disciplinaires des membres de la GRC), GRC CMP PPU 085 (Plaintes contre la GRC ou un de ses membres, enquêtes et assistance générale), GRC PPE 806 (Dossiers sur la solde et les indemnités des membres de la GRC), GRC PPE 815 (Dossiers relatifs au Code régissant la conduite des membres de la GRC en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après mandat) GRC PPE 818 (Programme d'équité en matière d'emploi). Toutes les liaisons concernant l'administration des ressources humaines et des plans de rémunération sont conformes aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cette information peut être reliée avec le Système d'information sur la gestion des ressources humaines (SIGRH).

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements contenus dans cette base sont gardés par la GRC au moins cinq ans pour les requérants non retenus et six exercices financiers pour les cadets non retenus. Le dossier sera transféré et contrôlé par Bibliothèque et Archives Canada si l'on détermine qu'il ait une valeur durable. Sinon, le dossier sera retenu par la GRC jusqu'à ce qu'il n'ait plus de valeur d'affaire advenant quoi il sera détruit.

No. ADD : 2000/030, 89/013 & 2006/006

Renvoi au document no. : GRC ADM 530, GRC EMP 003, GRC ADM 445

Enregistrement (SCT) : 001008

Numéro de fichier : GRC PPU 070

Dossiers relatifs aux débats des comités d'avancement des membres de la GRC

Description: Ce fichier renferme des curriculum vitae, des indicateurs de rendement, des recommandations des comités de promotion ou des conseils d'évaluation, les résultats d'examens de promotion et/ou les résultats d'entrevues devant le comité de promotion, ou des renseignements sur les postes qui sont comblés, des tableaux de comparaison concernant la sélection du personnel et des descriptions de tâches. Afin d'avoir accès à ce fichier, les membres doivent se conformer aux exigences qui figurent sur le formulaire de demande d'accès à des renseignements personnels et indiquer leur nom, prénoms et numéro matricule. Les membres actifs doivent aussi indiquer leur division. Les renseignements suivants concernant le poste pour lequel les mesures de dotation ont été prises sont également nécessaires : division/direction, fonction, année et si possible Service. Pour les aspirants officiers, la date à laquelle le conseil d'appréciation des aspirants officiers a été tenu doit figurer. Les personnes qui veulent obtenir des renseignements particuliers doivent indiquer les documents qu'elles désirent consulter afin de faciliter l'acheminement de leur demande. Les renseignements contenus dans ce fichier peuvent être conservés dans des dossiers ou encore sous forme automatisée, par exemple, dans le système "Information sur les examens".

Catégorie de personnes : Tous les gendarmes, les sous-officiers, les gendarmes spéciaux, les membres spéciaux et les membres civils qui ont écrit l'examen de promotion et/ou se sont présentés devant le comité de promotion ou qui ont été considérés pour une promotion ou une mutation latérale par les jurys des promotions/ mutations et qui se sont présentés devant le conseil d'appréciation des aspirants officiers en tant que postulants au grade d'officier et tous les officiers, les membres civils et les gendarmes spéciaux, les membres spéciaux ou grade équivalant à celui d'un officier, qui ont été considérés pour de l'avancement par le Commissaire ou son délégué.

But :Ce fichier a pour but de consigner des renseignements qui servent à choisir des candidats en vue de promotions et de nominations au grade d'officier, ainsi qu'à remplir des postes ainsi que dans la révision des griefs découlant de ces mesures.

Usages compatibles : Ces renseignements peuvent également être utilisés aux fins de la recherche, de la planification, de l'évaluation et de la vérification et des statistiques ainsi que pour le couplage des données dans les fichiers suivants : GRC PPU 070 (Dossiers des postulants et des cadets) ; GRC PPU 090 (Distinctions et récompenses); GRC PPE 801 Dossiers d'évaluation de rendement des membres de la GRC); GRC PPE 802 (Dossiers de service des membres de la GRC); GRC PPE 804 (Dossiers des griefs des membres de la GRC); GRC PPE 805 Dossiers disciplinaires des membres de la GRC; GRC CMP PPU 085 (Plaintes contre la GRC ou un de ses membres, enquêtes et assistance générale); GRC PPE 806 (Dossiers sur la solde et les indemnités des membres de la GRC); GRC PPE 815 (Dossiers relatifs au Code régissant la conduite des membres de la GRC en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après-mandat) GRC PPE 818 (Programme d'équité en matière d'emploi). Toutes les liaisons concernant l'administration des ressources humaines et des plans de rémunération sont conformes aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cette d'information peut être reliée avec le Système d'information sur la gestion des ressources humaines (SIGRH).

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements contenus dans cette base sont gardés par la GRC au moins deux ans. Le dossier sera transféré et contrôlé par Bibliothèque et Archives Canada si l'on détermine qu'il ait une valeur durable. Sinon, le dossier sera retenu par la GRC jusqu'à ce qu'il n'ait plus de valeur d'affaire advenant quoi il sera détruit.

No. ADD : 2000/030

Renvoi au document no. : GRC ADM 442

Enregistrement (SCT) : 001015

Numéro de fichier : GRC PPE 803

Dossiers relatifs aux demandes de consultation

Description: Ce fichier renferme des renseignements personnels sur les personnes qui ont déjà présenté des demandes d'accès à des renseignements personnels ou des demandes d'accès à l'information, reliées aux fichiers de la GRC, ainsi que sur les individus visés par une demande de consultation d'une autre institution gouvernementale. Il contient les demandes d'accès à des renseignements personnels, demandes de correction, d'accès à l'information qui ont été présentées, les réponses à ces demandes et aux appels, et les renseignements sur leur traitement (ATIP Flow et ATIP Image). En plus de se conformer aux exigences indiquées sur le formulaire de demande d'accès à des renseignements personnels ou d'accès à l'information, les personnes intéressées doivent également indiquer leur nom, prénoms, date de naissance pour pouvoir consulter ce fichier.

Catégorie de personnes : Personnes qui ont déjà présenté des demandes d'accès à des renseignements personnels ou d'accès à l'information pour des données obtenues de la GRC ou préparées par elle.

But :Ce fichier a pour but de consigner des renseignements conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et la Loi sur l'accès à l'information. Il sert au traitement des demandes d'accès à des renseignements personnels et à des fins de recherche, de planification, d'évaluation et de statistiques.

Usages compatibles : Ces renseignements sont utilisés pour le traitement des demandes d'accès à des renseignements personnels ou d'accès à l'information des autres fichiers de la GRC. Ils sont également utilisés à des fins de recherche, de planification, d'évaluation et de vérification et de statistiques.

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements contenus dans cette base sont gardés par la GRC au moins deux ans. Le dossier sera transféré et contrôlé par Bibliothèque et Archives Canada si l'on détermine qu'il ait une valeur durable. Sinon, le dossier sera retenu par la GRC jusqu'à ce qu'il n'ait plus de valeur d'affaire advenant quoi il sera détruit.

No. ADD : 89/025, 91/015, 96/023, 99/006 & 2005/006

Renvoi au document no. : GRC ADM 1516, GRC ADM 1517

Enregistrement (SCT) : 001005

Numéro de fichier : GRC PPU 045

Renseignements divulgués en vertu de l'alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Description: Cette banque de données renferme une copie des renseignements personnels divulgués en vertu de l'alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ainsi que de la correspondance interne et de la correspondance avec le commissaire à la protection de la vie privée..

Catégorie de personnes : Personnes dont les renseignements personnels ont été communiqués parce que des raisons d'intérêt public justifieraient nettement une éventuelle violation de la vie privée ou parce que la personne concernée en tirerait un avantage certain.

But :On utilise cette banque de données pour consigner les communications de renseignements personnels en vertu de l'alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels et pour rendre compte du nombre de ces demandes.

Usages compatibles : Les organismes reconnus d'exécution de la loi des gouvernements fédéraux, provinciaux et municipaux du Canada et de l'étranger ainsi que les contrôleurs des armes à feu provinciaux et territoriaux utilisent les données de cette banque aux fins de la gestion ou de l'exécution de la loi et de la détection, de la prévention ou de la suppression du crime en général. Ces renseignements peuvent être combinés à des renseignements provenant d'autres banques de données ou de dossiers de programmes. L'établissement de liens aux fins de l'administration ou de l'exécution de la loi et de la prévention, de la détection et de la suppression du crime est conforme aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Normes de conservation et de destruction : Bibliothèque et Archives Canada n'ont pas émis une autorisation de disposer des documents (ADD) pour que les renseignements dans cette basse de données soient supprimés à ce moment.

No. ADD : En voie d'élaboration

Renvoi au document no. : GRC ADM 1518

Enregistrement (SCT) : 005476

Numéro de fichier : GRC PPU 200

Accidents des voitures de police de la GRC demandes de règlements de sinistre déposées par la GRC ou contre celle-ci

Description: Ce fichier renferme des rapports d'enquête ou d'incident, des déclarations, des demandes de règlements pour dommages, des décisions juridiques et la documentation connexe. En plus de se conformer aux exigences indiquées dans la formule de demande d'accès à des renseignements personnels, les personnes intéressées doivent donner suffisamment de détails concernant leur contact avec la GRC y compris la date, la nature et l'endroit où s'est produit l'incident en question. Les personnes qui veulent obtenir des renseignements particuliers doivent indiquer les documents qu'elles désirent consulter afin de faciliter l'acheminement de leur demande.

Catégorie de personnes : Les personnes qui ont été impliquées dans des accidents de la circulation avec des véhicules de la GRC ou sur les évaluations et réclamations concernant les dommages ou les pertes subis relativement aux biens ainsi que d'autres réclamations similaires déposées par la Gendarmerie ou contre celle ci.

But :Ce fichier a pour but de consigner des renseignements qui sont utilisés pour déterminer la responsabilité en ce qui concerne les accidents impliquant des véhicules automobiles, pour conclure un accord relativement aux dommages subis.

Usages compatibles : Les renseignements contenus dans ce fichier sont également utilisés pour le compte de l'administration interne de la Gendarmerie ainsi qu'à des fins de recherche, de planification, d'évaluation et de vérification et de statistiques. Cette information peut aussi servir pour le couplage des données dans les fichiers suivants : GRC PPU 070 (Dossiers des postulants et des cadets), GRC PPE 801 (Dossiers d'évaluation de rendement des membres de la GRC), GRC PPE 802 (Dossiers de service des membres de la GRC), GRC PPE 803 (Dossiers relatifs aux débats des comités d'avancement des membres de la GRC), GRC PPE 805 (Dossiers disciplinaires des membres de la GRC), GRC PPU 085 (Plaintes contre la GRC ou un de ses membres, assistance générale), GRC PPE 806 (Dossiers sur la solde et les indemnités des membres de la GRC), GRC PPE 815 (Dossiers relatifs au Code régissant la conduite des membres de la GRC en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après mandat), GRC PPE 818 (Programme d'équité en matière d'emploi) et GRC PPE 804 (Dossiers des griefs des membres de la GRC). Toutes les liaisons concernant l'administration ou l'application de la loi et aussi aux fins de la détection, de la prévention ou la suppression du crime sont conformes aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements contenus dans cette base sont gardés par la GRC au moins deux ans. Le dossier sera transféré et contrôlé par Bibliothèque et Archives Canada si l'on détermine qu'il ait une valeur durable. Sinon, le dossier sera retenu par la GRC jusqu'à ce qu'il n'ait plus de valeur d'affaire advenant quoi il sera détruit.

No. ADD : 89/013, 95/009, 96/023, 96/024 & 2006/006

Renvoi au document no. : GRC ADM 105, GRC ADM 188, GRC ADM 372

Enregistrement (SCT) : 001009

Numéro de fichier : GRC PPU 075

Système d'enregistrement des armes à autorisation restreinte (SEAAR)

Description: Cette banque de données contient d'anciens dossiers relatifs aux certificats d'enregistrement conservés en application de l'article 114 de l'ancienne loi. Elle a été transférée au PCAF aux fins de la tenue de dossiers en vertu de la Loi sur les armes à feu. Elle contient d'anciennes demandes d'enregistrement d'armes à autorisation restreinte et d'armes prohibées, des certificats d'enregistrement et les données sur les autres armes qui sont enregistrées, notamment au nom des services de police, des ministères, des musées et des entreprises d'armes à feu, ainsi que les autorisations interprovinciales de port ou de transport d'armes à autorisation restreinte qu'exigeait l'ancienne partie III du Code criminel (avant le 1er décembre 1998). La banque de données contient aussi des documents sur les ordonnances d'interdiction, les refus et les révocations de certificats d'enregistrement et d'autorisations interprovinciales de port d'armes à feu. Selon la Loi sur les armes à feu, le directeur de l'enregistrement des armes à feu a le pouvoir de tenir un registre de tous les certificats d'enregistrement des armes à feu. En plus des données inscrites sur le formulaire de demande d'accès aux renseignements personnels, les demandeurs doivent fournir leur nom complet, leur date de naissance et leur adresse. Les données relatives aux certificats d'enregistrement, aux refus et aux révocations de certificats d'enregistrement et aux autorisations interprovinciales de port d'armes à autorisation restreinte sont conservées à la Direction générale de la GRC, à Ottawa (Ontario). Les personnes qui désirent consulter seulement certains renseignements doivent indiquer les documents qu'elles veulent consulter afin d'accélérer le traitement des demandes. Les données de cette banque peuvent être conservées sur papier, sur microfilm et sur support automatisé.

Catégorie de personnes : Personnes qui ont présenté une demande d'enregistrement d'une arme à autorisation restreinte ou une arme prohibée au Canada et qui ont obtenu un certificat d'enregistrement; personnes qui ont présenté au contrôleur des armes à feu (CAF) une demande d'autorisation de port ou de transport d'une arme à autorisation restreinte ou d'une arme prohibée au Canada; personnes à qui on a refusé d'accorder un certificat ou un permis ou dont le certificat ou le permis a été révoqué ou qui ont fait l'objet d'une ordonnance d'interdiction de possession d'une arme à feu.

But :Application et exécution des lois sur le contrôle des armes à feu au Canada.

Usages compatibles : Le PCAF utilise les données de cette banque pour confirmer que les personnes en possession légitime d'armes à feu en vertu de l'ancienne loi les ont enregistrées conformément à la Loi sur les armes à feu. Les organismes reconnus d'exécution de la loi fédéraux, provinciaux/étatiques et municipaux du Canada et de pays étrangers ainsi que les contrôleurs des armes à feu utilisent les données de cette banque aux fins de l'administration ou de l'exécution de la loi et de la détection, de la prévention ou de la suppression du crime en général. Une correspondance peut être établie entre ces renseignements et les renseignements provenant d'autres fichiers de renseignements personnels ou dossiers de programmes. L'établissement de liens aux fins de la gestion ou de l'exécution de la loi et de la prévention, de la détection et de la suppression du crime est conforme aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Normes de conservation et de destruction : Bibliothèque et Archives Canada n'ont pas émis une autorisation de disposer des documents (ADD) pour que les renseignements dans cette basse de données soient supprimés à ce moment.

No. ADD : En voie d'élaboration

Renvoi au document no. : GRC ADM 1690

Enregistrement (SCT) : 005477

Numéro de fichier : GRC PPU 101

Programme de gestion intégrée du risque fondée sur les signes précurseurs (Early Warning Integrated Risk Management Program / EWIRMP)

Description: Ce fichier contient des renseignements, sous forme d'aperçu chronologique, sur des personnes en cause dans des affaires relatives à des plaintes du public, au code de déontologie et à des collisions impliquant un véhicule de police. Le Programme de gestion intégrée du risque fondée sur les signes précurseurs est un outil permettant de reconnaître et de régler de façon proactive les problèmes qui pourraient avoir une incidence sur le comportement du membre ou son rendement au travail à la GRC. Les renseignements contenus dans ce fichier sont tenus à jour à l'aide du logiciel IAPro (Internal Affairs Professional Standards), un système automatisé de gestion des ressources humaines utilisé par le Groupe des normes professionnelles. Les renseignements personnels saisis comprennent le nom complet, le poste et le titre de la personne, le lieu du service pour lequel il travaille, la date et un résumé de l'incident, les mesures disciplinaires imposées, les détails de la plainte du public et les conclusions à cet égard, le numéro d'identification d'employé et des renseignements personnels sur l'employé. Les fichiers qui y sont joints peuvent comprendre des images, des vidéos et des liens audio pour analyse.

Catégorie de personnes : Tous les membres réguliers et membres civils de la GRC dans les divisions K et E.

But : Ces renseignements personnels sont utilisés pour administrer le programme ou l'activité de gestion du risque fondée sur les signes précurseurs. Ils sont recueillis conformément au sous-alinéa 21(1)b) de la Loi sur la GRC et aux dispositions du règlement connexe. Ils peuvent être utilisés ou communiqués aux fins suivantes : permettre aux cadres supérieurs d'appliquer des stratégies d'intervention appropriées pour prévenir d'autres incidents qui pourraient nuire au bien-être du membre et pour réduire les risques pour la GRC; fournir des statistiques aux autorités provinciales, conformément aux dispositions de la PARTIE VII, Plaintes du public, de la Loi sur la Gendarmerie royale du Canada et des dispositions du règlement connexe.

Usages compatibles : Ces renseignements sont aussi utilisés pour produire des rapports de gestion, à des fins de recherches, de planification, d'évaluation, de vérification et d'analyse statistique, et pour la présentation des rapports exigés par la loi. Ils peuvent aussi être utilisés pour le couplage des données avec les fichiers suivants : Système d'information sur la gestion des ressources humaines (GRC PPU 013); Dossiers disciplinaires des membres de la GRC (GRC PPE 805); Plaintes contre la GRC (GRC PPU 085); Dossiers opérationnels (GRC PPU 005); Accidents des voitures de police de la GRC/demandes de règlements de sinistre déposées par la GRC ou contre celle-ci (GRC PPU 075); Procédures civiles et services juridiques (JUS PPU 010).

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements contenus dans ce fichier sont détruits deux ans après la fermeture du dossier de l'affaire.

No. ADD : En voie d'élaboration

Renvoi au document no. : GRC ADM 415, GRC ADM 380, GRC ADM 390, GRC ADM 448, GRC ADM 372, GRC ADM 105

Enregistrement (SCT) : 20140096

Numéro de fichier : GRC PPE 812

Personal Information Banks

Criminal Operational Intelligence Records (Exempt bank)

Description:This bank contains personal information on individuals who have been implicated, following criminal investigations, in organized and other serious crime such as drug trafficking, securities fraud, corruption, counterfeiting, extortion, gambling, loan sharking, pornography and prostitution. Also included in this bank are records containing personal information concerning administration, policy and management of confidential human sources and witnesses requiring protection relating to criminal operations. This bank contains investigations and occurrence reports, statements and related documentation. This bank is designated by the Governor-in-Council as an exempt bank pursuant to Section 18(1) of the Privacy Act, on the basis of section 22 of the Act. Information in this bank may be maintained in hard copy files as well as in automated form such as Police Information Retrieval System (PIRS), Police Reporting Occurrence System (PROS), Police Records Information Management Environment (PRIME) National Criminal Data Bank (NCDB), and "E" Division Evidence and Reports Data Warehouse (E&RDW).

Class of Individuals: Individuals implicated in, or who are connected with and are the subject of criminal investigations including confidential human sources and witnesses.

Purpose: Compiled in the administration or enforcement of the law and in the detection, prevention or suppression of crime generally.

Consistent Uses: The information is used by accredited domestic and foreign law enforcement and investigative agencies in the administration or enforcement of the law and in the detection, prevention or suppression of crime generally. Personal information concerning human sources and witnesses is used in the administration and management of these individuals. This information is also used by federal departmental security officers for security and reliability screening, as well as for research, planning, evaluation and audit, statistical purposes and may be matched with information from other personal information banks and/or program records. All linkages for the purpose of administration or enforcement of the law and in the detection, prevention or suppression of crime are in compliance with the provisions of the Privacy Act.

Retention and Disposal Standards: Information in this bank is retained by the RCMP for a minimum of two years. If the file has been designated as having enduring value it will be transferred to the control of Library and Archives Canada, otherwise it will be retained by the RCMP until it no longer has business value. At that point, it will be destroyed.

RDA Number: 95/009, 95/011, 96/024 & 99/006

Related Record Number: RCMP OPS 1111, RCMP OPS 1112, RCMP OPS 1113, RCMP OPS 1114, RCMP OPS 1121, RCMP OPS 1122, RCMP OPS 1123, RCMP OPS 1124, RCMP OPS 1125, RCMP OPS 1126, RCMP OPS 1127, RCMP OPS 1131, RCMP OPS 1132, RCMP OPS 1133, RCMP OPS 1134, RCMP OPS 1135, RCMP OPS 1137, RCMP OPS 1211, RCMP OPS 1212, RCMP OPS 1213, RCMP OPS 1214, RCMP OPS 1215, RCMP OPS 1216, RCMP OPS 1217, RCMP OPS 1218, RCMP OPS 1222, RCMP OPS 2121, RCMP OPS 2122, RCMP OPS 2123, RCMP OPS 2124, RCMP OPS 2125

TBS Registration: 000999

Bank Number: RCMP PPU 015

Notes: The "E" Division Evidence & Reports Data Warehouse (E&RDW) stores transactional logs monitoring system activity of individual users.

National Security Investigations Records (Exempt bank)

Description: This bank contains personal information about individuals who come to the attention of the RCMP in the course of national security criminal investigations including information collected in the fulfillment of the primary responsibility conferred by subsection 6(1) of the Security Offences Act, more particularly information obtained or prepared for investigation purposes in respect of an offence under any law of Canada where a) the alleged offence arises out of conduct constituting a threat to the security of Canada within the meaning of the Canadian Security Intelligence Service Act, or b) the victim of the alleged offence is an internationally protected person within the meaning of section 2 of the Criminal Code, or the apprehension of the commission of such an offence. This bank also contains security assessments relating to internationally protected persons, as well as information concerning the management of protection services for confidential sources and witnesses used in national security criminal investigations. This bank contains personal information on individuals who have been involved in criminal investigations concerning threats, potential threats, or incidents against persons of national or international importance or involving government property. This bank contains investigational and occurrence reports, statements, and related correspondence as well as personal information on numerous individuals the RCMP has an obligation to protect. This bank is designated by the Governor-in-Council as an exempt bank pursuant to Section 18(1) of the Privacy Act, on the basis of sections 21 and 22 of the Act. Information in this bank may be maintained in hard copy files as well as in automated form on the Secure Criminal Information System (SCIS) and the Secure Police Reporting Occurrence System (SPROS).

Class of Individuals: Individuals who come to the attention of the RCMP during the course of national security criminal investigations, including fulfillment of the primary responsibility pursuant to subsection 6(1) of the Security Offences Act, internationally protected persons, and persons providing confidential information in security investigations.

Purpose: Information in this bank is used by the RCMP whose duties involve the enforcement of the law and the prevention of crime in carrying out its mandate and responsibilities in relation to national security criminal investigations and for the purposes of security and reliability screening.

Consistent Uses: The information is used in the course of national security criminal investigations including fulfillment of the RCMP's primary responsibility conferred by subsection 6(1) of the Security Offences Act. Information is required to carry out their mandate and responsibilities in relation to national security criminal investigations and for security and reliability screening. Information in this bank is used by domestic and foreign law enforcement and investigation agencies in connection with their official duties and responsibilities in relation to the enforcement or administration of the law and to carry out their mandate and responsibilities in relation to national security criminal investigations. It is also used by CSIS and other federal department security officers for security and reliability screening. It is also disclosed to domestic and foreign law enforcement and investigative agencies in connection with national security criminal investigations. This information may be matched with information from other personal information banks and/or program records. All linkages for the purpose of administration or enforcement of the law and in the detection, prevention or suppression of crime are in compliance with the provisions of the Privacy Act.

Retention and Disposal Standards: Information in this bank is retained by the RCMP for a minimum of two years. If the file has been designated as having enduring value it will be transferred to the control of Library and Archives Canada, otherwise it will be retained by the RCMP until it no longer has business value. At that point, it will be destroyed.

RDA Number: 95/009, 96/023, 96/024 and 99/006

Related Record Number: RCMP OPS 1111, RCMP OPS 1112, RCMP OPS 1113, RCMP OPS 1114, RCMP OPS 1121, RCMP OPS 1122, RCMP OPS 1123, RCMP OPS 1124, RCMP OPS 1125, RCMP OPS 1126, RCMP OPS 1127, RCMP OPS 1131, RCMP OPS 1132, RCMP OPS 1133, RCMP OPS 1134, RCMP OPS 1135, RCMP OPS 1137, RCMP OPS 1211, RCMP OP 1212, RCMP OPS 1213, RCMP OPS 1214, RCMP OPS 1215, RCMP OPS 1216, RCMP OPS 1217, RCMP OPS 1218, RCMP OPS 1222, RCMP OPS 2121, RCMP OPS 2122, RCMP OPS 2123, RCMP OPS 2124, RCMP OPS 2125

TBS Registration: 001001

Bank Number: RCMP PPU 025

Operational Case Records

Description: This bank contains personal information on individuals who have been involved in investigations under the Criminal Code, federal and provincial statutes, municipal bylaws and territorial ordinances. This bank contains investigational and occurrence reports, statements, exhibit reports, copies of court documents such as summonses, warrants, etc., court briefs, and in some instances records relating to criminal histories. Information in this bank is entirely searchable but can be restricted from the view of certain user groups depending on the sensitivity and a user's requirement to see the information. In addition to the requirements indicated on the Personal Information Request Form, individuals must provide their full name, date of birth and the location where the investigation occurred. Individuals wishing to access only specified information should identify the material desired to expedite the processing of their requests. Information in this bank may be maintained in hard copy files, digital media files, as well as in automated form such as the Canadian Police Information Centre (CPIC), the Police Information Retrieval System (PIRS), the Police Reporting and Occurrence System (PROS), the Police Records Information Management Environment (PRIME), the Halifax Regional Municipality Police Records Management System, the Missing Children/Persons and Unidentified Remains database (MC/PUR db), the Violent Crime Linkage Analysis System (ViCLAS), the DNA Bank, the Secure Criminal Information System (SCIS), the Secure Police Reporting and Occurrence System (SPROS), the Public Safety Portal System, the Public Safety Portal Web application, the Integrated Query Tool (IQT), the Police Information Portal (PIP), the Police Access Tool (PAT), the Secure Integrated Information Service (SeIIS), the National Criminal Data Bank (NCDB), Automated Criminal Intelligence Information System (ACIIS), "E" Division Evidence and Reports Data Warehouse (E&RDW), the Integrated Collaborative Environment (ICE), the Subject Behavior/Officer Response (SB/OR), the Automated Licence Plate Recognition Program (ALPR), the National Money Laundering Database (NMLDB), Canadian Anti-Fraud Centre (CAFC) fraud reporting system, a single Web site where citizens can report everything from credit card fraud to major corporate corruption, the National Security Tip Line created to encourage Canadians to notify the RCMP of any criminal activity which may be associated to terrorism, the File Management System (FMS) established in order to enter information regarding firearms registry and to track files, the Laboratory Information Management System (LIMS), a commercial off the shelf application operating on the RCMP WAN (wide area network) platform which permits the six RCMP Forensic Laboratory sites to function as a single virtual laboratory system to support the sharing/reporting of case related information required to support a national forensic casework service to recognized law enforcement agencies and the Canadian legal system. Personal information contained in LIMS-Plus is minimal (Surname, Given Name 1, Given Name 2, Date of Birth, Sex and Subject Type and complies with PIRS (Police Information Retrieval System) requirements for reporting) and is monitored/managed respecting the regulations for the storage and retention of information under the Library and Archives of Canada Act and Privacy legislation. LIMS-Plus also contains DNA profiles generated from crime scene evidence. LIMS-Plus operates in a Protected 'B' security environment via Contivity and subject information for Protected 'C', Secret or Top Secret is not entered or maintained in the LIMS-Plus system. LIMS-Plus administration has a feature to 'sequester' information if required for sensitive case information to restrict access to data to a specific user.

Class of Individuals: Individuals involved in or the subject of criminal, municipal, provincial and federal statute investigations.

Purpose: Compiled in the administration or enforcement of the law and in the detection, prevention, or suppression of crime generally. Information in this PIB is collected in accordance with section 18 of the RCMP Act and section 17 of the RCMP Regulations. As per Treasury Board Directive on Social Insurance Number (SIN) in respect of Lawful investigation and SIN collection and use, the SIN is used only for the following purposes: to establish the accurate identification of an individual; to aid in the identification of a deceased person and locate their next-of-kin; or to identify and locate the owner of lost or stolen property that has a SIN inscribed.

Consistent Uses: This information is used by accredited domestic and foreign law enforcement and foreign investigative agencies, departments of the Criminal Justice System and Courts in the administration or enforcement of the law and in the detection, prevention, or suppression of crime generally. This information is also used by federal departmental security officers for security and reliability screening. Records are created by RCMP recruiting units that reflect indices checks that are conducted in order to determine the suitability of applicants for the RCMP. Firearms officers have access to a subset of information in PIRS, PROS, PRIME and Halifax RMS in order to administer the Firearms Program. In fact, firearms officers have direct access to a limited subset of information in PIRS. This data is used to supplement information in the Firearms Interest Police (FIP) category of the Canadian Police Information Centre (CPIC), in accordance with the general criteria set forth in subsection 5(2) of the Firearms Act. This information may also be used for investigations arising from public complaints (RCMP PPU 085), code of conduct investigations (RCMP PPE 805), research, planning, training, evaluation and audit, statistical purposes and may be matched with information from other personal information banks and/or program records. All linkages for the purpose of administration or enforcement of the law and in the detection, prevention or suppression of crime are in compliance with the provisions of the Privacy Act. Information collected and stored in the National DNA Bank may be shared with Interpol, Canadian Criminal Real Time Identification Services (CCRTIS), CPIC, public forensic laboratory and National Police Services (NPS).

Retention and Disposal Standards: Information in this bank is retained by the RCMP for a minimum of two years. If the file has been designated as having enduring value it will be transferred to the control of Library and Archives Canada, otherwise it will be retained by the RCMP until it no longer has business value. At that point, it will be destroyed or made anonymous if kept only for statistical and research purposes. Information in the Crime Scene Index (CSI), in the Convicted Offender Index and DNA samples (bodily substances) will be destroyed in accordance with sections 8.1 to 10.1 of the DNA Identification Act.

RDA Number: 91/015, 95/003, 95/009, 95/011, 96

Related Record Number: RCMP OPS 1111, RCMP PS 1112, RCMP OPS 1113, RCMP OPS 1114, RCMP OPS 1121, RCMP OPS 1122, RCMP OPS 1123, RCMP OPS 1124, RCMP OPS 1125, RCMP OPS 1126, RCMP OPS 1127, RCMP OPS 1131, RCMP OPS 1132, RCMP OPS 1133, RCMP OPS 1134, RCMP OPS 135, RCMP OPS 1137, RCMP OPS 1211, RCMP OPS 1212, RCMP OPS 1213, RCMP OPS 1214, RCMP OPS 1215, RCMP OPS 1216, RCMP OPS 1217, RCMP OPS 1218, RCMP OPS 1222, RCMP OPS 2121, RCMP OPS 2122, RCMP OPS 2123, RCMP OPS 2124, RCMP OPS 2125

TBS Registration: 000997

Bank Number: RCMP PPU 005

Notes: The CSI information contained within the NDDB is populated electronically through a secure encrypted data link using the Combined DNA Index System (CODIS) software program. The Sample Tracking and Control System (STaCS), is used to manage the processing of offender DNA samples as part of Canada's NDDB. The "E" Division Evidence & Reports Data Warehouse (E&RDW) stores transactional logs monitoring system activity of individual users.

Victim Services

Description: This bank contains information on individuals who have been a victim of crime or trauma. The personal information collected includes name, address, telephone number, age and gender. Information in this bank may be maintained in hard copy as well as automated form in operational records management systems such as the Police Reporting and Occurrence System (PROS) and the Police Records Information Management Environment (PRIME-BC).

Class of Individuals: Individuals involved in criminal, municipal, provincial and federal criminal justice systems. This includes victims of crime or trauma (adult or minor) or their next of kin.

Purpose: The information in this bank is used to provide a continuum of service to victims of crime or trauma as part of the criminal justice process. Limited personal information collected will be provided to Victim Services organizations as part of the victim services referral process to which the RCMP complies.

Consistent Uses: The information is used by the RCMP in the administration or enforcement of the law and in the detection, prevention or suppression of crime generally.

Retention and Disposal Standards: Records in this bank are retained for a minimum of two calendar years. Where the record has been designated as having archival or historical value, the record shall be transferred to the control of the Library and Archives Canada; and where the record has not been so designated, it shall be destroyed.

RDA Number: 2005/006, 99/017, 96/010, 95/009, 95/003, 91/015, 91/015-

Related Class of Record Number: RCMP OPS 1111

TBS Registration: 20120180

Bank Number: CMP PPU 139

Lost or Stolen Passports

Description: This bank contains personal information about individuals who have lost their passports or who have had their passports stolen. Information contained in this bank is provided by and is a copy of the Department of Foreign Affairs and International Trade Passport Office file. In addition to the requirements indicated on the Personal Information Request Form, individuals must provide their full name, date and place of birth and passport number if known. Individuals wishing to access only specific information should identify the material desired, to expedite the processing of their requests. Information in this bank may be maintained in hard copy files as well as in automated form in the Canadian Police Information Centre (CPIC).

Class of Individuals: Individuals who have lost passports or had them stolen.

Purpose: To locate lost or stolen passports and prevent their illegal use.

Consistent Uses: This information is used by domestic and foreign law enforcement and investigative agencies of federal, provincial/state and municipal governments to recover lost or stolen passports and to identify the illegal use of these documents. This information may be matched with information from other personal information banks and/or program records. All linkages for the purpose of administration or enforcement of the law and in the detection, prevention or suppression of crime are in compliance with the provisions of the Privacy Act.

Retention and Disposal Standards: Information in this bank is retained by the RCMP for a minimum of five years after the passport was reported lost, reported found or reported stolen. If the file has been designated as having enduring value it will be transferred to the control of Library and Archives Canada, otherwise it will be retained by the RCMP until it no longer has business value. At that point, it will be destroyed.

RDA Number: 89/025, 91/015, 95/009, 96/010, 96

Related Record Number: RCMP OPS 1122

TBS Registration: 001004

Bank Number: RCMP PPU 040

Passenger Protect Program - Specified Persons List

Description: This bank describes information relating to the Passenger Protect Program, and in particular, to the Specified Persons List (SPL). Personal information may include name, contact information, biographical information, citizenship status, passport/visa/residency document number, any other known government issued identification number or document, any known financial and financial information, descriptions of individuals including photographs, descriptions of known or suspected acts or activities of the individual, any known fraudulent documentation presented or used by the individual, any known affiliations with terrorist or criminal organizations, any known criminal record, and travel details, such as name of the travel agency and agent, whether the flight ticket is one-way, and itinerary cities where the person will embark. Schedule A of the Aeronautics Act (AA) provides details of the specific information that may be collected.

Class of Individuals: Individuals who have been deemed by Transport Canada (TC) to pose an immediate threat to aviation security.

Purpose: The information is used to establish the Specified Persons List, and to assist Air Carriers in cases where police presence is required. The Information is used by RCMP employees designated by the Commissioner pursuant to subsection 4.82(4) of the Aeronautics Act for the purpose of transportation security

Consistent Uses: Information from intelligence reports and other correspondence is shared with Transport Canada to establish the Specified Persons List (Passenger Protect Program - Specified Persons List, Personal Information Bank (DOT PPU 001). Information provided to RCMP by TC under section 4.82 of the AA may be used by RCMP in the conduct of investigations under the Criminal Code and the Anti-terrorism Act when it has been deemed there is an immediate threat to transportation security. In the event the information is disclosed by a designated person to another person within the RCMP pursuant to subsection 4.82(8) or (9) of the AA, the information may also be used for maintaining the peace and the prevention and suppression of crime in general. Data may be matched with other personal information in RCMP operational files on Secure Police Reporting and Occurrence System (SPROS), Police Reporting and Occurrence System(PROS), Police Information Retrieval System (PIRS), Secure Criminal Information System (SCIS), National Criminal Data Base (NCDB), and Canadian Police Information Centre (CPIC). Urgent disclosure to a person in authority, pursuant to Section 4.82(10) AA may occur when a designated person has reason to believe that there is an immediate threat to transportation security or the life, health or safety of a person and that the person to whom the disclosure is to be make is in a position to take measures to respond to the threat and needs the information to respond.

Retention and Disposal Standards: In accordance with section 4.82(14) of the AA, information that does not clearly match information relating to entries on the Specified Persons List (SPL) will be destroyed within 7 days after it is provided. In the case of matches with information pertaining to RCMP entries on the SPL, this information becomes part of RCMP holdings and is subject to the retention and disposal schedules affecting all other operational information holdings on SPROS. Also pursuant to section 4.82(14), where information is being disclosed to RCMP, a record will be prepared and kept setting out the reasons why this information is being retained by RCMP and shall be made available for yearly review by the Commissioner pursuant to section 4.82(15) of the AA. Information may be used for audit, evaluation, research, and/or statistical purposes.

RDA Number: To be determined

Related Record Number: RCMP OPS 1126

TBS Registration: 20090799

Bank Number: RCMP PPU 011

Protection of Personnel and Government Property

Description: This bank contains personal information on individuals who have been involved in investigations concerning threats, potential threats, or incidents against persons of national or international importance or involving government property. This bank contains investigational and occurrence reports, statements, and related correspondence as well as personal information on numerous individuals the RCMP has an obligation to protect. Information in this bank may be maintained in hard copy files. The Protective Policing Clients & Partnership Retrieval System (PPCPRS) is a data base used as a communication tool to provide timely information and intelligence to RCMP members and partners. This automated system ensures the safety of our protectees and the security of Canadian interests. In addition to the requirements indicated on the Personal Information Request Form, individuals must provide their full name, date of birth and the geographic location where the information search is to be conducted.

Class of Individuals: The information relates to any person considered a threat or possible threat and victims of threats or possible threats.

Purpose: This information was compiled to assess whether or not given individuals pose a threat or are victims of threats as well as for the purposes of administration and enforcement of the law and detection and prevention of crime.

Consistent Uses: This information is used by domestic and foreign law enforcement agencies in the administration and enforcement of the law and in the detection and prevention of crime. It is used by federal department security officers for security and reliability screening. It is also used for research, planning, evaluation and audit, statistical purposes. This information may be matched with information from other personal information banks and/or program records. All linkages for the purpose of administration or enforcement of the law and in the detection, prevention or suppression of crime are in compliance with the provisions of the Privacy Act.

Retention and Disposal Standards: Information in this bank is retained by the RCMP for a minimum of two years. If the file has been designated as having enduring value it will be transferred to the control of Library and Archives Canada, otherwise it will be retained by the RCMP until it no longer has business value. At that point, it will be destroyed.

RDA Number: 89/025, 91/015, 95/009, 96/023, 96

Related Record Number: RCMP OPS 1126

TBS Registration: 001006

Bank Number: RCMP PPU 055

National Sex Offender Registry

Description: This bank describes information about convicted sex offenders who are ordered through the courts to report annually and under other specific circumstances to the National Sex Offender Registry (NSOR). Personal information may include, name(s), date of birth, Finger Print Serial (FPS) number, current and historical mailing address(es), telephone number(s), race, physical attributes, employer's name, employment type and title, volunteer organization, volunteer type and title, vehicle description registered to or regularly used, sexual offence history, method of operation in relation to the sexual offences, victim information (age, gender and relationship to the offender, as required under the Sex Offender Information Registration Act), conviction dates and locations, passport(s) and issuing jurisdiction, drivers licence(s) and issuing jurisdiction, departure and return dates and all addresses/location for travel both inside and outside Canada, and any aliases.

Class of Individuals: Individuals who have been convicted of a designated sex offence (Section 490.011 Criminal Code) and have been subsequently ordered to register with the National Sex Offender Registry or individuals who were under sentence on the day on which the Sex Offender Information Registration Act was proclaimed (December 15, 2004) and have received a Notice of Obligation or Obligation to Comply with SOIRA. The sex, age of all related victims and the nature of the victim/offender relationship is collected and held on the offender's record within the registry.

Purpose: Information contained in the National Sex Offender Registry is used to support accredited Canadian police agencies in preventing and investigating crimes of a sexual nature.

Consistent Uses: This information may only be used in accordance with the Sex Offender Information Registration Act. Information may be matched with other sources of information only when preventing and investigating specific crimes of a sexual nature or for research purposes. This information may also be used for audit, research, evaluation and statistical purposes.

Retention and Disposal Standards: The personal information described in this bank is maintained in a discrete information repository and will be maintained indefinitely. Individual records will only be purged and destroyed if the subject of the record receives an Exemption Order under the SOIRA, a Royal Prerogative of Mercy Pardon, or if the subject is acquitted of all offences to which the SOIRA order/obligation relates.

RDA Number: Under development

Related Record Number: RCMP INV 001

TBS Registration: 20090546

Bank Number: RCMP PPU 095

Forensic Science and Identification Services and Canadian Criminal Real Time Identification Services

Description: This bank contains criminal records information supported by fingerprints (convictions and discharges certifiable under Section 667 of the Criminal Code of Canada), summaries of police information related to other charges and their dispositions, Suspended Criminal Records, fingerprints, Archived information and related correspondence for federal criminal offences and legal name changes supported by fingerprints. It also contains information from Canadian and foreign sources and personal information such as identification fingerprints, name, date of birth, gender, address, physical descriptors, place of birth, parental names, address and port of entry for persons pursuant to the Immigration and Refugee Protection Act. Further, this bank contains fingerprints, name, date of birth, gender and address of employees of the RCMP. As well, this bank contains fingerprints, name, date of birth, address, gender, court order, fingerprint number and sample unique number for persons for whom a court order has been obtained for the acquisition of a DNA sample by virtue of the DNA Identification Act. This bank does not contain DNA profile information. In addition to the requirements indicated on the Personal Information Request form, individuals who request copies of their (a) criminal record, (b) summary of police information related to them or (c) Suspended or Archived or (d) DNA record, must forward a full set of identifiable fingerprints that may be obtained via a Police Service or an accredited private fingerprint agency to: the Director, Canadian Criminal Real Time Identification Services, RCMP HQ, NPS Bldg., 1200 Vanier Parkway, Ottawa, Ontario, K1A 0R2, specifying their requirement for a criminal record only, both criminal record and summary of police information and/or their Suspended or Archived Criminal Record. The request will be treated informally and will be responded to as soon as practicable. The fingerprints are used for the purposes of search and positive identification only, and will not be returned with the access request results as they are destroyed. With the exclusion of fingerprints submitted for search only, information in this bank may be maintained either in hard copy files, microfilm electronic images as well as in automated form in the Canadian Police Information Centre (CPIC) and/or in the Criminal Record Entry Maintenance and Monitoring Direct Entry System (CREMM - DES) as well as the Automated Fingerprint Identification System (AFIS). Records are held at RCMP Headquarters and various external RCMP detachments.

Class of Individuals: Individuals who have been fingerprinted as a result of federal criminal charges, individuals obtaining legal name changes, individuals charged with criminal offences in foreign countries, individuals fingerprinted for identification purposes, individuals fingerprinted by virtue of the Immigration and Refugee Protection Act and employees of the RCMP and individuals seeking security clearances.

Purpose: Law enforcement, judicial, security/reliability clearances, identification and immigration.

Consistent Uses: This information is used by domestic and foreign law enforcement and investigative agencies of federal/provincial/territorial, state and municipal governments, departments of the criminal justice system and the courts, in the administration or enforcement of the law and in the detection, prevention or suppression of crime generally. This information is also used by insurance crime prevention bureaus for the purpose of combating arson, auto theft and related offences. It is also used by the Canadian federal / provincial / territorial/ municipal agencies, private companies, and non-profit organizations when authorized by the individual for security and reliability screening and by the Canadian Security Intelligence Service for the purposes of investigating threats to the security of Canada and the preparation of security assessments. This information is also used for research planning, evaluation and audit, statistical purposes and may be matched with information from other personal information banks and/or program records. All linkages for the purpose of administration or enforcement of the law and in the detection, prevention or suppression of crime are in compliance with the provisions of the Privacy Act. Fingerprints taken under authority of the Immigration and Refugee Protection Act are used for immigration investigative and identification purposes. RCMP employee fingerprints are used to assist in the maintenance of continuously updated security/reliability clearances.

Retention and Disposal Standards: Information in this bank is retained by the RCMP for a minimum of one year. If the file has been designated as having enduring value it will be transferred to the control of Library and Archives Canada, otherwise it will be retained by the RCMP until it no longer has business value. At that point, it will be destroyed.

Document Types: Electronic and paper fingerprint forms, electronic and paper narrative messages, court documents, printouts from police and judicial records managements systems, notes to file, destruction request forms, fingerprint search response forms, and printouts of RCMP electronic holdings.

RDA Number: 91/015 & 96/023

Related Record Number: RCMP OPS 1211, RCMP OPS 1212, RCMP OPS 1214

TBS Registration: 001002

Bank Number: RCMP PPU 030

Notes:Suspended Criminal Records will be released only to individuals entitled to these records under the Privacy Act or with the approval of the Minister of Public Safety. The original title of this PIB was: Forensic Science and Identification Services, Canadian Criminal Real Time Identification Services.

Canadian Firearms Program

Description: This bank described information about applications for the licensing of individuals, firearms businesses, carriers, museums; applications for public agency identification numbers; applications for the registration of restricted and prohibited firearms; applications by non-residents for import of firearms which, once confirmed by a customs officer, act as both a licence and a registration certificate; and applications and results of safety training courses taken by individuals. Most of the personal information in the bank is contained in the application forms for the Possession Only Licence, Possession and Acquisition Licence, Minors' Licence, firearms business licence, and the application to register of restricted and prohibited firearms including date and place of birth, gender, biometric information (eye colour, height), language and contact preferences, proof of identity, signature, and conjugal status. In addition, this bank describes information about licences for businesses, individuals and carriers; registration certificates; firearms that are recorded to police agencies, government departments, and others, inter provincial and international carrier licences, the names of the individuals who are approved verifiers; and authorizations to import and export firearms as required under the Firearms Act (once the associated import/export regulations come into force). The data bank also describes documentation on refusals and revocation of registration certificates, carrier licences and authorizations to import and export. It also contains applications from individuals or businesses regarding licences or authorizations that are refused or revoked by the Chief Firearms Officer (CFO) and documentation on prohibition orders of which the CFO is informed under Section 89 of the Firearms Act. It should be noted that many of the import and export requirements are not yet in force, with the exception of the non-resident declaration sections. Personal information from these applications may include: name, address, telephone number, of restricted and prohibited firearm(s) owned, as well as an indication (from boxes checked by the applicant) of the following: firearms licence refusals, revocations or prohibition orders, criminal convictions or discharges, emotional and behavioural problems, incidents involving violent behaviour, marital status and citizenship. The bank may also describe the name, address, telephone number, date of birth and email address of the spouse/common-law or conjugal partner, guarantors, references, and those in a prescribed relationship to a business. It may describe additional personal information by way of an indication of a police occurrence report or a mention that interviews were conducted with guarantors and spouses and investigative reports were prepared in the course of issuing a licence or registration certificate under the Firearms Act. It may also indicate that medical records were reviewed upon receipt of written consent of the applicant. Details of interviews and reports are held by the provinces/territories. Records are kept on transactions conducted through the 1-800 Call Centre, via email enquiries and the secure web site. Information described in this bank may be maintained in hard copy, on microfilm or other long-term storage medium, and in automated form in the Canadian Firearms Information System (CFIS) and the new Canadian Firearms Digital Services Solution (CFDSS).

Class of Individuals: Non-resident individuals who have declared their firearms, and resident individuals who have applied for licences, registrations and other privileges or authorizations under the firearms legislation and have been issued them, or had licences, registration certificates and authorizations refused or revoked; or have been prohibited from possessing firearms, ammunition or other explosive substance. Individuals who are designated as Instructors by the CFO. Individuals who are name by applicants as references, guarantors or partners.

Purpose: Personal information in this bank is collected under the statutory authority of sections 54 and 55 of the Firearms Act ad related Regulations and is used by federal and provincial officials in the administration of this legislation. The bank describes the administration and enforcement of firearms control legislation and regulations in Canada and at Canadian borders.

Consistent Uses: Certain information in this bank may be shared with and used by domestic and foreign accredited law enforcement agencies in the enforcement and administration of the law and in the detection, prevention or suppression of crime. Information may also be shared with applicant's references. Information may also be used for the purpose of conducting surveys aimed at improving service delivery. This information may also be used for audit, research, evaluation and audit and statistical purposes. This information may be matched with the information from other personal information banks and/or program records. All linkages for the purpose of administration or enforcement of the law and in the detection, prevention or suppression of crime are in compliance with the provisions of the Privacy Act.

Retention and Disposal Standards: Information in this bank is retained as prescribed in the Firearms Records Regulations for a minimum of ten calendar years after the last date of the administrative action taken regarding the information in the record with exceptions: a firearms registration certificate that is issued or revoked which shall be kept indefinitely and safety training records, as well as, alternate safety training certifications shall be kept until ten (10) years after the death of the individual in respect of whom they are kept. Prohibition orders kept under the Firearms Act and the records of prohibition orders made under section 147.1 of the National Defence Act shall be kept until after the death of the individual in respect of whom the record is kept unless the individual meets requirements under 7(3) of the Firearms Act. Where the record has been designated as having archival or historical value, the record shall be transferred to the control of the Library and Archives Canada; and where the record has not been designated, it shall be destroyed.

The information collected will be stored in the Canadian Firearms Information System or held locally by the respective Chief Firearms Officer. Access to the information in Canadian Firearms Information System is limited to only the respective Chief Firearms Officer and the Registrar and may only be disclosed pursuant to the Privacy Act.

RDA Number: RDA 2016/013

Related Record Number: RCMP ADM 1221/1690

TBS Registration: 005478

Bank Number: RCMP PPU 100

Canadian Firearms Information System (CFIS)

Description: This bank describes information related to licences, registration certificates and authorizations that are issued or revoked by the CFP, every application for a licence, registration certificate or authorization that is refused by the CFP, including all information accompanying the application, every transfer of a firearm in which the CFP is informed under section 26 or 27 of the Firearms Act, every exportation or importation of a firearm of which the CFP is informed under section 42 or 50 of the Firearms Act, every loss, finding, theft or destruction of a firearm of which the CFP is informed under section 88 or the Firearms Act, every loss, finding, theft or destruction of a firearms of which the CFP is informed under section 88 of the Firearms Act firearms acquired and used by Public Agents in the course of their duties, firearms acquired or possessed by individuals on behalf of and under authority of a police force or a department of the Government of Canada or of a province, and such other matters as may be prescribed by regulation. Also included is any information provided to the CFP concerning firearms that are seized under the Firearms Act or any other Act of the Parliament, the names of the individuals designated as chief firearms officers or firearms officers under the Firearms Act, names and identification number of designated instructors and status of certification, information concerning prohibition orders made under section 147.1 of the National Defence Act, the names of individuals who are approved verifiers as per the Conditions of Transferring Firearms and other Weapons Regulations, and any information concerning any matter relevant to the CFP responsibilities under the Firearms Act or any other Act of Parliament. This data bank also contains records of every licence and authorization that is issued or revoked by the chief firearms officer, every application for a licence or authorization that is refused by a chief firearms officer. In addition to the requirements on the Personal Information Request Form, individuals must provide their full name, date of birth and address including date of birth, place of birth, gender, biometric information (eye colour, height), language and contact preferences, proof of identity, signature, and conjugal status. Information in relation to registration certificates, refusals or revocations of registration certificates, and inter-provincial and international carrier licences and authorizations to import and export is located at RCMP headquarters in Ottawa. Information relating to firearms licences, other authorizations and prohibitions is located at the Chief Firearms Officer (CFO). Individuals wishing to access information not held in Ottawa must indicate the location and/or the name of the CFO where the application was made, or the licence or authorization issued. Individuals wishing to access only specific information should identify the material desired, to expedite the processing of their requests. Information in this bank may be maintained in hard copy, or on microfilm, or in an electronic data processing or information storage system, or in automated form in the Canadian Police Information Centre (CPIC), File Tracking and Management System (FMS), or in the Canadian Firearm Information System (CFIS), or the Canadian Firearms Digital Services Solution (CFDSS).

Class of Individuals: Individuals or businesses who have applied to register non-restricted, restricted or prohibited firearms in Canada and have been issued a registration certificate or been refused or have had a licence, authorization or certificate revoked. Individuals or businesses who have applied or been refused or have had a licence, authorization or certificate revoked; or have been prohibited from possessing firearms. Individual who are designated Instructors and certified to deliver safety course training. Individuals who are named by applicants as references, guarantors or partners. Public agencies who have reported inventories of agency firearms for use by agency employees and public agencies reporting protected firearms in agency custody following seizure, surrender of for some other reason.

Purpose: Information in this data bank is collected and maintained by the Canadian Firearms Program (CFP), under the authority of sections 54 and 55 of the Firearms Act and related Regulations and is used for the administration and enforcement of firearms control legislation in Canada.

Consistent Uses: Information in this data bank may be shared and used by the CFP domestic and foreign accredited law enforcement of federal, provincial/state and municipal governments and Chief Firearms Officers, in the administration or enforcement of the law and in the detection, prevention or suppression of crime in general. Information may also be shared with applicant's references. This information may be matched with information from other personal information banks and/or program records. All linkages for the purpose of administration or enforcement of the law and in the detection, prevention or suppression of crime are in compliance with the provisions of the Privacy Act. Information may also be used for the purpose of conducting surveys aimed at improving service delivery and for audit, research, evaluation and audit and statistical purposes.

Retention and Disposal Standards: Information in this bank is retained as prescribed in the Firearms Records Regulations for a minimum of ten calendar years after the last date of the administrative action taken regarding the information in the record with exceptions: a firearms registration certificate that is issued or revoked which shall be kept indefinitely and safety training records, as well as, alternate safety training certifications shall be kept until ten (10) years after the death of the individual in respect of whom they are kept. Prohibition orders kept under the Firearms Act and the records of prohibition orders made under section 147.1 of the National Defence Act shall be kept until after the death of the individual in respect of whom the record is kept unless the individual meets requirements under 7(3) of the Firearms Act. Where the record has been designated as having archival or historical value, the record shall be transferred to the control of the Library and Archives Canada; and where the record has not been designated, it shall be destroyed.

RDA Number: 96/023

Related Record Number: RCMP ADM 1221/1690

TBS Registration: 005046

Bank Number: RCMP PPU 037

Notes: The title of this PIB was originally: Canadian Firearms Registration System (CFRS).

Inquiries by Firearms Owners, Licence Applicants and the general public

Description: This bank describes information used in the preparation of responses to registration and licence applicants about the interpretation of a section, subsection, etc., of the Firearms Act. The personal information collected includes individual's name, mailing address, telephone number, and possibly firearms registration number and Licence number, if provided in the inquiry.

Class of Individuals: Registration or licence applicants and members of the public making inquiries

Purpose: Information in this bank is collected and maintained by the Canadian Firearms Program (CFP), under the authority of the Firearms Act and related Regulations and is used to manage, inquiries received about the interpretation of the Firearms Act, as well as to conduct a quality assurance review of correspondence with clients. This information is also used as a research tool by officers who need to answer/interpret the Act to ensure that they respond in a consistent manner.

Consistent Uses: This information may be used for planning, audit and evaluation purposes.

Retention and Disposal Standards: Information described in this bank is retained by the RCMP for a minimum of five years. If the file has been designated as having enduring value it will be transferred to the control of Library and Archives Canada, otherwise it will be retained by the RCMP until it no longer has business value. At that point, it will be destroyed.

RDA Number: RDA 2016/013

Related Record Number: RCMP ADM 1221/1690, RCMP ADM 1690, RCMP ADM 1466

TBS Registration: 005935

Bank Number: RCMP PPU 007

Courses Administered by the RCMP

Description: This bank contains a record of nominal rolls, in some cases assessments including examinations, tests and other forms of performance measures and related documents. This bank also contains personal information such as the Personal Record Identifier (PRI) or employee number, for RCMP employees and individuals who have applied for or attended, as candidates or instructors, training and development courses administered by the RCMP or other training/educational institutions that are controlled through RCMP registration procedures. The information is collected under the authority of the Public Service Staff Relations Act and the Public Service Employment Act. For members of the RCMP, assessments are also maintained on their personnel file (Bank CMP PPE 801). In addition to the requirements indicated on the Personal Information Request Form, individuals must provide their full name, regimental number if applicable, the title, location and date of the course as well as whether they were an instructor or candidate. Individuals wishing to access only specific information should identify the material desired, to expedite the processing of their requests.

Class of Individuals: This bank contains personal information on individuals who have applied for or attended, as candidates or instructors, training and development or educational courses administered by the RCMP, the Canada School of Public Service, or other Training/Educational Institutions.

Purpose: This information is used to support qualifications for certificates, awards or diplomas, determine the eligibility of candidates for future courses and support the renewal of an instructor's personal service contract.

Consistent Uses: The bank is used for statistical purposes and human resources planning. Employee training information is used by managers/supervisors to formulate departmental training plans, verify training courses, and to meet the requirements of Canada Labour Code. This information is also used to produce management reports as well as research, planning, evaluation and audit, statistical analysis and mandatory legislative reporting and may be matched with the following information banks: RCMP Member Performance Review and Appraisal Records (CMP PPE 801), RCMP Member Service Records (CMP PPE 802); RCMP Member Promotion Board Proceedings Records (CMP PPE 803), RCMP Grievance Records (CMP PPE 804), RCMP Member Discipline Records (CMP PPE 805); Complaints Against the RCMP or a Member, Enquiries and General Assistance (CMP PPU 085); Employment Personnel Records (CMP PSE 901), Staffing (CMP PSE 902), Training and Development (CMP PSE 905), Grievances (CMP PSE 910), Discipline (CMP PSE 911), Performance Management Reviews (CMP PSE 912). All linkages for the purpose of administering human resources and compensation plans are in compliance with the provisions of the Privacy Act. This information may be linked with the Human Resources Management Information System (HRMIS).

Retention and Disposal Standards: Information in this bank is retained by the RCMP for a minimum of 30 years. If the file has been designated as having enduring value it will be transferred to the control of Library and Archives Canada, otherwise it will be retained by the RCMP until it no longer has business value. At that point, it will be destroyed.

RDA Number: 95/009, 95/011, 96/023, 96/024, 98/005 & 2006/006

Related Record Number: RCMP ADM 565, RCMP ADM 2124/565, RCMP ADM 2112/565, RCMP ADM 2111/1466, RCMP ADM 1232/565, RCMP ADM 1231/565

TBS Registration: 001010

Bank Number: RCMP PPU 080

RCMP General Administrative Records

Description: This bank contains records and related correspondence on the acquisition, issue and disposition of RCMP uniforms and equipment, service firearm registrations, identification cards, building passes and parking permits. This bank also contains information relative to other miscellaneous matters where some benefit or privilege may be granted or refused by the RCMP. Because of the nature of general administrative records, information within this bank is not always carded or indexed to an individual. In addition to the requirements indicated on the Personal Information Request Form, individuals must provide sufficient detail of their original contact with the RCMP including the approximate date, geographic location, regimental number and nature of benefit or privilege involved. Serving members must indicate the location of the material they wish to access. Personal information captured includes: Date of Birth, name (First name, middle name, last name), language, contact information (business e-mail address, cell phone number, phone number, home address and phone number), emergency contact information (last name, first name, relationship, business phone number, home phone number) employee personal information (security clearance), medical information (blood group, medical alert conditions), other identification numbers (licence plate number).

Class of Individuals: This bank contains personal information on individuals who are or have been employed by the RCMP under a contract of services or a contract for services.

Purpose: The information is collected for the internal administration of the RCMP as per the RCMP Regulations, 1988 and Order in Council P.C. 178/2502 dated June 19, 1946.

Consistent Uses: This information is also used for research, planning, evaluation and audit and statistical analysis and may be matched with the following information banks: RCMP Member's Pay and Allowance Records (RCMP PPE 806), clothing and kit System. All linkages for the purpose of administering human resources and compensation plans are in compliance with the provisions of the Privacy Act. This information may be linked with the Human Resources Management Information System (HRMIS).

Retention and Disposal Standards: Information in this bank is retained by the RCMP for a minimum of two years. In the case of Kit and Clothing, the records are retained for twelve months after the transaction took place and retained on backup tape for an additional four years, after which it is disposed of. In the case of Corporate Security Amalgamated System (CSAS) information, the records are retained for five calendar years after the transaction took place. If the file has been designated as having enduring value, it will be transferred to the control of Library and Archives Canada; otherwise it will be retained by the RCMP until it no longer has business value. At that point, it will be destroyed.

RDA Number: 98/001 & 2006/006

Related Record Number: RCMP ADM 245, RCMP ADM 518, RCMP ADM 1040

TBS Registration: 001019

Bank Number: RCMP PPE 807

Notes: Personal information collected for the purpose of issuing Identification cards, building passes and parking permits will be stored in the CSAS.

The personal information captured may be linked with the Human Resources Management Information System (HRMIS).

Honours and Awards

Description: This bank contains recommendations, supporting material, social insurance numbers (SIN) in some cases, and any assessments relating to the granting of an honour or award. The SIN is collected under the authority of the FAAS-7 for the purpose of maintaining information relative to the Treasury Board (TB) Recognition Policy. In addition to the requirements indicated on the Personal Information Request Form, individuals must provide the geographic location and sufficient detail of circumstances as may relate to them. Individuals wishing to access only specific information should identify the material desired, to expedite the processing of their requests.

Class of Individuals: This bank contains personal information on individuals who have been recommended for an honour or award (usually for an act of bravery or distinguished service to the country), where the RCMP has provided supporting data to the issuing authority.

Purpose: This information is used by the issuing authorities of various honours and awards programs to assist in determining whether or not to grant an honour or award. The SIN is used /collected for the purpose of issuing awards (cheque and T4 - 1A slip for income tax purposes) under the TB Recognition Policy, Canadian Honours System and RCMP Long Service Medal Regulations.

Consistent Uses: This information may also be used for research, planning, evaluation and audit and statistics and may also be matched with the following information banks: CMP PPE 070 (Applicants and Cadets Records); CMP PPE 801 (RCMP Member Performance Review and Appraisal Records); CMP PPE 802 (RCMP Member Service Records); CMP PPE 803 (RCMP Member Promotion Board Proceedings Records); CMP PPE 805 (RCMP Member Discipline); CMP PPU 085 Complaints Against the RCMP or a Member, Enquiries and General Assistance); CMP PPE 806 (RCMP Member's Pay and Allowance Records); CMP PPE 815 (RCMP Member Conflict of Interest and Post Employment Code Records) and CMP PPE 818 (Employment Equity Program); CMP PPE 804 (RCMP Member Grievance Records). All linkages for the purpose of administering human resources and compensation plans are in compliance with the provisions of the Privacy Act. This information may be linked with the Human Resources Management Information System (HRMIS).

Retention and Disposal Standards: Information in this bank is retained by the RCMP for a minimum of two years. If the file has been designated as having enduring value it will be transferred to the control of Library and Archives Canada, otherwise it will be retained by the RCMP until it no longer has business value. At that point, it will be destroyed.

RDA Number: 89/013, 96/024 & 2006/006

Related Record Number: RCMP ADM 350, RCMP EMP 001, RCMP EMP 003, RCMP EMP 002, RCMP ADM 720

TBS Registration: 001012

Bank Number: RCMP PPU 090

Human Resources Management Information System (HRMIS)

Description: Information in this database provides a chronological overview of the individual's service in the RCMP. The HRMIS is an automated human resources management system, used by Human Resource (HR) professionals, managers and employees. The personal information captured includes the individual's full name, home address and telephone number position title and number, group and level, name of unit, reporting relationship (supervisor's position number and title), official language capability, other languages of in which the individual is proficient, career aspirations, date of last performance appraisal, date of birth, disciplinary actions experienced, education, emergency contacts, employee type (full-time, part-time, etc.), employment history, gender, photographs, medical information, medical and job code profile, employment start date, employment equity information, employment history, grievances, health and safety and accident reporting, honours and awards, languages -leave and leave entitlements, licences and certifications (for example medicine, nursing, private pilot, Certified General Accountant or Explosives Disposal.) location and telephone number, maiden name and other known names, marital status, memberships, mobility, Personal Record Identifier (PRI), prior work experience, public complaints against an individual, race, RCMP service data (which includes employee postings and promotions during their employment with the RCMP), salary information, security screening information , skills, courses (for example Hostage Negotiators or Pepper Spray) taken and results as well as start/end dates for acting, secondment and assignment situations, test (promotional and physical fitness) results.

Class of Individuals: Applicants, permanent employees (includes active, discharged or retired employees) of the RCMP, term, casual and part-time employees, agency personnel, students, contractors, training resource personnel, as well as members of the public that have made a public complaint against the RCMP.

Purpose:This information is used for the administration of human resources, such as compensation, discipline, employment equity, grievances, human resources planning and development, labour relations, occupational health and safety, official languages, organizational design, payroll and attendance, reliability checks, issue of identification cards, building passes and parking permits, relocation, staffing, training, to conduct corporate surveys within the RCMP and for the processing of complaints against the RCMP. Employee training information is used by managers/supervisors to formulate departmental training plans, verify training courses and to meet the requirements of the Canada Labour Code Emergency contact information is used by managers/supervisors for notification purposes in the event of an emergency.

Consistent Uses: This information is also used to produce management reports as well as research, planning, evaluation and audit, statistical analysis and mandatory legislative reporting. This information can also be matched with the following information banks: RCMP Member Personnel Records (RCMP PPE 801); RCMP Member Service Records (RCMP PPE 802); RCMP Member Promotion Board Proceedings Records (RCMP PPE 803);RCMP Member Grievance Records (RCMP PPE 804); RCMP Member Discipline Records (RCMP PPE 805); Medical Records of RCMP Members and Other Persons Applying to Serve in Foreign Policing Responsibilities (RCMP PPE 808); Auxiliary Police (RCMP PPE 809); Temporary Civilian Employees (RCMP PPE 810); Personnel Files on Municipal Employees Serving the RCMP (RCMP PPE 811); Employment Equity Program (RCMP PPE 818);Lost or Stolen Passports (RCMP PPU 040); Security/Reliability Screening Records (RCMP PPU 065);Applicants and Cadets Records (RCMP PPU 070); Courses Administered by the RCMP (RCMP PPU 080);Public Complaints Against the RCMP (RCMP PPU 085); Honours and Awards (RCMP PPU 090); General Administrative Records (RCMP PPE 807); Employee Personnel Record (PSE 901); Attendance and Leave (PSE 903); Official Languages (PSE 906); Security Clearances (PSE 909); Employment Equity Program (PSE 918).

Retention and Disposal Standards: Disposal of personal information supported by HRMIS is governed by the retention and disposal schedules applicable to their pertinent record collections.

RDA Number:RDA 98/005 and RDA 2000/30 RDA 89/025, 96/023, 96/024 are applicable to the complaint information. RDA 89/013, 96/024 are applicable to honours and awards. RDA 95/009, 95/011, 96/023/ 96/024, 98/005 are applicable to training. RDA 95/009, 96

Related Record Number: RCMP EMP 001, RCMP EMP 002, RCMP EMP 003, RCMP ADM 565, RCMP ADM 485 RCMP ADM 445, RCMP ADM 500, RCMP ADM 390, RCMP ADM 635, RCMP ADM 374, RCMP ADM 415, RCMP ADM 450, RCMP ADM 252, RCMP ADM 500, RCMP ADM 485, RCMP ADM 442, RCMP ADM 642, RCMP ADM 645, RCMP ADM 380

TBS Registration: 006879

Bank Number: RCMP PPU 013

Complaints Against the RCMP or a Member, Enquiries and General Assistance

Description: This bank contains Part VII RCMP Act investigations and criminal investigation reports, occurrence reports, voluntary statements of members, statements of witnesses and complainants, and related correspondence of members and complainants. In addition to the requirements indicated on the Personal Information Request Forms, individuals must provide their full name, date of birth, sufficient detail of the occurrence, and the geographic location where the information search is to be conducted. Individuals wishing to access only specific information should identify the material desired, to expedite the processing of their requests. Part VII RCMP Act investigations dealing with complaints from the public and which result in discipline against a member may be located in bank CMP PPE 805.

Class of Individuals: This bank contains personal information on individuals who have been involved in complaints against the RCMP or its members, general enquiries by the public concerning the RCMP, and cases of general assistance to the public by the RCMP.

Purpose: This information is used for the internal administration of the RCMP.

Consistent Uses: The RCMP External Review Committee and the RCMP Public Complaints Commission may use the information respectively to enquire into grievances and investigate complaints against the RCMP or its members. Information in this bank is also used for research, planning, audit and evaluation, press releases and statistical purposes. This Information may be linked with the Human Resources Management Information System (HRMIS).

Retention and Disposal Standards: Information in this bank is retained by the RCMP for a minimum of two years. If the file has been designated as having enduring value it will be transferred to the control of Library and Archives Canada, otherwise it will be retained by the RCMP until it no longer has business value. At that point, it will be destroyed.

RDA Number: 89/025, 96/023, 96/024 & 2006/00

Related Record Number: RCMP ADM 380, RCMP ADM 460

TBS Registration: 001011

Bank Number: RCMP PPU 085

Employment Equity Program

Description: This bank contains personal information on regular and civilian members, special constable members, and applicants to the RCMP for the purpose of determining the level of participation of designated groups (e.g. aboriginal peoples, members of visible minorities and persons with disabilities) in accordance with subsection 16(1) of the Canadian Human Rights Act. Information includes the following: whether a member or applicant is Aboriginal, Caucasian or non-Caucasian; ethnicity and/or disability. Information described in the Employment Equity Program will be held at RCMP headquarters in Ottawa and is restricted to those dealing with Employment Equity Programs. In addition to the requirements indicated on the Personal Information Request Form, members are asked to provide their full name and regimental number. RCMP applicants must provide their full name only.

Class of Individuals: Regular, civilian and special constable members, and applicants to the RCMP.

Purpose: Data is collected to provide a comprehensive picture of members by designated group status. This information is used to compile a personnel profile of members and applicants in order to identify the participation rates as compared with non-designated group members, and to set objectives for designated groups' participation within the RCMP, under the authority of the Employment Equity Act.

Consistent Uses: The information gathered will be used for human resources management purposes in the government's Employment Equity Program to identify and eliminate systemic discrimination in employment and to introduce measures to ensure that designated groups participate, and are equitably represented, in the RCMP. It may be used for policy and planning purposes related to employment equity. This information may also be matched with the following information banks: CMP PPU 070 (Applicants and Cadets Records); CMP PPU 090 (Honours and Awards); CMP PPE 801 (RCMP Member Performance Review and Appraisal Records); CMP PPE 802 (RCMP Member Service Records); CMP PPE 803 (RCMP Member Promotion Board Proceedings Records); CMP PPE 804 (RCMP Member Grievance Records); CMP PPE 805 (RCMP Member Discipline Records); CMP PPU 085 (Complaints Against the RCMP or a Member, Enquiries and General Assistance); CMP PPE 806 (RCMP Member's Pay and Allowance Records); CMP PPE 815 (RCMP Member Conflict of Interest and Post Employment Code Records). All linkages for the purpose of administering human resources and compensation plans are in compliance with the provisions of the Privacy Act. This information may be linked with the Human Resources Management Information System (HRMIS).

Retention and Disposal Standards: Information in this bank is retained by the RCMP for a minimum of two years. If the file has been designated as having enduring value it will be transferred to the control of Library and Archives Canada, otherwise it will be retained by the RCMP until it no longer has business value. At that point, it will be destroyed.

RDA Number: 2000/030

Related Record Number: RCMP EM 001, RCMP EMP 003, RCMP ADM 530, RCMP EMP 002, RCMP ADM 720

TBS Registration: 002103

Bank Number: RCMP PPE 818

Occupational Health Records of RCMP Members and Other Persons Applying to Serve in Foreign Policing Responsibilities

Description: This bank contains personal information on regular and civilian members, special constable members of the RCMP for the purpose of administering occupational health services, health care benefits and disability management and accommodation. Information in this bank provides an overview of relevant medical and psychological information to support an assessment of a member's current health, fitness for duty and functional capacity in the workplace and to facilitate access to health care benefits. Occupational health records may contain treating health professional's reports, prescription medicine details, laboratory tests and reports, immunization records, treatment dates, hospital records, or other treatment records, work-related illness or injury claims, dental services, psychological testing, physical fitness testing, and fitness for duty assessments. Workplace hazardous exposure and incidents reports may also be maintained. It may also contain information on the medical condition of a dependant when a foreign or isolated posting is under consideration. In the past, a member's social insurance number may have been included on medical records/documents received from the Department of National Defence Canadian Forces Medical Services on members who received medical treatment/services from that department. In addition to the requirements indicated on the Personal Information Request Form, individuals must provide their full name and regimental, public service or badge number. Serving members must indicate the location of the material they wish to access. Individuals wishing to access only specific information should identify the material desired to expedite the processing of their requests. Medical information may also be included in the Personal Information Index under the Department of Veteran Affairs Members have a right of access to their personal information contained in their occupational health file. The access can be through a formal request under the Privacy Act or through an informal written request made directly to Occupational Health Services. For retired members, the request can also be submitted to National Headquarters Records Services or Archives Management Section where the file is held once the member is struck off strength.

Class of Individuals: Serving and former regular and civilian members, special constable members of the RCMP, and persons who applied and/or served in foreign policing responsibilities.

Purpose: The information is collected to support the internal administration of: the RCMP Occupational Health Services program(s); the RCMP Disability Management and Accommodation Program; and, the RCMP Health Care Entitlements and Benefits Program.

With respect to regular members, special constables, civilian members, to assess suitability to perform duties and make recommendations for posting, promotion and continued service where their mental health or physical health condition is a determining factor: entitlement to sick leave; and eligibility for insurance coverage. They provide a composite record of physical health/mental health conditions, injuries and treatment related to fitness for duty: to support applications for disability benefits in respect of injury/illness or death during service under the RCMP Superannuation Act, section 32 or under the RCMP Pension Continuation Act, section 5; may be also used for research, planning, evaluation and statistical analysis. Information on dependants is used when determining suitability of the member for postings in certain geographic areas, when they accompany the member and/or compassionate postings based on medical grounds or to determine suitability of the member to serve in a foreign posting.

With respect to Other Persons Applying to Serve in Foreign Policing to determine their suitability to perform such duties, and monitor their continued physical health/mental health conditions while performing those policing duties to provide a composite record of physical health/mental health conditions, injuries and treatment related to those duties.

Consistent Uses: The information is used by the National Medical Advisor(s) and the Divisional Health Services Professionals (e.g. health services officers or delegates, psychologists, and nurses) in the administration of RCMP programs and policies to: assess a members' fitness for duty (the extent to which a member is capable of safely carrying out the demands of a job with minimal risk to self and others); determine entitlement to heath care and sick leave benefits; determine whether an injury or illness is work-related; identify functional abilities, limitations and restrictions in support of the duty to accommodate; eligibility for insurance coverage; determine eligibility for disability benefits awarded by Veterans Affairs Canada in accordance with RCMP Superannuation Act, section 32, RCMP Pension Continuation Act, section 5; and, to determine suitability for posting when physical health or mental health condition is a consideration. The information is used by divisional nurses, psychologists, disability management advisors, and benefits coordinators to support the above noted health and accommodation related activities. Information may be disclosed to: a Commanding Officer or Appropriate Officer or police of local jurisdiction, where, in the opinion of the Health Services professionals (e.g. health services officers, National Medical Advisors, psychologists, nurses) exceptional circumstances exist or where the safety of the public and/or coworkers may be jeopardized; to medical practitioners for continuity of treatment; and, to the administrator of the dental program. The information is used by Occupational Health Management and Accommodation Program analysts for: program oversight and statistical analysis; user system training and support (e.g. health professionals, disability management advisors and their support staff); and, is linked to the RCMP Human Resource Management Information system and Disability Case Management system. Physical fitness information may be disclosed to training coordinators and supervisors for the purpose of reporting and monitoring Physical Ability Requirement Evaluation (PARE) compliance. All linkages for the purpose of administering occupational health, disability management and accommodation programs are in compliance with the provisions of the Privacy Act.

Retention and Disposal Standards: With respect to Members and other persons involved in foreign policing services, records are retained at least until file subject reaches 100 years of age. Where the RCMP member's record has been designated as having archival or historical value, the record shall be transferred to the control of the Library and Archives Canada; and where the record has not been so designated, it shall be destroyed.

RDA Number: 2000/030

Related Record Number: RCMP EMP 001, RCMP MP 002, RCMP EMP 003, RCMP EMP 004

TBS Registration: 001020

Bank Number: RCMP PPE 808

RCMP Member Conflict of Interest and Post Employment Records

The bank contains information dealing with real, apparent or potential conflicts of interests. The documentation includes but is not limited to a member's or their supervisor's request for assessment of conflict of interest situations. The documentation includes sensitive reports dealing with conflicts of interest situations, including but not limited to; interpersonal workplace relationships, employee assets, liabilities and outside activities.

On the application form for outside employment/activity the member must provide their full name and information related to the outside employment/ activity applied for; sensitive reports of assets/liabilities submitted by a member include their full name and a description of assets/liabilities subject to the real, apparent or potential conflict of interest; reports of interpersonal workplace relationships submitted by a member must include their full name, the name of the employee with whom the relationship is with, and details of each employee's roles and responsibilities and reporting relationships. Also included are investigations, reports and correspondence dealing about real, apparent or potential conflicts between the private interest of a member and the member's official duties and responsibilities.

Class of Individuals: All members of the RCMP.

Purpose: The purpose of this bank is to identify real, potential or apparent conflict of interest situations for members of the RCMP, and to record the conflicts of interest. The authority to collect the information in this bank is the RCMP Act, s. 37 and s. 39, which establishes a code of conduct applicable to every member of the RCMP through the RCMP Regulations.

Consistent Uses: The information is used to resolve situations of real, apparent or potential conflicts of interest and to support mitigating measures and decisions on transfers, discipline and termination of employment.It also enables the assessment of real, apparent or potential post-employment conflict of interest, establish and assure compliance with post-employment measures. This information may also be matched with the following information banks: RCMP PPU 070 (Applicants and Cadets Records); RCMP PPU 090 (Honours and Awards); RCMP PPE 801 (RCMP Member Performance Review and Appraisal Records); RCMP PPE 802 (RCMP Member Service Records); RCMP PPE 803 (RCMP Member Promotion Board Proceedings Records, RCMP PPE 804 (RCMP Member Grievance Records); RCMP PPE 805 (RCMP Member Discipline); RCMP PPU 085 (Complaints Against the RCMP or a Member, Enquiries and General Assistance); RCMP PPE 806 (RCMP Member's Pay and Allowance Records); RCMP PPE 818 (Employment Equity Program). All linkages for the purpose of administering human resources and compensation plans are in compliance with the provisions of the Privacy Act.

Retention and Disposal Standards:

Information in this bank is retained by the RCMP for a minimum of two years after the individual is struck of strength (SOS). If the file has been designated as having enduring value it will be transferred to the control of Library and Archives Canada, otherwise it will be retained by the RCMP until it no longer has business value. At that point, it will be destroyed.

RDA Number: 98/005 & 2006/006

Related Record Number: RCMP ADM 002

TBS Registration: 002102

Bank Number: RCMP PPE 815

RCMP Member Discipline Records

Description: This bank contains personal information on regular and civilian members as well as special constable members, who are currently or who have served in the RCMP and who have been the subject of disciplinary action or misconduct. Discipline files can contain the following: service investigation and Code of Conduct (Part IV) investigations reports which warrant disciplinary action being taken; cautioning, warnings, service court and adjudication board proceedings, formal and informal disciplinary action, appeals, boards and related correspondence: suspensions; quashed rulings; records relating to statutory offences by members including investigations dealing with complaints from the public which have resulted in discipline against a member may be located in bank CMP PPU 085; court decisions and appeals; correspondence concerning alleged misconduct: compulsory discharge material resulting from misconduct and criminal offences including boards, hearings and decisions. Compulsory discharge material for reasons other than misconduct and criminal offences may be located in Bank CMP PPE 801, RCMP Member Performance Review and Appraisal Records or CMP PPE 802 RCMP Member Service Records. In addition to the requirements indicated on the Personal Information Request Form, individuals must provide their full name and regimental number. Serving members must indicate the location of the material they wish to access. Individuals wishing to access only specific information should identify the material desired to expedite the processing of their requests. Information in this bank may be maintained in hard copy files as well as in automated forms such as the RCMP Office Support System (ROSS).

Class of Individuals: Regular and civilian members, as well as special constable members, who are currently or who have served in the RCMP and who have been the subject of disciplinary action or misconduct.

Purpose: This bank is used to make decisions concerning suspensions, cautioning, warnings, service court punishments, adjudication board sanctions, formal and informal disciplinary action, fines, shortcomings, discharges, demotions, postings, promotions, continued service, appeals, civil actions, criminal prosecutions, investigations, eligibility for medical treatment and pensions.

Consistent Uses: The RCMP External Review Committee and the Commission for Public Complaints Against the RCMP may use the information respectively to inquire into grievances, appeals or investigate complaints against the RCMP or its members. Crown prosecutors may disclose the information in criminal matters pursuant to the decision of the Supreme Court of Canada in R.V. McNeil 2009 SCC 3, [2009] S.C.R. 66. Disciplinary measures taken against a member following a complaint of harassment may be disclosed to the complainant in the case of a founded complaint. This information may also be used for research, planning, evaluation and audit and statistical purposes and may be matched with the following information banks: CMP PPU 070 (Applicants and Cadets Records); CMP PPU 090 (Honours and Awards); CMP PPE 801 (RCMP Member Performance Review and Appraisal Records); CMP PPE 802 (RCMP Member Service Records); CMP PPE 803 (RCMP Member Promotion Board Proceedings Records); CMP PPE 804 (RCMP Member Grievance Records); CMP PPE 806 (RCMP Member's Pay and Allowance Records); CMP PPE 815 (RCMP Member Conflict of Interest and Post Employment Code Records); and CMP PPE 818 (Employment Equity Program); CMP PPU 085 (Complaints Against the RCMP or a Member, Enquiries and General Assistance). All linkages for the purpose of administering human resources and compensation plans are in compliance with the provisions of the Privacy Act. This information may be linked with the Human Resources Management Information System (HRMIS).

Retention and Disposal Standards: Information in this bank is retained at least until the subject of the file reaches the age of 100 years. If the file has been designated as having enduring value it will be transferred to the control of Library and Archives Canada, otherwise it will be retained by the RCMP until it no longer has business value. At that point, it will be destroyed.

RDA Number: 2000/030

Related Record Number: RCMP EMP 001

TBS Registration: 001017

Bank Number: RCMP PPE 805

RCMP Member Grievance Records

Description: This bank contains information, forwarding comments and final decisions resulting from formal grievances submitted by regular and civilian members as well as special constable members of the RCMP. In addition to the requirements indicated on the Personal Information Request Form, individuals must provide their full name and regimental number. Serving members must indicate their division. Individuals wishing to access only specific information should identify the material desired to expedite the processing of their requests. Information in this bank may be maintained in hard copy files as well as in automated forms such as the RCMP Office Support System (ROSS).

Class of Individuals: This bank contains information on regular and civilian members who have submitted formal grievances relating to some aspect of their service with the RCMP.

Purpose: This information is used by the RCMP in resolving grievances and appeals which are submitted under Part III of the RCMP Act or under an alternative process of redress allowed by that part.

Consistent Uses: This information may also be used for research, training, planning, evaluation and audit and statistical to inquire into grievances. This information may be matched with the following information banks: CMP PPU 070 (Applicants and Cadets Records); CMP PPU 090 (Honours and Awards); CMP PPE 801 (RCMP Member Performance Review and Appraisal Records); CMP PPE 802 (RCMP Member Service Records); CMP PPE 803 (RCMP Member Promotion Board Proceedings Records); CMP PPE 805 (RCMP Member Discipline Records); CMP PPU 085 (Complaints Against the RCMP or a Member, Enquiries and General Assistance); CMP PPE 806 (RCMP Member's Pay and Allowance Records); CMP PPE 815 (RCMP Member Conflict of Interest and Post Employment Code Records) and CMP PPE 818 (Employment Equity Program). All linkages for the purpose of administering human resources and compensation plans are in compliance with the provisions of the Privacy Act. This information may be linked with the Human Resources Management Information System (HRMIS).

Retention and Disposal Standards: Information in this bank is retained for a minimum three years following the date of resolution or decision. If the file has been designated as having enduring value it will be transferred to the control of Library and Archives Canada, otherwise it will be retained by the RCMP until it no longer has business value. At that point, it will be destroyed.

RDA Number: 2000/030

Related Record Number: RCMP EMP 001

TBS Registration: 001016

Bank Number: RCMP PPE 804

RCMP Member's Pay and Allowance Records

Description: Information in this bank provides a chronological overview of the member's pay, allowances, overtime, deductions, insurances, form 1733 Discharge Request, and related matters, including correspondence with the ministry of Public Works and Government Service Canada which operates the service payroll system. The social insurance number is used and therefore recorded in this bank as requested by Revenue Canada. In addition to the requirements indicated on the Personal Information Request Form, individuals must provide their full name and regimental number. Serving members must indicate the location of the material they wish to access. Individuals wishing to access only specific information should identify the material desired to expedite the processing of their requests. Information in this bank may be maintained in hardcopy files as well as in automated forms.

Class of Individuals: This bank contains personal information on individuals who are currently or who have served in the RCMP as employees other than Public Service employees.

Purpose: This information is used for the internal administration of the RCMP and its benefit program. A mailing list is maintained in conjunction with Public Works and Government Services Canada for pension purposes. The social insurance number is used in the reporting of earnings and deductions on T4 and Slip 1 forms. This data is eventually passed on to Health and Welfare Canada for the administration of the Canada Pension Plan. Information from this bank is provided to the contracted company for the purpose of pension and insurance administration. This information is afforded the necessary protection as required by the RCMP and is included in the terms of the contract.

Consistent Uses: This information is also used for auditing, research, planning, evaluation and audit and statistical analysis and may be matched with the following information banks: RCMP Member Grievance Records (CMP PPE 804); RCMP Member Performance Review and Appraisal Records (CMP PPE 801); RCMP Member Service Records (CMP PPE 802); Zyindex a retrieval system used to store data regarding previous incidents of relocation and travel requests. All linkages for the purpose of administering human resources and compensation plans are in compliance with the provisions of the Privacy Act.

Retention and Disposal Standards: Information in this bank is retained at least until the subject of the file reaches the age of 70 years. If the file has been designated as having enduring value it will be transferred to the control of Library and Archives Canada, otherwise it will be retained by the RCMP until it no longer has business value. At that point, it will be destroyed.

Related Record Number: RCMP EMP 001

TBS Registration: 001018

Bank Number: RCMP PPE 806

RCMP Member Performance Review and Appraisal Records

Description: Information in this bank provides an overview of the member's work performance. The file contains such material as personal interview reports and appraisal reports, guidance and advice, commendations, awards, notification of shortcomings and related documents, copies of training applications, examination results and records of payment when identified in PERR. Also contained in this bank is compulsory discharge/demotion material in the case where a member of the RCMP is discharged and or demoted for unsatisfactory job performance. Training assessments may also be maintained in bank CMP PPU 080. In addition to the requirements indicated on the Personal Information Request Form, individuals must provide their full name and regimental number. Serving members must indicate the location of the material they wish to access. Individuals wishing to access only specific information should identify the material desired to expedite the processing of their requests.

Class of Individuals: This bank contains personal information on individuals who are currently or who have served in the RCMP as regular, civilian, reserve or special constable members.

Purpose: The bank is used to make decisions on training, transfer, promotion, demotion, employee assistance, postings and termination of employee.

Consistent Uses: This information may also be used for research, planning, evaluation and audit and statistical analysis and may be matched with the following information banks: CMP PPU 070 (Applicants and Cadets Records); CMP PPU 090 (Honours and Awards); CMP PPE 802 (RCMP Member Service Records); CMP PPE 803 (RCMP Member Promotion Board Proceedings Records); CMP PPE 804 (RCMP Member Grievance Records); CMP PPE 805 (RCMP Member Discipline Records); CMP PPU 085 (Complaints Against the RCMP or a Member, Enquiries and General Assistance); CMP PPE 806 (RCMP Member's Pay and Allowance Records); CMP PPE 815 (RCMP Member Conflict of Interest and Post Employment Code Records) and CMP PPE 818 (Employment Equity Program). All linkages for the purpose of administering human resources and compensation plans are in compliance with the provisions of the Privacy Act. This information may be linked with the Human Resources Management Information System (HRMIS).

Retention and Disposal Standards: Information in this bank is retained at least until the subject of the file reaches the age of 100 years. If the file has been designated as having enduring value it will be transferred to the control of Library and Archives Canada, otherwise it will be retained by the RCMP until it no longer has business value. At that point, it will be destroyed.

RDA Number: 2000/030

Related Record Number: RCMP EMP 001

TBS Registration: 001013

Bank Number: RCMP PPE 801

RCMP Member Service Records

Description: Information in this bank provides a chronological overview of the member's service. The file contains such things as application and engagement documents, basic cadet or recruit training results (LAN computer system), training assessments, recommendations for promotion and transfer, transfer and change notices, personal certificates, benefit related documents, statements of injuries and disabilities by members and witnesses, pensions, return to work and accommodation documentation, discharge documents including medical/compulsory discharge documents, form 1733 Discharge Request, demotion documents, warrants of appointment, outstanding debts, compassionate transfers, language results, linguistic profiles, Certificate of Security Clearance as well as the social insurance number, obtained under the authority of federal legislation to administer the Canada Pension Plan, the Employment Insurance Act, and the Income Tax Act. In addition to the requirements indicated on the Personal Information Request Form, individuals must provide their full name and regimental number. Serving members must indicate the location of the material they wish to access. Individuals wishing to access only specific information should identify the material desired to expedite the processing of their requests. As well, supplementary files are also retained at Headquarters and divisions on individuals who have successfully completed an undercover course and have been given by Headquarters an Operator's number. If you wish to access these records, advise as to whether you were trained as an undercover operator and/or given an operator number. Also indicate in which Division/Unit the records are retained. Information in this bank may be maintained in hard copy files as well as in automated forms such as the RCMP Office Support System (ROSS).

Class of Individuals: This bank contains personal information on individuals who are currently or who have served in the RCMP as regular, civilian, reserve or special constable members.

Purpose: This information, including social insurance numbers, is used for the internal administration of the RCMP and its pension and benefit program. To assess eligibility to contribute to various plans, to calculate retirement or survivor pensions, to maintain employment records, for employee benefit statements, to respond to enquiries from members from other plans and executors of wills, and to determine dental plan eligibility. This data is shared with Health Canada for the administration of the Canada Pension Plan. Information from this bank is provided to the contracted company for the purpose of pension and insurance administration. This information is afforded the necessary protection as required by the RCMP and is included within the terms of the contract.

Consistent Uses: This information may be used for research, planning, evaluation and audit and statistical analysis and verifications of pension coverage. It may be matched with the following banks :CMP PPU 070 (Applicants and Cadets Records); CMP PPU 090 (Honours and Awards); CMP PPE 801 (RCMP Member Performance Review and Appraisal Records); CMP PPE 803 (RCMP Member Promotion Board Proceedings Records); CMP PPE 804 (RCMP Member Grievance Records); CMP PPE 805 (RCMP Member Discipline); CMP PPU 085 (Complaints Against the RCMP or a Member, Enquiries and General Assistance); CMP PPE 806 (RCMP Member's Pay and Allowance Records); DND PPE 859 (Canadian Forces Pension Data Bank); PWGSC PCU 702 (Federal Pension Administration); NHW PCU 155 (Canada Pension Plan Computer Master Data bank and Quebec Pension Plan); CMP PPE 815 (RCMP Member Conflict of Interest and Post Employment Code Records) and CMP PPE 818 (Employment Equity Program). All linkages for the purpose of administering human resources and compensation plans are in compliance with the provisions of the Privacy Act. Information is supplied to Public Works Government Services Canada to provide and account for pension funds and specified insurance claims, records of which are maintained in personal information banks under. Public Works Government Services Canada . It may also be used to support applications for disability benefits in respect of injury or death on service under the RCMP Superannuation Act, section32, or under the RCMP Pension Continuation Act, section 5. Assessments and evaluations concerning pensions for disability or death are maintained in personal information banks under the Department of Veterans Affairs and must be accessed through that department. This information may be linked with the Human Resources Management Information System (HRMIS).

Retention and Disposal Standards: Information in this bank is retained at least until the subject of the file reaches the age of 100 years. If the file has been designated as having enduring value it will be transferred to the control of Library and Archives Canada, otherwise it will be retained by the RCMP until it no longer has business value. At that point, it will be destroyed.

RDA Number: 2000/030

Related Record Number: RCMP EMP 001

TBS Registration: 001014

Bank Number: RCMP PPE 802

Temporary Civilian Employees

Description: This bank contains personal information on individuals who are currently or who have served with the RCMP as Temporary Civilian Employees. Information in this bank provides a chronological overview of the individual's service in the RCMP and contains application forms for employment, security/reliability clearance certificates, medical assessments, form 2036 "Offer of Employment – Temporary Civilian Employee", salary information, assessments and memoranda outlining the reasons for termination of employment. The social insurance number is collected pursuant to the Financial Administration Act. In addition to the requirements indicated on the Personal Information Request Form, individuals must provide their full name, date of birth, type of work and location where they have served, to retrieve information. Serving members must indicate the location of the material they wish to access. Individuals wishing to access only certain information should identify the material desired to expedite the processing of their requests.

Class of Individuals: Individuals who have applied for and served as Temporary Civilian Employees.

Purpose: Compiled in the employment process of applicants for Temporary Civilian Employees. The social insurance number is collected for the purpose of maintaining financial employment records.

Consistent Uses: This bank is used to make decisions on hiring, pay, postings and continued service. This information may also be used for research, planning, evaluation and audit and statistical purposes and may be matched with the following personal information banks: CMP PPU 065 (Security/Reliability Screening Records). All linkages for the purpose of administering human resources and compensation plans are in compliance with the provisions of the Privacy Act. This information may be linked with the Human Resources Management Information System (HRMIS).

Retention and Disposal Standards: Information in this bank is retained by the RCMP for a minimum of two years after the individual is struck of strength (SOS) then transferred to the control of Library and Archives Canada's Manitoba Regional Service Centre for a period of 80 years after the individual's birth or two years after the individual's date of death.

RDA Number: 2000/030

Related Record Number: RCMP EMP 001

TBS Registration: 001022

Bank Number: RCMP PPE 810

Security Reliability Screening Records

Description: This bank contains personal data about individuals who have been the subject of a security clearance or an RCMP reliability status check while a member or employee of the RCMP, or while applying to become a member or employee of the RCMP or individuals employed under contracts awarded or administered by the RCMP or individuals who have a partnership with the RCMP. Security clearances are carried out to assess an individual's loyalty and reliability as it relates to loyalty. Reliability checks are done to assess an individual's reliability. The data in the bank would include personal information about the subject and his or her immediate family and others cohabitating/living in the same household. It may also include information collected in relation to and the results of a Pre-Employment Polygraph Interview and Examination, results or criminal records name or fingerprint checks, credit bureau checks, investigative reports related to interviews with previous employers, character references, and an analysis of the information. Also on file is the level of security clearance issued or reliability status granted or the reasons same was denied or revoked.

Class of Individuals: Members or employees of the RCMP or individuals applying to become a member or employee of the RCMP or individuals employed under contracts awarded or administered by the RCMP or individuals who have a partnership with the RCMP.

Purpose: To assess an individual's loyalty and reliability as it relates to loyalty. Reliability checks are done to assess an individual's reliability.

Consistent Uses: This information is used by accredited domestic and foreign law enforcement and investigative agencies in the administration or enforcement of the law and in the detection, prevention or suppression of crime. This information may be matched with information from other personal information banks and/or classes of records. All linkages for the purpose of administration or enforcement of the law and in the detection, prevention or suppression of crime are in compliance with the provisions of the Privacy Act. This information may be linked with the Human Resources Management Information System (HRMIS) and to Applicants and Cadet Records CMP PPU 070.

Retention and Disposal Standards: Information in this bank is retained for a minimum of two years from the expiration of a security clearance, five years from the expiration of a facility access screening or five years from the date of decision for unsuccessful applicants. If the file has been designated as having enduring value it will be transferred to the control of Library and Archives Canada, otherwise it will be retained by the RCMP until it no longer has business value. At that point, it will be destroyed.

RDA Number: 95/009, 96/023, 98/001

Related PR#: CMP ADM 001

TBS Registration: 003208

Bank Number: RCMP PPU 065

Auxiliary Police

Description: This bank contains personal information on individuals who have served in the RCMP as Auxiliary Police. Information relates to engagement, service, and severance of Auxiliary Police constables attached to or serving with the RCMP. Activity reports and appraisals as well as security / reliability clearance certificates information may also be included. In addition to the requirements indicated on the Personal Information Request Form, individuals must provide their full name, date of birth, type of work and location where they have served, to retrieve information. Serving members must indicate the location of the material they wish to access. Individuals wishing to access only certain information should identify the material desired to expedite the processing of their requests.

Class of Individuals: Individuals who have applied for and served as Auxiliary Police.

Purpose: Compiled in the employment process of applicants for Auxiliary Police.

Consistent Uses: This bank is used to make decisions concerning continued service with the RCMP. This information may also be used for research, planning, evaluation and audit and statistical purposes and may be matched with the following personal information banks: CMP PPU 065 (Security/Reliability Screening Records); CMP PPE 807 (RCMP General Administrative Records) and the Kit and Clothing System. All linkages for the purpose of administering human resources and compensation plans are in compliance with the provisions of the Privacy Act. This information may be linked with the Human Resources Management Information System (HRMIS).

Retention and Disposal Standards: Information in this bank is retained by the RCMP for a minimum of ten years. If the file has been designated as having enduring value it will be transferred to the control of Library and Archives Canada, otherwise it will be retained by the RCMP until it no longer has business value. At that point, it will be destroyed.

RDA Number: 2000/030

Related Record Number: RCMP ADM 720

TBS Registration: 001021

Bank Number: RCMP PPE 809

Community Policing Services

Description: This bank contains personal information on individuals involved in national, regional and divisional RCMP crime prevention/community policing programs. Examples of these programs include Youth Services, Youth Officer Program, Family Violence and Elder Abuse Initiatives, Intervention and Diversion, Community Engagement, Community Program Officers, Bias-free Policing and or other crime prevention/community policing programs. The intent of such programs are to promote and support effective responses to criminal activity, victimization and community issues through appropriate education, prevention, intervention and enforcement. Information in this bank is not generally carded or indexed to an individual. In addition to the requirements indicated on the Personal Information Request Form, individuals must provide sufficient detail of their involvement in the RCMP program, including the geographic location, dates and name of the program, to retrieve information of interest. Individuals wishing to access only specific information should identify the material desired, to expedite the processing of their requests.

Class of Individuals: Individuals who have applied for and served in national, regional and divisional RCMP community policing/crime prevention programs.

Purpose: This information is used to support RCMP community policing/crime prevention programs.

Consistent Uses: The information is also used for research, planning, evaluation and audit and statistical purposes and may be matched with information from other personal information banks and/or program records. All linkages for the purpose of administration or enforcement of the law and in the detection, prevention or suppression of crime are in compliance with the provisions of the Privacy Act.

Retention and Disposal Standards: Information in this bank is retained by the RCMP for a minimum of two years. If the file has been designated as having enduring value it will be transferred to the control of Library and Archives Canada, otherwise it will be retained by the RCMP until it no longer has business value. At that point, it will be destroyed.

RDA Number: 2000/030 & 96/023

Related Record Number: RCMP ADM 1466, RCMP ADM 205 RCMP ADM 720

TBS Registration: 000998

Bank Number: RCMP PPU 010

Indices Checks - For the Protection of Persons of National and International Importance

Description: This bank contains personal information on individuals who have applied for media/volunteer accreditation or who, by virtue of their employment, will be in close proximity to visiting national or international dignitaries or within a secure zone relevant to a designated event. This bank contains biographical data supplied by individuals and is used to determine their eligibility to obtain media accreditation; and biographical data on individuals who will have access to areas where a visiting national or international dignitary/event may be. Information in this bank may be stored in the Security Accreditation Management System (SAMS). In addition to the requirements on the Personal Information Request Form, individuals must identify details pertaining to the VIP visit such as name of visiting dignitary, dates and location of visit, in order to retrieve and expedite the processing of this request.

Class of Individuals: The information relates to media personnel/volunteers and technicians, and any person who may be in close proximity to the VIP by virtue of their employment.

Purpose: Purpose is to determine eligibility to obtain media or service accreditation for a specific visit, and to comply with the mandate of Protective Services.

Consistent Uses: This information is used by accredited domestic law enforcement agencies to support decisions as to whether media/service/volunteer accreditation will be granted. This information may be matched with information from other personal information banks and/or program records. All linkages for the purpose of administration or enforcement of the law and in the detection, prevention or suppression of crime are in compliance with the provisions of the Privacy Act.

Retention and Disposal Standards: Information in this bank is retained by the RCMP for a minimum of two years. If the file has been designated as having enduring value it will be transferred to the control of Library and Archives Canada, otherwise it will be retained by the RCMP until it no longer has business value. At that point, it will be destroyed.

RDA Number: 89/025, 91/015, 95/009, 96/023, 96

Related Record Number: RCMP ADM 720, RCMP ADM 340, RCMP ADM 445

TBS Registration: 001007

Bank Number: RCMP PPU 060

Personnel Files on Municipal Employees Serving the RCMP

Description: The bank contains personal information on municipal employees who are working or who have worked for the RCMP under contractual agreement with the municipality concerned. Information in this bank provides a chronological overview of the individual's service with the RCMP, i.e. personal history forms for employment, security/reliability clearance certificates, starting salary, pay certificates, requests for raises or increments, sick and leave records, assessments and memoranda outlining the reasons for termination of employment. The social insurance number is collected pursuant to the Financial Administration Act. In addition to the requirements indicated on the Personal Information Request Form, individuals must provide their full name, date of birth, type of work and location where they have served to retrieve information of interest. Serving members must indicate the location of the material they wish to access. Individuals wishing to access only certain information should identify the material desired to expedite the processing of their requests.

Class of Individuals: Individuals who have applied for and served the RCMP as municipal employees.

Purpose: Compiled in the employment process of applicants. The social insurance number is collected for the purpose of maintaining financial employment records.

Consistent Uses: This bank is used to make decisions on hiring and continued service. This information may be matched with the following information banks: CMP PPU 065 (Security/Reliability Screening Records); CMP PPE 807 (RCMP General Administrative Records). All linkages for the purpose of administering human resources and compensation plans are in compliance with the provisions of the Privacy Act. This information may be linked with the Human Resources Management Information System (HRMIS).

Retention and Disposal Standards: Information in this bank is retained by the RCMP for a minimum of five years after the individual is struck off strength (SOS) then transferred to the control of individual's department or agency.

RDA Number: 2000/030

Related Record Number: RCMP ADM 530

TBS Registration: 001023

Bank Number: RCMP PPE 811

Applicants and Cadets Records

Description: The file and the Human Resource Management Information System (HRMIS) contains such material as applicant evaluations, selection test score, candidate assessments, engagement check sheet, Physical Abilities and Requirement Evaluation (PARE) certification and related correspondence, personnel interview report data update. Information on successful applicants who are enrolled by the RCMP is placed on a Cadet file. Cadet files also include information pertaining to the cadet recruitment allowance. Information on successful applicants who are engaged in the RCMP is placed in the member performance review and appraisal records (CMP PPE 801), service records (CMP PPE 802) and medical records (CMP PPE 808). In addition to the requirements indicated on the Personal Information Request Form, individuals must provide their full name, date of birth and the location where the last application was made. Individuals wishing to access only specific information should identify the material desired to expedite the processing of their requests. Security/Reliability screening records have to be accessed via CMP PPU 065. Complaints dealing with the suitability of individuals may be found in bank CMP PPU 085.

Class of Individuals: This bank contains personal information on individuals who have applied for engagement in the RCMP as regular members, special constable members or civilian members.

Purpose: This information is used to determine the suitability of individuals for engagement in the RCMP.

Consistent Uses: This information is also used for research, planning, evaluation and audit, statistics and may also be matched with the following information banks: CMP PPU 090 (Honours and Awards), CMP PPE 804 (Member Grievance Records); CMP PPE 803 (RCMP Member Promotion Board Proceedings Records); CMP PPE 805 (RCMP Member Discipline Records); CMP PPU 085(Complaints Against the RCMP or a Member, Enquiries and General Assistance); CMP PPE 806 (RCMP Member's Pay and Allowance Records); CMP PPE 815 (RCMP Member Conflict of Interest and Post Employment Code Records); CMP PPE 818 (Employment Equity Program). All linkages for the purpose of administering human resources and compensation plans are in compliance with the provisions of the Privacy Act. This information may be linked with the Human Resources Management Information System (HRMIS).

Retention and Disposal Standards: Information in this bank is retained by the RCMP for a minimum of five years for unsuccessful applicants and six fiscal years for unsuccessful cadets. If the file has been designated as having enduring value it will be transferred to the control of Library and Archives Canada, otherwise it will be retained by the RCMP until it no longer has business value. At that point, it will be destroyed.

RDA Number: 2000/030, 89/013 & 2006/006

Related Record Number: RCMP ADM 530, RCMP EMP 003, RCMP ADM 445

TBS Registration: 001008

Bank Number: RCMP PPU 070

RCMP Member Promotion Board Proceedings Records

Description: This bank contains career resumes, performance indicators, and recommendations of Selection Committee or assessment boards, results of promotional exams and promotional boards' interviews, data on positions being staffed, personnel selection comparison charts and job descriptions. In addition to the requirements indicated on the Personal Information Request Form, individuals must provide their full name and regimental number. Serving members must indicate their division. The following information concerning the position for which staffing action was taken is also required: division/directorate, function, year, and if possible, unit. For officer candidates, the date of the Officer Candidate Development Process Interview Board must be provided. Individuals wishing to access only specific information should identify the material desired to expedite the processing of their requests. Information in this bank may be maintained in hard copy files as well as in automated forms such as "The test information bank".

Class of Individuals: Information in this category is maintained on all constables, non-commissioned officers, special constables, special constable members and civilian members who wrote the promotional exams and/or appeared before a Promotional Board or who have been considered for promotional transfers by the Selection Committee or who have appeared before Officer Candidate Development Process Boards for commissioned rank and all officers, civilian members and special constables, special constable members or officer equivalent who have been considered for promotion by the Commissioner or his delegate.

Purpose: This information is used to select candidates for promotion and appointment to commissioned rank and staff positions in review of Grievances arising from these actions.

Consistent Uses: This information may also be used for research, planning, evaluation and audit, statistical purposes and may be matched with the following information banks: CMP PPU 070 (Applicants and Cadets Records); CMP PPU 090 (Honours and Awards); CMP PPE 801 (RCMP Member Performance Review and Appraisal Records); CMP PPE 802 (RCMP Member Service Records); CMP PPE 804 (RCMP Member Grievance Records); CMP PPE 805 (RCMP Member Discipline Records); CMP PPU 085 (Complaints Against the RCMP or a Member, Enquiries and General Assistance); CMP PPE 806 (RCMP Member's Pay and Allowance Records); CMP PPE 815 (RCMP Member Conflict of Interest and Post Employment Code Records) and CMP PPE 818 (Employment Equity Program). All linkages for the purpose of administering human resources and compensation plans are in compliance with the provisions of the Privacy Act. This information may be linked with the Human Resources Management Information System (HRMIS).

Retention and Disposal Standards: Information in this bank is retained for a minimum two years. If the file has been designated as having enduring value it will be transferred to the control of Library and Archives Canada, otherwise it will be retained by the RCMP until it no longer has business value. At that point, it will be destroyed.

RDA Number: 2000/030

Related Record Number: RCMP ADM 442

TBS Registration: 001015

Bank Number: RCMP PPE 803

Access Request Records

Description: This bank contains personal information on individuals who have previously submitted a Personal Information Request Form and/or an Access to Information Request Form concerning RCMP information banks as well as on individuals who have been the subject of a consultation request from another government institution. It contains previously submitted Personal Information Request Forms, Correction Requests, Access to Information Request Forms, the replies to such requests, appeals and information relating to their processing (ATIP Flow and ATIP Image). When requesting access to this bank, in addition to the requirements indicated on the Personal Information/Access to Information Request Form, individuals must also provide their full name and date of birth.

Class of Individuals: Individuals who have previously submitted Personal Information/Access to Information Request Forms concerning information obtained or prepared by the RCMP.

Purpose: To comply with the Privacy Act and the Access to Information Act, to process Personal Information/Access to Information Request Forms, and for research, planning, evaluation and statistical purposes.

Consistent Uses: The information is used for the processing of Personal Information/Access to Information Request Forms for other RCMP information banks. This information is also used for research, planning, evaluation and audit, statistical purposes.

Retention and Disposal Standards: Information in this bank is retained by the RCMP for a minimum of two years. If the file has been designated as having enduring value it will be transferred to the control of Library and Archives Canada, otherwise it will be retained by the RCMP until it no longer has business value. At that point, it will be destroyed.

RDA Number: 89/025, 91/015, 96/023, 99/006 & 2005/006

Related Record Number: RCMP ADM 1516, RCMP ADM 1517

TBS Registration: 001005

Bank Number: RCMP PPU 045

Information Disclosed Pursuant to Paragraph 8(2)(m) of the Privacy Act

Description: This bank contains copies of personal information disclosed pursuant to paragraph 8(2) (m) of the Privacy Act, as well as internal memoranda and correspondence with the Privacy Commissioner.

Class of Individuals: Individuals whose personal information was disclosed because the public interest in disclosure clearly outweighed any invasion of privacy that could have resulted from the disclosure, or because the disclosure clearly benefited the individual to whom the information relates.

Purpose: The bank is used to record disclosures of personal information under paragraph 8(2) (m) of the Privacy Act and to report on the number of these requests.

Consistent Uses: Information in this bank is used by domestic and foreign accredited law enforcement of federal, provincial / state and municipal governments, and Chief Provincial Territorial Firearms Officers, in the administration or enforcement of the law and in the detection, prevention or suppression of crime in general. This information may be matched with information from other personal information banks and / or program records. All linkages for the purpose of administration or enforcement of the law and in the detection, prevention or suppression of crime are in compliance with the provisions of the Privacy Act

Retention and Disposal Standards: Library and Archives Canada has not issued a records disposition authority (RDA) for the destruction of information in this bank at this time.

RDA Number: Under development

Related Record Number: RCMP ADM 1518

TBS Registration: 005476

Bank Number: RCMP PPU 200

RCMP Police Car Accidents/Claims By or Against the RCMP

Description: This bank contains investigational and occurrence reports, statements, claims for damages, legal decisions and related documentation. In addition to the requirements indicated on the Personal Information Request Form, individuals must provide sufficient detail of their contact with the RCMP including the date, nature and geographic location of the occurrence. Individuals wishing to access only specific information should identify the material desired, to expedite the processing of their requests.

Class of Individuals: This bank contains personal information on individuals who have been involved in RCMP transport accidents, assessment and/or demands respecting damage or loss in relation to property, and other similar claims by or against the RCMP.

Purpose: This information is used to determine liability for motor vehicle accidents and to process damage settlements.

Consistent Uses: Information in this bank is also used for the internal administration of the RCMP, research, planning, evaluation and audit, statistics and may also be matched with the following information banks: CMP PPE 070 (Applicants and Cadets Records); CMP PPE 801 (RCMP Member Performance Review and Appraisal Records); CMP PPE 802 (RCMP Member Service Records); CMP PPE 803 (RCMP Member Promotion Board Proceedings Records); CMP PPE 805 (RCMP Member Discipline); CMP PPU 085 (Complaints Against the RCMP or a Member, Enquiries and General Assistance); CMP PPE 806 (RCMP Member's Pay and Allowance records); CMP PPE 815 (RCMP Member Conflict of Interest and Post Employment Code Records), CMP PPE 818 (Employment Equity Program) and CMP PPE 804 (RCMP Member Grievance Records). This information may be matched with information from other personal information banks and/or program records. All linkages for the purpose of administration or enforcement of the law and in the detection, prevention or suppression of crime are in compliance with the provisions of the Privacy Act.

Retention and Disposal Standards Information in this bank is retained by the RCMP for a minimum of two years. If the file has been designated as having enduring value it will be transferred to the control of Library and Archives Canada, otherwise it will be retained by the RCMP until it no longer has business value. At that point, it will be destroyed.

RDA Number: 89/013, 95/009, 96/023, 96/024 & 2006/006

Related Record Number: RCMP ADM 105, RCMP ADM 188, RCMP ADM 372

TBS Registration: 001009

Bank Number: RCMP PPU 075

Restricted Weapons Registration System (RWRS)

Description: This data bank contains legacy records relating to registration certificates maintained pursuant to section 114 the former Act. It was transferred to the CFP for record-keeping purposes under the Firearms Act. It contains legacy applications to register restricted and prohibited firearms, registration certificates, and other firearms that are recorded to police agencies, government departments, museums, firearm businesses and others, inter provincial authorizations to carry or transport restricted weapons as was required under former Part III of the Criminal Code of Canada (prior to 1998-12-01). The data bank also contains documentation on prohibition orders, refusals and revocation of registration certificates and inters provincial authorizations to carry. Under the Firearms Act, the Registrar of Firearms has the authority to maintain a registry of every Firearms Registration Certificate. In addition to the requirements on the Personal Information Request Form, individuals must provide their full name, date of birth and address. Information in relation to registration certificates, refusals or revocations of registration certificates, and inter provincial authorizations to carry restricted weapons(s) is located at RCMP Headquarters in Ottawa, Ontario. Individuals wishing to access only specific information should identify the material desired, to expedite the processing of their requests. Information in this bank may be maintained in hard copy, on microfilm, and in automated form.

Class of Individuals: Individuals who have applied to register restricted or prohibited firearms in Canada and have been issued a registration certificate; applied to the CFO for an authorization to carry/transport a restricted/prohibited firearm in Canada; been refused or have had a permit or certificate revoked or have been prohibited from possessing firearms.

Purpose: The administration and enforcement of firearms control legislation in Canada.

Consistent Uses: Information in this bank is used by the CFP to confirm that those lawfully in possession of firearms pursuant to the former Act have registered their firearms under the Firearms Act and by domestic and foreign accredited law enforcement of federal, provincial / state and municipal governments, and Chief Firearms Officers, in the administration or enforcement of the law and in the detection, prevention or suppression of crime in general. This information may be matched with information from other personal information banks and / or program records. All linkages for the purpose of administration or enforcement of the law and in the detection, prevention or suppression of crime are in compliance with the provisions of the Privacy Act.

Retention and Disposal Standards: Library and Archives Canada has not issued a records disposition authority (RDA) for the destruction of information in this bank at this time

RDA Number: Under development

Related Record Number: RCMP ADM 1690

TBS Registration: 005477

Bank Number: RCMP PPU 101

Early Warning Integrated Risk Management Program (EWIRMP)

Description: This bank describes information, by way of a chronological overview, about individuals involved in Public Complaints, Code of Conducts and Police Motor Vehicle Collisions. The Early Warning: Integrated Risk Management program has been developed to provide a tool to identify and pro-actively address issues which may be impacting a member's conduct/performance at work in the RCMP. Information in this bank is maintained in the Internal Affairs Professional Standards Software (IAPro) an automated human resources management system, used by the Professional Standards Unit. The personal information captured includes the individual's full name, position, title, location of unit, date of occurrence, summary of occurrence, disciplinary actions, public complaints and findings, employee identification number, employee personal information. File attachments may include: Images, videos, audio linking for analysis.

Class of Individuals:All Regular and Civilian members of the RCMP in "K" Division and "E" Division.

Purpose: The personal information is used to administer the early warning: integrated risk management program or activity. Personal information is collected pursuant to sub-paragraph 21(1)(b) of the RCMP Act and its Regulations. The information may be used or disclosed for the following purposes: to enable appropriate intervention strategies to be implemented by Senior Management in an effort to prevent further incidents that could impact the welfare of the member and to prevent further risk to the Force; and provide statistical output to the provincial authority in the province as per PART VII, Public Complaints in the Royal Canadian Mounted Police Act and Regulations.

Consistent Uses: This information is also used to produce management reports as well as research, planning, evaluation and audit, statistical analysis and mandatory legislative reporting. This information can also be matched with the following information banks: Human Resources Management Information System (RCMP PPU 013); RCMP Member Discipline Records (RCMP PPE 805); Public Complaints Against the RCMP (RCMP PPU 085); Operational Case Records (RCMP PPU 005); RCMP Police Car Accidents/Claims By or Against the RCMP (RCMP PPU 075); Civil Proceedings and Legal Services JUS PPU 010).

Retention and Disposal Standards:Destroyed 2 years after close of file.

RDA Number: Under development

Related Record Number: RCMP ADM 415, RCMP ADM 380, RCMP ADM 390, RCMP ADM 448, RCMP ADM 372, RCMP ADM 105

TBS Registration: 20140096

Bank Number: RCMP RCMP PPE 812

Date modified:

1969-12-31