RCMP Bullying, Intimidation and Harassment Class Action - Notice of Certification

The nature of this class action

This class action seeks damages and other relief as a result of the alleged failure by the RCMP to take reasonable measures in the operation or management of the Force to provide the Class (as defined below) with a work environment free from bullying, intimidation and harassment. The plaintiffs claim that the defendant, His Majesty the King, is vicariously liable.

The scope of this claim includes the RCMP's alleged failure to provide a workplace free from sexual harassment of individuals of any gender, as well as general harassment, and harassment based on any grounds (including racial, ethnic, and religious) except for gender-based harassment and discrimination matters covered under Merlo Davidson, Federal Court Action No. T-1685-16 and Ross, Federal Court Action No. T-370-17. It also excludes claims covered under Gaétan Delisle et al c Sa Majesté Le Roi, Québec Superior Court No. 500-06-000820-163.

Certification

By Order dated September 20, 2022, the Federal Court certified this action as a class action and appointed Geoffrey Greenwood of Red Deer, Alberta and Todd Gray of Airdrie, Alberta as the representative plaintiffs. The Court also appointed Kim Spencer McPhee Barristers P.C. as Class Counsel.

The allegations made by the plaintiffs have not been proven in Court. The Court has made no determination of the merits of the plaintiffs' claims. The defendant denies the allegations made by the representative plaintiffs, which remain to be determined at a future trial. This notice is being provided because you may be a member of the Class whose rights may be affected by the lawsuit.

The Class

The class action was certified on behalf of the following individuals:

1. All current or former RCMP Members (ie. Regular, Civilian, and Special Constable Members) and Reservists who worked for the RCMP between January 1, 1995 and the date a collective agreement becomes or became applicable to a bargaining unit to which they belong.

Participation and exclusion from the Class

If you are a Class Member as defined above, you will automatically be included in this class action and are not required to take any further steps at this stage.

If you have an ongoing lawsuit with respect to bullying, intimidation or harassment in the RCMP, and you wish to participate in this class action, you must discontinue your lawsuit before 5:00 p.m. EST on November 23, 2022. If you do not, you will be deemed by s. 334.21(2) of the Federal Court Rules, SOR/98-106 to have opted out of this class action. Please contact your lawyer to discuss your options.

If you wish to exclude yourself from the class action ("opt out") you must deliver a written notice specifying your desire to opt out of the class action (Opt-Out Form) to the Notice Administrator by mail or by email to:

Trilogy Class Action Services
117 Queen Street, P.O. Box 1000
Niagara-on-the-Lake, ON L0S 1J0
https://www.greenwoodrcmpclassaction.ca
optout@trilogyclassactions.ca
toll-free telephone (1-877-406-5302)

Notice of your decision to opt out must be received by the Notice Administrator above by no later than 5:00 p.m. E.S.T. on November 23, 2022. No person may opt out a mentally incapable person without permission of the Court, after notice to the Public Guardian and Trustee, as applicable to Class Members resident in Ontario, and to comparable or equivalent entities in the other provinces and territories, as applicable to Class Members resident in other provinces and territories.

Financial consequences

There is no cost to be a Class Member with respect to the common issues. If the common issues are determined in favour of the Class, individual Class Member participation may be required in order to establish individual claims. If this is necessary, each member of the Class may have to bear costs of such individual proceedings. Class Members will have the opportunity at that time to decide whether to make an individual claim.

Counsel has entered into an agreement with the representative plaintiffs with respect to legal fees and disbursements. This agreement provides that counsel will not receive payment for their work unless and until the class action is successful or monies are recovered from the defendants. The agreement presently provides that Class Counsel will seek up to one third of any damages that may be awarded. This agreement must be approved by the Court and the percentage awarded could be adjusted at that time.

Contact

For more information, please contact class counsel:

Kim Spencer McPhee Barristers P.C.
1200 Bay Street, Suite 1203
Toronto, ON M5R 2A5
Phone: (416) 596-1414
Email: greenwoodrcmpclassaction@complexlaw.ca
Website: https://complexlaw.ca/#FL-RCMP_General_Harrassment

Information can also be obtained from the website: www.greenwoodrcmpclassaction.ca

Any questions about the matters in this Notice should not be directed to the Court, because its administrative structure is not designed to address this type of inquiry.

Recours collectif contre l'intimidation et le harcèlement de la GRC - Avis d'autorisation

La nature de ce recours collectif

Ce recours collectif vise à obtenir des dommages-intérêts et d'autres réparations à la suite de l'omission présumée de la GRC de prendre des mesures raisonnables dans le fonctionnement ou la gestion de la Gendarmerie pour fournir au Groupe (tel que défini ci-dessous) un environnement de travail exempt d'intimidation et de harcèlement. Les demandeurs prétendent que la défenderesse, Sa Majesté le Roi, est responsable du fait d'autrui.

La portée de cette réclamation comprend le manquement allégué de la GRC à fournir un lieu de travail exempt de harcèlement sexuel de personnes de tout genre, ainsi que le harcèlement en général et le harcèlement fondé sur tout motif (y compris racial, ethnique et religieux), à l'exception des plaintes de harcèlement et de discrimination fondés sur le qui sont couvertes par Merlo Davidson, action en Cour fédérale n° T-1685-16 et Ross, action en Cour fédérale n° T- 370-17. Cette réclamation exclut également les réclamations couvertes par Gaétan Delisle et al c Sa Majesté Le Roi, Cour supérieure du Québec no 500-06-000820-163.

Autorisation

Par ordonnance datée du 20 septembre 2022, la Cour fédérale a autorisé cette action comme recours collectif et a nommé Geoffrey Greenwood de Red Deer, Alberta et Todd Gray d'Airdrie, Alberta comme représentants demandeurs. La Cour a également nommé Kim Spencer McPhee Barristers P.C. comme avocats du Groupe.

Les allégations des demandeurs n'ont pas été prouvées en Cour. La Cour ne s'est pas prononcée sur le bien-fondé des réclamations des demandeurs. Le défendeur nie les allégations des représentants demandeurs, qui restent à être déterminées lors d'un procès futur. Cet avis est fourni parce que vous êtes peut-être un membre du Groupe dont les droits peuvent être affectés par la poursuite.

Le groupe

Le recours collectif a été autorisé au nom des personnes suivantes :

1. Tous les membres actuels ou anciens de la GRC (c'est-à-dire les membres policiers, civils et les gendarmes spéciaux) et les réservistes qui ont travaillé pour la GRC entre le 1er janvier 1995 et la date à laquelle une convention collective devient ou est devenue applicable à une unité de négociation à laquelle ils appartiennent.

Participation et exclusion du groupe

Si vous êtes un membre du Groupe tel que défini ci-dessus, vous serez automatiquement inclus dans ce recours collectif et vous n'êtes pas tenu de prendre d'autres mesures à cette étape.

Si vous avez une poursuite en cours concernant l'intimidation ou le harcèlement à la GRC et que vous souhaitez participer à ce recours collectif, vous devez mettre fin à votre poursuite avant 17h00 (HNE) le 23 novembre 2022. Sinon, vous serez réputé par l'art. 334.21(2) des Règles de la Cour fédérale, DORS/98-106 vous être retiré de ce recours collectif. Veuillez contacter vos avocats pour discuter de vos options.

Si vous souhaitez vous exclure de ce recours collectif, vous devez envoyer un avis écrit spécifiant votre désir de vous retirer du recours collectif au fournisseur de services de notification en soumettant un formulaire d'exclusion par la poste ou par courriel à :

Trilogy Class Action Services
117 rue Queen,
Case postale 1000
Niagara-on-the-Lake, ON
L0S 1J0
https://www.greenwoodrcmpclassaction.ca
optout@trilogyclassactions.ca
téléphone sans frais (1-877-406-5302)

L'avis de votre décision de vous exclure doit être reçu par fournisseur de services de notification ci-dessus au plus tard à 17h00 (HNE) le 23 novembre 2022. Nul ne peut exclure une personne mentalement incapable sans l'autorisation de la Cour, suite à un avis au tuteur et curateur public, tel qu'applicable aux membres du Groupe résidant en Ontario, et aux entités comparables ou équivalentes dans les autres provinces et territoires, tel qu'applicable aux membres du Groupe résidant dans les autres provinces et territoires

Conséquences financières

Il n'y a aucun coût associé à être membre du Groupe en ce qui concerne les questions communes. Si les questions communes sont tranchées en faveur du Groupe, la participation individuelle des membres du Groupe peut être requise afin d'établir des réclamations individuelles. Si cela s'avère nécessaire, chaque membre du Groupe peut avoir à supporter les frais de cette procédure individuelle. Les membres du Groupe auront alors la possibilité de décider s'ils souhaitent faire une réclamation individuelle.

Les avocats du Groupe a conclu une entente avec les représentants demandeurs concernant les frais juridiques et les débours. Cet accord prévoit que les avocats ne recevront pas de paiement pour leur travail tant que et seulement si le recours collectif réussit ou que des fonds soient récupérés auprès des défendeurs. L'entente prévoit présentement que les avocats du Groupe demanderont un tiers au maximum de tous dommages-intérêts accordés. Cet accord doit être approuvé par la Cour et le pourcentage accordé pourrait être ajusté à ce moment.

Contact

Pour plus d'informations, veuillez contacter l'avocat du group:

Kim Spencer McPhee Barristers P.C.
1200 rue Bay, suite 1203
Toronto, (Ontario) M5R 2A5
Téléphone: (416) 596-1414
Courriel: greenwoodrcmpclassaction@complexlaw.ca
Site Web: https://complexlaw.ca/#FL-RCMP_General_Harrassment

De l'information peut également être obtenue sur le site Web: www.greenwoodrcmpclassaction.ca

Toute question concernant les sujets abordés dans le présent avis ne doit pas être adressée à la Cour, car sa structure administrative n'est pas conçue pour répondre à ce type d'enquête.

Vérification de la procédure de départ – Phase II (équipement)

Rapport final - Juillet 2022

Table des matières

• Sigles et acronymes
• Sommaire
• Réponse de la direction
  • Renseignements généraux
    • Contexte de la vérification
    • Aperçu de la procédure de départ
  • Objectif, portée et méthode
    • Objectif
    • Portée
    • Méthode
    • Énoncé de conformité
  • Observations
    • Gouvernance
    • Contrôles internes
    • Suivi et surveillance
  • Recommandations
• Annexe A – Objectif et critères de la vérification
• Annexe B –Plan d'action de la gestion
• Notes

Sigles et acronymes

ALD

Absence de longue durée

AQSS

Assurance de la qualité au sein du service

DG

Direction générale

DPF

Dirigeante principale des Finances

DPRH

Dirigeante principale des Ressources humaines

GGC

Gestion générale et Contrôle

GRC

Gendarmerie royale du Canada

MFN

Méthodes de fonctionnement normalisées

M.r

Membre régulier

PNA

Programme national de l'armurerie

RH

Ressources humaines

SIGRH

Système d'information sur la gestion des ressources humaines

SNR

Services nationaux de rémunération

SPCA

Services de police contractuels et autochtones

TEAM

Système de gestion des dépenses globales et des actifs

Sommaire

Contexte

En 2017, Vérification interne, Évaluation et Examen de la Gendarmerie royale du Canada (GRC) a mené la Vérification de la procédure de départ d'un employé – Phase I (biens autres que l'équipement). Cette phase de la vérification a porté sur le retrait des droits d'accès aux installations et aux systèmes et la récupération de biens financiers lorsqu'un employé quitte l'organisation. Elle a permis de relever des façons d'améliorer le cadre de gouvernance et les contrôles régissant la procédure de départ. Plus précisément, l'équipe de vérification a recommandé l'établissement d'une politique centralisée, la définition des rôles, des responsabilités et des obligations redditionnelles, ainsi que la mise en place d'un processus de notification afin d'aviser sans délai tous les secteurs d'activité appelés à intervenir au moment du départ d'un employé.

La Vérification de la procédure de départ d'un employé – Phase II (équipement) a porté, quant à elle, sur la récupération de l'équipement de police au départ d'un agent de la paix^{Footnote 1}. Au sein de la GRC, cet équipement est attribué aux agents de la paix en vue de l'exercice de leurs fonctions et comme signe de leur pouvoir de faire respecter les lois et de donner des directives au public.

Pourquoi c'est important

Il est important d'avoir un cadre efficace qui permet de récupérer et de répertorier l'équipement de police sans tarder lorsqu'un agent de la paix quitte l'organisation afin de pouvoir démontrer la saine gestion des actifs et du matériel. Il est important d'assurer le suivi et la surveillance de l'équipement de police afin de respecter les politiques en vigueur et les nouvelles exigences législatives. La confiance du public risque d'être minée, et sa sécurité, compromise, si une personne utilise intentionnellement des articles faisant partie de l'équipement et de l'uniforme de la police à des fins criminelles ou si elle modifie intentionnellement des pièces d'équipement et des vêtements dans le but de se faire passer pour un policier.

Objectif et portée de la vérification

La vérification avait pour objectif de déterminer s'il existe à la GRC un cadre efficace qui permet de récupérer et de répertorier l'équipement de police sans tarder lorsqu'un agent de la paix quitte l'organisation. Elle a porté sur le cadre de départ applicable aux agents de la paix qui reçoivent de l'équipement de police (membres réguliers (m.r.), réservistes et auxiliaires), en se limitant aux démissions, aux départs à la retraite, aux renvois et aux absences de longue durée (ALD) survenus du 1er avril 2018 au 31 mars 2020. L'équipement de distribution individuelle visé par la vérification comprend les articles suivants : les armes à feu et les articles connexes, le gilet pare-balles souple, l'aérosol capsique, le bâton, les menottes, l'insigne, les calepins, l'équipement pour fonctions spécialisées et les articles de l'uniforme.

Constatations

La direction doit se pencher sur les aspects suivants du cadre de départ concernant la récupération de l'équipement de police. Les observations et les recommandations détaillées sont fournies dans le rapport qui suit le présent sommaire.

Observation 1: La récupération de l'équipement de police en cas de départ ou d'ALD d'un employé s'appuie sur un cadre de gouvernance établi. Il y aurait moyen de renforcer les rôles, les responsabilités et les obligations redditionnelles ainsi que les principaux documents de gouvernance (p. ex., manuels de politiques, formulaires, méthodes de fonctionnement normalisées (MFN) et lignes directrices).

Observation 2: Plusieurs contrôles sont en place, mais la majorité des dossiers compris dans l'échantillon ne contenaient pas tous les formulaires de départ exigés par les politiques, ce qui signifie que les contrôles ne sont pas appliqués de façon systématique à l'échelle de l'organisation. Cela limite la capacité de déterminer si tous les articles faisant partie de l'équipement et de l'uniforme ont été récupérés auprès des agents de la paix au moment de leur départ. Il y aurait moyen de clarifier les rôles et les responsabilités liés à la procédure de départ en donnant de la formation et en établissant des consignes.

Observation 3: Certains mécanismes de suivi et de surveillance sont en place pour les armes à feu, car leur numéro de série est consigné dans le Système de gestion des dépenses globales et des actifs (TEAM) à ces fins. Toutefois, si l'information pertinente n'est pas actualisée dans TEAM, le système risque d'indiquer que des armes à feu sont attribuées à des membres réguliers alors que ceux-ci ont quitté l'organisation ou sont en ALD. Pour ce qui est des types d'équipement autres que les armes à feu, il n'existe aucun mécanisme officiel permettant le suivi et la surveillance des articles sans numéro de série.

Opinion générale de l'équipe de vérification

Diverses politiques et procédures régissent la récupération de l'équipement de police auprès des agents de la paix qui quittent l'organisation ou qui se retrouvent en ALD. La GRC a apporté des améliorations au cadre de gouvernance et aux contrôles visant la procédure de départ afin de donner suite aux constatations faites lors de la Phase I de la vérification. Ces améliorations comprennent la modification du processus de notification des départs dans le Système d'information sur la gestion des ressources humaines et l'élaboration d'une page nationale dans Infoweb.

Bien que la majorité de l'équipement de police soit récupéré ou réformé lorsque les agents de la paix quittent l'organisation, il y aurait moyen d'améliorer le cadre de départ décentralisé afin de garantir que l'équipement de police est récupéré et répertorié. La GRC devrait continuer à renforcer le cadre de gouvernance afin de s'assurer que les politiques et les modalités relatives à la récupération de l'équipement de police sont claires, intégrées, communiquées et comprises. Les contrôles internes devraient être améliorés afin que l'équipement de police soit récupéré correctement et rapidement. Il faudrait aussi améliorer le suivi de l'équipement de police pour accroître la responsabilisation et soutenir la prise de décisions dans le cadre des procédures relatives aux départs et aux ALD.

Prochaines étapes

La réponse et le plan d'action de la direction à l'égard du présent rapport témoignent de la détermination des cadres supérieurs à donner suite aux conclusions et recommandations découlant de la vérification. La Vérification interne de la GRC surveillera la mise en œuvre du plan d'action et réalisera un examen complémentaire au besoin.

Réponse de la direction

La dirigeante principale des Finances (DPF), la dirigeante principale des Ressources humaines (DPRH) et le sous-commissaire aux Services de police contractuels et autochtones (SPCA) acceptent les constatations et les recommandations issues de la Vérification de la procédure de départ d'un employé – Phase II (équipement), qui a permis de relever des façons de renforcer le cadre de gouvernance ainsi que les rôles et les responsabilités de surveillance liés à la récupération de l'équipement de police en cas de départ ou d'ALD d'un employé.

Gestion générale et Contrôle (GGC), les Ressources humaines et les SPCA collaboreront avec les divisions et les parties prenantes au sein de l'organisation afin de donner suite aux possibilités mentionnées dans le présent rapport.

Un plan d'action détaillé à l'égard des recommandations formulées dans le rapport sera soumis au Comité ministériel de vérification avant sa prochaine réunion.

Jen O'Donoughue
DPF

Gail Johnson
DPRH

Brian Brennan
sous-commissaire aux SPCA

Renseignements généraux

Contexte de la vérification

En 2017, Vérification interne, Évaluation et Examen de la Gendarmerie royale du Canada (GRC) a mené la Vérification de la procédure de départ d'un employé – Phase I (biens autres que l'équipement). Cette phase de la vérification a porté sur le retrait des droits d'accès aux installations et aux systèmes et la récupération de biens financiers lorsqu'un employé quitte l'organisation. Elle a permis de relever des façons d'améliorer le cadre de gouvernance et les contrôles régissant la procédure de départ, notamment par l'établissement d'une politique centralisée, la définition des rôles, des responsabilités et des obligations redditionnelles, ainsi que la mise en place d'un processus de notification afin d'aviser sans délai tous les secteurs d'activité appelés à intervenir au moment du départ d'un employé.

En 2018, on a mis sur pied un groupe de travail formé d'experts en la matière des Ressources humaines (RH), des Services de police spécialisés (SPS) et de Gestion générale et Contrôle, qui devait formuler une recommandation à l'État-major supérieur sur la suite à donner aux constatations issues de la Phase I de la vérification. Les Services nationaux de rémunération (SNR), qui font partie des RH, se sont chargés de constituer le groupe de travail et d'assurer une coordination avec les autres secteurs d'activité pour améliorer la procédure administrative applicable aux départs d'employés.

Comme le montre la figure 1 ci-dessous, 2 004 agents de la paix ont quitté la GRC entre le 1er avril 2018 et le 31 mars 2020, et 1 468 m.r. étaient en ALD au 31 mars 2020.

Nombre de départs et d'ALD selon la catégorie d'agent de la paix - version texte

Une figure contenant un graphique à barres horizontales qui montre le nombre de départs et de ALD par catégorie d'agent de la paix.

Les barres sarcelle représentent le nombre de ALD et les barres bleues représentent le nombre de départs.

La première rangée indique qu'il y a eu 1 468 ALD et 1 540 départs de membres réguliers.

La deuxième rangée indique qu'il y a eu 0 ALD et 120 départs de réservistes.

La troisième rangée indique qu'il y a eu 0 ALD et 344 départs d'auxiliaires.

La dernière rangée représente la somme des trois premières rangées, indiquant un total de 1 468 ALD et 2 004 départs de tous les catégories d'agents de la paix.

Outre la Phase I de la vérification, le Plan de vérification et d'évaluation axé sur les risques approuvé par la commissaire pour 2019-2024 prévoyait la Vérification de la procédure de départ d'un employé – Phase II (équipement), qui devait porter sur la récupération de l'équipement de police au départ d'un agent de la paix.

Aperçu de la procédure de départ

Les politiques figurant dans le Manuel des opérations, le Manuel d'administration et divers manuels auxiliaires, dont le Manuel des uniformes et tenues et le Manuel des armes à feu, établissent les obligations redditionnelles et les responsabilités en ce qui a trait à la distribution, au contrôle et à la récupération de certains biens précis, dont les effets, le matériel d'intervention et les autres articles faisant partie de l'équipement de police. Les rôles et les responsabilités varient selon la politique applicable et le type de bien. Étant donné la structure décentralisée de la GRC, les obligations redditionnelles à l'égard de la récupération de l'équipement de police incombent en grande partie au superviseur, au gestionnaire ou au chef de service ou de détachement de l'agent de la paix concerné.

• La dirigeante principale des Finances (DPF) doit s'assurer, au départ d'un employé, que celui-ci restitue tout bien public à l'organisation avant de la quitter^{Footnote 2} . Le Programme national de l'armurerie (PNA), qui relève de GGC, assure la gestion du cycle de vie des armes à feu ainsi que la récupération de celles-ci et des articles connexes (chargeurs, etc.) en cas de départ ou d'ALD d'un agent de la paix.
• La dirigeante principale des Ressources humaines (DPRH) doit s'assurer que les renvois de membres réguliers et de réservistes sont effectués, que les ALD sont traitées, que les systèmes de RH et de paye sont actualisés et que les dossiers du personnel sont à jour une fois la procédure de départ amorcée. La DPRH ne joue pas un rôle actif dans la récupération de l'équipement de police en cas de départ ou d'ALD d'un agent de la paix.
• Le sous-commissaire aux Services de police contractuels et autochtones (SPCA) est chargé de l'élaboration des politiques et programmes opérationnels, de la réalisation d'études et de la sélection des outils (tels que le matériel d'intervention) utilisés au soutien des services de police contractuels. Les SPCA ne jouent pas un rôle actif dans la récupération de l'équipement de police en cas de départ ou d'ALD d'un agent de la paix.
• Les commandants divisionnaires veillent à remplir le formulaire 1733 (Demande de licenciement) et à le transmettre aux Opérations de la paye des Services nationaux de rémunération.
• Les magasins divisionnaires, qui relèvent de GGC, sont considérés comme des points de restitution^{Footnote 3} . Ils ont la responsabilité de récupérer et de réattribuer certains articles de l'équipement de police qui ne sont pas conservés au sein du service, ainsi que de procéder à la réforme de l'équipement de police restitué, lorsqu'on leur demande de le faire.
• Les coordonnateurs divisionnaires des programmes de la réserve et des auxiliaires s'occupent de gérer ces programmes dans les divisions. Ils gèrent les départs des réservistes et des auxiliaires ainsi que la récupération de leur équipement de police, en collaboration avec les chefs de détachement.
• Les chefs de détachement et les gestionnaires ou les superviseurs de service ont la responsabilité de récupérer tous les biens en la possession des agents de la paix qui relèvent d'eux, lorsque ces derniers quittent l'organisation.

Objectif, portée et méthode

Objectif

La vérification avait pour objectif de déterminer s'il existe à la GRC un cadre efficace qui permet de récupérer et de répertorier l'équipement de police sans tarder lorsqu'un agent de la paix quitte l'organisation.

Portée

La vérification a porté sur le cadre de départ applicable aux agents de la paix qui reçoivent de l'équipement de police (membres réguliers, réservistes et auxiliaires), en se limitant aux démissions, aux départs à la retraite, aux renvois et aux ALD survenus du 1er avril 2018 au 31 mars 2020.

L'équipement de distribution individuelle visé par la vérification comprend les articles suivants : les armes à feu et les articles connexes, le gilet pare-balles souple, l'aérosol capsique, le bâton, les menottes, l'insigne, les calepins, l'équipement pour fonctions spécialisées et les articles de l'uniforme.

Les cadets étaient exclus de la vérification en raison des contrôles visant la distribution et la récupération de l'équipement de police qui sont en place à la Division Dépôt. Les gendarmes spéciaux en étaient exclus aussi, puisque seulement 20 membres de cette catégorie ont quitté l'organisation au cours de la période visée.

Méthode

La vérification s'est déroulée de janvier 2020 à juillet 2021. L'équipe de vérification a eu recours à diverses techniques, notamment la tenue d'entrevues, l'examen de documents et l'analyse de données. Aucune visite sur place n'a été effectuée dans des installations ou des lieux de travail de la GRC en raison de la pandémie de COVID-19.

Plus précisément, l'équipe a :

• mené des entrevues avec des employés clés des divisions et secteurs d'activité suivants et leur a fait remplir des questionnaires pour évaluer les politiques, les procédures et les contrôles qui servent à encadrer la récupération d'équipement de police en cas de départ ou d'ALD d'un agent de la paix :
  • RH – SNR
  • GGC – PNA et Programme Uniformes et équipement
  • SPCA – Politiques opérationnelles et Conformité
  • dirigeants des RH/officiers de l'Administration et du Personnel dans les divisions E, F, H, J, K, nationale et Dépôt (T)
  • chefs de service ou de détachement et personnel de la Direction générale (DG) ainsi que des divisions E, J, K et nationale
  • personnel des magasins divisionnaires et coordonnateurs des programmes de la réserve et des auxiliaires dans les divisions E, J, K et nationale
• examiné les politiques et les procédures relatives à la récupération de l'équipement de police afin d'évaluer la gouvernance, les rôles et les responsabilités, ainsi que les mécanismes de suivi et de contrôle
• constitué au hasard un échantillon comprenant 70 dossiers d'agents de la paix qui avaient quitté l'organisation entre le 1er avril 2018 et le 31 mars 2020 et 30 dossiers de membres réguliers qui se trouvaient en ALD au 31 mars 2020 afin d'évaluer la conformité et la rapidité des démarches de récupération de l'équipement et des uniformes de police (voir le tableau 1 ci-dessous), et examiné des dossiers de service provenant de la DG ainsi que des divisions E, J, K et nationale

• analysé des données du Système de gestion des dépenses globales et des actifs (TEAM) et du Système d'information sur la gestion des ressources humaines (SIGRH) pour déterminer si ceux-ci indiquent que des armes à feu sont toujours attribuées à des membres réguliers qui ont en fait quitté l'organisation. L'équipe a choisi un échantillon supplémentaire de 25 dossiers de service associés à ces armes à feu afin d'en évaluer la conformité et de vérifier si les armes avaient été récupérées avant le départ des agents de la paix concernés.

Les critères de vérification sont expliqués en détail à l'Annexe A.

Énoncé de conformité

La mission de vérification est conforme aux normes applicables du Cadre international de référence des pratiques professionnelles de l'Institut des auditeurs internes et de la Directive sur la vérification interne du Conseil du Trésor, comme en font foi les résultats du programme d'assurance et d'amélioration de la qualité.

Observations

Gouvernance

Politiques et procédures nationales

Plusieurs manuels nationaux énoncent les politiques qui régissent la récupération de l'équipement de police des agents de la paix qui quittent la GRC ou qui se retrouvent en ALD (voir la figure 2). Ces manuels et les formulaires pertinents décrivent les rôles et les responsabilités des intervenants qui participent à la procédure applicable aux départs et aux ALD. Ils précisent également quels articles de l'équipement de police doivent être récupérés ou réformés avant un départ ou une ALD.

Caractère décentralisé des fonctions de récupération de l'équipement : Selon ces manuels et formulaires, la responsabilité d'assurer la récupération en bonne et due forme de l'équipement de police lorsqu'un agent de la paix quitte l'organisation ou se retrouve en ALD incombe principalement au chef de service ou de détachement. Les armureries, les magasins divisionnaires et certains coordonnateurs divisionnaires des distinctions honorifiques jouent aussi un rôle dans la réception et le traitement de certains articles de l'équipement de police, tels que les armes à feu et les insignes, tandis que les détachements et les services se chargent de la réforme d'autres articles, tels que l'aérosol capsique et le bâton.

Manuels nationaux et formulaires de la GRC - version texte

Une figure contenant des listes des manuels nationaux et formulaires pertinents à la récupération de l'équipement de police des agents de la paix qui quittent la GRC ou qui se retrouvent en ALD.

La figure contient deux cases rectangulaires colorées.

Le rectangle bleu à la gauche contient une liste de manuels : Manuel d'administration, Manuel des armes à feu, Manuel des opérations et Manuel des uniformes et tenues.

Le rectangle sarcelle à la droite contient une liste de formulaires : 1733 -Demande de licenciement, 2455 -Demande de revêtement de l'insigne nominatif, S-54A -Réforme des effets et équipements au renvoi, 3952 -Distribution, réception ou échange d'armes à feu et d'accessoires et 4048 -Distribution et réception des armes à feu et des articles prohibés de la GRC.

Absence de MFN : La vérification a permis de constater que les manuels nationaux et les formulaires indiquent quels articles de l'équipement de police doivent être récupérés ou réformés avant le départ d'un agent de la paix. Cependant, il n'existe aucune MFN qui précise comment procéder pour récupérer des articles, à quel moment ils doivent être réformés et quelle méthode doit être employée à cette fin. Certaines divisions ont donc établi leurs propres MFN ou formulaires pour encadrer la restitution et la réforme de l'équipement de police. L'équipe de vérification a noté que les magasins divisionnaires n'offrent pas tous les mêmes services en ce qui concerne la récupération et la réforme de l'équipement de police. Par exemple, certains s'occupent des demandes de revêtement d'insigne, tandis que dans d'autres divisions, cette responsabilité revient au coordonnateur des distinctions honorifiques. De plus, certains magasins sont outillés pour recevoir et réformer le vieil équipement de police, alors que d'autres ne le sont pas.

Connaissance des documents d'orientation nationaux : L'équipe de vérification a constaté que la page Infoweb nationale des RH propose un Guide en préparation au départ à la retraite à l'intention des membres réguliers. Ce guide recommande aux membres réguliers de communiquer avec divers services ou personnes-ressources selon la division dans laquelle ils se trouvent au moment de leur départ de l'organisation. Deux des cinq divisions incluses dans la vérification avaient sur leur page Infoweb un lien menant vers ce guide. La majorité (90 %) des superviseurs interviewés ne le connaissaient pas. La vérification a révélé que certaines divisions et certains services ont produit leurs propres guides ou listes de contrôle pour les départs à la retraite et que ces documents sont conformes au guide des RH. Il n'existe cependant aucun guide national pour les réservistes et les auxiliaires qui quittent la GRC. Le Programme de la réserve de la GRC offre un Manuel du coordonnateur du Programme de la réserve qui fournit des consignes générales sur la restitution de l'uniforme et de l'équipement au moment de la démission. Ce manuel n'est toutefois pas offert en ligne, ce qui en limite l'accessibilité.

Conclusion

Il y aurait moyen d'améliorer le cadre de gouvernance qui s'applique à la récupération de l'équipement de police en cas de départ ou d'ALD. La vérification a révélé que la procédure de départ est décentralisée et que sa gestion varie d'une division à l'autre. Le renforcement des politiques et des procédures aiderait à faire en sorte que le personnel appelé à intervenir dans la procédure de départ comprenne ses rôles, ses responsabilités et ses obligations redditionnelles en ce qui a trait à la récupération de l'équipement de police, et que les modalités pertinentes soient appliquées uniformément dans toutes les divisions.

Pourquoi ces constatations sont importantes :

Un cadre de gouvernance efficace pourrait aider la GRC à mieux gérer la procédure décentralisée qui s'applique aux départs d'agents de la paix et à s'assurer que les uniformes, l'équipement de police et les armes à feu sont récupérés et répertoriés. Cela réduirait aussi le risque de voir des agents de la paix quitter l'organisation avec des articles de l'uniforme et de l'équipement de police qu'ils ne sont pas autorisés à conserver.

L'établissement de MFN et de lignes directrices peut être un moyen de fournir des orientations aux superviseurs et aux points de restitution sur la façon de s'acquitter des rôles et des responsabilités qui leur incombent dans le cadre de la procédure de départ. Le fait que les consignes nationales soient mal connues et que les rôles et les responsabilités soient mal compris peut entraîner un manque d'uniformité dans l'application de la procédure; de plus, certaines tâches importantes risquent de ne pas être attribuées et effectuées.

Recommandation:

La GRC^{Footnote 4} devrait améliorer les politiques et les modalités qui font partie du cadre de gouvernance des départs pour s'assurer qu'elles sont claires, intégrées et comprises des personnes qui participent à la conservation, à la récupération ou à la réforme de l'équipement de police lorsque des agents de la paix quittent l'organisation.

Contrôles internes

Contrôles relatifs à la procédure de départ

Les formulaires de départ versés aux dossiers de service aident l'organisation à démontrer que l'uniforme, l'équipement et les armes à feu d'un agent de la paix qui a quitté l'effectif ou qui s'est retrouvé en ALD ont été récupérés en temps opportun, puis remis au point de restitution pertinent ou réformés. Par exemple, les formulaires S-54A (Réforme des effets et équipements au renvoi) et 3952 (Distribution, réception ou échange d'armes à feu et d'accessoires) sont obtenus aux fins de versement au dossier de service du membre lorsque son équipement est récupéré. Le Manuel d'administration exige par ailleurs qu'on vérifie si les agents de la paix qui quittent l'organisation ont de bons états de service, avant de procéder au revêtement de leur insigne nominatif et de les autoriser à conserver et à porter l'uniforme de cérémonie. Il est important d'effectuer cette vérification pour démontrer que les membres sont en conformité avec le code de déontologie de la GRC.

Processus de notification n'incluant pas les points de restitution : La Phase I de la vérification a fait ressortir des façons d'améliorer le processus de notification afin que tous les secteurs d'activité appelés à jouer un rôle dans la procédure de départ soient avisés sans tarder du départ d'un employé pour pouvoir rapidement faire les démarches nécessaires (en vue de la restitution de biens, par exemple). Bien qu'un processus de notification ait été mis en œuvre, il ne comprend pas tous les points de restitution pertinents, tels que l'Armurerie et les magasins divisionnaires. L'équipe de vérification a constaté que, de façon générale, lorsqu'un agent quitte l'organisation, lui ou son superviseur remet en personne ou expédie son équipement à l'Armurerie, au magasin divisionnaire ou au coordonnateur divisionnaire des distinctions honorifiques. Même si la responsabilité de récupérer l'équipement incombe avant tout au chef de détachement ou de service, le fait d'inclure l'Armurerie et les magasins divisionnaires dans le processus de notification permettrait d'augmenter le nombre d'intervenants qui sont informés des départs d'employés et de l'équipement qui pourrait devoir être récupéré.

Documents manquants : L'équipe de vérification a constaté que 31 % des dossiers de l'échantillon contenaient tous les formulaires de départ requis. Ceux-ci se trouvaient soit dans le dossier de service de l'agent de la paix, soit dans un autre endroit, par exemple dans les locaux du dernier service ou détachement où il avait travaillé ou dans un point de restitution. L'équipe de vérification n'a pas pu déterminer si l'équipement de police avait systématiquement été récupéré, parce que dans plusieurs cas, les formulaires étaient incomplets ou n'avaient pas été versés au dossier de service.

Manque de formation officielle : Il ressort de la vérification qu'aucune formation officielle n'est offerte pour renseigner les agents de la paix, les gestionnaires, les superviseurs et les chefs de service ou de détachement sur les modalités à suivre pour la récupération de l'équipement de police en cas de départ ou d'ALD. Les gestionnaires et les superviseurs que l'équipe a interviewés ont affirmé ne pas être certains des politiques et des formulaires applicables, puisque les formulaires exigés varient selon qu'il s'agit d'un départ ou d'une ALD, selon la catégorie à laquelle appartient l'agent de la paix concerné et selon le type d'équipement de police à récupérer. L'absence de formation officielle contribuait également à la mauvaise compréhension des rôles et des responsabilités.

Le tableau 2 ci-dessous fait état du taux de conformité pour chaque type de formulaire de départ selon la catégorie d'agent de la paix.

Formulaire 1733 – Demande de licenciement : Les membres réguliers doivent remplir le formulaire 1733 (Demande de licenciement) avant la date de leur départ pour tout type de départ permanent de la GRC (retraite, démission ou renvoi). Les réservistes et les auxiliaires doivent fournir au coordonnateur du Programme de la réserve ou du Programme des auxiliaires une lettre signalant leur intention de quitter le programme et la date prévue de leur départ. Comme le montre le tableau 2, l'équipe de vérification a trouvé une demande de licenciement dans 87 % des dossiers de l'échantillon. Toutes les demandes trouvées en dossier étaient entièrement remplies, signées et datées.

Formulaire S-54A – Réforme des effets et équipements au renvoi : Les agents de la paix doivent remplir le formulaire S-54A pour certifier que leur équipement et leur uniforme ont été restitués ou réformés. Le tableau 2 montre que 40 % des dossiers de l'échantillon contenaient le formulaire S-54A (ou un formulaire équivalent). Il ressort de la vérification que dans 81 % des cas, le formulaire était incomplet, n'était pas signé ou n'était pas daté; par conséquent, les dates de récupération de l'équipement et de l'uniforme n'ont pas été consignées. L'équipe de vérification n'a donc pas été en mesure de confirmer si tous les articles de l'équipement et de l'uniforme de police avaient été récupérés par le chef de service ou de détachement, réformés à l'échelon local ou conservés.

Formulaire 2455 – Demande de revêtement de l'insigne nominatif : Les agents de la paix doivent remplir le formulaire 2455 pour demander le revêtement de leur insigne nominatif, à défaut de quoi celui-ci doit être restitué aux fins de destruction. Comme le montre le tableau 2, 11 % des dossiers ne contenaient pas le formulaire de demande de revêtement confirmant que le superviseur avait récupéré l'insigne. De plus, les points de restitution ne pouvaient pas confirmer s'ils avaient reçu l'insigne aux fins de revêtement ou de destruction. Aucun formulaire n'a été élaboré pour les insignes destinés à la destruction, et cette information n'est pas systématiquement consignée dans le dossier de service. Il est donc possible que des insignes n'aient pas fait l'objet d'un revêtement ou n'aient pas été détruits conformément à la politique.

Formulaire 3952 – Réception d'armes à feu / Formulaire 4048 – Réception d'articles prohibés : Les agents de la paix et leurs chefs de service ou de détachement doivent remplir le formulaire 3952 ou le formulaire 4048, ou les deux, au moment de la restitution d'armes à feu et d'autres articles de l'équipement de police. Comme le montre le tableau 2, dans un grand nombre de dossiers, l'équipe de vérification n'a pas été en mesure de trouver le formulaire 3952 (35 %) ou le formulaire 4048 (86 %) faisant état de la récupération des armes à feu et des articles connexes par le chef de service ou de détachement ou par un point de restitution. Toutefois, l'inventaire des armes à feu du système TEAM confirmait que les armes à feu avaient été remises aux armureries après le départ de la totalité des 46 membres réguliers et de 16 des 30 membres réguliers en ALD.

Processus de vérification de la restitution à l'échelon du service : Dans les cas où la restitution d'articles n'était pas indiquée sur un formulaire, où un formulaire manquait au dossier et où un formulaire était incomplet avant son envoi aux fins de versement au dossier de service, l'équipe de vérification n'a pas constaté l'existence d'un processus de vérification ou d'une fonction d'examen critique à l'échelon du service, du détachement ou du magasin divisionnaire. De plus, des employés des RH dans les divisions ont affirmé qu'il appartient aux chefs de service ou de détachement de s'assurer du respect de la procédure de départ et que les RH ne vérifient pas si les formulaires ont été remplis ou si l'équipement a été restitué. Il s'agit là d'un facteur qui a contribué au nombre élevé de dossiers non conformes dont fait état le tableau 2.

Confirmation des bons états de service avant d'autoriser la conservation d'articles de l'équipement de police

Il est important de vérifier les états de service d'un agent afin de déterminer s'il est en conformité avec le code de déontologie de la GRC, ce qui lui permet de conserver son insigne avec revêtement et de porter son uniforme de cérémonie après son départ de l'organisation.

Absence de processus national pour confirmer les bons états de service : La vérification a révélé que le Manuel d'administration ne fournit aucune définition officielle pour aider les commandants divisionnaires (ou leurs représentants) à déterminer si un agent de la paix quitte l'organisation avec de bons états de service. Par conséquent, chaque division a établi ses propres modalités pour la vérification et la documentation des états de service. Par exemple, à la Division E, le Groupe de la responsabilité professionnelle vérifie les états de service, tandis qu'ailleurs, les superviseurs cochent tout simplement la case pertinente du formulaire 1733 (Demande de licenciement).

Manque d'uniformité dans la documentation et la transmission de la confirmation de bons états de service : La vérification a révélé que, dans 47 des 68 dossiers de l'échantillon, la confirmation de bons états de service n'était pas documentée dans le dossier de service. De plus, sur les 21 confirmations de bons états de service qui avaient été consignées, il y en avait 18 pour lesquelles la décision avait été rendue après que l'agent de la paix concerné avait déjà quitté l'organisation. Dans ces cas, la décision avait été rendue en moyenne 146 jours après le départ de la personne.

De plus, la confirmation de bons états de service n'est pas systématiquement transmise au chef de service ou de détachement de l'agent de la paix. Le chef ne sait donc pas nécessairement qu'il doit récupérer l'uniforme dans les cas où le membre n'a pas de bons états de service et n'est pas autorisé à conserver l'uniforme de cérémonie. Il ressort de la vérification que 37 des 46 dossiers de membres réguliers contenaient un formulaire 1733 (Demande de licenciement) sur lequel était documentée la décision relative à l'autorisation de porter l'uniforme de cérémonie après le départ. Dans huit de ces 37 dossiers, le membre n'a pas été autorisé à conserver et à porter l'uniforme de cérémonie. Parmi ces huit membres, un a conservé son uniforme, deux ont restitué le leur, et pour les cinq autres, le dossier ne contenait aucun document indiquant si l'uniforme avait été conservé ou restitué.

Conclusion

L'absence de formation et de consignes officielles contribue à la mauvaise compréhension des rôles et des responsabilités en ce qui concerne la récupération de l'équipement de police en cas de départ ou d'ALD d'un agent. La majorité des dossiers de l'échantillon ne contenaient pas tous les formulaires de départ exigés par les politiques, ce qui a compliqué les efforts pour déterminer si tous les articles de l'équipement et de l'uniforme avaient été récupérés auprès des agents de la paix qui avaient quitté l'organisation. Les modalités qu'il faut suivre pour confirmer les bons états de service d'un agent de la paix avant de l'autoriser à garder certains éléments de l'uniforme et son insigne avec revêtement ne sont pas définies clairement, ce qui augmente le risque que des membres n'ayant pas de bons états de service conservent ces articles après avoir quitté l'organisation. Il y aurait moyen d'améliorer les contrôles applicables à la procédure de départ pour faire en sorte que l'équipement de police des agents de la paix qui quittent l'organisation soit répertorié en temps opportun et documenté dans leur dossier de service.

Pourquoi ces constatations sont importantes :

La prestation d'une formation et de consignes officielles peut aider les agents de la paix et leurs superviseurs à bien s'acquitter de leurs rôles et de leurs responsabilités dans le cadre de la procédure de départ. L'absence de formation et de consignes peut entraîner des inégalités dans la conformité aux politiques et dans la mise en œuvre des contrôles internes.

Les formulaires de départ versés aux dossiers de service constituent une preuve documentaire que l'uniforme, l'équipement et les armes à feu ont été récupérés rapidement et qu'ils ont été remis au point de restitution pertinent ou qu'ils ont été réformés lorsque l'agent a quitté l'organisation ou s'est retrouvé en ALD. Si les contrôles internes ne fonctionnent pas comme ils le devraient, des agents de la paix pourraient quitter l'organisation avec des armes à feu ou des articles de l'uniforme ou de l'équipement de police qu'ils ne sont pas autorisés à conserver, surtout s'ils n'ont pas de bons états de service.

Recommandation

La GRC^{Footnote 8} devrait améliorer les contrôles qui permettent de garantir que l'équipement de police individuellement distribué aux agents de la paix est récupéré et que cela est documenté conformément aux politiques pertinentes de la GRC.

Suivi et surveillance

Suivi

L'équipe de vérification s'attendait à voir que des mécanismes de suivi et de surveillance étaient en place pour garantir la récupération de l'équipement des agents de la paix qui quittent l'organisation ou se retrouvent en ALD. Il est important d'assurer le suivi et la surveillance de l'équipement de police dans un souci de conformité aux politiques actuelles de la GRC et aux nouvelles exigences législatives.

Dans l'ensemble, l'équipe de vérification a constaté que les actuels mécanismes de suivi et de surveillance se concentrent sur la récupération des armes à feu, ce qui aide à atténuer les risques pour la sécurité des employés et du public. L'équipe a également constaté qu'il serait possible de mettre en œuvre de tels mécanismes pour d'autres articles de l'équipement et de l'uniforme de police (articles sans numéro de série), puisque les politiques, directives et procédures en vigueur ne donnent pas de consignes sur les responsabilités de suivi à l'égard des articles de ce genre en cas de départ ou d'ALD d'un agent de la paix. Il n'existe aucun mécanisme pour assurer le suivi de la majorité des articles de l'équipement de police qui n'ont pas de numéro de série, ni aucun processus qui permet de relever les biens non restitués au départ d'un agent de la paix et de faire un suivi à leur égard.

Mécanismes de suivi des armes à feu : Toutes les armes à feu qui sont attribuées aux agents de la paix portent un numéro de série qui est consigné dans TEAM et qui sert à en assurer le suivi. Cela permet de mener diverses activités de suivi qui aident à faire en sorte que toutes les armes à feu soient répertoriées lorsqu'un membre quitte l'organisation ou se retrouve en ALD. Par exemple, en 2014, à la suite du rapport MacNeil^{Footnote 10} , GGC a conçu un tableau de bord relatif aux armes à feu afin de déterminer l'exactitude de l'information contenue dans l'inventaire des armes à feu et de permettre le suivi continu des activités d'entretien et de formation liées aux armes à feu. Le tableau de bord faisait l'objet de rapports à l'intention de comités de surveillance sélectionnés. Il a été abandonné en 2017. Les employés interviewés ont aussi mentionné qu'un document d'assurance de la qualité au sein du service (AQSS)^{Footnote 11} destiné à faciliter le suivi des activités d'entretien, de formation et de récupération liées aux armes à feu est envoyé aux divisions périodiquement afin qu'elles le remplissent. L'équipe de vérification a été informée qu'il revient aux divisions de prendre toute mesure corrective découlant des résultats de cette mesure d'AQSS. Bien que l'Armurerie ne fasse aucun suivi en ce qui concerne le document d'AQSS, elle effectue des vérifications ponctuelles pour relever les armes à feu relativement auxquelles le système TEAM indiquerait encore qu'elles sont attribuées à un membre alors que celui-ci a quitté l'organisation.

Évaluation des armes à feu encore attribuées à des agents qui ne font plus partie de l'effectif : Dans le cadre de la vérification, des analyses de données tirées du système TEAM et du SIGRH ont permis de recenser 141 armes à feu indiquées comme étant attribuées à des membres réguliers qui ont quitté la GRC. L'équipe de vérification a examiné 25 dossiers choisis parmi les 141 cas d'armes à feu encore attribuées à des agents qui ne font plus partie de l'effectif afin de déterminer si les armes en question ont été récupérées conformément aux exigences de la procédure de départ. Les résultats de l'examen des dossiers sont résumés dans le tableau 3 ci-dessous.

L'équipe de vérification a constaté que 11 des armes à feu de l'échantillon ont été remises à l'Armurerie par le chef de service et que dans neuf de ces cas, cette démarche a été effectuée plus d'un an après le départ du membre. L'équipe a pu confirmer que les 14 autres armes à feu ont été conservées par le service ou le détachement à titre d'armes de rechange ou ont été conservées par un membre régulier qui est plus tard devenu réserviste. Dans ces cas, le service ou le détachement n'a pas demandé l'autorisation de l'Armurerie pour conserver les armes à feu, comme l'exige la politique, mais ce qui importe surtout, c'est que chacune des armes à feu a été récupérée auprès du membre à son départ. Cela explique pourquoi le système TEAM indiquait qu'elles étaient attribuées à des membres qui ne font plus partie de l'effectif plutôt qu'au service ou au détachement qui les utilise maintenant. Ce genre de situation influe sur la capacité de l'Armurerie de faire le suivi des armes à feu pour savoir où elles se trouvent, puisque l'information consignée à leur égard n'est pas exacte ni à jour.

Délais de remise des armes à feu à l'Armurerie : Comme il a été mentionné précédemment, les armes à feu des 46 membres réguliers qui ont quitté l'organisation et celles de 16 des 30 membres réguliers en ALD ont été remises à l'Armurerie, selon les données consignées dans TEAM. L'équipe de vérification a comparé la date de remise à l'Armurerie indiquée dans TEAM avec la date de départ ou la date de début de l'ALD indiquée dans le SIGRH. Le tableau 4 montre les délais de remise des armes à feu à l'Armurerie.

Le Manuel des armes à feu précise que les armes à feu restituées depuis plus de 90 jours doivent être remises à l'Armurerie. Il ressort de la vérification que près de la moitié des armes à feu ont été remises à l'Armurerie après la date du départ de l'employé, le délai moyen étant de 52 jours dans les cas de départ d'un membre régulier, ce qui est tout à fait conforme à l'exigence prévue dans la politique. Dans les cas d'ALD d'un membre régulier, les armes à feu ont été remises à l'Armurerie dans un délai moyen de 345 jours ou n'ont pas été remises du tout. Selon les personnes interviewées, il se peut que les armes à feu ne soient pas nécessairement remises à l'Armurerie après avoir été récupérées auprès des membres réguliers en ALD, mais qu'elles soient plutôt entreposées à l'échelon local et que cela soit consigné dans les registres du service.

Évaluation des pratiques de remise d'armes à feu : Les données du système TEAM montrent que les 14 armes à feu sur 30 qui n'ont pas été remises à l'Armurerie étaient toujours attribuées à des membres réguliers en ALD après 90 jours, comme l'indique le tableau 4. De ces 14 armes à feu, six appartenaient à des membres réguliers qui étaient de retour au travail et qui n'avaient pas remis leur arme à feu après 90 jours d'ALD. Sept autres ont été récupérées et mises en lieu sûr par le chef de service ou de détachement et auraient dû être remises à l'Armurerie lorsque l'ALD a dépassé 90 jours. Une dernière arme était toujours attribuée à un membre en ALD selon les données du système TEAM. Le service du membre en question ne pouvait pas confirmer s'il avait récupéré l'arme auprès de lui. L'Armurerie a par ailleurs confirmé que cette arme à feu était introuvable depuis juillet 2018 et qu'elle a entrepris des démarches pour la récupérer. La figure 3 montre la répartition des armes à feu des membres en ALD selon l'endroit où elles se trouvent.

Armes à feu attribuées à des membres en ALD - version texte

Une figure contenant un diagramme circulaire qui montre la répartition des armes à feu des membres en ALD selon l'endroit où elles se trouvent.

La partie bleue indique que 16 armes à feu ont été remises à l'Armurerie. La partie orange indiques que 6 armes à feu appartenaient à des membres réguliers qui étaient de retour au travail après leurs ALD. La partie verte indique que 7 armes à feu ont été rangées en lieu sûr au sein du service ou détachement. La partie jaune indique que 1 arme à feu était non remise.

Conclusion

Certains mécanismes sont en place pour assurer le suivi et la surveillance des armes à feu, car leur numéro de série est consigné dans le système TEAM à ces fins. Il demeure toutefois possible que le système TEAM indique que des armes à feu sont attribuées à des membres réguliers alors que ceux-ci ont quitté l'organisation ou sont en ALD si l'information pertinente n'est pas mise à jour comme il se doit. Aucun mécanisme officiel n'est en place pour assurer le suivi des articles de l'équipement de police qui n'ont pas de numéro de série. De plus, l'équipe de vérification a relevé des cas où des articles n'ont pas été récupérés ou répertoriés. Il y aurait moyen d'améliorer le suivi des armes à feu et de mettre en œuvre des mécanismes pour assurer le suivi des autres articles attribués aux agents de la paix afin que tout l'équipement soit répertorié lorsqu'un agent quitte l'organisation ou se retrouve en ALD.

Pourquoi ces constatations sont importantes :

Il est important d'assurer le suivi et la surveillance de l'équipement de police afin de respecter les politiques actuelles de la GRC et les nouvelles exigences législatives. Les mécanismes de suivi et de surveillance aident à garantir que l'équipement de police est restitué en temps opportun.

Il est important que les agents de la paix remettent leur équipement, leur uniforme et leurs armes à feu aux points de restitution sans tarder afin qu'ils puissent être réformés ou réattribués. C'est particulièrement important dans le cas des armes à feu en raison de leur caractère dangereux et des stocks limités dont dispose la GRC. La récupération de l'équipement de police des membres réguliers en ALD est tout aussi importante afin de réduire les risques pour la santé et la sécurité.

Recommandation

La GRC^{Footnote 12} devrait élaborer et mettre en œuvre des mécanismes pour assurer le suivi et la surveillance de l'équipement de police individuellement distribué aux agents de la paix et pour faire en sorte que des renseignements fiables soient accessibles pendant la procédure de départ.

Recommandations

La GRC devrait s'appuyer sur les progrès réalisés grâce à la mise en œuvre des recommandations issues de la Phase I de la Vérification de la procédure de départ d'un employé afin d'apporter les améliorations possibles soulignées lors de la Phase II en ce qui concerne la récupération de l'équipement en cas de départ ou d'ALD. Pour les recommandations suivantes, la DPRH, la DPF, le sous-commissaire aux SPCA et les commandants divisionnaires devraient collaborer afin de déterminer la meilleure façon d'exercer une surveillance à l'égard des activités liées aux départs d'employés, puisque ceux-ci ont lieu dans toutes les divisions et tous les secteurs d'activité de la GRC.

1. La GRC devrait améliorer les politiques et les modalités qui font partie du cadre de gouvernance des départs pour s'assurer qu'elles sont claires, intégrées et comprises des personnes qui participent à la conservation, à la récupération ou à la réforme de l'équipement de police lorsque des agents de la paix quittent l'organisation.
2. La GRC devrait améliorer les contrôles qui permettent de garantir que l'équipement de police individuellement distribué aux agents de la paix est récupéré que cela est documenté conformément aux politiques pertinentes de la GRC.
3. La GRC devrait élaborer et mettre en œuvre des mécanismes pour assurer le suivi et la surveillance de l'équipement de police individuellement distribué aux agents de la paix et pour faire en sorte que des renseignements fiables soient accessibles pendant la procédure de départ.

Annexe A – Objectif et critères de la vérification

Annexe B – Plan d'action de la gestion

Pour les recommandations suivantes, la DPRH, la DPF, le sous-commissaire aux SPCA et les commandants divisionnaires devraient collaborer afin de déterminer la meilleure façon d'exercer une surveillance à l'égard des activités liées aux départs d'employés, puisque ceux-ci ont lieu dans toutes les divisions et tous les secteurs d'activité de la GRC.

Audit of the Departure Process – Phase Two (Equipment)

Final Report - July 2022

Table of contents

• Acronyms
• Executive summary
• Management's Response
  • Background
    • Audit Context
    • Overview of the Departure Process
  • Objective, Scope and Methodology
    • Objective
    • Scope
    • Methodology
    • Statement of Conformance
  • Observations
    • Governance
    • Internal Controls
    • Monitoring and Oversight
  • Recommendations
• Appendix A – Audit Objective and Criteria
• Appendix B – Management Action Plan
• Footnotes

Acronyms

C&IP

Contract and Indigenous Policing (RCMP)

CHRO

Chief Human Resources Officer

CM&C

Corporate Management and Comptrollership

DAO

Division Administration Office

HR

Human Resources

HRMIS

Human Resources Management Information System

LTA

Long-Term Absence

NHQ

National Headquarters (RCMP)

OC

Oleoresin Capsicum

RCMP

Royal Canadian Mounted Police

RM

Regular Member

SEC

Senior Executive Committee

SOP

Standard Operating Procedures

TEAM

Total Expenditures and Asset Management System

ULQA

Unit Level Quality Assurance

Executive summary

Background

In 2017, the Royal Canadian Mounted Police's (RCMP) Internal Audit, Evaluation and Review section conducted the Audit of Employee Departure Process – Phase One (Non-equipment items). The Phase One audit focused on the removal of facility and system accesses and return of financial assets when an employee departs. The audit identified opportunities to improve the governance framework and controls surrounding the departure process. Specifically, the audit recommended the creation of a centralized policy, the definition of roles, responsibilities and accountabilities, and the establishment of a notification process to promptly inform all business lines involved in the process of employee departures.

The Audit of the Departure Process – Phase Two (Equipment) focused on the recovery of policing equipment upon Peace Officer departure. Policing equipment is issued to Peace Officers^{Footnote 1} within the RCMP in order to perform their duties, and for identification of their authority to enforce laws and direct the public.

Why this is important

An effective departure framework that ensures policing equipment is returned and accounted for in a timely manner upon Peace Officer departure is important to demonstrate sound stewardship of assets and materiel management. Monitoring and oversight of policing equipment is important in order to comply with current policies and emerging legislative requirements. Public confidence and safety are at risk if policing equipment and uniform items are intentionally misused for criminal purposes or if related equipment and clothing are intentionally modified to impersonate a police officer.

Audit objective and scope

The objective of this audit was to assess whether the RCMP has an effective departure framework in place to ensure that policing equipment is returned and accounted for in a timely manner upon Peace Officer departure. The scope of the audit included the departure framework pertaining to Peace Officers who are issued policing equipment (Regular Members (RM), Reservists, and Auxiliaries). The audit focused on departures due to resignation, retirement and termination, as well as long-term absences (LTA) from April 1, 2018 to March 31, 2020. Personal-issue policing equipment in the audit scope included: firearms and related items, soft body armour, Oleoresin Capsicum (OC) spray, baton, handcuffs, badge, notebooks, specialized team equipment and uniform items.

Findings

The following aspects of the departure framework regarding the recovery of policing equipment require management's consideration. The detailed observations and recommendations are discussed in the report that follows this executive summary.

Observation 1: An established governance framework supports the recovery of policing equipment upon departure or LTA. Opportunities exist to strengthen roles, responsibilities and accountabilities, as well as key governance documents (e.g. policy manuals, forms, Standard Operating Procedures (SOP), and guidelines).

Observation 2: While a number of controls are in place, the majority of files sampled did not contain all of the departure forms as required by policy, indicating controls are not consistently applied across the organization. This limits the ability to determine whether all equipment and uniform items were recovered from departed Peace Officers. Opportunities exist to improve the clarity around roles and responsibilities during the departure process through training and guidance.

Observation 3: Certain monitoring and oversight mechanisms are in place for firearms as they are tracked by their serial numbers in TEAM. However, there is a risk that they may still be identified in TEAM as being issued to departed RMs or those on LTA if TEAM's status is not updated accordingly. Formal mechanisms for equipment types other than firearms, are not in place to track and monitor policing equipment that does not have assigned serial numbers.

Overall audit opinion

The recovery of policing equipment upon Peace Officer departure or long-term absence is governed through various policies and procedures. The RCMP has made improvements to the governance framework and controls surrounding the departure process in response to the Phase One audit findings. This includes enhancements to the departure notification process in Human Resources Management Information System (HRMIS), and development of a national Infoweb page.

While the majority of policing equipment is returned or disposed of upon Peace Officer departure, opportunities exist to improve the decentralized departure framework to ensure policing equipment is returned and accounted for. The RCMP should continue to strengthen the governance framework to ensure that policies and procedures regarding the recovery of policing equipment are clear, integrated, communicated and understood. Internal controls should be enhanced to ensure the proper and timely retrieval of policing equipment. Monitoring and tracking of policing equipment should be improved to increase accountability and support decision-making during the departure or long-term absence processes.

Next steps

The management response and action plan developed in response to this report demonstrate the commitment from senior management to address the audit findings and recommendations. RCMP Internal Audit will monitor the implementation of the management action plan and undertake a follow-up review if warranted.

Management's Response

The Chief Financial Officer, Chief Human Resources Officer, and Deputy Commissioner Contract and Indigenous Policing agree with the findings and recommendations of the Audit of the Departure Process – Phase II (Equipment), which has identified opportunities to strengthen the governance framework and monitoring roles and responsibilities relating to the recovery of policing equipment upon employee departure or long-term absences.

Corporate Management and Comptrollership, Human Resources and Contract and Indigenous Policing will work collaboratively with Divisions and internal stakeholders to address the opportunities identified in this report.

A detailed management action plan which addresses the report recommendations will be developed for review by the Departmental Audit Committee (DAC) prior to the next DAC meeting.

Jen O'Donoughue
Chief Financial Officer

Gail Johnson
Chief Human Resources Officer

Brian Brennan
Deputy Commissioner, Contract and Indigenous Policing

Background

Audit context

In 2017, the Royal Canadian Mounted Police's (RCMP) Internal Audit, Evaluation and Review section conducted the Audit of Employee Departure Process – Phase One (Non-equipment items). The Phase One audit focused on the removal of facility and systems accesses and return of financial assets when an employee departs. That audit identified opportunities to improve the governance framework and controls surrounding the departure process, namely through the creation of a centralized policy, the definition of roles, responsibilities and accountabilities, and the establishment of a notification process to promptly inform all business lines involved in the process of employee departures.

In 2018, as of result of the Phase One audit recommendations, a working group consisting of subject matter experts from Human Resources (HR), Specialized Policing Services and Corporate Management and Comptrollership (CM&C) was established with the purpose of developing a recommendation to the Senior Executive Committee (SEC) to address the audit findings. National Compensation Services (within HR) assumed the lead in developing the working group and coordinating with other business lines to improve the administrative process of employee departures.

As per Figure 1 below, 2,004 Peace Officers departed the RCMP between April 1, 2018 – March 31, 2020 and 1,468 Regular Members (RMs) were on LTA as of March 31, 2020.

Number of Departures and LTAs per Peace Officer Type - Text version

A figure containing a horizontal bar chart which shows the number of departures and LTAs by Peace Officer type.

The teal bars represents the number of LTAs and the blue bars represents the number of departures.

The first row indicates that there were 1,468 LTAs and 1,540 departures of Regular Members.

The second row indicates that there were 0 LTAs and 120 departures of Reservists.

The third row indicates that there were 0 LTAs and 344 departures of Auxiliaries.

The last row represents the sum of the first three rows, indicating a total of 1,468 LTAs and 2,004 departures of all Peace Officer types.

Further to the Phase One audit, the 2019-2024 Risk-based Audit and Evaluation Plan approved by the Commissioner included an Audit of the Departure Process – Phase Two (Equipment). The Phase Two audit was intended to focus on the recovery of policing equipment upon Peace Officer departure.

Overview of the departure process

Policies contained within the Operational Manual, Administration Manual and other subsidiary manuals, such as the Uniform and Dress Manual and the Firearms Manual, assign the accountability and responsibility for the issuance, control, and return of specific assets, including police clothing, kit, intervention and other policing equipment. The roles and responsibilities vary and depend on the applicable policy and asset type. Given the decentralized structure of the RCMP, much of the accountability for the recovery of policing equipment rests with the departing Peace Officer's supervisor, manager or commander at the unit or detachment level.

• The Chief Financial Officer is responsible for ensuring, as part of a departure process, that an employee returns any public property before leaving the department^{Footnote 2}. The National Armoury Program, under CM&C, is responsible for the life-cycle management of firearms and the receipt of firearms and related items (e.g. magazines) upon Peace Officer departure or LTA.
• The Chief Human Resources Officer (CHRO) is responsible for ensuring RM discharges and Reservist releases are completed, long-term absences for employees are processed, the HR and pay systems are updated and personnel files are completed once the departure process has been initiated. CHRO does not have an active role in the recovery of policing equipment upon Peace Officer departure or LTA.
• The Deputy Commissioner, Contract and Indigenous Policing (C&IP) is responsible for developing operational policies and programs, conducting research and selecting tools (e.g. intervention equipment) to support contract policing. C&IP does not have an active role in the recovery of policing equipment upon Peace Officer departure or LTA.
• Commanding Officers are responsible for completing and providing Form 1733 (Discharge Request) to the RCMP's National Compensation Services Pay Operations.
• Divisional stores, which fall under the authority of CM&C, are considered discharge points^{Footnote 3} in the departure process. They are responsible for collecting and re-issuing some of the returned policing equipment not retained at the Unit level, as well as processing the disposal of returned policing equipment when requested.
• Divisional Reservist and Auxiliary Coordinators are responsible for managing the Reserve and Auxiliary Programs that are in place in the divisions. They manage departures and the recovery of policing equipment from Reservists and Auxiliaries in conjunction with Detachment Commanders.
• Detachment Commanders and unit managers/supervisors are responsible for recovering all assets from departing Peace Officers under their area of responsibility.

Objective, scope, and methodology

Objective

The objective of this audit was to assess whether the RCMP has an effective departure framework in place to ensure that policing equipment is returned and accounted for in a timely manner upon Peace Officer departure.

Scope

The scope of the audit included the departure framework pertaining to Peace Officers who were issued policing equipment (i.e. RMs, Reservists, and Auxiliaries). The audit focused on departures due to resignation, retirement and termination, as well as LTA from April 1, 2018 to March 31, 2020.

The scope included the following personal-issue policing equipment: firearms and related items, soft body armour, Oleoresin Capsicum (OC) spray, baton, handcuffs, badge, notebooks, specialized team equipment and uniform items.

The scope excluded Cadets due to the controls in place surrounding the issuance and recovery of policing equipment at Depot. The audit also excluded Special Constables as there were only 20 departures in this group during the scope period.

Methodology

The audit was conducted between January 2020 and July 2021. The audit team employed various techniques including interviews, documentation reviews and data analysis. Site visits to RCMP facilities or worksites were not conducted due to the COVID-19 pandemic.

Specifically, the audit team:

• Conducted interviews and questionnaires with key personnel from the following business lines and divisions to assess policies, procedures, and controls in place related to the recovery of policing equipment upon Peace Officer departure or LTA:
  • Human Resources – National Compensation Services
  • Corporate Management & Comptrollership – National Armourer Program and Uniform and Equipment Program
  • Contract and Indigenous Policing – Operational Policy and Compliance
  • Divisional Human Resources Officer/Administration and Personnel Officer in E, F, H, J, K, National and Depot (T) Divisions
  • Unit/Detachment Commanders and personnel from National Headquarters (NHQ), E, J, K and National Divisions
  • Divisional Stores personnel and Reserve and Auxiliary Program Coordinators in E, J, K and National Divisions
• Reviewed policy and procedural documents related to the recovery of policing equipment to assess governance, roles and responsibilities, monitoring and control mechanisms;
• Randomly sampled 70 Peace Officer departures from April 1, 2018 to March 31, 2020 and 30 RMs on LTA as of March 31, 2020 to assess the compliance and timeliness of the recovery of policing equipment and uniforms, as per Table 1 below. Service files (both Divisional and NHQ) were reviewed from NHQ, E, J, K and National Divisions; and

• Performed data analytic procedures on Total Expenditures and Asset Management System (TEAM) and HRMIS data to assess whether firearms were identified as still being issued to RMs who had departed the RCMP. An additional sample of 25 service files associated with these firearms were selected to assess compliance and determine if the firearms had been retrieved prior to departure.

Detailed criteria are contained in Appendix A of this report.

Statement of conformance

The audit engagement conforms applicable standards in the Institute of Internal Auditor's International Professional Practices Framework and the Treasury Board of Canada Directive on Internal Audit, as supported by the results of the quality assurance and improvement program.

Observations

Governance

National policies and procedures

The recovery of policing equipment for Peace Officers departing the RCMP or on LTA is governed by several national policy manuals and forms (see Figure 2). The manuals and forms outline the roles and responsibilities of those involved in the departure and LTA process. They also state which policing equipment should be recovered or disposed prior to departure or LTA.

Equipment recovery is decentralized: According to these manuals and forms, the responsibility for ensuring proper retrieval of policing equipment upon Peace Officer departure or LTA rests primarily with the Detachment or Unit Commander at the local level. Additionally, the Armouries, Divisional Stores and some Divisional Awards Coordinators have a role in receiving and processing certain policing equipment such as the firearms and ID badges, while detachments and units are responsible for the local disposal of certain policing equipment items such as the Oleoresin Capsicum (OC) spray and batons.

RCMP National Policy Manuals and Forms - Text version

A figure listing various national policy manuals and forms relevant to the recovery of policing equipment for Peace Officers departing the RCMP or on LTA.

The figure contains two coloured rectangular boxes.

The left blue rectangle contains a list of Policy Manuals: Administration Manual, Firearms Manual, Operational Manual and Uniform and Dress Manual.

The right teal rectangle contains a list of Forms: Form 1733 – Discharge Request, Form 2455 – Request for ID Badge Encasement, Form S-54A – Disposition of Equipment and Uniform on Discharge, Form 3952 – Firearms Return and Form 4048 – Return of Prohibited Items.

Lack of Prescribed SOPs: The audit found that while national manuals and forms dictate which policing equipment must be recovered or disposed of prior to departure, prescribed SOPs are not in place to indicate what happens when they are recovered or when and how they should be disposed. As such, some divisions have developed their own SOPs or forms to guide the return and disposal of policing equipment. It was noted that the divisional stores do not all offer the same services regarding return and disposal of policing equipment. For example, some divisional stores are responsible for badge encasements, while in other divisions this is the responsibility of the awards coordinator. Additionally, some stores are equipped to accept and dispose of old policing equipment, while others are not.

Awareness of National Guidance Supports: The audit found that the national Infoweb page for HR contains a Discharge and Retirement Guide for Regular Members. The guide directs RMs to contact various functions or personnel depending on which division they are discharged from. Two out of the five divisions in scope had a link to the guide from their divisional Infoweb pages. The majority (90%) of supervisors interviewed were not aware of the guide. The audit found that some divisions and units have developed their own retirement guides or checklists, which aligned with the Discharge and Retirement Guide. However, national guides for Reservists and Auxiliaries who are departing the RCMP are not in place. The National Reserve Program has a Reserve Coordinator Manual in place which provides general direction including the return of uniform and equipment upon resignation. However, the manual is not available online, limiting its availability.

Conclusion

Opportunities exist to enhance the governance framework around recovery of policing equipment upon departure or LTA. The audit found that the departure process is decentralized and locally managed differently from Division to Division. Strengthening policies and procedures would help ensure that personnel involved in the departure process understand their roles, responsibilities and accountabilities over the recovery of policing equipment and that processes are applied consistently across divisions.

Why these findings are important:

An effective governance framework can help the RCMP better manage the decentralized Peace Officer departure process and help ensure that uniforms, equipment or firearms are returned and accounted for. Additionally, it would reduce the risk of Peace Officers departing the organization with unapproved policing equipment and uniform items.

SOPs and guidelines can guide supervisors and discharge points in the performance of their roles and responsibilities in the departure process. The lack of awareness of national guidance and understanding of roles and responsibilities may lead to inconsistencies in these procedures and some important tasks may not be assigned and completed.

Recommendation:

The RCMP^{Footnote 4} should enhance departure-related policies and procedures within the governance framework to be clear, integrated and understood by individuals involved in the retention, return or disposal of policing equipment during the departure process.

Internal controls

Departure Process Controls

Departure forms in the service files assist the organization in demonstrating that uniform, equipment and firearms were retrieved in a timely manner and returned to the appropriate discharge point or disposed of upon Peace Officer departure or LTA. For example, forms S-54A (Disposition of Equipment and Uniform on Discharge) and 3952 (Firearms Return) are gathered for placement on the member's service file when equipment is recovered. Additionally, as per the Administration Manual, a determination of good standing for departing Peace Officers should be made for badge encasement, and retention and use of the ceremonial uniform. A determination of good standing is important to demonstrate that the departing member is in adherence with the RCMP's code of conduct.

Notification Process does not Include Discharge Points: The Phase One audit identified opportunities to improve the notification process to ensure all business lines involved in the departure process were promptly notified of an employee's departure to facilitate timely departure actions (e.g. return of assets). Although, a notification process was implemented it does not include all discharge points such as the National Armoury and the Divisional Stores. The audit found that departing individuals or their supervisors typically return items in person or ship the items to the Armoury, Divisional Stores or Divisional Awards Coordinators. Although the responsibility for recovering equipment rests primarily with the Detachment or Unit Commander at the local level, including the Armoury and the Divisional Stores within the notification process would increase the number of people who would be aware of departing individuals and potential equipment to be returned.

Missing Documentation: The audit team found that 31% of the sampled files included all the required departure forms. Forms were found either on the Peace Officer's service file or in other locations such as their last unit/detachment or at discharge points. The audit team could not consistently assess if policing equipment was recovered because many of the forms were incomplete or missing from the service files.

Lack of Formal Training: The audit found that formal training is not in place to guide departing individuals, managers, supervisors, and commanders at the unit or detachment level in the recovery of policing equipment during the departure or LTA process. Managers and supervisors interviewed indicated that it was not clear which policies and forms apply as different forms are applicable depending on the type of departure or LTA, type of Peace Officer and/or type of policing equipment. The lack of formal training also contributed to the lack of clarity around roles and responsibilities.

Table 2 below illustrates the compliance rate for each type of departure form by Peace Officer category.

Form 1733 – Discharge Request: RMs are required to complete Form 1733: (Discharge Request) prior to discharge date for any type of permanent departure from the RCMP (i.e. retirement, resignation and termination). Reservists and Auxiliaries are required to provide an "intent to leave" letter to the Reservist and/or Auxiliary Coordinator expressing their interest in leaving the program and expected departure date. As per Table 2, the audit team found discharge requests on 87% of the sampled files. All the discharge requests found on file were complete, signed and dated.

Form S-54A – Disposition of Equipment and Uniform on Discharge: Peace Officers are required to complete Form S-54A to certify that equipment and uniform items have been returned or disposed. Table 2 illustrates that 40% of the sampled files had Form S-54A (or equivalent) on file. The audit found that 81% of these forms were incomplete, not signed or not dated, therefore recovery dates for equipment and uniform items were not captured. As such, the audit team could not confirm whether all policing equipment and uniform items had been recovered by Unit/Detachment Commanders, disposed of locally or retained.

Form 2455 – Request for ID Badge Encasement: Peace Officers are required to complete Form 2455 to request badge encasement, otherwise the badge is required to be returned for destruction. As per Table 2, 11% files did not have the badge encasement form on file to confirm that badges were recovered by the supervisor. Furthermore, the discharge points could not confirm if they had received the badges for encasement or destruction. A form has not been developed for badges slated for destruction and this information is not consistently documented in the service file. As such, there is a risk that badges may not have been encased or destroyed as per policy.

Form 3952 – Firearms Return / Form 4048 – Return of Prohibited Items: Peace Officers and their Commanders are required to complete Form 3952 and/or Form 4048 when returning firearms and other police equipment. As per Table 2, the audit team was not able to locate many of the 3952 (35%) or 4048 (86%) forms which document the recovery of the firearms and related articles by the Unit/Detachment Commanders or discharge points. However, the TEAM Firearm Inventory system confirmed that firearms were returned to the Armouries after the departure of all 46 RMs and 16/30 RMs on LTA.

Unit Level Return Verification Process: The audit team did not observe a verification process or challenge function at the unit/detachment level or at divisional stores when items were not identified as returned on the forms, when forms were missing or when they were incomplete prior to being sent for addition to the service files. In addition, divisional HR personnel indicated that Unit/Detachment Commanders are responsible for ensuring that the departure process is followed and that HR does not verify if forms are completed or equipment is returned. This is a contributing factor to the high number of non-compliant samples observed in Table 2.

Determination of Good Standing for the Retention of Policing Equipment

A determination of good standing is important as it identifies members who are in adherence with the RCMP's code of conduct, therefore allowing members to retain their encased badge and use their ceremonial uniform after departing the organization.

Lack of National Process to Determine Good Standing: The audit found that a formal definition of good standing was not in the Administration Manual to guide Commanding Officers (or their delegates) in determining a Peace Officer's good standing. As a result, each division has its own processes in place to determine and document the determination of good standing. For example, E Division's process includes a good standing review by its Professional Responsibility Unit, while in other divisions, supervisors may just use the checkbox on Form 1733 (Discharge Request).

Inconsistent Documentation and Communication of Good Standing: The audit found that 47 out of 68 sampled files did not have a determination of good standing documented on the service file. In addition, of the 21 determinations of good standing that were documented on the service file, 18 decisions were rendered after the Peace Officer had already departed with an average timeframe of 146 days after departure.

In addition, the determination of good standing is not consistently communicated back to the Peace Officer's Unit/Detachment Commander, therefore they may not be aware that they would need to recover uniform items in cases where members were not in good standing and retention of ceremonial uniform was denied. The audit found that 37/46 of the RM files had a documented decision on Form 1733 (Discharge Request) related to wearing the ceremonial uniforms upon discharge. Of those 37 decisions, eight members were not authorized to retain and wear the ceremonial uniform. Of these eight members, one retained their uniform, two returned their uniform, and for the remaining five, documentation was not on file to indicate whether the uniform was retained or returned.

Conclusion

The absence of formal training and guidance contributes to the lack of clarity around roles and responsibilities regarding the return of policing equipment upon departure or LTA. The majority of files sampled did not contain all of the departure forms required by policy, hindering efforts to determine whether all equipment and uniform items were recovered from departed Peace Officers. The processes around the determination of good standing for the purpose of retaining certain uniform items and encased badges were not clearly defined which increases the risk that members leaving in poor standing could retain their ceremonial uniform and encased badge. Opportunities exist to enhance process controls to ensure that departing Peace Officers' policing equipment is accounted for in a timely manner and documented in the service files.

Why these findings are important:

Formal training and guidance can guide departing Peace Officers and their supervisors in performing their roles and responsibilities in the departure process. The lack of training and guidance may lead to inconsistent adherence to policies and implementation of internal controls.

Departure forms on service files constitute documented evidence that uniforms, equipment and firearms were retrieved, that they were retrieved in a timely manner and that they were returned to the appropriate discharge point or disposed of upon employee departure or LTA. If the internal controls are not working as intended, Peace Officers could depart the organization with their uniforms, equipment, or firearms that they are not entitled to retain, especially when not in good standing.

Recommendation

The RCMP^{Footnote 8} should enhance controls to ensure personal-issue policing equipment that is issued to Peace Officers is recovered and duly documented in accordance with relevant RCMP policies.

Monitoring and oversight

Monitoring

The audit expected to find monitoring and oversight mechanisms to be in place to ensure that policing equipment is recovered following Peace Officer departure or long-term absence from the RCMP. Monitoring and oversight of policing equipment is important in order to adhere with current RCMP policies and emerging legislative requirements.

Overall, the audit found that existing monitoring and oversight mechanisms are focused on the recovery of firearms. This oversight attention helps mitigate risks to employees and public safety. The audit also found that opportunities exist to implement monitoring and mechanisms for other policing equipment and uniforms (items without serial numbers), as there currently is a lack of guidance from policies, directives and procedures that pertain to monitoring responsibilities for these types of items upon departure or LTA. Mechanisms are not in place to track the majority of policing equipment which do not have serial numbers, nor is there a process to identify and follow up on unreturned assets from departing Peace Officers.

Firearms Monitoring mechanisms: All firearms that are issued to Peace Officers have serial numbers that are formally tracked in TEAM. The ability to track the firearms enables various monitoring activities helping to ensure all firearms are accounted for when a member departs or goes on LTA. For example, in 2014, as a result of the MacNeil^{Footnote 10} Report, a Firearms Dashboard was developed by CM&C to determine the accuracy of the firearms inventory information and allowed for the continuous monitoring of firearms maintenance and training. The Dashboard was reported to select oversight committees and was discontinued in 2017. Interviewees also indicated that a Unit Level Quality Assurance (ULQA)^{Footnote 11} document, which is designed to assist the monitoring of firearm maintenance, training and recovery, is sent to the divisions to be completed periodically. The audit team was advised that divisions are responsible for taking corrective action on any ULQA findings. While the Armoury does not conduct any follow-up relating to the ULQA, the Armoury monitors firearms that are still assigned in TEAM to departed members on an ad hoc basis

Assessment of Outstanding Firearms: As part of the audit, data analytic procedures were performed on TEAM and HRMIS data and found that 141 firearms were identified as issued to RMs who have departed the RCMP. The audit team reviewed 25 files selected from the 141 outstanding firearms to assess whether the firearms had been retrieved as part of the departure process requirements. Results of the file review are summarized in Table 3 below.

The audit team found that 11 of the selected firearms had been returned to the Armoury by the Commanders, nine of which would have been over one year after the RM's departure. The remaining 14 firearms were confirmed to be retained as spares at the Unit/Detachment or by departed RMs who later became reservists. While in these instances, the Unit/Detachment did not seek approval from the Armoury to retain the firearms, as required by policy, most importantly, each of the firearms were recovered from the departing members. As a result, the firearms were identified as issued to departed RMs in TEAM, rather than to the unit/detachment currently using them. This impacts the Armoury's ability to track and monitor the location of the firearms as the information regarding firearms is not timely and accurate in the system.

Timeliness of Firearms Return to the Armoury: As stated previously, the firearms for all 46 departed RMs and 16/30 RMs on LTAs were returned to the Armouries as per TEAM. The audit team compared the date returned to the Armoury in TEAM with the date of departure or start date of LTA in HRMIS. Table 4 illustrates the timeliness of the return of firearms to the Armoury.

The Firearms Manual identifies that if a firearm is relinquished for more than 90 days, the firearm should be returned to the Armoury. The audit found that almost half of the firearms were returned to the Armoury after the departure date with an average return time of 52 days for departed RMs, fully adhering to the policy requirement. For RMs on LTA, firearms were found to be returned to the Armoury within 345 days on average or not returned at all. Interviewees indicated that they may not necessarily return firearms to the Armoury when retrieved from RMs on LTAs, but instead store policing equipment locally and keep track on unit ledgers.

Assessment of Return Practices for Firearms: TEAM showed that 14/30 firearms not returned to the Armoury were still assigned to RMs on LTA over 90 days as indicated in Table 4. Of the 14 firearms, six belonged to RMs who returned to duty without returning their firearms after 90 days of LTA. Seven firearms were retrieved and secured by Unit or Detachment Commanders and should have been returned to the Armoury once the LTA exceeded 90 days. One firearm was identified in TEAM as still being issued to a member on LTA. The member's unit could not confirm if they had retrieved the firearm from the member. Additionally, the Armoury confirmed that the firearm has been missing since July 2018 and has initiated steps to recover the firearm. Figure 3 illustrates the breakdown of LTA firearm locations.

LTA Firearms - Text version

A figure containing a pie chart which shows the location of LTA firearm locations.

The blue portion indicates that 16 firearms were returned to the Armoury. The orange portion indicates that 6 firearms belonged to Regular Members who returned to active duty following their LTA. The green portion indicates that 7 firearms were secured at Unit or Detachments. The yellow portion indicates that 1 firearm was not returned.

Conclusion

Certain monitoring and oversight mechanisms are in place for firearms as they are tracked by their serial numbers in TEAM. However, there is a risk that they may still be identified in TEAM as being issued to departed RMs or those on LTA if TEAM's status is not updated accordingly. Formal mechanisms are not in place to track and monitor policing equipment that does not have assigned serial numbers. In addition, the audit found instances where policing equipment was not returned or accounted for. There is an opportunity to enhance monitoring of firearms and implement monitoring mechanisms to track other policing equipment issued to Peace Officers to ensure that all items are accounted for upon departure or LTA.

Why these findings are important:

Monitoring and oversight of policing equipment is important in order to adhere with current RCMP policies and emerging legislative requirements. Monitoring and oversight mechanisms help ensure policing equipment is returned in a timely manner.

It is important for Peace Officers to return equipment, uniform, and firearms to discharge points in a timely manner in order to ensure proper disposal or re-issuance. This is especially important for firearms due to their dangerous nature and because there is a limited supply for the RCMP. Retrieving policing equipment from RMs on LTA is equally important to reduce health and safety risks.

Recommendation

The RCMP^{Footnote 12} should ensure personal-issue policing equipment that is issued to Peace Officers is tracked, monitored and that the related information is accessible during the departure process.

Recommendations

The RCMP should build on the progress gained from the implementation of the Audit of Employee Departure Process (Phase One) recommendations to address areas of improvement identified in the Phase Two audit for the retrieval of equipment upon departure or LTA. For the ensuing recommendations, the Chief Human Resources Officer, the Chief Financial Officer, the Deputy Commissioner C&IP and the Divisional Commanding Officers should collaborate to determine how to best fulfill the oversight function for employee departure activities, recognizing that departures take place in all divisions and business lines across the RCMP.

1. The RCMP should enhance departure-related policies and procedures within the governance framework to be clear, integrated and understood by individuals involved in the retention, return or disposal of policing equipment during the departure process.
2. The RCMP should enhance controls to ensure personal-issue policing equipment that is issued to Peace Officers is recovered and duly documented in accordance with relevant RCMP policies.
3. The RCMP should ensure personal-issue policing equipment that is issued to Peace Officers is tracked, monitored and that the related information is accessible during the departure process.

Appendix A - Audit objective and criteria

Appendix B - Management action plan

For the ensuing recommendations, the Chief Human Resources Officer, the Chief Financial Officer, the Deputy Commissioner C&IP and the Divisional Commanding Officers should collaborate to determine how to best fulfill the oversight function for employee departure activities, recognizing that departures take place in all divisions and business lines across the RCMP.

Date modified:

1969-12-31