Rapport final : Avril 2014

Ce rapport fut revu en considération de la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels; l'information publiée est NON-CLASSIFIÉE.

Table des matières

• Acronymes et abréviations
• Sommaire exécutif
• Réponse de la gestion à la vérification
• 1. Contexte
• 2. Objectif, portée et méthode
  • 2.1 Objectif
  • 2.2 Portée
  • 2.3 Méthode
  • 2.4 Énoncé de conformité
• 3. Principale constatation
  • 3.1 Destruction des documents papiers
• 4. Conclusion
• Annexe A - Objectif et critères de vérification
• Notes de bas de page

Acronymes et abréviations

CAF

Contrôleur des armes à feu

GRC

Gendarmerie royale du Canada

PCAF

Programme canadien des armes à feu

SCIRAF

Système canadien d'information relatif aux armes à feu

SPS

Services de police spécialisés

Sommaire exécutif

La Loi sur l'abolition du registre des armes d'épaule qui est entrée en vigueur le 5 avril 2012 a supprimé l'obligation d'enregistrer les armes à feu sans restrictions. Les dispositions transitoires de la loi prévoient l'obligation de détruire tous les documents relatifs à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions sous la garde du commissaire aux armes à feu et des contrôleurs des armes à feu.

Le présent rapport de vérification est le deuxième produit sur l'issue des mesures prises par le Programme canadien des armes à feu pour appliquer la Loi sur l'abolition du registre des armes d'épaule et ses dispositions transitoires. Le rapport précédent portait sur la destruction des données électroniques relatives à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions et celui-ci porte sur la destruction des documents papiers (papier, CD, ruban) relatifs à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions sous la garde du commissaire aux armes à feu et des contrôleurs des armes à feu.

Les résultats de la vérification indiquent que globalement, une stratégie rigoureuse et structurée a été élaborée et mise en œuvre pour que les documents papiers relatifs à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions (à l'exception des documents concernant le Québec ^{Note de bas de page 1} et les agences publiques ^{Note de bas de page 2}) soient caviardés ou détruits, comme l'exigeaient les dispositions transitoires de la Loi sur l'abolition du registre des armes d'épaule.

Réponse de la gestion à la vérification

La Gestion accepte les résultats de la vérification. Un plan de mise en œuvre a été élaboré pour appliquer les modifications à la Loi sur les armes à feu et à ses règlements d'application découlant du projet de loi C-19. Le plan de mise en œuvre prévoyait la destruction de toutes les données associées aux fichiers d'enregistrement des armes à feu sans restrictions détenues dans le Système canadien d'information relatif aux armes à feu (SCIRAF), à l'exception des armes enregistrées par des entreprises ou des particuliers résidant dans la Province de Québec et des armes enregistrées au nom des agences publiques. La destruction s'est achevée avec succès le 31 octobre 2012.

Bien que les fichiers d'enregistrement officiel aient été détruits en octobre 2012, l'on s'attendait à trouver certaines données sur des supports tangibles, à l'extérieur du SCIRAF. Par conséquent, un plan d'examen national a été élaboré et mis en œuvre. Il prévoyait l'examen manuel des dossiers matériels et la destruction ou le caviardage de tout renseignement relatif aux armes à feu sans restrictions. Nous sommes heureux de savoir que la vérification indépendante a pu constater que notre plan a été mis en œuvre avec succès.

Le PCAF a aussi mis en œuvre une pratique de diligence raisonnable permanente pour veiller à ce qu'aucun renseignement relatif aux armes à feu sans restrictions ne soit recueilli dans l'avenir.

J'aimerais remercier le personnel du Programme canadien des armes à feu pour son travail acharné et pour son dévouement qui ont contribué directement au succès de cette tâche complexe.

Peter Henschel, sous-commissaire
Services de police spécialisés
Gendarmerie royale du Canada

1. Contexte

Le Programme canadien des armes à feu (PCAF), aux Services de police spécialisés (SPS) de la GRC, est le secteur de service responsable de l'administration de la Loi sur les armes à feu et de ses règlements d'application concernant les permis ainsi que la possession, le transport, l'utilisation et l'entreposage des armes à feu au Canada de même que du soutien opérationnel direct à l'application de la loi pour toutes les enquêtes et demandes d'information ayant trait aux armes à feu.

Le 25 octobre 2011, la Loi modifiant le Code criminel et la Loi sur les armes à feu (projet de loi C-19) visant à supprimer l'obligation pour les particuliers et les entreprises d'enregistrer les armes à feu sans restrictions ^{Note de bas de page 3} a été déposée à la Chambre des communes. Le projet de loi C-19 (sous son titre abrégé - Loi sur l'abolition du registre des armes d'épaule) a reçu la sanction royale le 5 avril 2012, supprimant l'obligation d'enregistrer les armes à feu sans restrictions. La Province de Québec a demandé une injonction pour porter en appel la Loi sur l'abolition du registre des armes d'épaule et le 5 avril 2012, la Cour supérieure du Québec a émis une ordonnance en vertu de laquelle les résidents et les entreprises du Québec doivent continuer d'enregistrer les armes à feu sans restrictions. Depuis, le gouvernement du Canada et la Province de Québec sont devant les tribunaux pour trancher la remise à la Province de Québec par le gouvernement du Canada des données d'enregistrement des armes à feu sans restrictions liées aux résidents et aux entreprises du Québec. En mars 2014, l'affaire était devant la Cour suprême du Canada et devrait être entendue à l'automne 2014. Dans l'intervalle, le PCAF a été avisé de ne pas appliquer les changements entraînés par la Loi sur l'abolition du registre des armes d'épaule aux particuliers et aux entreprises établis au Québec.

La Loi sur l'abolition du registre des armes d'épaule comporte l'obligation de détruire tous les documents relatifs à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions qui relèvent du commissaire aux armes à feu ^{Note de bas de page 4} et des contrôleurs des armes à feu (CAF). De manière précise, les dispositions transitoires de la Loi exigent ce qui suit :

« 29. (1) Le commissaire aux armes à feu veille à ce que, dès que possible, tous les registres et fichiers relatifs à l'enregistrement des armes à feu autres que les armes à feu prohibées ou les armes à feu à autorisation restreinte qui se trouvent dans le Registre canadien des armes à feu, ainsi que toute copie de ceux-ci qui relève de lui soient détruits.

(2) Chaque contrôleur des armes à feu veille à ce que, dès que possible, tous les registres et fichiers relatifs à l'enregistrement des armes à feu autres que les armes à feu prohibées ou les armes à feu à autorisation restreinte qui relèvent de lui, ainsi que toute copie de ceux-ci qui relève de lui soient détruits. »

L'organisation du PCAF compte un CAF désigné pour chaque province et territoire. Les CAF sont chargés de la prise de décision et du travail administratif en ce qui a trait aux permis, aux autorisations de transport et de port d'armes à feu. Ils sont aussi chargés de confirmer la raison de la cession des armes à feu à autorisation restreinte et des armes à feu prohibées par les particuliers et les entreprises. Le lien entre le permis et l'enregistrement peut amener le CAF à conserver une copie tangible du fichier d'enregistrement d'une arme à feu sans restrictions, d'où la précision dans les dispositions transitoires qu'elles s'appliquent aussi aux CAF. Sauf dans cinq provinces, les CAF sont nommés par le gouvernement fédéral et relèvent du directeur des Services de réglementation sur les armes à feu au PCAF. Dans les cinq autres provinces - l'Ontario, le Québec, le Nouveau-Brunswick, l'Île-du-Prince-Édouard et la Nouvelle-Écosse - les CAF sont nommés par les provinces et rendent compte au ministre fédéral de la Sécurité publique en vertu d'accords de contribution.

Le 5 avril 2012, le PCAF a cessé de délivrer des certificats d'enregistrement pour les armes à feu sans restrictions, sauf pour les particuliers et les entreprises établis au Québec. Le 20 mai 2012, le PCAF a désactivé ses systèmes en ligne pour éviter que des particuliers et des entreprises n'enregistrent des armes à feu sans restrictions, à moins qu'ils soient établis dans la province de Québec. Ces mesures avaient été mises au point par le PCAF pour se conformer à la Loi sur l'abolition du registre des armes d'épaule et à ses dispositions transitoires. Les étapes prévues détaillent le travail que nécessitait la destruction de tous les dossiers, électroniques et tangibles, des entrepôts d'information de la GRC et du PCAF, exception faite des fichiers concernant les agences publiques ^{Note de bas de page 5} et les particuliers et les entreprises établis au Québec, qui seront conservés.

En octobre 2012, tous les fichiers électroniques relatifs à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions que contenait le SCIRAF (à l'exception des fichiers concernant le Québec et les agences publiques) ont été détruits. La destruction a fait l'objet d'une vérification effectuée par la Vérification interne de la GRC. Le rapport de vérification connexe a été approuvé par le commissaire de la GRC en janvier 2013. ^{Note de bas de page 6}

Une fois détruits les fichiers électroniques du SCIRAF, le PCAF a pris des mesures pour détruire tous les documents papiers relatifs à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions (à l'exception des documents concernant le Québec et les agences publiques) sous la garde du commissaire aux armes à feu et des contrôleurs des armes à feu. Le CAF de l'Ontario n'a pas participé à cette procédure, en raison d'une instance portée devant les tribunaux. L'issue de ces mesures prises par le PCAF fait l'objet du présent rapport de vérification.

Les mesures prises par le PCAF pour détruire tous les documents papiers relatifs à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions (à l'exception des documents concernant le Québec et les agences publiques) comportaient de repérer toutes les formes de support tangible (papier, CD et ruban) qu'on trouvait dans les bureaux du PCAF et des CAF et de déterminer la probabilité que ces dossiers renferment des données relatives à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions. Ces dossiers couvraient les permis, les cours sur la sécurité des armes à feu, l'entreposage des armes à feu, le dépistage des armes à feu et leur destruction, ainsi que le soutien aux enquêtes. Les dossiers devaient faire l'objet d'un examen manuel pour que les documents papiers relatifs à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions (à l'exception des documents concernant le Québec et les agences publiques) soient caviardés ou détruits. La procédure prévoyait aussi la préservation de l'information nécessaire pour assurer la conformité à la Loi sur les armes à feu. Le caviardage, qui consiste à noircir des renseignements pour qu'ils ne puissent être ni lus ni copiés, a été retenu lorsqu'un document présentait à la fois des renseignements relatifs à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions et des renseignements qu'il fallait conserver. La destruction était appliquée aux documents qui ne renfermaient que des données relatives à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions sans aucun renseignement qu'il aurait fallu conserver.

Le PCAF a transmis des instructions aux bureaux des CAF qui ont participé à la procédure pour les orienter sur l'examen des dossiers à la recherche de documents relatifs à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions et pour les aider à faire l'examen manuel des dossiers, au besoin.

2. Objectif, portée et méthode

2.1 Objectif

La vérification visait à évaluer si les documents papiers que l'on savait liés à l'enregistrement des armes à feu qui ne sont ni prohibées ni à autorisation restreinte ont été détruits conformément aux exigences inscrites dans les dispositions transitoires de la Loi sur l'abolition du registre des armes d'épaule.

2.2 Portée

La portée de la mission de vérification englobait tous les documents papiers que l'on savait liés à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions (exception faite du Québec et des agences publiques) sous la garde du commissaire aux armes à feu et des contrôleurs des armes à feu participants.

La vérification ne comportait pas la vérification des dossiers matériels qui ont été conservés par le PCAF conformément à la Loi sur les armes à feu, puisqu'elle ne cadrait pas dans la portée de la Loi sur l'abolition du registre des armes d'épaule.

2.3 Méthode

La planification de la vérification a pris fin en juillet 2013 et a compris l'examen de documents, une revue générale du processus et l'entrevue de membres du personnel du PCAF. Les sources utilisées pour élaborer les critères de vérification comprenaient la Norme opérationnelle sur la sécurité matérielle du Conseil du Trésor, le Guide d'équipement de sécurité de la GRC et les Critères de vérification liés au Cadre de responsabilisation de gestion élaborés par le Bureau du Contrôleur général. L'objectif et les critères de vérification sont présentés à l'Annexe A.

L'équipe de vérification a utilisé un échantillonnage statistique pour déterminer le nombre de documents papiers à examiner à chaque endroit visité. On a utilisé un échantillonnage aléatoire simple pour choisir les dossiers papiers à examiner.

La partie examen de la vérification a été achevée en février 2014 et a compris :

• quatre visites sur place
• l'observation des processus de caviardage et de destruction des documents;
• des entrevues pour vérifier que l'obligation et la procédure de caviardage et de destruction étaient bien comprises par les bureaux des CAF participants;
• l'examen des dossiers papiers à la recherche de preuves de caviardage et de destruction;
• la confirmation obtenue de la haute gestion de chacun des lieux visités que les documents papiers que l'on savait liés à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions ont été détruits.

Pour clore chaque visite sur place, l'équipe de vérification a rencontré la gestion pour l'informer de ses constatations.

2.4 Énoncé de conformité

La mission de vérification est conforme aux normes de vérification interne du gouvernement du Canada, comme en font foi les résultats du programme d'assurance et d'amélioration de la qualité.

3. Principale constatation

3.1 Destruction des documents papiers

L'on s'attendait à ce que tous les dossiers papiers et renseignements que l'on savait liés à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions (exception faite du Québec et des agences publiques) aient été caviardés pour en rendre la lecture impossible ou détruits, au besoin. L'on s'attendait aussi à trouver dans chaque dossier une preuve qu'il ait été révisé en conformité avec les dispositions transitoires de la Loi sur l'abolition du registre des armes d'épaule.

Le PCAF a déterminé les supports tangibles (papier, CD, ruban) des dossiers qu'on trouve dans les bureaux du PCAF et des CAF et établi la probabilité que ces dossiers renferment des documents relatifs à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions. Les dossiers présentant une probabilité moyenne à élevée de renfermer des documents relatifs à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions traitaient des permis, du dépistage des armes à feu et du soutien aux enquêtes. Les dossiers présentant une probabilité faible de renfermer des documents relatifs à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions traitaient de cours sur la sécurité des armes à feu, des autorisations de porter et des autorisations de transporter des armes à feu.

Le PCAF a transmis aux bureaux des CAF participants des instructions pour procéder à l'examen des dossiers à la recherche de documents relatifs à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions. Les instructions précisaient les types de dossiers à examiner, la priorité devant être accordée aux types de dossiers présentant une probabilité moyenne à élevée de renfermer des documents relatifs à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions Les instructions précisaient aussi les méthodes recommandées pour caviarder ou détruire les documents. Le caviardage nécessitait l'usage combiné de marqueurs permanents noirs et de marqueurs gras noirs. La destruction nécessitait le déchiquetage des documents à l'aide du matériel et des méthodes conformes aux exigences de sécurité de la GRC.

Les communications du PCAF aux bureaux des CAF formulaient clairement les exigences quant au caviardage et à la destruction des documents et quant aux mécanismes pour rendre compte des résultats obtenus. La collaboration a été grande entre le PCAF et les bureaux des CAF dans l'exécution de l'examen des dossiers et le PCAF a offert de l'aide aux CAF pour l'examen manuel des dossiers. Cinq des CAF participants se sont prévalu de l'aide du PCAF pour l'examen manuel des dossiers. Le personnel des bureaux des CAF a aussi été formé pour procéder à l'examen des dossiers.

Le PCAF exigeait de chaque bureau de CAF participant qu'il tienne un registre de tous les dossiers papiers examinés et qu'il lui en rende compte. Le registre de l'examen des dossiers précisait les types de dossiers examinés, la date de l'examen et le nombre de pages caviardées ou détruites. La date de l'examen était apposée dans le dossier, pour indiquer qu'il avait été examiné pour les fins de conformité avec la Loi sur l'abolition du registre des armes d'épaule. Les CAF ont régulièrement informé le PCAF des progrès de l'examen des dossiers. Le PCAF a aussi apporté aide et soutien aux CAF à mesure que des problèmes surgissaient.

Le PCAF et le personnel des bureaux des CAF ont bien compris les rôles et les responsabilités qui leur incombaient dans cette procédure ainsi que l'obligation de caviarder ou de détruire les documents relatifs à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions. Les bureaux des CAF ont suivi les étapes du PCAF de façon uniforme. Ainsi, les dossiers ont systématiquement été marqués examinés et le registre de l'examen des dossiers a été dûment rempli.

Devant les résultats de notre vérification, nous sommes d'avis que pratiquement tous les renseignements relatifs à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions contenus dans les dossiers échantillonnés ont été caviardés ou détruits comme prévu. Comme on s'y attendait, on a relevé quelques cas où le caviardage était insuffisant, puisque les renseignements étaient encore lisibles, mais chaque fois, des mesures correctives ont été prises. Dans quelques autres cas, dans des dossiers particuliers, des renseignements sur l'enregistrement des armes à feu sans restrictions n'avaient pas été caviardés ou détruits, mais là aussi, des mesures correctives ont été prises. Il est raisonnable d'avoir trouvé quelques erreurs, compte tenu du volume de dossiers que devaient examiner le PCAF et les bureaux des CAF et du délai imparti pour ce faire.

Le PCAF et les CAF ont mis en place une stratégie pour contrôler et examiner en permanence tous les dossiers afin que les renseignements relatifs à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions soient caviardés ou détruits, comme il se doit.

Bien qu'il n'existe plus d'obligation d'enregistrer les armes à feu sans restrictions, des particuliers et des entreprises continuent de transmettre au PCAF des renseignements papiers sur leurs armes à feu sans restrictions. Le PCAF a un rôle de surveillance à remplir pour veiller à ce que ces renseignements ne soient pas conservés. Il conservera ce rôle en permanence.

4. Conclusion

Nous sommes d'avis qu'une stratégie rigoureuse et structurée a été élaborée et mise en œuvre pour que les documents papiers relatifs à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions (à l'exception des documents concernant le Québec et les agences publiques) soient caviardés ou détruits, comme l'exigeaient les dispositions transitoires de la Loi sur l'abolition du registre des armes d'épaule.

Étant donné le volume phénoménal de documents papiers qu'ont dû examiner à la main le PCAF et les bureaux des CAF, des efforts considérables ont été faits et continuent de l'être pour examiner les dossiers. Une stratégie est en place pour perpétuer les exigences d'examen et pour veiller à ce que toute nouvelle correspondance et tout nouveau document ne comporte aucun renseignement relatif à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions. Étant donné les exigences législatives auxquelles doivent se conformer le commissaire aux armes à feu et les CAF, et la stratégie du PCAF pour veiller à ce que les dossiers ne comportent aucun renseignement relatif à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions, une recommandation de la Vérification interne à cet égard aurait une valeur limitée.

Annexe A - Objectif et critères de vérification

Objectif : Évaluer si les documents papiers que l'on savait liés à l'enregistrement des armes à feu qui ne sont ni prohibées ni à autorisation restreinte ont été détruits conformément aux exigences inscrites dans les dispositions transitoires de la Loi sur l'abolition du registre des armes d'épaule.

Critère 1 : Un plan a été établi pour la destruction des documents papiers que l'on savait liés à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions (à l'exception du Québec et des agences publiques) sous la garde du Programme canadien des armes à feu.

Critère 2 : Les documents papiers que l'on savait liés à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions (à l'exception du Québec et des agences publiques) ont été effectivement détruits.

Final Report: April 2014

This report has been reviewed in consideration of the Access to Information and Privacy Acts. The published information is UNCLASSIFIED.

Table of Contents

• Acronyms and Abbreviations
• Executive Summary
• Management's Response to the Audit
• 1. Background
• 2. Objective, Scope and Methodology
  • 2.1 Objective
  • 2.2 Scope
  • 2.3 Methodology
  • 2.4 Statement of Conformance
• 3. Audit Finding
  • 3.1 Destruction of Hard Copy Records
• 4. Conclusion
• Appendix A – Audit Objective and Criteria
• Footnotes

Acronyms and Abbreviations

CFIS

Canadian Firearms Information System

CFO

Chief Firearms Officer

CFP

Canadian Firearms Program

RCMP

Royal Canadian Mounted Police

SPS

Specialized Policing Services

Executive Summary

The Ending the Long-gun Registry Act, which came into force on April 5, 2012 removes the requirement for non-restricted firearms to be registered. The Act's Transitional Provisions include the requirement that all records related to the registration of non-restricted firearms under the control of the Commissioner of Firearms and the Chief Firearms Officers be destroyed.

This audit report is the second of two reports on the results of the steps the Canadian Firearms Program has undertaken to address the Ending the Long-gun Registry Act and enact the Transitional Provisions. Whereas the first audit report focused on the destruction of electronic records related to the registration of non-restricted firearms, this second report focused on the destruction of hard copy records (paper files, CDs, tapes) related to the registration of non-restricted firearms under the control of the Commissioner of Firearms and the Chief Firearms Officers.

The results of this audit indicate that overall, a structured and rigorous approach was developed and implemented to ensure that hard copy records identified as being related to the registration of non-restricted firearms (except Quebec ^{Footnote 1} and public agencies ^{Footnote 2}) were redacted or destroyed as required by the Transitional Provisions in the Ending the Long-gun Registry Act.

Management's Response to the Audit

Management agrees with the results of the audit. An Implementation Plan was developed to support the changes to the Firearms Act and associated Regulations introduced by Bill C-19. The Implementation Plan included the destruction of all data associated to non-restricted firearm registration records (the official registration records) held within the Canadian Firearms Information System (CFIS) with the exception of firearms registered to businesses or individuals residing in the province of Quebec or firearms recorded to a Public Agency. This was successfully completed on October 31st, 2012.

While the official registration records were destroyed in October 2012, it was anticipated that hard copies of some information would be found outside of CFIS. As a result, a national review plan was designed and implemented. It primarily consisted of manually reviewing physical files and destroying or redacting all information related to non-restricted firearms. We are pleased that the independent audit concluded that our plan was successfully implemented.

The CFP has also implemented an ongoing due diligence practice to ensure that no information associated to the non-restricted firearms is collected in the future.

I would like to thank the staff at the Canadian Firearms Program for their hard work and dedication which directly contributed to the success of this complex task.

Peter Henschel, Deputy Commissioner
Specialized Policing Services
Royal Canadian Mounted Police

1. Background

The RCMP's Canadian Firearms Program (CFP) is the service line within the RCMP's Specialized Policing Services (SPS) responsible for the administration of the Firearms Act and its associated regulations that govern possession, licensing, transportation, use, registration and storage of firearms in Canada as well as providing operational support to law enforcement agencies in all firearm-related inquiries and investigations.

On October 25, 2011, An Act to Amend the Criminal Code and the Firearms Act (Bill C-19) with the intent to remove the requirement for individuals and businesses to register non-restricted firearms ^{Footnote 3} was introduced in the House of Commons. Bill C-19 (short title - Ending the Long-gun Registry Act) received Royal Assent on April 5, 2012, removing the requirement for non-restricted firearms to be registered. The Province of Quebec filed an injunction to appeal the Ending the Long-gun Registry Act and on April 5, 2012, the Quebec Superior Court issued a court order that requires residents and businesses in Quebec to continue to register non-restricted firearms. Since that time, the Government of Canada and the Province of Quebec have been engaged in court proceedings with respect to the Government of Canada providing non-restricted firearms registration records related to individuals and businesses in Quebec to the Province of Quebec. As at March 2014, the case is before the Supreme Court of Canada and it is expected to be heard in the fall of 2014. In the interim, the CFP has been advised not to apply the Ending the Long-gun Registry Act changes to individuals and businesses residing in Quebec.

Ending the Long-gun Registry Act includes the requirement that all records related to the registration of non-restricted firearms under the control of the Commissioner of Firearms ^{Footnote 4} and the Chief Firearms Officers (CFOs) be destroyed. Specifically, the Act's Transitional Provisions require that:

"29.(1) The Commissioner of Firearms shall ensure the destruction as soon as feasible of all records in the Canadian Firearms Registry related to the registration of firearms that are neither prohibited firearms nor restricted firearms and all copies of those records under the Commissioner's control.

(2) Each chief firearms officer shall ensure the destruction as soon as feasible of all records under their control related to the registration of firearms that are neither prohibited firearms nor restricted firearms and all copies of those records under their control."

The organization of the CFP includes a CFO appointed for each province and territory. CFOs are responsible for decision-making and administrative work related to licences, authorizations to transport, authorizations to carry, and confirming the purpose of the transfer of restricted and prohibited firearms by individuals and businesses. The connection between licensing and registration may result in the CFO retaining a hard copy of a record related to the registration of a non-restricted firearm, hence the requirement that the Transitional Provisions also apply to CFOs. The CFOs in all but five provinces are federally appointed and report to the CFP's Director - Firearms Regulatory Services. In the remaining provinces of Ontario, Quebec, New Brunswick, Prince Edward Island, and Nova Scotia, the CFOs are provincially appointed and are accountable to the federal Minister of Public Safety through contribution agreements.

On April 5, 2012, the CFP stopped issuing registration certificates for non-restricted firearms except for individuals and businesses residing in Quebec. On May 20, 2012, the CFP disabled its online systems to prevent individuals and businesses from registering non-restricted firearms unless they reside in the province of Quebec. These actions were part of the CFP's steps to address the Ending the Long-gun Registry Act and to enact the Transitional Provisions. The CFP's steps detail the work involved in destroying all records, both electronic and hard copy, from the RCMP/CFP information stores, except those records related to public agencies ^{Footnote 5} and individuals and businesses residing in Quebec, which will be retained.

The destruction of all electronic records identified as being related to the registration of non-restricted firearms in the Canadian Firearms Information System [CFIS] (with the exception of Quebec and public agencies) took place in October 2012, and was the subject of an audit carried out by RCMP Internal Audit. The resulting audit report was approved by the Commissioner of the RCMP in January 2013. ^{Footnote 6}

After the electronic records were destroyed in CFIS, the CFP initiated steps to destroy any hard copy records related to the registration of non-restricted firearms (with the exception of Quebec and public agencies) under the control of the Commissioner of Firearms and the CFOs. The CFO Ontario did not participate in this process due to a pending court case. The results of the CFP's steps are the subject of this audit report.

The CFP's steps to destroy hard copy records related to the registration of non-restricted firearms (with the exception of Quebec and public agencies) involved identifying the types of hard copy files (paper, CDs, tapes) that were part of the CFP's and CFOs' environment and determining the likelihood of these files containing records related to the registration of non-restricted firearms. These files covered such areas as licences, firearms safety courses, firearms storage, firearms tracing and disposition, and support to investigations. Files were to be manually reviewed and records related to the registration of non-restricted firearms (except for Quebec and public agencies) were to be redacted or destroyed. This also involved ensuring that information required to remain compliant with the Firearms Act was retained. Redaction, which involved 'blacking out' information so that it cannot be read or copied, was used where a document contained both information related to the registration of non-restricted firearms and other information that needed to be retained. Destruction was used when a document contained information related to the registration of non-restricted firearms and no other information needed to be retained.

The CFP provided instructions and guidance to the participating CFO offices with respect to the process to review files for records related to the registration of non-restricted firearms, and assistance for the manual review of files where required.

2. Objective, Scope and Methodology

2.1 Objective

The objective of the audit was to assess whether the hard copy records identified as being related to the registration of firearms that are neither prohibited firearms nor restricted firearms were destroyed as required by the Transitional Provisions in the Ending the Long-gun Registry Act.

2.2 Scope

The scope included all hard copy records identified as being related to the registration of non-restricted firearms (except Quebec and public agencies) under the control of the Commissioner of Firearms and the participating CFOs.

We did not test hard copy records that have been retained by the CFP to remain compliant with the Firearms Act as this was outside the scope of the Ending the Long-gun Registry Act.

2.3 Methodology

Planning for the audit was completed in July 2013 and included documentation review, process walkthroughs and interviews with CFP staff. Sources used to develop audit criteria include the Treasury Board Operational Security Standard on Physical Security, the RCMP Security Equipment Guide and the Audit Criteria related to the Management Accountability Framework developed by the Office of the Comptroller General. Audit objectives and criteria are available in Appendix A.

The audit team used statistical sampling to determine the number of hard copy files to review at each site visited. Simple random sampling was used to select the hard copy files to review.

The examination portion of the audit was completed in February 2014, and included the following techniques:

• conducted four on-site visits;
• observed the redaction and destruction process;
• conducted interviews to ensure the requirement and the process for the redaction/destruction was understood by the participating CFO offices;
• reviewed hard copy files for evidence of redaction and/or destruction;
• obtained confirmations of the destruction of hard copy records related to the registration of non-restricted firearms from the senior management at each site visited.

Upon completion of each site visit, the audit team held exit meetings to debrief management of the relevant findings.

2.4 Statement of Conformance

The audit engagement conforms with the Internal Auditing Standards for the Government of Canada, as supported by the results of the quality assurance and improvement program.

3. Audit Finding

3.1 Destruction of Hard Copy Records

It was expected that all hard copy records and information related to the registration of non-restricted firearms (except Quebec and public agencies) would be redacted to be illegible or destroyed as required. It was also expected that there would be evidence on each file that it had been reviewed for the purposes of complying with the Transitional Provisions of the Ending the Long-gun Registry Act.

The CFP identified the types of hard copy files (paper, CDs, tapes) that were part of the CFP's and CFOs' environment and determined the likelihood of these files containing records related to the registration of non-restricted firearms. Files with a medium to high likelihood of containing records related to the registration of non-restricted firearms covered such areas as licences, firearms tracing, and support to investigations. Files with a low likelihood of containing records related to the registration of non-restricted firearms covered such areas as firearms safety courses, authorizations to carry, and authorizations to transport.

The CFP provided instructions to the participating CFO offices with respect to the process to review files for records related to the registration of non-restricted firearms. The instructions identified the file types to be reviewed, with a primary focus on those file types with a medium to high likelihood of containing records related to the registration of non-restricted firearms. The instructions also included the recommended methods to redact and/or destroy the records. Records were redacted with black permanent markers combined with black china markers. Records were destroyed by shredding them using equipment and methods that met RCMP security requirements.

Communications from the CFP to the CFO offices were clear with respect to the requirements for redaction and destruction, and mechanisms to report on results achieved. There was strong collaboration between the CFP and the CFO offices in carrying out the review of files and the CFP offered the CFOs assistance with the manual file review process. Five of the participating CFOs availed of the CFP's assistance for the manual file review. CFO staff were also trained on how to perform the file review process.

The CFP required that a log of all the hard copy files reviewed be maintained at each participating CFO office and reported back to the CFP. The file review log identified the types of files reviewed, the date of the review and the number of pages redacted and/or destroyed. Files were date stamped as having been reviewed as part of the Ending the Long-gun Registry Act requirements. The CFP was updated regularly by the CFOs on the progress of the file review process. The CFP also provided ongoing support and assistance to the CFOs as issues arose.

The CFP and CFO office staff clearly understood the roles and responsibilities for this process and the requirement to redact and/or destroy records related to the registration of non-restricted firearms. The CFP's steps were followed consistently in the CFO offices. Accordingly, there was systematic stamping of files and completion of the file review logs.

Based on the results of our audit, we are satisfied that nearly all information related to the registration of non-restricted firearms contained in the files sampled was appropriately redacted or destroyed as planned. As expected, few instances were observed whereby some information was incorrectly redacted such that it was still legible which has since been corrected. Similarly, there were few instances in specific files where information related to the registration of non-restricted firearms had not been redacted or destroyed which has also since been corrected. It is reasonable to have found errors given the volume of records the CFP and CFO offices had to review, and the time frame in which the review was carried out.

The CFP and CFOs have put a strategy in place to continually monitor and review every file to ensure that information related to the registration of non-restricted firearms is being appropriately redacted or destroyed.

Although there is no longer a requirement to register non-restricted firearms, individuals and businesses continue to provide hard copy information to the CFP regarding their non-restricted firearms. The CFP has a gate-keeping role to ensure this information is not retained. This will be an ongoing process.

4. Conclusion

We are satisfied that a rigorous and structured approach was developed and implemented to ensure that hard copy records identified as being related to the registration of non-restricted firearms (except Quebec and public agencies) were redacted or destroyed as required by the Transitional Provisions of the Ending the Long-gun Registry Act.

Given the sheer volume of hard copy records that the CFP and the CFO offices had to manually review, considerable efforts have been made, and continue to be made, to review files. A strategy is in place to address ongoing review requirements and to ensure that new correspondence and records do not include information related to the registration of non-restricted firearms. Given the legislative requirement with which the Commissioner of Firearms and the CFOs have to comply, and the CFP's strategy to ensure that records to do not include information related to the registration of non-restricted firearms, there would be limited value in Internal Audit putting forward a recommendation in this regard.

Appendix A – Audit Objective and Criteria

Objective: To assess whether the hard copy records identified as being related to the registration of firearms that are neither prohibited firearms nor restricted firearms were destroyed as required by the Transitional Provisions in the Ending the Long-gun Registry Act.

Criterion 1: A plan was established for the destruction of hard copy records identified as being related to the registration of non-restricted firearms (except Quebec and public agencies) held by the Canadian Firearms Program.

Criterion 2: Hard copy records identified as being related to the registration of non-restricted firearms (except Quebec and public agencies) were appropriately destroyed.

Rapport final : Le 21 février 2014

Ce rapport fut revu en considération de la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels; l'information publiée est NON-CLASSIFIÉE.

Table des matières

• Acronymes/Définitions
• Sommaire exécutif
• 1.0 Introduction
  • 1.1 Contexte
  • 1.2 Objet et portée de l'évaluation
  • 1.3 Méthodologie et approche
  • 1.4 Considérations et limites
• 2.0 Constatations
  • 2.1 Pertinence
  • 2.2 Rendement - efficacité
  • 2.3 Rendement - efficience et économie
• 3.0 Conclusion
• 4.0 Réponse de la direction
  • 4.1 Réponse de la direction
• Annexe A : Cadre d'évaluation des régimes de pensions de retraite en vertu de la LCP de la GRC
• Annexe B : Bibliographie
• Notes

Acronymes/Définitions

AAP

Architecture d'alignement des programmes

CRP

Comité de responsabilisation du régime de retraite

CSFRR

Comité de surveillance du financement du régime de retraite

CT

Conseil du Trésor

DPRH

Dirigeant principal des ressources humaines

GRC

Gendarmerie royale du Canada

LCP

Loi sur la continuation des pensions de la Gendarmerie royale du Canada

LPRGRC

Loi sur la pension de retraite de la Gendarmerie royale du Canada

RMR

Rapport ministériel sur le rendement

RPP

Rapport sur les plans et priorités

SNEP

Services nationaux d'évaluation des programmes

SNR

Services nationaux de rémunération

TPSGC

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

Sommaire exécutif

Ce que nous avons examiné

L'évaluation des pensions dans le cadre du programme de paiements de transfert prévus par la Loi sur la continuation des pensions de la Gendarmerie royale du Canada (LCP) a été menée par les Services nationaux d'évaluation de programmes entre septembre 2013 et janvier 2014. L'exercice visait l'évaluation de la pertinence et du rendement du programme de paiements de transfert par rapport aux objectifs prévoyant le versement de prestations viagères aux membres de la GRC et à leurs survivants. Plus précisément, le paiement d'une pension de retraite aux officiers, aux sous-officiers et aux constables engagés avant le ler mars 1949, sauf ceux qui ont choisi de passer sous le régime de la Loi sur la pension de retraite de la GRC (LPRGRC).

L'évaluation s'est déroulée à l'échelle du pays et le versement de prestations aux bénéficiaires admissibles variait entre 22,5 millions de dollars et 15,2 millions de dollars annuellement, atteignant ainsi environ 131 millions de dollars au cours d'une période de sept ans (2005-2012).

L'évaluation a permis d'examiner les activités de surveillance et de supervision au sein de la GRC et s'est centrée sur la pertinence et le rendement du programme de paiements de transfert par rapport à son objectif.

L'importance de cet exercice

Le programme de paiements de transfert soutient le résultat stratégique de l'organisation selon lequel « Les prestations sont assurées aux membres de la GRC et à leurs survivants frappés d'invalidité ou touchés par le décès ». La LCP assure un paiement législatif qui fournit aux retraités ou aux survivants de membres de la GRC engagés avant le ler mars 1949 et qui n'ont pas choisi de passer sous le régime de la LPRGRC. En 2012-2013, la LCP représentait environ 8,5 % de tous les programmes de paiements de transfert appliqués au sein de la GRC.

Les coûts du programme de paiements de transfert et le nombre de bénéficiaires admissibles ont diminué régulièrement et on s'attend à ce que le programme disparaisse graduellement en raison de la hausse de l'âge des bénéficiaires ajoutée au fait qu'il n'y aura pas de nouveaux bénéficiaires.

Ce que nous avons constaté

• Il y a un besoin continu pour le programme de paiements de transfert. Le mandat est pertinent et harmonisé aux priorités de la GRC et du gouvernement du Canada.
• Les rôles et les responsabilités de la GRC (Services nationaux de rémunération et services financiers) et de Morneau Shepell, l'administrateur privé tiers, sont clairs.
• Le programme de paiements de transfert applique de solides processus et critères.
• La LCP atteint son objectif consistant à assurer une rente viagère aux membres de la GRC et à leurs survivants. Elle prévoit précisément le paiement d'une pension de retraite aux officiers, aux sous-officiers et aux constables engagés avant le ler mars 1949, sauf ceux qui ont choisi de passer sous le régime de la LPRGRC.

Recommandation

Étant donné que le programme est en voie de disparition et que la gestion en est faite de manière efficace et efficiente, aucune recommandation n'est nécessaire.

1.0 Introduction

Ce rapport présente les résultats de l'évaluation du programme de paiements de transfert prévus par la Loi sur la continuation des pensions de la Gendarmerie royale du Canada (LCP). L'évaluation a été menée à l'interne par les Services nationaux d'évaluation des programmes entre septembre 2013 et janvier 2014. L'évaluation a été menée conformément au paragraphe 42.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques qui prévoit que tous les programmes de paiements de transfert soient évalués tous les cinq ans. Le processus d'évaluation a appliqué la Politique sur l'évaluation du Conseil du Trésor (CT) et la Directive sur la fonction d'évaluation du Secrétariat du Conseil du Trésor.

1.1 Contexte

Profil et financement du programme

Le programme de paiements de transfert de pensions prévus dans la Loi sur la continuation des pensions de la Gendarmerie royale du Canada est un programme de paiement législatif lancé en 1959. L'objectif de la LCP est d'assurer une rente viagère aux membres de la GRC et à leurs survivants. Cette loi prévoit précisément le paiement d'une pension de retraite aux officiers, aux sous-officiers et aux constables engagés avant le ler mars 1949, sauf ceux qui ont choisi de passer sous le régime de la Loi sur la pension de retraite de la GRC (LPRGRC). La LCP a précédé la LPRGRC. La LCP contribue à l'objectif stratégique principal de la GRC consistant à « assurer des revenus aux membres de la GRC et à leurs survivants frappés d'invalidité ou touchés par le décès ».

Les Services nationaux de rémunération (SNR) de la GRC sont responsables de la gestion d'ensemble de la LCP; cependant l'administration quotidienne en est confiée à un administrateur tiers, Morneau Shepell (MS).

Tous les bénéficiaires du régime sont, soit des retraités existants, soit des survivants. Étant donné que tous les membres relèvent maintenant de la LPRGRC, aucun nouveau retraité ne s'ajoute au régime. Tel qu'il est illustré au tableau 1 (ci-dessous), le nombre de bénéficiaires et les sommes versées continueront de décliner régulièrement. En conséquence, la LCP disparaîtra graduellement à l'avenir.

Source : Données détaillées du document portant sur les paiements versés conformément à la LCP
Données fournies par le Groupe des comptes de pension, Gestion générale et Contrôle, le 2013-07-23

Selon le Rapport sur les plans et priorités (RPP) de la GRC ^{Note de bas de page 1}, la LCP représente environ 8,5 % des 164 millions de dollars des dépenses prévues dans le cadre des programmes de paiements de transfert 2013-2014 de la GRC.

1.2 Objet et portée de l'évaluation

L'évaluation a été menée à l'échelle du pays et portait sur la période commençant le 1^er avril 2005 et se terminant le 31 mars 2013.

Les objectifs de l'évaluation visaient à évaluer.

1. La pertinence du programme de paiements de transfert, précisément :
   • Le besoin continu du programme de paiements de transfert;
   • L'harmonisation du programme de paiements de transfert avec les objectifs stratégiques de la GRC et les priorités du gouvernement du Canada;
   • L'harmonisation et la clarté des rôles et responsabilités, dans la mesure où ils sont liés aux paiements de transfert.
2. Le rendement du programme de paiements de transfert sous les aspects suivants :
   • Efficacité : La mesure selon laquelle le programme de paiements de transfert atteint les objectifs attendus consistant à assurer le paiement de pensions de retraite. L'évaluation vérifiera aussi s'il existe des mécanismes de supervision et de déclaration permettant de soutenir la gestion du programme de paiement de transfert.
   • Efficacité et économie : La mesure selon laquelle la GRC a réalisé des efficiences dans le cadre de la gestion et de l'administration du programme de paiements de transfert pour le Ministère.

1.3 Méthodologie et approche

Le processus d'évaluation a appliqué la Politique sur l'évaluation du Conseil du Trésor (CT) et la Directive sur la fonction d'évaluation du Secrétariat du Conseil du Trésor. Des sources de données multiples ont servi à l'évaluation de la pertinence et du rendement du programme de paiements de transfert ainsi qu'à l'élaboration de constatations et de recommandations.

Examen des documents

Les documents internes et externes ainsi que la recherche secondaire ont été examinés en vue de réunir les données contextuelles sur le programme de paiements de transfert et aussi de contribuer aux questions d'évaluation. Les documents examinés comprenaient le Rapport ministériel sur le rendement (RMR), le RPP, les documents d'analyse comparative, les politiques, les évaluations, les vérifications et d'autres données applicables.

Analyse des données de gestion et de rendement

Les données sur les mesures financières, administratives et le rendement de la GRC et de MS ont été analysées afin de documenter l'évaluation de l'efficience, de l'efficacité et de l'économie du programme de paiements de transfert.

Entrevues auprès d'informateurs clés

Quatre entrevues ont été menées en vue de valider et de compléter les renseignements réunis à partir des autres sources de données indiquées ci-dessus. Les entrevues ont été menées avec des représentants des deux secteurs de programmes engagés dans le programme de paiements de transfert, notamment :

• Ressources humaines - Services de rémunération nationale (n=3)
• Gestion générale et Contrôle - budgétisation générale (n=1)

1.4 Considérations et limites

Aucune entrevue n'a été menée avec des représentants de MS. De plus, tous les renseignements provenant de MS ont été reçus par l'entremise du secteur de programme de la GRC. Une partie des renseignements (c.-à-d. les services aux clients, la satisfaction des clients) extraits de rapports d'analyse comparative sont regroupés, et il était par conséquent impossible de produire des renseignements propres à la LCP.

2.0 Constatations

2.1 Pertinence

Toutes les sources de données soutiennent le besoin continu pour la LCP. La GRC est tenue par la loi de verser des paiements selon le programme de paiements de transfert. Ce besoin est clairement formulé dans les documents (p. ex. la Loi proprement dite) et appuyé par toutes les personnes interrogées (4/4) qui ont reconnu les obligations réglementaires de la GRC de continuer le versement des paiements. Même s'il existe actuellement un besoin continu pour la LCP, on s'attend à ce que ce besoin disparaisse graduellement en raison de la hausse de l'âge des bénéficiaires de la LCP. Le graphique 1 (ci-dessous) indique la tendance du déclin du nombre de bénéficiaires entre la période de 2005 et de 2012.

Graphique 1 : Nombre de bénéficiaires de la LCP par année

Le texte qui accompagne le graphique se trouve après l'image.

Source : Données détaillées du document portant sur les paiements versés conformément à la LCP
Données fournies par le Groupe des comptes de pension, Gestion générale et Contrôle, le 2013-07-23

L'objectif de la LCP est directement harmonisé avec les résultats stratégiques de l'architecture d'alignement des programmes (AAP) de la GRC visant à ce que « Les prestations soient assurées aux membres de la GRC et à leurs survivants frappés d'invalidité ou touchés par le décès ». De plus, l'objectif de la LCP est lié à la priorité suivante du gouvernement du Canada, soit « La sécurité du revenu et l'emploi pour les Canadiens » ^{Note de bas de page 2}.

Le programme de paiements de transfert est harmonisé avec les autorités législatives et réglementaires de la GRC. Il s'agit de l'autorité législative assurant le « versement de paiement de pensions de retraite à certaines personnes nommées membres de la GRC avant le 1^er mars 1949 » ^{Note de bas de page 3}. En outre, d'autres autorités législatives et directives liées au paiement de pensions de retraite sont contenues dans le Règlement sur la continuation des pensions.

Des preuves indiquent que la gouvernance de la LCP et les rôles et responsabilités de la GRC et de MS pour ce qui est de l'administration et de la gestion sont clairement définis et compris. Un examen des documents du programme, ainsi que d'autres documents, confirme que les rôles et responsabilités sont continuellement définis et expliqués. Les entrevues ont aussi confirmé que les rôles et responsabilités sont très clairs pour la GRC et MS quant à la gestion et à l'administration de la LCP. Parmi ce type de documents, notons le contrat de service d'administration du régime de pension (et annexes d'accompagnement) conclu entre la GRC et MS, la Loi sur la continuation des pensions et son Règlement, de même qu'une série de documents portant sur les « processus opérationnels » et les « règles administratives » complets qui ont été créés par l'équipe affectée au Projet d'impartition de l'administration des pensions en 2010. En particulier, ces documents expliquent clairement tous les aspects de la LCP, notamment, les rôles et les responsabilités, les processus et les critères.

Les paragraphes suivants indiquent la gouvernance interne et les rôles et les responsabilités des secteurs particuliers au sein de la GRC engagés dans le programme des paiements de transfert.

• Les Service de pension des Services nationaux de rémunération (SNR) sont responsables de l'administration générale de la LCP, notamment de la supervision des obligations contractuelles de MS.
• Gestion générale et Contrôle est responsable de la saisie du programme de paiements de transfert dans le système financier de même que de la recherche de financement auprès du Conseil du Trésor du Canada.

2.2 Rendement - efficacité

Il existe de solides processus et critères s'appliquant à la LCP. Tel qu'il a été discuté auparavant, l'examen des documents a révélé, et toutes les entrevues (4/4) ont indiqué, qu'une série de « règles administratives » et de « processus opérationnels » fournissent des processus et critères détaillés sur la LCP. De plus, l'administration de la LCP est orientée par la Loi sur la continuation des pensions et son Règlement.

L'évaluateur n'a pu trouver aucune preuve de lacunes dans les processus ou les critères qui pourraient se répercuter de manière négative sur la capacité de la GRC d'offrir la prestation des paiements aux bénéficiaires dans le respect de normes de service raisonnables. Les rapports d'analyse comparative appuient aussi ce point et indiquent que les résultats des services obtenus quant au versement à temps des paiements étaient de 100 sur 100 ^{Note de bas de page 4}.

La LCP atteint les objectifs établis consistant à assurer le paiement des pensions de retraite en vertu de la Loi. Les paiements sont faits et, comme il est indiqué ci-dessus, sont payés en temps opportun.

Certaines preuves indiquent qu'il existe de solides mécanismes de supervision et de déclaration s'appliquant à la LCP. Les personnes interrogées (4/4) ont indiqué des renseignements supplémentaires au RMR et au RPP (tableaux) et à Comptes publics du Canada comme exemples de déclaration et de supervision qui informent le gouvernement et le public des dépenses annuelles touchant le programme de paiements de transfert.

L'annexe A du contrat conclu entre la GRC et MS définit explicitement l'obligation de MS de produire un rapport continu de ses activités ^{Note de bas de page 5}. Dans le cadre de ses obligations, MS fournit les données sur le rendement qui sont utilisées dans les rapports annuels d'analyse comparative commandés par la GRC. Ces rapports fournissent la comptabilité complète de leurs activités liées à tous les régimes de pension de retraite de la GRC administrés par MS au nom de la GRC, y compris la LCP. Selon un examen de ces documents, MS assure dans l'ensemble des services suffisants aux clients de la GRC. Il est cependant important de noter que la déclaration des données des documents d'analyse comparative de tous les régimes de pension de retraite se fait de manière groupée et qu'il est par conséquent difficile d'extraire des services particuliers liés à la LCP et de les commenter. La plupart des personnes interrogées (3/4) reconnaissent que MS dispose de systèmes continus en vue de la supervision et de la déclaration, comme la production régulière de rapports soumis à la GRC, la participation à des études d'analyse comparative et les services de centres d'appel offerts aux clients.

Mis à part les rapports de MS, les personnes interrogées ont cité l'exemple du Groupe des comptes de pension qui assure la supervision des régimes de retraite de la GRC, y compris la LCP. Les personnes interrogées étaient d'avis que le Comité de surveillance du financement du régime de retraite (CSFRR) de la GRC assurait un autre niveau de supervision. Le CSFRR a été créé en vue de conseiller le dirigeant principal des Ressources humaines (DPRH) et le sous-commissaire, Gestion générale et Contrôle, sur l'administration des régimes de retraite. L'examen du document appuie cette notion selon laquelle le rôle désigné de ce comité est de fournir une analyse critique liée aux régimes de retraite de même que de donner des conseils et de formuler des recommandations aux SNR concernant l'examen, la gestion et le contrôle des coûts d'administration totaux imputés aux régimes de retraite de la GRC ^{Note de bas de page 6}.

Les personnes interrogées étaient d'avis que le Comité consultatif des pensions de retraite (CCPR) représente un autre exemple de supervision. Cette notion est appuyée par l'examen du document puisqu'en vertu du paragraphe 25.1 de la LPRGRC, le CCPR est chargé de conseiller et d'aider le ministre de la Sécurité publique dans l'application de la LPRGRC. Le CCPR est présidé par le dirigeant principal des Ressources humaines (DPRH) et soutenu par l'équipe des Services nationaux de rémunération (SNR) ^{Note de bas de page 7}.

Il faut signaler que ces deux comités traitent des questions de tous les régimes de pension de retraite, y compris la LCP. Il est logique de supposer que s'il y avait des lacunes flagrantes concernant ce programme de paiements de transfert, celles-ci seraient repérées et traitées par un de ces comités ou par les deux.

2.3 Rendement - efficience et économie

La plupart des personnes interrogées (3/4) n'ont pu suggérer de solution de rechange pour gérer ou administrer la LCP qui pourrait entraîner une réduction de coûts à la GRC. Selon les indications fournies par les personnes interrogées et les données du programme, les frais administratifs courants de la LCP sont raisonnables. Les documents du programme indiquent une diminution des frais administratifs de 80 947 $ en 2008-2009 à 39 052 $ en 2012-2013. Au cours des cinq dernières années, ces frais ont représenté moins de 0,5 % des dépenses totales du programme de paiements de transfert.

Une personne interrogée (1/4) a expliqué que l'administration et la gestion de la LCP (ainsi que tous les autres régimes de prestations de retraite de la GRC) passaient de MS à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, ce qui peut entraîner une réduction des coûts à l'avenir.

Le cadre de mesure du rendement de la GRC a établi un indicateur cible de 75 $ lié à la LCP, « les coûts par demande demeurant plus ou moins dans les 5 % de la cible » ^{Note de bas de page 8}. Comme le prouve le graphique 2, la GRC atteint cette cible pour la LCP depuis 2009-2010.

Graphique 2 : Frais administratifs moyens de Morneau Shepell par opération de paie

Le texte qui accompagne le graphique se trouve après l'image.

Source : Frais administratifs liés au RPS et au document de la LCP
Données fournies par le Groupe des comptes de pension, Gestion générale et Contrôle, le 23-07-2013

3.0 Conclusion

Pertinence

L'évaluation a révélé que le mandat du programme de paiements de transfert est pertinent et qu'il est harmonisé avec les priorités de la GRC et du gouvernement. De plus, il y a un besoin continu pour le programme de paiements de transfert. Les rôles et les responsabilités de la GRC et de MS sont clairs et bien compris.

Rendement

L'évaluation a révélé que la prestation du service et le paiement des pensions de retraite aux bénéficiaires de la GRC sont menés en conformité avec la Loi et que des mécanismes de supervision et de déclaration sont appliqués en vue d'assurer la prestation de services suffisants.

Le programme de paiements de transfert atteint les objectifs établis consistant à assurer le paiement des pensions de retraite en vertu de la LCP.

Étant donné que le programme de paiements de transferts est en voie de disparition et que la gestion en est faite de manière efficace et efficiente, aucune recommandation n'est nécessaire.

4.0 Réponse de la direction

4.1 Réponse de la direction

Le présent rapport d'évaluation du programme de paiements de transfert prévus dans la Loi sur la continuation des pensions de la GRC a été examiné et accepté par des hauts fonctionnaires des secteurs de programmes responsables.

Annexe A : Cadre d'évaluation des régimes de pensions de retraite en vertu de la LCP de la GRC

Annexe B : Bibliographie

Gouvernement du Canada, ministère de la Justice, Loi sur la continuation des pensions de la GRC, Ottawa, RCN : 1970.

Gouvernement du Canada, ministère de la Justice, Loi sur la pension de retraite de la Gendarmerie royale du Canada, Ottawa, RCN : 1985.

Gouvernement du Canada, Bureau du vérificateur général du Canada, Rapport de la vérificatrice générale du Canada à la Chambre des communes - Chapitre 9 - L'administration des régimes de retraite et d'assurances - Gendarmerie royale du Canada, Ottawa, RCN : 2006.

Gouvernement du Canada, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, Services d'administration des pensions de la GRC - Contrat no M9020-020358/001/ZH - Annexe A - Énoncé des travaux, Ottawa, RCN : 2002.

Gouvernement du Canada, Gendarmerie royale du Canada, Analyse comparative de l'administration des cotisations déterminées - Exercice financier 2010 - Gendarmerie royale du Canada, Ottawa, RCN: 2011.

Gouvernement du Canada, Gendarmerie royale du Canada, Analyse comparative de l'administration des cotisations déterminées - Exercice financier 2011 - Gendarmerie royale du Canada, Ottawa, RCN: 2012.

Gouvernement du Canada, Gendarmerie royale du Canada, Analyse comparative de l'administration des cotisations déterminées - Exercice financier 2012 - Gendarmerie royale du Canada, Ottawa, RCN: 2013.

Gouvernement du Canada, Gendarmerie royale du Canada, Cadre de mesure du rendement de la GRC, Ottawa, RCN : 2013.

Gouvernement du Canada, Gendarmerie royale du Canada, Architecture d'alignement des programmes de la GRC, Ottawa, RCN : 2013.

Gouvernement du Canada, Gendarmerie royale du Canada, Rapport sur les plans et priorités de la GRC 2013-2014, Ottawa, RCN : 2013.

Final Report: February 21, 2014

This report has been reviewed in consideration of the Access to Information and Privacy Acts. The published information is UNCLASSIFIED.

Table of contents

• Acronyms/definitions
• Executive summary
• 1.0 Introduction
  • 1.1 Background
  • 1.2 Purpose and scope of the evaluation
  • 1.3 Methodology and approach
  • 1.4 Considerations and limitations
• 2.0 Findings
  • 2.1 Relevance
  • 2.2 Performance - effectiveness
  • 2.3 Performance - efficiency and economy
• 3.0 Conclusion
• 4.0 Management response
  • 4.1 Management response
• Appendix A: Evaluation framework for the pensions under the RCMP PCA
• Appendix B: Bibliography
• Footnotes

Acronyms/definitions

CHRO

Chief Human Resources Officer

DPR

Departmental Performance Report

NCS

National Compensation Services

NPES

National Program Evaluation Services

PAA

Program Alignment Architecture

PAC

Pension Accountability Committee

PCA

Royal Canadian Mounted Police Pension Continuation Act

PFOC

Pension Finance Oversight Committee

PWGSC

Public Works Government Services Canada

RCMP

Royal Canadian Mounted Police

RCMPSA

Royal Canadian Mounted Police Superannuation Act

RPP

Report on Plans and Priorities

TB

Treasury Board

Executive summary

What we examined

The evaluation of the Pensions under the Royal Canadian Mounted Police (RCMP) Pension Continuation Act (PCA) transfer payment program was conducted by National Program Evaluation Services between September 2013 and January 2014. The purpose of the evaluation was to assess the relevance and performance of the transfer payment program against its stated objective of providing a lifetime benefit for RCMP members and their survivors. Specifically, the payment of pensions to Officers, Non-Commissioned Officers and Constables engaged prior to March 1, 1949, except those who elected to come under the Royal Canadian Mounted Police Superannuation Act (RCMPSA).

The evaluation was national in scope and payments to eligible recipients ranged from $22.5 million to $15.2 million yearly for a total of approximately $131 million over a seven year period from (2005 to 2012).

The evaluation examined monitoring and oversight activities within the RCMP and focused on the relevance and performance of the transfer payment program against its objective.

Why it is important

The transfer payment program supports the organization's strategic outcome of "Incomes are secure for RCMP members and their survivors affected by disability or death". The PCA is a statutory payment that provides income to pensioners or survivors of members of the RCMP who served prior to March 1, 1949 and who did not elect to come under the RCMPSA. In 2012-13, the PCA made up 8.5% of all transfer payment programs in the RCMP.

The cost of the transfer payment program and the number of eligible recipients has been steadily decreasing and is expected to sunset in the future due to the advancing age of the recipients added to the fact that there will be no new recipients.

What we found

• There is a continued need for the transfer payment program. The mandate is relevant and aligned with the RCMP and Government of Canada priorities.
• Roles and responsibilities of the RCMP (National Compensation Services and Finance) and Morneau Shepell, the private third-party administrator, are clear.
• The transfer payment program has strong processes and criteria in place.
• The PCA is achieving its objectives of providing a lifetime benefit for RCMP members and their survivors. Specifically, to provide payment of pensions to Officers, Non-Commissioned Officers and Constables engaged prior to March 1, 1949, except those who elected to come under the RCMPSA.

Recommendations

Given the Program is sun setting and it is being managed in an efficient and effective manner, no recommendations are required.

1.0 Introduction

This report presents the results of the Evaluation of the Pensions under the Royal Canadian Mounted Police Pension Continuation Act (PCA) transfer payment program. The evaluation was conducted internally by National Program Evaluation Services between September 2013 and January 2014. The evaluation was conducted in compliance with Section 42.1 of the Financial Administration Act that requires that all ongoing transfer payment programs are evaluated every five years. The evaluation followed the Treasury Board (TB) Policy on Evaluation and the TB Secretariat's Directive on the Evaluation Function.

1.1 Background

Program profile and funding

The transfer payment program of the Pensions under the Royal Canadian Mounted Police Pension Continuation Act is a statutory payment program introduced in 1959. The objective of the PCA is to provide a lifetime benefit for RCMP members and their survivors. Specifically, providing payment of pensions to Officers, Non-Commissioned Officers and Constables engaged prior to March 1, 1949, except for those who elected to come under the RCMP Superannuation Act (RCMPSA). The PCA is a predecessor to the RCMPSA. The PCA contributes to the core RCMP strategic outcome "to secure incomes for RCMP members and their survivors affected by disability or death".

The overall management of the PCA is the responsibility of the RCMP National Compensation Services (NCS), however the day to day administration is contracted to a third party administrator, Morneau Shepell (MS).

All plan recipients are either existing pensioners or survivors. Given that all members now fall under the RCMPSA, there are no new pensioners entering the plan. As depicted in table 1 (below), the number of recipients and amounts paid will continue to steadily decline. As a result, the PCA will sunset in the future.

Source: Details of PCA Payments document
Provided by Pension Accounting Unit, Corporate Management and Comptrollership on 2013-07-23

According to the RCMP's Report on Plans and Priorities (RPP) ^{Footnote 1}, the PCA represents approximately 8.5% of the $164 million of planned spending for the RCMP's 2013-14 transfer payment programs.

1.2 Purpose and scope of the evaluation

The evaluation was national in scope and covered the period beginning April 1, 2005 and ending March 31, 2013.

The objectives of the evaluation were to assess:

1. Relevance of the transfer payment program, specifically:
   • A continued need for the transfer payment program;
   • Alignment of the transfer payment program with RCMP strategic objectives and Government of Canada priorities; and the
   • Alignment and clarity of roles and responsibilities as they pertain to the transfer payment program;
2. Performance of the transfer payment program in terms of:
   • Effectiveness - the extent to which the transfer payment program is achieving its expected objective to provide payments of pensions. The evaluation will also examine whether there are oversight and reporting mechanisms to support its management.
   • Efficiency and economy- the extent to which the RCMP has achieved efficiencies in the management and administration of the transfer payment program for the department.

1.3 Methodology and approach

The evaluation followed the TB Policy on Evaluation and the TB Secretariat's Directive on the Evaluation Function. Multiple lines of evidence were used to assess the relevance and performance of the transfer payment program, and develop findings and recommendations.

Document review

Internal and external documentation as well as secondary research were reviewed to gather contextual information about the transfer payment program and to inform the evaluation questions. Document review included Department Performance Report (DPR), RPP, benchmarking documents, policies, evaluations, audits and other applicable information.

Analysis of administrative and performance data

Available financial, administrative, and performance measurement data from the RCMP and MS was analyzed to inform the evaluation about the efficiency, effectiveness, and economy of the transfer payment program.

Key informant interviews

Four interviews were conducted to validate and supplement information gathered through the other lines of evidence indicated above. The interviews were conducted with representatives of both program areas involved with the transfer payment program, including:

• Human Resources - National Compensation Services (n=3)
• Corporate Management and Comptrollership - Corporate Budgeting (n=1)

1.4 Considerations and limitations

No interviews were conducted with representatives from MS. Additionally, all information from MS was received through the RCMP Program area. Some of the information (i.e. services to clients, client satisfaction) extracted from benchmarking reports is reported in aggregate and therefore it was not possible to report specific to the PCA.

2.0 Findings

2.1 Relevance

All lines of evidence support a continued need for the PCA. It is a legislative obligation for the RCMP to make payments under this transfer payment program. This need is clearly articulated in documentation (such as the Act itself) as well as supported by all interviewees (4/4) who acknowledged the RCMP's legislative obligation to continue payments. Although there is currently an ongoing need for the PCA, due to the advanced age of the PCA recipients, it is expected that the PCA will sunset in the future. Graph 1 (below) demonstrates the trend of declining recipients between the period of 2005 and 2012.

Graph 1: Number of PCA Recipients by year

Description of graph in tabular format follows.

Source: Details of PCA Payments document
Provided by Pension Accounting Unit, Corporate Management and Comptrollership on 2013-07-23

The objective of the PCA is directly aligned with the RCMP's Program Activity Alignment (PAA) Strategic Outcome of "Incomes are secure for RCMP members and their survivors affected by disability or death". Additionally, the objective of the PCA is linked to the Government of Canada Priority of "Income Security & Employment for Canadians". ^{Footnote 2}

The transfer payment program is aligned with legislative and regulatory authorities of the RCMP. This is the legislative authority for the "provision of payment of pensions to certain persons appointed as members of the RCMP before March 1^st 1949" ^{Footnote 3}. Additionally, further legislative authority and direction with respect to the payment of pensions is provided in the Pension Continuation Regulations.

Evidence indicates that the governance of the PCA and the roles and responsibilities of the RCMP and MS with regard to its administration and management are clear and well understood. A review of program and other documentation confirms that roles and responsibilities are consistently outlined and explained. Interviewees also confirmed that the roles and responsibilities are very clear for the RCMP and MS in regard to the management and administration of the PCA. Examples of such documentation included the Pension Plan Administration Services contract (and accompanying Annexes and Appendices) between the RCMP and MS, the Pension Continuation Act and Pension Continuation Regulations, as well as a series of comprehensive "Business Processes" and "Business Rules" which were created by the Pension Administration Outsourcing Project Team in 2010. In particular, these documents provide explicit explanations for all aspects of the PCA including roles and responsibilities, processes and criteria.

The following indicates the internal governance and roles and responsibilities of the specific areas within the RCMP involved in the transfer payment program:

• Pension Services of NCS is responsible for the overall management of the PCA including oversight of MS contractual obligations.
• Corporate Management & Comptrollership is responsible for entering the transfer payment program into the financial system as well as seeking funding from the TB of Canada.

2.2 Performance - effectiveness

There are strong processes and criteria in place for the PCA. As previously discussed, document review revealed and all interviewees (4/4) spoke of a series of "Business Processes and "Business Rules" which provide explicit details about the processes, and criteria in relation to the PCA. Additionally, the administration of the PCA is guided by the Pension Continuation Act and Pension Continuation Regulations.

The evaluator could not find any evidence of deficiencies in the processes or criteria that would impact the RCMP's ability to deliver payments to recipients within reasonable service standards. This is supported by the benchmarking reports which indicate that the service score for paying on time was 100 out of 100 ^{Footnote 4}.

The PCA is achieving its goal to provide payments of pensions as required under the Act. The payments are being made and as indicated above, are being paid in a timely manner.

There is evidence to indicate that there are oversight and reporting mechanisms in place with respect to PCA. Interviewees (4/4) identified the RPP and DPR Supplementary Information (Tables) and Public Accounts of Canada as examples of reporting and oversight which inform Government and the public on its yearly expenditures with respect to the transfer payment program.

Annex A of the contract between the RCMP and MS articulates MS's obligation to provide ongoing reporting of activities ^{Footnote 5}. As part of this obligation, MS provides performance data that is used in annual benchmarking reports which are commissioned by the RCMP. These reports provide comprehensive accounting of their activities in relation to all RCMP pension programs they administer on behalf of the RCMP including the PCA. A review of these documents suggests that MS overall is providing adequate services to RCMP clients. However, it is important to note that the benchmarking documents report on all pension programs in aggregate and therefore it is difficult to extract and comment on specific services related to the PCA. Most Interviewees (3/4) acknowledge that MS has ongoing systems in place for oversight and reporting such as regular reports to RCMP, participation in benchmarking studies and call centers available to clients.

Aside from MS reports, interviewees cited the example of the Pension Accounting Unit as providing oversight of RCMP pension plans including the PCA. Interviewees had the opinion that the RCMP Pension Finance Oversight Committee (PFOC) provided an additional level of oversight. PFOC was established to advise the Chief Human Resources Officer (CHRO) and the Deputy Commissioner of Corporate Management and Comptrollership, on the administration of the pension plans. Document review supports this notion as the identified role of this Committee is to provide a challenge function in relation to pension plans as well as to provide advice and recommendations to NCS concerning the review, management and control of total administration costs charged to the RCMP pension plans ^{Footnote 6}.

Interviewees also commented that the Pension Advisory Committee (PAC) is one further example of oversight. This notion is supported by document review as the PAC is mandated through section 25.1 of the RCMPSA to advise and assist the Minister of Public Safety Canada on matters arising in connection with the operation of the RCMPSA. PAC is chaired by the CHRO and is supported by the NCS team ^{Footnote 7}.

It should be noted that both of these Committees address all pension plans including the PCA. It is logical to assume that if there were glaring deficiencies with the transfer payment program it would be identified and addressed by one or both of these Committees.

2.3 Performance - efficiency and economy

Most interviewees (3/4) could not suggest alternative ways of managing or administering the PCA that would result in reduced cost to the RCMP. Indications from interviewees and program data suggest that the current administration costs for the PCA are reasonable. Program documentation demonstrates a decrease in administrative costs from $80,947 in 2008-2009 to $39,052 in 2012-2013. Over the last five years this has constituted less than 0.5% of the transfer payment program's total expenditures.

One interviewee (1/4) explained that the administration and management of the PCA (along with all other RCMP pension benefits programs) is shifting from MS to Public Works and Government Services Canada which may result in reducing costs in the future.

The RCMP's Performance Measurement Framework identifies a target of $75 for the PCA efficiency indicator "Cost per claim stays within more or less of 5% of Target" ^{Footnote 8}. As evidenced by Graph 2, the RCMP has been achieving this target for PCA since 2009-2010.

Graph 2: Average Morneau Shepell Administrative Cost per Payroll Transaction

Description of graph in tabular format follows.

Source: Administrative costs for SIP and PCA document
Provided by Pension Accounting Unit, Corporate Management and Comptrollership on 2013-07-23

3.0 Conclusion

Relevance

The evaluation found that the mandate of the transfer payment program is relevant and is aligned with the RCMP and government priorities. Additionally, there is a continued need for the transfer payment program. The roles and responsibilities of the RCMP and MS are clear and well understood.

Performance

The evaluation found that the delivery and payment of pensions to RCMP recipients is conducted according to the Act and that there are oversight and reporting mechanisms in place to ensure adequate services.

The transfer payment program is achieving its goal of providing payment of pensions as required under the PCA.

Given the transfer payment program is sun setting and it's being managed in an efficient and effective manner, no recommendations are required.

4.0 Management response

4.1 Management response

This evaluation report RCMP Pension Continuation Act transfer payment program has been reviewed and accepted by senior officials of the responsible program areas.

Appendix A: Evaluation framework for the pensions under the RCMP PCA

Appendix B: Bibliography

Government of Canada, Department of Justice, RCMP Pension Continuation Act, Ottawa, NCR: 1970.

Government of Canada, Department of Justice, Royal Canadian Mounted Police Superannuation Act, Ottawa, NRC: 1985.

Government of Canada, Office of the Auditor General of Canada, Report of the Auditor General of Canada to the House of Commons - Chapter 9, Pension and Insurance Administration Royal Canadian Mounted Police, Ottawa, NCR: 2006.

Government of Canada, Public Works and Government Services Canada, RCMP Pension Administration Services - Contract no. M9020-020358/001/ZH - Annex A - Statement of Work, Ottawa, NCR: 2002.

Government of Canada, Royal Canadian Mounted Police, Defined Benefit Administration Benchmarking Analysis Fiscal Year 2010 - Royal Canadian Mounted Police, Ottawa, NCR: 2011.

Government of Canada, Royal Canadian Mounted Police, Defined Benefit Administration Benchmarking Analysis Fiscal Year 2011 - Royal Canadian Mounted Police, Ottawa, NCR: 2012.

Government of Canada, Royal Canadian Mounted Police, Defined Benefit Administration Benchmarking Analysis Fiscal Year 2012 - Royal Canadian Mounted Police, Ottawa, NCR: 2013.

Government of Canada, Royal Canadian Mounted Police, RCMP Performance Measurement Framework, Ottawa, NRC: 2013.

Government of Canada, Royal Canadian Mounted Police, RCMP Program Alignment Architecture, Ottawa, NRC: 2013.

Government of Canada, Royal Canadian Mounted Police, RCMP Report on Plans and Priorities 2013-2014, Ottawa, NCR: 2013

Rapport final : 21 février 2014

Ce rapport fut revu en considération de la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels; l'information publiée est NON-CLASSIFIÉE.

Table des matières

• Acronymes/Définitions
• Sommaire Exécutif
• 1.0 Introduction
  • 1.1 Contexte
  • 1.2 Objet et portée de l'évaluation
  • 1.3 Méthodologie et approche
  • 1.4 Considérations et limites
• 2.0 Constatations
  • 2.1 Pertinence
  • 2.2 Rendement - efficacité
  • 2.3 Rendement - efficience et économie
• 3.0 Conclusion
  • 3.1 Pertinence
  • 3.2 Rendement
• 4.0 Réponse de la direction et plan d'action
  • 4.1 Réponse de la direction
• Annexe A : Cadre d'évaluation des régimes de pensions de retraite en vertu de la LCP et du RPS de la GRC
• Annexe B : Bibliographie
• Notes

Acronymes/Définitions

AAP

Architecture d'alignement des programmes

ACC

Anciens combattants Canada

CRP

Comité de responsabilisation du régime de retraite

CSFRR

Comité de surveillance du financement du régime de retraite

CT

Conseil du Trésor

DPRH

Dirigeant principal des ressources humaines

GRC

Gendarmerie royale du Canada

LCP

Loi sur la continuation des pensions de la Gendarmerie royale du Canada

LPRGRC

Loi sur la pension de retraite de la Gendarmerie royale du Canada

RMR

Rapport ministériel sur le rendement

RPC

Régime de pensions du Canada

RPP

Rapport sur les plans et priorités

RPS

Régime de prestation de survivant

RRQ

Régime de rentes du Québec

SNÉP

Services nationaux d'évaluation des programmes

SRN

Services de rémunération nationale

TACRA

Tribunal d'appel des anciens combattants (révision et appel)

TPSGC

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

Sommaire Exécutif

Ce que nous avons examiné :

L'évaluation du programme de paiements de transfert du Régime de prestation de survivant (RPS) s'adressant aux membres de la GRC a été menée par les Services nationaux d'évaluation des programmes entre septembre 2013 et janvier 2014. Cet exercice visait l'évaluation de la pertinence et du rendement du programme des paiements de transfert par rapport aux objectifs prévoyant le maintien des revenus aux survivants à un niveau comparable à celui du vivant du membre dont le décès est lié à ses fonctions.

L'évaluation s'est déroulée à l'échelle du pays et le versement de prestations aux bénéficiaires admissibles variait entre 1,6 million de dollars et 2,2 millions de dollars annuellement, atteignant ainsi environ 14 millions de dollars au cours d'une période de sept ans (2005-2012).

L'évaluation a permis d'examiner les activités de surveillance et de supervision au sein de la GRC et s'est centrée sur la pertinence et le rendement du programme de paiements de transfert par rapport à son objectif.

L'importance de cet exercice :

Le programme de paiements de transfert soutient le résultat stratégique de l'organisation selon lequel « [l]es prestations sont assurées aux membres de la GRC et à leurs survivants frappés d'invalidité ou touchés par le décès. » De plus, le RPS soutient le mandat de l'organisation visant à protéger les niveaux de revenu des survivants des membres réguliers et civils dont il a été déterminé que le décès était lié au travail. En 2012-2013, le RPS représentait environ 1,5 % de tous les programmes de paiements de transfert appliqués au sein de la GRC.

Les coûts du RPS et le nombre de bénéficiaires sont demeurés assez stables, et sauf événement imprévu qui pourrait entraîner des décès multiples, ceux-ci devraient demeurer raisonnablement stables.

Ce que nous avons constaté :

• Il y a un besoin continu pour le programme de paiements de transfert. Le mandat est pertinent et harmonisé aux priorités de la GRC et du gouvernement du Canada.
• Les rôles et les responsabilités des secteurs de programmes de la GRC (Services nationaux de rémunération et services financiers), d'Anciens Combattants Canada (ACC) et de Morneau Shepell (MS), l'administrateur privé tiers du programme de paiements de transfert, sont clairs.
• Le programme de paiements de transfert applique de solides processus et critères et atteint son objectif visant à assurer le maintien des revenus, à un niveau comparable à celui versé du vivant du membre, aux survivants de membres dont le décès est lié au travail.

Recommandation :

Étant donné que tout indique que la gestion du RPS est faite de manière efficace et efficiente, aucune recommandation n'est nécessaire.

1.0 Introduction

Le présent rapport contient les résultats de l'évaluation du programme de paiements de transfert du Régime de prestation de survivant (RPS) de membres de la GRC. L'évaluation a été menée par les Services nationaux d'évaluation des programmes entre septembre 2013 et janvier 2014. L'évaluation a été menée conformément au paragraphe 42.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques qui prévoit que tous les programmes de paiements de transfert soient évalués tous les cinq ans. Le processus d'évaluation a appliqué la Politique sur l'évaluation du Conseil du Trésor (CT) et la Directive sur la fonction d'évaluation du Secrétariat du Conseil du Trésor.

1.1 Contexte

Profil et financement du programme

La création du RPS découle de l'autorisation du CT, reçue en 1980, qui visait à assurer des prestations aux membres « tués en service ». En 1987, le RPS fut modifié afin d'y inclure les « décès en raison du travail » et en 2007, les deux programmes de paiements de transfert suivants ont été regroupés sous le RPS :

• Versement de pensions aux familles des membres de la Gendarmerie qui ont perdu la vie en raison de leur travail
• Programme de paiements dans le cadre du Programme d'indemnisation des travailleurs aux survivants de membres de la Gendarmerie qui ont perdu la vie en raison de leur travail

L'objectif du RPS est d'assurer le maintien des revenus à un niveau comparable à celui du vivant du membre aux survivants de membres qui ont perdu la vie en raison de leur travail. Pour être admissible aux prestations, les critères suivants doivent être respectés :

1. Le membre devait être un membre actif au moment de son décès. ^{Note de bas de page 1}
2. Le décès du membre doit avoir été jugé lié au travail (ou résulter d'un incident lié au travail) tel qu'il aura été déterminé par ACC conformément à la Loi sur les pensions.
3. Le demandeur doit être le conjoint ou l'enfant admissible à une indemnisation en vertu de la Loi sur les pensions.

Le montant reçu est fonction du nombre de survivants admissibles. Les conjoints admissibles reçoivent des prestations à vie, alors que les enfants admissibles reçoivent des prestations jusqu'à l'âge de 18 ans, ou de 25 ans, s'ils sont étudiants à plein temps.

L'objectif du RPS est le versement aux survivants d'une rémunération qui puisse combler l'écart entre la paie nette (ou pension de retraite) que le membre décédé aurait reçue et les prestations totales versées aux survivants payables en vertu de ce qui suit :

• Loi sur la pension de retraite de la GRC ou Loi sur la continuation des pensions de la GRC;
• Régime de pensions du Canada (RPC) ou Régime de rentes du Québec (RRQ);
• Loi sur les pensions.

Les Services nationaux de rémunération (SNR) sont responsables de la gestion d'ensemble des RPS; cependant l'administration quotidienne en est confiée à un administrateur tiers, Morneau Shepell (MS). Le rôle d'ACC est de déterminer si le décès d'un membre est lié au travail.

Le commandant de la division où le décès est survenu informe les SNR du décès du membre. Les SNR déclarent ensuite le décès à MS qui communique par la suite avec le ou les survivant(s) en lui ou en leur adressant une lettre initiale et une trousse d'information. Cette correspondance contient des renseignements indiquant quels services et quelles prestations, incluant le RPS, sont offerts. La lettre explique en plus le processus de demande de même que le rôle et les responsabilités d'ACC et de MS.

Le rôle d'ACC est de déterminer si le décès d'un membre de la GRC est lié ou non au travail, en vertu de la disposition de la Loi sur les pensions. Dans le cas où il existe un désaccord concernant l'admissibilité du survivant au RPS, un processus d'appel et d'examen de plainte peut être soumis au Tribunal des anciens combattants (TACRA).

Une fois que le survivant a soumis sa demande de prestations en vertu de la Loi sur les pensions et qu'il est déterminé que le décès est lié au travail, ACC en avise la GRC. La GRC fournit ensuite à MS, qui administre le RPS en son nom, les données sur la rémunération nécessaires au calcul des prestations à verser dans le cadre du RPS. MS envoie une deuxième lettre expliquant les renseignements particuliers que le survivant est tenu de fournir en vue de remplir la demande dans le cadre du RPS. MS calcule les droits aux prestations initiales et assure le suivi subséquent de chaque compte en vue d'y apporter les ajustements annuels en fonction de facteurs d'indexation, de changements apportés aux taux et à l'exemption d'imposition, au RPC et à la RRQ, etc.

La GRC compte des employés pouvant aider à résoudre tout problème en suspens entre les bénéficiaires et/ou ACC et MS. ACC et MS offrent à toutes les étapes du processus le service de centres d'appel permettant de fournir les réponses aux questions et préoccupations de même que les renseignements aux bénéficiaires. Le versement aux bénéficiaires est fait par la GRC par l'intermédiaire du Système normalisé des paiements de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

Le tableau 1 dépeint la répartition des décisions rendues par ACC touchant les « décès en raison du travail » du 1^er janvier 2009 au 31 décembre 2013.

Provenance des données : Données extraites d'ACC en janvier 2014
Fournies à ACC par l'agent de liaison de la GRC

Tel qu'il est illustré au tableau 2, au cours des dernières années, le total des versements et le nombre de bénéficiaires sont demeurés raisonnablement stables. Sauf événement imprévu entraînant des décès multiples liés au travail, il est prévu que tant le nombre de bénéficiaires que le montant total versé ne fluctueront pas de manière significative.

Source : Document reçu des SNR le 23-07-2013

Selon le Rapport sur les plans et priorités (RPP) de la GRC ^{Note de bas de page 2}, le RPS représente environ 1,5 % des 163,5 millions de dollars des dépenses prévues dans le cadre des programmes de paiements de transfert de 2013-2014 de la GRC.

1.2 Objet et portée de l'évaluation

L'évaluation a été menée à l'échelle du pays et portait sur la période commençant le 1^er avril 2005 et se terminant le 31 mars 2013.

Les objectifs de l'évaluation visaient à évaluer :

1. La pertinence des programmes de paiements de transfert, précisément :
   • Le besoin continu du programme de paiements de transfert;
   • L'harmonisation du programme de paiements de transfert avec les objectifs stratégiques de la GRC et les priorités du gouvernement du Canada ;
   • L'harmonisation et la clarté des rôles et responsabilités, dans la mesure où ils appartiennent au programme de paiements de transfert.
2. Le rendement du programme de paiements de transfert sous les aspects suivants :
   • Efficacité : La mesure selon laquelle le programme de paiements de transfert atteint les objectifs attendus. L'évaluation vérifiera aussi s'il existe des mécanismes de supervision et de déclaration permettant de soutenir la gestion du programme des paiements de transfert.
   • Efficacité et économie : L'étendue des efficiences réalisées par la GRC dans le cadre de la gestion et de l'administration du programme de paiements de transfert pour le Ministère.

1.3 Méthodologie et approche

Le processus d'évaluation a appliqué la Politique sur l'évaluation du Conseil du Trésor (CT) et la Directive sur la fonction d'évaluation du Secrétariat du Conseil du Trésor. Des sources de données multiples ont servi à l'évaluation de la pertinence et du rendement du programme de paiements de transfert ainsi qu'à l'élaboration de constatations et de recommandations.

Examen des documents

Les documents internes et externes ainsi que la recherche secondaire ont été examinés en vue de réunir les données contextuelles sur le programme de paiements de transfert et aussi de contribuer aux questions d'évaluation. Les documents examinés comprenaient le Rapport ministériel sur le rendement (RMR), le RPP, les documents d'analyse comparative, les documents opérationnels, les politiques, les évaluations, les vérifications et d'autres données applicables.

Analyse des données de gestion et de rendement

Les données sur les mesures financières, administratives et le rendement de la GRC, d'ACC et de MS (le cas échéant) ont été analysées afin de documenter l'évaluation de l'efficience, de l'efficacité et de l'économie du programme de paiements de transfert.

Entrevues avec des informateurs clés

Quatre entrevues ont été menées en vue de valider et de compléter les renseignements recueillis grâce aux autres sources de données indiquées ci-dessus. Les entrevues ont été menées avec des représentants des deux secteurs de programmes engagés dans le programme de paiements de transfert, notamment :

• Ressources humaines - Services de rémunération nationale (n=3)
• Gestion générale et Contrôle - budgétisation générale (n=1)

1.4 Considérations et limites

Pour ce qui est du RPS, la détermination du « décès lié au travail » relève d'ACC. Il était hors de la portée de la présente évaluation d'examiner les critères d'admissibilité, le traitement, la décision et les pratiques administratives et de gestion qu'ACC applique dans le cadre de ce programme de paiements de transfert. De plus, aucune entrevue n'a été menée avec des représentants, ni d'ACC, ni de MS.

Tous les renseignements provenant d'ACC et de MS ont été reçus par l'entremise du secteur de programme de la GRC. Une partie des renseignements, (c.-à-d. les services aux clients, la satisfaction des clients) extraits de rapports d'analyse comparative, sont regroupés, et il était par conséquent impossible de produire des renseignements propres au RPS.

2.0 Constatations

2.1 Pertinence

Toutes les sources de données appuient un besoin continu du RPS. Les données du programme montrent qu'il y a eu un nombre constant de bénéficiaires du RPS au cours des sept dernières années, variant de 107 à 144 (graphique 1). Il est prévu que ce nombre continuera à demeurer stable, sauf événement imprévu qui pourrait entraîner des décès multiples liés au travail.

Graphique 1 : Nombre de bénéficiaires du RPS par année

Le texte qui accompagne le graphique se trouve après l'image.

Source : Données détaillées du document portant sur les paiements versés conformément au RPS
Données fournies par le Groupe des comptes de pension, Gestion générale et Contrôle, le 23-07-2013

Toutes les personnes interrogées (4/4) s'entendent pour dire qu'il existe un besoin continu quant au RPS. La plupart des personnes interrogées (3/4) ont expliqué que le RPS est un programme parallèle au Programme d'indemnisation des travailleurs et à d'autres programmes offerts par les organismes d'exécution de la loi. Comme les employés de la GRC ne sont pas admissibles à ces programmes, l'objectif du RPS est d'assurer aux survivants des prestations comparables à celles offertes à ceux qui ne sont pas des survivants de membres de la GRC. De plus, certaines des personnes interrogées (2/4) ont exprimé l'idée que le RPS doit continuer à exister en raison du risque inhérent à la nature du travail de policier et que les survivants doivent recevoir une protection de leurs prestations afin d'assurer qu'ils ne sont pas désavantagés.

L'objectif du RPS est directement harmonisé avec le résultat stratégique de l'architecture d'alignement des programmes (AAP) de la GRC selon lequel « Les prestations sont assurées aux membres de la GRC et à leurs survivants frappés d'invalidité ou touchés par le décès » ^{Note de bas de page 3}. De plus, l'objectif du RPS est lié à la priorité suivante du gouvernement du Canada, soit « la sécurité du revenu et l'emploi pour les Canadiens ».

À la Partie II (article 32) de la Loi sur la pension de retraite de la Gendarmerie royale du Canada (LPRGRC), il est prévu qu'« un membre de la Gendarmerie est admissible à une indemnisation, accordée en vertu de la Loi sur les pensions, chaque fois que la blessure ayant causé l'invalidité ou le décès était consécutive ou se rattachait directement au service dans la Gendarmerie » ^{Note de bas de page 4}.

C'est la Loi sur les pensions qui est l'autorité législative d'orientation d'ACC dans ce processus de détermination. La Partie IV de la Loi sur les pensions traite des obligations du ministre des Anciens Combattants de prendre des décisions quant à savoir si le « décès est lié au travail » ^{Note de bas de page 5}.

Le manuel d'administration de la GRC désigne en II.8.4.2 comme autorité législative la Loi sur les pensions lorsqu'il s'agit de déterminer si le « décès est lié au travail ». En outre, cette partie de la politique présente clairement les rôles et responsabilités de la GRC et d'ACC. La politique de la GRC s'appliquant au RPS est contenue en II.8.5 du Manuel d'administration qui décrit l'information sur la responsabilité de l'établissement et du calcul des prestations ^{Note de bas de page 6}.

La gouvernance du RPS et les responsabilités de la GRC, de MS et d'ACC sont formulées dans un certain nombre de documents, notamment des contrats, des protocoles d'entente et une série de « processus opérationnels » et de « règles administratives » complets. Les personnes interrogées ont indiqué comprendre clairement les rôles et les responsabilités inhérents à la gestion et à l'administration du RPS.

Le contrat (et les annexes d'accompagnement) conclu entre la GRC et MS contient une explication détaillée des responsabilités de la GRC et de MS quant à l'administration et à la gestion du RPS. De plus, le paragraphe 3.1 du protocole d'entente signé entre la GRC et ACC conclu en 2002 ^{Note de bas de page 7} décrit les obligations d'ACC conformément à la Section II de la LPRGRC. À la Partie II de la LPRGRC, il est prévu qu'« un membre de la Gendarmerie est admissible à une indemnisation, accordée en vertu de la Loi sur les pensions, chaque fois que la blessure ayant causé l'invalidité ou le décès était consécutive ou se rattachait directement au service dans la Gendarmerie » ^{Note de bas de page 8}. La Partie IV de la Loi sur les pensions indique que c'est au ministre des Anciens Combattants qu'incombe cette prise de décisions ^{Note de bas de page 9}.

L'examen de documents portant sur les « processus opérationnels » et les « règles administratives » appuie la désignation claire des rôles et responsabilités. Ces documents expliquent clairement tous les aspects du RPS, notamment les processus, les critères et les rôles et les responsabilités d'ACC, de la GRC et de MS.

Le Manuel d'administration de la GRC formule en II.8.4.2 et en II.8.5 les rôles et les responsabilités de la GRC et d'ACC ^{Note de bas de page 10}.

Les paragraphes suivants indiquent la gouvernance interne et les rôles et responsabilités des secteurs particuliers au sein de la GRC engagés dans le programme des paiements de transfert.

• Les Services de Pension des Services nationaux de rémunération (SNR) sont responsables de l'administration générale du RPS, notamment la supervision des obligations contractuelles de MS.
• Gestion générale et Contrôle est responsable de la saisie du programme de paiements de transfert dans le système financier de même que de la recherche de financement auprès du Conseil du Trésor du Canada pour ce qui est de tous les programmes des paiements de transfert.

2.2 Rendement - efficacité

Les documents existants contiennent des explications claires des processus et critères orientant la prestation des services et le paiement des prestations aux bénéficiaires.

Le Manuel d'administration définit clairement en II.8.5 les politiques et les critères s'appliquant au RPS. Cette politique renferme l'information portant sur l'établissement et le calcul des prestations ^{Note de bas de page 11}. L'examen de documents et la confirmation par les personnes interrogées indiquent que le portefeuille « règles administratives » et « processus opérationnels » fournit des processus détaillés et clairs qui servent à orienter l'administration de la gestion du RPS.

Les processus et les critères sont expliqués aux survivants sous forme de lettre initiale qu'ils reçoivent de MS. Cette lettre contient des renseignements complets sur les prestations, y compris celles du RPS, auxquelles ils peuvent être admissibles. La section 11 de cette lettre contient des renseignements particuliers liés au RPS et décrit les exigences nécessaires pour soumettre une demande ^{Note de bas de page 12}. La lettre encourage le survivant à communiquer avec ACC en vue d'entreprendre le processus consistant à déterminer si le décès du membre a été jugé « lié au travail ». Une fois que tous les renseignements nécessaires sont reçus, ACC prévoit un service standard de 16 semaines (112 jours) pour procéder à la détermination et rendre la décision à savoir si le décès est lié au travail. Les renseignements sur le rendement reçus d'ACC (tableau 3) laissent entrevoir qu'à l'exception de l'année 2010, ACC a continuellement répondu aux normes de service établies ^{Note de bas de page 13}.

Provenance des données : Données extraites d'ACC en janvier 2014
Fourni à ACC par l'agent de liaison de la GRC

Dès qu'une détermination favorable est rendue par ACC, MS fournit au survivant de plus amples renseignements sur le processus et les critères permettant de poursuivre le traitement de la demande de prestation liée au RPS. Les personnes interrogées ont déterminé un risque associé au processus courant puisqu'il incombe complètement au survivant de fournir à MS les renseignements nécessaires en vue de recevoir les prestations en vertu du RPS. Il y a eu des cas où les survivants ont tardé considérablement à fournir les renseignements nécessaires ou d'autres cas où ils n'ont pas du tout fourni ces renseignements. À titre d'exemple, il a été expliqué que cette année, un certain nombre de survivants admissibles n'avaient pas fourni les documents nécessaires à MS pour lui permettre d'entreprendre le processus de paiement. Un retard ou une absence de paiement en est donc résulté. À la suite des discussions entre la GRC et MS, de nouvelles étapes ont été ajoutées au processus afin d'atténuer ces incidents. Au nombre de celles-ci, notons la communication et le suivi avec les bénéficiaires potentiels du RPS. En conséquence de ces améliorations, tous les bénéficiaires admissibles ont été joints et ont reçu les renseignements et les « encouragements » nécessaires leur permettant de soumettre leurs demandes de prestation dans le cadre du RPS. Des cas de ce genre se répercuteront directement sur la capacité de MS et de la GRC à traiter et à verser subséquemment les paiements au survivant dans le respect des normes de service établies.

Le RPS atteint son objectif consistant à maintenir des niveaux de revenus comparables aux survivants de membres de la GRC dont le décès est survenu en conséquence de l'exercice de leurs fonctions (décès lié au travail). Toutes les personnes interrogées (4/4) conviennent que le RPS atteint les résultats visés consistant à maintenir à un niveau comparable les revenus des survivants de membres de la GRC dont le décès est survenu en conséquence de l'exercice de leurs fonctions. Les rapports d'analyse comparative fournis par MS appuient aussi ce point et indiquent que les résultats des services obtenus quant au versement à temps des paiements étaient de 100 sur 100 ^{Note de bas de page 14}.

Comme il a été mentionné précédemment, l'un des risques inhérents à l'atteinte de l'objectif du RPS est qu'il peut y avoir des survivants qui n'ont pas entrepris leur demande ni soumis les renseignements nécessaires en vue de recevoir les prestations du RPS. Le secteur de programme est au courant de cette situation et a peaufiné les processus et amélioré les communications dans un effort pour atténuer ce risque.

Certaines preuves indiquent qu'il existe de solides mécanismes de supervision et de déclaration s'appliquant au RPS. Les personnes interrogées (4/4) ont indiqué des renseignements supplémentaires au RMR et au RPP (tableaux) et à Comptes publics du Canada comme exemples de déclaration et de supervision qui informent le gouvernement et le public des dépenses annuelles touchant le programme de paiements de transfert.

L'annexe A du contrat conclu entre la GRC et MS définit explicitement l'obligation de MS de produire un rapport continu de ses activités ^{Note de bas de page 15}. MS fournit les données sur le rendement qui sont utilisées dans les rapports annuels d'analyse comparative commandés par la GRC. Ces rapports fournissent la comptabilité complète de leurs activités liées à tous les régimes de pension de retraite de la GRC administrés par MS au nom de la GRC, y compris le RPS. Selon un examen de ces documents, MS assure dans l'ensemble des services suffisants aux clients de la GRC. Il est cependant important de noter que la déclaration des données des documents d'analyse comparative de tous les régimes de pension de retraite se fait de manière groupée et qu'il est par conséquent difficile d'extraire des services particuliers liés au RPS et de les commenter. La plupart des personnes interrogées (3/4) reconnaissent que MS dispose de systèmes continus en vue de la supervision et de la déclaration, comme la production régulière de rapports soumis à la GRC, la participation à des études d'analyse comparative et les services de centres d'appel offerts aux clients.

Mis à part les rapports de MS, les personnes interrogées ont cité l'exemple de Groupe des comptes de pension qui assure la supervision du RPS des régimes de retraite de la GRC. Les personnes interrogées étaient d'avis que le Comité de surveillance du financement du régime de retraite (CSFRR) de la GRC assurait un autre niveau de supervision. Le CSFRR a été créé en vue de conseiller le dirigeant principal des Ressources humaines (DPRH) et le sous-commissaire, Gestion générale et Contrôle, sur l'administration des régimes de retraite. L'examen du document appuie cette notion selon laquelle le rôle désigné de ce comité est de fournir un analyse critique liée aux régimes de retraite de même que de donner des conseils et de formuler des recommandations aux SNR concernant l'examen, la gestion et le contrôle des coûts d'administration totaux imputés au régime de retraite de la GRC ^{Note de bas de page 16}.

Les personnes interrogées étaient d'avis que le Comité consultatif des pensions de retraite (CCPR) représente un autre exemple de supervision. Cette notion est appuyée par l'examen du document puisque en vertu du paragraphe 25.1 de la LPRGRC, le CCPR est chargé de conseiller et d'aider le ministre de la Sécurité publique dans l'application de la LPRGRC. Le CCPR est présidé par le dirigeant principal des Ressources humaines (DPRH) et soutenu par l'équipe des Services nationaux de rémunération (SNR) ^{Note de bas de page 17}.

Il faut signaler que ces deux comités traitent de tous les régimes de pension de retraite, y compris le RPS. Il est logique de supposer que s'il y avait des lacunes flagrantes concernant ce programme de paiements de transfert, celles-ci seraient repérées et traitées par un de ces comités ou par les deux.

Selon le point de vue d'ACC, ces comités produisent tous les mois des rapports à l'intention de la GRC qui informent cette dernière de leurs activités touchant le RPS. De plus, un représentant de la GRC est présent auprès d'ACC pour maintenir les communications quotidiennes concernant les questions et les préoccupations liées à la GRC, y compris le RPS. Ces rapports de même que le poste d'agent de liaison de la GRC indiquent qu'il existe de solides mécanismes de supervision et de déclaration entre la GRC et ACC. Ceci démontre en outre qu'ACC répond à ses obligations consistant à assurer que les bénéficiaires de la GRC reçoivent les décisions dans le cadre les normes de service établies.

2.3 Rendement - efficience et économie

En général, les personnes interrogées ont indiqué que la gestion et l'administration du RPS sont rapides et efficaces et que les coûts en sont raisonnables. Même si cela n'est pas réalisable en raison de la loi, les personnes interrogées ont suggéré l'apport de certains changements concernant l'administration et la gestion du RPS. Parmi les suggestions : Confier à la GRC la responsabilité de déterminer si le décès est lié au travail ou confier la responsabilité complète à ACC de tous les aspects administratifs et de gestion du RPS. En proposant ces solutions de rechange, les personnes interrogées ont reconnu qu'elles n'étaient pas certaines que ces suggestions réduiraient les coûts.

Certaines personnes interrogées (3/4) croient que la rapidité et l'efficacité des tâches liées au RPS sont influencées par des facteurs hors du contrôle de la GRC. À titre d'exemple, la rapidité et l'efficacité sont liées directement à la rapidité avec laquelle les bénéficiaires ont fourni les renseignements nécessaires permettant de lancer ou de faire progresser le traitement de leurs demandes de prestations liées au RPS. De plus, la rapidité et l'efficacité dépendent aussi d'ACC, puisque c'est ACC qui détermine si le décès est lié au travail et qui par la suite fournit ces renseignements à la GRC et à MS. En dernier lieu, il a été suggéré que le pouvoir financier a pu à l'occasion influer sur les délais, puisque la GRC a dépassé le pouvoir financier s'appliquant au RPS et a dû obtenir ultérieurement un pouvoir supplémentaire en vue de procéder aux paiements. Cette situation a pu entraîner des retards dans le versement des prestations. Il faut noter que cette question a été traitée par la GRC dans le cadre d'un aide-mémoire qui a été approuvé en 2013. En conséquence, il y a eu une augmentation des pouvoirs financiers de la GRC à un niveau qui devrait faire en sorte que cette situation ne se reproduise plus.

Sous l'aspect de la rentabilité, les frais administratifs du RPS sont raisonnables. Les documents concernant le régime indiquent qu'entre 2008-2009 et 2012-2013, la GRC a versé entre 9 764 $ et 11 367 $ en frais administratifs. Au cours des cinq dernières années, ceux-ci ont représenté moins de 0,5 % des dépenses totales du programme de paiements de transfert.

Une personne interrogée (1/4) a expliqué que l'administration et la gestion des régimes de pension de retraite et de prestation de la GRC (y compris le RPS) passent de MS à TPSGC, ce qui peut entraîner une réduction des coûts à l'avenir.

Le cadre de mesure du rendement de la GRC détermine une cible de 100 $ pour l'indicateur d'efficacité « Coûts moyens de gestion d'une demande de prestation de la part de familles de membres de la GRC qui ont subi un décès lié au travail » ^{Note de bas de page 18}. Comme l'illustre le graphique 2, la GRC a atteint cette cible pour le RPS depuis 2008-2009.

Graphique 2 : Frais administratifs moyens de Morneau Shepell par opération de paie

Le texte qui accompagne le graphique se trouve après l'image

Source : Frais administratifs liés au RPS et au document de la LCP
Données fournies par le Groupe des comptes de pension, Gestion générale et Contrôle, le 2013-07-23

3.0 Conclusion

3.1 Pertinence

L'évaluation a révélé que le mandat du programme de paiements de transfert est pertinent et qu'il est harmonisé avec les priorités de la GRC et du gouvernement. De plus, il y a un besoin continu pour le RPS. Les rôles et les responsabilités de la GRC, de MS et d'ACC sont clairs et bien compris.

3.2 Rendement

Les documents, les données accessibles et les renseignements obtenus des personnes interrogées confirment que le processus de demande, la prestation des services et les prestations de paiement aux bénéficiaires de la GRC sont menés en conformité avec la politique et généralement selon les normes de service. Le facteur cité le plus fréquemment concernant les retards de service ou de paiement est attribué à l'omission par les bénéficiaires de fournir dans les délais les documents nécessaires ou à son omission carrément.

Le programme de paiements de transfert atteint son objectif consistant à maintenir des niveaux de revenus comparables aux survivants de membres de la GRC dont le décès était lié au travail.

Étant donné que tout indique que la gestion du RPS est faite de manière efficace et efficiente, aucune recommandation n'est nécessaire.

4.0 Réponse de la direction et plan d'action

4.1 Réponse de la direction

Le présent rapport d'évaluation du programme de paiements de transfert du Régime de prestation de survivant de la GRC a été examiné et accepté par des hauts fonctionnaires des secteurs de programmes responsables.

Annexe A : Cadre d'évaluation des régimes de pensions de retraite en vertu de la LCP et du RPS de la GRC

Annexe B : Bibliographie

Gouvernement du Canada, ministère de la Justice, Loi sur la continuation des pensions de la GRC, Ottawa, RCN : 1970

Gouvernement du Canada, ministère de la Justice, Loi sur la pension de retraite de la Gendarmerie royale du Canada, Ottawa, RCN : 1985

Gouvernement du Canada, Bureau du vérificateur général du Canada, Rapport de la vérificatrice générale du Canada à la Chambre des communes - Chapitre 9 - L'administration des régimes de retraite et d'assurances - Gendarmerie royale du Canada, Ottawa, RCN : 2006

Gouvernement du Canada, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, Services d'administration des pensions de la GRC - Contrat no M9020-020358/001/ZH - Annexe A - Énoncé des travaux, Ottawa, RCN : 2002

Gouvernement du Canada, Gendarmerie royale du Canada, Analyse comparative de l'administration des cotisations déterminées - Exercice financier 2010 - Gendarmerie royale du Canada, Ottawa, RCN : 2011

Gouvernement du Canada, Gendarmerie royale du Canada, Analyse comparative de l'administration des cotisations déterminées - Exercice financier 2011 - Gendarmerie royale du Canada, Ottawa, RCN : 2012

Gouvernement du Canada, Gendarmerie royale du Canada, Analyse comparative de l'administration des cotisations déterminées - Exercice financier 2012 - Gendarmerie royale du Canada, Ottawa, RCN : 2013

Gouvernement du Canada, Gendarmerie royale du Canada, Cadre de mesure du rendement de la GRC, Ottawa, RCN : 2013

Gouvernement du Canada, Gendarmerie royale du Canada, Architecture d'alignement des programmes de la GRC, Ottawa, RCN : 2013

Gouvernement du Canada, Gendarmerie royale du Canada, Rapport sur les plans et priorités de la GRC 2013-2014, Ottawa, RCN : 2013

Protocole d'entente conclu entre la GRC et ACC concernant l'administration de programmes s'adressant aux clients de la GRC admissibles à une indemnisation et à des prestations de soins de santé liées à l'invalidité et au décès liés au service, le 5 septembre 2002.

Final Report: February 21, 2014

This report has been reviewed in consideration of the Access to Information and Privacy Acts. The published information is UNCLASSIFIED.

Table of Contents

• Acronyms/Definitions
• Executive Summary
• 1.0 Introduction
  • 1.1 Background
  • 1.2 Purpose and Scope of the Evaluation
  • 1.3 Methodology and Approach
  • 1.4 Considerations and Limitations
• 2.0 Findings
  • 2.1 Relevance
  • 2.2 Performance - Effectiveness
  • 2.3 Performance - Efficiency and Economy
• 3.0 Conclusion
  • 3.1 Relevance
  • 3.2 Performance
• 4.0 Management Response and Action Plan
  • 4.1 Management Response
• Appendix A: Evaluation Framework for the Pensions under the RCMP PCA & SIP
• Appendix B: Bibliography
• Footnotes

Acronyms/Definitions

CHRO

Chief Human Resources Officer

CPP

Canada Pension Plan

DPR

Departmental Performance Report

NCS

National Compensation Services

NPES

National Program Evaluation Services

PCA

Royal Canadian Mounted Police Pension Continuation Act

PAA

Program Alignment Architecture

PAC

Pension Accountability Committee

PFOC

Pension Finance Oversight Committee

PWGSC

Public Works Government Services Canada

QPP

Quebec Pension Plan

RCMP

Royal Canadian Mounted Police

RCMPSA

Royal Canadian Mounted Police Superannuation Act

RPP

Report on Plans and Priorities

SIP

Survivor Income Plan

TB

Treasury Board

VAC

Veteran Affairs Canada

VRAB

Veterans Review and Appeal Board

Executive Summary

What We Examined:

The evaluation the RCMP Survivor Income Plan (SIP) transfer payment program was conducted by National Program Evaluation Services between September 2013 and January 2014. The purpose of the evaluation was to assess the relevance and performance of the transfer payment program against its stated objective to provide for the maintenance of income for the survivors of members who had a duty related death at a level comparable to when the member was still living.

The evaluation was national in scope and payments to eligible recipients ranged from $1.6 million to $2.2 million yearly for a total of approximately $14 million over a seven year period (2005 - 2012).

The evaluation examined monitoring and oversight activities within the RCMP and focused on the relevance and performance of the transfer payment program against its objective.

Why it is important:

The transfer payment program supports the organization's strategic outcome of "Incomes are secure for RCMP members and their survivors affected by disability or death". Additionally, SIP supports the organization's mandate to protect income levels of survivors of regular and civilian members whose deaths were determined to be duty related. In 2012-13, SIP made up approximately 1.5% of all transfer payment programs in the RCMP.

The cost of the SIP and the number of recipients has remained somewhat stable and barring any unforeseen events which would result in multiple deaths, it is expected to remain reasonably stable.

What We Found:

• There is a continued need for the transfer payment program. The mandate is relevant and aligned with the RCMP and Government of Canada priorities.
• Roles and responsibilities of the RCMP Program areas (National Compensation Services and Finance), Veterans Affairs Canada (VAC) and Morneau Shepell (MS), the private third-party administrator of the transfer payment program, are clear.
• The transfer payment program has strong processes and criteria in place and is achieving its objective of providing for the maintenance of income for the survivors of members who had a duty-related death at a level comparable to when the member was still living.

Recommendations:

Given all indications are that the SIP is being managed in an efficient and effective manner, no recommendations are required.

1.0 Introduction

This report presents the results of the Evaluation of the RCMP Survivor Income Plan (SIP) transfer payment program. The evaluation was conducted by National Program Evaluation Services between September 2013 and January 2014. The evaluation was conducted in compliance with Section 42.1 of the Financial Administration Act that requires that all ongoing transfer payment programs are evaluated every five years. The evaluation followed the Treasury Board (TB) Policy on Evaluation and the TB Secretariat's Directive on the Evaluation Function.

1.1 Background

Program Profile and Funding

The SIP was created as a result of the TB authorization received in 1980 to provide benefits for members "killed on duty". In 1987 the SIP was amended to include "duty related deaths" and in 2007 the following two transfer payment programs were consolidated into SIP:

• Pensions to families of Members of the Force Who Have Lost Their Lives While on Duty
• Payments in the Nature of Workers' Compensation to Survivors of Members of the Force Who Have Lost Their Lives While on Duty

The objective of the SIP is to provide for the maintenance of income, at a level comparable to when the member was still living, for the survivors of members who had a duty-related death. In order to be eligible for benefits, the following criteria must be met:

1. The member must have been a serving member at the time of his/her death. ^{Footnote 1}
2. The member's death must have been deemed duty-related (or as a result of a duty-related incident) as determined by VAC in accordance with the Pension Act.
3. The applicant must be a spouse or child eligible for an award under the Pension Act.

The amount received is dependent upon the number of eligible survivors. Entitled spouses are paid benefits for life, while eligible children receive benefits until the age of 18 or 25 if they are full time students.

The SIP is intended to compensate survivors for the difference between the net pay (or pension) the deceased member would have received and the total survivor benefits payable under the following:

• RCMP Superannuation Act or RCMP Pension Continuation Act;
• Canadian Pension Plan (CPP) or Quebec Pensions Plan (QPP); and the
• Pension Act.

NCS is responsible for the overall management of SIP, however the day to day administration is contracted to a third party administrator, Morneau Shepell (MS). VAC's role is to make a determination if a member's death is duty related.

NCS is made aware of a member's death by the Commanding Officer of the Division where the death occurs. NCS then signals the death to MS which subsequently reaches out to the survivor(s) through an initial letter and information package. This correspondence contains information on what services and benefits, including the SIP, are available. The letter further explains the application process as well as the role and responsibilities of both VAC and MS.

VAC's role is to make the determination as to whether or not an RCMP's member's death is duty related in accordance with the provision of the Pension Act. In the event that there are any disagreements regarding the eligibility of the survivor to the SIP, there is an appeal and complaint process through the Veterans Review and Appeal Board (VRAB).

Once the survivor applies for the Pension Act benefits and the death is deemed duty related, VAC notifies the RCMP. The RCMP then provides MS, who administers the SIP on its behalf, with salary information required to calculate the SIP benefits. MS sends out a second letter outlining the specific information the survivor is required to provide in order to complete the SIP application. MS calculates the initial benefits entitlements and subsequently monitors each account and make adjustments based on an indexation factor, changes to tax rates and exemptions, CPP/QPP, etc. on a yearly basis.

RCMP has staff available to assist in resolving any outstanding issues between recipients and/or VAC and MS. Both VAC and MS have call centres in order to answer questions and concerns as well as to provide information to recipients at all stages of the process. Payment to the recipients is made by the RCMP through the Public Works Government Services Canada's (PWGSC) Standard Payment System.

Table 1 provides a breakdown of VAC rulings of "Duty Related Deaths" from January 1, 2009 - December 31, 2013.

Data Source: VAC data extract January 2014
Provided by RCMP Liaison Officer to VAC

As depicted in Table 2, over the last several years, the total payments and number of recipients has remained reasonably stable. Barring any unforeseen events which result in multiple duty related deaths, it is anticipated that both the number of recipients as well as the total amount paid will not fluctuate significantly.

Source: Document received from NCS on 2013-07-23

According to the RCMP's Report on Plans and Priorities (RPP) ^{Footnote 2}, the SIP represents approximately 1.5% of the $163.5 million of planned spending for the RCMP's 2013-2014 transfer payment programs.

1.2 Purpose and Scope of the Evaluation

The evaluation was national in scope and covered the period beginning April 1, 2005 and ending March 31, 2013.

The objectives of the evaluation were to assess:

1. Relevance of the transfer payment program, specifically:
   • A continued need for the transfer payment program:
   • Alignment of the transfer payment program with RCMP strategic objectives and Government of Canada priorities; and the
   • Alignment and clarity of roles and responsibilities as they pertain to the transfer payment program;
2. Performance of the transfer payment program in terms of:
   • Effectiveness - the extent to which the transfer payment program is achieving its expected objective. The evaluation will also examine whether there are oversight and reporting mechanisms to support the management of the transfer payment program.
   • Efficiency and economy - the extent to which the RCMP achieved efficiencies in the management and administration of transfer payment program for the department.

1.3 Methodology and Approach

The evaluation followed the TB Policy on Evaluation and the TB Secretariat's Directive on the Evaluation Function. Multiple lines of evidence were used to assess the relevance and performance of the transfer payment program, and develop findings and recommendations.

Document Review

Internal and external documentation as well as secondary research were reviewed to gather contextual information about the transfer payment program and to inform the evaluation questions. Document review included, Departmental Performance Report (DPR), RPP, benchmarking documents, operational documentation, policies, evaluations, audits and other applicable information.

Analysis of Administrative and Performance Data

Available financial, administrative, and performance measurement data from the RCMP, VAC and MS (where appropriate) was analyzed to inform the evaluation about the efficiency, effectiveness, and economy of the transfer payment program.

Key Informant Interviews

Four interviews were conducted to validate and supplement information gathered through the other lines of evidence indicated above. The interviews were conducted with representatives of both program areas involved with the transfer payment program, including:

• Human Resources - National Compensation Services (n=3)
• Corporate Management and Comptrollership - Corporate Budgeting (n=1)

1.4 Considerations and Limitations

With respect to the SIP, the determination of a "duty related death" is the responsibility of VAC. It was beyond the scope of this evaluation to examine qualifying criteria, processing, adjudication, and administration and management practices that VAC has in relation to this transfer payment program. Additionally, no interviews were conducted with representatives from either VAC or MS.

All information from VAC and MS was received through the RCMP Program area. Some of the information (i.e. services to clients, client satisfaction) extracted from benchmarking reports is reported in aggregate and therefore it was not possible to report information specific to the SIP.

2.0 Findings

2.1 Relevance

All lines of evidence support a continued need for the SIP. Program data shows that there has been a consistent number of SIP recipients over the last seven years varying from 107 to 144 (Graph 1). It is expected that this number will continue to remain stable barring an unforeseen event which would result in multiple duty related deaths.

Graph 1: Number of SIP Recipients by year

Description of graph in tabular format follows.

Source: Details of SIP Payments document
Provided by Pension Accounting Unit, Corporate Management and Comptrollership on 2013 07 23

All interviewees (4/4) agree that there is a continued need for the SIP. Most interviewees (3/4) explained that the SIP is a parallel program to Workers Compensation and other programs offered by Law Enforcement Agencies. RCMP employees are not eligible for these programs therefore the intent of the SIP is to provide survivors with comparable benefits as offered to non-RCMP survivors. Additionally, some of the interviewees (2/4) expressed that the SIP needs to continue as the nature of police work is inherently dangerous and survivors should be provided with income protection to ensure that they are not disadvantaged.

The objective of the SIP is directly aligned with the RCMP Program Activity Alignment (PAA) strategic outcome of "Incomes are secure for RCMP members and their survivors affected by disability or death" ^{Footnote 3}. Additionally, the objective of SIP is linked to the Government of Canada priority of "Income Security & Employment for Canadians".

Part II (Section 32) of the RCMPSA states that "a member of the Force is entitled to an award, adjudicated in accordance with the Pension Act, in respect of injury which resulted in a disability or death, provided the injury arose out of or was directly connected with the member's service in the force" ^{Footnote 4}.

The Pension Act is the legislative authority guiding VAC when making these determinations. Part IV of the Pension Act speaks to the Minister of Veteran's Affairs obligations to make rulings on "duty related deaths" ^{Footnote 5}.

The RCMP Administrative Manual Section II.8.4.2 identifies the legislative authority as the Pension Act for the determination of a duty related death. Additionally, this section within the policy articulates the roles and responsibilities of the RCMP and VAC. The RCMP policy specific for the SIP is found within Admin Manual II.8.5 which outlines information on responsibility for determination and calculations of benefits ^{Footnote 6}.

The governance of the SIP and the responsibilities of the RCMP, MS and VAC are articulated in a number of documents including contracts, MOUs and a series of comprehensive "Business Processes" and "Business Rules". Interviewees indicated that they have a clear understanding of the roles and responsibilities with respect to the management and administration of the SIP.

The contract (and accompanying Annexes and Appendices) between the RCMP and MS provide detailed explanations on the RCMP's and MS' responsibilities in regards to the administration and management of the SIP. Additionally, section 3.1 of the MOU between the RCMP and VAC signed in 2002 ^{Footnote 7} outlines VAC's obligations in accordance with Part II of the RCMPSA. Part II of the RCMPSA provides that "a member of the Force is entitled to an award, adjudicated in accordance with the Pension Act, in respect to injury which resulted in a disability or death, provided the injury arose out of or was directly connected with the member's service in the Force" ^{Footnote 8}. Part IV of the Pension Act outlines that the Minister of Veteran's Affairs holds the obligation to make these decisions/rulings ^{Footnote 9}.

A review of the "Business Process" and "Business Rules" documents further support the clear identification of roles and responsibilities. These documents provide explicit explanations for all aspects of the SIP including processes, criteria and roles and responsibilities for VAC, the RCMP and MS.

The RCMP Administration Manual Section II.8.4.2 and II.8.5 articulate the roles and responsibilities of the RCMP and VAC. ^{Footnote 10}

The following indicates the internal governance and roles and responsibilities of the specific areas within the RCMP involved in the transfer payment program:

• Pension Services of National Compensation Services (NCS) is responsible for overall management of SIP including oversight of MS contractual obligations.
• Corporate Management & Comptrollership is responsible for entering the transfer payment program into the financial system as well as seeking funding from the Treasury Board of Canada for all RCMP transfer payment programs.

2.2 Performance - Effectiveness

Existing documentation provides clear explanations of the processes and criteria guiding the delivery and payments of benefits to recipients.

Admin Manual II.8.5 articulates policies and criteria with respect to the SIP. Outlined in this policy is information about determination and calculation of benefits ^{Footnote 11}. Both document reviews and confirmation by interviewees, indicate that the portfolio of "Business Rules" and "Business Processes" provide detailed and clear processes and criteria which serve to guide the administration of management of the SIP.

Processes and criteria are explained to survivors through an initial letter they receive from MS. This letter provides comprehensive information about the benefits, including the SIP that they may be entitled to. Section 11 within this letter contains specific information related to the SIP and outlines requirements to apply ^{Footnote 12}. The letter encourages the survivor to make contact with VAC in order to initiate the process of determination as to whether the member's death was deemed "duty-related". Once all necessary information is received, VAC has a service standard of 16 weeks (112 days) to process and render a determination on whether the member's death is duty related. Performance information received from VAC (Table 3) suggests that with the exception of 2010, VAC has consistently been meeting the established service standards ^{Footnote 13}.

Data Source: VAC data extract January 2014
Provided by RCMP Liaison Officer to VAC

Once a favourable determination is made by VAC, MS provides the survivor with further information on the process and criteria to continue with the SIP application. Interviewees identified a risk associated to the current process as it is the complete responsibility of the survivor to provide the required information to MS in order to receive benefits under the SIP. There have been instances where survivors have been very slow or in some cases have not provided the required information. As an example, it was explained that this year there were a number of eligible survivors who had not provided the required documentation to MS in order to initiate payments. This resulted in a delay or no payments being made. As a result of discussions between the RCMP and MS, further steps have been added to the process in order to mitigate these incidents. This includes contacting and following up with the potential SIP recipients. As a result of these refinements, all eligible recipients were contacted and provided with the information and "encouragement" needed to seek benefits under the SIP. Situations such as these will have a direct impact on the MS and the RCMP's ability to process and subsequently make payment to the survivor within established service standards.

The SIP is achieving its goal of maintaining comparable income levels for survivors of RCMP members whose death occurred as a consequence of their duties (duty related deaths). All interviewees (4/4) agreed that the SIP is achieving its intended outcome of maintaining comparable income levels of survivors of RCMP members whose death occurred as a consequence of their duties. This is further supported by the benchmarking reports provided by MS which indicate that the service score for paying on time was 100 out of 100 ^{Footnote 14}.

As previously mentioned, one possible risk to achieving the SIP's goal is that there may be some survivors who have not initiated or submitted required information to benefit from the SIP. The Program area is aware of this and has refined processes and enhanced communications in an effort to mitigate this risk.

There is evidence to indicate that there are strong oversight and reporting mechanisms in place with respect to the SIP. Interviewees (4/4) identified the RPP and DPR Supplementary Information (Tables) and Public Accounts of Canada as examples of reporting and oversight which inform Government and the public on its yearly expenditures with respect to the transfer payment program.

Annex A of the contract between the RCMP and MS articulates MS's obligation to provide ongoing reporting of activities ^{Footnote 15}. MS provides performance data that is used in annual benchmarking reports which are commissioned by the RCMP. These reports provide comprehensive accounting of their activities in relation to all RCMP pension programs they administer on behalf of the RCMP including the SIP. A review of these documents suggests that MS overall is providing adequate services to RCMP clients. However, it is important to note that the benchmarking documents report on all Pension programs in aggregate and therefore it is difficult to extract and comment on specific services related to SIP. Most interviewees (3/4) acknowledge that MS has ongoing systems in place for oversight and reporting such as regular reports to RCMP, participation in benchmarking studies and call centers available to clients.

Aside from MS reports, interviewees cited the example of the Pension Accounting Unit as providing oversight of RCMP Pension Plans SIP. Interviewees had the opinion that the RCMP Pension Finance Oversight Committee (PFOC) provided an additional level of oversight. PFOC was established to advise the Chief Human Resources Officer (CHRO) and the Deputy Commissioner of Corporate Management and Comptrollership, on the administration of the pension plans. Document review supports this notion as the identified role of this Committee is to provide a challenge function in relation to pension plans as well as to provide advice and recommendations to NCS concerning the review, management and control of total administration costs charged to the RCMP pension plans ^{Footnote 16}.

Interviewees also commented that the Pension Advisory Committee (PAC) is one further example of oversight. This notion is supported through document review as PAC is mandated through Section 25.1 of the RCMPSA to advise and assist the Minister of Public Safety on matters arising in connection with the operation of the RCMPSA. PAC is chaired by the CHRO and is supported by the NCS team ^{Footnote 17}.

It should be noted that both of these Committees address all pension plans including the SIP. It is logical to assume that if there were glaring deficiencies with this transfer payment program it would be identified and addressed by one or both of these Committees.

From a VAC perspective, they forward monthly reports to the RCMP which informs the RCMP of its activities with respect to the SIP. Additionally, the RCMP has a representative physically located with VAC who maintains daily contact on all RCMP related issues and concerns including the SIP. These reports as well as the RCMP Liaison position support that oversight and reporting mechanisms are in place between the RCMP and VAC. This further demonstrates that VAC is meeting its obligations of ensuring that RCMP recipients are receiving decisions within the established service standards.

2.3 Performance - Efficiency and Economy

Generally, interviewees indicated that the management and administration of the SIP is timely, efficient and costs are reasonable. Although not feasible due to legislation, interviewees suggested that there may be some changes that could be made with respect to the administration and management of the SIP. Suggestions included: having the RCMP take over the responsibility for the determination of whether a death is duty related or having VAC assume complete responsibility for all aspects of the administration and management of the SIP. When providing these alternatives, the interviewees acknowledged that they were not certain if these suggested alternatives would reduce costs.

Some interviewees (3/4) believe that the timeliness and efficiency of the SIP are influenced by factors outside of the RCMP's control. As an example, timeliness and efficiency are linked directly to how quickly recipients provided the required information to initiate or advance their SIP applications. Additionally, timeliness and efficiency are somewhat dependent on VAC as they make the determination of whether a death is duty related and then provide this information to the RCMP and MS. Finally, it was suggested that financial authorities may have affected timeliness on occasion as the RCMP have exceeded financial authority for the SIP and subsequently have been required to seek additional authority to make payments. This may have resulted in delays in making payments. It should be noted that this has been addressed by the RCMP via an Aide Memoir which was approved in 2013. As a result there were increases to the RCMP's financial authorities to a level that should mitigate this situation from occurring in the future.

In terms of cost-effectiveness, the administrative costs for the SIP are reasonable. Program documentation indicates that between 2008-09 and 2012-13 the RCMP paid between $9,764 and $11,367 for administrative costs. Over the last five years, this has constituted less than 0.5 % of the transfer payment program's total expenditures.

One interviewee (1/4) explained that the administration and management of the RCMP Pension and Benefits Programs (including the SIP) is shifting from MS to PWGSC which may result in reduced costs in the future.

The RCMP's Performance Measurement Framework identifies a target of $100 for the efficiency indicator "Average cost of managing a benefits claim for families of RCMP members who have suffered a duty related death" ^{Footnote 18}. As evidenced by Graph 2, the RCMP has achieved this target for the SIP since 2008-09.

Graph 2: Average Morneau Shepell Administrative Cost per Payroll Transaction

Description of graph in tabular format follows.

Source: Administrative costs for SIP and PCA document
Provided by Pension Accounting Unit, Corporate Management and Comptrollership on 2013-07-23

3.0 Conclusion

3.1 Relevance

The evaluation found that the mandate of the transfer payment program is relevant and is aligned with the RCMP and government priorities. Additionally, there is a continued need for the SIP. The roles and responsibilities of the RCMP, MS and VAC are clear and well understood.

3.2 Performance

Documentation, available data and information from interviewees confirm that the applications process, delivery and payment benefits to RCMP recipients is conducted according to policy and generally within service standards. The most commonly cited factor for delays in service or payment are attributed to recipients failing to provide required documentation in a timely manner or at all.

The transfer payment program is achieving its goal of maintaining comparable income levels for survivors of RCMP members whose death was duty related.

Given all indications are that the SIP is being managed in an efficient and effective manner, no recommendations are required.

4.0 Management Response and Action Plan

4.1 Management Response

This evaluation report RCMP Survivor Income Plan transfer payment program has been reviewed and accepted by senior officials of the responsible program areas.

Appendix A: Evaluation Framework for the Pensions under the RCMP PCA & SIP

Appendix B: Bibliography

Government of Canada, Department of Justice, RCMP Pension Continuation Act, Ottawa, NCR: 1970.

Government of Canada, Department of Justice, Royal Canadian Mounted Police Superannuation Act, Ottawa, NRC: 1985.

Government of Canada, Office of the Auditor General of Canada, Report of the Auditor General of Canada to the House of Commons - Chapter 9, Pension and Insurance Administration Royal Canadian Mounted Police, Ottawa, NCR: 2006.

Government of Canada, Public Works and Government Services Canada, RCMP Pension Administration Services - Contract no. M9020-020358/001/ZH - Annex A - Statement of Work, Ottawa, NCR: 2002.

Government of Canada, Royal Canadian Mounted Police, Defined Benefit Administration Benchmarking Analysis Fiscal Year 2010 - Royal Canadian Mounted Police, Ottawa, NCR: 2011.

Government of Canada, Royal Canadian Mounted Police, Defined Benefit Administration Benchmarking Analysis Fiscal Year 2011 - Royal Canadian Mounted Police, Ottawa, NCR: 2012.

Government of Canada, Royal Canadian Mounted Police, Defined Benefit Administration Benchmarking Analysis Fiscal Year 2012 - Royal Canadian Mounted Police, Ottawa, NCR: 2013.

Government of Canada, Royal Canadian Mounted Police, RCMP Performance Measurement Framework, Ottawa, NRC: 2013.

Government of Canada, Royal Canadian Mounted Police, RCMP Program Alignment Architecture, Ottawa, NRC: 2013.

Government of Canada, Royal Canadian Mounted Police, RCMP Report on Plans and Priorities 2013-2014, Ottawa, NCR: 2013.

Memorandum of Understanding Between The RCMP and VAC Concerning Administration of Programs for RCMP Clients Entitled to Awards and Heath Care Benefits In Relation To Service Related Disability And Death, Sept 5 2002.

Rapport final : novembre 2013

Ce rapport fut revu en considération de la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels; l'information publiée est NON-CLASSIFIÉE.

Table des matières

• Acronymes et abréviations
• Sommaire Exécutif
• Réponse de la gestion à la vérification
• 1 Contexte
• 2 Objectif, portée et méthode
  • 2.1 Objectif
  • 2.2 Portée
  • 2.3 Méthode
  • 2.4 Énoncé de conformité
• 3 Principales constatations
  • 3.1 Gestion des pièces à conviction
  • 3.2 Contrôle et surveillance
  • 3.3 Entreposage
• 4 Recommandations
• 5 Conclusion
• Annexe A - Objectif et critères de vérification
• Annexe B - Plans d'action détaillés de la gestion
• Notes de bas de page

Acronymes et abréviations

ADN

acide désoxyribonucléique

AQSS

assurance de la qualité au sein d'un service

EG

examen de la gestion

GRC

Gendarmerie royale du Canada

MO

Manuel des opérations

OREC

officier responsable des enquêtes criminelles

PRIME

Police Records Information Management Environnent

SIRP

Système d'incidents et de rapports de police

SPCA

Services de police contractuels et autochtones

Sommaire Exécutif

La Gendarmerie royale du Canada (GRC) a procédé à une vérification afin d'évaluer le caractère adéquat des politiques, des processus et des pratiques que suivent les détachements pour contrôler les pièces à conviction et de déterminer le niveau de conformité avec les politiques applicables.

La collecte, l'examen et la préservation des pièces à conviction sont des éléments clés du succès d'une enquête. Pour qu'une pièce à conviction conserve sa force probante, son intégrité doit être préservée. Des pratiques et des processus adéquats doivent être en place afin que les pièces à conviction soient inscrites, entreposées, traitées et éliminées conformément aux obligations juridiques et aux politiques.

Bien que tous les items échantillonnés aient été trouvés, la nécessité de donner des directives sur la manipulation des pièces à conviction, qui servent à appuyer les opérations et à présenter des éléments de preuve en cour, existe néanmoins. La clarification des rôles, des responsabilités et des politiques, ainsi que l'adoption de méthodes normalisées et un engagement organisationnel de les utiliser atténueront le risque que soit compromise la force probante des pièces à conviction. Il faut aussi améliorer la surveillance et le contrôle afin d'assurer à la direction que les politiques sont respectées.

En vue de donner suite proactivement aux observations préliminaires, le centre de décision a communiqué avec les commandants divisionnaires afin de leur faire part des constatations découlant de la vérification et leur demander de l'information quant aux mesures correctives.

Le présent rapport de vérification comporte des recommandations qui visent à accroître l'efficacité des pratiques liées à la manipulation des pièces à conviction. Des plans d'action de la gestion ont été fournis en réponse aux recommandations d'apporter les améliorations nécessaires. La Vérification interne de la GRC surveillera de près la mise en œuvre de ces plans d'action et fera un suivi au besoin.

Réponse de la gestion à la vérification

Je suis heureux de pouvoir commenter la vérification du contrôle des pièces à conviction dans les détachements. Deux recommandations ont été formulées à la suite de la vérification et quelques suggestions ont été proposées pour améliorer des points de moindre importance. Nous reconnaissons qu'il faut donner suite aux constatations de la vérification.

La vérification a relevé des risques que doivent surveiller les divisions dans leur gestion des risques liés aux pièces à conviction. Les problèmes cernés sont importants, et le meilleur moyen de les régler est d'accroître la surveillance.

Un examen des constatations de la vérification et des documents pertinents permet de déterminer que la plupart des lacunes mises au jour par la vérification se rapportent à l'omission par l'enquêteur d'indiquer la date, l'heure et ses initiales sur les pièces à conviction et à des irrégularités dans le SIRP et les méthodes d'entreposage. De telles lacunes renforcent le besoin d'améliorer la surveillance afin d'assurer la conformité et l'atténuation des risques. La majorité des lacunes résultent de l'entrée automatique de la date et de l'heure des saisies de pièces à conviction dans le SIRP. Des mises à niveau additionnelles ont été suggérées afin d'améliorer l'intégrité des données et ainsi régler le problème. On recommande de désactiver l'entrée automatique de la date et de l'heure de la saisie; ainsi, les membres devront entrer l'information manuellement dans les champs obligatoires.

Après avoir obtenu la rétroaction de l'équipe de vérification, on a demandé aux OREC de formuler des commentaires. Tous les OREC estiment qu'il existe suffisamment de politiques divisionnaires et nationales qui fournissent des lignes directrices sur les exigences relatives à la manipulation des pièces à conviction. Les OREC ont confirmé que les lacunes sont en fait des problèmes de conformité isolés découlant d'un manque de supervision. Afin d'atténuer les risques liés aux lacunes relevées, les divisions se sont engagées à surveiller davantage la conformité avec les exigences au moyen d'examens indépendants supplémentaires et d'une évaluation du caractère adéquat des politiques divisionnaires existantes. Les mesures correctives proposées par les OREC consistent à améliorer la surveillance divisionnaire au moyen de vérifications des pièces à conviction, de processus obligatoires d'AQSS et de diverses initiatives de formation divisionnaires.

L'équipe de vérification a également relevé un manque d'uniformité dans la façon de remplir les rapports à un juge de paix (formulaire 5.2) après une saisie légale. Le fait que ce problème soit ressorti des entrevues faites à l'avance, des EG antérieurs et des sondages d'évaluation du risque menés auprès des détachements et des représentants des OREC démontre qu'il faut prendre des mesures soutenues d'atténuation et de surveillance des risques afin d'assurer la conformité avec les lois relatives à la conservation des pièces à conviction. Cet aspect fera l'objet d'une surveillance accrue grâce à l'AQSS et aux EG.

Un examen des politiques existantes confirme que certaines drogues doivent être détruites sur place, en présence d'un témoin. La politique ne décrit pas en détail le rôle des témoins, mais précise que la destruction des drogues doit se faire en présence d'un OREC ou de son délégué. Les étapes que doivent suivre les témoins de la police pour veiller à la destruction légitime de drogues sont également clairement décrites sur le formulaire. Si les agents de district remettaient l'accent sur l'AQSS et les EG, cela devrait permettre d'améliorer le contrôle et la surveillance, y compris l'uniformité dans la façon de remplir le formulaire.

La Vérification interne a constaté que l'espace d'entreposage était insuffisant dans quelques-uns des détachements visés. Les vérificateurs ont confirmé que l'accumulation d'articles pouvant être détruits contribuait au problème d'espace et que plusieurs conservateurs de pièces à conviction leur avaient expliqué qu'un grand pourcentage des pièces à conviction en stock pourrait être éliminé si le nettoyage devenait une priorité. Les commandants et les OREC rencontrés en entrevue ont recommandé que les agents de districts responsables améliorent le contrôle et la surveillance au moyen de vérifications obligatoires des pièces à conviction et de processus d'AQSS. Le fait de remettre l'accent sur l'élimination des pièces à conviction en temps opportun devrait régler la grande majorité des problèmes d'espace.

Il est à noter que, avant la vérification, on avait amorcé le processus de renouvellement des politiques nationales en matière de pièces à conviction, y compris les chapitres 21.8, 21.10 et 21.11 du Manuel des opérations. Plusieurs des problèmes qui ont été relevés au cours de la vérification sont précisément visés par les politiques révisées. Celles-ci définissent davantage le rôle et les responsabilités de tous les participants au cycle de continuité des pièces à conviction. De plus, on examinera les liens possibles entre les politiques semblables afin d'améliorer la sensibilisation. La révision des politiques devrait être terminée d'ici l'automne 2013.

En résumé, le rapport de vérification fait ressortir les risques liés à la manipulation, à l'entreposage et à l'élimination des pièces à conviction saisies par les policiers. La vérification a donné lieu à une évaluation globale des processus en vigueur à la GRC sur la manipulation des pièces à conviction qui permettra immanquablement d'améliorer les stratégies d'atténuation des risques.

Doug Lang

Sous-commissaire, Services de police contractuels et autochtones

1 Contexte

Aux fins de la présente vérification, une pièce à conviction est tout élément de preuve qui peut être présenté dans une instance judiciaire. Une pièce à conviction peut être une marque de la bande de roulement d'un pneu ou un véhicule complet, un seul bourgeon de marihuana ou un kilogramme de cocaïne. Autres exemples : des armes à feu, de l'argent, des bijoux, des ordinateurs, des vêtements, des photographies, des enregistrements vidéo ou audio, des preuves biologiques ou des traces.

Il y a plus de 680 détachements de la GRC au pays qui gèrent des pièces à conviction dans le cadre des fonctions régulières de police. Certains membres jouent un rôle clé dans la gestion des pièces à conviction, notamment les enquêteurs, les conservateurs des pièces à conviction, les chefs de détachement, les OREC et les commandants divisionnaires. Le cadre stratégique actuel est géré par la Sous-direction de la police criminelle des Services de police contractuels et autochtones (SPCA).

Les policiers peuvent obtenir des pièces à conviction de différentes façons, avec ou sans autorisation judiciaire. La conformité avec le Code criminel et d'autres lois fédérales ou provinciales en ce qui concerne la déclaration et la conservation des pièces saisies doit être assurée en tout temps.

La collecte, l'analyse et la préservation des preuves matérielles sont essentielles au succès d'une enquête. La partie poursuivante doit être en mesure de prouver que les pièces présentées en cour sont identiques à celles qui ont été saisies. De plus, les manipulations et les transferts des pièces à conviction (chaîne de possession) doivent être bien consignés dès le moment de la saisie jusqu'à la présentation de la pièce durant la procédure judiciaire et son élimination subséquente. Par conséquent, il faut établir des processus et des pratiques pour veiller à ce que les pièces saisies soient inscrites, entreposées, traitées et éliminées en conformité avec les exigences juridiques et les politiques.

2 Objectif, portée et méthode

2.1 Objectif

L'objectif de la vérification était d'évaluer le caractère adéquat des politiques, des processus et des pratiques des détachements de la GRC en ce qui concerne les pièces à conviction, et de déterminer le niveau de conformité avec les politiques applicables.

2.2 Portée

La vérification portait sur les détachements de la GRC dans les provinces contractantes. Elle ne visait ni les groupes d'enquêtes fédéraux, ni les services de soutien judiciaire (c.-à-d. les services de laboratoires).

Plus précisément, la vérification portait sur les pratiques et les processus établis dans les détachements pour maintenir la garde et le contrôle des pièces à conviction dès leur inscription jusqu'à ce qu'elles soient éliminées. Aucune pièce à conviction associée aux enquêtes de la gestion des cas graves ne faisait partie de l'échantillon utilisé pour la vérification.

2.3 Méthode

La planification de la vérification s'est achevée en avril 2012. Cette phase a compris des entrevues préliminaires avec les gestionnaires, un examen des politiques et des procédures connexes, des visites pilotes et un sondage auprès des gestionnaires divisionnaires concernant les risques. Les critères qui ont servi à élaborer les procédés de vérification nécessaires se fondent sur les politiques de la GRC et sur les Critères de vérification liés au Cadre de responsabilisation de gestion du Bureau du contrôleur général. L'objectif et les critères de vérification figurent à l'annexe A.

Au cours de la phase d'examen, qui s'est terminée en juillet 2012, diverses techniques de vérification ont été employées : examen des derniers rapports d'examens de la gestion (EG) et des résultats de l'AQSS; entrevue avec les conservateurs des pièces à conviction dans les détachements et leur superviseur; examen d'un échantillon de pièces à conviction et comparaison avec les dossiers électroniques et papier; examen de l'emplacement physique des pièces et des mesures de protection en place. Compte tenu de la portée nationale du mandat, des visites sur place ont été faites dans les détachements de huit divisions (M, E, K, F, D, J, H et B). Au total, on a visité 42 détachements. À chaque détachement visité, les vérificateurs ont examiné un échantillon discrétionnaire de dix à vingt pièces à conviction pour en assurer la conformité avec les politiques de la GRC sur la manipulation des éléments de preuve (pièces à conviction). La majorité des articles examinés étaient des pièces à conviction à risque élevé, soit de l'argent, des drogues et des armes à feu.

2.4 Énoncé de conformité

Le projet de vérification a été planifié et mené en fonction des normes relatives à la vérification interne du gouvernement du Canada.

3 Principales constatations

3.1 Gestion des pièces à conviction

Une gestion saine des pièces à conviction est essentielle pour atténuer le risque d'endommagement, de contamination, de perte ou de fraude. Le changement de détenteur des pièces à conviction doit être consigné de manière exacte pendant toute leur durée de vie, jusqu'à la conclusion de l'enquête lorsque les pièces sont présentées en cour, transférées à la Couronne, retournées à leur propriétaire ou détruites.

Conservateur des pièces à conviction

Le rôle du conservateur des pièces à conviction est essentiel à la gestion adéquate des pièces à conviction. Le conservateur est responsable de veiller à l'application appropriée des contrôles physiques, à l'exactitude de la tenue des dossiers et à la conformité avec les politiques. Dans tous les détachements visés par la vérification, la conservation des pièces à conviction était assignée à un membre, qui s'acquittait de cette fonction selon ce qu'il comprenait de son rôle et de ses responsabilités. La plupart des conservateurs de pièces à conviction rencontrés en entrevue ont expliqué que l'orientation reçue liée à leur rôle se limitait à un aperçu des procédures du détachement en matière de pièces à conviction et à la remise des clefs permettant d'accéder aux salles où se trouvent les pièces. Il n'existe aucun guide national ou divisionnaire à l'intention des conservateurs qui permettrait de normaliser la gestion des pièces à conviction, d'où le manque d'uniformité dans la façon dont les conservateurs s'acquittent de leurs responsabilités. Par exemple, dans certains détachements, le conservateur relève proactivement les problèmes (p. ex. information manquante sur l'étiquette du sac de pièces à conviction) et met en œuvre des mesures correctives (p. ex. communication avec l'enquêteur pour demander que la pièce soit étiquetée à nouveau), alors que dans d'autres détachements, le conservateur n'exerce pas son rôle avec autant de rigueur.

Dans le cas d'un changement de conservateur, une pratique généralement acceptée consiste à consigner et à confirmer le transfert des pièces à conviction afin d'assurer l'exactitude des dossiers. Plusieurs détachements ont affirmé suivre cette pratique sans toutefois être en mesure d'en fournir la preuve. En outre, dans les cas où il n'y avait eu aucun changement récent de conservateur, il y avait peu de preuves des mesures prises pour assurer l'exactitude et l'exhaustivité des dossiers des pièces à conviction. Bien que tous les items échantillonnés aient été trouvés, la gestion des pièces à conviction serait améliorée si l'on répondait aux préoccupations suscitées ci-dessus.

Le temps que le conservateur accorde à cette fonction est aussi un élément clé de l'exactitude des dossiers. Plusieurs chefs de détachement ont admis que les conservateurs des pièces qui sont des membres réguliers sont rarement en mesure d'accorder le temps nécessaire à la fonction de conservateur en raison des exigences opérationnelles. De plus, le taux de roulement élevé des membres réguliers dans le rôle de conservateur de pièces à conviction nuit à la normalisation de la fonction. Dans 27 des 42 détachements visités, le conservateur des pièces à conviction était un membre régulier.

Étant donné la similitude de la fonction du conservateur d'un détachement à un autre, le rôle doit être mieux défini et compris afin d'assurer l'uniformité dans la façon dont les pièces à conviction sont gérées dans les détachements. En outre, il faut mettre en œuvre des mesures pour assurer l'exactitude des dossiers des pièces à conviction.

Manque d'uniformité dans les pratiques

Les politiques définissent et établissent les principes de base pour la gestion des pièces à conviction, qui doit être conforme à toutes les politiques et aux exigences prévues par la loi. La plupart des divisions ont leur propre ensemble de politiques relatives aux pièces à conviction qui sont conformes aux politiques nationales. Cependant, les politiques nationales sont de nature générale et ne sont pas suffisamment normatives. Le manque d'uniformité dans la gestion des pièces à conviction a été observé à travers la GRC. La vérification a révélé plusieurs points qui doivent être améliorés en vue d'une meilleure gestion des pièces à conviction.

Information sur les saisies - Une exigence fondamentale de la politique ^{Note de bas de page 1} est d'inscrire sur chaque pièce à conviction la date et l'heure de la saisie ainsi que les initiales de l'enquêteur. Dans 25 des 42 détachements visés, un de ces trois éléments essentiels n'était pas inscrit sur l'étiquette d'au moins une pièce à conviction de l'échantillon. Au total, sur 524 articles examinés, 79 ou 15 % d'entre eux n'avaient pas cette information.

L'information est également entrée dans un système d'information (SIRP ou PRIME) afin de garder une trace écrite de la continuité de possession. Les dates et les heures de saisies inscrites sur les pièces à conviction ne correspondent pas toujours à l'information entrée dans le système. Par exemple, dans le SIRP, au moment d'entrer une pièce à conviction saisie, la date et l'heure inscrites devraient correspondre à la date et à l'heure à laquelle la pièce a été saisie. Cependant, étant donné que ce champ génère, par défaut, la date et l'heure de l'entrée des données plutôt que la date et l'heure réelles de la saisie, il y a une différence entre les données dans le SIRP et celles inscrites à la main sur l'étiquette de la pièce à conviction. De plus, compte tenu de l'arrivée des étiquettes code à barres du SIRP, si la date et l'heure à laquelle l'article est étiqueté n'est pas la date et l'heure à laquelle l'article a été saisi, l'information sous la rubrique de la date et l'heure de la saisie ne sera pas exacte.

Il faut clarifier la manière d'inscrire la date et l'heure des saisies afin d'éviter toute confusion inutile dans la continuité de possession des pièces à conviction.

Pièces à conviction d'origine biologique - Les pièces à conviction d'origine biologique comprennent les cheveux, le sang, l'urine, le sperme, la salive, l'ADN, les tissus et les os humains et toute autre substance dont l'origine est une matière vivante. Une seule division a donné des directives sur la manipulation des preuves biologiques. Celles-ci suscitent bien des questions pour les conservateurs de pièces à conviction qui, d'après les entrevues, sont incertains de la façon dont il faut les conserver (à savoir s'il faut les réfrigérer ou non) et de leur durée de rétention.

Il faut donner des directives supplémentaires pour s'assurer que ces pièces à conviction sont manipulées d'une manière uniforme qui en préservera l'intégrité.

Rapport à un juge de paix - La politique ^{Note de bas de page 2} prévoit que lors d'une saisie exécutée en vertu d'un mandat de perquisition ou non effectuée en vertu d'un pouvoir de perquisition statutaire (p. ex. articles saisis à la suite d'une arrestation ou saisie d'objets bien en vue), les enquêteurs doivent remplir un rapport à un juge de paix (formulaire 5.2) ou présenter les pièces à conviction devant un juge de paix, conformément aux exigences établies au paragraphe 489.1(1) du Code criminel du Canada. Les membres rencontrés en entrevue dans les détachements ont signalé qu'un rapport à un juge de paix est rédigé lorsque des articles sont saisis en vertu d'un mandat de perquisition. Pour ce qui est des articles saisis sans pouvoir de perquisition statutaire, les rapports aux juges de paix sont normalement rédigés s'il est fort probable que les pièces à conviction seront requises en cour.

Il faut prendre des mesures pour s'assurer qu'un rapport à un juge de paix est rempli lors d'une saisie, tel que l'exige le Code criminel.

Destruction de drogues - La politique nationale ^{Note de bas de page 3} prévoit que la destruction de drogues illicites se fasse au moyen d'un incinérateur de type commercial. Bien que la majorité des détachements visés aient pris des arrangements pour que les drogues saisies soient détruites conformément à cette politique, quelques détachements dans des régions éloignées au pays détruisent les drogues sur place en les brûlant ou en les éliminant d'une autre façon. Même si ces pratiques semblent raisonnables, compte tenu de l'accès limité aux incinérateurs de type commercial, elles ne sont pas entièrement conformes à la politique.

La politique ^{Note de bas de page 4} prévoit que la destruction des drogues se fasse en présence de deux témoins. Elle ne donne toutefois pas le rôle précis des témoins (à quel point ils doivent vérifier l'exactitude de la liste des pièces à conviction à détruire). Même s'il y avait bel et bien deux signatures sur le rapport de destruction, il était difficile de déterminer qui étaient les témoins et quelles mesures ils avaient prises pour assurer la destruction.

Il faut mettre en œuvre des mesures pour s'assurer que les drogues sont détruites en conformité avec les exigences de la politique applicables.

Dans l'ensemble, les risques étant les mêmes et les exigences se ressemblant suffisamment d'un détachement à l'autre, il est justifié d'adopter un ensemble de politiques et de processus. Des politiques consolidées, des pratiques exemplaires et un guide à l'intention des conservateurs des pièces à conviction doivent fournir des directives normatives qui permettront d'améliorer la gestion des pièces à conviction à l'échelle de la GRC.

3.2 Contrôle et surveillance

Dans les détachements, les processus visant à surveiller et à examiner la conformité des pratiques liées à la manipulation des pièces à conviction ne permettent pas que des mesures correctives soient prises rapidement au besoin.

Les chefs de détachement sont responsables de veiller à l'exécution d'examens adéquats des activités (y compris la gestion des pièces à conviction) du détachement. Ils doivent notamment s'assurer que des mesures correctives sont prises et que des suivis sont effectués. Bien que l'on n'ait trouvé aucune directive pour toute l'organisation, on a obtenu de l'une des divisions visitées un guide ou manuel à l'intention des nouveaux chefs de détachement qui les somme de vérifier toutes les pièces à conviction dans les deux semaines qui suivent leur arrivée dans un détachement. Le guide exige également des chefs d'examiner tous les six mois les pièces à conviction afin de s'assurer que la politique est respectée. Même si, dans certains cas, des examens réguliers étaient effectués, aucun document à l'appui n'a été fourni.

Dans les détachements, les programmes d'AQSS et les examens de gestion (EG) sont des outils qui permettent de surveiller la qualité des services et des fonctions opérationnelles, administratives et financières. Le contrôle des pièces à conviction peut être inclus dans ces deux types de programme, mais il n'est pas obligatoire et la fréquence des examens effectués dans le ces programmes varie beaucoup.

• Les EG dans les détachements sont des évaluations indépendantes des pratiques de gestion et permettent d'évaluer la conformité de certaines activités avec les politiques. Dans le cadre d'un EG, les activités sont évaluées au moyen d'un outil normalisé (guide d'examen) qui offre une méthode systématique pour examiner la conformité avec les politiques. Des 42 détachements visés, douze ont inclus les pièces à conviction dans un EG au cours des deux dernières années; treize ont effectué un EG au cours des deux à quatre dernières années et les 17 autres détachements n'avaient pas fait un tel examen dans les quatre dernières années ou plus. Dans l'ensemble, les constatations contenues dans le présent rapport ressemblent à celles qui se trouvent dans les EG. Il semblerait donc que les mesures correctives recommandées dans les EG n'ont pas été maintenues.
• Pour ce qui est de l'AQSS, les détachements doivent choisir quelques activités par exercice financier qu'ils examineront afin d'en assurer la conformité et, selon les résultats d'une évaluation des risques et des priorités, les pièces à conviction peuvent être incluses ou non dans l'examen. Pour l'exercice 2012-2013, seulement 17 des 42 détachements visés avaient inclus les pièces à conviction dans leur AQSS annuelle

Un examen régulier de la conformité permet de déterminer si les politiques et les procédures sur la manipulation des pièces à conviction sont suivies de façon uniforme et ainsi de protéger l'intégrité des biens saisis et des éléments de preuve. Le fait de procéder régulièrement à des examens permet de remédier aux lacunes rapidement, s'il y a lieu, et de souligner l'importance des procédures de contrôle des pièces à conviction à tout le personnel du détachement.

Des mécanismes de contrôle et de surveillance existent, mais ils doivent être améliorés étant donné leur dépendance aux politiques existantes et la fréquence des examens. Le fait de remédier aux cas relevés par la vérification fournira à la direction l'assurance que les politiques et les procédures sur la manipulation des pièces à conviction sont suivies de façon uniforme.

3.3 Entreposage

L'accumulation de pièces à conviction inutiles a contribué à une pénurie d'espace d'entreposage dans quatre des 42 détachements visés. Certains détachements manquent déjà d'espace et utilisent de l'espace de rangement à l'extérieur de leur salle principale de pièces à conviction (p. ex. remise extérieure, cellules pour prisonnier, stalles de garage). L'utilisation de ces espaces de rangement pour les pièces à conviction présente un risque parce qu'ils ne sont pas aussi sécurisés que la resserre des pièces à conviction principale.

Un des facteurs qui a contribué à l'entassement dans ces détachements est le fait que les pièces à conviction ne sont pas toujours éliminées en temps opportun. Bon nombre des détachements visés avaient dans leur resserre des pièces à conviction qui n'étaient plus pertinentes et qui pouvaient être éliminées en vertu d'une ordonnance de la cour. Les conservateurs de pièces à conviction ont expliqué que les enquêteurs ne les avertissent pas toujours lorsqu'un dossier est clos et que les pièces saisies peuvent être éliminées. De plus, certains chefs de détachement rencontrés en entrevue ont admis que les membres réguliers ne peuvent souvent pas accorder le temps nécessaire à l'élimination des pièces à conviction en raison des priorités opérationnelles de plus grande importance.

Le temps d'attente moyen pour l'autorisation de détruire des drogues contribue aussi à l'entassement dans les resserres. Les conservateurs de pièces à conviction ont signalé que l'obtention d'une telle autorisation prend en moyenne cinq mois.

Enfin, la durée de conservation obligatoire des preuves biologiques ou d'ADN contribue aussi au problème d'espace. Ces éléments de preuve doivent être conservés de 2 à 70 ans, selon le type. Le manque d'espace deviendra un problème à la longue.

L'entassement dans une resserre de pièces à conviction peut entraîner la désorganisation ainsi que la perte, l'endommagement ou la contamination des biens et des éléments de preuve. L'élimination des pièces à conviction en temps opportun améliorerait la situation.

4 Recommandations

1. Le s.-comm. des Services de police contractuels et autochtones, en collaboration avec les commandants divisionnaires, doit clarifier et normaliser le rôle et les responsabilités des postes clés de la gestion des pièces à conviction.
2. Les commandants divisionnaires doivent s'assurer que les dossiers des pièces à conviction sont à jour, exacts et complets et améliorer les mécanismes de contrôle et de surveillance utilisés pour les pièces à conviction, y compris l'élimination en temps opportun.

5 Conclusion

Les politiques, pratiques et processus actuels ne sont pas suffisamment détaillés pour assurer la gestion appropriée des pièces à conviction. Les risques que comporte la gestion des pièces à conviction sont les mêmes d'un détachement à l'autre et les exigences de chacun se ressemblent suffisamment pour justifier l'établissement d'un ensemble de politiques. Des politiques détaillées, des orientations sur les pratiques exemplaires et un guide à l'intention des conservateurs de pièces à conviction sont des exemples de directives normatives qui permettraient d'améliorer le contrôle et la surveillance des pièces à conviction à l'échelle de la GRC.

Des mécanismes de contrôle et de surveillance existent, mais ils doivent être améliorés pour fournir à la direction l'assurance que les politiques et les procédures sur la manipulation des pièces à conviction sont suivies de façon uniforme.

De plus, les cadres supérieurs doivent s'assurer que tous les détachements ont une capacité d'entreposage adéquate pour les pièces à conviction et remédier à l'entassement dans les resserres.

Il est essentiel de remédier à ces situations en temps utile afin d'assurer la gestion adéquate des pièces à conviction dans un avenir prévisible.

Annexe A - Objectif et critères de vérification

Objectif : Évaluer le caractère adéquat des politiques, des processus et des pratiques que suivent les détachements de la GRC pour gérer les pièces à conviction et déterminer la conformité avec les politiques applicables.

Critère 1 :

Des politiques opérationnelles existent pour gérer la manipulation des pièces à conviction et atténuer les risques connexes.

Critère 2 :

Des mécanismes de contrôle sont en place pour surveiller la conformité avec les politiques.

Critère 3 :

Les employés connaissent leurs responsabilités et ont reçu la formation, les outils et les ressources nécessaires pour s'en acquitter.

Critère 4 :

La manipulation des pièces à conviction se fait en conformité avec les politiques et les lois applicables.

Annexe B - Plans d'action détaillés de la gestion

1) Recommandation

Le s.-comm. des Services de police contractuels et autochtones, en collaboration avec les commandants divisionnaires, doit clarifier et normaliser le rôle et les responsabilités des postes clés de la gestion des pièces à conviction.

Plan d'action de la gestion

D'accord. Les rôles et les responsabilités liés à la gestion des pièces à conviction sont définis par les politiques et les directives existantes. Une supervision adéquate dans les divisions et les détachements et des processus de surveillance dans les districts sont les meilleurs moyens de remédier aux cas isolés de non-conformité.

1. Les SPCA de la DG examineront la politique nationale existante et, au besoin, apporteront des modifications pour en améliorer la clarté.
2. Les commandants examineront leurs politiques divisionnaires pour s'assurer qu'elles fournissent une orientation adéquate sur les rôles et les responsabilités dans les détachements.

Échéance : le 30 septembre 2013

Responsables : commandants divisionnaires et s. comm. des SPCA

2) Recommandation

Les commandants divisionnaires doivent s'assurer que les dossiers des pièces à conviction sont à jour, exacts et complets et améliorer les mécanismes de contrôle et de surveillance utilisés pour les pièces à conviction, y compris l'élimination en temps opportun.

Plan d'action de la gestion

D'accord. Le suivi des SPCA auprès des commandants divisionnaires a donné lieu à des examens complets du contrôle des pièces à conviction à l'échelle divisionnaire. L'amélioration de la surveillance exercée par les divisions, y compris l'accent remis sur la formation, les vérifications des resserres de pièces à conviction, les AQSS obligatoires, les EG et les examens améliorés des pièces par les équipes d'examen de district, permettrait d'atténuer le risque.

1. Les commandants feront clairement savoir aux chefs que les pièces à conviction deviendront un élément obligatoire de l'AQSS et amélioreront la surveillance et la conformité au moyen d'EG et d'une meilleure supervision à l'échelle du district.
2. Les commandants examineront leurs politiques divisionnaires pour s'assurer qu'elles fournissent une orientation adéquate sur l'entreposage, l'élimination et la surveillance des pièces à conviction.

Échéance : le 1^er juin 2013

Responsables : commandants des divisions, coordonnés par le s.-comm. des SPCA.

Final Report: November 2013

This report has been reviewed in consideration of the Access to Information and Privacy Acts. The published information is UNCLASSIFIED.

Table of Contents

• Acronyms and Abbreviations
• Executive Summary
• Management's Response to the Audit
• 1 Background
• 2 Objective, Scope and Methodology
  • 2.1 Objective
  • 2.2 Scope
  • 2.3 Methodology
  • 2.4 Statement of Conformance
• 3 Audit Findings
  • 3.1 Exhibit Management
  • 3.2 Monitoring and Oversight
  • 3.3 Storage
• 4 Recommendations
• 5 Conclusion
• Appendix A - Audit Objective and Criteria
• Appendix B - Detailed Management Action Plans
• Footnotes

Acronyms and Abbreviations

CAP

Contract and Aboriginal Policing

CROPS

Criminal Operations Officers

DNA

Deoxyribonucleic Acid

MR

Management Review

OM

Operational Manual

PRIME

Police Records Information Management Environment

PROS

Police Reporting Occurrence System

RCMP

Royal Canadian Mounted Police

ULQA

Unit Level Quality Assurance

Executive Summary

The Royal Canadian Mounted Police (RCMP) conducted an audit to assess the adequacy of the policies, processes and practices used within RCMP Detachments to control exhibits and to determine the level of compliance with relevant policies.

The collection, examination and preservation of exhibits can be critical to the success of an investigation. In order for exhibits to retain their evidentiary value their integrity must remain intact. Sound processes and practices must be in place to ensure that seized exhibits are properly inventoried, stored, processed, and disposed in accordance with both legal and policy obligations.

During the process of the audit all sampled exhibits were accounted for; however, there remains a need to provide direction regarding the handling of exhibits to support operations and provide evidence in court. Clarification of roles and responsibilities, policies and implementing standardized approaches along with an organizational commitment to using them will minimize the risk that evidentiary value is impacted. Monitoring and oversight also needs enhancement to provide management with increased assurance that policies are being complied with.

In an effort to proactively address the preliminary observations, the policy centre contacted Commanding Officers in Divisions to communicate audit findings and request information on corrective action.

The audit report includes recommendations to improve the effectiveness of the exhibit handling practices. Management Action Plans have been provided in response to these recommendations to address the improvements needed. RCMP Internal Audit will monitor the progress made in implementing the Management Action Plan and will undertake an audit follow-up if warranted.

Management's Response to the Audit

I am pleased to offer my response to the Audit of Exhibit Control in Detachments. Overall, the audit contained two recommendations as well as some additional suggestions to improve in some less significant areas. We accept the need to address the audit findings.

The audit has highlighted areas of risk for the Divisions to be mindful of in their oversight of exhibit risk management. The issues surfaced are noteworthy and best addressed through increased monitoring.

In reviewing the audit findings and qualifying correspondence, a failure by the investigator to mark the date, time and initials on an exhibit, coupled with PROS and storage irregularities represent the preponderance of deficiencies identified. Such issues reinforce a need for enhanced oversight to ensure consistent compliance and risk mitigation. The majority of these issues stem from automatic pre-filled date and time entries for exhibit seizures within the PROS. In order to enhance data integrity additional upgrades have been identified to address this matter. It is recommended that an automatic pre-filled entry of the date and time of seizure be disabled; this would require members to manually add this information into the mandatory data field.

Following the initial feedback from the Audit team, CROPS officers were asked to provide feedback. All CROPS were satisfied that there are ample Divisional and National policies that provide guidelines in the management requirements of exhibit handling. The CROPS officers validated that deficiencies were localized compliance issues indicative of supervisory slippage. To mitigate any identified deficiencies Divisions have committed to enhanced compliance monitoring via additional independent reviews, coupled with an evaluation of the adequacy of current Divisional policies. The remedies proposed by CROPS Officers are enhanced Divisional oversight via exhibit audits, mandatory Unit Level Quality Assurance (ULQA) processes, and a variety of Divisional training initiatives.

The audit team also surfaced inconsistency in the completion of Reports to Justice (Form 5.2) subsequent to lawful seizures. The fact that the advance interviews, previous MRs and risk assessment surveys with detachments and CROPS representatives have highlighted this area, speaks directly to the need for sustained efforts of risk mitigation and oversight in ensuring lawful compliance relative to exhibit retention. This area of concern will continue to be monitored for compliance through the increased diligence of ULQAs and MRs.

A review of existing policy confirms the requirement for the local destruction of certain drugs in the presence of a witness. Policy does not specify in detail the role of these witnesses, but does provide direction to destroy the drugs in the presence of the CROPS officer or delegate. The steps that police witnesses need to undertake to ensure lawful destruction of drugs is also clearly articulated on the form. A renewed focus by the District Officers through their ULQAs and MRs, should increase oversight and monitoring, including verification of the proper completion of the form.

Internal Audit has verified that a small number of detachments visited had insufficient storage space. They confirmed that the accumulation of items ready for disposal was a contributing factor to space concerns and that several exhibit custodians explained that a significant percentage of exhibits inventory could be disposed of if clean-up was prioritized. The remedies proposed by the CO's and CROPS Officers surveyed, recommended increased oversight and monitoring by the assigned District Officers via mandatory exhibit audits and ULQA processes. This renewed focus on timely disposal of exhibits should rectify the vast majority of the space issues surfaced.

It should be noted, that in advance of this audit, the process of ever-greening national exhibit policies, inclusive of Operations Manual 21.8, 21.10 and 21.11 had been initiated. Several of the deficiencies noted within this audit, are specifically addressed within the revised policies. These revised directives will further define the roles and responsibilities of all participants within the exhibit continuity cycle. Additionally, we will review potential linkages of like policy to improve awareness. It is anticipated that these policies will be completed by fall of 2013.

In summary, the audit report highlights areas of risk relative to the handling, storage and disposition of exhibits seized by police. The Audit has spurred a collective, organizational assessment of existing RCMP exhibit handling processes that will invariably ameliorate effective risk mitigation strategies.

Doug Lang

Deputy Commissioner, Contract & Aboriginal Policing

1 Background

For the purpose of this audit an exhibit is any piece of evidence which can be presented in a legal proceeding. Exhibits can range from a tire tread mark to a complete vehicle or from a single bud of marijuana to a kilogram of cocaine. Other examples include firearms, cash, jewelry, computers, clothing, photos, video/audio recordings or biological/trace evidence.

There are over 680 RCMP Detachments across the country, which maintain exhibits as part of regular policing duties. Certain positions play a key role in exhibit management, including: Investigators, Exhibit Custodians, Detachment Commanders, Criminal Operations Officers and Commanding Officers. The current policy framework is managed by the National Criminal Operations Branch within Contract and Aboriginal Policing.

Exhibits come into police possession in a variety of ways either with or without judicial authorization. Compliance with the Criminal Code or other Federal/Provincial Statutes with respect to the reporting and retention of seized exhibits must be ensured at all times.

The collection, examination and preservation of physical evidence are critical to the success of an investigation. The prosecution must be able to prove that the exhibit presented in court is identical to the one originally seized. In addition, all handling and movement of exhibits, known as the "chain of custody", must be well documented from the time of initial seizure until presentation in court proceedings and subsequent disposal. Accordingly, sound processes and practices must be in place to ensure that seized evidence is properly inventoried, stored, processed, and disposed in accordance with both legal and policy obligations.

2 Objective, Scope and Methodology

2.1 Objective

The objective of the audit was to assess the adequacy of policies, processes and practices used within RCMP Detachments to control exhibits; and to determine the level of compliance with relevant policies.

2.2 Scope

The scope of the audit included RCMP Detachments in contract provinces. It did not include Federal investigational units or forensic support services (i.e. Laboratory Services).

The audit specifically examined the processes and practices in place at Detachments to maintain custody and control from the moment exhibits are inventoried until final disposition. Exhibits associated with Major Case Management investigations were not included in the population of exhibits sampled for testing.

2.3 Methodology

Planning for the audit was completed in April 2012. In this phase, the audit team interviewed management, reviewed relevant policies and procedures, conducted pilot site visits, and surveyed Divisional management regarding risks involved. Audit criteria used to develop required tests were based on RCMP policies and the Audit Criteria related to the Management Accountability Framework developed by the Office of the Comptroller General. They are available in Appendix A - Audit Objectives and Criteria.

The examination phase, which concluded in July 2012, employed various auditing techniques including review of recent Management Reviews, reports and results of ULQA; interviewing Detachment exhibit custodians and supervisors; examining a sample of exhibits and comparing them to electronic and paper records; and observing the physical locations and safeguards over exhibits. To provide national coverage, site visits were conducted at Detachments in eight Divisions: M, E, K, F, D, J, H, B. In total, 42 Detachments were visited. At each of the sites visited, a judgemental sample of 10 to 20 exhibits was tested for compliance with RCMP policies related to the handling of evidence (exhibits). The majority of the sampled items were higher risk exhibits such as cash, drugs and firearms.

2.4 Statement of Conformance

The audit engagement was planned, conducted and reported in accordance with the Internal Auditing Standards for the Government of Canada.

3 Audit Findings

3.1 Exhibit Management

Sound exhibit management is essential to reduce the risk of damage, contamination, loss or fraud. The movement of exhibits must be accurately documented throughout their lifecycle until the conclusion of the investigation when the exhibits are either entered into court, turned over to Crown assets, returned to those who have the right of ownership or destroyed.

Exhibit Custodian

The role of the exhibit custodian is critical in ensuring the proper management of exhibits. The custodian is responsible for ensuring the appropriate application of physical controls, the accuracy of exhibit record keeping and compliance to policy. All Detachments visited had an individual assigned to the role of exhibit custodian. How well each custodian fulfilled their responsibility was dependent on their understanding of their roles and responsibilities. Most exhibit custodians interviewed explained that the extent of orientation to their role was limited to being provided with an overview of the detachment exhibit procedures and the keys to the various exhibit rooms. A national or Divisional exhibits custodian manual did not exist to standardize the approach to exhibit management. This has led to inconsistencies in how custodians exercise their responsibilities. To illustrate, at some Detachments visited, the exhibit custodian proactively identified issues (e.g. the label on the exhibit bag is missing information) and sought to implement corrective actions (e.g. contacting the investigator to request that the exhibit be re-labelled) while in other Detachments, the exhibit custodian did not perform this role to the same extent.

In the event of a change in custodian, a generally accepted practice is to document and acknowledge the transfer and receipt of the inventory of exhibits ensuring the accuracy of records. Although several Detachments indicated that this practice was followed, there was no evidence to support this statement. Furthermore, in those instances where there were no recent changes in custodian, limited evidence was available to demonstrate that efforts were being made to ensure that exhibit records were accurate and complete. Even though all sampled items were accounted for, addressing the above-mentioned concerns could further enhance the management of exhibits.

The amount of time the exhibit custodian dedicates to the function is also a key element to ensuring record keeping accuracy. Several Detachment Commanders acknowledged, where the custodian was a regular member, they often were not able to devote the necessary attention to the exhibit custodian function because of operational requirements. In addition, there is a high turnover of regular members in the exhibit custodian role which further impacts the standardization of the function. In 27 of the 42 Detachments visited, the Exhibit Custodian was a regular member.

Given the similarity of the function in all Detachments, the role of the exhibit custodian needs to be more clearly defined and better understood to provide consistency in how exhibits are managed in Detachments. Furthermore, measures need to be implemented to ensure the accuracy of exhibit records.

Inconsistent Practices

Policies define and establish basic principles by which the exhibits are to be managed. The management of exhibits must conform to all related statutory requirements and policies. Most divisions had their own set of policies related to exhibits which aligned with national policy. However, national policies were general in nature and not sufficiently prescriptive. Inconsistencies in exhibit management were observed throughout the RCMP. The audit noted several areas that require improvement in order to enhance the management of exhibits.

Seizure Information - A fundamental requirement of policy ^{Footnote 1} is to affix a label to an exhibit with the date and time of seizure along with the initials of the investigator. In 25 of the 42 Detachments visited, the label of at least one exhibit sampled was missing one of these three critical elements. In total, of the 524 items sampled, 79 or 15% were missing this information.

This information is also entered into the information system (PROS or PRIME) to document continuity. Seizure dates and times on exhibit labels did not always correspond with the information entered into the systems. For example, in PROS when entering a seized exhibit, the initial "tagged" date and time should reflect the date and time the exhibit was seized. However, because this data field is defaulted to automatically generate the date and time of data entry as opposed to actual date and time of seizure there will be a discrepancy between the date and time in PROS and the seizure date and time recorded on the manual label. Also with the advent of PROS bar code labels, if the date and time the item is "tagged" is not the actual date and time the item was seized, the information under the "Seizure date time" heading will not be accurate.

Greater clarity with respect to the appropriate recording of date and time of seizure is required to avoid unnecessary confusion over the documented movement of exhibits.

Biological exhibits - Biological exhibits includes hair, blood, urine, semen, saliva, DNA, human tissue/bone and any other substance whose origins are from living matter. Only one Division provided guidance on the handling of biological evidence. Biological exhibits was an area which was raising concerns for exhibit custodians. Based on interviews, there was uncertainty with respect to the manner in which this type of exhibit was to be maintained (e.g. refrigerated or not) as well as its retention.

Additional guidance is required to ensure such exhibits are handled in a consistent manner that will preserve their integrity.

Report to Justice - It is stipulated in policy ^{Footnote 2} that upon seizure of anything, made by authority of a warrant or made without a specific statutory search power (e.g. items seized incidental to arrest or "plain view seizure") in the execution of their duties, investigators must complete a Report to Justice (Form 5.2), or bring the exhibits before a justice as per the requirements set out in section 489.1 (1) of the Canadian Criminal Code. Interviewees at Detachments visited indicated that Reports to Justice were being completed when items were seized under the authority of a warrant. As for items seized without specific statutory search power, they indicated that Reports to Justice were typically completed when the exhibit had a high probability of being required for court.

Measures should be taken to ensure a Report to Justice is completed upon seizure as required by the Canadian Criminal Code.

Destruction of Drugs - National policy ^{Footnote 3} states that the destruction of illegal drugs is to be done by commercial grade incineration. Although the majority of Detachments visited have arrangements to destroy their drug exhibits by such a standard, a few Detachments in remote parts of the country destroy their drugs at the Detachment by burning or other means. Although these practices may appear to be reasonable, given limited access to commercial grade incinerators, they are not fully compliant with the policy.

Policy ^{Footnote 4} states that the destruction of drugs must be witnessed by two individuals. However, it does not prescribe the specific role of the witnesses (i.e. how much verification of the accuracy of the list of exhibits being destroyed was required). Although two signatures on the destruction report were evident, it was difficult to determine who the witnesses were and what steps they took to ensure the destruction.

Measures should be implemented to ensure that drugs are being destroyed in accordance with appropriate policy requirements.

Overall, the risks involved are consistent across Detachments and the requirements at each Detachment are similar enough to warrant a standard set of policies and processes. Consolidated policies, guidance on best practices and an exhibit custodian manual need to provide prescriptive guidance which would improve the management of exhibits force-wide.

3.2 Monitoring and Oversight

Within Detachments, oversight processes to monitor and review compliance of exhibit handling practices are not sufficient to ensure that timely corrective action can be taken if required.

Each Detachment commander is responsible to monitor and ensure that proper reviews of activities (including management of exhibits) in the Detachment are being carried out. Included in this monitoring role is the responsibility to ensure that corrective action and follow-up is completed. While no force-wide guidance could be located, a Detachment Commanders Handbook/Guide obtained from one of the Divisions visited had a requirement to "Ensure all exhibits are accounted for" within the first two weeks of the new Commander's arrival. In addition, the handbook/guide also included a requirement to "Review exhibits to ensure policy is being adhered to" and specified this review should take place every six months. Although there were some instances in which we were told that regular reviews had been performed, documentation supporting a review could not be provided.

At the Detachment level, Unit Level Quality Assurance (ULQA) programs and Management Reviews (MR) are tools that can be used to monitor the quality of operational, administrative, financial and service delivery responsibilities. Exhibit control is an item that can be included in the scope of both of these programs but it is not a mandatory item and the frequency of the review under these two programs was found to be highly variable.

• Management Reviews at the Detachment level are independent assessments of management practices and assess the level of compliance of a number of activities to policies. Activities reviewed as part of an MR are assessed using a standardized tool (review guide) which provides a systematic approach to reviewing compliance to policies. Of the 42 Detachments visited, a Management Review which included a review of exhibits had occurred in 12 Detachments within the last 2 years. 13 Detachments had undergone an MR with exhibits reviewed within 2-4 years, and it had been 4 years or longer for the other 17 Detachments. Overall, the audit findings in this report are similar to those found in MR's. Given this, it appears that corrective actions to address recommendations in the MR's have not been sustained.
• In terms of the ULQA process, the Detachment selects a few activities per fiscal year that it will undertake to review for compliance and depending on the results of an assessment of risks and priorities, exhibits may or may not be included for review. For 2012-13, only 17 of the 42 Detachments had included exhibits as part of their annual ULQA.

Conducting regular reviews of compliance would assist to determine whether policies and procedures for the handling of exhibits are being followed on a consistent basis to protect the integrity of the seized property and evidence. Regular reviews ensure that any deficiencies are corrected in a timely fashion and also highlight the importance of exhibit control procedures to all Detachment personnel.

Monitoring and oversight mechanisms exist but require enhancement given their reliance on existing policies and the frequency of review. Addressing the exceptions noted in the audit will provide management with an increased level of assurance that policies and procedures for the handling of exhibits are being followed on a consistent basis.

3.3 Storage

The accumulation of unnecessary stored exhibits contributed to a shortage of storage space at four of the 42 Detachments visited. There are already signs in some Detachments that current storage capacity is insufficient. Instances were noted where Detachments are using storage space outside of their main exhibit locker as overflow space to accommodate exhibits. For example, use of outdoor storage sheds, prisoner cells, garage bays, etc. was observed. The risk in using some of these storage areas for exhibits is that they are less secure than the main exhibit room.

One of the factors that contributed to the overcrowding in those few Detachments was that exhibits were not always disposed of in a timely fashion. A large number of Detachments visited had exhibits stored in their exhibit rooms which were no longer pertinent and could be disposed of based on the court order. Exhibit custodians explained that investigators were not always notifying them at the conclusion of a file that the seized exhibits could be disposed of. In addition, some Detachment Commanders interviewed acknowledged that regular members were often not able to devote the necessary attention to disposing of exhibits because of higher priority operational requirements.

The average amount of time spent awaiting authorization to destroy drugs is also contributing to the overcrowding. Exhibit custodians reported that it takes on average five months to obtain the required authorization to destroy illegal drugs.

Finally, the retention requirement for biological/DNA evidence is also adding to the space issue. The retention requirement for this type of evidence varies from 2 to 70 years depending on the type of evidence. Space limitations will conceivably become an issue in the future.

Overcrowding of an exhibit room can lead to disorganization and the potential loss, damage or contamination of property and evidence. Timely disposition of exhibits would provide relief.

4 Recommendations

1. The Deputy Commissioner Contract and Aboriginal Policing in collaboration with Commanding Officers, should clarify and standardize the roles, responsibilities and accountabilities of key positions in the management of exhibits.
2. Commanding Officers should ensure exhibit records are timely, accurate and complete as well as enhance the monitoring and oversight mechanisms used for exhibits including timely disposal.

5 Conclusion

The current policies, practices and processes are not sufficiently comprehensive to ensure that exhibits are properly managed. The risks involved in the management of exhibits are consistent across Detachments and the requirements at each Detachment are similar enough to warrant a standard set of policies. Detailed policies, guidance on best practices and an exhibit custodian manual are examples of more prescriptive guidance which would improve the monitoring and oversight of exhibits force-wide.

Although monitoring and oversight mechanisms exist they require enhancement in order to provide management with an increased level of assurance that policies and procedures for the handling of exhibits are being followed on a consistent basis.

In addition, Senior Management needs to ensure that adequate storage capacity for exhibits is in place at all Detachments and address the instances of overcrowding of exhibit rooms.

Addressing these areas in a timely manner is essential to ensuring that exhibits are properly managed for the foreseeable future.

Appendix A - Audit Objective and Criteria

Objective: To assess the adequacy of policies, processes and practices used within RCMP Detachments to control exhibits and to determine the level of compliance with relevant policies.

Criterion 1:

Operational policies exist to guide exhibit handling and mitigate the risks involved.

Criterion 2:

Oversight mechanisms are in place to monitor compliance with relevant policy.

Criterion 3:

Employees are aware of their accountabilities, and are equipped with training, tools and resources to fulfill their responsibilities.

Criterion 4:

Exhibit handling is conducted in compliance with relevant policies and legislation.

Appendix B - Detailed Management Action Plans

1) Recommendation

The Deputy Commissioner Contract and Aboriginal Policing in collaboration with Commanding Officers should clarify and standardize the roles, responsibilities and accountabilities of key positions in the management of exhibits.

Management Action Plan

Agree. The roles and responsibilities of exhibit management are defined by existing policies and directives. Adequate divisional and detachment supervision and monitoring processes implemented at the district level are the best mechanisms to rectify localized compliance issues.

1. NHQ CAP will review existing National policy and where necessary may amend policy to improve clarity.
2. CO's will review their divisional policies to ensure they provide adequate direction on roles and responsibilities at the detachment level.

Completion date: September 30, 2013

Position Responsible: CO's of Divisions and DC CAP.

2) Recommendation

Commanding Officers should ensure exhibit records are timely, accurate and complete as well as enhance the monitoring and oversight mechanisms used for exhibits including timely disposal.

Management Action Plan

Agree. CAP follow-up with Division CO's spurred fulsome reviews of exhibit control at the Divisional level. Enhanced oversight implemented by the Divisions, inclusive of renewed focus on training, exhibit room audits, mandatory ULQA's, Managerial Reviews and enhanced exhibit reviews by District review teams provide the risk mitigation required.

1. CO's will provide clear direction to commanders that exhibits will become a mandatory ULQA and will increase the monitoring and compliance through MRs and improved supervision at the District level.
2. CO's will review their divisional policies to ensure they provide adequate direction related to exhibits storage, disposal and monitoring.

Completion date of Review: June 1, 2013

Position Responsible: CO's of Divisions coordinated by DC CAP.