Guide de sélection de l'équipement de déchiquetage

GSMGC-001 (2020)

Préparé par :
Gendarmerie royale du Canada
Principal organisme responsable de la sécurité matérielle
Sous-direction de la sécurité ministérielle
DG, 73, promenade Leikin, Ottawa (Ontario) K1A 0R2
Date de publication : 1 août 2020

Table des matières

Avant-propos

Le Guide de sélection de l'équipement de déchiquetage est un document non classifié publié en vertu des pouvoirs du principal organisme responsable de la sécurité – sécurité matérielle de la Gendarmerie royale du Canada (PORS de la GRC).

Il s'agit d'une publication du gouvernement du Canada qui vise à aider les ministères, organismes et employés du gouvernement du Canada lors de la sélection de l'équipement de déchiquetage.

Pour toute suggestion de modification et autre information, veuillez écrire au PORS de la GRC au compte RCMP.LSA-GRC.POSM@rcmp-grc.gc.ca.

Date d'entrée en vigueur

La date d'entrée en vigueur du présent document est le 1 juin 2020.

Registre des modifications

No de modification Date Auteur(e) Résumé de la modification
s/o s/o s/o s/o

Remarque : Le pouvoir d'autorisation des modifications ou des dérogations appartient au PORS de la GRC.

Introduction

En tant que principal organisme responsable de la sécurité (PORS) – sécurité matérielle du gouvernement du Canada (GC), la GRC est chargée de donner des conseils et des directives sur tout ce qui touche la sécurité matérielle, ce qui comprend la sélection et l'utilisation des déchiqueteuses et des désintégrateurs pour la destruction sécuritaire de l'information sur papier. En collaboration avec la collectivité de la sécurité du GC, elle a élaboré et publié ce guide conformément à la nouvelle norme régissant la taille des particules qui se trouve à l'annexe A.

But

Le présent guide vise à fournir aux employés du GC de l'information sur la sélection et l'acquisition d'équipement approprié de déchiquetage de documents papier et des services d'entreprises connexes. Il contient également des renseignements généraux sur les menaces, les exigences en matière de destruction sécuritaire, le traitement des documents papier ainsi que sur les tailles de déchiquetage acceptées par le GC et les équivalences internationales.

Applicabilité

Le présent guide s'applique à tous les employés du GC qui utilisent, achètent, entretiennent ou sont responsables de l'équipement de déchiquetage de documents papier pour leur ministère ou organisme.

Ce document sera mis à jour régulièrement pour rendre compte des nouvelles directives ou modifier l'information existante à mesure qu'évoluera le programme.

Coordonnées

Pour obtenir plus d'information :

Gendarmerie royale du Canada
Principal organisme responsable de la sécurité – sécurité matérielle
73, prom. Leikin, arrêt postal 165
Ottawa (Ont.)
K1A 0R2
Courriel : RCMP.LSA-GRC.POSM@rcmp-grc.gc.ca

Définitions

Déchiquetage en vrac :
Désigne la destruction d'une quantité importante (non définie précisément) de matériel au cours d'une seule et même séance – généralement dans le cadre d'un programme de collecte et de destruction.
Équipement commercial :
Équipement qui n'est pas spécialement conçu en fonction des spécifications de l'utilisateur.
Lambeaux :
Terme utilisé pour désigner les particules issues du déchiquetage de papier au moyen d'une déchiqueteuse ou d'un désintégrateur.
Dilution :
Ajout de documents non protégés ayant les mêmes caractéristiques que ceux qui sont déchiquetés pour augmenter le volume de lambeaux et rendre ainsi la reconstitution plus difficile.
Deutsches Institut für Normung (DIN) :
Organisme allemand de normalisation régi par le Comité technique de l'Organisation européenne de normalisation (CEN) et l'Organisation internationale de normalisation (ISO). La norme DIN actuelle (2012) pour les déchiqueteuses est la norme DIN 66399.
Destruction sécuritaire :
Pour un niveau donné de sécurité, il s'agit de la destruction d'un support (p. ex. papier) à une taille qui permet de considérer les lambeaux comme étant des déchets non classifiés.
Volume élevé :
Une grande quantité de matériel détruit en une seule et même séance, habituellement par des moyens commerciaux. Cela comprend une plus petite quantité de matériel ramassé dans le cadre d'un programme de collecte.
Opérations de destruction mobile :
Destruction effectuée au moyen d'équipement de destruction dans un véhicule mobile, habituellement sur place chez le client.
Opérations de déchiquetage hors site :
Destruction au moyen d'équipement fixe dans un immeuble protégé.
Rame :
Une rame équivaut à 500 feuilles de papier bond de 20 lb (papier de copie standard au Canada).
Débit :
Nombre de feuilles (habituellement exprimé en rames à l'heure) pouvant être déchiquetées efficacement lorsqu'elles sont placées dans la déchiqueteuse à la capacité maximale. À des fins de comparaison : 24 feuilles (8,5 x 11,5 po) par minute équivaut à environ trois rames à l'heure.
EMR :
Évaluation de la menace et des risques
Déchiquetage :
Dans le présent guide, le déchiquetage désigne la réduction d'un support papier en particules (lambeaux) au moyen d'une déchiqueteuse ou d'un désintégrateur.

Renseignements généraux sur la destruction

Menace visant l'information sur papier

Les mesures de sécurité matérielle touchent le traitement et le stockage de l'information sur papier, mais la sécurité des documents détruits ou des documents en attente de destruction est souvent négligée. L'accès non autorisé aux documents, par interception ou détournement, avant leur destruction finale est la principale menace en ce qui concerne les documents en attente d'être déchiquetés. Les attentats ne menacent pas nécessairement directement l'intégrité ou la disponibilité de l'information. C'est plutôt le caractère confidentiel de l'information qui est directement menacé.

Niveaux de sécurité de l'équipement

La sélection de l'équipement et des processus de destruction appropriés rend la reconstitution plus difficile (mais pas impossible). Les tailles de particules recommandées figurant à l'annexe A s'appliquent à la destruction de l'information au Canada dans des conditions de sécurité normale et tiennent compte du risque de préjudice à l'intérêt national ou non national, de l'adversaire probable ainsi que de ses capacités et ressources. La destruction de l'information à l'extérieur du Canada ou dans des conditions de menace accrue exige la prise de mesures supplémentaires. Une évaluation de la menace et des risques (EMR) doit être effectuée pour déterminer les risques et recommander des mesures d'atténuation supplémentaires.

Texte de taille réduite (autre que les supports micrographiques)

Les tailles de particules recommandées figurant à l'annexe A ont été établies pour les documents dont la police de caractères est de 12 points ou plus. S'il est nécessaire de détruire des documents dont la police de caractères est plus petite, il faut songer à utiliser de l'équipement qui déchiquette en plus petits morceaux ou à diluer les lambeaux en déchiquetant chaque feuille avec entre trois et cinq feuilles de papier similaires contenant du texte de nature non délicate dont la police de caractères est de même style et de même taille.

Supports micrographiques

Les déchiqueteuses de bureau ne conviennent pas pour la destruction de supports micrographiques. Les déchiqueteuses et désintégrateurs de supports micrographiques doivent être spécialement conçus pour déchiqueter ceux-ci en très petites particules. Communiquez avec le PORS de la GRC pour obtenir des conseils sur la destruction de ces supports.

Information graphique

Les tailles de particules figurant à l'annexe A ne s'appliquent pas à l'information graphique sensible/classifiée (p. ex. dessins technique). La quantité d'information sur une particule d'une taille donnée dépend de l'échelle du dessin ou du diagramme imprimé, et les ministères doivent sélectionner la taille de particules appropriée selon les besoins. En cas de doute, utilisez une méthode de destruction plus sécuritaire et envisagez de prendre d'autres mesures, comme la dilution ou l'incinération, ou communiquez avec le PORS de la GRC pour obtenir de l'aide.

Biens de valeur

Les tailles de particules figurant à l'annexe A ne s'appliquent pas aux biens de valeur (sur support papier), comme les obligations ou les instruments négociables. En général, ce qui préoccupe, c'est le réassemblage du bien (en fixant les morceaux ensemble avec du ruban adhésif), et non l'accès non autorisé à celui-ci (par la reconstitution de l'« information » sur ces biens). Toutefois, les ministères doivent déterminer la taille appropriée au cas par cas en fonction de leurs exigences particulières. Le PORS de la GRC peut vous aider, au besoin.

Supports informatiques

Le Centre de la sécurité des télécommunications (CST) est le principal organisme responsable de la détermination des méthodes de nettoyage (comme la réécriture) et de destruction sécuritaire (taille des particules) des supports informatiques. Les ministères doivent obtenir l'information sur la taille des particules, l'équipement approprié et les approbations du CST. Le présent guide ne donne pas de directives sur la sélection de cet équipement. Communiquez avec le CST ou le PORS de la GRC pour en savoir plus.

Autres supports

Certains fabricants affirment que leurs déchiqueteuses peuvent aussi détruire d'autres supports, comme des cartes à bande magnétique, des cassettes audio ou des CD et DVD. La GRC ne recommande pas d'utiliser des déchiqueteuses pour d'autres supports puisque cela contamine les lambeaux et les rendent impropres au recyclage. De plus, les exigences liées à la taille des particules pour les supports papier et informatiques ne sont habituellement pas les mêmes.

Destruction sécuritaire

Par destruction sécuritaire, on entend le déchiquetage du support (papier) à une taille qui rend la reconstitution de l'information par réassemblage des particules plus difficile. Autrement dit, la quantité et la taille des lambeaux sont telles que – étant donné la valeur de l'information pour l'adversaire (la valeur du bien repose principalement sur son caractère confidentiel), celui-ci n'aura pas les ressources nécessaires ou ne voudra pas consacrer celles-ci au réassemblage de suffisamment de fragments pour obtenir une quantité utilisable d'information.

Cela ne signifie pas que la reconstitution est impossible – elle est seulement plus difficile à effectuer. La GRC a travaillé avec des experts en sécurité et la collectivité de la sécurité pour déterminer quelles sont les tailles de particules pouvant être considérées comme sécuritaires en temps normal (voir l'annexe A).

Il faut souligner qu'une quantité insuffisante de documents déchiquetés ou l'utilisation de pratiques non sécuritaires lors du processus de destruction (à partir du moment où la décision est prise de détruire l'information jusqu'à la destruction sécuritaire de celle-ci) présente un plus grand risque de compromission que le déchiquetage en morceaux de taille inappropriée. Par exemple, la taille de déchiquetage des documents de bureau est établie en partant du principe qu'une feuille déchiquetée est ajoutée – et dans une certaine mesure mélangée – aux lambeaux d'autres documents. Il faut s'assurer qu'un bac non sécuritaire ne contienne pas seulement les lambeaux d'une ou de deux feuilles.

**Nota : Ce problème peut survenir avec les petites déchiqueteuses (personnelles) dotées d'un bac ne pouvant contenir que les lambeaux d'une dizaine de documents. Pour cette raison, les déchiqueteuses personnelles ne sont pas recommandées.

Principes généraux pour le traitement des déchets de nature délicate

Les renseignements protégés ou classifiés demeurent protégés ou classifiés jusqu'à ce qu'ils soient détruits de façon sécuritaire, et il faut prendre des mesures appropriées pour assurer la sécurité des renseignements pendant la collecte, le stockage (y compris le stockage temporaire), le transport ou la transmission et le traitement lors de la destruction.

Les renseignements protégés ou classifiés doivent être détruits de façon sécuritaire le plus près possible de leur point d'origine.

Traitement des déchets déchiquetés (lambeaux)

Les lambeaux constituent le sous-produit du processus de déchiquetage. Si celui-ci est suivi conformément au présent guide, les lambeaux obtenus peuvent être considérés comme des déchets non classifiés. Ces déchets peuvent ensuite être recyclés ou éliminés à l'aide d'une autre méthode de gestion des déchets.

Il importe de souligner que pour que les lambeaux soient considérés comme des déchets non classifiés, il faut prendre toutes les mesures de sécurité décrites dans le présent guide. Il faut notamment sélectionner le bon équipement (taille des particules) et suivre toutes les procédures de traitement, de stockage et de supervision qui s'appliquent. Si les recommandations formulées dans ce guide ne sont pas respectées, des lambeaux pourraient ne pas être suffisamment petits pour être considérés comme des déchets non classifiés et des mesures de sécurité supplémentaires pourraient devoir être prises pour ceux-ci. Il est possible que les ministères aient des exigences supplémentaires en matière de sécurité pour les lambeaux (qui s'ajoutent aux recommandations dans le présent guide qui doivent être suivies). Celles-ci seraient énoncées dans leurs EMR.

Supervision

Toutes les étapes du processus de destruction, de la cueillette au transport, jusqu'à la destruction finale, doivent se faire sous la supervision continue d'un employé du ministère ou d'un entrepreneur ayant fait l'objet d'une enquête de sécurité appropriée.

La protection des renseignements sensibles est la responsabilité du ministère. Les « certificats de destruction » des fournisseurs de services commerciaux de destruction ne peuvent pas remplacer la surveillance ministérielle et l'attestation que les documents ont été complètement détruits en toute sécurité. Ces certificats n'ont une valeur que du point de vue comptable.

Une liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS) rédigée par le ministère client doit accompagner tous les bons de commande des contrats de destruction, et les exigences du ministère relatives aux capacités de l'équipement, à l'installation matérielle, au personnel et aux procédures doivent être précisées dans une annexe.

Stockage avant la destruction

Les renseignements classifiés en attente de destruction ne doivent pas être stockés temporairement avec des renseignements non classifiés.

Les renseignements de nature délicate (en particulier les renseignements classifiés) ne doivent jamais être stockés, même temporairement, dans des installations de destruction commerciale. Cela peut poser un problème étant donné que certaines entreprises offrent à la fois des services de stockage de documents et des services de destruction sécuritaires – souvent dans la même installation.

Le stockage temporaire de documents en attente de destruction n'est pas forcément approuvé aux termes d'une autorisation de détenir des renseignements (délivrée par le Programme de sécurité des contrats, ou PSC), car les procédures d'accès et de stockage – et les préoccupations qui en découlent sur le plan de la sécurité – diffèrent. Les documents stockés à long terme sont habituellement anonymisés et entreposés à des endroits dotés de systèmes de surveillance, de contrôle d'accès et de détection des intrusions approuvés par le PSC. Les documents en attente de destruction immédiate sont habituellement empilés par terre dans un entrepôt qui n'est pas nécessairement doté d'un système de surveillance, de contrôle d'accès ou de détection des intrusions. Il incombe au ministère d'assurer la sécurité des documents en attente de destruction jusqu'à ce que le processus de destruction soit terminé.

Contenants de collecte (bacs)

Les contenants commerciaux de collecte ne sont pas très sécuritaires et doivent se trouver dans un endroit où toute activité non autorisée sera observée. Si ces contenants servent à collecter des documents classifiés ou de nature hautement délicate (ce que la GRC ne recommande pas), ils doivent être protégés en fonction de la classification de l'information la plus sensible qui sera recueillie pendant la nuit et en dehors des heures de travail. Il est beaucoup plus sécuritaire de déchiqueter les documents immédiatement, puis de recueillir les déchets déchiquetés en vue de les détruire.

Dans des cas particuliers, l'utilisation de ces contenants peut être justifiée, mais le ministère doit faire ce choix en reconnaissant les risques, car ces contenants sont une cible facile en raison des renseignements qu'ils contiennent. Certains contenants sont munis de fentes ne permettant pas l'extirpation de documents et sont préférables aux boîtes munies de fentes ouvertes, quoique ceux-ci peuvent toujours être compromis par des malfaiteurs bien informés. De plus, les serrures sur la majorité des boîtes commerciales de collecte ne sont généralement pas très sécuritaires. À tout le moins, il y aurait lieu d'envisager d'exiger qu'elles soient munies de serrures batteuses à haute sécurité.

Sécurité du transport

Des mesures de sécurité doivent être prises pour les véhicules transportant des documents intacts renfermant des renseignements de nature hautement délicate, à savoir des sceaux dotés de numéros de série, des serrures, des registres, des itinéraires et des conducteurs qui n'ont pas accès aux renseignements pendant le transport cours de route (se reporter au Guide des meilleures pratiques : Service de transport de haute sécurité dans l'onglet Transport et Transmission du Guide d'équipement de sécurité)

Étiquettes

Des étiquettes doivent être apposées sur l'équipement de destruction pour indiquer la cote de sécurité maximale de l'équipement. Ces étiquettes doivent être commandées auprès d'un fournisseur commercial ou reproduites localement par les ministères.

Normes internationales et du GC régissant la taille des particules de papier

Des normes régissant la taille des particules ont été établies tant pour la destruction au bureau que pour la destruction commerciale. Elles tiennent compte de la classification de sécurité du matériel, des intérêts, de la motivation et des capacités de l'adversaire, du volume habituel de documents déchiquetés et du degré de difficulté pour reconstituer ceux-ci.

Application des tailles de particules indiquées à l'annexe A

Les tailles de particules approuvées pour les documents du GC indiquées à l'annexe A ainsi que les recommandations relatives à la sélection et à l'utilisation de l'équipement qui se trouvent dans le présent guide s'appliquent à la destruction sécuritaire au Canada de renseignements textuels de nature délicate dans des situations de menace normale où la police de caractères est de 12 points ou plus.

La destruction de l'information au Canada ou à l'étranger dans des situations de menace accrue peut exiger la prise de mesures supplémentaires, comme le déchiquetage en plus petits morceaux ou la dilution de ces documents avec des documents de nature moins délicate. Une EMR doit être effectuée pour déterminer les mesures supplémentaires à prendre.

Normes et tailles de déchiquetage internationales

Certains pays alliés d'intérêt pour le Canada ont défini des normes/spécifications de destruction, notamment : CPNI (R.-U.), DIPCOG (R.-U.), ASIO (Australie), DIN (É.-U.) et NSA (É. U.). L'industrie du déchiquetage de papier commercial a formé une association (NAID), qui publie ses propres normes à l'intention des sociétés membres. Le présent guide ne fournit pas de détails particuliers sur les normes du CPNI, du DIPCOG ou de l'ASIO puisque celles-ci diffèrent légèrement du système d'évaluation du GC et il arrive souvent que l'équipement mentionné ne soit pas disponible au Canada.

Déchiqueteuses approuvées par le Deutsches Institut für Normung (DIN)

De nombreuses déchiqueteuses de bureau fabriquées en Europe sont soumises à des essais en vertu des normes européennes (DIN). La mention DIN prouve que le produit a fait l'objet d'essais indépendants et que son débit et sa capacité ont été évalués. Ces essais sont faits en utilisant du papier un peu plus léger de dimensions différentes que celui utilisé au Canada. C'est pourquoi il ne faut pas comparer les niveaux de capacité et de débit à ceux d'équipement similaire fabriqué et mis à l'essai au Canada, aux É.-U. ou en Asie.

Les normes DIN sont régies par le Comité technique de l'Organisation européenne de normalisation (CEN) et l'Organisation internationale de normalisation (ISO). Le GC ne participe pas à l'élaboration ni à l'application de ces normes, mais il permet toutefois la sélection de déchiqueteuses en fonction des équivalents présentées à l'annexe A. La norme DIN 66399 couvre six types de supports, dont le papier (indiqué par un « P ») et le niveau de sécurité (p. ex. P-3 pour la destruction de papier de niveau 3).

Norme NSA 02-01

Les déchiqueteuses à haute sécurité doivent être mises à l'essai par la NSA, conformément aux exigences de celles-ci. Les déchiqueteuses qu'elle approuve sont ensuite inscrites sur la liste des produits évalués. Il n'y a pas de lien officiel entre la spécification NSA et les normes DIN ou les normes du GC, mais le CST approuve la norme NSA 02-01 pour la destruction de renseignements COMSEC (Très secret).

National Association for Information Destruction (NAID)

Cette association est internationale, mais ces activités sont concentrées aux É.-U. et au Canada (NAID-Canada). En 2000, afin d'assurer la sécurité des opérations de destruction de l'information, elle a créé le programme de Certification NAID AAA, qui a été divisé en deux programmes distincts : un qui s'applique aux opérations de destruction physique et l'autre, aux opérations de réécriture des supports électroniques. Il y a pour chaque programme des « approbations » qui définissent plus précisément la nature particulière de la certification. Ces approbations indiquent si une entreprise est certifiée NAID pour les services de déchiquetage sur place (mobile) ou hors site et précisent les types de supports qu'elle peut détruire (papier, disques durs, micromédias). Le PORS de la GRC approuve le recours à des entreprises certifiées NAID, à condition qu'elles utilisent de l'équipement qui déchiquette les documents selon les tailles de particules indiquées à l'annexe A.

Acquisition et sélection de l'équipement

Acquisition de déchiqueteuses de bureau

Le PORS de la GRC n'approuve plus les entreprises ou l'équipement de déchiquetage et n'effectue plus les essais de celui-ci. Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) détient les pouvoirs d'achat pour les déchiqueteuses, ce qu'il fait au moyen d'un arrangement en matière d'approvisionnement (AA). L'AA est une liste d'équipement de déchiquetage certifié classé par catégorie et niveau de capacité/débit. SPAC ne met pas les déchiqueteuses à l'essai dans le cadre de l'AA, mais il s'assure que la certification est fournie par le fabricant avant que l'équipement ne figure dans l'AA, surveille les déclarations du fabricant et enquête sur les plaintes. Les fabricants qui ne communiquent pas en toute honnêteté les spécifications de leurproduit peuvent être exclus de l'AA. Communiquez avec SPAC pour obtenir plus d'information.

Même si le PORS de la GRC ne voit plus aux essais et à l'approbation des déchiqueteuses, la liste de l'AA comprend des déchiqueteuses qui avaient déjà été mises à l'essai et approuvées par la GRC. Celles-ci continueront d'être acceptées et n'auront pas à être certifiées par le fabricant pourvu que le numéro de pièce et les spécifications demeurent inchangés. Les ministères et organismes du GC peuvent demander l'ajout d'équipement de déchiquetage à l'AA en obtenant du fabricant une « attestation » écrite confirmant que l'équipement satisfait aux normes requises. SPAC modifiera l'AA une fois l'attestation écrite reçue.

Acquisition de désintégrateurs

Il convient de noter que l'AA de SPAC ne s'applique qu'aux déchiqueteuses de papier. Les clients qui souhaitent acquérir des désintégrateurs doivent le faire en vertu des pouvoirs financiers qui leur sont délégués (si l'achat est inférieur à 25 000 $) ou par l'entremise de SPAC dans le cadre du processus concurrentiel. Le processus de sélection de désintégrateurs est le même que celui utilisé pour les déchiqueteuses, décrit dans le présent guide. La sélection du désintégrateur approprié doit se faire en fonction du niveau de sécurité des documents à détruire et des exigences du ministère.

Sélection de l'équipement

Il y a trois principaux facteurs à prendre en compte dans la sélection d'une déchiqueteuse :

En général, seule la taille des particules et le débit s'appliquent à la sélection d'un désintégrateur, bien que dans les services de grande taille, la fiabilité et les exigences sonores et électriques peuvent être des facteurs de sélection importants.

Service et entretien

Les ministères ne doivent jamais acheter de l'équipement pour lequel il n'y a pas de distributeur canadien autorisé offrant des services complets de réparation et d'entretien.

Les huileuses automatiques sont fortement recommandées. Un employé du ministère devrait être désigné responsable de l'entretien de la déchiqueteuse, ce qui comprend la lubrification régulière des têtes de coupe, surtout si une huileuse automatique n'est pas utilisée.

Autres facteurs

La GRC approuve la spécification NSA pour les déchiqueteuses et les désintégrateurs à haute sécurité pour lesquels une taille de 5 mm2 est appropriée (voir l'annexe A). Il importe de faire preuve de prudence si vous faites votre sélection à partir de l'équipement approuvé par la NSA, car certains appareils pourraient ne pas être disponibles au Canada ou les services de réparation ou d'entretien de ceux-ci pourraient ne pas pouvoir être effectués par un fournisseur approuvé par le fabricant.

Au moment de comparer des déchiqueteuses de bureau, la capacité est généralement le facteur clé. Une déchiqueteuse de qualité qui a une grande capacité (aucun ralentissement important pendant le déchiquetage) aura normalement un meilleur débit qu'une autre déchiqueteuse de qualité de capacité inférieure. Pour la majorité des utilisateurs, il sera suffisant de comparer les déchiqueteuses ayant une capacité similaire.

Le débit des déchiqueteuses et désintégrateurs commerciaux se mesure habituellement en lb ou en kg à l'heure. La capacité dépend généralement du débit et n'est pas indiquée séparément.

Remarque : Certaines compagnies de destruction commerciale demandent un montant fixe par bac, qui est généralement plus élevé que le prix calculé par poids.

Les critères en matière d'acquisition devraient inclure une vérification de la sécurité, de la certification électrique et des niveaux sonores. Certains de ces points peuvent être abordés dans les exigences de l'AA. Communiquez avec SPAC pour obtenir des conseils. Les recommandations suivantes devraient être prises en considération lors de tout achat :

Déchiqueteuses et désintégrateurs à volume élevé

La norme de déchiquetage du GC (annexe A) permet une taille de particules plus grande compte tenu de la quantité plus importante de lambeaux obtenue lors du déchiquetage à volume élevé ou en vrac. La quantité produite lors de la destruction en vrac ou à volume élevé n'est pas bien définie, mais doit être interprétée comme étant une quantité importante de documents détruits en une seule fois – généralement dans le cadre du programme de collecte et de destruction d'un bureau ou d'un immeuble.

En général, toutes les exigences liées au stockage, ce qui comprend le stockage temporaire, les points de collecte, le transport ou la transmission et la destruction de l'information, s'appliquent également aux services commerciaux de destruction. Chaque ministère est responsable de la sécurité et de la protection des renseignements de nature délicate. Tous les aspects du service de destruction doivent être surveillés et la destruction doit toujours se faire en présence d'un témoin.

Services commerciaux de destruction

Les exigences en matière de sécurité afférentes aux services commerciaux de destruction s'appliquent à plus que juste la taille des particules; elles s'appliquent à la totalité du processus et incluent tout, des procédures de manipulation et de stockage des renseignements aux procédures d'élimination des déchets, et aux installations et aux employés. L'utilisation d'un appareil particulier par un fournisseur de services ne signifie pas que ses pratiques sont sécuritaires. Les ministères doivent faire preuve de diligence raisonnable pour s'assurer que l'équipement est approprié et fonctionne bien et que les procédures de sécurité sont respectées.

Il peut être difficile d'obtenir la taille des particules indiquée à l'annexe A pour la destruction commerciale et lorsque cela est possible, les coûts sont habituellement plus élevés étant donné qu'un déchiquetage plus fin réduit le débit ainsi que la valeur de revente des lambeaux. Les tailles de coupe indiquées à l'annexe A sont les tailles minimales recommandées par la GRC.

Une quantité relativement faible de documents (p. ex. un seul bac de collecte) peut être détruite par un fournisseur de services commerciaux de destruction à condition que le ministère est satisfait des pratiques de sécurité et de gestion du risque de celui-ci et qu'il a la certitude que les documents seront mélangés à de grandes quantités de documents similaires.

Les documents Très secret et Protégé C ne doivent pas être détruits par des fournisseurs de services commerciaux de destruction. La destruction courante de ces documents doit se faire à l'interne par du personnel ayant l'habilitation requise. Lorsqu'il est nécessaire de détruire de grandes quantités de renseignements hautement classifiés et qu'il n'est pas pratique de le faire à l'interne, la destruction commerciale peut être la seule option. Dans ce cas, il est essentiel d'assurer une surveillance tout au long du processus. Il est aussi conseillé d'ajouter des documents non classifiés (même papier, police, couleur, etc.) pour diluer davantage les lambeaux. Si la destruction commerciale de renseignements hautement classifiés est nécessaire, il est fortement recommandé de communiquer avec le PORS de la GRC pour obtenir des conseils et des directives.

Déchiquetage mobile

Les ministères doivent préciser les exigences relatives à la taille des particules et une procédure de vérification détaillée devrait faire partie des critères de respect de l'obligation contractuelle. Il est presque impossible de vérifier les lambeaux envoyés dans les compartiments de rangement des camions de déchiquetage mobile avant leur retour au dépôt en vue de leur déchargement.

Certaines compagnies mobiles de déchiquetage utilisent plusieurs types de déchiqueteuses et désintégrateurs et pourraient, par inadvertance, envoyer un camion doté d'équipement qui ne répond pas aux spécifications de sécurité du ministère. Il est donc important de vérifier que le modèle (et le grillage de sécurité s'il y a lieu) de l'équipement de destruction correspond au modèle ou au grillage sélectionné ou précisé dans l'entente d'approvisionnement.

Les éléments suivants sont particulièrement importants en ce qui concerne les services mobiles de déchiquetage :

Emplacement du véhicule : Les renseignements doivent être détruits le plus près du lieu d'origine possible et, de préférence, dans un endroit contrôlé et isolé. Les rues et les voies publiques ne doivent pas être utilisées pour la destruction des renseignements classifiés et de nature hautement délicates.

Habilitations : Les habilitations sont rarement données aux employés des compagnies mobiles de déchiquetage en raison de l'instabilité de cette main-d'œuvre et des difficultés à tenir à jour les habilitations. Les employés de ces compagnies doivent être considérés comme des « opérateurs » et doivent seulement manipuler des bacs et des conteneurs de stockage en vrac et ne pas être autorisés à traiter des documents individuels.

Pour ce qui est de la destruction hors site (le fournisseur de services transporte le matériel ailleurs pour le détruire), le ministère client doit effectuer une inspection préliminaire sur place ou de l'installation et vérifier que les installations et le personnel du fournisseur ont les habilitations requises.

Il ne faut jamais demander aux installations de destruction commerciale de trier ou de traiter des documents individuels. Les documents doivent être triés par des employés du ministère ayant l'habilitation requise avant d'être détruits ou simplement être détruits ensemble au moyen d'un processus de destruction applicable au niveau de sensibilité le plus élevé des renseignements.

Après le déchiquetage, il faut inspecter les bacs pour retirer tout papier (en particulier des documents complets) qui pourraient être pris à l'intérieur en raison de l'attraction électrostatique.

Sécurité et entretien de l'équipement de déchiquetage

Paramètres de fonctionnement

L'équipement de destruction doit être utilisé uniquement pour détruire le support pour lequel il est conçu et conformément aux spécifications du fabricant.

Sécurité électrique

Seuls les désintégrateurs et les déchiqueteuses qui répondent aux normes électriques du Canada doivent être sélectionnés et utilisés.

L'alimentation des déchiqueteuses de bureau peut être de 110-120 V ou de 220-240 V, mais celle des déchiqueteuses à haute capacité doit être de 220-240 V.

Autres questions de sécurité

Technologie antiblocage – Les déchiqueteuses de bureau doivent être équipées d'une fonction de démarrage et d'arrêt automatiques et s'arrêter lorsque la porte est ouverte.

Bruit – Les déchiqueteuses et les désintégrateurs situés près des lieux de travail doivent répondre aux normes canadiennes de santé et de sécurité au travail relatives à l'exposition au bruit. Le bruit des déchiqueteuses de bureau peut être irritant pour les employés et doit être minimisé le plus possible. Envisagez de fournir des protecteurs auditifs aux opérateurs, s'il y a lieu.

Agrafes et trombones – S'ils ne sont pas retirés, les trombones et les agrafes peuvent causer des problèmes d'entretien et de garantie pour les déchiqueteuses. La capacité de déchiqueter des feuilles agrafées devrait généralement être un facteur de sélection au moment de l'achat.

Poussière et saleté – La génération de poussière est une importante question de santé au travail dont il faut tenir compte pour l'acquisition de déchiqueteuses et de désintégrateurs à volume élevé. Vérifiez les exigences locales en matière de suppression de la poussière.

Questions environnementales

Les déchets de papier (lambeaux) ne doivent pas être mélangés à d'autres supports car cela réduit la valeur de recyclage du papier.

Entretien de l'équipement et inspections

Les déchiqueteuses doivent faire l'objet d'une inspection régulière pour s'assurer qu'elles ne produisent pas des particules trop grosses, inégales ou qui ne sont pas complètement séparées. Les désintégrateurs doivent aussi faire l'objet d'une inspection régulière pour s'assurer que le grillage est intact. Avant d'effectuer des travaux d'entretien et ou de réparation, assurez-vous qu'il ne reste pas de document non déchiqueté ou partiellement déchiqueté dans l'appareil. L'équipement qui ne fonctionne pas correctement après l'exécution de travaux doit être remplacé.

Lubrification de l'équipement de déchiquetage

Les huileuses automatiques sont recommandées, mais toutes les déchiqueteuses devraient être lubrifiées régulièrement avec de l'huile pour machine légère pour éliminer les particules fines de papier qui réduisent l'efficacité de la coupe. Il faut utiliser l'huile recommandée par le fabricant, mais toute huile moteur légère SAE 20W-20 est un substitut économique approprié aux huiles de marque une fois les garanties expirées. Une personne devrait être désignée responsable de l'entretien de la déchiqueteuse, ce qui comprend la lubrification régulière des têtes de coupe.

Annexe A – Norme de déchiquetage de papier du gouvernement du Canada

Classification / désignation Méthode de déchiquetage Nouvelle norme Équivalences DIN 66399 Note de bas de page 1 Remarques

Protégé A et B

Confidentiel (Catégorie 1)

Bureau

Particules – 30 mm2

 P-5 – P-6

La taille des particules pourrait devoir être plus petite selon l'EMR et les autres exigences du ministère.
Lambeaux –2 mm x 15 mm
En vrac à l'interne Particules – 320 mm2 P-3
Crible – 13 mm
Lambeaux – 6 mm x 50 mm
DCVENote de bas de page 4 Grillage – 13 mm P-3
Particules – 19 mm x 25 mm

Protégé C, Secret et Très secret

(COMSEC / SIGINT)Note de bas de page 5

Bureau

Particules - 5 mm2

P-7 – P-8

La taille des particules pourrait devoir être plus petite selon l'EMR et les autres exigences du ministère.

On peut choisir la taille en fonction de la classification ou de l'EMR – la taille standard est considérée comme la taille maximale permise.

Il n'y avait pas de normes pour le déchiquetage en vrac et la DCVE* auparavant.

*La DCVE n'est pas recommandée pour les documents Très secret.
Shred – 0,8 mm x 12 mm
En vrac à l'interne Particules – 30 mm2 à 160 mm2 P-5 – P-6
Grillage – 6 mm à 10 mm
Lambeaux – 1 mm x 20 mm ou 2 mm x 50 mm
DCVENote de bas de page 4 (Secret) Grillage – 6 mm à 9,5 mm S.O.
Particules – Non recommandé Note de bas de page 2
DCVENote de bas de page 4 (Protégé C et Très secret) Non recommandé Note de bas de page 3 S.O.

Adoption

Examiné et recommandé aux fins d'approbation

J'ai examiné et je recommande aux fins d'approbation le Guide de sélection de l'équipement de déchiquetage – GSMGC-001 (2020).

Shawn Nattress
Gestionnaire
Principal organisme responsable de la sécurité de la GRC
Date: le 1er août 2020

Approuvé

J'approuve par la présente le Guide de sélection de l'équipement de déchiquetage – GSMGC-001 (2020).

André St-Pierre
Directeur de la Sécurité matérielle
GRC
Date : le 1er août 2020

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