Vérification des valeurs et de l’éthique

Rapport épuré
Novembre 2019

Table des matières

1. Acronymes et abréviations
2. Résumé
3. Réponse de la direction à la vérification
4. 1. Contexte
5. 2. Objectif, portée et méthode
   • 2.1 Objectif
   • 2.2 Portée
   • 2.3 Méthode
   • 2.4 Énoncé de conformité
6. 3. Constatations de la vérification
   • 3.1 Gouvernance
   • 3.2 Cadre de formation
   • 3.3 Établissements de rapports et surveillance
7. 4. Conclusion
8. 5. Recommandations
9. Annexe A – Objectif et critères de vérification
10. Annexe B – Recommandations et plan d'action de la gestion

Acronymes et abréviations

ARP

Agent de la responsabilité professionnelle

BEP

Bureau de l'éthique professionnelle

CI

Conflits d'intérêts

CVESP

Code de valeurs et d'éthique du secteur public

DREE

Dirigeant des Relations employeur-employés

DRH

Dirigeant des Ressources humaines

e.f.p.

Employé de la fonction publique

EGS

Équipe de gestion supérieure

EMS

État-major supérieur

ESPF

Évaluation et Soutien au programme de formation

GDRH

Gestionnaire délégataire des ressources humaines

GRP

Groupe de la responsabilité professionnelle

LPFDAR

Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles

m.c.

Membre civil

m.r.

Membre régulier

MA

Manuel d'administration

OAP

Officier de l'Administration et du Personnel

*

*

PFC

Programme de formation des cadets

PPCO

Programme de perfectionnement des cadres et des officiers

PPG

Programme de perfectionnement des gestionnaires

PPS

Programme de perfectionnement des superviseurs

PSEP

Plan stratégique en matière d'éthique professionnelle

PVEAR

Plan de vérification et d'évaluation axé sur les risques

RH

Ressources humaines

RHFP

Ressources humaines de la fonction publique

SIGRH

Système d'information sur la gestion des ressources humaines

SIRN

Système d'intervention rapide national

SRP

Secteur de la responsabilité professionnelle

V et E

Valeurs et éthique

Résumé

Guidée par ses valeurs fondamentales, à savoir l'intégrité, l'honnêteté, le professionnalisme, la compassion, le respect et la responsabilisation, la Gendarmerie royale du Canada (GRC) doit respecter les normes éthiques les plus rigoureuses ainsi que maintenir et renforcer la confiance du public.

Le programme de valeurs et d'éthique (V et E) de la GRC est un ensemble d'intrants et d'activités connexes comportant de multiples secteurs responsables de l'exécution de ses différents éléments. Dirigé par l'agent de la responsabilité professionnelle (ARP) et relevant du Secteur de la responsabilité professionnelle (SRP) de la GRC, le Bureau de l'éthique professionnelle (BEP) assume un rôle de premier plan dans la réalisation des éléments clés du programme de V et E : l'engagement de la haute direction; les valeurs fondamentales de la GRC; le Plan stratégique en matière d'éthique professionnelle; l'harmonisation du leadership, de la gouvernance et de la culture en matière d'éthique; le cadre de mesure du rendement; et les agents d'éthique professionnelle.

L'objectif de la vérification était de déterminer si un cadre de contrôle de gestion pour le programme de V et E de la GRC est en place et fonctionne comme prévu.

La vérification a permis de conclure que, dans l'ensemble, une structure de gouvernance est en place pour le programme de V et E. Cette structure de gouvernance est appuyée par l'engagement de la haute direction envers les V et E et l'enracinement des valeurs fondamentales de la GRC dans ses activités.

Bien qu'un cadre de formation en matière de V et E existe, celui-ci ne comprend pas une formation pour tous les employés de la GRC. Aucun mécanisme n'est actuellement en place pour évaluer l'impact de la formation en matière de V et E sur les résultats comportementaux. Par conséquent, l'évaluation du plan de formation sur les V et E du Programme de formation des cadets et des programmes de perfectionnement de la GRC devrait également inclure l'efficacité du modèle de prise de décisions éthiques par rapport aux résultats comportementaux.

Bien qu'il existe des mécanismes servant à signaler les problèmes d'éthique, les conflits d'intérêts potentiels et les actes répréhensibles, il est nécessaire de renforcer la surveillance du programme de V et E et de ses composantes connexes. Cela permettra d'assurer une approche cohérente dans l'ensemble de la GRC pour faire progresser le programme de V et E.

La réponse et le plan d'action de la direction élaborés en réponse au rapport illustrent l'engagement de la haute direction à apporter des correctifs suivant les constatations et les recommandations de la vérification. La Vérification interne de la GRC surveillera sa mise en œuvre et entreprendra une vérification de suivi au besoin.

Réponse de la direction à la vérification

Secteur de la responsabilité professionnelle

Le Secteur de la responsabilité professionnelle (SRP) est d'accord avec les constatations et les recommandations du rapport sur la vérification des valeurs et de l'éthique (V et E). La vérification a mis en lumière des possibilités d'amélioration dans le cadre du programme de V et E, et le Bureau de l'éthique professionnelle (BEP) a déjà commencé à se pencher sur bon nombre d'entre elles. La vérification a permis de cerner des domaines où le BEP peut travailler plus étroitement avec les intervenants au sein de la GRC afin d'établir et de renforcer les V et E tout au long de la carrière d'un employé.

Pour la GRC, la formation en matière de V et E s'inscrit dans une perspective plus large à l'appui de la Vision 150, y compris l'engagement de renforcer l'éthique dans les lieux de travail de la GRC. La formation Principes de base en leadership, qui a été annoncée récemment, consacrera un volet à l'éthique et sera offerte à toutes les catégories d'employés par l'entremise de l'outil de formation en ligne AGORA. Le SRP continuera de chercher d'autres possibilités pour appuyer et surveiller la formation et la sensibilisation en matière de V et E.

Bien qu'elle n'ait pas été entreprise au cours de la période visée par la vérification, une meilleure surveillance des délais d'exécution des enquêtes au titre de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles a été amorcée par le SRP. De plus, le Conseil du Trésor a augmenté la quantité d'information que les ministères sont tenus de communiquer chaque année. Depuis de début de l'exercice 2019-2020, le SRP fait le suivi de ces paramètres au moyen d'un rapport statistique mensuel et d'un tableau de bord.

En 2018-2019, pendant que la vérification était en cours, le BEP a mis en œuvre de nouveaux processus de surveillance et de suivi des rapports sur les conflits d'intérêts pour toutes les catégories d'employés, tout en respectant le pouvoir délégué des gestionnaires divisionnaires désignés des Ressources humaines. L'analyse des demandes d'approbation d'emploi secondaire soumises permettra d'examiner de plus près les activités à risque élevé et de signaler à l'agent de la responsabilité professionnelle les aspects de la Directive sur les conflits d'intérêts qui doivent être passés en revue et actualisés.

Le SRP élaborera et mettra en œuvre un plan d'action de la direction détaillé pour donner suite aux recommandations de la vérification. Le plan comprendra une révision de la politique, de la gouvernance, des outils, de la formation et de l'orientation, et sera terminé à l'automne 2019.

Steven Dunn, surintendant principal
Agent de la responsabilité professionnelle intérimaire

Ressources humaines

Les Ressources humaines sont d'accord avec les constatations et les recommandations du rapport sur la vérification. Un engagement envers la formation continue et l'instauration d'une culture guidée par les V et E est non seulement un élément central de la Vision 150, mais aussi une condition essentielle pour assurer le succès de l'organisation et des résultats futurs positifs. Tout au long de la carrière de l'employé, il est primordial d'inculquer cette culture et de répondre aux besoins de formation en matière de V et E.

En complément à d'autres aspects du programme de V et E, le Système d'intervention rapide national (SIRN) est un outil de prise de conscience précoce qui permet de repérer de manière proactive les membres qui bénéficieraient d'une intervention destinée à régler les problèmes susceptibles d'avoir une incidence sur leur équilibre travail et vie personnelle, leur santé, leur mieux-être ou leur rendement. Le SIRN démontre l'engagement de la GRC à offrir un soutien et des conseils à ses membres afin de favoriser leur mieux-être, tout en préservant un milieu de travail respectueux, sain et sécuritaire. Les Ressources humaines élaboreront un plan d'action de la direction détaillé pour donner suite à la recommandation de la vérification dont elles sont responsables.

Stephen White, commissaire adjoint
Dirigeant principal intérimaire des Ressources humaines

1. Contexte

Sous l'autorité du gouvernement élu et en vertu de la loi, les fonctionnaires fédéraux jouent un rôle fondamental pour servir la population canadienne, les collectivités et l'intérêt public. À titre de professionnels dont le travail est essentiel au bien-être du Canada et à la viabilité de la démocratie canadienne, ils sont garants de la confiance publique.^{Footnote 1}

Le Code de valeurs et d'éthique du secteur public (CVESP)donne, dans leurs grandes lignes, les valeurs et les comportements que doivent adopter les fonctionnaires dans toutes les activités liées à l'exercice de leurs fonctions professionnelles et de la prise de décisions. En adoptant ces valeurs et en se comportant selon les attentes, les fonctionnaires renforcent la culture éthique du secteur public et contribuent à maintenir la confiance du public en l'intégrité de l'ensemble des institutions publiques.^{Footnote 2}

De plus, les ministères et organismes fédéraux ont la possibilité d'adopter des règles qui précisent, définissent ou clarifient les valeurs du secteur public en fonction de leurs propres priorités et de leur propre culture. Les codes organisationnels ne doivent pas conduire à une baisse du niveau des exigences applicables aux normes de comportement attendues selon le CVESP, cependant, les codes adoptés peuvent en donner différentes interprétations et en faire différentes applications en fonction des activités particulières des ministères et organismes.

Guidée par ses valeurs fondamentales que sont l'intégrité, l'honnêteté, le professionnalisme, la compassion, le respect et la responsabilisation, la GRC doit respecter les normes éthiques les plus rigoureuses ainsi que maintenir et renforcer la confiance du public.

Les employés de la GRC sont assujettis au Code de déontologie de la GRC (pour les membres réguliers [m.r.] et les membres civils [m.c.]) et au Code de conduite des employés de la fonction publique (pour les employés de la fonction publique [e.f.p.]). En raison de l'Initiative de réforme législative et de l'accent mis sur un nouveau Cadre de responsabilisation en milieu de travail, des modifications ont été apportées aux deux codes et les changements sont entrés en vigueur le 28 novembre 2014. Le nouveau Code de déontologie de la GRC (2014) pour les m.r. et les m.c. a été élaboré pour appuyer les processus découlant de la Loi visant à accroître la responsabilité de la Gendarmerie royale du Canada (la Loi sur la responsabilité). La GRC a aussi mis à jour le Code de conduite des employés de la fonction publique pour s'assurer que tous les employés de la GRC, quelle que soit leur catégorie, sont soumis aux mêmes attentes en matière de responsabilités professionnelles.

Le programme de valeurs et d'éthique (V et E) de la GRC est un ensemble d'intrants et d'activités connexes comportant de multiples secteurs responsables de l'exécution de ses différents éléments. Dirigé par l'agent de la responsabilité professionnelle (ARP) et relevant du Secteur de la responsabilité professionnelle (SRP) de la GRC, le Bureau de l'éthique professionnelle (BEP) assume un rôle de premier plan dans la réalisation des éléments clés du programme de V et E : l'engagement de la haute direction; les valeurs fondamentales de la GRC; le Plan stratégique en matière d'éthique professionnelle; l'harmonisation du leadership, de la gouvernance et de la culture en matière d'éthique; le cadre de mesure du rendement; la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles; et les agents d'éthique professionnelle. La présente vérification a permis d'évaluer les différents éléments du programme de V et E par le biais des piliers du cadre de contrôle de gestion que sont la gouvernance, le cadre de formation, l'établissement de rapports et la surveillance. Pour ce faire, il a fallu évaluer les structures et les processus en place à l'échelle nationale, ainsi que dans les divisions.

En 2016, le commissaire a autorisé une vérification des valeurs et de l'éthique dans le cadre du Plan de vérification et d'évaluation axé sur les risques (PVEAR) pour 2017-2022.

2. Objectif, portée et méthode

2.1 Objectif

L'objectif de la vérification était de déterminer si un cadre de contrôle de gestion pour le programme de valeurs et d'éthique (V et E) de la GRC est en place et fonctionne comme prévu.

2.2 Portée

La vérification a permis d'examiner les activités qui ont contribué au programme de V et E de la GRC, y compris une évaluation des initiatives du programme et de leur impact sur les résultats comportementaux, entre le 1er avril 2017 et le 31 mars 2018. La vérification incluait les processus en place pour les membres réguliers (m.r.), les membres civils (m.c.) et les employés de la fonction publique (e.f.p.).

2.3 Méthode

La planification de la vérification s'est terminée en août 2018. Au cours de cette étape, l'équipe de vérification a mené des entrevues, passé en revue des processus et examiné les lois, les politiques et les procédures pertinentes. Parmi les sources utilisées pour élaborer les critères de vérification, mentionnons le Code de valeurs et d'éthique du secteur public(CVESP), la Directive sur les conflits d'intérêts (CI) de la GRC et d'autres politiques et lignes directrices. L'objectif et les critères de la vérification sont énoncés à l'annexe A.

L'étape de l'examen, qui s'est terminée en novembre 2018, a fait appel à diverses techniques de vérification, notamment des entrevues, l'examen de documents, l'analyse de données et la vérification de dossiers. Des visites sur place ont eu lieu à la Division E, la Division F, la Division Dépôt, la Division B et la Direction générale pour examiner les dossiers et évaluer les pratiques. À la fin de l'étape de l'examen, l'équipe de vérification a tenu des réunions de clôture pour valider les constatations auprès du personnel et faire part à la haute direction des constatations pertinentes.

Une analyse des cas fondés de harcèlement et d'inconduite, des données sur la formation et des avis du Système d'intervention rapide national (SIRN) durant l'exercice 2017-2018 a été réalisée pour déterminer dans quelle mesure la formation en matière de V et E a été suivie et des rencontres d'intervention ont eu lieu.

Les dossiers examinés comprenaient des formulaires de demande d'approbation d'emploi secondaire, d'activités d'après-mandat et d'activités extérieures soumis durant l'exercice 2017-2018 dans les divisions où l'équipe de vérification a effectué des visites. Les dossiers ont été évalués en fonction des exigences de la Directive sur les CI de la GRC. La méthode d'échantillonnage a inclus la constitution d'un échantillon aléatoire proportionnel de chacune de ces divisions en fonction du nombre total de demandes, du type d'activité et du type d'employé (m.r., m.c. et e.f.p.) pour assurer l'étendue de la couverture des divisions et des types d'employés. Un échantillon ciblé a également été constitué afin d'inclure toutes les demandes refusées dans les divisions visitées et une sélection de demandes de type d'activité similaire afin de vérifier l'uniformité du processus décisionnel au sein de la division et à l'échelle nationale. Le tableau ci-dessous résume le nombre de dossiers examinés au cours de la vérification.

2.4 Énoncé de conformité

La présente vérification est conforme au Cadre de référence international des pratiques professionnelles de l'Institut des auditeurs internes et à la Directive sur l'audit interne du Conseil du Trésor du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d'assurance et d'amélioration de la qualité.

3. Constatations de la vérification

3.1 Gouvernance

L'équipe de vérification s'attendait à ce qu'une structure de gouvernance, des rôles et responsabilités, et des mécanismes de responsabilisation soient en place pour assurer la surveillance et appuyer une approche intégrée des valeurs et de l'éthique (V et E) à l'échelle de la GRC.

Engagement de la haute direction

Au sein de la GRC, les dirigeants doivent favoriser un environnement de travail éthique. Par conséquent, le Modèle de leadership de la GRC définit le leadership à la GRC comme suit : « Inspirer et mobiliser les autres vers la réalisation de la mission de l'organisation de façon professionnelle et éthique »^{Footnote 3}

Il est attendu de tous les dirigeants de la GRC qu'ils démontrent et soutiennent les valeurs fondamentales de la GRC (intégrité, honnêteté, professionnalisme, compassion, respect et responsabilisation) en prenant des mesures, en interagissant avec les autres, en harmonisant les systèmes et en prenant des décisions conformément aux valeurs organisationnelles. On s'attend aussi à ce qu'ils inspirent et guident les autres pour démontrer les valeurs de l'organisation.

La vérification a permis de constater que l'État-major supérieur (EMS) et l'Équipe de gestion supérieure (EGS) de la GRC sont responsables de la surveillance des V et E dans l'ensemble de la GRC. L'agent de la responsabilité professionnelle (ARP) est chargé d'informer l'EMS et l'EGS au sujet des initiatives de V et E en cours qui nécessitent l'approbation de l'EMS et l'appui de l'EGS. Durant l'exercice 2017-2018, l'ARP et présenté à l'EMS une mise à jour sur la mise en œuvre du modèle de prise de décisions éthiques D-CAPRA. Le Secteur de la responsabilité professionnelle (SRP) national informe annuellement l'EGS au sujet des tendances et des statistiques relatives à la conduite, au harcèlement, aux exigences d'emploi, aux griefs et aux appels ainsi qu'aux droits de la personne.

Cadre de gouvernance

Le cadre de gouvernance établi pour gérer le programme de V et E comporte de multiples secteurs responsables de l'exécution du programme de V et E. Au sein de la GRC, l'ARP est responsable de fournir un leadership à l'échelle nationale en instituant et en soutenant la vision de la GRC pour un régime de travail complet et axé sur la responsabilité qui favorise la prise de décisions et des comportements fondés sur les valeurs dans toutes les catégories d'emploi. L'ARP est également l'agent supérieur chargé de recevoir et de traiter les divulgations d'actes répréhensibles faites par les employés de la GRC en vertu de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles (LPFDAR).

Sous la direction de l'ARP, le SRP fournit une orientation et un leadership pour la création d'un régime d'intégrité dans l'ensemble des divisions et des secteurs d'activités de la GRC. Il travaille aussi à renforcer l'éthique professionnelle dans la prise de décisions et le comportement des employés.

Au sein du SRP, le Bureau de l'éthique professionnelle (BEP) est chargé de veiller à ce que la mission, la vision et les valeurs de la GRC soient ancrées dans les activités quotidiennes des employés de la GRC. Le BEP est le centre de décision pour les questions liées à la Directive sur les CI et à la LPFDAR. Le BEP est également chargé de diriger la mise en œuvre de l'éducation, des stratégies et des plans en matière d'éthique pour l'intégration de la prise de décisions, des opérations et de l'administration fondées sur l'éthique.

La vérification a révélé que le placement du BEP au sein du SRP national favorisait son accessibilité et permettait de fournir des conseils et une orientation aux divisions et aux secteurs d'activité. Les divisions et leurs groupes de la responsabilité professionnelle (GRP) respectifs se sont vu déléguer le pouvoir d'évaluer les demandes liées à la Directive sur les CI et de statuer sur celles-ci. Les gestionnaires délégataires des ressources humaines (GDRH) divisionnaires sont également chargés d'effectuer des activités de surveillance et de fournir au commandant divisionnaire des rapports trimestriels détaillant les cas de conflits d'intérêts, les résolutions et les tendances pour les employés dans leur secteur de responsabilité.^{Footnote 4}

À la Sous-direction de la santé et de la sécurité au travail des Ressources humaines (RH), la Direction de la santé mentale et du mieux-être au travail est le centre de décision pour le Système d'intervention rapide national (SIRN). Le SIRN est un programme non disciplinaire qui permet de repérer de manière proactive les m.r. qui bénéficieraient d'une intervention précoce destinée à régler les problèmes qui peuvent avoir une incidence sur leur équilibre travail et vie personnelle, leur santé, leur mieux-être ou leur rendement. Le SIRN a été conçu pour les m.r. qui interagissent avec le public, car ils sont plus susceptibles d'avoir besoin de mesures de soutien supplémentaires en raison de l'exposition à des risques professionnels qui peuvent avoir des répercussions sur leur vie personnelle et leur vie professionnelle.

Malgré tous les mécanismes organisationnels en place pour réaliser le programme de V et E, il est impératif que les employés de la GRC aient la responsabilité de se tenir eux-mêmes et de tenir les autres responsables de leurs actions et leurs comportements respectifs en matière d'éthique.

Politiques

Les politiques et les directives du programme de V et E visent à guider tous les employés de l'organisation dans l'exercice de leurs responsabilités, conformément aux valeurs fondamentales de la GRC. Les politiques et les directives visent également à permettre aux centres de décision de la GRC de gérer efficacement le programme de V et E.

La vérification a permis de constater que les politiques et les directives sont documentées et approuvées dans le Manuel d'administration (MA) de la GRC :

• Code de déontologie pour les membres réguliers et les membres civils (MA. chap. X)
• Code de conduite des employés de la fonction publique (MA. chap. XII.13)
• Éthique (toutes les catégories d'employés) (MA. chap. XII.12)
• Directive sur les conflits d'intérêts (toutes les catégories d'employés) (MA. chap. XVII.1)
• Procédures internes pour la mise en œuvre de la LPFDAR (toutes les catégories d'employés) (MA. chap. VIII.9)

Des entrevues menées auprès du personnel du BEP, des GDRH et des représentants des GRP divisionnaires ont démontré que les membres du personnel comprennent bien leurs rôles et leurs responsabilités en ce qui concerne les V et E.

Auparavant, les Ressources humaines de la fonction publique (RHFP) des divisions traitaient les demandes concernant les conflits d'intérêts (CI) des e.f.p. Durant l'exercice 2016-2017, la procédure a changé et les GRP divisionnaires ont été appelés à traiter les demandes concernant les CI par l'entremise d'un formulaire commun pour toutes les catégories d'employés de la GRC dans le but d'évaluer les emplois secondaires et les activités extérieures. Toutefois, la Directive sur les CI n'a pas été mise à jour pour refléter la pratique actuelle. Les politiques relatives au programme de V et E devraient être actualisées afin de fournir une orientation claire et pertinente à l'organisation.

La vérification a permis de constater que, grâce à un engagement de la haute direction, à un cadre de gouvernance établi et à des politiques en matière de V et E applicables à toutes les catégories d'employés, une structure de gouvernance est en place pour appuyer le programme de V et E.

3.2 Cadre de formation

La formation est un important pilier servant à appuyer les V et E et à renforcer les valeurs fondamentales de la GRC, ainsi que le comportement attendu des employés et des dirigeants. L'équipe de vérification s'attendait à ce qu'un cadre de formation soit en place pour renseigner les employés de la GRC sur les valeurs fondamentales et le modèle de prise de décisions éthiques de la GRC. Pour l'évaluation, l'équipe de vérification a pris en compte le Programme de formation des cadets (PFC), le Programme de perfectionnement des superviseurs (PPS), le Programme de perfectionnement des gestionnaires (PPG) et le Programme de perfectionnement des cadres et des officiers (PPCO).

La vérification a permis de constater que les V et E avaient été incluses dans le plan de formation fourni aux cadets et aux membres de la GRC au fil des ans. L'éthique est actuellement intégrée dans le PFC, un cours de formation intensif de 26 semaines dont la réussite est nécessaire pour devenir m.r. Il s'agit de la première étape du continuum du leadership éthique.

Au fur et à mesure que les membres suivent le PPS, le PPG et le PPCO, ils reçoivent de la formation supplémentaire et un renforcement en matière d'éthique. Le fait d'offrir une formation sur l'éthique tout au long de la carrière d'un m.r. renforce et valide de nouveau les V et E de la Gendarmerie. Le cadre du PFC s'appuie sur le modèle CAPRA, qui est une méthode de résolution de problèmes appliquée à toute situation opérationnelle. Le modèle CAPRA vise à définir les compétences nécessaires à la prestation de services de police efficaces. L'acronyme CAPRA signifie : C = Clients; A = Acquisition et analyse de renseignements; P = Partenariats; R = Réponse; A = Auto-évaluation et amélioration continue.

L'EMS a approuvé le modèle de prise de décisions éthiques D-CAPRA du BEP en 2016 en tant que pierre angulaire appuyant la prise de décisions éthiques dans l'ensemble de la GRC. Le « D », qui signifie « dilemme », vise à inclure la prise de décisions éthiques pour les membres dans toute situation. Le modèle D-CAPRA est d'abord présenté durant le PFC comme un outil à utiliser en cas de conflits d'ordre éthique et est destiné à servir de guide tout au long de la carrière d'un m.r.

La vérification a permis de constater que le modèle D-CAPRA a été mis à l'essai en 2016 durant le PPS, le PPG et le PPCO, dans le cadre d'une mise à jour du plan de formation sur le leadership éthique pour ces programmes. Le modèle a depuis été intégré dans toutes les prestations du PPS, du PPG et du PPCO. Le modèle D-CAPRA a aussi été présenté à la section d'Évaluation et Soutien au programme de formation (ESPF) de la Division Dépôt en 2016. La rétroaction de la Division Dépôt a donné lieu à une version simplifiée du modèle qui est utilisée pour aider les cadets à assimiler les concepts de la prise de décisions éthiques. La Division Dépôt a intégré le modèle D-CAPRA au PFC le 1er avril 2017.

Dans le cadre de la vérification, les personnes interrogées qui ont suivi le PFC, le PPS, le PPG et le PPCO en 2017-2018 ont déclaré qu'elles n'avaient pas retenu le modèle D-CAPRA. Durant les entrevues menées auprès des facilitateurs du PFC, du PPS et du PPG, ceux-ci ont aussi indiqué que les participants ne retenaient pas le modèle en tant qu'aide à la prise de décisions éthiques. Bien que le modèle ait été instauré récemment, et compte tenu du fait que l'analyse de la vérification était fondée sur des entrevues, il serait avantageux d'effectuer des recherches fondées sur des données probantes et des évaluations après les cours pour déterminer si le modèle est un guide ou un outil efficace que les membres peuvent utiliser lorsqu'ils sont confrontés à des situations d'ordre éthique. De plus, le programme de formation sur les V et E n'est pas accessible de façon équitable à toutes les catégories d'employés. Le PFC n'est offert qu'aux cadets et, bien que les m.c. soient admissibles au PPS et au PPG, en raison de changements apportés à la politique sur la promotion des m.r. en 2018, la priorité est accordée aux m.r. pour le PPS et le PPG. Conformément à l'article 10 du chapitre 4 du Manuel de la gestion des carrières de la GRC, un membre promu au grade de sergent après le 31 mars 2018 doit réussir le PPG avant de présenter une demande de promotion au grade de sergent d'état-major. Un membre promu au grade de caporal après le 31 mars 2019 doit réussir le PPS avant de présenter une demande de promotion au grade de sergent.^{Footnote 5} Bien que l'École de la fonction publique du Canada offre des cours en ligne à rythme libre sur les fondements des V et E pour les e.f.p., un programme de formation fondé sur les valeurs fondamentales de la GRC n'a pas été élaboré pour les e.f.p. travaillant à la GRC. Il y a donc une occasion d'offrir une formation uniforme sur les V et E à toutes les catégories d'employés de la Gendarmerie pour s'assurer que tous les employés sont en mesure d'utiliser des modèles de prise de décisions éthiques pour mieux faire face aux situations qu'ils rencontrent.

Bien que des mécanismes d'examen continus existent pour le PFC, le PPS, le PPG et le PPCO, et fournissent des renseignements précieux pour appuyer les modifications apportées au plan de formation, l'équipe de vérification a constaté qu'aucun mécanisme n'est en place pour évaluer l'efficacité de la formation sur l'éthique par rapport aux résultats comportementaux. En l'absence de tels mécanismes, l'équipe de vérification a effectué une analyse des cas de harcèlement et d'inconduite fondés afin de déterminer si les membres impliqués dans ces cas avaient suivi une formation sur l'éthique. Les données * et du Système d'information sur la gestion des ressources humaines (SIGRH) de la GRC ont été utilisées pour effectuer cette analyse et les résultats sont résumés dans les tableaux ci-dessous.

*

Une organisation peut fournir de la formation à ses employés pour promouvoir les V et E. Bien qu'elle ne soit pas la seule solution, la formation peut servir de véhicule pour communiquer les messages clés et les attentes d'une organisation en matière de V et E. Il est reconnu que la formation n'est pas le seul facteur qui influence le comportement des employés. En effet, bien que le nombre de cas fondés soit faible compte tenu de la taille de la GRC, qui compte plus de 29 300 employés, les tableaux précédents indiquent qu'à elle seule, la formation n'a pas eu d'impact sur le comportement. * Bien que la formation soit un pilier clé pour promouvoir le programme de V et E, elle ne suffit pas à elle seule à renforcer les valeurs et les comportements.

La vérification a permis de constater que les divisions ont entrepris diverses activités liées aux V et E. L'équipe de vérification a mené des entrevues auprès des commandants divisionnaires, des dirigeants des Ressources humaines (DRH), des officiers de l'Administration et du Personnel (OAP), des agents de formation et des dirigeants des Relations employeur-employés (DREE) des divisions B, E, F et Dépôt et de la Direction générale, et auprès du BEP. L'équipe de vérification a aussi obtenu des documents justificatifs afin de déterminer quelles activités de sensibilisation aux V et E ont été mises en œuvre pour toutes les catégories d'employés.

Tous les commandants divisionnaires ont souligné l'importance de donner l'exemple, d'incarner les valeurs fondamentales de la GRC et de faire connaître celles-ci aux employés de tous les grades et de toutes les catégories. À la Division B, des représentants du Groupe de la responsabilité professionnelle (GRP) assistent périodiquement aux réunions des commandants de détachement sur les questions de V et E. Des représentants de l'Équipe du mieux-être effectuent également des visites dans l'ensemble de la Division afin de promouvoir la stratégie de V et E. À la Division E, on présente des exposés sur l'éthique durant les ateliers sur les RH à l'intention des commandants de détachement, durant la formation sur le harcèlement destiné aux enquêteurs, et pour les groupes d'infiltration. À la Division F, le sergent-major envoie un message à tous les nouveaux membres de la Division. De plus, le coordonnateur du système de soutien par les pairs et le coordonnateur du SIRN de la Division présentent des exposés sur le respect en milieu de travail et le soutien par les pairs (qui inclut le SIRN). À la Direction générale, aucune initiative n'a été relevée pour l'exercice 2017-2018. Cependant dans le cadre de divers programmes, des initiatives de formation en matière de mieux-être, de sensibilisation au harcèlement et de gestion informelle des conflits ont été lancées durant l'exercice 2018-2019. À la Division Dépôt, des lettres d'attentes sont remises à tous les cadets et les facilitateurs. Les lettres d'attentes abordent l'éthique professionnelle et comprennent une liste de comportements que les cadets et les facilitateurs doivent s'engager à respecter. La direction donne le ton aux cadets par l'entremise d'une allocution du commandant divisionnaire aux officiers supérieurs au sujet du comportement approprié, et on s'attend à ce que tous les facilitateurs donnent l'exemple. Des agents d'éthique du BEP ont assisté à des réunions de l'État-major divisionnaire dans plusieurs divisions, y compris les divisions B, F, H, K et Dépôt, pour informer la haute direction des questions relatives à la Directive sur les CI et à la LPFDAR. Ils ont aussi présenté des exposés au Symposium du SRP sur les CI aux représentants des GRP divisionnaires.

Bien que ces activités complémentent la formation et puissent servir à renforcer les valeurs fondamentales de la GRC dans chaque division, elles ne sont pas menées dans le cadre d'un programme intégré dans l'ensemble de la Gendarmerie. Conformément à l'engagement de moderniser et de réformer la culture de la GRC, un solide programme de V et E est nécessaire pour jeter les bases de la transformation de la culture et des pratiques de gestion.

Dans le cadre de l'examen triennal continu officiel du PFC mené par la section d'ESPF de la Division Dépôt, le modèle D-CAPRA devrait être officiellement évalué en 2020. Des recherches fondées sur des données probantes sont nécessaires pour prendre des décisions au sujet des modifications à apporter au plan de formation. L'évaluation devrait aussi inclure l'efficacité du modèle de prise de décisions éthiques par rapport aux résultats comportementaux. L'évaluation devrait également examiner comment améliorer les méthodes pour renforcer la formation. Par ailleurs, une formation sur les V et E pourrait être envisagée pour tous les employés de la GRC.

3.3 Établissements de rapports et surveillance

L'équipe de vérification s'attendait à ce que les éléments suivants soient en place pour fournir l'information nécessaire à la surveillance du programme de V et E. Premièrement, qu'il y ait un système et un processus permettant aux employés d'envoyer les demandes de renseignements et les signalements d'actes répréhensibles liés à l'éthique au BEP. Deuxièmement, qu'il y ait un système et un processus permettant aux GRP divisionnaires de recevoir et de consigner les demandes d'approbation d'emploi secondaire, d'activités d'après-mandat ou d'activités extérieures ainsi que les cas de harcèlement et d'inconduite, et d'en assurer le suivi. Troisièmement, qu'il y ait un système et un processus permettant de repérer de façon proactive les membres qui risquent de s'éloigner des valeurs fondamentales de la GRC. Quatrièmement, qu'il y ait un processus permettant d'évaluer le rendement en fonction des objectifs stratégiques du PSEP.

Demandes de renseignements relatives à l'éthique et LPFDAR

La vérification a permis de constater que durant l'exercice 2017-2018, le BEP a reçu 228 demandes de renseignements par l'entremise du Système de rapports sur le milieu de travail, la ligne téléphonique confidentielle du BEP et l'adresse de courriel générique de l'éthique du BEP. Bien qu'il soit responsable de la réception des demandes de renseignements et de leur acheminement à l'autorité compétente, le BEP n'est pas responsable de surveiller leur traitement. Par conséquent, la vérification a permis de constater que le BEP a trié ces demandes de renseignements afin de déterminer qui, au sein de la GRC, était l'autorité compétente pour y répondre. Les demandes de renseignements ont été saisies dans * par date, type de demande et mesure prise. Les résultats des demandes de renseignements transmises à d'autres entités au sein de la GRC n'ont pas fait l'objet d'un suivi officiel par le BEP, et la GRC ne maintient pas de norme de service pour les demandes de renseignements autres que celles qui ont trait à la LPFDAR.

La LPFDAR vise à traiter les cas d'actes répréhensibles qui, compte tenu de leur portée et de leur nature, pourraient avoir des répercussions négatives sur la confiance du public envers l'intégrité des fonctionnaires fédéraux et du secteur public. Elle a pour objet de préserver la confidentialité des personnes qui signalent des actes répréhensibles. L'article 44 de la LPFDAR empêche la divulgation de renseignements liés au signalement d'actes répréhensibles en vertu de la LPFDAR à moins que la loi ne l'exige.^{Footnote 6} En raison de cette exigence, l'équipe de vérification n'a pas procédé à un contrôle détaillé des demandes de renseignements et des divulgations particulières liées à la LPFDAR, et elle n'a pas examiné l'information sur les cas dans *.

Les normes de service relatives à la LPFDAR sont présentées dans le MA de la GRC, au chapitre VIII.9, Procédures internes pour la mise en œuvre de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles. Elles incluent : un accusé réception de la divulgation par écrit à l'employé qui l'a soumise, et ce, dans les 14 jours suivant la réception de la divulgation; une mise à jour tous les 30 jours auprès de l'employé visé par les allégations et de l'employé qui a divulgué l'acte répréhensible; l'achèvement de l'enquête dans les 90 jours suivant la remise de la lettre de mandat; un délai de 30 jours pour la mise en œuvre des mesures correctives par le centre de responsabilité compétent; des rapports du centre de responsabilité compétent au commissaire jusqu'à la mise en œuvre de la mesure corrective.^{Footnote 7} Dans le cadre du processus de triage du BEP, il y a eu dix demandes de renseignements relatives à la LPFDAR en 2017‑2018, et deux divulgations ont été reçues. Le BEP a indiqué qu'aucun dossier relatif à la LPFDAR n'avait été ouvert durant l'exercice 2017-2018. Les détails sur les demandes de renseignements relatives à la LPFDAR et les divulgations sont conservés dans *. Ils sont protégés et leur accès est restreint à l'agent responsable de la LPFDAR, à l'ARP et au personnel clé du BEP. L'officier responsable suit les progrès des cas à des points clés du processus au moyen d'une feuille de calcul.

L'agent supérieur de la LPFDAR (ARP) est informé en personne et par écrit au moins une fois par mois sur les cas, et plus fréquemment au besoin, ce qui permet un suivi régulier. Bien que les éléments probants obtenus durant la vérification soutiennent que l'ARP a été informé mensuellement sur les questions relatives à la LPFDAR durant l'exercice 2017-2018, l'information saisie dans le rapport du SRP se limitait au nombre de demandes de renseignements, de dossiers de divulgation interne actifs, de dossiers d'aide au Commissariat à l'intégrité du secteur public et de dossiers clos qui nécessitent un suivi. Une lacune a été relevée : le rapport mensuel ne comprenait pas d'information relative à la durée de traitement des dossiers de divulgation ouverts et en cours. Cela représente un risque pour la GRC.

D'autres risques cernés relatifs au processus de la LPFDAR incluaient le non-respect des normes de service énoncées dans le chapitre VIII.9 du MA, car les cas sont généralement complexes et peuvent prendre du temps avant d'être réglés ou avant qu'une décision soit rendue. Ainsi, des divulgations reçues durant un exercice peuvent être reportées à des exercices subséquents. Neuf divulgations reçues durant l'exercice 2016-2017 ont été reportées à l'exercice 2017-2018. De plus, le chapitre VIII.9 du MA indique qu'une enquête doit être achevée dans un délai de 90 jours, plutôt que la durée de la résolution du dossier de divulgation. Toutefois, les enquêtes peuvent être longues en raison du recours à des tiers à l'extérieur du SRP pour la réalisation d'enquêtes, de la complexité des enquêtes et de l'examen du rapport en résultant par l'officier supérieur. Autre que les séances d'information mensuelles à l'intention de l'officier supérieur sur les dossiers relatifs à la LPFDAR, il n'existe aucune autre mesure de contrôle empêchant une enquête de dépasser le délai de 90 jours. Cela représente un risque pour la GRC.

Si une question relative au Code de déontologie est soulevée durant une divulgation au titre de la LPFDAR, le délai d'un an décrit dans la Loi de la GRC et le MA, chapitre XII.1, Déontologie pour imposer des mesures disciplinaires pourrait mener à la tenue d'une enquête relative au Code de déontologie avant d'autres aspects d'une enquête au titre de la LPFDAR. Cela signifie que certaines parties de l'enquête au titre de la LPFDAR pourraient être laissées en suspens pendant que l'enquête relative au Code de déontologie progresse.

Les enquêtes au titre de la LPFDAR menées par la GRC ne font pas l'objet d'un suivi externe, mais la GRC doit satisfaire aux exigences de la LPFDAR en matière de rapports pour la divulgation d'actes répréhensibles. Les exigences concernent le nombre de divulgations reçues, de divulgations auxquelles on a donné suite et de divulgations qui ont mené à la constatation d'actes répréhensibles et à la mise en œuvre de mesures correctives, comme l'indique le Rapport annuel sur la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles de 2017-2018 du Secrétariat du Conseil du Trésor déposé au Parlement.^{Footnote 8} La GRC devait aussi faire état de la durée moyenne des enquêtes commencées durant l'exercice 2017-2018 à la suite de divulgations et indiquer les raisons de tout retard dans le processus d'enquête. Étant donné qu'aucun dossier relatif à la LPFDAR n'a été ouvert durant l'exercice 2017-2018, la GRC n'avait rien à signaler à ce sujet.

La GRC a reçu une divulgation qui a mené à la constatation d'un acte répréhensible et à la prise de mesures correctives durant l'exercice 2017-2018. L'accès à l'information par le public au sujet de la constatation de l'acte répréhensible n'a pas été fourni dans les 60 jours, comme l'exige la norme. Le délai de 105 jours, entre la constatation et l'accès à l'information fourni au public au sujet de la constatation, a été attribué à la divulgation mettant en cause un ministère partenaire et la transition au sein de la haute direction de la GRC.

Tous les employés de la GRC peuvent accéder au Commissariat à l'intégrité du secteur public et divulguer un acte répréhensible directement à cette entité. Durant l'exercice 2017-2018, la GRC a fourni une aide au Commissariat dans cinq cas relatifs à des enquêtes au titre de la LPFDAR sur des allégations impliquant des employés de la GRC.

Directive sur les conflits d'intérêts

Initialement publiée le 4 avril 2013 et modifiée le 20 novembre 2014, la Directive sur les conflits d'intérêts (CI) de la GRC présente les attentes relatives aux obligations en matière de conflits d'intérêts pour toutes les catégories d'employés.^{Footnote 9}

La Directive sur les CI a été élaborée pour satisfaire les attentes et les exigences du Code de valeurs et d'éthique du secteur public(CVESP) du Conseil du Trésor et pour compléter la Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat du Conseil du Trésor ainsi que le Code de déontologie du Règlement de la Gendarmerie royale du Canada (2014),qui s'applique aux m.r. et aux m.c., et le Code de conduite des employés de la fonction publique, qui s'applique aux e.f.p..

La Directive sur les CI, dont le centre de décision est le BEP, aide tous les employés à éviter, à gérer, à signaler et à résoudre des situations constituant des conflits d'intérêts réels, apparents ou potentiels. Conformément à la Directive, le GDRH divisionnaire a la responsabilité d'évaluer et de statuer sur les déclarations de conflits d'intérêts énumérées dans la Directive dans toutes les divisions et pour toutes les catégories d'employés de la GRC. Le GDRH peut consulter le BEP, au besoin.

Un examen des dossiers a été effectué pour déterminer si le processus concernant les emplois secondaires, les activités d'après-mandat et les activités extérieures (c.-à-d. bénévolat ou activités politiques) était conforme aux exigences de la Directive sur les CI. Dans le cadre de son examen des dossiers, l'équipe de vérification s'attendait à ce que chaque dossier contienne des preuves de conformité aux principales exigences de la Directive sur les CI, soit :

1. Demandes transmises au GDRH aux fins de décision
2. Commentaires du chef de service du demandeur concernant les risques et les avantages de la participation de ce dernier à l'activité
3. Consultation de la Sous-direction de la sécurité ministérielle, au besoin
4. Demandes approuvées qui ne comportent pas d'activités interdites
5. Traitement des demandes dans un délai de 30 jours
6. Consultation du BEP, au besoin
7. Inclusion de mises en garde dans les lettres d'approbation
8. Consultation des RHFP (pour les e.f.p.)

Les résultats de la vérification de la conformité des dossiers à ces exigences sont indiqués dans le tableau ci-dessous.

*Le GDRH ne disposait donc pas de commentaires des chefs de service pour appuyer ses décisions.

**Les vérifications de sécurité des personnes et des entreprises nommées dans les demandes n'ont pas été effectuées de façon systématique. Bien que le GDRH exerce son jugement pour déterminer si la consultation de la Sous-direction de la sécurité ministérielle est nécessaire, il n'y avait aucune preuve au dossier pour appuyer le jugement.

***Ces demandes concernaient des activités qui pourraient entraîner la divulgation de méthodes, d'opérations, de techniques ou d'informations policières confidentielles, mais pour lesquelles les justifications formulées satisfaisaient le GDRH compétent.

****La Directive sur les CI n'exige pas des divisions qu'elles obtiennent des conseils du BEP pour chaque demande, mais sans cette participation, le BEP ne sera pas en mesure d'assurer la surveillance des décisions rendues.

*****Les entrevues avec les représentants des RHFP des divisions ont permis de constater que ceux-ci sont consultés de façon ponctuelle, seulement lorsque le GDRH nécessite davantage d'information pour prendre une décision. Aucun processus officiel ne permet de s'assurer que les RHFP sont informées des cas de CI impliquant des e.f.p. Les divisions B et F ont pour pratique de transmettre une copie des cas approuvés aux RHFP divisionnaires afin d'assurer la communication de l'information. Sans mécanisme officiel pour communiquer l'information, les RHFP ne peuvent pas être au courant des cas de CI impliquant des e.f.p.

En plus des faiblesses relevées lors de l'examen des dossiers et décrites ci-dessus, la vérification a permis de constater qu'aucun processus officiel de surveillance des CI n'est en place pour veiller à ce que des décisions cohérentes soient prises dans l'ensemble de la Gendarmerie en fonction d'une information complète, et que des conseils soient officiellement fournis au demandeur. Des représentants du BEP et des GRP divisionnaires ont exprimé des préoccupations au sujet de la cohérence dans l'application des exigences des politiques au moment d'examiner et d'approuver les demandes relatives à des emplois secondaires, des activités d'après-mandat ou des activités extérieures.

*

De plus, des entrevues menées auprès des commandants divisionnaires, des DRH, des OAP et des DREE indiquent qu'il est fort probable que les emplois secondaires et les activités d'après-mandat soient sous-déclarés. L'équipe de vérification a aussi analysé le nombre de demandes d'emploi secondaires et d'activités extérieures déclarées par les GRP divisionnaires au BEP durant l'exercice 2017-2018, comparativement au nombre d'employés dans l'ensemble des divisions. Les 340 cas déclarés par les GRP divisionnaires au BEP par rapport aux 29 314 employés dans l'ensemble des divisions représentent un taux de déclaration national de 1,2 %. Une analyse plus poussée a été effectuée pour déterminer s'il y avait un risque de sous-déclaration dans les divisions, d'après le taux de déclaration national moyen. Les résultats de l'analyse indiquent qu'il y avait un risque de sous-déclaration dans la plupart des divisions, à l'exception des divisions E, G et J.

Selon le MA, chapitre XVII.1, Conflits d'intérêts, les employés doivent obtenir une autorisation du GDRH avant de participer : à une activité rémunérée pour laquelle on reçoit, directement ou indirectement, un avantage personnel; à une activité, y compris du bénévolat, s'il existe un conflit d'intérêts réel ou potentiel; à une activité qui pourrait être directement en concurrence avec des services offerts par la GRC; au Programme de la Réserve des Forces canadiennes; à toute activité ou à tout emploi extérieur pendant qu'on est en congé en raison d'une maladie ou d'une blessure, ou en congé sans solde.^{Footnote 10} Le processus de CI repose sur l'auto-identification des employés et la présentation d'une demande d'approbation d'emploi secondaire, d'activités d'après-mandat ou d'activités extérieures par ceux-ci. Les résultats des vérifications de dossiers indiquent que lorsque des employés ont soumis une demande, les superviseurs n'ont pas suivi le processus conformément aux exigences. Cependant, le GDRH se fiait aux commentaires des superviseurs pour déterminer si une activité devait être approuvée.

L'équipe de vérification a constaté que les conseils et l'orientation du BEP n'étaient pas systématiquement sollicités par les divisions, bien que cela soit encouragé par le BEP, mais pas exigé par la Directive sur les CI. Cette situation limitait la capacité du BEP d'assurer la surveillance de la Directive sur les CI. De plus, bien que la Directive sur les CI exige que les divisions signalent chaque trimestre tout cas de CI au BEP, par l'entremise du GDRH, l'équipe de vérification a constaté que le signalement des décisions n'était pas effectué systématiquement par les divisions. Durant l'exercice 2017-2018, la Division H n'a fourni aucun rapport à ce sujet. Sans surveillance officielle en place, le BEP doit s'en remettre à la discrétion du GDRH de chaque division pour la présentation de rapports trimestriels.

Le placement du BEP au sein du SRP national favorise son accessibilité et permet de fournir des conseils et une orientation aux divisions et aux secteurs d'activité. Cependant, les mécanismes d'établissement de rapport entre le BEP et les divisions ne permettent pas au BEP de surveiller le respect de la Directive sur les CI.

Aucun processus officiel de surveillance des CI n'est en place pour veiller à ce que des décisions cohérentes soient prises dans l'ensemble de la Gendarmerie en fonction d'une information complète, à l'appui du programme de V et E. La GRC bénéficierait d'un mécanisme officiel et documenté pour favoriser la collaboration et l'échange d'information, afin de promouvoir les V et E dans l'ensemble de l'organisation.

Cas de harcèlement et d'inconduite

L'équipe de vérification s'attendait à ce qu'il y ait au sein du SRP un système et un processus permettant de consigner les cas de harcèlement et d'inconduite et d'en effectuer le suivi. L'équipe de vérification a constaté qu'un système et un processus permettent de consigner et de suivre les cas de harcèlement, *.

* Bien que cette solution puisse fournir au SRP l'information nécessaire à la consignation, au suivi et à la production de rapports sur les cas, elle augmente le risque de problèmes d'intégrité des données, en raison du manque de contrôles de saisie et de révision.

*

Système d'intervention rapide national

Le Système d'intervention rapide national (SIRN) a été lancé en janvier 2016 et relevait auparavant du SRP. Dès sa création, le programme se voulait non disciplinaire et visait à repérer de manière proactive les m.r. qui bénéficieraient d'une intervention destinée à régler les problèmes susceptibles d'avoir une incidence sur leur équilibre travail et vie personnelle, leur santé, leur mieux-être ou leur rendement.

Le SIRN a été transféré du SRP aux RH (Direction de la santé mentale et du mieux-être au travail) en octobre 2017 et a été inclus dans le plan d'action de la Stratégie en matière de santé mentale de la GRC pour 2017-2019 en tant qu'outil d'intervention proactif permettant de repérer les m.r. qui pourraient avoir besoin de soutien supplémentaire. Le SIRN est non disciplinaire et cadre avec le mandat des RH, qui est de veiller à ce que la main-d'œuvre de la GRC soit moderne, motivée, saine, qualifiée et productive.^{Footnote 11} La Direction de la santé mentale et du mieux-être au travail est le centre de décision du SIRN et assure la supervision du programme. En raison de son transfert aux RH, le SIRN est axé sur la détermination du besoin de vérifier de manière proactive auprès des membres pour s'assurer qu'ils disposent du soutien nécessaire.

Un outil de renseignements organisationnels est utilisé pour exploiter des sources de données afin d'aider à cerner les tendances possibles dans le comportement. Le SIRN utilise les indicateurs suivants pour repérer les membres : allégation d'inconduite; allégation de harcèlement (intimé); rapports sur les situations comportant des risques; formation sur le maintien des compétences opérationnelles (expirée depuis six mois ou plus); accident impliquant un véhicule de police; plainte du public.

Lorsqu'un membre présente quatre indicateurs au cours d'une période d'un an, un avis du SIRN est généré et envoyé au centre de décision. Le centre de décision du SIRN demande au coordonnateur divisionnaire du SIRN (qui fait habituellement partie d'un GRP divisionnaire, au sein des divisions visées par la vérification) de communiquer avec le superviseur du membre pour l'informer de l'avis et de vérifier auprès du membre si celui-ci a besoin d'un soutien additionnel.

En raison du transfert du SIRN, du SRP aux RH, l'équipe de vérification s'attendait à ce que les RH collaborent avec le SRP sur des sujets pertinents au programme de V et E, tout en respectant la nature confidentielle et non disciplinaire du SIRN. En effet, le SIRN est un mécanisme d'avertissement précoce permettant de reconnaître les tendances des comportements qui, si rien n'est fait, pourraient augmenter les risques d'incidents plus graves. L'utilisation du SIRN pourrait aussi permettre de repérer les groupes au sein desquels des membres éprouvent des difficultés. La coordination entre les RH et le SRP, et plus particulièrement le BEP, à ce sujet favoriserait une meilleure intégration en ce qui a trait aux enjeux qui touchent la GRC dans son ensemble et qui pourraient être abordés par le programme de V et E.

Lors de l'évaluation de la surveillance effectuée par le SRP et les RH et visant les signes avant-coureurs relevés par le SIRN en matière de V et E, l'équipe de vérification a constaté des faiblesses dans le SIRN. Le compte rendu de la réunion du Comité national d'orientation en matière de santé et de sécurité de juin 2018 indique que le SIRN a reçu en 2017 une rétroaction selon laquelle 32 % des utilisateurs estimant que le programme n'était pas convenable. Le centre de décision du SIRN a indiqué que des consultations supplémentaires auprès des intervenants étaient en cours afin d'examiner d'autres solutions pour accroître l'utilité perçue du SIRN.

Bien que les cinq divisions visées par la vérification aient attribué le rôle de coordonnateur divisionnaire du SIRN, seulement quatre des cinq divisions recevaient des avis du SIRN et y donnaient suite au moment de la visite des lieux par l'équipe de vérification. Le coordonnateur divisionnaire du SIRN et le DREE de la Direction générale ont affirmé qu'ils ne recevaient pas d'avis, et les ensembles de données du SIRN indiquaient que des rencontres d'intervention n'avaient pas eu lieu entre les superviseurs et les cinq membres désignés à la Direction générale. Cette situation a été attribuée au roulement du personnel et a depuis été corrigée.

Bien que les entrevues menées auprès des commandants divisionnaires, des DRH, des OAP et des DREE indiquent un soutien pour le programme du SIRN, * La Division E a signalé une résistance de la part des superviseurs qui avaient reçu des avis du SIRN à propos de leurs employés, ce qui pourrait expliquer l'absence de rencontres. Le GRP de la Division E a aussi mentionné les ressources limitées pour le traitement du volume d'avis du SIRN et la transmission des avis aux superviseurs en temps opportun. *

L'analyse des données de * par la section de l'Analyse des données de la Direction générale de la vérification interne, de l'évaluation et de l'examen a indiqué que durant l'exercice 2017-2018 394 avis du SIRN avaient été générés dans l'ensemble de la GRC. * La politique sur le SIRN (MA, chapitre II.17) n'indique pas explicitement que la rencontre d'intervention est obligatoire. Cependant, la politique ne donne pas au chef de service ou au superviseur l'autorité de tirer une conclusion au sujet de l'avis sans la tenue d'une rencontre. Les rencontres d'intervention ne sont pas obligatoires dans toutes les divisions; le superviseur utilise son pouvoir discrétionnaire pour déterminer si une réunion est nécessaire (c.-à-d. que le superviseur est au courant de l'affaire, le membre identifié est suspendu avec solde, en congé de maladie, etc.).

Lorsque des rencontres d'intervention ont eu lieu, le processus a pris en moyenne 73 jours, alors que la politique exige un délai maximal de 60 jours. Trois des cinq divisions visées par la vérification ont effectué une analyse statistique des avis du SIRN et ont fourni des rapports à l'équipe de direction de la division (divisions E, F et Dépôt). Étant donné que les avis du SIRN ne sont pas fréquents à la Division B, le sergent-major informe le commandant divisionnaire au sujet du SIRN, au besoin. Au moment de la visite des lieux par l'équipe de vérification, la Direction générale n'informait pas le commandant divisionnaire au sujet du SIRN, mais la situation a été corrigée depuis.

Une analyse statistique à l'échelle nationale a été effectuée par le SRP en 2016. Toutefois, des recherches et des analyses plus poussées n'ont pas été faites pour déterminer la pertinence globale des indicateurs utilisés et si le programme du SIRN atteignait les objectifs fixés. Les RH ont indiqué qu'elles produiraient un rapport sur le programme du SIRN annuellement dans le cadre du rapport sur la santé et le mieux-être.

Il y a peu d'intégration des rôles entre le SRP et les RH en ce qui concerne la surveillance du SIRN et les V et E dans l'ensemble de la GRC, toutefois cette intégration existe dans les divisions en raison du placement du coordonnateur divisionnaire du SIRN, en général, au sein du GRP divisionnaire, relevant du DREE ou de l'OAP.

Le programme du SIRN ne fonctionne pas comme prévu pour permettre à la GRC d'intervenir dans le but de mieux soutenir le membre présentant des tendances de comportements qui, si elles ne sont pas abordées, pourraient mener à des incidents plus graves. Étant donné le faible taux de conformité pour la tenue de rencontres d'intervention en temps opportun, l'examen de la pertinence des indicateurs du SIRN est justifié.

Plan stratégique en matière d'éthique professionnelle

Le Plan stratégique en matière d'éthique professionnelle (PSEP) est un document clé visant à établir l'orientation stratégique et à assurer la cohésion du programme de V et E, qui est offert dans l'ensemble de la GRC. Le PSEP le plus récent a été élaboré pour les années 2013 à 2016 et des objectifs stratégiques plus récents n'ont pas été établis.

Le BEP a informé l'équipe de vérification qu'il effectuait d'autres recherches pour étayer les objectifs stratégiques afin de déterminer l'orientation pour l'avenir. Le BEP a aussi affirmé qu'il préparait une analyse de rentabilisation pour élaborer un nouveau PSEP, mais au moment de la vérification, l'information n'était pas disponible pour évaluer les progrès en vue de l'élaboration d'un PSEP actualisé. Par conséquent, les entrevues avec le personnel du BEP ont confirmé que le BEP n'avait effectué aucune activité de surveillance en fonction d'objectifs pendant la période de vérification, car des objectifs stratégiques actuels n'avaient pas été fixés.

En l'absence d'un PSEP actualisé, certaines divisions ont visé des objectifs en matière de V et E pour faire progresser leurs initiatives. Durant l'exercice 2017-2018, trois des cinq divisions visées par la vérification (B, E, F) ont documenté et approuvé des plans stratégiques divisionnaires (soit en tant que plan stratégique opérationnel, soit en tant que plan de rendement annuel de la division) qui incluaient des objectifs de programme relatifs aux V et E (comme des stratégies de lutte contre le harcèlement, des stratégies de mieux-être, des initiatives de formation et de sensibilisation, et le SIRN).

Ces plans définissaient des objectifs et des initiatives concrets propres à chaque division en matière de V et E (y compris le bureau de première responsabilité et les délais d'exécution). Des indicateurs de rendement avaient également été fixés pour suivre les progrès réalisés par rapport à ces objectifs. La Division Dépôt et la Direction générale n'avaient pas de plan stratégique ou de plan de rendement annuel officiel incluant des objectifs en matière de V et E.

Bien que les plans élaborés par les divisions B, E et F aient été utiles pour guider les activités des divisions en matière de V et E, ils ne s'harmonisaient pas avec un plan national assurant la coordination à l'échelle de la GRC. Un plan stratégique national visant à orienter les objectifs à l'échelle de la GRC est nécessaire pour assurer une approche divisionnaire cohérente à l'appui des priorités générales de la GRC pour le programme de V et E. Dans l'ensemble, la surveillance du programme de V et E et de ses composantes connexes doit être renforcée.

4. Conclusion

La vérification a permis de conclure que, de façon générale, une structure de gouvernance est en place pour le programme de V et E. Cette structure de gouvernance est appuyée par l'engagement de la haute direction envers les V et E et l'enracinement des valeurs fondamentales de la GRC dans ses activités.

Bien qu'un cadre de formation en matière de V et E existe, celui-ci n'inclut pas de formation pour tous les employés de la GRC. Aucun mécanisme n'est actuellement en place pour évaluer l'impact de la formation en matière de V et E sur les résultats comportementaux. Par conséquent, l'évaluation du plan de formation sur les V et E du PFC et des programmes de perfectionnement de la GRC devrait également inclure l'efficacité du modèle de prise de décisions éthiques par rapport aux résultats comportementaux.

Bien qu'il existe des mécanismes servant à signaler les problèmes d'éthique, les conflits d'intérêts potentiels et les actes répréhensibles, il est nécessaire de renforcer la surveillance du programme de V et E et de ses composantes connexes. Cela permettra d'assurer une approche cohérente dans l'ensemble de la GRC pour faire progresser le programme de V et E.

5. Recommandations

1. L'agent de la responsabilité professionnelle devrait, dans le cadre des efforts de modernisation de la GRC, élaborer et mettre en œuvre un plan stratégique national en matière de valeurs et d'éthique qui tient compte des principaux risques, qui est harmonisé avec les priorités globales de la GRC et qui inclut les objectifs des divisions, afin de fournir une approche intégrée à l'échelle de la GRC en matière de valeurs et d'éthique.
2. L'agent de la responsabilité professionnelle devrait :
   1. Évaluer l'incidence des initiatives de formation et de sensibilisation en matière de valeurs et d'éthique sur le comportement des employés; Améliorer la surveillance et le signalement des dossiers relatifs à la LPFDAR pour assurer un meilleur respect des délais mentionnés dans le Manuel d'administration, au chapitre VIII.9.
   2. Améliorer la surveillance et le signalement des dossiers relatifs à la LPFDAR pour assurer un meilleur respect des délais mentionnés dans le Manuel d'administration, au chapitre VIII.9.
3. L'agent de la responsabilité professionnelle devrait passer en revue et mettre à jour la Directive sur les conflits d'intérêts pour s'assurer qu'elle reflète l'environnement opérationnel actuel de la GRC et détermine les emplois secondaires et les activités extérieures à risque élevé qui requièrent l'intervention du BEP, tout en respectant le pouvoir délégué d'approbation du GDRH divisionnaire.
4. Le dirigeant principal des Ressources humaines devrait mettre en œuvre des processus de surveillance et d'établissement de rapports qui favorisent un plus grand échange des analyses et des tendances entre les RH et le BEP en ce qui a trait au SIRN.

Annexe A — Objectif et critères de la vérification

Annexe B — Recommandations et plan d'action de la gestion

Date de modification :

2020-02-20