Rapport annuel au parlement 2019-2020 de la GRC sur l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Table des matières

• Introduction
• Structure organisationnelle
  • GRC
  • Sous-direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP)
• Ordonnance de délégation de pouvoirs
• Rendement en 2019-2020
  • Incidence de la COVID-19 et mesures d'atténuation
  • Conformité
  • Demandes reçues et fermées
  • Nombre de demandes traitées comptant plus de 5 000 pages
  • Délai de traitement et prorogation
  • Réponses données aux demandes traitées
  • Demandes de consultation d'autre institutions
• Formation et sensibilisation
• Politiques, lignes directrices, procédures et initiatves
• Résumé des principaux enjeux soulevés et mesures prises à la suite de plaintes ou de vérifications
  • Plaintes et enquêtes
  • Recours judiciare
  • Vérification interne du programme d'AIPRP
• Surveillance de la conformité
• Atteintes substantielles à la vie privée
• Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
• Divulgations dans l'interêt public
• Annexe A - Ordonnance de délégation de pouvoirs
• Annexe B - Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels
• Annexe C - Rapport statistique supplémentaire - Demandes affectées par les mesures liées à la COVID-19

Introduction

La Gendarmerie royale du Canada (GRC) s'engage à fournir aux Canadiens des renseignements en temps utile. Les Canadiens veulent que nous soyons ouverts et transparents, et que nous rendions compte du travail que nous accomplissons. Nous prenons au sérieux les responsabilités qui nous incombent en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et nous continuerons de communiquer la façon dont nous répondons aux attentes des Canadiens, tout en protégeant le public et en veillant à l'intégrité des enquêtes que nous menons en son nom.

La Loi sur la protection des renseignements personnels accorde aux particuliers le droit d'accès aux renseignements les concernant dont dispose le gouvernement, avec certaines exceptions particulières et limitées. Elle protège aussi les renseignements personnels des particuliers en empêchant d'autres personnes d'avoir accès à ces renseignements et leur donne un contrôle important sur la collecte, la conservation, l'utilisation et la divulgation de ces renseignements.

Le rapport annuel de la GRC pour 2019-2020 explique en détail la manière dont elle s'est acquittée de ses responsabilités en lien avec la Loi au cours de la période de référence. Le présent rapport est préparé et déposé au Parlement conformément au paragraphe 72(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Au cours des deux dernières années, la commissaire de la GRC, Brenda Lucki, a travaillé avec diligence avec les employés, les partenaires et les intervenants afin d'élaborer un cadre important pour la modernisation de la GRC à l'approche de son 150e anniversaire en 2023 et dans les années subséquentes.

Ce plan vise à faire de la GRC une organisation moderne, saine et efficace : faire passer les gens en premier pour atteindre l'excellence en matière de services de police et, en fin de compte, pour un Canada plus sûr. Notre travail ne s'arrêtera pas en 2023 – nous savons que nous devons continuellement évoluer pour suivre le rythme du milieu policier et de ce dont les Canadiens ont besoin et de ce qu'ils attendent de la GRC.

Le cadre de la modernisation de la GRC définit des objectifs et des projets reposant sur quatre piliers essentiels : notre personnel, notre culture, notre gérance et nos services de police.

Dans le cadre de ces projets de modernisation, la Sous-direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) subira un certain nombre de changements, notamment l'examen de ses politiques pour mieux les harmoniser avec la législation, l'amélioration d'une stratégie en matière de ressources humaines pour répondre à nos besoins, et la réalisation d'un examen stratégique des programmes pour améliorer nos processus opérationnels. Nous lancerons également une campagne de sensibilisation auprès des employés dans tout le pays. Notre objectif est de sensibiliser davantage nos employés quant à leurs rôles et responsabilités relativement à l'information.

Même si le parcours du changement de la GRC est long, nous avons déterminé ce que nous voulons être : une organisation saine et inclusive fournissant des services de police de pointe pour assurer la sécurité des Canadiens.

Structure organisationnelle

GRC

Depuis près de 150 ans, la GRC est le service de police national du Canada. Elle est unique au monde puisqu'elle est à la fois un service de police national, fédéral, provincial et municipal. La GRC fournit des services de police fédéraux complets à toute la population canadienne et des services de police contractuels aux trois territoires, à huit provinces, à plus de 180 municipalités et compte plus de 750 détachements dans des collectivités canadiennes, dans quelque 600 collectivités autochtones et dans trois aéroports internationaux.

Le mandat de la GRC comporte plusieurs volets, notamment prévenir la criminalité et mener des enquêtes, maintenir la paix et l'ordre, faire respecter les lois, contribuer à la sécurité nationale, veiller à la sécurité des représentants de l'État, des dignitaires en visite et des membres de missions étrangères, et fournir des services de soutien opérationnel vitaux à d'autres organismes de police et d'exécution de la loi au Canada et à l'étranger.

L'organisation compte divisions (10 provinces et trois territoires, ainsi que l'École de la GRC à Regina et la Direction générale à Ottawa), qui ont toutes à leur tête un commandant divisionnaire ou un directeur général. La Direction générale est organisée selon les secteurs d'activité suivants : les services de police fédérale, les services de police contractuels et autochtones, les services de police spécialisés, la gestion générale, les ressources humaines, la vérification interne et l'évaluation, les services juridiques, le Bureau du conseiller en matière d'éthique et la Direction des politiques stratégiques et relations extérieures.

Sous-direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP)

En 1983, la GRC a formé la Sous-direction de l'AIPRP pour prendre en charge de façon centralisée tout ce qui découlerait de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

La Sous-direction de l'AIPRP relève de la Direction des politiques stratégiques et relations extérieures de la GRC. Le directeur de la Sous-direction agit au nom du chef de l'organisation en qualité de coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels pour la GRC. Le coordonnateur de l'AIPRP veille à ce que la GRC se conforme à l'esprit et à l'intention de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ainsi qu'à l'ensemble des règlements et lignes directrices qui en découlent.

Comme décrit ci-dessous, la Sous-direction de l'AIPRP comprend deux principaux secteurs.

Équipe de divulgation (Opérations): Cette équipe traite toutes les demandes officielles déposées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. À cette fin, elle doit travailler avec les demandeurs pour discuter de la portée et préciser leurs demandes, ouvrir des demandes, attribuer des tâches et recevoir/importer des dossiers à destination et en provenance des agents de liaison (AL) des différents secteurs d'activité et divisions de la GRC dans tout le pays. L'équipe examine également des dossiers et fournit des pages divulguées aux demandeurs. Elle traite aussi les demandes d'accès à l'information non officielles, examine les plaintes reçues par l'intermédiaire du Commissariat à l'information du Canada et du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, et y répond.

Lors de l'attribution des demandes, la Sous-direction travaille en étroite collaboration avec les AL et les détenteurs de dossiers, appelés bureaux de première responsabilité (BPR). Voici quelques-unes des responsabilités assumées par les AL et les BPR :

• Les agents de liaison (AL) : Ils sont chargés de transmettre toutes les demandes d'AIPRP au personnel approprié (BPR) de leur secteur d'activité ou de leur division. Les autres responsabilités comprennent notamment les suivantes : le suivi des demandes pour s'assurer que les BPR envoient des documents conformes à la Sous-direction de l'AIPRP; la garantie que les documents sont envoyés à temps; la documentation et la communication des processus internes de la GRC en matière d'AIPRP à tous ceux qui facilitent le traitement des demandes.

• Les bureaux de première responsabilité (BPR) : Ils sont les détenteurs des dossiers. Entre autres responsabilités, ils doivent fournir des copies électroniques des documents visés par les demandes, examiner les documents pour vérifier s'il y a duplication, s'assurer que l'information entre dans le cadre de la demande, aviser la Sous-direction de l'AIPRP si les documents sont volumineux, et aviser la Sous-direction ou l'AL si une prorogation est nécessaire.

Équipe des politiques : Cette équipe élabore et surveille les politiques, procédures et lignes directrices internes sur la collecte, la conservation, l'élimination, l'utilisation et la divulgation des renseignements personnels et autres en vue de leur utilisation dans l'ensemble de la GRC. Elle offre du soutien aux analystes de l'AIPRP et au coordonnateur de l'AIPRP de la GRC, donne des conseils aux divisions et aux secteurs d'activité sur les articles 4 à 8 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. L'équipe aussi examine et crée des politiques internes qui tiennent compte des politiques et des directives du Secrétariat du Conseil du Trésor, ainsi que des attentes du Commissariat à la protection de la vie privée afin de s'acquitter de ses obligations par rapport à InfoSource et aux évaluations des facteurs relatifs à la vie privée au sein de la GRC.

Ordonnance de délégation de pouvoirs

Le coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels a les pleins pouvoirs pour appliquer la Loi et pour appliquer les exceptions et les divulgations. Une copie de l'ordonnance de délégation de pouvoirs signée est jointe à l'Annexe A.

Rendement en 2019-2020

Cette section donne un aperçu du rendement de la GRC en ce qui concerne les renseignements demandés en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour l'année de référence 2019-2020. Le rapport statistique complet est fourni à l'Appendix B.

Incidence de la COVID-19 et mesures d'atténuation

En raison de la pandémie de COVID-19, la GRC a dû relever des défis supplémentaires au cours de la période de référence. Comme pour les autres services non essentiels de la GRC, les employés de la Sous-direction de l'AIPRP ont télétravaillé avec une capacité limitée au cours des deux dernières semaines de mars. Certains employés n'ont donc pas pu exercer leurs fonctions et certains ont rencontré des difficultés techniques lors du traitement des demandes. De plus, la plupart des AL et des BPR fournissaient des services essentiels et avaient des capacités limitées pour répondre à la Sous-direction de l'AIPRP pendant cette période. Malgré ces difficultés, la Sous-direction a mis en œuvre des mesures temporaires pour s'assurer que les Canadiens continuent de recevoir de l'information pendant cette période. Ces mesures comprenaient notamment les suivantes : mettre en œuvre des mesures de protection pour récupérer efficacement les dossiers divulgués; redéfinir les priorités des demandes afin de mieux respecter les délais; diffuser par voie électronique les consultations de moindre envergure; mettre en œuvre un retour progressif à l'attribution des tâches aux AL et aux BPR au cours du premier trimestre de l'exercice 2020-2021. De plus, les employés de la Sous-direction ont continué d'ouvrir des demandes en ligne, de récupérer des documents électroniques et d'examiner des dossiers en souffrance.

Conformité

La Sous-direction de l'AIPRP a observé une légère diminution de la conformité quant au nombre de demandes fermées dans les délais prescrits par la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le taux de conformité a régressé, passant de 40,96 % en 2018-2019 à 38,6 %. Ce recul est attribuable aux ressources limitées de la Sous-direction pour traiter les demandes complexes et volumineuses. En outre, les ressources limitées ont connu de la difficulté grâce à une augmentation de 150 % du nombre de demandes contenant 5 000 pages pertinentes ou plus par rapport à la période de référence de 2018-2019. De plus, en raison de la pandémie de COVID-19, la capacité de la GRC a été limitée au cours des deux dernières semaines de mars.

Demandes reçues et fermées

Comme indiqué dans le rapport statistique à l'Annexe B, la GRC a reçu 3 661 nouvelles demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels en 2019-2020. Il y a également eu 3 490 demandes provenant de la dernière période redditionnelle, pour un total de 7 151 demandes. De ce total, 4 510 ont été réglées et 2 641 ont été reportées à l'exercice financier de 2020-2021.

Comme on peut le constater ci-dessous, il y a eu une diminution du nombre de demandes reçues par rapport aux deux dernières périodes de référence. Le nombre de demandes reçues a diminué de 15 % comparativement à l'exercice précédent, et de 28 % par rapport à l'exercice 2017-2018.

Le graphique montre également que le nombre de demandes fermées au cours de cette période de référence a régressé de 6 % comparativement à l'exercice financier précédent. Toutefois, on note une augmentation de 46 % par rapport à l'exercice 2017-2018.

Charge de travail

Graphique 1 : Description texte - Charge de travail

Graphique 1 : Charge de travail

Année	Reçeived	En suspens	Terminées	Reportées
2017-2018	4996	2097	3084	4009
2018-2019	4289	4009	4808	3490
2019-2020	3661	3490	4510	2641

Nombre de demandes traitées comptant plus de 5 000 pages

Au cours des trois derniers exercices financiers, la GRC a enregistré une hausse substantielle des demandes traitées comptant plus de 5 000 pages pertinentes divulguées. Pour la période actuelle de 2019-2020, on note une augmentation de 150 % du nombre de ces demandes par rapport à l'exercice 2018-2019, et une augmentation de 400 % comparativement à l'exercice 2017-2018.

Graphique 2 : Description texte - Nombre de demandes comptant plus de 5 000 pages traitées

Graphique 2 : Nombre de demandes comptant plus de 5 000 pages traitées

Année	Demandes	Total des pages divulguées
2017-2018	4	5 287
2018-2019	8	17 633
2019-2020	20	43 369

Délai de traitement et prorogation

Délai de traitement

La Sous-direction a traité 23 % (1 043) de ses demandes en 30 jours ou moins. Au cours de la période de référence, 17 % des demandes (744) ont été traitées dans un délai de 31 à 60 jours, 13 % (586) dans un délai de 61 à 120 jours, et 47 % (2 137) dans un délai de plus de 121 jours.

Des prorogations de 30 jours ont été demandées pour 3 678 dossiers. Cette situation peut s'expliquer par le nombre de demandes comportant un grand nombre de pages. Au cours de la période visée par le présent rapport, la Sous-direction de l'AIPRP a traité 20 demandes comportant la divulgation de plus de 5 000 pages. Au cours de l'exercice précédent, il n'y avait eu que huit demandes comportant un nombre de pages aussi élevé, et seulement quatre au cours de l'exercice 2017-2018.

Graphique 3 : Description texte - Délai de traitement des demande fermées

Graphique 3 : Délai de traitement des demande fermées

Années	De 0 à 30 jours	De 31 à 60 jours	De 61 à 120 jours	121 jours et plus	Total
2017-2018	859	654	657	914	3084
2018-2019	1184	846	422	2356	4808
2019-2020	1043	744	586	2137	4510

Réponses données aux demandes traitées

Les 4 510 demandes traitées au cours de l'exercice 2019-2020 se ventilent comme suit :

• 299 demandes ont fait l'objet d'une divulgation totale (7 %);
• 2 476 demandes ont donné lieu à une divulgation partielle (55 %);
• 148 demandes ont fait l'objet d'une exception totale (3 %);
• 3 demandes ont fait l'objet d'une exclusion totale (0 %);
• 429 demandes ont été réglées en indiquant qu'aucun document n'existe (9 %);
• 1 130 demandes ont été abandonnées par le demandeur (25 %);
• 25 demandes n'ont été ni confirmées ni infirmées (1 %).

Graphique 4 : Description texte - Réponses données aux demandes traitées

Graphique 4 : Description texte - Réponses données aux demandes traitées

Divulgation complète	299
Divulgation partielle	2 476
Exception totale	148
Exclusion totale	3
Aucun document n'existe	429
Abandonnées	1 130
Ni confirmées ni infirmées	25
Total	4 510

Demandes de consultation d'autres institutions

Toutes les demandes de consultation reçues et terminées

Le nombre de demandes de consultation reçues et terminées au cours des trois dernières périodes de référence est resté relativement le même. Au cours de la période visée par le présent rapport, la GRC a mené 144 consultations pour un total de 3 964 pages examinées. Sur les 144 demandes de consultation terminées, 74 ont été reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada, et 70 d'autres organisations.

Graphique 5 : Description texte - Toutes les demandes de consultation reçues et terminées

Graphique 5 : Description texte - Toutes les demandes de consultation reçues et terminées

Exercice financier	Demandes		Pages
	Reçues	Terminées	Reçues	Terminées
2017-2018	168	182	7345	28423
2018-2019	157	150	7391	6235
2019-2020	144	143	3964	5166

Formation et sensibilisation

La formation est une priorité pour la Sous-direction de l'AIPRP de la GRC. On soutient et encourage les employés à s'inscrire à divers cours afin d'acquérir des connaissances et d'améliorer leurs compétences.

Pour l'année de référence 2019-2020, les unités de la Sous-direction de l'AIPRP ont organisé régulièrement des séances d'échange de renseignements au cours desquelles les employés ont examiné et parlé des dossiers récents dans le but d'échanger des pratiques exemplaires. Un programme de mentorat informel a été mis sur pied au cours de l'exercice 2019-2020. Les analystes principaux ont joué le rôle de mentors et fourni des conseils aux analystes subalternes. Cette initiative fait partie de la stratégie en matière de ressources humaines de la Sous-direction pour la planification de la relève et le maintien en poste des employés.

Un employé de l'équipe de la Réception des demandes de la Sous-direction a encadré et formé ses pairs, ce qui a permis d'accroître la stabilité de cette unité. Tous les nouveaux employés qui se joignent à l'équipe ont profité de cet encadrement. De même, d'autres unités de la Sous-direction ont reçu une formation pour aider l'équipe de la réception des demandes en période de pointe.

Cinq séances de formation préliminaire sur l'examen des dossiers ont également été données aux membres de l'équipe de la Réception des demandes et aux analystes subalternes de la Sous-direction. Deux autres séances de formation pratique plus avancées ont été organisées après les séances initiales. Une vingtaine de participants ont assisté aux séances et se sont familiarisés avec les concepts dont ils auront besoin lors de l'examen des dossiers. Après les séances de formation pratique, les mentors ont continué de donner des orientations et des conseils aux participants.

Deux séances de formation ont été données au personnel de la Direction des ressources et de la Direction de l'arbitrage de la GRC. Au total, 37 participants ont suivi cette formation qui comprenait : une introduction à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels, aux lignes directrices et aux exceptions couramment utilisées au sein de la GRC; un examen des demandes courantes reçues pour les directions; un aperçu du rôle et des responsabilités de la Sous-direction de l'AIPRP au sein des directions. La formation comprenait également des discussions pratiques sur divers scénarios, ainsi que sur la façon dont la législation affectait les responsabilités des directions.

La Sous-direction a également donné une formation à six secteurs d'activité de la Direction générale de la GRC. Cette formation comprenait un examen des rôles et des responsabilités de la Sous-direction de l'AIPRP et une introduction à la Loi sur l'accès à l'information, à la Loi sur la protection des renseignements personnels, à la législation et aux lignes directrices. Elle englobait également un aperçu du projet de loi C-58 et de l'importance de respecter les exigences législatives en matière de divulgation proactive. Une formation similaire a également été présentée aux agents de liaison de l'Île-du-Prince-Édouard et de la Nouvelle-Écosse.

Le personnel de la Sous-direction de l'AIPRP a également reçu une formation supplémentaire lors des séances de discussion ouverte de la Sous-direction. Lors de la séance de discussion ouverte de novembre 2019, on a fait le point avec les employés sur le projet de loi C-58. Les autres séances de discussion ouverte ont porté sur les sujets suivants : les mises à jour sur les processus modifiés dans l'examen des dossiers et les exceptions concernant les casiers judiciaires.

Dans le cadre de la réponse de la direction de la Sous-direction de l'AIPRP à la vérification interne de 2018, la Sous-direction, en collaboration avec l'unité de l'Apprentissage et du perfectionnement de la GRC, a récemment commencé l'élaboration d'un cours d'introduction à l'AIPRP en ligne qui sera offert à tous les employés de la GRC. Cette formation a pour but de fournir aux employés de la GRC dans tout le pays des connaissances sur la législation et les procédures en matière d'AIPRP afin qu'ils puissent se conformer plus efficacement à la législation actuelle et aux politiques de la GRC.

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

La Sous direction de l'AIPRP a poursuivi l'examen de ses processus afin d'en améliorer l'efficacité opérationnelle. Au cours de la période de référence de 2019 2020, la Sous direction a accompli ce qui suit :

• examiné les régimes de travail des employés et établi de nouvelles ententes de télétravail afin d'offrir plus de souplesse à son personnel de l'AIPRP;
• mis à jour les procédures opérationnelles réglementaires de l'équipe de la Réception des demandes dans le cadre de la tâche de la Sous-direction visant à officialiser ses processus internes;
• amélioré nos processus pour faciliter le transfert de dossiers au sein de la GRC;
• élaboré des lignes directrices pour éliminer son arriéré, ce qui permet d'accroître l'efficacité du traitement;
• acheté et installé de nouveaux serveurs et des systèmes informatiques de plus grande capacité, permettant à la Sous-direction d'améliorer son efficacité;
• mis sur pied un groupe de travail interne composé de divers intervenants au sein de la GRC pour l'élaboration de lignes directrices, de procédures opérationnelles réglementaires et de communiqués de sensibilisation afin de faciliter le respect des exigences en matière de divulgation proactive en vertu du projet de loi C-58;
• mis sur pied et dirigé le groupe de travail interministériel pour l'élaboration de plans de continuité des activités spécifiquement pour les programmes d'AIPRP, ce qui a permis un meilleur échange de renseignements entre les ministères participants.

De plus, l'unité de la Politique de l'AIPRP a effectué ce qui suit :

• examiné sa politique en regard de l'alinéa 8(2)e) – demande en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels à d'autres institutions fédérales et entrepris un examen de sa politique sur les fichiers inconsultables en collaboration avec les intervenants intéressés;
• élaboré des procédures opérationnelles réglementaires sur les divulgations conformément aux alinéas 8(2)e) et m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels et sur les plaintes relatives au respect de la vie privée. Elles comprennent un guide décrivant les responsabilités de la Sous-direction de l'AIPRP et des BPR concernant les plaintes. Elles offrent également des conseils sur la formulation de représentations auprès du Commissariat à la protection de la vie privée;
• élaboré, conformément à la politique du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) sur la protection de la vie privée, un protocole pour la collecte, l'utilisation ou la divulgation de renseignements personnels à des fins non administratives, notamment à des fins de recherche, de statistiques, de vérification et d'évaluation.

Résumé des principaux enjeux soulevés et mesures prises à la suite de plaintes ou de vérifications

Plaintes et enquêtes

Au cours de la période de référence, la GRC a continué de travailler en collaboration avec le Commissariat à la protection de la vie privée en vue de simplifier les processus de traitement des dossiers de plainte.

Pour permettre à la GRC de répondre plus efficacement aux plaintes reçues par l'intermédiaire du Commissariat à l'information et du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, une équipe chargée des plaintes a été créée en novembre 2017. Cette équipe, dont le nombre de membres est passé de deux à sept et qui comprend maintenant quelques experts-conseils, a travaillé sans relâche pour répondre aux plaintes.

La section 8 du rapport statistique (Annexe B) fournit également des données sur les plaintes reçues et fermées. Plus précisément pour la période de référence de 2019-2020, la GRC a reçu et fourni ce qui suit aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels :

• Concernant l'article 31, elle a reçu 159 avis, ce qui représente près de 4 % de toutes les demandes fermées au cours de la période de référence. La majorité des plaintes reçues en matière de protection des renseignements personnels concernent des retards et des présomptions de refus, ce qui peut être attribuable au fait que la GRC accuse du retard et reçoit des demandes complexes et/ou volumineuses. En vertu de cet article, le Commissariat à la protection de la vie privée informe officiellement l'institution de son intention d'enquêter sur une plainte reçue concernant une demande.
• Pour ce qui est de l'article 33, elle n'a fait aucune représentation officielle. En vertu de cet article, le Commissariat à la protection de la vie privée demande des représentations du plaignant et de l'institution dans le cadre d'une enquête sur une plainte en cours.
• En ce qui a trait à l'article 35, elle a reçu 17 « rapports de conclusions » avec des recommandations du commissaire à la protection de la vie privée. Cela représente 11 % des avis de plainte reçus. En vertu de cet article, le Commissariat à la protection de la vie privée publie un rapport de conclusions, qui peut comprendre des recommandations, pour une plainte fondée à la conclusion de l'enquête.

Recours judiciaire

De plus, trois procédures judiciaires ont été engagées en ce qui concerne des demandes traitées, et toutes ont été conclues au cours de la période de référence.

Vérification interne du programme d'AIPRP

Une vérification interne du programme d'AIPRP a été effectuée par l'unité de Vérification et d'évaluation de la GRC. La vérification a porté sur les processus et les contrôles en place à la GRC pour assurer la conformité à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels. La portée de la vérification inclut les activités menées du 1er avril 2016 au 31 mars 2018. On en est venu à la conclusion qu'un cadre de gouvernance était en place pour soutenir le programme, mais qu'il existait des possibilités d'améliorer les processus et les contrôles du programme.

Surveillance de la conformité

La Sous-direction de l'AIPRP surveille la conformité au moyen de rapports statistiques hebdomadaires qui comprennent le taux de conformité, le nombre de plaintes et de dossiers traités à temps et en retard. On compare aussi le rendement par rapport aux exercices financiers précédents afin de relever les tendances. L'équipe de la direction de la Sous-direction examine les rapports hebdomadaires pour gérer la charge de travail et déterminer les enjeux à venir, pour lesquels les processus pourraient être améliorés. Les rapports sont transmis à la dirigeante principale des politiques stratégiques et relations extérieures et, depuis peu, au dirigeant principal de l'administration de la GRC.

La Sous-direction envisage actuellement divers systèmes de rapports avec la possibilité de tableaux de bord. Le nouveau système permettra de saisir et de fournir des données pertinentes pour aider la Sous-direction dans sa planification tactique et stratégique.

Atteintes substantielles à la vie privée

En tant que force de police nationale du Canada, la GRC est censée traiter et protéger les renseignements personnels des Canadiens avec professionnalisme et intégrité, un travail qu'elle prend très au sérieux. Pour protéger les renseignements personnels qu'elle a en sa possession, la GRC a mis en place des politiques et des procédures rigoureuses pour empêcher tout accès et toute divulgation non autorisés au sein de l'organisation. Toutefois, malgré des procédures strictes, il se produit encore des atteintes à la vie privée. Dans le cas de chaque atteinte à la vie privée, la GRC prend des mesures pour améliorer ses processus et s'assurer que des incidents similaires ne se reproduisent pas.

Lorsqu'une atteinte à la vie privée est décelée, la Sous-direction de l'AIPRP de la GRC suit les directives du SCT pour déterminer les risques d'atteinte à la vie privée et signale toutes les atteintes, jugées importantes, au Commissariat à la protection de la vie privée et au SCT.

• Dans le premier cas, un employé a accédé de façon inappropriée à des fichiers de police électroniques concernant l'ex-conjoint d'un membre de la famille à des fins personnelles et utilisé une partie de ces renseignements dans une déclaration sous serment pour soutenir le membre de la famille concerné dans une affaire de garde d'enfants. Une enquête relative au Code de conduite est en cours pour cet employé.
• Dans le deuxième cas, un courriel concernant une note d'information de nature délicate, destinée à un nombre limité de cadres supérieurs de la GRC, a été envoyé par inadvertance à la mauvaise adresse électronique de système mandataire de courriel. Ce système mandataire de courriel a ensuite diffusé le courriel à huit autres systèmes mandataires de courriel de la GRC. La Sous-direction de la gestion et de la technologie de l'information de la GRC s'efforce de limiter le nombre de destinataires en utilisant des systèmes mandataires de courriel de nature non délicate de la GRC pour les futurs rapports.
• Dans le troisième cas, un policier de la GRC a enregistré une déclaration de témoin sur son téléphone cellulaire personnel dans le cadre d'une enquête sur une plainte publique. L'enregistrement audio a été accidentellement effacé à la suite d'une mise à jour du logiciel. Rien ne prouve que les renseignements contenus dans la déclaration, qui a été effacée, aient été consultés de manière inappropriée. L'agent de police concerné a reçu des conseils sur les procédures d'enquêtes policières appropriées, notamment sur le traitement et la conservation des éléments de preuve de la police. La commissaire de la GRC a ordonné que la politique nationale de la GRC soit mise à jour afin de préciser que les appareils personnels ne doivent pas être utilisés pour enregistrer des déclarations, sauf en cas d'urgence.
• Dans le quatrième cas, un dossier d'attestation de sécurité partielle a été envoyé de la Direction générale à Ottawa à un bureau provincial par courrier interne, mais le colis n'a jamais été reçu. La Sous-direction de la sécurité ministérielle de la GRC exige désormais que la salle du courrier de la Direction générale fournisse des numéros de suivi pour toutes les enveloppes transmises par son intermédiaire.
• Dans le cinquième cas, deux colis postaux ont été envoyés par le bureau du Registre national des délinquants sexuels de Regina à des délinquants sexuels enregistrés, mais il semble que les étiquettes d'envoi incorrectes aient été placées sur les colis, ce qui a permis à chaque destinataire de recevoir les renseignements de l'autre. À la suite de cet incident, la personne responsable du bureau du Registre national des délinquants sexuels a publié une directive à l'intention de tous les employés de l'unité, qui établit de nouvelles procédures pour l'envoi de renseignements aux clients.
• Dans le sixième cas, une note d'information de nature délicate, destinée à nombre limité de cadres supérieurs de la GRC, a été envoyée à la mauvaise adresse de système mandataire de courriel. La note d'information décrivait un incident survenu en dehors des heures de service concernant un agent de police de la GRC, et le fait que des accusations étaient en instance. La Sous-direction de la gestion et de la technologie de l'information de la GRC s'efforce de renommer les différentes adresses de systèmes mandataires, car leurs noms se ressemblent trop.
• Dans le dernier cas, le dossier de sécurité d'un employé a été égaré dans le système de courrier interne, mais il a été ensuite retrouvé dans un entrepôt de la GRC hors site. L'unité concernée a mis en place une nouvelle procédure pour s'assurer que les formulaires de transmission sont remplis pour chaque dossier qu'elle traite.

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Au cours de la période de référence, la GRC a réalisé quatre Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) et soumis les EFVP qui suivent au Commissariat à la protection de la vie privée :

• rapports d'analyse de l'Horaire des quarts de travail et du traitement de la paye visée par une exception (HQTTPE);
• base de données du Système automatisé de renseignements sur la criminalité (SARC) du Service canadien de renseignements criminels (SCRC);
• système vidéo numérique de bord;
• addenda à une EFVP pour le Système administratif pour les opérations secrètes – Protection des témoins (SAOS – PT).

Les EFVP pour les rapports d'analyse de l'horaire des quarts de travail et du traitement de la paye visée par une exception (HQTTPE) et la base de données du Système automatisé de renseignements sur la criminalité (SARC) du Service canadien de renseignements criminels (SCRC) ont également été soumises au SCT, car elles nécessitaient des modifications au fichier de renseignements personnels (FRP) connexe.

Une brève description de chaque EFVP est détaillée ci-dessous, et les résumés complets de ces programmes sont accessibles sur le site Web de la GRC à l'adresse : https://www.rcmp-grc.gc.ca/fr/addendums-evaluation-des-facteurs-relatifs-la-vie-privee.