Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers de la Gendarmerie royale du Canada pour l’exercice 2020-2021

1. Introduction

Vous trouverez ici des renseignements sommaires sur les mesures prises par la Gendarmerie royale du Canada (GRC) en vue de tenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF), y compris des renseignements sur la gestion du contrôle interne et sur les résultats de l'évaluation et des plans d'action auxquels ils ont donné lieu.

Le Rapport ministériel sur le rendement de la GRC de 2020-2021 et le Rapport sur les plans et les priorités de la GRC de 2020-2021 fournissent des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités de programme de la GRC.

2. Système de contrôle interne en matière de rapports financiers de la GRC

2.1 Gestion du contrôle interne

La GRC reconnaît qu'il incombe à la haute direction de donner le ton pour que les employés de tous les niveaux comprennent leur rôle dans le maintien d'un système efficace de CIRF et qu'ils soient en mesure d'exercer efficacement leurs responsabilités à cet égard. La GRC a pour priorité de s'assurer que les risques sont gérés grâce à un environnement de contrôle adaptable et axé sur le risque, qui favorise l'amélioration et l'innovation continues.

La GRC dispose d'une structure de gouvernance et de responsabilisation bien établie pour soutenir les évaluations et la surveillance de son système de contrôle interne. Le cadre de gestion du contrôle interne de la GRC comprend :

• des structures de responsabilisation organisationnelle à l'appui d'une gestion financière saine, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs des principaux secteurs de responsabilité, en lien avec la gestion des contrôles internes;
• les valeurs et l'éthique;
• la communication continue, y compris la formation sur les exigences prévues par la loi, les politiques et les procédures, pour la gestion et le contrôle des finances;
• une équipe centralisée du contrôle interne, appuyée par des groupes régionaux et relevant de la Gestion générale, chargée de la documentation, de la conception et de l'efficacité opérationnelle du CIRF, sous l'autorité du dirigeant principal des Finances;
• la surveillance périodique de la gestion des contrôles internes et leur mise à jour régulière, ainsi que la présentation de résultats d'évaluation et de plans d'action connexes à la commissaire, au dirigeant principal des Finances, à la haute direction et, s'il y a lieu, au Comité ministériel de vérification.

Le Comité ministériel de vérification conseille la commissaire sur la pertinence et le fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance de la GRC.

2.2 Accords de services touchant les états financiers

Pour le traitement de certaines transactions enregistrées dans ses états financiers, la GRC s'en remet à d'autres organisations :

Dispositions relatives aux services communs

• Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) administre les éléments suivants
  • le paiement des salaires et des avantages au moyen de deux systèmes de paye : le système Phénix pour les employés de la fonction publique et le Système de paye des membres (SPM) pour les membres réguliers et les membres civils de la GRC;
  • l'acquisition de biens et de services conformément à la délégation de pouvoirs de la GRC et la prestation de services de logement;
  • l'émission de paiements du receveur général et le traitement de règlements interministériels au nom de la GRC par l'entremise du Système normalisé des paiements (SNP).
• Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada fournit des services relatifs aux programmes d'assurance du secteur public pour les employés de la fonction publique de la GRC et administre de façon centralisée le paiement de la partie des cotisations de l'employeur pour les régimes d'avantages sociaux des employés (Régime de pension de retraite de la fonction publique, Régime d'assurance-emploi, Régime de pensions du Canada, Régime de rentes du Québec et Régime de prestations supplémentaires de décès de la fonction publique) pour la GRC.
• Le ministère de la Justice fournit à la GRC des services juridiques.
• Services partagés Canada (SPC) offre à la GRC des services d'infrastructure de TI liés aux centres de données et aux services de réseau. La portée et les responsabilités sont décrites dans l'accord interministériel conclu entre SPC et la GRC.

Se reporter aux annexes des ministères cités ci-dessus pour obtenir plus de renseignements sur les systèmes de CIRF liés à ces services.

Pour le traitement de l'information ou de certaines transactions enregistrées dans ses états financiers, la GRC s'en remet à d'autres ministères :

Accords particuliers :

• Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) assure l'administration des pensions des membres pour le compte de la GRC. SPAC a le pouvoir et la responsabilité de veiller à ce que les transactions et les paiements soient faits conformément aux conditions établies par la GRC.
• Anciens Combattants Canada assure l'administration de certains programmes et services que la GRC doit offrir à ses membres, y compris les programmes de prestations de soins de santé et de pensions d'invalidité à la suite d'une maladie, d'une blessure ou d'un décès en lien avec le travail, conformément à la Partie II de la Loi sur la pension de retraite de la Gendarmerie royale du Canada et à la Loi sur les pensions. Anciens Combattants Canada offre aussi des services de soutien à la transition et de gestion des cas ainsi qu'un accès au réseau de cliniques pour traumatismes liées au stress opérationnel (TSO) et au Service d'aide ACC pour les membres admissibles.

3. Résultats de l'évaluation ministérielle durant l'exercice 2020-2021

Le tableau ci-dessous présente l'état d'avancement des activités de surveillance en cours selon le plan cyclique de l'exercice précédent.

Les constatations principales et les modifications importantes nécessaires selon l'évaluation de l'exercice en cours sont résumées ci-dessous.

Contrôles clés nouveaux ou considérablement modifiés :

Dans l'exercice en cours, aucun contrôle clé n'a été considérablement modifié dans les processus en vigueur qui devaient être évalués.

À la mi-mars 2020, la pandémie de la COVID-19 a entraîné la prise de mesures d'urgence pour lutter contre la propagation du virus. Ces mesures ont changé la façon dont fonctionne la GRC, dont les employés ont commencé à travailler à distance. La GRC a examiné les centres de décision dans les secteurs à risque élevé pour évaluer l'incidence de la COVID-19 sur les contrôles clés et n'a relevé aucun changement important. Au besoin, des contrôles d'atténuation ont été mis en place pour ramener les risques à un niveau acceptable et le recours à la technologie a permis de maintenir les contrôles comme la mise en œuvre de signatures électroniques. Certaines activités de contrôle ont été suspendues sans trop de conséquences. En général, les activités de contrôle ont repris dans la deuxième moitié de l'exercice et la plupart des retards ont été rattrapés.

Programme de surveillance continue :

Les activités de surveillance continue se poursuivent après la fin de l'exercice financier (31 mars). Par conséquent, la pandémie de COVID-19 a interrompu la réévaluation des principaux processus de travail étant donné la modification des priorités, la réduction de la capacité de l'effectif et la mise en œuvre de restrictions en milieu de travail. Les réévaluations sont en cours et devraient être terminées aux dates indiquées dans le tableau ci-dessus. Certaines réévaluations ont été reportées à de prochains exercices afin de renouveler le plan de surveillance continue en fonction de la disponibilité des ressources et du budget. Le renouvellement du plan permettra aussi au personnel de se concentrer davantage sur l'achèvement des travaux non effectués au cours des exercices 2019-2020 et 2020-2021.

Les évaluations effectuées en 2020-2021 n'ont révélé aucune déficience importante au niveau des contrôles.

4. Plan d'action de la GRC pour les exercices à venir

Le plan cyclique de surveillance continue de la GRC pour les cinq prochains exercices financiers est présenté dans le tableau ci-dessous. Le plan de surveillance continue repose sur les éléments suivants :

• la validation annuelle des processus et des contrôles à risque élevé;
• la disponibilité des ressources et le budget;
• les modifications apportées au plan de surveillance continue, au besoin.

Certains contrôles clés sont évalués aux deux ans en raison de leur envergure (nombre de sous-processus) et de leur complexité.

Outre le plan de surveillance continue, la GRC effectue une évaluation exhaustive du processus de gestion financière, qui devrait être achevée en 2023-2024. En raison de la pandémie de COVID-19, le Bureau du contrôleur général a reporté d'un an l'échéance de l'évaluation pour les ministères et organismes (l'échéance antérieure était l'exercice 2022-2023). Quand l'évaluation exhaustive sera terminée, le processus sera intégré au plan de surveillance continue aux fins de réévaluation cyclique du rendement du contrôle.

Date de modification :

2022-02-01