Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant les contrôles internes en matière de rapports financiers de la Gendarmerie royale du Canada pour l’exercice 2018-2019

1. Présentation

Le présent document donne un résumé de l'information sur les mesures prises par la Gendarmerie royale du Canada (GRC) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers, y compris des renseignements sur la gestion des contrôles internes et les résultats de l'évaluation ainsi que les plans d'action connexes.

Des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités de programme de la GRC se trouvent dans le Rapport sur les résultats ministériels 2018-2019 et le Plan ministériel 2018-2019.

2. Système de contrôle interne en matière de rapports financiers de la GRC

2.1 Gestion du contrôle interne

La GRC reconnaît qu'il est important que la direction fournisse des messages clairs afin que les employés de tous les niveaux comprennent le rôle qu'ils doivent jouer dans le maintien d'un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF) et qu'ils disposent des outils nécessaires pour s'acquitter efficacement de ces responsabilités. La GRC vise avant tout à assurer une bonne gestion des risques grâce à un environnement de contrôle souple, axé sur le risque et propice à l'amélioration et à l'innovation continues.

La GRC dispose d'une structure de gouvernance et de responsabilité bien établie pour appuyer les mesures d'évaluation et la surveillance ministérielles de son système de contrôle interne. Le cadre de gestion du contrôle interne de la GRC, approuvé par le commissaire, a été mis en place et comprend les éléments suivants :

• Des structures de responsabilisation organisationnelle relativement à la gestion du contrôle interne en vue d'appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs dans leurs secteurs de responsabilité pour la gestion du contrôle;
• Les valeurs et l'éthique;
• Des activités de communication et de formation continues concernant les exigences législatives, les politiques et les procédures visant à assurer une saine gestion financière et un contrôle efficace des finances;
• Une équipe centralisée appuyée par des groupes régionaux du contrôle interne au sein du portefeuille de la Gestion générale qui se consacrent à la documentation, à la conception et à l'efficacité opérationnelle du CIRF, sous l'autorité fonctionnelle du dirigeant principal des Finances et de l'Administration ((DPFA);
• Une surveillance périodique de la gestion du contrôle interne et des comptes rendus réguliers à cet effet, ainsi que la communication des résultats de l'évaluation connexe et des plans d'action au commissaire, au DPFA de même qu'à la haute direction, et, s'il y a lieu, au Comité ministériel de vérification (CMV).

Le CMV fournit des conseils au commissaire au sujet de la pertinence et du fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance de la GRC.

2.2 Ententes de services relatives aux états financiers

La GRC compte sur d'autres organisations pour le traitement de certaines opérations consignées dans ses états financiers, notamment :

Ententes de services courantes

• Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) gère le paiement des salaires et des indemnités de façon centralisée, au moyen de deux systèmes de paye : Phénix pour les fonctionnaires, et le Système de paye des membres (SPM) pour les membres réguliers et les membres civils de la GRC. SPAC gère aussi l'approvisionnement en biens et services, conformément à la délégation de pouvoirs de la GRC et offre des services de gestion des locaux;
• Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada fournit à la GRC des services en lien avec les assurances des fonctionnaires fédéraux et assure la gestion centralisée du paiement de la part des cotisations de l'employeur aux régimes d'avantages sociaux des employés (c.-à-d., le Régime de pension de retraite de la fonction publique, le Régime d'assurance-emploi, le Régime de pension du Canada, le Régime de rentes du Québec et le Régime de prestations supplémentaires de décès de la fonction publique) au nom de la GRC;
• Le ministère de la Justice fournit des services juridiques à la GRC;
• Services partagés Canada (SPC) fournit à la GRC des services liés à l'infrastructure de technologie de l'information (TI) dans les secteurs des centres de données et des services de réseau. L'étendue des services et les responsabilités de chacun sont décrites dans l'entente entre SPC et la GRC.

Les lecteurs de la présente annexe peuvent consulter les annexes des organisations susmentionnées pour mieux comprendre les systèmes de CIRF portant sur ces services en particulier.

La GRC confie à d'autres ministères le traitement de certaines opérations ou de certains renseignements consignés dans ses états financiers, notamment :

Ententes particulières

• SPAC assure l'administration des pensions des membres au nom de la GRC. SPAC a le pouvoir et la responsabilité de veiller à ce que les transactions et les paiements soient faits conformément aux modalités établies par la GRC. Ainsi, on s'en remet aux procédures de contrôle de SPAC.
• Anciens Combattants Canada (ACC) administre certains des programmes et des services que la GRC est responsable de fournir à ses membres, y compris le Programme de pension d'invalidité et le régime de prestations sanitaires pour une blessure, une maladie ou un décès lié au service, conformément à la Partie II de la Loi sur la pension de retraite de la Gendarmerie royale du Canada et à la Loi sur les pensions. ACC offre également du soutien à la transition, de la gestion des cas et un accès au réseau de cliniques pour traumatismes liés au stress opérationnel (TSO) et au service d'aide d'ACC aux membres admissibles. Ainsi, on s'en remet aux procédures de contrôle d'ACC.

3. Résultats de l'évaluation ministérielle au cours de l'exercice 2018-2019

Le tableau ci-dessous résume l'état des activités de surveillance continue d'après le plan cyclique de surveillance continue de l'exercice précédent.

Les principales constatations et adaptations requises d'après les activités d'évaluation de l'exercice en cours sont résumées ci-après.

Contrôles clés nouveaux ou modifiés de façon importante :

Pendant l'année en cours, aucune modification importante n'a été apportée aux contrôles clés associés aux processus existants qui exigent une réévaluation. Les évaluations de conception et d'efficacité opérationnelle des mesures importantes de contrôle pour le nouveau système de paye, Phénix, se poursuivront jusqu'à ce que les processus de la paye de SPAC atteignent un état stable.

Programme de surveillance continue :

Dans le cadre de son plan cyclique de surveillance continue, la GRC a terminé sa réévaluation des contrôles généraux de la TI gérés par la GRC. La réévaluation des contrôles clés des processus opérationnels sur les risques importants, des immobilisations corporelles, du passif du régime de pension, des dépenses d'exploitation et comptes créditeurs, et des recettes et comptes débiteurs est en cours et sera réalisée en 2019-2020. La réévaluation des processus de la paye des employés de la fonction publique est en cours, comme il est écrit plus haut. Dans la plupart des cas, les contrôles clés mis à l'essai se sont déroulés comme prévu, mais les mesures correctives suivantes s'imposent :

• On a décelé des failles en matière de contrôle dans des contrôles clés des processus opérationnels sur les risques importants en ce qui a trait à la réalisation des rapprochements et des examens, et à la séparation des tâches. Un plan d'action de la direction pour donner suite aux recommandations sera élaboré par les responsables des processus.
• On a décelé des failles en matière de contrôle dans les contrôles généraux de la TI en ce qui a trait à l'accès aux programmes et aux données, aux opérations informatiques et à la gestion du changement. Un plan d'action de la direction pour donner suite aux recommandations sera élaboré par les responsables des processus.

4. Plan d'action ministériel pour le prochain exercice et les exercices à venir

Le plan cyclique de surveillance continue de la GRC au cours des quatre prochains exercices, qui se fonde sur une validation annuelle des processus et des contrôles à risque élevé et les modifications connexes au plan de surveillance continue, s'il y a lieu, est présenté dans le tableau suivant.

Date de modification :

2020-02-26