Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant les contrôles internes en matière de rapports financiers de la Gendarmerie royale du Canada pour l’exercice 2015-2016

1. Introduction

Le présent document fournit de l'information sommaire sur les mesures prises par la Gendarmerie royale du Canada (GRC) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers, y compris des renseignements sur la gestion du contrôle interne, les résultats d'évaluation et les plans d'action connexes.

Des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités de programme de la GRC se trouvent dans le Rapport ministériel sur le rendement 2015-2016 et le Rapport sur les plans et les priorités 2015-2016.

2. Système de la GRC de contrôle interne en matière de rapports financiers

2.1 Gestion du contrôle interne

La GRC reconnaît qu'il incombe à la haute direction de donner le ton pour que les employés de tous les niveaux comprennent leur rôle dans le maintien d'un système efficace de CIRF et qu'ils soient en mesure d'exercer efficacement leurs responsabilités à cet égard. La GRC a pour priorité de s'assurer que les risques sont bien gérés grâce à un environnement de contrôle adaptable et axé sur le risque, qui favorise l'amélioration et l'innovation constantes.

La GRC est dotée d'une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les efforts d'évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne. Le cadre de gestion du contrôle interne de la GRC, approuvé par le commissaire, est instauré et englobe :

Gouvernance

• des structures de responsabilisation organisationnelle relativement à la gestion du contrôle interne en vue d'appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs dans leurs secteurs de responsabilité pour la gestion du contrôle;
• un code de valeurs et d'éthique;
• un bureau de la responsabilité professionnelle sous la responsabilité du commissaire;
• un examen trimestriel de la gestion du contrôle interne et des mises à jour régulières à cet effet, ainsi que la présentation des résultats d'évaluations et des plans d'action au commissaire et aux cadres supérieurs et, le cas échéant, au Comité ministériel de vérification;
• des politiques claires de gestion administrative, organisationnelle et financière;
• un cadre solide de vérification des comptes;
• un examen régulier des matrices de délégation de pouvoirs en vue de répondre aux besoins opérationnels de l'organisation;
• des ententes de rendement et des plans d'apprentissage annuels pour chaque employé, énonçant clairement les responsabilités de gestion financière des détenteurs de budgets;
• un plan de vérification interne axé sur les risques, auquel contribue chaque membre de l'État-major supérieur (EMS) avant l'adoption.

Surveillance

• un groupe central et des groupes régionaux du contrôle interne au sein du portefeuille de la Gestion générale sont chargés de documenter, de concevoir et d'optimiser l'efficacité opérationnelle du CIRF, sous l'autorité fonctionnelle du Dirigeant principal des Finances et de l'Administration (DPFA);
• les responsables des processus au sein des centres de décision et chargés de corriger les faiblesses de contrôle relevées;
• les réunions trimestrielles du Comité ministériel de vérification.

Capacité

• la communication et la formation continues concernant les exigences législatives, et les politiques et les procédures visant à assurer une saine gestion financière et des contrôles financiers;
• des cours obligatoires dans le domaine financier offerts par l'École de la fonction publique du Canada intégrés au plan d'apprentissage des spécialistes financiers pour garantir un personnel qualifié;
• l'embauche par l'entremise du Programme de recrutement et de perfectionnement des agents financiers (RPAF), qui expose les postulants aux aspects primordiaux des finances gouvernementales, dans le but d'avoir un personnel compétent et bien informé. La participation active à la connaissance de la formation nécessaire au soutien direct du regroupement des éléments professionnels comptables au sein du nouveau programme de comptables professionnels agréés (CPA).

Vous trouverez ci-dessous les principaux comités et fonctions responsables du maintien et de l'évaluation de l'efficacité du système de CIRF au sein de la GRC.

Commissaire – À titre d'agent comptable, le commissaire de la GRC assume la responsabilité générale et le leadership en matière de mesures prises en vue de maintenir l'efficacité du système de contrôle interne. En cette qualité, il préside l'État-major supérieur de la GRC.

Comité ministériel de vérification (CMV) – Le CMV est un comité consultatif indépendant qui fournit un point de vue objectif sur les cadres et les procédures de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance en place à la GRC. Il compte trois membres externes. Le comité examine le profil de risque organisationnel ainsi que le système de contrôle interne, y compris l'évaluation et les plans d'action liés au système de CIRF.

Dirigeant principal des Finances et de l'Administration (DPFA) – Le DPFA relève directement du commissaire et exerce un leadership afin de soutenir la coordination, la cohérence et l'orientation de la conception et du maintien d'un système de CIRF efficace et intégré, ce qui comprend l'évaluation annuelle. Le DPFA est un membre d'office du Comité ministériel de vérification et assiste à ses réunions trimestrielles.

Sous-commissaires – Les cadres supérieurs sectoriels de la GRC chargés d'administrer les opérations et les programmes ont la responsabilité d'assurer et d'examiner l'efficacité des aspects du système de CIRF qui s'inscrivent dans leur mandat.

Dirigeant principal de la vérification et de l'évaluation (DPVE) – Le DPVE de la GRC relève directement du commissaire. Par le travail du personnel de la Vérification interne, il contribue à l'efficacité et à la pertinence du système de contrôle interne de la GRC en procédant à des vérifications périodiques fondées sur le risque dans divers secteurs d'activité de la GRC. Le DPVE tient compte du système de CIRF dans sa planification annuelle fondée sur le risque. Le DPVE est un membre d'office du Comité ministériel de vérification et assiste à ses réunions trimestrielles.

Agent de la responsabilité professionnelle (ARP) – L'ARP doit veiller à la mise en place d'un régime global d'intégrité et de responsabilité dans tous les secteurs d'activités de la GRC à l'échelle du Canada. L'ARO travaille également à renforcer les valeurs et l'éthique professionnelles touchant tous les aspects liés à la prise de décisions de la GRC et au comportement des employés.

L'État-major supérieur (EMS) – L'EMS est l'organe décisionnel central de la GRC. Il est chargé de définir l'orientation et la vision stratégiques globales de la GRC, d'établir les priorités stratégiques et de prendre les décisions finales quant aux politiques, aux programmes, à la planification et aux propositions en matière de communications stratégiques.

2.2 Ententes de services relatives aux états financiers

La GRC compte sur d'autres organisations pour le traitement de certaines transactions qui sont comptabilisées dans ses états financiers, comme suit :

Ententes courantes

• Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) administre de façon centralisée le paiement des salaires et des avantages sociaux, au moyen de deux systèmes de paye : Phénix pour les fonctionnaires, et le Système de paye des membres pour les membres réguliers et les membres civils de la GRC. SPAC gère aussi l'approvisionnement en biens et en services conformément à la délégation de pouvoirs de la GRC, en plus de fournir des locaux;
• le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada fournit à la GRC les renseignements nécessaires pour calculer diverses charges à payer et provisions, comme la charge accumulée liée aux indemnités de départ;
• le ministère de la Justice Canada fournit des services juridiques à la GRC;
• Services partagés Canada (SPC) fournit des services d'infrastructure de technologie de l'information (TI) à la GRC dans les domaines des centres de données et des réseaux. La portée et les responsabilités sont abordées dans l'accord interministériel entre SPC et la GRC.

Ententes particulières

• SPAC assure l'administration des pensions des membres au nom de la GRC. SPAC a le pouvoir et la responsabilité de veiller à ce que les transactions et les paiements soient réalisés conformément aux modalités établies par la GRC. Par conséquent, la GRC se fie aux procédures de contrôle de SPAC.

3. Résultats de l'évaluation de la GRC au cours de l'exercice 2015-2016

Les principales conclusions et les rajustements importants requis découlant des activités d'évaluation de l'année en cours sont résumés ci-dessous.

Contrôles clés nouveaux ou modifiés de façon importante : Pendant l'année en cours, des contrôles clés ont été modifiés de façon importante dans le cadre des processus existants nécessitant une réévaluation. Au cours de l'année, la mise en œuvre d'une fonctionnalité automatisée quant au pouvoir de signer des documents financiers, de la Solution de gestion des voyages et des dépenses (SGVD) et de la fonctionnalité de l'Établissement des horaires et traitement de la paye d'exception (ÉHTPE) a fait en sorte que des changements ont dû être apportés au système d'information financière de la GRC. Ces changements seront évalués tant du point de vue de la conception que de l'efficacité opérationnelle dans le cadre du plan cyclique de surveillance continue de 2016-2017.

Programme de surveillance continue : Dans le cadre de son plan cyclique de surveillance continue, la GRC a procédé à la réévaluation de ses contrôles financiers dans le cadre du processus opérationnel d'inventaire, et la réévaluation des contrôles généraux de la TI gérés par la GRC et des rapports financiers progressent comme prévu. La réévaluation des contrôles au niveau de l'entité et des contrôles clés des processus opérationnels sur les risques importants sont en cours et seront terminés pendant l'exercice 2016-2017. Dans la plupart des cas, les contrôles clés mis à l'essai se sont déroulés comme voulu, mais les mesures correctives suivantes ont été apportées :

• des problèmes de contrôle ont été relevés dans les contrôles généraux de la TI en ce qui a trait à l'accès aux programmes et aux données. Un plan d'action de la direction pour donner suite aux recommandations sera élaboré par les responsables des processus.
• des problèmes de contrôle ont été relevés dans le domaine de la gestion de l'inventaire. Un plan d'action de la direction pour donner suite aux recommandations est en cours d'élaboration par les responsables des processus.

4. Plan d'action de la GRC

4.1 Progrès au cours de l'exercice 2015-2016

La GRC a continué de mener ses activités de surveillance continue selon le plan cyclique de l'exercice précédent, comme il est indiqué dans le tableau suivant.

4.2 Plan d'action pour le prochain exercice et les années subséquentes

Le plan cyclique de surveillance continue de la GRC au cours des trois prochaines années, fondé sur une validation annuelle des processus et des contrôles à risque élevé et les rajustements connexes au plan de surveillance continue, s'il y a lieu, est présenté dans le tableau suivant.

Date de modification :

2016-11-21