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La voie à suivre : Plan d’action de la GRC sur l’examen des plaintes d’agression sexuelle et le soutien aux victimes
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Sommaire
Les agressions sexuelles sont des crimes dévastateurs et traumatisants qui ont des effets à long terme sur les victimes. De plus, les expériences négatives avec les enquêteurs de police peuvent ajouter au traumatisme des victimes ou en dissuader d'autres de porter plainte.
Plus tôt cette année, les divisionsNote de bas de page 1 de la GRC ont passé en revue toutes les affaires d'agression sexuelle qu'elles avaient été amenées à juger sans fondement depuis 2016.
La GRC a créé une équipe à Ottawa pour étudier les rapports divisionnaires, se pencher sur tous les aspects des enquêtes sur les agressions sexuelles, consulter des intervenants externes, des partenaires et des experts et guider la GRC dans l'amélioration de ses enquêtes sur ces crimes graves.
La GRC s'est engagée à assurer l'excellence en matière d'enquête et de soutien aux victimes d'agressions sexuelles au Canada. Nos objectifs sont clairs :
- traiter les victimes d'agression sexuelle avec compassion, sollicitude et respect, conformément aux pratiques dont l'exemplarité est fondée sur les faits
- partout au Canada, dans les affaires d'agression sexuelle, mener systématiquement des enquêtes dignes des normes professionnelles les plus élevées, en mettant en œuvre les pratiques de contrôle établies pour assurer le niveau maximal de responsabilisation et d'intendance des enquêtes; et
- sensibiliser le public et accroitre sa confiance dans les enquêtes de la GRC sur les agressions sexuelles, accroître sa confiance dans ces enquêtes et l'encourager à signaler toute agression sexuelle dont il a connaissance.
La GRC prend des mesures pour renforcer la formation et la sensibilisation des policiers, la responsabilisation en matière d'enquête, le soutien aux victimes et les communications et la sensibilisation du public.
Contexte
« Plaintes sans fondement »
La Gendarmerie royale du Canada (GRC), à l'instar de tous les autres services de police au Canada, se fonde sur le sondage sur la Déclaration uniforme de la criminalité (DUC) pour classer une plainte comme sans fondement lorsqu'après enquête policière, on conclut qu'aucune loi n'a été violée et qu'aucune tentative n'a été faite à cette fin.
Selon un rapport de sondage de Statistique Canada daté de 2015, on estime que 635 000 incidents d'agression sexuelle ont eu lieu au Canada en 2014, dont environ 90 pourcent n'ont pas été signalés à la police. Des femmes étaient les victimes de 87 pourcent de ces incidents. Ces statistiques sont pratiquement demeurées inchangées depuis 2004, alors que tous les autres types de crimes ont diminué.
Dans le même sondage, les victimes d'agressions sexuelles ont dit avoir moins confiance en la police. Les victimes qui n'ont pas signalé l'incident à la police ont le plus souvent indiqué qu'elles avaient l'impression que le crime était mineur et ne valait pas la peine d'être déclaré.
En février 2017, le Globe and Mail publié une série d'articles sur la façon dont la police traite les signalements d'agressions sexuelles. On y indiquait que la police détermine, en moyenne, qu'une plainte d'agression sexuelle sur cinq est sans fondement. On y dévoilait aussi des témoignages qui soulèvent des questions quant à la façon dont certains enquêteurs pourraient traiter les victimes d'agressions sexuelles.
Examen des dossiers de 2016
La GRC a examiné tous les dossiers d'agressions sexuelles classés comme sans fondement depuis 2016 pour s'assurer que les enquêtes avaient été menées conformément à la politique opérationnelle de la GRC, que toutes les pistes d'enquête sérieuses avaient été explorées et que les affaires avaient été classées comme il se doit compte tenu de l'information disponible. Les résultats de cette démarche indiquaient clairement que des changements s'imposent.
- La GRC a donné suite à 10 038 signalements d'agressions sexuelles dans l'ensemble du Canada.
- Les divisions ont passé en revue 2 225 dossiers d'agressions sexuelles classés comme sans fondement.
- Les divisions ont déterminé que 1 260 dossiers classés comme sans fondement n'auraient pas dû être classés comme tels.
- Les divisions et la Direction générale ont relevé 284 dossiers requérant une enquête plus poussée.
- Après l'examen des dossiers de 2016, le taux moyen de dossiers classés comme sans fondement à l'échelle nationale est passé de 22 pourcent à 9,6 pourcent.
* Tous les chiffres contenus dans le présent rapport sont à jour au 30 octobre 2017.
Agressions sexuelles classées comme sans fondement par la GRC en 2016
-
Agressions sexuelles classées comme sans fondement par la GRC en 2016 - table
Agressions sexuelles classées comme sans fondement par la GRC en 2016 Dossiers classés comme sans fondement Dossiers n'auraient pas dû être classés comme tels Dossiers nécessitent une enquête plus poussée 2 225 (100 pourcent) 1 260 (57 pourcent) 284 (13 pourcent)
** Les dossiers requérant une enquête plus poussée peuvent nécessiter des entrevues supplémentaires, une meilleure documentation ou l'utilisation d'autres outils d'enquête.
L'équipe d'examen a également soulevé des manquements qualitatifs dans certaines enquêtes, notamment :
- une documentation insuffisante sur les mesures qui ont été prises dans un dossier ou sur les raisons qui ont justifié qu'il soit classé comme sans fondement;
- le manque de régularité dans le contrôle visant à vérifier que les enquêtes sont menées, documentées et classées comme il se doit; et
- le manque de connaissance des enquêteurs sur la loi en ce qui concerne le consentement.
De plus, des membres de la GRC ont examiné un échantillon de 93 dossiers d'agression sexuelle datant de 2015. Les examinateurs ont déterminé que les enquêteurs se méprenaient régulièrement sur la classification des plaintes sans fondement.
Mesures de suivi :
- Le projet d'examen des dossiers de la GRC a été élargi pour englober toutes les enquêtes sur des plaintes d'agression sexuelle qui n'ont pas été réglées par mises en accusation au cours des années civiles 2015, 2016 et 2017. Ce projet sera réalisé par l'équipe d'examen de la Direction générale.
- La GRC a développé un guide de pratiques exemplaires en matière d'enquête sur les agressions sexuelles qui viendra compléter la politique de la GRC et qui constituera pour les enquêteurs un guide de référence qui les aidera à mener des enquêtes exhaustives.
Consultations auprès des parties intéressées
Des représentants de la GRC ont consulté des membres de 30 ONG et de 44 organismes partenaires du gouvernement, y compris des défenseurs des droits des victimes, des procureurs de la Couronne et des travailleurs de la santé dans chaque division où la GRC offre des services de police contractuelle.
De membres de la GRC ont consulté des représentants d'organismes canadiens et étrangers chargés de l'application de la loi et ont rencontré des membres d'organisations non gouvernementales (ONG) et d'organismes partenaires du gouvernement pour discuter des pratiques, des politiques, de la formation et de la participation publique en lien avec les enquêtes sur les agressions sexuelles.
Parmi les ONG consultées, mentionnons des regroupements de professionnels des services aux victimes et de défenseurs des droits des victimes de partout au Canada. Ces intervenants ont donné leur avis sur les pratiques exemplaires en matière d'enquête sur les agressions sexuelles et sur les difficultés auxquelles se butent les victimes, leur famille et les services de soutien aux victimes lorsque des agressions sexuelles sont signalées à la police.
Les commentaires des parties intéressées, souvent validés lors de l'examen des dossiers d'agressions sexuelles, étaient centrés sur les quatre éléments suivants : la formation et la sensibilisation des policiers, la responsabilisation en matière d'enquête, le soutien aux victimes ainsi que la sensibilisation du public.
Formation et sensibilisation des policiers
Les parties intéressées ont indiqué que certains dossiers d'agression sexuelle sont clos trop rapidement ou jugés sans fondement à cause des idées préconçues des policiers quant à la façon dont les victimes de violence sexuelle devraient se comporter, notamment l'attente qu'elles puissent raconter fidèlement l'incident.
L'examen des dossiers de la GRC confirme cette assertion. Les examinateurs ont remarqué que certains membres prenaient des incohérences dans les déclarations des victimes pour de la malhonnêteté et, de façon générale, méconnaissaient les effets d'un traumatisme sur la capacité des victimes de relater les événements ou ignoraient que les stratégies d'adaptation instinctives ou inconscientes peuvent modifier ou masquer les émotions.
Si les jeunes femmes sont les plus à risque d'être agressées sexuellement, elles ne sont pas les seules victimes. Des représentants de groupes de soutien aux hommes victimes d'agressions sexuelles ont indiqué que certains hommes ne signalent pas les agressions dont ils sont victimes parce qu'ils croient qu'ils seront perçus comme des homosexuels ou des hommes efféminés. De plus, des responsables de groupes de soutien pour les victimes LGBTQ2+ ont affirmé que certaines victimes hésitaient à porter plainte à cause de la perception que la police a de la communauté LGBTQ2+ et à cause du manque de logique dans la façon dont la police nomme la violence dans les couples homosexuels.
En outre, les parties intéressées ont souligné que les enquêteurs n'étaient pas toujours au fait de la jurisprudence récente sur le consentement. Les défenseurs des droits des victimes ont mentionné des situations où les enquêtes étaient closes lorsqu'il était déterminé que la victime n'avait pas dit « non », même si elle avait indiqué autrement son refus.
Les enquêtes sur les agressions sexuelles sont complexes et stressantes pour les victimes, les témoins et les enquêteurs. Ces derniers doivent recevoir de la formation centrée sur les victimes qui porte sur les effets des traumatismes, et avoir facilement accès à la jurisprudence, à la législation et aux études scientifiques les plus récentes au sujet de la violence sexuelle.
Mesures de suivi :
- La GRC élaborera une formation sur les agressions sexuelles qui porte sur la législation en vigueur et la loi sur le consentement, et qui insistera sur les méthodes d'enquête qui tiennent compte des effets des traumatismes ainsi que la violence fondée sur le sexe, qui met en lumière des mythes et des stéréotypes répandus, qui met l'accent sur les droits des victimes et les services de soutien qui leur sont offerts et qui appuie la supervision et les examens. Cette formation englobera toutes les populations vulnérables, notamment les Autochtones, les aînés, les personnes handicapées, les travailleuses et travailleurs du sexe, les enfants et les jeunes de moins de 18 ans. De plus, elle sera à l'image des différentes cultures et communautés que la GRC sert.
- Les divisions de la GRC transmettront le contenu de la formation de la GRC à tous les employés qui pourraient être appelés à interagir avec des victimes d'agression sexuelle ou appuyer des enquêtes sur des agressions sexuelles.
Responsabilisation en matière d'enquête
Il est exact dans certains cas de classer un dossier d'agression sexuelle comme sans fondement. Toutefois, les parties intéressées ont souligné que le faire à tort nuit à la perception du public quant à la façon dont les enquêteurs prennent en charge les signalements d'agressions sexuelles et peut dissuader des victimes de parler à la police. Si les agresseurs ne sont pas accusés parce qu'un dossier est clos incorrectement, d'une part les victimes peuvent être encore plus à risque d'être agressées et d'autre part, les agresseurs peuvent s'enhardir s'ils croient qu'ils risquent peu de se faire prendre.
En 2000, le service de police de Philadelphie a reçu des critiques sur la façon dont il avait enquêté sur des affaires d'agressions sexuelles et la manière dont il avait classé ces dossiers. Ces reproches ont mené à la création d'un comité externe de surveillance (le modèle de Philadelphie) composé de policiers et de représentants de ministères et d'ONG qui se penchent chaque année sur tous les dossiers d'agression sexuelle classés comme sans fondement. Le taux de dossiers classés comme sans fondement à Philadelphie a chuté à quatre pourcent, un taux inférieur à la moyenne américaine de sept pourcent.
Mesures du suivi :
- La GRC créera un groupe national qui fournira formation, conseils et surveillance en lien avec les enquêtes d'agressions sexuelles et qui collaborera avec les divisions pour mettre sur pied, là où il convient de le faire, des comités consultatifs externes qui guideront les enquêteurs dans les dossiers d'agressions sexuelles qui relèvent de la GRC.
- La GRC actualisera ses politiques et processus de façon à ce que les enquêteurs doivent justifier clairement le classement d'un dossier comme sans fondement et faire approuver le classement par leur superviseur immédiat.
- La GRC continuera de collaborer avec ses partenaires et les parties intéressées, y compris des ONG, et de les consulter au sujet de l'élaboration de la formation, de la sensibilisation du public et des politiques internes associées aux agressions sexuelles.
- Chaque division de la GRC mettra en place un processus pour assurer une surveillance appropriée des dossiers d'agression sexuelle.
Soutien aux victimes
Les défenseurs des droits des victimes ont indiqué que les victimes de violence sexuelle qui vont parler à la police souhaitent être reçues dans un milieu accueillant, sûr et privé qui invite à la confiance et à l'empathie. Ils ont aussi souligné que les services d'aide aux victimes contribuent de façon essentielle à limiter les séquelles que gardent les victimes d'un ou de plusieurs actes criminels et que les policiers doivent connaître les services offerts aux victimes dans leur région.
Les parties intéressées de partout au pays ont également souligné l'importance pour les policiers et les fournisseurs de soins aux victimes de nouer de solides partenariats. Plusieurs ont parlé de tels partenariats qui portent des fruits, alors que d'autres ont fait remarquer qu'on pourrait faire plus à cet égard sur certains territoires de compétence.
Les parties intéressées ont expliqué que les victimes qui ont subi un traumatisme physique ou émotionnel risquent de ne pas être capables de donner leur consentement éclairé pour être aiguillées vers un fournisseur de services aux victimes. Dans de tels cas, les parties intéressées appuient les aiguillages proactifs, dans le cadre desquels la police communique avec les fournisseurs de services aux victimes au nom de la victime. Ensuite, les fournisseurs communiquent directement avec la victime pour lui offrir leurs services. La politique sur les services d'assistance aux victimes de la GRC charge les membres de la GRC d'évaluer chaque situation pour déterminer si les conditions d'aiguillage proactif sont réunies.
Mesures de suivi :
- Les divisions de la GRC établiront des protocoles afin d'offrir un climat sûr et privé aux victimes qui veulent signaler une agression sexuelle.
- Les employés qui sont appelés à interagir avec des victimes d'agressions sexuelles recevront une liste des programmes de services aux victimes ainsi qu'un processus clair pour aiguiller les victimes vers ces services.
- Les enquêteurs, les superviseurs et les chefs de détachement renforceront leurs liens avec les fournisseurs de services aux victimes et les rencontreront régulièrement pour se communiquer de l'information, cerner les sources de préoccupation et collaborer pour aider les victimes.
- La GRC continuera d'explorer d'autres façons pour les victimes de signaler les agressions sexuelles, notamment les signalements par les tiers.
Communications et sensibilisation du public
Le rapport annuel de Statistique Canada sur la criminalité énonce clairement que la grande majorité des victimes d'agressions sexuelles ne signalent pas l'incident à la police parce qu'elles ont l'impression que le crime est mineur et qu'il ne vaut pas la peine d'être déclaré. De plus, les victimes d'agressions sexuelles disent avoir moins confiance en la police.
Lors des consultations, les parties intéressées ont régulièrement mentionné que les victimes peuvent aussi éviter de signaler les agressions sexuelles par peur de l'inconnu. Les défenseurs des droits des victimes ont affirmé que les policiers devraient communiquer au public de l'information accessible sur ce à quoi les victimes peuvent s'attendre lorsqu'elles signalent une agression sexuelle à la police et sur la façon dont la police peut aiguiller les victimes vers les services d'aide dont elles ont besoin.
Mesure de suivi :
- La GRC développera des produits de sensibilisation du public qui encourage les victimes à porter plainte à la police et qui expliquent ce à quoi les victimes peuvent s'attendre lorsqu'elles signalent une agression sexuelle.
Résumé des mesures de suivi pour la GRC
Examen des dossiers de 2016
- Le projet d'examen des dossiers de la GRC a été élargi pour englober toutes les enquêtes sur des plaintes d'agression sexuelle qui n'ont pas été réglées par mises en accusation au cours des années civiles 2015, 2016 et 2017. Ce projet sera réalisé par l'équipe d'examen de la Direction générale.
- La GRC a développé un guide de pratiques exemplaires en matière d'enquête sur les agressions sexuelles qui viendra compléter la politique de la GRC et qui constituera pour les enquêteurs un guide de référence qui les aidera à mener des enquêtes exhaustives.
Formation et sensibilisation des policiers
- La GRC élaborera une formation sur les agressions sexuelles qui porte sur la législation en vigueur et la loi sur le consentement, les méthodes d'enquête qui prennent les effets des traumatismes en compte ainsi que la violence fondée sur le sexe, qui met en lumière des mythes et des stéréotypes répandus, qui met l'accent sur les droits des victimes et les services de soutien qui leur sont offerts et qui appuie la supervision et les examens. Cette formation englobera toutes les populations vulnérables, notamment les Autochtones, les aînés, les personnes handicapées, les travailleuses et travailleurs du sexe, les enfants et les jeunes de moins de 18 ans. De plus, elle sera à l'image des différentes cultures et communautés que la GRC sert.
- Les divisions de la GRC transmettront le contenu de la formation de la GRC à tous les employés qui pourraient être appelés à interagir avec des victimes d'agression sexuelle ou appuyer des enquêtes sur des agressions sexuelles.
Responsabilisation en matière d'enquête
- La GRC formera un groupe national qui fournira formation, conseils et surveillance portant sur les enquêtes d'agressions sexuelles et qui collaborera avec les divisions pour mettre sur pied, là où il convient de le faire, des comités consultatifs externes qui guideront les enquêteurs dans les dossiers d'agressions sexuelles qui relèvent de la GRC.
- La GRC actualisera ses politiques et processus de façon à ce que les enquêteurs doivent justifier clairement le classement d'un dossier comme sans fondement et faire approuver le classement par leur superviseur immédiat.
- La GRC continuera de collaborer avec ses partenaires et les parties intéressées, y compris des ONG, et de les consulter au sujet de l'élaboration de la formation, de la sensibilisation du public et des politiques internes associées aux agressions sexuelles.
- Chaque division de la GRC mettra en place un processus pour assurer une surveillance appropriée des dossiers d'agression sexuelle.
Soutien aux victimes
- Les divisions de la GRC établiront des protocoles afin d'offrir un climat sûr et privé aux victimes qui veulent signaler une agression sexuelle.
- Les employés qui sont appelés à interagir avec des victimes d'agressions sexuelles recevront une liste des programmes de services aux victimes ainsi qu'un processus clair pour aiguiller les victimes vers ces services.
- Les enquêteurs, les superviseurs et les chefs de détachement renforceront leurs liens avec les fournisseurs de services aux victimes et les rencontreront régulièrement pour se communiquer de l'information, cerner les sources de préoccupation et collaborer pour aider les victimes.
- La GRC continuera d'explorer d'autres façons pour les victimes de signaler les agressions sexuelles, notamment les signalements par les tiers.
Sensibilisation du public
- La GRC développera des produits de sensibilisation du public qui encouragent les victimes à porter plainte à la police et qui expliquent ce à quoi les victimes peuvent s'attendre lorsqu'elles signalent une agression sexuelle.
Making requests under the Privacy Act
On this page
- How to request personal information
- Tips for submitting your request
- Examples of personal information
- Cost
- Delays
- Make a request by email or mail
- What happens once you make your request
- What you will receive after processing your request
- Third-party requests
- Requesting personal information about deceased individuals
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- Complaints
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Under the Privacy Act, Canadian citizens, permanent residents, and foreign nationals, regardless of where they are located, can request access to their personal information held by federal government institutions.
How to request personal information
The easiest way to submit a request is by using the Access to Information and Privacy (ATIP) Online Request service. It's fast and convenient. This service allows you to make online requests for information instead of having to print, scan, mail or email a paper form.
The Government of Canada's online portal lists the information you should have on hand before submitting your request.
Tips for submitting your request
Why do I need to be precise when requesting information
The RCMP is a large, multi-jurisdictional organization with offices and detachments across Canada. We use many different record-keeping systems that are not fully integrated. Searches for records are not done by the ATIP Branch in Ottawa; they are done by the division, detachment, program or employee who holds the records in question. As such, we need to understand the geographic location where your request will primarily be held in order to task it appropriately. For this reason, the more precise the request is, the faster we can respond.
You must include enough information about the records you wish to access to allow an experienced employee of the RCMP, with reasonable effort, to find the records being requested. For example:
Examples of personal information
The Privacy Act, Section 3(a)-(i), outlines the basis of what is considered personal information. Some examples include, but are not limited to:
Some information that is not considered personal includes:
- job classification/functions of a position/job title
- work-related correspondence
- details of employment contract, including salary range
- work telephone and fax number
- personal opinions or views given in the course of employment
Note
RCMP investigations often involve more than one individual. To make it easier for the RCMP to process your request and provide you with the most information, we recommend that you ask any individuals involved in a given incident for their written consent (permission) to release their personal information to you.
Requests for criminal records
You can only obtain your criminal records held by the RCMP through a criminal records check.
Cost
There is no cost for a Privacy Act request.
Delays
The RCMP's Access to Information and Privacy (ATIP) Branch continues to face challenges that result in response delays to requests submitted under the Privacy Act. Despite our legislative responsibilities, certain realities prevent us from responding in under 30 days.
Delays can be due to:
- operational requirements that call for RCMP members and employees to be redeployed (for instance, natural disasters like wildfires and flooding, significant investigations, and major events, to name just a few)
- the fact that the RCMP still relies heavily on paper-based processes, with records that have not be digitized
- the extensive search required (more than 750 locations throughout Canada)
- the long term effects of the COVID-19 pandemic.
To help streamline your request, try and be as focused and precise as possible. ATIP officials are here to help you get to the core of what you are requesting, in order to assist you to get the information you are requesting as quickly as possible.
The RCMP recognizes the importance of complying with legislated timelines. That is why we are currently overhauling our program and addressing these issues by:
- devoting resources to improve the timeliness of responses
- modernizing policies and procedures within the program to enhance operational efficiency
- expanding training and awareness campaigns for personnel to ensure they understand the obligation to respond within legislated timeframes.
Read the details of our efforts for the next five years in the modernization strategy and action plan.
Make a request by email or mail
If you can't make a request online, you can complete the RCMP's Personal Information Request (Privacy Act) form (PDF document) and email it to atipb@rcmp-grc.gc.ca or mail it to the address below.
Note
You must include a photocopy of government-issued photo identification with the signature showing (for example: driver's licence or health card).
If you can't download or print the form, you may also submit a letter clearly describing the personal information you are seeking. You must include the following information:
- full name and date of birth
- photocopy of government-issued photo identification with signature showing (e.g., driver's license or health card)
- your signature
- a return address where the information will be sent
- email address or telephone number in case we need clarification
- information about the type of records being requested (e.g., traffic accident report, personnel file, firearms certificate)
- specific location(s) to conduct our search such as towns or detachments
- RCMP file number if available (this information will allow the ATIP Branch to provide you with the specific documents to which you are seeking access)
Mail your form or letter to:
RCMP Access to Information and Privacy Branch
73 Leikin Drive, Mail Stop #61
Ottawa, Ontario, K1A 0R2
What happens once you make your request
How long will it take to receive information?
- Requests are handled in the order in which they are received. We receive a large number of requests on a daily basis and have a significant backlog.
- Once you make your request, the RCMP's ATIP Branch in Ottawa opens a file and identifies where relevant records may be located. Employees located across the country are contacted and asked to provide material, depending on the request.
- The ATIP Branch may also request an extension if more time is needed to collect the information. It can be granted provided the extension is justified.
- Once tasked, RCMP employees must search for all relevant material, which can include electronic files, notebook entries, emails, text messages, etc., and supply them to the ATIP Branch in Ottawa for processing.
- The ATIP Branch may conduct additional consultations, either within the RCMP or with external partners, as needed.
- All of the submitted material is then reviewed by the ATIP Branch, and exemptions and/or exclusions are applied, as outlined by the Access to Information Act and the Privacy Act. The ATIP Branch will then release the material to the requester.
What will you receive after processing your request
After the materials have been processed, requesters receive the following:
- any releasable documents relevant to your request
- a formal response letter citing any exemptions or exclusions applied during the processing of your request, your right to make a complaint and the relevant process, and contact information for the analyst who processed your request should you have any additional questions or concerns.
Third-party requests
- Under the Privacy Act, individuals can only access their own personal information held by the federal government. The RCMP may only release personal information to the individual concerned, unless that person gives written consent (permission) to another person or organization (e.g. insurance company, law firm) allowing them to request that information.
- To allow access to more complete information, third-party requesters may wish to obtain written consent (permission) from any of the parties involved in a given file or record. Without that permission, the information the RCMP may release will be limited.
- Requests are handled on a first-come, first-served basis, and the time to answer may be affected by the scope and complexity of the request. Requests will not be processed faster if they are sent by a third party, such as a lawyer.
Requesting personal information about deceased individuals
We understand losing a loved one is difficult. Please accept our condolences as we will do our best in attempting to assist you while also continuing to comply with the Privacy Act and its regulations. Personal information of a deceased person under the control of a federal institution is still considered personal for 20 years after the date of death and may not be released. This includes information gathered by the RCMP during an investigation. As such, we are often extremely limited in what we can provide.
- Administration of an estate: If you are an administrator of an estate, the Privacy Act Regulations do permit the release of certain information to allow the executor to carry out their duties. When submitting your request, please include clear documentation that you are the administrator, and how the information is required to settle the estate. This will allow us to work with your file as quick as possible in your difficult time.
- Spouses or family members: If you are a spouse or family that needs to access personal information of a deceased individual that is not related to the administration of the state, the Privacy Act unfortunately does not make provisions to access personal information of a deceased family member that may be contained in an RCMP file.
Note
A subpoena or court order must be addressed to the detachment or unit holding the record and not to the RCMP's ATIP Branch.
Requirements for written consent
A statement of written consent (permission) must include:
- the full name and date of birth of the individual whose personal information is being sought
- the full name of the person/company to whom the consent is being given
- a statement that the individual in question freely and voluntarily gives the RCMP permission to disclose his/her personal information to another individual/ company
- the consenting individual's signature, the date of consent
- a photocopy of government-issued photo identification (with signature showing) for the person giving consent
Note
You must include the original copy of the written consent (permission) with your request. We cannot accept a fax or photocopy.
Sample consent letter
Date
Address (of individual providing consent)
Statement of consent to access personal information
I, FULL NAME, born on DAY, MONTH, YEAR, hereby freely and voluntarily give consent to FULL NAME OF THIRD PARTY to request access to personal information held about me by the Royal Canadian Mounted Police in relation to (insert the type of information being requested or RCMP file number if available).
(Signature of person providing consent)
(Today's date)
Complaints
Anyone requesting information from an ATIP office has the right to file a complaint in relation to their request to the Privacy Commissioner at the address below, for example, if they:
- are not satisfied with the response they received from the RCMP
- have not received a response within the legislated timeframe
- have a complaint about how the RCMP collected, used, disclosed, retained and/or disposed of their personal information
Office of the Privacy Commissioner of Canada
30, Victoria Street
Gatineau, Quebec K1A 1H3
Présenter une demande en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Sur cette page
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Aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les citoyens canadiens, les résidents permanents et les ressortissants étrangers, peu importe où ils se trouvent, ont le droit de demander l'accès aux renseignements personnels les concernant détenus par les institutions fédérales.
Comment présenter une demande de renseignements personnels
La façon la plus simple de présenter une demande est d'utiliser le service de demande d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels (AIPRP) en ligne. C'est rapide et pratique. Ce service vous permet de présenter des demandes de renseignements en ligne au lieu d'avoir à imprimer, à numériser et à envoyer un formulaire par courriel ou par la poste.
Le portail en ligne du gouvernement du Canada énumère les renseignements que vous devez avoir en main avant de présenter une demande.
Conseils pour présenter une demande
Pourquoi dois-je être précis lorsque je demande de l'information?
La GRC est une organisation multiterritoriale d'envergure qui comporte des bureaux et des détachements partout au Canada. Nous utilisons de nombreux systèmes de tenue de dossiers qui ne sont pas pleinement intégrés. Les recherches de dossiers ne sont pas effectuées par la Sous-direction de l'AIPRP à Ottawa; elles sont effectuées par la division, le détachement, le programme ou l'employé(e) qui détient les documents en question. Par conséquent, nous devons connaître l'emplacement géographique où votre demande sera principalement conservée afin de l'acheminer à l'endroit approprié. Pour cette raison, plus la demande est précise, plus nous pourrons la traiter rapidement.
Vous devez fournir suffisamment de renseignements sur les documents que vous souhaitez obtenir pour permettre à un(e) employé(e) d'expérience de la GRC de les trouver sans trop de difficulté. Par exemple :
- fournir une description claire et détaillée de l'information que vous recherchez;
- préciser la plage de dates et l'endroit (vous pouvez aussi indiquer les groupes, les détachements ou les divisions qui détiennent les documents);
- séparer vos demandes de façon à ce qu'il n'y ait qu'une seule demande.
Exemples de renseignements personnels
Les renseignements considérés comme personnels sont décrits à l'article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels [alinéas a) à i) sous « renseignements personnels »]. En voici quelques exemples :
- l'adresse à domicile
- l'âge
- la race et l'origine nationale ou ethnique
- les numéros de carte de crédit
- le casier judiciaire
- les études
- les antécédents financiers
- les empreintes digitales
- les antécédents médicaux
- les numéros identificateurs, tels que le numéro d'assurance sociale
- les noms
- les croyances religieuses
- les numéros de téléphone
- les emplois occupés au sein d'organismes non gouvernementaux
- les idées ou opinions d'autrui au sujet de la personne
Voici quelques exemples de renseignements qui ne sont pas considérés comme personnels :
- la classification, les fonctions ou le titre d'un poste
- la correspondance liée au travail
- les détails d'un contrat d'emploi, y compris l'échelle salariale
- les numéros de téléphone et de télécopieur au travail
- les idées et opinions personnelles exprimées au cours de l'emploi
Remarque
Les enquêtes de la GRC concernent souvent plus d'une personne. Pour aider la GRC à traiter votre demande et à vous fournir le plus de renseignements possible, nous vous recommandons d'obtenir le consentement écrit (autorisation) de toute personne impliquée dans un incident donné afin que les renseignements personnels à son sujet vous soient communiqués.
Demandes de casier judiciaire
Vous pouvez seulement obtenir le casier judiciaire que la GRC détient à votre sujet en demandant une vérification de casier judiciaire.
Coût
Aucun coût ne se rattache au traitement d'une demande faite en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Retards
La Sous-direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) de la GRC se heurte encore à des obstacles qui retardent les réponses aux demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Malgré nos obligations prévues par la loi, certaines réalités nous empêchent de répondre en moins de 30 jours.
Les retards peuvent être attribuables :
- aux besoins opérationnels qui peuvent exiger la réaffectation de membres et d'employés de la GRC (par exemple, des catastrophes naturelles comme des incendies de forêt ou des inondations, des enquêtes importantes et des événements majeurs);
- au fait que la GRC dépend encore grandement des processus papier et que des dossiers n'ont pas été numérisés;
- aux recherches approfondies qui sont requises (plus de 750 emplacements dans l'ensemble du Canada);
- aux effets à long terme de la pandémie de COVID-19.
Afin de contribuer à rationaliser votre demande, essayez d'être aussi circonscrit et précis que possible. Les responsables de l'AIPRP peuvent vous aider à aller à l'essentiel de ce que vous demandez afin que vous puissiez obtenir l'information demandée le plus rapidement possible.
La GRC reconnaît l'importance de respecter les délais prescrits et c'est pourquoi nous remanions actuellement notre programme. Nous réglerons ces problèmes en :
- consacrant des ressources à l'amélioration des délais de réponse;
- modernisant les politiques et les procédures du programme pour améliorer l'efficacité opérationnelle;
- mettant en place des campagnes de formation et de sensibilisation des employés afin qu'ils comprennent l'obligation de répondre dans les délais prescrits.
Apprenez-en plus sur les efforts que nous déploierons au cours des cinq prochaines années dans la stratégie de modernisation et le plan d'action.
Présenter une demande par courriel ou par la poste
Si vous ne pouvez pas faire une demande en ligne, vous pouvez remplir le formulaire Demande d'accès à des renseignements personnels (Loi sur la protection des renseignements personnels) de la GRC (document PDF) et l'envoyer par courriel à atipb@rcmp-grc.gc.ca ou par la poste à l'adresse ci-dessous.
Remarque
Vous devez inclure une photocopie d'une pièce d'identité avec photo délivrée par le gouvernement, sur laquelle la signature est visible (p. ex., permis de conduire ou carte d'assurance maladie).
Si vous ne pouvez pas télécharger ou imprimer le formulaire, vous pouvez envoyer une lettre qui indique clairement les renseignements personnels que vous souhaitez obtenir. Vous devez alors inclure les éléments suivants :
- votre nom au complet et votre date de naissance;
- une photocopie d'une pièce d'identité avec photo délivrée par le gouvernement, sur laquelle la signature est visible (p. ex., permis de conduire ou carte d'assurance maladie);
- votre signature;
- l'adresse où l'information doit être envoyée;
- votre adresse de courriel ou votre numéro de téléphone au cas où nous aurions besoin d'éclaircissements;
- des précisions sur le type de documents demandés (p. ex., rapport sur un accident de la route, dossier du personnel, autorisation d'acquisition d'armes à feu);
- le ou les endroits précis concernés afin d'orienter les recherches (ville, détachement, etc.);
- le numéro du dossier de la GRC, s'il est connu (ce qui permettra à la Sous-direction de l'AIPRP de vous fournir les documents précis que vous cherchez).
- Les demandes sont traitées dans l'ordre dans lequel elles sont reçues. Nous recevons chaque jour un grand nombre de demandes et nous avons un arriéré important.
- Après que vous avez présenté votre demande, la Sous-direction de l'AIPRP de la GRC à Ottawa ouvre un dossier et détermine où les dossiers pertinents peuvent se trouver. On communique avec des employés de partout au pays et on leur demande de fournir des documents, selon la demande.
- La Sous-direction de l'AIPRP peut aussi demander une prolongation du délai s'il faut plus de temps pour recueillir l'information. La prolongation peut être accordée si elle est justifiée.
- Lorsqu'on leur en fait la demande, les employés de la GRC doivent chercher tous les documents pertinents, ce qui peut comprendre des fichiers électroniques, des notes consignées dans un calepin, des courriels, des messages texte, etc. puis les fournir à la Sous-direction de l'AIPRP à Ottawa aux fins de traitement.
- La Sous-direction de l'AIPRP peut tenir d'autres consultations, soit au sein de la GRC, soit avec des partenaires externes, selon les besoins.
- Tous les documents présentés sont par la suite examinés par la Sous-direction de l'AIPRP et les exemptions ou les exclusions sont appliquées, conformément à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels. La Sous-direction de l'AIPRP transmet ensuite les documents au demandeur.
- tous les documents qui peuvent être rendus publics et qui concernent votre demande;
- une lettre de réponse officielle qui cite toute exemption ou exclusion appliquée durant le traitement de votre demande, votre droit de présenter une plainte et le processus qui s'applique, ainsi que les coordonnées de l'analyste qui a traité votre demande au cas où vous auriez des questions ou des préoccupations.
- Les particuliers peuvent seulement présenter une demande en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour obtenir les renseignements personnels qui les concernent détenus par le gouvernement fédéral. Les renseignements personnels détenus par la GRC ne peuvent être communiqués qu'à la personne concernée, à moins que celle-ci ne donne son consentement écrit (autorisation) pour qu'une autre personne ou organisation (p. ex., une compagnie d'assurance ou un cabinet d'avocats) y ait accès.
- Pour avoir accès à des renseignements aussi complets que possible, les tiers demandeurs ont intérêt à obtenir le consentement écrit (autorisation) de toutes les personnes concernées par un dossier ou un document donné, à défaut de quoi la GRC ne sera en mesure de leur communiquer que des renseignements limités.
- Les demandes sont traitées selon le principe du premier arrivé, premier servi, et le délai de réponse peut varier selon leur portée et leur complexité. Le traitement ne sera pas plus rapide si la demande est envoyée par un tiers, tel qu'un avocat.
- Administration d'une succession : Si vous êtes l'administrateur d'une succession, le Règlement sur la protection des renseignements personnels permet la communication de certains renseignements nécessaires aux fonctions de l'exécuteur testamentaire. Lorsque vous présentez votre demande, veuillez inclure des documents clairs qui indiquent que vous êtes l'administrateur et qui précisent en quoi ces renseignements sont nécessaires au règlement de la succession. Cela nous permettra de traiter votre dossier le plus rapidement possible en ces moments éprouvants.
- Conjoint(e)s ou membres de la famille : Si vous êtes un(e) conjoint(e) ou un membre de la famille qui doit avoir accès aux renseignements personnels d'une personne décédée qui ne sont pas liés à l'administration de l'État, la Loi sur la protection des renseignements personnels ne prévoit malheureusement aucune disposition permettant au conjoint ou à la famille d'une personne décédée d'obtenir les renseignements personnels à son sujet qui peuvent se trouver dans un dossier de la GRC.
- le nom au complet et la date de naissance de la personne au sujet de laquelle des renseignements personnels sont demandés;
- le nom au complet de la personne ou de la société à laquelle le consentement est donné;
- une déclaration selon laquelle la personne visée par la demande consent librement et volontairement à ce que la GRC communique ses renseignements personnels à une autre personne ou société;
- la signature de la personne visée et la date du consentement;
- une photocopie d'une preuve d'identité de la personne qui donne son consentement (il doit s'agir d'une pièce d'identité avec photo délivrée par le gouvernement, sur laquelle la signature est visible).
- • n'est pas satisfaite de la réponse obtenue de la GRC;
- • n'a pas reçu de réponse dans les délais prévus par la loi;
- • n'est pas satisfaite de la manière dont la GRC a recueilli, utilisé, communiqué, conservé ou éliminé ses renseignements personnels.
- Annual Report to Parliament 2021-2022 on the Access to Information Act
- Annual Report to Parliament 2021-2022 on the Administration of the Privacy Act
- Annual Report to Parliament 2020-2021 on the Access to Information Act
- Annual Report to Parliament 2020-2021 on the Administration of the Privacy Act
- Rapport annuel au parlement 2021-2022 sur la Loi sur l'accès à l'information
- Rapport annuel au parlement 2021-2022 de la GRC sur l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels
- Rapport annuel au parlement 2020-2021 sur la Loi sur l'accès à l'information
- Rapport annuel au parlement 2020-2021 de la GRC sur l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels
- Avant de présenter une demande d'accès à l'information
- Présenter une demande en ligne
- Conseils pour présenter une demande
- Exemples de dossiers généraux
- Coût
- Retards
- Présenter une demande par courriel ou par la poste
- Que se passe-t-il après avoir présenté une demande?
- Que recevrez-vous après le traitement de votre demande?
- Demande d'information émanant de tiers
- Plaintes
- fournir une description claire et détaillée de l'information que vous cherchez;
- préciser la plage de dates et l'endroit (vous pouvez aussi indiquer les groupes, les détachements ou les divisions qui détiennent les documents);
- séparer vos demandes de façon à ce qu'il n'y qu'une seule demande.
- Notes de service, notes d'information
- Courriels
- Factures, budgets
- Ordres du jour de réunions
- Dossiers d'enquête
- Rapports de renseignements
- Rapports de vérification
- Information sur la sécurité nationale et les méthodes d'application de la loi de nature délicate
- Secrets industriels
- Renseignements protégés par le secret professionnel de l'avocat
- Renseignements personnels
- Avis aux ministres
- aux besoins opérationnels qui peuvent exiger la réaffectation de membres et d'employés de la GRC (par exemple, des catastrophes naturelles comme des incendies de forêt ou des inondations, des enquêtes importantes et des événements majeurs);
- au fait que la GRC dépend encore grandement des processus papier et que des dossiers n'ont pas été numérisés;
- aux recherches approfondies qui sont requises (plus de 750 emplacements dans l'ensemble du Canada);
- aux effets à long terme de la pandémie de COVID-19.
- consacrant des ressources à l'amélioration des délais de réponse;
- modernisant les politiques et les procédures du programme pour améliorer l'efficacité opérationnelle;
- • mettant en place des campagnes de formation et de sensibilisation des employés afin qu'ils comprennent l'obligation de répondre dans les prescrits.
- Les documents que vous cherchez. Il faut donner le plus de précisions possible;
- La méthode préférée pour recevoir les documents (copies envoyées par voie électronique ou par la poste);
- Votre adresse de courriel ou votre numéro de téléphone en cas de questions;
- Votre nom, adresse, ville, province ou territoire et code postal.
- Les demandes sont traitées dans l'ordre dans lequel elles sont reçues. Nous recevons chaque jour un grand nombre de demandes et nous avons un arriéré important.
- Après avoir présenté une demande, la Sous-direction de l'AIPRP de la GRC à Ottawa ouvre un dossier et détermine où les dossiers pertinents peuvent se trouver. On communique avec des employés de partout au pays et on leur demande de fournir des documents, selon la demande.
- La Sous-direction de l'AIPRP peut aussi demander une prolongation du délai s'il faut plus de temps pour recueillir l'information. La prolongation peut être accordée si elle est justifiée.
- Lorsqu'on leur en fait la demande, les employés de la GRC doivent chercher tous les documents pertinents, ce qui peut comprendre des fichiers électroniques, des notes consignées dans un calepin, des courriels, des messages texte, etc. puis les fournir à la Sous-direction de l'AIPRP à Ottawa aux fins de traitement.
- La Sous-direction de l'AIPRP peut tenir d'autres consultations, soit au sein de la GRC, soit avec des partenaires externes, selon les besoins.
- Tous les documents présentés sont par la suite examinés par la Sous-direction de l'AIPRP et les exemptions ou les exclusions sont appliquées, conformément à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels. La Sous-direction de l'AIPRP transmettra ensuite les documents au demandeur.
- tous les documents qui peuvent être rendus publics et qui concernent votre demande;
- une lettre de réponse officielle qui cite toute exemption ou exclusion appliquée durant le traitement de votre demande, votre droit de présenter une plainte et le processus qui s'applique, ainsi que les coordonnées de l'analyste qui a traité votre demande au cas où vous auriez des questions à poser.
- Satisfaction : La personne n'est pas satisfaite de la réponse obtenue de la GRC.
- Recherche incomplète/dossiers manquants : Ce ne sont pas tous les dossiers demandés qui ont été fournis.
- Retard : Le délai de 30 jours est expiré et la personne n'a pas reçu de réponse définitive.
- Exemptions/exclusions : Les dossiers ont été retenus en totalité ou en partie par l'institution.
- Before making a request for information
- Submit your request online
- Tips for submitting your request
- Examples of general records
- Cost
- Delays
- Make a request by email or mail
- What happens once you make your request
- What you will receive after processing your request
- Requests for third-party information
- Complaints
- provide a clear and detailed description of the information you are looking for
- give a date range and location (you can also include the units, detachments and/or divisions that hold the records)
- separate your requests so that it's a single request
- memoranda, briefing notes
- emails
- invoices, budgets
- meeting agendas
- investigation files
- intelligence reports
- audit reports
- information on national security and sensitive law enforcement methods
- trade secrets
- solicitor-client privilege
- personal information
- advice to Ministers
- operational requirements that call for RCMP members and employees to be redeployed (for instance, natural disasters like wildfires and flooding, significant investigations, and major events, to name just a few)
- the fact that the RCMP still relies heavily on paper-based processes, with records that have not be digitized
- the extensive search required (more than 750 locations throughout Canada)
- the long term effects of the COVID-19 pandemic.
- devoting resources to improve the timeliness of responses
- modernizing policies and procedures within the program to enhance operational efficiency
- expanding training and awareness campaigns for personnel to ensure they understand the obligation to respond within legislated timeframes.
- The records you are seeking. Be as specific as possible.
- Your preferred method of receiving the records (copies sent electronically or by mail).
- Your email address or telephone number in case we need clarification.
- Your name, street address, city or town, province or territory and postal code.
- Requests are handled in the order in which they are received. We receive a large number of requests on a daily basis and have a significant backlog.
- Once you make your request, the RCMP's ATIP Branch in Ottawa opens a file and identifies where relevant records may be located. Employees located across the country are contacted and asked to provide material, depending on the request.
- The ATIP Branch may also request an extension if more time is needed to collect the information. It can be granted provided the extension is justified.
- Once tasked, RCMP employees must search for all relevant material, which can include electronic files, notebook entries, emails, text messages, etc., and supply them to the ATIP Branch in Ottawa for processing.
- The ATIP Branch may conduct additional consultations, either within the RCMP or with external partners, as needed.
- All of the submitted material is then reviewed by the ATIP Branch, and exemptions and/or exclusions are applied, as outlined by the Access to Information Act and the Privacy Act. The ATIP Branch will then release the material to the requester.
- any releasable documents relevant to your request
- a formal response letter citing any exemptions or exclusions applied during the processing of your request, your right to make a complaint and the relevant process, and contact information for the analyst who processed your request should you have any additional questions or concerns.
- Satisfaction: Are not satisfied with the response they received from the RCMP.
- Incomplete search/missing records: Not all of the requested records were provided.
- Delay: The 30-day time period has elapsed and a final response has not been received.
- Exemptions/exclusions: The records were entirely or partially withheld by the institution.
- Online request: Using the online request service in a convenient way to get requests submitted more quickly and easily, while simplifying the application process. Apply online to save time and postage.
- Personal information: Any information that may identify an individual is considered personal information. Even if an individual's name is not used, we are dealing with personal information if we can accumulate enough information to identify someone.
- Obtaining consent: You must obtain the written consent (permission) of any individual whose personal information you are requesting. In the case of a deceased person, you must provide a death certificate.
- Accessing information: Making a request to access information under either Act does not guarantee that you will receive all the information or records you have requested. The RCMP takes into account privacy and security considerations, among other elements, when reviewing requests. This may prevent us from releasing certain information.
- Office of the Information Commissioner of Canada
- Office of the Privacy Commissioner of Canada
- Access to Information Act
- Privacy Act
- Demande en ligne : Utiliser le service de demande en ligne est une façon pratique de soumettre les demandes facilement et rapidement, tout en simplifiant le processus de demande. Soumettez votre demande en ligne aujourd'hui, et gagnez du temps et économisez les frais postaux.
- Renseignements personnels : Toute information susceptible d'identifier une personne est considérée comme un renseignement personnel. Même si le nom de la personne n'est pas indiqué, s'il est possible de recueillir suffisamment d'information pour l'identifier, il s'agit de renseignements personnels.
- Obtention du consentement : Vous devez obtenir le consentement écrit (autorisation) de toute personne au sujet de laquelle vous demandez des renseignements personnels. Si la personne est décédée, vous devez fournir un certificat de décès.
- Accès à l'information : Le fait de présenter une demande en vertu de l'une ou l'autre de ces lois ne garantit pas que vous recevrez toute l'information ou tous les documents demandés. Lorsqu'elle étudie les demandes de ce genre, la GRC tient notamment compte de considérations relatives à la sécurité et à la protection de la vie privée qui peuvent l'empêcher de communiquer certains renseignements.
- Commissariat à l'information du Canada
- Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
- Loi sur l'accès à l'information
- Loi sur la protection des renseignements personnels
- Acronyms and abbreviations
- Executive summary
- Management's response to the audit
- 1. Background
- 2. Objective, scope and methodology
- 3. Audit findings
- 4. Recommendations
- 5. Conclusion
- Appendix A – Audit Objective and Criteria
- Appendix B – Process Maps of Procurement Processes
- AMM
- Asset Management Manual
- CIO
- Chief Information Officer
- CQA
- Contract Quality Assurance
- DIO
- Divisional Information Management/Information Technology Officer
- ECS
- Enterprise Computing Services
- FMM
- Financial Management Manual
- IM
- Information Management
- IT
- Information Technology
- OiC
- Order in Council
- PWGSC
- Public Works and Government Services Canada
- RBAP
- Risk-Based Audit Plan
- SO
- Standing Offer
- SSC
- Shared Services Canada
- Reporting to the Deputy Commissioner, Specialized Policing Services and led by the Chief Information Officer (CIO), the IM/IT Program, acting as a policy center, is responsible for providing strategic direction and policy on IM and IT as well as managing the execution of major IM/IT projects. *
- Reporting to the Chief Financial and Administrative Officer and led by the Director General Procurement and Contracting, Corporate Procurement at national headquarters is responsible for developing national procurement policies and providing advice to Divisional Procurement personnel as well as planning, managing and delivering centralized procurement and contracting services for units in the national headquarters area.
- Divisional Procurement personnel are responsible for assisting units and detachments with the acquisition of equipment including IT goods and services.
- RCMP roles and responsibilities for IT procurement are defined, communicated, and understood to support effective IT procurement;
- planning for IT procurement supports effective and efficient results and uses an enterprise approach where applicable;
- IT procurement is conducted in accordance with policy, and contracts are monitored to ensure that the RCMP obtains required IT goods and deficiencies are adequately addressed;
- procurement needs are well defined and appropriately communicated to ensure operational requirements are met in a timely manner.
- The Chief Financial and Administrative Officer in consultation with the Chief Information Officer, should assess existing IT procurement authorities, roles, responsibilities, and processes in the post OiC context, and update RCMP procurement policies and guidelines as necessary.
- The Chief Financial and Administrative Officer should: * and take follow-up action, as appropriate.
- *
- *
- Unit defines requirement often with DIO assistance
- *
- *
- DIOs or other individuals with delegated authority purchase IT goods under $10K via:
- Purchase order (obtains quotes, does contract)
- direct purchase from vendor (obtains invoice), or
- acquisition card
- Unit obtains goods, performs certification of receipt (as per section 34 of the Financial Administration Act), and sends invoices to Accounting Operations for payment
- Invoice or acquisitions card payments made by Accounting Operations - only section 34 certification required under $10K *
- Unit defines requirement often with DIO assistance
- *
- *
- Purchase requisition/ request to Divisional or Corporate Procurement via Form 4041 (Requisition for Goods, Services and Construction) to generic GroupWise Mailbox
- Requirement is assigned to a Procurement Officer - Procurement Officer notifies requesting Unit
- IT goods requirements up to $400K: Divisional or Corporate Procurement clarifies requirement, determines appropriate procurement method, obtains quotes, prepares contract, provides copy to Unit, and tracks receipt of goods
- IT goods requirements over $400K: Divisional / Corporate Procurement actions purchase requisition /request to PWGSC if over their authority, prepares paperwork, e.g. quotes, and provides copy of contract to Unit once received by PWGSC
- Unit performs section 34 certification upon receipt of goods and (usually) provides a copy to Procurement Officer
- If issues with goods received, Procurement Officer contacts vendor to resolve
- Unit defines requirement-often with DIO assistance
- *
- *
- Purchase requisition/ request to Divisional or Corporate Procurement via Form 4041 to generic GroupWise Mailbox
- Requirement is assigned to a Procurement Officer - Procurement Officer notifies requesting Unit
- Divisional or Corporate Procurement clarifies requirement, determines if in or out of scope for SSC
- If in scope, go to step 7.
- If out of scope, go to step 9.
- In scope SSC: Procurement Officer determines appropriate portal to enter procurement request, (can result in delays if entered in wrong portal and order needs to be resubmitted); prepares documentation, drafts contract, and submits order
- Procurement Officer liaises with SSC and tracks requirement until contract is awarded by SSC (requests copy of the contract if not received from SSC) Go to step 10.
- Out of scope for SSC or if SSC grants an exemption: Procurement Officer determines appropriate procurement method, obtains quotes, prepares contract, provides copy to Unit, and tracks receipt of goods
- Procurement Officer liaises with RCMP Unit on status of order and tracks requirement until goods received
- Unit performs section 34 certification upon receipt of goods and (usually) provides a copy to Procurement Officer
- If issues with goods received Procurement Officer must go through SSC to have resolved with vendor
- Date modified:
Postez votre formulaire ou votre lettre à l'adresse suivante :
Sous-direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de la GRC
73, promenade Leikin, arrêt postal 61
Ottawa (Ontario) K1A 0R2
Que se passe-t-il après avoir présenté une demande?
Combien de temps faudra-t-il pour recevoir l'information?
Que recevrez-vous après le traitement de votre demande?
Une fois les documents traités, les demandeurs reçoivent ce qui suit :
Demandes de renseignement de tiers
Demandes de renseignements personnels au sujet d'une personne décédée
Nous comprenons qu'il est difficile de perdre un être cher. Veuillez accepter nos condoléances. Nous ferons de notre mieux pour vous aider tout en continuant de nous conformer à la Loi sur la protection des renseignements personnels et à ses règlements. Les renseignements personnels que possède une institution fédérale au sujet d'une personne décédée sont considérés comme personnels pendant 20 ans après la date de son décès et ne peuvent pas être communiqués. Cela comprend les renseignements recueillis par la GRC au cours d'une enquête. Par conséquent, nous sommes souvent extrêmement limités dans ce que nous pouvons fournir.
Remarque
L'assignation ou l'ordonnance doit être adressée au détachement ou au service qui détient le document et non à la Sous-direction de l'AIPRP de la GRC.
Exigences relatives au consentement écrit
Le consentement écrit (autorisation) doit comprendre :
Remarque
Vous devez inclure l'original du consentement écrit (autorisation) avec votre demande. Nous n'acceptons aucune télécopie ni photocopie.
Exemple de lettre de consentement
Date
Adresse (de la personne qui donne son consentement)
Déclaration de consentement à la consultation de renseignements personnels
JE, NOM AU COMPLET, né(e) le JOUR MOIS ANNÉE, consens librement et volontairement par la présente à ce que NOM AU COMPLET DU TIERS demande l'accès aux renseignements personnels en relation à (décrivez le type de renseignements que vous cherchez ou le numéro du dossier de la GRC, s'il est connu) que détient à mon sujet la Gendarmerie royale du Canada.
(Signature de la personne qui donne son consentement)
(Date du jour)
Plaintes
Toute personne qui s'adresse à un bureau d'AIPRP pour obtenir des renseignements personnels a le droit de déposer une plainte relativement à sa demande auprès du commissaire à la protection de la vie privée à l'adresse fournie ci-dessous, notamment si elle :
Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
30, rue Victoria
Gatineau (Québec) K1A 1H3
Annual Reports to Parliament
Access to Information Act gives Canadian citizens and persons present in Canada the right to access information in federal government records. The Privacy Act provides citizens with the right to access personal information about themselves held by the government and the protection of that information against unauthorized use and disclosure.
The Annual Reports outlines the RCMP's administration of Access to Information Act and the Privacy Act.
If you are interested in obtaining a copy of a past report please send a request to ATIPB@rcmp-grc.gc.ca.
Annual reports
Rapports annuels au parlement
La Loi sur l'accès à l'information donne aux citoyens canadiens et aux personnes présentes au Canada le droit d'accès aux documents de l'administration fédérale. Quant à la Loi sur la protection des renseignements personnels, elle accorde à ces mêmes personnes le droit d'accès aux renseignements personnels qui les concernent détenus par le gouvernement, et à la protection de ces renseignements d'une utilisation et d'une communication non autorisées.
Les rapports annuels expliquent en quoi la GRC met en application la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Si vous souhaitez obtenir une copie d'un rapport antérieur, veuillez envoyer une demande à : ATIPB@rcmp-grc.gc.ca.
Rapports annuels
Présenter une demande en vertu de la Loi sur l'accès à l'information
On this page
Le but de la Loi sur l'accès à l'information est de conférer aux citoyennes et citoyens canadiens, aux résidentes et résidents permanents du Canada et à toutes les personnes physiques et morales présentes au Canada le droit de consulter les documents généraux qui relèvent d'une institution gouvernementale fédérale. Tous les documents du gouvernement peuvent faire l'objet d'une demande en vertu de la Loi sur l'accès à l'information. Elle ne prévoit aucune disposition obligeant les institutions à créer de nouveaux documents ou à répondre à des questions précises.
Si vous voulez demander des documents contenant des renseignements personnels à votre sujet, une demande faite en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels est le moyen le plus efficace étant donné qu'aucun coût ne s'y rattache et qu'une équipe spécialisée de la GRC traite ces demandes à l'interne. Si toutefois vous choisissez plutôt de demander des documents contenant des renseignements personnels à votre sujet en vertu de la Loi sur l'accès à l'information (ce qui vous coûtera 5 $), vous devrez fournir la même information que s'il s'agissait d'une demande en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Avant de présenter une demande d'accès à l'information
Avant de présenter une demande d'accès à l'information, vous pouvez faire une recherche dans les sommaires des demandes d'accès à l'information pour voir si l'information que vous cherchez se trouve dans des documents qui ont déjà été communiqués par le gouvernement du Canada.
Le Portail du gouvernement ouvert contient des demandes d'accès à l'information déjà remplies qui pourraient vous être utiles
Présenter une demande en ligne
Le moyen le plus facile de présenter une demande consiste à utiliser le service de demande d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels (AIPRP) en ligne. C'est facile et pratique. Ce service vous permet de présenter des demandes de renseignements en ligne au lieu d'avoir à imprimer, à numériser et à envoyer un formulaire par courriel ou par la poste.
Le portail du gouvernement du Canada précise l'information que vous devez avoir en main avant de présenter votre demande.
Conseils pour présenter une demande
Pourquoi dois-je être précis lorsque je demande de l'information?
La GRC est une organisation multiterritoriale d'envergure qui comporte des bureaux et des détachements partout au Canada. Nous utilisons de nombreux systèmes de tenue de dossiers qui ne sont pas pleinement intégrés. Les recherches de dossiers ne sont pas effectuées par la Sous-direction de l'AIPRP à Ottawa; elles sont effectuées par la division, le détachement, le programme ou l'employé(e) qui détient les documents en question. Par conséquent, nous devons connaître l'emplacement géographique où votre demande sera principalement conservée afin de l'acheminer à l'endroit approprié. Pour cette raison, plus la demande est précise, plus nous pourrons la traiter rapidement.
Vous devez fournir suffisamment de détails sur les documents que vous souhaitez obtenir pour permettre à un(e) employé(e) d'expérience de la GRC de les trouver sans trop de difficultés. Par exemple :
Exemples de documents généraux :
Voici quelques renseignements non personnels pouvant être demandés :
Certains renseignements peuvent ne pas être diffusés pour protéger certains intérêts. Par exemple :
Coût
Des frais de demande de 5 $ s'appliquent. Veuillez inclure votre paiement sous forme d'argent comptant, de chèque ou de mandat (libellé à l'ordre du Receveur général du Canada) avec votre demande.
Retards
La Sous-direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) de la GRC se heurte encore à des obstacles qui retardent les réponses aux demandes présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information. Malgré nos obligations prévues par la loi, certaines réalités nous empêchent de répondre en moins de 30 jours.
Les délais peuvent être attribuables :
Afin de contribuer à rationaliser votre demande, essayez d'être aussi circonscrit et précis que possible. Les responsables de l'AIPRP peuvent vous aider à aller à l'essentiel de ce que vous demandez afin que vous puissiez obtenir l'information demandée le plus rapidement possible.
La GRC reconnaît l'importance de respecter les délais prescrits et c'est pourquoi nous remanions actuellement notre programme. Nous réglerons ces problèmes en :
Apprenez-en plus sur les efforts que nous déploierons au cours des cinq prochaines années dans la stratégie de modernisation et le plan d'action.
Présenter une demande par courriel ou par la poste
Si vous ne pouvez pas faire une demande en ligne, vous pouvez remplir le formulaire Demande d'accès à l'information (document PDF) de la GRC et envoyez-le par courriel au atipb@rcmp-grc.gc.ca ou la poste à l'adresse ci-dessous. Si vous ne pouvez pas télécharger ou imprimer le formulaire, vous pouvez envoyer une lettre qui indique clairement que votre demande est faite en vertu de la Loi sur l'accès à l'information ou de la Loi sur la protection des renseignements personnel et qui décrit ce qui suit :
Postez votre formulaire ou votre lettre à l'adresse suivante :
Sous-direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de la GRC
73, promenade Leikin, arrêt postal 61
Ottawa (Ontario) K1A 0R2
Que se passe-t-il après avoir présenté une demande?
Combien de temps faudra-t-il pour recevoir l'information?
Que recevrez-vous après le traitement de votre demande?
Une fois les documents traités, les demandeurs reçoivent ce qui suit :
Demandes de renseignement de tiers
Si vous demandez des renseignements qui appartiennent à un tiers, vous devez présenter une lettre de consentement qui énonce clairement que vous avez droit de recevoir ces renseignements. Par tiers, on entend aussi un conjoint ou une conjointe ou une personne à charge qui pourrait aussi être impliquée dans les renseignements demandés. Sans cette approbation, la loi interdit à la GRC de transmettre des documents; il est par conséquent essentiel d'inclure cette lettre dans votre demande initiale pour nous aider à la traiter.
Plaintes
Toute personne qui s'adresse à un bureau d'AIPRP pour obtenir de l'information a le droit de déposer une plainte relativement à un des aspects de sa demande.
Voici des exemples :
Complaints concerning the processing of your information requests are to be submitted to the Information Commissioner within 60 days of receipt of the response letter. Should you decide to proceed with this right, your notice of complaint is to be addressed to:
Commissariat à l'information du Canada
30, rue Victoria, 7e étage
Gatineau (Québec) K1A 1H3
https://www.oic-ci.gc.ca/fr/deposer-une-plainte
Should you have a complaint about how the RCMP collected, used, disclosed, retained and/or disposed of personal information, it should be directed to the Privacy Commissioner. Complaints related to privacy and privacy requests are to be addressed to:
Commissariat à la protection de la vie privée
30, rue Victoria
Gatineau (Québec) K1A 1H3
Déposer une plainte officielle concernant la protection de la vie privée - Commissariat à la protection de la vie privée
Making a request under the Access to Information Act
On this page
The purpose of the Access to Information Act is to provide a right of access to general records under the control of a federal government institution to Canadian citizens, permanent residents, or any individual or corporation present in Canada. All government records may be requested under the Access to Information Act. It does not make provisions for institutions to create new records or to answer specific questions.
If you are looking to access your own personal information ,a Privacy Act request is the more effective route as there is no cost, and there is a dedicated team to process these requests within the RCMP. However, if you choose to request your personal information under the Access to Information Act cost $5) instead of the Privacy Act, you will need to provide the same information as for a Privacy Act request.
Before making a request for information
Before making an access to information request, you can search the summaries of access to information requests for records that have already been released by the Government of Canada to see if you can find what you are looking for there.
Visiting the government's Open Government Portal for previously completed Access to Information requests.
Submit your request online
The easiest way to submit a request is by using the Access to Information and Privacy (ATIP) Online Request service. It's fast and convenient. This service allows you to make online requests for information instead of having to print, scan, mail or email a paper form.
The Government of Canada's online portal lists the information you should have on hand before submitting your request.
Tips for submitting for your request
Why do I need to be precise when requesting information
The RCMP is a large, multi-jurisdictional organization with offices and detachments across Canada. We use many different record-keeping systems that are not fully integrated. Searches for records are not done by the ATIP Branch in Ottawa; they are done by the division, detachment, program or employee who holds the records in question. As such, we need to understand the geographic location where your request will primarily be held in order to task it appropriately. For this reason, the more precise the request is, the faster we can respond.
You must include enough information about the records you wish to access to allow an experienced employee of the RCMP, with reasonable effort, to find the records being requested. For example:
Examples of general records
Some non-personal information that can be requested includes:
Some documents may not be released to protect certain interests. For example:
Cost
There is a $5.00 application fee. Please include payment by cash, cheque or money order (payable to the Receiver General of Canada) with your request.
Delays
The RCMP's Access to Information and Privacy (ATIP) Branch continues to face challenges that result in response delays to requests submitted under the Access to Information Act. Despite our legislative responsibilities, certain realities prevent us from responding in under 30 days.
Delays can be due to:
To help streamline your request, try and be as focused and precise as possible. ATIP officials are here to help you get to the core of what you are requesting, in order to assist you to get the information you are requesting as quickly as possible.
The RCMP recognizes the importance of complying with legislated timelines. That is why we are currently overhauling our program and addressing these issues by:
Read the details of our efforts for the next five years in the modernization strategy and action plan.
Make a request by email or mail
If you can't make a request online, you can complete the RCMP's Access to Information Request Form and email it to atipb@rcmp-grc.gc.ca or mail it to the address below. If you can't download or print the form, you may also submit a letter clearly indicating that your request is being made under the Access to Information Act and describe the following:
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RCMP Access to Information and Privacy Branch
73 Leikin Drive, Mail Stop #61
Ottawa, Ontario, K1A 0R2
What happens once you make your request
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Audit of Information Technology (IT) Procurement
Vetted Report
February 2017
Table of contents
Acronyms and abbreviations
Executive summary
Information management (IM) and information technology (IT) play an important role in enabling the RCMP to meet its operational priorities. Providing RCMP personnel with updated IT equipment allows them to keep abreast with evolving technological crime. As Canada's national police force, it is also important that the RCMP's IT systems be compatible and consistent with its law enforcement and criminal justice partners. Accordingly, effective IT procurement practices help to ensure that IT equipment acquired meets the RCMP's operational needs and demonstrates sound stewardship of resources.
In 2012, Shared Services Canada (SSC) was mandated to provide services related to email, data centres and networks to 43 partner organizations including the RCMP. On September 1, 2015, an Order in Council (OiC) came into effect extending SSC's mandate for the provision of services related to end-user information technology. This removed contracting authority for IT goods from SSC's 43 partner organizations and delegated full contracting authority for IT goods to SSC. This audit focused on the RCMP's accountabilities with respect to IT procurement.
The objective of this audit was to assess whether the RCMP's IT procurement practices meet operational needs, and comply with government procurement regulations and policy. The audit scope included the procurement of IT goods completed during the period of April 1, 2014 to June 30, 2016.
The audit concludes that RCMP units have been working well with Divisional IM/IT Officer (DIO) personnel to clearly define IT requirements for procurement decisions to meet ongoing operational needs. Additionally, controls put in place to ensure that procurement officers confirm that requests for IT goods are approved by DIO personnel prior to initiating procurement are working as intended.
Opportunities for improvement exist in a few areas. The Force would benefit from assessing existing procurement authorities and responsibilities in the post OiC context, and updating RCMP policies and guidelines related to the procurement of IT goods, including the * and retroactive contracting. Additionally, * would serve to strengthen adherence to policy and OiC requirements across the Force.
The management responses included in this report demonstrate the commitment from senior management to address the audit findings and recommendations. A detailed management action plan is currently being developed. Once approved, RCMP Internal Audit will monitor its implementation and undertake a follow-up audit if warranted.
Management's response to the audit
Corporate Management and Comptrollership:
The Audit of Information Technology (IT) Procurement has highlighted opportunities to further strengthen the planning and acquisition of IT within the RCMP, particularly in light of the Order in Council extending Shared Services Canada's (SSC) mandate for the provision of workplace technology devices.
SSC is working to establish options to enable the authority to delegate and will seek approvals as required. Once the extent of the delegation is known, Corporate Management will review and revise internal policies and procedures as necessary. Corporate Management will do this in close collaboration with the Chief Information Officer.
Corporate Management welcomes the audit findings as a mechanism to further strengthen the delivery of procurement and contracting services and to further enhance its policy suite, and risk-based quality assurance programs.
Corporate Management commits to developing a detailed action plan which will include specific timelines and milestones to which the RCMP will adhere.
Dennis Watters
Acting Chief Financial and Administrative Officer
Specialized Policing Services (SPS):
SPS accepts the RCMP's Internal Audit findings and recommendations. We appreciate the consideration and support provided to the IM/IT Program personnel during the course of this process.
*
There is a requirement to work with SSC and Public Services and Procurement Canada to streamline the procurement process to ensure timeliness of IT procurement in support of Policing Operations. *
The IM/IT Program, in collaboration with the RCMP Chief Financial and Administrative Officer, will address the recommendation to ensure quality assurance monitoring activities are being used, *
Assistant Commissioner Joe Oliver
Acting Deputy Commissioner, Specialized Policing Services
1. Background
Information management (IM) and information technology (IT) play an important role in enabling the RCMP to meet its operational priorities. Providing RCMP personnel with updated IT equipment allows them to keep abreast with evolving technological crime. As Canada's national police force, it is also important that the RCMP's IT systems be compatible and consistent with its law enforcement and criminal justice partners. Accordingly, effective IT procurement practices help to ensure that IT equipment acquired meets the RCMP's operational needs and demonstrates sound stewardship of resources.
Procurement of IT equipment has traditionally been decentralized across the Force, whereby in addition to Procurement personnel, Divisional IM/IT Officers (DIOs), Unit Commanders and other individuals with delegated contracting authority could acquire IT goods and services. Prior to 2015, DIOs, Unit Commanders, and other individuals had delegated contracting authority for goods under $10K and the DIOs had authority for call ups against Standing Offers (SOs) up to $20K such that only procurement requests for goods over $10K were processed by Divisional and Corporate Procurement. *
In 2011, Shared Services Canada (SSC) was created in an effort to improve the efficiency, reliability and security of the Government's IT infrastructure. The intent in establishing SSC was to streamline IT, reduce expenditures in the area of IT, limit waste and reduce duplication.Footnote 1In 2012, SSC was mandated to provide services related to email, data centres and networks to 43 partner organizations including the RCMP.
On September 1, 2015, an Order in Council (the OiC) came into effect extending SSC's mandate for the provision of services related to end-user information technology.Footnote 2 This removed contracting authority for IT goods from SSC's 43 partner organizations, including the RCMP, and delegated full contracting authority for IT goods to SSC. Although in 2012, partial procurement responsibilities had been transferred from Public Works and Government Services Canada (PWGSC) to SSC, some departments continued to depend on PWGSC for the procurement of IT-related goods and services, and PWGSC continued to manage and maintain procurement instruments (i.e. contracts, SOs and supply arrangements) related to the purchase of IT goods and services. This situation resulted in duplication of effort between PWGSC and SSC. The intent of the OiC was to increase efficiencies in the procurement process, ensure a consistent approach to supply chain integrity and potentially increase savings opportunities by having cohesive government buying power.
Post OiC, the RCMP is still accountable for procurement planning and defining IT needs, but the RCMP is no longer fully engaged in the contract award processes of IT procurement. Most of the IT procurement for the Force is channeled through Corporate and Divisional Procurement, who liaise with SSC on procurement requests. *
Current RCMP responsibilities related to IT procurement continue to involve the following stakeholders.
The Commissioner-approved 2015-2018 Risk-Based Audit Plan (RBAP) includes an Audit of IT Procurement. The inclusion of this audit in the RBAP follows prior audit work performed by the Office of the Auditor General on the of Aging IT Systems (2010), which highlighted the increasing demands for IM/IT services, the aging of current systems that require significant investment to maintain, and requirements to enhance existing infrastructure.
2. Objective, scope, methodology and statement of conformance
2.1 Objective
The objective of the engagement is to assess whether the RCMP's IT procurement practices meet operational needs, and comply with government procurement regulations and policy.
2.2 Scope
The audit focused on the RCMP's accountabilities with respect to IT procurement. As part of this, the audit considered the procurement of IT goods including routine equipment (desktop computers, laptops, scanners, etc.), IT systems procured as part of larger IT projects and purchases of specialized IT equipment for operational purposes.
The audit did not assess the procurement of IT services such as the contracting of professional services and the procurement of sensitive equipment since these topics are addressed by other audit engagements included in the 2015-2018 RBAP. The audit also excluded the procurement of radio equipment and systems.
The time period examined for audit testing purposes was April 1, 2014 to June 30, 2016 to reflect the pre and post OiC periods.
2.3 Methodology
Planning for the audit was completed in July 2016. In this phase, the audit team conducted interviews, process walkthroughs and examined relevant policies, directives, procedures and results of previous audit work performed.
Sources used to develop audit criteria and audit tests included Government of Canada procurement policies and RCMP procurement policies and guides. The audit objective and criteria are available in Appendix A. Process maps of the procurement process pre and post OiC are included in Appendix B for information purposes.
The examination phase, which concluded in November 2016, employed various auditing techniques including interviews, documentation reviews and testing of procurement filesFootnote 3,direct purchasesFootnote 4 and acquisition card purchasesFootnote 5. Site visits took place at four divisional headquarters to review files and assess practices. Upon completion of the examination phase, the audit team held meetings to validate findings with personnel and debriefed senior management of the relevant findings.
The table below provides a summary of the number, type and dollar value of transactions tested during the audit. Sampling methodology involved a combination of random and judgmental sampling based on data extracts obtained from the TEAM system and Corporate Finance. The sample selection excluded transactions under $500 since in the post OiC context, this was a threshold below which IT purchases were generally considered office supplies.
| Number of Transactions Tested Pre OiC | Dollar Value ($) | Number of Transactions Tested Post OiC | Dollar Value ($) | |
|---|---|---|---|---|
| Procurement files | 50 | $1,056,354 | 115 | $1,916,354 |
| Direct purchases | 123 | $571,393 | 131 | $418,223 |
| Acquisition card transactions | No testing performed on transactions pre OiC | 95 | $459,310 | |
| Total per period | 173 | $1,627,747 | 341 | $2,793,887 |
| Overall total pre and post OiC | 514 tested transactions | $4,421,634 in tested transactions | ||
2.4 Statement of conformance
The audit engagement conforms to the Internal Auditing Standards for the Government of Canada, as supported by the results of the quality assurance and improvement program.
3. Audit findings
The context in which IT procurement is carried out at the RCMP has evolved as a result of the changes brought about by the OiC. Prior to this OiC, most of the RCMP's IT procurement requirements were fulfilled directly by the RCMP. In the post OiC context, most IT goods are procured on the RCMP's behalf. Consequently, demonstrating sound stewardship of resources while meeting operational requirements, and complying with policy requirements can become more complex. *
Paths to success in this area rest upon collaboration amongst stakeholders involved in the procurement of IT goods, an awareness of and willingness to adhere to policy requirements related to procurement of IT goods, monitoring of IT procurement transactions, and mechanisms to address deviations from policy requirements.
Accordingly, we expected the audit would find that:
3.1 IT Procurement Processes
Opportunity exists for the RCMP to improve how it communicates and adapts to new processes introduced by the OiC as IT goods are procured on its behalf.
General procurement responsibilities are clearly defined and communicated in the Treasury Board (TB) Contracting Policy, the RCMP Asset Management Manual, the RCMP Financial Management Manual, and the RCMP guide An Introduction to Procurement and Contracting in the RCMP.
Prior to the OiC, DIOs, Unit Commanders, and other individuals had delegated contracting authority for goods under $10K and the DIOs had authority for call ups against SOs up to $20K such that only procurement requests for goods over $10K were processed by Divisional and Corporate Procurement.Footnote 6 Procurement under $10K could be completed using a Purchase Order (contract), by ordering directly from the vendor without a contract, or using an acquisition card. Contract Quality Assurance (CQA) was done by Corporate Procurement on procurement officer files, but CQA did not apply to purchases under $10K of any type. *
The DIO role * and providing technical advice and assistance to units did not change post OiC. The DIO remained the point of contact as technical authority for IT procurement but could no longer award contracts. The resulting impact was a loss of control over the type of equipment procured as well as an increase in the timelines for completing procurement.
In response to the OiC, Corporate Procurement in its role as policy centre, reviewed the ordering process established by SSC and determined that submitting a purchase requirement through the SSC portals was substantially similar to submitting a requisition to PWGSC. In accordance with column 39 of the RCMP's Delegation of Authorities Matrix, this action is limited to RCMP procurement authorities.Footnote 7 As a result, all IT procurement requests regardless of value were forwarded to Divisional and Corporate Procurement. We were informed through interviews with procurement managers that the procurement officers' workload increased due to the additional transaction volume. Review of transaction volume for IT goods with a purchase order between April 2014 and June 2016 indicated that 1709 of 2452 (70%) transactions during this period were under $10K.Footnote 8
The role of RCMP procurement officers was further complicated by having to determine when the responsibility to award IT contracts for particular requirements fell to SSC and when procurement officers could proceed with the acquisition of equipment. For contracts within SSC's scope, RCMP procurement officers had access to SSC's Request for Acquisition Services portal to order software and licenses and the IT Portal to order workplace devices. Procurement officers had to determine the correct portal through which to submit the request, and whether to request exemptions for the RCMP to procure the IT goods directly if the goods needed were not in inventory on the procurement portals. For purchases within SSC's scope, procurement officers still prepared all pre-contractual documentation and drafted contracts but SSC awarded the contracts. Procurement officers reported spending additional time liaising between the units, the DIO and SSC, and tracking the status of procurement requests.
Communication of Process Changes Post OiC
New processes related to the post OiC context were introduced on an ongoing basis during the first six months of the transition. A significant amount of information was provided by SSC to the RCMP via different channels such as Corporate Procurement, Divisional Procurement, the IM/IT Program and the RCMP-SSC Liaison Team.Footnote 9 Information from SSC Procurement was received in Corporate Procurement and disseminated to Divisional Procurement sections through the monthly Procurement manager teleconferences and through regular communication from the CQA Section, with the intent that it be further communicated to all Divisional Procurement officers. Although efforts were made to communicate evolving process changes to Divisional Procurement, such information would have also benefitted other key stakeholders in the IT goods procurement process, including DIOs. Similarly, while information was received by the IM/IT Program and disseminated to DIOs, such information would have also benefitted key stakeholders in Procurement. Procurement officers and DIOs lacked clarity in regard to what items were not within SSC's mandate to procure. Procurement officers questioned whether determining what was in and out of scope should be their role versus a DIO responsibility. Recognizing that post OiC processes were in flux, enhanced coordination across functional lines and interim procedures could have provided steps for Divisional Procurement staff and DIOs to follow to request IT goods from SSC.
Process Changes for Major IT Projects
Major IT projectsFootnote 10 which often have an IT procurement component are included in the RCMP's corporate plans such as the Investment Plan and the IM/IT Plan. The Investment Plan provides an overview of the planned RCMP investments in assets and acquired services over a five year planning period, and the IM/IT Plan provides a high level view of the IM/IT Program planned investment over a three year period. Procurement activities had a limited impact on major project timelines prior to September 2015 because the RCMP had delegated contracting authority up to $400K for IT goodsFootnote 11 which resulted in the RCMP having greater control over the procurement process and the flexibility to reassign priorities depending on emerging needs and changing schedules. In the post OiC context, the RCMP's capacity to plan is crucial to the delivery of IT projects on time and on budget, given that requests for services to be delivered by SSC must respect SSC's service intake process, which includes submitting requests prior to specific cut-off dates.
Further, given that the RCMP's ability to execute its major projects and fulfill associated IT procurement needs is impacted by virtue of SSC's role in providing email, network and data services to all 43 partner organizations, the ability of the Force to prioritize its needs is also of importance. Although enterprise prioritization criteria for the selection of major projects were developed by the IM/IT Program, they were not readily adopted by all committees and consistently applied to major projects. Several committees were in place to oversee project implementation such as the Architecture and Initiative Review Board, the CIO Core Management Team, the Strategic Investment and Priority Council – which applies the RCMP prioritization framework to IM/IT investments, the Project Review Board and the Change Advisory Board. While the governance structure for IM/IT project implementation was functional, there was some potential for overlap of mandates and attendance (e.g. the committees identified above all provide a form of strategic oversight and review of project implementation, and require the attendance of IM/IT Program senior management).
During our interviews, IM/IT Program managers emphasized the importance of proper planning and adherence to projects timelines in the post OiC environment. Audit testing was performed to determine whether only those major IT projects identified on a corporate plan were initiated, and whether projects were appropriately tracked and actively monitored. Results indicated that not all projects in the initiation phase could be tracked to the Investment Plan, and also indicated that there are challenges in how the RCMP measures project progress given that schedules and budgets can be re-baselined, establishing new completion dates and budget projections for a given project. Enhancing RCMP project management activities including project prioritization could help focus resources on the Force's priorities while respecting the shared services model of IT service delivery in which the RCMP is a partner.
3.2 Adherence to Policies
Further effort is required to ensure that effective control measures are put in place to ensure adherence to policy requirements for the procurement of IT goods, including ensuring the IM/IT Program's awareness of IT purchases.
The audit examined whether RCMP IT procurement practices complied with TB and RCMP policy requirements. Specifically, audit testing and file reviews assessed whether pre-approval for IT procurement requests was obtained as per the Asset Management Manual Chapter 3.4, whether the RCMP had the required delegated contracting authority to procure IT goods post OiC, and whether commitment of funding as per section 32 of the Financial Administration Act was sufficient for contract costs (Financial Management Manual Chapter 9.2Footnote 12). The audit also assessed whether there were processes in place to identify and correct instances when requirements were not met.
IT Goods Pre-Approval Process
* to reduce instances of security vulnerabilities created by new equipment purchases that may be incompatible with the RCMP network requirements, or may not be centrally and divisionally supported by the IM/IT Program from a maintenance perspective. * Prior to the OiC, upon receiving approval for the acquisition, units were authorized to proceed with their IT equipment.
*
*
Evidence of Appropriate Approval
* We were informed by officials in the IM/IT Program that there were no quality assurance monitoring activities being undertaken to ensure adherence to the requirements of AMM Chapter 3.4. *
*
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*
*
*
The audit team also obtained data extracts from Corporate Finance on acquisition card purchases for the period of September 2015 to June 2016 and identified possible IT purchases for this period. The subsequent analysis focused on transactions over $1K. *
*
*
*
We also identified that the current information management tool (Excel spreadsheet) being used by the IM/IT Program to manage IT procurement information made it challenging to aggregate the data for planning, monitoring, and decision-making. There is an opportunity to enhance information management tools and the utilization of information received from divisions to identify trends in the types of equipment purchased as well as opportunities for additional efficiencies (e.g. bulk purchases).
*
*
Adherence to the OiC
In accordance with the OiC, the audit team expected to find that all IT procurement contracts and IT purchases were done by SSC during the period of September 2015 to June 2016. However, interviews and file testing indicated that departments could still procure IT goods using SOs that remained with PWGSC, as well as certain software deemed out of scope by SSC. In addition, SSC provided exemptions on a case by case basis for the RCMP to award contracts.
Determining what IT goods were in and out of scope for the RCMP at the onset of the OiC was challenging for RCMP Procurement and DIO personnel. Through our interviews, many of the DIOs and divisional Procurement OfficersFootnote 13 highlighted the difficulty in determining what was in and out of scope for the RCMP to procure, advising that following the OiC, and with the intent of adhering to the OiC's requirements, SSC was contacted for every request to confirm whether it was in or out of scope. Determining who had the authority to purchase investigative tools and software as well as policing equipment such as mobile work stations and certain forensic software was particularly challenging.
At the time of the audit, while efforts were being made to provide guidance within functional lines on equipment in and out of scope for the RCMP, greater coordination across functional lines would have helped ensure divisional stakeholders were aware of changes and interpreted information received by SSC in a consistent manner. In addition, we were informed by officials in the IM/IT Program and Corporate Procurement that there were no quality assurance monitoring activities being undertaken to assess compliance with the OiC. The results of our file testing identified 4 out of 115 (3%) out of scope procurement transactions being done by the RCMP without an exemption from SSC. That said, 3 out of the 4 contracts were awarded in early September 2015, following the OiC coming into effect. More noteworthy, 112 out of 131 (85%) direct purchases and 65 out of 95 (68%) of acquisition cards transactions reviewed were identified to be IT goods valued at amounts greater than $500. Since these goods were purchased post OiC, were greater than the $500 authority threshold, and were not identified as exceptions to the OiC, these purchases did not meet the requirements of the OiC (see table 4).
| Type of transaction | Total # of transactions reviewed completed post OiC | Out of scope transactions completed by the RCMP |
|---|---|---|
| Procurement files | 115 (total value $1.9M) | 4 (3%) (total value $62K) |
| Direct purchases | 131 (total value $418K) | 112 (85%) (total value $386K) |
| Acquisition cards | 95 (total value $459K) | 65 (68%) (total value $322K) |
| Total | 341 (total value $2.8M) | 181 (53%) (total value $770K) |
Retroactive Contracting
The Guidelines for the Handling of Retroactive Contracting in the RCMP state that retroactive contracting is a circumstance where a formal procurement vehicle has not been put in place by an appropriately delegated individual, but an agreement has been made and work has been undertaken or goods/services delivered. When this occurs, special procurement documentation must be used to formalise the purchase and satisfy contracting policies.Footnote 14 Different types of solutions can be used if retroactive contracting occurred. For example, a Confirming Order can be "issued when purchases are made without a contract to confirm that work has been completed and delivered, and that the Crown has fulfilled all of its obligations under the terms of the contractual agreement."Footnote 15 It must be completed before payment can be made and contain the information needed to document the transaction. Pre-contractual work clauses can also be used in contracts for instance where the requirement has not been fully completed but the work has begun without a written agreement. The Guidelines for the Handling of Retroactive Contracting in the RCMP identify that it is Government policy that Retroactive Contracting be avoided given the sensitive nature of these types of transactions and the risks they can pose to an organization.Footnote 16
Interviews with procurement personnel and review of additional documentation identified instances in the post OiC context where there was uncertainty over whether the RCMP had the authority to complete Confirming Orders.
Current RCMP guidelines on retroactive contracting were not updated to reflect the OiC related to IT procurement, and no direction was provided by Corporate Procurement to the Divisions on the process that should be followed when the need for a Confirming Order arises post OiC. Since the RCMP no longer has delegated authority to award contracts related to IT goods, it would benefit the Force to obtain clarification on whether the RCMP has the authority to complete Confirming Orders.
Monitoring and Reporting on Non-Adherence
Addressing instances of non-adherence, when detected, currently involves redress measures such as reminders and remedial training but these are not enforced consistently across divisions. TB Contracting Policy also stipulates that an individual can lose their contracting authority in cases of non-adherence to procurement policiesFootnote 17, providing Corporate Procurement with another mechanism to address serious instances of non-adherence.
The Guidelines for the Handling of Retroactive Contracting in the RCMP specifies that Corporate Procurement should follow up with Divisional Procurement Managers on a quarterly basis to review the cases of retroactive contracting and track the frequency of offences. Corporate Procurement is also expected to report cases of Confirming Orders to senior management via monthly reports outlining Retroactive Contracting occurrences and quarterly reports on the status of recommendations and redress carried out by the regions. Corporate Procurement has indicated that this reporting has not been undertaken over the past two years due to competing priorities and resource constraints.
*
Audit testing indicated that there is significant non-adherence to procurement of IT goods under $10K done by non-procurement personnel post OiC. Retroactive contracting processes should be clarified to promote consistent application of policy, ensure that Confirming Orders are done by the proper contract authority, and also to ensure that redress is taken if necessary. Although some statistics are gathered to meet reporting requirements to TB, senior management is not consistently made aware of issues relating to adherence, therefore not allowing opportunities to mediate or sanction as appropriate.
3.3 Effectiveness of Service Delivery
Opportunities exist to streamline the process and gain efficiency in requesting IT goods to be procured on the RCMP's behalf.
The inability to acquire IT equipment in a timely fashion can pose a risk to the RCMP operationally in terms of progressing on investigations and court disclosure. To measure the effectiveness of service delivery in obtaining IT goods, the audit examined whether procurement needs were well defined and operational requirements were met in a timely manner.
Needs Definition
During audit interviews with procurement officers, we were informed that little time was required to clarify needs during the procurement phase given that DIOs and representatives from the IM/IT Program in the Divisions were effective in assisting units to define their IT needs prior to them submitting a purchase requisition to Procurement. The involvement of DIOs and IM/IT Program personnel in needs definition was reflected in file testing which showed that only 3 out of 50 (6%) of pre OiC procurement files and 8 out of 115 (7%) of post OiC procurement files reviewed had significant changes between the original statement of requirements and the statement of requirements used in the contract.
Through audit interviews, DIOs and their personnel demonstrated a sound understanding of suitable products for the organization in terms of functionality and compatibility * although their interpretation of those varied. * That said, there was a lack of visibility at the DIO level of available product offerings from SSC as DIOs do not have direct access to the procurement portals to obtain this information. This impacted their ability to advise units on the equipment they could procure through SSC and to effectively submit requests to Procurement.
Review of procurement files sampled indicated that units typically received the item that was identified on the purchase requisition. Based on reviewed invoices on file, 47 out of 50 (94%) units purchasing IT goods through Procurement pre OiC obtained the product they requested on the Purchase Requisition while 59 out of 72 (82%) units received the product requested post OiC when the contract was awarded by SSC.Footnote 18
There was little documented evidence in procurement files sampled regarding post contract issues such as units not receiving the product in accordance with the contract, pricing discrepancies or service delivery issues. However, DIOs maintained separate client files that contained evidence of post-contract issues indicating that units did not always obtain what they required post OiC. More generally, DIOs experienced frustration with the inability to order specific brands and models of equipment that were known to be compatible with the RCMP's IT infrastructure and highlighted instances when they had to modify equipment ordered through SSC after determining that it was not meeting RCMP requirements.Footnote 19For instances where a good received is not in accordance with contract terms, the good should not be accepted and Corporate Procurement should be advised so that remedies within the terms and conditions of the contract can be applied. In addition, documenting post-contract issues more consistently in Procurement or DIO files would allow the RCMP to quantify costs and issues associated with the shared services model of delivery for IT procurement.
Timeliness of Procurement
While RCMP units obtained the equipment they needed to perform their duties in a majority of cases, increased processing time post OiC was highlighted as an issue and supported by our file testing. Using the procurement files reviewed, the audit team measured the average timelines from the date a procurement request was received by Procurement to the date the goods were delivered to units pre and post OiC. A second analysis was done to measure the timeline between Initiation Date and Contract Award to isolate the procurement timeline from post-contract issues.
While the procurement timelines between the Initiation Date and Delivery Date increased slightly post OiC for the selected sample, the main difference post OiC was the increased processing time between Initiation Date and Contract Award. The average number of days from procurement initiation to contract award increased by 16 calendar days from pre OiC to post OiC when SSC was the contracting authority (see table 5).
| Pre OiC (RCMP Contracts) | Post OiC (RCMP Contracts - SSC Exemptions) | Post OiC (SSC Contracts**) | |
|---|---|---|---|
| Initiation to contract (up to 14 days) | 54% (27/50) | 49% (21/43) | 24% (17/72) |
| Initiation to contract (15 to 28 days) | 20% (10/50) | 16% (7/43) | 21% (15/72) |
| Initiation to contract (over 29 days) | 22% (11/50) | 33% (14/43) | 54% (39/72) |
| Unknown | 4% (2/50) | 2% (1/43) | 1% (1/72) |
** Contracts awarded by SSC for which the RCMP did preparatory work up to contract award.
Note: The average number of days from procurement initiation to contract award pre OiC was 21 calendar days compared to 37 calendar days post OiC, a difference of 16 calendar days.
Analysis performed highlighted two main reasons for the increased timelines. A significant increase in transaction volume was caused by the RCMP not having any authority to procure IT goods under $10K with the new OiC, and having to forward requests through the procurement portals via Corporate and Divisional Procurement.Footnote 20There were also additional steps required of the RCMP in order to submit procurement requests, such as deciding which procurement portal to use, providing justifications for exceptions to generic equipment available in shared inventory, and reviewing contracts drafted on behalf of the RCMP.
Assessing timeliness post OiC highlighted opportunities for potential efficiencies, especially as it pertains to the RCMP's decision to only allow procurement officers to submit requests to SSC. As previously identified, DIOs with the exception of national headquarters were responsible for the procurement of IT goods under $10K pre OiC. If appropriate from a risk and administrative perspective, this role could be reinstituted as a way to relieve current pressures reported by Corporate and Divisional Procurement staff and Divisional IM/IT units.
Although units continue to define their IT equipment needs with the assistance of IM/IT Program personnel, timeliness of equipment delivery has been a challenge post OiC. While the time spent on a file by Divisional Procurement and SSC respectively could not be allocated, awareness of overall timelines for procurement highlighted that streamlining the process to accelerate placing orders to SSC could add value and benefit the Force as a whole.
4. Recommendations
5. Conclusion
The audit concludes that RCMP units have been working well with DIO personnel to clearly define IT requirements for procurement decisions to meet ongoing operational needs. Additionally, controls put in place to ensure that procurement officers confirm that requests for IT goods are approved by DIO personnel prior to initiating procurement are working as intended.
Opportunities for improvement exist in a few areas. The Force would benefit from assessing existing procurement authorities and responsibilities in the post OiC context, and updating RCMP policies and guidelines related to the procurement of IT goods, including the IT goods pre-approval process and retroactive contracting. Additionally, * would serve to strengthen adherence to policy and OiC requirements across the Force.
Appendix A – Audit objective and criteria
Objective: The objective of the engagement is to assess whether the RCMP's IT procurement practices meet operational needs, and comply with government procurement regulations and policy.
Criteria 1: Roles and responsibilities for IT procurement are defined, communicated, and understood to support effective IT procurement.
Criteria 2: Planning for IT procurement supports effective and efficient results and uses an enterprise approach where applicable.
Criteria 3: Procurement needs are well defined and appropriately communicated to ensure operational requirements are met in a timely manner.
Criteria 4: IT procurement is conducted in accordance with policy, and contracts are monitored to ensure that the RCMP obtains required IT goods and deficiencies are adequately addressed.
Appendix B – Process Maps of Procurement Processes
Pre OiC Process: Requirements under $10K processed by individuals with delegated authority
Pre OiC Process: Requirements under $10K processed by individuals with delegated authority
Pre OiC Process: Requirements over $10K processed by Divisional Procurement Offices
Pre OiC Process: Requirements over $10K processed by Divisional Procurement Offices
Post OiC: All requirements to SSC via Divisional / Corporate Procurement regardless of value
