Exigence de vaccination contre la COVID-19 pour le personnel de la fonction publique fédérale

Nous nous engageons à faire vacciner complètement tous les employés de la GRC dans la lutte contre la COVID-19. Notre présence dans des centaines de collectivités à travers le Canada fait qu'il est essentiel de soutenir la santé et la sécurité de tous les Canadiens. Regardez la vidéo du conseiller médical en chef de la GRC, Dr. Clifford, qui discute l'importance de se faire vacciner.

COVID-19 vaccine requirement for the federal workforce

We are committed to having all RCMP employees fully vaccinated in the fight against COVID-19. Our presence in hundreds of communities across Canada makes it critical to support the health and safety of all Canadians. Watch Dr. Clifford, the RCMP's Chief Medical Advisor, talk about the importance of getting vaccinated.

Audit of Canadian Police College Cost Recovery Model

• Acronyms and abbreviations
• Executive summary
• Management's response to the audit
• 1.0 Background
• 2.0 Objective, scope and methodology
  • 2.1 Objective
  • 2.2 Scope
  • 2.3 Methodology
  • 2.4 Statement of conformance
• 3.0 Audit findings
  • 3.1 Information for decision making
  • 3.2 Costing Methodology
• 4.0 Conclusion
• 5.0 Recommendations
• Appendices
  • A. Audit objective and criteria
  • B. Management action plan
• End notes

Acronyms and abbreviations

CFO

Chief Financial Officer

CM&C

Corporate Management & Comptrollership

CPC

Canadian Police College

CPC AB

Canadian Police College Advisory Board

D/Commr.

Deputy Commissioner

DCSFA

Directive on Charging and Special Financial Authorities

EBP

Employee Benefit Plan

FAA

Financial Administration Act

FY

Fiscal Year

NHQ

National Headquarters

NPS

National Police Services

NPS NAC

National Police Services National Advisory Committee

O&M

Operation & Maintenance

RCMP

Royal Canadian Mounted Police

SEC

Senior Executive Committee

SME

Subject Matter Expert

SPS

Specialized Policing Services

TB

Treasury Board

TBS

Treasury Board Secretariat

TEAM

Total Expenditures and Asset Management

Executive summary

The Canadian Police College (CPC) has been providing advanced and specialized training and executive development to law enforcement officers from many jurisdictions to help them combat crime and increase the safety of Canadians since 1976. It offers on-site training at its Ottawa and Chilliwack campuses, as well as off-site training both domestically and internationally. The CPC offers programs in technological crime, forensic identification, explosives disposal/investigations, police executive development, and professional development for Indigenous policing. The CPC operates on a cost recovery model where its budget is comprised of annual appropriations ^{Endnote 1} and revenue collected from its operations.

The Commissioner approved the Audit of the CPC Cost Recovery Model in the 2019-2024 Risk-Based Audit and Evaluation Plan. The objective of this audit engagement was to examine the adequacy of the CPC's cost recovery model. The scope of the audit focused on the roles and responsibilities, processes, and internal controls related to the CPC's cost recovery model. The scope period of the audit was April 1, 2018 to March 31, 2020.

Overall, the audit concluded that opportunities exist to improve the adequacy of the CPC cost recovery model, promote compliance with relevant policies, and improve the reliability of costing information. The audit found that CPC management was aware of relevant legislation, policies, procedures and authorities, and reported that sufficient information related to the CPC cost recovery model was received for decision making. However, the audit found that uncertainty exists relating to the treatment of non-respendable revenues and the CPC's respendable revenue authority levels. The lack of guidance on these policy areas and the lack of costing information related to some of the CPC's services may adversely impact the information available to the CPC for decision making.

The CPC's business model requires it to provide static course calendars and tuition fees to its clients. Tuition fees are therefore not adjusted during the academic year despite fluctuations in the demand for CPC's courses. A costing methodology is in place to provide accurate course costs to the CPC. While the majority of tuition fees were set in accordance with relevant policies, the audit found a few instances where the advertised tuition fee was higher than its individual cost. The audit found that there is uncertainty amongst the individuals interviewed as to whether costs should be interpreted at the aggregate program level or individual course level. Notwithstanding this issue, the CPC's tuition fees do adhere to policy requirements when fees were compared to aggregate program level costs.

The audit's findings reflect conditions observed during the two-year audit scope period. However, during the engagement, the audit team was made aware that efforts to update and improve the cost recovery model were already underway. One of the intended objectives of this revision was to improve the accuracy of CPC's course costing exercise. As a result, some audit findings may have been addressed subsequent to the end of the audit's scope period. When known, ongoing efforts beyond the scope of this audit were acknowledged. The findings identified in this audit should be considered by management in the revision of the cost recovery model.

The management response and action plan developed in response to this report demonstrate the commitment from senior management to address the audit findings and recommendations. Royal Canadian Mounted Police's (RCMP) Internal Audit function will monitor the implementation of the management action plan and undertake a follow-up audit if warranted.

Management's response to the audit

The Audit of Canadian Police College (CPC) Cost Recovery Model has highlighted opportunities to improve the adequacy of the CPC cost recovery model, promote compliance with relevant policies, and improve the reliability of costing information. Management accepts the RCMP's Internal Audit findings and recommendations of the Audit of Canadian Police College Cost Recovery Model.

Although the audit found that CPC management was aware of relevant legislation, policies, procedures and authorities, we acknowledge that uncertainty existed in relation to the treatment of non-respendable revenues and the CPC's respendable revenue authority levels. The CPC recognizes it would benefit from updating its directives as appropriate to promote clear and consistent roles, responsibilities, procedures and guidance to support decision making.

While the majority of tuition fees were set in accordance with relevant policies, the CPC acknowledges that the audit found a few instances where the advertised tuition fee was higher than its individual cost in relation to under projections. The CPC's business model requires it to provide static course calendars and tuition fees to its clients. Tuition fees are therefore not adjusted during the academic year despite fluctuations in the demand for CPC's courses. Contextually, each year the CPC undertakes a prioritization exercise to inform the course calendar; however, the CPC must also remain flexible to meet changing demands from police partners. Despite challenges related to projections, the CPC and NPS Financial Management will work to address the related issues noted in the Audit while ensuring that it continues to adhere to policy requirements when tuition fees are compared to aggregate program level costs.

The CPC and NPS Financial Management are currently revising the cost recovery methodology. One of the intended objectives of this revision is to further improve the accuracy and agility of the CPC's course costing exercise. The revised cost recovery model should consider the findings identified in this audit.

To that end, Management agrees together to:

1. determine which costs should be included for all revenue streams in accordance with the CPC's vote netted revenue authority and relevant policy requirements
2. clarify the requirement to formally increase CPC authority levels
3. update CPC directives as appropriate to promote clear and consistent procedures and guidance related to the cost recovery model
4. implement controls to ensure cost inputs are accurate and service fees do not exceed costs while documenting how costs should be interpreted at the aggregate program level or individual course level

The CPC will also work with NPS Financial Management to ensure that respendable and non-respendable revenues are identified and recorded in accordance with relevant central agency policies and guidance.

Deputy Commissioner Stephen White
Specialized Policing Services

Jen O'Donoughue
Chief Financial Officer

1.0 Background

The Canadian Police College (CPC) is a national police service delivered by the Royal Canadian Mounted Police's (RCMP) Specialized Policing Services (SPS). The CPC, which was established in 1976, provides advanced and specialized training and executive development to law enforcement officers from all jurisdictions to help them combat crime and increase the safety of Canadians. It offers on-site training at its Ottawa and Chilliwack campuses, as well as off-site training both domestically and internationally. The CPC offers programs in technological crime, forensic identification, explosives disposal/investigations, police executive development, and professional development for Indigenous policing. The CPC's physical disposition is akin to a traditional college campus, with classroom buildings, special purpose facilities, and overnight accommodations.

Two key oversight bodies—the National Police Services National Advisory Committee (NPS NAC) and the CPC Advisory Board (CPC AB)—are responsible for providing direction to the CPC. The NPS NAC promotes the integrity, accessibility, viability and delivery of National Police Services (NPS) by supporting the exchange of information across the law enforcement community in regards to NPS operations and challenges. The CPC AB provides recommendations to the Commissioner on matters related to the CPC's operations. In addition, the RCMP's Senior Executive Committee (SEC), chaired by the Commissioner, may also make decisions related to CPC's operations.

The CPC operates on a cost recovery model where its budget is comprised of annual appropriations and revenue collected from its operations. The CPC can collect revenue by virtue of its vote netted revenue authority. Vote netted revenues are an alternative means of wholly or partially funding programs or activities that produce revenues. These revenues can be used to offset related expenditures incurred in the same fiscal year. The CPC manages five revenue streams: tuition fees, overnight accommodations, meal plans, meal sales, and facility rentals. With respect to tuition fees, clients are charged a fee based on a cost recovery rate that depends on whether they are from a Canadian police service or other types of organizations. Clients from Canadian police services pay a fee based on 70%of the total cost to deliver the training in 2020, and 50% in 2019 and 2018. Other clients from a Canadian government agency with a public safety mandate or an international organization pay a fee based on 100% of the total costs. The following table illustrates the CPC's revenue and operating expenditures for the last three fiscal years (FY).

The RCMP's Corporate Management & Comptrollership (CM&C) business line is responsible for providing the CPC with financial management services and advice, as well as developing the CPC's cost recovery model. CM&C personnel within its NPS Financial Management and National Headquarters (NHQ) Assets Management branches also provide input to several key variables used to determine course costs.

The Commissioner-approved 2019-2024 Risk-Based Audit and Evaluation Plan included an Audit of the CPC Cost Recovery Model.

2.0 Objective, scope and methodology

2.1 Objective

The objective of the audit engagement was to examine the adequacy of the CPC's cost recovery model. ^{Endnote 2}

2.2 Scope

The audit focused on the roles and responsibilities, processes, and internal controls related to the CPC's cost recovery model. The scope period of the audit was April 1, 2018 to March 31, 2020.

Processes related to revenue management (invoicing and collection of payments) were not included in the scope of the audit due to the low materiality of outstanding accounts receivable.

2.3 Methodology

Planning for the audit was completed in February 2020. In this phase, the audit team conducted interviews, process walkthroughs, and examined relevant policies and procedures.

The examination phase of the engagement, which concluded in September 2020, employed various techniques including interviews, documentation reviews, process walkthroughs, and other audit testing. The audit team reviewed the costing portion of the overall cost recovery model. Course offerings and fees set by the CPC were compared against course projections and costs.

The audit's findings reflect conditions observed during the two-year audit scope period ending on March 31, 2020. However, during the engagement the audit team was made aware that efforts to update and improve the cost recovery model were already underway. As a result, some audit findings may have been addressed subsequent to the end of the audit's scope period. When known, ongoing efforts beyond the scope period of this audit are acknowledged. The audit criteria is available in Appendix A.

2.4 Statement of conformance

The audit engagement conforms to the Institute of Internal Auditor's International Professional Practices Framework and the Treasury Board of Canada Directive on Internal Audit, as supported by the results of the quality assurance and improvement program.

3.0 Audit findings

As one of the few permanent Canadian law enforcement learning institutions, the CPC fulfills a key role in providing advanced and specialized training, as well as executive development, to the law enforcement community. As a national police service of the RCMP, it is also important that the CPC be financially sustainable and show responsible stewardship. A cost recovery model that operates effectively and as intended is pivotal in achieving this state.

Accordingly, the audit team expected to find that information relevant to the cost recovery model was provided to the CPC's management and oversight bodies for decision making. The audit team also expected that a documented costing methodology that considers relevant and reliable information was in place to determine costs used to set fees in the cost recovery model.

3.1 Information for decision making

Awareness of relevant legislation, policies, and authorities

The audit found that the CPC's cost recovery model was based on relevant legislation, policies, procedures, and authorities.

Legislation

The Financial Administration Act (FAA) is the overarching legal framework for financial management and accountability of public service organizations, including the RCMP's CPC. Part II - Public Money regulates the treatment of public money and includes rules regarding charges for services or use of facilities provided by public service organizations. Part III - Public Disbursements includes rules for the expenditure of revenues which allows departments granted with the appropriate authorities to expend revenues to offset related expenditures. Interviewees were aware of the requirement that the fees charged by the CPC cannot exceed the costs incurred to provide the service.

Policies

The Treasury Board (TB) Policy on Financial Management includes a Directive on Charging and Special Financial Authorities (DCSFA). The DCSFA, which came into effect on April 1, 2019, outlines management practices and controls to ensure external and internal charging practices for services provided by public service organizations are consistent across government, that the amounts charged respect legislative limits, and that revenues are treated in a consistent manner. This directive prescribes requirements relevant to the CPC's service fees and vote netted revenues.

The CPC receives advice and guidance from CM&C for its cost recovery activities when requested, however, the audit team noted gaps in the guidance received. Interviewees were aware of the DCSFA section 4.2.3 requirement, which states that fees cannot exceed the costs incurred to provide a service. However, the audit team identified a lack of awareness within CPC and CM&C regarding the appropriate treatment of capital costs and Employee Benefits Plan (EBP) costs in CPC's cost recovery model.

The DCSFA section 4.10.6 indicates that Chief Financial Officers (CFOs) are required to ensure that recoveries of expenditures that are charged to the capital vote are recorded as non-tax, non-respendable revenues ^{Endnote 3}. CM&C senior officials interviewed by the audit team were uncertain how section 4.10.6 applied to the CPC's cost recovery model since capital assets such as vehicles and bomb suits were included in course costs. As a result of the audit team's inquiries regarding TB DCSFA section 4.10.6, officials within CM&C's Financial Policy Directorate clarified with the Treasury Board Secretariat (TBS) that section 4.10.6 would apply to revenues related to the prorated cost of capital assets. The DCSFA does not prohibit the charging and collecting of revenues related to capital costs, but requires that such revenues be recorded as non-respendable.

The DCSFA section 4.10.4 also indicates that revenues should be recorded as non-respendable when they are not related to expenditures incurred to provide the service. TBS indicated that other revenues such as those related to the cost of EBP are also non-respendable.

The audit team noted that capital costs and EBP costs were included in the CPC's course costs and tuition fees. While the inclusion of these costs in course costs and fees is permitted under the DCSFA, the CPC's practice of recording all of its revenues as respendable revenues does not align with the requirements of the DCSFA. Properly recording revenue related to capital costs and EBP costs as non-respendable revenue would reduce the CPC's operating budget.

Procedures

The CPC has published business operations directives that outline the processes and procedures for how fees are established and approved. The CPC reviews and updates its directives as required. The CPC directives clearly document CPC's and CM&C's roles and responsibilities with respect to the process for establishing course costs and tuition fees, without specifying which positions within CPC or CM&C are responsible, other than identifying those responsible for approving tuition fees. Interview results generally showed that while personnel were not aware of these CPC directives, their understanding of roles and responsibilities related to cost recovery activities aligned with them. The directives that are relevant to the cost recovery model appear to be up to date, but interviewees stated that the directive on course costs may need minor revisions and updates.

Authorities

Approval was obtained from the Treasury Board (TB) in April 1998 which authorized the RCMP to establish fees for cost recovery at the CPC. It also authorized an increase to the RCMP Revenue Reference Levels, Receipts and Revenues Credited to Vote, by $3.5 million in 1998/99, which has since been increased to $5.5 million. The approval received from TB also delegated the responsibility for establishing curriculum and setting CPC fees to the Director of the CPC, and the responsibility for approving and monitoring the curriculum and fees to the Commissioner of the RCMP.

The CPC's financial information obtained from CM&C, illustrated in Table 1, shows that the CPC's respendable revenues have consistently exceeded $5.5 million over the last three years. The CPC Executive Director and NPS Financial Management personnel have stated that the $5.5 million revenue reference level is used as an internal budgeting figure to ensure the program generates sufficient revenue to offset costs. The CPC and CM&C may need to consider increasing revenue reference levels as appropriate to improve internal budgeting practices. The audit team noted that there were discussions between CPC and CM&C regarding the formal increase of authority levels via TBS. The CPC Executive Director advised that, as a result of these discussions, reference levels would remain the same until further notice to allow the CPC to assess the impact that increasing tuition fees in 2020 would have on course demand and revenue.

Information for decision making

CPC management shares information and provides updates on its activities with relevant oversight bodies which include the NPS NAC, CPC AB, and the SEC. Records of decisions, briefing notes, and presentation materials reviewed by the audit team demonstrated that CPC management provided periodic updates to oversight bodies and sought decisions and guidance for matters related to CPC's cost recovery model. CPC management consulted with NPS NAC and CPC AB on the CPC's modernization initiatives, which includes tuition fee increases and additional considerations for course costs. A decision to increase CPC tuition fees from 50% to 70% of costs for Canadian police services was made at a SEC meeting on May 21, 2019. The CPC intends to increase tuition fees to 100% of costs for all client types eventually, which would require additional consultation with NPS NAC and CPC AB, as well as approval from SEC.

The CPC Executive Director indicated that while sufficient information is available to inform decisions regarding the cost recovery model, he identified concerns relating to the quality and reliability of the information. Although courses costs and tuition fees should be updated annually, the CPC Executive Director indicated that the tuition fees have not been thoroughly reviewed for several years because the cost recovery rate remained unchanged until the 2020 costing exercise. The CPC Executive Director stressed the need for an updated cost recovery model that provides accurate costs, and that is also simple to use and explain to stakeholders. Some of the expected outcomes of revising the current cost recovery model are to simplify the methodology and to help ensure costs are more accurate.

The audit team also noted that the lack of costing information relating to CPC's overnight accommodations and facility rental services adversely impact the CPC's ability to make informed decisions. CPC interviewees indicated that these services are not costed because expenditures do not come out of the CPC's budget and there are challenges in obtaining accurate costs from CM&C.

Overall, CPC management shares information, provides updates, and seeks guidance on its activities with relevant oversight bodies on a periodic basis. CPC management was aware of relevant legislation, policies, procedures, and authorities and reported that sufficient information related to the CPC cost recovery model is received for decision making. However, concerns regarding the quality and reliability of costing information were raised by CPC management. The audit found that uncertainty exists relating to the treatment of non-respendable revenues and the CPC's respendable revenue authority levels. The lack of guidance on these policy areas and the lack of costing information related to overnight accommodations and facility rentals may adversely impact the information available to the CPC for decision making.

3.2 Costing Methodology

Costing process

The audit team found that the costing methodology for tuition fees is documented in the CPC's business operations directives. These CPC directives state that the CPC Business Operations unit is responsible for setting tuition fees on an annual basis, with support from NPS Financial Management. According to the CPC's directives, the CPC provides NPS Financial Management with course costing templates, which includes cost inputs such as the proposed number of on-site and off-site courses, projected course offerings and participants, as well as other pertinent cost drivers such as course materials and equipment. NPS Financial Management then incorporates additional support and maintenance costs ^{Endnote 4} and calculates course costs in accordance with the methodology and cost recovery rates described in CPC directives. NPS Financial Management provides the CPC with updated per-student cost estimates for each course. The CPC program areas are responsible for determining whether the proposed prices fall under what can be reasonably charged for fair market value. If the CPC determines that a particular price cannot be borne by the market, it will propose an alternate price with supporting rationale for CPC management approval.

CPC instructors and managers advised that the course costing process is lengthy, the templates used for estimating course costs do not clearly indicate how certain inputs should be included, and some course costs are difficult to track and estimate. NPS Financial Management personnel also indicated that the costing process is prone to human error due to high amounts of manual data manipulation.

Interviewees confirmed that there is no documented costing methodology for the overnight accommodations or facility rentals, and that fees for these revenue streams are based on market research conducted by the CPC. Interviewees also indicated that food-related services are cost neutral and contracted to a third-party service provider. As supported by documentation obtained by the audit team, the CPC does not earn revenues from food-related services, as revenues collected from clients are paid to the service provider.

Relevance of cost inputs

Subject Matter Experts (SMEs) are individuals external to the CPC who assist or deliver training at the CPC. Within the costing methodology, the audit team observed that SME salaries were included in the calculation of course costs, though the CPC is typically only responsible for paying their overnight accommodation and hospitality costs. The majority of SMEs were reported to be volunteers from the RCMP or from external organizations. Inclusion of RCMP SME costs would reflect the full cost to the RCMP for delivering its courses, however revenue may need to be recorded as non-respendable. Conversely, there is a risk that the inclusion of external SME salary costs not paid for by the RCMP would exceed actual costs.

The audit team also noted that real property costs not paid for by the CPC were also included in the calculation of course costs. NHQ Assets Management is responsible for providing real property services such as managing building operations and maintenance (O&M) which includes funding the majority of the CPC's real property costs through its annual appropriations. By including these real property costs in the CPC's course costing exercise, a portion of the CPC's revenues from tuition fees would be attributed to expenses already paid for using NHQ Assets Management's annual appropriations. The CPC's practice of recording all of its revenues as respendable revenues results in dual sources of funding for CPC's real property costs (i.e., annual appropriations as well as respendable revenues). Inclusion of real property costs would reflect the full cost to the RCMP for delivering its services, however revenue may need to be recorded as non-respendable. Otherwise, the RCMP's reference levels can be reduced if the costs related to CPC's real property are funded with respendable revenues. This issue may also apply to overnight accommodation revenues as NHQ Assets Management pays for the majority of the real property costs associated with those buildings.

Reliability and timeliness of cost inputs

Challenges with cost inputs

CPC interviewees, including senior officials, raised several issues with the reliability of cost inputs during the course of the audit. The audit team noted the innate difficulties involved with developing accurate projections because they are based primarily on the previous year's costs. Tuition fees are set on an annual basis and are based on costing templates that could have been completed up to 18 months prior to when a course is held. Changes to the actual number of course sessions and registration levels during the academic year affect the true costs of courses. However, course costs and corresponding tuition fees are not adjusted mid-year. According to the CPC, it is necessary to provide course calendars and tuition fees in advance to align with client planning and budgeting cycles.

Instructors may have difficulty estimating ongoing costs associated with capital assets used in specific courses. The utilization rate ^{Endnote 5} of capital assets depends on the number of course sessions that use the assets as well as the estimated useful life of the assets. Since the number of course sessions can fluctuate once course costs are finalized, the utilization rate may be impacted as well. Instructors and managers indicated that they may consult each other, personally keep detailed cost records, or review course syllabuses to enhance the accuracy of their estimates. The CPC Executive Director indicated that there is a lack of visibility over how costs are amortized by CM&C. At the time of this audit, there were ongoing discussions between CPC and CM&C regarding amortization as part of the costing methodology revision.

It was noted that real property costs used in the FY 2019/20 costing exercise were not timely as CPC was not able to obtain updated real property costs from NHQ Assets Management prior to completing the costing exercise for that fiscal year. An old average taken from FYs 2014/15 to 2016/17 was used instead. Personnel involved in completing the costing exercise indicated that this was due to the lack of clear procedures, roles and responsibilities in this part of the costing process, as well as staff turnover. In addition, real property costs may not be reliable since NHQ Assets Management is unable to allocate O&M costs to specific CPC buildings, and the methodology for determining the cost information supplied to CPC in prior years was not documented.

Approvals

A formal approval process was not in place for completed costing templates to ensure cost inputs were relevant and reliable. CPC managers and directors may review the templates for reasonableness and identify significant errors or noticeable anomalies, but templates are not formally approved before they are provided to NPS Financial Management.

NPS Financial Management transcribes the information from the costing templates into the costing model, adds other support and maintenance costs, then returns the final course costs to the CPC. CPC personnel may review the final course costs, however, they indicated that they do not have visibility over how support and maintenance costs were derived, and that it is unclear how final costs were calculated by NPS Financial Management. CPC personnel use the final course costs to propose tuition fees that are ultimately approved by the CPC Executive Director.

Errors in the costing data

The audit team reviewed FY 2019/20 course costing data and identified 67 issues resulting from data entry and formula errors. The audit team applied CM&C's revenue projection methodology to 41 of the 67 issues (61%) resulting in a net impact of $757,174 in lost potential revenues. As an example, one course did not properly sum all relevant CPC instructor salary costs. This resulted in a single $94,192 costing error that translated into a potential loss of $209,671 in revenues if all of the course's projected sessions were filled to capacity. The remaining 26 of 67 issues (39%) were not further assessed because they required significant assumptions or modifications of the formulas involving the useful life of assets or consumables. This analysis was not repeated for FY 2018/19 as CPC and NPS Financial Management personnel confirmed that a costing exercise was not completed in that FY because the cost recovery rate remained unchanged.

Accuracy of projections

The projected number of course sessions and participants used in the costing methodology is input into the costing templates by CPC personnel. These projections have a significant impact on costs because they are major factors in determining the total costs per student for each course.

The number of projected sessions is based on CPC's human resources capacity and the number of courses offered during the previous years. CPC also networks with policing communities of practice to help determine the demand for courses. For example, CPC established a network with the police explosives community (i.e., bomb squad coordinators/commanders) to review the Explosives Training Unit's course content, training projections, and projected new hires in the community. The number of projected participants is based on historic and anticipated demand. Courses that are generally full use maximum capacity as a projection while other courses that are not consistently full use an average figure. Demographics of the policing community and the frequency of course delivery are also considered when developing projections

The audit team compared the initial projections used to calculate course costs against the actual performance in terms of the number of course sessions delivered and number of registered participants. For FY 2019/20, 44% (24/55) of courses had projected sessions that matched actual sessions delivered, 11% (6/55) had more sessions than projected, and 45% (25/55) had fewer sessions than projected. Table 2 below illustrates the accuracy of the projected course sessions.

Inaccurate course session projections were observed to have a significant impact on the accuracy of participant projections. The audit team observed that only 11% (6/55) of courses had projected participants that matched actual registered participants.

As noted previously, the CPC's business model requires it to provide static course calendars and tuition fees to its clients. Tuition fees are therefore not adjusted during the academic year despite fluctuations in the demand for CPC's courses. Projections may have been accurate during the costing exercise, but the delivery of a course could occur up to 18 months after its corresponding costs were developed. The DCSFA states that fees should not exceed the cost of providing a service, but does not prescribe whether the requirement is at the aggregate service level or at the individual service level. This has left room for interpretation as some interviewees advised that it should be the individual course level while others stated the requirement is at the aggregate program level. The CPC's tuition fees would adhere to policy requirements if fees were compared to aggregate program level costs. However, at the individual course level, CPC would absorb costs when actual performance (i.e., frequency and capacity) is below projections and overcharge clients when actual performance is above projections. There are additional considerations related to both of these possible interpretations and the organization should continue to assess this and seek guidance accordingly.

Tuition fees and course costs

The CPC's advertised tuition fees are derived from the course costs calculated by CM&C and the CPC's approved cost recovery rate. The cost recovery rate was 70% for clients affiliated with a Canadian police service in 2020 (50% in 2019 and 2018), and 100% for clients from a Canadian government agency with a public safety mandate or an international organization. The audit team compared CPC's advertised tuition fees against the final costs calculated by CM&C to determine how closely tuition fees were supported by the costing data. Tuition fees for calendar year 2020 were closely aligned to the FY 2019/20 costing data, demonstrating that CPC considers costing information when establishing tuition fees. FY 2018/19 data was not available for the 2019 fees, but a correlation with FY 2016/17 costing data was observed. The 2018 tuition fees were not generally aligned to the FY 2017/18 costing data, however, there was an increased correlation when compared to the FY 2016/17 costing data. These correlations suggest that CPC partially relied on old costing data to set its fees for those years.

The audit team observed that while the majority of tuition fees were set in accordance with relevant policies, there were a few instances where the advertised tuition fee was higher than its individual cost in the program's costing data. Interviews with program officials identified that there is uncertainly within the RCMP as to whether or not costs should be interpreted at the aggregate program level or individual course level. The instances where fees were higher than costs may not adhere to relevant policies if costs are interpreted at the individual course level. However, since certain course costs and tuition fees may have been underestimated due to errors in the costing data and Canadian police tuition fees are set based on a lesser cost recovery rate, there is a reduced risk that advertised tuition fees are greater than costs.

Overall, there were issues with the relevance and reliability of the inputs used to determine course costs, which impact the accuracy of the costing process. External SME costs not incurred by the RCMP were included in the costing process, errors in the costing data were observed, maintenance costs were based on dated real property information, and the projections used in the costing model were not always accurate when compared to the actual number of course sessions and registered participants due to the CPC's requirement to provide static tuition fees to its clients.

General observations related to the new cost recovery model

Interviews with CPC and NPS Financial Management personnel indicated that the current cost recovery model was developed in 2014, and that the methodology had not been significantly reviewed since. In fall 2019, CPC and NPS Financial Management started revising the cost recovery methodology, which will be used in establishing course costs and corresponding tuition fees for 2021. The audit team did not review the new costing methodology in detail as revisions were ongoing during the course of the audit

CPC and CM&C have stated that the new model will use actual costs from the Total Expenditures and Asset Management System (TEAM) instead of estimates which may reduce potential errors that exist in the current model. Courses will be categorized into four cost tiers: classroom type with no additional expenses, classroom type with minor computer and equipment expenses, classroom type with mid-range computer and equipment expenses, and classroom or other type with major expenses such as robots and bomb suits. NPS Financial Management will extract all operating costs of the courses and capital costs for high value assets from TEAM. Capital costs will be added to the specific courses that use the assets. It was unclear how certain costs not currently charged to CPC's cost centres, such as real property costs and SME salaries not paid by the CPC, will be treated in the new model. The new model may not address the issue of proper identification of respendable versus non-respendable revenues.

4.0 Conclusion

Overall, the audit concluded that opportunities exist to improve the adequacy of the CPC cost recovery model, promote compliance with relevant policies, and improve the reliability of costing information. The CPC and NPS Financial Management are currently revising the cost recovery methodology. One of the intended objectives of this revision is to improve the accuracy of CPC's course costing exercise. The revised cost recovery model should consider the findings identified in this audit.

The audit found that CPC management was aware of relevant legislation, policies, procedures, and authorities, and reported that sufficient information related to the CPC cost recovery model is received for decision making. The audit also found that uncertainty exists relating to the treatment of non-respendable revenues and the CPC's respendable revenue authority levels. The lack of guidance on these policy areas and the lack of costing information related to overnight accommodations and facility rentals may adversely impact the information available to the CPC for decision making.

The CPC's business model requires it to provide static course calendars and tuition fees to its clients. Tuition fees are therefore not adjusted during the academic year despite fluctuations in the demand for CPC's courses. A costing methodology is in place to provide accurate course costs to the CPC. While the majority of tuition fees were set in accordance with relevant policies, the audit found a few instances where the advertised tuition fee was higher than its individual cost. The audit found that there is uncertainty amongst the individuals interviewed as to whether costs should be interpreted at the aggregate program level or individual course level. Notwithstanding this issue, the CPC's tuition fees do adhere to policy requirements when fees were compared to aggregate program level costs.

5.0 Recommendations

1. The Deputy Commissioner, Specialized Policing Services (D/Commr. SPS), in collaboration with the Chief Financial Officer (CFO), should:
   1. determine which costs should be included for all revenue streams in accordance with the CPC's vote netted revenue authority and relevant policy requirements
   2. clarify the requirement to formally increase CPC authority levels
   3. update CPC directives as appropriate to promote clear and consistent roles, responsibilities, procedures and guidance related to the cost recovery model
   4. implement controls to ensure cost inputs are accurate and service fees do not exceed costs, while documenting how costs should be interpreted at the aggregate program level or individual course level
2. The CFO should ensure that respendable and non-respendable revenues are identified and recorded in accordance with relevant central agency policies and guidance

Appendices

A. Audit objective and criteria

Objective

To examine the adequacy of the CPC's cost recovery model

Criterion 1

Sufficient information relevant to the cost recovery model is provided to the CPC's management and oversight bodies for decision making

Criterion 2

A documented costing methodology that considers relevant and reliable information is in place to determine costs used to set fees in the cost recovery model

B. Management action plan

Vérification du modèle de recouvrement des coûts du Collège canadien de police

• Sigles et abrévations
• Sommaire
• Réponse de la direction
• 1.0 Contexte
• 2.0 Objectif, portée et méthode
  • 2.1 Objectif
  • 2.2 Portée
  • 2.3 Méthode
  • 2.4 Énoncé de conformité
• 3.0 Constatations
  • 3.1 Information pour la prise de décisions
  • 3.2 Méthode d'établissement des coûts
• 4.0 Conclusion
• 5.0 Recommandations
• Annexes
  • A. Objectif et critères
  • B. Plan d'action de la direction
• Notes

Sigles et abrévations

CC du CCP

Commission consultative du Collège canadien de police

CCN des SNP

Comité consultatif national des Services nationaux de police

CCP

Collège canadien de police

CT

Conseil du Trésor

DG

Direction générale

DIAFS

Directive sur l'imputation et les autorisations financières spéciales

DPF

Dirigeante principale des Finances

EM

Expert en la matière

EMS

État-major supérieur

F et E

Fonctionnement et entretien

GGC

Gestion générale et Contrôle

GRC

Gendarmerie royale du Canada

LGFP

Loi sur la gestion des finances publiques

RASE

Régime des avantages sociaux des employés

SCT

Secrétariat du Conseil du Trésor

SNP

Services nationaux de police

SPS

Services de police spécialisés

TEAM

Système de gestion des dépenses globales et des actifs

Sommaire

Depuis 1976, le Collège canadien de police (CCP) offre de la formation avancée et spécialisée et des programmes de perfectionnement des cadres aux agents d'application de la loi de tout territoire de compétence afin de les aider à combattre le crime et à renforcer la sécurité des Canadiens. La formation est offerte sur place aux campus d'Ottawa et de Chilliwack et hors site ailleurs au pays et à l'étranger. Le CCP offre des programmes en techniques d'enquête, en criminalité technologique, en identité judiciaire, en enlèvement d'explosifs et en enquêtes connexes, en perfectionnement des cadres policiers et en perfectionnement professionnel dans le domaine des services de police autochtones. Le CCP, dont le budget est composé de crédits annuels et de recettes provenant de ses opérations, fonctionne selon un modèle de recouvrement des coûts.

La commissaire a approuvé la vérification du modèle de recouvrement des coûts du CCP dans le plan de vérification et d'évaluation axé sur les risques 2019 2024. La vérification visait à examiner la pertinence du modèle de recouvrement des coûts du CCP, ciblant les rôles et responsabilités, processus et contrôles internes liés au modèle de recouvrement des coûts. La vérification portait sur la période du 1er avril 2018 au 31 mars 2020.

Dans l'ensemble, la vérification a établi qu'il existe des possibilités de rehausser la pertinence du modèle de recouvrement des coûts du CCP, de promouvoir le respect des politiques applicables et d'améliorer la fiabilité des données sur les coûts. La vérification a révélé que la direction du CCP connaissait les dispositions législatives, politiques, procédures et autorisations pertinentes et qu'elle a indiqué avoir en mains suffisamment de renseignements sur le modèle de recouvrement des coûts pour la prise de décisions. Cependant, l'équipe de vérification a constaté qu'il existe de l'incertitude quant au traitement des recettes non disponibles et aux niveaux d'autorisation de dépenser à nouveau les recettes perçues. Le manque d'orientation à ces égards et le manque d'information sur les coûts liés à certains services du CCP risquent d'avoir une incidence néfaste sur l'information dont dispose le CCP à l'appui du processus décisionnel.

Conformément à son modèle de fonctionnement, le CCP doit fournir des calendriers de cours et des frais de formation fixes à ses clients. Les frais de cours ne sont donc pas rajustés pendant l'année scolaire, peu importe les fluctuations de la demande de cours du CCP. Il existe une méthode d'établissement des coûts pour fournir un calcul précis des coûts engagés par le CCP pour offrir ses cours. La majorité des frais de formation sont fixés en fonction des politiques pertinentes, mais la vérification a révélé que dans certains cas les frais annoncés étaient supérieurs au coût individuel. Les personnes interviewées ont fait part de leur incertitude quant à savoir si les coûts devraient être interprétés au niveau du programme (global) ou au niveau du cours (individuel). Malgré cette incertitude, la comparaison des frais de cours aux coûts globaux au niveau du programme a permis de confirmer que les frais de cours du CCP sont conformes aux politiques applicables.

Les conclusions de la vérification tiennent compte des conditions observées au cours de la période de deux ans. Cela dit, l'équipe de vérification a appris que des travaux de mise à jour et d'amélioration du modèle de recouvrement des coûts étaient déjà en cours. Cette révision vise entre autres à améliorer l'exactitude de l'exercice d'établissements des coûts liés aux cours du CCP. Par conséquent, certaines conclusions ont pu être prises en compte depuis la fin de la période de vérification. Lorsqu'ils sont connus, les efforts continus d'amélioration d'aspects qui dépassent la portée de la présente vérification sont soulignés. La direction devrait tenir compte des constatations de la présente vérification dans le cadre de son examen du modèle de recouvrement des coûts.

La réponse de la direction au présent rapport et le plan d'action élaboré à cet égard témoignent de la détermination des cadres supérieurs à donner suite aux conclusions et recommandations découlant de la vérification. La Vérification interne de la Gendarmerie royale du Canada (GRC) en surveillera la mise en œuvre et réalisera une vérification complémentaire au besoin.

Réponse de la direction

La vérification du modèle de recouvrement des coûts du CCP a mis en évidence des possibilités de rehausser la pertinence du modèle de recouvrement des coûts du CCP, de promouvoir le respect des politiques applicables et d'améliorer la fiabilité des données sur les coûts. La direction accepte les conclusions et recommandations formulées par la Vérification interne de la GRC dans le rapport de vérification.

La vérification a confirmé que la direction du CCP connaît les dispositions législatives, les politiques, les procédures et les autorisations applicables, mais qu'il existe de l'incertitude quant au traitement des recettes non disponibles et aux niveaux d'autorisation de dépenser à nouveau les recettes perçues. Le CCP reconnaît l'avantage d'actualiser ses directives, le cas échéant, afin de promouvoir des rôles, des responsabilités, des procédures et des orientations clairs et cohérents à l'appui du processus décisionnel.

Bien que la majorité des frais de cours sont fixés en conformité avec les politiques applicables, le CCP reconnaît que la vérification a relevé quelques cas où les frais de formation annoncés étaient supérieurs au coût individuel par rapport aux sous-estimations. Conformément à son modèle de fonctionnement, le CCP doit fournir des calendriers de cours et des frais de cours fixes à ses clients. Les frais de cours ne sont donc pas rajustés pendant l'année scolaire, peu importe les fluctuations de la demande de cours du CCP. Contextuellement, chaque année le CCP entreprend un exercice de priorisation à l'appui de l'établissement du calendrier des cours. Cependant, le CCP doit aussi prévoir une certaine flexibilité pour s'adapter aux demandes changeantes des partenaires policiers. Malgré les défis liés aux prévisions, le CCP et la Gestion financière des Services nationaux de police (SNP) s'engagent à aborder les problèmes relevés au cours de la vérification en assurant le respect continu des politiques en cas de comparaison des frais de cours aux coûts globaux au niveau du programme.

Le CCP et la Gestion financière des SNP actualisent la méthode de recouvrement des coûts. Cette révision vise entre autres à accroître l'exactitude et l'agilité de l'exercice d'établissement des coûts liés aux cours du CCP. Le modèle de recouvrement des coûts révisé devrait tenir compte des conclusions de la présente vérification.

À cette fin, la direction s'engage à :

1. déterminer les coûts à inclure pour toutes les sources de recettes conformément à l'autorisation des recettes nettes en vertu d'un crédit du CCP et aux politiques pertinentes
2. clarifier la nécessité d'augmenter officiellement les niveaux d'autorisation du CCP
3. mettre à jour les directives du CCP, le cas échéant, pour promouvoir des procédures et des orientations claires et cohérentes relatives au modèle de recouvrement des coûts
4. mettre en place des mécanismes de contrôle pour garantir l'exactitude des coûts utilisés et s'assurer que les frais de service n'excèdent pas les coûts engagés et préciser l'interprétation voulue des coûts (niveau global ou niveau individuel)

De plus, le CCP collaborera avec la Gestion financière des SNP pour s'assurer que les recettes disponibles et non disponibles sont cernées et comptabilisées conformément aux politiques et aux orientations pertinentes des organismes centraux.

Stephen White
Sous-commissaire aux Services de police spécialisés

Jen O'Donoughue
Dirigeante principale des Finances

1.0 Contexte

Le CCP est un service de police national relevant des Services de police spécialisés (SPS) de la GRC. Établi en 1976, le CCP offre de la formation avancée et spécialisée ainsi que des programmes de perfectionnement de cadres aux agents d'application de la loi de tout territoire de compétence afin de les aider à combattre le crime et à renforcer la sécurité des Canadiens. La formation est offerte sur place aux campus d'Ottawa et de Chilliwack et hors site ailleurs au pays et à l'étranger. Le CCP offre des programmes en techniques d'enquête, en criminalité technologique, en identité judiciaire, en enlèvement d'explosifs et en enquêtes connexes, en perfectionnement des cadres policiers et en perfectionnement professionnel dans le domaine des services de police autochtones. Quant à son aménagement physique, le CCP ressemble à un campus collégial traditionnel, regroupant des immeubles abritant des salles de classe, des installations spéciales et des dortoirs.

Deux organes de surveillance – le Comité consultatif national des Services nationaux de police (CCN des SNP) et la Commission consultative du Collège canadien de police (CC du CCP) – donnent des directives au CCP. Le CCN des SNP assure l'intégrité, l'accessibilité, la viabilité et la prestation des SNP en facilitant l'échange d'information au sein de la collectivité d'application de la loi en ce qui a trait aux opérations et aux défis des SNP. Pour sa part, la CC du CCP formule des recommandations à la commissaire sur des questions touchant le fonctionnement du CCP. L'État-major supérieur (EMS) de la GRC, présidé par la commissaire, prend parfois des décisions liées au fonctionnement du CCP.

Le CCP, dont le budget est composé de crédits annuels ^{Note de fin de texte 1} et de recettes provenant de ses opérations, fonctionne selon un modèle de recouvrement des coûts. Le CCP peut percevoir des recettes conformément à son autorisation de recettes nettes en vertu d'un crédit. Les recettes nettes en vertu d'un crédit sont une autre possibilité de financement entier ou partiel de programmes ou d'activités qui produisent des recettes. Ces recettes peuvent être utilisées pour compenser des dépenses connexes engagées au cours du même exercice. Le CCP gère cinq sources de recettes: les frais de cours, l'hébergement des étudiants, les formules de repas, la vente de repas et la location d'installations. Le taux de recouvrement des frais de cours varie selon le service d'appartenance du client (service de police canadien ou autres types d'organisations). Pour les services de police canadiens, il s'agissait en 2020 de 70 % du coût total de la prestation de la formation (comparativement à 50 % en 2019 et en 2018). Dans le cas de clients provenant d'un organisme gouvernemental canadien ayant un mandat en matière de sécurité publique ou d'une organisation internationale, les frais représentent 100 % du coût intégral du cours. Le tableau suivant contient les recettes et dépenses de fonctionnement du CCP pour les trois derniers exercices financiers.

Gestion générale et Contrôle (GGC) de la GRC est le secteur d'activité responsable de la prestation de services et de conseils en matière de gestion financière au CCP et de l'élaboration du modèle de recouvrement des coûts. Les employés de GGC au sein de la Sous-direction de la gestion financière des SNP et de la Sous-direction de la gestion de l'actif à la Direction générale (DG) contribuent également à divers variables clés utilisés dans la détermination des coûts liés aux cours.

Le plan de vérification et d'évaluation axé sur les risques qu'a approuvé la commissaire pour la période allant de 2019 à 2024 prévoyait la vérification du modèle de recouvrement des coûts du CCP.

2.0 Objectif, portée et méthode

2.1 Objectif

La vérification avait pour objectif d'examiner la pertinence du modèle de recouvrement des coûts du CCP ^{Note de fin de texte 2}.

2.2 Portée

La vérification a porté sur les rôles et responsabilités, processus et contrôles internes liés au modèle de recouvrement des coûts du CCP. La période visée s'étendait du 1er avril 2018 au 31 mars 2020.

L'équipe de vérification ne s'est pas penchée sur les processus liés à la gestion des recettes (facturation et perception des paiements) étant donné la faible importance des comptes débiteurs impayés.

2.3 Méthode

La planification de la vérification s'est achevée en février 2020. Au cours de cette étape, l'équipe de vérification a tenu des entrevues, a procédé à une revue générale des modalités en vigueur et a examiné les politiques et procédures pertinentes.

Pendant la phase d'examen, terminée en septembre 2020, l'équipe a eu recours à diverses techniques de vérification, notamment des entrevues, l'examen de documents, une revue générale des modalités et d'autres contrôles de vérification. L'équipe de vérification a examiné le volet de calcul des coûts du modèle de recouvrement des coûts. Les cours offerts et les frais établis par le CCP ont été comparés aux prévisions et aux coûts.

Les conclusions de la vérification tiennent compte des conditions observées au cours de la période de deux ans, qui s'est achevée le 31 mars 2020. Cela dit, l'équipe de vérification a appris que des travaux de mise à jour et d'amélioration du modèle de recouvrement des coûts étaient déjà en cours et que, par conséquent, certaines conclusions ont pu être prises en compte depuis la fin de la période de vérification. Lorsqu'ils sont connus, les efforts continus d'amélioration d'aspects qui dépassent la portée de la présente vérification sont soulignés. Les critères de vérification figurent à l'annexe A.

2.4 Énoncé de conformité

La mission de vérification est conforme au Cadre international de référence des pratiques professionnelles de l'Institut des auditeurs internes et à la Directive sur la vérification interne du Conseil du Trésor, comme en font foi les résultats du programme d'assurance et d'amélioration de la qualité.

3.0 Constatations

L'un des rares établissements de formation policière permanents au Canada, le CCP joue un rôle clé dans la prestation de formation avancée et spécialisée et de programmes de perfectionnement des cadres à la collectivité d'application de la loi. Le CCP est un service de police national de la GRC, d'où l'importance d'en assurer la viabilité financière et l'intendance responsable. Un modèle de recouvrement des coûts qui fonctionne avec efficacité et comme prévu est essentiel.

L'équipe de vérification s'attendait donc à constater que l'information liée au modèle de recouvrement des coûts était mise à la disposition de la direction du CCP et des organes de surveillance pour la prise de décisions. L'équipe s'attendait aussi à constater l'existence d'une méthode documentée d'établissement des coûts basée sur des renseignements pertinents et fiables pour déterminer les coûts utilisés pour fixer les frais dans le modèle de recouvrement des coûts.

3.1 Information pour la prise de décisions

Connaissance des dispositions législatives, politiques et autorisations applicables

La vérification a établi que le modèle de recouvrement des coûts du CCP est fondé sur les dispositions législatives, politiques, procédures et autorisations pertinentes.

Dispositions législatives

La Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) est le cadre juridique global régissant la gestion financière et la reddition de comptes des organisations du secteur public, dont le CCP de la GRC. La Partie II (Fonds publics) porte sur le traitement des fonds publics et l'établissement du prix à payer pour la prestation de services et la mise à disposition d'installations par les organisations du secteur public. La Partie III (Dépenses publiques) traite de l'utilisation des recettes, précisant qu'un ministère dûment autorisé peut affecter ses recettes à la compensation de dépenses connexes. Les personnes interviewées savaient que les frais fixés par le CCP ne doivent pas excéder les coûts engagés pour la prestation du service.

Politiques

La Politique sur la gestion financière du Conseil du Trésor (CT) contient une Directive sur l'imputation et les autorisations financières spéciales (DIAFS). En vigueur depuis le 1er avril 2019, la DIAFS établit des contrôles et pratiques de gestion pour s'assurer que l'imputation interne et externe de frais pour la prestation de services par les organisations du secteur public est uniforme à l'échelle du gouvernement, que les prix demandés sont conformes aux limites législatives et que les recettes sont traitées de façon cohérente. Cette directive établit des exigences qui s'appliquent aux recettes nettes en vertu d'un crédit et aux frais de service du CCP.

Quand le CCP le lui demande, GGC fournit des conseils et des orientations à l'égard des activités de recouvrement des coûts. L'équipe de vérification a relevé des lacunes quant aux orientations reçues. Les personnes interviewées savaient que le montant des frais ne doit pas dépasser le coût total qu'entraîne pour le gouvernement la prestation du service (section 4.2.3 de la DIAFS). Cependant, l'équipe de vérification a relevé au sein du CCP et de GGC un manque de connaissance quant au traitement voulu des dépenses en capital et des coûts du Régime des avantages sociaux des employés (RASE) dans le modèle de recouvrement des coûts du CCP.

Tel qu'indiqué à la section 4.10.6 de la DIAFS, il incombe aux dirigeants principaux des finances (DPF) de veiller à ce que les recouvrements des dépenses qui sont imputées au crédit pour dépenses en capital soient comptabilisés comme des revenus non fiscaux et non disponibles ^{Note de fin de texte 3}. Les cadres supérieurs de GGC interviewés par l'équipe de vérification ne savaient pas au juste comment s'appliquait la section 4.10.6 au modèle de recouvrement des coûts du CCP puisque des immobilisations comme les véhicules et les combinaisons anti-bombe sont comprises dans le coût des cours. Vu l'incertitude soulevée par l'équipe de vérification à l'égard de la section 4.10.6 de la DIAFS et pour tirer la question au clair, des cadres de la Direction des politiques financières de GGC ont confirmé auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) que la section 4.10.6 s'appliquerait aux recettes liées au coût proportionnel des immobilisations. La DIAFS n'interdit pas l'imputation et la perception de recettes liées aux dépenses en capital, mais de telles recettes doivent être comptabilisées comme non disponibles.

Conformément à la section 4.10.4 de la DIAFS, les revenus qui ne sont pas liés à des dépenses engagées pour fournir le service doivent être comptabilisés comme des revenus non disponibles. Le SCT a indiqué que d'autres dépenses comme celles liées au coût du RASE sont elles aussi non disponibles.

L'équipe de vérification a constaté que les dépenses en capital et le coût du RASE étaient inclus dans les coûts liés aux cours et les frais de cours du CCP. La DIAFS permet l'intégration de ces montants aux coûts liés aux cours et aux frais de cours, mais en comptabilisant toutes ses recettes comme des recettes disponibles, le CCP ne respecte pas les exigences de la DIAFS. Si le CCP comptabilisait les dépenses en capital et le coût du RASE de la façon exigée, à savoir comme des dépenses non disponibles, son budget de fonctionnement serait moins élevé.

Procédures

Le CCP a publié des directives des affaires opérationnelles qui décrivent les procédures et processus d'établissement et d'approbation des frais de cours. Le CCP examine et actualise ses directives au besoin. Les directives du CCP établissent clairement les rôles et responsabilités du CCP et de GGC dans l'établissement des coûts liés aux cours et des frais de cours, sans préciser les postes responsables du CCP ou de GGC, sauf ceux responsables d'approuver les frais de cours. Les résultats des entrevues ont indiqué qu'en général les employés ne sont pas au courant de ces directives du CCP, mais leur compréhension des rôles et responsabilités en matière d'activités de recouvrement des coûts cadre avec celles ci. Les directives concernant le modèle de recouvrement des coûts semblent être à jour, mais les personnes interviewées ont indiqué que la directive sur les coûts liés aux cours aurait besoin de révisions et de mises à jour mineures.

Autorisations

En avril 1998, le CT a autorisé la GRC à établir des frais pour le recouvrement des coûts au CCP. Il a également autorisé une augmentation de $3,5 millions de dollars en 1998 1999 pour les niveaux de référence, rentrées et recettes affectés au crédit – ce montant est maintenant de 5,5 millions de dollars. En vertu de l'approbation reçue du CT, le directeur général du CCP est chargé d'établir le programme et de fixer les frais du CCP. La commissaire de la GRC approuve et surveille ce programme et ces frais.

Les données financières du CCP obtenues auprès de GGC (Tableau 1) indiquent que les recettes disponibles du CCP ont dépassé 5,5 millions de dollars au cours des trois derniers exercices. Le directeur général du CCP et le personnel de la Gestion financière des SNP ont expliqué que le niveau de référence de 5,5 millions de dollars est utilisé comme montant prévisionnel interne pour s'assurer que le programme produit assez de recettes pour couvrir les coûts engagés. Le CCP et GGC devraient peut-être envisager d'augmenter les niveaux de référence afin d'améliorer les pratiques budgétaires internes. L'équipe de vérification a constaté la tenue de discussions entre le CCP et GGC sur l'augmentation officielle des niveaux d'autorisation via le SCT. Le directeur général du CCP a indiqué qu'à la suite de ces discussions, les niveaux de référence resteraient intacts jusqu'à nouvel ordre afin de permettre au CCP d'évaluer l'incidence qu'aurait l'augmentation des frais de cours en 2020 sur la demande de cours et les recettes.

Information pour la prise de décisions

La direction du CCP communique des renseignements et fournit des mises à jour sur ses activités aux organes de surveillance, notamment le CCN des SNP, la CC du CCP et l'EMS. Les comptes rendus de décisions, notes d'information et exposés examinés par l'équipe de vérification confirment que la direction du CCP a transmis des mises à jour périodiques aux organes de surveillance et a demandé la prise de décisions et des conseils sur des questions liées au modèle de recouvrement des coûts du CCP. La direction du CCP a consulté le CCN des SNP et la CC du CCP sur les initiatives de modernisation du CCP, y compris l'augmentation des frais de cours et des considérations supplémentaires pour les coûts liés au cours. À sa réunion du 21 mai 2019, l'EMS a décidé d'augmenter le taux de recouvrement des frais de cours du CCP de 50 % à 70 % des coûts engagés pour les services de police canadiens. Le CCP prévoit augmenter ces frais à 100 % des coûts pour tous les groupes de clients un jour, ce qui exigera d'autres consultations auprès du CCN des SNP et de la CC du CCP, ainsi que l'approbation de l'EMS.

Le directeur général du CCP a expliqué qu'il existe effectivement des renseignements suffisants à l'appui de décisions éclairées sur le modèle de recouvrement des coûts, mais il a fait part de préoccupations quant à la qualité et à la fiabilité de l'information. Les coûts liés aux cours et les frais de cours devraient être mis à jour annuellement, mais le directeur général du CCP a indiqué que les frais de cours n'avaient pas été examinés à fond depuis plusieurs années car le taux de recouvrement des coûts est demeuré inchangé jusqu'à l'exercice d'établissement des coûts de 2020. Le directeur général du CCP a souligné le besoin d'un modèle de recouvrement des coûts actualisé qui fournit des coûts exacts et qui est facile à utiliser et à expliquer aux intervenants. Parmi les résultats attendus de l'examen du modèle de recouvrement actuel, citons une simplification de la méthode utilisée et un calcul plus précis des coûts.

La vérification a aussi révélé que le manque d'information sur l'établissement des coûts d'hébergement des étudiants et de location d'installations nuit à la capacité du CCP de prendre des décisions en pleine connaissance de cause. Les employés du CCP interviewés ont indiqué que le coût de ces services n'est pas établi car les dépenses ne sortent pas du budget du CCP et c'est difficile d'obtenir des coûts exacts de GGC.

Dans l'ensemble, la direction du CCP a des échanges réguliers avec les organes de surveillance pour communiquer des renseignements, fournir des mises à jour et demander des orientations sur ses activités. La direction du CCP connaissait les dispositions législatives, politiques, procédures et autorisations pertinentes et a indiqué avoir en mains suffisamment de renseignements sur le modèle de recouvrement des coûts pour la prise de décisions. Cependant, la direction du CCP a fait part de préoccupations quant à la qualité et à la fiabilité de l'information. L'équipe de vérification a constaté qu'il existe de l'incertitude quant au traitement des recettes non disponibles et aux niveaux d'autorisation de dépenser à nouveau les recettes perçues. Le manque d'orientation à ces égards et le manque d'information sur les coûts liés à l'hébergement et à la location d'installations risquent d'avoir une incidence néfaste sur l'information dont dispose le CCP dans le cadre du processus décisionnel.

3.2 Méthode d'établissement des coûts

Processus d'établissement des coûts

La vérification a révélé que la méthode d'établissement des frais de cours est énoncée dans les directives des affaires opérationnelles du CCP. Les Affaires opérationnelles du CCP sont chargées de fixer les frais annuellement, avec l'appui de la Gestion financière des SNP. Tel qu'indiqué dans les directives du CCP, le CCP fournit à la Gestion financières des SNP des grilles d'établissement des coûts liés aux cours, qui comprennent entre autres le nombre proposé de cours donnés sur place et hors site, le nombre prévu de cours et de participants et divers autres facteurs de coûts (documentation, équipement). La Gestion financière des SNP incorpore d'autres coûts de soutien et d'entretien ^{Note de fin de texte 4} et calcule les coûts liés aux cours en fonction de la méthode et des taux de recouvrement décrits dans les directives du CCP. La Gestion financière des SNP fournit au CCP des estimations actualisées du coût par étudiant pour chaque cours. Les secteurs de programme du CCP sont responsables de déterminer si les prix proposés correspondent à ce qui peut être raisonnablement facturé selon la juste valeur marchande des cours. Si le détermine qu'un prix n'est pas justifié par le marché, il proposera un autre prix, avec raisons à l'appui, aux fins d'approbation par la direction du CCP.

Les instructeurs et cadres du CCP ont expliqué que le processus d'établissement des coûts est long, que les grilles d'établissement des coûts liés aux cours n'indiquent pas clairement la façon dont doivent être inclus certains montants et qu'il est difficile de suivre et d'estimer certains coûts liés aux cours. Le personnel de la Gestion financière des SNP a ajouté qu'il existe des risques d'erreur humaine étant donné la manipulation manuelle de grandes quantités de données.

Les personnes interviewées ont confirmé qu'il n'y a aucune méthode documentée d'établissement de coûts pour l'hébergement ou la location d'installations et que les frais pour ces sources de revenus sont basés sur des études de marché réalisées par le CCP. Elles ont ajouté que les services alimentaires n'entraînent aucun coût – ils sont confiés à des fournisseurs tiers. Comme le confirme la documentation obtenue par l'équipe de vérification, le CCP ne perçoit aucun revenu provenant des services alimentaires – les frais payés par les clients sont payés aux fournisseurs de services.

Pertinence des coûts

Les experts en la matière (EM) sont des personnes de l'extérieur du CCP qui fournissent de l'aide ou donnent une formation au CCP. L'équipe de vérification a constaté que les salaires des EM sont inclus dans le calcul des coûts liés aux cours, bien que le CCP est généralement tenu de payer uniquement les frais d'hébergement et d'accueil. La majorité des EM sont des employés de la GRC ou d'organisations externes qui se portent volontaires pour les cours. L'inclusion des dépenses liées aux EM de la GRC refléterait le coût intégral engagé par la GRC pour offrir ses cours, mais il faudrait peut-être comptabiliser les recettes comme non disponibles. Inversement, si les coûts liés aux salaires d'EM externes non payés par la GRC sont inclus, le montant risque d'excéder le coût réel.

L'équipe de vérification a constaté également que des coûts immobiliers non payés par le CCP étaient inclus dans le calcul des coûts liés aux cours. La Gestion de l'actif de la DG est responsable de fournir des services immobiliers comme la gestion du fonctionnement et de l'entretien (F et E) des immeubles, ce qui comprend le financement de la majorité des coûts immobiliers du CCP au moyen de ses crédits annuels. L'inclusion de ces coûts immobiliers dans le calcul des coûts liés aux cours du CCP fait en sorte qu'une partie des recettes du CCP liées aux frais de cours est attribuable à des dépenses qui ont déjà été payées au moyen des crédits annuels de la Gestion de l'actif de la DG. En comptabilisant toutes ses recettes comme des recettes disponibles, le CCP se retrouve avec deux sources de financement pour ses coûts immobiliers (crédits annuels et recettes disponibles). L'inclusion des coûts immobiliers refléterait le coût intégral engagé par la GRC pour offrir ses services, mais il faudrait peut-être comptabiliser les recettes comme non disponibles. Sinon, les niveaux de référence de la GRC peuvent être réduits si les coûts liés aux biens immobiliers du CCP sont financés par des revenus disponibles. Il en est peut-être de même pour les recettes liées à l'hébergement puisque la Gestion de l'actif de la DG assume la majorité des coûts immobiliers liés à ces immeubles.

Fiabilité et opportunité des coûts

Défis

Les employés du CCP qui ont été interviewés, y compris les cadres supérieurs, ont soulevé divers problèmes quant à la fiabilité des coûts utilisés durant la vérification. L'équipe de vérification a reconnu les difficultés inhérentes à l'établissement de prévisions exactes, qui sont le plus souvent basées sur les coûts de l'année précédente. Les frais de cours sont fixés annuellement en fonction de grilles d'établissement de coûts qui peuvent avoir été remplies jusqu'à 18 mois avant la prestation du cours. Les fluctuations du nombre réel de séances de cours et d'inscriptions durant l'année scolaire ont une incidence sur les coûts réels de formation. Cependant, les coûts liés aux cours et les frais de cours correspondants ne sont pas rajustés à la mi année. Selon le CCP, les calendriers de cours et les frais de cours doivent être fournis à l'avance pour s'aligner avec les cycles de planification et de budgétisation des clients.

Les instructeurs ont parfois de la difficulté à estimer les coûts permanents liés aux immobilisations utilisées dans le cadre de certains cours. Le taux d'utilisation ^{Note de fin de texte 5} des immobilisations varie selon le nombre de séances dans le cadre desquelles les actifs sont utilisés et leur durée de vie utile approximative. Le nombre de séances peut varier après l'établissement définitif des coûts liés aux cours, ce qui peut aussi avoir une incidence sur le taux d'utilisation. Pour optimiser l'exactitude de leurs estimations, les instructeurs et les gestionnaires peuvent se consulter, tenir des relevés personnels détaillés des coûts ou revoir les programmes de cours. Le directeur général du CCP a souligné un manque de visibilité quant à la façon dont sont amortis les coûts par GGC. Au moment de la vérification, des discussions étaient en cours entre le CCP et GGC sur l'amortissement dans le cadre de la révision de la méthode d'établissement des coûts.

L'équipe de vérification a constaté que les coûts liés aux biens immobiliers utilisés dans le cadre de l'exercice d'établissement des coûts de 2019 2020 n'étaient pas opportuns puisque le CCP n'a pas pu obtenir des coûts actualisés afférents aux biens immobiliers de la Gestion de l'actif de la DG avant d'établir de façon définitive les coûts pour cet exercice et a dû utiliser une moyenne remontant aux exercices 2014 2015 à 2016 2017. Les employés qui ont participé à l'exercice d'établissement des coûts ont souligné l'absence de procédures, de rôles et de responsabilités clairs à ce stade du processus et le roulement du personnel. De plus, les coûts liés aux biens immobiliers sont peu fiables car la Gestion de l'actif de la DG est incapable d'attribuer les coûts de F et E à des édifices particuliers du CCP et la méthode utilisée pour déterminer l'information relative aux coûts fournie au CCP au cours d'exercices précédents n'a pas été consignée.

Approbations

Il n'existait aucun processus d'approbation officielle pour confirmer la pertinence et la fiabilité des montants figurant dans les grilles d'établissement des coûts. Les gestionnaires et directeurs du CCP peuvent examiner les grilles pour vérifier que les montants sont raisonnables et relever les erreurs ou anomalies flagrantes, mais le contenu des grilles n'est pas approuvé de façon officielle avant que celles ci ne soient acheminées à la Gestion financière des SNP.

La Gestion financière des SNP transpose le contenu des grilles dans le modèle de prévision des coûts, y ajoute des coûts de soutien et d'entretien et renvoie les coûts définitifs liés aux cours au CCP. Le personnel du CCP peut examiner les coûts définitifs, mais il est impossible de savoir comment ont été obtenus les coûts de soutien et d'entretien et il est difficile de déterminer comment la Gestion financière des SNP a calculé les coûts définitifs. Le personnel du CCP utilise ces coûts définitifs pour proposer les frais de cours, qui sont approuvés par le directeur général du CCP.

Données erronées sur les coûts

L'équipe de vérification a examiné les données sur les coûts liés aux cours de 2019 2020 et a relevé 67 problèmes résultant d'erreurs liées à la saisie de données et aux formules. L'équipe de vérification a appliqué la méthode de prévision des recettes de GGC à 41 des 67 problèmes (61 %), obtenant un total de 757 174 $ en pertes de recettes potentielles. Dans un cas, on a omis de bien additionner tous les coûts liés aux salaires des instructeurs participant au cours. Cette seule erreur dans l'établissement des coûts s'élevait à 94 192 $, représentant des pertes éventuelles de 209 671 $ si le nombre maximal de participants avaient assisté à toutes les séances prévues du cours. Les autres 26 problèmes relevés (39 %) n'ont pas été évalués plus à fond car ils exigeaient l'établissement d'hypothèses ou la modification des formules liées à la durée de vie utile d'actifs ou de bien non durables. Cette analyse n'a pas été répétée pour l'exercice 2018 2019 –le personnel du CCP et de la Gestion financière des SNP a confirmé qu'aucun exercice d'établissement des coûts n'a été réalisé pendant cet exercice car le taux de recouvrement des coûts est resté inchangé.

Exactitude des estimations

C'est le personnel du CCP qui inscrit dans la grille d'établissement des coûts le nombre prévu de séances et de participants utilisé dans le calcul des coûts. Ces prévisions ont une incidence importante sur les coûts car ce sont des facteurs clés dans la détermination des coûts totaux par participant pour chaque cours.

Le nombre de séances prévues est basé sur la capacité en matière de ressources humaines du CCP et le nombre de cours offerts dans les années précédentes. Le CCP travaille en réseau avec des communautés de praticiens de l'application de la loi pour déterminer la demande de cours. Par exemple, le CCP a établi un réseau auprès de la communauté des explosifs (p. ex. coordonnateurs et chefs d'escouade antibombe) pour examiner le contenu du cours du Groupe de la formation aux explosifs, les prévisions en matière de formation et le recrutement éventuel de nouveaux employés au sein de la communauté. Le nombre de participants prévus est basé sur la demande passée et attendue. La prévision pour les cours qui sont habituellement complets est le nombre maximal de participants. Dans le cas de cours qui ne sont pas systématiquement complets, il s'agit d'une moyenne. Les prévisions tiennent compte aussi de données démographiques sur la collectivité policière et la fréquence des cours.

L'équipe de vérification a comparé les prévisions initiales utilisées dans le calcul des coûts liés aux cours au rendement réel, à savoir le nombre de séances de cours données et le nombre de participants inscrits. En 2019 2020, le nombre de séances prévues correspondait au nombre de séances tenues dans 44 % des cas (24 des 55 cours), le nombre de séances tenues était supérieur au nombre de séances prévues dans 11 % des cas (6 des 55 cours) et le nombre de séances données était inférieur au nombre de séances prévues dans 45 % des cas (25 des 55 cours). Le tableau suivant indique l'exactitude des prévisions relatives à la prestation de séances de cours.

L'équipe de vérification a constaté que la surestimation ou la sous-estimation du nombre de séances a eu une incidence considérable sur l'exactitude des prévisions du nombre de participants – le nombre de participants prévus correspondait au nombre de participants inscrits dans seulement 11 % des cas (6 des 55 cours).

Tel qu'indiqué ci-haut, conformément à son modèle de fonctionnement, le CCP doit fournir des calendriers de cours et des frais de formation fixes à ses clients. Les frais de cours ne sont donc pas rajustés pendant l'année scolaire, peu importe les fluctuations de la demande de cours du CCP. Les prévisions sont peut être exactes au moment de déterminer les coûts, mais un cours peut être donné jusqu'à 18 mois après l'établissement des coûts correspondants. La DIAFS souligne que le montant des frais ne doit pas dépasser le coût total qu'entraîne pour le gouvernement la prestation du service, sans préciser s'il s'agit du niveau global ou du niveau individuel. Ceci laisse place à l'interprétation – certaines des personnes interviewées étaient d'avis que le montant s'applique au niveau du cours (individuel), tandis que d'autres estimaient que le montant s'applique au niveau du programme (global). Les frais de cours du CCP sont conformes aux politiques si on les compare aux coûts globaux au niveau du programme. Cependant, au niveau de cours individuels, le CCP absorbe des coûts lorsque le rendement réel (fréquence et capacité) est inférieur aux prévisions et surfacture les clients lorsque le rendement réel est supérieur aux prévisions. Il y a d'autres éléments à considérer dans le cadre de ces interprétations possibles, et l'organisation devrait continuer d'évaluer la situation et d'obtenir les conseils nécessaires.

Frais de cours et coûts liés aux cours

Le CCP fixe les frais de cours annoncés en se basant sur les calculs de GGC (coûts liés aux cours) et le taux de recouvrement approuvé. En 2020, les coûts étaient recouvrés à 70 % pour les clients provenant de services de police canadiens (comparativement à 50 % en 2019 et en 2018) et à 100 % pour les clients provenant d'organismes gouvernementaux canadiens ayant un mandat en matière de sécurité publique et d'organisations internationales. L'équipe de vérification a comparé les frais de cours annoncés aux coûts définitifs calculés par GGC pour déterminer la mesure dans laquelle les frais de cours étaient appuyés par les données sur les coûts. Les frais de formation pour l'année civile 2020 correspondaient étroitement aux données sur les coûts de l'exercice 2019 2020, démontrant que le CCP tient compte de renseignements sur les coûts pour établir les frais de cours. Les données pour l'exercice 2018 2019 n'étaient pas disponibles pour les frais de 2019, mais une corrélation avec les données sur les coûts de l'exercice 2016 2017 a été observée. Les frais de cours de 2018 ne s'alignaient généralement pas avec les données sur les coûts de 2017 2018, mais il y avait une corrélation accrue comparativement aux données de 2016 2017. Ces corrélations laissent supposer que le CCP s'est fié en partie sur de vieilles données sur les coûts pour fixer ses frais pendant cette période.

L'équipe de vérification a constaté que la majorité des frais de formation sont fixés en conformité avec les politiques applicables, mais dans certains cas les frais annoncés étaient supérieurs au coût individuel figurant dans les données sur les coûts du programme. Lors des entrevues avec le personnel du programme, l'équipe de vérification a appris qu'il existe de l'incertitude à la GRC quant à savoir si les coûts devraient être interprétés au niveau du programme (global) ou au niveau du cours (individuel). Dans les cas où le montant des frais était supérieur aux coûts, les politiques peuvent ne pas avoir été respectées si les coûts sont interprétés au niveau individuel du cours. Cependant, puisque certains coûts liés aux cours et frais de formation ont peut-être été sous-estimés à cause de données erronées sur les coûts et qu'un taux de recouvrement moins élevé est utilisé pour fixer les frais de formation pour les services de police canadiens, le risque est réduit que les frais de formation annoncés soient supérieurs aux coûts.

De façon générale, il y avait des problèmes quant à la pertinence et à la fiabilité des montants utilisés pour déterminer les coûts liés aux cours, qui ont une incidence sur l'exactitude du processus d'établissement des coûts. Des coûts liés aux EM externes non engagés par la GRC étaient inclus dans le processus de calcul des coûts, des erreurs à l'égard des données sur les coûts ont été observées, les frais d'entretien étaient basés sur d'anciennes données immobilières et les prévisions utilisées dans le modèle d'établissement des coûts ne correspondaient pas toujours au nombre réel de séances tenues et de participants inscrits vu l'obligation du CCP de fournir des frais de formation fixes à ses clients.

Observations générales sur le nouveau modèle de recouvrement des coûts

Lors des entrevues, le personnel du CCP et de la Gestion financière des SNP a expliqué que le modèle de recouvrement actuel a été élaboré en 2014 et n'a fait l'objet d'aucun examen approfondi depuis. À l'automne 2019, le CCP et la Gestion financière des SNP ont entrepris l'actualisation de la méthode de recouvrement des coûts – la nouvelle méthode sera utilisée pour établir les coûts liés aux cours et les frais de cours correspondants en 2021. L'équipe de vérification n'a pas examiné en profondeur la nouvelle méthode d'établissement des coûts car des révisions étaient en cours au moment de la vérification.

Le CCP et GGC ont indiqué que le nouveau modèle utilisera des coûts réels extraits du Système de gestion des dépenses globales et des actifs (TEAM) et non des estimations, visant ainsi à réduire le risque d'erreurs qui créent des problèmes dans le modèle actuel. Les cours seront divisés en quatre catégories de coûts : cours en salle de classe sans frais supplémentaires, cours en salle de classe avec des frais d'informatique et d'équipement mineurs, cours en salle de classe avec des frais d'informatique et d'équipement moyens et cours en salle de classe ou autre type de cours avec des frais importants (p. ex. robots, combinaisons antibombe). La Gestion financière des SNP extraira les coûts de fonctionnement des cours et les coûts d'immobilisations pour les actifs de grande valeur du système TEAM. Les coûts d'immobilisations seront intégrés aux calculs pour les cours précis qui en font l'utilisation. On ne savait pas au juste comment seraient traités dans le cadre du nouveau modèle certains coûts qui ne sont pas imputés actuellement aux centres de coûts du CCP, comme les coûts liés aux biens immobiliers et les salaires d'EM non payés par le CCP. Le nouveau modèle n'abordera peut-être pas l'identification correcte de recettes disponibles et non disponibles.

4.0 Conclusion

Il existe des possibilités de rehausser la pertinence du modèle de recouvrement des coûts du CCP, de promouvoir le respect des politiques applicables et d'améliorer la fiabilité des données sur les coûts. Le CCP et la Gestion financière des SNP procèdent actuellement à l'actualisation de la méthode de recouvrement des coûts, exercice qui vise entre autres à accroître l'exactitude du processus d'établissement des coûts du CCP. Le nouveau modèle de recouvrement des coûts devrait tenir compte des résultats de la présente vérification.

La direction du CCP connaissait les dispositions législatives, politiques, procédures et autorisations pertinentes et a indiqué avoir en mains suffisamment de renseignements sur le modèle de recouvrement des coûts pour la prise de décisions. L'équipe de vérification a constaté qu'il existe de l'incertitude quant au traitement des recettes non disponibles et aux niveaux d'autorisation de dépenser à nouveau les recettes perçues. Le manque d'orientation à ces égards et le manque d'information sur les coûts liés à l'hébergement et à la location d'installations risquent d'avoir une incidence néfaste sur l'information dont dispose le CCP à l'appui du processus décisionnel.

Conformément à son modèle de fonctionnement, le CCP doit fournir des calendriers de cours et des frais de formation fixes à ses clients. Les frais de cours ne sont donc pas rajustés pendant l'année scolaire, peu importe les fluctuations de la demande de cours du CCP. Il existe une méthode d'établissement des coûts pour fournir un calcul précis des coûts engagés par le CCP pour offrir ses cours. La majorité des frais de formation sont fixés en fonction des politiques pertinentes, mais la vérification a révélé que dans certains cas les frais annoncés étaient supérieurs au coût individuel. Selon les personnes interviewées, il existe de l'incertitude quant à savoir si les coûts devraient être interprétés au niveau du programme (global) ou au niveau du cours (individuel). Malgré cette incertitude, la comparaison des frais de cours aux coûts globaux au niveau du programme a permis de confirmer que les frais de cours du CCP sont conformes aux politiques.

5.0 Recommandations

1. Le sous-commissaire aux Services de police spécialisés (SPS), de concert avec la dirigeante principale des Finances (DPF), devrait :
   1. déterminer les coûts à inclure pour toutes les sources de recettes conformément à l'autorisation des recettes nettes en vertu d'un crédit du CCP et des politiques applicables;
   2. clarifier la nécessité d'augmenter officiellement les niveaux d'autorisation du CCP;
   3. mettre à jour les directives du CCP, le cas échéant, pour promouvoir des rôles, des responsabilités, des procédures et des orientations clairs et cohérents dans le cadre du modèle de recouvrement des coûts;
   4. mettre en place des mécanismes de contrôle pour garantir l'exactitude des montants utilisés et s'assurer que les frais de service n'excèdent pas les coûts engagés et préciser l'interprétation voulue des coûts (niveau global ou niveau individuel).
2. La DPF devrait s'assurer que les recettes disponibles et non disponibles sont cernées et comptabilisées conformément aux politiques et aux orientations pertinentes des organismes centraux.

Annexes

A. Objectif et critères

Objectif

Examiner la pertinence du modèle de recouvrement des coûts du CCP.

Critère 1

Suffisamment de renseignements liés au modèle de recouvrement des coûts sont mis à la disposition de la direction du CCP et aux organes de surveillance pour la prise de décisions.

Critère 2

Il existe une méthode documentée d'établissement des coûts basée sur des données pertinentes et fiables utilisées pour fixer les frais dans le modèle de recouvrement des coûts.

B. Plan d'action de la direction

Prevent ransomware

How it happens

1. User clicks on link or opens attachment in spam/spoofed email
2. User unknowingly visits malicious/compromised website
3. User plugs in infected device (e.g., USB key or USB hard drive)
4. After successful compromise, cybercriminal installs malware
5. Malware is released and infection spreads
6. Computer is locked and message appears demanding payment to unlock files or system
7. This can happen on a single computer or an entire network
8. A message will warn that only the scammer can decrypt the files. Not true!

If your system gets infected with ransomware – you are the victim of a crime – report it to the police as soon as possible!

We strongly recommend that you do not pay the ransom. Take necessary mitigation measures with the help of IT professionals to minimize further harm.

Protect and prevent

Paying is not a guarantee that your computer or network will be unlocked. It is better to protect your systems with measures that help prevent infection.

Large businesses – a multi-point protection approach is best:

• Email and web – block spam and access to malicious links
• Server – protect servers from exploitable vulnerabilities
• Network and endpoint – prevent ransomware from spreading and spreading and running on endpoint

Small businesses – a two-point approach to protection is effective:

• Email and web – block spam and access to malicious links
• Endpoint – block access to malicious/compromised sites and prevent ransomware from running

Home user – one step provides necessary protection:

• Use a security solution that stops spam, prevents access to malicious links and stops infection

Follow good cyber hygiene rules

• Use strong passwords – 12+ characters with numbers, symbols, upper and lower case letters
• Install reputable antivirus and malware software; use network firewalls; secure your router
• Use multi-factor authentication – such as a code sent to your cell phone after entering your password
• Avoid opening emails from unknown addresses or clicking links embedded in them
• Regularly update software to protect against the latest vulnerabilities. Follow instructions from software provider
• Create backup copies on at least 2 different devices with 1 backup stored in a separate location

For more help visit:

• www.cyber.gc.ca
• www.nomoreransom.org

Prévenir les rançongiciels

Ce qui se passe

1. L'utilisateur clique sur un lien ou ouvre une pièce jointe dans un pourriel/courriel contrefait.
2. L'utilisateur visite sans le savoir des sites Web malveillants/compromis.
3. L'utilisateur insère dans l'ordinateur un appareil infecté, tel qu'une clé USB ou un disque dur USB.
4. Après une compromission réussie, un cybercriminel installe un logiciel malveillant.
5. Un logiciel malveillant est libéré et l'infection se répand.
6. L'ordinateur est verrouillé et un message apparait, exigeant un paiement pour déverrouiller l'accès aux dossiers ou au système.
7. Cela peut se produire sur unseul ordinateur ou sur un réseau entier.
8. Le message indique que seul l'arnaqueur peut déverrouiller l'accès aux dossiers. C'est faux!

Si votre système est infecté d'un rançongiciel, vous êtes victime d'un crime - signalez-le à la police dès que possible!

Nous vous encourageons fortement à ne pas payer la rançon. Adoptez les mesures d'atténuation nécessaires avec l'aide de professionnels de l'informatique pour minimiser les dommages supplémentaires.

Protéger et prévenir

Verser un paiement ne garantit pas que votre ordinateur sera déverrouillé. Il vaut mieux protéger vos systèmes par des moyens qui aident à prévenir toute infection.

Grandes entreprises – la meilleure protection est une approche multipoints :

• Des courriels et du Web – bloquer les pourriels et l'accès aux liens malveillants.
• Des serveurs – protéger les serveurs en éliminant les vulnérabilités exploitables.
• Du réseau et du point terminal – empêcher le rançongiciel de se répander et de s'exécuter au point terminal.

Petites entreprises – une approche de la protection à deux volets est efficace :

• Des courriels et du Web – empêcher que les pourriels se rendent dans la boîte de réception.
• Du point terminal – bloquer l'accès aux sites malveillants/compromis et empêcher l'exécution du rançongiciel.

Ordinateur personnel – une protection en une étape est requise :

• Utiliser une solution de sécurité qui bloque les pourriels, empêche l'accès aux liens malveillants et stoppe l'infection.

Adopter des pratiques exemplaires de la cybersécurité

• Utilisez des mots de passe efficaces – 12 caractères avec des chiffres, des symboles et des lettres majuscules et minuscules.
• Installez un logiciel antivirus et anti-malware, d'une bonne réputation; utilisez les pare-feu de réseau; protégez votre routeur.
• Utilisez l'authentification multifactorielle – par exemple un code envoyé vers votre téléphone cellulaire lorsque vous entrez un mot de passe.
• Évitez d'ouvrir les courriels d'expéditeurs que vous ne connaissez pas ou de cliquer sur les liens qu'ils contiennent.
• Mettez régulièrement à jour vos logiciels afin d'éviter les plus récentes vulnérabilités. Suivez les instructions du fournisseur du logiciel.
• Sauvegardez vos dossiers sur au moins deux dispositifs avec chaque sauvegarde conservée à un endroit différent.

Pour en savoir plus :

• www.pensezcybersecurite.gc.ca
• www.nomoreransom.org

Date modified:

1969-12-31