Enrollment

The Cadet Training Program prepares cadets for a policing career. The RCMP Academy is located in Regina Saskatchewan. Successful applicants are enrolled as cadets and attend the Training Academy for a 26-week training program. The Cadet Training Program is based on principles of adult-learning and community policing. Our training is delivered using a variety of methods, such as practical scenario training (problem-solving exercises), role play, lectures, panel discussions, research, presentations and community interaction.

Cadets are responsible to a large extent for their own learning and development but have significant support from trainers and their troop mates. They are required to seek out appropriate information, resolve problems in consultation with partners, and ensure continuous assessment and improvement of work practices. The Cadet Training Handbook provides detailed information about the training program.

Applicants are expected to enter the Cadet Training Program in good physical fitness condition. The training program is not designed for cadets to "get in shape", but rather to allow each cadet to enhance their education, skills and level of fitness. Cadets who are in less than good physical condition start training at a distinct disadvantage and are more susceptible to injury. These cadets struggle with both the physical and academic aspects of the Cadet Training Program. As police work is physically demanding, it is extremely important to maintain a high level of fitness.

Cadets will be required to complete a job-related physical ability test called the "PARE" within the first two weeks of training and again at the conclusion of training.

You need to have a fit cardiovascular system as well as good muscular strength and endurance. Applicants are encouraged to be prepared and maintain or improve fitness levels before applying.

The fitness program requires cadets to arrive at the Training Academy in good shape. The standards outlined below are minimum standards cadets should strive to meet. These are not optimal standards. If a cadet reaches only the minimum performance in all areas, this could set them up for failure. Cadets should work towards performing above the minimum standard in at least some areas.

5km run test

Mark out a route that covers 5km. Use a GPS or odometer where possible.

• Minimum Standard: 30 minutes
• Target Standard: 23 minutes 30 seconds to 26 minutes 30 seconds
• Superior Standard: 20 minutes 20 seconds to 23 minutes

Push-up test

Fold a hand towel into 3 parts and place it on the floor in front of you. Place yourself in a 'push-up' position, balancing on your hands and toes with the towel below your chin. Lower yourself down until your chin touches the towel. Press up to the starting position, ensuring your elbows are completely straight at the end of each repetition. Ensure your thighs do not touch the floor throughout the test. Do as many push-ups as you can without pausing or changing positions.

• Minimum Standard: 10 continuous repetitions
• Target Standard: 25 – 40 continuous repetitions
• Superior Standard: 40 – 60 continuous repetitions

Controlled fall test

Start from a standing position. Lie on the ground, on your back, until your shoulder blades connect with the floor. Feet can be bent, straight or in the air. Get up until you are fully standing. Repeat this as many times as possible in 1 minute.

• Minimum Standard: 16 continuous repetitions
• Target Standard: 25 – 21 continuous repetitions
• Superior Standard: 40 – 25 continuous repetitions

PAT ticketing - Addendum to PROS

Test draft - this is a revision of a published page

The RCMP is committed to looking for new and innovative ways to maximize the efficiency and visibility of front line police officers. To this end, the RCMP launched an efficiency study to determine what can be done within the Force to improve the ability for front line members to perform their duties effectively. One of the key issues identified by the assessment was the Police Reporting Occurrence System (PROS) and working on the mobile workstation in the police car, as well as the amount of time taken to prepare and issue offence tickets and warnings.

PAT Ticketing is an operationally friendly mobile application which provides the police officer with a more intuitive interface to enter data into the Police Reporting Occurrence System (PROS) database, the RCMPs Records Management System, in a more structured and occurrence specific method. PAT Ticketing "walks" the police officer through a typical traffic ticket or warning work flow. The PAT Ticketing solution provides front line police officers with a tool that enables them to issue traffic tickets and warnings quicker and more efficiently and spend more time providing policing services to the public.

The resulting ticket or warning is printed and provided to the offender at time of issuance and is submitted electronically at time of printing through a secure portal to the applicable provincial court system. This eliminates data entry errors when the ticket information must be entered manually into the court system by clerks at a later date, as well there is a reduction in errors by the police officer when creating the ticket due to the link with PROS.

The PAT Ticketing system has been successfully implemented in "H" (Nova Scotia), "D" (Manitoba) and "F" (Saskatchewan) Divisions and is currently being developed for "J" (New Brunswick) and "K" (Alberta) Divisions.

The PAT Ticketing solution has proven to be efficient in the issuance of tickets and warnings; in addition, the instance of errors has been reduced with less challenges of erroneous information being entered into the system. The ability to link the offender through their driver's license to the provincial license system enables the police officer to have the most recent information and errors in the writing of the ticket are eliminated and the auto-population of key information provides for quicker ticket and warning preparation.

Contraventions de l'OAP – Addendum à SIRP

Sommaire

La GRC s'est engagée à trouver de nouvelles façons d'optimiser l'efficacité et la visibilité des policiers de première ligne. À cette fin, elle a lancé une étude qui lui permettra de déterminer les mesures à prendre pour améliorer la capacité des membres de première ligne à exécuter leurs tâches efficacement. Parmi les principaux sujets traités figurent le Système d'incidents et de rapports de police (SIRP), l'utilisation des postes de travail mobiles dans les véhicules de police ainsi que le temps nécessaire à la préparation et à l'émission de contraventions et d'avertissements.

L'application mobile de contraventions de l'OAP offre une interface opérationnelle conviviale grâce à laquelle le policier peut saisir, de manière plus structurée, des données propres à l'incident dans la base du SIRP, système de gestion des dossiers de la GRC. Le policier est guidé tout au long du processus de préparation de documents, ce qui lui permet de travailler plus efficacement et de consacrer plus de temps aux services à la population.

La contravention ou l'avertissement est imprimé et remis immédiatement au contrevenant, puis soumis par un portail sécurisé au tribunal provincial compétent. Cette procédure élimine les erreurs de saisie lorsque le greffier doit entrer les données manuellement dans le système et au moment où le policier prépare la contravention compte tenu du lien au SIRP.

Cette solution a été mise en œuvre avec succès dans les divisions H (Nouvelle Écosse), D (Manitoba) et F (Saskatchewan), et est en cours d'élaboration pour les divisions J (Nouveau Brunswick) et K (Alberta).

Elle remplit efficacement ses fonctions et réduit les problèmes liés à la saisie de données erronées. En reliant le contrevenant au système provincial à l'aide des renseignements de son permis de conduire, le policier obtient les données les plus récentes et élimine le risque d'erreurs. La génération automatique d'information essentielle assure une préparation plus rapide des contraventions et des avertissements.

Vérification de la destruction des fichiers électroniques du Québec relatifs aux dispositions transitoires de la Loi sur l'abolition du registre des armes d'épaule

Rapport final

Octobre 2015

Une évaluation de ce rapport en vertu de la Loi sur l'accès à l'information n'a identifié aucune exemption; conséquemment, ce rapport est présenté dans son intégralité.

Table des matières

• Acronymes et abréviations
• Sommaire
• Réponse de la gestion à la vérification
• 1. Contexte
  • 1.1 Programme canadien des armes à feu
  • 1.2 Loi sur l'abolition du registre des armes d'épaule
• 2. Objectif, portée et méthode
  • 2.1 Objectif
  • 2.2 Portée
  • 2.3 Méthode
  • 2.4 Énoncé de conformité
• 3. Principale constatation
  • 3.1 Destruction des fichiers électroniques relatifs au Québec que contenait le SCIRAF
• 4. Conclusion
• Annexe A – Objectif et critères de vérification

Acronymes et abréviations

CAF

Contrôleur des armes à feu

DPI

Dirigeant principal de l'Information

GRC

Gendarmerie royale du Canada

PCAF

Programme canadien des armes à feu

PROGRAMME DE GI-TI

Programme de gestion et de technologie de l'information

SCIRAF

Système canadien d'information relatif aux armes à feu

SPS

Services de police spécialisés

Sommaire

La Loi sur l'abolition du registre des armes d'épaule, qui est entrée en vigueur le 5 avril 2012, a aboli l'obligation d'enregistrer les armes à feu sans restrictions. Les dispositions transitoires de la Loi prévoient l'obligation de détruire tous les documents relatifs à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions qui relèvent du commissaire aux armes à feu et des contrôleurs des armes à feu. La Loi n'exige pas la destruction de documents liés à la déclaration d'armes à feu sans restrictions détenues par des organismes publics (p. ex. des organismes d'application de la loi et certains ministères du gouvernement). La communication d'information relative à ces armes à feu au directeur de l'enregistrement des armes à feu est traitée dans le Règlement sur les armes à feu des agents publics.

La destruction de tous les fichiers électroniques relatifs à l'enregistrement des armes sans restrictions que contenait le Système canadien d'information relatif aux armes à feu (SCIRAF), à l'exception des fichiers concernant le Québec, a eu lieu en octobre 2012.

À la suite d'instances judiciaires survenues entre le 5 avril 2012 et le 27 mars 2015, l'enregistrement des armes à feu sans restrictions s'est poursuivi au Québec et la destruction des fichiers connexes a été suspendue d'ici à ce que la Cour suprême du Canada rende une décision à cet égard. Le 27 mars 2015, la Cour suprême du Canada a jugé que l'art. 29 de la Loi sur l'abolition du registre des armes d'épaule était constitutionnellement valide et que la Province de Québec n'avait pas de droit légal concernant les documents relatifs à l'enregistrement d'armes à feu sans restrictions au Québec.

Le présent rapport de vérification porte sur l'issue des mesures prises par le Programme canadien des armes à feu pour supprimer du SCIRAF les fichiers électroniques qu'on savait liés à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions du Québec.

L'équipe de vérification a constaté que, en conformité avec les exigences inscrites dans les dispositions transitoires de la Loi sur l'abolition du registre des armes d'épaule, tous les fichiers électroniques du SCIRAF que l'on savait liés à l'enregistrement d'armes à feu sans restrictions au Québec ont été détruits.

Réponse de la gestion à la vérification

Le Programme canadien des armes à feu (PCAF) et le dirigeant principal de l'Information de la GRC (DPI) ont élaboré un plan de mise en œuvre spécialement pour les dossiers relatifs à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions pour les résidents du Québec. Ce plan, qui serait mis à exécution une fois qu'une décision serait rendue par la Cour suprême du Canada, appuierait les changements à la Loi sur les armes à feu et au Règlement connexe proposés dans le projet de loi C-19.

Le plan de mise en œuvre prévoit la destruction de toutes les données des fichiers liés à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions versés dans le Système canadien d'information relatif aux armes à feu (SCIRAF).

En avril 2015, les données visées contenues dans le SCIRAF ont été détruites, en conformité avec les dispositions transitoires de la Loi sur l'abolition du registre des armes d'épaule.

Sous-commissaire Peter Henschel
Services de police spécialisés
Gendarmerie royale du Canada

1. Contexte

1.1 Programme Canadien des armes à feu

Le Programme canadien des armes à feu (PCAF), qui fait partie des Services de police spécialisés (SPS) de la GRC, est le secteur de service responsable de l'administration de la Loi sur les armes à feu et de ses règlements d'application concernant les permis ainsi que la possession, le transport, l'utilisation, l'enregistrement et l'entreposage des armes à feu au Canada. De même, le PCAF fournit un soutien opérationnel aux organismes d'application de la loi en ce qui concerne toutes les enquêtes et demandes d'information ayant trait aux armes à feu.

Un contrôleur des armes à feu (CAF) est désigné pour chaque province et territoire. Sauf dans cinq provinces, les CAF sont nommés par le gouvernement fédéral et relèvent du directeur des Services de réglementation sur les armes à feu au PCAF. Dans les cinq autres provinces – l'Ontario, le Québec, le Nouveau-Brunswick, l'Île-du-Prince-Édouard et la Nouvelle-Écosse – les CAF sont nommés par les provinces. Les CAF sont chargés de la prise de décision et du travail administratif en ce qui a trait aux permis et aux autorisations de transport et de port d'armes à feu. Ils s'occupent aussi de confirmer la raison de la cession des armes à feu à autorisation restreinte et des armes à feu prohibées par les particuliers et les entreprises.

La Loi sur les armes à feu et les règlements connexes donnent son cadre au Système canadien d'information relatif aux armes à feu (SCIRAF). Le SCIRAF est le système d'information qui héberge tous les fichiers électroniques relatifs aux permis, aux enregistrements, aux cessions d'armes à feu et aux autorisations de transport et de port d'armes à autorisation restreinte. Le PCAF est propriétaire de l'application et le Programme de gestion et de technologie de l'information (GI-TI) est responsable de l'architecture de la base de données ainsi que de l'administration et de la maintenance du système. Le SCIRAF offre un soutien à l'administration et à l'exécution à tous les partenaires qui participent à la délivrance de permis aux détenteurs ou utilisateurs d'armes à feu, à l'enregistrement des armes à feu et à la délivrance d'autorisations liées aux armes à feu à autorisation restreinte.

1.2 Loi sur l'abolition du registre des armes d'épaule

Le 25 octobre 2011, la Loi modifiant le Code criminel et la Loi sur les armes à feu (projet de loi C-19), visant à supprimer l'obligation pour les particuliers et les entreprises d'enregistrer les armes à feu sans restrictions^{Note de bas de page 1}, a été déposée à la Chambre des communes. Le projet de loi C-19 (sous son titre abrégé – Loi sur l'abolition du registre des armes d'épaule) a reçu la sanction royale le 5 avril 2012, supprimant ainsi l'obligation d'enregistrer les armes à feu sans restrictions. La Loi sur l'abolition du registre des armes d'épaule prévoit l'obligation de détruire tous les fichiers relatifs à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions qui relèvent du commissaire aux armes à feu^{Note de bas de page 2} et des contrôleurs des armes à feu (CAF).

De manière précise, les dispositions transitoires de la Loi exigent ce qui suit :

• « 29. (1) Le commissaire aux armes à feu veille à ce que, dès que possible, tous les registres et fichiers relatifs à l'enregistrement des armes à feu autres que les armes à feu prohibées ou les armes à feu à autorisation restreinte qui se trouvent dans le Registre canadien des armes à feu, ainsi que toute copie de ceux-ci qui relève de lui soient détruits.
• (2) Chaque contrôleur des armes à feu veille à ce que, dès que possible, tous les registres et fichiers relatifs à l'enregistrement des armes à feu autres que les armes à feu prohibées ou les armes à feu à autorisation restreinte qui relèvent de lui, ainsi que toute copie de ceux-ci qui relève de lui soient détruits. »

La Loi n'exige pas la destruction de documents liés à la déclaration d'armes à feu sans restrictions détenues par des organismes publics (p. ex. des organismes d'application de la loi et certains ministères du gouvernement). La communication d'information relative à ces armes à feu au directeur de l'enregistrement des armes à feu est traitée dans le Règlement sur les armes à feu des agents publics.

La Province de Québec a demandé une injonction pour porter en appel la Loi sur l'abolition du registre des armes d'épaule et pour obtenir les fichiers d'enregistrement des armes à feu sans restrictions du Québec détenus par le gouvernement du Canada. Le 5 avril 2012, la Cour supérieure du Québec a émis une ordonnance en vertu de laquelle les résidents et les entreprises du Québec doivent continuer d'enregistrer les armes à feu sans restrictions.

La destruction de tous les fichiers électroniques relatifs à l'enregistrement des armes sans restrictions que contenait le SCIRAF, à l'exception des fichiers concernant le Québec, a eu lieu en octobre 2012 et a fait l'objet d'une vérification par la Vérification interne de la GRC. Le rapport de vérification connexe a été approuvé par le commissaire de la GRC en janvier 2013^{Note de bas de page 3}.

À la suite d'instances judiciaires survenues entre le 5 avril 2012 et le 27 mars 2015, l'enregistrement des armes à feu sans restrictions s'est poursuivi au Québec et la destruction des fichiers connexes a été suspendue d'ici à ce que la Cour suprême du Canada ait rendu une décision à cet égard. Le 27 mars 2015, la Cour suprême du Canada a jugé que l'art. 29 de la Loi sur l'abolition du registre des armes d'épaule était constitutionnellement valide et que la Province de Québec n'avait pas de droit légal concernant les documents relatifs à l'enregistrement d'armes à feu sans restrictions au Québec. Par conséquent, le Programme de GI-TI a amorcé la destruction de tous les fichiers électroniques (données réelles) relatifs à l'enregistrement des armes à feu sans restriction du Québec que contenait le SCIRAF en avril 2015^{Note de bas de page 4}.

2. Objectif, portée et méthode

2.1 Objectif

La présente vérification visait à donner une assurance raisonnable que les fichiers électroniques du SCIRAF que l'on savait liés à l'enregistrement d'armes à feu au Québec qui ne sont ni prohibées ni à autorisation restreinte ont été détruits conformément aux exigences inscrites dans les dispositions transitoires de la Loi sur l'abolition du registre des armes d'épaule.

2.2 Portée

La portée de la mission de vérification englobait tous les fichiers électroniques du SCIRAF que l'on savait liés à l'enregistrement d'armes sans restrictions au Québec.

La vérification ne comportait pas de recherche de fichiers électroniques qui auraient dû être conservés par le PCAF dans le SCIRAF conformément à la Loi sur les armes à feu, puisqu'elle ne cadrait pas dans la portée de la Loi sur l'abolition du registre des armes d'épaule.

2.3 Méthode

La planification de la vérification a pris fin en avril 2015 et a compris l'examen de documents, une revue générale du processus et l'entrevue de personnel du PCAF et du Programme de GI-TI. Les sources utilisées pour élaborer les critères de vérification comprenaient COBIT 5 : Cadre de référence en matière de gouvernance et gestion des technologies de l'information. L'objectif et les critères de vérification figurent à l'annexe A.

La partie examen de la vérification a été achevée en mai 2015 et a compris :

• l'observation sur place de la destruction des fichiers électroniques du Québec dans le SCIRAF;

• la création et l'exécution de demandes d'information pour déterminer si les fichiers électroniques du SCIRAF qu'on savait liés à l'enregistrement d'armes sans restrictions du Québec existaient toujours;

• à l'aide d'outils de vérification assistés par ordinateur, l'analyse de rapports du Programme de GI-TI et du PCAF et le décompte de données clés du SCIRAF, qui ont servi à déterminer si des fichiers électroniques avaient échappé à la destruction;

• la confirmation obtenue du directeur général du Programme canadien des armes à feu et du DPI de la GRC que les fichiers électroniques du SCIRAF qu'on savait liés à l'enregistrement d'armes sans restrictions du Québec ont été détruits.

La méthode utilisée était identique à celle qu'on avait élaborée et mise en œuvre pour la vérification de la destruction des fichiers électroniques relatifs aux dispositions transitoires de la Loi sur l'abolition du registre des armes d'épaule.

2.4 Énoncé de conformité

La mission de vérification est conforme aux normes de vérification interne du gouvernement du Canada, comme en font foi les résultats du programme d'assurance et d'amélioration de la qualité.

3 Principale constatation

3.1 Destruction des fichiers électroniques relatifs au Québec que contenait le SCIRAF

À partir des spécifications du PCAF, le Programme de GI-TI a élaboré un traitement par lots pour la destruction des fichiers électroniques du SCIRAF qu'on savait liés à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions du Québec, par l'écrasement des données du SCIRAF. Tous les fichiers qu'on savait liés à l'enregistrement d'armes sans restrictions du Québec qui pouvaient être traités par ce premier processus en lots ont été détruits de cette façon. Des rapports ont été produits avant et après la destruction pour confirmer que le nombre prévu de fichiers ont bel et bien été détruits. L'équipe de vérification était sur place pour observer des parties importantes du processus de destruction et examiner les rapports ainsi produits.

Ces rapports et les recherches subséquentes dans les bases de données ont permis de relever des fichiers liés à l'enregistrement des armes sans restriction du Québec ayant échappé à la destruction. Ces fichiers ont nécessité une nouvelle validation du PCAF et du Programme de GI-TI par rapport à l'obligation de destruction.

Le PCAF et le Programme de GI-TI ont traité les fichiers relevés qui avaient échappé à l'écrasement des données d'origine. Il s'agissait d'un nombre minime de fichiers électroniques dont les caractéristiques différaient des fichiers électroniques ciblés à l'origine pour être détruits dans le SCIRAF.

D'autres recherches et tests de confirmation à l'aide d'outils de vérification assistés par ordinateur ont été menés pour s'assurer que les fichiers électroniques en question avaient bien été détruits dans le SCIRAF. L'analyse des résultats des tests de confirmation a confirmé la destruction effective de ces fichiers. Le résultat des premiers tests de confirmation et des recherches ont déterminé que tous les fichiers électroniques du SCIRAF qu'on savait liés à l'enregistrement d'armes sans restrictions du Québec ont été détruits.

4 Conclusion

Conformément aux exigences inscrites dans les dispositions transitoires de la Loi sur l'abolition du registre des armes d'épaule, tous les fichiers électroniques du SCIRAF que l'on savait liés à l'enregistrement d'armes à feu sans restrictions du Québec ont été détruits.

Annexe A – objectif et critères de vérification

Objectif :
Donner une assurance raisonnable que les fichiers électroniques du SCIRAF que l'on savait liés à l'enregistrement d'armes à feu au Québec qui ne sont ni prohibées ni à autorisation restreinte ont été détruits conformément aux exigences inscrites dans les dispositions transitoires de la Loi sur l'abolition du registre des armes d'épaule.

• Critère 1 :
  Le PCAF a mis en place un plan pour la destruction des fichiers électroniques du SCIRAF qu'on savait liés à l'enregistrement d'armes à feu sans restriction au Québec.
• Critère 2 :
  Les fichiers électroniques du SCIRAF qu'on savait liés à l'enregistrement d'armes sans restrictions au Québec ont été effectivement détruits.

Audit of the Destruction of Quebec Electronic Records Pertaining to the Transitional Provisions in the Ending the Long-gun Registry Act

Final Report

October 2015

An assessment of this report with respect to provisions in the Access to Information Act produced no exemptions; therefore this report is presented in its entirety.

Table of Contents

• Acronyms and abbreviations
• Executive summary
• Management's response to the audit
• 1. Background
  • 1.1 Canadian Firearms Program
  • 1.2 Ending the Long-gun Registry Act
• 2. Objective, scope and methodology
  • 2.1 Objective
  • 2.2 Scope
  • 2.3 Methodology
  • 2.4 Statement of conformance
• 3. Audit finding
  • 3.1 Destruction of Quebec electronic records in CFIS
• 4. Conclusion
• Appendix A – Audit objective and criteria

Acronyms and abbreviations

CFIS

Canadian Firearms Information System

CFO

Chief Firearms Officer

CFP

Canadian Firearms Program

CIO

Chief Information Officer

IM/IT PROGRAM

Information Management/Information Technology Program

RCMP

Royal Canadian Mounted Police

SPS

Specialized Policing Services

Executive summary

The Ending the Long-gun Registry Act, which came into force on April 5, 2012 removes the requirement for non-restricted firearms to be registered. The Act's Transitional Provisions include the requirement that all records related to the registration of non-restricted firearms under the control of the Commissioner of Firearms and the Chief Firearms Officers be destroyed. The Act does not require the destruction of records related to the reporting of non-restricted firearms held by public agencies (e.g. law enforcement and certain government departments). The reporting of information on these firearms to the Registrar of Firearms is dealt with under the Public Agents Firearms Regulations.

The destruction of all electronic records in the Canadian Firearms Information System (CFIS) identified as being related to the registration of non-restricted firearms, with the exception of those related to Quebec took place in October 2012.

Due to court proceedings that took place between April 5, 2012 and March 27, 2015, the registration of non-restricted firearms in Quebec continued and the destruction of related records was held in abeyance until the Supreme Court of Canada rendered a decision in this regard. On March 27, 2015, the Supreme Court of Canada ruled that section 29 of the Ending the Long-gun Registry Act was constitutionally valid and that the Province of Quebec did not have a legal right to the non-restricted Quebec firearms registration records.

This audit report focuses on the results of the steps the Canadian Firearms Program undertook to destroy electronic records identified as being related to the registration of non-restricted Quebec firearms in CFIS.

The results of this audit indicate that, in accordance with the Transitional Provisions in the Ending the Long-gun Registry Act, all electronic records identified as being related to the registration of non-restricted Quebec firearms were destroyed in CFIS.

Management's response to the audit

An Implementation Plan, specific to the non-restricted firearm registration records for residents of Quebec, was developed by the RCMP Canadian Firearms Program (CFP) and Chief Information Officer (CIO). This plan, to be executed once a decision was rendered by the Supreme Court of Canada, would support the changes to the Firearms Act and associated Regulations introduced by Bill C-19.

The Implementation Plan included the destruction of all data associated with these non-restricted firearm registration records held within the Canadian Firearms Information System (CFIS).

In April 2015, the destruction of the target data within the CFIS application, as per the Transitional Provisions in the Ending the Long-gun Registry Act, was successfully completed.

Peter Henschel, Deputy Commissioner
Specialized Policing Services
Royal Canadian Mounted Police

1. Background

1.1 Canadian Firearms Program

The RCMP's Canadian Firearms Program (CFP) is the service line within the RCMP's Specialized Policing Services (SPS) responsible for the administration of the Firearms Act and its associated regulations that govern possession, licensing, transportation, use, registration and storage of firearms in Canada. As well, the CFP provides operational support to law enforcement agencies in all firearm-related inquiries and investigations.

A Chief Firearms Officer (CFO) is appointed for each province and territory. The CFOs in all but five provinces are federally appointed and report to the CFP's Director of Firearms Regulatory Services. In the remaining provinces of New Brunswick, Nova Scotia, Ontario, Prince Edward Island, and Quebec, the CFOs are provincially appointed. CFOs are responsible for decision-making and administrative work related to licences, authorizations to transport, authorizations to carry, and confirming the purpose of the transfer of restricted and prohibited firearms by individuals and businesses.

The Firearms Act and its regulations establish the basic framework for the Canadian Firearms Information System (CFIS). CFIS is the information system that contains all electronic records related to licences, registrations, transfers of firearms, and authorizations to transport and carry restricted firearms. The CFP is the business owner of the CFIS application and the RCMP's Information Management/Information Technology Program (IM/IT Program) is responsible for the database architecture, and the administration and maintenance of the system. CFIS information provides administrative and enforcement support to all partners involved in licensing of firearms owners/users, registration of firearms and the issuance of authorizations related to restricted firearms.

1.2 Ending the Long-gun Registry Act

On October 25, 2011, An Act to Amend the Criminal Code and the Firearms Act (Bill C-19), with the intent to remove the requirement for individuals and businesses to register non-restricted firearms^{Footnote 1}, was introduced in the House of Commons. Bill C-19 (short title - Ending the Long-gun Registry Act) received Royal Assent on April 5, 2012, removing the requirement for non-restricted firearms to be registered. The Ending the Long-gun Registry Act also includes the requirement that all records related to the registration of non-restricted firearms under the control of the Commissioner of Firearms^{Footnote 2} and the CFOs be destroyed.

Specifically, the Act's Transitional Provisions require that:

• " 29.(1) The Commissioner of Firearms shall ensure the destruction as soon as feasible of all records in the Canadian Firearms Registry related to the registration of firearms that are neither prohibited firearms nor restricted firearms and all copies of those records under the Commissioner's control.
• (2) Each chief firearms officer shall ensure the destruction as soon as feasible of all records under their control related to the registration of firearms that are neither prohibited firearms nor restricted firearms and all copies of those records under their control."

The Act does not require the destruction of records related to the reporting of non-restricted firearms held by public agencies (e.g. law enforcement and certain government departments). The reporting of information on these firearms to the Registrar of Firearms is dealt with under the Public Agents Firearms Regulations.

The Province of Quebec filed an injunction to appeal the Ending the Long-gun Registry Act and to obtain non-restricted Quebec firearms registration records held by the Government of Canada. On April 5, 2012, the Quebec Superior Court issued a court order that required residents and businesses in Quebec to continue to register non-restricted firearms.

The destruction of all CFIS electronic records identified as being related to the registration of non-restricted firearms, with the exception of those related to Quebec took place in October 2012, and was the subject of an audit carried out by RCMP Internal Audit. The resulting audit report was approved by the Commissioner of the RCMP in January 2013.^{Footnote 3}

Due to court proceedings that took place between April 5, 2012 and March 27, 2015, the registration of non-restricted firearms in Quebec continued and the destruction of related records was held in abeyance until the Supreme Court of Canada rendered a decision in this regard. On March 27, 2015, the Supreme Court of Canada ruled that section 29 of the Ending the Long-gun Registry Act was constitutionally valid and that the Province of Quebec did not have a legal right to the non-restricted Quebec firearms registration records. Accordingly, the IM/IT Program commenced the destruction of all electronic records (live data) identified as being related to the registration of non-restricted Quebec firearms in CFIS in April 2015.^{Footnote 4}

2. Objective, scope and methodology

2.1 Objective

The objective of this audit was to provide reasonable assurance that the electronic records in CFIS identified as being related to the registration of Quebec firearms that are neither prohibited firearms nor restricted firearms are destroyed as required by the Transitional Provisions in the Ending the Long-gun Registry Act.

2.2 Scope

The scope of this audit included all electronic records in CFIS identified as being related to the registration of non-restricted Quebec firearms.

The audit did not include testing for electronic records that should have been retained by the CFP in CFIS to remain compliant with the Firearms Act as this was outside the scope of the Ending the Long-gun Registry Act.

2.3 Methodology

The planning portion of the audit was completed in April 2015 and included documentation review, process walkthroughs, and interviews with CFP and IM/IT Program staff. Sources used to develop audit criteria include COBIT 5: A Business Framework for the Governance and Management of IT. The audit objective and criteria are available in Appendix A.

The examination portion of the audit was completed in May 2015 and included the following techniques:

• observed on-site the destruction of Quebec electronic records in CFIS;

• created and ran scripts to determine if electronic records identified as being related to the registration of non-restricted Quebec firearms still existed in CFIS;

• analysed, with computer-assisted audit tools, IM/IT Program and CFP reports and counts of key information in CFIS to determine if any electronic records were omitted from destruction;

• obtained confirmation from the Director General, CFP and the RCMP's CIO that the electronic records identified as being related to the registration of non-restricted Quebec firearms in CFIS were destroyed.

The methodology used was identical to that which had been developed and executed for the Audit of the Destruction of Electronic Records Pertaining to the Transitional Provisions in the Ending the Long-gun Registry Act.

2.4 Statement of conformance

The audit engagement conforms with the Internal Auditing Standards for the Government of Canada, as supported by the results of the quality assurance and improvement program.

3. Audit finding

3.1 Destruction of Quebec electronic records in CFIS

Based on CFP-defined specifications, the IM/IT Program developed a batch process to destroy electronic records identified as being related to the registration of non-restricted Quebec firearms in CFIS, by overwriting the existing CFIS information. All records identified as being related to the registration of non-restricted Quebec firearms that could be processed by the initial batch process were destroyed in this manner. Reports were generated before and after the destruction to confirm that the expected number of records had been destroyed. The audit team was on-site to observe key parts of the destruction process and reviewed the generated reports.

These reports and subsequent database queries identified records related to the registration of non-restricted Quebec firearms that were omitted from destruction. These records required further validation from the CFP and IM/IT Program against the requirement for destruction.

The CFP and the IM/IT Program addressed the identified records that had not been captured in the initial overwrite. These related to a minority of electronic records whose characteristics differed from the electronic records that were initially targeted for destruction in CFIS.

Additional queries and confirmation tests using computer-assisted audit tools were performed to ascertain that all targeted electronic records had been destroyed in CFIS. Analysing the results of the confirmation tests confirmed the destruction of these records. The results of the initial queries and confirmation tests validate that all electronic records identified as being related to the registration of non-restricted Quebec firearms were destroyed in CFIS.

4. Conclusion

In compliance with the Transitional Provisions in the Ending the Long-gun Registry Act, all electronic records identified as being related to the registration of non-restricted Quebec firearms were destroyed in CFIS.

Appendix A – Audit objective and criteria

Objective:
To provide reasonable assurance that the electronic records in CFIS identified as being related to the registration of Quebec firearms that are neither prohibited firearms nor restricted firearms are destroyed as required by the Transitional Provisions in the Ending the Long-gun Registry Act.

• Criterion 1:
  A plan was established by the CFP for the destruction of electronic records in CFIS identified as being related to the registration of non-restricted Quebec firearms.
• Criterion 2:
  Electronic records identified as being related to the registration of non-restricted Quebec firearms were appropriately destroyed in CFIS.

Projet de loi prévoyant la création d’un nouveau régime de relations de travail à la GRC

Le 9 mars 2016, le gouvernement du Canada a déposé le projet de loi C-7 visant la création d'un nouveau régime de relations de travail pour les membres et les réservistes de la GRC. Si elle est adoptée, la nouvelle loi donnera suite à la décision de la Cour suprême du Canada dans le dossier Association de la police montée de l'Ontario c. Canada (Procureur général), selon laquelle des éléments clés du programme des relations fonctionnelles existant étaient inconstitutionnels.

Le projet de loi C-7 respecte la décision de la Cour suprême du Canada et le rôle important que joue la GRC en tant que service de police national du Canada. Même s'il prévoit des éléments de négociation collective similaires à ceux de certains services de police canadiens, le projet de loi C-7 prévoit aussi des restrictions générales liées à la dotation et aux pensions qui s'appliquent également aux négociations collectives avec d'autres employés de la fonction publique fédérale. Mais surtout, le projet de loi C-7 assure aux membres le droit d'exercer les libertés que leur garantit la Charte, dont la liberté d'association.

Les Canadiens voudront savoir ce que fait la GRC en prévision de la transformation de son régime de relations de travail – il s'agira d'une organisation syndicale indépendante de la gestion – et pourquoi elle a déjà pris des mesures concrètes à la suite de la décision de la Cour suprême.

Dissolution du Programme des représentants des relations fonctionnelles (PRRF)

Les membres de la GRC ne sont pas syndiqués – ils sont représentés par les RRF. En janvier 2015, la Cour suprême du Canada a déclaré que l'imposition du PRRF était inconstitutionnelle. Le gouvernement du Canada devait rectifier la situation au cours de la prochaine année, et a par la suite obtenu une prolongation jusqu'au 16 mai 2016.

La dissolution du PRRF, entreprise en février, sera achevée d'ici le 17 mai 2016. Cependant, en attendant l'adoption du projet de loi C-7 et l'accréditation d'un agent de négociation, les membres de la GRC doivent continuer d'avoir accès à des conseils et à du soutien personnalisés ainsi qu'à un mode de représentation pour le règlement de problèmes liés au milieu de travail. C'est pourquoi, au début de février 2016, le commissaire a lancé le Programme de services en milieu de travail pour les membres.

Fin de la cotisation au Fonds de recours juridique des membres de la Gendarmerie

À la suite de la décision de la Cour suprême, la GRC a récemment opté de suspendre les retenues salariales pour la cotisation au Fonds de recours juridique des membres de la Gendarmerie. Étant donné les rapports qu'entretient le PRRF avec le Fonds, continuer à déduire de la solde les frais d'adhésion au Fonds au moyen du Système de paye des membres risquait d'être perçu comme une pratique de travail inéquitable et abusive. Il importe de souligner que le Fonds existe encore et qu'on s'emploie à examiner des options pour le paiement des cotisations.

Accès aux réseaux de communication de la GRC par les associations intéressées

La GRC a déployé des efforts considérables pour établir des lignes directrices afin d'assurer l'uniformité, la transparence et la neutralité des échanges avec les membres et les organisations syndicales intéressées. Pour ces raisons, la GRC ne permettra à aucune organisation d'utiliser ses ressources. Cette démarche est conforme aux pratiques de travail courantes.

Par conséquent, en février 2015, on a indiqué aux membres de la GRC qu'il leur est interdit d'utiliser les systèmes internes (courriels, systèmes radio) pour diffuser des renseignements au sujet d'un modèle de relations de travail quelconque ou d'organisations syndicales éventuelles. La politique énoncée à l'art. 1.1. du chap. III.2., Correspondance et messages, du Manuel d'administration de la GRC stipule ceci : « On réserve l'usage des réseaux ou des systèmes de communication de la GRC aux affaires officielles internes. » Les employés qui désirent prendre part à de telles activités doivent le faire dans leur temps libre et utiliser leurs propres ressources et locaux et leur propre matériel.

Exclusion du projet de loi C-7 des questions liées au harcèlement et à l'inconduite

Le gouvernement du Canada a exclu le harcèlement et l'inconduite du régime de négociation collective proposé afin de refléter les pouvoirs conférés en vertu de la Loi sur la Gendarmerie royale du Canada.

Le nouveau processus en matière de déontologie (qui est entré en vigueur en novembre 2014 en vertu de la Loi visant à accroître la responsabilisation de la Gendarmerie royale du Canada) a intégré la Politique sur la prévention et la résolution du harcèlement du Conseil du Trésor au système de la GRC régissant l'enquête et le règlement des plaintes de harcèlement, et les appels à cet égard.

Le nouveau processus d'enquête et de règlement de la GRC en ce qui concerne les plaintes de harcèlement, fruit de consultations approfondies, permet de traiter de manière globale et efficace les plaintes de harcèlement, il favorise les règlements à l'amiable et la restauration des relations lorsque cela est possible, mais il prévoit aussi des droits procéduraux pour les plaignants et les intimés lorsqu'une enquête est lancée.

En ce qui concerne les plaintes de harcèlement, les décideurs ont le pouvoir d'imposer des mesures disciplinaires à l'intimé s'il y a lieu, sans devoir lancer une procédure nouvelle, puisque le harcèlement constitue désormais une contravention distincte aux termes du Code de déontologie de la GRC. En outre, les plaignants et les intimés peuvent se prévaloir d'un processus d'appel aux termes duquel certains appels peuvent être interjetés devant un tribunal externe indépendant, le Comité externe d'examen de la GRC.

Renseignements généraux

Communiqué du commissaire - Lancement du nouveau Programme de services en milieu de travail pour les membres

Date d'émission : 2016-02-04

Alors que s'amorce l'étape suivante de la transition au nouveau régime de relations de travail, j'aimerais annoncer le lancement du Programme de services en milieu de travail pour les membres (PSMTM).

Ce programme a été créé par suite du jugement de la Cour suprême du Canada dans l'affaire Association de la police montée de l'Ontario c. Canada (Procureur général), qui déclarait inconstitutionnel l'imposition du Programme des représentants des relations fonctionnelles (PRRF).

Pendant plus de 41 ans, le PRRF a fait partie intégrante de la GRC. Tout au long de cette période, les représentants des relations fonctionnelles ont fait preuve d'un dévouement individuel et collectif dont nous leur sommes reconnaissants.

Cela dit, compte tenu de la fin définitive du PRRF le 17 mai 2016, mon équipe de gestion et moi-même souhaitons assurer la continuité de la prestation d'avis, de soutien et de conseils pour les questions liées au travail jusqu'à ce qu'un agent de négociation soit nommé.

D'ici la mise en œuvre complète du PSMTM le 17 mai 2016, vous êtes invités à communiquer avec votre RRF ou sous-représentant, qui continueront à fournir des services mais de façon différente, d'ici à ce que soient sélectionnés les nouveaux conseillers en services en milieu de travail pour les membres (CSMTM).

Les CSMTM seront affectés dans les divisions, selon un processus de sélection juste et transparent. Que ce soit en devenant CSMTM ou en faisant appel au CSMTM de votre choix, vous aurez la possibilité de contribuer à votre milieu de travail. Le processus de sélection se déroulera au cours des prochaines semaines, mais à des moments différents selon la division où vous travaillez. Vous trouverez des renseignements sur le processus dans le nouveau site InfoWeb du PSMTM, dont le lancement se fait aujourd'hui.

Ce nouveau site fournit de l'information sur le rôle des nouveaux conseillers ainsi que sur les nombreux programmes et services offerts en dehors du PSMTM, tels les Services d'aide aux employés, le Programme de gestion informelle des conflits, le Système de soutien par les pairs et le Système de rapports en milieu de travail.

Pendant la transition vers le nouveau cadre de travail, les gestionnaires doivent prendre connaissance de la nouvelle politique et des modifications qui ont été apportées aux politiques connexes. Quant aux membres, ils doivent se familiariser avec les organisations syndicales et les relations de travail.

Pendant cette période de transition, nous ne devons pas perdre de vue notre priorité absolue, la primauté des opérations. Sachez que les relations de travail sont une priorité pour la GRC et que je vous fournirai de l'information dès qu'elle sera disponible.

Bob Paulson
Commissaire

Communiqué du commissaire - Fin des retenues salariales pour la cotisation au Fonds de recours juridique des membres de la Gendarmerie

Date d'émission : 2016-02-19

La GRC entend conclure les retenues salariales pour la cotisation au Fonds de recours juridique des membres de la Gendarmerie le 30 mars prochain.

Par sa décision dans l'affaire Association de la police montée de l'Ontario c. le Procureur général du Canada, la Cour suprême du Canada a déterminé que l'imposition du Programme des représentants des relations fonctionnelles (PRRF) était inconstitutionnelle.

De nouvelles dispositions législatives seront adoptées qui offriront aux membres l'option d'accréditer un agent négociateur chargé de représenter leurs intérêts auprès de l'employeur, le Conseil du Trésor.

Le maintien des retenues pour les cotisations par le système de la paie pourrait être interprété comme une pratique déloyale de travail en raison des liens étroits entre le PRRF et le Fonds de recours juridique depuis sa création.

Le Fonds de recours juridique pourra vous transmettre des directives concernant vos options futures quant au maintien des cotisations

Bob Paulson
Commissaire

Communiqué du Dirigeant principal des Ressources humaines - Relations de travail à la GRC

Date d'émission : 2015-02-17

Le 16 janvier dernier, la Cour suprême du Canada (CSC) a rendu sa décision dans l'affaire Association de la police montée de l'Ontario c. Procureur général du Canada, qui proclame l'inconstitutionnalité du régime de relations du travail actuel de la Gendarmerie royale du Canada.

On a mis sur pied un groupe de travail interministériel comprenant le Secrétariat du Conseil du Trésor, la Sécurité publique et la GRC.

La CSC suspend les effets de son jugement pour 12 mois, durant lesquels le Programme des représentants des relations fonctionnelles demeurera en vigueur.

Par suite de ce jugement, de nombreux groupes d'intérêts préconiseront des positions particulières, et nous prévoyons que ces démarches se poursuivront dans les jours et les mois qui viennent. La GRC a récemment reçu des demandes d'utilisation de nos ressources pour distribuer de l'information concernant la décision. J'attire votre attention sur le paragraphe III.2.1.1 du Manuel d'administration de la GRC, « On réserve l'usage des réseaux ou des systèmes de communication de la GRC aux affaires officielles internes », comme le réseau de courriel et les systèmes radio. Ainsi, ces systèmes ne peuvent être utilisés pour soutenir ou promouvoir un modèle de relations de travail ou une association particulière, ou s'y opposer, et de diffuser de l'information sur le sujet. Les employés qui désireraient participer à de telles démarches doivent le faire dans leur temps libre en n'utilisant que leurs propres ressources, leurs installations et leurs équipements.

Nous nous engageons à vous tenir à jour sur les progrès réalisés dans ce dossier.

Sous-commissaire Daniel Dubeau
Dirigeant principal des Ressources humaines

Proposed legislation to create a new RCMP labour relations regime

On March 9, 2016, the Government of Canada introduced legislation (Bill C-7) to create a new labour relations regime for RCMP members and reservists. If passed, the legislation would address the Supreme Court of Canada decision in the Mounted Police Association of Ontario (MPAO) v. Attorney General of Canada case, which found key parts of the current RCMP labour relations regime to be unconstitutional.

Bill C-7 respects the Supreme Court of Canada's decision and the important role of the RCMP as Canada's national police force. While the proposed legislation is in line with some police jurisdictions in Canada as far as elements of collective bargaining, Bill C-7 includes general restrictions related to staffing and pensions that are precluded from collective bargaining for other federal public servants as well. Most importantly, Bill C-7 will ensure members are able to exercise their Charter-protected freedoms, including freedom of association.

Canadians may be interested in understanding what the RCMP is doing to prepare for this significant change to its labour relations regime — one that would be independent from RCMP management — and why the RCMP has already taken specific action in response to the Supreme Court's decision.

The dissolution of the Staff Relations Representative Program (SRRP)

RCMP members are not unionized and have been represented through the SRRP. The Supreme Court of Canada's decision in January 2015 determined that the imposition of the SRRP was unconstitutional. The Court gave the Government of Canada one year to address this, and then granted an extension to May 16, 2016.

As a result, the dissolution of the SRRP began this February and will be completed by May 17, 2016. However, until Bill C-7 is passed and a bargaining agent becomes certified, RCMP members still need a mechanism to receive individual advice, support, guidance and workplace representation with respect to workplace issues. That is why the RCMP Commissioner introduced the Member Workplace Services Program in early February 2016.

Cessation of payroll deductions for the Mounted Police Members Legal Fund

As a result of the Supreme Court's decision, the RCMP recently moved to stop members' payroll deductions for membership fees to the MPMLF. Given the relationship between the SRRP and the MPMLF, continuing to deduct legal fund membership fees via the RCMP Member Pay System could be seen as inappropriate and an unfair labour practice. It should be noted that the MPMLF still exists and that it is seeking other options for the payment of dues.

Access to RCMP communications networks by interested associations

The RCMP has made considerable efforts to put appropriate guidelines in place for consistency, transparency and neutrality in our dealings with members and emerging interested employee organizations. For these reasons, the RCMP is not allowing any association to use RCMP resources. This approach is consistent with standard labour practices.

Given this, RCMP members were advised in February 2015 that internal systems (e.g. email and radio systems) are not to be used to disseminate information on any particular labour relations model or employee organization. RCMP Administration Manual, ch III. 2.1.1, refers to correspondence and messages, and states "RCMP communications networks or systems will only be used for official business." Should employees wish to participate in related activities, they must do so on their own time and using their own resources, facilities and equipment.

The exclusion of harassment and conduct matters from Bill C-7

The Government of Canada excluded harassment and conduct from the proposed collective bargaining regime to reflect the legislative authorities under the Royal Canadian Mounted Police Act.

The new RCMP member conduct process (which came into force in November 2014 under the Enhancing Royal Canadian Mounted Police Accountability Act) effectively integrated the Treasury Board Policy on Harassment Prevention and Resolution into the broader RCMP system for harassment complaint investigation, resolution and appeals.

The new RCMP Investigation and Resolution of Harassment Complaints process, which was developed through extensive consultation, now provides for a comprehensive, seamless means to respond to harassment complaints, one that provides for informal resolution and relationship repair efforts to be undertaken when appropriate, but that also provides for procedural rights for complainants and respondents once an investigation is initiated.

The decision makers in respect of harassment complaints have the authority to impose conduct measures on respondents where appropriate, without having to initiate an entirely new proceeding, as harassment is now a specifically identified contravention of the RCMP Code of Conduct. In addition, complainants and respondents have access to an appeals process that provides for certain appeals to be subject to a review by an external, independent tribunal, the RCMP External Review Committee.

Background

Commissioner's Broadcast - Launch of new Member Workplace Services Program

Date issued: 2016-02-04

As we move into the next phase of our labour relations transition, I would like to announce the launch of the Member Workplace Services Program (MWSP).

The new program was created in response to the Supreme Court of Canada's ruling in Mounted Police Association of Ontario (MPAO) v. Attorney General of Canada that found the imposition of the Staff Relations Representative Program (SRRP) unconstitutional.

The SRRP has been an integral part of the Force for more than 41 years. We appreciate the dedication and the individual and collective efforts from all the staff relations representatives over the years.

However, with the dissolution of the SRRP to be completed by May 17, 2016, my management team and I wanted to ensure the continuity of advice, support and guidance with workplace issues until a bargaining agent becomes certified.

Until the MWSP is fully implemented on May 17, 2016, you are encouraged to contact your existing SRR or sub-representative as they will continue to provide services in a modified role until the new Member Workplace Advisors (MWA) are selected.

MWAs will be allocated by division, using a fair and transparent selection process. You will have the opportunity to be involved and contribute to your workplace by becoming an MWA or by selecting your preferred advisor. The selection process will roll out over the next few weeks, depending on your division. Details on this process can be found on the new MWSP Infoweb site that launched today.

The new site also outlines the role of the new advisors and the many programs and services that are already in place to assist you outside of the MWSP, such as Employee Assistance Services, the Informal Conflict Management Program, the Peer to Peer System and the Workplace Reporting System.

As we transition to the new framework, managers must familiarize themselves with the related new policy and other related policy amendments, while members must familiarize themselves with employee organizations and labour relations.

During this period of change, we must remain focused on our top priority, the primacy of operations. Please know that labour relations is a priority for the RCMP and I remain committed to providing information to you as it becomes available.

Bob Paulson
Commissioner

Commissioner's Broadcast - Mounted Police Members Legal Fund payroll deductions to end

Date issued: 2016-02-19

The RCMP will cease members payroll deductions for membership fees to the Mounted Police Members Legal Fund (MPMLF) on March 30, 2016.

The Supreme Court of Canadas decision in Mounted Police Association of Ontario - v. Attorney General of Canada determined that the imposition of the Staff Relations Representative Program (SRRP) was unconstitutional.

New legislation will be coming into force giving regular members the choice to certify a bargaining agent to represent their interests with the Employer, Treasury Board.

Continuing to deduct MPMLF membership fees via the Member Pay System could be seen as an unfair labour practice due to the extensive relationship between the SRRP and the MPMLF since its inception.

You may receive information directly from the MPMLF as to your future options to maintain this payment.

Bob Paulson
Commissioner

Chief Human Resources Officer Broadcast - Labour Relations in the RCMP

Date issued: 2015-02-17

On January 16, 2015, the Supreme Court of Canada (SCC) rendered its decision in Mounted Police Association of Ontario v. Attorney General of Canada, declaring that the current labour relations regime in the Royal Canadian Mounted Police (RCMP) is unconstitutional.

An interdepartmental project group has been established to review this decision that includes Treasury Board of Canada Secretariat, Public Safety Canada and the RCMP.

The SCC suspended its declaration for a period of 12 months. As a result, the Staff Relations Representative Program will remain in effect during the suspension period.

Many interest groups are advocating specific positions as a result of this ruling and we anticipate this will continue in the days and months ahead. The RCMP has recently received requests to use our resources to distribute information pertaining to the ruling. I draw your attention to the RCMP Administration Manual, ch III. 2.1.1, "RCMP communications networks or systems will only be used for official business," which includes email and radio systems. As such, these systems shall not be used to promote and/or advocate for or against a particular labour relations model or a particular association, or to disseminate information on the subject. Should employees wish to participate in these activities, they must do so on their own time and using their own resources, facilities and equipment.

We are committed to keeping all employees informed as this project moves forward.

Deputy Commissioner Daniel Dubeau
Chief Human Resources Officer

TEAM application

Executive summary

On January 1, 2010, Treasury Board Ministers approved the policy on the Stewardship of Financial Management Systems (FMS). This policy took effect immediately, replacing the policy on Financial Systems and Controls dated October 1, 1996. The objective of this policy is to ensure that financial management systems deliver more accurate, reliable, accessible and timely financial information.

To achieve these objectives, the policy on the Stewardship of Financial Management Systems sets out the responsibilities of deputy heads as they relate to financial management systems:

1. Providing leadership and strategic direction for their departmental FMS, business processes and data;
2. Ensuring prudent investments are made in FMS that meet operational requirements and that are aligned with the strategic direction for FMS across government, in compliance with Treasury Board directions;
3. Allocating appropriate resources to ensure a timely implementation of standardized configurations of FMS, common financial management business processes and common enterprise data requirements as defined by the Office of the Comptroller General (OCG);
4. Assigning a departmental representative to the relevant FMS cluster group, where they will actively participate to ensure that departmental business needs are considered in that forum while adhering to OCG direction for FMS.

This report contains a Privacy Impact Assessment (PIA) for seven business functions supported by the TEAM application. TEAM provides financial and material functions for both the RCMP and Public Safety Canada (PSC). This means that the TEAM application supports the organization's responsibility for Budget Accountability, Expenditure Control, Revenue Management, Materiel Management, Earned Independence, Corporate Systems Integration (CSI), Project & Portfolio Management and Investment Planning.

Although an administrative system, TEAM provides a vital role in the managerial process of the two departments and provides the information required by the Government of Canada (GoC) in the Public Accounts and processes all financial transactions for the two departments. TEAM is an integrated system procured from SAP by the GoC through the Treasury Board Secretariat (TBS) Shared Systems Initiative.

As part of the ongoing commitment to maintain the latest versions of the SAP product suite to capitalize on shared efforts, the RCMP successfully upgraded SAP version 4.7 to latest SAP ECC 6.0 product in November 2011. As a result of this upgrade, it positioned the RCMP to support the ongoing development of the new business functions in TEAM and will support future GoC initiatives.

The subjects of this Privacy Impact Assessment are the following seven business functions that relate to personal information in TEAM:

1. Direct Deposit (DD)
   Solution which pays employees directly to their bank accounts for travel related claims;
2. Housing Rental Calculations (HRC)
   Solution which captures spousal and dependent information to produce housing rental calculations;
3. Salary Forecasting (SF)
   Solution which uses employee classification and salary information to produce salary forecasts;
4. Travel (TR)
   Solution that supports all aspects of travel authorization and claims processing;
5. Shift Scheduling (SS)
   Solution for Members and employees which allows work shifts to be scheduled electronically;
6. Extra Duty Pay (EDP)
   Solution for extra duty pay entitlements for Members that streamlines the approval and payment process through to the Member Pay System (MPS);
7. Delegation Financial Signing Authority (DFSA)
   Solution to assign signature cards to select employees to grant them specific levels of financial authority.

Though the TEAM application contains limited personal data, its risk profile is significantly influenced by the number of financial-related processes that are supported and the breadth of its user base throughout the RCMP organization.

The following are the primary recommendations:

1. Personal Information Banks (PIB)

Treasury Board Secretariat has developed Standard Personal Information Banks to describe personal information that may be found in records created, collected and maintained by most government institutions to support common internal functions, programs and activities. Section 11 of the Privacy Act requires that government institutions describe their personal information holdings in the relevant section(s) of Info Source. As a result, it is mandatory that the RCMP register with TBS any missing PIBs applicable to the TEAM business functions as part of the programs responsibility.

Recommendation #1: The RCMP ensures that Standard Personal Information Bank numbers PSU 931, PSE 903, PSU 935, and PSE 904 are registered with TBS as related to TEAM, by September 30, 2015. This guarantees that the RCMP is compliant in posting up-to-date PIB information in Info Source where the creation, collection and maintenance of employee personal information is concerned. These standard PIBs support the collection of personal information by the RCMP for the purposes of the seven TEAM business functions that are the subject of this Privacy Impact Assessment.

2. Unclear control of personal information

TEAM is used to capture personal information to support the following business functions; Direct Deposit, Shift Scheduling, Housing Rental Calculations, Salary Forecasting, Delegation of Financial Signing Authority, Travel, and Extra Duty Pay. The RCMP has both custody and control of personal information while the information is resident in TEAM. The RCMP provides personal information to Public Works and Government Services Canada (PWGSC) with the understanding that the personal information provided is used directly in relation to the purposes for which it is intended and in accordance with applicable legislation or regulation. The method of sharing the information did not change with the new architecture; however this is an opportune time to formalize the confidentiality agreement between parties (i.e. RCMP and PWGSC).

Recommendation #2: Development of a formal agreement for information provided to third parties that acknowledges their legal responsibility for the protection of personal information provided to them in accordance with the Privacy Act. A plan to address all formal agreements will be prepared by March 31, 2016. All formal agreements will either be provided to the OPC or will be available on demand by March 31, 2017.

3. PIA executive summary

The Treasury Board Directive on Privacy Impact Assessments and the RCMP PIA Policy Admin Manual III.12.3.2.12 requires that an Executive Summary is posted to the corporate website to advise the general public on how their personal information is being collected, used, disclosed, retained and disposed. The summary also outlines the privacy risks linked to the collection of personal information for the purpose of TEAM as well as the mitigating measures developed by the RCMP to reduce and/or eliminate these risks. The publication of the Summary should be done considering security requirements and other confidentiality or legal considerations.

Recommendation #3: The RCMP posts a TEAM PIA Executive Summary, in both official languages, to the corporate website that explains the purpose of the TEAM PIA and outlines the mitigating measures developed by the RCMP to reduce and/or eliminate these risks by December 31, 2015.

4. Risk Mitigation Plan Implementation, Threat and Risk Assessment - TEAM

A Threat and Risk Assessment (TRA) was conducted for the TEAM system in 2014. The assessment determined the safeguards necessary to mitigate risk to the appropriate level based on the sensitivity and criticality of the assets being evaluated. The assessment is in compliance with the Policy on Government Security (PGS) and Operational Security Standard: Management of Information Technology Security (MITS), both issued by Treasury Board of Canada Secretariat. The report concluded that the business function improvements in TEAM necessitated that the TEAM system will be required to communicate with additional systems/devices beyond the existing connections. These systems are: Human Resource Management Information System (HRMIS), Fax Server, Bar Code reader, Managed Secure File Transfer Server, Solution Manager Server, Database Servers, SAP Content Server, uPerform Server, Email Server, SAP router, Production Mainframe. The TEAM system was found to be at a medium level of assessed risk. The RCMP's target risk is low as per the TRA conducted by the CIO Sector. Safeguards were recommended to lower the risk and the recommendations were prioritized. A Risk Mitigation Plan was developed and accepted by the RCMP DSO. They were as follows:

1. Public Safety to implement Strong 2 Factor Authentication (2FA) in order to access TEAM from their network. COMPLETED
2. Control-M agent needs to be moved within the Protected B TEAM environment. COMPLETED
3. Bar Code credential file residing on the Telnet Server must be encrypted or properly safeguarded to prevent unauthorized access to TEAM. Status: Interim solution approved, but yet to be completed.
4. Remote Vendor access process to the TEAM Production environment must be determined and approved. Status: Process identified, but yet to be completed.
5. uPerform Help File Server must be moved within the Protected B TEAM environment as it is a component of the system. COMPLETED

Recommendation #4: To achieve the RCMP's target risk of low for the TEAM system; it is required that all recommended safeguards be implemented within 24 months' time as outlined in the 2014 TEAM Threat and Risk Assessment dated March 7, 2014. At this point, 3 of the 5 recommended safeguards have been implemented.

5. Notice at collection of data – TEAM self-serve portal

In completing the PIA, a gap was identified in relation to communicating with the user the purpose and authority for collection of data in this new functionality. The portal should be updated to include this information.

Recommendation #5: Additional information should be added to the self-serve TEAM portal to ensure the understanding of the purpose and authority for the collection of personal data by September 30, 2015.

Application TEAM

Sommaire

Le 1^er janvier 2010, les ministres du Conseil du Trésor ont approuvé la Politique sur la gérance des systèmes de gestion financière (SGF). Cette politique est entrée en vigueur immédiatement et a remplacé la Politique sur la gérance des systèmes de gestion financière du 1^er octobre 1996. Elle vise à garantir que tous les systèmes de gestion financière fournissent, en temps opportun, de l'information financière exacte, fiable et accessible.

À ce titre, la Politique sur la gérance des systèmes de gestion définit les responsabilités des administrateurs généraux à l'égard des systèmes de gestion financière :

1. Assurer le leadership et l'orientation stratégique en matière de SGF, de données et de processus opérationnels;
2. Veiller à réaliser des investissements conservateurs en matière de SGF qui répondent aux exigences opérationnelles et qui sont harmonisés à l'orientation stratégique des SGF dans l'ensemble du gouvernement, conformément aux directives du Conseil du Trésor (CT);
3. Allouer des ressources appropriées pour assurer la mise en œuvre opportune des configurations normalisées du SGF, des processus opérationnels communs de gestion financière et des exigences communes en matière de données opérationnelles définis par le Bureau du contrôleur général (BCG);
4. Nommer un représentant ministériel auprès du regroupement d'utilisateurs des SGF concerné, qui sera chargé de veiller activement à la prise en compte des besoins opérationnels du ministère dans le cadre de ce forum et au respect de l'orientation fournie par le BCG au sujet des SGF.

Le présent rapport comprend une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) qui touche sept fonctions opérationnelles prises en charge par l'application TEAM. Le système TEAM procure des fonctions de gestion financière et d'actifs à la GRC et à Sécurité publique Canada (SPC). L'application TEAM appui donc l'organisation en matière de responsabilité budgétaire, de contrôle des dépenses, de gestion des recettes, de gestion du matériel, d'indépendance acquise, d'intégration des systèmes généraux, la gestion de portefeuilles et de projets et la planification des investissements.

Bien qu'il s'agisse d'un système administratif, TEAM joue un rôle crucial dans le processus de gestion des deux organisations, permettant de transmettre aux Comptes publics les données exigées par le gouvernement du Canada (GC) et de traiter toutes les opérations financières des deux organisations. TEAM est un système intégré que le GC a acquis auprès de SAP dans le cadre de l'Initiative des systèmes partagés (ISP) du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT).

Dans le cadre de l'engagement continu de maintenir les versions les plus récentes de la suite de produits SAP pour tirer parti des efforts communs, la GRC a mis à jour son système de la version SAP 4.7 à la version SAP ECC 6.0 en novembre 2011. Avec cette mise à niveau, la GRC a été en mesure de prendre en charge le développement continu de nouvelles fonctions opérationnelles TEAM et des initiatives ultérieures du GC.

Les objets de cette EFVP sont les sept fonctions opérationnelles suivantes qui se rapportent aux renseignements personnels dans TEAM :

1. Dépôt direct
   Solution qui permet de déposer le remboursement de frais de déplacement directement dans le compte bancaire d'un employé.
2. Calculs des allocations de logement
   Solution qui permet de consigner des renseignements sur les conjoints et les personnes à charge afin de produire le calcul des allocations de logement.
3. Prévisions salariales
   Solution qui permet d'utiliser des renseignements sur la classification et le salaire de l'employé pour établir des prévisions salariales.
4. Voyages
   Solution qui prend en charge tous les aspects du traitement des demandes d'autorisation de voyager et des remboursements de frais.
5. Établissement des horaires
   Solution pour les membres et les employés qui permet de planifier les horaires de quarts de travail de manière électronique.
6. Paye pour fonctions supplémentaires
   Solution pour les versements des payes pour fonctions supplémentaires des membres qui simplifie les processus d'approbation et de paiement par l'entremise du Système de rémunération des membres (SRM).
7. Pouvoir de signer des documents financiers
   Solution qui permet d'attribuer des cartes de signature à des employés sélectionnés afin de leur accorder des niveaux précis de pouvoirs financiers.

Même si l'application TEAM contient peu de données personnelles, son profil de risque est fortement influencé par le nombre de processus financiers qu'elle prend en charge et l'ampleur de la base d'utilisateurs à l'échelle de la GRC.

Voici les principales recommandations :

1. Fichiers de renseignements personnels (FRP)

Le SCT a élaboré les fichiers de renseignements personnels ordinaires pour décrire les renseignements personnels que l'on retrouve dans les dossiers créés, recueillis et conservés par la plupart des institutions du gouvernement dans le cadre de leurs fonctions, activités et programmes internes courants. De plus, selon l'article 11 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les institutions fédérales sont tenues de décrire leurs fonds de renseignements personnels dans les sections pertinentes d'Info Source. Par conséquent, la GRC doit obligatoirement inscrire auprès du SCT tous les FRP qui s'appliquent aux fonctions opérationnelles de TEAM dans le cadre de la responsabilité du programme.

Recommandation 1 : La GRC doit s'assurer que les numéros des FRP PSU 931, PSE 903, PSU 935 et PSE 904 sont inscrits auprès du SCT comme étant liés à TEAM d'ici le 30 septembre 2015. De cette façon, la GRC s'assure de sa conformité lors de la publication de renseignements FRP à jour dans Info Source (création, collecte et tenue à jour des renseignements personnels des employés). Ces FRP ordinaires prennent en charge la collecte de renseignements personnels par la GRC pour les sept fonctions opérationnelles TEAM visées par la présente EFVP.

2. Ambiguïté liée au contrôle des renseignements personnels

TEAM est utilisé pour consigner des renseignements personnels en appui aux fonctions opérationnelles Dépôt direct, Établissement des horaires, Calcules des allocations de logement, Prévisions salariales, Pouvoir de signer des documents financiers, Voyages et Paye pour fonctions supplémentaires. La GRC garde et contrôle les renseignements personnels alors qu'ils se trouvent dans TEAM. La GRC fournit des renseignements personnels à Travaux publics et Services gouvernements Canada (TPSGC), étant entendu que les renseignements personnels fournis sont utilisés directement aux fins prévues, et ce conformément aux lois et aux règles applicables. La méthode de mise en commun des renseignements n'a pas changé dans la nouvelle architecture, mais il s'agit d'un bon moment pour officialiser l'entente de confidentialité entre les parties (GRC et TPSGC).

Recommandation 2 : La GRC doit élaborer une entente officielle au sujet des renseignements transmis à un tiers comme quoi celui-ci reconnaît sa responsabilité légale d'assurer la protection des renseignements personnels qui lui sont transmis en conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels. Un plan pour élaborer les ententes formelles sera établi d'ici le 31 mars 2016. Toutes les ententes officielles seront fournies au CPVP ou seront disponibles sur demande d'ici le 31 mars 2017.

3. Sommaire de l'EFVP

La Directive sur l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée du Conseil du trésor et le Manuel d'administration des politiques d'EFVP III.12.3.2.12 requièrent la publication d'un sommaire sur le site Web ministériel afin d'informer le public sur la manière dont les renseignements personnels sont collectés, utilisés, divulgués, conservés et éliminés. Le sommaire décrit également les risques relatifs à la protection des renseignements personnels liés à la collecte de renseignements personnels dans le cadre de l'utilisation de TEAM, de même que les mesures d'atténuation élaborées par la GRC pour réduire ou éliminer ces risques. La publication du sommaire doit tenir compte des exigences en matière de sécurité et d'autres facteurs juridiques et relatifs à la confidentialité.

Recommandation 3 : La GRC doit publier, dans les deux langues officielles, le sommaire de l'EFVP de TEAM sur son site Web pour expliquer l'objectif de l'EFVP de TEAM et décrire les mesures d'atténuation élaborées par la GRC afin de réduire ou d'éliminer ces risques au plus tard le 31 décembre 2015.

4. Mise en œuvre du plan d'atténuation des risques, Évaluation des menaces et des risques – TEAM

Une évaluation des menaces et des risques (EMR) du système TEAM a été effectuée en 2014. L'évaluation a permis de cerner les mesures de sécurité nécessaires pour atténuer les risques au niveau approprié en fonction de la sensibilité et du caractère critique des actifs évalués. L'évaluation était conforme à la Politique sur la sécurité du gouvernement (PSG) et à la norme opérationnelle de sécurité Gestion de la sécurité des technologies de l'information (GSTI) du SCT. Le rapport conclut que les améliorations à apporter aux fonctions opérationnelles dans TEAM nécessitent que le système TEAM communique avec des systèmes/dispositifs au-delà des connexions existantes : système d'information sur la gestion des ressources humaines (SIGRH), serveurs de télécopie, lecteurs de code à barres, serveur pour la Gestion de transfert sécurisé de fichier, serveur Solution Manager, serveurs de bases de données, serveurs de contenu SAP, serveur uPerform, serveur de courrier électronique, routeur SAP, ordinateur central de production. Le niveau de risque évalué du système TEAM est moyen. Le niveau de risque cible de la GRC est faible selon l'EMR effectuée par le secteur du DPI. Des mesures de sécurité ont été recommandées pour réduire le risque et les recommandations ont été priorisées. Un plan d'atténuation des risques a été élaboré et accepté par l'ASM de la GRC :

1. SPC doit mettre en œuvre une authentification forte à deux facteurs pour ceux qui ont besoin d'accéder à TEAM à partir de son réseau. TERMINÉ
2. L'agent Control-M doit être transféré dans l'environnement TEAM protégé B. TERMINÉ
3. Le fichier de justificatif de code à barres qui se trouve sur le réseau Telnet doit être chiffré ou protégé adéquatement afin d'empêcher tout accès non autorisé à TEAM. Statut : Une solution provisoire a été approuvée, mais n'a pas encore été mise en œuvre.
4. Le processus d'accès à distance des fournisseurs à l'environnement de production TEAM doit être établi et approuvé. Statut : Un processus a été déterminé, mais n'a pas encore été mis en œuvre.
5. Le serveur uPerform Help File doit être transféré dans l'environnement TEAM protégé B puisqu'il s'agit d'un composant du système. TERMINÉ

Recommandation 4 : Pour atteindre le niveau de risque cible faible de la GRC pour le système TEAM, il faut que toutes les mesures de sécurité recommandées soient mise en œuvre au cours de la période de 24 mois déterminée dans l'Évaluation des menaces et des risques du système TEAM 2014 publiée le 7 mars 2014. À ce stade, trois des cinq mesures de protection recommandées ont été mises en œuvre.

5. Avis de collecte de données personnelles – Portail libre-service TEAM

La réalisation de l'EFVP a permis de relever une lacune sur la manière d'informer l'utilisateur de l'objet et de l'autorité responsable de la collecte de données dans cette nouvelle fonctionnalité. Le Portail devrait être mis à jour afin d'inclure cette information.

Recommandation 5 : Des renseignements supplémentaires devraient être ajoutés au Portail libre-service TEAM afin d'informer les utilisateurs de l'objet et de l'autorité responsable de la collecte de données au plus tard le 30 septembre 2015.

Date modified:

1969-12-31